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LINEAMIENTOS PREVENTIVOSPARA LA TRANSFERENCIA DEGESTIÓN DE LAS ENTIDADES DE
GOBIERNO NACIONAL
Directiva N° 003-20!-
CG"GPRODRe#$%&ci'( )e C$(tra%$r*a N° 0++-20!-CG
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Objetivos
Regular el proceso de transferencia de gestión en lasentidades del gobierno nacional; señalando plazos,formalidades, responsabilidades y obligaciones de las
autoridades, funcionarios y servidores públicos de lasentidades.
Determinar la información y documentación ue debe serentregada por las !utoridades salientes o encargadas a
las !utoridades entrantes o la gestión del gobiernoproclamado respecto a los resultados de su gestión en elcumplimiento de su misión y a los temas vinculados a los"istemas !dministrativos previstos en la #ey $% &'()*
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Aransferencia de -estión
s la entrega y recepción de la gestión pol1tica yadministrativa.
#a transferencia de gestión de las entidades del -obierno$acional es el proceso documentado ue permite a la
!utoridad saliente o encargada informar a la !utoridadentrante o gestión del gobierno proclamado sobre losresultados alcanzados durante su gestión relativos a laresponsabilidad misional as1 como sobre la situación de los"istemas !dministrativos del stado en la entidad.
ste proceso tiene por objeto garantizar una sucesión e2cazde la gestión ue asegure la continuidad en la prestación delservicio público y la transparencia de la gestión, lo cual es deinterBs de la ciudadan1a.
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• #a entidad 5a implementado un"istema @nstitucional de !rc5ivosC"@!, ue comprende el !rc5ivo0entral, arc5ivos de gestión por
unidad orgEnica y arc5ivos
perifBricos de corresponder.
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Reuerimientos del "istema $acional de !rc5ivos
0uadro de0lasi2cación Cgu1a
@nventario de
transferencia dedocumentos
@nventario deeliminación dedocumentos
@nventario generalde fondos
documentales
Registro dedocumentos
0omisión
valuadora deDocumentos
+rograma de0ontrol de
Documentos
0ronograma anual
de transferencia dedocumentos de losarc5ivos de gestión
0ronograma anual
de documentos aeliminarse
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!demEs
#ocal apropiado para el !rc5ivo0entral
/obiliario y euipos necesarios parala protección y conservación de losdocumentos
!tención del servicio arc5iv1stico delos documentos ue conserva.
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0lasi2cación deDocumentos
s elprocedimiento
de crearcategor1as oclases parareunir a losdocumentos
en
agrupacionesdocumentales.
sta labor espropia del
encargado dearc5ivo,funcionarios y
gestoresdocumentalesen la gestión
de losdocumentos.
#a0lasi2cación
de losdocumentos
en losarc5ivos degestión serE
orgEnicofuncional.
Dic5o sistemase organizarEteniendo
como base laestructura
orgEnica de
cada entidad.#as funcionesy actividades
de cadaunidad
orgEnica
darEn origen alas series
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"erie Documentals el 0onjunto dedocumentos ue tienencaracter1sticas comunes; elmismo tipo documental o elmismo asunto y ue, porconsiguiente, son
arc5ivados, usados,transferidos o eliminadoscomo unidad.
"$! 66& OR-!$@F!0@G$ D DO08/$AO"
R $H 6947*)7!-$
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l 0uadro de 0lasi2cación deDocumentos
Es un esquema de ordenamiento yclasifcación de las distintasagrupaciones documentales que
conserva un archivo o grupos dearchivos
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Caracter*#tica )e% CCD
l cuadro de clasi2cación se basa en los principiosteóricos de la arc5iv1stica Cprocedencia y respeto al
orden original o estructura y para ello se basa en lassiguientes mEIimas:
• De%iitaci'(. 0ada fondo debe estar asignado a unaúnica entidad de procedencia, de manera ue uedeclaramente delimitada del resto de la documentación
del arc5ivo.• (ici)a). #a edad de los documentos no debe
considerarse como criterio de clasi2cación, losdocumentos deberEn estructurarseindependientemente de la fec5a de creación.
• E#ta1i%i)a). l cuadro de clasi2cación debe tener unaestructura permanente y estable en el tiempo uereJeje las funciones de la entidad de procedencia yue permita la su2ciente JeIibilidad como paraalbergar futuras funciones o cambios ue se
produzcan en la entidad.• Si.%icaci'(. +ar mantener una estructura JeIible
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