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Contenido
1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................................... 4
1.1. INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 4
1.2 OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 4
1.3 ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5
1.3.1 Definiciones .............................................................................................................................................. 6
1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO................................................................................................................ 15
1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .................................................................................... 16
1.5.1 Requerimientos Normativos ................................................................................................................... 16 1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales .............................................................................................................. 16 1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos ............................................................................................................ 20
1.5.2 Requerimientos Económicos ................................................................................................................... 21
1.5.3 Requerimientos Administrativos ............................................................................................................. 21 1.5.3.1 Requerimientos de personal .......................................................................................................................... 21 1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos. ............................................................................................................... 22 1.5.3.3 Requerimientos de modernización ................................................................................................................ 22
1.5.4 Requerimientos Tecnológicos ................................................................................................................. 23 1.5.4.1 Requerimientos de hardware ......................................................................................................................... 23 1.5.4.2 Requerimientos de software .......................................................................................................................... 23 1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas. ............................................................................................... 24
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL .......................................................... 25
2.2 PLANEACION ............................................................................................................................................... 25
2.2 PRODUCCION .............................................................................................................................................. 27
2.3 GESTION Y TRÁMITE .................................................................................................................................... 28
2.4 ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................... 29
2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................................................ 31
2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS ................................................................................................................. 31
2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO ................................................................................................................. 32
2.8 VALORACION ............................................................................................................................................... 33
3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD.......................................................................................................... 34
3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS .................................................................................... 34
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS ............................................................................................................................ 35
4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS ...................................... 35
4.1.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 35
4.1.2 Justificación ............................................................................................................................................ 35
4.1.3 Alcance ................................................................................................................................................... 35
4.1.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 35
4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES .............................................................................. 36
4.2.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 36
4.2.2 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................................. 36
4.2.3 Alcance ................................................................................................................................................... 36
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4.2.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 36
4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS...................................................................... 37
4.3.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 37
4.3.2 Justificación ............................................................................................................................................ 37
4.3.3 Alcance ................................................................................................................................................... 37
4.3.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 38
4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ......................................................................................... 38
4.4.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 38
4.4.2 Justificación ............................................................................................................................................ 38
4.4.3 Alcance ................................................................................................................................................... 38
4.4.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 39
4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA .................................................................................................................... 39
4.5.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 39
4.5.2 Justificación ............................................................................................................................................ 39
4.5.3 Alcance ................................................................................................................................................... 39
4.5.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 40
4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ................................................................................................ 40
4.6.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 40
4.6.2 Justificación ............................................................................................................................................ 40
4.6.3 Alcance ................................................................................................................................................... 40
4.6.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 41
4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION .................................................................................................... 41
4.7.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 41
4.7.2 Justificación ............................................................................................................................................ 41
4.7.3 Alcance ................................................................................................................................................... 41
4.7.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 42
4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL ...................................................................................................... 42
4.8.1 Objetivo .................................................................................................................................................. 42
4.8.2 Justificación ............................................................................................................................................ 42
4.8.3 Alcance ................................................................................................................................................... 42
4.8.4 Cronograma ............................................................................................................................................ 43
5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI ............................................................................................................ 44
6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001 ............................................................................................... 45
7 ANEXOS ........................................................................................................................................................ 46
7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC ................................................................................ 46
7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD ......................................................................................... 46
7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD .................................................................................. 46
7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD ..................................................................... 46
8 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................... 47
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1. INTRODUCCION
1.2 OBJETIVOS
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1.3 ALCANCE
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1.3.1 Definiciones
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1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO
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1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
1.5.1 Requerimientos Normativos
1.5.1.1 Requerimientos Normativos Legales
1 Organigrama correspondiente a la estructura orgánico funcional de la CCC para el año 2015.
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1.5.1.2. Requerimientos Normativos Técnicos
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1.5.2 Requerimientos Económicos
1.5.3 Requerimientos Administrativos
1.5.3.1 Requerimientos de personal
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1.5.3.2 Requerimientos de recursos físicos.
1.5.3.3 Requerimientos de modernización
PERFIL PROFESIONAL
TITULAR/DELEGADO CODIGO NOMBRE
Ing. de Sistemas 260 SISTEMASPrograma de normalización de formas y formularios
electrónicos.
Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos vitales o escenciales.
Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de gestion de documentos electrónicos.
Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de archivos descentralizados.
Ing. de Sistemas 260 SISTEMAS Programa de reprografía.
Prof. Ciencias de la Inf. 270 CINDOCCC Programa de documentos especiales.
Ing. Industrial 200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Plan institucional de capacitación.
Administrador 320 CONTROL INTERNO Programa de auditoria y control.
Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I para la CCC.
Administrador 320 CONTROL INTERNO Armonización con el modelo de C.I Confecamaras.
Ing. Industrial 310 CALIDAD Armonización con el modelo SGC para la CCC.
Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos estratégicos.
Ing. Industrial 300 GERENCIA DE DESARROLLO Armonización con los procesos misionales.
REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: PERSONAL - PGD - CCC
AREAPLAN/PROGRAMA/MODELO
CODIGO NOMBRE
CAJAS REF. X300.
CAJAS REF. X200.
CARPETAS CUATRO ALETAS
TAPA LEGAJADORA X 2
ESTANTES FIJOS
ESTANTES RODANTES
BODEGA DE ARCHIVO MTS CUADRADOS
REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: RECURSOS FISICOS - PGD - CCC
SOLICITANTE
CAJAS DE ARCHIVO
LEGAJOS/CARPETAS
ESTANTERIA PARA
ARCHIVO
RECURSO FISICO CARACTERISTICAS CANTIDAD X AÑO
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1.5.4 Requerimientos Tecnológicos
1.5.4.1 Requerimientos de hardware
1.5.4.2 Requerimientos de software
2 Software de Gestión Documental MERCURIO. Aplicativo utilizado a la fecha. (Mayo de 2015).
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1.5.4.3 Requerimientos en plataformas tecnológicas.
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2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION
DOCUMENTAL
2.2 PLANEACION
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1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.2.2
SI NO
1.3.1
1.3.2
SI NO
Plantillas de documentos en MS Office, disponibles en una carpeta compartida.
Formatos establecidos por el SGC disponibles a través de una intranet.
Documentos elaborados por los empleados bajo sus propias reglas.
A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web.
En plantillas para documentos electrónicos compartidas.
En formatos electrónicos definidos para cada área
A través de formularios electrónicos dispuestos en la página web.
Formatos definidos por el área de Atención al Cliente.
A través de links enviados a correos electrónicos.
Impresión. (Descripción de mecanismo)
Digitalización. (Descripción de mecanismo)
Fotocopiado. (Descripción de mecanismo)
3
3.1
3.1.1
3.1.2
4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
4.3.1
4.3.2
5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.2
5.2.1
5.2.2
SI NO
Eliminación de documentos
Selección de información y/o documentos
Reprografía de documentos. Digitalización / Microfilmación
Conservación de documentos en su formato original
Conservación de documentos en su formato original
SI NO
Almacenamiento de documentos en lugares adecuados para los soportes
documentales.
Utilización de materiales / mobiliarios de archivo para la debida conservación
de documentos.
Planes y/o programas de migración de información electrónica.
8
8.1
8.1.1
8.1.2
8.2
8.2.1
8.2.2
Identificación de los mecanismos de auditoría y control en los procesos de Gestión Documental en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
Identificación de procesos internos para la valoración de los documentos en sus diferentes fases.
7 PRESERVACION A LARGO PLAZOEXISTE
7.1Identificación de procesos de preservación a largo plazo de
documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
VALORACION
6 DISPOSICION DE DOCUMENTOSEXISTE
6.1Identificación de procesos de disposición de documentos en la
CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental secundaria.
Identificación de los valores secundarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
TRANSFERENCIA
Identificación de las actividades que se realizan en la transferencia documental primaria.
Identificación de los valores primarios existentes para los documentos de la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
ORGANIZACIÓN
Identificación de las fases para el ciclo vital del documento en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA
2.4Identificación de mecanismos de reproducción de documentos
CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
GESTION Y TRAMITE
Identificación de las actividades en el proceso de entrada y salida de documentos en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
2.1La producción de documentos físicos en la CAMARA DE COMERCIO
DE CUCUTA se crea por intermedio de:
2.2La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos
electrónicos para usuarios internos:
2.3La CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA genera documentos
electrónicos para usuarios externos:
1.3Indicadores de Gestión que se utilizarán para la Gestión Documental
en la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.DESCRIPCION DE INDICADORES
EXISTE
2 PRODUCCIONEXISTE
Establecimiento de las fases en las cuales de desarrollará la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MATRIZ DE RECOLECCION DE INFORMACION
PLANEACION
Identificación de los objetivos que se obtendrán en la Gestión Documental para la CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA.
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2.2 PRODUCCION
CODIGO NOMBRE
260 SISTEMAS
No. de formas y formularios
electrónicos normalizados / Total
de formas y formularios
electrónicos a normalizar.
Programa de normalización
de formas y formularios
electrónicos.
270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de documentos
vitales o escenciales.
260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO.Programa de gestion de
documentos electrónicos.
270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de archivos
descentralizados.
260 SISTEMAS Elaborado: Si o NO. Programa de reprografía.
270 CINDOCCC Elaborado: Si o NO.Programa de documentos
especiales.
200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Elaborado: Si o NO.Plan institucional de
capacitación.
320 CONTROL INTERNO
No. de actividades a auditar o
controlar en GD / cantidad de
actividades auditadas o
controladas en GD.
Programa de auditoria y
control.
320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo
de C.I para la CCC.
320 CONTROL INTERNO Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo
de C.I Confecamaras.
310 CALIDAD Elaborado: Si o NO.Armonización con el modelo
SGC para la CCC.
300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO.Armonización con los
procesos estratégicos.
300 GERENCIA DE DESARROLLO Elaborado: Si o NO.Armonización con los
procesos misionales.
1. Elaborar el plan de
trabajo de acuerdo al
cronograma de
implementación del
PGD. (Anexo 2).
LINEAMIENTOS DEL PGD - PLANEACION DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)ACTIVIDADES INDICADORES
DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS
- VINCULADOS
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2.3 GESTION Y TRÁMITE
CODIGO NOMBRE
260 SISTEMASNormalización de formatos y
formularios electrónicos.Cuadro de Clasificación Documental
270 CINDOCCC Definición de tipologías documentales Cuadro de Clasificación Documental
Definicion de procedimientos para la
recepción de documentos físicos y
electrónicos.
Procedimiento de Gestión Documental
Definición de políticas de adecuado
uso de la reprografíaPrograma de reprografía.
Elaboración de instructivos para el
diligenciamiento de plantillas, formatos
y formularios de la CCC.
Actualización de registros y
documentos de los procedimientos
Listado maestro de documentos
310 CALIDAD
LINEAMIENTOS DEL PGD - PRODUCCION DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
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2.4 ORGANIZACIÓN
CODIGO NOMBRE
Establecer las directrices para la
implementación de mecanismos que
permitan la entrega de los documentos a
los respectivos usuarios internos y
externos en la CCC.
Crear las políticas de consulta de
documentos en la CCC.
Elaborar las Tablas de Control de Acceso
a los documentos como instrumento
archivístico.
Programa de auditoria y control.
260 SISTEMAS
Definir los medios tecnológicos para la
interacción con los usuarios en los
soportes electrónicos.
Programa de gestión de documentos
electrónicos.
270 CINDOCCC
Reglamento Interno de Archivos
LINEAMIENTOS DEL PGD - GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
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3 Cartilla ilustrativa emitida por el AGN en el año 2009, sobre el proceso de foliación. Este documento se puede consultar directamente en su página web www.archivogeneral.gov.co
CODIGO NOMBRE
Establecer un cronograma de
seguimiento y control a la aplicación de la
TRD.
Elaborar los instructivos de organización
de archivos de gestión.
Integrar los invenatrios documentales de
todas las áreas de la CCC, establecidos
bajo un mismo formato.
Definir los metadatos de descripción de
documentos para los niveles requeridos:
Fondo, sección, serie, subserie, tipo
descritos en la norma.
NTC 4095 y documentos complementarios.
LINEAMIENTOS DEL PGD - ORGANIZACION DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
270 CINDOCCC
Tabla de Retención y Valoración.
Documental
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2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
2.6 DISPOSICION DE DOCUMENTOS
CODIGO NOMBRE
260 SISTEMAS
Elaborar un plan y cronograma respectivo
de migración de información de soportes
electrónicos.
Programa de gestión de documentos
electrónicos.
Definir el cronograma de transferencias
documentales para cada año.
Verificar la existencia y diligenciamiento
de los Inventarios documentales en cada
una de las áreas periódicamente.
Establecer los parámetros para la entrega
de documentos en las transferencias
documentales que se realicen.
Programa de auditoria y control.
LINEAMIENTOS DEL PGD - TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
CINDOCCC270
Tabla de Retención Documental
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2.7 PRESERVACION A LARGO PLAZO
CODIGO NOMBRE
Verificar los procedimientos de
Conservación Total, Digitalización y
Selección de documentos.
Establecer las tecnologías que se deben
utilizar para la reproducción de
documentos como la Digitalización,
Microfilmación u otra.
Verificar y documentar los procesos que
incluyan eliminación de documentos.
Establecer la metodología para realizar la
eliminación de documentos y avalarla con
el comité de gestión documental de la
CCC.
Establecer los porcentajes o muestras
para la selección de documentos que así
se requiera.
LINEAMIENTOS DEL PGD - DISPOSICION DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
270 CINDOCCCTabla de Retención y Valoración
Documental.
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2.8 VALORACION
CODIGO NOMBRE
Elaborar un modelo de requisitos para el
manejo de los documentos electrónicos
de archivo como instrumento archivístico.
Diseñar el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo
(SGDEA) para la CCC.
Definir los mecanismos para la seguridad
de la información electrónica y su
preservación en el tiempo.
Elaborar un modelo de Conservación
Documental para los documentos físicos
y/o análogos.
Definir los mecanismos para la seguridad
de la información contenida en soportes
físicos y/o análogos y su preservación en
e tiempo.
LINEAMIENTOS DEL PGD - PRESERVACION DOCUMENTAL A LARGO PLAZO
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
Programa de normalización de formas y
formularios electrónicos.
Programa de gestión de documentos
electrónicos.
260 SISTEMAS
270 CINDOCCC
Programa de documentos vitales o
esenciales.
Programa de reprografía.
Programa de documentos especiales.
CODIGO NOMBRE
Registrar los procedimientos de
valoración realizados por las áreas
durante el ciclo vital de los documentos.
Diseñar modelos de identificación de los
documentos de archivo y documentos de
apoyo a partir de su utilización
administrativa, legal, fiscal o contable.
(Valores primarios)
LINEAMIENTOS DEL PGD - VALORACION DOCUMENTAL
AREA(S) RESPONSABLE(S)TAREAS A REALIZAR DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTOS VINCULADOS
270 CINDOCCCTabla de Retención y Valoración
Documental.
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3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD
3.1 ARTICULACION DEL PGD CON OTROS PROGRAMAS
2015
S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2
Articulación con los Programas de Capacitación D
Articulación con el Programa de Bienestar
SocialD
Articulación con el Programa de Formación D
Articulación con el Programa de
Fortalecimiento InstitucionalD
Articulación con el Programa Comisión
Regional de CompetitividadD
Articulación con el Programa de la Unidad de
AfiliadosD
Articulación con el Programa de Promoción del
RegistroD
Articulación con el Programa Rutas
CompetitivasD
Articulación con el Programa Unidad de
EmprendimientoD
Articulación con el Programa Gestión de la
InnovaciónD
Articulación con el Programa de
Internacionalización de EmpresasD
Articulación con el Programa Nac.
Emprendimiento Reg. EmpresaD
CONVENCIONES:
D = Tiempo para la armonización del PGD con los programas definidos por la CCC.
S1 = Semestre 1
2018 2019 2020 2021
ARTICULACION DEL PGD CON LOS PROGRAMAS DEFINIDOS POR LA CCC
CRONOGRAMA
PROGRAMA
TIE
MP
OS FASE 1 FASE 2 FASE 3
2016 2017
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4 PROGRAMAS ESPECIFICOS
4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRONICOS
4.1.1 Objetivo
4.1.2 Justificación
4.1.3 Alcance
4.1.4 Cronograma
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
EN
E
FE
B
MA
R
AB
R
MA
Y
JU
N
JU
L
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EN
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MA
Y
JU
N
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016 2017
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4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
4.2.1 Objetivo
4.2.2 Justificación
4.2.3 Alcance
4.2.4 Cronograma
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
EN
E
FE
B
MA
R
AB
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MA
Y
JU
N
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016
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4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
4.3.1 Objetivo
4.3.2 Justificación
4.3.3 Alcance
Documento elaborado por: Tecnodocumental S.A.S // NIT. 900560477-6 // Todos los derechos reservados.
4.3.4 Cronograma
4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
4.4.1 Objetivo
4.4.2 Justificación
4.4.3 Alcance
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
EN
E
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B
MA
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DIC
EN
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MA
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JU
N
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016 2017
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4.4.4 Cronograma
4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA
4.5.1 Objetivo
4.5.2 Justificación
4.5.3 Alcance
JU
L
AG
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NO
V
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EN
E
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MA
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NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016
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4.5.4 Cronograma
4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
4.6.1 Objetivo
4.6.2 Justificación
4.6.3 Alcance
JU
L
AG
O
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NO
V
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EN
E
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JU
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P
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NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: REPROGRAFIA
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016
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4.6.4 Cronograma
4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION
4.7.1 Objetivo
4.7.2 Justificación
4.7.3 Alcance
JU
L
AG
O
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T
NO
V
DIC
EN
E
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JU
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P
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NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: DOCUMENTOS ESPECIALES
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016
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4.7.4 Cronograma
4.8 PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
4.8.1 Objetivo
4.8.2 Justificación
4.8.3 Alcance
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION
CRONOGRAMA
20
16
20
17
20
18
20
19
20
20
ACTIVIDADESNo.
20
21
2015
Documento elaborado por: Tecnodocumental S.A.S // NIT. 900560477-6 // Todos los derechos reservados.
4.8.4 Cronograma
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
EN
E
FE
B
MA
R
AB
R
MA
Y
JU
N
JU
L
AG
O
SE
P
OC
T
NO
V
DIC
1 Planificación.
2 Identificación de las necesidades.
3 Identificación de los recursos existentes.
4 Recopilación y análisis de información.
5 Prueba piloto.
6 Desarrollo y consolidación.
7 Elaboración de instrumentos de evaluación.
8 Aplicación de instrumentos de evaluación.
9 Registro y análisis de indicadores.
10 Acciones de mejora y retroalimentación.
PROGRAMA ESPECIFICO: AUDITORIA Y CONTROL
CRONOGRAMA
No. ACTIVIDADES2015 2016
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5 ARMONIZACION DEL PGD CON MECI
Documento elaborado por: Tecnodocumental S.A.S // NIT. 900560477-6 // Todos los derechos reservados.
6 ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001
4 Certificado SC 2120-1 con fecha de vigencia hasta 19/MAR/2016 otorgado por ICONTEC - IQNET para la CCC.
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7 ANEXOS
7.1 DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA CCC
7.2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD
7.3 MAPA DE PROCESOS DE LA CCC VINCULADO AL PGD
7.4 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD
Documento elaborado por: Tecnodocumental S.A.S // NIT. 900560477-6 // Todos los derechos reservados.
8 BIBLIOGRAFIA
No.CODIGO
AREADEPENDENCIA
PERSONA(S)
ENTREVISTADA(S)CARGO(S) FECHA
HORA
INICIAL
HORA
FINALDEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES
1 1-100 PRESIDENCIA EJECUTIVARUBIELA CEBALLOS,
NORAPEREZASISTENTE, ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30
2 1-130 SECRETARIA GENERALLUZ MARY HERNANDEZ,
LINA PEÑARANDA
PROFESIONAL JURIDICO,
ASISTENTE JURIDICA25-nov 08:30 09:30
Utilizar las herramientas de office, no se
utilizan control de cambios, refuerzo en
capacitación de mercurio. Plantillas
automatizadas para la elaboración de
contratos y convenios.
Proformas listas para los documentos. Manejo completo del mercurio
3 1-110 COMUNICACIONES
MYRIAM GOMEZ, INGRID
SANCHEZ, EFRAIN
VASQUEZ
ASISTENTE, ASISTENTE
COMUNICACIONES Y REDES
SOCIALES, ASESOR DE
COMUNICACIONES.
25-nov 09:30 10:30
No todos los afiliados pueden tener acceso
a la información.
Los empresarios no están capacitados.
Falta unificar las bases de datos que
manejan las demás gerencias.
Las redes sociales no están parametrizados,
Se va construir una revista.
Emite toda la información oficial de la CCC
Redes sociales. Mensualmente sale un
registro de esta información; otra parte
entra a gestión de calidad.
Las herramientas tecnológicas están dadas.
Se pagan servicios adicionales por redes
sociales.
Manual de marca en construcción para dic
de 2014.
Manual de imagen corporativa esta en
proceso dinámico de cambios.
Se guarda copia de todas las piezas
publicitarias.
Se utiliza en un 50% el mercurio.
No se tiene acceso a la información que se
digitalizo y que se encuentra en la
biblioteca.
No hay copia de seguridad con el servidor
de piezas y redes.
4 1-250 TESORERIAMIREYA OROZCO,
JOHANA AYALA
PROF. SENIOR, AUXILIAR DE
TESORERIA25-nov 10:30 11:30 Mercurio tiene pero no maneja las alertas.
El mercurio es una herramienta que se
utiliza constantemente.
Se manejan físicamente los ingresos,
reembolsos de cajas y comprobantes.
Los títulos valores se manejan en caja
fuerte, no hay empresa de seguridad que
lo maneje.
El tiempo es corto para tramitar todos los
pagos.
Se debe comprobar que el nuevo software
JSP7 pueda interactuar con Mercurio.
La migración de los datos y la utilización
del nuevo ERP puede presentar
dificultades para su entendimiento.
5 1-220 PRESUPUESTO LILIANA VELANDIAPROF. SENIOR, AUX, DE
PRESUPUESTO25-nov 14:00 15:00
No se tiene formación completa en
programas como Excel, teniendo en cuenta
que se empezara a trabajar en ambientes
corporativos como en office 365
Solicitar copia de los formatos
diligenciados en presupuesto por parte de
las áreas para verificar dinero
presupuestado para la parte de
documentación.
6 1-230 COMPRASMARTHA AYALA, JENNY
LOPEZ
PROF. SENIOR, ASISTENTE
JUNIOR25-nov 15:00 16:00
El documento electrónico no hace parte de
lo estipulado en el nuevo sistema JSP7
No se maneja firma electrónica a la fecha.
Formularios web.
La CCC deberá cumplir las normas que se
darán con la NIIF.
Las transferencias documentales físicas se
realizan mensualmente.
Implementar el proceso JSP7 en reemplazo
de mercurio, puede generar
inconvenientes en el procedimiento.
7 1-210RELACIONES
INDUSTRIALES
ANDREA ROBAYO, MARIA
FERNANDA RAMIREZ,
INGRID BARBOSA.
PROF. SENIOR, PROF. SISO y
BIENESTAR SOCIAL, AUX. DE
PERSONAL
25-nov 16:00 17:00
Documentos se pueden encontrar
duplicados en dos o más expedientes.
El SII esta desde marzo de 2014, pero aún
esta en Excel.
Se presenta en todas las áreas que los
documentos del SGC se imprimen, se
firman y se digitalizan.
Para todas las áreas, MERCURIO debería
vincular los correos electrónicos y el web
service.
Se debe tener en cuenta el acuerdo 002 de
2014 para el expediente de Historia
Laboral.
Las plantillas, rutas y comentarios
establecidos en Mercurio permiten llevar
un registro completo de la HL.
En la actualización de información se
deberá realizar para los dos programas
Mercurio y JSP7
El nombre de la dependencia es
Talento Humano.
8 1-240 CONTABILIDADNUBIA VILLAMIZAR,
SANDRA CONTRERAS
PROF. SENIOR, ASISTENTE
JUNIOR25-nov 17:00 18:00
La administración documental deberá
realizarse en los dos esquemas de trabajo.
Administración de la información por el
archivo central.
El funcionamiento de los dos sistemas a la
vez.
9 1-420CONSOLIDACION
EMPRESARIAL
XIOMARA BOTIA, VIVIANA
CARDENAS, TATIANA
SILVA, PABLO CLAVIJO
PROFESIONAL,
PROFESIONAL, ASISTENTE
SENIOR, ASISTENTE
26-nov 08:00 09:00
No se tiene una Base de Datos consolidada.
No se tienen procesos establecidos para el
área.
No existe una clasificación o seguimiento
de empresarios.
No se tienen unificados los sistemas o
informes que se requieren para diferentes
asuntos.
Se requiere una persona o sistema para
documentar el proceso.
Se esta construyendo una página para los
clúster.
Se esta gestionando un CRM para el área.
Verificar la cámara de comercio de
Bucaramanga con el CRM.
Trabajo con diferentes programas.
Se incluye los convenios en Mercurio.
Se deben formalizar la utilización de las
redes sociales como el Whastapp.
La ausencia de procesos no permite medir
de forma concreta los resultados.
Solicitar plan de metas por la
áreas.
10 1-400
GERENCIA DE
COMPETITIVIDAD
REGIONAL
AYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:00 09:30Conectividad remota es de gran utilidad.
Firma digital.
ANEXO 1
DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC
No.CODIGO
AREADEPENDENCIA
PERSONA(S)
ENTREVISTADA(S)CARGO(S) FECHA
HORA
INICIAL
HORA
FINALDEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES
ANEXO 1
DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC
11 1-440COMISION REGIONAL DE
COMPETITIVIDADAYLEN PARRA GERENTE 26-nov 09:30 10:00
Organización tripartita, gobernación,
cámara y alcaldía donde la cámara maneja
los recursos.
12 1-430 INTERNACIONALIZACION CAROLINA CABEZA COORDINADORA CICE 26-nov 10:00 11:00
No se tiene una Base de Datos consolidada.
Se registran los resultados mas no el
contenido de los documentos.
No hay seguimiento de afiliados por el
servicio.
CRM de proexport registra la información
adelantada por el área.
Adoptar los mimos formatos de calidad
que maneja proexport.
13 1-600
GERENCIA DE
ESTRUCTURACION Y
GESTION DE PROYECTOS
CAROLINA HERNANDEZ,
JOHANA CADENA,
SHIRLEY, ADRIANA
GERENTE, PROFESIONAL 26-nov 11:00 12:00
La documentación se registra en mercurio,
sin embargo el gran cumulo de
información, lo que no permite hacer la
actividad.
No se tiene una Base de Datos consolidada.
La documentación no esta centralizada en
un solo expediente.
Se debe estudiar dentro del proceso el
diseño de las rutas.
Adoptar los formatos que están
propuestos por las entidades que realizan
los proyectos, tratando de colocar todos
los formatos en un solo grupo.
Se requieren metadatos que identifique
los documentos por proyecto y los reúna.
Requerimiento de factura electrónica.
La clasificación de los documentos se
requiere que sean por proyecto para esta
área, por ejemplo que los pagos estén
identificados para el proyecto.
14 1-410 EMPRENDIMIENTO
GABRIEL SILVA, ANGELINA
ROPERO, BLANCA KELIN
CONTRERAS
PROF. SENIOR, ASISTENTE
JUNIOR, PERS. TEMPORAL26-nov 14:00 15:00
No se tiene una Base de Datos consolidada.
Requerimiento de un CRM para el registro
de datos que tiene el área.
Conocer para que se registra toda la
información en el sistema mercurio.
Anexos masivos de información, están
comprimidos.
15 1-500GERENCIA OBSERVATORIO
E INFOMEDIACION
CARLOS GAMBOA, CESAR
MUÑOZ, ISABEL RAMIREZ
GERENTE, ASISTENTE
JUNIOR, TEMPORAL26-nov 15:00 16:00
Pagina web DataCúcuta.
Venta de bases de datos.
Realizar la valoración de los documentos
que se encuentra en la Biblioteca Pública,
correspondiente al Centro de
Documentación.
Se debe proteger la información de las
tendencias.
No existe un backup que permita
resguardar la información.
16 1-260 SISTEMAS
TODO EL GRUPO.
ELIZABETH SUAREZ,
ANDREA CARDENAS,
CAROLINA DUARTE,
JENNY SALAZAR,
MAYERLY RIVEROS
COORDINADORA TIC,
ASISTENTE SENIOR,
ASISTENTE SENIOR,
PROFESIONAL, ING.
TEMPORAL
27-nov 10:30 12:00
No se cuenta con un programa de
seguridad de la información.
El área de TIC no cuenta con el
presupuesto suficiente para el desarrollo
de sus funciones.
Desde la dirección no se da la importancia
al proceso de tecnología.
No se ha involucrado al área de TIC en la
vinculación de los nuevos sistemas que
requieren las otras áreas. Siempre debe
estar una visita para los casos de éxito.
El programa Office 365 ya se instalo, sin
embargo no cumplió las expectativas el
proveedor.
Generar una política de seguridad de la
información para la empresa.
Docuware es el sistema de digitalización de
documentos, esta versión esta en 5
Averiguar sobre el SIPREF
17 1-320 CONTROL INTERNO JUAN AMAYA, ADRIANA
AUDITOR DE
INFORMACION (HABEAS
DATA)
27-nov 07:30 08:30
No se cierran las actividades
mensualmente o periódicamente.
Control interno se encarga de protección
de datos.
No existen roles claramente definidos.
Realizar el programa de Auditoria y
Control.
Se tiene un formato estándar para evaluar
todos los procesos de la empresa.
Se tiene SCCI que fue una adaptación del
MECI a las cámaras de comercio.
18 1-310 CALIDAD LEDYS QUINTERO
ASESOR ESPECIALIZADO
DES. ESTRATEGICO,
TEMPORAL
27-nov 08:30 09:30
MERCURIO:
Las rutas para las acciones y mejora.
Hacer la operación de bajar el archivo al
equipo y volverla a subir al programa.
No hay algo que avise sobre los
comentarios y se pueden pasar con barra
espaciadora.
No.CODIGO
AREADEPENDENCIA
PERSONA(S)
ENTREVISTADA(S)CARGO(S) FECHA
HORA
INICIAL
HORA
FINALDEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES
ANEXO 1
DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC
19 1-300
GERENCIA DE
DESARROLLO
ESTRATEGICO
MARICELA CASTILLO GERENTE 27-nov 09:30 10:30
Los comentarios en Mercurio no son
tomados en cuenta dentro del desarrollo
del proceso.
Esta por ser un área de planeación, se
necesita que Mercurio ofreciera
indicadores cuantitativos, que consolide la
información de gestión no solo
documental.
No hay privacidad de la información, con
la búsqueda avanzada.
Los temas no han permitido manejar de
forma integral los datos, que agilicen los
procesos.
Trabajar en línea y de manera integrada
con los 7 procesos que se ejecutan
principalmente.
Permite una trazabilidad del proceso.
El acceso y consulta a la información es
clara, aunque se debe fortalecer la
actualización de los documentos por parte
del personal.
Los archivos de calidad no están
centralizados en una sola compartida.
20 1-820CENTRO DE FORMACION
EMPRESARIAL
SILVIA ALVAREZ, CRISTIAN
GOYENECHEPROFESIONAL, AUXILIAR 27-nov 15:00 16:00
Mercurio se utiliza para temas de
funcionamiento.
El área empezará a trabajar con un CRM
que identificará la trazabilidad del proceso
de registro, control, seguimiento y
evaluación del personal que ingresa a los
programas.
Se realiza inscripción de programas a
través de las redes sociales, donde se hace
a partir de formularios electrónicos para
las inscripciones.
21 1-200
GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ESPERANZA RANGEL GERENTE 28-nov 11:00 12:00
22 1-270 CINDOCCC TODO EL GRUPO. 26-nov 16:00 18:00El soporte de Servisoft (Mercurio) no ha
sido el esperado.
23 1-120 CIECCC
Espacio físico en la biblioteca
publica a cargo de
comunicaciones.
24 1-140 INVEST IN CUCUTA
Área conformada cuando se
realizaron los temas estratégicos
de la entidad, donde rediseñó el
organigrama de la CCC.
25 1-700GERENCIA DE
FORMALIZACION
EDILMA CORREDOR,
DISNEY ANGARITA, DORIS
NIÑO
GERENTE, ASISTENTE,
ASISTENTE JUNIOR04-feb 08:00 10:00
Los documentos que se tienen en custodia
no tiene un tiempo determinado.
Docuware y workflow ya no estarán para el
tiempo futuro. La migración se debe
planear en el tiempo.
Los documentos de RNT y reportes de las
diferentes estatales no son
responsabilidad de la CCC, pero la
responsabilidad de los registros si.
En los servidores de la CCC se tienen los
registros Mercantil, RUP y ESAL.
La información de las registros están
quedando en diferentes sistemas, unos en
Docuware, otros en SII y otros en SIREP.
Se debe involucrar la seguridad
informática para todos los servicios.
Se debe parametrizar las características de
las imágenes que envían los usuarios.
Imágenes del RUES; los usuarios tienen un
token para su verificación.
26 1-800GERENCIA DE SERVICIOS
EMPRESARIALES
GONZALO ARENAS,
VIANNEY HERNANDEZGERENTE, AUXILIAR 27-nov 14:00 15:00
Los procesos están afectando por su
demora los procesos .
Hay restricciones para el manejo de las BD.
El CRM estará para esta gerencia
Hay restricciones de la información a nivel
comercial se debe hacer una capacitación
sobre la información cameral y comercial.
Prioridades en el sistema de pagos y lo que
se debe dar para cada proceso.
En la formación se verificará que es mas
rentable.
27 1-810 AFILIADOS OLGA LUCIA OJEDA PROFESIONAL 27-nov 16:00 17:00
Ley 1727 del 11 de julio de 2014. donde se
definen nuevos parámetros. Se hacer la
averiguación correspondiente.
Crear los expedientes para los afiliados en
Mercurio.
No.CODIGO
AREADEPENDENCIA
PERSONA(S)
ENTREVISTADA(S)CARGO(S) FECHA
HORA
INICIAL
HORA
FINALDEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS OBSERVACIONES
ANEXO 1
DIAGNOSTICO DE GESTION DOCUMENTAL PGD - CCC
28 1-830CENTRO DE ARBITRAJE Y
CONCILIACION
INGRID MARTINEZ
RINCON, YULI GARCIADIRECTORA, TEMPORAL 27-nov 17:00 18:00
Arbitraje y conciliación funciona como un
juzgado, del cual se paga.
La firma de los documentos por parte de
los tribunales.
Los expedientes físicos no se encuentran
foliados correctamente.
Los correos electrónicos no están
quedando en Mercurio.
Se necesita incluir a los abogados externos
o actores independientes en Mercurio.
Posibilidad de tener licencias de mercurio
para los árbitros.
El centro forma a árbitros y conciliadores.
29 1-840 LOGISTICA NORA PEREZ ASISTENTE 25-nov 07:30 08:30
2015
S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2
PROGRAMAS ESPECIFICOS T
E
I
E
I
E
I
E
I
E
I
E
I
E
I
E
I
ARMONIZACION DEL PGD
CON MECIT
E
I
E
I
OBSERVACIONES
ANEXO 2
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC
2020 2021
Programa de normalización de
formas y formularios electrónicos.
Programa de gestión de
documentos electrónicos.Programa de archivos
descentralizados.
Programa de reprografía.
Programa de documentos
especiales.Plan institucional de
capacitación.
Programa de auditoria y control.
Armonización con el modelo de
C.I para la CCC.Armonización con el modelo de
C.I Confecamaras.
Modelo que será
elaborado e
implementado en el
tiempo establecido; sin
embargo estará en
constante evaluación y
mejoramiento.
Cada programa será
elaborado e
implementado en su
propio tiempo y de
manera simultanea si así
se requiere. Los recursos
presupuestados por la
CCC para cada uno de
éstos, deberán ser
estimados para su logro
individual.
Programa de documentos vitales
o esenciales.
DESCRIPCION
TIE
MP
O
S
FASE 1 FASE 2 FASE 3
2016 2017 2018 2019
2015
S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2
OBSERVACIONES
ANEXO 2
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC
2020 2021DESCRIPCION
TIE
MP
O
S
FASE 1 FASE 2 FASE 3
2016 2017 2018 2019
ARMONIZACION DEL PGD
CON SGC ISO 9001T
E
I
E
I
E
I
E
I
E
I
CONVENCIONES:
Armonización con los procesos
de evaluación.
T = Tiempo total para la Elaboración e Implementación.
E = Tiempo para la elaboración.
I = Tiempo para Implementación.
S1 = Semestre 1
Armonización con los procesos
administrativos.
Armonización con el modelo
SGC para la CCC.Armonización con los procesos
estratégicos.Armonización con los procesos
misionales.
Modelo que será
elaborado e
implementado en el
tiempo establecido. Se
rediseñará y evaluará
simultáneamente con el
Sistema de Gestión de
Calidad (SGC).
CU
MP
LIM
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TO D
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CC
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RM
ATI
VO
S
OBSERVATORIO ECONÓMICO E
INFOMEDIACIÓN (OI)
FORMALIZACIÓN (FO)
SER
VIC
IOS
EMP
RES
AR
IALE
S (S
E)
COMPETITIVIDAD (CM)
ESTR
UC
TUR
AC
IÓN
Y
GES
TIÓ
N D
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RO
YEC
TOS
(GP
)
REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL (RI)
DESARROLLO ESTRATEGICO (DE)
Sop
ort
e
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (AF)
P
H V
A
MAPA DE PROCESOS
COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
(CP)
CONTROL INTERNO (CI)
Eval
uac
ión
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Personal 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
Recursos Físicos 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%
Modernización 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%
TOTAL REQUERIMIENTO 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%
Hardware 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
Software 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
TOTAL REQUERIMIENTO 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%
Programa de normalización de formas y formularios
electrónicos.8% 8% 8% 8% 8% 8% 8%
Programa de documentos vitales o escenciales. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%
Programa de gestion de documentos electrónicos. 8% 8% 8% 8% 8% 8% 8%
Programa de archivos descentralizados. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%
Programa de reprografía. 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%
Programa de documentos especiales. 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1%
Plan institucional de capacitación. 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
Programa de auditoria y control. 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%
TOTAL REQUERIMIENTO 41% 41% 41% 41% 41% 41% 41%
ANEXO 4
PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC
REQUERIMIENTOFASE 1. PGD FASE 2. PGD FASE 3. PGD
REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS
PROGRAMAS ESPECIFICOS
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
ANEXO 4
PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD - CCC
REQUERIMIENTOFASE 1. PGD FASE 2. PGD FASE 3. PGD
Armonización con el modelo de C.I para la CCC. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
Armonización con el modelo de C.I Confecamaras. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
TOTAL REQUERIMIENTO 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4%
Armonización con el modelo SGC para la CCC. 7% 7% 7% 7% 7% 7% 7%
Armonización con los procesos estratégicos. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
Armonización con los procesos misionales. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
Armonización con los procesos administrativos. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
Armonización con los procesos de evaluación. 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%
TOTAL REQUERIMIENTO 15% 15% 15% 15% 15% 15% 15%
TOTAL PGD 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
NOTAS:
2. Los porcentajes estipulados se establecen con base a los requerimientos específicos y cronograma de aplicación.
1. El porcentaje total corresponde al asignado para el desarrollo del PGD por año.
ARMONIZACION DEL PGD CON MECI
ARMONIZACION DEL PGD CON SGC ISO 9001
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