Facilitadores asombrosos Logrando mejores conversaciones e interacciones
@julibetancur
Ágiles 2016
Octubre 6, 7 y 8
Quito, Ecuador
Juliana Betancur @julibetancur
◉ Ingeniera de sistemas y especialista en desarrollo de software, Universidad EAFIT (Medellín, Colombia).
◉ Líder área Agile Coaching & Training en Ceiba Software.◉ Coach, trainer, facilitadora gráfica, voluntaria
comunidad Ágiles Colombia.
¡Mi blog! https://julibetancur.wordpress.com/
¡Hola!
“Había una vez...”Les voy a contar una historia.
Facilitación"La facilitación de grupos es un proceso en el que una persona, cuya elección es
aceptable para todos los miembros del grupo, esencialmente neutral, y sin autoridad sustantiva en la toma de decisiones, diagnostica e interviene en un grupo
para ayudarle a mejorar la manera en que identifica y resuelve sus problemas y toma decisiones, aumentando así la efectividad del grupo." —
Roger Schwarz, 'The Skilled Facilitator'.
¿Cuándo desempeña su rol un facilitador?
En las interacciones diarias de los
equipos de trabajo
En reuniones y espacios de creación
y decisión
Piensa en una oportunidad en que hayas facilitado una reunión, workshop o conversación y hayas sentido que las
cosas no funcionaron muy bien. (Conversemos 3 minutos sobre ello)
¿Qué cosas pudieron
salir mejor?
¿Qué nos hizo sentir
tristes?
¿Qué no funcionó
como creíamos?
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
¿Y entonces? ¿Qué habilidades me pueden ayudar a manejar de
manera más efectiva esos problemas?(https://pollev.com/julianabetan229)
Habilidades del facilitador asombroso1. Planeación2. Saber leer el clima3. Creación de ambientes
participativos4. Liderazgo neutral5. Ser integrador6. Investigar
Planeación
1
Espacio Tiempo Proceso
Planeación: Espacio físico ● Preparar el salón.● Sillas y distribución.● Iluminación.● Aire acondicionado.● Materiales: marcadores, cinta, rotafolio, post-its.
1
Planeación: Tiempo ● Estructurar la agenda.● Compartir con el grupo la agenda y el tiempo para cada actividad.● Ser guardián del tiempo: un ojo en el reloj (cronómetro visible).● Peeeero… ser flexible.
1
Planeación: Proceso● Actividades de precalentamiento: Entrevistar a algunos
participantes desde antes (especialmente si se espera controversia). Enviar instrucciones o material a leer.
● Considerar formatos diferentes a las discusiones de grupos grandes.
● Identificar posibles actividades a utilizar, dependiendo de los objetivos que se pretenda lograr.
● Buscar que los participantes estén en movimiento.
1
Saber leer el climaActuar de acuerdo a las emociones de las personas● Hacer pausas cuando sea necesario.
● Estar atento a emociones, tonos de voz, lenguaje corporal.
● Hacer preguntas profundas.
● ¿Cuál es la necesidad de fondo que alguien está expresando?
¿Cómo se sienten?
2
Crear de ambientes participativosCerciorarse de que todos se sientan cómodos participando● Llevar el turno de participación (máximo 3 o 4).● Hacer que todas las voces sean escuchadas y se puedan
expresar.● Acompañar a los miembros del equipo a poder tener una
conversación aunque se tengan conflictos. Navegar los conflictos, no necesariamente resolverlos.
● Crear acuerdos de grupo.
3
Liderazgo neutral
Mantenerse neutral en las discusiones. ● Liderar sobre el proceso y no sobre el resultado.● Escuchar todas las ideas y no defender ninguna.● Mantener el FOCO (buscar lograr el objetivo que queremos lograr).● Saber que no es el protagonista, los participantes son el centro de
atención.
4
Ser integradorSaber verificar la comprensión y ayudar a que se dé
● Escribir información grande y visible.● Consolidar el sentir del grupo (no parcializado). Resumir
frecuentemente.● Parafrasear lo que el grupo dice para verificar el entendimiento.● Escribir de manera clara los acuerdos del equipo y confirmarlos.● Celebrar el progreso.
5
InvestigarLeer, compartir con otros facilitadores, experimentar● Conocimientos● Herramientas● Técnicas
6
Recomendados
¿Y ahora? Naveguemos sobre los problemas encontrados
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
Pérdida de foco
Agenda visible
Qué hemos cubierto, qué nos falta.
Parking lot
Para hablarlo luego...
Indicadores visuales
Cronómetro visible.
Cartas visuales.
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
No sabemos escuchar
¿Qué hacer?
◉ Facilitación gráfica o documentación gráfica.
◉ No interrumpir.◉ Atención al lenguaje corporal. Rapport.◉ La gente recuerda más las cosas que
puede tocar. Recordamos lo que nos genera emoción.
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Dif
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablan
Conflicto
No emergen los verdaderos
problemas
No sabemos escuchar
Es difícil tomar
decisiones
Algunos no hablan
¿Qué hacer?
◉ Invitar a las personas que están escuchando, a hablar.
◉ Preguntar específicamente.◉ Organizar parejas o tríos.◉ Observar las respuestas no verbales.◉ Sesiones de brainstorming donde no se
pueda decir “No”.◉ Icebreakers (crear conexión)
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
Algunos hablan mucho
¿Qué hacer?
◉ Revisar la técnica utilizada.◉ ¿Es posible que no se esté
sintiendo escuchada?◉ Limitar cantidad de
intervenciones por persona.
(monedas, billetes).
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
El conflicto
¿Qué hacer?
◉ Negociar por intereses y no por posiciones.
◉ Escalera de abstracciones◉ Ayudar a que cada persona se
sienta escuchada.◉ Ayudar a que las personas se
entiendan una a la otra.
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
Es difícil tomar decisiones
¿Y si no hay consenso?
◉ Usar técnicas de votación.
◉ Matriz de impacto.◉ Círculo de influencia
y preocupación.
Problemas en las interacciones dentro de los equipos...
Algunos hablan mucho
Pérdida de Foco
Algunos no hablanNo emergen
los verdaderos problemas
No sabemos escuchar
Conflicto
Es difícil tomar
decisiones
No emergen los verdaderos problemas
One on one
Cercanía y confianza.
Encuesta anónima
Permite preguntar de manera más directa.
¿Cómo medir el éxito de nuestras facilitaciones?
¿Cómo?
◉ ¡Resultados!◉ Post-it con carita◉ Votación con las manos
(secreta o no secreta)◉ Feedback door◉ Encuesta◉ Pollev
Midiendo el éxito
#Facilitacion #Agiles2016
¿Qué me llevo de la charla?
Créditos
◉ http://facilitatorsinnercircle.com.au/wp-content/uploads/2015/06/The-Essential-Elements-of-Your-Facilitation-Framework.pdf
◉ https://www.cesarpiqueras.com/preguntas-en-coaching/◉ http://www.treegroup.info/◉ http://www.iifac.org/◉ http://www.martinalaimo.com/es/blog/tag/facilitacion-de-equipos◉ http://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/liderazgo/facilitacion-al-grupo/desarrollar-habilid
ades-y-destrezas-de-facilitacion/principal◉ Template de diapositivas by SlidesCarnival