Expediente 20190617‐00458
CONDICIONES PARTICULARES PARA SERVICIOS DE LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PLAN DE RETRIBUCIÓN
FLEXIBLE, PLAN DE BENEFICIOS SOCIALES, AYUDA CUIDADO DE HIJOS Y PÓLIZAS EN ABIERTO
Paseo de La Habana, 138 28036 Madrid. España Tel.: +34 91 452 12 00 Fax: +34 91 452 13 00 www.ineco.es
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 1
1 OBJETO ................................................................................................................................................. 2
2 ALCANCE ............................................................................................................................................... 2
2.1 DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO COMPLETO ............................................................ 3
2.2 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL SOFTWARE ..................................................................... 5
2.3 GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN ................................................................................................ 9
2.4 CONSULTORÍA / ASESORÍA ................................................................................................... 16
2.5 REQUISITOS TÉCNICOS ......................................................................................................... 16
2.6 DIMENSIONAMIENTO ACTUAL ............................................................................................. 18
2.7 PLAZOS ................................................................................................................................ 18
3 MEDIOS REQUERIDOS ........................................................................................................................... 20
3.1 MEDIOS TÉCNICOS ............................................................................................................... 20
3.2 MEDIOS HUMANOS ............................................................................................................. 20
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ............................................................................................... 21
4.1 ACLARACIÓN DE DUDAS ...................................................................................................... 22
4.2 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN ......................................................................... 22
4.3 PENALIZACIONES ................................................................................................................. 22
5 PROTECCIÓN DATOS PERSONALES ........................................................................................................... 24
6 DURACIÓN .......................................................................................................................................... 27
7 IMPORTE MÁXIMO ............................................................................................................................... 28
8 SOLVENCIA TÉCNICA ............................................................................................................................. 28
8.1 REFERENCIAS ....................................................................................................................... 28
9 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA ................................................................................................... 28
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES ..................................................................................................... 30
10 CRITERIOS DE VALORACIÓN ................................................................................................................... 30
10.1 VALORACIÓN DE CALIDAD (40 PUNTOS) ............................................................................... 30
10.2 VALORACIÓN ECONÓMICA (60 PUNTOS) .............................................................................. 31
11 CONTENIDO DE OFERTAS ....................................................................................................................... 32
11.1 OFERTA TÉCNICA ................................................................................................................. 32
11.2 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................... 33
11.3 OFERTA ECONÓMICA ........................................................................................................... 34
12 PRESENTACIÓN DE OFERTAS ................................................................................................................... 34
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 2
1 OBJETO
El objeto del presente documento es establecer las Condiciones Particulares necesarias para la contratación de
un único proveedor que realice de forma simultánea el servicio de “Gestión Integral del Plan de Retribución
Flexible (PRF), Gestión Integral del Plan de Beneficios Sociales (PBS), Gestión integral de la Ayuda cuidado de
Hijos (ACH), y de la gestión de las Pólizas en Abierto (PA) en una plataforma única”.
2 ALCANCE
El alcance del presente documento tiene como fin la Gestión Integral del Plan de Retribución Flexible, del Plan
de Beneficios Sociales, de la Ayuda cuidado de hijos, y gestionar junto con los brókeres contratados por Ineco las
Pólizas en Abierto. Todo ello de forma simultánea y a través de una única plataforma, ya que, aunque los dos
planes y la ACH tienen procedimientos diferentes (no sólo en lo referente a la imputación en nómina, sino
también en su funcionamiento como se detalla posteriormente), los 4 módulos están relacionados.
A continuación, se especifica en qué consisten estos dos planes, la ayuda cuidado de hijos y las pólizas en abierto
(en adelante, cuatro módulos):
1. Plan de Retribución Flexible (PRF): Es un esquema de pago voluntario, modificable y flexible que
permite a las personas trabajadoras elegir cómo percibir su retribución anual entre efectivo y
productos/servicios ofrecidos por la empresa.
2. Plan de Beneficios Sociales (PBS): Bolsa de beneficios (productos/servicios) valorada en un importe
anual con base en el Convenio Colectivo que deberá percibirse de forma íntegra, y que no podrá
reemplazarse por dinero.
3. Ayuda cuidado hijos (ACH): Es una ayuda que Ineco ofrece a todas las personas trabajadoras que tengan
un hijo menor de 3 años y que esté cursando el primer ciclo de Educación Infantil, siempre que la solicite.
La podrán percibir en formato dinerario a través de la nómina o en formato cheque guardería
virtual/papel.
4. Pólizas en Abierto (PA): Es un seguro médico que pueden seleccionar (para ellos o sus beneficiarios)
aquellas personas trabajadoras que no lo puedan hacer a través del PRF o del PBS, y para expatriados
(según criterio especificado por Ineco). El pago de la prima correspondiente se realizará con cargo en la
cuenta bancaria de dicho personal.
Ineco demanda la total implicación del adjudicatario y su compromiso en la consecución de los servicios
acordados, así como su disponibilidad para asumir las tareas de mejora continua que redunden en una cada vez
mayor satisfacción de Ineco y en un aumento de la eficiencia.
Este servicio debe incluir, con carácter enunciativo y no limitativo, para el PRF, el PBS, la ACH y las PA:
Diseño e implantación del proyecto completo.
Desarrollo e implantación del Software.
Gestión y Administración de todos los procesos.
Consultoría / Asesoría.
Requisitos Técnicos.
Dimensionamiento actual.
Plazos.
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Cualquier otra gestión o tarea necesaria para la gestión integral de los 2 planes, de la ayuda cuidado de
hijos y de la gestión de las pólizas en abierto.
2.1 DISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO COMPLETO
Se hará una definición de los cuatro módulos vigentes:
A. Situación Actual: Análisis y estudio de estos 4 módulos, para concretar la situación de partida.
B. Descripción de los módulos vigentes: Planteamiento, diseño y definición de las políticas, criterios y
procedimientos ya existentes, y ajustes en su caso, con base en las directrices de Ineco y a los productos
definidos por Ineco. Instrumentación de la documentación soporte de los 2 planes, de la ACH y de las
PA (el adjudicatario elaborará un Informe con todas las Especificaciones de los cuatro módulos).
C. Calendario de los Planes y de la ACH: Cronograma detallado de trabajo, fecha de inicio y fin de los planes
y de la ACH, de las pólizas en abierto, apertura anual, otras aperturas, acciones a desarrollar,
renovaciones anuales, etc., ya establecidos por Ineco.
D. Colectivos: Respecto a quién puede acceder a cada Plan (PRF y PBS), Ineco considera 3 colectivos de
personal:
a) Colectivo 1: Se incluye en este colectivo al personal de la Estructura de Dirección y de la Estructura
de Gestión. Sólo pueden optar (de forma voluntaria) al Plan de Retribución Flexible (en total aprox.
250 personas trabajadoras potenciales).
b) Colectivo 2: Se incluye en este colectivo al personal del nivel 6 de la Estructura Técnica. Este
colectivo tiene derecho al Plan de Beneficios Sociales de forma íntegra, y, además, pueden optar
(de forma voluntaria) al Plan de Retribución Flexible (en total aprox. 790 personas trabajadoras para
el Plan de Beneficios Sociales y personas trabajadoras potenciales para el Plan de Retribución
Flexible).
c) Colectivo 3: Se incluye en este colectivo al personal de la Estructura Técnica (niveles 7 y 8) y de la
Estructura de Soporte. Tienen derecho al Plan de Beneficios Sociales (en total aprox. 2.250 personas
trabajadoras), es decir, deben percibirlo de forma íntegra, pero no pueden optar al Plan de
Retribución Flexible.
En definitiva, de las 3.290 personas trabajadoras que a la fecha tiene Ineco:
1.040 aprox. pueden seleccionar (o no) voluntariamente productos/servicios a través del Plan de
Retribución Flexible.
3.040 aprox. tienen derecho al Plan de Beneficios Sociales.
Respecto a la ACH, pueden acceder todas las personas trabajadoras de los 3 colectivos que cumplan con
los requisitos especificados anteriormente.
Estos colectivos están definidos según el mapa de puestos vigente actualmente, por lo que está sujeto
a las posibles modificaciones que se puedan producir en el mismo.
E. Menú de Productos:
Definición, funcionamiento y tratamiento de los productos disponibles para seleccionar
actualmente por el PRF, el PBS y la ACH. (Se enumeran en el punto 2.6).
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Se podrán incluir nuevos productos relativos a los 4 módulos durante cualquier momento
del año, y el coste irá incluido dentro de la oferta económica.
Se podrá modificar el funcionamiento y tratamiento de los productos durante cualquier
momento del año, y el coste irá incluido dentro de la oferta económica.
Se podrán cambiar, añadir o quitar proveedores durante cualquier momento del año, y el
coste irá incluido en los precios de la oferta económica. El adjudicatario no podrá limitar
a Ineco la elección de los proveedores de los productos.
Se podrán cambiar los brókeres y el número de brókeres que son mediadores de las pólizas
del seguro médico durante cualquier momento del año, y el coste irá incluido dentro de
los precios ofertados en la oferta económica.
Se deberá contemplar en todo momento, la diferente legislación de cada producto en
función del territorio fiscal.
F. Estrategia de Comunicación. (Entre otros temas, se comunicará a las personas trabajadoras el cambio
de proveedor y de plataforma).
G. Documentación: Elaboración y asesoría, según la reglamentación jurídico‐laboral, de los documentos
necesarios para la gestión de los cuatro módulos. Revisión y ajuste en su caso, del contrato de novación,
documento de selección, anexos de renting‐formación‐otros, autorizaciones para recogida de cheques,
documento de afiliación de guardería, solicitud de ayuda cuidado de hijos, etc., vigentes en Ineco).
H. Especificaciones
La empresa adjudicataria de este proyecto presentará un documento como soporte
laboral y fiscal sobre la implantación del PRF, del PBS, de la ACH y las PA, que incluiría:
‐ La situación actual tanto de los elementos retributivos a flexibilizar de las personas
trabajadoras elegibles para participar en el PRF y la relación de éste con el marco de
relaciones laborales en sus aspectos retributivos, como de los beneficios sociales
ofrecidos, en función de la información proporcionada por Ineco sobre los acuerdos
alcanzados al respecto con la representación de los trabajadores.
‐ El tratamiento laboral y fiscal de los productos del PRF, del PBS y de la ACH.
‐ El procedimiento para la transición a la nueva plataforma de gestión.
‐ El procedimiento contractual para la participación en el PRF.
‐ Procedimientos de adhesión a los planes, a la ACH y a las PA, a incluir en la aplicación
informática.
Elaboración de un reglamento de funcionamiento del PRF, del PBS, de la ACH y de las PA,
con base en las políticas vigentes en Ineco, con las siguientes secciones:
‐ Introducción y definiciones.
‐ Elegibilidad.
‐ Condiciones de acceso.
‐ Funcionamiento general (Políticas).
‐ Productos, opciones y costes a incluir.
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‐ Tratamiento de posibles situaciones e incidencias (altas y bajas en la empresa,
cambios de puesto, expatriaciones y retorno, variaciones en la composición familiar a
efectos de algunos beneficios, cambios de jornada, etc.)
‐ Regularizaciones: Respecto al PBS, el adjudicatario realizará en cada pedido la
regularización de los absentismos teniendo en cuenta los días trabajados en el mes
anterior y considerando los días naturales de cada mes. Las regularizaciones en el PRF
y en la ACH se realizarán de modo diferente. También realizará las regularizaciones y
retroactividades que sean necesarias ante cualquier cambio que se produzca en
cualquiera de los productos y desde la fecha de dicho cambio.
2.2 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DEL SOFTWARE
A. Plataforma de Gestión:
Desarrollo y parametrización de la plataforma de gestión con base en la definición y
especificaciones vigentes en Ineco, de los dos planes, de la ACH y de las PA.
La parametrización de cada módulo será distinta, y como el colectivo 2 tiene derecho tanto
al PRF como al PBS, la parametrización para este colectivo deberá ser diferente a la de los
colectivos 1 y 3.
Transición a la nueva plataforma de gestión. Migración de toda la información y
documentación contenida en la plataforma de gestión actual (histórico desde el año 2015
al 2019 inclusive), de manera que, tanto los empleados como los administradores de Ineco,
puedan visualizar todos los productos e importes percibidos en cada año.
Definición y desarrollo de todos los ficheros que necesite tanto Ineco como el adjudicatario
para el intercambio de información (base de datos de carga diaria de la información de las
personas trabajadoras en la plataforma, ficheros de carga de nómina que el adjudicatario
enviará mensualmente a Ineco, etc.), y automatización en la plataforma de dicho
intercambio de ficheros entre Ineco y el adjudicatario.
La plataforma del adjudicatario deberá ser configurable de forma específica según las
necesidades de Ineco. Con carácter enunciativo y no limitativo, deberá contemplar los
siguientes puntos:
Integración de la plataforma en los sistemas y en la intranet de Ineco, y siempre
cumpliendo con la normativa vigente en el ámbito de la protección de datos.
La plataforma debe permitir la inclusión de desplegables o links, para que el
trabajador a través de ellos pueda acceder a consultar información sobre los
productos, proveedores, etc., y a la intranet de Ineco.
La plataforma debe permitir realizar una visualización en una única pantalla de
todos los productos seleccionados por el PRF, el PBS, la ACH y las PA.
Configuración en la plataforma de las comunicaciones automáticas a enviar a las
personas trabajadoras.
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Es necesario que la plataforma permita prorrogar (sin que la persona trabajadora
tenga que realizar de nuevo la selección) los productos que especifique Ineco de
forma automática para el siguiente ejercicio (por ejemplo, el seguro médico, el
renting de vehículo, la ayuda cuidado de hijos, etc.).
Bolsa máxima para cada plan:
En la plataforma de gestión se informará para cada trabajador, y en función del
colectivo al que pertenezca este, la bolsa máxima anual y mensual para el PRF y
la bolsa máxima anual y mensual para el PBS (también se informará la bolsa de la
ACH), de manera que dicha plataforma no permitirá al trabajador superar estos
límites (ni anuales ni mensuales) cuando vaya a realizar la selección de los
productos.
En la misma pantalla deberán verse las bolsas mensuales de uno o de los dos
planes, y según el trabajador vaya haciendo la selección de los productos, deberá
ver reflejada la bolsa mensual consumida y la disponible.
Ambas bolsas (la del PRF y la del PBS) serán independientes, actuarán por
separado (no tiene que estar consumida una bolsa para poder utilizar la otra) y
no tendrán el mismo criterio de funcionamiento. Sin embargo, para el personal
del colectivo 2, el cual tendrá derecho a las dos bolsas (PRF y PBS), aunque las
mismas actúen por separado, deberán ir coordinadas.
El importe de estas bolsas puede variar a lo largo del año, en cuyo caso, será
necesario realizar en el momento del cambio, una actualización de las mismas y
un ajuste de los productos seleccionados por ambos planes.
La plataforma deberá realizar automáticamente el control y gestión de las PA de
los seguros médicos (pólizas para las personas trabajadoras con circunstancias
concretas definidas por Ineco, y que se cargan directamente a su cuenta
bancaria). Estas pólizas en abierto no están incluidas ni en el PRF ni en el PBS,
pero están relacionadas con dichos planes.
La plataforma debe habilitar estas pólizas en abierto en función de los
requerimientos indicados por Ineco. Los citados requerimientos estarán
vinculados a que el trabajador pueda incluir a toda su unidad familiar en el PRF o
PBS y otros casos, como son los expatriados. El proveedor comunicará los
movimientos producidos en las PA a los brókeres, que serán los encargados de
realizar las gestiones correspondientes con las compañías aseguradoras.
Respecto al producto “renting de vehículo”, la plataforma calculará (en función
de la forma de facturar de cada proveedor) el importe del primer mes, del último
mes y del resto de meses, en función de la fecha de inicio y fin del renting,
realizando las regularizaciones necesarias en su caso. En el fichero de carga de
nómina, se informarán mensualmente la cuota del renting, la parte en especie y
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la parte no tributable, aplicando diferentes porcentajes de uso privativo/uso
profesional para distintos grupos de personas.
La ACH es un importe anual que el trabajador que la solicite percibirá
mensualmente excepto en el mes de agosto, y hasta el mes de julio del año en
que el niño cumpla 3 años (se regula en el Convenio Colectivo de Ineco y, en
consecuencia, sujeta a cambios).
El importe a percibir será la parte proporcional desde la fecha de solicitud, y en
su caso, se calculará con efecto retroactivo (con posibilidad de que la
retroactividad sea desde 2 meses antes de la solicitud) en función de la política
establecida por Ineco.
Prueba Piloto: Realización de pruebas de comprobación del correcto funcionamiento de
los cuatro módulos.
B. Soporte Tecnológico / Adaptación técnica:
a) Requisitos a cumplir por la plataforma informática:
Plataforma única para el PRF, el PBS, la ACH y las PA.
Parametrizable a la “medida” de Ineco:
‐ Hay que destacar, que la parametrización de los cuatros módulos deberá ser
diferente para cada uno de ellos, aunque todos están relacionados.
‐ Algunos de los productos que se ofrecen tanto en el PRF como en el PBS son los
mismos, pero tienen un funcionamiento diferente (por ej. no funciona igual el
producto “tarjeta comida” en el PRF que en el PBS), es decir, por ejemplo, el
producto tarjeta comida del plan de retribución flexible es diferente al producto
tarjeta comida del plan de beneficios sociales.
‐ Por sus particularidades, es necesaria una parametrización muy a la medida para
el PBS, la ACH y las PA.
‐ Esta plataforma de gestión debe poder realizar automáticamente todos los
cálculos específicos necesarios para el correcto funcionamiento de los cuatro
módulos.
‐ Por la compleja casuística de los cuatro módulos, la plataforma tiene que admitir
la posibilidad de gestionar excepcionalmente algunos casos especiales fuera del
funcionamiento habitual de los mismos.
La modalidad de servicio será SAAS (software as a service).
Deberá integrarse con Ineco a través de un SFTP, en el que todas las noches recogerá los
datos de las personas trabajadoras. El identificador para las personas trabajadoras será el
código de SAP.
La plataforma debe funcionar en cualquier navegador del mercado.
La plataforma debe ser Responsive.
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En la plataforma, deben quedar registradas todas las acciones de las personas trabajadoras
y de los administradores del sistema.
Disponer del “Portal del Administrador”, diferente al que tienen acceso las personas
trabajadoras, donde los administradores de Ineco puedan acceder y visualizar (on line) la
gestión de los cuatro módulos.
El acceso de las personas trabajadoras a la plataforma será por “SINGLE SIGN ON (SAML 2).
Generación de Informes de gestión de los planes, la ACH y las PA:
‐ Los administradores de Ineco deberán poder extraer los informes parametrizados
por el adjudicatario.
‐ Es requisito obligatorio qué en todos los informes, ficheros o cualquier tipo de
información que se maneje, cada persona trabajadora vaya siempre identificada
con el “Código SAP” y el “CECO” que Ineco comunicará al adjudicatario.
‐ Informes estándar.
‐ Informe de “histórico de selecciones” por persona trabajadora.
‐ Informes mensuales por producto, separados por cada plan y separada la ACH y
las PA (donde se pueda ver por cada producto todas las personas trabajadoras que
lo han contratado e importes).
‐ Informes mensuales por persona trabajadora, separados por cada plan y separada
la ACH y las PA, por sus particularidades (que productos ha contratado cada
persona trabajadora por cada plan e importes).
‐ Informes a medida, con todos los datos incluidos en la plataforma.
Disponer de simulador de IRPF, que contemple la simulación conjunta del PRF, PBS y de la
ACH, tanto la mensual como la anual, y tanto de un solo producto como de todos a la vez,
correspondiente al ejercicio fiscal.
La plataforma deberá incluir un manual de funcionamiento de la plataforma o vídeo
explicativo.
Esta plataforma, deberá estar en todo momento actualizada según la legislación vigente
para cada producto en cada territorio.
Plataforma personalizada para Ineco, que sea sencilla y ágil para la gestión y administración
de los planes, de la ACH y de las pólizas en abierto.
Configurable para adaptarla a la identidad visual de la empresa (colores, logos, imágenes,
etc.).
Deberá emitirse una declaración responsable donde se identifique expresamente que la plataforma del licitador
pueda ajustarse a la medida de las necesidades de Ineco y según los criterios anteriormente descritos.
b) El adjudicatario realizará:
Diseño y adaptación del software para la gestión y administración del PRF, del PBS, de la
ACH y las PA, a través de una única plataforma.
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Concesión de los permisos necesarios sobre el software del PRF, del PBS, de la ACH y de las
PA, tanto para el perfil de administrador como para el perfil de usuario.
Carga en la plataforma de toda la información necesaria para la gestión de los cuatro
módulos, como son: información sobre las personas trabajadoras, sobre los proveedores
que prestan servicios para Ineco, sobre todos los productos ofrecidos, políticas de cada
producto, textos por producto, etc.
Migración:
‐ Ineco enviará al adjudicatario los datos personales y salariales necesarios para la
gestión de los planes, de la ACH, y de las PA, atendiendo al cumplimiento de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales y del RGPD.
‐ Migración de la información: Una vez que el adjudicatario haya realizado la migración
de toda la información y documentación de los años 2015 a 2019 (inclusive) contenida
en la plataforma actual, para la apertura anual de cada año, que se realizará en
noviembre del año anterior, el adjudicatario hará lo siguiente:
Para el PRF, el adjudicatario precargará a cada persona trabajadora los
productos especificados por Ineco (como por ejemplo el renting de vehículo,
la formación, etc.). Dicha persona seleccionará, en su caso, el resto de los
productos que necesite.
Para el PBS, el adjudicatario precargará a cada persona trabajadora los
productos especificados por Ineco. Dicha persona tendrá que realizar la
selección del resto de productos que necesite, hasta completar el importe
total anual de la bolsa del PBS. Para aquellas personas trabajadoras que no
hayan realizado la selección en productos de la bolsa del PBS completa, el
adjudicatario precargará por defecto el importe restante en el producto
especificado por Ineco.
Preparación y carga de la documentación del PRF, del PBS, de la ACH, y de las PA, como son
los acuerdos de novación contractual a firmar por las personas trabajadoras, guías y
reglamentos, anexos, etc.
Actualización de la plataforma tecnológica cuando se produzcan cambios normativos /
legislativos sin coste adicional.
2.3 GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Una vez definidos los 2 planes, la ACH, y las PA, el adjudicatario realizará la gestión y administración
integral global de los mismos, de la forma más automatizada posible, evitando procesos manuales (salvo
algún caso especial):
A. Comunicaciones:
Carta de presentación.
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Realizar comunicaciones presenciales para explicar a las personas trabajadoras el
funcionamiento de la plataforma.
Elaboración de los materiales de comunicación en consenso con Ineco.
Enviar a las personas trabajadoras una comunicación explicativa sobre el funcionamiento
del PRF, del PBS, de la ACH y de las PA.
Enviar a las personas trabajadoras las comunicaciones necesarias para el lanzamiento
anual del proceso de contratación y elección de productos, tanto para el PRF como para el
PBS, la ACH y las PA.
El adjudicatario deberá enviar a las personas trabajadoras, todas aquellas comunicaciones
que sean necesarias para la gestión y administración de los planes, la ACH y las PA, como
son: aperturas de los cuatro módulos, información de los mismos, mensajes cada vez que
la persona trabajadora seleccione, modifique o dé de baja algún producto, comunicaciones
específicas sobre los seguros médicos a aquellas personas trabajadoras que necesiten
utilizar las pólizas abiertas, comunicados a las personas trabajadoras que sean alta en la
empresa, plazos de selección de productos, comunicación recordatoria de finalización de
plazos, comunicaciones sobre las incidencias que pueda tener cada persona trabajadora,
comunicación a cada persona trabajadora cuando se produzca algún cambio de situación
del mismo, etc.), de manera que sea la plataforma la que automáticamente envíe todos
los mensajes que se puedan estandarizar.
Comunicación periódica y continua para ayudar a las personas trabajadoras a resolver
todas las incidencias y dudas que tengan.
Establecer en consenso con Ineco, los circuitos de comunicación entre la empresa, el
adjudicatario, los proveedores de los productos, y las personas trabajadoras.
Adecuación de todos los soportes de comunicación a la imagen corporativa de Ineco.
B. Apertura anual de los Planes, la ACH y las PA:
Lanzamiento del proceso de contratación y elección de productos, tanto para el PRF como
para el PBS, la ACH y las PA, mediante el acceso al software único de contratación y
simulación.
Realizar todos los años la apertura anual de ambos planes, la ACH y las PA, en el mes de
noviembre del año anterior a la fecha de comienzo de los mismos.
El próximo plan dará comienzo el 01‐01‐2020, por lo que las personas trabajadoras
realizarán la selección de los productos en los primeros 21 días del mes de noviembre de
2019.
Previamente a cada período de selección, el adjudicatario realizará una actualización de
toda la información incluida en la plataforma con base en la información enviada por Ineco
(datos retributivos de las personas trabajadoras, de los importes de las bolsas disponibles
para cada uno, datos organizativos, políticas de los planes, de la ACH y de las PA,
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documentos relativos a los mismos incluidos en la plataforma, textos de la plataforma (que
deben incluir por producto la política de cada uno, así como la documentación e
información correspondiente de cada proveedor), documentación informativa relativa a
las pólizas de los seguros médicos y de los renting de vehículos, actualización o ampliación
de los productos (en su caso) y de los precios de los productos/servicios, direcciones de
envío – se producen muchos cambios mensualmente ‐, centros de coste, etc.) y la
actualización de la legislación de cada producto, en su caso.
Es necesario que, en caso de producirse la modificación de los datos económicos (incluidas
las bolsas) de los planes, de la ACH y de las PA, en cualquier momento del año por causas
diversas justificadas, estos puedan ser actualizados en el sistema, con efectos de la fecha
de la modificación, y se pueda realizar el ajuste necesario para la regularización de los
planes, de la ACH y de las PA.
C. Selección de productos:
Período de selección: Durante los primeros 21 días del mes de noviembre de cada año,
todas las personas trabajadoras realizarán la selección anual de los productos que quieran
percibir durante el año siguiente. El adjudicatario deberá tener todo preparado para esas
fechas.
Posteriormente, y a lo largo de todo el año, la persona trabajadora podrá cambiar,
modificar o dar de baja su selección, teniendo en cuenta, que aquellas personas
trabajadoras que tengan derecho al PBS, deberán tener siempre seleccionado o
precargado, a través de este plan, alguno de los productos ofrecidos, por el importe total
de la bolsa anual y mensual.
En el PBS, en el caso de que la persona trabajadora no hiciera su selección en el mes
correspondiente, el adjudicatario deberá precargar por defecto la selección definida por
Ineco.
Es decir, el PRF, el PBS, la ACH y las PA, estarán abiertos durante todo el año, para que las
personas trabajadoras puedan solicitar, modificar o dar de baja mensualmente cualquier
producto en función de lo definido por Ineco.
Realizar las simulaciones (de IRPF, cálculos de renting, etc.) que necesiten las personas
trabajadoras para decidir si contratar un producto por el PRF (en cualquier momento del
año).
Una vez realizada la selección de los productos por parte de las personas trabajadoras
(tanto en el proceso de apertura anual, como en el de otras selecciones durante el año),
el adjudicatario se lo notificará a Ineco y a los diferentes proveedores.
En el caso de selección de los productos de formación y renting, el adjudicatario no
realizará la solicitud de los mismos hasta que no tenga la autorización de Ineco.
D. Gestión de la documentación a entregar a Ineco:
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Formalización y gestión de acuerdos, anexos y documentación con las personas
trabajadoras que contraten productos del PRF, del PBS, de la ACH y de las PA.
Adaptación documental: Documentación adaptada a los procedimientos de Ineco.
La plataforma debe tener la capacidad de archivar toda la documentación que la persona
trabajadora deba anexar cumplimentada y firmada, en función de los productos que
seleccione (como por ejemplo el Acuerdo de Novación, etc.).
La plataforma informática deberá estar preparada para que antes/después de cada
contratación la persona trabajadora formalice la documentación correspondiente. El
adjudicatario le enviará un aviso recordatorio de la obligación de entregar la misma a Ineco
debidamente cumplimentada y firmada, y de archivarla en la plataforma.
E. Cálculos específicos del PRF, PBS, ACH y PA (con la plataforma de gestión):
Según los criterios establecidos por Ineco, el adjudicatario deberá calcular, con base en la
información remitida por Ineco en 2 archivos TXT enviados por SFTP, el importe de los
productos a percibir por la persona trabajadora en función de las fechas de alta y baja en
la empresa, excedencias, reingresos, expatriación y retorno, cambios de puesto (un
cambio de puesto puede producir un cambio de plan), cambios de jornada, regularización
de absentismos y otras regularizaciones (con efecto retroactivo), cambios en la ACH,
cambios en las pólizas del seguro médico, cambios en el renting de vehículos, etc., y
siempre teniendo en cuenta los ajustes a realizar desde la fecha del día en el que se
produzca el cambio.
Específicamente, para el Plan de Beneficios Sociales (PBS), mensualmente se calculará por
persona trabajadora y día teniendo en cuenta los días trabajados en el mes anterior la
bolsa de beneficios establecida en Convenio, en función de la información facilitada por
nuestro sistema de SAP HR y de la Intranet de Ineco (altas, bajas, reingresos, expatriaciones
y retornos, cambios de colectivos, cambios de jornada, regularización de absentismos,
etc.).
Este cálculo, debe quedar reflejado en la plataforma mes a mes para consulta de la persona
trabajadora y de Ineco.
Las regularizaciones con efecto retroactivo, una vez pasada la fecha en que se emite el
pedido, se precargarán en la web y se tramitarán los pedidos correspondientes a los
proveedores.
Mensualmente se precargará por defecto este importe en los beneficios indicados por
Ineco para aquellas personas trabajadoras que no hayan hecho selección en la plataforma.
Todas las regularizaciones de los puntos indicados anteriormente se realizarán con la fecha
efecto del día del cambio.
Realizar los pedidos de los productos a los proveedores, con base en estos cálculos.
Descuento de absentismos y regularizaciones todos los meses: Es especialmente
importante el cálculo de los absentismos en el PBS. Diariamente Ineco enviará la
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información de los absentismos vía SFTP y el adjudicatario deberá recoger en su
plataforma en función de los requerimientos indicados por Ineco la regularización
correspondiente, tanto de las bajas (especificadas por Ineco) como de las incorporaciones
tras los absentismos, que se deberá reflejar también en pedidos, nóminas, etc. También
deberá realizar la regularización del PRF y de la ACH.
F. Gestión de Proveedores:
El adjudicatario llevará la relación con los proveedores contratados por Ineco para ambos
planes, la ACH y la PA, y realizará con ellos todas las gestiones necesarias para que las
personas trabajadoras perciban los productos seleccionados.
Todas las gestiones deben ser independientes por cada uno de estos módulos, es decir,
tanto los pedidos como la facturación, nómina, etc., deberán ir separados.
Coordinar a todos los agentes que intervienen en los planes, la ACH y las PA (diferentes
direcciones de Ineco, proveedores, bróker, personas trabajadoras, etc.)
Supervisar el compromiso de los proveedores en los procesos de comunicación y soporte
en la venta.
Realizar los pedidos mensuales a todos los proveedores de los productos seleccionados
por las personas trabajadoras, organizar y coordinar (junto con Ineco) la entrega de los
mismos y resolver todas las incidencias que se produzcan.
Facturación:
‐ Realizar mensualmente el cuadre y control de las facturas de todos los
proveedores, excepto las de los seguros médicos (lo realiza el bróker) y las de
formación: el adjudicatario realizará el control de las facturas (importes,
comisiones, IVA, duplicados de tarjetas, etc.), comprobando que coinciden con
los pedidos realizados y con los informes de nómina, y en caso de desajuste, se lo
comunicará a los proveedores para la rectificación de las mismas. Respecto al
producto de renting de vehículo el adjudicatario realizará el cuadre y control de
la primera y última factura y los ajustes correspondientes.
‐ Una vez verificadas, el adjudicatario enviará por email a Ineco, las facturas y los
ficheros Excel de cuadre y control de facturación (separados por PRF y por PBS),
con un formato y una codificación específica establecidos por Ineco, para que este
pueda realizar el pago.
‐ Todas las facturas de todos los productos deberán ir separadas por cada uno de
los planes, es decir, por un lado, se facturará el PRF y por otro el PBS.
‐ Ineco establecerá el protocolo de actuación donde se detallen las fechas límite
para el envío de la documentación (hay que coordinar las diferentes formas y
fechas de pago de cada proveedor y de Ineco para las cargas o percepción de los
productos/servicios seleccionados), así como el calendario previsto para la
realización de las regularizaciones sobre la documentación gestionada.
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pólizas en abierto 14
G. Call Center: El adjudicatario deberá poner a disposición de las personas trabajadoras de Ineco un servicio
de atención al cliente personalizado y con el suficiente número de agentes de atención telefónica para
atender a más de 3.000 comunicaciones anuales (con conocimiento de los planes, la ACH y las PA),
donde las personas trabajadoras se dirigirán directamente, vía teléfono o vía e‐mail durante todo el año,
para la resolución de las consultas, dudas e incidencias que puedan plantearse sobre los dos planes, la
ACH y las PA (simulaciones, reglamentos, productos, plataforma de gestión, su adhesión, ayuda para
realizar las selecciones, incidencias con los productos contratados, incidencias con los proveedores,
etc.).
El teléfono de contacto del Call Center no podrá ser una línea 902, deberá ser una línea normal (91).
El horario de asistencia que deberá cumplir el call center será el siguiente a lo largo de toda la duración
del contrato:
‐ Lunes a jueves: 09:00 a 18:00 horas
‐ Viernes: 08:00‐ 15:00 horas.
Con especial incidencia de atención a los periodos de selección (como puede ser noviembre) o se
produzcan cambios generalizados, los mismos se comunicarán al menos con quince (15) días de
antelación por parte de Ineco para la correcta gestión de las incidencias por parte de la empresa
adjudicataria.
H. Ficheros de carga en nómina:
Diseño de los ficheros de carga de nómina: Ineco especificará al adjudicatario los ficheros
de nómina vigentes que necesita para su carga automática completa en el sistema de
nómina de SAP HR de Ineco y, en su caso, realizar los ajustes correspondientes. El
adjudicatario debe ofrecer la posibilidad de subirlos automáticamente vía SFTP.
Envío de información para nómina y contabilidad (SAP HR): En el mes de enero de cada
año el adjudicatario enviará los ficheros de carga en nómina, incluyendo todos los
productos de todos los meses del año para cada una de las personas trabajadoras, y
posteriormente, mes a mes, enviará los ficheros de carga igual que el anterior, pero
indicando las modificaciones del mes (se informará tanto los productos que las personas
trabajadoras ya tengan contratados, como las modificaciones que se hayan producido).
El adjudicatario enviará a Ineco los ficheros de carga en nómina (con el formato y
codificación especificados por Ineco), en los que hará constar por cada persona
trabajadora y por mes (todos los meses del año), todos los productos contratados,
indicando para cada mes el importe en especie y el exento (en el caso del seguro de salud,
tiene que ir diferenciado el importe del mismo para la persona trabajadora, del importe
de los beneficiarios) así como la comprobación de que en ningún mes, la persona
trabajadora supera el límite mensual establecido según su bolsa.
El adjudicatario enviará a Ineco mensualmente los ficheros Excel con la siguiente
información:
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pólizas en abierto 15
o Fichero con el acumulado anual del PRF.
o Fichero con el acumulado anual del PBS.
o Fichero con la ACH en nómina del mes correspondiente.
o Fichero con los costes asociados a los duplicados de tarjeta solicitados, con los
importes a descontar del neto en nómina: comida PRF, comida PBS, transporte
PRF, transporte PBS, denuncia en caso de duplicados por robo (van sin coste).
Estos archivos incluirán los datos a introducir en el programa de nóminas de la Empresa
(SAP HR) para todas las personas trabajadoras que hayan participado en los planes y la
ACH (descuento del producto, imputación fiscal, coste exento de tributación, altas‐bajas‐
modificaciones, registro de incidencias y regularizaciones de nómina, regularización de
absentismos, etc.).
En función de la evolución de los planes de PRF y PBS, y de la ACH, se irán ajustando los
ficheros de carga de nómina para dar respuesta a las necesidades de Ineco, con base en
los productos ofrecidos y a la normativa legal vigente.
Estos ficheros deberán estar previamente verificados por el adjudicatario, contrastándolos
con la selección de productos y los pedidos realizados y percibidos por la persona
trabajadora.
En consenso con Ineco, se fijará la fecha mensual límite de entrega de los ficheros por
parte del adjudicatario.
I. Facturación del IVA a las personas trabajadoras: Expedición mensual de las facturas a las personas
trabajadoras por cuenta y nombre de Ineco, que contraten algún producto (sujeto y no exento de IVA)
dentro del PRF.
J. Gestión integral y administración: La gestión y administración diaria incluirá, entre otras cosas, la
atención y resolución de todas las incidencias que les surjan a las personas trabajadoras, la gestión y
regularización de todos los cambios de situación de las mismas (expatriación: dejan de tener estos
planes, pudiendo conservar el seguro médico por póliza en abierto, la guardería y la ACH; retorno:
vuelven a tener estos planes), cambios de puesto, cambios de jornada, excedencias, reingresos de las
excedencias, la ayuda a las personas trabajadoras para realizar cualquier gestión en la plataforma, la
aclaración de las dudas que tengan los mismos, los cambios de pólizas de los seguros médicos (de PBS
a PRF en el caso de promociones, y a pólizas en abierto en los casos de expatriación y retorno), etc.
La gestión y administración mensual incluirá, entre otras cosas, la revisión y comprobación de los datos
enviados por BBDD, la emisión mensual de los pedidos (pudiendo ser necesario realizar algún pedido
extraordinario por causas justificadas, como es el caso de los que hay que realizar en los meses de
diciembre y de enero para el cierre de los planes, o cuando se haya producido alguna incidencia
informática, etc.) y envío de los mismos a los proveedores, cuadre y control de la facturación de los
proveedores, el envío mensual de los ficheros de carga de nómina en SAP de Ineco, etc.
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Ineco comunicará vía SFTP los cambios al adjudicatario con la actualización diaria de los dos ficheros TXT
(personas trabajadoras y absentismos), y estos tendrán que estar recogidos en la plataforma
automáticamente.
Periódicamente, se realizarán reuniones de seguimiento o de resolución de incidencias en las oficinas
de Ineco, de manera que el coste de los viajes que las mismas supongan será a cargo del adjudicatario.
2.4 CONSULTORÍA / ASESORÍA
El adjudicatario deberá prestar servicios de asesoría jurídica de, entre otras, las siguientes actividades:
Consultoría, asistencia, apoyo y asesoramiento legal (laboral, fiscal, nómina y de seguridad social)
continuado, en materia de retribución flexible y de beneficios sociales.
Comunicación continua de cualquier actualización, novedad o modificación en la normativa u otros
aspectos relativos a estos temas.
Consultas legales específicas puntuales (preparación, en su caso, de documento legal sobre cualquier
tema relacionado con los planes).
El adjudicatario gestionará los asuntos pendientes del anterior proveedor, sin asumir la responsabilidad
imputable al mismo.
Es requisito obligatorio e indispensable para el adjudicatario cumplir con las obligaciones de confidencialidad con
carácter indefinido, manteniéndose en vigor con posterioridad a la finalización del contrato, así como cumplir
con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos
digitales y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
2.5 REQUISITOS TÉCNICOS
El servicio debe cumplir al menos los siguientes requisitos técnicos:
General:
Ineco no tendrá un área de soporte técnico para el servicio.
Centro de proceso de datos:
Acceso al Edificio y al Datacenter: Debe existir vigilancia, control de accesos y auditoría.
Debe disponer de sistema de climatización que garantice el adecuado funcionamiento del hardware.
Debe disponer de Sistema Eléctrico redundado y SAI’s que garanticen la continuidad del servicio en caso
de caídas eléctricas.
Debe disponer de sistemas de protección de incendios.
Servidores:
Los servidores que soporten el servicio deben ser dedicados.
Monitorización:
El servicio debe estar monitorizado a nivel de plataforma, S.O. y aplicación mediante una herramienta
de monitorización que detecte en un periodo no superior a 5 minutos cualquier incidencia del servicio.
Comunicaciones:
Gestión de la capacidad del ancho de banda: Se debe garantizar en todo momento que el ancho de
banda disponible para el servicio es el adecuado y suficiente para el correcto funcionamiento del mismo.
Todas las comunicaciones deberán ser cifradas.
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pólizas en abierto 17
Comunicaciones entre usuarios y servicio: Deberán ser cifradas por protocolo HTTPS (certificado SSL con
clave pública RSA de 2048 bits y con Extended Validation).
Seguridad:
Se debe bloquear el acceso tras un número máximo de intentos de acceso incorrectos.
Debe existir seguridad perimetral con al menos las siguientes características:
‐ Firewall nivel de red y aplicación que ofrezca el acceso al servicio exclusivamente necesario y
protección a nivel de aplicación.
‐ Sistema de protección ante intrusiones.
‐ Sistema de protección antivirus.
‐ Sistema de protección frente a ataques de denegación de servicio.
Debe implementarse seguridad a nivel de aplicación.
‐ Se debe impedir que un usuario acceda a los datos de otro.
‐ Se debe implementar seguridad durante toda la sesión del usuario.
‐ Uso de Cookies: Se deberá implementar una política de uso de Cookies que garantice la
privacidad del servicio. Solo deberán usarse cookies que soporten la funcionalidad del servicio
o sirvan para mejorar el mismo.
‐ Se debe implementar control de datos de entrada que evite ataques de CSS, SQL injection, etc.
Debe implementarse seguridad de acceso a las Bases de Datos.
Se debe realizar backup:
‐ Al menos una copia total diaria de toda la plataforma.
Debe existir capacidad de recuperación granular de la información.
Deben existir funcionalidades de Auditoría del servicio.
El servicio debe registrar las diferentes acciones de los usuarios y de los administradores para registrar
en cada momento qué está haciendo cada persona. Ineco podrá requerir esta información cuando lo
estime oportuno y deberá ser entregada en un plazo no superior a 48 horas.
Deberá detallarse la política de confidencialidad de la información.
Actualizaciones de seguridad: Todo el software del servicio (firmware de equipos, software de
virtualización (si existe), SO’s, software de aplicación, etc.) deberá estar actualizado a nivel de parches
de seguridad al menos cumpliendo los siguientes requisitos:
‐ Aplicación de actualizaciones críticas: Menos de 48h tras su publicación.
‐ Aplicación de resto de actualizaciones: Menos de 7 días tras su publicación.
SSO y Gestión de la Identidad:
Autenticación de usuarios: Los usuarios deben autenticarse implementado un SSO (Single Sign On)
integrado con el A.D. (Active Directory) de Ineco.
Si es necesaria la implementación de algún sistema/servicio en la plataforma de sistemas de información
corporativa de Ineco para implementar el SSO, el coste, diseño, implementación, pruebas, y puesta en
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pólizas en abierto 18
producción correrá a cargo del ofertante y se deberán respetar los requisitos técnicos que Ineco estime
oportunos.
Traspaso de información:
El traspaso e intercambio de información debe realizarse cifrado, preferentemente a través de un portal
Web seguro (HTTPS).
Portal Web y Clientes Web:
El portal Web deberá garantizar su correcta funcionalidad al menos para los navegadores:
‐ Internet Explorer 9 y superiores
‐ Chrome
2.6 DIMENSIONAMIENTO ACTUAL
El PRF actualmente existente en Ineco, incluye los siguientes productos:
Seguro médico: según adjudicación realizada se compone de dos (2) brókeres y dos (2) aseguradoras
(cada una con pólizas de cuadro médico, pólizas de reembolso y pólizas en abierto) gestionadas,
actualmente, a través de un bróker cada una.
Tarjeta comida (posibilidad de formato en Cheque).
Tarjeta transporte (posibilidad de formato en Cheque).
Cheques guardería virtual y en papel.
Formación.
Renting vehículo (Al menos seis (6) proveedores).
Por su parte, el PBS actualmente existente en Ineco, incluye los siguientes productos:
Seguro médico: según adjudicación realizada se compone de dos (2) brókeres y dos (2) aseguradoras
(cada una con pólizas de cuadro médico y pólizas en abierto) gestionadas, actualmente, a través de un
bróker cada una. Son los mismos brókeres y las mismas aseguradoras tanto para el PRF como para el
PBS.
Tarjeta comida (posibilidad de formato en Cheque).
Tarjeta transporte (posibilidad de formato en Cheque).
Cheques guardería virtual y en papel.
Las cifras aproximadas de adhesión por producto en ambos planes son las que se detallan a continuación:
Seguro Médico: 2.782 personas (beneficiarios incluidos).
Tarjeta Comida: 3.071 personas.
Tarjeta Transporte: 763 personas.
Cheques Guardería y ACH (virtual y papel): 634 personas.
Formación: 4 personas.
Renting Vehículo: 46 personas.
2.7 PLAZOS
Apertura anual: Las primeras fases que se detallan a continuación (tanto para el PRF, el PBS, la ACH y
las PA), deberán realizarse en los siguientes plazos:
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Se deberán realizar las acciones necesarias para que las personas trabajadoras de Ineco puedan
seleccionar los productos en la plataforma en los primeros 21 días del mes de noviembre de 2019.
La plataforma tiene que estar preparada y comprobada para su correcto funcionamiento el 30‐10‐
19.
Las personas trabajadoras deben disponer de un plazo de 21 días para realizar la selección de los
productos que deseen percibir en el periodo 01‐01‐20 hasta el 31‐12‐20.
Preparación y envío de los pedidos por parte del adjudicatario a los proveedores:
‐ Seguro médico: comunicación de las altas, bajas, modificaciones y cambios de aseguradora a
los brókeres/aseguradoras, antes del 29/11/2019, para que todo entre en vigor el 01/01/2020.
‐ El pedido de tarjetas y cargas de comida y transporte, y cheques guardería virtual y en papel,
tendrá que enviarse al proveedor antes del 28/11/2019 para su entrega a las personas
trabajadoras de Ineco en la semana del 10/12/2019.
‐ Los productos de formación y el renting se podrán seleccionar en cualquier momento del año,
y se entregarán a la persona trabajadora cuando el proveedor de los mismos los tenga
disponibles.
El inicio de los Planes, la ACH y las PA para el año 2020 será el 01/01/2020. En esta fecha, las
personas trabajadoras tendrán que haber percibido o empezar a percibir todos los productos, a
excepción de los que no sean de entrega inmediata como es el caso del renting de vehículos y la
formación.
Las parametrizaciones y los desarrollos necesarios para el descuento de absentismos y
regularizaciones tienen que estar realizados para su correcto funcionamiento para el envío del
fichero de carga de la nómina de enero (aproximadamente para el 10‐01‐20).
En este sentido, el adjudicatario deberá presentar una declaración asumiendo el compromiso de
cumplimiento de estos plazos, y que las personas trabajadoras de Ineco podrán realizar la selección de
productos en los primeros 21 días del mes de noviembre de 2019 para que se puedan cumplir los plazos
de entrega.
Una vez realizada la apertura anual, las personas trabajadoras podrán (a partir del mes de febrero inclusive)
cambiar, dar de alta o baja, o modificar los importes de los productos de comida, transporte y guardería (el
seguro médico solo se podrá modificar por causas especiales justificadas) y siempre teniendo en cuenta las
fechas de protocolo establecidas en la plataforma de manera consensuada con Ineco, para la selección de los
productos. También podrán solicitar durante cualquier momento de la vigencia del PRF los productos de
formación y renting.
Plazos mensuales:
Para todos los meses del año, se consensuarán entre Ineco y el adjudicatario los plazos a cumplir para
que todo llegue a tiempo. No obstante, a nivel orientativo, las fechas serán las siguientes:
Ineco enviará diariamente al adjudicatario la BBDD actualizada.
El adjudicatario realizará los pedidos a los proveedores como máximo el 15 de cada mes.
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
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El proveedor de los productos de comida, transporte y guardería realizará la entrega a
principios de la última semana de cada mes.
El adjudicatario enviará a Ineco el cuadre y control de las facturas antes del día 22 de cada mes.
El adjudicatario enviará a Ineco los ficheros de carga de nómina el día 10 de cada mes.
Todas las declaraciones responsables referidas a este apartado se aúnan en el documento adjunto “Anexo 1 DC
cumplimiento alcances”. El licitador deberá remitirlo firmado y sellado e incluirlo en su apartado correspondiente
dentro del Sobre 1 “Solvencia y Documentación Administrativa”.
3 MEDIOS REQUERIDOS
La empresa adjudicataria deberá aportar todos los medios materiales, técnicos y humanos necesarios para la
correcta ejecución de los trabajos, conforme a lo establecido en el presente documento.
Todos los medios ofertados serán exigidos para el desarrollo de los trabajos. De no ser así, se considerará un
incumplimiento contractual por parte de la empresa adjudicataria, pudiendo dar lugar a la aplicación de las
penalidades establecidas en el apartado 4.3.1 de las presentes condiciones.
3.1 MEDIOS TÉCNICOS
La empresa adjudicataria deberá aportar cuantos medios sean necesarios para la correcta realización de los
trabajos a efectuar.
3.2 MEDIOS HUMANOS
El equipo de la empresa adjudicataria deberá estar formado por personal especializado y con experiencia en los
trabajos especificados en este pliego y estará formado al menos por los siguientes perfiles:
Un (1) Consultor (Gestor de todo el proyecto): Este será el interlocutor principal entre el adjudicatario
e Ineco.
‐ Con al menos ocho (8) años de experiencia en gestión de proyectos de PRF y/o PBS, en al menos
tres (3) clientes con un mínimo de 3.000 personas trabajadoras.
‐ En al menos uno (1) de los clientes anteriores la gestión de proyectos de PRF y PBS deberá
haberse realizado de forma simultánea.
Un (1) Responsable del equipo de gestión y administración: con al menos cinco (5) años de experiencia
en gestión de personas, en al menos tres (3) clientes con un mínimo de 3.000 personas trabajadoras.
Al menos dos (2) Técnicos Administrativos:
‐ Con al menos tres (3) años de experiencia en gestión de proyectos de PRF y/o PBS, en al menos
dos (2) clientes con un mínimo de 3.000 personas trabajadoras.
‐ En al menos uno (1) de los clientes anteriores la gestión de proyectos de PRF y PBS deberá
haberse realizado de forma simultánea.
Cada técnico debe poder realizar la gestión y administración de los cuatro módulos, conociendo a
fondo el proyecto, de manera que puedan atender y gestionar individualmente el mismo en caso
de que sea necesario (vacaciones, bajas IT, etc., ya que el servicio no puede quedar descubierto).
Un (1) Responsable de TI:
‐ Con al menos ocho (8) años de experiencia en gestión informática de proyectos de PRF y/o PBS,
en al menos tres (3) clientes con un mínimo de 3.000 personas trabajadoras.
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 21
‐ En al menos uno (1) de los clientes anteriores la gestión de proyectos de PRF y PBS deberá
haberse realizado de forma simultánea.
Call Center: equipo de personas con conocimiento del proyecto completo para la resolución de dudas e
incidencias. El adjudicatario deberá dar a este equipo la formación específica necesaria sobre los cuatro
módulos de Ineco.
Es requisito indispensable que las personas que realicen la gestión integral de los cuatro módulos tengan el
conocimiento y la capacidad necesaria para realizar la misma con un alto nivel de calidad y agilidad en las
respuestas.
El licitador deberá presentar el currículum vítae del personal asignado a la prestación del servicio descrito en el
presente documento, que incluirán las correspondientes referencias contrastadas y justificativas de la
experiencia profesional necesaria para la prestación de los servicios. Además, deberá adjuntarse a cada uno de
los cv´s una declaración responsable firmada por el responsable y/o por el trabajador que afirme que cumple
con el requisito de solvencia. Deberá atender al modelo establecido como Anexo 2 (DC de experiencia
profesional).
En total en el sobre de solvencias deberá contar con cinco (5) declaraciones responsables, una por cada uno de
los perfiles descritos.
Respecto al call center únicamente deberá remitirse un compromiso firmado por el representante legal de la
empresa del cumplimiento del alcance referido a dicho servicio. Estará contenido en el Anexo 1 Cumplimiento
de alcances.
Toda la documentación especificada en este punto 3, vendrá contenida en el Sobre 1 “Solvencia y
Documentación Administrativa”.
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
Serán de aplicación las condiciones generales de contratación, considerándose las mismas como Pliego de
Condiciones Administrativas publicadas en el perfil del contratante de Ineco (www.ineco.com) y en la
plataforma de contratación del estado (www.contrataciondelestado.es).
La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrollo de los trabajos
requeridos en el presente documento.
La presentación de oferta supone la aceptación de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco y de las
presentes Condiciones Particulares (Ambos documentos se entienden como pliegos, según las nuevas normas
de contratación de Ineco).
La empresa adjudicataria deberá aportar declaración responsable expresa sobre si va a realizar la totalidad de
los trabajos con medios propios o si alguna parte del mismo va a ser objeto de subcontratación o de
colaboración externa, en caso afirmativo, tendría que indicar el nombre de la empresa subcontratada y el
porcentaje de dicha subcontratación, que no deberá superar en ningún caso el 50% del importe ofertado. El
licitador deberá asegurar que su subcontratista de la empresa licitadora cuenta con capacidad para contratar
con la administración adjuntando una declaración responsable firmada por la empresa subcontratista de no
estar incurso en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 71 de la LCSP.
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pólizas en abierto 22
4.1 ACLARACIÓN DE DUDAS
A través de la plataforma de contratación del estado en el apartado “Solicitud de Información” hasta la fecha
límite establecida en el Anuncio de Licitación.
4.2 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN
La facturación se realizará en función del trabajo realmente ejecutado, valorado a los precios ofertados. En
ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto ni el plazo, quedando limitado a
las necesidades reales de la empresa.
Las partidas 1 y 2 de la Oferta Económica, se facturarán a la finalización de los trabajos de diseño e implantación
del proyecto completo y del software. Las partidas 3 y 4, se facturarán semestralmente en el año al que
correspondan.
Los días de pago son los días 5, 15 y 25 de cada mes, lo que deberá tenerse en cuenta para los plazos de pago.
El pago se realizará a sesenta (60) días tras la validación de la factura.
Los pagos se realizarán en euros, mediante transferencia bancaria, desde una cuenta corriente de Ineco
domiciliada en Madrid (España), por lo que todas las facturas deberán indicar:
Titular de la cuenta
Nombre del banco
IBAN o codificación unívoca equivalente.
SWIFT o BIC (Cuando aplique)
Los gastos adicionales ocasionados por pagos mediante diferentes medios a los indicados correrán por cuenta
del proveedor.
Todas las facturas que se emitan deberán contener los siguientes datos obligatoriamente:
Nº de Adjudicación.
Código de proyecto.
Nº de factura o serie.
Fecha de expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa tanto del obligado a expedir factura como
del destinatario de las operaciones.
Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaría española.
Domicilio fiscal tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
Descripción de la/s operación/es.
Tipo impositivo o exención del mismo si procede.
La cuota tributaria que, en su caso se repercuta, que deberá consignarse por separado.
4.3 PENALIZACIONES
En caso de incumplimiento de obligaciones contractuales, Ineco aplicará las siguientes penalidades:
4.3.1 Incumplimiento de los trabajos objeto de contrato
Se aplicará una penalidad correspondiente al diez por ciento (10 %) del importe de la factura semestral por el
incumplimiento de cualquiera de las tareas descritas en el apartado segundo. Ineco informará de esta situación
al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo
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que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el
plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada
del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre
Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
Las penalidades por incumplimiento de los trabajos, en caso de superar el veinte por ciento (20%) del importe
total del contrato, habilitarán a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.2 Ejecución defectuosa de los trabajos
Se aplicará una penalidad del tres por ciento (3 %) del importe de la factura semestral por la ejecución defectuosa
de los trabajos. Ineco informará de esta situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para
que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por
parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de
dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la
empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por
escrito.
Las penalidades por ejecución defectuosa de los trabajos en caso de superar el diez por ciento (10%) del importe
del contrato, habilitará a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.3 Mora en la entrega de los trabajos
Se aplicará una penalidad del tres por ciento (3 %) del importe de la factura semestral cuando se produzca, por
causas imputables a la empresa adjudicataria, un retraso en la entrega de los trabajos. Ineco informará de esta
situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días,
alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas,
en el plazo máximo de cuatro (4) días, Ineco informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión
anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las
comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
Las penalidades por mora de los trabajos en caso de superar el diez por ciento (10%) del importe del contrato,
habilitará a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.4 Interrupción del servicio
Cuando durante la prestación del servicio, se produjese una interrupción en el mismo debido a la no
disponibilidad del equipo acordado, la empresa adjudicataria de dicho servicio deberá asumir la sustitución del
mismo, en las mismas condiciones y con la suficiente antelación, de forma que pueda realizarse un solape de
transferencia de conocimientos entre ambos que no deteriore ni implique cualquier tipo de retraso en la
ejecución del servicio. La sustitución del personal deberá ser avisada con siete (7) días de antelación. El coste
adicional asociado al solape de medios correrá a cargo del adjudicatario.
En caso de no cumplir con lo anterior se aplicará una penalización del cinco (5 %) por ciento del importe de la
factura semestral.
4.3.5 Ejecución de Penalidades
Las penalidades mencionadas se harán efectivas mediante la correspondiente deducción en la siguiente factura
emitida por la empresa adjudicataria. Ineco informará de la aplicación de dicha penalidad al coordinador
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 24
nombrado por la empresa adjudicataria, para que se contemple dicha deducción por este concepto en la
correspondiente factura, de no ser así, Ineco se reserva el derecho a realizar una retención del doble de la
penalidad impuesta que se practicará en la última factura emitida por la empresa adjudicataria.
4.3.6 Comunicación Penalidades
Las comunicaciones por escrito se realizarán al correo electrónico facilitado por el contratista, siendo
responsabilidad del mismo el mantenimiento de dicha cuenta, así como la consulta y lectura de los correos
emitidos. En el caso de cambiar la dirección de correo electrónico, el contratista deberá de notificarlo por escrito
a Ineco ([email protected]), en caso de no hacerlo las comunicaciones emitidas al correo facilitado tendrán
la consideración de comunicación escrita a los efectos oportunos.
En caso de incumplimiento por parte del contratista y de sus subcontratas, de sus obligaciones con la Seguridad
Social, abono de salarios a sus trabajadores y obligaciones en materia de PRL, se podrá rescindir anticipadamente
el contrato, así como realizar retenciones en concepto de penalización en las facturas emitidas.
5 PROTECCIÓN DATOS PERSONALES
Toda la información, responsabilidad de INECO, o cualquier parte de la misma, divulgada al adjudicatario,
incluyendo datos personales, se considerará confidencial y propiedad de INECO, tanto si se establece
expresamente como tal, como si no se hace de este modo. Asimismo, el adjudicatario deberá cumplir con las
siguientes obligaciones si como consecuencia de la ejecución del contrato, este llevase a cabo un tratamiento de
datos personales de los que INECO fuera responsable.
A) El adjudicatario se compromete a realizar los trabajos adjudicados siguiendo las instrucciones de
INECO como responsable del tratamiento, para lo cual podrá tener acceso a datos de carácter
personal responsabilidad de INECO, ajustándose en su caso el tratamiento, de forma plena y
exacta, a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo,
relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos
personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “RGPD”) y en la Ley Orgánica 3/2018
de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en
adelante “LOPD“).
En este sentido el adjudicatario declara y garantiza que no existe ningún impedimento en la normativa en materia
de protección de datos que le impida cumplir con las obligaciones establecidas en el presente documento.
Asimismo, el adjudicatario se compromete a notificar por escrito a INECO cualquier circunstancia que conlleve
la imposibilidad de cumplir con lo aquí dispuesto, de manera inmediata y, en todo caso, no más de tarde de
quince (15) días desde que tenga conocimiento de dicha circunstancia.
B) Igualmente, el adjudicatario, como encargado de tratamiento, se obliga expresamente a utilizar la
información con datos personales de manera confidencial y a no revelar, transferir, ceder o de otra
forma comunicar los datos personales responsabilidad de INECO, para fines distintos a los
expuestos en este o en cualquier otro documento en el que se defina el alcance del encargo,
actuando de acuerdo con el mismo. Los encargados estarán sujetos al deber de confidencialidad
al que se refiere el RGPD en su artículo 5.1 f), deber que se mantendrá aun cuando hubiese
finalizado la relación del obligado con el encargado del tratamiento.
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 25
C) El adjudicatario se compromete a no permitir el acceso a los datos de carácter personal
responsabilidad de INECO a ningún empleado de su responsabilidad que no tenga la necesidad de
conocerlos para la prestación de los servicios contratados. Asume además que todo el personal de
su equipo que intervenga en la ejecución del contrato conoce el deber de confidencialidad
mencionado en el apartado a) y la consiguiente responsabilidad aplicable a nivel personal, en caso
de incumplimiento, adoptando las medidas necesarias para que todos y cada uno de sus
empleados a quienes se revele información confidencial y con datos personales conozcan
plenamente las obligaciones de secreto que les incumben en cuanto a la misma. Esta obligación
de guardar secreto alcanza incluso hasta después de cesar en su relación con INECO, cualquiera
que fuera la causa.
D) El Adjudicatario, como encargado del tratamiento, o, en su caso, su representante, deberá
mantener el registro de actividades de tratamiento al que se refiere el artículo 30 del RGPD, salvo
que sea de aplicación la excepción prevista en su apartado 5. El registro deberá especificar, según
sus finalidades, las actividades de tratamiento llevadas a cabo y las demás circunstancias
establecidas en el citado reglamento.
E) El Adjudicatario se compromete, en caso de subcontratación de alguno de los servicios
encomendados que implique una necesidad de acceso a datos personales responsabilidad de
INECO por parte de una tercera empresa, a regular la nueva relación, de forma que el nuevo
encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de
seguridad…) y con los mismos requisitos formales que el adjudicatario, en lo referente al adecuado
tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. Esta
subcontratación debe ser autorizada por INECO de manera previa, expresa y por escrito. El
adjudicatario informará a INECO de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de
otros encargados, dando así INECO la oportunidad de oponerse a dichos cambios. Adicionalmente,
el adjudicatario deberá velar, mediante comprobación de manera efectiva, que el subencargado
del tratamiento de datos personales reúna las garantías que acrediten el cumplimiento por dicho
subencargado de la normativa en materia de protección de datos. A estos efectos, el adjudicatario
deberá llevar a cabo comprobaciones tanto iniciales como periódicas de dichas garantías para
asegurarse de que el subencargado cumple con las obligaciones que le son propias en virtud de la
normativa en materia de protección de datos, debiendo el adjudicatario documentar el resultado
de dichas comprobaciones. Toda vez que la designación de subencargados obedece única y
exclusivamente a intereses propios del adjudicatario, éste responderá directamente frente a
INECO de las consecuencias que pudieran derivarse para esta compañía de la inobservancia por
parte del subencargados de las obligaciones que asuma frente al adjudicatario en virtud de lo
previsto en los párrafos anteriores, así como cualquier otra exigencia establecida por la normativa
en materia de protección de datos.
F) El adjudicatario se compromete a establecer las medidas de seguridad que sean necesarias para el
cumplimiento de los principios y obligaciones de la normativa, con el fin de garantizar la seguridad
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 26
e integridad de los datos personales responsabilidad de INECO, y evitar así su alteración, pérdida,
divulgación, tratamiento o acceso no autorizado a los mismos, teniendo en cuenta el estado de la
tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya
provengan estos daños de la acción humana o del medio físico o natural, de conformidad con la
normativa vigente y especialmente por las exigencias establecidas en el RGPD. A estos efectos, el
adjudicatario deberá llevar a cabo una evaluación de los riesgos inherentes al tratamiento de datos
de carácter personal que realice y aplicar aquellas medidas técnicas y organizativas que sean
necesarias para mitigarlos con la finalidad de mantener la seguridad y evitar que el tratamiento
infrinja lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos de carácter personal. Estas medidas
deberán garantizar un nivel de seguridad adecuado, incluida la confidencialidad, teniendo en
cuenta el estado de la técnica y el coste de su aplicación con respecto a los riesgos y la naturaleza
de los datos personales que deban protegerse. Entre estas medidas técnicas a aplicar para reducir
los riesgos para los interesados afectados se encuentra la seudonimización.
Para la adopción de estas medidas los encargados tendrán además en cuenta los mayores riesgos que podrían
producirse en los supuestos recogidos en el artículo 28.2 de la LOPD.
El adjudicatario se compromete a poner a disposición de INECO, a su simple requerimiento, toda la información
relativa a las medidas de seguridad efectivamente implementadas. En el caso de que INECO decida realizar una
evaluación de impacto relativa a la protección de datos que evalúe, en particular, el origen, la naturaleza, la
particularidad y la gravedad de los tratamientos que puedan entrañar un riesgo; el adjudicatario colaborará con
INECO y asistirá a esta en la realización de la misma en lo que se refiere a los tratamientos de datos de carácter
personal llevados a cabo.
G) El adjudicatario se compromete a comunicar a INECO en el plazo máximo de 72 horas laborables
cualquier solicitud de ejercicio de derechos respecto a datos que sean responsabilidad de INECO.
Asimismo, se compromete a realizar, a requerimiento de INECO en su caso, las acciones necesarias
para hacer efectivos los derechos que puedan requerir participación del adjudicatario como
encargado de tratamiento, en caso de ser necesario.
El adjudicatario, como encargado del tratamiento, podrá tramitar por cuenta de INECO, como responsable del
tratamiento, las solicitudes de ejercicio formuladas por los afectados de sus derechos si así lo autorizase
expresamente INECO en cada caso.
H) El adjudicatario se compromete a notificar a INECO, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes
del plazo máximo de 24 horas, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo
de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la
documentación y comunicación de la incidencia.
I) El adjudicatario se compromete a solicitar instrucciones precisas por parte de INECO con respecto
al destino de los datos al término del contrato, pudiendo elegir este último entre su devolución,
remisión a otro prestador de servicios o destrucción íntegra, siempre que no exista previsión legal
que exija la conservación de los datos, en cuyo caso no podrá procederse a su destrucción. En caso
de no recibir instrucciones concretas, el adjudicatario devolverá a INECO los datos de carácter
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pólizas en abierto 27
personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución
debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por
el adjudicatario. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que
obligue a su conservación, en cuyo caso serán devueltos al responsable. El adjudicatario como
encargado del tratamiento podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos de carácter
personal responsabilidad de INECO, en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación
con INECO como responsable del tratamiento.
J) El adjudicatario se compromete a responder de todos los incumplimientos en materia de
protección de datos en que incurriese personalmente, manteniendo indemne a INECO en caso de
que se le generase algún perjuicio por dichos incumplimientos.
K) El adjudicatario permitirá la realización de los controles y auditorías que, de forma razonable,
pueda llevar a cabo INECO a efectos de verificar el grado de cumplimiento por el adjudicatario de
las obligaciones aquí previstas, así como la observancia de las obligaciones previstas en la
normativa sobre protección de datos de carácter personal. En este sentido, el adjudicatario se
compromete a remitir a INECO, a petición de éste, toda aquella información relativa a la seguridad
y obligaciones en materia de protección de datos que le sea requerida para demostrar el
cumplimiento de las obligaciones señaladas en el artículo 28 del RGPD. En caso de que como
resultado de dichos controles o auditorías resultase cualquier tipo de contingencia, el adjudicatario
queda obligado a su subsanación y corrección de forma inmediata, asumiendo exclusivamente a
su cargo cualesquiera gastos o costes conlleve la implementación de las medidas subsanatorias o
correctoras.
Los datos de carácter personal de los representantes de las partes que firman la relación contractual del
adjudicatario con INECO, serán incluidos en las bases de datos de INECO con finalidad del mantenimiento de las
relaciones contractuales de cada una de las partes y con la base legal del interés legítimo de ambas partes.
Asimismo, y de conformidad con la normativa vigente, las partes garantizan cumplir con el deber de información
con respecto a sus empleados cuyos datos personales sean comunicados entre las partes con la finalidad del
mantenimiento y cumplimiento de la relación contractual. Esta comunicación se realizará con la base legal del
interés legítimo de ambas partes.
En todo caso, los afectados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad,
limitación y oposición en el buzón de correo [email protected] o por escrito ante: Delegado de Protección de Datos
(Paseo de La Habana, 138, 28036 MADRID).
6 DURACIÓN
La duración de los trabajos máxima será de treinta (30) meses que se repartirán de la siguiente manera:
‐ Desde la fecha de la firma del contrato hasta el 31 de diciembre de 2019. Tal y como se
establece en el apartado 2.7 del presente pliego.
‐ Gestión, Administración y Consultoría de los cuatro módulos: Inicio 01/01/2020 a 31/12/2021.
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 28
Ineco se reserva el derecho de prorrogar por un periodo de 24 meses, en iguales o mejores condiciones para
Ineco. Las posibles prórrogas se realizarán por la Gestión, Administración y Consultoría de los cuatro módulos
hasta un máximo de 24 meses finalizando a 31/12/2023.
Ineco se reserva la posibilidad de rescindir anticipadamente el contrato a que diese lugar la presente licitación,
si por causas sobrevenidas, los planes de austeridad económico‐financieros así lo requiriesen.
7 IMPORTE MÁXIMO
El importe máximo que Ineco abonará al adjudicatario por los conceptos derivados de la prestación de los
servicios detallados en el presente documento asciende a DOSCIENTOS ONCE MIL EUROS (211.000,00 €) IVA no
incluido, según lo establecido en el modelo de oferta económica.
En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto, quedando limitado a las
necesidades reales de la empresa.
El abono de los trabajos se realizará conforme a los precios ofertados por el licitador en la oferta económica que
se adjunta en el documento O.E. 20190617‐00458 NOMBRE DEL PROVEEDOR, no pudiendo superar los precios
máximos de cada una de las partidas establecidos en el mismo.
Aquellas actuaciones inicialmente no contempladas debidas a un exceso de la demanda de los servicios
supondrán una modificación del contrato. El importe máximo total de estas modificaciones nunca podrá superar
el 20% del importe adjudicado. Dicho importe podrá consumirse tanto durante la vigencia del contrato, como de
sus posibles prórrogas.
El valor estimado máximo del contrato, incluidas las prórrogas y modificaciones, será de CUATROCIENTOS
CINCUENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS EUROS (453.200,00 €).
8 SOLVENCIA TÉCNICA
Para acreditar la solvencia técnica suficiente para presentarse a la presente licitación se deberán cumplir los
requisitos establecidos a continuación:
8.1 REFERENCIAS
Los requisitos mínimos para concursar, sin los cuales la oferta no será valorada, son los siguientes:
Referencias de tres (3) clientes con un PRF y/o PBS dirigidos a más de 3.000 personas trabajadoras.
De las anteriores al menos un (1) cliente en el que el adjudicatario haya realizado la gestión simultánea
tanto de la retribución flexible como de los beneficios sociales y con una adhesión de al menos 3.000
personas trabajadoras entre ambos planes.
Todas las acreditaciones se realizarán mediante certificados de buena ejecución, con el nivel de detalle
anteriormente expuesto, firmados por el Cliente que haya recibido la prestación.
Toda la documentación especificada en este punto vendrá contenida en el Sobre 1 “Solvencia y Documentación
Administrativa”.
9 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
En el momento de presentar la oferta, para acreditar la solvencia económica y financiera deberá aportar y
renovar cada seis meses.
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
pólizas en abierto 29
Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido
posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los
siguientes extremos:
o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito.
o Evaluación global de la entidad.
Declaración responsable del conocimiento del Catálogo de Conductas Prohibidas ubicado en Perfil del
Contratante en la página web de Ineco.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Certificado oficial de hallarse al corriente del cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social.
Seguro de Responsabilidad Civil que cubra los posibles siniestros asociados a las actividades a
desarrollar, conforme lo siguiente:
o Tener suscrita y en vigor durante todo el periodo de duración contractual una póliza de
Responsabilidad Civil General / Explotación en cobertura de los daños corporales, materiales y
consecutivos causados en el curso de su actividad ordinaria que fueren imputables a la
empresa, su personal directivo, trabajadores (incluidos todos aquellos puestos a servicio de
Ineco), agentes y subcontratistas.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
300.000 EUR, sin Sublímite por víctima inferior a dicha cuantía.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, sin perder condición de
tercero.
o Adherida a la misma póliza, o como póliza independiente, deberá igualmente mantener en
vigor cobertura de Responsabilidad Civil Patronal (sin Sublímite por víctima, y en caso de que
lo hubiera, no inferior a 150.000 EUR) en idénticas cuantías indemnizatorias a las previamente
citadas.
o Asimismo, la licitadora deberá mantener póliza de Responsabilidad Civil Profesional en
cobertura de los daños corporales, materiales, consecutivos y perjuicios patrimoniales puros
derivados de actos u omisiones imputables a las personas trabajadoras contratados por la
licitadora y puestos a servicio de Ineco para todas las categorías de actividad técnica que,
contando con la aptitud legalmente necesaria, desempeñen en el marco de los contratos de
consultoría, ingeniería y servicios de Ineco con sus correspondientes clientes.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
300.000 EUR. No obstante, podrán requerirse importes mayores en función de los
trabajos y servicios a desarrollar por la licitadora.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, y la póliza tendrá para Ineco
consideración, en el supuesto de hecho previamente descrito, de póliza primaria.
Durante y a finalización del contrato entre Ineco y la adjudicataria, la póliza deberá
cubrir los periodos de responsabilidad posteriores a la ejecución de trabajos del
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
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personal contratado, según los periodos de prescripción de responsabilidad
profesional señalados por las leyes que fueren de aplicación.
o La licitadora deberá presentar prueba de cumplimiento de las condiciones anteriores con
carácter previo a la inicialización de la prestación de servicios. Y en concreto, respecto al seguro
de Responsabilidad Civil Profesional deberá proveer certificados de cobertura en caso de que
Ineco los requiera.
o El cumplimiento de la presente condición no limitará las responsabilidades de la licitadora,
personal directivo, personas trabajadoras, agentes y subcontratistas, debiendo responder
totalmente de los daños y perjuicios causados a Ineco o a terceros.
Toda la documentación especificada en este punto vendrá contenida en el Sobre 1 “Solvencia y Documentación
Administrativa”.
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES
Será motivo de exclusión las siguientes causas:
No estar dado de alta en el registro de proveedores de Ineco, o en su defecto no adjuntar un
compromiso de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que Ineco se lo requiera.
No presentar los certificados acreditativos de solvencia exigidos en el apartado 8 y 9.
No aportar las declaraciones responsables para el punto 2.
No aportar los medios requeridos en el punto 3.
Estar incurso en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 71 de la LCSP.
Toda la documentación especificada en este punto vendrá contenida en el Sobre 1 “Solvencia y Documentación
Administrativa”.
10 CRITERIOS DE VALORACIÓN
Las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración de calidad y económica, resultando seleccionada
la empresa que obtenga mayor puntuación como resultado de la suma de las dos valoraciones señaladas.
La puntuación que se aplicará será de cuarenta (40) puntos para la parte de calidad y sesenta (60) puntos para la
parte económica.
Ineco establece un plazo máximo para la adjudicación de un (1) mes desde la fecha límite de presentación de
ofertas.
10.1 VALORACIÓN DE CALIDAD (40 PUNTOS)
10.1.1 Valoración técnica (30 puntos)
Los criterios de valoración técnica corresponderán a un máximo de 30 puntos distribuidos de la siguiente forma:
10.1.1.1 Puesta a disposición de Ineco una App gratuita de la plataforma para el móvil y que pueda
enviar alertas o notificaciones tanto desde la plataforma como desde la App, sin coste adicional:
doce (12) puntos.
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pólizas en abierto 31
10.1.1.2 Compromiso de que la plataforma pueda realizar automáticamente la simulación fiscal por
Comunidad Autónoma, teniendo en cuenta los tramos aplicables a cada una de ellas: diez (10)
puntos.
10.1.1.3 Inclusión de la funcionalidad en la plataforma para que las personas trabajadoras puedan
solicitar directamente a través de la plataforma, el duplicado (por pérdida, robo, deterioro, etc.)
de las tarjetas, tanto de comida como de transporte, y que ésta genere directamente el
descuento en la nómina: cinco (5) puntos.
10.1.1.4 Inclusión en sus alcances para que Ineco pueda validar la selección del producto de
“Formación” directamente desde la plataforma: tres (3) puntos.
El incumplimiento de los anteriores compromisos conllevará la activación de las penalizaciones establecidas en
el apartado 4.3.1
10.1.2 Criterios sociales y medioambientales (10 puntos)
Se valorará con hasta un máximo de cinco (5) puntos, a las empresas que cuenten con:
Compromiso de contratar para la ejecución de servicio a personas desempleadas con más de 45 años.
(1 punto)
Compromiso de que en la plantilla que ejecute el contrato habrá al menos un 40% de mujeres (3 puntos)
Presentación, por parte de la empresa licitadora, certificado de ser Centro Especial de Empleo (1 punto)
Se valorará con hasta cinco (5) puntos máximos la calidad medioambiental de los equipos de procesamiento
informáticos utilizados por la empresa licitadora, según el siguiente desglose:
o Se obtendrán 2,5 puntos si los procesadores utilizados tienen modos de funcionamiento que
permitan el ahorro de energía, como por ejemplo el escalado dinámico de la frecuencia de
trabajo o que cumplan los requisitos de consumo eléctrico típico (o TEC, Typical Energy
Consumption) que establece la última versión del Energy Star o equivalente.
o Se obtendrán 2,5 puntos si los equipos presentan las mejores características de disipación de
calor de acuerdo con la certificación del fabricante de estos, de tal forma que se minimice la
cantidad de energía necesaria para su refrigeración.
o Se obtendrán 2,5 puntos si los equipos no superan los niveles de emisiones de sustancias nocivas
según el procedimiento definido en la ecoetiqueta Ángel Azul o equivalente.
o Se obtendrán 2,5 puntos a las empresas que acrediten la huella de carbono de su empresa. Para
la obtención de la puntuación deberá presentarse la ISO 14064, 14067 y/o GHG Protocolo.
Deberá presentarse documento acreditativo del cumplimiento de los anteriores requisitos.
Toda la documentación especificada en este punto vendrá contenida en el Sobre 2 “Oferta Técnica”.
10.2 VALORACIÓN ECONÓMICA (60 PUNTOS)
La valoración económica se realizará en función del presupuesto ofertado por cada licitador, de acuerdo con la siguiente formulación:
𝐏𝒖𝒏𝒕𝒖𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝒆𝒄𝒐𝒏ó𝒎𝒊𝒄𝒂 𝑷𝑬𝟕𝟎 ∙ 𝑩𝒂𝒋𝒂 𝒅𝒆 𝒍𝒂 𝒐𝒇𝒆𝒓𝒕𝒂
𝑩𝒂𝒋𝒂 𝒅𝒆 𝒍𝒂 𝒐𝒇𝒆𝒓𝒕𝒂 𝒎á𝒔 𝒆𝒄𝒐𝒏ó𝒎𝒊𝒄𝒂𝟑𝟎
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Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 10 % inferior a la media de las ofertas presentadas.
En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica.
La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría
en riesgo el buen término de los trabajos.
Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la puntuación económica.
Toda la documentación especificada en este punto vendrá contenida en el Sobre 3 “Oferta Económica”.
11 CONTENIDO DE OFERTAS
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar la solvencia y cumplir con todos los requerimientos
presentes, y en particular lo expresado en los siguientes puntos:
Las ofertas tendrán tres (3) sobres:
Sobre 1 “Solvencia y Doc. administrativa”
‐ Declaración responsable Anexo 1 cumplimiento alcances.
‐ Documentación relativa a los perfiles descritos en el apartado 3.1. del presente pliego. CV´s y
Declaraciones responsables. (Anexo 2. experiencia profesiona)
‐ Documentación relativa a los apartados 8 y 9 del presente pliego.
‐ Declaración responsable de porcentaje de subcontratación definida en el punto 4 y aptitud del
subcontratista según el art. 71 LSCP.
‐ Documentación descrita en el apartado 11.2 y compromiso de remitir la documentación
restante en caso de resultar adjudicatarios.
‐ Registro de proveedores o compromiso de presentarlo.
Sobre 2 “Oferta técnica”, de acuerdo a lo establecido en el apartado 11.1
Sobre 3 “Oferta económica”, de acuerdo a lo recogido en el apartado 11.3
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar el grado de cumplimiento de todos los
requerimientos anteriores, y en particular lo expresado en los siguientes puntos:
11.1 OFERTA TÉCNICA
La documentación vendrá contenida en el Sobre 2 “Oferta técnica”.
Cada licitador presentará una Memoria Técnica de los trabajos a realizar y resultados a alcanzar, en la que, de
forma clara y concisa, se especificará:
Presentación de la empresa. Breve descripción de la empresa.
Servicios ofertados que cumplan con lo indicado en el alcance del presente pliego de condiciones
particulares.
Metodología de gestión y ejecución de los servicios.
Metodología de calidad y garantía.
Matriz de cumplimiento: Se deberá incluir una matriz donde especifique el cumplimiento de los
requisitos y criterios de evaluación, que serán analizados en la valoración técnica según los parámetros
establecidos. La matriz deberá cumplir el siguiente formato:
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
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Matriz de cumplimiento
Criterio de evaluación Referencia en la Oferta
Criterio 1 Página P1
.. ..
Criterio N Página Pn
Todo lo anterior, en coherencia con las prescripciones establecidas en las presentes condiciones técnicas.
Los licitadores podrán incluir en su oferta técnica mejoras relacionadas con el objeto de los trabajos descritos en
el presente documento.
El presente documento no excederá de las 10 páginas por una sola cara.
11.2 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
El licitador, en el momento de la presentación de la oferta, deberá presentar la siguiente documentación:
Datos de la empresa: Razón social, NIF, objeto de la empresa (copia de estatutos y/o modificaciones),
domicilio social.
Datos del firmante en nombre de la empresa: Nombre y apellidos, copia o referencia de la escritura de
designación de cargo o apoderamiento para la firma del contrato, NIF (fotocopia).
Formulario de registro de proveedores de Ineco que se encuentra ubicado en la página web de Ineco.
En su defecto adjuntar un compromiso de hacerlo en el plazo de diez (10) días naturales a partir de que
Ineco se lo requiera.
Declaración del responsable de la empresa adjudicataria de disponer en el momento de la formalización
del contrato de que cuenta en su plantilla con el personal establecido en los perfiles comprometiéndose
a entregar a la firma el TA2, documento de afiliación a la seguridad social y boletines de cotización
Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y recibo de liquidación de cotizaciones (RLC), a la seguridad
social.
En caso de presentar a personal que no pertenezca a la empresa en el momento de presentar la oferta
será necesario presentar carta de compromiso de cada uno de los perfiles nominados. Estas cartas de
compromiso deberán ser en exclusividad para la empresa ofertante.
Las empresas deberán remitir un compromiso de presentar la siguiente documentación en los diez (10) días
posteriores a la comunicación de adjudicación, en caso de resultar adjudicatarios.
La empresa adjudicataria y también si hay subcontratistas, deben presentar a la firma del contrato,
copia de la póliza de seguros que cubra las indemnizaciones por fallecimiento o incapacidad permanente
determinadas en convenio colectivo de aplicación y copia del justificante de abono de la prima de dicho
seguro.
La empresa adjudicataria y también sus subcontratas, deben cumplimentar y firmar obligatoriamente a
la firma del contrato, el documento de cumplimiento en PRL (prevención de riesgos laborales) “Registro
de Coordinación de Actividades Empresariales” que se encuentra alojado en la web de Ineco. Asimismo,
Condiciones particulares para servicios de la gestión integral del plan de retribución flexible, plan de beneficios sociales, ayuda cuidado de hijos y
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deberá disponer del “Manual de Prevención de Riesgos Laborales de Ineco” y del de “Riesgos, Medidas
Preventivas y Medidas de Emergencia en Ineco”, alojados en la web de Ineco.
La empresa adjudicataria y sus subcontratistas, si va a tratar sola o conjuntamente con otros, datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento –Ineco‐ y tenga que acceder a datos de carácter
personal, almacenados en los sistemas de Ineco, ya sea informático o en papel, deberá formalizar el
contrato de prestador de servicio, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 28 del RGPD y en aquellos
servicios que no impliquen un tratamiento de datos personales responsabilidad de Ineco, pero sí una
posibilidad de acceso físico a los mismos, deben firmar las personas trabajadoras adscritas al servicio el
“documento de confidencialidad y privacidad”, a la firma del contrato de la empresa con Ineco.
Para las empresas extranjeras, en los casos en que el contrato vaya a ejecutarse en España, debe
presentarse la declaración de someterse a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de
cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato,
con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponderle.
Cuando los empresarios concurran agrupados en unión temporal aportarán además un documento en
el que se comprometan a constituir una UTE para el caso de resultar adjudicatarios, designen un
representante único y expresen la participación que corresponde a cada uno de ellos. El citado
compromiso podrá formalizarse en documento privado, que deberá estar firmado por los
representantes de cada una de las empresas agrupadas.
Todos los documentos que se presenten por los licitadores deberán ser originales o tener la consideración
de auténticos según la legislación vigente.
11.3 OFERTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante.
Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse con y sin IVA.
El único modelo de oferta económica admisible es el que se corresponde con la plantilla que se adjunta en el
fichero Excel O.E 20190617‐00458 NOMBRE DEL PROVEEDOR.
Las propuestas que no se ajusten a dicho formato no serán consideradas.
El documento vendrá incluido en el Sobre 3 “Oferta Económica”
Deberá entregarse el fichero en soporte electrónico, tanto el Excel (*.xls) cumplimentado como el PDF del
impreso firmado por el delegado del proveedor.
12 PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Todas las ofertas deberán enviarse a través de la plataforma de contratación del estado en el tiempo y forma
establecido en el anuncio de licitación. Podrá consultarse la forma de presentación en las guías facilitadas al
respecto en la página web www.contrataciondelestado.es
La remisión de cualquier documentación fuera de la plataforma no será tenida en cuenta y no será objeto de la
contratación.
En caso de que la licitación o su adjudicación fuese objeto de impugnación administrativa o judicial y que la
misma fuese estimada por el órgano competente, será causa automática de rescisión de contrato, sin que dicha
resolución dé derecho a indemnización alguna por ningún concepto.
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