DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION FINANCIERA PARA LOS PROYECTOS
INMOBILIARIOS PROMOVIDOS POR LA CONSTRUCTORA INMOBILIARIA ING.
JORGE O. ROSERO & ASOCIADOS
Sangolquí, Octubre del 2012
INTRODUCCION
Impulso importante en la industria de la construcción durante los últimos años.
Su estructura operativa es muy informal.
La gestión presupuestaria es determinante y puede constituir en una ventaja competitiva.
LA CONSTRUCTORA
Primer proyecto realizado en el año 1997.
Calidad de producto y satisfacción de cliente la diferencian de la competencia.
Construidos 14 inmuebles hasta la fecha, generalmente en el sector La Carolina.
ANALISIS SITUACIONAL(Análisis interno)
FORTALEZAS DEBILIDADES
Registros históricos de los desembolsos realizados
No posee un sistema de control de presupuestos
Mantenimiento de control de inventarios a través de kárdex
Los Presupuestos de Obra son poco confiables
Poder de negociación con proveedores favorable para la Constructora
Falta de herramientas técnicas para mantener stock mínimo de inventarios
Experiencia de la Gerencia General en la industria inmobiliaria
Ausencia de indicadores de eficiencia de mano de obra, lo cual no permite medir tiempos ociosos
ANALISIS SITUACIONAL(Análisis interno)
FORTALEZAS DEBILIDADES
Análisis de variables externas para la generación de un presupuesto de obra
El control de mano de obra recae en personal operativo, mas no en un nivel de mando medio o superior
No se ha definido una política formal para establecimiento de precios
ANALISIS SITUACIONAL(Análisis externo)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Mantenimiento de la política gubernamental de incentivo a la vivienda
Posible discontinuidad del actual gobierno
Liquidez importante en el SFP e IESS, que da apertura a créditos para constructores y para compradores de vivienda
Cierta desconfianza en la sociedad por constructoras y promotores faltos de seriedad
Tasas de interés relativamente estables
Tendencia al incremento de cargas tributarias a los sectores empresariales
ANALISIS SITUACIONAL(Análisis externo)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Mayor demanda, por cambio del contexto social, las necesidades y los deseos de la gente
Posibles contingentes laborales y tributarios, dada la estructura legal actual
Tributos municipales y fiscales ligeramente estables
Competencia creciente
Mercado amplio dispuesto a invertir en vivienda
Competidores con poder económico
Migrantes con deseos de volver a establecerse en Ecuador
Situaciones de mercado relativamente adversas en referencia a compra de terrenos
ANALISIS SITUACIONAL(Análisis externo)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Mejores productos para construcción y acabados con beneficios de un cliente “Premium”
Futuro imprevisible en relación al comportamiento de la demanda
Vanguardia en nuevos productos y tecnologías
Buen prestigio de la Constructora
Target de mercado definido
Precios competitivos de la Constructora
AUDITORIA DE GESTIONFASE I – Conocimiento general
Objetivo - Obtener un conocimiento general sobre las operaciones y la legislación relacionada a la Compañía
AUDITORIA DE GESTIONFASE I – Conocimiento general
PROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
1. Realizar un recorrido de visita a las instalaciones
- Oficinas ubicadas en una planta del Edificio El Conquistador- 19 empleados administrativos y 76 empleados operativos- Cumplimiento de normas de seguridad industrial en obra
2. Conocer la estructura orgánico funcional
- Ver organigrama
3. Entrevistar al Departamento de Contabilidad
- Encargada de registro y control de información contable- Tiene nivel de subgerencia, es decir reporta directamente a
Gerencia General- Control interno satisfactorio, sin decir que es óptimo
4. Revisar asuntos externos de interés
- Estabilidad en tasas de interés hipotecarias- Crecimiento del crédito hipotecario
AUDITORIA DE GESTIONFASE I – Conocimiento general
GERENTE
CONTABILIDAD DEPARTAMENTO
LEGAL
CONSTRUCCION
VENTAS
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
GENERAL
GERENCIA
RR-HH
ARQUITECTURA
DISEÑO
AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de control
interno
Objetivo - Realizar la evaluación de control interno relacionado a la gestión presupuestaria de la Constructora
AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de Control
InternoPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
1. Aplicar un cuestionario de control interno
- Presupuestos no son revisados por personal financiero- No se ha evaluado la eficacia de los presupuestos como
herramienta de gestión- No hay revisión externa independiente a la información
financiera contable
2. Realizar una hoja narrativa
- Ausencia de auditores internos o externos- Los desembolsos son revisados por la Gerencia de Proyecto- Los presupuestos no están ligados a la técnica contable- Gestión financiera empírica
AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de Control
InternoPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
3. Evaluar controles mediante diagrama de recorrido
- Ver diagrama
4. Concluir sobre la evaluación del control interno
- Comparación entre valores reales y presupuestados no es realizado por personal financiero
- No hay control sobre la presentación de las partidas de costo de obra en los estados financieros
- Ausencia de revisiones independientes- Control interno relacionado con la gestión presupuestaria es
deficiente
AUDITORIA DE GESTIONFASE II – Evaluación de Control
Interno
CONTABILIDAD GERENCIA GENERAL CONSTRUCCION
Análisis de competencia
Presupuesto de obra
Análisis de precios de terrenos
Establecimiento de precios
Comparación general
Registros contables
1
2 3
4
AUDITORIA DE GESTIONFASE III – Examen profundo de áreas
críticas
Objetivo - Establecer puntos de mejora específicos en la gestión presupuestaria realizada en el Edificio Kandinsky (Proyecto culminado)
AUDITORIA DE GESTION
AUDITORIA DE GESTIONFASE III – Examen profundo de áreas
críticasPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
1. Obtener un presupuesto del proyecto Kandinsky
- Presupuesto obtenido y clasificado por capítulo de costos.
2. Obtener un comparativo entre el valor de presupuesto y los desembolsos reales
- Comparación a nivel general, sin especificidades- Realizada por el staff de construcción
3. Obtener un detalle de los desembolsos del Proyecto desde el área Contable
- Los desembolsos no se hallan clasificados por componentes de costo; sino por proveedor.
AUDITORIA DE GESTIONFASE III – Examen profundo de áreas
críticasPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
4. Evaluar los componentes del costo de proyectos presentados en el detalle contable, basados en la NIC 2 Inventarios
- No hay distinciones entre costo del inventario y gastos administrativos o de ventas
5. Comparar la información de desembolsos reales contable y la incluida en el presupuesto
- No coteja la información contable con la del presupuesto
AUDITORIA DE GESTIONFASE IV – Comunicación de
resultados
Objetivo - Mantener comunicación recurrente con los responsables del área auditada, de manera que se adopten medidas de seguimiento o corrección de manera oportuna
AUDITORIA DE GESTIONFASE IV – Comunicación de
resultadosPROCEDIMIENTO RESULTADO U OBSERVACION
1. Redactar la hoja de hallazgos
- Las actividades de control presupuestario no son precisas- No se considera una adecuada clasificación de costos- En el presupuesto no se contemplan los costos indirectos
2. Realizar el plan de redacción del informe
- Capítulo I: Información introductoria- Capítulo II: Control sobre elaboración y manejo de
presupuestos- Capítulo III: Gestión de confiabilidad de datos
AUDITORIA DE GESTIONConclusiones generales
- Preparación imprecisa de presupuestos
- Clasificación inadecuada de los elementos de costo de proyectos en proceso
- Análisis global de desembolsos frente a presupuestos sin especificidades por capítulos de costos
DISEÑO DE PRESUPUESTOS
El presupuesto es una herramienta que ayudará a planificar, desarrollar y usar los recursos de manera efectiva en los proyectos inmobiliarios
Enfoque en los presupuestos de costos y gastos, que servirán para determinar la viabilidad económica de un proyecto
PREPARACION DE PRESUPUESTO
Los costos a calcular serán clasificados en:
1. Costos directos e indirectos – Materiales, mano de obra, planificación, desarrollo
2. Costos de subcontratos – Forman parte del proyecto pero son realizados por personas o compañías independientes, sustentados en contratos
FORMA DE PRESUPUESTAR
1. Definir la cantidad de material, mano de obra o subcontratos; para cada capítulo de costos necesarios para la ejecución.
2. Definir los costos unitarios de cada elemento de costo incluido en el proyecto, clasificado por capítulo de costos, ej.: (Obras preliminares, estructura, albañilería, aluminio y vidrio, etc.)
FORMA DE PRESUPUESTAR
3. Automatizar la obtención del costo unitario de los componentes mas preponderantes (cemento, hierro, mano de obra); mediante la aplicación de regresiones.
FORMA DE PRESUPUESTAR
Estructura del presupuesto de costos (ejemplo):
Presupuesto de costos directos unitarios
Item Un Cantidad C.Unitario Importe
Cemento qq 20,00 7,01 140,11 Arena m3 10,00 8,00 80,00 Bloque un 200,00 0,25 50,00 Maestros hh 150,00 3,61 541,75 Albañiles hh 800,00 2,89 2.311,47
Obras preliminares 3.123,33
Subcontrato Movimiento de tierras glb 1,00 12.000,00 12.000,00
Movimiento de tierras 12.000,00
FORMA DE PRESUPUESTAR
En el ejemplo anterior, se debe llenar los campos en amarillo.
Se puede observar que los costos unitarios relacionados con cemento, maestros y albañiles; dentro del capítulo de costos «Obras preliminares», se incluyen automáticamente desde la hoja de regresiones.
REGRESIONES
Pronóstico de valores futuros a través de tendencias históricas existentes.
Son utilizadas para determinar de manera automática el costo futuro de los elementos de costo mas importantes en la construcción (cemento, mano de obra, hierro)
REGRESIONES
Procedimiento:
1.Recabar información histórica de precios de compra de 12 meses anteriores2.Proyectar los 12 meses posteriores3.Tomar el mayor valor proyectado, para que el modelo sea conservador
REGRESIONES
Hoja de cálculo de regresión (ejemplo):
VARILLA DE HIERRO 8*12Mes Hist Precios Mes Futuro Pronóstico Sugerido 5,10
12 meses antes 4,35 13 1 mes después 4,72
11 meses antes 4,38 14 2 meses después 4,75
10 meses antes 4,40 15 3 meses después 4,79
9 meses antes 4,40 16 4 meses después 4,82
8 meses antes 4,40 17 5 meses después 4,86
7 meses antes 4,40 18 6 meses después 4,89
6 meses antes 4,40 19 7 meses después 4,93
5 meses antes 4,55 20 8 meses después 4,96
4 meses antes 4,62 21 9 meses después 4,99
3 meses antes 4,68 22 10 meses después 5,03
2 meses antes 4,68 23 11 meses después 5,06
1 mes antes 4,68 24 12 meses después 5,10
3,80 4,00 4,20 4,40 4,60 4,80 5,00 5,20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112
Precios
Pronostico
DATOS REALES
La medida de éxito de este presupuesto tiene que ver con el registro sistemático de datos reales
La inclusión de datos reales, permite verificar variaciones significativas; mismas que deben ser analizadas oportunamente
DATOS REALES
Estructura de variaciones (ejemplo):
Presupuesto de costos directos unitarios
Item Un Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe
Cemento qq 20,00 7,01 140,11 5,00 (0,11) 32,39 25,00 6,90 172,50 Arena m3 10,00 8,00 80,00 - - - 10,00 8,00 80,00 Bloque un 200,00 0,25 50,00 40,00 - 10,00 240,00 0,25 60,00 Maestros hh 150,00 3,61 541,75 (50,00) 0,09 (171,75) 100,00 3,70 370,00 Albañiles hh 800,00 2,89 2.311,47 (100,00) (0,09) (351,47) 700,00 2,80 1.960,00
Obras preliminares 3.123,33 (480,83) 2.642,50
Subcontrato Movimiento de tierras glb 1,00 12.000,00 12.000,00 - 1.000,00 1.000,00 1,00 13.000,00 13.000,00
Movimiento de tierras 12.000,00 1.000,00 13.000,00
Variaciones Desembolsos reales
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
Con la información de presupuesto y real, se agrupa la información por tipo de costo (directos, indirectos, subcontratos), a fin de obtener el costo real del proyecto.
COSTO TOTAL DEL PROYECTOEstructura de costo total (ejemplo):
Costos directosMATERIAL Un Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe Cantidad C.Unitario Importe
Cemento qq 30.020,00 7,01 210.311,44 6.905,00 (0,11) 44.471,06 36.925,00 6,90 254.782,50
Hormigon m3 5.000,00 10,00 50.000,00 400,00 - 4.000,00 5.400,00 10,00 54.000,00
Arena m3 2.210,00 8,00 17.680,00 (440,00) - (3.520,00) 1.770,00 8,00 14.160,00
Piedra m3 1.900,00 8,00 15.200,00 (10,00) - (80,00) 1.890,00 8,00 15.120,00
Bloque un 120.200,00 0,25 30.050,00 3.540,00 - 885,00 123.740,00 0,25 30.935,00
Varilla de Hierro 8*12 un 8.000,00 5,10 40.776,78 640,00 (0,12) 2.250,42 8.640,00 4,98 43.027,20
Varilla de Hierro 12*12 un 3.000,00 10,94 32.805,10 198,00 (0,15) 1.701,32 3.198,00 10,79 34.506,42
Varilla de Hierro 14*12 un 5.000,00 15,12 75.603,26 (491,00) (0,25) (8.554,43) 4.509,00 14,87 67.048,83
Variaciones Desembolsos reales
RESUMEN DE PRESUPUESTO
Hoja diseñada para resumir los totales de costos presupuestados del proyecto; así como un gráfico comparativo de ayuda visual.
Al incluir el área de construcción, se puede determinar el costo por metro cuadrado presupuestado para mencionado proyecto.
RESUMEN DE PRESUPUESTOResumen de presupuesto % $
Materiales 32,68 1.077.366,59
Mano de obra 28,03 923.828,22
COSTO DIRECTO 60,71 2.001.194,81
C.Indirectos 18,13 597.600,00
Subcontratos 21,16 697.500,00
COSTO TOTAL 100,00 3.296.294,81
POR M2 m2 5.200,00 633,90 US/M2
0,00
5,00
10,00
15,00
20,00
25,00
30,00
35,00
material mano obra subcontr. indirectos
RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES
Para mejorar la toma de decisiones, se preparó un gráfico de comparación entre presupuestos y desembolsos reales, clasificado por capítulo de costos.
RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES
ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES
Producto de la carga de información en el sistema de gestión diseñado, se obtienen variaciones significativas en diversos rubros del presupuesto.
El análisis oportuno de estas variaciones constituye el éxito del sistema de gestión
ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES
La eficacia del presupuesto depende de:
1.La precisión con la que el personal de arquitectura o ingeniería, defina las cantidades de materiales y mano de obra a ser utilizadas; y,
2.El registro adecuado de desembolsos reales
VISUALIZACION DEL PRESUPUESTO EN EXCEL
A continuación, una visualización del funcionamiento de la hoja electrónica diseñada para el presupuesto
CONCLUSIONES
• Los presupuestos en la constructora no se elaboraban bajo parámetros técnicos adecuados
• No hay concordancia entre la información generada por el área operativa y el área administrativa
• Los presupuestos son generales• La gestión financiera de la constructora merece
un tratamiento técnico
RECOMENDACIONES
• Evaluar por parte de la Administración, la adopción de la plantilla diseñada.
• Preparar los presupuestos en conjunto entre personal financiero y operativo.
• Revisar constantemente las variaciones entre el presupuesto y el desempeño real.
• GRACIAS POR SU ATENCIÓN