8/16/2019 Exposiciones Temporales
1/141
8/16/2019 Exposiciones Temporales
2/141
2
Edita:
© SECRETARÍA GENERAL TÉCNICASubdirección General de Publicaciones, Información y Documentación.
N.I.P.O.: 551-06-096-2
N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicación electrónica)I.S.B.N.: 84-8181-325-7
Depósito Legal: M-47.363-2006
Imprime: Artes Gráficas PALERMO, S.L.
MINISTERIO DE CULTURA
8/16/2019 Exposiciones Temporales
3/141
3
exposicionestemporales
organizacióngestióncoordinación
8/16/2019 Exposiciones Temporales
4/141
4
8/16/2019 Exposiciones Temporales
5/141
5
MINISTERIODE CULTURA
Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura
Antonio Hidalgo LópezSubsecretario de Cultura
Julián Martínez García
Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales
8/16/2019 Exposiciones Temporales
6/141
8
Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes
Dirección:
Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promoción de las Bellas Artes
Coordinación: Anunciación Fariñas LamasCarmen Padilla MontoyaMaría de Prada López
Redacción:
Anunciación Fariñas LamasIria Losada Baltar Carmen Padilla MontoyaMaría de Prada LópezMariflor Sanz Mallo
Diseño:
ruiz.ampuero arquitectos
Maquetación:
Manuel Urea Holgado
Agradecemos la colaboración de: Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Cortés GómezCarmen Díez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de TenaPilar Moreno Sastre
Jorge Pascual Rodríguez Alicia Pérez RodríguezPilar Sánchez Llorente.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
7/141
11
organización
n viabilidad del proyecto
n normas de actuación
n con•guración del equipo
profesional
n desarrollo del proyecto
8/16/2019 Exposiciones Temporales
8/141
12
12
8/16/2019 Exposiciones Temporales
9/141
13
Conmemoraciones,
aniversarios,
aportaciones de investigaciones recientes,
nuevas adquisiciones que se incorporan a una colección,política expositiva de fondos que integran colecciones
estables,
programas de intercambio entre instituciones,
políticas culturales de colaboración entre instituciones
de ámbito nacional y/o internacional,
y un largo etcétera...
....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrán
justificar la organización de una exposición temporal.
En función de los diferentes objetivos y fines que se
propongan las Instituciones o Entidades organizadoras
de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de
posibilidades se multiplicará y diversificará considerable y
progresivamente.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
10/141
14
viabilidad del
proyecto
Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposición, y con carácter
previo a la toma de decisión sobre la producción de una exposición temporal,
el Organizador deberá realizar un estudio amplio que contemple no sólo
una valoración cultural sino también una valoración económica del proyecto
expositivo, con el fin de proceder a la estimación de su necesidad, oportunidad
y viabilidad.
Sin pretender la exhaustividad, a continuación se relacionan algunos de los
aspectos que se deberán analizar para obtener las correspondientes valoraciones
del proyecto:
valoración culturaln La oportunidad y necesidad de la realización del proyecto, y si el motivo que
lo origina está en consonancia con la misión, fines y objetivos encomendados
a la Institución o entidad organizadora.
n El rigor científico-cultural del discurso expositivo, así como la calidad del
contenido de la muestra.
n La relación de los objetos que podrían formar parte de la misma, y su
adecuación al discurso expositivo.n Los colaboradores científicos que participarán en el proyecto.
n La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibición.
n La relevancia y el interés social y cultural de posibles Instituciones o entidades
colaboradoras.
n El valor pedagógico y el interés cultural para el público que asista a la
exposición.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
11/141
15
valoración económican Los recursos humanos necesarios para la organización de la exposición.
n El estado de conservación de los objetos que participarán en la exposición
y si precisan algún tratamiento de limpieza, restauración u otro tipo de
intervención, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida
del préstamo.
n La valoración aproximada de los bienes culturales a efectos de contratación
de pólizas de seguro.
n La manipulación y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia
hasta el lugar de la exposición.
n El diseño, realización y montaje de elementos expositivos.
n Las actuaciones necesarias para la comunicación y difusión de la
exposición.
n La aceptación de posibles aportaciones de Instituciones o entidades
colaboradoras, o necesidad de búsqueda de los mismos.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
12/141
16
normas de
actuación
principios deontológicosSea cual sea el motivo que da origen a la producción y realización de una
exposición temporal, conviene señalar que el respeto a los principios de ética
y deontología1 asentados en materia de exposiciones temporales, deberá sernorma de general aceptación que guíe la actuación de todos los profesionales
que participen en su organización.
En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribución al desarrollo cultural y
social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan deberán manifestarsede relevante interés para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.
Se habrá de tener en cuenta que:
l La solicitud de préstamo de bienes culturales para exposiciones
temporales se hará únicamente cuando su presencia resulte
imprescindible para la comprensión del discurso expositivo.
l El organizador deberá asegurarse de la procedencia lícita de los bienes
culturales.
l Se tendrá que respetar la confidencialidad y permanencia en el
anonimato del prestador, cuando el mismo así lo solicite.l El estado de conservación del objeto permitirá su movilidad sin riesgos
añadidos a los propios de su manipulación y traslado al lugar de
exposición.
1 Código de Deontología Profesional del ICOM.
Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe
elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unión Europea.
2005.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
13/141
17
l La exposición se realizará en salas idóneas y adecuadas a los objetos
que se expongan.
l Los objetos se exhibirán en condiciones óptimas para su preservación y
conservación.
Desde el inicio del proyecto hasta la conclusión del mismo, dichos principios
serán causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la
producción y realización de una exposición temporal.
legislación aplicable
La organización de una exposición temporal en territorio español, requierela sujeción a la normativa jurídica estatal y autonómica vigente que regula
múltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,
destacando:
l Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Código
Civil español.
Ÿ Dedica su Titulo X a la regulación del Préstamo con carácter
general.
l Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Ÿ Regula la salida de bienes de interés cultural de los Museos, Archivos
y Bibliotecas de Titularidad Estatal.Ÿ Regula la salida de bienes culturales del territorio español para
participación en exposiciones temporales.
l Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español
de Museos.
Ÿ Regula lo relativo a los bienes de interés cultural que se custodian en
los museos.
l Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones
Públicas.
l Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades
sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
Ÿ Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposición Temporal.
l Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
l Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Ÿ Regula todo lo relativo a la exportación e importación de bienes
culturales para exposiciones temporales y los correspondientes
trámites aduaneros.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
14/141
18
l Ley de Presupuestos Generales del Estado.
Ÿ Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosÓrganos de la Administración para realizar su cometido a lo largo delcorrespondiente ejercicio económico.
l Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.
l Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrollala disposición adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español, sobre Garantía del Estado para obras
de interés cultural.
l Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada porReal Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.
l Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba elReglamento de Seguridad Privada.
Ÿ Regula la utilización de los servicios de escolta, así como los serviciosde seguridad privada en espacios públicos.
l Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
l Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplían los medios de tutelade los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen
normas procesales para facilitar la aplicación de diversos reglamentos
comunitarios.
Ÿ Regula los derechos de autor y los derechos de reproducción.
l Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.
Ÿ Regula la participación solidaria de los ciudadanos en actuaciones devoluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro públicaso privadas.
l Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y ComunicaciónInstitucional.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
15/141
19
configuración del
equipo profesional
Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realización, se procederá
a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y
control de las diferentes fases que culminarán en la realización de la exposición
temporal.
comisariadoEl comisariado o dirección científica de la exposición asume la responsabilidad
de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la selección de los
bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios deactualidad, deberá compaginar la aportación de un elevado contenido científico-
cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para
especialistas y expertos como para el público en general.
Funciones:
l Elaborar el proyecto científico-cultural y definir sus características.
l Seleccionar y localizar los objetos a exponer.
l Coordinar el discurso expositivo y diseño de montaje.
l Aportar la información complementaria a la exposición: textos,
documentos, gráficos, etc.
l Redactar los textos para el material de comunicación y difusión de la
exposición.
l Colaborar con el equipo de diseño y de coordinación en la supervisión
del montaje de la exposición.
l Realizar la coordinación científica del catálogo, en su caso.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
16/141
20
diseño de montajeSe desarrollará en estrecha colaboración con la entidad organizadora y las
directrices del comisariado de la exposición ya que el montaje deberá respetar
la coherencia del discurso científico-cultural, además de favorecer su lectura,
comprensión e interpretación por el público.
Generalmente, el diseño de la exposición se realiza por equipos profesionales
formados por arquitectos, diseñadores y otros especialistas en diferentes tareas
complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe
conciliar la estética con condiciones de conservación preventiva y seguridad
de los bienes culturales.
El diseño del montaje conlleva:
l Elaboración del proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que
incluirá distribución y ubicación de las piezas, itinerario y circulación de
visitantes.
l Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario
que se requiera.
l Delineación de planos para su construcción.
l Definición de materiales.
l Propuesta de iluminación.
l
Diseño de la gráfica de la exposición.l Dirección técnica del montaje en colaboración con el comisario y el
coordinador.
coordinación técnicaAúna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del
proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para
su realización, llevando a cabo:
l Solicitud del préstamo de los objetos que participarán en la exposición.
l Análisis de las condiciones del préstamo, y de las necesidades
específicas de los objetos para la contratación de:
Ÿ Diseño de montaje.
Ÿ Intervenciones de limpieza, restauración...
Ÿ Embalaje y Transporte.
Ÿ Póliza de Seguro.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
17/141
21
l Solicitud de la Garantía del Estado, en su caso.
l Control de recepción y devolución de objetos.l Control y supervisión del montaje y desmontaje.
l Coordinación técnica del catálogo.
otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:
n Personal Técnico y Administrativo:
Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestióny tramitación jurídica, económica y administrativa.
n Personal de Difusión y Comunicación:
Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluación
de la muestra.
Asimismo será necesario la colaboración complementaria de otros profesionales
y técnicos en:
n Restauración:
En numerosas ocasiones será necesario proceder a tareas de limpieza y/o
restauración de los bienes culturales para que reúnan las condiciones idóneasde exhibición.
n Fotografía:
Si el titular del bien no dispone de material fotográfico del objeto, o éste
no tiene la calidad suficiente para una buena reproducción en el material
que se requiera, el organizador tendrá que prever la obtención del mismo
por fotógrafos profesionales.
n Especialistas en nuevas tecnologías:
La creciente incorporación de materiales audiovisuales e informáticos en el
propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicación
y difusión requiere de personal especializado en estas áreas.
Además de la contratación de empresas con personal especializado en:
l Manipulación, transporte y montaje de bienes culturales.
l Vigilancia y seguridad.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
18/141
22
desarrollo del
proyecto
Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y
definido el equipo profesional que se ocupará de su puesta en marcha, se inicia
el desarrollo del proyecto.
Las herramientas más importantes que van a facilitar dicho desarrollo serán los
Convenios de Colaboración, la Gestión Económica y la Coordinación Técnica, a
las que se dedican los próximos tres capítulos de esta publicación.
convenios de colaboraciónSiempre que se estime oportuna la colaboración de otras Instituciones o
entidades interesadas en el proyecto, tanto públicas como privadas, los términos
de dicha colaboración deberán manifestarse por escrito en diferentes acuerdos
y convenios de colaboración que ordenen y regulen el reparto de tareas,
responsabilidades y contrapartidas.
Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en
profundidad y con detalle en el capítulo dedicado a ‘convenios de colaboración’-
se podrían destacar, entre otros, los que hacen referencia a:
n Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que
por su titularidad podrán ser públicas o privadas (Administraciones Públicas-Estatal, Autonómica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,
Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)
n Fórmulas de financiación que permitan distribuir la gestión del gasto público
entre diferentes administraciones y/o Instituciones públicas y privadas,
o lograr acuerdos de cofinanciación pública-privada mediante la gestión
de la aportación económica del sector privado a través de las diferentes
modalidades de Patrocinio.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
19/141
23
gestión económicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre
Administración y entidades colaboradoras, la gestión económica de la
Administración estará sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del
Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio económico, como a la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas.
Así, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias
de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,
la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas fija la tipología de los
mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la
forma de su adjudicación.
Además, la ejecución del presupuesto estará sometida a control interno en
todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado, a
través de su doble función de intervención y de control financiero, asegurará
la actuación del sector público con sometimiento a los principios de legalidad,
eficacia y economía.
coordinación técnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, será necesaria una
coordinación técnica que asegure la puesta en común de las múltiples tareasimprescindibles para la producción y realización de la exposición temporal.
La solicitud de bienes culturales, en calidad de préstamo temporal, para su
participación en la exposición, que se realice a Instituciones, entidades y/o
colecciones públicas o privadas generará una serie de compromisos que deberán
ser asumidos por el organizador de la muestra.
Una vez establecidas las premisas de la conservación preventiva y seguridad que
requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a través de suscripción de
las correspondientes pólizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte
de los bienes así como su instalación en la sala de exposición por personal
especializado, permitirán la exhibición de los mismos en óptimas condicionesde contemplación por el público.
Al mismo tiempo se deberá llevar a cabo una programada publicidad y difusión
de la misma, desde la organización del acto inaugural y presentación a los
medios de comunicación, pasando por la edición de diferentes publicaciones,
hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendrá que
ser previsto en el proyecto de una exposición para intentar alcanzar su máxima
difusión y comunicación social.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
20/141
24
Concluida su exhibición al público, la consiguiente evaluación de la exposición
en base a los diferentes objetivos que la organización se haya fijado al inicio de
la misma constituirá el auténtico cierre de una exposición temporal.
Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de
la documentación generada en torno a la exposición temporal, es importante
señalar que éste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de
menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso ético y una
obligación jurídica que atañe a la conservación del patrimonio documental tal
y como establece la Ley del Patrimonio Histórico Español.
DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO
CONOCIMIENTOS MUSEOGRÁFICOS
TRABAJO EN EQUIPO
COMISARIO
GESTOR
DISEÑADOR
PROYECTO CIENTÍFICO
JURÍDICO
ADMINISTRATIVO
COORDINADOR
PUBLICACIONES
ESPACIO EXPOSITIVOPUBLICACIONES
EXPOSICIÓN - COMUNICACIÓN
EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE
8/16/2019 Exposiciones Temporales
21/141
25
convenios de
colaboración
n consideraciones generales
n convenios de la subdirección
general de promoción de las
bellas artes
n procedimiento de tramitación
8/16/2019 Exposiciones Temporales
22/141
26
8/16/2019 Exposiciones Temporales
23/141
27
El objetivo de este capítulo consiste en proponer una
guía que permita orientar a aquellas entidades que estén
interesadas en organizar una exposición en colaboración
con otra institución.
La ya de por sí amplia figura del CONVENIO presenta lautilidad, en este marco de colaboración, de reflejar en un
solo texto el alcance y características de cada exposición,
así como las diversas expectativas, necesidades y
objetivos que se plantean las Instituciones cuando
deciden cooperar entre sí para poner en marcha el
proyecto expositivo.
Efectivamente, si la exposición ya inaugurada muestrael satisfactorio resultado en el que convergen todas las
etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el
esfuerzo común de multitud de intervinientes, el convenio
no deja de ser un documento que, permaneciendo en un
trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia
los compromisos adoptados por cada parte, siempre
necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo
final.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
24/141
28
consideraciones
generales
Cuando se utiliza el término convenio para aludir al documento en el que se
plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposición, se hace
necesario formular una advertencia previa pues, como señala G. Fernández
Farreres, la denominación de convenio se utiliza dentro del ámbito general de
actuación de la Administración Pública, en tanto que declaración que procede
no sólo de la voluntad de la Administración –como sería el caso de un acto
administrativo– sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de
otros sujetos.
Por este motivo, se puede acoger la definición que ofrece Pablo Martín Huerta
de los convenios interadministrativos como “negocios jurídicos de Derecho
público y de carácter intuitu personae que celebran las Administraciones yentes públicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades
derivadas de la colaboración administrativa”.
Sin embargo, también es cierto que a través de la utilización del término
convenio no se pretende hacer, como observa José Mª. Rodríguez de Santiago,
una remisión a una precisa naturaleza jurídica del acto en cuestión, sino sólo
expresar que en la formación del mismo intervienen voluntades concurrentes
de dos o más sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administración
Pública.
En resumen, a lo largo de las páginas que siguen se va a entender por convenio
aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de
actuaciones, originando una relación jurídica de colaboración entre dos o más
sujetos que tiene como fin la organización de una exposición.
n fundamento
n regulación
8/16/2019 Exposiciones Temporales
25/141
29
fundamentoEn el caso de que la Administración sea una de las partes del convenio, como
ocurre con las exposiciones que organiza la Subdirección General de Promoción
de las Bellas Artes, la relación jurídica adquiere un carácter público que obliga
a aplicar las normas administrativas. En atención a este aspecto, puede ser
útil indicar los motivos por los cuales estas características presentan algunas
peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen son
adaptables a las necesidades de cada entidad en función de sus circunstancias
y del régimen jurídico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.
El convenio se utiliza para conseguir un fin común. Cuando una de las partes
es una Administración Pública, dicho fin ha de encontrarse amparado por una
norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio deCultura atribuyen a la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales la
función de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder
desarrollar esta competencia en colaboración con otras entidades.
Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de
colaboración es la relativa a su denominación, esto es, por qué se escoge el
término de “convenio” y no, por ejemplo, el de “contrato”, entendido en su
acepción formal como acuerdo de dos o más voluntades tendente a la creación
de un vínculo jurídico.
El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,
en el caso de las Administraciones Públicas, el convenio se convierta en lahabilitación normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en
el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo
el transporte de las obras, el catálogo, etc., podrán justificar su objeto en el
convenio de colaboración del que traen causa.
Es preciso, pues, distinguir el ámbito que corresponde al convenio de
colaboración del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado
que la utilización de uno u otro por parte de la Administración no es opcional.
El convenio de colaboración permite distribuir entre las partes firmantes los
compromisos necesarios para la realización de la exposición; los contratos, por
su parte, hacen efectiva la ejecución de los distintos servicios comprometidos.
El convenio se firma entre las dos o más entidades que libremente han decidido
celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Públicas, necesitan
seguir para su perfección el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratos, que será el que determine cuál será la empresa adjudicataria del
mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratación
administrativa.
En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda
conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,
8/16/2019 Exposiciones Temporales
26/141
30
habría que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones
Públicas.
Es cierto que tanto los convenios de colaboración como los contratos
administrativos son instrumentos adecuados para la realización de funciones
administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de
Contratos de las Administraciones Públicas se aplican a los convenios de
colaboración para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto
Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio; en
adelante, “Ley de Contratos”). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en
el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios
no se manifiesta en una contraposición de intereses (v. gr., una prestación de
servicios a cambio de una contraprestación económica), sino que se trata de una
actividad y una gestión que se pretende encauzar en una determinada direcciónmediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administración
participe en la financiación de dicha actividad o que, incluso, esta financiación
sea llevada a cabo por otra entidad a través del patrocinio.
Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del ámbito de aplicación de
dicha Ley los siguientes convenios:
1º. Los convenios de colaboración que celebre la Administración General del
Estado con la Seguridad Social, las Universidades Públicas, las Comunidades
Autónomas, las Entidades locales, organismos autónomos y restantes
entidades públicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre sí,
salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras públicas, servicioso suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma
Ley de Contratos.
2º. Los convenios que, con arreglo a las normas específicas que los regulan,
celebre la Administración con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho
privado, siempre que su objeto no esté comprendido en el de los contratos
regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.
Asimismo, es importante destacar que la búsqueda de la colaboración con los
particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administración
de los límites que el principio de legalidad impone a su actuación.
Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboraciónque celebra una Administración Pública con otra entidad una evidente naturaleza
administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdicción
contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir
de su interpretación y cumplimiento (artículo 8.3 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común).
8/16/2019 Exposiciones Temporales
27/141
31
regulaciónEl principio de colaboración, conforme dispone el artículo 3.2 de la Ley
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, rige las relaciones entre las Administraciones Públicas.
Este principio de carácter general es también aplicable a las relaciones de
colaboración que, en virtud de un convenio, la Administración General del
Estado pueda entablar con otras entidades de carácter privado.
De forma esquemática se puede citar la regulación actualmente vigente en
materia de convenios de colaboración de la forma que sigue:
n
Convenios entre la Administración General del Estado yla Administración de las Comunidades Autónomas
El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común regula los convenios de colaboración que
puede celebrar la Administración General del Estado y los organismos públicos
vinculados o dependientes de ella con los órganos correspondientes de las
Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias.
Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientación política
sobre la actuación de cada Administración en una cuestión de interés común o
a fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración
en un área de interrelación competencial o en un asunto de mutuo interés sedenominarán Protocolos Generales.
nConvenios entre la Administración Local y las
Administraciones del Estado y de las Comunidades
Autónomas
Estos convenios encuentran su habilitación legal en el artículo 57 de la Ley
7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, de forma que la
cooperación económica, técnica y administrativa entre dichas Administraciones,
tanto en servicios locales como en asuntos de interés común, se desarrollará
con carácter voluntario, bajo las formas y en los términos previstos en las leyes,pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.
nConvenios de colaboración que celebre la Administración
General del Estado con otras entidades
Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administración General del Estado puede
celebrar convenios de colaboración, además de con otras Administraciones,
con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
28/141
32
nConvenios de colaboración empresarial en actividades de
interés generalEl apartado primero del artículo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de
régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al
mecenazgo, entiende por convenio de colaboración empresarial en actividades
de interés general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artículo
16 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda
económica para la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento
del objeto o finalidad específica de la entidad, se comprometen por escrito
a difundir, por cualquier medio, la participación del colaborador en dichas
actividades.
Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,los convenios celebrados por la Subdirección General de Promoción de las Bellas
Artes no se incluyen entre los previstos por el artículo 6 de la Ley de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, sino que se amparan en la habilitación más genérica prevista en la Ley
de Contratos, a la que antes se aludió, lo cual se manifiesta en la simplificación
de su tramitación.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
29/141
33
convenios de la
subdirección
general de promoción
de las bellas artes
A continuación se indican, sin ánimo de establecer una enumeración exhaustiva,
los convenios más representativos elaborados por la Subdirección General de
Promoción de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades
derivadas de la organización de la mayor parte de las exposiciones.
n clases
n contenido
8/16/2019 Exposiciones Temporales
30/141
34
clases
nConvenio marco de colaboración
Permite expresar la voluntad de colaboración en el desarrollo de proyectos y
actividades comunes que posteriormente se plasmarán en convenios específicos
para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio
de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que
establezca el propio convenio.
nConvenio de colaboración para la organización de una
exposición
Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de
las partes firmantes para la organización de una exposición concreta, una vez
que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdirección
General de Promoción de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal
una exposición organizada por otra institución.
nProtocolo general
El convenio adoptará esta forma con el objetivo de que un órgano de la
Administración General del Estado y otro de una Comunidad Autónoma puedan
fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración en
la organización de una exposición.
nConvenio de cesión temporal
Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de producción propia de
la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, entre las que destacan
muestras fotográficas de los más diversos autores españoles contemporáneos, la
Subdirección dispone de un modelo de convenio de cesión temporal que permite
articular estas itinerancias como préstamos ágiles a terceras instituciones en
España y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, únicamente se solicita
de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organización de
la exposición en su sede, no exigiéndose ninguna contraprestación económicaa cambio.
nCesión de salas por parte otra entidad
En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la
Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, es necesario solicitar
la colaboración de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones
adecuada a este fin.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
31/141
35
nPatrocinio
En los convenios de colaboración se puede reflejar la posibilidad de que las partesfirmantes recurran a la colaboración de determinadas entidades, a los efectos
de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden
en la organización de la exposición.
Asimismo, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes celebra,
al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las
entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios
de colaboración cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposición por
parte de una entidad sujeta al derecho privado.
contenido
n Estructura
El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la
exposición, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del
ordenamiento jurídico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo
del artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, deberán especificar el contenido
previsto en el apartado segundo de dicho artículo.
En el caso de los convenios que tramita la Subdirección General de Promoción
de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mínimo
de apartados que conforman su estructura:
l Título o denominación del convenio.
Ha de reflejar el objeto del convenio, que será una de sus cláusulas.
l Lugar y fecha de firma.
Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y
la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con
el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdirección General
de Promoción de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma
no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el día en
que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre
su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto
definitivo.
l Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresión de
“reunidos”, “comparecen”, u otra similar, haciendo referencia a la justificación
de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones
8/16/2019 Exposiciones Temporales
32/141
36
Públicas) con los que actúan en representación de la Institución por la que
firman.
l Identificación de los motivos por los que se considera oportuno firmar el
convenio, utilizando la expresión “manifiestan”, “exponen”, o cualquier otra
indicación similar.
En este apartado conviene hacer una presentación de los objetivos y fines
de cada institución firmante, su relación con el objeto del convenio, las
razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes
del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren
oportuno formular. A título de ejemplo, se pueden hacer las siguientes
presentaciones:
n Presentación del Ministerio expresando, por ejemplo, “que el
Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...)”.
n Presentación de la/s otra/s entidades firmantes.
n Presentación del Museo o del titular de la colección, en su caso.
n Presentación de la exposición.
n Indicación de que ambas partes acuerdan formalizar el presente
convenio con arreglo a las cláusulas que siguen.
l Clausulado.
Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Según el tipo de
exposición, seguirá un modelo preestablecido, como es el caso de los
convenios de cesión temporal, o se redactará de forma específica, ordenandoel clausulado en función de las obligaciones que corresponden a cada
entidad, especificándolas por separado, así como los compromisos comunes,
en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las cláusulas
atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo
de ejemplo, más adelante.
l Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre
de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institución a la que
representa.
l Anexos, en su caso.
La relación de obras que componen la exposición suele reflejarse en uno deestos anexos, que también ha de ser firmado por ambas partes.
nPrincipales cláusulas
l Objeto.
Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, “el presente convenio tiene
por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)
la exposición..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la
ciudad... entre las fechas...”
8/16/2019 Exposiciones Temporales
33/141
37
l Compromisos.
Permite recoger, en una o varias cláusulas, las obligaciones a las que secompromete cada una de las partes.
Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el
patrocinio de una exposición o la cesión de una sala, el clausulado se reduce a
las previsiones mínimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del
patrocinio, la cláusula “compromisos” reflejará que la Subdirección General
de Promoción de las Bellas Artes organiza una exposición y que la entidad
patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad económica para
colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administración
contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una
aportación en especie, esto es, una aportación de los servicios ya contratados
por el propio patrocinador.l Calendario y sedes.
Requerirá una cláusula separada, en el caso de que estos aspectos no se
hayan concretado anteriormente.
l Seguro.
Debe especificarse a cuál de las partes corresponde contratar el seguro para
obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad “clavo a clavo”.
l Seguridad.
Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto físicas
(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesióntemporal se establece que las condiciones de seguridad deberán seguir las
Directrices para los Acuerdos de Préstamo del ICOM de 1974.
l Desperfectos.
En los convenios de cesión temporal se introduce una cláusula que impide
a la parte receptora o al personal de las salas de exhibición manipular o
restaurar ninguna de las obras de la exposición sin el previo conocimiento
y consentimiento del Ministerio mientras dure el período de cesión.
l Transporte.
Por lo general, se efectuará por una empresa de transporte de toda
solvencia técnica, debiéndose determinar a quién corresponde sufragareste concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y
lugar de destino).
l Desembalaje y reembalaje.
Se debe concretar la parte que deberá sufragar la construcción de los
embalajes, así como la realización del desembalaje y del reembalaje, que
se realizará por una empresa de toda solvencia técnica.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
34/141
38
l Montaje.
Se especificará la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivadosde las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje
de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envío
de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al
desmontaje.
l Comisariado
El convenio establecerá a quién corresponde asumir este compromiso.
Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado
que se mencionará en un contrato específico, salvo que la exposición sea
fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su
selección previa.
l Catálogo.
Debe indicarse la tirada, el idioma en el que será redactado, en su caso,
y la parte que asumirá su coste. Es importante hacer una referencia a los
logotipos y créditos institucionales, sin perjuicio de su regulación en una
cláusula específica.
l Derechos de autor.
En su caso, ha de introducirse una cláusula relativa a la protección de los
derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,
según proceda, sin perjuicio de que su concreción se plasme en un contrato
aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de
propiedad intelectual.
l Créditos y publicidad.
Con independencia de que se hayan mencionado en la cláusula relativa
al catálogo, conviene prever en el convenio una cláusula por medio de la
cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y
en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los
créditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, así como
los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas
partes firmantes, supervisarán estos aspectos a través de un coordinador
técnico.
l Régimen jurídico de las obligaciones del Ministerio.
Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para
la ejecución de los compromisos adquiridos en el convenio están sujetos
a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como a la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
35/141
39
l Comisión mixta de seguimiento.
El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicasy del Procedimiento Administrativo Común requiere la constitución de este
órgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que
se rigen por dicho artículo.
l Resolución de controversias.
En esta cláusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicará
que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan
surgir sobre la interpretación, modificación, ejecución, resolución y efectos
que puedan derivarse del mismo se resolverán entre las partes, agotando
todas las formas posibles de conciliación para llegar a una solución amistosa.
En su defecto, serán competentes para conocer de las cuestiones litigiosas
los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.
Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidad
extranjera, se precisará que la competencia para conocer de las cuestiones
litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de España,
que son los del orden contencioso-administrativo.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
36/141
40
procedimiento
La duración del procedimiento de tramitación de un convenio de colaboración
puede depender de múltiples factores como son, principalmente, la concreción
del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactarel texto, los trámites internos que han de superar de cada una de las partes
firmantes, etc.
n inicio: trámites previos
n redacción del convenio
n tramitación
n firma
n archivo y seguimiento del convenio
8/16/2019 Exposiciones Temporales
37/141
41
inicio: trámites previosLos trámites previos parten de una serie conversaciones informales en las
que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y
oportunidad por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, y
autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,
se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente
la distribución de las obligaciones que posteriormente se concretarán en el
convenio.
redacción del convenion La competencia de representación
La colaboración ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones
competenciales o de representación de cada entidad firmante.
Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de
compromisos u obligaciones, es preciso que el órgano administrativo justifique
adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se
efectúa el nombramiento de la autoridad firmante, así como de la norma que
le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citaría
el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura básica del Ministerio de
Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar elconvenio en representación del Ministerio, así como cualquier otra disposición
que se estime conveniente.
Por su parte, en relación con las entidades privadas, es necesario hacer constar
que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse
en el sentido que se pretende en el mismo (“bastanteo”), de conformidad
con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al
representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros
actos con la Administración Pública o que permitan reconocer la competencia
y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un
acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.
nNegociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el
contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumirá cada una
de las partes. La estructura del convenio, el número de cláusulas y su contenido
dependerá del curso de las negociaciones.
Con el objetivo de simplificar este trámite, y de aplicación restringida a las
exposiciones de producción propia que ofrece en itinerancia, la Subdirección
8/16/2019 Exposiciones Temporales
38/141
42
General de Promoción de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio
de cesión temporal que únicamente requiere ser adaptado a circunstancias
muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposición, el recorrido
del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institución cesionaria que
cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su
representación.
Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas
informáticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,
lo cual permite agilizar la comunicación entre las partes.
nConformidad de ambas partes al texto
Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo
electrónico o una conversación telefónica.
tramitación
nControl jurídico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto
del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los
efectos de que emita el correspondiente informe jurídico.
Asimismo, el Abogado del Estado comprobará los documentos justificativosde la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,
expresando de modo concreto su eficacia en relación con el fin para el que
hayan sido presentados, tal y como dispone el artículo 29 del Real Decreto
997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio
Jurídico del Estado.
nControl presupuestario y económico
La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la
función interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los
actos del sector público estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a
la realización de gastos. En consecuencia, la Subdirección General de Promoción
de las Bellas Artes debe, con carácter previo, tramitar la correspondiente
retención de crédito y, a continuación solicitar el informe de fiscalización
previa.
Es de destacar que la fiscalización de los convenios de colaboración se prevé
expresamente en el apartado decimotercero de la Resolución de 4 de marzo de
2002, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se
hace público el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por
8/16/2019 Exposiciones Temporales
39/141
43
el que se da aplicación a la previsión del artículo 95.3 del texto refundido de la
Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de función interventora.
n Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurídico y de control
presupuestario y económico del Ministerio deberán ser incorporadas al borrador,
siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los
efectos de obtener un texto definitivo.
nOtros trámites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la
traducción del convenio a otro idioma, lo cual se realizará una vez que el textosea definitivo.
firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente
habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes
estampen también su firma en cada una de sus páginas, así como en los anexos,
si los hubiera.
Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdirección General de
Promoción de las Bellas Artes remitirá a la contraparte los ejemplares originales
del convenio, en número de uno por cada parte interviniente, con el fin de que
proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en último lugar.
archivo y seguimiento del convenioUna vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas procederá al
archivo de su correspondiente ejemplar.
El convenio mantendrá su vigor hasta el momento en el que finalicen las
actuaciones en él previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien
su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que así lo
impongan.
En consecuencia, el Ministerio realizará un seguimiento de las obligaciones
comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,
asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
40/141
44
TRÁMITES A REALIZAR ENTRE LAS
PARTES FIRMANTES
TRÁMITES INTERNOS DE LA S.G. DE
PROMOCIÓN DE LAS BELLAS ARTES
Trámites previos
Control jurídico
Texto definitivo
Archivo y seguimiento del convenio
Acreditación de
la competencia o
capacidad de
representación
Negociaciones
(e-mail)
Conversaciones
informales
Autorización del
proyecto
Particulares
(bastanteo)
Administración
(norma, acto denombramiento)
Control
presupuestario
económico
Envío de los ejemplares originales a la
contraparte para su firma en todas sus
hojas
Firma de lacontraparte
Envío de
ejemplares
originales al
Ministerio
Envío del
convenio firmado
a la contraparte
Firma del
Ministerio
Conformidad de
ambas partes
Retención de
crédito (RC)
Fiscalización
previa
Retoques al
borrador
8/16/2019 Exposiciones Temporales
41/141
45
gestión económica
n programación económica
n gestión !nanciera
n contratación administrativa
8/16/2019 Exposiciones Temporales
42/141
46
8/16/2019 Exposiciones Temporales
43/141
47
Entendiendo la gestión económica como losprocedimientos establecidos para la ejecución de lospresupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en elcaso de las exposiciones temporales organizadas por
el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,en este manual nos centraremos en el estudio de los
procedimientos de gestión del gasto.
Partiendo de un presupuesto de carácter limitativo queimpide realizar gasto por importe superior al autorizado yque únicamente podrá utilizarse para conseguir el objeto
para el cual fue aprobado, la GESTIÓN ECONÓMICA seajustará siempre a los principios de legalidad, eficacia y
economía a los que se somete la actividad económica delas Administraciones Públicas.
Justificada por la necesidad de contar con el trabajode profesionales externos a la Administración para el
desarrollo del proyecto expositivo, la gestión económicadel gasto se inicia con el estudio de la viabilidad
económica del proyecto expositivo, y en concreto conel estudio de su financiación, con la delimitación de
necesidades y con las estimación de su coste.
Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecuciónpropiamente dicha del gasto a través de los distintosprocedimientos previstos, entre los que veremos con
mayor detenimiento, por su importancia, la contrataciónadministrativa.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
44/141
48
programación
económica
A través de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año, seaprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosÓrganos de la Administración General del Estado para realizar su cometido alo largo del correspondiente ejercicio económico.
En lo que se refiere a la gestión de la Subdirección General de Promoción de lasBellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa específico degastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carácter limitativoy únicamente a través de alguna de las modificaciones previstas en la LeyGeneral Presupuestaria (transferencias de crédito, créditos extraordinarios...)podrá ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas
presupuestarias y a través de ellas se financiarán los distintos trabajos necesariospara la realización de estas exposiciones temporales.
La programación económica consiste pues en repartir y ordenar este presupuestode gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado año,comprobando la viabilidad económica de cada una de ellas a través de lassiguientes fases: el estudio de su financiación, la delimitación de necesidadesy la estimación de su coste.
n financiación
n
delimitación de necesidadesn estimación de costes
8/16/2019 Exposiciones Temporales
45/141
49
financiaciónDesde el punto de vista económico, lo primero que hay que saber de unaexposición a la hora de valorar su viabilidad económica, es si ésta va a serproducida y financiada en su totalidad por la Administración, o si existirá algúntipo de participación externa. En función de ello, podemos hablar de dos clasesde exposiciones:
n Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidadpor la Administración y como consecuencia los gastos previstos para sucelebración son también asumidos en su totalidad por ella. En este casohablamos de una exposición de producción propia, en la que la contrataciónde todos los trabajos depende únicamente de la Administración.
n Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otrainstitución pública o privada, en cuyo caso hablamos de exposición deproducción compartida. En este caso, existirá un Convenio de Colaboraciónque regulará entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas lasde carácter económico. En el clausulado de ese Convenio se especificaránlas partidas de gastos que asumirán cada una de las partes, o en el caso detratarse de un Patrocinio, si la aportación económica será para una partidao partidas determinadas.
delimitación de necesidadesUna vez se sabe cómo se va a financiar la exposición, el paso siguiente consistiráen la elaboración de una relación de necesidades, entendiendo en este caso pornecesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realización de laexposición que haya que encargar a una empresa o profesional y que conllevenun gasto. Si está prevista una producción compartida pero no están del tododefinidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.
Para elaborar esta relación de necesidades, el servicio económico debecontar con la colaboración de la coordinación técnica, pues será la que mejorconozca junto al comisariado la exposición, que facilitará o conseguirá toda la
información necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.
Si bien es verdad que cada exposición es distinta a las demás y tiene sus propiasnecesidades, siempre habrá una serie de trabajos comunes a todas ellas queconstituyen su columna vertebral y que serán los primeros con los que debemoscontar salvo que, por Convenio, corresponda su realización a otra Institución.Estos trabajos son:
8/16/2019 Exposiciones Temporales
46/141
50
nComisariado
El comisario es el ideólogo de la exposición y la persona encargada de realizarel proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de lamuestra y el discurso científico-cultural que pretende.
nDiseño expositivo
Realizado por un profesional cualificado, es un proyecto técnico en el que
se tratará de plasmar el contenido y el discurso científico-cultural que quiere
transmitir el comisario de la exposición.
nDiseño del catálogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto técnico realizado por un
profesional en el que se plasmará el contenido y el discurso científico-cultural
de la exposición, manteniendo, si así se desea, una línea de diseño acorde
con el diseño expositivo.
n Edición del catálogo
Conforme al diseño presentado y bajo la supervisión de la persona que lo
ha realizado, se contrata a una imprenta para su edición.
n Seguro
Si no se solicita Garantía del Estado1 para asegurar las obras, se suscribirá
una póliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra lasobras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolución al final de
la exposición (cobertura “clavo a clavo”)2.
n Embalaje y transporte
Se contratará con una empresa especializada la realización de un embalaje
adecuado para las obras, así como su recogida y transporte hasta la sala de
exposiciones y su posterior devolución en las mismas condiciones.
nMontaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutará el proyecto técnicopresentado por el diseñador de la exposición.
La regulación de las condiciones de realización de estos trabajos y los
compromisos económicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con
carácter general a través de los procedimientos de contratación previstos para
la Administración Pública que veremos más adelante.
1 Ver apartado “Garantía del Estado”2 Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”
8/16/2019 Exposiciones Temporales
47/141
51
Acompañando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna
vertebral de la exposición, y también el grueso de la inversión, existen otros
muchos que no por ser más accesorios o tener menor trascendencia económica,
dejan de ser importantes para el conjunto de una exposición. A todos hay que
tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A
continuación se presenta una lista de los más frecuentes:
n Redacción de textos y fichas para el catálogo.
n Realización y/o positivado de fotografías para el catálogo.
n Trabajos de documentación.
n Restauración de piezas.
n Enmarcado.
n Producción audiovisual.
n Publicidad.
n Talleres y actividades de difusión.
n Servicio de azafatas.
n Servicio de vigilancia.
n Servicio de limpieza.
n Edición de material divulgativo.
n Invitaciones.
n Acto inaugural.
estimación de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimación de su coste. Se
tendrá en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a
imputar a un único ejercicio presupuestario o a más, pues resulta habitual que
el periodo de preparación de una exposición abarque más de uno. Así, por
ejemplo en el caso de una exposición que se celebre a primeros de un año, ésta
tendrá trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses
antes de su inauguración, en el ejercicio presupuestario anterior, como serían
por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseño del montaje.
Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, más cercano a la
inauguración o durante su celebración, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio
presupuestario; serían, por ejemplo, la producción de un audiovisual, o un servicio
de azafatas. Y por último, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en
los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguración, por
ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,
como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
48/141
52
Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio
presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para
hacerlo son:
n El propio presupuesto de que se dispone..
n El estudio de la exposición.
Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposición, el tipo depiezas que la componen o la localización de las mismas, que nos aportaninformación para determinar en qué partidas será necesaria una mayoro menor inversión: unas piezas delicadas pueden requerir un embalajeespecialmente costoso, obras con una valoración muy alta supondrán unaprima de seguro también elevada, si se quiere atraer a un público infantil
habrá que programar talleres y actividades didácticas, si las piezas están casitodas en España el coste de su transporte será menor que si se encuentranen el extranjero, etc.
n El conocimiento de los precios de mercado.
n La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.
Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cómo será ladistribución del gasto y cual será el coste total previsto, decidiendo en últimoextremo sobre su viabilidad o no viabilidad económica.
Si la exposición es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones
comienza la fase de gestión financiera propiamente dicha, a través de la cualse materializa la ejecución de todos estos gastos.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
49/141
53
gestión
financiera
La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del
presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecución se realiza a través de distintas
fases, iniciándose con la autorización del gasto y terminando con su pago
material.
Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por “caja fija”,
los pagos “a justificar”, la “contratación administrativa” y excepcionalmente
la contratación privada. No obstante también veremos en este apartado cómo
los Convenios de Colaboración cuando tienen contenido económico pueden
dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratación administrativa, por su
importancia se le dedica un apartado propio.
Durante su ejecución, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno
en todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado
(IGAE), a través de la función interventora, controla antes de su aprobación,
todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones
de contenido económico, con el fin de asegurar que su gestión se ajusta a
las disposiciones aplicables en cada caso, y a través de la función de control
financiero, el sometimiento de la actividad económico-financiera del sector
público a los principios de legalidad, eficacia y economía.
Además, y una vez ejecutada, la actividad económico financiera se someterá al
control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba
la Cuenta General del Estado de cada año.
n fases de la gestión del gasto
n procedimientos de gestión del gasto
8/16/2019 Exposiciones Temporales
50/141
54
fases de la gestión del gastoAprobado el presupuesto, su ejecución va a pasar por una serie de fases sucesivas
entre sí. En el procedimiento general son las siguientes:
n Aprobación del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el
procedimiento de ejecución del gasto, por el cual la autoridad competente
para gestionar el gasto autoriza su realización por una cuantía determinada,
reservando para ello parte del crédito presupuestario. Contablemente se
materializa con la emisión de los documentos contables RC (“Retención de
Crédito”) y A (“Aprobación”).
n Compromiso o disposición del gasto, es el acto administrativo en virtud del
cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,
la realización de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos
a través del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la
emisión del documento contable D (“Disposición del Gasto”).
n Reconocimiento de la obligación, es el acto administrativo en virtud del cual
la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,
la existencia de una deuda legítima ante una empresa o particular que ha
realizado un trabajo para la Administración. A partir de este momento se
puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente
se materializa con la emisión del documento contable O (“Reconocimiento
de la Obligación).
n Ordenación del pago, es el acto administrativo por el que la autoridadcompetente que ha reconocido la existencia de una obligación, solicita se
proceda a la realización de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero
con cargo al crédito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido
realizado. Contablemente se materializa con la emisión del documento
contable K (Orden de Pago).
n Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.
Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente
que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto así lo determine,
se ejecuten dos de estas fases simultáneamente, dando lugar a los documentos
contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un únicodocumento contable denominado ADOK.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
51/141
55
procedimientos de gestión del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitación del gasto y son las
siguientes:
n Anticipos de Caja Fija
Regulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja
fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter
extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras
destinados a la atención inmediata, y posterior aplicación presupuestaria, de
gastos periódicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de
trabajos de pequeña cuantía que genera una exposición, pueden efectuarse
por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratación, utilizandoeste procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como
se ha indicado, de gastos de carácter periódico o repetitivo en bienes corrientes
y servicios. Deberán seguir la tramitación establecida en cada caso y se podrá
utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no
exceda de 5.000 €. El pago se realiza contra factura y la forma habitual para
contratarlos es la solicitud y aceptación de un presupuesto.
nPagos a justificar
Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados “a
justificar”, son una excepción dentro de los procedimientos de gestión del gastoy consisten en la provisión de fondos que se realiza a las oficinas contables, para
atender gastos sin la previa aportación de las documentación justificativa de los
mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar
en el extranjero. Se utiliza únicamente en los casos especialmente regulados en
cada departamento ministerial, sólo podrán satisfacerse obligaciones del mismo
ejercicio y deben ser justificados en un plazo máximo de tres meses.
nContratación administrativa
Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en el RealDecreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas. Es la principal herramienta con
la que cuentan las Administraciones para la gestión del gasto. A través de ella
se regula la relación que se establece entre la Administración y una empresa o
particular al que se encomienda la realización de un determinado trabajo.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
52/141
56
nConvenios de Colaboración
Explicados en el capítulo anterior, no es que los Convenios sean en sí mismosun instrumento de gestión del gasto público, pero sí a través de ellos puede
articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos económicos adquiridos
por la Administración no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institución
con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificación
del gasto realizado, sean abonados por la Administración a esa Institución.
También el Convenio puede regular la aportación de una cantidad por parte
de una Institución para su gestión directa por la Administración, en este caso
se produciría una modificación presupuestaria denominada generación de
crédito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un
ingreso no previsto. El dinero así generado se utilizará en las partidas definidas
en el Convenio a través de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la
contratación administrativa que veremos a continuación.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
53/141
57
contrataciónadministrativa
Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en
la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.
No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizadopor las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de
aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más
relevantes para la producción de una exposición.
Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones
que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.
Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria
económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes
de contratación como de las demás formas de gasto.
También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de
gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la
memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último
control interno en su auditoria anual.
n regulación de los contratosn clasificación de los contratos
n expedientes de contratación
n seguimiento de expedientes
n calendario de contratación
n memoria económica y archivo
8/16/2019 Exposiciones Temporales
54/141
58
regulación de los contratosLa contratación administrativa se regula en:
l Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
l Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real
Decreto 1098/2001.
Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las
Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un
gran número de actividades.
clasificación de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente
entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los
diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:
n Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se
dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):
Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,
se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:
l La ejecución de obras.
Por ejemplo la construcción de una carretera.
l La gestión de servicios públicos.
Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio
público.
l La realización de suministros.
Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.
l Los trabajos de consultoría y asistencia.
Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una
exposición.
l La realización de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres
últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción
de una exposición.
Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados
anteriores.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
55/141
59
n Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de
Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:
l Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una
proposición.
l Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los
empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de
los mismos.
l Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario
justificadamente elegido por la Administración, previa consulta
y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo
podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la
Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su
utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
n Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,
las formas de adjudicación de un contrato son:
l El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en
su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta
no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan
establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares3.
l La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte
el precio más bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido,
nunca el negociado.
n Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos,
constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las
formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente
por su cuantía4 (actualmente no pueden exceder de 12.020,24€ en el caso de
los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La
tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del
gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones
técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el
contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es laagilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.
Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más
utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,
3 Ver apartado “Expediente de contratación”4 Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional
primera de la Ley de Contratos.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
56/141
60
y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene
prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados
contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto
que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le
fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas
para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de
fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el
montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica
estaríamos ante un contrato de servicios.
Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24€, se tramitarán
como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de
adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es
mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarseen los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en
los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, pero
es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los
30.050,61€ (ver nota nº5) (art. 210h), en los que habrá concurrencia de ofertas
con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que
establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas
con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto
del contrato a un único empresario”(art. 210b).
expediente de contrataciónLa preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación
será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del
contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de
un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será
más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos
más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:
l Certificado de insuficiencia de medios.
l Memoria explicativa.
l Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.
l Pliego de Prescripciones Técnicas.
l Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.
l Ofertas presentadas.
l Resolución de adjudicación.
8/16/2019 Exposiciones Temporales
57/141
8/16/2019 Exposiciones Temporales
58/141
62
l Plazo de duración.
l Procedimiento y forma de adjudicación.l Documentos a presentar por los licitadores.
l
Top Related