CONTROL TACTICO

Yeny Stefania Bedoya

El control táctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa.

El control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen.

La teoría del control se basa en dos conceptos importantes:

a. Retroinformación: Es la retroalimentación, o el mecanismo que proporciona informaciones relativas al desempeño pasado o presente, capaces de influir en las actividades futuras o los objetivos futuros del sistema. En pocas palabras, puede referirse a los fines que se van a alcanzar, y a los medios que se están utilizando.

b. Homeostasis: Es la tendencia que todos los organismos y organizaciones tienen a autorregularse, es decir, a retornar a un estado de equilibrio estable toda vez que se someten a alguna perturbación a causa de algún estimulo externo.

El ejecutivo necesita que el desempeño de la ejecución corresponda a los planes. En este sentido, el ejecutivo, en el nivel intermedio, necesita desarrollar un proceso de control que implica las siguientes cuatro fases:

a. Establecimiento de patronesb. Evaluación de resultados.c. Comparación de los resultados con los patrones.d. Acción correctiva cuando se presentan desviaciones o variaciones.

Los patrones de control dependen directamente de los objetivos, especificaciones y resultados previstos, generados a partir del proceso de planeación. Un patrón significa un nivel de realización o de desempeño que se toma como referencia.

La finalidad del control es asegurar que los resultados se ajusten a los planes establecidos. El control necesita detectar y localizar las fallas y las desviaciones respecto a los planes, para que pueda aplicarse la acción correctiva.

ESTABLECIMIENTO DE PATRONES

El control táctico se basa en las informaciones obtenidas a través del seguimiento de la ejecución de los planes de acción o de la operación de los programas previamente establecidos. Su objetivo es evaluar el desempeño o garantizar que los resultados estén dentro de los limites previstos por los patrones, a fin de asegurar el alcances de los objetivos trazados.

La descentralización administrativa influye en el control: a medida que aumenta la descentralización, debe ser mayor énfasis en los controles de la empresa. Cuando las decisiones son centralizadas, la administración establece patrones para cada fase de trabajo.

La frecuencia de las evaluaciones también cambia con la descentralización. En la centralización, la administración se preocupa por los detalles, y su mira es de corto plazo. A medida que se descentraliza, la administración deja de lado los detalles y reportes diarios, para dirigir su atención hacia los resultados globales y hacia amplitudes de tempo mas extensas.

EVALUACION DE RESULTADOS

EFECTO DE LA DESCENTRALIZACION SOBRE EL CONTROL

Naturaleza del control

Grado de descentralización Tipo de patrón Frecuencia de la

evaluación

Centralización

Patrones detallados sobre

cómo deberá hacerse el

trabajo, o sobre el resultado de cada

persona.

Evaluación diaria, con resultados y horarios

definidos.

Descentralización

Resultados globales y signos

indicadores de desviación.

Evaluación mensual de los resultados

principales; trimestral o anual de los

resultados globales.

COMPARACION DE LOS RESULTADOS CON LOS PATRONES

La comparación de los resultados con los patrones preestablecidos constituye la tercera fase del proceso de control táctico. Generalmente, la comparación es una actividad especializada de asesoría (staff) por cuanto implica especialización.

La comparación proporciona la información en relación con la cantidad, la calidad, el tiempo y el costo de las actividades de cada departamento, capaz de permitir su evaluación respecto a los patrones preestablecidos. El proceso se basa en la medición, la varianza y el principio de excepción, que son tres elementos esenciales.

a. Medición: Se refiere a la información sobre el desempeño de un departamento, sobre la forma de evaluarlo de acuerdo con un criterio cuantitativo o cualitativo.

b. Varianza: Es el grado de desviación o distanciamiento del desempeño actual en relación con el patrón preestablecido.

c. Principio de excepción: Como su nombre lo indica, deja de lado los hechos normales que no requieren acción correctiva, para apuntar solamente hacia lo excepcional , es decir, los sucesos que se apartan de la normalidad de los acontecimientos, para que el gerente pueda concentrarse en las excepciones, es decir, en las variaciones que requieren medidas correctivas

TECNICAS DE MEDICION

La medición puede clasificarse en tres niveles: Nivel institucional, Nivel Intermedio y Nivel operacional. En los tres niveles, las técnicas de medición son la observación y las observaciones.

a. Observación : La observación personal permite una evaluación que nunca es posible por medio de informes orales o escritos. Es realiza por los directores, gerentes y supervisores, esta observación hace parte esencial de la administración. Se pretende observar el nivel de actividad, el comportamiento de los empleados, sus reacciones, sugerencia, etc., son directamente observados y utilizados para formar una imagen mental acerca de cómo están las cosas dentro de la empresa.

b. Informes: Los informes son capaces de suministrar informaciones respecto de lo que ocurre en todas las áreas, y de los problemas y sus causas. Existen varios tipos de informes de control: orales, escritos, o la combinación de estos dos.

Las principales forma de informes son: Narrativos: Verbales descriptivos. Estadísticos: Se basan ampliamente en números y

símbolos, comparaciones cuantitativos, etc. Periódicos: Emitidos con regularidad y en tiempos

programados, como diarios, semanales, semestrales o anuales.

Informes de progreso: Que informan la marcha de un proyecto o asunto desde su comienzo hasta su cumplimiento o conclusión.

TIPOS DE CONTROL TACTICO

Existen varios tipos de control táctico, es decir, de controles efectuados en el nivel intermedio de las empresas. Los tipos de control táctico mas importantes son: control presupuestal, presupuesto-programa y contabilidad de costos. CONTROL PRESUPUESTAL

El control presupuestal implica planeación y control, en el caso del proceso administrativo. El presupuesto termina por transformarse en el principal instrumento del trabajo gerencial, y todo pasa a expresarse en términos de valores monetarios: las previsiones de ventas, el presupuesto de salarios y prestaciones sociales, el presupuesto de publicidad, etc.

Las principales ventajas del control presupuestal son:

• Mejoramiento de la planeación, volviéndola mas objetiva y realista.

• Auxilio a la coordinación por medio de intercambio de informaciones, y el equilibrio entre las diferentes actividades, al detectar posibles desequilibrios existentes.

• Control global, al establecer patrones para todas las actividades y divulgación de informes de resultados reales capaces de indicar desviaciones y posibilitar las medidas correctivas.

PRESUPUESTO- PROGRAMA

El presupuesto-programa requiere la identificación de las misiones y gastos relacionados con ellas, desde la justificación de su necesidad, el proyecto y la producción, hasta su entrega y utilización.

CONTABILIDAD DE COSTOS

Trata las informaciones sobre la acumulación y el análisis de costos, asentando los costos en algún tipo de unidad-base, como productos, servicios, subconjuntos, componentes, proyectos o departamentos. La contabilidad de costos utiliza las siguientes clasificaciones de costos:

a. Costos fijos: Son los costos permanentes y constantes que no dependen del volumen de producción o del nivel de actividad de la empresa.

b. Costos variables: Son los costos que están directamente relacionados con el volumen de producción o con un nivel de actividad de la empresa.

A partir de los costos fijos y variables, se calcula el «punto de equilibrio» (break-even point o punto de paridad). La grafica del punto de equilibrio muestra la relación entre la renta total de ventas y los costos de producción, desde cero hasta la plena capacidad de producción de la fabrica. La línea de ventas indica la renta total esperada en diferentes niveles de producción, y la línea de costos totales indica los gastos globales (costos fijos mas costos variables) para los mismo niveles de producción. El punto de intersección de las líneas de ventas y de costos se llama punto de equilibrio, es decir, el punto en que no hay perdida ni ganancia; en otras palabras, el punto en que la ganancia y la perdida son cero.

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El grafico del punto de equilibrio es una técnica de planeación y de control fácil y simple, ya que muestra como los diferentes niveles de ventas afectan las ganancias de la empresa: el punto en que los costos y las ventas se igualan, separando los niveles en que las operaciones de la empresa (o de un departamento) se vuelven deficitarias o lucrativas. El análisis del punto de equilibrio muestra que:

a. Algunos costos son fijos y no dependen del volumen de la producción o las ventas.

b. Otros costos aumentan linealmente con el aumento de volumen de producción o ventas.

c. Si el precio de ventas es constante, el aumento del volumen de ventas también presente un crecimiento lineal.

CONTROL OPERACIONA

L

El control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones. Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa.

EL CONTROL COMO PROCESO CIBERNETICO

El control administrativo es básicamente un proceso cibernético; además, es el mismo proceso que se halla en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Todos los sistemas cibernéticos (dotados de homeostasis y de autorregulación) se controlan a si mismos mediante un reingreso de información que revela errores o desviaciones en el logro de los objetivos y efectúa correcciones.

FASES DEL CONTROL OPERACIONAL

El control operacional es un proceso compuesto de cuatro etapas y son:

1. Establecimiento de patrones: Un patrón es una norma o criterio que sirve de base para la evaluación o la comparación de alguna cosa, o es el punto de referencia para lo que se va a hacer.

2. Evaluación de desempeño: consiste en evaluar el desempeño por medio del seguimiento y el monitoreo de lo que se esta ejecutando.

3. Comparación del desempeño con el patrón: Consiste en comparar el desempeño con lo establecido previamente como patrón, para verificar si ha habido desviación o variación; es decir, si hay una falla o un error relacionado con el desempeño deseado.

4. Acción correctiva: Consiste en corregir el desempeño para adecuarlo al patrón establecido. Si el desempeño estuvo acorde con el patrón, no hay que aplicar ninguna acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuando, donde y cuanto corregir para mantener el proceso de acuerdo con lo establecido previamente.

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FASES DEL CONTROL OPERACIONAL

Retroinformación

Establecimiento de patrones

Evaluación del desempeño

Comparación del desempeño con

los patrones

Acción correctiva

PATRONES DE CONTROL OPERACIONAL

Patrones de calidad

Patrones de cantidad

Patones de tiempo

Patones de costos

• Volumen de producción• Niveles de inventario• Numero de horas trabajadas

• Control de calidad de la materia prima• Control de calidad del producto• Especificaciones del producto

• Tiempo estándar de producción• Tiempo medio de almacenamiento• Patrones de rendimiento

• Costos de producción• Costos de almacenamiento• Costos estándar

Patrones de control

ACCION CORRECTIVA

Es la función básica del control por la cual se aplican las medidas necesarias para eliminar las variaciones significativas entre el desempeño real y el desempeño planeado. El propósito de la acción remedial consiste en corregir las desviaciones observadas en relación con el patrón y reducirlas o eliminarlas, con el fin de que el trabajo pueda continuar.

La acción correctiva puede incidir sobre la propia tarea u operación, o puede hacerse mediante la intervención como reevaluación y revisión de la planeación, de la organización, de la dirección y del propio control.

Acción correctiva

Organización

Planeación

Dirección

Control

ACCION DISCIPLINARIA

Es la acción correctiva realizada sobre el comportamiento de las personas. Su propósito es disminuir la discrepancia entre los resultados reales y los resultados esperados. La acción disciplinaria puede ser positiva o negativa; la acción positiva toma la forma de estimulo, recompensa, elogios, entrenamiento adicional u orientación. La acción negativa incluye el uso de advertencias, sanciones, amonestaciones, e incluso el despido de la empresa.

La disciplina es un proceso de formar un trabajador, de modo que este puede desarrollar autocontrol y volverse mas eficaz en su trabajo. Para que esta sea eficaz, debe tener las siguientes características:

a. Debe ser esperada: Debe estar prevista en normas y reglamentos y ser previamente establecida.

b. Debe ser impersonal: No debe simplemente sancionar a una determinada persona o grupo inculpados, sino solamente corregir la situación.

c. Debe ser inmediata: Debe aplicarse tan pronto como sea detectada la desviación, para que el infractor asocie claramente su aplicación con la discrepancia causada.

d. Debe ser consistente: Las normas y los reglamentos deben hacerse para todos.

e. Debe limitarse al propósito: Después de tomada la acción disciplinaria, el gerente debe asumir su actitud normal con relación al subordinado que incurrió en la falta.

TIPOS DE CONTROLES OPERACIONALES

Existen una amplia variedad de tipos de controles operacionales; algunos de ellos ganan importancia, dependiendo de las características de las operaciones y tareas de cada empresa o departamento. Algunos de estos controles operacionales involucran mecanismos impersonales de control, como:

1. Producción en línea de montaje: Es un mecanismo impersonal de control que ejerce, mas que la jerarquía administrativa, una continua limitación al desempeño de los subordinados. La línea de montaje reduce las responsabilidades del jefe en la supervisión de sus subordinados y aumenta su responsabilidad de ayudarlos y entrenarlos. Por otra parte, la línea de montaje especifica previamente las tareas, los métodos de su ejecución y el tiempo involucrado, suprimiendo casi totalmente la necesidad de dar o recibir ordenas. Con esto elimina algunas de las fuentes de conflicto entre supervisor y subordinad, mejorando así sustancialmente las relaciones entre ellos.

2. Cuadros de productividad: Son los cuadros estadísticos que abordan aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeño de los subordinados, y que se colocan en lugares públicos para que todos tengan conocimiento de ellos.

3. Automatización: Es el sistema y el método de volver automático un proceso. El termino automatización se utiliza para definir operaciones desempeñadas por máquinas o sistemas controlados automáticamente.

4. Control de calidad: Consiste en asegurar que la calidad del producto o servicio cumpla los patrones prescritos. Un producto es de alta calidad cuando cumple exactamente los patrones y las especificaciones con que se creó o se proyecto. Para localizar desviaciones o defectos, detectar errores o fallas del proceso productivo, el control de calidad (CC) compara el desempeño con el patrón establecido. Esta comparación puede hacerse de tres manera:

a. CC 100%b. CC por muestreoc. CC aleatorio

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