TALLER DE REDACCIÓN II
“““AAARRRCCCHHHIIIVVVÍÍÍSSSTTTIIICCCAAA”””
Tarea 3 – Mentefacto
Presentado Por:
GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ
Grupo 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA, Y
ARCHIVÍSTICA
Armenia
Bogotá, noviembre de 2011
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“““AAARRRCCCHHHIIIVVVÍÍÍSSSTTTIIICCCAAA”””
Tarea 3 – Mentefacto
Presentado Por:
GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ
Grupo 1
Docente
ALBA LUCIA AGUIRRE FRANCO
Licenciada en Tecnología Educativa
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA, Y
ARCHIVÍSTICA
Armenia
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Con esta actividad se busca llegar al concepto general de la Archivística mediante la
aplicación de un Mentefacto Conceptual, que permita contextualizar grafica y esquemá-
ticamente esta ciencia en forma clara y precisa.
Para comenzar iniciaremos diciendo que la Archivística es una ciencia relativamente
nueva, contrariamente a los objetos de los que se ocupan, que tienen antigüedad. Mu-
chos autores coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente dicha
hasta bien entrado el siglo XIX. Para algunos la Archivística como tal no aparece hasta
que Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841, diferenciándose de
las demás ciencias.
En el principio fundamental de la Archivística, se distinguen dos períodos: uno
Pre−archivístico y el de desarrollo archivístico, en el que se considera que ya es autó-
noma. No obstante, inicialmente se veía como una disciplina (siglo XIX), pero en la ac-
tualidad ya se le estudia como una ciencia en constante evolución, bajo dos tipos de
consideraciones: Como disciplina independiente y ciencia auxiliar de la historia.
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La archivística es una ciencia en constante evolución que posee sus elementos propios
de estudio, sus propias características, y es importante conocer sus fundamentos, histo-
ria, campo de acción, por tal motivo es de primordial importancia el aprovechar los
cambios operados en las necesidades de los usuarios para ampliar nuestra visión y re-
novar procedimientos.
Los archivos han de adaptarse a los nuevos tiempos, para lo cual es necesario definir
periódicamente nuestra función y modificar nuestras estrategias de control de los do-
cumentos, a fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.
Los archivos por tradición se han identificado como una acumulación incontrolable de
papeles y documentos que se guardan y/o acumulan en depósitos sin ningún criterio
técnico en cuanto a su organización. Llegando a tal punto que son atacados por agen-
tes físicos o biológicos, poniendo en peligro su permanencia, como fuente para la toma
de decisiones y la investigación histórica.
Los archivos se están transformando, dejando de ser depósitos oscuros de información
inutilizable, para convertirse en instrumentos efectivos de la gestión de las organizacio-
nes, tanto públicas como privadas.
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Comprender y analizar mediante una conceptualización grafica las bases teóricas de la
disciplina archivística, su proceso de desarrollo, terminología y metodología en el ámbi-
to local e internacional.
EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS:::
Identificar los conceptos generales sobre la archivística.
Diferenciar la Archivística con las Ciencias afines, Bibliotecología, Documenta-
ción, Archivos.
Aprehender la historia de la disciplina archivística y sus diferentes teorías
Comprender la significación del concepto de archivo y documento de archivo
como elementos fundamentales de la archivística.
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Esta segunda actividad (Tarea 3: ARCHIVÍSTICA) para-
lela a la del foro, se debe desarrollar en el mismo es-
pacio de tiempo y hasta las 23:00 horas.
Consiste en hacer una búsqueda juiciosa de información
sobre La Archivística, y apoyados en el corto video que
se encuentra en http://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk
y mediante un MENTEFACTO CONCEPTUAL (teniendo
en cuenta todas sus partes) dar a conocer la información el tema seleccionado, basán-
dose en dichas consultas bibliográficas.
Recodar:
1. Presentar la tarea en el formato deseado (…word, pdf, prezzi, slideshare…)
2. Debe llevar pasta, portada, introducción, justificación, objetivos (generales y especí-
ficos), cuerpo del trabajo, conclusiones y bibliografía.
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P1. La Archivística es una rama de la Ciencia de la Información.
P2. La Archivística es Diferente a la Bibliotecología y la Museología.
P3. La Archivística se apoyada Ciencias Auxiliares como son la Paleografía,
Diplomática, Cronología, Historia, Derecho e Informática.
P4. La Archivística define las etapas del archivo como Gestión, Administrativo,
intermedio e histórico.
P5. La archivística clasifica los archivos en públicos y privados.
P6. La Archivística clasifica los Documento como Externos e Internos.
P7. La Archivística establece unos valores primarios y secundarios a los do-
cumentos.
P8. La Archivística se desarrolla mediante un Programa de Gestión Documental
que se divide en ocho (8) procesos: Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final.
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CCCOOONNNCCCEEEPPPTTTOOOSSS BBBÁÁÁSSSIIICCCOOOSSS
Ciencias de la información (P1):
Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de la comunicación de las masas (radio,
TV, prensa, etc.) sino también todas aquellas que comunican a los individuos cualquier
información, como la Biblioteconomía, la Archivística, las Ciencias de la documentación.
El desarrollo de esta disciplina por parte de los propios profesionales de la información
es lo que la llevará a ocupar un espacio junto a otras disciplinas como la bibliotecolog-
ía, la archivología, museología, entre otras. De las cuales, muchas de ellas, han deve-
nido, según criterios de algunos, como ciencias también.
Concepto y definición de Bibliotecología (P2):
Por biblioteconomía se entiende el conjunto de conocimientos teóricos y técnicos relati-
vos a la organización y administración de una biblioteca. Comprende una parte doctri-
naria que estudia la teoría de la selección y adquisición de libros, catalogación, clasifi-
cación y régimen económico-administrativo de la biblioteca: recursos, local y mobiliario,
personal, conservación de los libros y uso de la biblioteca, y una parte que se relaciona
propiamente con el arte de administrarla, de gobernarla, para realizar con la mayor efi-
cacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución.
La primera parte es científico-técnica; la segunda, en cambio, político-administrativa,
pues comprende el estudio de los métodos, medios y formas más convenientes para
asegurar un buen servicio público de lectura.
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Concepto y definición de Museología (P2):
La museología es un elemento esencial para la formación y adiestramiento del profe-
sional del museo. Incluye un sinnúmero de funciones y responsabilidades: la obtención
de fondos, la adquisición de un conocimiento adecuado de la legislación internacional
en relación con la importación y exportación de obras de arte, las áreas de importancia
creciente de la autenticación de obras de arte y de la planificación financiera; la educa-
ción del público, la conservación preventiva y la restauración, la protección y seguridad
de los bienes museísticos, la mercadotecnia.
La museología es una disciplina joven que tiene como técnica aplicada la museografía y
cuyo objeto propio es el museo. La museología es una ciencia joven en parte, todavía
en proceso constituyente, a la que ha precedido en el tiempo y en el espacio la museo-
grafía. Existe una sociedad de profesionales de los museos, el International Council of
Museums (ICOM), Consejero Internacional de los Museos. El ICOM difunde las infor-
maciones que le conciernen de interés museológico y museográfico por medio del bo-
letín ICOM News, Noticias del ICOM, que también es publicado en español.
Concepto y definición de la Archivística
El Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) define la terminología Archivística como:
"el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernien-
tes a las funciones de los archivos". Aquí engloba los documentos dentro de los archi-
vos, los pone al mismo nivel de importancia. No obstante otros profesionales de la ra-
ma la definen como la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última
instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Considerando que la función
primordial de la Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los
documentos.
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Así, la definición definitiva de Archivística es: "la ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utiliza-
ción".
Divisiones de la Archivística
Archivística general: Es aquella cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer
profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa.
Archivística técnica: Está integrada por los conocimientos procedentes de otras disci-
plinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservación
y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acercamiento más o menos profun-
do a las mismas.
Ciencias auxiliares de la Archivística (P3).
Paleografía: Etimológicamente es la técnica de leer las inscripciones y escritos anti-
guos, determinando su origen, período, etc. Ciencia que estudia las escrituras antiguas
con el fin de analizar la evolución histórica. Los objetivos de la paleografía pueden re-
sumirse en tres aspectos:
Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos complementa-
rios) de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el paleógrafo
lector a saber lo que aquéllos significan en su sentido más elemental y simple.
Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para
tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.
Analizar la a naturaleza de los signos gráficos, para conocer el desarrollo intrín-
seco de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución, sus cambios y va-
riantes.
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Diplomática: Etimológicamente es el estudio científico de los diplomas y otros docu-
mentos, tanto en sus caracteres internos como externos, para establecer su autentici-
dad o falsedad. Se puede definir la diplomática como: tratado del documento que lo
analiza críticamente en todo su conjunto, especialmente en su forma, génesis, evolu-
ción, tradición y conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su au-
tenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, establecer su valor
como fuente histórica.
El fin de la diplomática no es otro que el establecimiento del método crítico con el que
aquel ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar
su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor
del documento como testimonio histórico, para lo cual necesariamente ha de establecer
su específica tipología.
Cronología: Etimológicamente (crono− + −logía) tiene tres acepciones:
1. Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas
de los sucesos históricos.
2. Manera de computar los tiempos: cronología griega, cristiana, musulmana.
3. Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas.
Es importante distinguir entre cronología matemática o astronómica y la cronología
técnica, es esta última, el objeto de atención de la Archivística, puesto que permite si-
tuar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta espe-
cialmente útil para la documentación histórica.
Historia: La Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, la relación entre
ambas es muy estrecha, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo
de la historia. La historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre
todo para la clasificación.
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Derecho e informática: En la rama del derecho el archivero debe conocer determina-
dos campos; en lo respectivo a la informática puede ser una ayuda decisiva.
Definición de archivo
Un archivo " es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución públi-
ca o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia". Presenta las siguientes funciones:
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante
ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y
para la toma decisiones.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.
Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un
tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados in-
definidamente, y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas
etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, me-
diante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las
ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación íntegra en el tiempo.
Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden
firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
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Etapas del archivo (P4):
Se debe distinguir cuatro puntos fundamentales, basados en el sistema archivístico nor-
teamericano de 1934, cuya idea principal es que los documentos tienen una vida similar
a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (frase de mantenimiento y
uso) y muere (fase de expurgo). Estos cuatro puntos fundamentales son:
Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como
archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años.
Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y com-
plejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.
Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que
había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.
Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser
transmitido a las futuras generaciones.
Clasificación de archivos (P5):
Según el productor pueden dividirse en:
Públicos: según su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.
Privados: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.
Los archivos públicos no podrán nunca ser destruidos, su categoría vendrá determinada
por su ámbito, por su finalidad, serán administrativos o históricos. También pueden ser
singulares o múltiples según tengan uno o varios fondos. “los archivos van unidos a la
historia del hombre y nacen como una necesidad de la vida pública y privada”.
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Concepto de documento
El diccionario de terminología Archivística lo define como: " La combinación de un so-
porte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para
consulta".
En un sentido amplio es todo registro de información independiente de su soporte físico.
Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotograf-
ías, filmes, microfilmes etc.). Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un
soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.
Documentos de archivo
Se puede distinguir tres partes dentro de los documentos de archivos:
Material o física (pergamino, papel, cinta, disco).
Estructura (formulario, cláusulas).
Contenido (mensaje).
Caracteres externos e internos de los documentos de archivo: estructura física o
materialidad como de los caracteres internos: la lengua empleada, autor, destinatario,
formulario, cláusulas, contenido o un mensaje.
Clasificación de los documentos de archivo (P6):
Caracteres externos:
Clases: dentro de este tendremos documentos textuales, iconográficos, sonoros,
audiovisuales, electrónicos.
Tipo: revela tanto el contenido como su estructuración.
Formato: la forma de reunirse los documentos.
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Cantidad: número de unidades.
Forma: copia simple, certificada etc.
Caracteres internos:
Entidad productora: autor del documento.
Orígenes funcionales: razones de su origen.
Fecha y lugar de producción: los sitúa en el tiempo y espacio.
Contenido sustantivo: asunto o tema que trata documento. Este se divide en:
o Intensivo: datos sobre asuntos concretos.
o Extensivo: datos sobre un conjunto de elementos.
o Diversificado: datos sobre cuestiones diversas.
Valor del documento (P7):
Valor primario: también se le llama administrativo o legal, tiene como función
plasmar la gestión de una actividad determinada, servir de garantía o de prueba
de algo.
Valor secundario: o histórico, sirve como medio para la investigación cultural e
histórica.
Programa de Gestión Documental (P8):
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental co-
mo el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conser-
vación”. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de ins-
trucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de
la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,
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distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los do-
cumentos.
Producción:
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, con-
forme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Recepción:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para
la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se
debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean compe-
tencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar ini-
cio a los trámites correspondientes.
Distribución:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se
relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin inter-
esar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos.
Trámite:
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un
conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos inte-
gran sus respectivas series documentales.
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Organización:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los do-
cumentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. El con-
junto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende
los procesos archivísticos de:
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y es-
tablecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respecti-
vas series en el orden previamente acordado.
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o
de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para
la gestión o la investigación.
Consulta:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, depen-
dencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información conteni-
da en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y
solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al
funcionario competente.
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Conservación:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proce-
so se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sis-
temas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
Disposición Final:
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conser-
vación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas
de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración
Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a
cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su
conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agota-
dos sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la
selección de algunas muestras representativas.
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CCCOOONNNCCCLLLUUUSSSIIIOOONNNEEESSS
Mediante la aplicación de un Mentefacto conceptual se logro contextualizar en forma
clara y lógica el concepto de Archivística, especialmente cual es la importancia de los
archivos, estableciendo un parámetro sobre la apreciación de los mismos. Explotando
el conocimiento adquirido con la elaboración del esquema mental.
Como se ha visto hasta ahora los profesionales de la información somos los que tene-
mos la mayor responsabilidad en el desarrollo de la ciencia de la Información y lógica-
mente de la Archivística, eso repercutirá en la realización de mejores procesos relacio-
nados con la conservación y custodia de la documentación.
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BBBIIIBBBLLLIIIOOOGGGRRRAAAFFFÍÍÍAAA
Arango Thomas, Bertha Lucia, “Gestión electrónica de documentos”, Scientia et Técnica, vol. 07, No. 15, Pereira, Marzo 2001, p. 121-127
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