EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓNELECTRÓNICA EN LA
UNIVERSIDAD DE SEVILLA
María Regla Mora Pazos
Vicegerente de Organización
E-mail: [email protected]
UNIVERSIDAD DE SEVILLA
RECURSOS
TIC NORMAS
PROCESOS
RRHH
ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR
LIDERAZGO POLÍTICO
CONTEXTO CONTEXTO
LIDERAZGO POLÍTICO
PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012
PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012
DISTRIBUCIÓNCOMPETENCIAL
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
DIRECCIDIRECCIÓÓN DEL PROYECTON DEL PROYECTO
ÁR
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CT
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CIÓ
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RE
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TU
AC
IÓN
Adquisición e Implementación de la
Infraestructura Tecnológica
Adquisición e Implementación de la
Infraestructura Tecnológica
SECRETARIADO TIC
Identificación, Simplificacióny Racionalización de
Procedimientos y Servicios
Identificación, Simplificacióny Racionalización de
Procedimientos y Servicios
GERENCIA
GESTIÓNDEL
CAMBIO
ORGANIZACIORGANIZACI ÓÓN Y ESTRUCTURA DE LA N Y ESTRUCTURA DE LA DIRECCIDIRECCIÓÓN DEL PROYECTON DEL PROYECTO
EQUIPO DE DIRECCIÓNEQUIPO DE DIRECCIÓN
GERENTEGERENTE
DIRECTOR SECRETARIADO
TIC
DIRECTOR SECRETARIADO
TIC
Vicegerente OrganizaciónVicegerente Organización
Jefe Servicio Admón. ElectrónicaJefe Servicio Admón. Electrónica
Director ÁreaAplicaciones Corporativas
Director ÁreaAplicaciones Corporativas
Jefe ServicioUniversidad
Digital
Jefe ServicioUniversidad
Digital
COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
RECURSOS
AJENOSAJENOSMODELO DE FINANCIACIÓN
UU.PP. ANDALUZAS2007-2011
PROPIOSPROPIOSPRESUPUESTO
USE
CONTRATOPROGRAMA
SUBVENCIÓNFINALISTA
Sistema de Tramitación
Descripción ySimplificación deProcedimientos
Gestión delCambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA RRHHTIC
RRHH
PROYECTOS EN DESARROLLO
CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
PROCESOS
Descripción y Simplificación de Procedimientos
Sistema de Tramitación
Descripción de
Procedimientos
Gestión delCambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
OBJETIVOS
Incorporación del Rediseño en laHerramienta “MODELA”
Simplificación y Rediseño
Análisis de la Tramitación Actual
EXIGENCIA LEGALArt. 34 Ley 11/2007
EXIGENCIA TECNOLÓGICA
SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio)
“ La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos,procesos y servicios irá siempre precedida de la rea lización de un análisisde rediseño funcional y simplificación del procedim iento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos”
Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano.
Reducción de plazos y tiempos de respuestas.
Previsión de medios e instrumentos de participación, transparenciae información.
Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.
Programación del Proyecto
Sistema de Tramitación
Descripción de
Procedimientos
Gestión delCambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Marco Inicialde Aplicación
Metodologíade Trabajo
Recursos
Marco Inicialde Aplicación
OBJETIVOOBJETIVO
Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejosque nos permita poner en funcionamiento la platafor ma y nos sirva
como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporaciónde nuevos procedimientos administrativos.
Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos
Nº de Servicios implicados ≤ 3Nº de trámites administrativos ≤ 10Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ.Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones.Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
Solicitud a cada Servicio de la Universidad de la selección de 3 ProcedimientosAdministrativos siguiendo los criterios acordados.
Cumplimentación de una ficha descriptiva para cada Procedimiento seleccionado
> 100 Procedimientos
Prioridaddeclarada
Impactoen
volumen
Impactoen
C. Univ.
EstrategiaUS
30 PROCEDIMIENTOS
HOMOGENEIZACIÓNDE RESULTADOS
REDUCCIÓN DECARGAS DE TRABAJO
CUMPLIMIENTO DEPLAZOS
MAYOR MOTIVACIÓNY COMPROMISO
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
SISTEMA MIXTO
GARANTÍAS
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
ME
TO
DO
LOG
ÍA
DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓNDE LOS PROCEDIMIENTOS
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
* Recogida de Información.
* Taller sobre Situación Actual
* Elaboración documentación
* Validación
* Taller de Rediseño
* Elaboración documentaciónRediseño
* Validación
* Recogida de Información.
* Taller sobre Situación Actual
* Elaboración documentación
* Validación
* Taller de Rediseño
* Elaboración documentaciónRediseño
* Validación
Secuencia de Tareas
PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO
SituaciónActual
Situación Futura
Simplificación
Cambio TecnológicoNorm
alización
Normalización
DOCUMENTACIÓN
2.- Diagrama de flujo de fases
1.-Información general del procedimiento
3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.)
4.- Definición de hitos y comunicados a interesados
6.- Rediseño de formularios de solicitud5.- Definición
de indicadores de gestión
CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
OBJETIVOS
Cuantificar el volumen de procedimientos
y servicios
Cuantificar el volumen de procedimientos
y servicios
Clasificar los procedimientos
en familias y subfamilias
Clasificar los procedimientos
en familias y subfamilias
Identificar los serviciosde respuesta inmediataIdentificar los serviciosde respuesta inmediata
Medir el nivel decomplejidad
Medir el nivel decomplejidad
Permitir la planificación de una implantación
telemática escalonada
Permitir la planificación de una implantación
telemática escalonada
Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere
el proyecto
Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere
el proyecto
Posibilitar la definición de indicadores para monit orizar el avance del proyecto
GESTIÓN DEL CAMBIO
PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN
Activar implicación, motivación y creatividadActivar implicación,
motivación y creatividad
Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación
al cambio
Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación
al cambio
Crear las expectativasadecuadas
Crear las expectativasadecuadas
Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos
Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos
OBJETIVOS
Proporcionar las competenciasnecesarias
Proporcionar las competenciasnecesarias
Minimizar los impactos negativos en la prestación
del servicio
Minimizar los impactos negativos en la prestación
del servicio
Facilitar la adaptación alnuevo modelo de trabajo
Facilitar la adaptación alnuevo modelo de trabajo
Mejorar el rendimiento Mejorar el rendimiento
OBJETIVOS
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓNMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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