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La investigación reportada aquí fue patrocinada por la Universidad Regiomontana, A.C.
La Universidad Regiomontana es una Asociación Civil que no persigue fines de lucro, que promueve la formación integral del ser humano en las diferentes etapas de su vida, poniendo a su alcance una educación y
capacitación de alta calidad para que llegue a ser y permanezca como un líder competitivo y un actor socialmente responsable.
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El empresario consolidado
y la administración el tiempo
Francisco C. Cervantes Pérez
Nada hay, por eso, que iguale el valor del tiempo.
El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve
y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas,
pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”.
José Ingenieros1
Una perspectiva sobre cómo distribuir las horas del día para beneficio de la empresa,
de la vida personal y de la familia.
os dueños y directivos de las empresas se enfrentan a la realidad de no contar con
suficiente tiempo para hacer todas las actividades que planean. Si esto sucede
esporádicamente no tiene mayor relevancia; pero cuando es frecuente no cubrir las
expectativas planteadas sí puede derivar en problemas para el negocio por falta de logro
en los resultados esperados. En algunas personas se pueden observar cambios en la
conducta, como alto grado de irritabilidad, depresión, trastornos del sueño, dificultad para
la concentración, entre otros, como consecuencia de no cumplir con los compromisos
adquiridos.
Para la mayoría de las personas resulta difícil reconocer que están viviendo una deficiente
administración del tiempo. Sin embargo, si se llega a identificar que gran parte de los
problemas que se presentan diariamente se debe a los malos hábitos en el manejo de
este recurso, es entonces cuando las personas se ubican en el camino de las soluciones.
Para darse una idea de la tendencia sobre cómo se puede llegar a distribuir el tiempo se
propone considerar la siguiente tabla, donde se pueden ver los dos factores que definen
una actividad: URGENTE e IMPORTANTE:
1 Ingenieros, José. Las fuerzas morales, capitulo 7. No. 51. Biblioteca virtual La Antorcha
L
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MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
I. Actividades:
Crisis Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II. Actividades:
Prevención
Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades
Planificación recreación
NO IMPORTANTE
III. Actividades:
Interrupciones Correo
Algunas reuniones Informes
Actividades populares
IV. Actividades:
Aquellas que no dan valor a las metas planeadas.
Significado de los factores
En urgente ubicamos aquello que necesita una atención inmediata, donde la consecuencia
de no atender tal situación implica un verdadero contratiempo; por ejemplo, no proveer
insumos a una línea de producción, la cancelación de un pedido, etc.
Lo importante tiene que ver con los resultados y se considera de importancia porque hace
una aportación a la misión o a los valores institucionales pero, sobre todo, porque
contribuye fuertemente al logro de las metas.
Las actividades que son importantes pero no urgentes son las que demandan alta
iniciativa y creatividad, son un generador para que las cosas sucedan, para que se lleven a
cabo a nivel de excelencia, y tienen que visionarse más allá de la sola acción de realizarlas
pues implican aprovechar y optimizar las oportunidades, además de garantizar que las
cosas no lleguen a convertirse en urgentes.
Quien trabaja dedicando su tiempo a lo importante y no urgente logra una verdadera
administración efectiva; por ejemplo, construir redes sociales de beneficio, elaborar planes
estratégicos que contribuyen al éxito del negocio, mayor trabajo enfocado al esfuerzo
preventivo que al correctivo, etc.
Las actividades importantes y urgentes pueden ser de varios tipos: existen las crisis o
problemas significativos, las fechas de entrega, las juntas súbitas solicitadas por alguna
autoridad, los imprevistos y todas aquellas consecuencias a las que se llega por no atender
lo importante y no urgente. Existen algunas personas que se acomodan a este estilo de
trabajo e inclusive son más productivos bajo presión; pero estos casos son los menos y,
adicionalmente, resulta muy desgastante para cualquiera laborar en este tipo de
escenarios.
Quienes se desempeñan en tareas consideradas como urgentes pero no importantes, son
personas reactivas que piensan que al atender urgencias atienden lo importante; es algo
similar a los que atienden lo no urgente y no importante porque parecen poco interesados
en cumplir con una responsabilidad.
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Tipificación de actividades
Identificadas las actividades en el cuadrante correspondiente, es fundamental el
priorizarlas para asegurar resultados efectivos, y una forma de hacerlo es tipificarlos:
Prioridad 1: Actividades decisivas: son imprescindibles, son producto de un
requerimiento de un cliente muy importante, son acciones que tienen un compromiso
de entrega con una fecha límite significativa, son tareas que representan una
oportunidad de éxito para el cliente y para el empresario. Generalmente estas
actividades corresponden a los cuadrantes de lo importante, I y II.
Prioridad 2: Actividades que deben hacerse: son tareas de mediano valor, en su
momento contribuyen a la mejora pero no caen en la categoría de decisivas o no
demandan un tiempo límite y por lo general se ubican en el cuadrante III.
Prioridad 3: Actividades deseables de hacer: son de poco valor, las cuáles en un
momento dado pueden eliminarse o posponerse para ser realizadas en otros tiempos,
pues difícilmente se convierten en urgencias importantes, y las ubicamos en los
cuadrantes IV.
Resultados de empresas de clase mundial
Stephen R. Covey, en su libro Primero lo primero, 1999, describe y menciona que “todas
las personas viven los cuatro cuadrantes”, lo importante es saber cuánto tiempo se le
dedica a cada uno. La recomendación de Covey varía en rangos porcentuales para cada
cuadrante, de tal modo que para el cuadrante I las actividades deben ocupar entre el 20 y
25% del tiempo total de la persona; para el cuadrante II puede ser entre 65 y 80%; para el
cuadrante III puede llegar a un máximo del 15%; y para el cuadrante IV menos del 1%.
Estos datos son resultados de empresas con alto rendimiento.
Valorando y optimizando el tiempo
Para asegurar el éxito del negocio es fundamental tener claridad acerca de lo que se
quiere lograr una administración efectiva del tiempo; por ejemplo, realizar proyectos que
paguen como mínimo el valor hora. Para saber cuál es este valor se debe considerar el
total de lo que se requiere en ganancias mensuales entre las horas estándar de 160 horas
laborales en un mes, lo cual da el valor de una hora de trabajo.
Por lo general un buen ejercicio sobre cómo se emplea el tiempo es registrando todas las
actividades que se realizan cada hora. Esto permite identificar al final del día cuánto se le
dedica a las tareas relevantes y prioritarias que permiten lograr los objetivos planteados.
¡Seguramente se sorprenderá con el resultado! La mayoría de las veces, la mayor parte de
las horas son un gasto no una inversión; por lo tanto es de gran ayuda planear las
actividades desde un día anterior, hacer una lista de pendientes, priorizar cada tarea y
prevenir las posibles contingencias.
Es necesario no dejar las cosas para después. Hay un dicho popular que dice: “No dejes
para mañana lo que puedas hacer hoy”. Conforme más tareas pendientes se tienen es más
fácil que el grado de estrés aumente. Para que esto no suceda es recomendable
aprovechar la energía y el grado de concentración que brinda la primera parte del día,
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empezando por los asuntos que menos gustan y más cuesta realizar. A la vez, es
preferible dejar las actividades que más gustan y menos cuesta hacer, para el resto del día.
Es así como transcurre la jornada de manera más agradable.
Saber decir no a todo aquello que quita productividad, delegar tareas a personas cuyos
resultados son mejores a los propios, mantener la concentración al máximo en lo que se
está haciendo, evitar distracciones y, sobre todo en el trabajo, enfocarse a lo que
realmente es sustancial, son medios para lograr el éxito como empresario.
Los empresarios regios y su uso del tiempo
El centro de Empresarios de la División de Investigación de la Universidad Regiomontana
está llevando a cabo una investigación con empresarios PYME, mediante la aplicación de
diferentes instrumentos y la realización de entrevistas personales a cargo de profesionistas
especializados en los diferentes temas relacionados con el proceso del trabajo. La muestra
la integran empresarios cuyas empresas se han mantenido en el mercado al menos
durante cinco años, y que pertenecen a la ciudad de Monterrey. A continuación sólo
resaltamos algunos datos.
En la competencia de aprovechamiento del tiempo sólo el 52% se califica
satisfactoriamente. El 48% de la muestra tiene oportunidad de mejora en la priorización de
objetivos, la programación de actividades, y la ejecución de tareas de acuerdo al calendario
propuesto.
Cabe mencionar que, en las entrevistas, la mayoría de los empresarios dijeron no cumplir
con la optimización del tiempo al inicio del negocio porque, en esos momentos, el alto
grado de estrés, la inexperiencia, los recursos limitados y el sentido de urgencia por
asegurar la acreditación de la empresa en la sociedad, les demandaba enfocarse a trabajar
y trabajar, no importando los horarios. Sin embargo, posteriormente descubrieron que
tenían más éxito cuando seleccionaban los proyectos que más beneficios proporcionaban
con base a la relación costo – beneficio. A la vez, fueron conformando un equipo de trabajo
en el que podían delegar tareas, lo cual les fue permitiendo concentrase en acciones
estratégicas y de alta utilidad para el negocio.
Es relevante mencionar que las características de los empresarios de los negocios en
estudio, recomiendan seguir fielmente la recomendación de Stephen Covey. Ellos dicen
que es importante: dormir bien, comer a tiempo, convivir entre semana algunos momentos
con la familia; pero un buen tiempo los sábados y domingos, además de convivir con
amigos o simplemente organizar un espacio para ellos mismos o en actividades altruistas y
religiosas. Es relevante resaltar que se debe considerar que los procesos de los
empresarios son cambiantes y, en términos generales, la base de mejora está en
conocerse mejor a uno mismo con respecto al aprovechamiento del tiempo.
En este contexto, los resultados fundamentales son los siguientes:
Trabajo
En cuanto al espacio dedicado al trabajo, entre semana los hombres reportan un promedio
de 10 horas, una hora más que las mujeres, y durante el fin de semana los hombres suelen
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trabajar medio día y los domingos llegan a promediar hasta dos horas, mientras que las
mujeres, en el fin de semana, generalmente no dedican tiempo al trabajo.
Ejercicio
Algunas mujeres empresarias hacen ejercicio, de lunes a viernes, una hora en promedio,
mientras los empresarios lo hacen alguna vez entre semana y, durante el fin de semana
practican algún tipo de ejercicio por períodos de una a dos horas.
Familia
A la relación familiar, las mujeres le dedican un poco más de una hora al día, y el fin de
semana llegan a invertir hasta doce horas. En cambio, los hombres dedican menos tiempo,
no alcanzando en promedio la hora diaria y hasta un máximo de 6 horas los fines de
semana.
Religión
En el tema del tiempo dedicado a cuestiones espirituales, las mujeres dedican al menos
media hora por día, estando muy de cerca los varones con un tiempo ligeramente superior
al de ellas. El sábado y el domingo las actividades religiosas en los varones tiene un
promedio de hasta dos horas, mientras que en las mujeres es un tiempo promedio menor a
una hora.
Socialización
En aspectos como la convivencia social, los hombres y mujeres dedican casi por igual
hasta una hora al día y, en particular el sábado, ambos lo hacen hasta por cinco horas.
Capacitación
Los tiempos dedicados al perfeccionamiento profesional son de lunes a viernes, y tanto
hombres como mujeres invierten, en promedio, tres horas por semana.
Descanso
En lo que se refiere al descanso nocturno, las mujeres duermen, en promedio, una hora
más los fines de semana, hasta un máximo de nueve horas. Mientras que los hombres
duermen entre cinco y siete horas. Entre semana, tanto los empresarios como las
empresarias tienen un promedio de siete horas de sueño.
En lo referente al descanso diurno (siesta), sábados y domingos los hombres sobresalen
en tomarse un tiempo después de la comida no mayor a la hora, mientras las mujeres no
tienen esa tendencia.
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TENDENCIA EN TIEMPO PROMEDIO DEDICADO A DIFERENTES ACTIVIDADES
Lunes a viernes Sábado y Domingo
Actividad
Mujeres
Hombres Mujeres Hombres
Trabajo 9 10 0 5
Ejercicio 1 Alguna vez 0 2
Relación familiar 1 < 1 12 6
Espirituales .5 .4 < 1 2
Relación social 1 1 5 5
Alimentación < 1 <1 1 1
Dormir 7 7 9 6
Siesta 0 0 0 < 1
Nota: Todos los tiempos están en horas.
Lograr una excelente administración del tiempo, llevando un plan diario de actividades,
enfocándose a lo relevante, estando altamente concentrado, y todo lo demás que se
sugiere para optimizar las horas dedicadas a diversas actividades, puede de inicio resultar
difícil.
Como en los grandes proyectos, a veces no se sabe por dónde iniciar; pero si se avanza
poco a poco es más factible lograr los propósitos y, sobre todo, no perderse en múltiples
tareas sin valor tanto en el trabajo como en la vida personal y social. Lo esencial es intentar
el cambio cuantas veces sea necesario, hasta lograr un aprovechamiento al máximo y
hacerlo una parte del ser, una forma de vida.
Sin lugar a dudas, el tiempo es un recurso importante y no renovable que se convierte en
un aliado cuando contribuye a organizar y eficientar las tareas, o en un enemigo a vencer
si no se establecen las prioridades, criterios y tiempos adecuados. A fin de cuentas, el
tiempo fluye y es un intangible que no se puede manipular; lo único que se puede hacer es
aprovecharlo.
Autor: Lic. Francisco Casimiro Cervantes Pérez, M.R.I.,
Investigador del Centro para la Competitividad de los Empresarios Universidad Regiomontana
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