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Curso Microsoft Office 2003
Excel 2003 avanzadoAccess 2003 avanzado
Biblioteca de Andalucía2
Curso Microsoft Office 2003
Presentación y planificaciónIntroducción a Microsoft Office 2003Microsoft Excel 2003Microsoft Access 2003Otros paquetes ofimáticos: OpenOffice 2.3.0
Biblioteca de Andalucía3
Presentación y planificación
Curso avanzado:– Microsoft Excel 2003– Microsoft Access 2003
Orientación práctica mediante ejemplos y ejercicios a realizar por el alumnoMaterial a utilizar:
– PC con el paquete ofimático Microsoft Office 2003– Presentación con diapositivas
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Presentación y planificación
Duración total del curso: 42 horasDistribución semanal: 7 horas/semana– 2 días/semana 2 horas en turno de mañana– 1 día/semana 3 horas en turno de tarde
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Presentación y planificación
Distribución horariaPresentación y planificación 1 h
Introducción a Microsoft Office 2003 1 h
Microsoft Excel 2003 12 h
Microsoft Access 2003 26 h
OpenOffice 2.3.0 2 h
Total 42 h
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características comunes
Microsoft Excel 2003– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo Archivo– Tablas - Creación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Microsoft Word 2003: Procesador de textosMicrosoft Excel 2003: Hojas de cálculoMicrosoft PowerPoint 2003: PresentacionesMicrosoft Access 2003: Gestor de bases de datosMicrosoft Outlook 2003: Cliente de correo y administrador de información personal
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Introducción a Microsoft Office 2003
Biblioteca de Andalucía9
Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Aspecto y funcionamiento comúnWord, Excel y PowerPoint
– Menús comunes: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana y Ayuda
– Menús adicionales únicos por aplicación:
Word TablaExcel DatosPowerPoint Presentación
– Barras de herramientas estándar y formato son comunes
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Access y Outlook son menos parecidas al resto de aplicaciones principales
– Menús comunes: Archivo, Edición, Ver, Herramientas y Ayuda
– Barras de herramientas personalizables
Ver > Barras de Herramientas > Personalizar…
Panel de tareas (Outlook no tiene panel de tareas)
– Interfaz enriquecida para tareas complejas.
Barra de estadoCorrector ortográfico
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Se pueden añadir imágenes prediseñadas, imágenes fotográficas, videos y sonidosEdición de imágenes prediseñadasOrganigramas (Word, Excel y PowerPoint)
– Insertar > Imagen > Organigrama
Ayudante de OfficeCuadro “Escriba una pregunta”
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Introducción a Microsoft Office 2003
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Al abrir Excel por primera vez aparece un nuevo libro formado por tres hojas de cálculo.Un hoja de cálculo se divide en filas y columnas cuyos títulos son números y letras respectivamente.La intersección de la fila y la columna se llama celda. Cada vez que se introduce información en ella se activa y su nombre aparece en el cuadro Nombre.Las barras de desplazamiento vertical y horizontal permiten desplazarse por la hoja. Los cuadros de división permiten dividir la hoja en paneles separados.
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Para moverse entre hojas del mismo libro se puede seleccionar la pestaña correspondientePara moverse por pestañas ocultas se pueden utilizar los botones primera, anterior, siguiente y última.Barra de título: nombre del programa y libroBarra de menús
– Ventana comparar en paraleloBarra de herramientas estándar
– Cortar, Copiar, Pegar, etc.– También accesible desde el menú
Edición.Barra de herramientas formatoBarra de fórmulas
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Introducción a Microsoft Office 2003
Biblioteca de Andalucía16
Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Panel de tareas– Panel de tareas Inicio– Ayuda– Resultados de la búsqueda– Imágenes prediseñadas– Referencia– Portapapeles– Nuevo libro– Ayuda de plantilla– Área de trabajo compartida– Actualizaciones de
documentos– Origen XML
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas
Nuevo libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas
Nuevo Archivo– Tablas - Creación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Mostrar el panel Menú Archivo > Nuevo..Dividido en tres áreas:
– NuevoLibro en blancoA partir de un libro existente (crea una copia)
– PlantillasBuscar en línea (conexión a Internet)En mi PC (cuadro de diálogo Plantillas)En mis sitios Web (cuadro de diálogo Plantillas a partir de mis sitios Web)
– Plantillas utilizadas recientemente (lista de plantillas utilizadas recientemente)
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas
Nuevo libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas
Nuevo Archivo– Tablas - Creación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Excel puede almacenar y mostrar cada tipo de dato de un modo distintoValores numéricos
– Enteros, decimales, fracciones o números en notación científica
– Símbolos matemáticos se pueden mostrar con números con formato
%, E o €– Se alinean a la derecha
Valores de texto– Caracteres alfanuméricos– Se alinean a la izquierda
Números con formato texto (‘)– Formato > Celdas …
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Fechas y horas– Un número con formato de fecha u hora– Fechas son números de serie que
cuentan el número de días desde 01/01/1900
– Las fechas terminadas de 00 a 29 se muestran como 2000 a 2029
– Se alinean a la derechaFórmulas
– Son ecuaciones que calculan un nuevo valor a partir de valores existentes
– Se almacenan internamente y su valor se muestra en la celda dónde estáubicada
– Se pueden utilizar los operadores matemáticos +,-,*,/ y E.
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Hipervínculos– Puede ser una palabra, frase o
cualquier tipo de información u objeto introducido
– Tras una pulsación cambia de color para indicar que ya se ha visitado el destino
– Puede ser interno (enlace a otra hoja o libro) o externo (enlace a fuente externa)
– Se pueden crear hipervínculos a imágenes
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Inicialmente se presenta una lista de las tablas de la base de datos
– Cada fila es un registro que define una única instancia de la entidad representada
– Las columnas son los campos que reflejan características diferentes
– Los campos pueden contener distintos tipos de datos: texto, numéricos, lógicos, gráficos o referenciales
Las consultas recuperan datos de una o más tablas basándose en criterios especificados
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Los formularios se utilizan para presentar datos en pantalla, buscar, editar o añadir registros.
– Un usuario no experto puede utilizar fácilmente un formulario si está correctamente diseñado
Los informes se utilizan para presentar datos de una forma clara, mostrando sólo la información importante
– Se pueden agrupar y resumir los datos para facilitar su lectura y análisis
– El usuario puede especificar cómo se enumeran los datos
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Las páginas de acceso a datos son páginas HTML con funciones de enlace a datos
– Se almacenan fuera del archivo de la base de datos para que puedan ser exploradas sin tener Access instalado
– Se utilizan para introducir, editar y analizar datos activos a través de Internet o de una intranet (explorador Web)
Una macro es un conjunto de instrucciones a ejecutar
– Ejecutan acciones básicas sin realizar tareas complejas de programación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Un módulo contiene código escrito
– Utiliza Visual Basic para automatizar tareas
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de
Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Mostrar el panel Menú Archivo > Nuevo..Dividida en dos áreas
– Nuevo– Plantillas
Nuevo– Base de datos en blanco…
Cuadro de diálogo “Archivo nueva base de datos”. Se crea la base de datosTres métodos de creación de tablas
– Vista diseño– Utilizando el asistente– Introduciendo datos
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
– Página de acceso a datos…Cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datosConectar con nuevo origen de datosAparece el Asistente para la conexión de datos
– Microsoft SQL Server– Otro o avanzado
– Proyecto usando datos existentes…Cuadro de diálogo “Archivo nueva base de datos”.Asistente para la creación de bases de datos de Microsoft SQL Server
– A partir de un archivo existente…Copia los objetos del archivo de la base de datos existente y los pegará en el nuevo
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Plantillas– Buscar en línea (conexión a
Internet)Se escribe una palabra o término en el cuadro de texto y se pulsa buscarAparece el panel de resultados con las plantillas encontradas en “Office Online”
– Plantilla en Office OnlineSe muestra la página Web de “Office Online” dónde se pueden descargar plantillas
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
– En mi PC…Cuadro de diálogo PlantillasLa ficha General contiene las mismas opciones que el área Nuevo del Panel de Tareas Nuevo ArchivoLa ficha Bases de datos permite utilizar asistentes para crear gran variedad de bases de datosSe puede acceder a “Office Online”
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
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Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
En Vista diseño se puede crear o modificar cualquier objeto de Base de DatosNo se puede escribir contenido ni datosCuando se crea una tabla generalmente hay que especificar un campo claveOpción Tablas del panel de tareas Objetos > Nuevo > Vista diseño
– Escribir un nombre único de campo y seleccionar el tipo de datos
– Para crear clave principal Seleccionar uno o varios campos y se elige Edición > Clave principal
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Introducción a Microsoft Office 2003
Biblioteca de Andalucía35
Introducción a Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características
comunesMicrosoft Excel 2003
– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo
libro– Tipos de datos
Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo
Archivo– Tablas - Creación
Procedimiento de creación de una tabla en la vista Diseño
1. Menú Tablas abierto>Nuevo (Alt+U)2. Elegir Vista Diseño (Flecha abajo)3. Pulsar Aceptar (Enter/Intro)4. Escribir Nombre de campo y pulsar la
tecla Tab5. Pulsar sobre Tipo de datos (Alt+flecha
abajo)6. Elegir tipo de datos requerido7. Seleccionar el campo o campos clave,
pulsar el menú Edición (Alt+E) y sobre Clave Principal (V)
8. Pulsar sobre guardar (Ctrl+G)9. Escribir el nombre de la tabla y pulsar
Aceptar (Enter/Intro)
Biblioteca de Andalucía36
Microsoft Excel 2003
Conceptos básicos de Excel– Fundamentos de los libros– Introducción y edición de datos– Introducción y edición de fórmulas
Formato e impresión– Formato de celdas– Impresión de hojas de cálculo
Manipulación de los elementos del libro de trabajo
– Manipulación de celdas– Manipulación de filas y columnas– Manipulación de hojas de cálculo y
libros de trabajo
Gráficos, diagramas y dibujos– Trabajo con gráficos– Trabajo con diagramas– Trabajo con autoformas
Utilización de plantillas y protección de libros
– Gestión de plantillas– Protección de libros
Biblioteca de Andalucía37
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en plantillas– Formas de guardar formatos de archivos
Introducción y edición de datos– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Biblioteca de Andalucía38
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Se puede guardar un libro como plantilla para crear libros con el mismo formatoProcedimiento para abrir un libro basado en una plantilla1. Archivo (alt+A) > Nuevo (N)2. En mi PC…3. Ficha soluciones de Hoja de
cálculo (Flecha dcha.)4. Seleccionar la plantilla a abrir5. Pulsar el botón Aceptar
(Enter)
Biblioteca de Andalucía39
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Para guardar un archivo como plantilla hay que acceder al cuadro de diálogo Guardar como– Seleccionar el tipo plantilla del menú
desplegable Guardar como tipo– Pulsar Guardar
Biblioteca de Andalucía40
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Biblioteca de Andalucía41
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Se pueden guardar los libros en varios formatos:– Hoja de cálculo XML– Datos XML– Página Web de un solo archivo– Página Web– Plantilla– Texto (delimitado por tabuladores)– CSV (delimitado por comas)– Versiones anteriores de Excel– Lotus 1-2-3 (WK4,WK3,etc.)– Archivo de bases de datos (DBF4,
DBF3,etc.)
Biblioteca de Andalucía42
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Fecha– Numero de serie desde 01/01/1900– Formato (Alt+F) > Celdas (s) y
seleccionar la ficha Número– Hay que elegir el formato de fechaTexto– Caracteres alfanuméricos– Las entradas de texto largas se
solapan sobre las celdas vacías– Símbolos Insertar > Símbolo…Número– Una ‘ para poner un número en
formato texto– Se permiten algunos símbolos
matemáticos como %,€ ó E– Si se muestra ####... hay que
aumentar el tamaño de la columna
Biblioteca de Andalucía43
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Fórmula– Se almacenan internamente– El resultado se muestra en la celda
donde la fórmula está ubicada– Empiezan por el símbolo =– Se pueden utilizar los operadores +,-
,*,/ y ^
Función– Es una fórmula predefinida– Realiza cálculos utilizando valores
específicos en un orden determinado– Insertar (alt+I) > Función… (U)– Las funciones están categorizadas
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Hay varias formas de borrar una o varias celdas– Formato– Contenido– Comentarios– Todo– Edición (alt+E) > Borrar (a)– También se puede seleccionar una o
varias celdas/filas/columnas o toda la hoja y pulsar la tecla Supr. para eliminar todo su contenido
Biblioteca de Andalucía45
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Se pueden buscar o reemplazar contenidos, formatos específicos u otro tipo de contenido de celdaEdición (alt+E) > Buscar… (B)Aparece el cuadro de diálogo buscar y reemplazarEl cuadro Buscar se utiliza para introducir el contenido a buscar– Buscar todo y Buscar siguienteLa ficha Reemplazar se utiliza para reemplazar las palabras buscadas– Se añaden los botones Reemplazar
todos y reemplazarOpciones de búsqueda/reemplazo
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Biblioteca de Andalucía48
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Opciones de búsqueda/reemplazo– Especificación del formato– Formato
Buscar formatoElección formato celda
– Dentro de: Hoja/Libro– Buscar: Por filas/Por columnas– Buscar dentro de:
Fórmulas/Valores/comentarios– Coincidir Mayúsculas y Minúsculas– Coincidir con el contenido de toda la
celda
Biblioteca de Andalucía49
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Se pueden ordenar listas en orden ascendente y descendenteHasta 3 campos de ordenaciónAl pulsar los botones Orden ascendente y Orden descendente se realiza la ordenación de la lista de la celdaPara ordenar la lista por más de una columna hay que utilizar el comando Ordenar del menú DatosProcedimiento de ordenación1. Datos (alt+T) > Ordenar (R)2. Ordenar por (Feclha abajo)3. Ascendente (alt+A) o Descendente
(alt+D)4. Aceptar (Pulsar tecla Enter)
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Biblioteca de Andalucía51
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Es una forma rápida y sencilla de buscar y trabajar con subconjuntos de datosUn rango filtrado sólo muestra las filas con los criterios especificadosDatos (alt+T) > Filtro (I) > Autofiltro(F)Aparecen varias opciones en la fila de título de cada columna– Orden ascendente– Orden descendente– (Todas)– (Diez mejores…)– (Peronalizar…)– Entradas únicas– (Vacías)– (No vacías)
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Datos (alt+T) > Filtro (I) > Mostrar todo (M) -> quita todos los criteriosOpción Diez mejores… permite seleccionar el número de elementos o porcentaje a mostrar desde la parte superior o inferiorOpción Personalizar para mostrar filas que cumplan uno o dos criterios– Se pueden utilizar los comodines ? y *Vacías y No vacías es útil para actualizar datos que no estaban disponibles
Biblioteca de Andalucía53
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Las fórmulas se utilizan para realizar cálculos de forma automáticaPara introducir una fórmula hay que escribir el signo “=“ seguido de los operandos y de los operadores de la mismaProcedimiento para introducir una fórmula básica
1. Seleccionar una celda2. Escribir el signo =3. Escribir el primer operando4. Escribir el operador +,-,* ó /5. Escribir el segundo operando6. Pulsar la tecla Entrar
Biblioteca de Andalucía54
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Hay tres formas para editar una fórmula– Pulsar la tecla F2– Haciendo doble clic en la celda– Editando en la barra de fórmulas
Biblioteca de Andalucía55
Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Crear la misma fórmula en muchas partes del libro puede ser un proceso lento y repetitivoSe pueden copiar las fórmulas mediante referencias de celdasHay tres tipos de referencias de celdas– Relativas– Absolutas– MixtasPor defecto la referencias son relativas, es decir, se basan en su posición en relación con la celda que contiene la fórmulaCuando se copia (Ctrl+C) y pega (Ctrl+V) una fórmula con referencias relativas, la celda destino contiene la misma fórmula pero con las referencias modificadas– Referencia relativa C3
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Para hacer una referencia a celda absoluta hay que poner un símbolo $ delante de la referencia de columna y fila– Referencia absoluta $C$3Cuando se copia (Ctrl+C) y pega (Ctrl+V) una fórmula con referencias absolutas, la celda destino contiene la misma fórmula manteniendo la referencia a la columna y fila fijasEn las referencias mixtas se puede hacer que la columna o fila se mantengan fijas al copiar y pegar la fórmula– Referencias mixtas $C3 ó C$3
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Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en
plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos específicos basados en los parámetros que se les proporcionanAl pulsar el botón Autosuma se inserta rápidamente la función sumaEste botón dispone de seis funciones– Suma– Promedio– Cuenta– Máx– Min– Más funciones…
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plantillas– Formas de guardar formatos de
archivosIntroducción y edición de datos
– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
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– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
Al pulsar sobre Botón Autosuma > Más funciones…, sobre el botón función o el menúInsertar (alt+I) > Función… (U) aparece el cuadro de diálogo Insertar funciónEn él se muestran todas las funciones categorizadas por tipo– Usadas recientemente– Todas– Financieras– Fecha y hora– Matemáticas y trigonométricas– Estadísticas– Búsqueda y referencia– Base de datos– Texto– Lógicas– Información– Definidas por el usuario
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– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro
Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones
En la categoría usadas recientemente se encuentran las funciones usadas recientementeLa categoría Todas permite buscar una función sin saber a qué categoría perteneceLógicas– Y– O– NO– SI– VERDADERO– FALSO
Definidas por el usuario muestra funciones externas– Están disponibles si se incluyen complementos al libro– Herramientas (alt+H) > complementos (E)
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plantillas– Formas de guardar formatos de
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
Ejercicio práctico– Diseñar un sistema de gestión de salas usos múltiples anual con
informes y estadísticas mensuales– Se requiere gestionar la siguiente información:
Identificación del informe con mes/año en formato tipo enero/2008Identificador del acto en formato aaaammddnn
– aaaa: año con cuatro dígitos– mm: mes con dos dígitos– dd: día con dos dígitos– nn: número de acto
Fecha (ej. martes, 5 de febrero de 2008), hora inicial, hora final y duración en la que se produce el actoLa sala en la que se produce el actoUna descripción corta del uso que se le da a la salaEl número de asistentes de cada actoCoste económico del acto
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Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel
– Será necesario calcular los siguientes indicadores estadísticos:Número total de asistentes a los distintos actos en el mesNúmero medio de asistentes a los actos en el mesTiempo total de uso de las distintas salas en el mesDuración media de uso de las salas en un mesInversión económica realizadaCoste medio de los actos en un mes
– Además, para optimizar el tiempo invertido en la gestión, es requisito imprescindible que la creación, modificación y eliminación de años completos e informes mensuales se realice de una forma ágil.
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Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de impresión
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Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Acceso al cuadro de diálogo Formato de celdas MenúFormato (alt+F) > Celda (S)Tiene 6 fichas:
– Número– Alineación– Fuente– Bordes– Tramas– Proteger
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Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Número– Da una categoría de datos determinada
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Alineación– Alineación del texto
HorizontalVertical
– Sangría– Orientación– Control del texto
Ajustar TextoReducir hasta ajustarCombinar celdas
– De derecha a izquierdaDe izquierda a derechaDe derecha a izquierda
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Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Fuente– Fuente– Estilo– Tamaño– Subrayado– Color– Fuente normal– Efectos
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Bordes– Preestablecidos– Línea– Borde
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Tramas– Aplica colores de fondo y trama
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Ficha Proteger– Bloque celdas u oculta fórmulas– Sólo son efectivas cuando se protege una hoja
de cálculo
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Es útil para aplicar el mismo formato ciertas celdas como títulos o encabezados
1. Menú Formato(alt+F) > Comando Estilo(E)2. Elegir el Nombre del estilo elegido (flecha
abajo)3. Pulsar el botón Aceptar(Entrar)
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Para quitar un estilo hay que elegir el estilo normal en las celdas dónde se quiere eliminar el estilo
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Forma fácil de mejorar el aspecto de los datos que incluye un conjunto predefinido de formatos de celdas.Hay que seleccionar la tabla o rango de celdas sobre las que aplicar el autoformato.Menú Formato(alt+F) > Autoformato(A)En el cuadro de diálogo Autoformato se pueden seleccionar varios autoformatos– Simple– Clásico 1, 2 y 3– Contabilidad 1, 2, 3 y 4– Multicolor 1, 2 y 3– Lista 1, 2 y 3– Efectos 3D 1 y 2– Ninguno
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Se disponen de seis opciones para cambiar el aspecto de los datos.Pulsar el botón opciones(alt+O)– Número– Borde– Fuente– Tramas– Alineación– Ancho y Alto
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página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Sólo está disponible si existe al menos un controlador de impresora instalado en el sistemaDisponeMenú Archivo(alt+A) > Vista preliminar…(M)Se puede navegar entre las ditintas páginas mediante los botones Anterior y siguienteTambién se puede hacer una ampliación del área mediante el ZoomSe tiene acceso al cuadro de diálogo Imprimir
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Se permite configurar las opciones de página antes de imprimir– Orientación– Tamaño– Márgenes de las páginas– Personalización de encabezados y
pies de página
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Se pueden mostrar los controladores de los márgenes de páginaSe pueden ajustar– Márgenes de página– Márgenes de encabezado y pie de
página– Ancho de las columnasSaltos de página alterna entre la Vista normal y Vista previa de salto de páginaEn la Vista previa de salto de página se pueden ajustar– los saltos de página arrastrando las
líneas de salto de página de color azul– Cambiar el tamaño del área de
impresión
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Cerrar vuelve a la Vista normal o Vista previa de salto de páginaAyuda proporciona información en la Vista preliminar
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
En la Vista preliminar de saltos de página se muestran los saltos de página:– Automáticos (líneas azules
discontínuas)– Manuales (líneas azules contínuas)Menú Insertar(alt+I) > Salto de página(S) inserta un salto de página:– sobre la celda seleccionada si es de la
columna A– A la izquierda y sobre la celda
seleccionada si es cualquier otra
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Menú Archivo(alt+A) > Configurar página…(F)En el cuadro de diálogo Configurar página existen varias fichas– Página
Cambiar orientaciónCambiar la escalaCambiar el tamaño del papelCalidad de la impresiónPrimer número de página a imprimir
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
– MárgenesSuperior, Inferior, Izquierdo y DerechoEncabezado y Pie de páginaCentrado Vertical y Horizontal
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
– Encabezado y pie de páginaOpciones predefinidas de encabezado y pie de páginaSe permite la personalización de los encabezados y pie
– Formatear texto– Inserción
Número de páginaNúmero de páginasFechaHoraRuta del archivoNombre de etiqueta (Hoja)Imágen
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
– HojaRango de celdas a imprimirFilas y columnas de repeticiónPersonalización
– Líneas de división– Blanco y negro– Calidad borrador– Títulos de filas y columnas– Comentarios– Errores de celda
Orden de impresión de las páginas
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Menú Archivo(alt+A) > Imprimir…(I)En el cuadro de diálogo Configurar página existen cuatro áreas principales– Impresora
Nombre, Propiedade, Buscar Impresora e Imprimir a archivo
– Intervalo de páginasTodas las páginas o intervalo
– ImprimirSelección, Hojas activas, Todo el libro o Lista
– CopiasNúmero de copias e intercalar
Biblioteca de Andalucía98
Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
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Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato
Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de
página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de
impresión
Establece las celdas que se quiere imprimirMenú Archivo(alt+A) > Área de Impresión(D)– Establecer área de impresión– Borrar área de impresión
Biblioteca de Andalucía100
Microsoft Excel 2003Formato e impresión
Ejercicio práctico– Dar formato a los informes del sistema de gestión de salas usos
múltiples con los siguientes requisitos:Resaltado del nombre del informeDatos tabulados con separadores de filas y columnasResaltado de encabezadosResaltado de los campos calculados para diferenciarlos de los deintroducción de datos
– Imprimir todos los informes mensuales correspondientes a un año con y sin estadísticas
Biblioteca de Andalucía101
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Biblioteca de Andalucía102
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú Edición (alt+E) > Cortar (C)– Ctrl+XMenú Edición (alt+E) > Copiar (F)– Ctrl+CMenú Edición (alt+E) > Pegar (G)– Ctrl+V
Biblioteca de Andalucía103
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
No funciona con la herramienta CortarMenú Edición (alt+E) > Pegado especial… (E)Cuadro de diálogo Pegado Especial– Pegar
TodoFórmulasValoresFormatosComentariosValidaciónTodo excepto bordesAncho de las columnasFormatos de números y fórmulasFormatos de números y valores
Biblioteca de Andalucía104
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
– OperaciónNingunaSumarRestarMultiplicarDividir
– Saltar blancos– Transponer– Pegar Vínculos
Todo o Todo excepto bordesNingunaSaltar blancos y transponer desmarcada
Biblioteca de Andalucía105
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
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Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú Insertar (alt+I) > Celdas (l)Cuadro de diálogo Insertar celdas– Desplazar celdas hacia la
derecha– Desplazar celdas hacia abajo– Insertar toda una fila– Insertar toda una columna
Biblioteca de Andalucía107
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú Edición (alt+E)>Eliminar(N)Cuadro de diálogo Eliminar celdas– Desplazar celdas hacia la
derecha– Desplazar celdas hacia abajo– Insertar toda una fila– Insertar toda una columna
Biblioteca de Andalucía108
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la/s celda/s seleccionadasHay que arrastrar pulsar el cuadrado a las celdas dónde se quiere realizar el rellenoReconoce patrones de incrementoMenú contextual Controlador de relleno– Copiar celdas– Rellenar serie, formatos y sin formatos– Rellenar días, días de la semana,
meses y años– Tendencia lineal y geométrica– Series
Biblioteca de Andalucía109
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Biblioteca de Andalucía110
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Cuadro de diálogo series (autorrelleno)– Series en fila o columna– Tipo
LinealGeométricaCrónológicaAutorrellenar
– Incremento– Límite
Biblioteca de Andalucía111
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú edición (alt+E) > Rellenar (I)– Una alternativa al menú contextual
controlador de relleno
Biblioteca de Andalucía112
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
A través del menú contextual:– Se puede insertar un comentario– También se puede editar o
eliminar el comentarioSe le puede dar formato al comentario
– Mostrar u ocultar comentariosMenú Ver (alt+V) > comentarios (m)– Muestra/oculta todos los
comentarios de los libros abiertos
Biblioteca de Andalucía113
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Biblioteca de Andalucía114
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Para ocultar una fila o columna hay que seleccionar una celda de la fila o columna:– Menú Formato (alt+F) > Fila (f) >
Ocultar (O)– Menú Formato (alt+F) > Columna (C)
> Ocultar (O)Para mostrar una fila o columna oculta hay que seleccionar la celda superior e inferior o la de la izquierda y la de la derecha de la fila o columna oculta respectivamente:– Menú Formato (alt+F) > Fila (f) >
Mostrar (M)– Menú Formato (alt+F) > Columna (C)
> Mostrar (M)
Biblioteca de Andalucía115
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Biblioteca de Andalucía116
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Para ajustar el ancho de una columna hay varias formas de hacerlo:– Arrastrar el borde del título de la
columna– Doble click sobre el borde derecho
para autoajustar al contenido MenúFormato (alt+F) > Columna (C) > Ancho… (A)
Cuadro de diálogo Ancho de columna
Biblioteca de Andalucía117
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Para ajustar el alto de una fila hay varias formas de hacerlo:– Arrastrar el borde del título de la fila– Doble click sobre el borde inferior para
autoajustar al contenido– Menú Formato (alt+F) > Fila (F) >
Alto… (A)Cuadro de diálogo Alto de fila
Biblioteca de Andalucía118
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Seleccionar el título de la fila o columna (o celda) inferior o a la derecha respectivamente de la fila o columna que se quiera inmovilizarMenú Ventana (V) > Inmovilizar paneles (V)
Biblioteca de Andalucía119
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Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú Ventana (V) > Movilizar paneles (V)
Biblioteca de Andalucía120
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Hay que seleccionar la hoja de cálculo anterior al lugar dónde se insertará la nuevaMenú Insertar (alt+I) > Hoja de cálculo (H)
Biblioteca de Andalucía121
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Menú Formato (alt+F) > Hoja (H)– Cambiar nombre– Ocultar– Mostrar– Fondo– Color de etiqueta
Biblioteca de Andalucía122
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
– El comando Cambiar nombre permite modificar el nombre de la hoja de cálculo activa
– El comando Ocultar permite ocultar la/s hoja/s de cálculo seleccionada/s
– El comando Mostrar permite mostrar la/s hoja/s de cálculo oculta/s
Biblioteca de Andalucía123
Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
El comando fondo… permite elegir una imagen como fondo de la hoja de cálculoEl comando color de etiqueta… permite establecer un color a las fichas de las hojas de cálculo de un libro– Cuadro de diálogo Formato de color de
etiqueta
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Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Para mover o copiar una hoja de cálculo hay que seleccionar la hoja que se desea mover o copiarMenú Edición (alt+E) > Mover o copiar hoja (J)Cuadro de diálogo Mover o copiar
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Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Hay varias formas de dividir una hoja de cálculo– Menú Ventana (alt+V) > Dividir– Doble click sobre las barras de
división– Arrastrar las barras de división
hasta la posición deseada
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Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Hay varias formas para quitar la división de una hoja de cálculo– Menú Ventana (alt+V) > Quiar
division– Doble click sobre las barras de
división
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Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo
Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios
Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar
Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo
– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación
Para ocultar un libro primero hay que seleccionarloMenú Ventana (alt+V) > Ocultar(O)
Biblioteca de Andalucía128
Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos
Trabajo con gráficos– Asistente para gráficos– Formato del gráfico
Trabajo con diagramas– Galería de diagramas– Barra de herramientas
DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Hay que seleccionar los datos que se van a incluir en el mismoMenú Insertar(alt+I)>Gráfico…(G)El asistente consiste en cuatro pasos1. Tipo2. Origen3. Opciones4. Ubicación
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Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos
Trabajo con gráficos– Asistente para gráficos– Formato del gráfico
Trabajo con diagramas– Galería de diagramas– Barra de herramientas
DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Tipo– Tipo de gráfico
Cada tipo tiene un subtipoSe puede ver una previsualización del gráfico
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Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos
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Trabajo con diagramas– Galería de diagramas– Barra de herramientas
DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Tipos personalizadosDefinido por el usuarioIntegrado
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Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Datos de origen– Rango de datos
Permite especificar un rango de celdas diferentePermite especificar si el gráfico debe mostrar las series de filas o columnas
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Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– SeriePermite agregar o quitar los datos existentes en la seriePermite agregar series
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Opciones de gráfico– Títulos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Eje
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Líneas de división
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Leyenda
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Rótulos de datos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
– Tabla de datos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Ubicación del gráfico– En una hoja nueva– Como objeto en…
Hay que seleccionar una de las hojas del libro
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Menú Formato (alt+F) > Área del gráfico seleccionada… (S)Cuadro de diálogo Formato del gráfico– Tiene tres fichas: Tramas, Fuente
y PropiedadesTramas– Se puede seleccionar el estilo,
color y grosor del borde– Se puede seleccionar el color de
fondo
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Fuente– Se puede seleccionar el fuente, estilo,
tamaño, subrayado, color y fondo– Permite agregar efectos de texto y
obtener una vista previa
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Propiedades– Permite ajustar la posición y tamaño
de los gráficos– Permite bloquear los gráficos al uso de
otros usuarios
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– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Menú Insertar(I) > Diagrama…(D)Cuadro de diálogo Galería de diagramas– Organigrama– Diagrama de ciclo– Diagrama radial– Diagrama piramidal– Diagrama de Venn– Diagrama de círculos
concéntricos
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Al insertar un diagrama aparece la barra de herramientas Diagrama– Insertar forma– Mover forma hacia atrás– Mover forma hacia atrás– Invertir diagrama– Diseño– Autoformato– Cambiar a
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Para insertar una autoforma hay que seleccionar el botón Autoformas de la barra de herramientas DibujoCategorías de Autoformas– Líneas– Conectores– Formas básicas– Flechas de bloque– Diagrama de flujo– Cintas y estrellas– Llamadas– Más autoformas…
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– Autoformas– Autoformas - Manipulación
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Al seleccionar la categoría Más autoformas… aparece el panel de tareas Imágenes prediseñadas
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Menú Formato(F) > Autoforma…(O)Aparece el cuadro de diálogo Formato de autoformaSe compone de cinco fichas– Colores y líneas– Tamaño– Proteger– Propiedades– Web
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Colores y líneas
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Tamaño
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Trabajo con diagramas– Galería de diagramas– Barra de herramientas
DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Proteger
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Propiedades
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DiagramaTrabajo con autoformas
– Autoformas– Autoformas - Manipulación
Web
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Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Para crear una plantilla a partir de un documento hay que guardar como plantillaMenú Archivo (alt+A) > Guardar como… (U)Por defecto se utiliza el nombre del libro como nombre de la plantillaHay que seleccionar Plantilla en el menú desplegable Guardar como tipo y pulsar el botón Guardar (alt+G)
Biblioteca de Andalucía157
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Biblioteca de Andalucía158
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Para modificar una plantilla se puede abrir un documento nuevo basado en la plantillaUna vez modificada hay que guardarlo como plantilla utilizando el mismo nombre de archivo
Biblioteca de Andalucía159
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Lo primero que hay que hacer es seleccionar las celdas que se quieren protegerMenú Formato (alt+F) > Celdas… (S)Cuadro de diálogo Formato de celdas > ficha Proteger
Biblioteca de Andalucía160
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Proteger hoja…(H)Cuadro de diálogo Proteger hoja
Biblioteca de Andalucía161
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Al pulsar el botón Aceptar, si se ha introducido una contraseña aparece un cuadro de diálogo para confirmar la contraseña
Biblioteca de Andalucía162
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Proteger libro…(H)Cuadro de diálogo Proteger libro
Biblioteca de Andalucía163
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Para desproteger una hoja protegida Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Desproteger hoja… (H)Para desproteger un libro protegida Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Desproteger libro… (H)
Biblioteca de Andalucía164
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Menú Herramientas (alt+H) > Opciones…(N) > ficha Seguridad– Contraseña de apertura– Contraseña de escritura
Recomendación– Firmas digitales– Quitar información personal– Seguridad de Macros
Biblioteca de Andalucía165
Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros
Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión
Protección de libros– Libros - Protección
Biblioteca de Andalucía166
Introducción a las Bases de Datos
Problemas de los manejadores de ficherosDefinición de Base de DatosCaracterísticas de una Base de DatosConceptos básicos de una Base de DatosRelaciones
Biblioteca de Andalucía167
Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros
En cualquier organización o empresa, existen departamentos que necesitan acceder a la misma información. Con un sistema tradicional de ficheros cada departamento será el responsable de crear y mantener los datos que necesite, aún cuando éstos estén duplicados en otros departamentos de la misma empresa
Biblioteca de Andalucía168
Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros
Ejemplo de organización con un sistema basado en ficheros
Biblioteca de Andalucía169
Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros
Posibles problemas– Actualización de la Información: Inconsistencia de
los ficheros que mantienen la misma información. – Redundancia: Consiste en tener datos que no
aportan información, ya que se pueden deducir de otros. Ej. Tener el mismo dato almacenado en varios sitios.
Biblioteca de Andalucía170
Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros
Posibles problemas– Rigidez de búsqueda: Se le da a cada fichero una
determinada organización, de acuerdo con los tipos de accesos que se creían más frecuentes, puede que se necesiten otros modos de acceso y sean difíciles de llevar a cabo sobre la organización ya existente.
– Dependencia de programas: Cualquier alteración a los ficheros produce una alteración con los programas.
Biblioteca de Andalucía171
Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros
Posibles problemas– Confidencialidad y Seguridad: La confidencialidad
de los datos consiste en evitar la consulta de éstos a determinados usuarios. Otro aspecto que debe garantizarse es la seguridad de los datos almacenados, de forma que éstos puedan ser modificados por personas no autorizadas.
Biblioteca de Andalucía172
Introducción a las Bases de DatosDefinición de Base de Datos
Se puede definir una Base de Datos como un conjunto de datos integrados, con redundancia controlada y con una estructura que refleje fielmente las reglas de del mundo real, es decir, de la organización que modela.Un SGBD no será mas que el conjunto de programas, procedimientos, lenguajes que permitirán a los diferentes usuarios, informáticos y no informáticos, describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la BD manteniendo su integridad, seguridad y confidencialidad.
Biblioteca de Andalucía173
Introducción a las Bases de DatosDefinición de Base de Datos
Ejemplo de organización con un sistema de gestión de base de datos
Biblioteca de Andalucía174
Introducción a las Bases de DatosCaracterísticas de una Base de Datos
Acceso Múltiple– Varios usuarios pueden acceder simultáneamente a la base de datos.
Confidencialidad y Seguridad– Control del acceso a los datos por los usuarios.
Redundancia controlada– los datos se almacenan una sola vez, excepto en casos excepcionales.
Diferentes formas de acceso a los datos.Insertar nuevos datos, relaciones entre los datos sin que afecte a la B.D.Independencia Física
– Se podrá cambiar el soporte físico de la base de datos, sin que esto repercuta en la base de datos, ni en los programas que la usan.
Interfaz de usuario– Existe una interfaz de usuario que nos permite utilizar la B.D. de una forma
cómoda.
Biblioteca de Andalucía175
Introducción a las Bases de DatosConceptos básicos de una Base de Datos
Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.Registro: Agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesta por campos.Campo: Constituyen los elementos mas pequeños en los que se ha desglosado la información.
Biblioteca de Andalucía176
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Para hacer que una base de datos cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y la dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital.¿Es posible almacenar toda esta información en una sola tabla?
Biblioteca de Andalucía177
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Biblioteca de Andalucía178
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Se plantean varios problemas– Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir
una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces
– Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios
– Aumento del tamaño de la base de datos– Pérdida de eficacia
Biblioteca de Andalucía179
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Para hacer una base de datos como esa se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por medio de un campo común en ambas
Biblioteca de Andalucía180
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
De esa manera se consigue que no haya datos repetidosCon esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario introducir sus datos personales, basta con introducir su código para que el Gestor de la Base de Datos sepa de qué paciente se trataPara que se pueda establecer dicha relación es necesario que las dos tablas tengan un campo en comúnA esa forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base datos relacionalCuando se utiliza únicamente una tabla se habla de una base de datos plana
Biblioteca de Andalucía181
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Por ejemplo, pensar en una base de datos para organizar la información relativa a Pacientes, Doctores y Especialidades de los mismos.Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera, la estructura de la base de datos sería tal y como muestra la siguiente figura
– Se observa que existen relaciones entre los distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar dicha información
Biblioteca de Andalucía182
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Biblioteca de Andalucía183
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Una base datos relacional estará formada por tablas, relacionadas entre sí por uno o más campos. Cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas
Biblioteca de Andalucía184
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Biblioteca de Andalucía185
Introducción a las Bases de DatosRelaciones
Ha que tener algunas consideraciones sobre el diseño de Bases de Datos
– Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitaráextraer
– Una vez que eso esté claro se definen la tablas que compondrán nuestra base de datos. Dentro de cada tabla se piensa qué campos serán necesarios
– Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no serán los esperados
Normalización
Biblioteca de Andalucía186
Microsoft Access 2003
Funciones básicas de las tablas
– Creación de tablas y relaciones
Manipulación de tablas– Optimización de tablas– Búsqueda de información
Consulta de datos– Creación de consultas– Vista Diseño
Formularios– Creación de formularios
Informes– Creación de informes– Controles de informe
Biblioteca de Andalucía187
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
En el panel de objetos debe estar seleccionado TablasEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva Tabla se selecciona Asistente para tablas
Biblioteca de Andalucía188
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Hay una serie de tablas de muestra
– Negocios– Personal
Por cada tabla existen varios campos de ejemplo que se pueden seleccionarSe pueden elegir campos de varias tablasMediante el botón Cambiar nombre del campo…, se permite cambiar el nombre
Biblioteca de Andalucía189
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Biblioteca de Andalucía190
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Se permite especificar un nombre para la tabla, o mantener el propuesto por el asistenteSe puede asignar un campo clave o dejar que lo asigne automáticamente
Biblioteca de Andalucía191
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Biblioteca de Andalucía192
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
En el asistente se permiten crear relaciones entre tablas
Biblioteca de Andalucía193
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Finalmente se da la opción de:– modificar el diseño de la tabla– Introducir datos directamente– Introducir datos mediante un
formulario creado por el asistente
Biblioteca de Andalucía194
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Biblioteca de Andalucía195
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
En el panel de objetos debe estar seleccionado TablasEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva Tabla se selecciona Crear una tabla en vista Diseño
Biblioteca de Andalucía196
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Procedimiento de creación de una tabla en la vista Diseño
1. Menú Tablas abierto>Nuevo (Alt+U)2. Elegir Vista Diseño (Flecha abajo)3. Pulsar Aceptar (Enter/Intro)4. Escribir Nombre de campo y pulsar la
tecla Tab5. Pulsar sobre Tipo de datos (Alt+flecha
abajo)6. Elegir tipo de datos requerido7. Seleccionar el campo o campos clave,
pulsar el menú Edición (Alt+E) y sobre Clave Principal (V)
8. Pulsar sobre guardar (Ctrl+G)9. Escribir el nombre de la tabla y pulsar
Aceptar (Enter/Intro)
Biblioteca de Andalucía197
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Hay que pasar a Vista Diseño de la tabla en la que se quieran modificar las propiedadesMenú Ver (alt+V) > Propiedades (alt+Entrar)
Biblioteca de Andalucía198
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Abrir la tabla en Vista Hoja de DatosInsertar valores en los camposSe puede pulsar la tecla Tab (tabulador) para pasar de campo en campoPara guardar un registro se puede pulsar el botón guardar o pulsar May+EntrarPara eliminar registros hay que seleccionarlos y pulsar la tecla Supr(suprimir)Aparece una venta de confirmación de eliminación de los registros
Biblioteca de Andalucía199
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Hay que cerrar todas las tablas abiertas, porque no se pueden crear relaciones entre tablas abiertas
1. Menú Herramientas (Alt+H) > Relaciones… (A)
2. Menú Relaciones (alt+R) > Modificar relación... (R)
3. Pulsar el botón Crear nueva4. Seleccionar Exigir integridad
referencial5. Pulsar el botón Crear
Biblioteca de Andalucía200
Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas
Creación de tablas y relaciones
– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –
Administración de datos– Relaciones de uno a varios
– Creación
Biblioteca de Andalucía201
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Hay que abrir la tabla en Vista Diseño y seleccionar el campo que se quiere modificarEn la parte inferior aparece un conjunto de propiedades distinto, en función del tipo de campo seleccionado
Biblioteca de Andalucía202
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Una máscara de entrada es una plantilla que garantiza que los datos se introducen exactamente como se ha especificadoAl pulsar sobre la propiedad Máscara aparece el asistente para máscaras de entradaSólo se permite configurar máscaras para tipos de datos texto y fecha/hora
Biblioteca de Andalucía203
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Biblioteca de Andalucía204
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se busca un valor de una tabla vinculada para asegurar la integridad de los datos en caso de modificación del registro de la tabla relacionada.Abrir la tabla en vista DiseñoSeleccionar Asistente para búsquedas en la lista de Tipo de Datos
Biblioteca de Andalucía205
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Hay dos opciones:– Búsqueda de valores en una tabla
externa– Búsqueda de valores en una lista
estática
Biblioteca de Andalucía206
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se selecciona la tabla que contiene los valores
Biblioteca de Andalucía207
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se selecciona los campos que contienen los valores
Biblioteca de Andalucía208
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se selecciona el orden de hasta cuatro campos en orden ascendente o descendente
Biblioteca de Andalucía209
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se puede ajustar el ancho de columna y ocultar la columna clave
Biblioteca de Andalucía210
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Se especifica una etiqueta para la columna de búsqueda
Biblioteca de Andalucía211
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
En la ficha búsqueda de la vista diseño se muestran las propiedades configuradas con el asistente
Biblioteca de Andalucía212
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Abrir la tabla en vista Hoja de DatosSeleccionar el campo por el que se quiere ordenarMenú Registros (alt+R) > Ordenar (O)Seleccionar Orden ascendente u Orden descendente
Biblioteca de Andalucía213
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Edición (alt+E) > Ir a (I)
– Primer registro– Ultimo– Siguiente– Anterior– Nuevo registro
Biblioteca de Andalucía214
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Edición (alt+E) > Buscar…(B)Cuadro de diálogo Buscar y reemplazarSe encuentran las opciones aparte del cuadro de texto de búsqueda y reemplazo:
– Buscar en – Coincidir– Buscar– Coincidir Mayúsculas y minúsculas– Buscar los campos con formato
Biblioteca de Andalucía215
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
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Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Abrir la tabla en vista Hoja de DatosSeleccionar la celda que contiene el dato a filtrarMenú Registros (alt+R) > Filtro (I) > Filtro por selección (S)Para quitar un filtro hay que pulsar Menú Registros (alt+R) > Quitar filtro u orden (Q)
Biblioteca de Andalucía217
Microsoft Access 2003Manipulación de tablas
Optimización de tablas– Propiedades de los campos de
tablas– Máscaras de entrada –
Creación– Asistente para búsquedas
Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario
Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Registros (alt+R) > Filtro (I) > Filtro por formulario (F)Seleccionar la celda que contiene el dato a filtrarMenú Filtro (alt+F) > Aplicar filtro u ordenar (C)
Biblioteca de Andalucía218
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Se selecciona el objeto Consultas en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva consulta se selecciona Asistente para Consultas sencillas
Biblioteca de Andalucía219
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas se pueden seleccionar los campos de varias tablasExiste un menú desplegable con las tablas disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos seleccionados
Biblioteca de Andalucía220
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas se pueden seleccionar los campos de varias tablasExiste un menú desplegable con las tablas disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos seleccionados
Biblioteca de Andalucía221
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Biblioteca de Andalucía222
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Al seleccionar la opción resumen se activa el botón Opciones de resumen
Biblioteca de Andalucía223
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Se muestran las funciones de agregación suma, promedio, mínimo y máximo
Biblioteca de Andalucía224
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Hay que seleccionar la forma de agrupar por fechas
Biblioteca de Andalucía225
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Se permite especificar un nombre para la consulta, o mantener el propuesto por el asistente
Biblioteca de Andalucía226
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Permiten mostrar datos simultáneamente de varias tablasSe pueden limitar los datos a valores que cumplan ciertos criterios
– Menor que <– Menor o igual que <=– Mayor que >– Mayor o igual que >=– Igual que =– Distinto a <>– Y– O
Biblioteca de Andalucía227
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Hay que abrir la vista diseño de consultasSeleccionar las tablas a utilizar en las consultas
Biblioteca de Andalucía228
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Hay que seleccionar los campos que deben aparecer en la consultaSi es necesario se establecen los criterios necesariosMenú Consulta (alt+C) > Ejecutar (C)
Biblioteca de Andalucía229
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Para añadir tablas al panel Menú Consulta (alt+C) > Mostrar tabla… (M)Se muestra un panel de tabla y una cuadricula de consulta:
– Campo– Tabla– Orden– Mostrar– Criterio– O
Biblioteca de Andalucía230
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Biblioteca de Andalucía231
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
El resultado de la consulta se puede visualizar menú Ver (alt+V) > Vista Hoja de Datos (H)
Biblioteca de Andalucía232
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Abrir una consulta en Vista diseñoMenú Ver (alt+V) > Totales (T)Se muestra una fila más en la cuadrícula con las funciones de agregación disponibles
Biblioteca de Andalucía233
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Abrir la consulta en Vista diseñoInsertar una expresión en un nuevo campo de la cuadrículaPuede ser una combinación de operadores, constantes, funciones o nombres de campoEj. [PrecioUnidad]*[Cantidad]Se puede mostrar la expresión pulsando Shift+F2Se puede establecer el nombre de la expresión seguido de “:” y la expresión a continuación
Biblioteca de Andalucía234
Microsoft Access 2003Consulta de datos
Creación de consultas– Asistente para consultas
sencillas– Consultas de varias tablas -
Creación
Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de
consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados
Biblioteca de Andalucía235
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se selecciona el objeto Formularios en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo formulario se selecciona Asistente para formularios
Biblioteca de Andalucía236
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se permite elegir la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el formularioSe permite elegir qué campos de los disponibles se van a mostrar en el formulario
Biblioteca de Andalucía237
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Biblioteca de Andalucía238
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Hay que seleccionar la distribución del formulario
Biblioteca de Andalucía239
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se selecciona el estilo del formulario
Biblioteca de Andalucía240
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Permite establecer un nuevo nombre o aceptar el sugerido
Biblioteca de Andalucía241
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se pulsa finalizar y se muestra el formulario creado
Biblioteca de Andalucía242
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se selecciona el objeto Formularios en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo formulario se selecciona Autoformulario: en columnas
Biblioteca de Andalucía243
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Se selecciona la tabla sobre la que se quiere crear el formularioAl aceptar aparece el nuevo formulario creado
Biblioteca de Andalucía244
Microsoft Access 2003Formularios
Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar
Registros
Abrir el formulario y seleccionar el campo por el que se quiere ordenarMenú Registros (alt+R) > Ordenar (O)
Biblioteca de Andalucía245
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Los informes permiten presentar información de una forma estructurada y fácil de comprenderSe basan en una tabla o consulta
Biblioteca de Andalucía246
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se selecciona el objeto Informes en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo informe se selecciona Asistente para formularios
Biblioteca de Andalucía247
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se permite elegir la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el formularioSe permite elegir qué campos de los disponibles se van a mostrar en el formulario
Biblioteca de Andalucía248
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Biblioteca de Andalucía249
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se elige la forma de presentar los datos
Biblioteca de Andalucía250
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se elige el nivel de agrupamiento del informe
Biblioteca de Andalucía251
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se elige el orden de presentación de los datos
Biblioteca de Andalucía252
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se pueden elegir las opciones de resumen de los datos
Biblioteca de Andalucía253
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se elige la distribución del informe
Biblioteca de Andalucía254
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se elige el estilo del informe
Biblioteca de Andalucía255
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Permite establecer un nuevo nombre o aceptar el sugerido
Biblioteca de Andalucía256
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Abrir el informe en Vista diseñoMenú Ver (alt+V) > Ordenar y agrupar (O)Aparece el cuadro de diálogo Ordenar y agruparSe selecciona el campo y se elige el orden ascendente o descendenteMenú Ver (alt+V) > Vista previa del diseño (L)
Biblioteca de Andalucía257
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Biblioteca de Andalucía258
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Abrir el informe en Vista diseñoSeleccionar el control al que se quiere modificar sus propiedadesMenú Ver (alt+V) > Propiedades (P)Aparece el cuadro de diálogo de propiedades del control seleccionado
Biblioteca de Andalucía259
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Biblioteca de Andalucía260
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se puede agregar información de resumen a encabezados y pies de informes y de gruposPero cualquier intento de agregar información de resumen a encabezados o pies de página dará un errorSe puede utilizar la funciones:
– Suma– Promedio– Mín– Max
Biblioteca de Andalucía261
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Abrir el informe en Vista diseñoAgregar control de cuadro de texto seleccionándolo del cuadro de herramientas
Biblioteca de Andalucía262
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Se coloca el cuadro de texto y se define su tamañoHay que escribir la expresión deseada
– Ej. =Suma([Cantidad])También se puede modificar la etiqueta identificativa del control
Biblioteca de Andalucía263
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación
Abrir el informe en Vista diseñoSe selecciona el campo que se quiere manipularSe puede modificar su tamaño desde el cuadro de diálogo de las propiedades del controlTambién se puede cambiar su tamaño mediante el uso de los controles de ratón
Biblioteca de Andalucía264
Microsoft Access 2003Informes
Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -
Configuración
Controles de informe– Propiedades de los
controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación