FACULTAD DE ADMINISTRACION HOTELERA,
TURISMO Y GASTRONOMÍA
Carrera de Administración Hotelera
EVENTOS INTERNACIONALES: CAPACIDAD DE
LAS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE LIMA.
CASO APEC 2016
Tesis para optar por el Título Profesional de Licenciada en
Administración Hotelera
ADRIANA ISABELLA GAMBOA FIGUEROA
La Molina (Lima, Perú)
2017
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ÍNDICE GENERAL
1. Introducción ......................................................................................................... 4
1.1 Problema de Investigación .......................................................................... 4
1.1.1. Planteamiento del problema ................................................................. 4
1.1.2. Formulación del problema .................................................................... 6
1.1.3. Justificación de la investigación .......................................................... 6
1.2. Marco Referencial ....................................................................................... 10
1.2.1. Antecedentes ....................................................................................... 10
1.2.2. Marco teórico ....................................................................................... 14
1.2.2.1. Industria de reuniones o convenciones ...................................... 14
1.2.2.2. Capacidad de las instalaciones para albergar eventos
internacionales ............................................................................................... 14
1.2.2.3. Evento ........................................................................................... 17
1.2.2.4. Eventos internacionales .............................................................. 18
1.2.2.5. Cumbre .......................................................................................... 19
1.2.2.6. Reunión ......................................................................................... 20
1.2.2.7. Centro de Convenciones.............................................................. 21
1.2.2.8. Event Management ....................................................................... 21
1.2.2.9. Servicios complementarios ......................................................... 22
1.2.2.10. Proyecto Especial Perú APEC 2016 ............................................ 22
1.2.2.11. Foro APEC .................................................................................... 23
1.3. Objetivos e hipótesis .................................................................................. 23
1.3.1. Objetivos .............................................................................................. 23
1.3.2. Hipótesis .............................................................................................. 24
2. Método ................................................................................................................ 25
2.1. Tipo y diseño de investigación .................................................................. 25
2.1.1. Tipo de investigación .......................................................................... 25
2.1.2. Diseño de investigación ...................................................................... 25
2.2. Variables ..................................................................................................... 26
2.3. Participantes ............................................................................................... 27
2.4. Instrumentos de investigación .................................................................. 27
2.5. Procedimientos ........................................................................................... 29
3. Resultados ......................................................................................................... 31
3.1. Presentación de resultados ....................................................................... 31
3.2. Discusión .................................................................................................... 48
3.3. Conclusiones .............................................................................................. 50
3
3.4. Recomendaciones ...................................................................................... 52
4. Referencias ........................................................................................................ 53
5. Anexos ............................................................................................................... 57
4
1. Introducción
1.1 Problema de Investigación
1.1.1. Planteamiento del problema.
En palabras del presidente de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones
(ICCA por sus siglas en inglés), Arnaldo Nardone:
Vivimos en una época de cambios revolucionarios (…) en la que las relaciones
interestatales y la conectividad de los negocios globales se mueven
incansablemente y más información fue generada en los últimos tres años que en
toda la historia previa de la humanidad. En una época como esta, el crecimiento de
las reuniones internacionales es inevitable, tanto para que cobre sentido lo que está
sucediendo, como para que se dirija hacia el siguiente nivel del ciclo del
conocimiento (Organización Mundial del Turismo, 2014, pág. 6).
De la cita anterior, se puede extraer que las reuniones internacionales serán una
constante en el futuro. La industria de los eventos ha logrado posicionarse firmemente
en el centro del turismo como uno de los motores claves para el desarrollo del sector y
como una importante fuente de ingresos, empleo e inversiones (Rifai, 2014). Sumado a
ello, se puede afirmar que dicha industria no sólo proporciona importantes
oportunidades de negocios, sino que produce grandes beneficios para la economía en
la medida en que esta genera en promedio un nivel superior de gasto, reduce la
estacionalidad, contribuye a la regeneración de destinos, difunde el conocimiento del
tema de las reuniones e incentiva la innovación y creatividad.
Habida cuenta la relevancia del sector de eventos, es necesario reconocer que, desde
el año 2008, el Perú ha sido sede de importantes reuniones mundiales como la V
Cumbre de Jefes de Estado de América Latina, el Caribe y la Unión Europea (ALC-UE)
(Fundación EU-LAC, 2017), la XVI Cumbre de Líderes del Foro de Cooperación
Económica Asia Pacífico (APEC) (APEC, 2017), la 20° Conferencia de las Partes de la
Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (COP20)
(Naciones Unidas, 2013), entre otras, que le han permitido consolidar su posición en el
plano internacional (ver anexo 1).
5
Se espera que dicha tendencia continúe ya que el país reúne una serie de factores
favorables como el hecho de formar parte de numerosos mecanismos de integración,
alianzas económicas y comerciales, organizaciones internacionales y organismos
regionales. Se considera que la participación del Perú en estos mecanismos lo ubica en
una posición privilegiada, que proporciona una exposición internacional única, atrae
atención de la prensa internacional, así como genera interés en las esferas políticas,
económicas y sociales de otros países, agencias estatales, organizaciones no
gubernamentales y grupos de interés influyentes en otras regiones del mundo (Ministerio
de Relaciones Exteriores, 2017).
Asimismo, se estima que el factor macroeconómico ha jugado un rol importante en
selección del Perú como sede de eventos internacionales de envergadura. Durante más
de una década, el país ha presentado una solidez macroeconómica en la que el
Producto Bruto Interno (PBI) creció de manera acelerada. Adicionalmente, el Perú es
atractivo para la inversión extranjera, impulsado en gran parte por la Inversión Extranjera
Directa (Proinversión, 2015).
Lo anterior, complementado por un dinámico intercambio comercial evidenciado con el
superávit de US$ 1.730 millones registrado en 2016 (Banco Central de Reserva del
Perú, 2017), una diversificación de productos y mercados en marcha (Plan Nacional de
Diversificación Productiva), un tipo de cambio estable, un marco jurídico favorable para
el desarrollo de las inversiones (Estudio Muñiz, 2012), entre otros factores
característicos de una política económica responsable, genera confianza para los
inversionistas, lo que a su vez, consideramos, proyecta al país como una plaza atractiva
para hacer negocios y sede de eventos o reuniones internacionales de gran
envergadura.
La más reciente de las referidas reuniones fue la XXIV Cumbre del Foro APEC 2016
(APEC Perú 2016, 2016). Este evento puso de manifiesto la necesidad de determinar si
el Perú se encuentra preparado en la industria de reuniones para recibir a grandes
delegaciones, congregarlas en instalaciones adecuadas y brindar servicios
complementarios de manera articulada, de acuerdo a requerimientos técnicos
impuestos por la institución que organiza el evento y conforme a estándares
preestablecidos.
En este sentido, a partir de la Cumbre de Líderes del Foro APEC y sus eventos conexos
celebrados en el Perú en el año 2016, se ha identificado como problema una escasa
disponibilidad de instalaciones con capacidad suficiente para acoger eventos
6
internacionales de envergadura, así como limitada articulación entre los servicios
complementarios brindados. Ambos elementos, instalaciones con capacidad suficiente
y servicios complementarios articulados, son necesarios para el éxito de reuniones
como el caso estudiado de APEC.
1.1.2. Formulación del problema.
Pregunta General
¿Cuáles fueron las condiciones que mostró la industria de eventos internacionales en la
ciudad de Lima para la Cumbre APEC 2016?
Preguntas Específicas
¿Cuáles fueron las necesidades y exigencias internacionales del Foro APEC Perú 2016
respecto a instalaciones en hoteles, centros de convenciones y servicios conexos?
¿Qué características poseen las instalaciones de los hoteles y centros de convenciones,
y servicios complementarios disponibles en la ciudad de Lima para realizar eventos
internacionales de envergadura?
¿Cuál es la capacidad de las instalaciones que sostiene a la industria de eventos en la
ciudad de Lima teniendo como referencia las exigencias y necesidades del Foro APEC
Perú 2016?
1.1.3. Justificación de la investigación.
La presente investigación permitirá determinar la capacidad actual de las instalaciones
de hoteles y centros de convenciones considerando también los servicios
complementarios que estos ofrecen para realizar eventos internacionales. Se ha tomado
como caso de estudio la XXIV Cumbre de Líderes del Foro APEC, y sus reuniones
conexas, para elaborar el referido diagnóstico.
El tema a investigar es relevante toda vez que proporciona la línea base para que futuros
proyectos de inversión en la industria hotelera y de reuniones puedan tener en cuenta
las necesidades existentes para eventos internacionales tales como cumbres,
convenciones y foros, entre otros, y que estos puedan llevarse a cabo con éxito.
La importancia del presente estudio se encuentra estrechamente relacionada con la
contribución real de la industria de convenciones y reuniones en la economía de un país.
7
Uno de los desafíos de largo plazo de esta industria ha sido la falta de metodologías
consistentes para medir el impacto económico y la escala del sector haciendo
comparaciones entre países y en el tiempo (ICCA, 2013). Sin embargo, en el año 2006
la ICCA, en colaboración con la Organización Mundial del Turismo (OMT), Meeting
Professionals International (MPI) y Reed Travel Exhibitions, publicaron los primeros
estándares globales para realizar estudios de impacto económico a nivel nacional. La
creación de dichos lineamientos, basados en sólidos principios económicos, ha
permitido llevar a cabo estudios comprehensivos cuyos resultados han podido confirmar
lo que ya hacía mucho tiempo se creía; que la industria de eventos contribuye
significativamente a la prosperidad económica de los países. Un resultado presente en
todos esos estudios ha demostrado que, mientras que el sector de reuniones tiene una
participación considerable en las cifras generales del turismo, más del 50% de los gastos
directos de los organizadores y delegados se realizó en servicios y productos no ligados
a la industria del turismo (ICCA, 2013, pág. 66).
De acuerdo a Joint Meetings Industry Council (JMIC), el valor total del negocio de
eventos está compuesto por cinco (05) elementos: (i) gasto de los delegados que viajan
hasta 50 kilómetros para asistir a la reunión (daytrip delegates), (ii) gasto de los
delegados que viajan más de 50 kilómetros para asistir a la reunión (overnight
delegates), (iii) el gasto de los organizadores, (iv) el retorno a la inversión para
delegados y empleadores y, (v) otros beneficios para los delegados y el destino anfitrión
del evento como la creación y diseminación del conocimiento, y generación de
inversiones (Joint Meetings Industry Council, 2012). Países como Canadá (2008 y
2014), Estados Unidos (2011), México (2011), Dinamarca (2012), Reino Unido (2013),
Singapur (2013), Australia (2005, 2014 y 2015), Tailandia (2015) y Malasia (2015)
(ICCA, 2017), han realizado estudios tomando en cuenta la metodología desarrollada
por ICCA y la OMT, y los componentes elaborados por JMIC.
En cuanto al plano nacional, el primer y más reciente estudio relacionado a la industria
de eventos es el informe titulado “Perú, Destino de Turismo de Reuniones del año 2014”
elaborado por Promperú en el año 2016. El citado informe analiza el posicionamiento
del Perú como destino del turismo de reuniones, es decir, como destino de las
“actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de reuniones
y eventos, así como de productos y servicios, que incluyen reuniones gubernamentales,
de empresas y de asociaciones; viajes de incentivos de empresas; seminarios,
congresos, conferencias, convenciones, exposiciones y ferias” (Promperú, 2016). En
nuestro país, el segmento de organización de reuniones y eventos internacionales es el
que tiene mayor impacto en el sector turismo, pero este efecto también se refleja en los
8
demás sectores productivos, “generando resultados positivos en la industria y en la
generación de puestos de trabajo, tanto directa como indirectamente” (Promperú, 2016,
pág. 4).
Según el estudio de Promperú, en términos generales, en el año 2014 el impacto total
en la economía peruana fue de US$ 1 042 millones, 30 258 puestos de trabajos y US$
49 millones de ingresos salariales. Durante ese año, se realizaron 1 049 eventos
internacionales a los que asistieron 232 890 personas. El método de cálculo del impacto
económico utilizado fue el siguiente:
Gasto total = Gasto directo + Gasto indirecto + Gasto inducido
El gasto directo consideró presupuestos ejecutados de organizadores, anfitriones,
instalaciones, burós y patrocinadores en planeamiento y producción de eventos, así
como el gasto de los participantes. El gasto indirecto alude a la producción y empleo
generados en sectores beneficiados indirectamente de las inversiones y del gasto
(aquellos que suministran a los sectores directamente afectados los bienes y servicios
necesarios para su actividad). El gasto inducido comprendió a la población ocupada en
reuniones y su salario medio bruto (Promperú, 2016, pág. 42).
En cuanto a la distribución económica, del gasto total, US$ 371,41 millones
correspondieron al gasto directo, mientras que el gasto indirecto e inducido ascendió a
US$ 670,79 millones. El 76% del total de gasto directo generado por las reuniones en
el 2014, perteneció al sector turismo (alojamiento y restaurantes, transporte, comercio,
agencias de viaje), mientras que el 24% restante correspondió a otros ámbitos de la
economía nacional (otros servicios administrativos, servicios profesionales y técnicos,
actividades inmobiliarias, telecomunicaciones, productos de imprenta, productos
manufactureros diversos, servicios de administración pública, defensa y otros, y
seguros).
Como se puede advertir de las cifras presentadas, el aporte económico de la industria
de reuniones en el Perú es significativo puesto que genera importantes ganancias en
distintos sectores de la economía, lo cual se vio reflejado en el año 2014 con una
contribución de 0.7% al Producto Bruto Interno del país (BCR, 2017), con perspectivas
de crecimiento.
Es importante mencionar que el Perú continuará siendo anfitrión de grandes eventos
internacionales. La ICCA elabora reportes anuales estadísticos sobre el mercado
internacional de reuniones de asociaciones (segmento que excluye a las reuniones
corporativas) y se basa en tres grandes criterios para registrar los encuentros
9
profesionales; (i) deben realizarse en un mínimo de 3 países, (ii) deben ocurrir
regularmente y, (iii) atraer al menos a 50 participantes. Bajo estas condiciones, el Perú
ocupó el puesto N° 39 a nivel global en el año 2016, con un total de 98 reuniones. A
nivel del continente americano, nuestro país se encuentra en el octavo lugar, después
de Estados Unidos, Canadá, Brasil, Argentina, México, Colombia y Chile. Sin embargo,
en cuanto al ranking de ciudades se refiere, Lima ocupó el segundo lugar en América,
sólo después de Buenos Aires, con un total de 76 reuniones internacionales celebradas
en el 2016 (ICCA, 2017) (ver anexo 2). Cabe destacar que el mercado de reuniones
internacionales en el Perú ha presentado un crecimiento sostenido en los últimos años,
como se puede mostrar a continuación:
Gráfico N° 1
Evolución del número de reuniones internacionales en el Perú
Fuente: ICCA (2017)
Elaboración: Propia
Entre el año 2006 y el año 2016, ha habido un incremento de 32.6% de las reuniones
celebradas en el Perú. Algunos ejemplos de los próximos eventos internacionales
gubernamentales son la Reunión del Comité Olímpico Internacional (COI) que se llevará
a cabo en setiembre de 2017 (IOC, 2017) o la Cumbre de las Américas, a realizarse en
el Perú en abril de 2018 (OEA, 2016). De la misma forma, el Perú puede continuar
albergando eventos internacionales no gubernamentales, organizados por sociedades
científicas o asociaciones privadas, tales como gremios profesionales o empresariales;
así tenemos el caso del XXXV Congreso Internacional de la Asociación de Estudios
Latinoamericanos (LASA), llevado a cabo del 29 de abril al 1 de mayo de 2017, el cual
contó con un estimado de 4200 participantes (Latin American Studies Association,
2017). Asimismo, el XXXIII Congreso Panamericano de Oftalmología, realizado entre el
17 13
25 29 32 32 32 3142 41 44
55 51
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20
16
Reuniones internacionales
Número de reuniones
Años
10
9 y el 12 de agosto de 2017, contó con la participación de más de 3400 oftalmólogos
(Pan-American Association of Ophthalmology, 2017). Considerando las múltiples
reuniones internacionales a realizarse (Buró de Convenciones de Lima, 2017), se puede
afirmar, entonces, que la tendencia a ser sede de eventos internacionales se mantendrá
(ver anexo 3).
Finalmente, ya que el prestigio del Perú como anfitrión de reuniones internacionales de
envergadura depende del éxito que se logre en la organización y desarrollo de estos
eventos (Joint Meetings Industry Council, 2012, págs. 18-19), es importante conocer las
características de las instalaciones en hoteles y centros de convenciones en Lima para
albergar reuniones, así como los servicios complementarios ofrecidos, y de qué forma
ambos elementos deben estar articulados de manera eficiente para el resultado final
sea óptimo.
1.2. Marco Referencial
1.2.1. Antecedentes.
Ochoa (2014) realizó una investigación sobre las estrategias de marketing del área de
eventos del Sheraton Lima Hotel & Convention Center. El objetivo general fue identificar
y analizar las razones por las cuales el área de Eventos y Convenciones del hotel no
llega a alcanzar las metas establecidas en cuanto a ventas mensuales, así como dar a
conocer el motivo por el cual, en general, las ventas en dicha área son bajas en relación
a las solicitudes de cotizaciones. Se realizó una encuesta a una muestra de 100 clientes
que solicitaron una cotización para un evento en el hotel Sheraton con el fin de poder
explicar las principales causas de su decisión por otro local. Entre las conclusiones, se
halló que la falta de un plan de marketing fue determinante en la incapacidad del hotel
de lograr sus metas mensuales de ventas. Asimismo, se identificó que tanto el
incremento de la competencia en el mercado hotelero de eventos como la no adaptación
del producto, es decir, del área de eventos, a las nuevas exigencias de los clientes tuvo
también una incidencia negativa en las ventas del área estudiada. La referida
investigación será útil para la presente tesis en tanto ella contiene información pertinente
al área de eventos de diversos hoteles de cuatro y cinco estrellas de Lima, haciendo
una comparación de la capacidad de los salones de reuniones de cada uno. Asimismo,
se rescata como aporte el análisis de la situación del turismo de reuniones en Lima y el
potencial que este tiene para ser sede de mega-eventos internacionales.
De manera similar, se identificó el trabajo de Miranda (2007), quien realizó un estudio
sobre hotel Sonesta El Olivar. El objetivo de la investigación en este caso fue analizar
11
la situación del hotel al año 2007 en función al área de eventos. Se buscó demostrar
que la atención al cliente y las funciones dentro del área estudiada son fundamentales
para lograr las ventas de salas. Para obtener resultados, los instrumentos utilizados
fueron encuestas realizadas por el mismo hotel tanto a los organizadores de eventos
que contrataron con el hotel Sonesta como a los asistentes a las reuniones. Entre las
conclusiones, se encontró que la habilidad y experiencia de las personas a cargo del
área de eventos contribuyen a realizar una buena selección de potenciales clientes. Por
otro lado, el departamento de calidad ha contribuido a mejorar el servicio brindado a los
clientes en la referida área. En relación a las salas, se encontró que estas son limitadas
en cuanto a capacidad y número, mientras que la infraestructura de los referidos
espacios de reuniones en muchos casos no es la idónea. Finalmente, se halló que el
mantenimiento de las salas no es el adecuado, el número de equipos propios en las
salas de eventos es limitado, las instalaciones no están preparadas para realizar
eventos sociales y el número de estacionamientos disponibles es reducido. Se
considera que la contribución de este antecedente al presente trabajo se encuentra en
función del estudio tanto de los servicios ofrecidos en el área de eventos como de las
características de las instalaciones en función de su capacidad y atributos, elementos
que se consultarán como referencia para el desarrollo de la presente tesis.
Portella (2014) investiga la percepción de los empresarios peruanos que han participado
en ferias internacionales especializadas en MICE (Meetings, Incentives, Conferences
and Exhibitions) durante el año 2013, que fueron promovidas por PROMPERÚ. Su
trabajo aborda el tema desde el potencial que posee la ciudad de Lima para dicho
segmento e incluye el tema de eventos internacionales. El objetivo general fue conocer
y analizar la percepción de los citados empresarios identificando las ventajas
competitivas y desventajas que posee la ciudad de Lima en el turismo de reuniones. La
metodología utilizada fue de tipo cualitativo, con una muestra conformada por 07
empresarios que participaron en ferias MICE a los que se les realizó entrevistas en
profundidad. Entre las conclusiones se halló que los empresarios entrevistados
reconocen la importancia y oportunidad de desarrollar el turismo de reuniones en Lima,
debido a los beneficios que este genera, pero aún está lejos de alcanzar un desarrollo
óptimo debido a algunas carencias, como la falta de centros de convenciones.
Asimismo, la ciudad de Lima posee muchas ventajas que la hacen atractiva para el
segmento de reuniones, tales como ubicación geográfica, oferta gastronómica, atractivo
turístico, conectividad aérea, entre otros elementos. Paralelamente, se identificó
también que existen desventajas en la ciudad de Lima en la oferta para el turismo de
reuniones, - como la falta de infraestructura hotelera y de centros de convenciones para
12
albergar eventos de gran magnitud, la baja calidad del transporte, el poco apoyo de las
instituciones públicas para las gestiones burocráticas necesarias y la inseguridad
ciudadana. Se considera que el aporte para el presente trabajo es la información
recabada en las entrevistas realizadas a empresarios, ya que a partir de los resultados
se puede conocer las condiciones del mercado de reuniones a nivel logístico, lo cual
incluye características del espacio físico destinado a reuniones; y en ese sentido, servir
de soporte para afirmar y sustentar que la capacidad de las instalaciones de hoteles y
centros de convenciones en Lima para sostener grandes eventos internacionales es
limitada.
De otra parte, Graña (2006) llevó a cabo una investigación sobre la creación de un centro
de convenciones en Lima. El objetivo general fue presentar un proyecto de centro de
convenciones que cuente con la infraestructura necesaria para atender de manera
adecuada y eficiente la realización de congresos, conferencias, seminarios,
exposiciones, entre otros, tanto nacionales como internacionales. La metodología
utilizada fue un análisis del mercado que, para el caso de esta investigación, consistió
en un análisis del terreno en el que se situaría el centro de convenciones, incluyendo la
morfología urbana; del entorno, tomando en cuenta las características del distrito de
Miraflores, lugar en el que se ubicaría el proyecto; y el programa del centro de
convenciones, que consiste en el proceso de diseño y los planos. Entre las conclusiones
se halló que el turismo de convenciones ha ido incrementándose con el paso de los
años, lo que implica que la ciudad de Lima debe estar en condiciones para recibir y llevar
a cabo grandes eventos. A través del análisis de la oferta, se identificó que no se han
satisfecho las necesidades de las convenciones, por lo que se crean espacios de
manera improvisada, surgiendo problemas en el desarrollo del evento. Este estudio
coadyuva a la construcción del componente capacidad de instalaciones para albergar
eventos internacionales, ya que la presente es una tesis que también diagnostica la
insuficiencia en las condiciones físicas de espacio para acoger dichos eventos.
Allen (2000) elaboró un manual para la planificación y organización exitosa de
reuniones, eventos corporativos, galas de beneficencia, conferencias, convenciones y
otros eventos. El texto está diseñado como una herramienta de trabajo para la
organización de eventos en general, incluye consideraciones iniciales como
presupuesto, conformación del comité organizador y cronograma de actividades
previas; organización paso a paso de los detalles necesarios incluyendo tiempos
requeridos; selección de la ubicación, dando a conocer las ventajas de realizarlos en
hoteles y centros de convenciones; y requerimientos de la sede en cuanto a recursos
13
audiovisuales, iluminación y salas de reuniones. En las conclusiones se encontró que
siempre es necesaria la planificación para el éxito de un evento. Es preciso considerar
una programación de tiempos para cada actividad involucrada en el evento, de acuerdo
a la prioridad de cada una y a su aproximación a la fecha de la reunión. El texto servirá
como una guía a partir de la cual se establecen, en la presente investigación, los criterios
esenciales para llevar a cabo un evento exitoso, incorporando especialmente su enfoque
comparativo entre un hotel y centro de convenciones como sede de las reuniones.
Wu y Weber (2005) realizaron una investigación acerca de las percepciones de los
delegados que atienden reuniones en relación a la importancia de las instalaciones,
atributos y servicios brindados en los centros de convenciones. El objetivo es doble en
este estudio pues, por una parte, se busca presentar de manera general los atributos,
instalaciones y servicios desde la perspectiva de los asistentes, mientras que por otro
se identifican las fortalezas y debilidades en base al desempeño de uno de los centros
de convenciones más importantes en el Asia; el Centro de Exhibiciones y Convenciones
de Hong Kong (HKCC, por sus siglas en inglés). La metodología utilizada fue
cuantitativa, aplicada a través de la aproximación de muestreo de conveniencia. Se
realizaron encuestas a 168 asistentes a dos convenciones que tuvieron lugar en el
referido HKCC durante el año 2004. Entre las conclusiones se halló que, en gran
medida, la competitividad de un centro de convenciones depende del grado de
entendimiento que el equipo organizador tiene sobre las necesidades de los clientes y
su capacidad para satisfacerlas. Los atributos percibidos como más importantes fueron
ventilación, disponibilidad de equipos audiovisuales de primera categoría, asientos
cómodos, servicios higiénicos apropiados y trabajadores del centro de convenciones
dispuestos a colaborar durante el evento. En cuanto al desempeño del HKCC, los
resultados indicaron que el Centro de Convenciones satisface efectivamente las
preferencias de los delegados en áreas altamente importantes como instalaciones,
áreas públicas y calidad del servicio en la sede. El artículo profesional de Wu y Weber
constituye un aporte para el presente trabajo toda vez que este es una referencia
relevante para los componentes de instalaciones y servicios, catalogados, a partir de la
evidencia recogida por las autoras, como elementos que indefectiblemente deben
brindarse de manera eficiente en convenciones internacionales.
14
1.2.2. Marco teórico.
1.2.2.1. Industria de reuniones o convenciones.
Weber y Chong advierten que el deseo de reunirse e intercambiar ideas, base de las
convenciones y reuniones, es tan antigua como la humanidad misma, pero sólo a partir
del siglo XX es que la industria que se centra en esas actividades ha evolucionado
(Weber & Chon, 2002). Asimismo, las autoras de Convention Tourism: International
Research & Industry Perspectives explican que las convenciones y reuniones
representan un elemento importante de la industria del turismo. De manera más
específica, son parte de un sector de dicha industria que en muchas regiones se conoce
como MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions).
Por su parte, McCabe, Poole, Weeks y Leiper (2000) sostienen también que las
convenciones y reuniones son parte de una de las áreas de más rápido crecimiento y
mayor lucro de la industria del turismo. Sin embargo, afirman que mientras que la
industria de MICE ha sido tradicionalmente catalogada como parte de la industria del
turismo, con actividades que involucran a turistas y no turistas, en realidad las
convenciones y reuniones tienen como actividad principal, a diferencia de otras áreas
del turismo, a los negocios.
Ambas aserciones sirven de sustento para el concepto que se utilizará a lo largo de la
presente investigación; aquella de la industria de reuniones y/o convenciones o el
mercado de reuniones y/o convenciones, que se utilizará indistintamente en el desarrollo
de este trabajo.
1.2.2.2. Capacidad de las instalaciones para albergar eventos
internacionales.
Instalaciones para albergar eventos internacionales.
Stipanuk y Roffmann (1992) proporcionan conceptos específicos dentro del glosario del
sector hotelero al afirmar que las instalaciones juegan un papel importante en la
satisfacción de las necesidades de los clientes. Según los autores, se trata de “la planta
manufacturera” en la que los servicios y productos que el huésped adquiere son
creados, entregados y generalmente consumidos. El equipo y elementos de las
instalaciones son las herramientas de producción de la industria hotelera, sirven para
definir la industria en tanto esta es fácilmente identificable por los clientes en función a
las características de sus instalaciones, y sirven de locación para “la entrega de servicios
a partir de los cuales esperamos generar una ganancia”.
15
Mientras que el párrafo precedente tiene una consideración general sobre los servicios
brindados en un hotel, en el que podría incluirse también al área de organización de
eventos de ese tipo establecimiento, Allen (2000), en su guía sobre planificación de
eventos, presenta una comparación entre desarrollar reuniones en un hotel frente a
realizarlo en un centro de convenciones. Sobre el particular señala que:
Las diferencias entre hoteles y centros de convenciones afectarán su
presupuesto. Ambas instalaciones son maravillosas, pero hay que asegurarse
de conocer aquello en lo que difieren (…). Si requiere habitaciones para los
delegados, así como espacio funcional, llevar a cabo el evento en un hotel será
más efectivo en relación al costo (Allen, 2000, pág. 46).
En ese mismo orden de ideas, McCabe et al. (2000) señalan que hoy en día, las sedes
que buscan desarrollar una participación de mercado en la industria MICE necesitan
proporcionar instalaciones especialmente construidas para ofrecer usos múltiples, que
sean flexibles en su diseño y que cuenten con iluminación adecuada y espacios de
trabajo. Asimismo, sostienen que “los hoteles y otras sedes han reconocido el valor e
importancia de la industria, acogiendo su desarrollo a través de la construcción de
nuevas instalaciones y/o adecuando aquellas existentes” McCabe et al. (2000, pág. 50).
Tipos de sede
Según McCabe et al. (2000), los hoteles y sedes en general pueden ser divididas en
tres grandes categorías:
- Sedes residenciales: sedes que incluyen alojamiento. Se considera a los hoteles
resort, hoteles del distrito central de negocios, hoteles boutique y suburbanos,
centros de conferencia residenciales, universidades con alojamiento y cruceros.
- Sedes no residenciales: se incluye a centros de convenciones y exhibiciones
especialmente construidos para ese propósito, halls de exhibiciones, teatros, arenas
y estadios.
- Sedes especiales: puede incluir atracciones como edificios históricos, museos,
zoológicos, edificios icónicos y sedes deportivas.
De lo anterior, se puede extraer que los eventos pueden ser realizados tanto en hoteles
como en centros de convenciones.
16
Es ese ambiente en la sede al que se hace referencia en este trabajo cuando se habla
de instalaciones para realizar eventos, es decir, la planta física del hotel o del centro de
convenciones dedicada a dicha actividad y las características con las que cuenta.
Habiendo establecido que existen varios tipos de sede, por lo que corresponde a
instalaciones internas dentro de centros de convenciones u hoteles, estas incluyen
precisamente el espacio para realizar convenciones y exhibiciones, es decir, varios tipos
y estilos de salones de reuniones, incluidas algunas salas plenarias para albergar a una
gran cantidad de asistentes; espacio para la provisión de alimentos y bebidas para los
delegados, business center, oficinas y administración; así como áreas comunes para las
sesiones de trabajo. Además, los centros de convenciones especialmente construidos
o los hoteles que cuentan con un área especialmente diseñada para desarrollar eventos
de magnitud, están preparados “para acomodar a un gran número de personas bajo un
solo techo” McCabe et al. (2000, pág. 53).
Diseño de las instalaciones para eventos
Como bien se señala en Business and Management of Conventions:
Los centros de convenciones y exhibiciones construidos especialmente son
contemporáneos en términos de diseño, distribución, esquemas de colores,
accesorios y adecuación. Cada centro proporciona un área estéticamente
agradable para atraer tanto al asistente a la reunión como al organizador de la
misma McCabe et al. (2000, pág. 78).
Asimismo, el citado libro indica que la provisión de estas instalaciones mejoradas, en la
medida en que fueron planificadas para ese propósito, facilita al equipo de ventas del
establecimiento la venta de las instalaciones del centro. Esto es aplicable también al
caso de hoteles con instalaciones diseñadas para realizar eventos.
Tomando en cuenta las definiciones hasta aquí expuestas, es pertinente elaborar una
conexión entre los conceptos. Al mencionar en la presente tesis capacidad de las
instalaciones en hoteles o centros de convenciones para albergar eventos, se está
haciendo referencia a las posibilidades que hoteles o centros de convenciones tienen
para albergar a un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.
Es decir, se está aludiendo a la cantidad y amplitud de las salas de reuniones,
incluyendo el aforo de las mismas, según el tipo de configuración; los espacios de
trabajo auxiliares; las áreas comunes, y otros espacios necesarios para el desarrollo de
un evento con una gran cantidad de asistentes. Se tomará en cuenta la extensión,
17
disposición y diseño del espacio físico destinado para realizar el referido evento. Ello se
sustenta en los conceptos proporcionados por los autores citados en esta sección.
De acuerdo a la bibliografía revisada para elaborar la presente sección, se considera
que la planta física del centro de convenciones o espacio del hotel destinada a eventos
está, a su vez, acondicionada con ciertos elementos y dotada de ciertas características,
que lo hacen más o menos propicio para determinada convención o reunión, por lo que
a través del análisis de las sedes utilizadas para realizar los eventos del calendario
APEC 2016 en el Perú, se describirá cual fue la más idónea dentro de las opciones
disponibles, así como cuáles fueron sus limitaciones.
Es relevante indicar que al exponer el caso APEC 2016, se realizará desde las
perspectivas citadas; las instalaciones de un hotel y centro de convenciones.
1.2.2.3. Evento.
Como bien lo describen Beech, Kaiser y Kaspar (2014), de manera muy general y al
nivel más simple, un evento es “algo que ocurre”. Bajo esta definición, casi cualquier
ocurrencia podría clasificarse como evento. Sin embargo, para efectos del presente
trabajo, se han aislado tanto aquellos eventos que no necesitan ser gestionados, como
los eventos realizados de manera privada por un particular, como por ejemplo, la
organización de una fiesta de cumpleaños. Otros parámetros útiles para delimitar los
eventos a describirse en esta investigación, son los siguientes:
- Operan en un ambiente comercial que requiere un presupuesto
- Ocurren en una escala en la que la falta de gestión o administración podría llevar
al caos
- Requieren que el organizador de eventos entre en contacto con los
consumidores del evento
- Involucran a más partes interesadas, más allá del productor del evento y el
asistente al mismo. (Beech et al., 2014, pág. 9)
Adicionalmente, los referidos autores presentan una clasificación inicial de diez (10)
tipos de eventos. Empero, sólo se describirán aquellos que guardan mayor afinidad con
el objeto de estudio de esta tesis:
- Carnaval
18
- Conferencia: término que generalmente implica que la función principal del
evento es el intercambio de ideas. Comúnmente encontrado en el mundo
académico y político
- Convención: muy similar a una conferencia, pero más flexible en cuanto a la
formalidad e interacciones.
- Exhibición: evento en el que se muestran artefactos en torno a un tema común.
Término frecuentemente utilizado en museos y galerías de arte.
- Expo: término poco específico que sugiere que el evento tiene un contenido
global. Regularmente, el evento es construido alrededor de pabellones que
representan la participación de países.
Asimismo, existen nuevas perspectivas en las dimensiones de los eventos. Una de
sus clasificaciones ofrece las categorías de micro, macro y mega-eventos según el
presupuesto del comité organizador, como se muestra a continuación:
- Micro evento: hasta 10,000 euros
- Macro evento: entre 10,000 y 10 millones de euros
- Mega-evento: Más de 10 millones de euros y un gran impacto en la ciudad o país
anfitrión. Se brinda como ejemplo la organización de los juegos Panamericanos
en esta categoría (Beech et al., 2014, pág. 20).
La Cumbre de Líderes del Foro APEC estaría incluida en la categoría de megaevento
ya que contó con un presupuesto inicial de S/. 74 millones de soles, equivalentes
aproximadamente a 22 millones de dólares o 20 millones de euros (Proyecto Especial
Perú APEC 2016, 2016).
1.2.2.4. Eventos internacionales.
Se considera que una clasificación adecuada de eventos es aquella establecida por la
Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), organización que se
define a sí misma como la “comunidad global y hub (entendido como centro de
distribución) de conocimiento para la industria internacional de reuniones (ICCA, 2017).
Al respecto, conforme al Reporte Estadístico 2015 de ICCA, el mercado de reuniones
internacionales puede ser segmentado de diversas maneras: por el tamaño de las
reuniones, por la clase de asistentes a las mismas, por el propósito de ellas, entre otros
criterios (International Congress and Convention Association, 2015).
19
Sin embargo, la citada Asociación sostiene que el criterio principal utilizado por el
proveedor de eventos para segmentar el mercado de reuniones internacionales es a
partir del “iniciador de la reunión”. Dicho iniciador, determina el tipo de reunión a
organizarse y el tipo de servicios necesarios. De esta manera es posible definir dos
mercados fundamentales: el de eventos corporativos y el no corporativo. El primero
incluye reuniones organizadas por grandes compañías o corporaciones. En cuanto al
segmento no corporativo, se establece una sub-división entre los eventos llevados a
cabo por organizaciones internacionales gubernamentales y aquellos organizados por
asociaciones (organizaciones no gubernamentales).
Por otro lado, Price, Becker, Weber y Kye-Sung Chon (2002) establecen que una
reunión internacional se define en función al número de países en los que una
organización celebra su reunión. De acuerdo a ello, debe haber un mínimo de tres
países entre los que se rotará la sede.
Por lo demás, The Business of Events Management también proporciona una
clasificación de eventos en locales, regionales e internacionales, con lo cual se
establecen dimensiones de acuerdo al origen de la mayoría de participantes activos
Beech et al. (2014, pág. 22).
Como se explicó anteriormente, se ha escogido como objeto de estudio a los eventos
internacionales por los beneficios que su realización genera para el país anfitrión.
1.2.2.5. Cumbre.
Alexandroff y Brean definen a la práctica de celebrar cumbres como la reunión formal
de líderes para considerar acciones (Alexandroff & Brean, 2016). La celebración de
cumbres, de acuerdo a los autores, aborda asuntos económicos, sociales, políticos,
tecnológicos y científicos que involucran interdependencia internacional.
En su publicación titulada Summitry and Global Order, Alexandroff y Brean sostienen
que, la primera reunión, de acuerdo a la definición expuesta en el párrafo precedente,
fue celebrada en Rambouillet, Francia, en 1975, encuentro en que los líderes del G7
discutieron los desafíos enfrentados por las naciones que son individualmente
soberanas, pero cada vez más económicamente interdependientes (Alexandroff &
Brean, 2016, pág. 71).
Un ejemplo actual de cumbre es la NATO Summit Meeting, oportunidad periódica que
permite a los Jefes de Estado y de Gobierno de la Organización del Tratado del Atlántico
20
Norte (OTAN) evaluar y proporcionar estrategias directivas para las actividades de la
Alianza (OTAN, 2017). Otro ejemplo y al mismo tiempo, objeto de estudio de la presente
investigación es la Cumbre de Líderes del Foro APEC, evento que reúne a los 21 líderes
de las Economías que forman parte del referido Foro (APEC Secretariat, 2015).
Se considera pertinente incluir la definición de Cumbre en función al caso presentado
en esta investigación; APEC 2016. Como se ha mencionado, consistió en una serie de
reuniones que culminó con la Cumbre de Líderes APEC en noviembre de 2016.
1.2.2.6. Reunión.
Para la OMT, Reed Travel Exhibitions, ICCA y Meeting Professional International (MPI),
una reunión es un término general que indica el encuentro de un grupo de personas en
un mismo lugar, con el propósito de llevar a cabo una determinada actividad. El término
reunión que se acaba de describir fue tradicionalmente definido para hacer referencia al
encuentro de diez (10) o más participantes, por un mínimo de cuatro horas en una sede
contratada. Estas reuniones incluyen convenciones, conferencias, congresos,
exhibiciones, ferias de muestra, reuniones corporativas o de negocios, entre otros que
cumplan los criterios mencionados (Organización Mundial del Turismo, 2014, pág. 10).
En otro orden de ideas, McCabe et al. (2000, pág. 55) establecen cuatro categorías
generales de reuniones:
- Reuniones corporativas
- Reuniones de asociaciones
- Reuniones gubernamentales e intergubernamentales
- Reuniones de interés común
- Reuniones de inventivos y viajes
- Exhibiciones
- Trade show
- Shows públicos
Como se ha indicado, el interés de la presente investigación es abordar la capacidad
para realizar eventos internacionales. Dichos eventos, en la última década en el Perú,
han consistido esencialmente en reuniones internacionales intergubernamentales de
envergadura. A partir de esa tendencia, se ha tomado como caso de estudio la Cumbre
de Líderes APEC. Asimismo, por lo expuesto en los párrafos precedentes, a lo largo de
la presente tesis se utilizará indistintamente las palabras eventos o reunión.
21
1.2.2.7. Centro de Convenciones.
McCabe et al. (2000) define centro de convenciones como centros designados para
acomodar un gran número de personas bajo un mismo techo para una convención o
exhibición. Usualmente proporcionan un número determinado de grandes salones para
sesiones plenarias, salas con infraestructura apropiada para exhibiciones y ferias, así
como una gran variedad de salas de reuniones, salas de trabajo, instalaciones para
banquetes, un business center, oficinas y área de administración.
Según PwC, un centro de convenciones sirve para proporcionar una sede para
reuniones, convenciones, ferias de muestra, espectáculos públicos, arte e intereses
locales, entre otros (PwC, 2017). Por su parte, el Swissötel denomina al centro de
convenciones como local especializado para albergar diversos tipos de reuniones como
conferencias, cócteles, bodas, bailes, entre otros. Dichos centros de convenciones
pueden ser estructuras independientes y contar con varias salas o salones y, en algunos
casos, pertenecer a un reconocido hotel (Swissotel, 2017).
1.2.2.8. Event Management.
Uno de los problemas principales en relación a construcción de teorías y modelos en la
administración de eventos es la ambigüedad con el uso del término “evento”, como
hemos podido observar hasta este punto. No hay consenso sobre estandarización de
las categorías de eventos. La falta de claridad conceptual responde a que la percepción
sobre el término “evento” contiene diversas contextualizaciones e implicancias a partir
de varias disciplinas tales como la sociología, economía, psicología, estudios culturales,
ciencias de la comunicación, entre otros Beech et al. (2014, pág. 30).
En el año 2000, Getz hablaba de la industria de eventos como una bien establecida en
muchas formas tales como exposiciones, marketing de los deportes o producciones de
conciertos, pero como un campo académico de estudio o materia de investigación, lo
consideraba nuevo e incipiente (Getz, 2000).
Sin embargo, James Bury nos ofrece un concepto más holístico y definido. Para él, se
trata del diseño, implementación y marketing de los eventos que involucran el balance
exitoso de varios factores que van desde gestionar el presupuesto hasta
consideraciones de seguridad (Bury, 2016).
22
1.2.2.9. Servicios complementarios.
Como indican Lovelock y Wright en McCabe et al. (2000, pág. 313), “un servicio es un
acto o desempeño ofrecido por una parte a la otra (…). Es una actividad económica que
crea valor y proporciona beneficios para los clientes en lugares y momentos
específicos”. En el caso de la industria de convenciones, los servicios están referidos a
la planificación, organización y ejecución del evento. Asimismo, debido a que el servicio
no es sólo proporcionar más grandes y mejores instalaciones, como sostienen también
McCabe et al. (2000) se considera que los servicios complementarios son las atenciones
adicionales ofrecidas en esas instalaciones. Así, en la referida organización y desarrollo
de la reunión, la gestión de operaciones del evento incluye los servicios de alimentos y
bebidas, configuración y atención en los salones.
Consecuentemente, para la presente investigación, los servicios complementarios a los
que se hará referencia a lo largo del documento incluyen todos aquellas atenciones y
operaciones brindadas con el fin llevar a cabo un evento: alimentos y bebidas, servicio
de limpieza, implementación de las salas de reuniones, iluminación, disposición de los
elementos al interior de la sala, equipamiento audiovisual, planificación y organización
de la reunión, personal de asistencia durante el desarrollo del evento, entre otros. El
aspecto de articulación de los referidos servicios con las instalaciones ofrecidas para
eventos en hoteles o centros de convenciones hace referencia a una atención
coordinada, fluida y acorde con el lugar en el que se ofrecen los servicios. En el capítulo
de presentación de resultados de la presente investigación se realizará una explicación
más amplia sobre la materia.
1.2.2.10. Proyecto Especial Perú APEC 2016.
El Proyecto Especial Perú APEC 2016 fue creado mediante Decreto Supremo N° 041-
2015-RE con el objeto de:
Dar cumplimiento al calendario de reuniones definidas por el Perú en su calidad
de economía sede del Foro APEC en el 2016, lo que comprende la preparación,
organización y la realización de la XXIV Cumbre de Líderes de dicho Foro, así
como las demás reuniones, actividades preparatorias y eventos conexos, que se
llevarán a cabo durante los años 2015 y 2016” (Ministerio de Relaciones
Exteriores, 2015).
Se trata, entonces, de la oficina encargada de la organización y ejecución de las
reuniones APEC 2016 en el Perú. Dicha dependencia elaboró el informe final del Foro,
23
documento que sirvió de fuente para el estudio del caso y, consecuentemente, permitió
también llegar a los resultados presentados en esta tesis.
1.2.2.11. Foro APEC.
El Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC, por sus siglas en inglés), es
un mecanismo establecido en 1989 con el propósito de apalancar la creciente
interdependencia de la región del Asia-Pacífico. Sus 21 miembros buscan crear mayor
prosperidad para las personas de la región mediante la promoción balanceada,
inclusiva, sostenible, innovadora y segura del crecimiento y aceleración de la integración
económica regional. APEC se encarga de asegurar que los bienes, servicios,
inversiones y personas transiten libremente de manera más fácil a través de las
fronteras (APEC, 2016).
1.2.2.11.1. Necesidades y exigencias logísticas de APEC 2016
Para ser sede de las reuniones APEC, existen ciertos estándares que la economía
anfitriona debe tener en cuenta al momento de organizar las reuniones del Foro.
Anualmente, la Secretaría APEC -mecanismo principal del Foro que brinda apoyo
técnico y asesoría a las Economías Miembro- elabora un documento oficial titulado
Guidelines for Hosting APEC Meetings (APEC Secretariat, 2015) (ver anexo 4). Cada
economía anfitriona se sirve de dicha guía para la preparación logística de las reuniones
que va a albergar en su territorio e incluye, entre otros detalles, el número, tamaño y
disposición de las salas requeridas para cada tipo de reunión, cantidad de asistentes
por reunión, diseño y posición de las mesas, distribución de las sillas, equipos
audiovisuales, materiales y útiles necesarios, número de servicios de alimentación que
deben ofrecerse a los delegados asistentes durante una jornada de trabajo, y asistencia
técnica requerida.
1.3. Objetivos e hipótesis
1.3.1. Objetivos.
Objetivo General
Describir las condiciones que mostró la industria de eventos internacionales en la
ciudad de Lima para el Foro APEC 2016.
24
Objetivos Específicos
- Identificar las necesidades y exigencias internacionales del Foro APEC Perú 2016
respecto a instalaciones en hoteles, centros de convenciones y servicios conexos.
- Conocer las características que poseen las instalaciones de los hoteles y centros de
convenciones disponibles en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales
de envergadura.
- Determinar la capacidad de las instalaciones y servicios complementarios ofrecidos
en las sedes que albergaron reuniones del Foro APEC Perú 2016 en la ciudad de
Lima.
1.3.2. Hipótesis.
A partir del Foro APEC 2016 se pudo advertir que, tanto en el sector público como en el
privado no se realizó una acertada proyección del desarrollo de la industria de eventos
en el Perú. Dadas las condiciones favorables en el país, tales como sólido crecimiento
macroeconómico, clima favorable de inversiones, política de integración comercial y
acceso a mercados, atracciones turísticas únicas –incluido el boom gastronómico-, era
previsible su elegibilidad como sede de eventos de envergadura. La insuficiente
proyección limitó la capacidad actual de las instalaciones en hoteles y centros de
convenciones para llevar a cabo eventos internacionales, especialmente en la ciudad
de Lima, lo cual podría reflejarse en dificultades durante su organización y ejecución.
25
2. Método
2.1. Tipo y diseño de investigación
2.1.1. Tipo de investigación.
El método utilizado en la presente tesis, según el criterio de nivel de complejidad,
corresponde al de una investigación descriptiva. Bajo esta perspectiva, se hace posible
la construcción del conocimiento bajo un proceso objetivo y sistemático de la
información. Se identifica y describe el caso APEC en el Perú con el fin de aproximarse
al estudio de las condiciones de la industria de eventos en el país.
Por otro lado, de acuerdo al criterio del tipo de análisis al que se someterá la información
recolectada, se utilizará el método cualitativo. Se busca determinar la realidad en la que
se desenvolvieron las reuniones del Foro APEC en el año 2016 desde el aspecto
logístico-organizativo. En tal sentido, el análisis del problema identificado se realiza a
partir de la experiencia de los actores involucrados y de la documentación generada con
motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos, por tanto se requiere
un enfoque cualitativo, que identifique la naturaleza de los hechos.
2.1.2. Diseño de investigación
El diseño de la investigación es no experimental. En función al objetivo de la presente
tesis, se ha empleado un estudio descriptivo mediante la recolección de datos sin
alteraciones en el entorno.
A fin de responder a la pregunta de investigación, se ha optado por obtener la
información necesaria a partir de la aplicación de un estudio transversal, es decir, con
interacciones, en una sola ocasión, a través de entrevistas a los actores relevantes
involucrados en el entorno analizado; aquel de la organización de eventos.
En adición a lo anterior, se recurrirá a la revisión de registros existentes sobre la materia
estudiada. En el caso APEC 2016, el Informe Final de la XXIV Cumbre de Líderes y sus
reuniones conexas, elaborado por la oficina temporal Proyecto Especial Perú APEC
2016, servirá como fuente adicional para dicho fin.
26
2.2. Variables
Variables independientes (deductivas)
i) Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus
reuniones
ii) Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de
convenciones
iii) Servicios complementarios articulados
Variable dependiente (inductiva)
Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura
Cuadro N°1
Matriz de Variables
Variable Independiente 1:
Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus reuniones
Definición Conceptual Definición operacional
Estándares logísticos de la Secretaría APEC impuestos a las Economías anfitrionas que organizan las reuniones del Foro en un año determinado.
Se refiere al tamaño, número y disposición de las salas de reuniones, cantidad de asistentes por reunión, posición de las mesas y sillas, equipos y materiales necesarios, cantidad y tipo de servicios de alimentación requeridos por día, y asistencia técnica necesaria durante los eventos.
Variable Independiente 2:
Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de convenciones
Definición Conceptual Definición operacional
Detalles técnicos sobre las instalaciones los hoteles y centros de convenciones.
Se refiere al número y tamaño de las salas que posee su área de eventos. Se hace alusión a la amplitud de las mismas según el tipo de configuración, los espacios de trabajo auxiliares y otros necesarios para el desarrollo de un evento.
Variable Independiente 3: Servicios complementarios articulados
Definición Conceptual Definición operacional
Servicios de soporte para los eventos ofrecidos en el desarrollo de la reunión.
Se refiere a los servicios de alimentos y bebidas, limpieza, implementación de las salas, iluminación, equipos audiovisuales, diseño y disposición del mobiliario al interior del salón, entre otros, ofrecidos de manera articulada con las instalaciones de eventos.
Variable Dependiente 1:
Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura
Definición Conceptual Definición operacional
Capacidad de los hoteles y centros de convenciones para albergar un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.
Ciertos hoteles y/o centros de convenciones, según sus características, estarán en la capacidad de organizar y llevar a cabo eventos internacionales de gran envergadura como APEC 2016.
27
2.3. Participantes
- Actores Institucionales: el Ministerio de Relaciones Exteriores, como organizador de
la XXIV Cumbre del Foro APEC
- Actores Particulares: hoteles de 4 y 5 estrellas con un área de event management o
centro de convenciones que se encuentren en la capacidad de realizar grandes
eventos internacionales.
- Actores Privados: Posibles inversionistas interesados en llevar a cabo proyectos
hoteleros que contemplen un área de eventos lo suficientemente amplia como para
organizar reuniones internacionales de gran envergadura.
2.4. Instrumentos de investigación
Se utilizarán dos cuestionarios de entrevista (ver anexo 5) a cinco (05) personas del
área de eventos, como se puede observar en los siguientes cuadros:
Cuadro N°2
Ficha Técnica 1
Autor Investigadora
Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra en función a los hoteles sede APEC. Elaboración del cuestionario semi-estructurado en base a los objetivos de investigación.
Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado, en el centro de trabajo de cada entrevistado (oficina de eventos del hotel Westin, Swissotel, los Delfines y Marriott).
Procedimiento de validación Facultad de Hotelería, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.
Tamaño de la muestra 4 entrevistas
Fechas de campo Del 03 de mayo al 02 de junio de 2017
Cuadro N° 3
Ficha Técnica 2
Autor Investigadora
Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra según las características específicas del entrevistado: su experiencia en la organización APEC 2016.
Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado en el centro de trabajo del entrevistado (oficina de eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores).
Procedimiento de validación Facultad de Administración Hotelera, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.
Tamaño de la muestra 1 entrevista
Fechas de campo 25 de mayo de 2017
28
Muestra
Las unidades de análisis se determinaron en función al caso APEC 2016, ya que este
sirve de base para estudiar la capacidad de las instalaciones de hoteles y centros de
convenciones en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales de gran
envergadura, así como la articulación entre esas instalaciones y los servicios
complementarios ofrecidos en los referidos eventos.
En ese orden de ideas, se realizará una entrevista a los encargados del área de eventos
de los 3 hoteles que sirvieron de sede para alguna de las reuniones de APEC 2016, al
encargado de eventos de un hotel adicional que, si bien no formó parte de los hoteles
seleccionados para realizar las sesiones oficiales del Foro, se incluye a manera de
validar los instrumentos empleados y, a un miembro de la oficina temporal a cargo de
preparación y ejecución de las reuniones del foro APEC en el Perú con el fin de conocer
las características del evento, su desarrollo a nivel logístico y detalles que sólo podrían
ser compartidos por alguien que formó parte del equipo organizativo interno.
De tal forma, se han priorizado los criterios de representatividad, al ser los cinco
entrevistados sujetos típicos de la realidad de la gestión de eventos y pertinencia, ya
que por la naturaleza de sus funciones conocen del tema.
A continuación se muestra un cuadro sobre las características de las unidades de
análisis:
Cuadro N° 4
Detalles de la muestra
Entrevistado Cargo Hotel / Institución Observaciones
Sra. Nathalie Loayza Gerente de Relaciones Institucionales
Hotel los Delfines Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sr. Rudy Mendiola Director de Eventos Hotel Marriott
No fue sede de reuniones oficiales APEC. Se incluye a modo de validar el instrumento utilizado en la investigación.
Sr. Alfred Mercer Gerente de Grupos y Eventos
Westin Lima Hotel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sra. Ericka Alavena Gerente de Eventos
Swissötel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sra. Cecilia Monteverde
Jefe de la oficina de Gestión de Eventos y parte del equipo del Proyecto Especial Perú APEC 2016
Proyecto Especial Perú APEC 2016 - Ministerio de Relaciones Exteriores
Dependencia de Ministerio a cargo de la planificación, organización y realización de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos.
29
2.5. Procedimientos
El procedimiento empleado consistió en la aplicación de entrevistas semi-estructuradas.
Para cada una de las entrevistas se realizó una solicitud vía correo electrónico
manifestando el interés de la investigadora de realizar un cuestionario con fines
académicos. Se indicó que se trata de una tesis realizada para obtener la licenciatura
por parte de la Universidad San Ignacio de Loyola y se detalló brevemente el tema y
objetivo del estudio. Todos los participantes seleccionados respondieron a través del
mismo medio aceptando la entrevista.
Por cuestiones de agenda de cada representante del área de eventos de los hoteles
elegidos, las fechas fueron variando. Incluso en el caso de la Gerente de Eventos del
Swissötel, Ericka Alavena, debido a sus compromisos laborales, se acordó en principio
una entrevista telefónica, la cual se realizó el 03 de 2017. Sin embargo, al regreso de
un viaje de trabajo, se consultó con ella la posibilidad de programar un encuentro para
completar la información. Es así que fue factible entrevistarla presencialmente el viernes
02 de junio de 2017.
Las entrevistas se llevaron a cabo en los cuatro hoteles seleccionados y en la sede de
la Cancillería peruana. El primer cuestionario aplicado aquel realizado a Nathalie
Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines, el 12 de mayo de
2017, por la mañana. La señora Loayza recibió a la investigadora en el lobby del hotel
y la entrevista se llevó a cabo en la zona del comedor. Durante la mañana del 16 de
mayo se entrevistó a Rudy Mendiola, Director de Eventos del hotel Marriott, optó por
responder el cuestionario en su oficina, ubicada en el cuarto piso del hotel. De manera
similar, Alfred Mercer del Westin decidió realizar la entrevista en su despacho en el
segundo piso del hotel. Por su parte, Ericka Alavena del Swissötel recibió a la autora de
la presente investigación en el lobby del hotel. Finalmente, Cecilia Monteverde, Jefe de
Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores, hizo lo propio realizando la entrevista
en las oficinas del área de eventos de la Cancillería.
En cada caso, el proceso fue el siguiente:
1) Presentación de la investigadora
2) Breve introducción al tema y objetivo de investigación
3) Solicitud de autorización para grabar la entrevista
4) Inicio de la entrevista y aplicación del cuestionario
5) Agradecimiento por la participación
6) Fin de la entrevista
30
Plan de Análisis
El tratamiento dado a los datos recogidos se realizó en base al establecimiento de
categorías y algunas subcategorías según las variables de la investigación y el
cuestionario elaborado. Luego, se optó por clasificar las categorías en una tabla,
incluyendo columnas para cada entrevistado, estructurando y sistematizando la
información recolectada durante las entrevistas de manera tal que la matriz ofreciera un
panorama general de los resultados a fin de facilitar la presentación de los hallazgos.
Para la interpretación de los datos, si bien la matriz del plan de análisis fue muy útil para
observar coincidencias y contrastes entre opiniones emitidas, fue empleada de manera
auxiliar ya que fue necesario recurrir al documento transcrito de cada entrevista para
construir los enunciados teóricos.
31
3. Resultados
3.1. Presentación de resultados
3.1.1. Necesidades y exigencias del Foro APEC Perú 2016
Como se mencionó anteriormente, al ser un foro internacional, APEC posee ciertos
estándares logísticos que cada país anfitrión de turno (economía sede) debe emplear al
organizar los eventos del calendario oficial. En el caso del Perú, se hizo de tal manera.
Se recibió el documento titulado Guidelines for Hosting APEC Meetings y, como es
tradicional, se solicitó información logística complementaria al anfitrión que realizó el
foro del año anterior; Filipinas, a fin de contar con una referencia confiable.
En cuanto a los aspectos logísticos, uno de los puntos más importantes a tener en
cuenta para poder planificar y organizar los eventos APEC fue conocer el número de
delegados (participantes en las reuniones temáticas) que asistirían a las reuniones, así
como las salas adicionales que se necesitarían para cubrir actividades relacionadas a
la reunión, sin las cuales no podría funcionar ningún evento. Al respecto, se pueden
mencionar algunas de ellas como el espacio para las acreditaciones; sala de
documentación, en la que se reproducían los materiales impresos para los delegados;
salas bilaterales, requeridas para reuniones entre delegados de dos economías parte
de APEC; sala de prensa, para las conferencias al final de cada reunión; sala de
delegados, para sus coordinaciones internas; oficinas de trabajo técnico, para el
personal de apoyo de la Cancillería encargado de la parte operativa de las reuniones;
módulos de informe, con stands para la atención de los delegados extranjeros, entre
otros (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016).
Para un mejor panorama de las reuniones APEC realizadas a lo largo del año 2016 y el
número de asistentes en cada una de ellas, se presenta a continuación un cuadro
resumen con los eventos oficiales:
Cuadro N° 5
Resumen de asistentes a las Reuniones APEC 2016
Reunión Fecha Lugar N° de participantes
Reunión de Viceministros de Fianzas y Representantes de Bancos Centrales (AFCBDM)
Febrero 2016
Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines
455 registrados de los cuales 109 fueron delegados
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC y sus reuniones conexas (SOM1)
Febrero 2016
Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines
2535 registrados de los cuales 1338 fueron delegados
Taller de buenas prácticas para la mejora de la Cadena de Suministros
Mayo 2016
Lima: Auditorio del edificio Carlos García Bedoya de la Cancillería
75 registrados, de los cuales 42 fueron delegados
32
Reunión Fecha Lugar N° de participantes
Segunda Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM 2)
Mayo 2016 Arequipa: Centro de Convenciones Cerro Juli
1678 registrados, de los cuales 679 fueron delegados
Reunión de Ministros de Responsables de Comercio (MRT)
Mayo 2016 Arequipa: Hotel Libertador Arequipa
1132 registrados, de los cuales 353 fueron delegados
Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas (SFOM)
Mayo 2016 Trujillo: Hotel Costa del Sol
257 registrados, de los cuales 57 fueron delegados
48° Reunión del Grupo de Trabajo de Turismo y Reunión Ministerial de Turismo
Mayo 2016 Lima: Centro de Convenciones de Lima (CCL)
494 registrados, de los cuales 159 fueron delegados
Reunión del Grupo de Trabajo de Telecomunicaciones e Información
Junio 2016 Tacna: Casino Militar de Tacna
398 registrados, de los cuales 93 fueron delegados
Foro sobre la Mujer y Economía Junio 2016 Lima: CCL 1273 registrados, de los cuales
215 fueron delegados.
Tercera Reunión de Altos Funcionarios APEC y Reuniones Conexas (SOM 3)
Agosto 2016
Lima: CCL 4475 registrados, de los cuales 2447 fueron delegados
Reunión Ministerial de Pequeña y Mediana Empresa
Setiembre 2016
Lima: CCL 1302 registrados, de los cuales 389 fueron delegados
48° Reunión del Grupo de Expertos de Eficiencia Energética y Conservación
Setiembre 2016
Tarapoto: Hotel Río Schilcayo
196 registrados, de los cuales 26 fueron delegados
Reunión Ministerial de Seguridad Alimentaria
Setiembre 2016
Piura: hotel Casa Andina Private Collection
910 registrados, de los cuales 240 fueron delegados
Sexta Reunión Ministerial de Educación APEC
Octubre 2016
Lima: CCL 1011 registrados, de los cuales 295 fueron delegados
Décima Reunión de Altos Funcionarios en Gestión de Riesgos
Octubre 2016
Iquitos: Hotel Sombrero de Paja
184 registrados, de los cuales 51 fueron delegados
Reunión Ministerial de Finanzas APEC y reuniones conexas (FMM)
Octubre 2016
Lima: CCL
1131 registrados, de los cuales 218 fueron delegados
Semana de Líderes APEC Perú 2016:
Reunión Conclusiva de Altos Funcionarios APEC (CSOM) + Reunión Ministerial Conjunta APEC (AMM) + Reunión de Cumbre de Líderes APEC (AELM)
Noviembre 2016
Lima: CCL
17794 registrados, de los cuales 8717 fueron participantes de las reuniones y 4692 fueron delegados.
Fuente: (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016)
Elaboración: Propia
Como se puede observar, no todas las reuniones se llevaron a cabo en Lima. Asimismo,
el número de asistentes varió de acuerdo a cada reunión. Cuando se indica el total de
registrados, se hace referencia a la cantidad total de personas a las que se les dio
credenciales para ingresar al recinto del evento (prensa, proveedores, personal técnico,
funcionarios de la Cancillería y otros sectores, etc.) Proyecto Especial Perú APEC 2016
(2016). De otra parte, los delegados, son aquellas personas que asisten a las reuniones
temáticas y forman parte de ellas, participando durante cada sesión ya que son los
representantes de su país ante APEC para determinada reunión.
A fin de brindar una idea clara del funcionamiento de las reuniones APEC, se tomará
como ejemplo una de ellas para detallar los requerimientos y estándares impuestos por
el foro para llevar a cabo el evento. No todas las reuniones tienen el mismo formato de
sala, este varía de acuerdo a la categoría y temática del evento.
La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1), llevada a cabo del 20 de
febrero al 04 de marzo de 2016, fue uno de los primeros eventos APEC en el año.
33
Consistió en reuniones preparatorias y sesiones previas a una reunión plenaria en la
que los 21 Altos Funcionarios, representantes de cada país (Economía APEC) ante el
Foro, sesionaron para discutir las conclusiones, llegar un consenso y finalizar el evento.
Dicha reunión fue la única en Lima realizada simultáneamente en tres hoteles de la
ciudad: Westin, Swissötel y Los Delfines. Ello se debió a que se requerían espacios para
una sesión plenaria y 56 reuniones conexas (grupos de trabajo, comités, talleres, etc.).
En total, se necesitaban 17 salas de reuniones, 9 salas bilaterales, 12 oficinas, 3 salas
de documentación, 3 salas de delegados, 1 sala para oficiales de enlace (voluntarios
orientadores asignados a cada Alto Funcionario), 3 salas de prensa, 3 salas para
oratorio (sala de oración de los delegados musulmanes), 3 salas para tópico, así como
áreas para los almuerzos de los delegados, módulos de informe y un módulo de
acreditaciones Proyecto Especial Perú APEC 2016 (2016). Consecuentemente, un solo
hotel no hubiera podido cumplir con los requerimientos de la citada reunión.
El SOM1, como cada reunión de oficial APEC, inicia con sesiones de grupos de trabajo,
reuniones preparatorias y talleres en los que se aborda una agenda establecida de
temas variados que son de interés del Foro. A estos se les llama eventos o reuniones
conexas y se reúnen simultáneamente en diferentes salas a través de toda la duración
de la reunión, que es de varios días. Asimismo, las reuniones conexas tienen formatos
distintos; algunos son tipo auditorio o escuela, que son los formatos más comunes en
eventos, pero algunos otros, los más frecuentes en APEC, tienen el formato de mesa
en “o”, que no es otra cosa que el arreglo de mesas en forma de esa letra. Para las
sesiones plenarias, siempre se requieren las salas más grandes porque en el formato
aplicable de mesas en forma de “o” se sientan dos representantes por Economía y tiene
que haber suficiente espacio para las 21 Economías, espacios para ponentes en la
mesa principal, para los observadores APEC e invitados de la sesión. En total, para una
sesión plenaria normalmente se necesita un formato de O60 (mesa en “o” para 60
personas) con tres (03) filas de asientos detrás de los ponentes principales para los
demás participantes. En la siguiente imagen se puede apreciar la sala plenaria del
SOM1 de APEC 2016 en el hotel Westin:
34
Imagen N° 1
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) – Hotel Westin
Fuente: Ministerio de Relaciones Exteriores
Por otro lado, APEC también establece estándares técnicos para sus reuniones. Como
también se puede observar en la imagen previa, en el centro de la sala se colocan
pantallas LED para que los delegados puedan observar la presentación. Para la plenaria
del SOM1, así como para las otras reuniones plenarias, se requieren 16 televisores. En
cada sala en la que el formato sea una “o”, se colocan las referidas pantallas.
Así como para la sesión plenaria que culmina el SOM1, para los eventos conexos
previos también se necesitan salones con sus propios formatos de “o” más pequeños
(O32, O40), auditorio o escuela, como se puede apreciar en el anexo 6.
En cuanto a los servicios complementarios requeridos por el Foro APEC, se encuentran
los servicios de alimentación, de transporte, de limpieza, de infraestructura,
implementación y atención a salas y, de soporte técnico. Sobre el primero, en cada
jornada de reuniones está establecido brindar un coffee break por la mañana, almuerzo
buffet y un coffee break por la tarde. Es preciso señalar que, de acuerdo a los estándares
de APEC, en adición a comida local que el país anfitrión desee brindar, se debe ofrecer
un buffet internacional, opciones vegetarianas, opciones veganas y una estación de
comida con certificación Halal (según la dieta permitida por la religión musulmana) (Halal
Perú, 2017). Por otro lado, respecto a los servicios de infraestructura, se requiere
personal que conozca el formato de la reunión para ordenar la sala un día antes del
evento. A su vez, el personal de atención a sala, debe también conocer el formato de la
reunión para pasar revisión antes del inicio de esta y comprobar que todos los
implementos estén completos (número de micrófonos en la mesa “o”, pantallas, tarecos
con nombres de las Economías y ponentes en orden), conocer el orden de las
35
presentaciones del día y los cambios de los tarecos, de producirse estos en un mismo
día. Asimismo, el personal de sala deberá estar atento a los requerimientos el director
del programa, delegado que se encarga de realizar los pedidos específicos de la reunión
al oficial de sala tales como documentación, cambio en material audiovisual, entre otros.
Como ya se ha mencionado, los requerimientos del Foro varían en función a cada
reunión y dentro de ella, de acuerdo al tipo de sesión que corresponda realizar, pero en
general siempre se exigirá de la sede en la que se realice determinado evento oficial
APEC, ciertos espacios fijos como la sala de documentación, el oratorio, sala de
delegados, oficinas, salas de trabajo, salas bilaterales, entre otras, que se necesitarán
en todas las reuniones. Consecuentemente, cuando se hable de reuniones para 40 o 50
delegados a lo largo de dos semanas de eventos, como el SOM1, también se tienen
que tomar en cuenta los espacios adicionales requeridos. Es por ello que para dicha
reunión fue necesario ubicar tres hoteles con capacidad suficiente para todas las salas
necesarias y que los eventos se llevaran a cabo de manera paralela.
3.1.2. Características de las instalaciones de hoteles y centros de
convenciones de Lima para realizar eventos internacionales de
envergadura.
Centros de Convenciones
Al realizar una búsqueda en la web, se halló que en la ciudad de Lima existen numerosos
establecimientos que tienen denominación de centro de convenciones (C.C.). Sin
embargo, no todos ellos tienen las instalaciones adecuadas o el tamaño requerido en
ellas para llevar a cabo eventos internacionales como APEC u otros de gran
envergadura. La gran mayoría de ellos utiliza sus espacios para realizar eventos
sociales como conciertos o fiestas. A continuación se muestra un cuadro detallando
dichos centros y los fines para los que se utilizan:
Cuadro N° 6
Centros de Convenciones en Lima
Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima
Real Audiencia Centro de Convenciones
San Borja
Capacitaciones, selección de personal, conferencias, presentación de productos y premiaciones
200 personas – formato auditorio
Centro de Convenciones Barranco Arena
Barranco Conciertos, fiestas, recepciones, desfiles de moda
No disponible
Centro de Convenciones Barranco
Barranco Conciertos y fiestas No disponible
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Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima
Centro de Convenciones 28 de Julio
Miraflores corporativos
3 salas de eventos: capacidades de 300, 105 y 80 personas en
formato auditorio
Centro de Convenciones Javier Prado
La Victoria
Eventos sociales (matrimonios, fiestas de cumpleaños, bautizos, graduaciones) y corporativos (seminarios, congresos, capacitaciones).
No disponible
Centro de Convenciones Embassy
Lima
Espectáculos, bodas, reuniones privadas, conciertos, reuniones corporativas
No disponible
Centro de Convenciones de Lima (CCL)
San Borja
Eventos corporativos, de gobierno, congresos, convenciones, conferencias, cumbres, simposios, etc.
18 salas – capacidad de 10 mil personas en formato auditorio
Centro de Convenciones Festiva
Miraflores Conciertos y fiestas privadas
No disponible
Centro de Convenciones Daniel Alcides Carrión
Miraflores Científicos y empresariales
1 auditorio para 950 personas y 10 salas
distribuidas en 5 pisos (la más amplia para 250 personas)
Centro de Convenciones ZENTRO - Restobar
Lima Eventos sociales No disponible
Centro de Eventos “Jardín Vivero”
Santiago de Surco Ferias y exposiciones No disponible
Centro de Exposiciones Jockey
Santiago de Surco Exposiciones, ferias y festivales
No disponible
Centro de Convenciones Casa Prado
Miraflores Eventos sociales
10 salones, con capacidad entre 21 y
108 personas en formato auditorio
Casa de Espiritualidad Hermasie Paget
San Isidro Eventos en general
01 auditorio para 360 personas, 18 salas
con capacidad entre 20 y 100 personas y 01 salón multiusos con capacidad para
300 personas
Centro de Convenciones del INICTEL
San Borja
Conferencias, eventos culturales, simposios, graduaciones, conciertos musicales, ceremonias y expoferias
Auditorio para 432 personas, 01 sala vip para 10 personas y
dos salas con capacidad para 70
personas en formato auditorio
Scencia Centro de Convenciones
La Molina Conciertos y fiestas privadas
No disponible
Fuente: www.google.com
Elaboración: Propia
De los establecimientos listados, exceptuando al Centro de Convenciones de Lima,
únicamente seis de ellos cuentan con instalaciones adecuadas para llevar a cabo
eventos corporativos, conferencias o convenciones. Empero por su limitada capacidad,
como en el caso del C.C. Real Audiencia cuyo único salón admite en formato auditorio
a 200 personas (Real Aundiencia Centro de Convenciones, 2016), o por el diseño de
37
sus instalaciones, como aquellas de la Casa de Espiritualidad (Casa de la Espiritualidad
Hermasie Paget, 2017) que cuenta con sencillos amientes que no le permitirían albergar
un evento de la talla de un organismo o foro internacional, no fueron contemplados en
ningún momento como opciones sede para las reuniones oficiales APEC (Proyecto
Especial Perú APEC 2016, 2016).
En relación al Centro de Convenciones de Lima (CCL), es el recinto de reuniones más
grande del Perú especialmente diseñado para albergar eventos de gran envergadura y
de nivel internacional. Propiedad del Estado peruano e inaugurado en el año 2015 con
el fin de albergar las Reuniones Anuales del FMI y el Banco Mundial (Proinversión,
2016), el CCL cuenta con 8 pisos, 18 salas y una capacidad de hasta 10 mil personas.
Además, cuenta con áreas extras como un hall interior en cada piso, tres terrazas, un
hall exterior, tópico, cocina, comedor, oficinas de gestión, copy center, entre otros
salones (ver anexo 7). Actualmente, el CCL está bajo la administración temporal del
Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, y se encuentra a la espera de la
concesión de su operación y mantenimiento (Proinversión, 2016). Cabe señalar que el
Grupo OAS, que estuvo a cargo de su construcción, no ha terminado la obra al 100% y
existen arbitrajes entre el gobierno y dicha empresa, lo que ha generado problemas en
el mantenimiento del centro de convenciones (Gamboa, "Entrevista a Cecilia
Monteverde". En Transcripción 4, 2017).
Hoteles
Sucede de manera similar en lo referente a hoteles con área para eventos. La capacidad
de sus salones varía considerablemente dependiendo del tipo establecimiento. Con el
propósito de tener un panorama general de las instalaciones para eventos de los
principales hoteles en Lima de 3, 4 y 5 estrellas (distribuidos en los distritos de
Miraflores, San Isidro, San Borja, Surco y Lima) se ha elaborado el siguiente cuadro:
Hotel
Capacidad
Categoría Salones
Capacidad Máxima de personas
(formato auditorio)
Crowne Plaza 7 150 5 estrellas
Country Club 5 700 5 estrellas
Delfines Hotel & Casino 15 1000 5 estrellas
El Pardo DoubleTree by Hilton 7 400 4 estrellas
Hilton Lima Miraflores 19 400 5 estrellas
Hotel Estelar Miraflores 11 240 5 estrellas
Hotel Golf Los Incas 4 100 5 estrellas
Hoteles San Agustín Riviera 2 250 3 estrellas
Hoteles San Agustín Exclusive 6 300 4 estrellas
JW Marriott Lima 29 500 5 estrellas
Hotel Libertador Lima 4 110 4 estrellas
Melia Lima Hotel 11 500 5 estrellas
Belmond Miraflores Park 5 400 5 estrellas
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Hotel
Capacidad
Categoría Salones
Capacidad Máxima de personas
(formato auditorio)
Novotel 9 280 4 estrellas
Plaza del Bosque Apart Hotel 6 300 5 estrellas
Radisson Decapolis Miraflores 2 150 4 estrellas
Radisson Hotel & Suites San Isidro
1 50 4 estrellas
Royal Park Hotel 5 60 5 estrellas
Sheraton Lima Hotel & Convention Center
19 1600 5 estrellas
Sonesta Hotel El Olivar 12 300 5 estrellas
The Westin Lima Hotel & Convention
17 2254 5 estrellas
Thunderbird Hotels J. Pardo 4 60 5 estrellas
Thunderbird Fiesta Hotel & Casino
2 40 5 estrellas
Thunderbird Hotels Carrera 2 200 4 estrellas
Swissötel 12 900 5 estrellas
Atton Hotel 7 150 4 estrellas
BTH Hotel 6 250 4 estrellas
NM Lima Hotel 6 200 4 estrellas
Hotel & Centro de Convenciones María Angola
5 1800 3 estrellas
Hotel Dazzler 3 130 4 estrellas
Fuente: Sociedad Hoteles del Perú (SHP)
Elaboración: Propia
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, el número de hoteles con la mayor
capacidad para realizar eventos en sus salones es reducido. Únicamente cinco hoteles
tienen capacidad máxima en formato auditorio para recibir entre 400 invitados y 900
invitados. Con capacidad entre 1000 y 1800 personas existen 3 hoteles, pero uno de
ellos, el hotel María Angola, es de categoría 4 estrellas, por lo que sólo se incluyó como
referencia. No estaría contemplado como opción para realizar un evento internacional
de envergadura por esta razón. Por otro lado, el hotel Sheraton, si bien cuenta con una
capacidad en sus salones de hasta 1600 personas, su ubicación en el centro de Lima
lo convierte en una opción menos atractiva para los organizadores de reuniones, como
indica Cecilia Monteverde, Jefe del área de Eventos de la Cancillería (Gamboa, 2017).
El Westin Lima Hotel, con una capacidad de hasta 2254 personas en su salón
Limatambo, le otorga el primer lugar en la lista.
3.1.3. Capacidad de las instalaciones y servicios complementarios de las
sedes del Foro APEC.
Las reuniones de APEC 2016 en la ciudad de Lima se llevaron a cabo en cuatro sedes:
los hoteles Westin, Swissötel y Los Delfines, y en el Centro de Convenciones de Lima.
La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) fue la única en Lima que no
se realizó en CCL. De acuerdo a la señora Monteverde, esto responde a que dicho
centro de convenciones no tenía disponibilidad para las fechas en las que estaba
39
programado el SOM1, ya que el equipo organizador tenía previsto realizar todas las
reuniones oficiales del Foro en la capital. La elección de los tres hoteles citados fue en
base a la capacidad, siguiendo el cronograma de reuniones APEC e identificando la
cantidad de eventos simultáneos que había en un mismo día. Por la cantidad de los
mismos, no podía contarse con una sola sede.
Hotel Westin
Para Alfred Mercer, Gerente de Grupos y Eventos del Westin, la industria de eventos es
muy importante para ese hotel ya que representa un gran porcentaje de los ingresos
totales. Además, ésta involucra a muchos sectores como el turismo, empresas de
servicio relacionadas a la industria de convenciones y tiene un impacto positivo en la
economía de un país. En el caso del Perú, Mercer menciona que hay otras ciudades
que se ven beneficiadas con eventos que se organizan en Lima, porque a los
participantes les interesa visitar los atractivos que tiene el país. Sin embargo, uno de los
factores más importantes, según él, es el reconocimiento y la imagen que se crea del
Perú en el exterior, lo cual sirve para demostrar que es un país capaz de organizar
reuniones internacionales de alto nivel y gran envergadura. Esa imagen influye en la
reputación del Perú en el extranjero, en la prensa internacional y puede repercutir de
manera positiva, logrando ser elegidos para otros eventos importantes o simplemente
como destino atractivo para turismo o para hacer negocios (Gamboa, "Entrevista a
Alfred Mercer". En Transcripción 3, 2017).
El Westin cuenta con el centro de convenciones más grande del Perú en un hotel. Con
17 salas para eventos distribuidas entre la tercera y la cuarta planta del hotel, tiene una
capacidad máxima para 2254 personas en el salón Limatambo (salas Limatambo 1, 2,
3 y 4 unidas en formato auditorio). Asimismo, tiene múltiples salas independientes con
capacidades que van de 20 hasta 120 personas, en formato auditorio. Las salas Cuzco
1, 2 y 3 juntas tienen una capacidad total de 312 personas, en el mismo formato (ver
anexo 8). De acuerdo al señor Mercer, esta variedad de salones brindó a los
organizadores de APEC 2016 flexibilidad para armar las distintas salas de soporte como
el centro de documentación, la sala de delegados, las oficinas de trabajo, el centro de
operaciones de los organizadores, la sala de prensa, entre otros espacios necesarios.
(Gamboa, 2017).
En cuanto a los servicios, el hotel Westin ofrece traslados desde y hacia el aeropuerto,
asesoría para el evento, montaje de salones, alimentos y bebidas (comida internacional,
nacional, opciones vegetarianas, certificación para comida Kosher y Halal), equipos
audiovisuales, mobiliario, decoración, paquetes turísticos, regalos especiales para los
40
delegados, descuentos en las habitaciones para los delegados que se alojan en el
mismo hotel, entre otros. El señor Mercer señala que se trata de un hotel full service,
con una operación sincronizada que se encarga de todos los detalles necesarios para
el evento, incluyendo la planificación de las reuniones, atención durante el evento y un
servicio de post-venta.
Asimismo, el gerente de eventos resalta que, si bien la gran ventaja de realizar
reuniones como APEC en un centro de convenciones es la capacidad de sus
instalaciones, llevarlo a cabo en un hotel como el Westin aporta otros beneficios
relevantes tales como el hecho de que la operación del evento y del hotel esté
concentrada bajo una misma administración coordinada, la experiencia en el rubro de
servicios, los estándares de calidad que poseen y el entrenamiento de su personal.
Adicionalmente, sostiene que en un hotel se puede responder mejor a sucesos
imprevistos.
Siendo el Westin el hotel con mayor espacio en su área de eventos, se consultó al señor
Mercer sobre la planificación para lograr dicha de capacidad. Sobre el particular, él
considera que esta se debe a que “en su momento, se hizo un estudio de lo que había
en la ciudad, y hacía falta un salón con la capacidad de nuestro salón Limatambo. En
ese entonces (en el año 2007-2008), el salón más grande lo tenía el Swissötel”. Hubo
una proyección de la industria de eventos y se concluyó que ésta crecería en el futuro,
por lo que había una oportunidad para cubrir ese nuevo mercado.
Swissötel
Para Ericka Alavena, Gerente de Eventos del Swissötel, la industria de eventos ha
presentado un crecimiento sostenido en los últimos veinte años. Dicha industria es
importante porque gracias a eventos internacionales de gran magnitud “se ha puesto al
Perú en vitrina, se conoce más al país, es posible atraer más capitales y turistas”
(Gamboa, "Entrevista a Ericka Alavena". En Transcripción 5, 2017). Además, de
acuerdo a Alavena, gracias a dicha industria hay un impulso otros sectores, se genera
empleo y se crea una buena imagen del Perú como país sólido, si es que el evento ha
sido exitoso. Asimismo, considera que el Perú continuará siendo elegido anfitrión de
importantes eventos internacionales si es que logra reunir ciertos factores como señales
de solidez económica, infraestructura, instalaciones y servicios adecuados, y si presenta
mejoras en áreas como los accesos viales y el tránsito.
En relación a las instalaciones del Swissötel, este cuenta con 12 salas ubicadas en el
segundo piso del hotel. La sala más grande es el Grand Salon (unión de Grand Salon I,
II y III) que en formato auditorio tiene una capacidad máxima para 840 personas.
41
Considerando el uso de todas las salas de hotel, se tiene una capacidad 1900 personas
en formato auditorio (ver anexo 9). En ese orden de ideas, Alavena indica que la
capacidad actual del hotel en cuanto a eventos responde a que este es un
establecimiento esencialmente corporativo, con clientes cuyo motivo de alojamiento o
contratación de servicios son los negocios. Cuando el hotel fue inaugurado hace 20
años, asegura la gerente, tenía una gran capacidad en cuanto a salones de eventos en
comparación a otros hoteles existentes de la misma categoría, pero conforme la ciudad
de Lima fue creciendo, la competencia aumentó y la administración del hotel identificó
la necesidad de realizar una ampliación que se dio tanto a nivel de habitaciones como
de salones de eventos.
De otra parte, según Alavena, al contratar el uso de las salas del Swissötel, se ofrecen
“todos los servicios que se puedan requerir para los eventos” tales como equipos
audiovisuales, iluminación, alimentos y bebidas o la posibilidad de traer catering externo,
organización del evento y orientación, montaje de la sala y atención durante el evento.
Asimismo, señala dos grandes fortalezas de un hotel como sede de reuniones
internacionales: el hecho de contar con alojamiento en el mismo lugar en el que se llevan
a cabo las conferencias y el departamento de A&B. Sobre el primer punto, resalta que
hay un ahorro en tiempo, trabajo y presupuesto al hospedar a los delegados en el mismo
hotel de las reuniones ya que no se requiere transporte, es seguro y más cómodo para
ellos. Con respecto a lo segundo, la gerente de eventos sostiene que el Swissötel tiene
cinco restaurantes y veinte años trabajando en la industria de servicios, lo que les ha
otorgado experiencia y les brinda confianza para realizar servicios de alimentación para
una gran cantidad de personas, con calidad y en todas las variedades de comida,
incluyendo aquellas que requieren certificación internacional como Halal o Kosher.
Los Delfines
Nathalie Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines comenta
la industria de eventos es altamente importante, está en constante crecimiento y cita
como ejemplo las dos oportunidades en las que el Perú ha sido sede del Foro APEC en
un espacio de tiempo de ocho años. Para ella, el principal beneficio que genera
organizar y realizar eventos internacionales de la categoría de APEC es el empleo. Se
produce empleo para muchas otras industrias y sectores relacionados con los eventos
como el turismo receptivo, los restaurantes, los hoteles, las empresas de transporte,
seguridad y tecnología, entre otros (Gamboa, "Entrevista a Nathalie Loayza". En
Transcripción 1, 2017).
42
Con respecto a las instalaciones, Los Delfines cuenta con 14 salas. Su salón más
grande, el Mediterráneo, se divide en 3 salas, pero juntas su capacidad máxima es para
1000 personas en estilo auditorio (ver anexo 10). De manera similar a los hoteles
anteriores, según Loayza, al momento de la construcción, hace aproximadamente veinte
años, se consideró que la industria de eventos presentaría crecimiento a futuro, por lo
que se decidió otorgar un espacio considerable para los salones.
En cuanto a los servicios complementarios para eventos, Los Delfines ofrece catering,
iluminación, decoración, mozos, montaje de la sala, personal de apoyo durante los
eventos, equipos audiovisuales y soporte técnico. Loayza destaca que realizar un
evento en un hotel ofrece comodidad al participante ya que facilita las gestiones
logísticas de transporte. Eso permite al hotel ofrecer los servicios al cliente de manera
integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos. Asimismo, en relación al
catering señala que los hoteles cuentan con mayor experiencia y conocen cómo
reaccionar de la mejor forma ante casos de contingencia (Gamboa, 2017).
Marriott
Pese a que no fue sede de ninguna de las reuniones oficiales APEC, se consideró
relevante conocer la perspectiva del Director de Eventos del hotel Marriott, señor Rudy
Mendiola. Sobre el particular, Mendiola sostiene que la industria ha crecido
considerablemente en los últimos años, incrementándose la demanda por realizar
eventos tanto eventos corporativos como sociales. Entre los beneficios que genera para
el Perú ser anfitrión de grandes eventos internacionales, señala que estos exponen al
país en el exterior, cobrando notoriedad las capacidades que tiene para albergar
reuniones de esa magnitud y, por otro lado, contribuye a la industria del turismo.
Asimismo, el gerente considera que la tendencia de ser sede de importantes eventos de
alcance global continuará en tanto se mantengan las buenas condiciones que la
comunidad internacional haya identificado en el Perú como y se mejoren aquellas
debilidades como el tráfico, la infraestructura del aeropuerto o la seguridad ciudadana
(Gamboa, "Entrevista a Rudy Mendiola". En Transcripción 2, 2017).
En lo referente a las características de las instalaciones para eventos, el Marriott posee
11 salas. El salón más grande es el San Martín, que está compuesto por 6 secciones
que juntas tienen una capacidad para 500 personas en formato auditorio.
Adicionalmente, tiene salas para reuniones de menor tamaño (ver anexo 11). En cuanto
a los servicios complementarios, Mendiola indica que el Marriott brinda todo aquello que
sus clientes necesiten para el evento; alimentación (desayunos, coffee break,
almuerzos, cócteles o cenas), equipos audiovisuales, diseño del evento, montaje,
43
asesoría, pruebas previas al evento, la posibilidad de traer proveedores externos, entre
otros.
De manera similar a los anteriores gerentes de eventos entrevistados, Mendiola sostiene
que tener la cocina en el hotel brinda la posibilidad de cumplir con cualquier eventualidad
que se presente, incluyendo atender a clientes con restricciones alimentarias que no se
indicaron con anterioridad. Asimismo, el gerente indica que el Marriott cuenta con el
mobiliario, el servicio de limpieza, seguridad, servicio técnico y audiovisual que conoce
los equipos instalados en el hotel y proveedores confiables con los que trabajan desde
hace mucho, lo que representa una gran ventaja frente a tener que llevar todo ello a una
locación independiente. Dicho de otra forma, el hotel cuenta con “un equipo
multidisciplinario (…) con mucha experiencia, es una cadena de servicios, está presente
en todo momento y su administración y operación se encuentran integradas” (Gamboa,
2017).
Centro de Convenciones de Lima
Con relación a los centros de convenciones en Lima, Cecilia Monteverde, Jefe de
Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores y encargada de la Comisión de
Infraestructura del Proyecto Especial Perú APEC 2016, oficina responsable de la
preparación, organización y ejecución del calendario de reuniones APEC 2016, comenta
que la infraestructura es aún limitada. El recinto más amplio es el CCL, cuya sala
principal tiene una capacidad máxima de 3000 personas, pero es un solo
establecimiento (Gamboa, "Entrevista a Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017).
De acuerdo a Monteverde, el motivo principal para elegir como sede de la mayoría de
las reuniones oficiales APEC al CCL fue la capacidad de sus salones. Realizar todo en
sus instalaciones tiene algunas ventajas como las facilidades en la logística de tener
muchas reuniones simultáneas (se elimina la necesidad de hacerlo en varios hoteles),
o la seguridad necesaria para el funcionamiento del evento, que también se coloca en
un solo lugar. Sin embargo, para que las citadas reuniones se pudieran llevar a cabo en
ese lugar, fue necesario contratar a los proveedores por separado, ya que no existe
entidad alguna que se encargue de la operación del mismo (Gamboa, "Entrevista a
Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017). Como se mencionó, a la fecha, el CCL
no cuenta con un operador, motivo por el cual toda la labor de montaje, tanto de
mobiliario y arreglo de la sala, como de la parte tecnológica estuvo a cargo de la
Cancillería. Asimismo, la jefe de eventos señala que fue necesario contratar
proveedores del servicio de limpieza para los servicios higiénicos, alfombras, áreas
comunes, ventanales y todos los ambientes del recinto, contratación que no hubieran
44
tenido que producirse de contar con una administración adecuada en el CCL. Para ella,
el citado centro de convenciones no está en óptimas condiciones, no se le ha realizado
mantenimiento en sus instalaciones desde su inauguración, lo que se refleja en el
deterioro de su mobiliario. Asimismo, como la obra no está culminada al 100%, presenta
fallas en las instalaciones eléctricas y tuberías. Al respecto, la señora Monteverde
reconoce que fue un reto poner el CCL en condiciones adecuadas para recibir a los
Líderes APEC y que no hubiera sido posible si es que la Cancillería no contara con su
propio equipo de eventos, soporte técnico, mobiliario, entre otros servicios.
Los demás entrevistados coinciden en que el Centro de Convenciones de Lima es una
obra inconclusa, por lo que presenta falencias y no funciona como debería; como un
todo integrado en el que el cliente sólo presenta sus necesidades y le brindan
soluciones. De manera similar, en lo referente a la articulación que debería existir entre
las instalaciones, Monteverde indica que cuando el CCL sea dado en concesión a una
empresa privada, este debería ofrecer un servicio de catering, cafetería, contar con su
propio personal de soporte técnico, profesionales especializados en eventos y servicios
de asesoría para organización, mayor equipamiento, seguridad y limpieza.
Ampliación de instalaciones en hoteles y centros de convenciones
Los gerentes de eventos los hoteles Los Delfines, Swissötel, Marriott y la jefe de eventos
de la Cancillería coinciden en que se debería ampliar la capacidad de las instalaciones
tanto en el área de eventos de hoteles como centros de convenciones si es que se busca
formar parte del mercado de convenciones. Se reconoce que la industria de eventos
seguirá en crecimiento y por lo tanto, se realizarán más reuniones como las del Foro
APEC. Por su parte, el gerente de eventos del Westin considera que la capacidad de
instalaciones se encuentra bien en su estado actual y que habrá que reconsiderar en
función de la demanda. Es interesante la comparación de Nathalie Loayza entre el Perú
y Colombia, al mencionar que este último lleva a cabo la feria ANATO, la más importante
de turismo en ese país, y que se realiza en un centro de convenciones que es mucho
más grande que el CCL. Además, Loayza afirma que Los Delfines tiene planes de
ampliar sus instalaciones de eventos. Cabe señalar que todos los entrevistados toman
en cuenta factores externos que influyen en la organización de eventos internacionales.
El tránsito, la seguridad ciudadana y la infraestructura del aeropuerto son asuntos que
según ellos deben ser resueltos para que el país pueda mejorar su capacidad para
albergar los citados eventos. Asimismo, como menciona Rudy Mendiola, la ampliación
debe ir acompañada de capacitación del personal para que puedan atender mejor los
eventos de alto nivel y estudiar los resultados de eventos pasados para poder mejorar.
45
En esto sí coincide Alfred Mercer, quien indica que la capacidad para albergar eventos
internacionales en el Perú puede mejorarse con mayor capacitación del personal de
eventos.
Comparación entre hoteles y Centros de Convenciones
Hay consenso entre los comentarios de los entrevistados en lo concerniente a las
ventajas de realizar eventos de envergadura en un hotel, pues han señalado que la
comodidad de los delegados por tener alojamiento en el mismo lugar de la sede, el no
necesitar transporte para movilizarlos a sus reuniones y tener consecuentemente mayor
seguridad por ello, así como contar con la cocina funcionando dentro del hotel,
experiencia y una sola operación para todos los servicios facilita el evento. Es preciso
mencionar que, en relación al catering, algunos hoteles cuentan con la ventaja de tener
certificaciones internacionales para ciertos tipos de comida como Kosher o Halal. Puede
no ser muy común para eventos privados, pero en el caso de eventos de gobierno en el
que participen organismos o foros internacionales, es un aspecto muy importante. Por
otro lado, es interesante resaltar lo que señala Cecilia Monteverde sobre la tecnicidad
de las salas de los hoteles. La mayoría de ellos tiene salas para eventos sociales que
adecúa luego para eventos corporativos o de gobierno. Ella sugiere que se tenga un
espacio separado acondicionado con características más técnicas para eventos con
estándares internacionales.
Habiendo expuesto los resultados, a continuación se presenta un cuadro resumen de
las características de los hoteles estudiados y del CCL en función a las entrevistas
realizadas:
46
Cuadro N° 7
Resumen de las características de los hoteles estudiados y del Centro de Convenciones de Lima: percepción de los entrevistados
Hotel / Centro de
Convenciones
Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos
Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de
Convenciones / CCL
Westin
Muy importante para hotel (ingresos)
Muchos sectores involucrados (turismo)
Impacto positivo en economía Factor más importante:
reconocimiento e imagen del Perú en el exterior (capacidad de organizar reuniones internacionales de alto nivel)
Elegibilidad (otros eventos, turismo o negocios)
20 salas Capacidad 2254 pax formato
auditorio (salón Limatambo total)
Múltiples salas extras Salas Cuzco 1,2,3, = 312 Variedad de salones:
proporciona flexibilidad para salas de soporte de APEC
Traslados, asesoría para
organización, montaje de
salones, A&B (Halal*),
equipos audiovisuales,
mobiliario, decoración,
paquetes turísticos,
regalos delegados. Es un
hotel full service con
operación sincronizada
Ventaja del C.C. es la gran capacidad
Ventaja Hotel: Operación del evento y del hotel
concentrada bajo misma administración Experiencia en rubro servicios Estándares de calidad y entrenamiento
de personal Mejor respuesta a imprevistos Planificación de su capacidad:
Se hizo un estudio año 2007 de la oferta de salones en Lima. Necesidad identificada (no había un salón para grandes eventos internacionales). Hubo proyección, se concluyó que industria eventos crecería a futuro.
Swissötel
Crecimiento sostenido de la industria
últimos 20 años
Industria importante por exposición del Perú y atracción de capitales y turistas.
Impulso a otros sectores y genera empleo
Tendencia de ser anfitrión de grandes eventos internacionales continuará si se reúnen los factores (solidez eco., infraestructura, servicios, accesos viales y tránsito.
12 salas, 2do piso hotel
Sala más grande: Grand Salón con capacidad para 840 pax (auditorio)
Todas las salas del hotel: 1900 pax auditorio
Capacidad actual hotel es esencialmente corporativo.
Ya han tenido ampliación en el 2015
Todos los servicios para
eventos: equipos
audiovisuales,
iluminación, A&B o
catering externo,
organización y
orientación, montaje,
atención durante evento.
Fortalezas de hotel como sede:
1. Contar con alojamiento en el mismo lugar de conferencias (no transporte requerido, seguridad y comodidad para delegados).
2. Departamento de A&B: Swissötel cuenta con 20 años experiencia, confianza en realizar servicios de alimentación para grandes delegaciones.
Los Delfines
Industria en constante crecimiento
(Perú ha sido dos veces sede de
APEC)
14 salas. Salón más grande
(Mediterráneo 1,2 y 3) = 1000
pax auditorio.
Servicios
complementarios:
catering, decoración,
Mozos, montaje de sala,
personal de apoyo
Evento en hotel ofrece comodidad
suprimirse necesidad de transporte hacia
sede.
47
Hotel / Centro de
Convenciones
Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos
Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de
Convenciones / CCL
Principal beneficio de realizar grandes eventos internacionales: empleo.
Empleo en otras industrias y sectores relacionados (turismo, restaurantes, hoteles, empresas de transporte, seguridad, tecnología).
Al momento de su construcción, hace más de 20 años, se consideró que industria eventos crecería. Realizaron una ampliación en el 2015, a ello responde espacio actual.
durante evento,
audiovisuales, soporte
técnico.
Hotel ofrece servicios de manera integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos.
Catering: más experiencia y mejor respuesta ante casos de contingencia.
Marriott
Industria ha crecido
Beneficios para el Perú al ser sede: exposición en el exterior, cobra notoriedad su capacidad para albergar eventos de envergadura, contribuye al turismo.
Perú anfitrión: continuará siendo en
la medida en que se mantengan óptimas condiciones tales como infraestructura hotelera adecuada, salas más grandes, vías de acceso en la ciudad, seguridad ciudadana, servicios de calidad, personal calificado, tecnología y promoción del país en el exterior.
11 salas. Sala más grande:
San Martín con capacidad
para 500 pax en formato
auditorio.
Salas adicionales más pequeñas
Todo lo que se necesite
para el evento:
alimentación,
audiovisuales, diseño de
evento, montaje, asesoría,
pruebas previas,
posibilidad de traer
proveedores externos.
Fortaleza del hotel: tener la cocina en la
sede de reuniones. Se podrá cumplir con
eventualidades (i.e. restricciones
alimentarias)
Ventaja: Marriott cuenta con personal que conoce los equipos instalados (mobiliario, técnicos y audiovisual). Proveedores confiables con experiencia en el hotel.
“Hotel cuenta con equipo multidisciplinario, con mucha experiencia, con operación y administración integradas”.
CCL
Infraestructura de centros de
convenciones aún limitada.
Recinto de convenciones más amplio, pero es el único.
Motivo para elección: capacidad de sus salones.
18 salas. 8 pisos.
Capacidad en todas sus salas: 10,000 pax auditorio
Sala principal para 3000 pax
Facilidades en
logística:
reuniones
simultáneas en
un solo recinto,
ya no varios
hoteles.
Seguridad concentrada en un solo lugar.
APEC2016: fue necesario contratar a
proveedores por separado.
CCL no cuenta con operador. Cancillería estuvo a cargo de montaje,
decoración, mobiliario, arreglo de sala, tecnología, contratar servicio de limpieza para todos los ambientes del CCL
CCL: no en óptimas condiciones, no se
le ha dado mantenimiento. Obra no culminada, fallas en
instalaciones eléctricas. Sugerencia: darlo en concesión a
empresa privada para su operación.
48
3.2. Discusión
De toda la oferta hotelera y de centros de convenciones existente en Lima, un grupo
reducido de establecimientos cuenta con la capacidad suficiente en sus instalaciones
para llevar a cabo eventos internacionales de envergadura como los de APEC 2016.
Prueba de ello fue la elección de tres hoteles como sede de una de las reuniones
oficiales del Foro y del CCL como espacio para realizar el resto de eventos oficiales del
calendario APEC.
En general, los entrevistados consideran que la tendencia de crecimiento de la industria
de eventos en el Perú y de la elección del país como anfitrión de importantes reuniones
internacionales continuará, factor que permite afirmar que se requerirá mayor espacio
en los salones de eventos disponibles. Sobre este aspecto, la mayoría de los gerentes
de los hoteles entrevistados y la jefe de eventos de la Cancillería han indicado que sí se
requiere ampliar las instalaciones de los hoteles para realizar eventos y a la vez, que los
nuevos proyectos hoteleros incluyan áreas de eventos más grandes. Son conscientes
que son pocos los hoteles con buena capacidad e instalaciones adecuadas para eventos
de gran magnitud.
En relación a los centros de convenciones, reconocen que en comparación a los hoteles,
este tipo de recintos ofrece mayor capacidad. Sin embargo, el más grande y más
adecuado centro de convenciones en Lima es el CCL, establecimiento sobre el cual han
coincidido que posee fallas, es una obra que falta concluir y presenta problemas en su
operación y mantenimiento. Este es uno de los puntos que da soporte a la investigación,
pues al haber una reducida cantidad de hoteles con capacidad necesaria para albergar
eventos de gran magnitud y el hecho de que el único centro de convenciones con
instalaciones adecuadas no esté funcionando correctamente deja a la ciudad de Lima
pocas opciones para celebrar eventos internacionales envergadura como APEC. Ericka
Alavena sostiene que el CCL debería idealmente tener cubiertos todos los aspectos
logísticos de una conferencia o reunión, es decir, debería funcionar como un hotel en el
sentido de que existen una operación central que administra todos los servicios
necesarios para los eventos. Cecilia Monteverde opina en el mismo sentido; crear
nuevos proyectos y ampliar lo que ya existe, pero agrega que muchos hoteles no tienen
salas técnicas. Las más adecuadas para reuniones como APEC, la Cumbre de las
Américas u otras de ese nivel exigen requerimientos especiales como cabinas de
interpretación, las tiene actualmente el Westin. Ella sugiere que ese es un tema a
mejorar también en las ampliaciones o proyectos que se realicen. Además, Monteverde
advierte que más hoteles con mayor y mejor capacidad no anulan un centro de
49
convenciones. Habrá reuniones internacionales de gran envergadura, pero también
otras importantes que requieren menos capacidad, es ahí donde los hoteles podrían
llenar el vacío. Como se mencionó, la Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC se
pudo realizar en tres hoteles distintos. Aquella reunión APEC no quería tanto espacio.
Como esa, pueden surgir muchas otras en el futuro.
Acerca de las ventajas y desventajas de organizar eventos en hoteles o centros de
convenciones, los entrevistados tienen razón en afirmar que, en el caso de los últimos,
es indiscutible que la capacidad que poseen. Si hay que determinar la sede de un evento
únicamente por la capacidad de sus instalaciones, un centro de convenciones siempre
será el indicado. El problema se origina cuando lo único que puede ofrecer este es el
alquiler de sus salas y la entidad o empresa que requiere organizar un evento necesita
un conjunto de servicios. Es válida la aseveración de tanto Monteverde como Mendiola
cuando mencionan que es importante la capacidad, pero es igual de importante que el
servicio que se brinde esté acorde con la estructura, situación que no sucede con el
CCL, como se ha podido observar con las intervenciones de los entrevistados.
En lo que respecta a la situación actual de los tres hoteles elegidos sede del SOM1,
Westin, Swissötel y Los Delfines, los gerentes del área de eventos reconocen que
poseen esas características en el tamaño y distribución de sus instalaciones debido a
que en el momento de su construcción o posteriormente se hizo una evaluación del
mercado de eventos y se determinó una creciente demanda en dicha industria. Nathalie
Loayza de Los Delfines incluso comenta que ese hotel actualmente tiene planes de
expansión de su área de eventos. El Swissötel realizó una ampliación en el mismo
sentido hace dos años y Alfred Mercer del Westin recuerda que cuando dicho hotel
estaba en proyecto, era precisamente el Swissötel el establecimiento hotelero con
mayor capacidad en sus salas de eventos. Pero la proyección de la industria en
crecimiento se limitó a esos hoteles –y tal vez a Sheraton, que también tiene
considerable capacidad (1600 personas en formato auditorio) – no hubo inversión
privada para nuevos proyectos hoteleros ni pública hasta la construcción del CCL pero
con sus falencias, que respondiera a un mercado que no está todavía totalmente
atendido.
Por último, es importante destacar que durante el desarrollo de la presente investigación
se hallaron ciertas limitaciones que afectaron el estudio. Una de ellas fue la escasa
disponibilidad de antecedentes más allá de los estudios realizados en la Universidad
San Ignacio de Loyola.
50
Asimismo, no fue posible realizar una entrevista a ningún representante del Centro de
Convenciones de Lima. Como se mencionó, el Ministerio de Vivienda, Construcción y
Saneamiento está temporalmente a cargo del CCL. Dicha entidad se encarga de dar en
alquiler las salas del citado recinto, pero no administra los servicios necesarios para
llevar a cabo reuniones en sus instalaciones. Consecuentemente, con el fin de obtener
datos acerca del funcionamiento del CCL durante las reuniones de APEC 2016, se optó
por entrevistar a Cecilia Monteverde, Jefe de Eventos de la Cancillería y responsable de
implementar los servicios requeridos para la operación de los salones del Centro de
Convenciones con motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y sus eventos conexos.
3.3. Conclusiones
- La industria de eventos es altamente importante para el Perú y trae beneficios para
la economía del país de diversas maneras. Por un lado, impulsa otras industrias
relacionadas como el turismo, atrae capitales e incentiva los negocios. Asimismo,
genera más empleo en diversos sectores (proveedores de alimentos, tecnología y
servicios de transporte, restaurantes y hoteles, entre otros). Adicionalmente, influye
de manera positiva en la imagen que proyecta el Perú en el exterior, logrando formar
un circulo virtuoso en el que nuevamente el país es elegido anfitrión de importantes
eventos, genera confianza para los inversionistas y una exposición positiva en la
prensa internacional.
- El Foro de Cooperación Económica Asia Pacífico – APEC, cada año elige a una de
sus 21 Economías Miembro como sede de los eventos oficiales y le exige que las
instalaciones y servicios para albergar las reuniones cumplan con características y
estándares logísticos previamente establecidos. Dentro de dichas exigencias se ha
identificado. Por la naturaleza de sus eventos que implican reuniones preparatorias,
grupos de trabajo, talleres, sesiones plenarias, reuniones ministeriales y reuniones
a nivel de los Líderes del Foro, se requieren múltiples salas para las reuniones
temáticas, salas de documentación, salas de delegados, salas bilaterales, salas de
prensa, oficinas de trabajo – cada una con un layout específico e implementadas
con determinados equipos informáticos y audiovisuales – cabinas de traducción,
módulos de acreditaciones, así como servicios conexos tales como limpieza,
transporte, implementación de salas, soporte técnico, coffee breaks, almuerzos,
cócteles y cenas.
- En la ciudad de Lima existen cinco (05) hoteles con capacidad para recibir entre 900
y 2200 participantes, y un centro de convenciones con capacidad para 10 mil
51
participantes. Sólo tres (03) hoteles, ubicados estratégicamente, cuentan con
instalaciones adecuadas para eventos internacionales de envergadura y poseen la
ventaja de administrar todos los servicios necesarios para eventos desde un solo
lugar. Poseen experiencia, un departamento de A&B que les permitiría hacer frente
a contingencias, pueden ofrecer alojamiento a los participantes de las reuniones en
su hotel –brindando mayor comodidad y facilitando ciertos aspectos logísticos- pero
no podrán compararse a la capacidad que puede ofrecer de un centro de
convenciones.
- El Centro de Convenciones de Lima cuenta con la capacidad adecuada. Sin
embargo, la falta de mantenimiento de su mobiliario y equipos, la inconclusión de
parte de sus instalaciones que afectan las conexiones eléctricas y tuberías, y la
ausencia de una entidad u empresa que opere el recinto y que brinde los servicios
necesarios, de manera articulada e integral para la realización de un evento, impide
que este sea establecimiento idóneo para realizar eventos internacionales de
envergadura como APEC.
- Con el fin de celebrar sus reuniones en Lima, el Foro APEC 2016 eligió como sede
al Centro de Convenciones de Lima por su amplia capacidad. Sin embargo, para la
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC, se designó como sede a tres hoteles
de cinco estrellas; Westin Lima Hotel, Swissötel y Hotel Los Delfines debido a la falta
de disponibilidad del Centro de Convenciones para dicha reunión.
- El Centro de Convenciones de Lima no ofreció servicios complementarios para el
Foro APEC 2016 como limpieza, alimentación, soporte técnico, implementación de
salas, decoración, entre otros. Fue necesario que el equipo organizador de las
reuniones del Foro contratara de forma independiente a cada uno de los
proveedores de estos servicios.
- Los hoteles son conscientes de la creciente demanda en la industria de eventos y
reconocen que es necesaria tanto una ampliación de las instalaciones como
implementación de nuevos proyectos hoteleros con mayor y mejor espacio para
reuniones, conferencias y convenciones.
- De las entrevistas realizadas para la presente investigación se ha podido advertir
que existen factores vinculados a la industria de reuniones como las condiciones de
la infraestructura vial, acceso a las instalaciones aeroportuarias y la seguridad
ciudadana que influyen en el desarrollo de los eventos internacionales de
envergadura en Lima. En función a la mejora de estos factores, la tendencia a ser
elegidos sede de importantes reuniones internacionales continuará.
52
3.4. Recomendaciones
- El Perú cuenta con un gran centro de convenciones inaugurado hace menos de dos
años. La empresa o entidad que se encargue de su administración debe tomar en
cuenta que, para una exitosa organización y ejecución de eventos, ya sean del tipo
internacional como APEC o de otra índole, es necesario que todos los servicios
estén articulados con las instalaciones en las que se celebrará el evento, es decir,
estos deben estar integrados, se debe ofrecer todo para el cliente -desde el catering
con múltiples opciones y hasta certificaciones internacionales- hasta asesoría para
la organización, decoración, protocolo del evento y planificación y seguimiento al
avance de la preparación, así como servicio post-venta. Un servicio ideal del CCL
será aquel que brinde al cliente todas las posibilidades y soluciones cuando este no
sepa siquiera exactamente qué necesita para su evento.
- Los nuevos proyectos hoteleros que contemplen tener un área de eventos, así como
aquellos hoteles que decidan expandir dicha área, podrían considerar tener salas
más técnicas para uso exclusivo de eventos con ciertos estándares, sean
académicos, corporativos o de gobierno, pero que no se utilicen para fines sociales,
ya que estos salones tienen un diseño distinto.
- En la mayoría de servicios para organización de eventos se ofrece el alquiler de
salas, el equipo audiovisual, catering, decoración y limpieza. Sin embargo, con la
experiencia de un evento del nivel APEC, se podría contemplar tener personal
especializado en la realización de eventos internacionales, ya que estos tienen
exigencias y estándares más altos de organización.
- Es posible y viable el incremento o ampliación de las instalaciones para realizar
eventos tanto en hoteles como en centros de convenciones, ya que un tipo de
establecimiento no anula la oportunidad del otro. Ambos tipos de recintos pueden
tener una participación en el mercado de convenciones en la medida en que
responden a distintos requerimientos de reuniones.
- Sería recomendable que las empresas inversionistas del rubro hotelero, ya sea
independientemente o través de sus gremios, busquen dialogar y solicitar a las
instancias del gobierno correspondientes una mejora en aquellos los factores
externos como el tráfico, la seguridad ciudadana o infraestructura del aeropuerto,
incluso mediante estudios que prueben los resultados positivos cuantitativos que ello
tendría en la economía.
53
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Wu, A., & Weber, K. (diciembre de 2005). Convention Center Facilities, Attributes and
Services: The Delegate's Perspective. Asia Pacific Journal of Tourism Research,
10(4), 399-410.
57
5. Anexos
58
Anexo 1
Reuniones Internacionales Intergubernamentales 2008-2018
Año Nombre de la Reunión
2008 V Cumbre de Jefes de Estado de América Latina y El Caribe y la Unión Europea
2008 XVI Cumbre de Líderes del Foro APEC
2012 III Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de América del Sur-Países Árabes (ASPA)
2013 VIII Reunión del Foro Económico Mundial para América Latina
2014 20° Conferencia de las Partes (COP 20)
2015 Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (BM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI)
2016 XXIV Cumbre de Líderes del Foro APEC
2017 131° Sesión del Comité Olímpico Internacional
2018 VIII Cumbre de las Américas
Fuente: Fundación Eulac (2017), APEC (2017), Ministry of Foreign Affairs of Brazil (2017),
WEF (2017), Naciones Unidas (2013), Banco Mundial (2014), IOC (2017), OEA (2016)
Elaboración: Propia
59
Anexo 2
Mercado de internacional de reuniones de asociaciones:
Ranking de países y ciudades 2016
Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por país
Ranking País Número de reuniones
1 Estados Unidos 934
2 Canadá 287
3 Brasil 244
4 Argentina 188
5 México 182
6 Colombia 147
7 Chile 104
8 Perú 98
9 Uruguay 69
10 Panamá 45
11 Costa Rica 43
12 Ecuador 36
13 Paraguay 29
14 República Dominicana 25
15 Guatemala 25
16 Cuba 23
17 Puerto Rico 17
18 Bolivia 16
19 Honduras 7
20 Jamaica 7
21 Nicaragua 6
Otros 36
Total 2568
Fuente: ICCA (2017)
Elaboración: Propia
60
Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por ciudad
Ranking Ciudad Número de reuniones
1 Buenos Aires 103
2 Lima 76
3 Montral 76
4 Ciudad de México 64
5 Santiago de Chile 64
6 Sao Paulo 63
7 Toronto 63
8 Nueva York 61
9 Washington DC 57
10 Boston 48
11 Montevideo 48
12 Vancouver 47
13 Rio de Janeiro 46
14 Bogotá 45
15 Panamá 44
16 Chicago 42
17 Medellin 42
18 San Francisco 40
19 San José 38
20 Cartagena 32
21 Miami 29
22 Orlando 27
23 Cancún 25
24 Seattle 25
25 Quito 24
Fuente: ICCA (2017)
Elaboración:
61
Anexo 3
Calendario de Eventos 2017-2018 del Buró de Convenciones de Lima
Año 2017
Del 12 al 15
Enero
Harvard National Model United Nations
Latin America Conference
www.hnmunla.org
Busca el fomento de ideas innovadoras en los
participantes, orientada a promover la conciencia
internacional.
Asistencia Promedio: 350
Del 02 al 05
Noviembre XIX Convención Panamericana Nikkei
Espacio para que las comunidades nikkeis de
América puedan reunirse e intercambiar
experiencias.
Asistencia Promedio: 300 pax
Del 18 al 20
Octubre
V Congreso Internacional de la RedUE -
ALCUE
Orientado a difundir la importancia de la relación
universidad- empresa.
Asistencia Promedio: 350 pax
Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú.
Del 16 al 19
Agosto
V Congreso Regional Iberoamericano de
Medicina Familiar Asistencia Promedio: 1300 pax
Del 21 al 24
Octubre
XXXII Conferencia Interamericana de
Contabilidad Asistencia Promedio: 900 pax
Del 08 al 10
Marzo
7th Annual Conference: AIB - LAT PERÚ
2017
www.aiblat2017.com
Orientado discutir los nuevos modelos de negocio
que deberán desarrollar los mercados
emergentes.
Asistencia promedio: 200
Venue: ESAN Graduate School of Business.
Del 14 al 17
Marzo
XXII Congreso Latinoamericano de Cirugía
www.scgp.org
Se presentarán investigaciones, avances
científicos y tecnológicos.
Asistencia Promedio: 2700 pax
Venue: Sheraton Lima Hotel
Del 20 al 22
Marzo
7° World Congress for Software Quality
www.wcsq.org
Reunirá especialistas internacionales en Software,
líderes del sector, profesionales innovadores y
ponentes de la industria
Asistencia Promedio: 500 pax
Venue: JW Marriott Hotel
Del 19 al 21
Abril
XII Congreso de la Sociedad
Iberoamericana de Osteología y
Metabolismo Mineral (SIBOMM)
www.sibomm2017.org
Asistencia Promedio: 500. Venue: Swissotel Lima
29 Abril al 01
Mayo
XXXV Congreso Internacional de la
Asociación de Estudios Latinoamericana
Busca promover un encuentro interdisciplinario
entre campos académicos.
Asistencia Promedio: 4000 pax
Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú
Del 29 al 31
Mayo
34° Annual Pan-Pacific Conference
www.panpacificbusiness.org
Abordará temas sobre el diseño de nuevos
modelos de negocio para economías en vías de
desarrollo. Asistencia Promedio: 500
Venue: Hilton Lima Miraflores.
Mayo XXXV Congreso Internacional de la
Asociación Latinoamericana de Estudios Asistencia Promedio: 4000 pax
5-6 de Junio MINPRO 2017 – VI Encuentro de Mineros
y Proveedores
Asistencia Promedio: 8000
Venue: Hotel Westin
62
Del 13 al 15
Junio
5° Congreso Latinoamericano sobre Trata
y Tráfico de Personas
Abordará el fenómeno desde una perspectiva de
derechos humanos, género y acceso a la justicia.
Venue: Campus de la Pontificia Universidad
Católica del Perú. Asistencia promedio: 500
Del 09 al 12
Agosto
XXXII Congreso Panamericano de
Oftamología
El evento desarrollará un contenido académico de
alta especialidad. Asistencia
Promedio: 6500 pax
Venue: Centro de Convenciones y Visitantes de
Lima
Del 23 al 26
Agosto
5º Congreso Iberoamericano de Medicina
Familiar y Comunitaria
www.lima2017woncacimf.com
Orientado a contribuir al posicionamiento y
consolidación de la medicina familiar y comunitaria
para el desarrollo de los sistemas sanitarios.
Asistencia Promedio: 1050 pax
Venue: Hotel Westin Lima
Del 10 al 20
Setiembre
130° Asamblea del Comité Olímpico
Internacional
El evento albergará al Comité Olímpico
Internacional. Durante el encuentro se anunciará
la sede de los Juegos del año 2024.
Asistencia Promedio: 5000 pax
Del 10 al 20
Setiembre
1° Congreso Mundial del Comité Olímpico
Internacional
El evento albergará al Comité Olímpico
Internacional. Durante el encuentro se anunciará
la sede de los Juegos del año 2024.
Asistencia Promedio: 5000 pax
Del 22 al 24
Octubre
XXXII Conferencia Interamericana de
Contabilidad
www.cic2017peru.com
Asistencia Promedio: 900 pax
Del 23 al 26
Noviembre
XII Congreso Latinoamericano de
Quemaduras
Espacio en el que habrá oportunidad para la
actualización diagnóstico-terapéutica, el
intercambio de experiencias y el diálogo con
especialistas.
Asistencia Promedio: 500 pax
Año 2018
Del 23 al 26
de Mayo
XXII Congreso Iberolatinoamericano de Cirugía
Plástica y Reconstructiva – FILACP LIMA 2018
www.filacplima2018.org
Abarcará diferentes capítulos que conforman la
cirugía plástica y reconstructiva a cargo de
invitados de renombre internacional.
Del 27 al 30
de junio
XXVIII CONGRESO SUDAMERICANO DE
CARDIOLOGÍA Por definir venue y participantes
Del 04 al 07
Julio
EXPO ARCON 2017
www.expoarcon.com
Encuentro Internacional de Proveedores para la
Construcción, Desarrollo de Infraestructura,
Arquitectura e Ingeniería. Venue: Centro de
Exposiciones Jockey. Asistentes: 65,000
visitantes.
Del 09 al 12
Agosto
II CONGRESO DE LA FEDERACIÓN
LATINOAMERICANA DE ENDOCRINOLOGÍA
COLAEN PERÚ 2018
Orientado a promover el desarrollo, conocimiento
e intercambio de experiencias y cooperación entre
las entidades nacionales de endocrinología de la
región latinoamericana.
Fuente: Buró de Convenciones y Visitantes de Lima
Propia: Propia
63
Anexo N° 4
Guidelines for hosting APEC Meetings
64
65
GUIDELINES FOR HOSTING APEC MEETINGS
Revised Version - February 2015 1. INTRODUCTION
The purpose of the hosting guidelines is to provide guidance to APEC hosts on responsibilities, expectations, requirements, and recommendations in organizing APEC meetings. These guidelines are not meant to be overly prescriptive but rather to provide APEC meeting hosts guidance and possible suggestions on how these requirements might be met. The guidelines consist of general information applicable to all APEC fora meetings and specific notes for Ministerial and Leaders’ Meetings. Where reference is made to other APEC guidelines, links to the documents on the APEC webpage is offered to provide further guidance on a particular topic. Future hosts may find it useful to consult with past hosts to gather information on best practice and norms that would contribute to a successful host year. APEC Structure
The range of topics in which Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC) is active reflects the complex factors and issues related to economic development, growth, and the pursuit of open trade and investment for the APEC region. APEC topics are, simply put, the areas of work covered by the APEC groups that support APEC's 'Three Pillars’: Trade and Investment Liberalisation, Business Facilitation and Economic and Technical Cooperation. APEC's working level activities and projects are guided by APEC Senior Officials from the 21 APEC Member Economies. These activities and projects are carried out by four high level committees: Committee on Trade and Investment (CTI), Senior Officials' Steering Committee on Economic and Technical Cooperation (SCE), Economic Committee (EC) and the Budget and Management Committee (BMC). Sub-Committees, Experts' Groups, Working Groups, Task Forces and Policy Partnerships all support the activities and projects led by these four high level committees. The APEC Secretariat based in Singapore supports the work of these fora. A detailed APEC Structure diagram can be found on the APEC webpage.
Host Economy
Every year, one of the 21 APEC Member Economies plays host to APEC meetings and serves as the APEC Chair beginning 1 January and ending 31 December. The APEC host economy is responsible for chairing the APEC Economic Leaders' Meeting (AELM), selected Ministerial Meetings, Senior Officials Meetings (SOM), among others. Member economies offer to be the host economy and seek endorsement from all members well in advance. Once agreement has been made to host a meeting, the host economy is expected to move as quickly as possible to decide on the locations and exact dates of meetings and inform all appropriate APEC contact points. The host economy is responsible for arranging and hosting the meetings endorsed by Senior Officials during its year as Chair. It is customary for the host to include in its organizing structure two main bodies: (1) the SOM Chair’s Office to handle policy issues, and (2) the APEC Organizing Committee or Task Force to provide logistical support for the meetings. The SOM Chair is nominated by the host economy to facilitate the preparations of the agenda and coordinate the work of the Senior Officials. Arrangements to ensure a smooth transition from one host economy to the next are made following the annual AELM. It is customary for the incumbent host to continue to support the APEC process, including administrative matters requiring Senior Officials’ attention, and to represent APEC until the next host officially takes over the Chair. At the same time, the new host will start collating views from all members and prepare draft policy directions, including the elaboration of a theme and a draft agenda for SOM. Handover Formalities Between Hosts
Before handing over responsibility to the following year’s host, the out-going SOM Chair prepares the annual Tasking Statement that sets out the instructions from Ministers and Leaders for the new host to undertake. Certain long-term host priorities and policy directions in a given year may require the incoming host to continue the multi-year work to meet over-arching APEC goals. Out-going hosts should provide as much information and guidance as possible after the APEC Leaders’ meeting to incoming hosts on various hosting practices, documentation, policy and technical matters to ensure the new host is well informed of its responsibilities.
66
Anexo N° 5
Instrumentos de Investigación
Cuestionario semi-estructurado N° 1: Hoteles
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización de
grandes eventos internacionales?
3. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios
en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos internacionales?
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones de
alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?
5. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de Líderes APEC
2016 y sus eventos conexos?
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
7. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel?
8. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
9. Respecto a la pregunta anterior ¿Con qué frecuencia se realizan estos?
10. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o gubernamental en
el hotel?
11. ¿De qué tamaño son los eventos de este tipo que se realizan en el hotel?
12. ¿Hubo una proyección en su momento considerando que en Lima se realizarían
grandes eventos en el futuro?
13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un hotel y
cuáles son las desventajas?
14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro de
convenciones independiente?
15. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el servicio de
alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización de reuniones
internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?
16. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de eventos
internacionales?
17. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en el área
de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones de mayor
magnitud?
18. ¿Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos proyectos
hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?
19. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las
instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios
complementarios que deben brindarse en él?
67
Cuestionario semi-estructurado N° 2: Proyecto Especial APEC
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
2. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios
en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos internacionales?
3. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones de
alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?
4. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de Líderes APEC
2016 y sus eventos conexos?
5. ¿Cuáles fueron las limitaciones encontradas en cuanto a capacidad de las
instalaciones en las reuniones en Lima de APEC 2016?
6. En cuanto a servicios complementarios contratados, ¿hubo limitaciones
encontradas el año pasado en Lima?
7. Pero en el caso del CCL, ¿cómo contrataron los proveedores?
8. Respecto de la reunión SOM 1 de APEC, realizada en febrero de 2016, ¿en case a
qué criterios se seleccionaron los tres hoteles sede?
9. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un hotel y
cuáles son las desventajas?
10. ¿Cuáles fueron los requerimientos de capacidad de APEC 2016 en los salones?
11. APEC tuvo varios eventos sociales luego de las reuniones oficiales del día. ¿Eso fue
más sencillo realizarlo en un hotel o en un centro de convenciones?
12. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro de
convenciones independiente?
13. ¿Qué consideraciones se tomaron al decidir realizar las reuniones SOM 3, la
Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas y la Cumbre de Líderes, entre otras, en
el Centro de Convenciones de Lima?
14. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el servicio de
alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización de reuniones
internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?
15. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de eventos
internacionales?
16. ¿En el caso de los hoteles, qué requieren mantener, qué mejorar o modificar para
realizar exitosamente grandes eventos internacionales?
17. Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos proyectos
hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?
18. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las
instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios
complementarios que deben brindarse en él?
68
Anexo N° 6
Formatos de las Reuniones APEC
Reunión APEC Formato Escuela
Reunión APEC Formato Auditorio
Reunión APEC Formato “O32”
69
Anexo N° 7
Metraje CCL por ambientes
ITEM CODIGO AMBIENTE PISOAREA
(m2)CAPACIDAD
1 101 CIRCULACIÓN EXTERIOR COMERCIO 1 780.47
2 102 CIRCULACIÓN EXTERIOR ARQUEOLOGIA 1 870.00
3 103 TOPICO 1 104.90
4 104 HALL INTERIOR 1 1,064.60
5 105 SALA SAN BORJA 1 1 878.21 600
6 106 SALA SAN BORJA 2 1 878.37 600
7 107 SALA LIMA 2 1 1,002.12 780
8 108 SALA LIMA 1 1 667.98 420
9 201 HALL EXTERIOR 2 897.40
10 202 HALL INTERIOR - RECEPCION 2 897.40
11 301 COCINA 3 82.00
12 301 COMEDOR 3 336.68
13 401 HALL INTERIOR 4 1,068.63
14 402 SALA EL PARAÍSO 4 285.73 200
15 403 SALA EL PURUCHUCO 4 688.09 500
16 404 SALA EL MANCHAY 4 423.24 300
17 405 SALA ARMATAMBO 4 230.60 150
18 406 SALA MARANGA 4 145.08 100
19 407 SALA MATEO SALADO 4 452.08 300
20 408 SALA HUALLAMARCA 4 716.60 500
21 409 SALA CAJAMARQUILLA 4 306.50 200
22 410 TERRAZA HUACA 4 1,453.73
23 501 HALL INTERIOR 5 516.16
24 502 SALA ICHMA 1 5 154.31 100
25 503 SALA ICHMA 2 5 221.88 150
26 504 TERRAZA HUACA 5 1,081.93
27 505 COCINA 5 236.17
28 506 COMEDOR 5 417.93
29 601 HALL INTERIOR 6 542.00
30 602 TERRAZA HUACA 6 1,003.02
31 603 SALA PACHACAMAC 6 736.04 500
32 604 SALA HUANTILLE 1 6 179.95 100
33 605 SALA HUANTILLE 2 6 225.82 150
34 606 SALA MANGOMARCA 6 407.35 300
35 607 SALA PUCLLANA 6 786.06 500
36 701 HALL INTERIOR 7 1,242.51
37 702 DESPACHO GERENTE 7 44.88 8
38 703 OFICINA GERENCIA 7 33.67 8
39 704 SALA DE GESTIÓN 7 24.70 10
40 705 SALA REUNIÓN 1 7 28.68 8
41 706 SALA REUNIÓN 2 7 35.92 8
42 707 SALA REUNIÓN 3 7 23.25 8
43 708 SALA REUNIÓN 4 7 19.93 8
44 709 SALA REUNIÓN 5 7 16.58 6
45 710 SALA REUNIÓN 6 7 12.26 5
46 711 SALA REUNIÓN 7 7 23.22 10
47 712 SALA REUNIÓN 8 7 33.65 14
48 713 SALA REUNIÓN 9 7 16.89 8
49 714 SALA REUNIÓN 10 7 34.15 16
50 715 SALA REUNIÓN 11 7 35.68 12
51 716 SALA REUNIÓN 12 7 49.61 14
52 717 SALA REUNIÓN 13 7 43.27 14
53 718 ALM SUMINISTROS 7 18.07
54 719 PLANTA LIBRE (CUBICULOS) 7 454.63 60
55 720 PLANTA LIBRE (ESTACIONES) 7 282.23
56 721 COPY CENTER 7 30.74
57 722 COCINA 7 395.26
58 801 HALL INTERIOR 8 313.18
59 802 SALA DE PROTOCOLO 8 170.00
60 803 SALA DE LAS NACIONES 1 8 1,738.17 1200
61 804 SALA DE LAS NACIONES 2 8 1,738.17 1200
62 805 SALA DE LAS NACIONES 3 8 1,738.17 1100
59 901 SALA PRESIDENCIAL 8 102.11
62 S1 ÁREA (AUTOS Y CIRCULACIÓN) S1 7,955.48 209*
65 S2 ÁREA (AUTOS Y CIRCULACIÓN) S2 7,933.90 165*
* Cantidad de vehiculos
PISO 6
PISO 7
PISO 8
PISO 9
SOTANO 1
SOTANO 2
PISO 5
AMBIENTES FRECUENTEMENTE SOLICITADOS POR LOS USUARIOS
PISO 1
PISO 2
PISO 3
PISO 4
70
ITEM CODIGO AMBIENTE PISOAREA
(m2)CAPACIDAD
1 101 CIRCULACIÓN EXTERIOR COMERCIO 1 780.47
2 102 CIRCULACIÓN EXTERIOR ARQUEOLOGIA 1 870.00
3 103 TOPICO 1 104.90
4 104 HALL INTERIOR 1 1,064.60
5 105 SALA SAN BORJA 1 1 878.21 600
6 106 SALA SAN BORJA 2 1 878.37 600
7 107 SALA LIMA 2 1 1,002.12 780
8 108 SALA LIMA 1 1 667.98 420
9 201 HALL EXTERIOR 2 897.40
10 202 HALL INTERIOR - RECEPCION 2 897.40
11 301 COCINA 3 82.00
12 301 COMEDOR 3 336.68
13 401 HALL INTERIOR 4 1,068.63
14 402 SALA EL PARAÍSO 4 285.73 200
15 403 SALA EL PURUCHUCO 4 688.09 500
16 404 SALA EL MANCHAY 4 423.24 300
17 405 SALA ARMATAMBO 4 230.60 150
18 406 SALA MARANGA 4 145.08 100
19 407 SALA MATEO SALADO 4 452.08 300
20 408 SALA HUALLAMARCA 4 716.60 500
21 409 SALA CAJAMARQUILLA 4 306.50 200
22 410 TERRAZA HUACA 4 1,453.73
23 501 HALL INTERIOR 5 516.16
24 502 SALA ICHMA 1 5 154.31 100
25 503 SALA ICHMA 2 5 221.88 150
26 504 TERRAZA HUACA 5 1,081.93
27 505 COCINA 5 236.17
28 506 COMEDOR 5 417.93
29 601 HALL INTERIOR 6 542.00
30 602 TERRAZA HUACA 6 1,003.02
31 603 SALA PACHACAMAC 6 736.04 500
32 604 SALA HUANTILLE 1 6 179.95 100
33 605 SALA HUANTILLE 2 6 225.82 150
34 606 SALA MANGOMARCA 6 407.35 300
35 607 SALA PUCLLANA 6 786.06 500
36 701 HALL INTERIOR 7 1,242.51
37 702 DESPACHO GERENTE 7 44.88 8
38 703 OFICINA GERENCIA 7 33.67 8
39 704 SALA DE GESTIÓN 7 24.70 10
40 705 SALA REUNIÓN 1 7 28.68 8
41 706 SALA REUNIÓN 2 7 35.92 8
42 707 SALA REUNIÓN 3 7 23.25 8
43 708 SALA REUNIÓN 4 7 19.93 8
44 709 SALA REUNIÓN 5 7 16.58 6
45 710 SALA REUNIÓN 6 7 12.26 5
46 711 SALA REUNIÓN 7 7 23.22 10
47 712 SALA REUNIÓN 8 7 33.65 14
48 713 SALA REUNIÓN 9 7 16.89 8
49 714 SALA REUNIÓN 10 7 34.15 16
50 715 SALA REUNIÓN 11 7 35.68 12
51 716 SALA REUNIÓN 12 7 49.61 14
52 717 SALA REUNIÓN 13 7 43.27 14
53 718 ALM SUMINISTROS 7 18.07
54 719 PLANTA LIBRE (CUBICULOS) 7 454.63 60
55 720 PLANTA LIBRE (ESTACIONES) 7 282.23
56 721 COPY CENTER 7 30.74
57 722 COCINA 7 395.26
58 801 HALL INTERIOR 8 313.18
59 802 SALA DE PROTOCOLO 8 170.00
60 803 SALA DE LAS NACIONES 1 8 1,738.17 1200
61 804 SALA DE LAS NACIONES 2 8 1,738.17 1200
62 805 SALA DE LAS NACIONES 3 8 1,738.17 1100
59 901 SALA PRESIDENCIAL 8 102.11
62 S1 ÁREA (AUTOS Y CIRCULACIÓN) S1 7,955.48 209*
65 S2 ÁREA (AUTOS Y CIRCULACIÓN) S2 7,933.90 165*
* Cantidad de vehiculos
PISO 6
PISO 7
PISO 8
PISO 9
SOTANO 1
SOTANO 2
PISO 5
AMBIENTES FRECUENTEMENTE SOLICITADOS POR LOS USUARIOS
PISO 1
PISO 2
PISO 3
PISO 4
71
Anexo N° 8
Tabla de capacidad de los salones del Westin Lima Hotel
Fuente: Westin Lima Hotel
Elaboración: Propia
Sala
Área de la
habitación
(M²)
Banquete Teatro Recepción ClaseDisposición en
U
Cuadrado
hueco
Limatambo 1 277,15m² 240 303 280 120 44 80
Limatambo 2 277,15m² 240 288 280 112 52 80
Limatambo 3 552,72m² 516 624 580 320 90 140
Limatambo 4 277,15m² 240 303 280 120 44 80
Limatambo 5 277,15m² 240 288 280 112 52 80
Limatambo
Ballroom1.660,57m² 1512 2254 1800 960 - -
Merino Reyna
Terrace269,28m² 150 - 200 - - -
Chincha 76,47m² 50 55 50 24 20 30
Ica 76,47m² 50 55 50 24 20 30
Pisco 41,94m² 20 25 25 12 12 16
Cuzco 1 101,4m² 84 87 100 36 24 40
Cuzco 2 133,72m² 108 90 100 60 28 50
Cuzco 3 133,9m² 120 108 100 68 32 50
Cuzco Junior
Ballroom368,79m² 312 285 250 164 84 60
Urubamba
Pre-Function32,82m² 20 30 25 - 15 24
Urubamba 78,66m² 60 80 60 40 20 40
Arequipa 76,14m² 60 80 60 40 20 40
Amazonas
Pre- Function33,31m² - - 25 - - -
Amazonas 76,12m² 60 60 80 32 24 50
Directory 2 37,7m² - - - - - -
Cuarto piso
Tercer piso
72
Anexo N° 9
Tabla de Capacidad de los salones del Swissötel
Fuente: Swissötel
Elaboración: Propia
L W W
GRAND
SALON840 44.7 18.8 5.8
GRAND
SALON I333 18.8 17.7 5.8
GRAND
SALON II325 18.8 17.3 5.8
GRAND
SALON III182 18.8 9.7 5.8
BANQUETE TEATRO ESCUELA COCKTAIL MESA EN U
700 850 648 900 –
270 320 192 370 –
270 320 192 370 –
150 170 112 180 –
L W W
PARACAS 618 30 20.6 3
PARACAS I 377 18.3 20.6 3
PARACAS II 241 20.6 11.7 3
BANQUETE TEATRO ESCUELA COCKTAIL MESA EN U
550 800 340 700 150
300 450 220 400 90
200 220 120 200 70
L W W
INKA 270 2.8 9.6 3
INKA I 54 9.6 5.6 3
INKA II 54 9.6 5.6 3
INKA III 54 9.6 5.6 3
INKA IV 54 9.6 5.6 3
INKA V 54 9.6 5.6 3
BANQUETE TEATRO ESCUELA COCKTAIL MESA EN U
200 200 120 200 60
40 50 30 40 25
40 50 30 40 25
40 50 30 40 25
40 50 30 40 25
40 50 30 40 25
L W W
NAZCA 163 20.4 8 3
NAZCA I 98 12.3 8 3
NAZCA II 65 0.1 8 3
BANQUETE TEATRO ESCUELA COCKTAIL MESA EN U
110 180 100 160 50
56 100 45 90 35
40 50 30 50 25
NAZCA
DIMENSIONES
SALONES M2
DIMENSIONES
CAPACIDADES
DIMENSIONES
SALONES M2
DIMENSIONES
CAPACIDADES
INKA
DIMENSIONES
SALONES M2
DIMENSIONES
CAPACIDADES
PARACAS
DIMENSIONES
SALONES M2
DIMENSIONES
CAPACIDADES
GRAND SALON
73
Anexo N° 10
Tabla de Capacidad de los salones del hotel Los Delfines
Fuente: Hotel Los Delfines
74
Anexo N° 11
Tabla de Capacidad de los salones del Marriott
Fuente: Hotel Marriott
Elaboración: Propia
Área
( Metros
cuadrados)
Salón San
Martín (A, B,
C, D, E y F)
25,5x21,6x5 550 500 300 500 560 420
Sala San
Martín A o F12,7x7x5 89 80 40 32 31 80 60
Sala San
Martín B o E12,7x7x5 90 80 40 32 31 70 60
Sala San
Martín C o D12,7x7,5x5 95 80 40 32 31 85 72
Sala San
Martín A y B14,1x12,7x5 180 140 84 40 36 150 132
Sala San
Martín B, C14,6x12,7x5 185 140 84 40 36 150 132
Sala San
Martín D y E14,6x12,7x5 185 140 84 40 36 150 132
Sala San
Martín A, B y
C
21,6x12,7x5 274 260 154 60 250 204
Sala San
Martín D, E y
F
21,6x12,7x5 274 260 154 60 250 204
Sala San
Martín B, C, D
y E
25,5x14,1x5 371 300 204 360 288
Recepción
principal San
Martín
11,5x21x5 234 200
Sala de
juntas Grau
(vista al mar)
6,3x5,7x3,5 36 14 11 14
Sala de
reuniones
Bolognesi
(vista del
mar)
8,1x6,8x3,5 55 40 21 20 17 40 36
Sala de
reuniones
Pizarro (vista
al mar)
7x7,2x3,5 57 40 21 20 17 45 48
Sala de
reuniones
Bolívar (vista
del mar)
8x11,2x3,5 84 45 23 24 23 60 48
La Terraza
del Mar (vista
del mar)
17,5x20,8x3,5
350 220 120 280 240
Sala
Bolognesi y
Pizarro (vista
al mar)
16,3x6,9x3,5 113 90 53 38 37 100 84
Sala Castilla 100 30 20 19 20 40 40
Salón Olaya 6,4x4,5x2,4 69 10
Quiñones I 5,9x2,8x2,4 40 5
Quiñones II 4,2x5,3x2,4 58 8
Recepción BanqueteSala de
reuniones
Dimensiones
(L x A x H)Teatro Aula Conferencia
Disposición
en forma de
U
75
Anexo N° 12
Transcripción de las entrevistas
Entrevista N° 1
Fecha de la entrevista: 12 de mayo de 2017
Entrevistado: Nathalie Loayza
Cargo: Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
Es súper alta, el tema es que cada vez el gobierno se está preocupando más por traer
nuevos eventos internacionales al Perú, la demanda ha crecido pues una barbaridad,
siempre está en crecimiento. Es increíble que se haya repetido el APEC en sólo 8 años
cuando son 21 países los involucrados en el tema. Este año (2018) más bien no ha
habido ningún evento importante, sin embargo, ya se está preparando lo de la Cumbre
de las Américas, entonces sí, es importantísimo. La capacidad de las salas de eventos,
el Centro de Convenciones de Lima (CCL).
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización
de grandes eventos internacionales?
Trabajo, es lo primero. Trabajo, que salga el Perú al mundo, que vean el tema de los
servicios. Porque nosotros vendemos servicios, no vendemos en sí el evento. El evento
lo trae el gobierno. Los eventos importantes los trae el gobierno, pero nosotros
ofrecemos el servicio, la capacidad instalada que tenemos, la infraestructura hotelera,
eso es lo que vemos y vendemos. Por lo tanto, eso genera trabajo, genera oportunidad
de negocio, trabajo para muchos sectores que tienen relación con los eventos, para los
de la industria del turismo, para los proveedores de alimentos, de equipos audiovisuales,
de transporte, de seguridad, servicios médicos, técnicos, aerolíneas, restaurantes, otras
ciudades.
3. ¿Considera que la ciudad de Lima está preparada para recibir a grandes
delegaciones internacionales y brindar un servicio adecuado?
Sí, pero todavía falta trabajar el tema de la congestión del tráfico. Muchos se quejan de
eso. Imagínate, tienen que paralizar dos días o dar feriado para movilizar los grandes
eventos. No debería ser así. La economía debería continuar.
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones
de alcance global ¿cree usted que esta tendencia continúe?
Sí, claro. Se ve que esta tendencia se ve que va a continuar. Por lo antes mencionado
del APEC. No sé si en otros países haya la incidencia que después de ocho años se
haya repetido, pero sí. Se han cerrado bastantes eventos en los últimos años. Te
menciono la Cumbre de las Américas que ya está sonando bastante entre los hoteleros,
pero estoy segura que habrán más, tanto eventos de gobierno como otros privados.
76
5. Específicamente hablando de Cumbre de Líderes APEC celebrada el año
pasado en el Perú, ¿considera que en términos organizativos y logísticos
de las reuniones los resultados fueron positivos?
Sí, el tema más de cómo quedó el Perú ante otros países fue importante porque
adicionalmente, se quedó el presidente de China, que es uno de los países más
importantes en el Foro. Ahí creo que se afianzaron más las relaciones con el Perú.
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
Tenemos 14 salas en total. Salón mediterráneo se divide en 3 salas y la capacidad
máxima es para 1200 personas tipo auditorio. Aunque ahora con INDECI que cada vez
introduce más medidas de seguridad, la capacidad ha bajado. Según lo que ellos indican
puede bajar a 1000.
7. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
Corporativos, congresos médicos. Todo tipo de congresos, estudiantiles, ferias. Aunque
los más grandes son los congresos médicos y eventos del estado.
8. Imaginando que se toma toda la capacidad instalada del hotel, ¿de cuántas
personas estamos hablando?
Tengo una ficha técnica para eso que te puedo brindar.
9. ¿Qué tipo de clientes son los que contratan sus servicios de organización
de eventos?
Corporativos. Son pocas las ferias de turismo que se hacen dentro de un hotel. Lo que
pasa es que es muy masivo.
10. ¿Con qué frecuencia se realizan eventos corporativos, de asociaciones o
gubernamentales en el hotel?
Todas las semanas. Puedes tener 2 a la semana. Lo que pasa es que hay congresos
pueden durar de 3 a 4 días de la semana. Ahí ya mataste la semana completa. Toman
un lunes y lo terminan el jueves. Viernes y sábados son para eventos sociales. También
es por temporadas. Nosotros también derivamos al cliente para que haga su evento en
otra fecha. Si no tenemos disponibilidad en la fecha que nos pide, lo derivamos para
haga su evento en otra fecha y le ofrecemos un descuento a cambio. Es un incentivo.
Podemos negociar. La mayoría de clientes son flexibles. Los que tienen fechas
inamovibles son los del Estado. Ellos nos dicen que ya tienen el TDR listo, entonces la
fecha no se cambia.
11. ¿Para cuántas personas en promedio son los eventos de este tipo que se
realizan en el hotel?
Los congresos médicos pueden llegar a ocupar la capacidad máxima instalada, 1200
personas y adicionalmente tomar las otras salas.
12. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel?
Una ficha técnica con las características de los salones de eventos del hotel fue
entregada para resolver esta pregunta.
77
13. ¿Para tener el espacio que poseen en los salones, quiere decir que hubo
una proyección de crecimiento en la industria de eventos?
Sí, claro, se estudió que habría una buena demanda de eventos. Se planificó y se
construyó considerando eso. Pero ahora ha quedado chico, por eso queremos
expandirnos más.
14. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o
gubernamental en el hotel?
Todo, desde el salón, mozos, catering, audiovisuales, técnicos, música, decoración,
ofrecemos todos los servicios. Iluminación, el setting de las mesas, personal. En lo que
es traducción tenemos un proveedor. Le brindamos los datos al cliente para que él
pueda hacer el contrato directamente. Nosotros le ofrecemos los proveedores con los
que trabajamos a los clientes. Es más fácil porque ya los conocemos, ellos conocen las
políticas con las que trabajamos, sobre seguridad, horarios.
Recuerda que el año pasado en febrero los eventos en el marco de APEC los
realizamos aquí en Los Delfines, el Swissötel y el Westin, y que luego, para el
evento de agosto, SOM 3, una reunión más grande, se realizó en el CCL. Bueno,
llevar a cabo un evento de esa envergadura en un centro de convenciones tiene
ventajas y desventajas. Recordar este ejemplo nos lleva a la siguiente pregunta:
15. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro
de convenciones independiente? ¿Cuáles son las desventajas?
La ventaja principal es la capacidad. En el caso de APEC, la ventaja de haberlo realizado
en el CCL es la capacidad porque creo que es el más grande de Lima. La desventaja
es que no a todos los hoteles se les dio la oportunidad de tener personas alojadas en
sus instalaciones. Fue distinto al evento de febrero porque los asistentes decidieron
alojarse en los hoteles que estuvieron alrededor de los 3 hoteles sede. En agosto, como
la sede fue el CCL, muchos de los hoteles de Miraflores quedaron fuera del mapa. No
tuvieron una cuota de huéspedes de APEC.
16. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un hotel?
¿cuáles son las desventajas?
Está el tema de la comodidad del cliente. Al hacer un evento aquí, en nuestras salas y
el cliente elija este mismo hotel para alojarse facilita mucho. El tema logístico de traslado
desaparece. Es más cómodo para él, mientras que a nosotros nos da la oportunidad de
brindar el paquete completo, es decir, podemos todos los servicios.
17. ¿Considera Ud. que un hotel por ser un establecimiento especializado en
el servicio de alimentos y bebidas que cuenta con un área de eventos,
puede responder mejor a la organización de reuniones internacionales en
sus instalaciones? ¿Por qué?
Sí, claro que sí, y sobre todo a una contingencia. Bueno, hay que reconocer que hay
empresas de catering que son muy buenas, pero hay que contar con la experiencia. El
tema con el CCL es que es muy nuevo. No sé si las personas que brindan catering,
conocen al 100% el lugar CCL para saber exactamente qué hacer en casos de
78
contingencia. En nuestro caso, nosotros tenemos 20 años de experiencia, conocemos
a los clientes, sabemos qué preparar, qué hacer y qué no hacer.
18. ¿De qué manera cree que el país puede mejorar su capacidad para albergar
grandes eventos internacionales?
Debe mejorar el tráfico, el problema de movilizarse es muy grande. Ese es el mayor
problema, estamos saturados de autos. Otra cosa por ejemplo, nosotros tenemos un
terreno acá al costado y podríamos y quisiéramos ampliar la capacidad del hotel para
realizar eventos más grandes. Se viene otra cumbre, otro evento de gran magnitud y
queremos estar preparados, el gobierno nos dice ok, amplíen porque se viene un evento
grande y hay que estar preparados para recibir, pero aparecen trabas impuestas por la
Municipalidad que no nos permiten avanzar. No nos dejan trabajar. No hay una unión
entre ellos.
19. Entonces el tema va por el lado de que haya una mejor articulación entre
las relaciones entre Estado y el sector privado al momento de la
organización, pues al final es el Perú el que se beneficia.
Exacto. La Municipalidad debería tomar eso en cuenta, no como una intención aislada
y poner requisitos o trabas que hacen más lento el proceso o en el peor de los casos lo
impiden. Debe darse cuenta que con estos avances se beneficia a todo el Perú, no sólo
al distrito. Se debe trabajar en eso.
20. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en
el área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones
de mayor magnitud?
Sí, porque si tú comparas con otros países en Latinoamérica, estamos atrás. Un ejemplo
es la feria de turismo que se realiza en Colombia; ANATO. Es inmensa. Nuestro centro
de convenciones queda chico a comparación de lo que puede albergar esta feria. A esa
feria llegan de todos los países y los eventos van creciendo y creciendo. Sobre todos
los del gobierno. Promperú es una de las entidades del Estado que hace más eventos
y que tiene más experiencia en ese campo.
Te pongo otro ejemplo. Nosotros empezamos con un evento hace cinco años que es el
Perú Service Summit. Comenzó con 30 personas, luego de 5 años, están solicitando
venir 130 personas de distintos países, las personas se muestran interesadas. Esto se
explica por la nueva realidad, la globalización, los negocios internacionales, todo está
conectado. Es más fácil y más barato viajar, hay más temas de interés de estudio,
nuevas tendencias, todo se puede compartir en línea, en tiempo real, nos enteramos de
todos. La sociedad no es ajena a los temas relevantes mundiales. Todo esto está
relacionado y a la vez incide sobre el rubro de eventos. Los hay de todos los temas. Los
eventos se van expandiendo, va a haber un momento en que los salones que se tienen
en los hoteles ya no sean suficientes.
Y sobre el CCL, a mí me han dicho que no está 100% capacitado para recibir
delegaciones, para celebrar eventos. Los baños están en otro piso. Claro que sé que no
había otro lugar con la capacidad que se necesitaba para el evento de APEC más
grande. Acá, si tenemos un evento y falta algo, de último minuto, que se quiere, porque
esas cosas pasan, falta una silla, la sacamos del almacén y se soluciona
79
inmediatamente. Sé que al hacerlo en el CCL no tenían la misma facilidad de solucionar
los problemas que se presentaban. Tuvieron que movilizar todo, porque no se producía
ahí nada, los servicios de alimentación y eso. Es más complicado.
21. ¿Se deben ampliar las instalaciones existentes o crear nuevos proyectos
hoteleros que contemplen la realización de eventos de mayor magnitud?
Ambos. Primero porque si no estás en constante cambio, pierdes. Nosotros, la industria
hotelera, tenemos que estar en constante cambio, innovación, tanto en tecnología como
capacidad. Por eso te digo que nosotros queremos ampliar las salas. El Perú está
creciendo económicamente a un nivel mayor comparado con otros países
Latinoamericanos. Por eso sabes que va a haber más trabajo, más oportunidades de
negocio, más inversiones, va a venir más gente. Las personas tienen interés en celebrar
sus eventos aquí, es una buena sede. Hay mucho que ofrecer.
Y si se crea la infraestructura, por más que eso cree también mayor competencia a nivel
hotelero, también nos ayuda porque eleva el nivel de competitividad, uno quiere mejorar.
Es una competencia buena, sube el nivel de calidad que se quiere ofrecer en todos los
sentidos.
Deberíamos tener hoteles de lujo con salas enormes, que sean 5 estrellas de lujo. A eso
debería apuntar el Perú.
Si recuerdas, para eventos previos importantes como la COP 20 del 2014 o la Junta
de Gobernadores del FMI y el Banco Mundial, se tuvieron que armar espacios
temporales que funcionaron como centro de convenciones. Era algo transitorio.
En el caso de la COP que se hizo en el Pentagonito, se habilitó para que sirviera
como centro de operaciones y reuniones de la COP.
Se necesita tener algo permanente pero que funcione bien. Es por la falta de experiencia
si es que no se supo manejar bien en el caso de APEC en el Centro de Convenciones
de Lima, o también por la administración que tiene a cargo del Ministerio de Vivienda.
Debería cederse su administración a Promperú o al MINCETUR, o en todo caso debería
crearse una entidad que se encargue de velar por la correcta administración del CCL
porque ahora mismo se está desperdiciando, se está perdiendo. El tema de los servicios
es sumamente importante, no sólo tener capacidad, sino que se brinden los salones y
que a la par los servicios que se ofrezcan estén acordes, armonizados, tiene que tener
sentido. No se trata sólo de un cascarón de estructura y traer un catering. Eso es algo
muy valioso de los hoteles y que si se va a utilizar un centro de convenciones,
necesariamente tiene que haber el factor experiencia. Un equipo de organización de
eventos es necesario.
80
Entrevista N° 2
Fecha de la entrevista: 16 de mayo de 2017
Entrevistado: Rudy Mendiola
Cargo: Director de Eventos del hotel Marriott
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
En los últimos años la industria de eventos ha crecido muchísimo. Tenemos muchos
grupos corporativos, que no sólo quieren habitaciones en el hotel, sino que también
quieren eventos, es un gran porcentaje el que ha crecido. Tienes eventos corporativos
como de laboratorios y ONGs o eventos gobierno que a veces son 2 o 3 días y eso está
a veces ligado al número de habitaciones. También ha crecido mucho el tema de
eventos sociales. La gente está cambiando un poco la idea de hacerlo en casa y están
optando por realizar eventos sociales en hoteles porque tiene muchas ventajas. Te
ofrece todo el tema de infraestructura, facilidades del local, del aire acondicionado, los
servicios, la limpieza, el estacionamiento, la seguridad, no tienes que hacer estructuras
ni lidiar con un montón de proveedores.
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización
de grandes eventos internacionales?
Definitivamente, cada vez que tenemos un evento grande internacional como lo fue el
Fondo Monetario, el APEC del año pasado o los que van a venir en los próximos años,
de hecho es un tema de exposición del Perú, de imagen. Mostramos que somos
capaces de tener ese tipo de eventos, de tener no sólo la infraestructura hotelera en lo
que se refiere a habitaciones, sino la última tecnología para eventos, alimentación para
una gran cantidad de personas, el tema de transporte, de tener todas las facilidades
necesarias para el evento. Lima se ha convertido en un HUB, por lo que existe muy
buena conexión aérea, los vuelos van y vienen de todas partes del mundo. Además de
eso, cuando las personas vienen a Lima para participar en el evento, no sólo se quedan
en la capital, sino que van unos dos o tres días al Cusco antes o después del evento y
esto pasa muy seguido. Entonces podemos hablar de que contribuye a la industria del
turismo. Las personalidades en estos eventos que viajan para las reuniones generan
cobertura de la prensa durante todo el tiempo de su estadía en el país. Eso también nos
expone. Yo creo que es un tema sobre todo de imagen. Una vez que ha salido algo bien,
pues la gente se va a interesar más y más. Nos expone ante el mundo, como te digo.
.
3. En cuanto a eventos, ¿considera que la ciudad de Lima está preparada para
recibir a grandes delegaciones internacionales y brindar un servicio
adecuado?
Sí, creo que estamos facultados para recibir a grandes delegaciones. La capacidad
hotelera ha incrementado mucho más. Tenemos nuevas opciones de locación para
eventos grandes, pero aún faltan algunas cosas como mejorar el tema de transporte, el
tráfico, acceso al aeropuerto, cómo salir del aeropuerto sin enfrentar un tráfico imposible,
cómo llegar a las locaciones de eventos. Todo eso se puede trabajar muchísimo más.
Tenemos un buen nivel de profesionales en eventos y de tecnología, que es muy
81
importante. También tenemos la capacidad de hacer la parte de alimentos, la parte
social, de hacer los catering. Paralelo a un evento hay muchos eventos alternos,
auspiciados o no por diversas entidades.
¿Qué tipo de eventos paralelos?
Por ejemplo, al terminar el día de reuniones, nos pedían hacer la parte social, cerrar con
un cóctel. Estamos hablando un cóctel de 3000 o 4000 personas y se hizo durante el
Fondo Monetario. Sí tenemos la capacidad y las ideas. También hay muy buenos sitios
en la ciudad para realizar eventos sociales así, que están ligados a los encuentros
oficiales, que se hacen en lugares atractivos como las huacas. También hay buenos
proveedores en la ciudad, muy buenas opciones para seguir mejorando el catering y
ofrecer un buen producto. Un montón de visitantes se quedan asombrados y satisfechos
por la calidad y la variedad de la comida que podemos ofrecer. Algunos tienen como
interés principal la comida. En todos los eventos que hacemos siempre presentamos
una parte del Perú: baile, comida, costumbres, videos durante el catering. Son cosas
que podemos mostrarles del país que no van a encontrar en ningún otro lugar.
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones
de alcance global ¿cree usted que esta tendencia continúe?
Sí, yo creo que sí. Cada año tenemos más eventos representativos. Yo creo que sí se
va dar cada año, siempre y cuando mejoremos infraestructura hotelera, más capacidad,
salas, vías de acceso, servicios de mejor calidad, servicios información, gente calificada,
tecnología, información disponible en los medios sociales, que la marca Perú siga
creciendo, que seamos conocidos no sólo por la comida sino por todo lo que podemos
ofrecer; tecnología, seguridad. Sobre todo el tema de seguridad, hay que trabajar en
seguridad para que los asistentes no tengan miedo de venir al Perú, y también el tráfico.
Si hemos logrado ser escogidos tantas veces como anfitriones para estas reuniones
grandes en las que participan muchos países, es porque han visto condiciones
adecuadas. Si las mantenemos y mejoramos esos puntos débiles, claro que sí
tendremos más eventos importantes. El próximo ya tenemos la Cumbre de las Américas
de la OEA. Es un buen ejemplo.
5. Específicamente hablando de Cumbre de Líderes APEC celebrada el año
pasado en el Perú, ¿considera que en términos organizativos y logísticos
de las reuniones los resultados fueron positivos?
Considero que sí, totalmente positivo. Siempre hay cosas para mejorar como te decía.
Los asistentes se llevaron una buena impresión, lo sé por los comentarios de quienes
se alojaron en este hotel, pero también hay comentarios de locales que reconocen que
hubo ciertos temas y ajustes que se pudieron atender en el Centro de Convenciones.
Pero, en principio si no las hacemos, si no nos lanzábamos a organizar, no conoceremos
nuestros límites y no podríamos mejorar. Fue positivo para el Perú encargarse de esta
reunión de APEC. Nos exige y nos permite mostrar lo mejor de nosotros. Da muchísimo
trabajo a gente muy profesional que está en el medio y también gente muy joven que
recién está empezando y está aprendiendo. No dudo que en los próximos años nos
vuelvan a dar eventos de este tipo.
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
En el hotel tenemos 11 salas. Todas equipadas con aire acondicionado, están
alfombradas, tienen lo último en tecnología, algunas de las salas tienen vista al mar.
82
Tenemos una terraza totalmente techada. Tenemos un área de piscina para cócteles de
hasta 150 personas. Ternemos el Salón San Martín que tiene 571 m2 y 5 metros de
alto. Ahí tenemos áreas que funcionan como recibidores, que son el foyer, todos en el
cuarto piso. También tenemos salas más pequeñas en el tercer piso, para reuniones
pequeñas o directorio. En realidad el hotel se puede adaptar al tipo de evento o al diseño
del evento, sin ningún problema.
7. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
Tenemos muchos eventos corporativos de lunes a jueves: directorios, reuniones,
talleres conferencias. Los fines de semana tenemos más eventos sociales; bautizos,
showers, bodas, quinceañeros. Generalmente empiezan desde el viernes. Viernes,
sábado y domingo.
8. ¿Qué tipo de clientes son los que contratan sus servicios de organización
de eventos?
La mayoría son empresas privadas. Pueden ser laboratorios, bancos, algunos eventos
de gobierno también, ONGs, algunas mineras. Sobre todo corporativos.
9. ¿Con qué frecuencia se realizan eventos corporativos, de asociaciones o
gubernamentales en el hotel?
En un día podemos tener cinco, seis o diez eventos. Es variable, pero siempre tenemos
eventos. Puede ser un evento que dure tres días. Puede ser que una compañía tome
todas las salas para su evento, o que funcionen hasta 11 eventos distintos en simultáneo
de distintas compañías. Entre semana son eventos corporativos. Estos eventos
corporativos se dan todas las semanas.
10. Si una sola compañía toma todas las salas para su evento, en formato
auditorio, ¿cuál sería la capacidad total?
Estamos hablando de capacidad de hasta 550 personas tipo auditorio.
11. ¿Qué capacidad tienen cada uno de los salones de eventos del hotel?
Esta información puedo enviártela por correo.
12. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o
gubernamental en el hotel?
Tienes el tema de equipos audiovisuales, todo lo que el cliente necesite de acuerdo a
sus requerimientos; tienes el tema de alimentación, llámese desayunos, coffee breaks,
almuerzos, cócteles, cenas…
Y si viene un cliente al hotel, una empresa, y dice que desea un setting especial,
es decir, un diseño de la sala específico, ¿ese servicio también brinda el hotel?
Sí también. Nosotros le hacemos el plano del salón de acuerdo a lo que ellos necesitan,
le enviamos el plano del salón con medidas, con todos los equipos. Nuestra propuesta
incluye eso, las opciones de comida, el tipo de servicio de alimentación, es decir si va a
ser buffet o servido. Les damos todo el detalle del servicio. Si el cliente necesita que le
juntemos la sala un día por la mañana y por la tarde separa, lo hacemos. Hacemos
pruebas de cómo quedaría para que puedan venir a revisarlo antes del evento, el cliente
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puede traer a su proveedor también. Siempre y cuando haya espacio, podemos hacer
un ensayo.
13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un hotel?
¿cuáles son las desventajas?
En un hotel tienes todas las facilidades del catering. Si llegan más personas de las
previstas y tú tienes la cocina aquí, frente a cualquier imprevisto o requerimiento de
último momento, se puede cumplir con todo lo que se presenta. Además podemos
considerar restricciones alimentarias que no se avisaron con anticipación y preparar
platos especiales de último minuto. No es necesario armar estructuras, se tienen ya todo
los permisos, servicios de limpieza, seguridad, servicio técnico y audiovisual que conoce
los equipos y las instalaciones eléctricas, porque nosotros trabajamos con proveedores
profesionales que nos brindan confiabilidad, tenemos todo el mobiliario aquí, sillas de
repuesto, muebles y demás. Otro plus es el factor alojamiento. Los expositores o
asistentes se pueden alojar y usualmente lo hacen, en el mismo hotel. Entonces se
anula el tema del transporte hacia la locación de la reunión. Es más fácil y seguro para
ellos, súper cómodo. De hecho se crean tarifas especiales de grupo para los asistentes
al evento y que desean quedarse en el hotel, se les hacen paquetes especiales, con
tarifas atractivas. La desventaja sería el tema de capacidad. Es limitada porque un hotel
no sólo se dedica a hacer eventos. El componente alojamiento es principal, por eso el
área de eventos si bien puede ser grande, dependiendo del tipo de hotel claro, no podrá
ser enorme tampoco.
14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro
de convenciones independiente? ¿Cuáles son las desventajas?
Bueno, lo más resaltante es el tema de la capacidad. Un centro de convenciones es sólo
eso. No es un hotel más un espacio para realizar eventos. Es una gran área para
preparar congresos, reuniones, convenciones. Entonces priorizan la amplitud de las
salas, el número de salas. En un centro de convenciones podrán llevar a cabo reuniones
mucho más grandes que las que un hotel puede soportar en las áreas que tiene
disponible, ¿me entiendes? Pero también tienes que tomar en cuenta que tiene
limitaciones en los servicios. Dependerá del centro, pero por ejemplo, el centro de
convenciones de Lima, el más grande hasta ahora, no tiene proveedores propios, no
tiene los servicios centralizados. Hay que contratar por separado. En ese tema el hotel
es mucho más eficiente.
15. ¿Considera Ud. que un hotel por ser un establecimiento especializado en
el servicio de alimentos y bebidas que cuenta con un área de eventos,
puede responder mejor a la organización de reuniones internacionales en
sus instalaciones? ¿Por qué?
Sí. Por tener los equipos necesarios, espacios acondicionados, por contar con
paramédicos, por concentrar todos servicios en un solo lugar, por contar con
habitaciones y su propia seguridad, pero además, como dices, se especializa en
alimentos y bebidas también. Todos los servicios los manejamos nosotros, no están
aislados, al contrario, ofrecemos un servicio integral, que responde a contingencias, a
necesidades muy especiales de nuestros clientes. El tema de experiencia también es
muy muy importante. La expertise del equipo es muy valiosa en el éxito del evento.
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16. ¿De qué manera cree que el país puede mejorar su capacidad para albergar
grandes eventos internacionales?
Hay que considerar el tema de infraestructura. Un tema de acceso del aeropuerto a
estos lugares, a los centros de convenciones. El tema de seguir trabajando en educación
y capacitación de los jóvenes que se especializarán en eventos. Se necesita formar a
gente profesionalmente para que se dedique a este tipo de eventos, para que los
estándares sean muy altos y los eventos realizados sean de muy buena calidad, un éxito
organizativo. El tema de que estén preparados para recibir, el protocolo, el armado de
salas, la atención en salas durante el evento. Otro punto es la planificación, que también
es importante, para una buena organización, es necesario planificar, establecer
cronogramas cumplirlos, el tema presupuestal. Estudiar los eventos pasados para
identificar fallas y que no se vuelvan a repetir. Una retroalimentación, qué mejorar, que
evitar en el futuro. Se debe hacer una reunión post-evento, para evaluar todo esto.
¿El equipo de este hotel está especializado y capacitado para organizar
eventos?
Sí, los de event management reciben doble entrenamiento; tanto en la parte corporativa
como en la parte social. Reciben un entrenamiento al ingresar al equipo Marriott y una
capacitación constante luego. Este entrenamiento está homologado por Marriott
internacional. Está certificado. Al trabajar aquí ellos tienen que pasar exámenes.
17. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en
el área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones
de mayor magnitud?
Sí, podrían tener más espacio para albergar grupos más grandes, con espacios
totalmente habilitados, con equipos audiovisuales de última generación, con áreas
adecuadas para ofrecer los coffee breaks, para stands, para el área de registro. Se debe
mostrar un tema tecnológico en ese sentido, con un sistema de registro moderno,
eficiente. Hay pocos hoteles que tienen capacidad para hacer eventos grandes. Creo
que necesitamos más espacio pero al mismo tiempo mejor servicio.
18. ¿Se deben ampliar las instalaciones existentes o crear nuevos proyectos
hoteleros que contemplen la realización de eventos de mayor magnitud?
Ambos casos. Hay hoteles que pueden ampliar su capacidad y mejorar sus instalaciones
desde renovar el mobiliario, expandir salas, tener mejores equipos hasta mejorar la
distribución de sus zonas de recibimiento o servicios higiénicos. Sin embargo hay otros
casos en los que desde cero se tendrá que construir ya pensando en eventos, cadenas
hoteleras que levantarán el inmueble proyectándose a producir eventos granes, tendrán
que contemplar todas las posibilidades.
En el tema de crear nuevos centros de convenciones, pero habrá que mejorar el tema
de los accesos primero. Hay que ver el tiempo para llegar desde el aeropuerto al centro
de convenciones. Tenemos este centro de convenciones en san Borja, es grande, sí,
pero no funciona al nivel óptimo. Antes de construir otros, ese debe estar a punto. Tiene
ciertas fallas. No puedes llegar a un centro de convenciones o a un hotel y darte cuenta
que tienen un equipo antiguo, obsoleto, o sillas que no son ergonómicas.
A todo esto, es muy importante la capacidad, la amplitud del lugar donde se realicen los
eventos, pero una estructura sin un servicio que vaya acorde a ese lugar, a esa área,
no funciona. Como te comentaba, responder mejor a pedidos de último momento es
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crucial y puede marcar la diferencia. Esto sí te lo hace un hotel, tiene todo administrado
desde un solo lugar. Cuando en estas cumbres llega un Presidente o alguna
personalidad de peso, el hotel tiene que atenderlo de la mejor manera en su habitación,
en sus instalaciones durante su alojamiento. Así igual funciona en el área de eventos.
Hay que dar lo mejor en calidad de servicio, equipos, tecnología, el tema de
alimentación. El hotel tiene un equipo multidisciplinario: desde el chef ejecutivo, los
gerentes de banquetes, los mozos, los supervisores, hasta la dirección, finanzas.
Tienes un todo equipo que trabaja y ha hecho muchas cosas, con trayectoria muy
grande, con mucha experiencia. No trabaja una sola persona. Es toda una cadena de
servicios, desde la llegada del cliente hasta la encuesta que recibe el cliente
preguntando sobre su estadía. El hotel está presente en todo momento, funciona en
todo momento. Con esa expertise es con la que trabajamos en los eventos. Todo está
coordinado y su administración y operación se encuentran integradas.
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Entrevista N° 3
Fecha de la entrevista: 24 de mayo de 2017
Entrevistado: Fritz Mercer
Cargo: Gerente de Grupos y Eventos del hotel Westin
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
Respecto a este hotel, el negocio del centro de convenciones representa el 63% de los
ingresos del Westin. En general, esta industria mueve mucho, es una cadena que
involucra a varios sectores y genera ganancias para muchas personas. Tienes el
departamento de A&B, tienes el alojamiento que va de la mano. Luego, cuando se da el
evento en Lima, los participantes no sólo asisten a sus reuniones o congresos, también
está el eje turismo. Ellos también se animan a viajar por el Perú, se van al Cusco, a otras
ciudades y es otra industria a la que está aportando. Finalmente, todos regresan a su
lugar de origen y de acuerdo a la experiencia que tuvieron en este país, transmiten de
manera positiva lo que vivieron. La industria de eventos corporativos, del Estado y
eventos sociales genera muchas oportunidades de trabajo. Esto no sólo en Perú, esto
pasa en todo el mundo. Es muy importante creo yo. En tiempos actuales, con la
evolución de la tecnología y comunicaciones, se hace posible viajar más, hay más temas
de interés que cubrir, sobre los cuales discutir, por tanto, hay más razones para hacer
convenciones. Esta industria tiene un futuro muy próspero, con beneficios para todos,
para la economía de los países en los que se realiza.
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización
de grandes eventos internacionales?
Reconocimiento, ingresos para todo el Perú, incluyendo Lima. Como mencioné, el
turismo crecerá porque está ligado. Obviamente estamos hablando de los puntos
turísticos más importantes como Machu Picchu, Urubamba, la ciudad del Cusco,
Paracas, Nazca, Punto, Arequipa. El negocio de eventos trae turismo también, antes o
después de un congreso. Y con más turismo hay más ingresos, que aporta al PBI del
país. Hay más trabajo. Pero el reconocimiento es una de las cosas más importantes
porque se trata de la imagen del Perú en el extranjero, cómo nos ven los demás países.
Se tiene la oportunidad de demostrar que este país es capaz de llevar a cabo
exitosamente un evento de magnitud, grande, importante, que pueden venir presidentes
de todo el mundo, ministros de Estado y que el servicio y atributos a ofrecerles es de la
mejor calidad. Se tiene mucho por ofrecer y eso se refleja fuera, es la reputación, la
calificación que se otorga. Una mirada de los medios, de la prensa extranjera y hacen
buena publicidad si todo salió bien. Eso repercute o puede repercutir de manera positiva,
pudiendo ser elegidos nuevamente anfitriones de grandes eventos, o como destino
turístico o de inversiones. Para eso se necesita mucho entrenamiento de parte de la
industria de servicios, pero colaboración por parte del Estado. Hay vacíos que el sector
privado no va a cubrir. Ahí debe entrar el gobierno, porque también ese ese su deber.
3. En cuanto a eventos ¿considera que la ciudad de Lima está preparada para
recibir a grandes delegaciones internacionales y brindar un servicio
adecuado?
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No. No lo creo. ¿Por qué? Bueno, está el nuevo Centro de Convenciones de Lima, pero
no está listo para recibir grandes grupos. Es una situación operativa que aún no está
completa. Tiene mala fama. Todos lo saben. Para empezar, tener un solo centro de
convenciones en Lima y que este no pueda manejar adecuadamente un evento
internacional importante, no tiene sentido. Hay cosas ahí que tienen que completar,
terminar, arreglar. Con un centro de convenciones así, se va a preferir utilizar los hoteles
y somos pocos los que tenemos la capacidad suficiente. Serán 3 o 4. No más. Lima es
una gran ciudad, cosmopolita, el Perú está cobrando más notoriedad,
consecuentemente, no podemos tener un solo centro de convenciones que funcione a
medias y 3 o 4 hoteles con salas de tamaño mediano-grande. Si se busca captar más
eventos internacionales relevantes, que sean el foco de atención, se tiene que hacer
algo con esto.
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones
de alcance global ¿cree usted que esta tendencia continúe?
Esperemos que sí, si el gobierno está detrás de esto y puede mejorar el servicio que da
Lima en términos de transporte y aeropuerto. El aeropuerto es un gran problema. Ya no
es adecuado para recibir a tanta gente. Eso influye en el ingreso de otros eventos
grandes, ¿no crees? Porque el resto de elementos los tiene el país: lugares turísticos,
historia, gastronomía, buenos hoteles. Bueno el aeropuerto y la seguridad también. Sin
seguridad ciudadana todo se cae. Nadie va a querer venir si el país no es un lugar
seguro para llegar, para visitar lugares y caminar tranquilamente. Son importantes esas
dos cosas obviamente, el aeropuerto y su acceso, y la seguridad. El resto ya se tiene.
Conforme se hace más conocido el país, hay más interés de que sea anfitrión para otros
congresos, convenciones, reuniones internacionales, cumbres, etc.
5. Específicamente hablando de Cumbre de Líderes APEC celebrada el año
pasado en el Perú, ¿considera que en términos organizativos y logísticos
de las reuniones los resultados fueron positivos?
Sí, positivos. Los participantes se llevaron una grata experiencia del país. Sé que hubo
cosas que pudieron salir mejor, errores que pudieron evitarse con respecto a la
planificación, pero eso más que todo quedó para registro de los peruanos, no está tanto
en la mente de los delegados APEC. Para ellos, la comida, los lugares que vieron, los
bailes, la cultura, eso quedó. Siempre es positivo que se lleven una buena impresión
porque replican esto fuera, en sus países. Aquí hay algo único y cada vez se hace más
conocido. Eso es bueno. Todo es perfectible al final.
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
Tenemos el centro de convenciones más grande del Perú en un hotel. Tenemos el salón
más grande en un hotel, es un salón que mide 1660 m2. Tenemos una capacidad para
1600 personas. Tenemos 17 salones de eventos. Ningún otro hotel puede ofrecer esta
capacidad. Por eso estuvimos inmediatamente dentro de los que se eligieron en febrero
y marzo del año pasado para realizar la reunión SOM 1 de APEC. Había reuniones
simultáneas, todo el día. Teníamos 3 funcionando en un piso, 4 en otro, 3 en otro y así.
Aparte, armamos las salas de soporte, el prayer room, documentation center, las
oficinas de trabajo del Proyecto Especial, la de los sectores peruanos, el delegates’
room, la sala de prensa, todo eso. Todo perfectamente sincronizado, ordenado,
planificado con resultados excelentes. Se pudo hacer esto gracias a la capacidad, a la
calidad, el servicio, los estándares que manejamos en el hotel, el personal entrenado.
Ofrecemos todos los servicios complementarios, llámese catering, asesoría de eventos,
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limpieza y armado de salas, equipos tecnológicos, planificación, organización, atención
durante el evento y post-venta.
7. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
Hacemos de todo. Hacemos congresos locales, internacionales, eventos sociales como
bodas y fiestas de quince años, cocktails, cenas grandes, reuniones pequeñas de tipo
corporativo, y claro, eventos de gobierno.
8. ¿Qué tipo de clientes son los que contratan sus servicios de organización
de eventos?
Nos contratan empresas privadas, clientes independientes sobre todo para sus eventos
sociales y entidades del Estado.
9. ¿Con qué frecuencia se realizan eventos corporativos, de asociaciones o
gubernamentales en el hotel?
Realizamos eventos todos los días del año. Eventos locales son los más frecuentes. ¿A
qué llamamos evento local? Por ejemplo, nos llama una empresa que quiere hacer un
lanzamiento de producto. Un evento local también es una corporación que tiene una
reunión regional de sus directores. Un evento local es una empresa que quiere tener
una reunión con todos sus empleados. Esos son los eventos que más hacemos aquí.
10. ¿Y para cuántas personas en promedio son los eventos de este tipo que se
realizan en el hotel?
Para 400 personas en promedio.
11. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel? Habíamos
conversado ya un poco sobre esto, pero las especificaciones técnicas de
cada sala, ¿están disponibles en la página de internet del hotel?
Sí, todo está en la página, con las medidas y capacidad por tipo de formato. Si necesitas
más información te la mando.
12. Para ser el hotel con mayor capacidad en el área de eventos a la fecha,
¿quiere decir que en su momento hubo una proyección de la industria en
crecimiento?
Sí. En su momento, se hizo un estudio de lo que había en la ciudad y hacía falta un
salón con la capacidad de nuestro salón Limatambo. En ese entonces, el salón más
grande lo tenía el Swissotel. Nosotros abrimos en el 2011, pero el proyecto debe haber
iniciado en 2007-2008. Se hizo una planificación a futuro, se analizaron las condiciones
en ese año, se llegó a la conclusión que la industria de eventos estaría en expansión los
próximos años, había un espacio que cubrir, un mercado que atender.
13. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o
gubernamental en el hotel?
Incluimos todo: habitaciones, traslados al aeropuerto, asesoría para el evento, montaje
en salones, A&B de la más alta calidad, porque contamos con certificaciones
internacionales como Halal, opciones kosher, vegetarianas y veganas, audiovisual,
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equipos, muebles, decoración, ayudar con tours, ayudar con regalos de bienvenida. De
todo. Somos un hotel de full service.
14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un hotel?
¿cuáles son las desventajas?
Lo primero que salta es que aquí no tiene que contratar un caterer. Nosotros lo hacemos.
Nosotros ofrecemos todo, toda la alimentación, asesoría, montaje, las habitaciones,
todo lo que expliqué. Lo mejor de todo es que tenemos una sola administración
coordinada desde la cual se maneja todo lo que se necesita, tenemos experiencia en el
mercado. Nosotros conocemos el negocio, ya sabemos qué hacer, qué no hacer, cómo
hacer el planeamiento, calcular imprevistos que siempre los hay. Además es un alivio
para los participantes de los congresos o convenciones hospedarse en el mismo lugar
de las reuniones. Obviamente es más cómodo.
15. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro
de convenciones independiente? ¿Cuáles son las desventajas?
La ventaja claramente es el espacio es más grande. La capacidad es lo que diferencia.
Pero no tienen servicios de catering en un centro de convenciones, no tienen servicio
de limpieza, ni montaje de salones, no hay una administración de salones. Todo tienen
que contratar por separado. Y si hablamos del Centro de Convenciones de Lima, como
te comentaba, tiene mala fama porque no tiene una oferta de proveedores. Entonces si
quieres hacer un evento ahí, tienes que encargarte de todo. Hasta de limpiar los
ventanales porque nadie más lo va a hacer. No hay una administración propiamente
dicha, sólo está a cargo del Ministerio de Vivienda y ellos no ofrecen servicios. Tendrías
que contratar hasta técnicos para tus conexiones de luces, audiovisuales, cabinas de
interpretación, para poner los videos y demás. La desventaja es eso, el centro de
convenciones es sólo el espacio, el edificio. Y hasta creo que este no fue bien diseñado
porque hay un piso en el que ni siquiera pusieron baños o no llegan los ascensores.
Tampoco tienen muebles propios para armar salas aparte, salitas especiales de
encuentros, de estar.
16. ¿Considera Ud. que un hotel por ser un establecimiento especializado en
el servicio de alimentos y bebidas que cuenta con un área de eventos,
puede responder mejor a la organización de reuniones internacionales en
sus instalaciones? ¿Por qué?
Sí, por eso y porque ofrecemos the whole package. Todo el paquete a disponibilidad
del cliente, de la empresa que contrata, del sector, del Ministerio o cualquiera que sea
la institución que contrata, ya no tiene que buscar nada por separado.
17. ¿De qué manera cree que el país puede mejorar su capacidad para albergar
grandes eventos internacionales?
Ya se está tratando de mejorar porque el país tiene más presencia internacional. Los
peruanos están presentes en ferias internacionales para atraer negocios, luego vienen
aquí. Hay interés en hacer las ferias aquí, los congresos, cumbres. Cumbres porque me
parece que el país ha ingresado en los temas de interés de la comunidad internacional,
¿no? La COP se hizo porque el Perú también busca mejorar ese tema del medio
ambiente que antes no le interesaba o no podía atender porque tenía problemas más
graves. Yo creo que las convenciones no se hacían mucho en el pasado por eso, por
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las circunstancias en las que estaba el Perú, la economía del momento, la situación
social. Ahora, con las mejoras que se han logrado, con la economía más sólida y una
mejor situación general, se está enfocando de ver la importancia de traer este negocio
de eventos a Lima. Lima nunca ha sido Lima una ciudad de turismo, ahora un poco por
la gastronomía, pero la ventaja de Lima es que es HUB en donde uno puede entrar y
salir fácilmente vía aérea. Es más barato hacer el evento aquí que en Río de Janeiro o
Buenos Aires. Están aumentando los vuelos internacionales desde y hacia Europa, y
hacia otros destinos. Eso nos ayuda bastante. Estamos más conectados y propicia las
comunicaciones, intercambios, viajes, y finalmente que se hagan aquí los eventos. Se
puede mejorar la capacidad con más capacitación al personal de eventos, las mejoras
del aeropuerto y el tráfico, por ejemplo.
18. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en
el área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones
de mayor magnitud?
Creo que está bien como está por el momento, pero en un par de años habrá que
incrementar la capacidad. Sí creo que habrá más eventos. Bueno, si no se arregla ese
Centro de Convenciones de Lima, sí se necesitaría otro, uno mejor planificado o una
expansión de las salas de hoteles.
19. ¿Se deben ampliar las instalaciones existentes o crear nuevos proyectos
hoteleros que contemplen la realización de eventos de mayor magnitud?
Como te digo, por el momento estamos bien. En función a la demanda habría que
repensarlo. Si no se arregla el Centro de Convenciones, lo otro sería expandir las salas
de eventos de los hoteles. Nosotros podríamos crecer también.
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Entrevista N° 4
Fecha de la entrevista: 30 de mayo
Entrevistado: Cecilia Monteverde
Cargo: Jefa de Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
Nosotros nos dedicamos básicamente a la organización de eventos políticos. Pero en
general, el beneficio para el Perú es el posicionamiento en el centro de la información,
digamos, estamos en el ojo, en el punto de atención de todo el mundo. Eso en
consecuencia trae una multiplicación en la oferta de servicios, tanto los servicios que se
dan en el hotel como los servicios complementarios que son restaurantes, el servicio de
alojamiento, artesanías, turismo, en fin. Se demuestra de alguna manera la
potencialidad y la capacidad que tiene el país para atender este tipo de reuniones y las
consecuencias favorables que genera. Esto puede ser a posteriori también porque, si
bien las delegaciones o las personas que asisten a estos eventos que nosotros
organizamos no tienen en ese momento tiempo para hacer un recorrido turístico o para
disfrutar para todas las bondades que el país tiene, puede sí tener un efecto
multiplicador porque regresan a sus países y hablan de lo bien que les fue acá. Pueden
regresar en otra oportunidad como turistas o comentar a otras personas y recomendar
que visiten el Perú. Puede incluso atraer inversiones también, porque si ofrecemos un
país seguro, estable, tiene una serie de connotaciones. Hay consecuencias favorables
a raíz de un evento.
2. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y
servicios en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos
internacionales?
Pienso que tenemos aún infraestructura limitada. Lo más grande que se ha hecho hasta
ahora es el flamante Centro de Convenciones de Lima, cuya principal sala tiene una
capacidad máxima de 3000 personas. Podríamos apuntar a tener más, no
necesariamente debemos tener un centro de convenciones. Deberíamos tener más
espacios. Podríamos tener un centro de convenciones, pero también un centro de ferias,
que ya no lo tenemos o lo tenemos de manera muy limitada. En el Jockey Plaza entiendo
que se realizan ferias, pero podríamos diversificar más. Hay hoteles que tienen buena
infraestructura, pero no es propiamente infraestructura de centro de convenciones. Es
infraestructura hotelera que se puede adecuar, es decir, darle uso de centro de
convenciones. No está mal, los hoteles se han esforzado en tener salones y tecnología,
pero podríamos ser un poco más especializados. El CCL, tiene sus fallas, pero en
general digamos que está bien como espacio. Pero así como ese podríamos tener más,
no limitarnos únicamente a uno. Podemos mejorar la infraestructura. Parte de mejorar
la infraestructura para que Lima sea centro importante de eventos tiene que ver con la
pobre infraestructura vial que se tiene en esta ciudad. Muchas veces tenemos
dificultades por temas de tránsito. No se puede ser punto focal de importantes eventos
de la región o a nivel de todo el mundo como ha sido APEC 2016, que trae economías
de todo el Asia-Pacífico, no puede ser que aspiremos a tener ese nivel de participantes
cuando tenemos una salida del aeropuerto hacia San Isidro o Miraflores que es un caos
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vial. Eso es un conjunto. No se trata sólo de tener buenos hoteles, servicios turísticos
de calidad, restaurantes o centros de convenciones, sino también tiene que
complementarse con otra infraestructura que no tiene que ver directamente con el
evento en sí, pero sí con el desplazamiento hacia el evento o hacia el hotel. Entonces,
eso por ejemplo es algo que las autoridades, ya que Lima está siendo una ciudad muy
elegida para eventos, tiene que verse en conjunto, cómo puede mejorar Lima para este
tipo de actividades. Ser una ciudad moderna, con mayores facilidades de transporte y
mejor desplazamiento, nos puede hacer todavía más atractivos para eventos
internacionales de alto nivel. No sólo de alto nivel, no sólo político, sino todos los eventos
internacionales, de toda índole.
Por ejemplo, ¿cómo facilitas tú el transporte con eventos que realiza Cancillería o que
organiza el Estado Peruano? Si vienen altas autoridades, la policía te ayuda y facilita el
tránsito con las famosas liebres. Pero si tienes un congreso de médicos, que no
necesariamente tienen esa facilidad, es una incomodidad trasladarlos. Porque aquí
estamos hablando de eventos en general, de todo lo que quiera hacerse en Lima.
También tiene que tomarse en cuenta la seguridad, contra la delincuencia, porque es
una pésima referencia que a alguien que salga del aeropuerto y se atraque en el tráfico
salgan delincuentes a robarle aprovechando esa situación del auto parado, rompiendo
ventanas, llevándose la maleta. A esto hay que apuntar también, a mejorar.
3. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones
de alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?
Sí. Con mayor razón doy énfasis a lo que dije en la pregunta anterior. En tanto tendamos
a mejorar infraestructura y el entorno que rodea a esa infraestructura, por supuesto que
la tendencia será hacia arriba y siempre creciendo.
4. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de
Líderes APEC 2016 y sus eventos conexos?
Pienso que cumplimos, con un gran esfuerzo, pero sí pudimos cumplir
satisfactoriamente, con lo que indica la metodología de las reuniones APEC, porque
ellos tienen un estándar, un patrón a seguir para sus reuniones, y por supuesto, además
de cumplir con estas especificaciones que se demandan cada año de la economía
donde se realiza, le hemos dado el toque que el Perú tiene en cuanto a calidad en cuanto
a hospitalidad y atención. Pienso que ha sido positivo, creo que los delegados que
participaron en las distintas reuniones, así que los ministros y los líderes se fueron
satisfechos.
5. ¿Cuáles fueron las limitaciones encontradas en cuanto a capacidad de las
instalaciones en las reuniones en Lima de APEC 2016?
En Lima tuvimos algo de limitaciones de espacio. Pudimos acomodar las diversas
reuniones exitosamente, pero con esfuerzo, ideando soluciones. Utilizamos el Centro
de Convenciones de Lima y algunos hoteles. No tuvimos mayor inconveniente a pesar
que las reuniones Senior Officials’ Meeting fueron de varios días de duración, a veces
dos semanas, y de muchas reuniones en simultáneo. A veces teníamos en algunas
fechas 14 o 15 reuniones en simultáneo. A pesar de eso sí logramos ubicar la
infraestructura necesaria.
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6. En cuanto a servicios complementarios contratados, ¿hubo limitaciones
encontradas el año pasado en Lima?
No. Hemos tenido suficientes propuestas, postores, proveedores para los servicios de
alimentación, limpieza, transporte. En general pudimos cumplir todo.
7. Pero en el caso del CCL, ¿cómo contrataron los proveedores?
Eso sí, ellos no tenían proveedores. Tuvimos que buscar todo y contratar uno por uno.
Las limitaciones no fueron por el lado de que no habían, sino porque invertimos tiempo
y esfuerzo en encontrarlos.
8. Respecto de la reunión SOM 1 de APEC, realizada en febrero de 2016, ¿en
case a qué criterios se seleccionaron los tres hoteles sede?
En primer lugar, se tuvo que utilizar hoteles porque el CCL no tenía disponibilidad en
algunas fechas, había un cruce, porque inicialmente se iba a realizar ahí. Entonces los
hoteles se eligieron en base a la capacidad, siguiendo el cronograma de reuniones e
identificando la cantidad de reuniones que había en simultáneo en un mismo día. Así
nos vimos obligados a escoger tres sedes para así cumplir con todas las reuniones. Los
tres hoteles se escogieron en función a la capacidad que cada uno ofrecía para poder
cumplir con el requerimiento de espacio.
9. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un
hotel y cuáles son las desventajas?
Las ventajas son que en el hotel tienes prácticamente todo listo e instalado. Tienes
personal especializado para el montaje de las salas, propio servicio de limpieza, es más
práctico para el tema de los delegados porque se alojan mayormente en el mismo hotel
de la reunión. Eso disminuye o te evita el esfuerzo logístico de traslados y de seguridad.
Eso hablando de los hoteles especializados en reuniones así. Porque no todos son así,
no todos tienen salas grandes. Estamos hablando de sólo los que ofrecen la capacidad
suficiente. Esa sería la ventaja.
La desventaja podría ser que en los servicios de alimentación puede incrementar un
poco el costo porque siempre los hoteles, especialmente los de cinco estrellas, tienen
precios de sus servicios de alimentación como coffee breaks o almuerzos que pueden
resultar un poco más elevados que los de un catering normal, de fuera. Pero se sabe
que los hoteles no te permiten llevar comida de fuera. Aunque eso podría ser una
desventaja, pero también hay que analizar que, depende de la negociación que se haga
con el hotel, hay hoteles que en función al consumo te hacen descuentos para la sala.
Depende de la buena negociación con los hoteles.
Y bueno, otra desventaja es que no necesariamente se encontrará la capacidad
completa para una reunión de gran magnitud en un hotel de Lima, pero eso siempre
estará en función de la metodología de la reunión y de la cantidad de personas.
10. ¿Cuáles fueron los requerimientos de capacidad de APEC 2016 en los
salones?
Eso dependió de cada reunión, no es un estándar fijo. Mucho depende del formato de
la reunión. Puedes decir que un salón tiene capacidad para 50 personas, ok, pero ¿en
qué formato? Si es tipo teatro, solamente con sillas, esas 50 personas tal vez entren,
pero en mesa redonda no entrarán.
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11. APEC tuvo varios eventos sociales luego de las reuniones oficiales del día.
¿Eso fue más sencillo realizarlo en un hotel o en un centro de
convenciones?
Es más sencillo hacerlo en un hotel. Por supuesto, tienen todo ahí. Tiene la cocina, el
personal, la infraestructura. En un centro de convenciones necesariamente tienes que
llevar un servicio de catering. Si las reuniones han sido en el hotel, es más cómodo
porque ahí nada más empalma con la cena.
12. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro
de convenciones independiente?
¿Las ventajas? La capacidad. Tienes todo en un solo sitio. La logística se facilita en el
sentido de que si son muchas reuniones, en lugar de tomar dos o tres hoteles como
sede, se hace en una sola, todo se hace ahí en el centro de convenciones porque es
suficientemente grande. La seguridad también es más fácil de controlar, está en un
mismo lugar.
Las desventajas, específicamente en el nuestro, el CCL, el caso que nos tocó a nosotros
en APEC, no tiene personal experimentado. Toda la labor del montaje, tanto de
mobiliario, setting de salas como lo tecnológico, estuvo a cargo de Cancillería.
Lamentablemente el CCL no está en óptimas condiciones, lo cual nos demandó a
nosotros contratar servicios que no hubiéramos tenido que hacer, como por ejemplo
limpieza de ventanales, contratar servicio de limpieza de los servicios higiénicos y todos
los ambientes, salas, etc. Disfrazar alfombras manchadas, traer nuestros propios
técnicos, todo. Ellos tienen personal, apoyan, sí, pero no lo suficientemente conocer o
especializado como para confiarles una Cumbre de Líderes. No puedes montar un
evento sin tener que llevar tu propia gente técnica. Ya tienen mobiliario desgastado, en
mal estado o no tienen mobiliario especial, como por ejemplo sofás para las salas VIP,
eso tuvimos que poner nosotros. Es una obra que aún no está del todo concluida, tiene
algunas fallas, de las tuberías y esas cosas. No es que le tengamos miedo al trabajo,
pero fue más difícil, y un poco más estresante, tuvimos que armar todo desde cero.
Digamos que si el CCL quedó bien presentado, se debió al equipo organizador. Ese
centro de convenciones debería tener una renovación constante de su mobiliario, tener
gente especializada, no puede tener mesas o sillas malogradas, tiene que haber
mantenimiento constante. En un centro de convenciones uno tiene que estar atento a
los materiales a utilizar para el mobiliario y demás. Que sea de un tipo de material que
no sea de fácil deterioro. Limpiar las alfombras o pensar otro material de mayor facilidad
para la limpieza como cerámico. Bueno, pero si ya está hecho así, entonces hay que
darle mantenimiento, renovar. Cualquier cosa a la que uno no le da mantenimiento, se
deteriora.
13. ¿Qué consideraciones se tomaron al decidir realizar las reuniones SOM 3,
la Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas y la Cumbre de Líderes, entre
otras, en el Centro de Convenciones de Lima?
Fue un tema de capacidad, pero también fue una cuestión emblemática. Era nuestro
centro de convenciones, prácticamente nuevo, construido para darle uso en
oportunidades como esta, de reuniones internacionales, reuniones de gobierno.
Teníamos que darle cierta puesta en valor.
14. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el
servicio de alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización
de reuniones internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?
95
Sí, precisamente porque ya está especializado, está capacitado. Va por el lado de la
experiencia.
15. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de
eventos internacionales?
Somos buenos anfitriones por naturaleza. Tenemos esa fama a nivel mundial; el que
viene al Perú la pasa bien. Sin embargo, no podemos disfrazar nuestras deficiencias
con nuestro carisma u hospitalidad. Los hoteles están bien puestos. ¿Debería haber
más? Sí. Debería haber una mayor oferta hotelera. ¿El Centro de Convenciones está
bien puesto? Tiene sus fallas, pero digamos que se puede utilizar. No tendría que ser el
único. Habría que tener diversidad.
Lo que hablábamos hace un momento, el tema de infraestructura. No sólo para el
evento, es decir, las salas, sino el entorno que te comentaba. De repente el tema de
tránsito, el problema vial, ese tipo de cosas. Mejorar la llegada. Lo importante es aquí,
la primera impresión que tiene un pasajero es cuando llega al aeropuerto. Se tiene que
entrenar a la gente para recibir a extranjeros. Ordenar el aeropuerto. Mejorar la
seguridad, porque ese punto nos es adverso. Ese y el tráfico tan pesado que tenemos.
Por lo demás, tenemos buena comida, buenos hoteles, un centro de convenciones que
puede mejorarse, tenemos la capacidad como organizadores.
16. ¿En el caso de los hoteles, qué requieren mantener, qué mejorar o
modificar para realizar exitosamente grandes eventos internacionales?
Podrían mejorar algunos su infraestructura en cuanto a salas. Por ejemplo. Hay algunos
que tienen salas grandes que se pueden acondicionar y adaptar. Sin embargo, si tienes
un evento que requiere interpretación simultánea, tienes que llevar las cabinas, porque
ninguno tiene las cabinas incorporadas. ¿Por qué? Porque los salones de los hoteles
no son necesariamente para eventos técnicos. Un salón en el que haces una
conferencia de la OEA, también ese salón lo usan para un baile o un matrimonio.
Entonces, los salones de los hoteles no están exclusivamente hechos para eventos
técnicos. Se adecúan. Algunos sí se han modernizado y ya colocaron proyectores,
ecran, etc. Pero si yo necesito interpretación simultánea, yo tengo que llevarlas,
mientras que en el centro de convenciones eso ya está incorporado. En los hoteles las
salas no son exclusivamente para eventos técnicos. Entonces, de repente podrían
ampliar espacios o dedicar espacios solamente para temas técnicos. El Westin por
ejemplo se considera centro de convenciones. Puede ser porque sus salas son bastante
técnicas, tienen variedad de salas de distintos tamaños. Eso podrían hacer, no tanto
incrementar el tema de las habitaciones, sino las salas.
Bueno, aunque puedo decirte el ejemplo de las suites presidenciales. Ese es el mayor
problema que tenemos cuando hay cumbres o eventos así. No hay más que una en
cada hotel y no hay muchos hoteles 5 estrellas, pero claro, estas no se utilizan siempre.
Necesitamos varias, pero no se utilizan siempre. Para la Cumbre de Líderes APEC 2016
necesitamos 21 y ahora para la Cumbre de las Américas necesitamos 33 suites de nivel
presidencial, pero esto es una vez al año cada dos años. Entonces a los hoteles no les
conviene, pero ese es otro escenario. Regresando al tema, los hoteles tienen que
renovarse constantemente, dar mantenimiento al mobiliario, alfombras, cortinas. Eso es
muy importante, sobre todo para los cinco estrellas.
17. Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos
proyectos hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?
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Ampliar lo que ya existe, crear nuevos proyectos, pero estos siempre deben incluir el
tema de salas de reuniones.
Porque igual, tú tienes un centro de convenciones y perfecto, puedes tener unos eventos
que requieran algo grande, pero no tan grande como para hacerlo ahí. Entonces tienes
el hotel con salas grandes como las del Westin, caben perfectamente bien ahí y se tiene
todo a la mano, más fácil. Tienes todo en un solo sitio: alimentación, alojamiento,
servicios, etc. El hecho de que exista un centro de convenciones no anula la posibilidad
de los hoteles para recibir eventos. Hay instituciones, no necesariamente de gobierno,
podrían ser privadas, que prefieren mil veces no complicarse la vida decorando
completamente o armando desde cero en un centro de convenciones, cuando tienen
todo más práctico en un hotel. El único problema es que son contando los hoteles que
tienen buena capacidad. Están los tres de APEC: Delfines, Westin y Swissotel. Está el
Sheraton, pero que está en el centro y se desestima por eso, está alejado. Está el
Marriott que también tiene algunas salas grandes, pero deberían apuntar a tener
mayores proyectos en cuanto a salas de reuniones. Porque te repito, la existencia de un
centro de convenciones no anula la posibilidad ue tienen los hoteles para seguir
recibiendo eventos como los de APEC. Esos hoteles deberían incluirse en la proyección
de que cada vez hay más eventos en Lima e incrementar su oferta mejorando
infraestructura.
18. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las
instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios
complementarios que deben brindarse en él?
El tema con el Centro de Convenciones de Lima es que fue creado con la intención de
ser dado en concesión al sector privado. Entonces, tal como funciona ahora es que está
a cargo de un sector del gobierno, el Ministerio de Vivienda, que no tiene presupuesto
para poder hacer esa articulación. Simplemente funciona como ente único, sólo para el
alquiler de las salas, no te dan ningún servicio adicional. Te dan sólo equipos básicos
de proyección y microfonía, y mobiliario básico. Un evento sencillo sí lo puedes hacer
ahí, pero todo lo tienes que contratar de fuera porque el propio centro de convenciones
no tiene todavía articulación alguna, ni con un concesionario de comida, ni con uno de
limpieza. No te da un servicio integral aún porque estaba proyectado para ser dado en
concesión. Sin embargo, por temas internos y de obra no ha sido dado en concesión. El
tema es que cuando este sí sea dado en concesión, la empresa o entidad que lo tome
sí tiene que articular todos estos servicios. Entonces, tú vas al CCL y tienes un servicio
de catering, cafetería, restaurante o comedor, tienes personal de soporte técnico y un
equipamiento mayor al que existe ahora, más moderno, más especializado. Tienes de
repente una renovación de mobiliario y tienes incluido un asesoramiento. Ese sería el
ideal, que se incluya el servicio de asesoría. Viene alguien y quiere hacer el congreso
internacional de médicos, entonces se le ayuda en su proyecto, se planifica, brindan
opciones, se diseña, todo. Eso debería ser el CCL, dar un servicio integral. El centro de
convenciones debe articular todo. No que uno va y tiene que llevar al que limpie las
ventanas, el que barre las salas, el que pone la alfombra provisional para tapar la otra
manchada, el que arma la sala. Tú tienes que ver actualmente todo de fuera.
La idea entonces es esa, el futuro CCL debe darte todo. Uno sólo debe ir, sentarse y
decir que quiere un evento para tantas personas y ellos asesorar en todo, decirle al
cliente lo que necesita. Ahora el Centro de Convenciones de Lima sólo te dice las reglas,
todo lo que no está permitido. No fue flexible para nosotros, cuando hicimos APEC el
año pasado queríamos armar salas el día anterior y no se podía porque el almacén
estaba cerrado. No debería ser así. Tiene que haber gente especializada, que realmente
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sepa organizar un evento. Gente en la que se pueda confiar por su profesionalismo y
conocimiento. En nuestro caso, como la Cancillería estaba a cargo de la organización
de APEC 2016 y nosotros tenemos un área de eventos, bueno, pudimos hacerlo, pero
no todas las empresas o sectores tienen un área así, especializada. Este es un servicio
que de todas maneras debería dar un centro de convenciones. Me imagino que el CCL
sigue así porque no ha sido dado en concesión aún, sigue con el Ministerio de Vivienda.
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Entrevista N° 5
Fecha de la entrevista: 24 de mayo de 2017
Entrevistado: Ericka Alavena
Cargo: Gerente de Eventos del Swissötel
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
Bueno, ha existido un crecimiento desde hace mucho. Yo llevo más de 20 años
trabajando en esa industria, el crecimiento ha sido paulatino pero sostenido. Siempre he
visto crecimiento, bueno con algunas paradas pequeñas por la coyuntura, pero ha
continuado luego el crecimiento. ¿Por qué? Porque en la medida en que la coyuntura
económica sea la adecuada, el Perú como destino de eventos se vuelve atractivo. Por
eso es importante que el país siga creciendo en infraestructura para eventos, que no
sólo es salas de conferencia, hoteles y habitaciones, sino todo lo que son facilidades
para los eventos.
Entonces, ¿qué tan importante es esta industria para el Perú? Muchísimo. El Perú y
especialmente Lima, es un destino para eventos más solicitado ahora que hace 15 años.
Hemos tenido varios eventos importantes internacionales de gran magnitud que han
puesto al Perú en la vitrina, en los ojos del mundo, hemos dado que hablar, se conoce
más al país, es posible atraer más capitales, turistas, se vuelve a elegir destino de
eventos de gran magnitud. En la medida en la que todos los operadores de servicio, es
decir, todos los relacionados con la industria hotelera y turística, ofrezcamos unos
servicios de calidad tendremos mejores resultados. Los visitantes se llevarán una buena
impresión de su estancia aquí en general y particularmente del evento al que asistieron.
Esta experiencia se comenta fuera por los que asistieron la reunión, lo comentan a las
empresas u organizaciones a las que representan. O bien damos una buena imagen o
lo contrario. Es importante porque los eventos, si es que se logra realizarlos con éxito,
son el primer paso, la base que promueve otros beneficios como mencioné, crecimiento
del turismo receptivo, más inversiones, damos la imagen de ser país sólido, se mueven
los negocios y así.
Los eventos generan más negocios, impulsan otras industrias. Es un catalizador.
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización
de grandes eventos internacionales?
Creo que en la pregunta anterior respondí esta también. Pero nos trae esos beneficios,
turismo, inversiones, reconocimiento internacional, volvemos a ser elegidos anfitriones
de eventos internacionales relevantes, se da impulso a otras industrias relacionadas,
hay más empleo.
3. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y
servicios en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos
internacionales?
Estamos en camino. Tenemos una infraestructura que puede servir para los grandes
eventos, pero de nada sirve tener dificultades como las del tráfico u otros factores
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externos a la organización que sí afectan el evento. Está también la inseguridad
ciudadana o los permisos municipales.
En cuanto a infraestructura. Tenemos algunas bases. El Centro de Convenciones de
Lima podría ser el área más adecuada, es el único que tiene esas capacidades. Sin
embargo hay cosas que pueden mejorar como la operación, que no está funcionando
de manera regular. No tiene un operador fijo todavía.
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones
de alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?
Creo que sí, que la tendencia va a continuar, pero dependerá. Si el país da señales de
solidez económica, de tener la infraestructura, las instalaciones y servicios necesarios,
y de estar trabajando por mejorar lo que todavía falta por mejorar como el tema vial y el
tránsito, el mundo entero lo podrá seguir considerando como un buen destino, un destino
atractivo para las reuniones, porque tiene mucho para ofrecer, cosas únicas, que otros
países desarrollados no tienen. La industria de convenciones ha ido creciendo desde
hace varios años, esta tendencia de crecimiento se mantendrá conforme tengamos
cosas de calidad para ofrecer
5. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de
Líderes APEC 2016 y sus eventos conexos?
También creo que sí, que se ha trabajado en conjunto muy bien entre el estado, los
hoteles, los restaurantes, las empresas productoras. Creo que se han llevado una buena
impresión de la operación. Aunque siempre hay cosas por mejorar. Sé que el Centro de
Convenciones de Lima tuvo varios temas con sus instalaciones, que se superaron para
la ocasión y se arreglaron en la marcha, ese lugar hay que trabajarlo bastante porque
como está creo que no está a la altura de reuniones como la de APEC del año pasado.
Están las estructuras y los espacios, pero hay que mantener las instalaciones,
acondicionar mejor los salones, ofrecer el servicio de organización, propio del centro.
Tal vez estas pequeñas fallas no resaltan tanto para los asistentes por todo lo demás
que sí salió bien, por todo lo que se ofreció (gastronomía, un poco de las tradiciones del
Perú, cultura, etc.), pero eso no significa que debamos quedarnos así, hay que mejorar.
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
Tenemos capacidad para hasta 1000 personas. Tenemos 12 salas. Todas nuestras
salas están en el segundo piso del hotel. La capacidad por sala según los distintos tipos
de montaje está publicadas en la página web del hotel.
7. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel?
Si se tomaran todas las salas del hotel para hacer reuniones simultáneas tendríamos
una capacidad para 2160 personas aproximadamente, pero estas salas, justo las de
mayor capacidad no están contiguas, estamos hablando de tomar las salas para
distintas reuniones, como en APEC, que eran simultáneas. Funciona perfecto.
8. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
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Hay eventos a diario. Tenemos 12 salas con diferentes capacidades. Nos da flexibilidad
para realizar eventos de distinto tipo sin ningún problema. Los eventos más fuertes, son
los corporativos. Tenemos congresos médicos, marketing y presentaciones, eventos de
gobierno. Finalmente tenemos eventos sociales, como matrimonios, recepciones que se
celebran los días de semana.
9. Respecto a la pregunta anterior ¿Con qué frecuencia se realizan estos?
Realizamos eventos a diario, como te comentaba, y los más frecuentes son los
corporativos, las empresas que contratan con nosotros para que organicemos el
lanzamiento de un nuevo producto, una conferencia sobre un tema específico, una
presentación de los nuevos proyectos de una compañía grande, etc.
10. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o
gubernamental en el hotel?
Ofrecemos todos los servicios que se pueden requerir para los eventos. Las salas,
audiovisuales, organización, orientación, montaje de salas, atención durante la reunión,
alimentos y bebidas, iluminación, outside catering (esto es servicio de alimentación
contratado fuera del hotel), restaurantes, habitaciones, gimnasio, etc.
11. ¿De qué tamaño son los eventos de este tipo que se realizan en el hotel?
Los eventos que más realizamos van desde 10 a 500 personas o al 1000. Varía mucho.
Los hacemos todos a lo largo del año.
12. ¿Hubo una proyección en su momento considerando que en Lima se
realizarían grandes eventos en el futuro?
El hotel tiene 20 años en el mercado. El hotel es esencialmente corporativo. El 80% del
negocio que tenemos en el hotel es corporativo. Esto implica que los clientes que
trabajan con nosotros tienen una necesidad particular, de negocios. Cuando se inauguró
teníamos una buena capacidad en el área de eventos, a comparación de los otros
hoteles existentes en Lima. Pero, con el crecimiento de la ciudad de Lima como destino,
nosotros también hemos necesitado crecer. Hace dos años hicimos una ampliación
importante. El hotel tenía 245 habitaciones, ahora tiene 350. El área de convenciones
también creció hasta tener una capacidad para 1000 personas y con un área anexa para
stands o para los servicios de alimentación. El crecimiento era necesario. Y ahora vemos
los frutos porque las salas están con bastante demanda.
13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un
hotel y cuáles son las desventajas?
Todo tiene sus ventajas y desventajas, pero bueno, dejando de lado la capacidad,
porque evidentemente la de un hotel es más limitada, no va a ser tan grande como un
centro de convenciones, yo le veo más ventajas a trabajar un evento en un hotel.
Primero porque si tú tienes un congreso grande requieres alojamiento, entonces, que
las personas participantes de la reunión se hospeden en el mismo lugar en el que se
está realizando el evento de verdad es un beneficio que te ahorra trabajo, tiempo y
dinero porque la logística de movilizar a los participantes es muy complicada, sobre todo
en Lima. Por otro lado, en el hotel tienes los servicios de alimentación. Sin bien en el
centro de convenciones normalmente hay una concesión, en el caso del hotel, en
nuestro caso, nosotros tenemos 5 restaurantes, 20 años trabajando en la industria de
servicios, entonces esto nos da bastante confianza de saber que podemos ofrecer la
parte de alimentación de la mejor forma, para muchas personas, con todas las opciones
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y variedades de comida que el cliente pueda requerir, tanto en temas de comida
internacional como en cosas temáticas o requerimientos especiales. A veces tienes a
personas con dieta especial como personas con ciertas alérgicas, diabéticos, veganos,
certificación Kosher de los judíos o certificación Halal de los musulmanes. Nosotros
podemos cumplir con todo eso. Con el departamento de A&B tan fuerte que manejamos,
con todo el personal y la experiencia que tenemos, se pueden cubrir muchas cosas con
los más altos estándares de calidad.
14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro
de convenciones independiente?
Por el lado del centro de convenciones la ventaja más evidente es la capacidad. Sin
embargo, no tiene lo que un hotel puede ofrecer en lo que se refiere a contar con todos
los servicios integrados. Hay que trasladar a los participantes, hay que llevar un servicio
de catering, hay que contratar a una empresa que organice eventos porque al menos el
único centro de convenciones que tiene Lima no cuenta con un área que ofrezca este
servicio de planificación y organización de eventos.
15. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el
servicio de alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización
de reuniones internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?
Sí, por supuesto. Precisamente por lo que te comentaba, el expertise, la experiencia,
sabemos cómo funciona, tenemos la cocina dentro del hotel, estamos especializados,
podemos responder mejor a pedidos de último minuto, comidas especiales,
restricciones, cambios en el programa del servicio de alimentos del evento, etc.
16. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de
eventos internacionales?
En temas externos, puedo mencionar lo logística como el tráfico. El tránsito es bastante
delicado, puede ocasionar algunos inconvenientes a los eventos. ¿Has visto cómo se
tiene que dar feriados para tener menos gente en la ciudad cuando hay un evento
internacional grande como APEC del año pasado? No se puede hacer todos los días
feriados. El tema del tráfico es complejo.
Otro tema es el de provincia. Siempre se hacen en Lima. A pesar que tenemos la
capacidad instalada de mediana a grande en algunas ciudades del Perú, falta mejorar
el tema de los servicios anexos como los restaurantes que no tienen la capacidad
adecuada para recibir a grandes delegaciones. Estos establecimientos no están
preparados. Los restaurantes están llenos. Un ejemplo de ello es Cusco. Los turistas no
quedan conformes con el servicio.
En lima en general se llevan la impresión de haber recibido un buen servicio, sobre todo
en hoteles de 5 estrellas. Habría que pensar en el Centro de Convenciones de Lima que
tenemos, ahí falta servicios de calidad, o una mejor manera de integrarlos.
¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en el
área de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones de mayor
magnitud?
En lo que se refiere a hoteles y sus instalaciones, creo que siempre es mejor tener áreas
más amplias, pero adecuadas, apropiadas para eventos internacionales como APEC
2016 o el FMI y el Banco Mundial. Hay espacios como el Centro de Exposiciones Jockey,
pero este es solo una gran área, como para ferias, no como para grandes conferencias
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o convenciones. Creo en cuanto al centro de convenciones, el que hay está bien, el
Centro de Convenciones de Lima, pero debe mejorar como dije.
17. ¿Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos
proyectos hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?
Considero que ambos casos. Esto en realidad depende de los planes comerciales de
los hoteles. Nosotros hemos ampliado nuestra capacidad de habitaciones como de
convenciones porque hemos considerado que es una inversión importante, estamos
apostando por el crecimiento del Perú, de las reuniones, industria que hemos visto que
seguirá en crecimiento. Si hay nuevos proyectos hoteleros de 5 o 4 estrellas que
apuntan a tomar una parte del mercado de convenciones, entonces deberán considerar
tener salas grandes y ofrecer el mejor servicio. Deberán estudiar bien el mercado.
Más hoteles con salas más grandes y un buen servicio está bien, sí hacen falta un par,
pero esto generaría más competencia, que también está bien porque incentiva a seguir
perfeccionándonos.
18. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las
instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios
complementarios que deben brindarse en él?
En un escenario ideal, un centro de convenciones debería funcionar como un hotel, o al
menos muy parecido. El centro de convenciones debería tener cubierto el tema de
seguridad, el de limpieza, el tema técnico, etc. Un centro de convenciones bien operado
debería funcionar así, pero el Centro de Convenciones de Lima no funciona así. A eso
va el tema de articulación según mi parecer. La articulación debería darse como en un
hotel.
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