DECRETO NUMERO 1893 DE 1994
ANEXTO TCNICO BASE DE DATOS NICA BDUA
RESOLUCIN 890/02
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ANEXO TCNICO
BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA
RESOLUCIN 890/02
El presente anexo tcnico est dividido en cuatro (4) partes. La primera contiene aclaraciones para el envo a la Base de Datos nica de afiliados de las identificaciones. La segunda parte la estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades que de acuerdo con el rgimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA las entidades obligadas a su reporte. La tercera parte contiene el glosario de campos con los valores permitidos y especficos para la informacin de asegurados, contratos y Aportantes. La cuarta parte contiene las especificaciones tecnolgicas para la remisin de la informacin.
I. REPORTE DE IDENTIFICACIONES.Se utilizara para el reporte de identificacin de afiliados a la Base de datos nica de afiliados las siguientes tablas:
TABLA A. TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACIN ESPECIAL.
CONDICINTIPO DOCUMENTOCOMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
Personas de la tercera edad en proteccin de ancianatos.ASDepartamento + municipio + S + Consecutivo por municipio (4 dgitos) S = Adulto mayor
Ej: 05001S0006
Comunidades Indgenas que no estn identificados por la Registradura Nacional Estado Civil.ASDepartamento + municipio + I + consecutivo por municipio (4 alfanumricos). I = Indgena
Ej: 05001ICW007
Poblacin indigente.
ASDepartamento + municipio +D + consecutivo por municipio (4 dgitos). D = indigente
Ej: 05001D0008
Poblacin infantil a cargo del ICBF.
MSDepartamento + municipio +A + consecutivo por municipio (4 dgitos). A = menor abandonado
Ej: 05001A0009
Menor de edad recin nacido vivo con edad menor o igual a 30 das.MSNmero de documento de la madre si existe o el nmero de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
SOLO PARA ESTE CASO SE PERMITE LA LONGITUD MXIMA DE 17 POSICIONES.
El tipo de documento MS lo pueden utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen de Excepcin, medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, para el afiliado menor de edad recin nacido vivo con edad menor o igual a 30 das.
Si el afiliado indgena esta identificado con: Nmero nico de identificacin o cedula de ciudadana o tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento estos son los datos que se deben reportar a la Base de Datos Unica omo identificacin del afiliado, de lo contrario debe utilizar la codificacion de la tabla A. TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.
Para Las personas identificadas por la Registradura Nacional del estado Civil, se tendr en cuenta la siguiente tabla para su registro en la BDUA:
TABLA B. TIPOS DE IDENTIFICACIONES.
CARACTERSTICATIPO DE DOCUMENTO A REPORTARNUMERO DE DOCUMENTO A REPORTAROBSERVACIN
Cuando aparece NUIP (Nmero nico de Identificacin Personal) o NIP (Nmero de Identificacin Personal) solo el dato de la fecha de nacimiento. Por ejemplo: 930331
RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel.
Ejemplo: 9303313028316100Fecha se diligencia: aa/mm/dd, dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 16 POSICIONES.
Cuando no aparece ningn dato en el NUIP o NIP.RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel. Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 16 POSICIONES.
Cuando aparece un dato diferente en el campo NUIP a fecha de nacimiento y el registro civil fue expedido antes de octubre de 2003.
RCFecha de nacimiento seguido de nmero serial preimpreso en el documento papel.Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero serial sin ceros a la izquierda.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 16 POSICIONES.
Cuando no aparece en el papel el nmero NUIP o NIP asignado sino FOLIO o indicativo serial.RCFecha de nacimiento seguido del nmero de folio o indicativo serial I.Fecha se diligencia: aa/mm/dd dos dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, en este orden, seguido del nmero de FOLIO sin ceros a la izquierda.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 16 POSICIONES.
Cuando en el registro civil aparece como identificacin la fecha de nacimiento mas el nmero o parte complementaria asignado por la RegistraduraRCSe reporta el nmero del documento impreso en el registro.No usar el nmero serial como el nmero complementario.
Esta asignacin de numero de registro es la correcta definida por la Registradura.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 12 POSICIONES.
Cuando aparece el NUIP como un valor numrico y fue expedido a partir de octubre de 2003.RCSe reporta el nmero del documento impreso en el registro.No se utiliza tipo de documento NU.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 11 POSICIONES.
Cuando aparece el NUIP como un valor alfanumrico en sus tres (3) primeros caracteres y la fecha de inscripcin o expedicin del certificado esta entre el ao 2000 y marzo 2004.NU Se reporta el nmero del documento alfanumrico impreso en el registro.Se utiliza tipo de documento NU y el nmero impreso.
Cuando la entidad ha recibido la homologacin de NUIP alfanumrico a numrico la Entidad debe realizar la novedad de actualizacin de acuerdo al caso anterior. LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 11 POSICIONES.
En el caso en que la fecha de nacimiento del nmero asignado por la Registradura no coincide con la fecha de nacimiento diligenciado en el registro civilRCSe utiliza el nmero NUIP o NIP impreso en el documento expedido por la Registradura.Tal como aparece en el Registro Civil de nacimiento (documento papel).
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 11 POSICIONES.
Cuando la persona sea mayor a 7 aos y menor de 18 aos y el nmero del documento de identificacin con nmero NUIP numrico o alfanumrico.TISe reporta el nmero impreso en el documento expedido por la Registradura con el tipo de documento TI.
Tal como aparece en el Documento tarjeta de identidad.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 12 POSICIONES.
Cuando la persona sea mayor de 18 aos y presenta cdula de ciudadana con nmero NUIP.CCSe reporta el nmero impreso en el documento expedido por la Registradura con el tipo de documento CC.Tipo de dato es numrico.
LONGITUD MXIMA DEL NMERO DEL DOCUMENTO 11 POSICIONES.
Ningn nmero de identificacin sobrepasa la longitud mxima requerida por este anexo tcnico, solo para el caso del menor sin identificar se permite el uso de la longitud mxima para este campo.
Para los efectos previstos en el presente anexo tcnico , se entiende como recin nacido al menor nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) das.
II. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ARCHIVOS DE CONTROL, MAESTROS Y DE NOVEDADES
1. DATOS QUE LAS ENTIDADES DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA ACTUALIZACIN DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS.
Las Entidades debern enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, , los archivos de control y archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estndares que a continuacin se definen.
TABLA 1. SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS.
Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:
SIGLADESCRIPCINLONGITUD
CCControl Contributivo Archivo de control del maestro de afiliados de Rgimen Contributivo.2
CAControl Aportante Archivo de control del maestro de Aportantes Rgimen Contributivo, Rgimen de excepcin y medicina prepaga y seguros de salud2
CNCControl Novedades Contributivo Archivo de control de novedades Rgimen Contributivo.3
MCMaestro Contributivo Archivo Maestro de afiliados al Rgimen Contributivo2
MAMaestro Aportante Archivo Maestro de Aportantes de Rgimen Contributivo, Rgimen de excepcin y medicina prepaga y seguros de salud2
NCNovedades Contributivo Archivo Maestro de novedades de afiliados de Rgimen Contributivo2
CEControl Excepcin Archivo de control del maestro de afiliados de Rgimen de Excepcin.2
CNEControl Novedades excepcin archivo de Control de novedades de Rgimen de Excepcin.3
MEMaestro Excepcin Archivo Maestro de afiliados al Rgimen de Excepcin.2
NENovedades Excepcin Archivo Maestro de novedades de afiliados de Excepcin.2
CPControl Prepaga Archivo de control del maestro de afiliados de Medicina prepaga y Seguros de salud.2
CNPControl Novedades Prepaga archivo de Control de novedades de Medicina prepaga y Seguros de salud..3
CSControl Subsidiado Archivo de control del maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.2
MSControl Novedades excepcin archivo de Control de novedades de rgimen de Subsidiado.2
CTControl Contratos Archivo de control del maestro de contratos de Rgimen Subsidiado.2
MTMaestro Contratos Archivo maestro de contratos de Rgimen Subsidiado.2
CNSControl Novedades Subsidiado archivo de Control de novedades de contratos de Rgimen Subsidiado.3
NSNovedades Subsidiado Archivo Maestro de novedades de afiliados de Rgimen Subsidiado.2
CODENTIDADCdigo de la entidad de Salud que reporta la informacin6
DDMMAAAAFecha de generacin del archivo. No se debe utilizar ningn tipo de separador 8
DPTOCdigo del departamento segn codificacin DANE2
MPIOCdigo del municipio segn codificacin DANE3
V
Nmero de medios magnticos de archivos maestros enviados1
TABLA 2: NOMBRES DE ARCHIVOS DE CONTROL Y DE DATOS:
RGIMENTIPO DE ARCHIVONOMBRE DE ARCHIVOLONGITUD
Contributivo
Control AfiliadosCCCODENTIDADDDMMAAAAV17
Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAAV17
Control NovedadesCNCCODENTIDADDDMMAAAAV18
Maestro de AfiliadosMCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de AportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de NovedadesNCCODENTIDADDDMMAAAA16
ExcepcinControl AfiliadosCECODENTIDADDDMMAAAA16
Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAA16
Control NovedadesCNECODENTIDADDDMMAAAA17
Maestro de AfiliadosMECODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de AportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de NovedadesNECODENTIDADDDMMAAAA16
Prepaga y Seguros de salud
Control AfiliadosCPCODENTIDADDDMMAAAAV17
Control AportantesCACODENTIDADDDMMAAAAV17
Control NovedadesCNPCODENTIDADDDMMAAAAV18
Maestro de AfiliadosMPCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de AportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de NovedadesNPCODENTIDADDDMMAAAA16
SubsidiadoControl Afiliados De ARS a
municipioCSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV22
De Municipio a DepartamentoCSDPTOMPIODDMMAAAAV16
De Departamento a FOSYGACSDPTODDMMAAAAV13
Maestro de afiliados De ARS a
MunicipioMSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21
De Municipio a DepartamentoMSDPTOMPIODDMMAAAA15
De Departamento a FOSYGAMSDPTODDMMAAAA12
Control Contratos
De ARS a
MunicipioCTCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV22
De Municipio a DepartamentoCTDPTOMPIODDMMAAAAV16
De Departamento a FOSYGACTDPTODDMMAAAAV13
Maestro de ContratosDe ARS a
municipioMTCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21
De Municipio a DepartamentoMTDPTOMPIODDMMAAAA15
De Departamento a FOSYGAMTDPTODDMMAAAA12
Control NovedadesDe ARS a
municipioCNSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAAV23
De Municipio a DepartamentoCNSDPTOMPIODDMMAAAAV17
De Departamento
a FOSYGACNSDPTODDMMAAAAV14
Maestro de novedadesDe ARS a
municipioNSCODENTIDADDPTOMPIODDMMAAAA21
De Municipio a DepartamentoNSDPTOMPIODDMMAAAA15
De Departamento a FOSYGANSDPTODDMMAAAA12
TABLA 3. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE CONTROL
Todos los archivos de datos deben venir acompaados de su correspondiente archivo de control segn la siguiente estructura:CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPODESCRIPCINLONGITUDVALOR PERMITIDOCONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGA Y SEGUROS DE SALUD
23Cdigo de entidadCdigo de la EPS, ARS, Excepcin, prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud.6xxxX
Fecha inicial Fecha inicial del perodo de la informacin.10Formato DD/MM/AAAAxxxX
Fecha finalFecha final del perodo de la informacin.10Formato DD/MM/AAAAxxxX
61Tipo de archivoMaestro o de Novedades11,2xxxX
Total registrosNmero de registros del archivo relacionado.xxxX
Nombre del archivoNombre del archivo de datos sin extensin .TXT (ver Tabla 2) NOMBRES DE ARCHIVOS DE CONTROL Y DE DATOS)xxxX
20Cdigo departamentoCodificacin DANE2vacoxvacoVaco
21Cdigo municipioCodificacin DANE3vacoxvacoVaco
Total contratosvacoxvacoVaco
2. DISEO DE LOS ARCHIVOS MAESTROS DE DATOS
A continuacin se define el estndar de datos a presentar para cada unos de los regmenes: Contributivo, Subsidiado, Excepcin y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar informacin de afiliados al SGSSS. Los valores de cdigo y valores permitidos deben consultarse en el numeral II Glosario de Campos de este anexo tcnico.
2.1 RGIMEN CONTRIBUTIVO
Aplica para las EPS, EOC.
TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN CONTRIBUTIVO
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO
(VER TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)COTIZANTEBENEFICIARIO O ADICIONAL
23Cdigo Entidad 6Cdigo de la EPS o EOCXX
67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacoX
68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal17vacoX
1Tipo de identificacin del afiliado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAXX
2Nmero de identificacin del afiliado17XX
3Primer apellido del afiliado20VER TABLA GLOSARIO DE CAMPOS..XX
4Segundo apellido del afiliado30X
Vaco X
Vaco
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X
VacoX
Vaco
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
9Tipo de cotizante21,2,3,4,5,10,11,12,13,14,15,16Xvaco
10Tipo de afiliado1C, B, AXX
11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11,2,3,4,5,6,7,9
(9 para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)XX
12Tipo de identificacin del cnyuge o compaero (a) permanente2RC, NU, TI, CC, CE, PA X
VacoX
vaco
13Nmero identificacin del cnyuge o compaero (a) permanente16X
VacoX
vaco
19Declara incapacidad para trabajar (beneficiario mayor de 18 aos).1D, EVacoX
vaco
20Cdigo departamento2codificacin del DANEXX
21Cdigo municipio3codificacin del DANEXX
22Zona1U, RXX
24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud. 10Formato DD/MM/AAAAXX
25Fecha de afiliacin a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
27Estado actual de la afiliacin2AC, SU, DE, RE, RX, AF, IH, ISXX
31Tipo de identificacin del Aportante2NI, CC, CE, PA, TIXvaco
32Nmero de identificacin del aportante16Xvaco
33Digito de verificacin1Xvaco
42Sueldo Bsico 12Xvaco
43Actividad econmica 4Tabla CIIU revisin 3 DANE
(solo para independientes)X
vacovaco
Si un afiliado tiene ms de un aportante, la Entidad debe reportar un registro por cada uno de los Aportantes, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados.
Si un cotizante es independiente el mismo es su propio aportante, por lo tanto se reporta su informacin de identificacin en el maestro de afiliados y se enva el registro en el archivo maestro de aportantes.
TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO
(VER TABLA 13 GLOSARIO DE CAMPOS)OBSERVACIN
31Tipo de identificacin del Aportante2NI, CC, CE, PA, TI
32Nmero de identificacin del Aportante16
33Dgito de verificacin1
34Nombre o razn social del Aportante200Nombre del Aportante para Cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Empleadores.
35Tipo de aportante11, 2, 3Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su informacin como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser Empleador (1).
36Sector del aportante11, 2, 3
37Cdigo de la ARP4Vigente a fecha de generacin del archivo
43Actividad econmica4Tabla CIIU revisin 3 DANE
2.2 RGIMEN SUBSIDIADO
Aplica para las entidades administradoras de Rgimen Subsidiado, entidades locales y departamentales de salud que consolidan la informacin de afiliados.
TABLA 6. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN SUBSIDIADO
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO
(VER GLOSARIO DE CAMPOS)CABEZA FAMILIAROTRO MIEMBRO DEL GRUPO FAMILIAR
Consecutivo afiliado8XX
23Cdigo Entidad 6Cdigo de la ARSXX
67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASvacoX
68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacoX
1Tipo de identificacin 2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASXX
2Nmero de identificacin del afiliado 17XX
3Primer apellido del afiliado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX
4Segundo apellido del afiliado30X
VacoX
Vaco
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30Vaco
XVaco
X
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
10Tipo de afiliado1F, OXX
11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11,2,3,4,5,6,7,9
(9 Para cabeza del grupo familiar)9X
15Grupo poblacional21, 2, 3, 4,5,6,7,
8,9,10,11,12,13,14,15,16XX
16Nivel SISBEN11,2,3,4,NXX
17Nmero de ficha SISBEN14XX
18Ncleo familiar SISBEN2XX
20Cdigo departamento2codificacin DANEXX
21Cdigo municipio3codificacin DANEXX
22Zona1U, RXX
24Fecha de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud 10Formato DD/MM/AAAAXX
25Fecha de afiliacin a la Entidad 10Formato DD/MM/AAAAXX
50Nmero del contrato del ente territorial6XX
54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAAXX
53Tipo de Contrato2CO, AM, RC, RP, CN, CA, SP, OTXX
TABLA 7. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE CONTRATOS
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDValor Permitido
(Ver TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)
Consecutivo
20Cdigo de departamento 2Codificacin DANE
21Cdigo de Municipio3Codificacin DANE
23Cdigo Entidad6Cdigo de la ARS
50Nmero del contrato del ente territorial6
51Tipo de Acto Administrativo 1A,R,O,N
52Nmero de Acto administrativo 6
53Tipo de contrato2CO, AM, RC, RP, CN, CA, SP ,OT
54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAA
55Duracin del Contrato Ente Territorial (en meses)2
56Nmero de afiliados del contrato Ente Territorial7
2.3 RGIMEN DE EXCEPCIN
Aplica para ECOPETROL, el Fondo prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.
TABLA 8. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RGIMEN DE EXCEPCIN
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO
(VER GLOSARIO DE CAMPOS)COTIZANTEBENEFICIARIO
23Cdigo de la entidad6Cdigo de la entidad de ExcepcinXX
67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacoX
68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacoX
1Tipo de identificacin del afiliado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAXX
2Nmero de identificacin del afiliado17XX
3Primer apellido del afiliado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX
4Segundo apellido del afiliado30X
VacoX
Vaco
5Primer nombre del afiliado20XX
6Segundo nombre del afiliado30X
VacoX
Vaco
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
10Tipo de afiliado1C, BXX
11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11,2,3,4,5,6,7,9
(9 para el cabeza del grupo familiar)9X
20Cdigo departamento2Codificacin DANEXX
21Cdigo municipio3Codificacin DANEXX
25Fecha de afiliacin a la entidad.10Formato DD/MM/AAAAXX
31Tipo de identificacin del aportante2CC, CE, PA, TI,NU,NIXvaco
32Nmero de identificacin del aportante16SIN GUIONXvaco
33Digito de verificacin1Xvaco
42Salario Bsico 12Xvaco
Para este rgimen se debe reportar el Archivo de Aportantes conforme a la estructura definida en la tabla 5 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES.
2.4 MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES COMPLEMENTARIOS DE SALUD.
TABLA 9. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA O DE SEGUROS DE SALUD
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDValor Permitido
(Ver glosario)ASEGURADO principalASEGURADO
Beneficiario
23Cdigo entidad6Cdigo de la Aseguradora o de prepagaXX
67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PAvacox
68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal 17vacox
1Tipo de identificacin Asegurado2CC, CE, PA, TI, RC, NUXX
2Nmero de identificacin asegurado17XX
3Primer apellido del asegurado20VER GLOSARIO DE CAMPOSXX
4Segundo apellido del asegurado30XX
5Primer nombre del asegurado20XX
6Segundo nombre del asegurado30XX
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
10Tipo de afiliado1S,BXX
11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11,2,3,4,5,6,7,9
(9 Para cabeza del grupo familiar o asegurado principal)9X
20Cdigo departamento2codificacin DANEXX
21Cdigo municipio3codificacin DANEXX
25Fecha de afiliacin a la entidad 10Formato DD/MM/AAAA
Fecha de afiliacin a la Entidad aseguradora o entidad de medicina prepagada.XX
57Numero de pliza o contrato plan adicional de salud PAS10XX
58Fecha de Inicio de pliza o contrato plan adicional de salud 2Formato DD/MM/AAAAXX
59Fecha final de pliza o contrato plan adicional de salud 16Formato DD/MM/AAAAXX
60Tipo de pliza o contrato plan adicional de salud11,2,3,4XX
3. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE NOVEDADESAplica para todos los regmenes, contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.
TIPOS DE ARCHIVOS DE NOVEDADES3.1 NOVEDADES DE INGRESO
Se entiende por INGRESO la informacin de afiliacin que por primera vez se ingresa a la Base de Datos Unica de Afiliados BDUA o la que se reporta para la movilidad entre regmenes previo cumplimiento de requisitos. Para este caso se debe reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro para el rgimen que aplique.
Las entidades deben reportar las novedades de ingreso utilizando el diseo y nombres de los archivos Maestros de Afiliados o de Aportantes segn rgimen.
3.2 NOVEDADES DE ACTUALIZACIN DE DATOS Y DE MODIFICACIN, RETIRO, MOVILIDAD, SUSPENSIN, INTERRUPCIN Y DESAFILIACIN
Las Entidades deben mantener actualizada la informacin mediante el reporte de novedades, identificando el tipo y fecha de la novedad y conservando la informacin histrica.
3.2.1 Novedades directas
Estas novedades se realizan cuando se actualizarn los campos: sexo, grupo poblacional, fecha de afiliacin al sistema y/o fecha de afiliacin a la entidad. Utilizando en el archivo maestro de novedades en el campo Cdigo de novedad se utiliza el Cdigo de Campo del dato a cambiar, de la siguiente tabla:
TABLA 10. CAMPOS DE NOVEDADES DIRECTAS:
CDIGO DE CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALORES PERMITIDOSRGIMEN
8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP
FFemeninoCSEP
15Grupo poblacional21IndigentesS
2Poblacin infantil a cargo del ICBFS
3Madres comunitariasS
4Artistas, autores, compositoresS
5OtrosS
6Recin Nacidos o menores de 5 aosS
7DiscapacitadoS
8DesmovilizadosS
9DesplazadosS
10Poblacin ROMS
11Poblacin RaizalS
12Poblacin en centros psiquitricosS
13MigratorioS
14IndgenaS
15AfrocolombianoS
24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud10Formato DD/MM/AAAACSEP
25Fecha de afiliacin a la entidad10Formato DD/MM/AAAACSEP
3.2.2 Novedades de Actualizacin:
Las entidades obligadas deben enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA como novedades, las modificaciones a los datos reportados en los archivos maestros de afiliados de las tablas 4, 6, 8 y 9 de acuerdo con los cdigos de la tabla 12. CDIGOS DE NOVEDADES, en la estructura de la tabla 11. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES.
Cuando la novedad de actualizacin afecte ms de un campo en el registro del afiliado o asegurado, se debe tener en cuenta el orden de las variables a actualizar segn el cdigo de novedad contenido en la tabla 12. CDIGOS DE NOVEDADES adems, del rgimen al que aplica. TABLA 11. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES
CDIGONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALOR PERMITIDO
(VER TABLA 13. GLOSARIO DE CAMPOS)CONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGO y SEGUROS SALUDOBSERVACIONES
Consecutivo de la novedad8XXXXConsecutivo por archivo, iniciando en uno (1)
23Cdigo de Entidad6XXXX
31Tipo de Identificacin afiliado o asegurado2MS, RC, NU, TI, CC, CE, PA, ASXXXXDatos con el que figura el afiliado en el ltimo registro de la BDUA
2Nmero de identificacin afiliado o asegurado16XXXX
3Primer apellido del afiliado 30XXXX
4Segundo apellido del afiliado20XXXX
5Primer nombre del afiliado30XXXX
6Segundo nombre del afiliado20XXXX
7Fecha de Nacimiento del Afiliado10Formato
DD/MM/AAAAXXXX
20Cdigo del Departamento del Afiliado2Codificacin DANEXXXX
21Cdigo del Municipio del Afiliado3Codificacin DANEXXXX
50 57Nmero de contrato o pliza6vacoXXX
54Fecha de inicio del contrato10Formato
DD/MM/AAAAvacoXvacovaco
Cdigo de la novedad 3Tabla 12 Cdigos de Novedades (NXX) o Cdigo del Campo Tabla 10 Campos de novedades directas.XXXXRegistrar el cdigo de campo a afectar o cdigo de novedad segn rgimen.
30Fecha inicio de novedad10Formato
DD/MM/AAAAXXXXFecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
Nuevo valor 1XXXXDependiendo del cdigo de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el Mismo orden en que aparecen en la tabla 12 CDIGOS DE NOVEDADES.
Nuevo valor 2X vacoX vacoX vacoX vaco
Nuevo valor 3X vacoX vacoX vacoX vaco
Nuevo valor 4X vacoX vacoX vacoX vaco
Nuevo valor 5X vacoX vacoX vacoX vaco
Nuevo valor 6X vacoX vacoX vacoX vaco
Nuevo valor 7X vacoX vacoX vacoX vaco
TABLA 12. CDIGOS DE NOVEDADES: Estos cdigos prevalecen sobre las novedades directas. Se deben diligenciar todos los campos a actualizar, as, solo uno de ellos cambie.
Cdigo de NovedadDescripcinOrden de las Variables a
ActualizarCONTRIBUTIVOSUBSIDIADOEXCEPCINPREPAGO - SEGUROS SALUDObservaciones
X = aplica para el rgimen
SOMBREADO =No aplica para el rgimen
N01Actualiza documento de identificacin del afiliado y/o fecha de nacimiento1,2,7XXXXPara cambio de tipo y/o nmero de documento y/o fecha de nacimiento. Si se desea actualizar cualquiera de las 3 variables deben ser diligenciadas obligatoriamente las 3.
1= tipo de identificacin del afiliado
2= nmero de identificacin del afiliado
7= fecha de nacimiento
N02Actualiza nombres5,6XXXX5= Primer nombre: no vaco, no nulo, sin espacios, no nmeros, no caracteres especiales. Este campo debe identificar nicamente el primer nombre del afiliado.
6= Segundo nombre: todos los dems nombres del afiliado distintos al primer nombre. Por Ej.: DEL CARMEN. Puede permitir vaco y espacios entre nombres compuestos.
N03Actualiza apellidos3,4XXXX3= Primer apellido: no vaco, no nulo, con espacios cuando el primer apellido sea compuesto, por Ej.: DE LA ROSA, no nmeros, no caracteres especiales. Este campo debe identificar nicamente el primer apellido del afiliado.
4= Segundo apellido: Todos los dems apellidos del afiliado distintos al primer apellido. Por Ej.: DEL CASTILLO. Puede permitir vaco y espacios entre apellidos compuestos o de casada.
N04Reporta cambio de Departamento, Municipio, Zona rural.20, 21,22XXXSolo aplica para los regmenes Contributivo y de Excepcin.
Para subsidiado se generara novedad N15 de traslado de contrato o continuidad.
20= Cdigo Departamento21= Cdigo Municipio
22 = Zona (R,U)
N05Reporta exclusin de beneficiario o adicional o miembro del grupo familiar67,68XXXXSe considera exclusin cuando se pierde el derecho como beneficiario o por manifestacin del cotizante, de acuerdo a las normas vigentes o por cambio de beneficiario a cotizante.
67,68 = tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia o cotizante con el cual se encuentra inscrito en BDUA el beneficiario o adicional o miembro del grupo familiar.
N06Inclusin de aportante adicional o cambio de aportante del afiliado o cambio de tipo de cotizante. Cambio de beneficiario a Cotizante.9,11,31,
32,33,41, 42XAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Aplica para adicionar otra relacin con Aportante diferente a cotizante independiente.
Si la persona se encuentra afiliada como independiente en BDUA y quiere incluir un aportante diferente debe utilizar esta novedad.
Esta novedad permite realizar cambio de tipo de cotizante.
9= Tipo de cotizante (para diferente a cotizante independiente)11= relacin con cotizante o cabeza de familia - parentesco (= 9 para identificar si es cabeza grupo de familia o cotizante principal)
31= tipo de identificacin del aportante
32= nmero de identificacin del aportante
33 = Digito de verificacin
41= Fecha de vinculacin al aportante 42= salario Bsico
N07Inclusin como beneficiario o adicional al grupo familiar67,68, 10,11,19XXXAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Aplica nicamente para cuando un cotizante se vuelve beneficiario o un beneficiario cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.
No aplica para segundo cotizante del grupo familiar.
67,68 = tipo y nmero de identificacin del cotizante al que se va a unir el beneficiario.
10: Tipo de afiliado: solo para Beneficiario o Adicional
11: Relacin con el cotizante
19: Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados).
N08Adicionar cotizante independiente como otro aportante41,42XXAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Aplica para adicionar el cotizante independiente como su propio aportante.
Esta novedad tambin aplica para cambio de tipo de cotizante diferente de independiente a independiente.
41= Fecha de vinculacin al aportante (fecha en la que empieza como cotizante independiente)
42 = Salario Bsico.
N09Retiro por muerte27, 63XXXXSe reporta la novedad de retiro por muerte del afiliado
27= estado de afiliacin = AF
63= fecha de defuncin
N10ELIMINADA
N11ELIMINADA
N12Activacin por regreso del exterior en calidad de
Cotizante dependiente.31,32,33, 41, 42XXActivacin de un cotizante que previamente report novedad de viajero. Cuando existen variaciones del grupo familiar se debe reportar la novedad del afiliado que cambio.
En la base de datos se actualiza tipo de cotizante igual a dependiente, si llega en calidad de independiente se debe reportar a travs de la novedad N08.
31= Tipo de identificacin del aportante 32= Nmero de identificacin del aportante33= Digito de verificacin 41= Fecha de vinculacin al aportante
42= Salario Bsico.
N13Finalizacin o interrupcin de relacin con un aportante31,32,33XXRetiro de alguna de las relaciones con algn aportante Reportado, si es suspensin de la relacin laboral o Si es interrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada. Cuando un cotizante diferente de independiente presenta relacin con ms de un Aportante.
31= Tipo de identificacin del aportante 32= Nmero de identificacin del aportante33= Digito de verificacin
N14ELIMINADA
N15Traslados entre ARS de un mismo municipio y/o actualizacin de nmero de contrato y/o de fecha de contrato del Rgimen Subsidiado23,
50,53,54XAplica para actualizar las contrataciones de continuidad a la vigencia actual. 23, Cdigo de Entidad (ARS)50 = nmero del contrato ente territorial
53 = Tipo de contrato
54 = Fecha inicial del Contrato
N16Renovacin pliza de seguro salud57,58,
59,60X57 = nmero de la pliza de seguro de salud 58 = Fecha de Inicio de pliza
59 = Fecha final de pliza
60 = tipo de pliza
N17Cancelacin contrato o pliza seguro salud57,59XFecha hasta la cual permaneci vigente lo pliza de salud
57 = nmero de la pliza de seguro de salud
59 = Fecha final de pliza
N18ELIMINADA
N19Paso transitorio del Rgimen Subsidiado al Rgimen Contributivo27,62XNovedad reportada solo por el Subsidiado para identificar estado de afiliacin suspendido por paso temporal al rgimen contributivo.
27 = Estado de afiliacin = SU62 = Fecha final de la novedad (corresponde a tres meses a partir de la fecha en que ocurri la novedad).
N20Actualizacin datos del cnyuge 10,12,13XXXXActualizacin de datos del cnyuge para unificacin del grupo familiar.
Aplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Cnyuges deben existir en BDUA.
10 = Tipo de afiliado 12 = Tipo de identificacin del cnyuge (a) permanente
13 = Nmero de identificacin del Cnyuge compaero (a) permanente
N21Novedad de movilidad entre EPSs.26,25,9, 10,11,20, 21XNovedad que aplica solo para el Rgimen Contributivo cuando se presenta una movilidad del afiliado entre EPS y/o EOC, cumpliendo con los trminos establecidos en la normatividad vigente.
Esta novedad puede aplicarse si el afiliado tiene uno de los siguientes estados de afiliacin en BDUA: Activo, desafiliado, retirado, Interrupcin por viaje al exterior. Teniendo en cuenta los trminos establecidos en la normatividad vigente y el correspondiente a porte al sistema. Quedando con estado Activo en la nueva entidad.
26= Cdigo de EPS anterior
25= Fecha de afiliacin a la entidad (EPS nueva)9 = Tipo de cotizante10 = Tipo de afiliado 11 = relacin con cotizante o cabeza de familia20 = cdigo departamento21 = cdigo municipio.Para el caso de traslado de beneficiario se diligencian los campos 26,25,,10,20,21 (Vaco el campo tipo de cotizante)
Para el caso en que se genere la novedad de traslado y el cotizante tenga ms de un aportante debe reportarse la novedad de traslado y la novedad N06 y/o N08 segn el caso.
Si cambian Aportantes generar novedad de actualizacin N05 o N08.
N22Cambio de otro miembro del grupo familiar a Cabeza de Familia67,68XAplica solo para el Rgimen Subsidiado.
Aplica para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Cuando el otro miembro del grupo pasa a ser cabeza del grupo familiar el campo 11 = relacin con cotizante o cabeza de familia = 9 (para identificarlo como cabeza principal del grupo de familia).
67,68= Tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia con el que se encuentra inscrito en BDUA el otro miembro del Grupo familiar.
N23Inclusin como otro miembro del grupo familiar67,68,11XAplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez.
Aplica solo para el Rgimen Subsidiado.
Aplica cuando un cabeza de familia se vuelve otro miembro del grupo familiar, o cuando un miembro del grupo se cambia de grupo familiar
67,68= Tipo y nmero de identificacin del cabeza de familia al que se va a unir.
11 = Relacin con el cabeza de familia
N24Actualizacin datos del SISBEN.16,17,18XSe deben diligenciar todos los campos aunque solo se requiera el cambio de uno de ellos.
16 = Nivel de SISBEN
17 = Nmero de Ficha SISBEN
18 = Ncleo familiar SISBEN
N25Carnetizacin del afiliado28,29XXXX28 = Nmero de carn.29 = Fecha de Carnetizacin. (Fecha en la cual se carnetiza o renueva el carn al afiliado)
N26Activacin del Estado de fallecido.1,2,64,65XXXXNovedad utilizada para cambiar el estado fallecido (AF) a activo (AC) debido a error en el reporte del estado y comprobacin legal de sobrevivencia.
Si es cotizante se actualiza al grupo familiar
1, 2 = Tipo y nmero del documento del afiliado con el cual queda activo.
64 = Fecha del documento en el cual la Entidad de salud (EPS, ARS, EXCEPCIN, PREPAGA) reporta la novedad.
65 = Fecha documento expedido por Registradura o notaria.
66 = Tipo de entidad que expide el documento aclaratorio (1= Registradura, 2= Notaria)
N27Cambio de estado de Afiliacin a IS 27,62XXX27 = Estado de afiliacin: (IS = Interrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada servidores pblicos).
62 = Fecha final de la Novedad.
No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido.
N28Cambio del estado de Afiliacin a DE o RE. 27,69XXXX27 = Estado de afiliacin: (DE = desafiliado, RE = Retirado)
69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido
N29Cambio del estado de Afiliacin a IH o RX.27,69X27 = Estado de afiliacin: (IH = Por Interrupcin por periodo de Huelga, RX = afiliacin interrumpida por viaje al exterior)
69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.
No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido
N30Activacin del estado de Afiliacin cuando es igual a IS o SU o IH.27,69XXXX27 = Estado de afiliacin = AC.69 = Fecha de cambio de estado de afiliacin.
No aplica para estados de afiliacin: (AF) afiliado fallecido
Cuando un afiliado presente en un mismo periodo ms de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
Para el Rgimen Subsidiado los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad, se deben actualizar con la novedad N15 de traslado entre ARS o de actualizacin de nmero y fecha de inicio del contrato, cuando se cambia de vigencia.
III. GLOSARIO DE CAMPOS
Son los datos que las entidades, deben mantener en su sistema de informacin, independiente de los dems previstos en los formularios de afiliacin y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a los afiliados, as como para atender los requerimientos especiales de la Superintendencia Nacional de Salud para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspeccin y control.
Para los nombres y apellidos compuestos se tomar como primer nombre ser el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos.
En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del FOSYGA para la actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
En la columna CODIGO se registra consecutivo asignado a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripcin de la variable, en la columna LONGITUD el tamao mximo que puede tomar la variable, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripcin y en REGIMEN se indica a qu rgimen es aplicable.
TABLA 12: GLOSARIO DE CAMPOS
CDIGO DEL CAMPONOMBRE DEL CAMPOLONGITUDVALORES PERMITIDOSRGIMEN
1Tipo de identificacin del afiliado2MSMenor sin identificacin CSEP
RCRegistro civilCSEP
NUNmero nico de identificacin personalCSEP
TITarjeta de identidadCSEP
CCCdula de ciudadanaCSEP
CECdula de extranjeraCSEP
PAPasaporteCSEP
ASAdulto sin identificacinS
2Nmero de identificacin del afiliado 17Validado segn el tipo de documentoCSEP
3Primer apellido del afiliado20Para los nombres y apellidos compuestos se tomar como primer nombre ser el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Marco Alejandro Martnez del Castillo.
Primer nombre: JULIO, segundo nombre: MARCO ALEJANDRO. Primer apellido: MARTINEZ, segundo apellido: DEL CASTILLO.
Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reporta vaco en estos campos.
Se utilizar a la abreviatura VDA para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O)
CSEP
4Segundo apellido del afiliado30CSEP
5Primer nombre del afiliado20CSEP
6Segundo nombre del afiliado30CSEP
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP
8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP
FFemeninoCSEP
9Tipo de cotizante21DependienteC
2Empleada domesticaC
3IndependienteC
4Madre comunitaria con cobertura familiar.C
5Madre comunitaria sin cobertura familiar.C
10PensionadoC
11Pensionado por sustitucinC
12Aprendices del SENAC
13Ex empleado publico con reconocimiento sin vinculacinC
14Ex empleado publico vinculado con empleador privadoC
15Desempleado con subsidio Caja de Compensacin FamiliarC
16Independiente agremiadoC
10Tipo de afiliado1CCotizanteCE
BBeneficiarioCEP
AAdicionalC
FCabeza de familiaS
OOtro miembro del ncleo familiarS
SAseguradoP
11Relacin con cotizante cabeza de familia (parentesco)11Cnyuge o compaero(a) permanenteCSEP
2Hijo (a)CSEP
3Padre o madreCEP
4Segundo grado de consanguinidadCP
5Tercer grado de consanguinidadCP
6Menor de 12 aos sin consanguinidadCP
7Padre o madre del cnyugeCP
9Cabeza del Grupo Familiar o Cotizante PrincipalCSEP
12Tipo de identificacin cnyuge o compaero (a) permanente2RCRegistro civilC
NUNmero nico de identificacin personalC
TITarjeta de identidadC
CCCdula de ciudadanaC
CECdula de extranjeraC
PAPasaporteC
13Nmero de Identificacin cnyuge o compaero(a) permanente16Validado segn el tipo de documentoC
15Grupo poblacional21IndigentesS
2Poblacin infantil a cargo del ICBFS
3Madres comunitariasS
4Artistas, autores, compositoresS
5OtrosS
6Recin Nacidos S
7DiscapacitadoS
8DesmovilizadosS
9DesplazadosS
10Poblacin ROMS
11Poblacin RaizalS
12Poblacin en centros psiquitricosS
13MigratorioS
14Poblacin en centros carcelarios.
15IndgenaS
16AfrocolombianoS
16Nivel SISBEN11Nivel IS
2Nivel IIS
3Nivel IIIS
4Nivel IV S
NNo aplicaS
17Nmero de ficha SISBEN14S
18Ncleo familiar SISBEN2S
19Declara incapacidad para trabajar (beneficiario mayor de 18 aos).1DDiscapacidadC
EEstudianteC
20Cdigo de departamento2Codificacin DANECSEP
21Cdigo de municipio3Codificacin DANECSEP
22Zona1UUrbanaCSEP
RRuralCSEP
23Cdigo Entidad6Cdigo de la EPS o EOC o ARS o Entidad de Excepcin o Aseguradora o Prepaga o planes complementarios de salud.CSEP
24Fecha de afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud10Formato DD/MM/AAAACSEP
25Fecha de afiliacin a la entidad de salud10Formato DD/MM/AAAACSEP
26Cdigo entidad anterior 6Cdigo de la EPS o EOC en que se encontraba el afiliado antes de la movilidadC
27Estado actual de la afiliacin2ACActivo CSEP
SUSuspendidoCSEP
DEDesafiliadoCSEP
RERetiradoCSEP
RXAfiliacin interrumpida por viaje al exteriorCSEP
AFAfiliado fallecidoCSEP
IHInterrupcin por periodo de Huelga o suspensin temporal contrato de trabajo.CSEP
ISInterrupcin por suspensin disciplinaria o licencia no remunerada servicios pblicosCSEP
28Nmero de Carn14Alfanumrico CSEP
29Fecha de Carnetizacin 10Formato DD/MM/AAAACSEP
30Fecha de inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAACEP
31Tipo de identificacin del Aportante2NINmero de identificacin tributariaCEP
CCCdula de ciudadanaCEP
CECdula de extranjeraCEP
PAPasaporteCEP
TITarjeta de identidadCEP
32Nmero de identificacin del Aportante16SIN GUIONCEP
33Digito de verificacin1CEP
34Nombre o razn social del aportante200Nombre del Aportante para Cotizantes Dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes.CEP
35Tipo de aportante11EmpleadorCEP
2Administrador de pensionesCEP
3Entidad agrupadoraCEP
36Sector del aportante11Pblico CEP
2PrivadoCEP
3MixtoCEP
37Cdigo de la ARP4Segn Tabla de ARPCEP
41Fecha de vinculacin al aportante10Formato DD/MM/AAAACEP
42Salario Bsico 12Sin formatoCEP
43Actividad econmica4Segn Tabla CIIU revisin 3 DANECEP
50Nmero del contrato del ente territorial6S
51Tipo de Acto Administrativo1AAcuerdoS
RResolucinS
OOtroS
NNingunoS
52Nmero de Acto administrativo6S
53Tipo de contrato2COContinuidadS
AMAmpliacin de coberturaS
RCRecursos de cajasS
RPRecursos propiosS
CNCONPESS
CACafeterosS
SPSubsidios ParcialesS
OTOtrosS
54Fecha de inicio del contrato Ente Territorial10Formato DD/MM/AAAAS
55Duracin del Contrato Ente Territorial (en meses)2S
56Nmero de afiliados del contrato Ente Territorial7S
57Numero de pliza o contrato plan adicional de salud - PAS15P
58Fecha de Inicio de pliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAAP
59Fecha final de pliza o contrato plan adicional de salud 10Formato DD/MM/AAAAP
60Tipo de pliza o contrato plan adicional de salud11Medicina prepagadaP
2Seguros privados en saludP
3Planes complementariosP
4Servicio de ambulancia prepagada
61Tipo de archivo11MaestrosCSEP
2NovedadesCSEP
62Fecha final de novedadFormato dd/mm/aaaaCSEP
63Fecha de expedicin del documento papel de aclaracin de nmero de documento invalido o con estado de fallecido en la RNEC o notaria.10Formato dd/mm/aaaaCSEP
64Fecha de reporte de la Entidad de salud que informa aclaracin de nmero documento invalido o con estado de fallecido en RNEC.10Formato dd/mm/aaaaCSEP
65Numero de resolucin aclaratoria o nmero de declaracin de supervivencia del nmero de documento invalido o con estado de fallecido en RNEC.10AlfanumricoCSEP
66Tipo de entidad que expide el documento aclaratorio.11RegistraduraCSEP
2NotaraCSEP
67Tipo de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal.2MSMenor sin identificacin CSEP
RCRegistro civilCSEP
NUNmero nico de identificacin personalCSEP
TITarjeta de identidadCSEP
CCCdula de ciudadanaCSEP
CECdula de extranjeraCSEP
PAPasaporteCSEP
ASAdulto sin identificacinS
68Nmero de identificacin del Cotizante principal o Cabeza de Familia principal o Asegurado principal. 16Validado segn el tipo de documentoCSEP
69Fecha de cambio de estado de afiliacin 10Formato dd/mm/aaaaCSEP
IV. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION
1. MEDIOS.
La informacin debe presentarse en medio magntico o electrnico. Los siguientes son los formatos tecnolgicos de los medios aceptados:
a. CD-ROM, de 74 minutos, 650 Megabytes o superior
b. Disquete ZIP, 120 MB o superior
c. Transferencia Electrnica.
2. CARACTERSTICAS DE FORMATO.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tcnicas:
a. Todos los datos deben ser grabados como alfanumricos en archivos planos, con extensin .txt.
b. Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras MAYSCULAS.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.
d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningn valor, es decir, debe ser vaco y reportarse en el archivo plano como (,,).
e. Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas () ni ningn otro carcter especial.
f. Los campos tipo fecha deben tener el formato dia/mes/ao (dd/mm/aaaa) incluido el carcter slash (/) a excepcin de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor ni separacin de miles ni decimales.
h. Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo tcnico se deben entender como el tamao mximo del campo.
i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacin, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos nmero de identificacin, apellidos y nombres.
j. Tener en cuenta que cuando el cdigo de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal O la cual es un carcter diferente a cero.
k. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni de final de registro.
l. El nmero total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magntico.
m. Para optimizar el proceso de envo de los archivos se pueden comprimir con formato ZIP.
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