CARTERA Y TESORERÍA
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CARTERA Y TESORERÍA Guía para el estudiante
Elaborado por la formadora: ÁNGELA VALBUENA PEÑA
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE
INCAP
Programa Técnico Laboral en Auxiliar administrativo y Secretariado ejecutivo
CARTERA Y TESORERÍA
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(TA) Cartera y tesorería Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado y Diseñado por: Ángela Valbuena Peña Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
© Prohibida la reproducción parcial
bajo cualquier forma(Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 02 – Julio 2014
EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES
ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL
ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL
SIGUIENTE:
ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias o artísticas o parte de ellas, a
título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de
publicaciones, emisiones de radiodifusión o grabaciones sonoras o
visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o
comunicar con propósitos de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación profesional
sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor
y el título de las obras así utilizadas.”
CARTERA Y TESORERÍA
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CONTENIDO
GUÍA METODOLÓGICA
1. MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
1.1 TESORERIA
1.1.2 Concepto
1.1.3 Importancia
1.1.4 Funciones
1.1.5 Ubicación orgánico-funcional
1.1.6 Problemas más importantes en la tesorería
1.1.6.1 Causas
1.1.6.2 Defectos de gestión
1.1.6.3 Defectos de planteamiento
1.2 DOCUMENTOS SOPORTE
1.2.2 Concepto
1.2.3 Cheque
1.2.4 Letra de cambio
1.2.5 Recibo de caja
1.2.6 Recibo de caja menor ..22
1.2.7 Comprobante de egreso
1.2.8 Recibo de consignación
1.2.9 Seguridad documentos
1.3 CAJA MENOR
1.3.2 Apertura
1.3.3 Reembolso de caja
1.3.4 Arqueo
1.4. Flujo de caja proyectado
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1.4.1Concepto
1.4.2 Importancia
1.4.3. Aplicación
UNIDAD 2
2. CARTERA Y POLÍTICAS DE CRÉDITO
2.1 CARTERA
2.1.1 Concepto
2.1.2 Funciones
2.1.3 Perfil de director de cartera
2.1.4 Perfil del cobrador
2.1.5 Código de ética
2.2 CRÉDITO
2.2.1 Modalidades
2.2.2 Etapas de otorgación
2.2.3 Control
2.3 SERVICIO A CLIENTE
2.3.1 Comunicación efectiva ..46
2.3.2 Técnicas de negociación
2.3.3 Manejo de objeciones 9
2.3.4 Toma de decisiones
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2.4.2 Políticas de cobranza
2.5 GESTIÓN DEL RIESGO CREDITICIO
2.5.1 Criterios de evaluación
2.5.2 Entidades que regulan el riesgo crediticio
2.6 AMORTIZACIÓN DE CRÉDITO
2.6.1 Concepto
2.6.2 Aplicación
UNIDAD 3
3. PROVISIÓN, CÁSTIGO Y RECUPERCAIÓN DE CARTERA
3.1
PROVISIÓN
3.1.1 Concepto
3.1.2 Métodos
3.1.3 Aplicación
BIBI
CARTERA Y TESORERÍA
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Apreciado Estudiante:
Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades.
El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.
Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera:
PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo.
GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador.
DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes.
AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).
CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad
Logro de competencia laboralIndicadores de logro: EvidenciasDidáctica del método Inductivo -Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace
FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace
EDH: Estudiante Dice y Hace. VALORACIÓN DE EVIDENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA
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El curso de Cartera y tesorería forma parte del programa técnico laboral en Auxiliar administrativo y brinda al estudiante una temática adaptada a la realidad nacional que fomenta la utilización de nuevas tecnologías. Es una guía de aprendizaje imprescindible como material de consulta para el desarrollo de prácticas específicas en cada uno de los temas tratados.
Las funciones que se cumplen en el departamento de Cartera y tesorería son actividades fundamentales en el sector, se hace imprescindible el desarrollo de competencias laborales que permitan un excelente desempeño en el oficio de auxiliar en el departamento de cartera o tesorería, que es uno de los de mayor demanda actualmente.
Mediante éste curso el aprendiz adquirirá habilidades operativas propias del oficio en temas como funciones de los departamentos, manejo del flujo del efectivo, elaboración y conservación de los documentos contables, control de caja menor, plan de cobranza, amortización de créditos y provisión de cartera
Para la elaboración de esta guía se ha hecho un trabajo de investigación que mezcla información de fuentes gubernamentales y privadas, además de la experiencia laboral propia del docente.
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GUÍA METODOLÓGICA
La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:
Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo activo
El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.
Los módulos guías utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:
A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.
Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.
Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.
Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.
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INFORMACIÓN GENERAL Y VALORACIÓN DEL PROCESO DE
FORMACIÓN
Módulo: Programa de
Formación:
Regional: Semestre:
Datos del
Estudiante
Nombre :
Identificación:
Teléfono:
E-mail:
VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO
JUICIO DE EVALUACIÓN: APROBADO_______ NO APROBADO_______
REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______
DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORANEA
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
____________________________________
RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______
Especificar cuáles:
_______________________________ ____ ________________________
Nombre y Firma del Estudiante Nombre y firma del formador
_______________________________
Fecha de elaboración
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RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS Y
VALORACIÓN
CO
NO
CIM
IEN
TO
DES
EMP
EÑO
PR
OD
UC
TO
FEC
HA
AP
LIC
A
NO
AP
LIC
A
* APLICA cuando la evidencia tiene: Pertinencia, Vigencia, Autenticidad y
Calidad.
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GLOSARIO
ENTRADAS DE EFECTIVO: Es el dinero que la empresa espera recibir en un
periodo determinado de tiempo bien sea por ventas de contado, cobro a
los clientes, ventas de activos fijos, anticipos recibidos.
CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas
y salidas de efectivo que ha tenido o puede t:ener una compañía en el
futuro.
DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que
las salidas de efectivo.
DINERO LÍQUIDO: fluidez con la que las empresas pueden mover dinero
entre transacciones.
DIVISA: Moneda extranjera.
ENDOSO: trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona
FACTORING: Operación consistente en la compra total o parcial de la
cartera de una empresa por parte de otra (denominada factor) que asume
los riesgos relativos al cobro. El factor garantiza el pago de la cartera
comprada en su vencimiento.
FLUJO DE CAJA: Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que
ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.
GIRADO: Banco o entidad financiera
GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio
LEASING: Operación de arrendamiento financiero que consiste en la
adquisición de una mercancía, a petición de su cliente, por parte de una
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sociedad especializada. Posteriormente, dicha sociedad entrega en
arrendamiento la mercancía al cliente con opción de compra al
vencimiento del contrato.
LIQUIDEZ: Mayor o menor facilidad con que se redime, negocia o se
convierte en dinero un título valor o un activo en cualquier momento
RIESGO DE SOLVENCIA: Es la contingencia de pérdida por deterioro de la
estructura financiera del emisor o garantía del título y que puede generar
disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago.
RIESGO DE LIQUIDEZ: Es la contingencia de que la entidad incurra en
pérdidas excesivas por la venta de activos y la realización de operaciones
con el fin de lograr la liquidez necesaria para poder cumplir con sus
obligaciones.
SALIDAS DE EFECTIVO: Es el dinero que el negocio espera desembolsar en
el periodo por compras de contado, pago a proveedores, pago de sueldos,
prestaciones de servicios públicos, de alquiler, de abonos y cancelación de
préstamos, etc.
SELLO SECO: sello de empresa, en la imagen corporativa, ayuda a evitar
la falsificación en sus documentos al aportar una textura y un relieve
únicos que garantizan a la vez que certifican la autenticidad.
SUPERÁVIT DE EFECTIVO: Es el exceso o mayor valor de las entradas de
efectivo sobre las salidas o dineros a pagar durante el periodo (cuando las
entradas de efectivos son mayores que las salidas de efectivo).
TASA DE CAMBIO: La tasa de cambio mide la cantidad de pesos que se
deben pagar por una unidad de moneda extranjera. En nuestro caso se
toma como base el dólar porque es la divisa más utilizada en Colombia para
las transacciones con el exterior.
TÍTULO VALOR: Documento negociable que acredita los derechos de su
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tenedor legítimo y las obligaciones del emisor mismo. Incorpora derechos
de crédito, participación, tradición, o representativos de mercancías.
DINERO SEMILÍQUIDO: cuentas por cobrar a corto plazo
PROTESTO: El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para
demostrar de manera auténtica, que la letra de cambio fue presentada
oportunamente para su aceptación o para su pago.
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MANEJO EFICIENTE DE LOS
RECURSOS DEL DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA
FDH
1.1 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
1.1.1 Concepto
Es el área de la empresa que se se encarga de instrumentar y operar las
políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para
salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la
eficiencia y eficacia del control de gestión, y atendiendo con oportunidad y
competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos
contraídos por la entidad.
1.1.2 Importancia
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El departamento de tesorería tiene una de las funciones más importantes
de la empresa como es mantenerse en contacto con todas las fases de la
operación y vigilar la efectiva utilización de los fondos. Debe estudiar
diferentes alternativas en cuanto a origen y aplicación de fondos antes de
tomar sus decisiones. Por esta razón, es importante para toda organización
contar un departamento y un equipo de colaboradores capaces de
acompañar y habilitar procesos de transformación en los cuales el
componente de oportunidad financiera será clave en el éxito de la entidad.
1.1.3 Funciones del auxiliar del departamento de tesorería
Una de las funciones principales es asistir administrador financiero o jefe
del departamento al maximizar el valor de la empresa, que constituye su
objetivo principal a largo plazo y para lograrlo, debe cumplir con una serie
de funciones, a corto plazo, como son:
Emitirlos informes requeridos para el cierre de tesorería
Llevar un control adecuado de las entradas y salidas del efectivo, por
medio de soportes que autoricen la salida e ingreso de éste.
Conocer y preparar los documentos o requisitos necesarios en la
operación financiera, como prestamos, aperturas de cuenta, giro de
cheques, consignaciones, entre otras.
Mantener buena relación con los bancos o entidades financieras.
Realizar arqueos físicos chequeras, cheques, comprobantes de egreso y
pagares.
Programación de pagosy generar estados de vencimiento para pagos
a proveedores.
Hacer actualizaciones, envío de documentos y formularios
Recepcionar facturas y cuentas a pagar.
Redactar y presentar informes de la distribución del efectivo al
departamento de contabilidad.
Realizar conciliaciones bancarias de acuerdo al extracto mensual.
Llevar un control de devolución de cheques
Realizar pagos oportunos a los proveedores.
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Diligenciar adecuadamente soportes del movimiento del efectivo.
Recibir efectivo y programar su respectiva consignación.
Controlar y tramitar los reembolsos de caja menor.
1.1.4 Ubicación orgánico-funcional
En la figura 1. Describe las unidades o áreas del departamento de una
mediana o gran empresa, así como las líneas de relación jerárquica y
responsabilidades correspondientes a la organización formal. De igual
forma, es importante resaltar que la denominación de la división,
departamentos y puestos pueden variar de unas empresas a otra,
manteniéndose, no obstante, la función que desempeñan, según los
principios y modelos organizativos básicos.
Figura 1. Departamento de Tesorería
TESORERÍA
INGRESOS
RECAUDOS
EGRESOS
PAGOS
COBRANZAS
AUXILIAR
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1.1.5 Problemas más importantes en la tesorería
Insolvencia: El no contar con la suficiente disponibilidad en le tiempo y
lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de
al empresa el incumplimiento de este objetivo puede tener serias
consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a
sistemas poco favorables de financiación. Pudiendo llegar finalmente a
la quiebra por falta de liquidez.
Falta de capital: El no mantener un saldo de tesorería que permita a la
empresa sostener decisiones empresariales del corto mediano y largo
plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la
ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto a la
actualización tecnológica la cual es sumamente acelerada u otras
inversiones en planta o equipos.
1.1.5.1 Causas de las dificultades de la tesorería: Defectos en la propia
gestión financiera, pudiendo señalar:
Estructuración deficiente el pasivo de la empresa, sin tomar en cuenta o
no haber previsto, los cambios en la coyuntura económica global.
Utilización de créditos de vencimiento de corto plazo para financiar
inversiones de recuperación lenta.
Insuficiencia de capital que impide una gestión financiera correcta.
Endeudando neto permanentemente elevado motivo por el que la
empresa opera siempre utilizando su crédito al máximo.
Carecer de políticas y procedimientos financieros (créditos, cobranzas,
otros)
Acumulación de los saldos por cobrar a clientes algunos con
recuperación dudosa, olvidando que el ciclo productivo finaliza con el
cobro de las cantidades vendidas.
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1.1.5.2 Defectos de gestión no financiera
La acumulación de stocks de materias primas o productos terminados,
bien por un defecto de gestión, al haber comprado por encima de las
necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios.
Alargamiento de los plazos de entrega de la mercadería, que ocasiona
un incremento de los costos operativos a financiar.
Toda medida, en general que tienda a incrementar los activos y por lo
tanto las obligaciones por pagar originados por los departamentos de
producción, ventas, sistemas u otros sin contar previamente con un plan
financiero que los respalde.
Alteración de los precios de venta o de las condiciones de cobro o de
pago, sin el conocimiento del responsable financiero en cuya área va a
recaer en definitiva las consecuencias de estas decisiones.
Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber
consultado con el área financiera, la viabilidad de los mismos o
simplemente por carecer de políticas de pago a proveedores, que las
especifiquen.
1.1.5.3 Defectos de planteamiento general de la empresa
El comportamiento de los accionistas de la empresa que suelen
considerar esta como una fuente ingresos, sin contrapartida de
aportación o haciéndolo en montos insuficientes a parte de omisos a
aportar su capital opuestos a que otros lo hagan para no perder
influencia y dividendos, dificultando la autofinanciación
Falta de una política coherente y de compromiso entre las diferentes
áreas (producción, ventas, finanzas) en la cual cada una trata de resolver
sus problemas de manera particular.
Es corriente que problemas financieros o proyectos de importancia se
resuelvan a nivel de gerencia k directorio, sin efectuar la consulta al
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responsable financiero suele suceder que deciden efectuar una
inversión, sin haber realizado la evaluación económica financiera.
Juego de roles: El formador organizará por equipos de trabajo y les
asignará una función para que la representen con el protocolo que
se requiere.
1.2 DOCUMENTOS SOPORTE
1.2.1 Concepto
Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones
comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para
evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.
Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente
información:
Encabezado: nombre o razón social de quien lo emite, nombre, fecha y
numero del comprobante
Descripción: cantidad, detalle, valor unitario, valor total y especificación
del IVA
Pie de página: firmas de los responsables; quien lo elabora, revisa,
aprueba y contabiliza
1.2.2 Cheque
Es un título
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Figura 2. Formato cheque
1.2.3 Letra de cambio
Es un documento negociable o título valor Este documento negociable o
título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en
compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus
clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.
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Figura 3. Formato de letra de cambio
1.2.4 Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
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Figura 4. Formato comprobante de ingreso
1.2.5 Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, por lo cual se establece un fondo denominado caja menor. Figura 5. Formato de caja menor
1.2.6 Comprobante de egreso
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Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y en efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. Figura 6. Formato comprobante de ingreso
1.2.7 Recibo de consignación
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
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Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Figura 7. Comprobante recibo de consignación efectivo
Figura 8. Comprobante recibo de consignación cheque
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1.2.8 Seguridad documentos
Actualmente la seguridad para documentos financieros, certificados y
títulos es más rigurosa debido a que la tecnología actual de escáner,
impresoras, computadores personales y cualquier persona con un poco de
inventiva pueden falsificar o alterar documentos importantes.
Existen diferentes formas de alterar los documentos. La forma más efectiva
contra este tipo de falsificaciones es implementar medidas de seguridad en
la manufactura del papel, impresión y sellos, que garanticen su originalidad.
De igual manera, la empresa debe dar a conocer ese tipo de seguridad al
personal de confianza y encargado para evitar posibles inconvenientes de
fraude.
Existen diferentes niveles de seguridad tales como:
RECUERDA: ESTOS DOCUMENTOS DEBEN SER CONSERVADOS
CORRECTAMENTE, CON ARREGLO A LA LEY LA CORRESPONDENCIA Y
DEMÁS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON SUS ACTIVIDADES , SEGÚN EL
ARTÍCULO 134 DEL DECRETO 2649 EN CLARA ALUSIÓN A LOS ARTÍCULOS 49
LOS ENTES
ECONÓMICOS DEBEN CONSERVAR DEBIDAMENTE ORDENADOS LOS
LIBROS CONTABILIDAD, DE ACTAS, DE REGISTRO DE APORTES,
COMPROBANTES DE CUENTAS, LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD Y LA
CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON SUS OPERACIONES
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Elementos en el papel
Marcas de agua
Retención en el tóner
Sensibilización química
Fibras e hilos de seguridad
Bandas de seguridad
Elementos impresos
Tintas sensible a borradores
Diseño de fondo de seguridad
Para complementar, en el siguiente link encontrará información clara sobre
la seguridad en los documentos y títulos valores
http://www.asobancaria.com/portal/pls/portal/docs/1/834048.PDF
1.3 CAJA MENOR
1.3.1 Concepto
La caja menor es un fondo que las empresas crean para gestionar los gastos
de cuantías mínimas, para el cual se asigna una persona de confianza, como
responsable de su manejo.
El monto fijo de caja menor, depende de los gastos pequeños que se
generen en la empresa, para algunas es suficiente contar con $500.000,
pero para otras es necesario disponer de varios millones.
1.3.2 Apertura
Al constituir el fondo fijo de caja menor se hace por medio de un acta
donde se establecen la políticas para el adecuado manejo, por ejemplo los
montos a desembolsar, el tipo de gastos, cada cuánto se realizará el
reembolso, las personas responsables.
En la figura 9. Se observa el ejemplo de un acta de constitución de fondo
fijo.
CARTERA Y TESORERÍA
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ACTA 002
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
CIUDAD Y FECHA: Bogotá D.C., 1 de agosto de 2014
PARTICIPANTES: Natalia Ramírez Presidenta
María Camila Perdomo Secretaria
AUSENTES: Mario Sánchez Representante de cafeteria
ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior. 3. Apertura de caja menor
4. Monto de la caja menor 5. Responsable del manejo de la caja menor 6. Valor máximo a pagar por caja menor 7. Base mínima para el reembolso de la caja menor
1. Verificación del quórum: Se ha verificado el quórum, el único faltante a la reunión es el señor Mario Sánchez (Representante de cafetería).
2. Lectura y aprobación del acta anterior: Todos los asistentes estuvieron de acuerdo con la lectura del acta Nº001, efectuada en la anterior sesión. 3. Apertura de caja menor: Se inicia la reunión para hacer apertura a la caja menor de la empresa la cual estará vigente a partir del 01 de agosto de 2014 hasta el 01 de agosto de 2015; los arqueos serán sorpresivos, para verificar el buen control de la caja. 4. Monto de la caja menor: La caja menor tendrá un monto total de $1`000.000 5. Responsable de la caja menor: La caja menor será manejada por la secretaria del departamento de tesorería; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de ésta, la caja pasara como responsabilidad al auxiliar del departamento financiero. 6. Valor máximo a pagar por caja menor: Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $250.000 que corresponde al 25% del monto total de la misma. 7. Base mínima para el reembolso de la caja menor: Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $300.000. Natalia Ramírez María Camila
Perdomo
Natalia Ramírez María Camila Perdomo Presidenta Secretaria
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1.3.3 Reembolso de caja
En el momento que el fondo de caja menor se agota, es decir, se ha gastado
el 70% del monto fijo, el responsable del fondo diligenciará una planilla
donde aparecen todos los gastos del periodo, con los respectivos soportes
y así recuperar el monto de caja menor a su monto inicial.
A continuación se muestra el modelo del documento, donde se detallará
uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de caja menor.
Figura 10. Planilla reembolso de caja menor
Empresa: ____________________________
NIT: _______________________
Sucursal: __________________________
SOLICITUD REEMBOLSO PARA CAJA MENOR
Fecha de solicitud:
Valor del reembolso:
Detalle de los pagos realizados por los cuales se solicita el reembolso.
FECHA PAGADO A NIT CONCEPTO VALOR
PAGADO
CÓDIGO
PUC
ELABORADO
POR
REVISADO APROBADO TOTAL 0.00
CARTERA Y TESORERÍA
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1.3.4 Arqueo
El arqueo de caja se hace de manera sorpresiva y consiste en el análisis de
las transacciones de efectivo, con el objeto de comprobar si se el dinero
esta completo. El encargado del arqueo cuenta uno a uno todas
nominaciones del efectivo, totaliza con los valores que se encuentran en los
recibos de caja menor y este valor debe coincidir con el total del monto fijo;
siempre se hace en presencia del responsable del fondo de caja menor.,
como se muestra en la figura 11.
Figura 11. Planilla arqueo de caja menor
CARTERA Y TESORERÍA
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El formador otorgara a los estudiantes un ejercicio aplicativo de caja menor.
1.4 Flujo de caja proyectado
1.4.1 Concepto
Flujo de caja proyectado es una herramienta financiera que sirve para
estimar si se tendrá o no los recursos para cumplir cabal y oportunamente
con las obligaciones. Igualmente, se evaluara si contará con sobrantes de
dinero (que se utilizarán entre otros para enfrentar imprevistos en el
desarrollo de las operaciones de la empresa o para invertir en el
mejoramiento de las sucursales, equipos y personal); o con faltantes del
mismo (los gastos).
1.4.2 Importancia
Con esta herramienta la empresa evaluará la capacidad que posee para
generar flujos de efectivo futuros que permitan cumplir con sus
obligaciones y pagar dividendos. Igualmente, permite detectar necesidades
de obtener recursos externos, muestra el manejo del negocio en las
actividades de financiación e inversión e informa los cambios en la situación
financiera en términos de liquidez.
Además, permite saber el saldo de caja en cada momento y cuando se
presentarán situaciones del mínimo de efectivo en caja o de iliquidez
temporal. De esta manera, se resolverá oportunamente posibles
contingencias.
1.4.3 Aplicación
En la figura 12. Muestra el ejercicio de flujo de caja proyectado, quincena
por quincena con las entradas reales del efectivo y las salidas reales del
efectivo que generalmente enfrentan las empresas.
CARTERA Y TESORERÍA
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Procedimiento:
Subtotal de entradas del efectivo de la quincena: se suma quincena
por quincena de las entradas
Total ingreso bruto mensual: se suma las dos quincenas de la entrada,
para totalizar el ingreso de un mes.
Subtotal de salidas del efectivo de la quincena: se suma quincena por
quincena de las salidas.
Total de salidas de efectivo en el solo mes: se suma las dos quincenas
de las salidas.
Sobrante o faltante del sólo mes: se toma el valor del total ingreso
bruto mensual y luego se resta por el total de salidas del efectivo en el
sólo mes (mes a mes)
Cuánto representa dicho sobrante o faltante con respecto al ingreso
bruto mensual: se toma el valor del sobrante o falte del solo mes, se
divide por el total ingreso bruto mensual y luego se multiplica por cien
para representarlo en porcentaje.
Subtotal disponible antes de gastos: el valor del dinero líquido al
inicio de la quincena (esta en negrita, entrada) se suma con el valor de la
entradas de efectivo en la quincena.
Dinero al final de la quincena: subtotal disponible antes de gastos
menos subtotal de salidas de efectivo en la quincena; este resultado
también se registra en la entrada, siguiente quincena (dinero líquido al
inicio de la quincena).
CARTERA Y TESORERÍA
32
Figura 12. Ejercicio Flujo de caja proyectado
El formador otorgará a los estudiantes un ejercicio aplicativo de flujo de
caja proyectado.
CARTERA Y TESORERÍA
33
Previamente el formador creará equipos de trabajo de máximo 5
integrantes. El proyecto se desarrollará en una empresa del sector real,
donde alguno de los integrantes este laborando. Se enfocará en el
departamento de cartera y tesorería con el fin de proponer aspectos
de mejora en el área a trabajar.
LINEAMIENTOS
CARTERA Y TESORERÍA
34
UNIDAD 2
GLOSARIO
AMORTIZACIÓN : Reducción parcial de una deuda o redención parcial
de un título, mediante pagos de naturaleza generalmente periódica
BIENES DE CONSUMO: objetos o cosas tangible que se utiliza para
satisfacer necesidades actuales.
BONOS: Son títulos que representan una parte de un crédito constituido a
cargo de una entidad emisora.
CALIFICACIÓN DE RIESGO DE CORTO PLAZO: Análisis que tiene como
objetivo el evaluar en el corto plazo, la capacidad de un establecimiento
especializado en una actividad comercial o industrial definida (venta de
alimentos, vestuario, vehículos, etc.) para servir adecuadamente sus
créditos.
CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución. La
cartera puede incluir bonos, acciones, certificados de depósitos bancarios,
oro, entre otros. Generalmente se conoce como cartera al volumen de
créditos que otorga una institución; sin embargo el término incluye
cualquier derecho exigible sobre un activo que posea un individuo o
institución.
CRÉDITO: Es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en
la confianza y solvencia que se concede al deudor. En la vida económica y
financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza que
tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y
obligación contraída.
CARTERA Y TESORERÍA
35
ESCALAS DE CALIFICACIÓN CREDITICIA: Graduación en la que se
expresan los diferentes niveles de riesgo en una calificación de valores. Para
títulos de largo plazo se encuentran indicadas por letras (AAA, AA, A, BBB,
BB, B, CCC, DD y EE) y para títulos de corto plazo por números (1, 2, 3, 4, 5 y
6)
MICROCRÉDITO: Conjunto de operaciones de crédito con destino
productivo que se otorgan a las microempresas y cuyo monto individual no
supere los 120 Salarios mínimos mensuales legales vigentes (Smmlv). Se
entiende por microempresas aquellas que tienen una planta de personal
hasta de diez (10) trabajadores y activos no superiores a 501 salarios
mínimos legales mensuales vigentes
CARTERA Y TESORERÍA
36
CARTERA Y POLÍTICAS DE CRÉDITO
FDH
2.1 CARTERA
2.1.1 Concepto
El departamento de cartera es el encargado del estudio y otorgación de
créditos, igualmente gestiones efectivas para mantener al día los créditos,
diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera y así
evitar altos índices de morosidad.
La administración de la cartera tiene características especiales: Sus
procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas,
teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.
Lo anterior exige que la administración de la cartera sea eficiente, esta
eficiencia se puede lograr mediante una administración científica, en donde
se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación,
CARTERA Y TESORERÍA
37
organización, ejecución, dirección y control, si se descuida una de ellas los
resultados pueden ser catastróficos.
Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben
ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante
una pronta respuesta a sus inquietudes.
1.1.3 Funciones
Entre las funciones del departamento de cartera, se pueden mencionar las
siguientes:
Revisar y controlar el proceso de pagos
Gestionar el recaudo oportuno de los créditos en los plazos y
condiciones pactadas con el cliente buscando siempre su lealtad y
fidelización.
Controlar, verificar la cartera y velar por su recaudo oportuno
Elaborar informes frecuentes sobre el estado de cartera señalando los
logros en los indicadores del proceso.
Prestar servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias
del pago regular
Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para< su cobro
jurídico.
Controlar estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida.
Controlar las obligaciones de cobro jurídico.
1.1.4 Perfil de director de cartera
Estas son las principales responsabilidades y cualidades:
Estimular las ventas a crédito.
Evitar las pérdidas por medio de un estudio técnico y concienzudo de
las solicitudes
CARTERA Y TESORERÍA
38
Administrar los problemas del personal a su cargo, por medio de
liderazgo.
Conocimiento de la empresa, las cuentas y los clientes.
Buen criterio para saber otorgar los créditos.
Criterio, tacto y tenacidad.
Conocimientos contables, administrativos, financieros y psicológicos.
1.1.5 Perfil del cobrador
Las principales cualidades que debe tener un verdadero cobrador son:
Confianza en sí mismo. Par así, convencer hacia el pago oportuno.
Iniciativa. Es saber hacer en el momento indicado lo señalado, sin
esperar la decisión del superior.
Prudencia. El saber graduar lo drástico de la acción y de la estrategia a
seguir. En muchas ocasiones es saber callar lo que se vio o se oyó.
Puntualidad. Cumplir oportunamente las citas, de los contrario, se da
oportunidad a que se busquen más pretextos para no pagar o para que
se pague al que primero cobre.
Constancia. hay que saber esperar, tener paciencia y ser constantes.
Presentación personal adecuada. En el vestido, en su persona (Cabellos,
uñas, barba, zapatos, etc.) No confundir pobreza con desaseo.
Espíritu de colaboración. O lo que es lo mismo, compañerismo, que
incluye buenas maneras, consideración, respeto, ayuda y colaboración
con sus superiores y compañeros. Esta cualidad es muy importante, pues
en buena parte el éxito del departamento de cartera depende del
trabajo de equipo.
CARTERA Y TESORERÍA
39
Conocimientos elementales de psicología. Estos conocimientos se
adquieren con el estudio permanente y especialmente con la práctica
supervisada.
Facilidad de expresión. Expresarse con poder de convicción y en forma
simpática, agradable. No es hablar mucho, sino bien, con persuasión.
Memoria. Necesita recordar nombres, direcciones, números de cuentas,
cantidades, incidentes, datos, informaciones, etc.
2.1.5 Código de ética
El Código de Ética de una institución, define los fundamentos y
comportamientos éticos de todos los funcionarios, que deben aplicar a las
relaciones que se establecen con los clientes. Toda empresa debe dar a
RECUERDA: Aprender a tratar:
Al tímido, con amabilidad.
Al impaciente, con rapidez.
Al vacilante, con seguridad.
Al irascible, con tranquilidad.
Al inteligente, con conocimientos.
Al irrazonable, con calma.
Al anciano, con simpatía.
Al joven, tratando de pensar como él.
Al extranjero, ayudándolo.
Al importante, tratándolo como tal.
Al indiferente, con argumentos.
Al silencioso, con perseverancia.
CARTERA Y TESORERÍA
40
conocer a sus colaboradores las políticas, reglamento que maneja la
empresa y así evitar inconvenientes.
Las normas registradas en el código de ética, se aplican a todos los
funcionarios de una entidad sin excepción. Cualquier colaborador que
tenga información o conocimiento sobre desacato alguno del Código de
Conducto, está en la obligación de informar el hecho los estamentos
superiores.
Esta es una obligación constitucional, que todo ciudadano tiene de
informar a las autoridades competentes la comisión de hechos que puedan
constituir conductas punibles, de acuerdo con las leyes y demás normas
relacionadas
A continuación encontrara algunos de los valores éticos que registran las
instituciones, las cuales enmarcan todas las actuaciones que realizan los
funcionarios:
Respeto por la dignidad de las personas
Responsabilidad y honestidad en todas sus actuaciones
Transparencia en las relaciones con sus clientes
Objetividad profesional.
Se considera que la aplicación de estos valores éticos y de todos aquellos
implícitos en las normas, contribuyen al desarrollo de las entidades y a al
posicionamiento en el contexto nacional e internacional.
1.2 CRÉDITO
Es una operación por medio del cual un acreedor presta cierta cantidad de
dinero a un deudor por la garantía o confianza con el compromiso del pago
y obteniendo una ganancia.
2.2.1 Modalidades
CARTERA Y TESORERÍA
41
Crédito hipotecario: es un préstamo en el cual está respaldando en la
hipoteca sobre el inmueble y tiene la posibilidad de escoger el sistema de
pago que mejor se acomode a la capacidad del cliente.
Crédito de consumo: préstamo que sirve para adquirir bienes o cubrir
pago de servicios, generalmente son de corto y mediano plazo y sus
tasas de interés son más elevadas debido a que no cuentan con una
garantía que lo respalde.
Crédito educativo: destinado a la financiación de estudios superiores
de pregrado y posgrado a nivel nacional
Crédito rotativo: su característica principal está constituida por la
renovación del cupo disponible a medida que se van efectuando los
pagos.
Crédito por libranza: crédito en donde el pago de la cuota acordada es
descontada de la nómina del cliente.
Crédito vehicular: está diseñado para financiar la compra se vehículos
nuevos o usados, particulares o comerciales, adquiridos directamente o
a través de un concesionario, si se tiene convenio.
Leasing: contrato mediante el cual la entidad financiera entrega al
cliente un activo para su uso, a cambio de una utilidad, durante un plazo
convenido, a cuyo vencimiento cuenta con opción de compra
1.2.2 Etapas de otorgación
FASE ACTIVIDADES
PLANEACIÓN
Solicitud de crédito
Definición de metas
Ordenar la información
Programar los contactos
Definir planes de acción
Programas alternativos
CARTERA Y TESORERÍA
42
ORGANIZACION
Listado de beneficios
Listado de objeciones
Listado de cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano
ENCUENTRO
Ambientación
Diagnóstico
Análisis de razones de no pago
Estudio de alternativas de pago
Comunicación de decisiones
Motivación y exigencias
COMUNICACIONES
Registrar resultados del
encuentro
Registro de decisiones tomadas
Comunicación a áreas afectadas
ACCIONES LEGALES
Envío oportuno de cartas
Seguimiento cercano
No dudar en proceder si amerita
1.2.3 Control
Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la
cartera, que contenga las normas mínimas a seguir en la administración de
este recurso; en todas las sucursales siempre deben dirigir sus criterios
CARTERA Y TESORERÍA
43
expuestos en la política de crédito y administración de cartera el concepto
de servicio al cliente, a continuación se presentan algunas directrices:
Todo crédito debe ser cancelado por el cliente dentro del plazo y
condiciones estipuladas en su otorgamiento, o dentro de las
condiciones especiales de crédito.(plazo adicional concedido en cada
desembolso o despacho
Es responsabilidad del área de cartera la función del cobro dentro de los
plazos establecidos a cada cliente. Para ello debe mantener un riguroso
control de los vencimientos y un contacto directo y permanente con el
cliente, a fin de poder recauda en forma oportuna el valor de sus
obligaciones o atender rápido cualquier posible reclamación que trate
de dilatar el pago.
El jefe de cartera debe vigilar constantemente el estado de la cartera
advirtiendo las irregularidades en el cobro; si existe algún reclamo del
cliente este debe ser atendido lo más pronto posible.
Además, debe suministrar semanalmente, o cuando la dirección general
lo requiera, un listado de cartera actualizado.
El área de cartera será responsable de la digitación de los recibidos
definitivos de caja, la exactitud de los registros y la exactitud de los
totales de control.
El jefe de cartea debe tener un contacto permanente con las demás
áreas de la entidad (ventas, crédito, contabilidad, tesorería y otras)
evaluando mensualmente el estado de la cartera, definiendo
CARTERA Y TESORERÍA
44
procedimientos y programas de acción concretos, los cuales deberán
contar con el respaldo del director de crédito.
Es importante que se realice llamadas de cobro a aquellos clientes que
presenten uno o varios incumplimientos de sus obligaciones y de
compromisos de pago realizados. Esta actividad debe ser debidamente
planeada y analizados los casos que justifiquen su intervención.
Si la acción anterior no surte efecto se debe elaborar una carta con el
estado del crédito exigiendo su cancelación, firmada por el jefe de
cartera o director administrativo.
2.3 SERVICIO A CLIENTE
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece una empresa,
organización o institución, con el fin de que el cliente adquiera el producto
en el momento y lugar adecuado, el servicio al cliente es la principal
herramienta de marketing.
Muchas veces no basta con que se haya estudiado cuidadosamente un
cliente y otorgado correctamente el crédito. Es necesario cuidarlo, prestarle
una atención especial, según las circunstancias; todo esto se obtiene con la
administración de la cartera. Muchas veces, créditos correctamente
otorgados se pierden, porque no se administraron, o su administración fue
deficiente.
Actualmente el servicio, es una de las ventajas competitivas más
importantes para establecer la diferencia entre una y otra organización, y
las formas de impulsar u otorgar el servicio están limitadas solo por la
organización misma.
En la búsqueda del liderazgo, del posicionamiento en el mercado y en la
mente del consumidor, el servicio al cliente se mantiene como una
prioridad para satisfacer y exceder las expectativas de los usuarios y
CARTERA Y TESORERÍA
45
conseguir así su preferencia, lealtad y elección de preferencia.
Lo anterior, solo es posible, cuando una organización desarrolla sistemas y
procesos de entrega de servicio, que le permitan no sólo cumplir, sino
exceder con lo que los clientes esperan y que les ayude a entender y
disfrutar de los beneficios del producto o servicios adquiridos. Las
relaciones de largo plazo se derivan de un servicio efectivo continuo lo cual
implica ser eficiente, confiable, cortés, oportuno y profesional todo el
tiempo.
En el área de cartera, se define el servicio al cliente como una medida de
actuación de todos los funcionarios de esa área, para proporcionar
información y satisfacer las inquietudes que tiene el cliente en el momento
que ingresa a la empresa hasta que culmina el ciclo de servicio.
2.3.1 Comunicación efectiva
El trabajo del líder del área transcurre en un proceso constante de
RECUERDA….
1. EL CRÉDITO NO ES UN FAVOR QUE SE HACE AL CLIENTE, SINO, UN SERVICIO QUE SE
VENDE. EL CRÉDITO ES UNA FORMA DE AUMENTAR LAS VENTAS Y LAS UTILIDADES. EL
CLIENTE, CUANDO ESCOGE NUESTRO SERVICIO DE CRÉDITO, SÍ NOS HACE UN FAVOR, YA
QUE HUBIERA PODIDO ESCOGER OTRA ENTIDAD.
2. TODO CLIENTE PUEDE CAMBIAR. LOS BUENOS CLIENTES, SI NO SE LES CUIDA, PUEDEN
CONVERTIRSE EN MALOS Y, A SU VEZ, UN CLIENTE MALO, POR ACCIÓN DE COBRANZA O
ACERCAMIENTO INSTITUCIONAL PUEDE CONVERTIRSE EN BUENO.
CARTERA Y TESORERÍA
46
entre su entidad y el entorno, establece relaciones, facilita procesos, recibe
retroalimentación sobre la percepción que existe del trabajo de su entidad,
identifica oportunidades que puede aprovechar, así como amenazas para
las que deberá prepararse. En fin, recibe un conjunto de informaciones que
le permiten establecer estrategias, modificar decisiones, identificar nuevos
cursos de acción.
En sus comunicaciones hacia adentro, actualiza a sus integrantes sobre
nuevas situaciones y enfoques, imparte instrucciones, identifica
preocupaciones de la gente, motiva y ejerce influencia, verifica la
interpretación y ejecución de sus decisiones, educa al personal en los
valores y cultura que dan coherencia al equipo.
Los principales medios que utiliza el líder para comunicarse son; reuniones,
despachos, intercambios personales informales, el teléfono, documentos
escritos (circulares, instrucciones, cartas personales, corro electrónico). Cada
medio de comunicación tiene sus ventajas y limitaciones
2.3.2 Técnicas de negociación
Es la búsqueda, creación y definición de opciones que satisfagan los
intereses de las partes, superen la mejor alternativa por fuera de la
negociación, legitimen el acuerdo y comprometan a las partes. Quienes
negocian en diferentes escenarios, son seres humanos, impregnados de
momento de una necesidad universal que es GANAR-GANAR, donde el
método más eficaz siempre, es aquel que se constituye a la medida de las
fortalezas y debilidades del negociador, que resulte sistemático como para
ahorrar tiempo, pero a la vez suficientemente flexible como para adaptarse
al negociador y al entorno.
Se negocia cuando hay contratos mercantiles que implican observar una
serie de condiciones, como son, los créditos otorgados a los clientes para la
venta de productos o servicios; las relaciones con los proveedores o de la
empresa como proveedores, las relaciones con los distribuidores o de la
entidad como distribuidores de otras firmas.
CARTERA Y TESORERÍA
47
Por lo anterior, siempre que se enfrenta a cualquier proceso de negociación,
es clave determinar el ámbito de relación en que se van a situar como
negociadores. Para el efecto se pueden plantear una serie de preguntas que
ayuden a clarificar el escenario:
¿Qué pasa si no hay acuerdo?
¿Existe alternativa de romper?
¿Existe alternativa de continuar negociado?
¿Cuál es el costo de no llegar a un acuerdo?
¿Quién toma la decisión?
¿Qué intereses están en juego?
¿Qué tipo de negociación es?
Adelantar un proceso de negociación implica varias cosas; en primer
término, tener ánimo negociador, y de la mano con éste ánimo identificar
cuáles deben ser las reglas que determinen el ambiente para negociar.
También, tener presente que se requiere de un criterio especial para
identificar cual es la información susceptible de intercambiar o compartir y
el nivel de divulgación que es posible dar.
Entre las estrategias de negociación hay diferentes que pueden ser usadas a
criterios de los negociadores y en conformidad con el resultado que se
pretenda y por supuesto, teniendo en cuenta el conocimiento del montaje
y habilidades que pueda tener la contraparte y que es indispensable
conocer, como: máximo y mínimos, los negociadores, las instancias,
manejo del tiempo, manejo del ritmo, manejo del clima y manejo de la
flexibilidad.
Finalmente, es preciso tener claro los siguientes aspectos ya que juegan un
papel primordial en la negociación:
CARTERA Y TESORERÍA
48
Deseo: Es lo que se pretende obtener de una negociación, es una de las
mejores opciones
Criterios objetivos: Son elementos que sirven para legitimar un
acuerdo como justo, sabio o prudente. Los criterios generalmente son
subjetivos.
Intereses: Lo que hay detrás de las posiciones de las partes y lo que
motiva a las partes en la negociación como: deseos, ansiedades, gustos,
medios, que inducen a asumir posturas.
Posiciones: Son posturas, aspectos rígidos que asumimos los seres
humanos en el proceso de negociación
Relaciones: Son las habilidades de interacción que se desarrollan en un
proceso de negociación
Comunicación: Se trata de la habilidad de las partes para transmitir y
escuchar dentro del proceso de negociación, con claridad, flexibilidad y
exactitud.
2.3.3 Manejo de objeciones
Cuando dos personas son capaces de comunicarse empleando
procedimientos adecuados, descubren que los conflictos que se originaban
en malos entendidos desaparece, y que aquellos que subsisten es porque
las diferencias no son de forma sino de fondo, pueden solucionarse más
fácilmente o, en último caso, llegarse a una decisión sobre como de convivir
con ellos.
A continuación se enuncian ocho técnicas útiles que ayudan a las personas
y grupos a superar exitosamente situaciones conflictivas:
Entender el pensamiento y los sentimientos del interlocutor
Comunicarnos en dos direcciones
Responsabilizarnos de nuestras emociones
Usar la razón
No generalizar
No descalificar
CARTERA Y TESORERÍA
49
Aprender a llegar a acuerdos de integración
Informar sobre comportamientos modificables
Por lo anterior, es importante tener en cuenta:
Escuche: atentamente e identifique claramente la objeción de su cliente.
Analice si la objeción es real o una simple excusa (no sincera).
Transforme: la objeción en una pregunta que trate de sintetizar en otras
palabras el planteamiento que le acaba de hacer su cliente. Ejemplo
Cliente: No sé quien solicitó ese pedido
Cobrador: ¿Usted. me quiere decir que no fue solicitado por ustedes.?
Piense siempre en el cliente y trate de colocarse en su lugar, sintiendo
como él; esto le ayudará a entenderlo.
Cada cliente y cada situación son completamente diferentes, por tanto,
cada cobrador deberá evaluar si se puede aplicar a su caso o no.
Al clasificar la objeción ayudará a encontrar su posible causa y su mejor
solución.
Casuística: En el siguiente ejercicio se presentan una serie de objeciones
que deberá resolver y argumentar según su criterio y lo aprendido.
Objeción 1
problemas.
Argumentos:
Objeción 2
deuda.
Argumentos:
Objeción 3:
Argumentos:
CARTERA Y TESORERÍA
50
Objeción 4
Argumentos
Objeción 6:
Argumentos:
Objeción 7
Argumentos:
Objeción 8
Argumentos:
2.3.4 Toma de decisiones
La toma de decisiones se presenta en todas las actividades que se realizan
en una organización y en ocasiones se vuelve un punto critico ya que
impacta su resultado en el éxito éstas. Por tal motivo, la empresa con el
departamento de cartera formula una serie de propósitos, objetivos y
establece políticas que dirigidas con las estrategias adecuadas, tiene como
fin conducir al área hacia el logro de las metas.
2.4 PROGRAMA DE COBRANZA
2.4.1 Proceso de cobranza
Para un adecuado proceso de cobranza es primordial crear un plan con las
siguientes características:
Adaptable a las circunstancias.
Uniforme; aplicable a todos los casos.
Flexible; que permita hacer diferencias entre los deudores.
Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.
CARTERA Y TESORERÍA
51
Existen tres clases de cobranza: administrativa, prejudicial y jurídica, y debe
existir un plan para cada una de ellas, así:
Plan para la Cobranza Administrativa:
Tiempo: Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa
y la prejudicial.
Etapas: Seleccionarlas; llamadas telefónicas, fax, cartas etc.
Número de etapas: Todo el proceso es corto y, por consiguiente, el tiempo y
las etapas también lo serán.
Ritmo: Cuál es el orden a seguir en cada una de las etapas.
Plan para la Cobranza Prejudicial:
Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica.
Producir una comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente
de un día. Se utiliza con frecuencia el Fax, el teléfono, Se aconseja que sea
por escrito.
Si lo anterior no surte efecto, envié aviso que la deuda se pasará a cobro
judicial.
Comunicación enviada por el abogado en que informe que ha recibido la
obligación para cobrarla mediante la acción judicial. Algunas veces,
especialmente cuando el proceso de cobranza administrativa ha sido corto,
se ofrece un plazo muy limitado para hacer el pago de la deuda.
Iniciación de la demanda. Este proceso generalmente es realizado por
funcionarios de la compañía, pero se puede realizar contratando los
servicios de entidades que ofrecen estos servicios.
CARTERA Y TESORERÍA
52
Plan para la Cobranza Jurídica:
Generalmente ya está dado por la ley. La realizan abogados externos y
puede comprender las siguientes fases: Presentación de la demanda.
Embargo preventivo de bienes. Notificación. Mandamiento de pago.
Conciliación. Remate de bienes.
2.4.2 Políticas de cobranza
La política de cobranza debe ser coherente, ajustada a las necesidades de la
empresa y preferencialmente adecuada a las necesidades económicas
existentes en el panorama nacional.
A continuación se presentan los factores básicos a tener en cuenta:
Determinar las normas eficaces que una empresa adopte para cumplir
una inteligente política de cobranza es algo que depende de las
circunstancias sociales y políticas del país y, particularmente, del sector
empresarial, de la situación financiera, la competencia, entre otros.
El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser
que no sea necesario cobrar, lo cual naturalmente es imposible de lograr
en su totalidad. Sin embargo, este objetivo será satisfecho en mayor o
menor grado según lo que la empresa esté haciendo para este fin.
Como segundo objetivo debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue
el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación.
Para el logro de estos objetivos debe la empresa trazarse políticas de
cobranza basadas en normas que, además de ser realizables, sean
adaptables a las circunstancias.
En casos de especial complejidad será la administración superior la que
con audacia, si es necesario, resolverá la adopción de nuevas formas que
pueden ser tan variantes y eficaces, como lo es la actividad de una
sociedad organizada.
CARTERA Y TESORERÍA
53
Una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de
cobranza suave y viceversa. Lo cual es lógico, porque al ser exigentes
tanto para conceder el crédito como para cobrarlo, se perderá la
clientela. Pero si la empresa fue flexible para conceder el crédito, es decir
sin muchos requisitos, se impone una cobranza dura se perderá la
cartera.
Las políticas se deben revisar, con alguna frecuencia, para evitar
deficiencias en ellas.
Las políticas de cobranza deben ser: Claras, flexibles, dinámicas,
uniformes.
Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que
permitan determinar qué se debe hacer en cada caso.
Deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre los gastos de la
gestión de cobranza y los resultados de la misma; o sea, que debe
traducirse en evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor
rotación posible de la cartera para evitar una inversión congelada en
cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su
morosidad.
Toda política de cobranza tiene incidencia en las ventas
Establecer procedimientos claros para el manejo de promesas de pago.
Algunos ejemplos son: Créditos de 30 días de mora con promesa
incumplida: Al no cumplir la primera promesa de pago, se debe
suspender la prestación de otros servicios y realizar una gestión mas
severa: ejemplo: La entrega de una comunicación escrita citándolo a la
oficina para que realice el pago.
Créditos de 60 días de mora con promesa incumplida: Se puede enviar
una comunicación escrita requiriendo el pago inmediato de la
obligación o en su defecto se remitirá a una agencia de cobro externa o
a un departamento legal para que inicie el cobro judicial. (según riesgo)
CARTERA Y TESORERÍA
54
Al tener las políticas establecidas se llevará un control de ésta, con el
siguiente método:
Un estricto control a las promesas de pago hechas por los deudores.
Diariamente analizar los listados de cartera vencida y el de vencimientos
del día y el siguiente.
Asignación de los créditos a los cobrados teniendo en cuenta su
experiencia y valor de las obligaciones.
A los deudores de créditos vencidos con sumas importantes, en lo
posible debe visitarlos en sus instalaciones.
Aplicar oportunamente las clases de cobranzas (administrativa,
prejurídica y judicial), además realizar un seguimiento del desarrollo de
la actividad del deudor.
Teniendo en cuenta las recomendaciones anteriores y tomando como base la siguiente base de datos
elabore un plan de cobranza para ejecutarlo durante el mes de agosto de 2014, con la siguiente base de
datos:
NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD VECIMIENTO VALOR
Marcos Perdomo Comerciante 15-06-2014 90.000.000
Luis Rojas Empleado 13-05-2014 15.000.000
María Castro Industrial 04-05-2014 25.000.000
Tatiana López Empleado 18-07-2014 3.000.0000
Juan Pérez Constructor 08-04-2014 45.000.000
Ana Mora Comerciante 24-04-2014 32.000.000
Alba Jiménez Independiente 03-05-2014 17.000.000
Hugo Ariza Comerciante 05-06-2014 10.000.000
Carlos Castaño Empleado 24-05-2014 8.000.000
CARTERA Y TESORERÍA
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Mario Forero Independiente 05-06-2014 12.000.000
2.5 GESTIÓN DEL RIESGO CREDITICIO
El riesgo crediticio es la posibilidad de que una empresa incurra en perdidas
y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus
deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan a medias los
términos acordados en los contratos de crédito.
Se considera importante analizar e interpretar el contenido de la circular
externa 011 de 2002
http://www.titularizadora.com/archivos/documentos/normatividad/Circulares
/Circular11.pdf
2.5.1 Criterios de evaluación
Cada entidad debe establecer sus propios métodos y criterios para llevar a cabo dichas evaluaciones, dentro de los cuales las entidades financieras deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Capacidad de pago del deudor Flujos de ingresos y egresos, así como el flujo de caja del deudor Solvencia del deudor. Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones
del deudor.
2.5.2 Entidades que regulan el riesgo crediticio
Estas entidades son las que almacenan y suministran la información sobre la
forma como las personas y las empresas han cumplido con sus obligaciones
CARTERA Y TESORERÍA
56
en entidades financieras, cooperativas o con almacenes que venden a
crédito, creando así un historial de crédito de la persona natural o jurídica,
el cual sirve para que las entidades donde se solicite un crédito puedan
decidir en complemento con otros factores si otorgan el crédito o prestan
sus servicios.
En Colombia existen dos instituciones que manejan la información
crediticia delas personas y funcionan como una base de datos para el
sistema financiero: Datacrédito y CIFIN
2.6 AMORTIZACIÓN DE CRÉDITO
2.6.1 Concepto
Sirve para demostrar el comportamiento del crédito a lo largo de tiempo.
Contiene información de periodo, cuota, interés, amortización y saldo final.
2.6.2 Aplicación
El ejercicio que aplicativo es de cuota fija, éste se utiliza generalmente en
crédito de vivienda, tarjeta de crédito y libre inversión.
Ejemplo:
Se financia la compra de un televisor por el valor de 5.000.000 a un plazo de
12 meses y una tasa de interés de 1.59% mensual
Se utiliza la siguiente formula:
Dónde:
P: valor presente
CARTERA Y TESORERÍA
57
A: anualidad
i: intereses
1: es la constante
n: número de cuotas
Cuota fija: se despeja la fórmula para hallar el factor y determinar la
cuota fija.
Intereses: el interés mensual se divide en 100, es decir 1,59/ 100= 0.0159
y de esta manera se elimina el porcentaje. Ahora, 0.0159 se multiplica
por el valor a financiar, así 0.0159* 5.000.000= 79.500.
Amortización: valor de la cuota fija menos los intereses
Saldo final: Saldo anterior menos la amortización
Figura 13. Tabla de amortización de crédito cuota fija
CARTERA Y TESORERÍA
58
El formador guiará y determinará la cantidad de ejercicios por equipode
trabajo.
TALLER DE SIMULACIÓN
2. DEPARTAMENTO DE CARTERA
2.1 MISIÓN
2.2 VISIÓN
2.3 OBJETIVOS
2.4 FUNCIONES
2.5 PLAN DE COBRANZA
2.6 AMORTIZACIÓN DE CRÉDITO
CARTERA Y TESORERÍA
59
UNIDAD 3
GLOSARIO
CARTERA EN MORA: El total de la cartera vencida y cartera en ejecución
CARTERA VENCIDA: Monto de la cartera que se encuentra en mora de
pagos.
DEUDA INCOBRABRELE: Una deuda se considere incobrable y que sea
deducible para efectos tributarios, la deuda tiene que haber estado creado
o adquirido en su ocupación o negocio, o debe haber estado
estrechamente relacionada a su ocupación o negocio cuando se determinó
que es parcial o totalmente incobrable.
PROVISIÓN, CASTIGO Y RECUPERACIÓN
DE CARTERA
CARTERA Y TESORERÍA
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FDH
3. PROVISIÓN, CÁSTIGO Y RECUPERCAIÓN DE CARTERA
3.1 PROVISIÓN
3.1.1 Concepto
Cartera son las deudas que los clientes tiene con la empresa, originadas en
con las ventas que se hacen a crédito. Siempre que una empresa realice
ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen
sus (por cambio de domicilio, iliquidez o por fallecimiento),
constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será
posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
La provisión de cartera es el valor que la empresa, debido a que los clientes
no pagan a tiempo y por tanto la empresa realizar una reserva, que va de
acuerdo a las fechas de vencimiento de las facturas en mora. Según análisis
del comportamiento de la cartera, se considera que no es posible
recuperar. Entonces, el valor de las ventas a crédito no pagado por los
clientes constituye una pérdida para le empresa que debe reconocerse en
el resultado del ejercicio, por tanto se debe llevar como un gasto.
La provisión de cartera, busca prever y reconocer ese riesgo constante de
perder parte de los vendidos a crédito, de no recuperar la cartera y de no
poder cobrar las deudas.
3.1.2 Métodos
Existen dos métodos para la recuperación de cartera:
3.1.2.1 Método individual: Es para deudas de dudoso o difícil cobro y se
aplica hasta el 33% con más de un año de vencida, como se encuentra
CARTERA Y TESORERÍA
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establecido en el artículo 74 del decreto 187 de 1975
3.1.2.2 Método general: Se encuentra establecido el artículo 75 del mismo
decreto, y aplica diferentes porcentajes de acuerdo al tiempo de
vencimiento de la cartera de crédito.
TIEMPO DE VENCIMIENTO PORCENTAJE
0-90 DÍAS 0%
91-180 DÍAS 5%
181-360 DÍAS 10%
MÁS DE 361 DÍAS 15%
3.1.3 Aplicación
En el siguiente ejemplo se comprenderá mejor los dos métodos de
provisión. Una empresa termina su periodo 2013, con la siguiente
información del crédito:
Factura Vencimiento Valor Días mora Provisión
Individual General
4325 04-ene-2012 10.000 716 3.300 1.500
4542 13-nov-2012 20.000 407 6.600 3.000
4532 25-jun-2012 30.000 185 0 3.000
4323 11-sept-2012 40.000 109 0 2.000
4123 30-nov-2012 50.000 30 0 0
Total 150.000 9.900 9.500
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Para la solución al anterior ejercicio, se debe tener en cuenta:
Clasificar la cartera por los días de vencimiento
Totalizar dependiendo de cada rango: todas facturas de 0-90 días de
vencidas, de 91-180, de 181-360 y que superen los 361 de vencimiento.
Luego aplicar le porcentaje de acuerdo a los rangos
Se suman los resultados y se determina la provisión general. Para la
individual solo se le aplica hasta el 33% al total de las facturas de más de
361 días de vencidas.
El formador guiara su proyecto y establecerá los para metros para la
entrega de éste.
TALLER DE SIMULACIÓN
3. PROVISIÓN DE CARTERA
3.1 DEFINICIÓN
3.2 IMPORTANCIA
3.3 MÉTODOS
3.4 APLICACIÓN
CARTERA Y TESORERÍA
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BIBLIOGRAFÍA
www.gerencie.com
www.asobancaria.com
www.gestiopolis.com
www.actualicese.com
www.superfinanciera.gov.co/Normativa/.../cap03bienesrec.doc)
Diplomado riesgo crediticio desarrollado por El Cesa-Banco Colpatria- Sena-
Incolda
Roberto Zuluaga Botero- gestión integral de la cartera y cobranza -material
entrega por la Universidad de la Sabana en el seminario dictado a
funcionarios Banco Popular En Abril 2008.