Caso: Dirección de FinanzasCaso: Dirección de Finanzas
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
“Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano……………………….. ”.
“Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano……………………….. ”.
El MECD tiene como El MECD tiene como
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
“Contribuir con los procesos administrativos y
gerenciales de las unidades administradoras
centrales y desconcentradas habiendo
cumplido tanto con especificaciones normativas
como técnicas en los procesos de ejecución del
presupuesto de gastos ordinario y
extraordinario, garantizando la exactitud,
veracidad y oportunidad de la provisión de
información”.
“Contribuir con los procesos administrativos y
gerenciales de las unidades administradoras
centrales y desconcentradas habiendo
cumplido tanto con especificaciones normativas
como técnicas en los procesos de ejecución del
presupuesto de gastos ordinario y
extraordinario, garantizando la exactitud,
veracidad y oportunidad de la provisión de
información”.
La Dirección de FinanzasLa Dirección de Finanzas del MECD tiene como del MECD tiene como
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
DIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZAS
¿Cuáles son las principales ¿Cuáles son las principales funciones?funciones?
Dirección de Dirección de FinanzasFinanzas
División deDivisión deHabilitaduríaHabilitaduría
División de División de Ordenes de Ordenes de
Pago y Registro Pago y Registro PresupuestarioPresupuestario
División de División de Contabilidad Contabilidad
FiscalFiscal
SecretSecretaríaaría
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD NUESTRA ESTRUCTURANUESTRA ESTRUCTURA
……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada.
Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño……….
Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño……….
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGALMARCO LEGAL
……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada.
Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos:
……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.
Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos:
……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.
DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS
DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOSNUEVO
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGALMARCO LEGAL
Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..
Plan de la Nación: Proyecto Bolívar 2000
Propaís (6 meses, contingencias)Propatria (2 años)Pronación (Largo Plazo)
Plan Estratégico:“Desarrollo Integral de la Educación Nacional y Reducción de los desequilibrios Sociales”.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..
El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones.
El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se analizaron algunas Áreas Criticas……..
Falta de capacidad física instalada.
Presupuesto y financiamiento inadecuados.
Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión.
Falta de capacitación de docentes.
Indefinición de una política de personal.
Falta de capacidad física instalada.
Presupuesto y financiamiento inadecuados.
Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión.
Falta de capacitación de docentes.
Indefinición de una política de personal.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se establecieron los siguientes Objetivos Estratégicos……..
Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa.
Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo.
Implementar una estructura orgánica y funcional.
Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos.
Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa.
Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo.
Implementar una estructura orgánica y funcional.
Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Comunidad-SociedadMaximizar la supervisión, el seguimiento y
control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión.
Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa.
Comunidad-SociedadMaximizar la supervisión, el seguimiento y
control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión.
Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa.
……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas……..
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Procesos internosOptimizar los procesos gerenciales y
administrativos.Sistematizar los procesos.
Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes.
Optimizar la atención de quejas.
Procesos internosOptimizar los procesos gerenciales y
administrativos.Sistematizar los procesos.
Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes.
Optimizar la atención de quejas.
……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas……..
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional.
Reducir gastos de funcionamiento.
Racionalizar el empleo de Recursos.
Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional.
Reducir gastos de funcionamiento.
Racionalizar el empleo de Recursos.
……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas……..
Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje.
Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva.
Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.
Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje.
Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva.
Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
APRENDIZAJECRECIMIENTO
COMUNIDAD SOCIEDAD
FINANCIERA
Maximizar la supervisión, el seguimiento
Y el control de la gestión educativa
PROCESOS
Racionalizar el empleo de recursos financieros
Optimizar los procesos Gerenciales y administrativos
Agilizar la elaboración de Cheques e Informes
Implementar unaEstructura orgánica
funcional
Maximizar los beneficios de la tecnología
Diseñar un sistema de incentivos
Incorporar nuevas Formas de aprendizaje
Optimizar el seguimiento y control
Incrementar la supervisión
Sistematizar los procesos
Promover condiciones Idóneas para ejecutar
Los proyectos educativos
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD DIAGRAMA CAUSA EFECTODIAGRAMA CAUSA EFECTO
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Demandas VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:
Permite verificar el grado de demandas de la elaboración de cheques respecto las demandas diversas a la Dirección de Finanzas.
Total de solicitudes de elaboraciónde cheques
Total de solicitudes de elaboraciónde cheques
Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de
Finanzas
Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de
Finanzas
Grado de Demandasde Elaboración
de Cheques
Total de solicitudes de elaboraciónde informes
Total de solicitudes de elaboraciónde informes
Total de Unidades Administrativas demandantes de informes
Total de Unidades Administrativas demandantes de informes
Grado de Demandasde Informes
Total de quejas por todas las causas consignadas
Total de quejas por todas las causas consignadas
Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de
Finanzas
Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de
Finanzas
Grado de Inconformidad
Institucional
Total de retenciones exigidas Total de retenciones exigidas
Total de Figuras Jurídicas y Naturalesexistentes
Total de Figuras Jurídicas y Naturalesexistentes
Grado de Requerimientode Retenciones
Total de instituciones bancarias seleccionadas
Total de instituciones bancarias seleccionadas
Grado de Requerimientode Apertura de
Fideicomisos
Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas
Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas
Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.
Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.
Permite verificar el cumplimiento del nivel de retención tal como se exige en los instrumentos legales que regulan la materia por cada una de figuras jurídicas y naturales que establecieron relaciones con el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.Este indicador señala el nivel de requerimiento de aperturas de Fideicomisos respecto de las instituciones bancarias seleccionadas, en consecuencia se puede verificar el mayor o menor nivel de concentración de las mismas en una de ellas.
38.4 31.3 38.4
2 1 2
0 4.7 2
1 1 1
2 5.4 2
MES:
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Insumo VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:
Permite verificar el nivel de utilización del recurso humano de la Dirección de Finanzas, concibiéndose que esta utilización se mide desde el punto de vista de la presencia al trabajo.
Total de horas-hombre utilizadas Total de horas-hombre utilizadas
Total de horas-hombre disponiblesTotal de horas-hombre disponibles
Eficiencia Laboralen Finanzas
Total de horas-computador utilizados
Total de horas-computador utilizados
Total de horas-computadordisponibles
Total de horas-computadordisponibles
Eficiencia del Uso de Tecnología
Total de bolívares invertidosTotal de bolívares invertidos
Total de bolívares presupuestadosTotal de bolívares presupuestados
Nivel de Inversión
0.74 0.61 0.70
Permite verificar el nivel de utilización de la tecnología existente en la Dirección de Finanzas, así como su comparación con los niveles de utilización del resto de los recursos de dicha Unidad de Análisis.
0.83 0.71 0.78
Permite verificar el nivel de ejecución de los recursos presupuestarios tanto para la Dirección de Finanzas, como para el Ministerio de Educación como una totalidad, y vincularlo a lo estipulado en los instrumentos legales asociados.
0.90 0.41 0.80
MES:
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Producto VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:
Permite verificar el grado de efectividad de la producción, como expresión de la respuesta a las demandas de clientes internos y/o externos Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.
Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE
Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE
Total de solicitudes de elaboración de cheques
Total de solicitudes de elaboración de cheques
Efectividadde la elaboración de
Cheques
Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE
Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE
Total de Unidades Administrativas demandantes de informes
Total de Unidades Administrativas demandantes de informes
Efectividad de laElaboración de
Informes
Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE
Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE
Total de quejas consignadasTotal de quejas consignadas
Nivel de Atención a las Quejas Consignadas
Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE
Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE
Total de retenciones exigidasTotal de retenciones exigidas
Efectividad de las Retenciones
Total de instituciones bancarias seleccionadas
Total de instituciones bancarias seleccionadas
Balance Aperturas de
Fideicomiso-Instituciones
Bancarias
Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE
Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE
MES:
Permite verificar la efectividad de la elaboración de informes ante un determinado nivel de demanda del resto de las unidades administrativas de la institución. Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.
0.90 0.61 0.80
1.00 0.61 0.90
1.00 0.91 1.00
1.00 1.00 1.00
1 - 3 1 1 - 3
Permite conocer la capacidad que tiene la organización para atender oportunamente las quejas planteadas ante la Dirección de Finanzas por una diversidad de causas.
Permite conocer el nivel de retenciones realizadas oportunamente, de acuerdo a las normas establecidas.
Permite conocer el nivel de concentración de las Aperturas de Fideicomiso de manera oportuna con respecto a las instituciones bancarias seleccionadas. La Dirección de Finanzas deberá ser selectiva de acuerdo al interés institucional.
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Resultados VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:
Permite conocer la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para colocar los recursos del Ministerio en aquellos bancos con mejores tasas promedio del mercado.
Total de instituciones bancariasseleccionadas por encima del promedio de tasas de interés
Total de instituciones bancariasseleccionadas por encima del promedio de tasas de interés
Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del
promedio
Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del
promedio
Capacidad Selectivapara la
Realización de Depósitos
Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las
tasas de interés
Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las
tasas de interés
Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del
promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones
Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del
promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones
Nivel de Rentabilidad
de las Colocaciones
Total de multas aplicadas al M.E.C.D.
Total de multas aplicadas al M.E.C.D.
Total de cancelaciones de retención de impuestos
realizadas OPORTUNAMENTE
Total de cancelaciones de retención de impuestos
realizadas OPORTUNAMENTE
Nivel de Cancelación Oportuna de Impuestos
Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas
Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas
Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D.
Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D.
Imagen Institucional
Total de emisiones de cheques elaborados
Total de emisiones de cheques elaborados
Nivel de Devoluciones
Total de emisiones de cheques devueltos
Total de emisiones de cheques devueltos
MES:
Permite conocer el nivel de remuneración del dinero colocado en instituciones bancarias una vez seleccionadas las instituciones financieras del mercado.
Permite conocer el incumplimiento de la Dirección de Finanzas en cuanto al nivel de cancelaciones de retenciones de impuestos, lo cual se expresará mediante el nivel de multas aplicadas por la institución correspondiente a través de multas.Permite conocer los juicios de valor asumidos por informantes externos y por diversas causas, tomando en cuenta la totalidad de los juicios de valor en contra del Ministerio.
Permite conocer el nivel de devoluciones de cheques con respecto al total de los emitidos, permitiendo dominar la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para cumplir con especificaciones técnicas de elaboración de cheques.
0.20-030 0.00 0.20-0.30
0.10-0.12 0.10 0.10-0.12
0.00 0.03 0.00
0.00 0.10 0.00
0.00 0.10-0150.05-0.10
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Proceso VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:MES:
Permite conocer el nivel de cumplimiento del tiempo establecido por la Dirección de Finanzas, y su capacidad para racionalizar factores que limitan dicho cumplimiento.
Celeridad delProceso “a”
Total de días-proceso utilizados en la elaboración de cheques
Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración
de cheques
Celeridad delProceso “b”
Total de días-proceso utilizados en la elaboración de informes
Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración
de informes
Celeridad delProceso “c”
Total de días-proceso utilizados en la atención a quejas
Total de días-proceso ACORDADOS para atender
quejas
Celeridad delProceso “d”
Total de días-proceso utilizados en la ejecución de retenciones
Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar
retenciones
Celeridad delProceso “e”
Total de días-proceso utilizados en la ejecución de aperturas de
fideicomiso
Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar aperturas de fideicomiso
5 días 13.6 8
10 días 23 15
3 días 12.2 7
30 días 13.6 8
15 días 33 15
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Disfunciones VALOR
PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:MES:
Nivel de Inconformidad
de Depósitos en Cuenta
Total de depósitos incorrectamente ejecutados
Total de Bs.-depósitos incorrectos
Total de Bs.-depósitos ejecutados
Total de errores TIPO “A” para depósitos incorrectos
Total de errores de todos los tipos
Total de horas-hombre utilizadas en reelaboración de
cheques Total de horas-hombre
disponibles
0 1.5 0.80 Total de depósitos ejecutados
Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos errados en las instituciones bancarias.
Valor Económico de los Depósitos
Incorrectos
Importancia de los Errores
Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano
0 5 2.5
0 17.8 9.0
0 15.2 8.0
Permite conocer el valor económico que representa al nivel de depósitos errados, no entendiéndose como una proporcionalidad entre los valores de ambos indicadores.
Permite conocer el grado de importancia que representa un causa incidente en los depósitos errados con relación a la totalidad de los errores identificados, facilitando su intervención a través de estrategias institucionales. Permite conocer la incidencia que tienen los depósitos errados en las instituciones bancarias, en el uso del recurso humano, por lo se puede saber cuál es su nivel de productividad ante el comportamiento de este indicador disfuncional.
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
DENOMINACION DEL INDICADOR
Segundo Nivel-Efectividad Gerencial
VALOR PLANIFICADO OBJETIVO
PATRON DECOMPARACION
VALORACTUAL
Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:MES:
Personalización de Atención a
Problemas
Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE 72 horas 360 180
Total de personas atendidas
Permite conocer la celeridad con que el Director de Finanzas asume la resolución a problemas tanto de funcionarios del Ministerio, así como al resto del tren Directivo de ésta.
BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES
Reporte Integral de Gestión Reporte Integral de Gestión Dirección de FinanzasDirección de Finanzas
1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA:
16. COSTO DE SOLUCIONES 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOSO REFUERZOS
EJECUTADOPROGRAMADO
S1 Bs.
S2Bs.
S3 Bs.
S4 Bs.
S5Bs.
S1 Bs.
S2Bs.
S3 Bs.
S4 Bs.
S5Bs.
18. BENEFICIO PLANIFICADO18. BENEFICIO PLANIFICADO
B1 .
B2.
B3 .
B4 .
B5.
6.- CAUSAS DE DESVIACIONESPOSITIVAS O NEGATIVAS
7.-UNIDADRESP.
8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS
9.-UNIDADRESP.
12. INDICADORESSATELITES
13. PERIODOS
M1 M2 M3 M4 M5
C1.
C2.
C3.
C4.
C5.
C6.
S1.
S2.
S3.
S4.
S5.
S6.
X =
15. VALORES %
14. INDICADOR PRINCIPAL: Efectividad-Producto)
2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO:
5.INDICADOR: 10.
DECISION
17. TIEMPO-17. TIEMPO-EJECUCIONEJECUCION
19. FECHA19. FECHA VERIFICACIONVERIFICACION
APROBADORECHAZADO
M6
Dirección de Finanzas
X
X
X
X
X
X
0
50
100
3 14 16-7-2001
Total de informes elaborados Total de informes elaborados OPORTUNAMENTEOPORTUNAMENTE
Total de informes demandadosTotal de informes demandados
60 35 52 60 70 89
3.000.000,oo 3.000.000,oo
0.07
0.08
0.07
0.10
0.11
0.13
0.062400
0.82
0.06
0.83
0.07
0.82
0.05
0.85
0.08
0.82
0.09
0.83
Impuntualidad
Ausentismo
Cap. Inst. Tecnológica
Eficiencia Laboral
2080
2400
2720
3200
3200
Efectividad de la Efectividad de la ElaboraciónElaboración de Informesde Informes
Baja capacidad tecnológica instalada
Lentitud de los procesos de compra
Carencia de habilidades para el manejo de
tecnología
Desvinculación de gestión de entrenamiento en el área
tecnológica
Estructura no uniforme de Elaboración y Presentación
de Informes
““A”A”
““D”D”
““C”C”
““B”B”
““A + B + A + B + C + D”C + D”
Adquisición y sustitución de
tecnología.
Racionalizar procesos
Desarrollar Plan de Inventarios de
Habilidades TecnológicasIncrementar cobertura de y capacidad de
Recursos Humanos en el
área tecnológica.Desarrollar
programa de reuniones para
acordar Estructura Unica de
Elaboración y Ensamblaje de
Informes
““A”A”
OrganizacOrganización y ión y
MétodosMétodos
Personal Personal y y
SistemasSistemas
PersonalPersonal
Todas las Todas las UnidadesUnidades
15 días15 días
Aprovechamiento del Recurso HumanoDesarrollo de habilidades y destrezasMejor calidad de informes
Aceleración de decisiones
Dominio situacional de Dirección de Finanzas
14-8-200131-8-2001
4-9-2001
18-9-200127-9-2001
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Reporte Integral de Gestión Reporte Integral de Gestión Dirección de FinanzasDirección de Finanzas
1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA:
16. COSTO DE SOLUCIONES 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOSO REFUERZOS
EJECUTADOPROGRAMADO
S1 Bs.
S2Bs.
S3 Bs.
S4 Bs.
S5Bs.
S1 Bs.
S2Bs.
S3 Bs.
S4 Bs.
S5Bs.
18. BENEFICIO PLANIFICADO18. BENEFICIO PLANIFICADO
B1 .
B2.
B3 .
B4 .
B5.
6.- CAUSAS DE DESVIACIONESPOSITIVAS O NEGATIVAS
7.-UNIDADRESP.
8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS
9.-UNIDADRESP.
12. INDICADORESSATELITES
13. PERIODOS
M1 M2 M3 M4 M5
C1.
C2.
C3.
C4.
C5.
C6.
S1.
S2.
S3.
S4.
S5.
S6.
15. 15. VALORES %VALORES %
14. INDICADOR DISFUNCIONAL
2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO:
5.INDICADOR: 10.
DECISION
17. TIEMPO-17. TIEMPO-EJECUCIONEJECUCION
19. FECHA19. FECHA VERIFICACIONVERIFICACION
APROBADOAPROBADO RECHAZADORECHAZADO
M6
Dirección de Finanzas
X
X
X
X
X
7 18 16-7-2001
X =
Total de depósitos Total de depósitos INCORRECTAMENTE INCORRECTAMENTE
realizadosrealizadosTotal de depósitos realizadosTotal de depósitos realizados
8 6.5
5.2
2.1
1.7
0.89
2.8 3.4 3.9 4.10
4.8 5.1
48
34.2
0.23
52
0.30
52
0.49
54
0.56
55
0.58
53
0.40
Bs. ErroneamenteDepositados (miles-mill)
Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo
(en horas)
Causa Abono Personas
Fallecidas/Errores TotalesSatisfacción de Satisfacción de
UsuariosUsuarios
22.1 20.9 12.5 6.1 2.1
Nivel de Inconformidad Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta de Depósitos en Cuenta
al Personalal Personal Procesos manuales ofrecen dicrecionalidad que posiblemente afecta
confiabilidad del producto final.
Inexistencia de un método de eliminación oportuna de renunciantes y fallecidos.
Selección errada de beneficiarios en nómina
Ambigüedad en el proceso de comunicaciones entre las unidades responsabilizadas
del proceso de depósitos
Solicitud de pagos indebidos no ajustados a la normativa legal existente
““D”D”
““A”A”
““B”B”
““C”C”
““E”E”
Racionalizar y automatizar procesos, así como ajustar
mecanismos de control.
Estudiar mecanismo Estudiar mecanismo que genere que genere
simultaneidad de simultaneidad de provisión de provisión de
información entre información entre unidades unidades
involucradasinvolucradasCrear métodos de
control apoyados en automatización
mediante tecnología.Estandarizar Estandarizar estructura de estructura de
comunicaciones comunicaciones entre unidadesentre unidades, ,
mediante reuniones mediante reuniones técnicas.técnicas.Estandarizar Lista Estandarizar Lista
de Chequeo del de Chequeo del Proceso de Pago, Proceso de Pago,
Métodos de Métodos de Validación en los Validación en los sistemas internos sistemas internos entre UNIDADES entre UNIDADES INVOLUCRADAS.INVOLUCRADAS.
OrganizacOrganización y ión y
Métodos Métodos y y
SistemasSistemasOrganizacióOrganización y n y
Métodos, Métodos, Finanzas y Finanzas y Personal.Personal.Personal, Personal, Sistemas Sistemas
y Finanzasy Finanzas
Recursos Recursos HumanosHumanos
Todas las Todas las Unidades Unidades AnterioreAnteriore
ss
Aprovechamiento del Recurso HumanoRescate parcial del patrimonio del MinisterioIncremento de la satisfacción de los usuariosMejores relaciones con instituciones bancarias
4-8-2001
30-8-200114-9-200110-9-2001
22-10-2001
0
50
100
Mejora de la imagen institucional
89.000.000,oo
6.000.000,oo
78.000.000,oo
6.000.000,oo
75 días75 días
30 días30 días
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..
El BSC es perfectamente adaptable al MECD.
Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales.
La automatización del BSC es necesaria.
El reporte manual es una excelente alternativa.
La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC.
Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna.
La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos.
El BSC es perfectamente adaptable al MECD.
Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales.
La automatización del BSC es necesaria.
El reporte manual es una excelente alternativa.
La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC.
Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna.
La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..
Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD.
Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas.
Suministro de Información oportuna y veraz.
Disminución de los costos de operación.
Cambios en la estructura organizacional e infraestructura.
Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas.
Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos.
Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD.
Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas.
Suministro de Información oportuna y veraz.
Disminución de los costos de operación.
Cambios en la estructura organizacional e infraestructura.
Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas.
Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos.
BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD
Reflexión finalReflexión final
“Como causa inmediata del deterioro de
nuestra posición económica y de nuestro
signo monetario, generalmente se señala
la masiva desinversión de los activos de
Venezuela y por tanto la disminución de su patrimonio
El origen del problema puede encontrarse en la falta
de control administrativo”.
Milán Juranovic
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