CONVOCATORIA
Unidad Residencial Cedros de la Colina Diag. 79A 5-299 Tel. 3421341 Medellín e-mail: [email protected]
www.cedrosdelacolina.com Medellín, marzo 5 de 2018 Señores COPROPIETARIOS Unidad Residencial Cedros de la Colina Asunto: Citación Asamblea General Ordinaria Apreciados señores: En mi calidad de Representante Legal de la persona jurídica denominada Unidad Residencial Cedros de la Colina P.H. con nit 800.056.152-4, y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo X Artículo 68 de los Estatutos que rigen en la mencionada Unidad, me permito convocar a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS a llevarse a cabo el día viernes 23 de marzo de 2018 a las 6:00 p.m., en la Unidad Residencial Cedros de la Colina parqueaderos de los bloques 8 y 9 ORDEN DEL DÍA PROPUESTO:
1. Verificación del quórum 2. Himno Nacional de Colombia y de Antioquia 3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Elección de la comisión Verificadora del acta y escrutinios 5. Aprobación del Orden del Día 6. Lectura del reglamento de la Asamblea y sistema de votación 7. 7.1 Decisiones de la Asamblea 2017
7.2 Informe de Gestión del Consejo de Administración y Administradora
8. 8.1 Presentación y aprobación de los Estados financieros período 2017 8.2 Informe del Revisor Fiscal
9. Informe del comité de Convivencia 10. Propuesta de normalización de zonas comunes y polifuncionales, manejo de fachadas (balcones y
tapasoles.
11. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto programático 2018 y proyección de presupuestos 2019-2020.
12. Presentación y aprobación de propuestas económicas y no económicas 13. Elecciones 2018 – 2019
Consejo de Administración Revisor Fiscal Principal y Suplente Comité de Convivencia
14. Proposiciones y varios 15. Clausura
OBSERVACIONES
1. La presente convocatoria se hace en los términos de los artículos 39 y 45 de la Ley 675 del 3 de Agosto del 2001, sobre Propiedad Horizontal, de no reunir el Quórum del 51% para esta asamblea, se realizará una (1) hora después y ésta sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados de conformidad con el artículo 41 de la Ley 675, decisiones que obligaran a los propietarios, inclusive a los ausentes o disidentes al administrador y a los demás órganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del Conjunto de acuerdo al artículo 37 de la Ley. 2. En el evento de no poder asistir se puede hacer representar a través de un poder especial en los términos del artículo 215 de las normas del mandato del Código Civil. Adjunto modelo de poder. 3. A partir de la presente convocatoria, en la oficina de la administración se encuentran a disposición de los propietarios los libros auxiliares, los comprobantes y sus soportes contables, de igual forma adjunto la relación de los propietarios que adeudan contribuciones a las expensas comunes, de acuerdo a lo establecido por la Ley 675 en su parágrafo 2 del Artículo 39. 4. Para que esta reunión sea más ágil y productiva, el día 21 de marzo, a las 7:30 p.m., en el salón Social de la Unidad, se atenderá a todos los propietarios que tengan dudas o preguntas en cuanto al informe de Administración y Consejo de Administración, informe de Revisor Fiscal, Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2017 y el Proyecto de Presupuesto para el año 2018. Estos informes están disponibles en la página Web www.cedrosdelacolina.com 5. Tenga en cuenta que la propuesta del ítem 10 en el Orden del Día de la convocatoria, requiere quórum del 70% para su aprobación y de ello depende tener nuevas oportunidades de incrementar los recursos para la Unidad. Rogamos a todos los copropietarios que tengan inquietudes y/o sugerencias, hacerlas en los días previos a la Asamblea. 6. Agradecemos su puntualidad ya que por el número de propietarios, el registro se hace un poco demorado y a fin de evitar sanciones por inasistencia, la presidencia podrá verificar la permanencia de los copropietarios registrados, razón por la cual solicitamos que una vez se registre como asistente no se retire del recinto.
GLORIA ESTELA ZAPATA VANEGAS. Administradora
Gloria E. Zapata V. Dharma Carazo R. Arquidio Peña H. Administradora Contadora Revisor fiscal T.P. 98521-T T.P. 123526-T NOTA: Los documentos originales se encuentran debidamente firmados
Gloria E. Zapata V. Dharma Carazo R. Arquidio Peña H. Administradora Contadora Revisor fiscal T.P. 98521-T T.P. 123526-T NOTA: los documentos originales se encuentran debidamente firmados
UNIDAD RESIDENCIAL CEDROS DE LA COLINA
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
2016 – 2017
NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE
La UNIDAD RESIDENCIAL CEDROS DE LA COLINA, es una entidad sin ánimo de lucro
constituida como Propiedad Horizontal, mediante escritura pública 9947 de diciembre 6 de 1.994 y
la última modificación se realizó con escritura pública 4728 del 17 de agosto de 1.998 y sus
estatutos están conforme a lo dispuesto por la ley 675 de 2001.
NOTA 2. POLITICAS EJECUTADAS EN EL PERÍODO 2017
Caja general
La administración no recibe pagos de dinero en efectivo para los servicios relacionados con las
cuotas de administración, todo pago se realiza a través de los bancos.
Durante el mes se reciben pagos menores por emisión de carnet de piscina, publicaciones en
carteleras, alquiler de sillas, entre otros. Estos valores son consignados en el mismo mes a la
cuenta bancaria.
Bancos
Las cuentas bancarias tienen registradas las firmas de la administradora, el presidente y
vicepresidente del consejo y toda operación presencial requiere de firma conjunta.
Las transacciones virtuales tienen topes definidas según las alternativas que ofrece cada entidad.
Toda ejecución es autorizada en segunda instancia por el presidente del consejo.
Inversiones
El comité contable y financiero realiza análisis periódico del disponible y los compromisos
inmediatos para determinar los valores que traslada a instrumentos de inversión como CDT y
fiducuenta, según flujos de salida de recursos.
Cuentas por cobrar
El orden de aplicación de los pagos según nuestros estatutos son: sanciones, interés de mora,
cuota extra y cuotas de administración.
Las cuotas de administración se pueden consignar sin generar interés de mora. Los intereses por
mora son por mes vencido al 1.8%. La cuota de administración se incrementa cada primero de
enero según el IPC (índice de precios al consumidor), del año inmediatamente anterior.
El cobro de cartera se inicia a través de llamada telefónica, a continuación la administración
manda 3 comunicados con 8 días de intervalo. Si no hay acuerdo de pago se pasa a cobro
prejurídico a la abogada.
Costos y gastos
Se registran por el sistema de causación contable y el pago se realiza de acuerdo a las
condiciones acordadas con los proveedores.
Descuentos por cuotas anticipadas
Al inicio del año, de acuerdo con las necesidades de liquidez y con la aprobación del comité
financiero y contable, se otorga descuento del 6% por el pago anticipado de las cuotas de
administración equivalentes al año o al semestre.
Si al propietario durante el período anual o semestral se le generan obligaciones por cuota extra,
sanciones u otras de carácter más prioritario, el anticipo se aplica a la deuda más prioritaria, en
caso del no pago oportuno de la nueva obligación.
Condonación al consejo de administración
La asamblea de propietarios es el ente que autoriza el otorgar condonación a los integrantes del
consejo.
De acuerdo con el presupuesto aprobado para el 2017 se acordó condonación mensual por
$110.000 al presidente y secretaria, considerando las actividades a cargo; para los demás
miembros y principales $90.000 y $40.000 para los miembros suplentes.
La condonación es aplicada mes vencido de la gestión y con base en informe de participación
mensual. Si la participación del integrante del consejo no es completa, se aplica condonación
proporcional.
Costos bancarios
La diferencia entre la comisión bancaria mínima y la comisión por consignaciones realizadas en
efectivo en los bancos de Bogotá y Bancolombia por los copropietarios son asumidos por éstos.
Sanción aprobada por la asamblea.
BALANCE GENERAL
NOTA 3 EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO
Los saldos al 31 de diciembre son:
CONCEPTO 2017 2016
Caja menor 1.000.000 1,000,000
Banco AVVillas (cuenta corriente) 15,702,658 9,702,374
Bancolombia (cuenta de ahorros) 47,944,156 35,256,964
Banco de Bogotá (cuenta corriente) 5,881,726 15,444,094
TOTAL 70,528,540 61,403,432
NOTA 4 INVERSIONES
El disponible fue invertido en:
CONCEPTO 2017 2016
Fondo Fiduciaria Bancolombia 54,271,554 31,926,736
TOTAL 54,271,554 31,926,736
Durante el 2017 se trasladó a la fiducia los valores correspondientes al fondo de imprevistos. A su
vez se trasladaron las cuotas recaudadas para los fondos de inversión y mantenimiento y se
retiraban conforme a lo acordado y el avance en la ejecución de las obras.
NOTA 5 DEUDORES
Los saldos discriminados por conceptos son:
CONCEPTO 2017 2016
Cuota de administración (1) 78,831,018 91,538,466
Anticipo cuotas de administración -4,266,754 -2,868,756
Intereses por mora (1) 7,245,923 12,040,087
Cuota extra 11,272,467 7,676,459
Aprovechamiento salones sociales 2,724,277 5,346,113
Sanción por uso de parqueadero 636,855 2,845,372
visitantes
Sanción por fallas en convivencia 190,000
Sanción inasistencia asamblea 74,500 120,000
Sanción comisión bancaria 99,148 75,413
Consignaciones por identificar -2,687,382 -5,418,970
Otros (2) 6,453,126 3,776,317
TOTAL 100.383.178 115,320,501
(1) Se presenta una disminución por recibir abono de $20.000.000 y de $1.926.585 del
apartamento 1-202, como resultado del proceso jurídico y por mandato de la asamblea. Se anexa listado de deudores que están en mora a la fecha de la entrega de la citación.
(2) Valor correspondiente a préstamo a empleados $ 2.210.000 y deuda a cargo del propietario del apto 1-202 por valor de $4.174.644 por costas pagados por la unidad al abogado.
NOTA 6 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
CONCEPTO 2017 2016
Iluminación led 7.208.273 14,416,541
Lámparas 2.751.862
TOTAL 9.960.135 14,416,541
Durante el año 2017 se realizó compras de lámparas como un complemento al proyecto de
implementación de la iluminación LED, por un valor de $4.717.477. Se determinó amortizar
durante 24 meses hasta febrero de 2019.
NOTA 7 CUENTAS POR PAGAR
Los saldos a diciembre 31 de las cuentas por pagar son:
TERCERO CONCEPTO 2017 2016
Active Recreación Ltda Construcción de c,. sintética 67.985.524,00
Procopal SA Reparación plataforma 39.157.164,00
Carlos Alberto Moreno Reparación plataforma 21.414.649,00
Expertos Seguridad - CoopevianLtda –Vigilancia 17.372.764,00 29.644.120
Obligaciones laborales Prestaciones sociales 12.404.545,00 9.473.233
Empresas públicas – Une Servicios públicos 8.064.262,00 5.936.634
Seguridad social y parafiscales Retenc y aportes de nómina 3.744.300,00 3.507.705
DIAN Retención en la fuente 1.443.642,00 1.839.000
Dharma Carazo Roldán Servicios contables 820.000,00 770.000
B2B Comercializadora Institucional SASElementos de aseo, caf y pap 660.282,00
Manuela Quintero Rojas Suministros para la piscina 648.500,00
Agencias Nacionales Ltda Dotación empleados 615.111,00
Arquidio Peña Hernández Revisoría fiscal 495.000,00 450.000
Otros 341.503,00 245.950
Comfama Libranza empleados 317.755,00 418.918
Asurbe Cuotas de sostenimiento 230.000,00
Jhon Jairo Echavarria Campillo Pasamanos acceso a parq 1.935.500
Servicios ByR SA Renovación de motobombas 10.830.344
Erika Cristina Manco Usuga Actualización plan de emergencia 875.000
TOTAL 175.715.001 65.926.404
El aumento en el 2017 obedece a las obras de reparación de la plataforma y cancha sintética que
estaban en ejecución.
NOTA 8 FONDOS
Están constituidos de los siguientes conceptos:
(1) Lo conforman las sanciones por uso de parqueaderos y se apropia al mantenimiento de laplataforma.
(2) Se adicionan en el 2017 $1.968.008 de consignaciones por identificar de los años 2014 y2015. Se hace aporte al empleado Olimpo por valor de $500.000.
(3) Se constituye con los ingresos por venta del reciclaje. Se apropia para salario derecicladora $7.000.897 y se apropia al fondo de cuarto de reciclaje $3.318.179.
(4) Se realiza el proyecto de reemplazo y renovación de cámaras y adecuación sistema delcircuito cerrado de televisión.
(5) Iniciando el periodo 2017 se termina la adecuación del cuarto de reciclaje en cumplimientode normatividad de secretaria de salud.
(6) En el mes de diciembre se inicia el proyecto de la cancha sintética con cerramiento y pistade trote.
(7) Apropiación del presupuesto 2017(8) Se hace reparación de plataforma (losa) entre los bloques 12 al 17(9) Apropiación del presupuesto 2017
NOTA 9 INGRESOS POR ZONAS POLIFUNCIONALES, ENERGIA Y OTROS
CONCEPTO 2017 2016
Ingresos zonas polifuncionales 69.638.009 58.889.031
Servicios zonas polifuncionales 3.483.603 4.578.974
TOTAL 73.121.612 63,468,005
Disminuye el cobro en los servicios por el cambio en la actividad realizada en algunas zonas
polifuncionales que implica menos uso de la energía.
CONCEPTO DIC 2016 AUMENTO DISMINUCIÓN DIC 2017
Reparación de la via 0 5,180,458 5,180,458 0
Fondo de solidaridad 4,956,666 2,688,008 500,000 7,144,674
Gestión ambiental 3,474,493 7,820,263 10,319,076 975,680
Gestión del riesgo 25,485,691 1,004,514 26,490,205 0
Otros fondos 1,681,095 4,607,646 1,949,925 4,338,816
Cuarto reciclaje y ambiente 20,000,000 8,318,179 28,318,179 0
Normalización zonas comunes 7,000,000 7,000,000
Cancha sintetica 47,487,612 127,512,378 164,070,277 10,929,713
Reconstrucción kiosko 30,000,000 5,000,000 35,000,000
Mantenimiento plataforma 5,000,000 72,601,421 101,394,294 -23,792,873
Gimnasio al aire libre 4,000,000.00 4,000,000 8,000,000
TOTAL 149,085,557 49,596,010
NOTA 10 EQUIPO DE TRABAJO (PERSONAL DEL PLANTA Y EN MISION)
El incremento lo genera el cargo de gestor de prevención, riesgo y cultura, que tuvo vinculación
durante todo el 2017 y solo 2 meses del año 2016. Y la contratación del jardinero con la empresa
UNO-A. El empleado Olimpo inicia su incapacidad desde noviembre 20 de 2016 hasta el 20 de
mayo de 2017 (180 días) tiempo en que se le paga su salario. A partir de cumplirse esta, solo se le
pagan las prestaciones sociales y la seguridad social.
NOTA 11 HONORARIOS
Durante el año 2017 fueron atendidos por la asesora jurídica: caso presunto robo de bicicletas
$2.000.000 y anticipo del 50% correspondiente a $2.500.000 en el caso de Beatriz Campuzano.
NOTA 12 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
CONCEPTO 2017 2016
Gastos de personal 176.749.900 143.591.353
Ingreso reciclaje - aporte a salario recicladora (7.000.897) (6.500.000)
Servicio de aseo 68.316.229 50.072.430
TOTAL 238.065.232 187.163.783
CONCEPTO 2017 2016
Servicios contables 9.840.000 9.240.000
Revisoría fiscal 6.600.000 6.000.000
Asesoría jurídica 4.833.000 8.889.268
TOTAL 21.273.000 24.129.268
(1) Se atienden imprevistos como: reparaciones de drenajes muros exteriores del bloque 3 $7.654.600, reparación humedad bloque 12 $2.730.000, construcción de talud en costales parte exterior unidad frente al bloque 4 $3.490.000.
(2) Se presenta imprevisto con motobomba torre 12 lo que implica la compra de esta por valor de $10.293.242.
(3) Adquisición de lámparas ( proyecto iluminación led) (4) Montaje de automatismos (brazos eléctricos) $4.760.000 (5) Reparación colector y andén lateral piscina $6.009.329, excavación y vaciado de cañuelas
contra cerco piscina $1.458.000. (6) Durante el año 2017 se atendieron muchas reparaciones en los techos debido a los
cambios climáticos.
NOTA 13 SERVICIOS PÚBLICOS
Se sigue reflejando el beneficio de la implementación en la iluminación LED en el consumo de
energía.
NOTA 14 GASTOS DIVERSOS
CONCEPTO 2017 2016
Energía 59,809,194 70,922,333
Acueducto - saneamiento 19,910,445 21,957,423
Teléfono fijo y celular 5,025,774 5,376,943
Internet 1,224,240 1,031,379
Tasa de aseo 845,440 378,048
TOTAL 86,815,093 99,666,126
(1) Se adquiere servidor para la aplicación app. (2) Se compra computador para la administración y se actualiza computador de la bodega. (3) Implementación de gestión SSGST $1.576.340 y reparación de vehículo por coalición con
puerta de ingreso vehicular $560.000 y cobro de deducible en reclamación de propietario en afectación del cuarto útil $737.717.
NOTA 15 ACTIVIDADES SOCIALES
NOTA 16 GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
CONCEPTO 2017 2016
Gastos de ejercicios anteriores 2.499.647 1,389,063
TOTAL 2.499.647 1,389,063
Por decisión en la asamblea se condonan intereses al realizar el abono el apto -202. Afectando
intereses generados en periodos anteriores por valor de $2.471.847.
CONCEPTO 2017 2016
Fiesta de los empleados 4,330,900 4,112,545
Fiesta de la familia 1,991,450 1,626,999
Fiesta de los niños y vacaciones recreativas 1,742,000 1,292,470
Programas sociales y actividades recreativas 811,440 2,910,482
Decoración navidad 1,073,920 781,700
Dia de la madre y del padre 950,350 1,142,300
Fondo de solidaridad 720,000 600,000
TOTAL 11,620,060 12,466,496
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