Arqueo del Depósito abierto de BIBHUMA 2006
Lic. Marcela Fushimi
Bib. Doc. Mariana Pichinini
Introducción
Durante los días 2 a 4 de enero y 1 y 2 de febrero de 2006 se realizó una revisión general (arqueo) del fondo
bibliográfico existente en el Depósito Abierto de BIBHUMA que consistió en el chequeo de existencias
estantecatálogo utilizando los códigos de barra impresos en las etiquetas de los libros.
La revisión anterior se había realizado en febrero de 2004, coincidentemente con la implementación de un
nuevo sistema de codificación de los libros con etiquetas de códigos de barra, proceso descripto ampliamente
en el Informe presentado a las autoridades de la FAHCE en su momento1.
El hecho de contar con este sistema permite que un arqueo se transforme en una tarea ágil, rápida y exacta,
dado que su realización consiste en tres pasos que pueden programarse para su posterior automatización:
Paso1: Lectura secuencial de los códigos de barra de cada libro, mediante un lector o colector de datos, que
conectado a una PC almacena en un archivo los números de inventario de los libros que están presentes en
el estante, en el momento de la revisión.
Paso2: Generación de un listado de los libros que deberían estar presentes en el estante, en ese mismo
momento, éstos son todos aquellos con ubicación de Depósito abierto, excluyendo aquellos actualmente
prestados, retirados por deterioro y marcados como extraviados.
Paso3: Chequeo de ambos listados y obtención de la lista de obras faltantes del estante en el momento de la
realización del arqueo.
En esta oportunidad, el arqueo se realizó sobre 27585 libros ubicados actualmente en el Depósito Abierto de
BIBHUMA (31% del total del fondo bibliográfico), cuyo acceso es de estantería libre y abierta a todos los
usuarios. Es sabido que para realizar esta tarea se requiere que la actividad de la biblioteca sea mínima, y por
esa razón, los arqueos se realizan en forma anual o bianual, y en épocas de receso o de baja actividad. A
continuación se describe la metodología utilizada, los resultados obtenidos y las conclusiones y líneas de
acción resultantes.
1 Control de inventario y etiquetado con códigos de barra de los libros del depósito abierto de BIBHUMA: Informe elaborado por
Marcela Fushimi. – Mayo 2004. – Versión WEB disponible en
http://www.bibhuma.fahce.unlp.edu.ar/documentos/Informe_revision2004.htm
Metodología
Se formaron dos grupos de trabajo por turno que utilizaron los lectores de código de barra del sistema de
préstamo para leer las etiquetas de los libros y extraer los inventarios a un archivo de texto, tarea que
demandó aprox. 80 hs y se realizó en 5 días, con la intervención de distintos empleados:
Días trabajados Grupo 1 Grupo 2
2 de enero Gustavo Parente Mariana Gaona
3 de enero Gustavo Parente Mariana Gaona
4 de enero Mónica Pené/Gustavo Parente Mariana Gaona/Gustavo Parente
1 de febrero Mónica Pené/Victoria Vázquez (TM)
Mariana Gaona/Josefina Mallo (TT)
Silvana Fiorini/ Alejandra Riedel (TM)
Sabrina Navarro/Karina Presta (TT)
2 de febrero Laura Caminotti/Alejandra Riedel (TM) Silvana Fiorini/Mónica Pené (TM)
La tarea realizada por los grupos consistió en:
• Colocación de seis estantes de libros por vez en los carritos transportadores, sin alterar su orden.
• Transporte de los carritos hasta las computadoras
• Uso de los lectores para recolectar los códigos de barra de las etiquetas de cada uno de los libros
retirados del estante – el código recolectado (número de inventario del libro) se almacena
automáticamente en un archivo.
• Reubicación y ordenamiento de los libros en su lugar y repetición del procedimiento para los estantes
subsiguientes, hasta finalizar la lectura de todos los libros del Depósito abierto.
Una vez finalizada la tarea de los grupos, se realizó el proceso de reunión, procesamiento y chequeo con el
catálogo, a cargo de Mariana Pichinini, que consistió en:
• Revisión y reunión de los archivos resultantes obtenidos por cada grupo una vez finalizado el chequeo,
en un único lugar. Generación de listado de libros existentes en el Depósito abierto al 222006 (Lista
1)
• Generación de un listado de números de inventario de los libros prestados al 222006 (se asume que
esos libros, si bien no están presentes en el momento de la revisión, son libros existentes y disponibles
para su uso) e incorporación al archivo de los inventarios colectados del estante (Lista 1)
• Generación de un listado con los números de inventario correspondientes a los libros del Depósito
Abierto, según lo registrado en el Catálogo de libros, eliminando previamente de la búsqueda aquellos
ya marcados como extraviados o fuera de circulación por deterioro con anterioridad (Lista 2)
• Contrastación de ambas listas: Lista 1 (libros presentes al 222006) y Lista 2 (libros que deberían
estar presentes en la estantería al 222006). Para esto se usan programas utilitarios que permiten
manipular los datos.
• Generación e impresión del listado de libros correspondientes a los inventarios faltantes (Lista 3)
• Nuevo chequeo en el estante, esta vez del listado de faltantes, para detectar errores como: lecturas
erróneas o fallidas del colector, libros existentes pero no detectados por estar mal ubicados en el
momento de la revisión (otros depósitos, área de procesos técnicos, etc), obras retiradas por deterioro
sin marcar en el catálogo, etc.
• Depuración del listado y confección del listado definitivo de obras faltantes (Lista 4)
• Registro de las obras faltantes en el Catálogo de Libros (inclusión de una marca que muestra la
leyenda “Extraviado” en el registro de cada una de las obras faltantes)
Finalmente el listado definitivo se remitió a todo el personal para posibles identificaciones de casos, y se
procedió a la redacción del presente informe.
Resultados obtenidos
El siguiente cuadro y gráfico muestra los resultados obtenidos luego del proceso de chequeo y revisión, y su
comparación con los obtenidos en 2004:
Año 2006 (período Año 2004 (periodo
20042005) 19952003)
Libros existentes en el estante según el Catálogo
(Lista 2)
27585 100% 28370 100%
Libros encontrados en el estante con la revisión
(Lista 1)
27467 99,57% 27028 95,3%
Obras faltantes según la primera revisión (Lista
3)
118 0.4% 1342 4,7%
Obras faltantes – lista final depurada (Lista 4) 55 0,2 % 1259 4,4 %
Promedio de obras pérdidas por año 27,5 0.09 % 139,8 0.4 %
Como primer apreciación, se observa claramente una importante reducción en la cantidad de obras faltantes,
en relación con el arqueo anterior, si bien lo faltante en 2004 corresponde a un período de 9 años, mientras
que el período evaluado ahora fue de 2 años, se pasó de un promedio de casi 140 a 27,5 obras
extraviadas por año.
En cuanto a las áreas temáticas a las que pertenecen los libros faltantes, la tabla siguiente muestra la
cantidad de ejemplares extraviados por tema y su porcentaje sobre el total de obras perdidas, también se
incluyen los datos del arqueo 2004 para comparación.
TemasFaltantes
2004%
Faltantes
2006%
Filosofía 229 18,2% 4 7,3%
Educación física 146 11,6% 4 7,3%
Psicología 108 8,6% 1 1,8%
Literatura argentina y latinoamericana 90 7,1% 5 9,1%
Ciencias sociales 73 5,8% 3 5,5%
Educación 69 5,5% 0 0,0%
Historia 61 4,8% 7 12,7%
Literatura española 61 4,8% 5 9,1%
Literatura sajona (Inglaterra, Irlanda, USA) 60 4,8% 7 12,7%
Lenguas y lingüística 56 4,4% 4 7,3%
Literatura europea (Alemania, Francia, Italia) 52 4,1% 8 14,5%
Artes y estética 49 3,9% 2 3,6%
Ciencia, cultura, bibliotecología y obras de referencia 42 3,3% 0 0,0%
Literatura 38 3,0% 0 0,0%
Literatura latina, griega, y de otros países 34 2,7% 0 0,0%
Depósito 30 2,4% 0 0,0%
Geografía y biografías 24 1,9% 0 0,0%
Ciencias aplicadas 15 1,2% 2 3,6%
Ciencias puras 11 0,9% 2 3,6%
Religión 11 0,9% 1 1,8%
TOTAL 1259 100,0% 55 100,0%
Debe tenerse muy presente en esta comparación el hecho de que las cantidades registradas
corresponden, para el año 2004 a un período de 9 años, siendo que las de 2006 corresponden a un
período de 2 años.
Teniendo en mente ese contexto, igualmente se observan grandes diferencias según las áreas temáticas: en
2004 las clases que registraron mayor pérdida fueron Filosofía, Educación física, Psicología y Literatura
argentina, siendo que en esta oportunidad, las clases que registran mayor porcentaje de obras faltantes
corresponden al área de letras: Literatura europea, sajona, española, argentina y latinoamericana y
lingüística, seguido luego por Historia. Este análisis nos permite determinar a qué clases debemos prestar
mayor atención, tanto para la reposición futura de materiales como para monitorear y prevenir mayores
pérdidas en esas áreas.
Conclusiones
Si bien los resultados alcanzados en el arqueo anterior habían mostrado un nivel de pérdida preocupante, los
resultados actuales se acercan mucho más a un valor “normal”, en el sentido de que se asume como normal
un nivel mínimo de merma que es aceptable en las colecciones de bibliotecas universitarias ubicadas en
acceso abierto. En este sentido, pareciera ser que las acciones llevadas a cabo a partir de 2005 para revertir
esta situación tuvieron el efecto deseado, entre ellas:
1. Amplia difusión del informe elaborado a partir del Arqueo 2004, con el desarrollo de una campaña de
concientización sobre la importancia de cuidar y mantener entre todos las colecciones de la Biblioteca:
Afiches del Programa Apadrine un libro ubicados en las Salas y áreas de acceso a la Biblioteca,
Vitrina de exhibición de obras deterioradas y mutiladas por los usuarios, Afiche Seamos amables con
los libros y Causas, Solapa con información sobre los cuidados a tener en cuenta, Sitio WEB del
Programa Apadrine un libro, etc.
2. Incorporación de este tema en los contenidos de los cursos básicos de formación de usuarios que
BIBHUMA dicta, para fomentar la cultura del cuidado de las colecciones y generar conciencia al
respecto
3. Modificación de las Normas de Acceso a la Sala Parlante, aumentando los controles de ingreso y
egreso de los usuarios.
4. Elaboración de un procedimiento interno para la realización periódica de reclamos de libros no
devueltos, y la correspondiente aplicación de las sanciones que correspondiesen en cada caso para
los lectores morosos.
No existe un estándar utilizado y aceptado claramente en las normas internacionales. Los estándares
chilenos2 hablan de un nivel de merma aceptable del 3% anual, lo que además de ser una cantidad altísima,
sugiere que se estaría incluyendo en el concepto de “merma” a cuestiones como: obras descartadas por
deterioro o por distintos motivos, obras recibidas pero no ingresadas a la colección, además de la pérdida que
pudiera registrarse por desaparición de libros de las estanterías abiertas. Comparado con ese nivel, nuestro
0,09% de pérdida anual sería bajísimo en relación a eso, y también lo fue en el período anterior (0,4%).
En nuestro ámbito, BIBHUMA es una de las cuatro bibliotecas de Facultades de la UNLP (de 16 Facultades
en total), y la primera, en disponer de colecciones en acceso abierto desde 1995, por lo que no existen aún
experiencias similares que puedan compararse con la nuestra. El temor a la pérdida de obras y las reticencias
2 Estándares para bibliotecas universitarias chilenas. Consejo de Rectores de Universidades Chilenas, 2ªed., 2000.
de los bibliotecarios con respecto a los problemas de desorden del material en un sistema de estantería
abierta sigue siendo la principal causa por la cual las Bibliotecas se resisten a la implementación de este
sistema.
A nivel nacional también existen resistencias en algunos lugares, aunque hay una tendencia creciente en las
bibliotecas universitarias para fomentar el libre acceso a los estantes, y existen algunas pocas experiencias
difundidas de arqueos realizados con metodologías y resultados obtenidos similares a lo nuestro3.
A partir de estos resultados y de la experiencia obtenida, se plantean las siguientes líneas de acción para el
período 20062007:
• Profundización de la campaña y de las acciones de difusión y concientización de la comunidad
académica de la FAHCE, para lograr una amplia participación y compromiso de todos los actores del
sistema en el desarrollo, preservación y cuidado de nuestras colecciones: amplia difusión del presente
informe a través de su publicación WEB, presentación ante el HCA y ámbitos de gestión, difusión
pública, etc.
• Revisión de los listados de obras perdidas y deterioradas, en colaboración con especialistas de cada
temática, para determinar un listado básico de obras a reponer en cada disciplina
• Realización de una campaña específica, a través del Programa Apadrine un libro, para obtener fondos
para reponer aquellas obras que se detecten como básicas e imprescindibles para nuestra Biblioteca,
en conjunto con los Departamentos docentes, los Centros e Institutos de Investigación y el Centro de
Estudiantes o Comisiones de Alumnos de cada carrera.
• Evaluación y selección gradual del núcleo básico de obras imprescindibles y muy usadas en cada
carrera (de las cuales sólo se dispone de un único ejemplar en muy pobres condiciones de
conservación e imposible de reponer) para programar la realización de copias de preservación
digitales, que permitan brindar acceso a esas obras, evitando su destrucción física.
3 3 Dos experiencias concretas que han sido difundidas a través de listas de interés nacionales son: la de la Biblioteca de la UADE :
Control Automatizado de Inventario II: Sistema de Gestión de Calidad, Análisis de Casos, presentación realizada el 2 de junio de
2005 en la Universidad Argentina de la Empresa, texto disponible en http://www.clacso.org.ar/reciaria/ciclo/document_view , y la de
la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Villa María: Indice de seguridad, presentación realizada en el 10ª Encuentro de
bibliotecas Universitarias realizado en el marco de la 38ª Reunión Nacional de ABGRA, abril 2005, texto disponible en:
http://www.abgra.org
• Mejoramiento de la metodología de control de inventario y revisión, para planificar y organizar la
realización de arqueos anuales automatizados, que impliquen el menor esfuerzo posible de tiempo y
personal de la Biblioteca en ello.
Finalmente en Anexo se incluye el listado definitivo de las obras faltantes, las cuales se continuarán buscando
y una vez establecida su pérdida definitiva, serán dadas de baja de la colección e incluidas en el Programa
Apadrine un libro.
Anexo Listado completo de los libros extraviados
Inv. Sig. Lib Tomo Fecha Título Autor
32026 141.32 LEF 1993 Nietzsche Lefebvre, Henri
32638 159.964.2 FRE 19
199019
91 Obras completas Freud, Sigmund
32686 168 KUH 2002
La estructura de las revoluciones
científicas Kuhn, Thomas S.
63373 1[Deleuze] DEL 1988
Mil mesetas : Capitalismo y
esquizofrenia Deleuze, Gilles ; Guattari, Félix
06724 2[Maritain] MAR 1980
El orden de los conceptos :
Lógica menor [Lógica formal] Maritain, Jacques
23823 21 KOL 1976 Religion Without God Kolenda, Konstantin
32947 316 BEN 1979 Max Weber Bendix, Reinhard
32927 321.64 POU 1979 Estado, poder y socialismo Poulantzas, Nicos
80677] 340.12 BEN 1981
Tratados de legislación civil y
penal Bentham, Jeremías
65159 552.5 POM 1969 Las rocas sedimentarias Pomerol, Charles ; Fouet, Robert
30704 572 RIN 1988
Bases de sistemática
antropológica : Comunicación
creencias Ringuelet, Roberto
93227 612.8 KAN 2003 Neurociencia y conducta
Kandel, Eric R. ; Schwartz, James H. ; Jessell,
Thomas M.
38480 627.8 COM 2 1962
Informe técnicoeconómico
financiero Comisión Técnica Mixta de Salto Grande
92642 725.74 CUS 1979 Piscinas Cusa, Juan de
34630 796.015 PLA
[ca.199
6] La adaptación en el deporte Platonov, Vladimir Nikolaievich
92846 796.015 BER 2000
Preparación física total : Las
cualidaes físicas. Beraldo, Stelvio ; Polletti, Claudio
31891 796.32 CON 1974 Folleto técnico Confederación Argentina de Voleibol
36287 796:612 LOP 1995 Fisiología del ejercicio
López Chicharro, José ; Fernández Vaquero,
Almudena
23925 7[82] CIE 1960 150 años de arte argentino
35838 802.05 CRE 1985 The Borzoi Handbook for Writers Crews, Frederick ; Schor, Sandra
34271 802.056 BLU 1982 Function in English
Blundell, Jon A. ; Higgens, Jonathan ;
Middlemiss, Nigel M.G.
20679 806.0:37 BRA 1985
Expresión oral y escrita :
Métodos para primaria y
secundaria Bratosevich, Nicolás ; Rodríguez, Susana C.
33648 807.15 GOÑ 1954
Gramática latina : Teórico
práctica Goñi, Blas ; Echeverría, Demetrio
86388 8201.09 BUS 1967
Science and English poetry : A
Historical sketch, 15901950 Bush, Douglas
87195 82031 WOO 1972 The Waves Woolf, Virginia
34377 82031 DOY 1994
The Valley of Fear : A Sherlock
Holmes Novel Doyle, Arthur Conan
34380 82031 DOY 1994 The Sign of the Four Doyle, Arthur Conan
81405 82034 MAL [19]
The Coming of Arthur : Malory's
Morte Darthur Malory, Sir Thomas
23260 820[73].1 FER Antología poética Ferlinghetti, Lawrence
90249 820[73].4 LYO
The Centrality of Hart Crane's the
Broken Tower Lyon, Melvin E.
35192 840 VER 1944
Obras completas : En prosa y
verso Verlaine, Paul
36213 84031 PER 1997 El secuestro Perec, Georges
24397 84032 MER 1940 Mateo Falcone y otros cuentos Mérimée, Prosper
76102 8404 BAT 2005 El erotismo Bataille, Georges
48273 84082 FLA [199] Un corazón simple Flaubert, Gustave
24074 840.1 LEI Haut mal Leiris, Michel
40032 85032 BAS 2001
La gata cenicienta y otras fábulas
de Lo cunto de li cunti Basile, Giambattista
40023 85093 PIT 2001
Cuentos de la Isla de las
Nuragas^oHistorias de Elisa y de
Prisca cuando eran pequeñas Pitzorno, Bianca
08862 8601.09 MAR 1996
Marcar la piel del agua : La
autorreferencia en la poesía
española contemporánea
Ferrari, M. ; Ferreyra, M. ; Romano, M. ;
Scarano, L.
91748 860.2 VAL 17A Obras completas Valle Inclán, Ramón María del
91749 860.2 VAL 17B Obras completas Valle Inclán, Ramón María del
91893 860.3 VAL 31 Crítica literaria Valera y Galeano, Juan
91894 860.3 VAL 33 Crítica literaria Valera y Galeano, Juan
14174
860[821.2].
09 TAR 2002
Crónicas de una ciudad :
Historias de escritores vinculados
a La Plata Tarruella, Ramón D.
67013 860[82]1 BAL 1998 Confines Ballina, Osvaldo
36305 860[82]31 ARL 2001 Los siete locos : Novela Arlt, Roberto
36304 860[82]31 ARL 2003 Los lanzallamas Arlt, Roberto
39059 860[82]32 COR 1956 Final del juego Cortázar, Julio
03716
930.85:94/
99 HUI 1946
El concepto de la historia y otros
ensayos Huizinga, Johan
26828 943.0 ENG 1971
Las guerras campesinas en
Alemania Engels, Friedrich
03643 946.0 BEN 1984
Inquisición española : poder
político y control social Bennassar, Bartolomé
27765 982 BEL San Martín y Belgrano Belgrano, Mario
67303 982 COO 1972
Apuntes para la militancia :
Peronismo crítico Cooke, John W.
50185 982.08 SIE 1984 Lisandro de la Torre y los Siegler, Pedro
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