Auditoría AdministrativaLuis Valeriano Ortiz
CAPÍTULO I: MARCO TEORICO DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA
CONTENIDO
MARCO TEÓRICO DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA
A. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓNB. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Planeamiento2. Organización3. Dirección4. Coordinación e integración5. Control
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Según el Autor…La administración es una ciencia social de principios , normas, procesos técnicos , que orienten al ámbito empresarial , posibilitando una racionalización de recursos humanos , materiales, financieros , tecnológicos, a través del desarrollo de los elementos básicos de la administración para lograr eficacia y rentabilidad en la gestión empresarial.
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Planeamiento
Organización
Dirección
Coordinación e integración
Control
Es un proceso técnico que fija políticas , objetivos ,
metas y estrategias alcanzables , establece medios
como : métodos , procedimientos y programas con
el propósito de alcanzar los fines empresariales.
PLANEAMIENTO1
Tener una idea sobre lo que se va a
hacer
Saber los pasos que
son necesarios dar para
lograr resultados
Determinar obstáculos
que se opondrán al
éxito y vencerlos
Contar con el elemento
más valioso para el control
posterior
Planeamos para …
Seguir un camino lógico en la ejecución de un proyecto
Mantenernos informados sobre los progresos alcanzados
Hacer los ajustes necesarios
Descubrir errores antes de la ejecución
Plan preparado para sufrir modificaciones obligadas por el cambio
Debe ser flexible
Un buen plan nos permite …
Elementos de un
Plan
Caracterización de la
problemática
Lineamientos de la Política Objetivos
Metas Estrategias
Programación de actividades
y su calendarizació
n
Es el establecimiento de funciones ,
estructuras cargos y procedimientos
que orientados al ámbito empresarial
posibilitan la racionalización de los
recursos, para lograr eficiencia,
eficacia y economía en la gestión,
contribuir al desarrollo de
planeamiento estratégico y lograr que
las personas rindan más en grupo que
individualmente
ORGANIZACIÓN2
Una adecuada definición de dirección es la función ejecutiva de guiar y supervisara los subordinados , su propósito principal es enseñarles , darles la información necesaria para sus labores, revisar los trabajos, sus métodos y tomar la acción que permita su mejor realización.
Dirigir es sinónimo de mandar, dar ordenes , tomar decisiones. Las ordenes llevan implícitas las decisiones tomadas que se transfieren de jefes a colaboradores a través de la unidad de mando.
DIRECCIÓN3
La coordinación es la sincronización de acciones y criterios entre dos o mas personas para lograr entendimiento mutuo o cohesión de esfuerzos con el propósito de armonizar el desarrollo de las actividades de un organismo
La comunicación presupone un movimiento de ideas de doble sentido como única forma de generar
entendimiento
El vehiculo de la coordinación es la comunicación
La reunión es el medio mas generalizado para coordinar actividades
COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN4
Desde el punto de vista de la Jerarquía
Horizontal
Vertical
Transversal
Clases de Comunicación
Externa Interna
Desde el punto de vista de los destinatarios
Clases de Comunicación
MímicaEscritaVerbal
Formas de Comunicación
El control consiste en comprobar o verificar si el desarrollo de las acciones programadas se cumple de acuerdo a lo previsto en los planes. Incluye también la interpretación de resultados, así como el uso de medidas correctivas con las cuales se podrán realizar ajustes a fin de lograr con mayor eficacia el logro de metas y objetivos fijados. Comprobar que los planes se estén ejecutando de acuerdo a
lo previsto Regular la marcha de esos planes en el tiempo y calidad
CONTROL5
Mecanismos de Control
Fijación de Estándares• Aquellos que la autoridad establece y fija
como regla para medida de cantidad, peso, extensión
• Aquello que es establecido por la autoridad, costumbre, consenso criterio o prueba
Evaluación de rendimiento• Juzgar en cuanto a calidad• Valoración de un actuación como
resultado de comprobación
Normalmente no es deseable el 100% de control, pues resultaría poco
practico y muy caro. El control optimo no esta dado por el mayor porcentaje de control, sino por el Mejor control posible al menor costo (en dinero
y esfuerzo)
Control Optimo
Control Por
Excepción
Presupone la existencia de estándares que fijan un limite superior e inferior
entre el cual puede considerarse NORMAL el rendimiento y solamente
se controla lo anormal, es decir aquello que sale de los limites
tolerables.
CAPÍTULO III: MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA
CONTENIDO
MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA
1. PRESENTACIÓN2. BREVE RESEÑA DE LA EVOLUCIÓN DE LA AA3. CONCEPTOS DE AUDITORÍA4. CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA
4.1. Conceptos de Auditoría Administrativa4.2. Conceptos de Auditoría Financiera4.3. Conceptos de exámenes especiales4.4. Conceptos de control4.5. Conceptos modernos de auditoría orientados a otras disciplinas
5. CONCEPTO DE AUDITORÍA EXTERNA6. CONCEPTO DE AUDITOR7. CONCEPTO DE AUDITOR INTERNO Y AUDITOR EXTERNO
Ω Ligada con el desarrollo del pensamiento administrativo.
Ω Dos etapas muy marcadas:
– La era pre-científica.
– La era científica:
F. Taylor (Principios de la Administración científica)
H. Fayol (Administración industrial y general), considera el
control como último elemento del proceso administrativo.
BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Siglo XII• Comerciantes individuales Organizaciones
sociales
Primera Guerra Mundial• Producción orientada a la fabricación de
material bélico, genera el surgimiento de supervisar contratos y el movimiento contable-financiero.
Década del ’40• Creación de organismos financieros
internacionales y mecanismos de control financiero-administrativo.
A partir de 1960• Desarrollo de empresas privadas y públicas
motivan la necesidad de crear un sistema de control financiero y operativo, incremento de las FCA.
Décadas de los ‘80 y ’90• Modernización del sector empresarial, se
afianza la auditoría administrativa.
AUDITORÍA
Auditoría interna
Auditoría administrativa
Auditoría financiera
Exámenes especiales
Control
Auditoría orientada a otras disciplinas
Auditoría externa
Auditor
Interno
Externo
CONTENIDO
Auditar: escuchar.
Auditar: necesidad de buscar causas y efectos. Auditoría: examen objetivo y sistemático de operaciones financieras y administrativas, realizado por profesionales con posterioridad a su ejecución, con el fin de evaluarlas, verificar y elaborar un informe que contenga observaciones, conclusiones, recomendaciones y su respectivo dictamen.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA
1. Andrés Suárez Suárez. La moderna auditoría – análisis conceptual y metodología. 1992. 2. Francisco Sánchez Alarcón. Programas de auditoría. 1991.
Según algunos autores:
El término auditoría ha ido evolucionando de lo simple a lo complejo (…) Viajando desde el mundo latino al mundo anglosajón y de ahí retornando al mundo latino (…) se utiliza hoy en día, para designar toda actividad de control a posteriori de la actividad económica - financiera.1
Examen sistemático de los libros y registros de un negocio, verifica los hechos relativos a operaciones financieras e informa sobre estos (Montgomery).
Ciencia del análisis, comprobación y estimación de cuentas (Fernando Diez B.)
Examen metódico y ordenado de la contabilidad de una empresa, donde se comprueban las operaciones registradas para corregirlas (Andrés Montero).2
Examen de información por parte de una tercera persona, distinta de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su razonabilidad dando a conocer sus resultados para aumentar la utilidad que tal información posee.1
1. Carlos Slosse y otros. Auditoría un nuevo enfoque empresarial. 1990. 2. Flavio Palomino D. La Auditoría en la gestión empresarial. 1992. 3. Donald Taylor. Auditoría. 1994.
Examen crítico y sistemático de:• La dirección interna• Estados expedientes y operaciones
contables preparados anticipadamente por la gerencia.
• Los demás documentos y expedientes financieros y jurídicos de una empresa comercial.
• Los libros de contabilidad, comprobantes y demás registros de un organismo público, institución o corporación.2
Examen sistemático de las actividades de una organización en relación con objetos específicos, a fin de evaluar comportamientos, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción. 3
Actividad que tiene como objetivo examinar y evaluar adecuada y eficazmente los sistemas de control interno, preservando así el patrimonio de la entidad y la eficiencia de su gestión y propone a la dirección las acciones correctivas pertinentes.
El Instituto de auditores internos
Actividad independiente de evaluación de la organización, revisando su contabilidad, finanzas y otras operaciones base de la administración de la empresa.
El Instituto Americano de Contadores
El control interno, comprende a la organización en general y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la veracidad y realidad de su registro.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA
Auditoría Administrativa
• Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos, materiales y físicos.
Diccionario y manual de contabilidad y administración
• Examen constructivo de las operaciones de una entidad, efectuada con posterioridad a su ejecución, para establecer el grado de eficiencia de la implementación de las normas empleadas para la planificación, coordinación, dirección y control de los recursos disponibles utilizados para alcanzar las metas programadas y establecer las responsabilidades de los participantes en todos los niveles de la entidad.
William Leonard, 1991. Jorge Díaz Mosto, 1990.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Objetivos de la Auditoría Administrativa
De control
De productividad
De organización
De servicio
De calidad
De cambio
De toma de decisiones
Auditoría Administrativa,alcances y campo de aplicación
AlcancesCriterios de funcionamiento, Ámbito de operación, Tamaño de la empresa.
Desarrollo tecnológico, Nivel de desempeño, Trato a los clientes.
ÁREA DE INFLUEN
CIA
Campos de aplicación
Sector público• Centra su ámbito de aplicación en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.
Sector privado• Se tiene como base el tamaño de la empresa, el tipo de industria, la naturaleza de sus operaciones y el enfoque estratégico.
Sector social• Se aplica para evaluar aspectos como: promoción de derecho a la educación, vivienda, trabajo, salud y otros.
Auditoría de Estados Financieros
Examen de los registros contables, documentos sustentatorios, del sistema de control interno, mediante el conocimiento de los principios de contabilidad aceptados, de las normas de auditoría con el fin de emitir una opinión sobre razonabilidad o no de los estados financieros por el (los) periodo(s) terminado(s).
Auditoría, investigación de conceptos y procedimientos
Examen sistemático de los estados financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para determinar la observancia de los principios de contabilidad generalmente aceptados, de las políticas de la administración y de los requisitos fijados.
Jesús Hidalgo Ortega, 1990. Donald Taylor, 1991.
Examen de los libros,
comprobantes, otros documentos sustentadores de
los balances y estados
financieros de una empresa
para un periodo determinado.
CONCEPTOS DE AUDITORÍA FINANCIERA
J. R. Bellard (Instituto de auditores Internos Incorporados)
• Se realiza a pedido de la Gerencia de Operaciones con el fin de obtener una evaluación imparcial sobre algún problema específico.
Verificar y revisar una parte de las operaciones financieras-
administrativas-operativas efectuadas con posterioridad a su ejecución; con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe
que contenga las observaciones, conclusiones y
recomendaciones respectivas.
CONCEPTOS DE EXÁMENES ESPECIALES
• Organización 1
Es un proceso en el que la administración está capacitado para iniciar y regular la conducta de actividades para que sus resultados armonicen con las metas y expectativas sostenidas por esos grupos.
• El control de la administración 2
Es la función y parte del proceso administrativo, que consiste en asegurarse de que las operaciones que se realizan se encuentran cumpliendo los planes y objetivos previamente determinados.
• Sistemas de producción 3
Es la culminación natural de la planeación y el análisis, es la fase motora, la prueba, el estado de avance, es la etapa en donde la producción real se compara con la producción planificada.
• Contabilidad administrativa 4
Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficientemente, en función de los objetivos planeados por la organización.1. John Child, 1991. 2. Joaquín Gómez, 1990. 3. James Riggs, 1993. 4. David Noel Ramírez, 1994.
CONCEPTOS DE CONTROL
Auditoría de la cultura empresarial
• Es el acta de una actuación, el descubrimiento de puntos fuertes y puntos débiles, la orientación hacia acciones concretas.
• La auditoría sirve para orientar a las empresas a ver a la cultura como un activo específico y no como un mero contenido pasivo, autocomplaciente y egocéntrico.
Auditoría en informática
• El concepto de auditoría es amplio, no sólo detecta errores, es un examen crítico que se realiza con objeto de evaluar la eficiencia y eficacia de una sección o un organismo.
Maurice Thevenet, 1992. José Antonio Echenique, 1992.
CONCEPTOS MODERNOS DE AUDITORÍA ORIENTADOS A OTRAS
DISCIPLINAS
Proceso de evaluación sistemático, exhaustivo, crítico y detallado de un determinado sistema de una empresa. Se audita el sistema contable, la capacidad de financiación, RR.HH y cualquier otro aspecto de la unidad económica de la entidad. Realizada por personal
ajeno a la empresa.
CONCEPTOS AUDITORÍA EXTERNA
• El perfil genérico del auditor
a) El auditor no es un perito en todas las materias.
b) El Departamento de Auditoría está conformado por un pool polivalente de profesionales especializados.
c) El auditor debe tener formación profesional, con Posgrado y especializado en el sistema de control.
d) Debe contar con amplia experiencia profesional, a nivel de ejecutivo.
e) Debe acreditar solvencia moral y ética, en su trayectoria personal y profesional.
f) Debe guardar discreción profesional en su ejercicio.
CONCEPTOS DE AUDITOR
• Es un profesional con vínculo laboral con la empresa, donde efectúa labores de auditoría, independiente de cualquier otra función u actividad; con la autoridad y responsabilidad para efectuar auditorías internas y exámenes especiales en cualquier dependencia dentro de la misma entidad.
• Asiste a la gerencia en la evaluación del cumplimiento de las políticas y ejecución de las mismas.
• Tiene responsabilidad ante el directorio y la gerencia general.
• Su campo de acción: políticas, normas y procedimientos del desarrollo de los procesos técnicos.
• Esta bajo la dependencia de la empresa, por eso, su opinión no puede considerarse independiente de ésta.
AUDITOR INTENO
• Consultor profesional que no forma parte del personal estable de un empresa y por lo tanto es completamente independiente de la misma.
• Ej. Un auditor de una Sociedad Privada de Auditores.
• Se encarga de dictaminar los estados financieros y gestión administrativa de la empresa.
• Cumple sus responsabilidades ante la empresa, terceros y público en general.
• Su campo de acción: estados financieros y gestión administrativa.
• Deberá ser un profesional independiente administrativa y económicamente, poseer la independencia necesaria para dictaminar la gestión empresarial.
AUDITOR EXTERNO
CAPÍTULO IV: PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS
CONTENIDO
PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS
1. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO2. PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ÓRGANO
DE AUDITORÍA3. ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORÍA4. EVALUACIÓN DEL PLANEAMIENTO DE ACCIONES
DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE EVALUACIÓN
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
Los órganos de auditorias
elaboran un plan de sus
actividades, documento
que contiene las
programaciones que se
llevaran a cabo en la
entidad
Programación
Potencial humano
Recursos material
es
Presupuesto
EL PLAN
Es un conjunto de acciones de PREVISION que se estructura
con proyección a futuro mediato o inmediato.
Tiene como finalidad lograr objetivos y metas preestablecidas
en función del cumplimiento de actividades .
LÍNEAS DE ACCIÓN PARA ELABORAR UN PLAN
Características de la problemática
Lineamiento de política
Objetivo
Meta
Estrategias
Programación de actividades
1.
2.
5.
6.
3.
4.
Elab
orac
ión
del p
lan
Ejecución
de
decisiones
Evaluación del plan
Nuevas
decisiones
que se
toman
Actualización permanente
GRÁFICO DEL PROCESO TÉCNICO DEL PLANEAMIENTO
PROCESOS TÉCNICOS DE UN PLAN
• Formulación: Es la definición de las líneas de acción del
plan, constituye el enfoque critico y los ajustes continuo de
las decisiones de las situaciones cambiantes
(reformulación).
• Implementación: Es la ejecución de acciones priorizadas en
un plan, que haga posible y facilite el logro de objetivos y
metas seleccionados en la formulación del plan.
PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA
El órgano de auditoria
Planeamiento de actividades
Periodo presupuestado determinado
Lineamientos dictados
Niveles jerárquicos competentes
Concertar criterios, unificar esfuerzos y racionalizar recursos
Objeto
Finalidad
Alcance
Características de la problemática
Lineamiento de política
Objetivos generales
Metas
Estrategias
ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORIA
INTRODUCCIÓN
Auditoria administrativa
Auditoria financiera
Auditoria operativa
ACCIONES A DESARROLLAR
EVALUACION DEL PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA
El órgano de auditoria deberá presentar
periódicamente a las instancias respectivas de cada
empresa, un informe de evaluación de las acciones
contempladas en su plan de acción.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME DE EVALUACION
Objetivo Finalidad AlcanceDisposicion
es generales
INTRODUCCIÓN
EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN DEL ÓRGANO DE AUDITORIA
Se destaca información sobre la situación de las observaciones y recomendaciones
El órgano de auditoria presentara una apreciación acerca de la gestión de la empresa
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DE AUDITORIAS
APRECIACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
CAPÍTULO V: ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CONTENIDO
CAPÍTULO VORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
1. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA
OFICINA DE AUDITORÍA
1.1. Estructura Orgánica - Organigrama (referencial)
1.2. Funciones Generales de los Órganos y Específicas de los Cargos
2. COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL
SECTOR PRIVADO
2.1. Organización de la Oficina de Auditoría Interna para la Mediana Empresa
LINEAMIENTOS GENERALES
• La organización de la OAI de la empresa, está directamente relacionada con las exigencias de cada empresa.
• La OAI debe tener una organización dinámica que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes
• Cada entidad debe disponer de un equipo altamente capacitado y polivalente de profesionales .
Lograr que la acción de control posterior garantice el uso adecuado de los
recursos económico-financieros y del potencial
humano.
Detectar las desviaciones, adoptar las medidas correctivas más
adecuadas, retroalimentar la planificación y evitar el
desperdicio de recursos y la elevación de costos.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
• Según Franklin, la división del trabajo se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:
COORDINADOR GENERAL
LÍDER DE PROYECTO
ASISTENTE O ANALISTA DE PROYECTO
Coordinador General
Responsable de la OAI por lo que es necesario que tenga una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal.
El asumir la dirección de una OAI conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.
Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.
Líder de Proyecto
Aplicar las líneas de acción de la coordinación general.
Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización.
Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el
programa de auditoria. Vigilar que las fases y tiempos programados se
cumplan.Aclarar dudas. Recabar y resolver observaciones. Motivar a los auditores, para que se reafirme en
todo momento el espíritu de equipo.
Representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. Su personalidad tiene que ser tranquila, mesurada, negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.
Asistente o Analista de Proyecto
Acatar instrucciones con precisión.Actuar en forma prudente y tranquila.Ser cordial pero firme en sus decisiones.Solidario con sus compañeros de equipo.Ordenado con sus papeles de trabajo.Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo.Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.Ser preciso en sus observaciones.
Responsable de atender directamente a todo el personal que interviene en la auditoria, además maneja directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria.
CA
RA
CT
ER
ÍST
ICA
S
Organigrama (referencial)
Órgano de
Dirección
Órgano de Apoyo
Órgano de Línea
FUNCIONES GENERALES DE LOS ÓRGANOS Y ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS
Para ordenar y cohesionar la labor del equipo auditor, este cuenta con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
Desarrollar el programa de trabajo de la
auditoria.
Definir los objetivos, alcance y
metodología para instrumentar la
auditoria.
Captar información necesaria para
evaluar los procesos, funciones y sistemas.
Detectar hallazgos y evidencias e
incorporarlos a los papeles de trabajo.
Proponer modificaciones que
permitan elevar la efectividad de la
organización
Diseñar y preparar reportes de avance
e informes de auditoria.
FUNCIONES GENERALES
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA
Depende directamente del más alto nivel jerárquico de la empresa.
Asistir en el establecimiento, mantenimiento y
mejora del Sistema de Control Interno
de la empresa.
Conducir e implementar el
proceso de control posterior de acuerdo
a las normas y directivas emitidas.
Formular anualmente el Plan de Acción de
Control en las diferentes áreas.
Ejecutar en forma permanente y sistemática las
acciones de control.
Informar a la Alta Dirección sobre los resultados de las
funciones de control.
Evaluar la eficiencia y eficacia empresarial a través
del control de sus diferentes áreas.
ÓRGANO DE LINEA
Depende directamente de la Oficina de Auditoría Interna.
ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA
Formular y ejecutar el Proyecto de Plan Anual de acciones de Control.
Realizar acciones de control posterior interno en los sistemas de: planeamiento, organización, contabilidad, etc.
Proponer normas técnicas de control orientadas al mejoramiento del control posterior financiero-administrativo.
Revisar las auditorías y exámenes especiales y emitir una opinión técnica.
Asesorar a los jefes de las oficinas de la empresa en las funciones de control posterior de su competencia.
ÓRGANO DE LINEA
Depende de la Oficina de Auditoría Interna.
ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN, PROD. Y/O SERV.
Formular y ejecutar el Plan de Acción de Control Posterior
de las áreas operativas.
Desarrollar acciones de control posterior
del sistema de comercialización de
la empresa.
Realizar las acciones de control posterior relacionadas con los
aspectos de producción y/o
servicios.
Planear, organizar, dirigir, coordinar y
supervisar el desarrollo de las actividades del
área.
Dirigir y supervisar los exámenes especiales e
investigaciones que se realizan en las
áreas de su competencia.
ÓRGANOS DE LINEA
• Ejecutar el Plan Anual de Acción de Control de las áreas de su competencia.
• Realizar exámenes de control posterior mediante auditoría/ exámenes especiales.
• Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones y/o medidas correctivas adoptadas en actividades de su competencia.
• Informar sobre los resultados obtenidos del cumplimiento de las funciones de control posterior, presentando recomendaciones.
• Mantener un archivo actualizado de información de auditoria.• Elaborar instrumentos técnicos, normas y procedimientos de
control.
UNIDAD DE CONTROL DE SIST. DE
COMERCIALIZACIÓN
UNIDAD DE CONTROL PRODUCTIVO Y/O DE
SERVICIOS
UNIDAD DE AUDITORÍA FINANCIERA
UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA –
ADMINISTRATIVA
ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN,
PRODUCCIÓN Y/O SERV.
ÓRGANO DE APOYO
Organizar el sistema de archivo: administrativo y técnico, y mantenerlo permanentemente actualizado.
Proporcionar apoyo secretarial. Redactar documentos relacionados a las acciones de auditoría. Registrar, clasificar, codificar, archivar y conservar la
documentación sustentatoria de cada auditoría o examen especial practicado
ÁREA ADMINISTRATIVA
COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO
Auditoría Interna
• Forma parte de la estructura orgánica de la empresa.• Empresas medianas y grandes por el volumen de sus
operaciones.
Auditoría Externa
• Consultorías de tipo empresarial, que se organizan en base a la demanda de control posterior de las empresas privadas.
TIPOS DE AUDITORÍA
FUNDAMENTOS DE LAS Of. DE AUDITORÍA
Dispositivos legales dictados por el Gobierno con alcance de aplicación al sector privado.
Procesos técnicos establecidos por las diversas disciplinas científicas.
NAGAS.
ORGANIZACIÓN DE LA OAI PARA LA MEDIANA EMPRESA
La organización de las OAI dependen del tipo de actividad de cada empresa.
OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA OPERATIVA
AUDITORÍA FINANCIERA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ESTRUCTURA ORGÁNICA
FUNCIONES
• Sistemas de planeamiento, organización, personal, logística, presupuesto, SIG, etc.
Auditoría Administrativa
• Sistemas de contabilidad y finanzas.Auditoría
Financiera
• Sistemas de producción y comercialización.
Auditoría Operativa
Los cargos de control a nivel de empresas del sector privado, en la práctica utilizan las siguientes denominaciones:
• Analistas en Auditoría• Especialistas• Auditores• Auditor Senior• Auditor Junior, etc.
CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA INVESTIGACIÓN EN AA
CONTENIDO
CAPÍTULO VIPROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA
INVESTIGACIÓN EN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
1. PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
2. RECOPILACIÓN DE DATOS
3. ANÁLISIS DE DATOS
4. FORMULACIÓN DEL INFORME
5. IMPLEMENTACIÓN E IMPLANTACIÓN
6. EVALUACIÓN
El método y metodología
para el desarrollo de un
proyecto de investigación
científica y / o tecnológico.
El procedimiento básico
para la investigación en
auditoria administrativa:
LAS FASES DEL
PROCEDIMIENTO
PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
Determinación de la
naturaleza del problema
Definición y fijación del
objetivo de la investigación
ACCIONES
Buscar fuentes de captación de información para formular
objetivamente la caracterización de la problemática.
Detectado el problema y analizados sus elementos debe definirse y fijarse el objetivo por alcanzar, teniendo en
cuenta la disponibilidad de los recursos
Investigación
Preliminar
Autorización para realizar estudio
Definido el objetivo de estudio, realizar una investigación preliminar, reformulación de
los objetivos planteados. Y si existieran problemas añadidos.
El producto de la investigación preliminar, Sera sometido a consideración para tener
la autorización respectiva.
Plan de acción
Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el
objetivo de estudio, determinar y formularse
el plan de acción.
OBJETIVOS
METAS
RECURSOS NECESARIOS
TIEMPO
RECOPILACION DE DATOS
Para recopilar datos debemos verificar que sean
COMPLETOS CORRECTOS PERTINENTES
Existen las fuentes:
INTERNAS EXTERNAS
Entre las técnicas mas recomendadas tenemos
INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA
ENTREVISTA
CUESTIONARIO
OBSERVACIÓN DIRECTA
NORMATIVA ADMINISTRATIVA
MERCADO FINANCIERA
Este aspecto de la auditoria implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores
INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA
Reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma orientada para obtener información. Este es uno de los mas empleados.
ENTREVISTA
Estos instrumentos, que se emplean para obtener información en forma homogénea, constituidas por series de preguntas escritas, secuencias etc.
Este recurso que puede ser empleados por los auditores, consiste revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización
CUESTIONARIO
OBSERVACIÓN DIRECTA
• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito o
sentido.
• Establecer anticipadamente la distribución del
trabajo.
• Atender la compromiso
Aspectos a observar:
ANÁLISIS DE DATOS
Procedimiento de análisis
El método mas recomendable, el método inductivo, las partes hacia
el todo. Sucesión de preguntas.
¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, etc.
Técnicas e instrument
os de análisis
Las técnicas mas usadas son:
Examen crítico de los datos recopilados
ORGANIGRAMA
DIAGRAMA DE FLUJO
CUADRO ESTADÍSTICOS
ÁRBOL DE DECISIONES
FORMULACIÓN DEL INFORME
Las conclusiones y recomendaciones deben formularse en
base al contenido analítico de cada una de las interrogantes,
en la base del análisis, deben ser sintéticas y estar
relacionadas con los objetivos, políticas, planes de operación,
capacidad de personal, disponibilidad recursos, etc. Las recomendaciones deben ir acompañadas de la estimación del cuadro de costos , requerimiento de
potencial humano, material financiero.
Las recomendaciones serán de varios tipos:Eliminación, adición, combinación, modificación y
simplificación.
La decisión tomada por la autoridad competente será la base del nuevo sistema. Cumplir objetivos
predeterminados.
IMPLEMETACIÓN E IMPLANTACIÓN
Formular le programa de acciones,
considerando la integración delos
recursos en cantidad y calidad necesarios.
Métodos más usados
PROYECTO PILOTO
IMPLANTACIÓN EN PARALELO
MÉTODO PARCIAL O POR
APROXIMACIONES
MÉTODO INSTANTÁNEO
Integración de recursos
Obtener recursos materiales, financieros y seleccionar el
potencial humano necesario para la operación del nuevo sistema
EVALUACIÓN
Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y
eficiencia de las mejoras introducidas, el grado de
cumplimiento de los objetivos del plan, así como
sugerir las medidas correctivas pertinentes.
CAPÍTULO VII: MECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORÍA ADM.
CONTENIDO
CAPÍTULO VIIMECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
2. EXAMEN ESPECIAL3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA4. INVESTIGACIONES5. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
La realización de una Auditoria Administrativa se
puede enfocar en los siguientes elementos:
Planes y objetivos de la
empresa
Estructura orgánica
Políticas y prácticas
Sistemas y procedimientos
Métodos de control
Formas de operación
Recursos materiales y
humanos
Medición de los resultados
PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Trabajo preliminar
Revisión de la legislación
Revisión y prueba preliminar de los
contratos administrativos
Examen y prueba detallada de los
controles administrativos
El informe de auditoria
administrativa
1. TRABAJO PRELIMINAR
Consiste en obtener información general y concreta de los aspectos mas importantes de la entidad.
En esta acción se realizan exámenes limitados en todas las áreas funcionales con el fin de aislarla de problemas críticos.
Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y las consecuencias de los problemas críticos.
Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo: las entrevistas programadas en cada una de las áreas funcionales, considerando los manuales administrativos y el programa de auditoria Operacional.
Información a obtenerse
Descripción general de métodos de
operación
Legislación aplicable a las
actividades examinadas
Breve historial, antecedentes y
propósitos de las actividades
Material sobre la organización:
funciones, estructuras, cargos y procedimientos
Política general de la entidad u organismo
Operaciones s de especial interés para la empresa
Examen de las anteriores
auditorias e inspecciones
realizadas
2. REVISIÓN DE LA LEGISLACIÓN
En esta fase se revisa la legislación básica: ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y normas interna
de la entidad para verificar si están cumpliendo los objetivos, propósitos y actividades establecidas.
Información a obtenerse
Estudio de las disposiciones legales
base
Objetivos de la ley, reglamentos, directivas,
manuales, etc.
Grado de autoridad otorgado a funcionarios
Responsabilidades y limitaciones impuestas a
la entidad
3. REVISIÓN Y PRUEBA PRELIMINAR DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Debe evaluarse la efectividad con la que se están desarrollando las actividades programadas; así como detectar los errores mas saltantes, sobre los que debe acumularse las pruebas suficientes, de tal manera que confrontando estas con los datos obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar: El alcance y responsabilidad.
estimar el requerimiento de personal.
racionalizar el programa de trabajo.
fijar plazos para el encauzamiento del informe y
reorientar los programas de auditoria.
Información a obtenerse
Si las políticas aplicadas están autorizadas por el
directorio
Si se cumple lo planificado en forma. eficiente, efectiva y
económica
Si se protegen los interese de la entidad
4. EXAMEN Y PRUEBA DETALLADA DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y
procedimientos de la entidad con respecto a las actividades circunscritas
en el trabajo preliminar
Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc.
Certificando la información contenida en ellos, además incluye la obtención
de información a través de entrevistas, inspecciones físicas, captación escrita de opiniones; así como de formulación de conclusiones y recomendaciones
Información a obtenerse
Cumplimiento de políticas prescritas
Logro de los propósitos
establecidos
Eficiencia operativa
Eficiencia y economía en la utilización de
bienes y servicios
Si los fondos y bienes de la
entidad han sido manejados con
honestidad
5. EL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Aspectos Generales
• Introducción• Antecedentes• Alcance
Observaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.
CONTENIDO
CAPÍTULO VIIIESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA
ADMINSITRATIVA
1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Introducción1.2. Antecedentes1.3. Alcance
2. OBSERVACIONES3. CONCLUSIONES4. RECOMENDACIONE5. ANEXOS
Es importante saber que…
El informe de auditoría cubre dos funciones básicas:• Comunica los resultados de la
auditoría de gestión.• Persuade a la gerencia para
adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.
1. ASPECTOS GENERALES
Se divide en:1.1. IntroducciónSe consideran las causas y objetivos de la auditoria administrativa.1.2. Antecedentes:Referido a aspectos técnicos y al aspecto legal.1.3. Alcance:Considera a funcionarios responsables a la comisión encargada.
Asp
ect
os
Genera
les Introducción
Antecedentes
Alcance
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Objetivos en la Introducción:Área auditada: Área de trámite documentario y archivo
Evaluar el grado de eficiencia de las normas y procedimientos, que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.
Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Alcance:Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General.Aspectos a examinar:• Control interno del sistema.• Proceso de recepción.• Proceso de clasificación y
registro.• Proceso de control y
seguimiento.• Proceso de distribución.• Proceso de información.• Proceso de archivo.
Funcionarios Responsables: Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas.Comisión encargada:Se consignan los nombres, apellidos y cargos.
2. OBSERVACIONES
Resultante de la
auditoria practicada,
constituyen la parte
sustentatoria de los
informes.
Se materializan por
escrito.
Puesta en conocimiento
de los funcionarios
auditados.
Durante el curso del
examen, el auditor
agotará todos los
medios razonables a su
alcance a fin de
permitir las pruebas
documentarias
suficientes para
absolver las
Observaciones que el
auditor encuentre.
2. OBSERVACIONES
Ejemplo: del área de tramite documentario y archivo:• Inadecuada ubicación física de su
infraestructura en el archivo central.
• Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada.
• Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa.
3. CONCLUSIONES
• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía
con las observaciones.
• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.
• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.
• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.
3. CONCLUSIONES
Ejemplo:• «Los documentos en custodia en el Archivo
Central se encuentran en completo abandono, debido a la lentitud para gestionar y/o disponer de los recursos necesarios, requeridos para un eficiente funcionamiento».
4. RECOMENDACIONES
Sugerencias que especifican medios para solucionar las
observaciones formuladas.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor
utilización de los recursos humanos, materiales y
financieros de la empresa o entidad auditada.
Las recomendaciones son dirigidas al titular de la
organización examinada a fin de que provea lo conveniente
para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas en
el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando
el grado de importancia de acuerdo a la presentación de
las Conclusiones.
4. RECOMENDACIONES
Ejemplo:«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz»
5. ANEXOS
Esquemas complementarios cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamentos a las observaciones planteadas.Ejemplo:• Relación de expedientes
de empresas reclamantes que no se les ha hecho la tarjeta de seguimiento respectivo.
CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
CONTENIDO
CAPÍTULO XNORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
2. PROYECTOS DE INVERSIÓN
3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN
SOCIOECONÓMICA
4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICO-
ECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL
PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos.
OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos)
ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa
PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION
Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial
PROCESOS TÉCNICOS
MATERIA DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO
CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.
POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.
OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos)
FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)
El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación.
Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario.
Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero)
Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y
táctico, para el desarrollo de sus operaciones, para
sortear los cambios externos.
El proceso de planeación
estratégico nos permite: definir la
misión, para orientar nuestros recursos, análisis
del contexto y contingencias, suministra los lineamientos y limites para la administración
operativa.
RESUMEN: La función del
planeamiento es una actividad de programación,
ejecución y evaluación, que debe contar con
todas las áreas de la empresa, las
áreas funcionales se encuentran
identificadas con la políticas, objetivos
y metas determinadas para cada uno de ellas.
COMENTARIOS
PROYECTOS DE INVERSION
CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.
OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica.
ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera
INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.
INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales.
ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.
CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo)
FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.
PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA DE
CONTROL
INTERNO
Para lograr un adecuado control
interno del ejecución del proyecto de inversión, se
compara costo-beneficio. Con
fuentes de información;
estados financieros, presupuestos,
productividad, etc.
Un requerimiento fundamental para la evaluación es conocer el sector empresarial, las características
técnicas y económicas del
producto.
Se hace un análisis detallado comparando la situación interna del proyecto con la oferta de las alternativas del
mercado. El total control de estas variables nos
guiara al éxito.
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
COMENTARIOS
• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno.
• El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad.
• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto.
ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA
CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico.
OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar.
ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial
Política del país y programa de estabilización de la economía
Reformas estructurales del país
PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo
PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA DE
CONTROL INTERNO
El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el auditor
pueda evaluar con efectividad el medio
ambiente que rodea a la empresa y como la afectara
en su desarrollo.
Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el
objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para
recomendar la modificación de las políticas institucionales
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
COMENTARIOS
• Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta:
• Las publicaciones del INEI• Planes de desarrollo• Boletines informativos del BCR• Evaluación de los planes operativos
de la empresa• Sistema aduanero, tributario.
CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XINORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES
2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO
ORGANZIACIONAL
4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES
Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional
formal dentro de la empresa
Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un
problema
Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que
refleje la situación real
Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la
empresa hacia una organización horizontal
Proceso de selección de una
estructura
PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO
Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas
- Diagnostico de la organización.- Tipo de estructura orgánica formal adoptada.- Objetivos generales y específicos.- Asignación de funciones en todos los niveles.
- División del trabajo y departamentalización.- Las cadenas o líneas de mando.-Representación de la organización en un organigrama
Mecanismos de Control
Interno
Objetivos claros,
concisos y precisos
Comunicación retroactiva
Función, responsabili
dad y autoridad debe ser dado a conocer
División de trabajo
adecuado
DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se
esperaba corregir
- Tener presente el propósito de la
estructura organizacional es
establecer un sistema formal de roles que deben desempeñar las
personas.
- Verificar los manuales de
organización y documentos de
gestión delimitan con toda precisión las funciones que
corresponde a cada jefe.
- Revisar que se hayan establecido
los controles adecuados para
corregir cualquier acción inapropiada.
Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional
Mecanismos de Control
Examen Evaluación Presentacion
1. Áreas de estudio
2. Detalles de estudiar
1. Proceso
2. Análisis e interpretación
1. Informe final con
recomendaciones y conclusiones
Examen
Áreas de Estudio
a. Funciones generales y especificas.b. Departamentalización
c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación
Detalles a estudiara. Plan de organización
b. Estrategia de la organizaciónc. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización.
d. Potencial humano y puestos de trabajo.e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.
f. Estándares de racionalización administrativae. Estudio del trabajo
Evaluacion
Proceso
a. Influencia del entorno empresarial.
b. Estructura organizativa adecuada.
c. Aplicación de la racionalización administrativa
d. Métodos de simplificación administrativa
e. Análisis de tiempos y movimientos.
f. Utilización racional de hombres y equipos.
Análisis e interpretacion
a. Estudio de los elementos de juicio.
b. Diagnosis adecuada.c. Determinar propositos.
d. deficiencias.e. Busqueda de problemas
f. Solucionesg. alternativas.
Presentación
Informe final con recomendaciones y conclusiones
a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de
la organización.b. Elaboración del Reglamento Interno.
c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.d. Elaboración del Cuadro Orgánico.
e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.f. Organigrama
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Son los planes estratégicos teniendo en consideración la
competencia y restricciones
Establecer los lineamientos
generales de la empresa
Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones
estratégicas
Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional
adecuado
Contribuir a crear una cultura
y clima organizacional
Procesos técnicos de materia de control
Política orientada al logro de los objetivos de la organización
Relación sistémica constante entre el planeamiento y la organización
Establecimiento de los diseños organizacionales: funcional, matricial, sistémico, etc.
Implementación del reglamento de la organización y funciones
Implementación de los puestos de trabajo, líneas de coordinación, reglamento de evaluación de puestos y del sistema de comunicación e información de la empresa
Mecanismos de Control Interno
Los fines y objetivos deben sustentarse en el planeamiento empresarialElaborar programas de capacitación, especialización para los trabajadores
Analizar las características de calidad que debe tener el producto o servicio; lograr la modernización.
El desarrollo de una cultura organizacional propia, con valores, creencias y objetivos.
Determinar las ventajas y desventajas de la organización con respecto al entorno, a fin de plantear una estrategia que le haga frente.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas
organizacionales
Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo laboral, con el propósito de conocer sus
proyecciones y limitaciones.Evaluar el desarrollo de las
potencialidades de los trabajadores para ver si su rendimiento es satisfactorio
en la organización
Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.
Relevamiento de
Información
Diagnostico de
Capacitación
Implantación de
Programas de
Capacitación
Procesos técnicos Materia de Control Interno
Problemas de necesidades de capacitación
Los meta-elementos
Esfuerzo de cambio
Control de esfuerzo
Mecanismos de Control Interno
Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las
organizaciones.Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la
organizacion
Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su
fundamento
Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del
comportamiento organizacional
- Necesidades de estima.- Necesidades sociales.
- Necesidades de seguridad- Necesidades fisiológicas.
Teoría de la Pirámide
- A los empleados no les gusta trabajar.- Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones
- Eluden todo tipo de responsabilidades.- No tienen grandes ambiciones
X
- A los trabajadores les gusta trabajar- Son creativos y positivos.
- Asumen responsabilidades.- El personal se puede autodirigir.
Y
Teoría X e Y
Teoria E.R.G.• Necesidades medulares: existencia, relación,
crecimiento
Teoría de McClelland• Necesidad de realización.• Necesidad de poder.• Necesidad de afiliación
Teoría de Evaluación Cognoscitiva• Cuando alguien
recibe recompensas disminuye el interés por la actividad
Teoría de las Metas•Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados
Teorías Contemporáneas de
la Motivación
CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XIINORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONALII. REGISTRO DE PERSONALIII. REMUNERACIONES DEL PERSONALIV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONALV. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONALVI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONALVII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONALVIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS
A) Empleo de personal
CONCEPTOEs el proceso técnico permanente que consiste en ocupar las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen el reclutamiento, selección e integración del personal.
OBJETIVOS
Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad.
Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean
adecuadas.Garantizar el buen funcionamiento de las
actividades de la empresa
Lograr la obtención de trabajadores calificados.
ALCANCE Todas la áreas de la empresa
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL
A) Empleo del personal
Reclutamiento de personal
Selección de
personal
Integración del personal
Instrucción
Promociones y
transferencias
Despidos
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Existen tres aspectos fundamentales para conocer los
resultados del proceso de empleo de personal: costo,
tiempo y efectividad.
B) Desarrollo del personal
CONCEPTO
Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y perfeccionar al trabajador para su crecimiento profesional, especializado o perfeccionamiento en una determinadas carrera en la empresa.
OBJETIVOS
Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto.
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.
Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio.
Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
ALCANCE Se puede aplicar a todos los niveles de la empresa.
B) Desarrollo del personal
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
1. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.2. Programación del desarrollo del personal para atender a las
necesidades.3. Implementación y ejecución.4. Evaluación de resultados.
Evaluar el plan con su respectivo presupuesto. Analizar el costo y oportunidad. Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal. Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y
empleados de una empresa.
CONCEPTO
OBJETIVOS
Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los
empleados se obtiene, procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de
toma de decisiones.
a) Suministrar información acerca del movimiento de personal.
b) Contar con estadísticas actualizadas del RRHHc) Servir como referencias para reclutar nuevos
empleados.d) Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar
lineamiento de política.ALCANCE
Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.
REGISTRO DE PERSONAL
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
a) Solicitud de empleo.b) Control de asistenciac) Archivadores manualesd) Registro computarizadoe) Estadística de personal.f) Legajos del personal.
MECANISMOS DE CONTROL
a) Registro de rotación ocupacional.b) Registro de ausentismo.c) Registro de frecuencia de accidentes de trabajod) Legajos de los trabajadorese) Estadísticas del personal.f) Registro de quejasg) Inventario de personal
CONCEPTO
OBJETIVOS
a) Motivar económicamente al personal.b) Recompensar adecuadamente a cada personal.c) La remuneración debe ser justa y equitativa.d) Conocer la capacidad que tiene cada trabajador
que labora en la empresa.
Compensación directa
Compensación indirecta
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNOConcepto de la estructura
remunerativa
• Planillas de sueldo y salario.• Personal que realiza labor intelectual y
física• Los trabajadores perciben remuneración
mensual, quincenal y semanal.
REMUNERACION DEL PERSONAL
Concepto de la estructura remunerativ
a
• Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones.
• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones
• Seis meses de labor corresponde un sueldo completo.
• Asignación familiar• Tienen derecho a percibir liquidación por
tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias.
MECANISMOS DE CONTROL INTERNOVerificar si guarda relación la remuneración con la
asistencia del personal a la empresa.
Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de remuneración.
Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los rangos salariales de la empresa
Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.
CONCEPTO
OBJETIVOS
Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular.a) Generar y estimular la producción a través de la
seguridad social.b) Crear en la conciencia del trabajador el
pensamiento de solidaridad.c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida
hasta el fin
Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros.
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO • Compensación mensual que el empleador debe
colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga.
CTS• Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP
para efectos de su jubilación.AFP
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
• Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud.
Instituto peruano de seguridad social
• Es una ley referida a accidentes de trabajo.D.L 18822
• Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana.
Descanso semanal
• Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados.
Remuneración de feriados
• Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad.Las gratificaciones
• Son conceptos de pago de los empleados por acuerdo bilateral.
Las bonificaciones con convenios colectivos
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
• Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos.
Bonificaciones por lugar de trabajo fuera de la sede
laboral
• Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.
Bonificación por trabajo nocturno
• Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.
Bonificación por la naturaleza de
trabajo
• Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional.
Bonificación por eficiencia
• Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.Vacaciones
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
1
• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales.
2• Revisar las planillas de sueldo y salarios.
3
• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos.
4
• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.
CONCEPTO
Se refiere a los diversos servicios que recibe el trabajador en una empresa como: médico,
odontólogo y social.
OBJETIVOS Buscar mayor motivación en el
trabajoIdentificación del trabajador con su
empresa
Fomentar el compañerismo.
Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas.
Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades.
Ayudar a los empleados con problemas.
ALCANCE
Los trabajadores permanentes y contratados,
esposa e hijos gozan de estos
servicios.
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES
PROCESO TÉCNICOS
Servicio médico• Prevenir enfermedades y
accidentes de trabajo.
Servicio odontológico• Impulsar programas de prevención
y curación.
Servicios social• Promover servicios culturales,
deportivos, asesorías, cafeterías.
Servicio complementarios
• Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados.
MECANISMO DE CONTROL INTERNO
a) Servicio médico, odontológico, socialb) Seguro de vidac) Aportaciones que realiza el
empleador para el sistema de prestaciones de salud
d) Implementación de programas recreativos, educativos, culturales para los trabajadores.
CONCEPTO
Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan de manera lógica las normas y mecánica
operativa en cada etapa del proceso técnico.
OBJETIVOS
a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el proceso técnico.
b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.
c) Divulgación a todo el personald) Deben de ser claros, concisos, concretos y
correctos.
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación
Escalas salariales
Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.
REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL
Racionalización de puestos de trabajo y del personal.
Presupuesto de personal
Planeamiento de los recursos humanos
MECANISMO DE CONTROL INTERNO
El auditor administrativo practicará el control posterior
interior con relación al incumplimiento de los
reglamentos y directivas que comprenden los
procesos técnicos del sistema del personal.
CONCEPTO Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.
OBJETIVORegular y reglamentar las relaciones laborales
entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz laboral, a fin de incrementar
la producción y productibilidad.
PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNOLa negociación colectiva tiene 3 etapas
Trato directo Conciliación y mediación Arbitraje
NEGOCIACIONES COLECTIVAS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Verificacion del cumplimiento de los procedimientos establecidos en la legislacion correspondiente.
Verificacion de la vigencia del pacto colectivo
Verificacion de la incidencia en la estructura de costos de la empresa
Analizar si lso incrmentos de los beneficios otorgados guardan relacion con el costo de vida y la capacidad de pago de la empresa
Constalar si lso beneficios que se otorgan en los pactos colectivos, son financiados por las ventas y utlidades
CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
CONTENIDO
CAPÍTULO XIIINORMAS TECNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTOII.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIONIV. INVENTARIOS DE EXISTENCIASV. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOSVI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOSVII. CATALOGO DE BIENES VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES
PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO
1. CONCEPTO: Es un proceso técnico del sistema de abastecimiento, que permite prever de manera ordenada, sistemática y racional las necesidades de recursos, para el cumplimiento de las metas establecidas, abarca requerimientos de: bienes y servicios
2. OBJETIVOS: Previsión de bienes y servicios para garantizar un eficiente proceso productivo.Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las prioridadesIdentificar, consolidar y analizar las demandas de proceso de abastecimiento (elaborar y programar los cuadros de bienes y servicios).
3. ALCANCE: abarca el total de las unidades orgánicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO:
a) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la organización deberán responder a la política de atención de las necesidades prioritarias.
b) Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna la información necesaria a las unidades de abastecimiento para optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento
c) El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al planeamiento y presupuesto empresarial
El auditor analizara cada una de las fases de la programación de abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuestos y de costos para establecer prioridades, para planificar eficientemente el abastecimiento.
También se evaluara la cantidad , calidad, precio, disponibilidad del bien y prestación del servicio requerido durante el periodo anual y su implementación semanal, mensual o semestral para contar con un sistema de información por computadora.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles: • Determinación de la cantidad de
bienes y servicios necesarios.• Elaboración del cuadro de
necesidades de bienes y servicios
• Ejecución y evaluación de la programación de abastecimiento en base al requerimiento de las aéreas
• Establecimiento de la calendarización en periodos para satisfacer las necesidades para satisfacer las necesidades de bienes y servicios.
Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de abastecimiento.
Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de bienes y servicios.
Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de abastecimiento.
Implementación de las mediadas correctivas. Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2
evaluaciones anuales
Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:
PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS
1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los bienes y/o servicios en la cantidad, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado mas conveniente.
2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia , eficiencia y economía el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios , para asegurar un optimo flujo de la compra y desarrollo máximo de su uso.
3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes, proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad de los procedimientos administrativos.
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO
Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo
Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.
Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas
Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.
Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.
Comunicación a la firma y publicaciones Afectación presupuestal, registro contable y emisión del
cheque
5. COMENTARIOS:
• El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones:
• Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición.
• Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos: Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si
se cumplen con los lineamientos dictados por la empresa Toda requisición de compra programada o de reposición de
stock de almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.
Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento
Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.
Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.
Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.
Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
1. CONCEPTO: Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar, despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de bienes de forma ordenada y oportuna.
2. OBJETIVO: racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales
3. ALCANCE: tiene vinculación directa con la gerencia de producción
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO
RECEPCION
CUSTODIA
DISTRIBUCION
CONTROL
5. COMENTARIOS: El auditor deberá analizar cada una de las fases del
almacenamiento y distribución: La organización de la zona de almacenaje depende del
diagnostico que se haga al respecto Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al
almacén por los proveedores , previa verificación de sus características con las descritas en los respectivos documentos.
El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos innecesarios.
Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible, propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para efectos administrativos y contables.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNOLa auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde:
6.1. La recepción :
verificaciónentrega
Control de calidad
clasificación
Ubicación internamiento
registro
supervisión
descarga
desembalaje
6.2. La custodia
ambienteCámaras refrigerad
oras
Cámaras oscuras
Cámaras de
seguridad
• El control previo
Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para
procesar la información
Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y limpieza
de ambientes
Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación de existencias
INVENTARIO DE EXISTENCIAS
1. concepto: es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.)
2. objetivos: - disponer de un sistema de información actualizada
sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable
- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes
3. Alcance: es de aplicación para todas las áreas de la empresa
La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.
La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.
La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral
La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.
En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial
En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.
Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO.
5. COMENTARIOS: el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO: se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial.-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo.-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada.-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.
ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa
Se relaciona con el área contable y de costos
CONCEPTO
OBJETIVO
ALCANCE
Consiste en centralizar en forma integral el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer la inversión realizada
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
a. Registrar en el libro de inventarios el
movimiento de altas de bienes, los de larga
vida forman parte del activo fijo y de los de
corta duración se registran para un
simple control.
b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se
registrara en el diario auxiliar con el acta
correspondiente que motivo la baja.
c. En caso de perdida de un activo fijo, se
requerirá de una investigación para
determinar la responsabilidad del caso y proceder a la
baja del bien
El auditor verificara el cumplimiento el cumplimiento de las normas y procedimientos señalados en el reglamento de altas y bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste
COMENTARIOS
La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
a. Que las altas y
bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial
b. Que el cambio
de ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación
c. Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.
MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO
Las compras constituyen un proceso especializado con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad deseada, dentro de las condiciones mas convenientes, etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad económica y su financiamiento necesario para proyectar los mercados y fuentes de abastecimiento
Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.
CONCEPTO
OBJETIVOS
ALCANCE
• Mantener la continuidad del mercado y las fuentes de abastecimiento.
• Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y localizar nuevos productos y materiales
Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y descuentos favorables
El auditor deberá verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien.
Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras
Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
Deberá verificar las siguientes acciones:
CATALOGOS DE BIENES
• Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código
1. CONCEPTO
• Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje
2. OBJETIVOS
• Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales 3. ALCANCE
La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas:
NORMALIZACION
IDENTIFICACION
CLASIFICACION
CODIFICACION
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
El auditor deberá verificar si la empresa cuenta con un catalogo de bienes; cada articulo es clasificado y codificado, permitiendo confeccionar su descripción detallada, posibilitando su estandarización en las descripciones para su mantenimiento y uso del catalogo de bienes.
La AA evaluara cada fase del procedimiento para la catalogación de los bienes:
PREPARACIÓN
EJECUCIÓN
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE
CATALOGACIÓN DE BIENESEVALUACIÓN
REVISIÓN DE LAS NORMAS
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
REGISTRO DE PROVEEDORES
• Es la información comercial relacionada con los proveedores1. CONCEPTO
• Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores.
2. OBJETIVOS
• Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada
3. ALCANCE
Delimitación de
mercado
Inscripción de
proveedores
Calificación del
proveedor
Registro de
proveedores idóneos
El auditor deberá verificar que la empresa cuente con un registro debidamente clasificado de acuerdo a los criterios de selección de proveedores
Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios
Realización anual de convocatoria para registro de proveedores
Revisión documentaria y verificación de los mismos evaluación y actualización permanente
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROLLas fases que comprenden es la siguiente:
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