¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario para
formular el plan de mejoramiento en el aplicativo, este funcionario debe
ingresar al aplicativo SIGEPRE – Módulo MEJORAS – Mis responsabilidades y
diligenciar los siguientes 7 pasos:
Tengo 10 días para formular mi plan
¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Así se ve en el aplicativo SIGEPRE los 7 pasos para Formular:
Paso 1: Seleccione la fuente del hallazgo
Paso 2: Escriba las causas identificadas o la acción a mejorar
Paso 3: Escriba la meta acorde con las causas y acciones identificadas.
Paso 4: Seleccione si el plan es correctivo, preventivo o de mejora
Paso 5: Nombre del jefe
Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir o evitar
Paso 6: Escribas las acciones, descripción y seleccione responsable, fecha inicial y final
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
El funcionario designadoseleccionará la fuente:
Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo
En esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas
1. Auditoria de Gestión de Calidad
2. Auditorías internas
3. Riegos
4. Análisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento del Servicio No conforme
7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica
9. Auditoria Externa del ICONTEC
10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisión por la Dirección
13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST
15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI
Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:
Seleccione la fuente del hallazgo. Ej. Auditoria Interna de Calidad
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registe en estacasilla las causas principalesque dan origen al aspectono conforme encontrado oa la situación de mejora,aplicando las siguientestécnicas:
Esquema de registro en el aplicativo
3 Técnicas para identificar causas
1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"
consiste en preguntar el ¿por qué? del hallazgo de manera consecutiva, hasta llegar a la causa raíz que originó el problema.
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registe en estacasilla las causas principalesque dan origen al aspectono conforme encontrado oa la situación de mejora,aplicando las siguientestécnicas:
3 Técnicas para identificar causas
2. Técnica de la Lluvia de Ideas
Es una técnica que tiene por objeto generar ideas en unambiente de trabajo grupal, en el que todos puedenhacer sugerencias y aportar más y mejores ideas de lasque se podrían producir trabajando de formaindependiente.
3. Diagrama Causa – Efecto
El diagrama causa-efecto es una forma de organizar yrepresentar las diferentes teorías propuestas sobre lascausas de un problema. Se conoce también comodiagrama de Ishikawa o diagrama de espina depescado y se utiliza en las fases de diagnóstico ysolución de la causa.
Para mayor información en las técnicas aplicadas para analizar las causas, consultanuestra Guía PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DEMEJORAMIENTO G-EM-01
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registe en estacasilla las causas principalesque dan origen al aspectono conforme encontrado oa la situación de mejora,aplicando las siguientestécnicas:
Ejemplo de la Técnica 5 ¿Por qué? para identificar la causa raíz
causa raíz
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
En esta casilla identifique yregistre las metas que dancumplimiento a las accionesde eliminación ominimización del hallazgo
Esquema de registro en el aplicativo
Las metas pueden ser:
puntos de control en el proceso y se identificaranen la documentación del mismo (Lineamientos,Caracterizaciones, Procedimientos y/o Formatos).
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Para el momento de laformulación se debe teneren cuenta el aspecto NoConforme, la acción adefinir y el tipo del plan, así:
Correctivo Preventivo Mejora
Ilustración
Esquema de registro en el aplicativo
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
En esta casilla indique elnombre del jefe oresponsable del procesoencargado de aprobar lastareas o acciones de lamejora:
Esquema de registro en el aplicativo
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Registre en esta casilla delaplicativo SIGEPRE –módulo MEJORAS, lasacciones preventivas y/ocorrectivas que garanticenla eficacia y efectividad, enel cumplimiento del plan demejoramiento o lasacciones de mejora:
Esquema de registro en el aplicativo
Quedando así:
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Seleccione la opción detratamiento de acuerdo altipo de plan:
Esquema de registro en el aplicativo
Eliminar: Cuando las acciones correctivas buscaneliminar la causa generadora del hallazgo.Reducir: Cuando las acciones correctivas opreventivas, buscan reducir la causa generadoradel hallazgo.Evitar: Cuando las acciones preventivas o demejora, buscan evitar la materialización de algúnhecho concreto.
Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir o evitar
¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Una vez formulados los 7 pasos, deberá efectuar lo siguiente:
Realice el comentario para remitir al siguiente paso.Ejemplo: una vez formulado el plan de mejoramiento, se remite para
validación del Jefe.
Se reasigna esta etapa a otro
funcionario, para que realice la
asignación de responsable. Es guardar la información
que se ha diligenciado, se
mantiene en sus
responsabilidades. No
continúa el flujo.
Es continuar el flujo
a la siguiente
etapa, en este caso
a la validación del
plan por parte del
jefe.
Cuando le da continuar flujo, continua al paso 3“Validar la mejora” del flujo de mejoramiento
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