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ARCHIVOS DIGITALES
ACTIVIDAD 1
DOCENTE
YILBERT ANDRÈS MARTÌNEZ CASTILLO
GUERTHY YOLIMA COLMENARES PINILLA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARCHIVOS DIGITALES
BOGOTA, D.C 2014
INTRODUCCIÒN
Las Nuevas Tecnologías de la Información y su acelerado avance han logrado
un cambio elemental en las Unidades de Información, Archivos, Bibliotecas,
Centros de documentación, entre otros. Antes de su llegada el documento
válido era el que se hallaba en un soporte físico, preferiblemente papel, pero
con los rápidos cambios que ha logrado la sociedad el uso de la tecnología ha
llegado hasta los documentos, transformando la función de las Unidades de
Información de simples custodias de documentos a procesadoras y difusoras
de información.
De esta manera los Archivos y Bibliotecas se han renovado y con ellos los
documentos que los conforman, el papel ha ido perdiendo importancia y ahora
es el documento digital el que está acaparando la atención de la sociedad, este
se hace más cómodo, pues permite almacenar información en menos espacio,
favorece la consulta y manipulación multiusuario y otras ventajas que poco a
poco iremos conociendo.
OBJETIVO GENERAL
Familiarizarnos con un gran número de conceptos relacionados con las
Unidades de Información y su adaptación a las Nuevas Tecnologías de
la Información.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Comprender el significado de un archivo digital.
Identificar las diferencias entre Archivos y Bibliotecas.
Reconocer la importancia de los Archivos digitales en la sociedad.
Identificar los tipos de documentos digitales.
ARCHIVOS DIGITALES
ACTIVIDAD 1
ARCHIVO
Unidad de Información que reúne, conserva y dispone los documentos
generados en forma natural por una entidad, grupo o persona en ejercicio de
sus funciones. Estos son parte fundamental de los recursos de información de
una entidad, país.
Los documentos pueden hallarse en cualquier soporte y forma.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Son importantes para la administración la, investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y
la consolidación de la identidad nacional, ya que son prueba testimonial de
todas las actuaciones de los individuos, sirven como prueba fehaciente de los
hechos y son memoria viva de la humanidad.
CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO PÚBLICO: Tomando la definición establecida en el ACUERDO 27
de 2006 es el “Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas”.
ARCHIVO PRIVADO: Teniendo en cuenta la definición dada por el ACUERDO
27 de 2006 el archivo privado es el “Conjunto de documentos producidos o
recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo
de sus funciones o actividades”.
ARCHIVO TOTAL: Constituye el ciclo vital del documento, el control y
seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases
de formación de los archivos, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
histórico.
ARCHIVO DE GESTIÒN
• Archivo que esta en constante uso y consulta.
ARCHIVO CENTRAL
• Archivo que aunque sigue vigente su consulta no es muy frecuente.
ARCHIVO HISTÒRICO
• Archivo que resguarda los documenos con valores secundarios y su conservaciòn es permanente.
BIBLIOTECAS
La biblioteca es una Unidad de Información encargada de la adquisición,
descripción, análisis, servicios y difusión de la información.
La biblioteca selecciona lo que otros editan de acuerdo con los objetivos
concretos que deben cumplir, con el fin de crear y disponerlos a los usuarios,
ordenados de acuerdo a un sistema y políticas normalizadas.
FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA
FUNCIÓN FORMADORA
El apoyo a la educación es la principal razón para que existan bibliotecas
escolares y universitarias: Pero la biblioteca pública también cumple con el
objetivo de educar; bien sea porque colabora con el sistema educativo,
atendiendo a necesidades puntuales de información, o porque por sí misma es
formadora de la gente a la que atiende.
FUNCIÓN DE CUSTODIA
La preservación y conservación de los impresos y otros documentos es un
asunto común para cualquier tipo de biblioteca.
FUNCIÓN RECREATIVA
El entretenimiento puede considerarse una segunda función de las bibliotecas,
ya que los libros y demás recursos deben ser servidos para "el interés,
información y satisfacción de cuantas personas integran la comunidad a la que
sirve la biblioteca".
FUNCIÓN SOCIAL
La biblioteca es un lugar de encuentro social; no sólo por organizar actividades
que requieren la presencia de personas en grupo, sino por ser lugares donde
se está bastante tiempo y en compañía de otras personas.
SISTEMAS BIBLIOTECARIOS
Sistemas de información que permiten el acceso a documentos primarios
“libros, revistas, informes, tesis, etc.”
TIPOS DE BIBLIOTECAS
BIBLIOTECAS INFANTILES
Bibliotecas para los más pequeños. Allí se inicia el acercamiento al mundo del
libro y la lectura.
BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Bibliotecas de la comunidad. Sin lugar a dudas la Biblioteca pública adquiere
un papel relevante en la sociedad ya que no solo es una unidad de información
destinada al depósito y conservación de la información, sino que también con el
pasar del tiempo y por necesidad se ha ido transformando en un elemento
activo dentro de las comunidades lo que le obliga a integrarse con las
instituciones y grupos que hacen parte de ella y a trabajar conjuntamente para
la difusión del conocimiento y favorecer el desarrollo social
BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS
Bibliotecas diseñadas para atender a un tipo de usuario especifico, ofrece
servicios y recursos de información de un area del conocimiento.
BIBLIOTECAS ACADÉMICAS
*BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS: Bibliotecas que ofrecen recursos y
servicios para apoyar programas académicos, atendiendo a las necesidades de
información a la comunidad universitaria.
*BIBLIOTECAS ESCOLARES: Es un instrumento de desarrollo del currículo
escolar y permite el fomento de la lectura propiciando en los alumnos la
formación de hábitos de lectura como vía que posibilita el logro de los
objetivos educativos.
DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS
BIBLIOTECAS
ARCHIVOS
OBJETIVOS
Apoyar las actividades de docencia, investigación y difusión de la cultura dentro de la institución a la cual pertenece.
Todas las entidades, organizaciones y empresas tienen su propia historia, la conservación de la información que expresa los distintos aspectos de la vida de dichos entes, es el objetivo del archivo, con el propósito de organizarla y difundirla, garantizando el acceso de los ciudadanos.
MANEJO DOCUMENTAL
Documentos unitarios: Libros, ensayos, tesis, memorias, enciclopedias, mapas. Publicaciones seriadas: Revistas, periódicos, boletines. Bibliografías: Nacionales, internacionales, primarias. Catálogos de bibliotecas: Impresos, ficheros. Diccionarios, Tesauros, Tablas estadísticas
Documentación producida o recibida por la entidad o persona a la cual pertenece.
USUARIOS
Por la actividad a la cual se dedican: Investigadores, profesionales y técnicos, estudiantes. Por el tipo de información solicitada: Información precisa, información general. Por el conocimiento de los servicios de información y su uso: El que sabe el tema y conoce los medios, el que sabe el tema pero desconoce los medios, el que no sabe lo que
Persona o grupo de personas que recibe o utiliza información del archivo en su trabajo científico o práctico, generalmente pertenecientes a la misma entidad productora o receptora de los documentos.
necesita y desconoce los medios. Por la actitud: El autosuficiente, el que no le gusta divulgar el objeto de su trabajo, el que desconfía de la ayuda de un tercero y el que duda de la intervención de otra persona.
BASES DE DATOS
Dan la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información en muy poco espacio facilitando la recuperación precisa y rápida de dicha información, a continuación menciono algunas de las más usadas:
academic search complete acm digital library
Permiten la administración integral de toda la documentación generada, cubriendo procesos como manejo de archivo, correspondencia, digitalización de documentos físicos y el tratamiento de la información electrónica. GESTASOFT, DOCUMENTTA, SADE.NET
ASPECTOS TECNICOS
Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos: Escoger materiales adecuados y útiles para la institución. Catalogación: Registro de información descriptiva de un documento. Clasificación: Agrupar los libros por asunto o materia. Almacenamiento: Disposición física de los libros para conservados y que puedan ser consultados fácilmente.
Organización documental: Actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos como parte integral de los procesos archivísticos. Difusión de información a través de diversos mecanismos.
LOS DOCUMENTOS DIGITALES
Los documentos digitales son el resultado del proceso de conversión de una
señal analógica en una representación digital.
El documento digital debe cumplir con las siguientes características:
Autenticidad: Propiedad de que las características originales del documento
prevalezcan a lo largo del tiempo.
Fiabilidad: Se refiere a la capacidad de un documento para ser prueba
fidedigna de un hecho o actuación.
Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado de los
documentos.
Disponibilidad: Propiedad de que la información sea accesible y utilizable
cuando de ella se requiera.
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
*CARÁCTER INTERACTIVO
Se refiere a la posibilidad que tienen los usuarios para interactuar directamente
con el contenido que los documentos le ofrecen, en este caso el usuario puede
ingresar comentarios, modificar o agregar contenidos, así como también la
posibilidad que tiene de cambiar el aspecto del documentos, entre otras.
*CARÁCTER MULTIMEDIATICO
Esta es la posibilidad de integrar múltiples medios informativos en un solo
documento, por ejemplo texto, imágenes fijas o en movimiento, sonido,
* CARÁCTER HIPERTEXTUAL
Es la opción de buscar y recuperar la información mucho más rápidamente, ya
que en el documento digital no hay que leer todo un libro para encontrar la
información deseada sino que se puede recuperar por frases o palabras
especificas e ir de un lugar a otro dentro del documento.
* CARÁCTER OMNIACCESIBLE
A los documentos digitales se puede acceder desde cualquier lugar y por varios
usuarios a la vez a través de una red, se supera la limitación existente con el
documento tradicional ya que este podía ser consultado en un sitio específico y
por una persona a la vez.
POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL
Las nuevas tecnologías de la información y sus constantes mejoras han
contribuido al desarrollo de las Unidades de Información y así mismo a la
búsqueda de soluciones que permitan garantizar un almacenamiento,
procesamiento, búsqueda y recuperación de la información de una manera más
ágil y oportuna. No se puede decir que el camino ha sido fácil ya que aún se
experimentan diferentes miedos.
Estos miedos han ido desapareciendo gracias a las ventajas que la tecnología
y en especial el documento digital ofrecen a sus productores, usuarios y
comunidad en general, a continuación mencionaremos algunas:
Aumenta la capacidad de almacenamiento.
Búsqueda y recuperación de información de una manera más ágil y
oportuna.
Distribución en red.
Consulta multiusuario.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de usuarios.
CONCLUSIONES
Los documentos digitales significan oportunidades de mejoras para un mundo
cambiante y con nuevas necesidades de información, es importante reconocer
sus grandes ventajas y las posibilidades que estos pueden ofrecernos como
profesionales de la información y nuestro desempeño profesional.
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