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AUDITORIA OPERATIVA CONTINUA

CONTROL ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y OPERACIONAL

NUEVO ENFOQUE PARA LA SEGURIDAD

ANDRES FELIPE GUTIERREZ

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SEGURIDAD Y CONTROL

Dos redes dentro de la misma organización

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PROCESOS COMUNES DE LA SEGURIDAD

• Estudio de seguridad • Análisis de riesgos • Plan de mitigación de riesgos • Evaluación de la vulnerabilidad • Cuantificación de la perdida • Desarrollo de estrategias de protección • Implementación PPS (Physical Protection System) • Planes de continuidad de negocio BCP

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DEFINICIONES SEGÚN RAE

VIGILANCIA: Cuidado y atención exacta en las cosas que

están a cargo de cada uno. SEGURIDAD: Mecanismo que garantiza el buen

funcionamiento de algo, previniendo que este falle, se frustre o se violente.

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RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

• Protección personas.

• Protección bienes muebles e inmuebles.

• Protección de la carga en almacenamiento y movilizaciones.

• Protección de información (Seguridad informática)

• Protección imagen corporativa / marca

• Protección de la calidad de los productos y servicios

• Protección de inventarios ante robos técnicos, robos continuados, mermas, perdidas indeterminadas, averías, etc. – Acotación: normalmente las compañías de seguros no cubren estos “Siniestros” – .

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PROCESOS COMUNES DE CONTROL • CONTROL ESTRATÉGICO

Establece objetivos generales, controla el desempeño y los resultados de la empresa en su totalidad. PLANEACION ESTRATEGICA

• CONTROL TÁCTICO

Mide y corrige el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen.

PLANES ESPECÍFICOS: Control presupuestal, cumplimiento de metas, establecimiento de estándares de calidad y cumplimiento de programas .

• CONTROL OPERACIONAL

Es el control sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. Su acción es inmediata.

CONTROL DE PRODUCCION / CONTROL DE EJECUCION.

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CICLO PHVA

P: Establece patrones. H: Evalúa desempeño V: Compara el desempeño con el patrón A: Acción correctiva

Después de algunas iteraciones este ciclo debe

incluir una herramienta de Acciones Preventivas.

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¿CÓMO SE UNEN LAS DOS REDES?

Seguridad y Control

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AUDITORIA OPERATIVA CONTINUA - Adaptación -

Definición: Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han alcanzado.

Objetivo: identificar las áreas de reducción de Costos,

mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad.

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INTERACCIÓN ENTRE SEGURIDAD Y CONTROL

• El área de seguridad conoce los procesos de producción/ logística/ calidad?

• Seguridad sabe en que puntos se requiere su control?

• Seguridad conoce los estándares de ejecución? (Viceversa)

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INTERACCIÓN ENTRE SEGURIDAD Y CONTROL

• El área de seguridad tiene la información adecuada para ejercer el control?

• Se hace comités conjuntos de evaluación de riesgos y fallas?

• El área de producción tiene acceso al CCTV?

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EJEMPLO 1

CONTROL DE ACCESO PESAJE DESCARGUE

FECHA PLACA PESO

ENTRADA

PESO

SALIDA

PESO

ANUNCIADO

PESO NETO DIFERENCIA

01 OCT 12 VMU34X 50.000 Kg 20.300 Kg 30.000 Kg 29.700 Kg 300 Kg

03 NOV 12 VMU34X 46.000 Kg 16.020 Kg 30.000 Kg 29.980 Kg 20 Kg

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EJEMPLO 1

FECHA PLACA PESO

ENTRADA

PESO

SALIDA

PESO

ANUNCIADO

PESO NETO DIFERENCIA

01 OCT 12 VMU34X 50.000 Kg 20.300 Kg 30.000 Kg 29.700 Kg 300 Kg

03 NOV 12 VMU34X 46.000 Kg 16.020 Kg 30.000 Kg 29.980 Kg 20 Kg

CERO

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EJEMPLO 1

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EJEMPLO 2

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EJEMPLO 2

Cant. % cant % cant % cant %

28 19,0% 80 54,4% 38 25,9% 1 0,7%

INDICADOR DE VENTAS POR CAJAS

16 de agosto

TOTAL PERSONAS EN CAJAS

CAJA1 CAJA2 CAJA3

147

CAJA AUXILIAR

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EJEMPLO 2

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EJEMPLO 2

SALIDA

PERSONAS SOLAS PAREJAS GRUPOS DE TRES GRUPOS DE CUATRO COMPRADORES

42 50 8 6 58

190

58

132

31%

TOTAL NO COMPRADORES

indice Ventas x ingresos

INGRESO

RESUMEN MOVIMIENTO CLIENTES INDIVIDUALIZADOS

jul-14

TOTAL INGRESOS

TOTAL COMPRADORES

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EJEMPLO 3

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EJEMPLO 3

Turno

Total

Bultos

reportados

por turno

Total

Bultos

contabilizad

os por

Diferencia

Productiv

idad por

turno

JORNADA 1 (5:30 - 13:40) 918 928 10 33%

JORNADA 2 (13:41 - 21:40) 780 785 5 28%

JORNADA 3 (21:41 - 05:30) 1080 1089 9 39%

TOTAL CONSOLIDADO 2778 2802 24

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EJEMPLO 3

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4 4 5 4 3 4 7 5 5 17 21 8 6 15 19 19 12 17 6 7 9 11 7 8

09-ago 13-ago 17-ago 22-ago 26-ago 29-ago 02-sep 09-sep 14-sep 19-sep 06-oct 27-oct 04-nov 10-nov 25-nov 14-dic 26-dic 12-ene 18-ene 25-ene 03-feb 14-feb 21-feb 29-feb

PROMEDIO RECOLECCION BASURA DESDE AGOSTO DE 2011 HASTA FEBRERO 2012

DIFERENCIA DE NETOS DE BASURA POR DIAS

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EJEMPLO 3

Hora

Parada

Hora

reinicio

Tiempo

en

Espera

05:30 05:48 00:18

05:48 07:27 01:39

07:55 07:57 00:02

08:08 08:26 00:18

08:29 08:35 00:06

10:06 11:05 00:59

11:28 12:20 00:5212:28 12:43 00:15

13:02 13:10 00:08

13:15 13:40 00:25

05:02

Tiempo total de la Jornada

(Horas) 08:10

03:08

Porcentaje uso efectivo

del tiempo en empaque 38%

Traslado de bultos a otra area

ANALISIS TIEMPOS DEL PROCESO - JORNADA 1

Tiempo consolidado en

paradas

Tiempo Real del Proceso

(horas)

observaciones

Limpieza del area

Area de empaque sola hasta inicio del proceso

Arreglo y preparacion maquina de empaque

Proceso de empaque detenido

Limpieza del area

Proceso de empaque detenido

Proceso de empaque detenidoAparente falla en la banda

Traslado de bultos a otra area