FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN
Términos como gestión, administración, innovación y estrategia son utilizados
cada vez con mayor frecuencia, en particular en los servicios de salud. Sin
embargo, tal vez es más lo que se habla y se escribe de ellos que lo que se piensa
y elabora en profundidad. Existe muy poco pensamiento organizado sobre las
organizaciones del sector salud y muy pocas cosas novedosas sobre la innovación
en ellas.
Para generar conceptos, posiciones y pensamientos administrativos que
contribuyan con un cambio o mejora organizacional en las instituciones o
empresas del sector salud, es pertinente revisar y reflexionar alrededor de las
teorías organizacionales de la administración, entre las cuales se sugieren las
siguientes:
TEORIA CLASICA
El enfoque clásico de la administración se fundamenta en dos escuelas del
pensamiento organizacional:
a. Escuela Científica
Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los
métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograr una gran
eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas
de la administración son la observación y la medición. La teoría de la
administración científica surgió en parte por la necesidad de elevar la
productividad.
Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)
Frederick Winslow Taylor renunció a la universidad y comenzó a trabajar como
aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta última categoría ingresó,
en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendió hasta el puesto de
ingeniero en jefe después de obtener un grado de ingeniería asistiendo a clases
nocturnas. Inventó herramientas de alta velocidad para cortar acero y la mayor
parte de su vida se desempeño como ingeniero consultor.
Por lo general se reconoce a Taylor como "el padre de la administración
científica". Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusión mayor
sobre el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz,
como obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una
compañía acerera, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera
mano los problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes
posibilidades para mejorar localidad de la administración. La famosa obra de
Taylor titulada “Principles of Scientific Management” se publicó en 1911. Sin
embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la administración se
encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de Representantes de los
estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un grupo de congresistas,
la mayoría de ellos hostiles debido a que creían, junto con los líderes de los
trabajadores, que las ideas de Taylor conducirían a un exceso de trabajo y al
despido de trabajadores.
Taylor estableció sus principios y su gran aporte a la administración científica,
señaló que la administración es:
1. Ciencia y no regla empírica
2. Armonía y no discordia
3. Colaboración y no individualismo
4. Rendimiento máximo, en lugar de rendimiento restringido
5. Formación de cada hombre hasta alcanzar su mayor eficiencia y prosperidad.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
1. Principio de planeamiento: Sustituir en el trabajo el criterio individual del
operario, la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos
basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia,
mediante la planeación del método.
2. Principio de la preparación / planeación: seleccionar científicamente a los
trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir
más y mejor, de acuerdo con el método planeado.
3. Principio del control: Controlar el trabajo para certificar que el mismo está
siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.
4. Principio de la ejecución: Distribuir distintamente las atribuciones y las
responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.
5. El hombre – máquina: El hombre es parte de la maquina y los dos se
complementan entre sí; con el único fin de maximizar la producción.
TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS
Elton Mayo. (1880-1949): Padre de la teoría de las relaciones humanas; psicólogo,
realizo estudios del comportamiento humano en las empresas.
Su teoría fue basada en la experiencia Hawthorne, en la compañía “Western
Electric Company”.
CONCEPTO
Los descubrimientos y postulados de la teoría de las relaciones humanas; está
determinado por el incremento de la productividad debido a factores sociales,
satisfacción, eficacia de la administración, y control de la dirección al personal
colaborador.
PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS
1- Principio de la Organización informal: Organización no determinada dentro de la
formalidad de la empresa.
2- Principio de Motivación Laboral: Motivación a través de la escala de
necesidades de A. Maslow.
3. Principio de Incentivos Laborales: Incentivos laborales no remunerados y
reconocimientos personales y grupales.
4- Principio de Liderazgo: Concepto de líder, colaboradores y equipo de trabajo.
5. Principio de Factores intrínsecos y extrínsecos al trabajo: Elementos del micro
y macro ambiente que estimulan el nivel de productividad de los colaboradores.
TEORIA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Peter Drucker: Padre de la teoría de la planeación por objetivos, formado en
negocios internacionales y estudios políticos.
CONCEPTO
La teoría de la planeación por objetivos se fundamenta en la construcción de
objetivos claros y definidos con el propósito de elevar el crecimiento de la
empresa, el posicionamiento de la misma y el nivel de participación del personal.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
1. Planeación estratégica: Se fundamenta en la construcción del direccionamiento
estratégico propio de cada compañía.
2- Estructura Organizacional: La base del logro de los objetivos parte de la
estructura organizacional.
3- Diseño de Estrategia: La estrategia debe ser el factor determinante al momento
del logro de los objetivos en las empresas modernas; por ello la estructura debe
seguir permanentemente la estrategia.
4- Diseño de mecanismos de evaluación: Los mecanismos de evaluación son
determinados de acuerdo al objetivo a cumplir.
TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL
Edwards Deming: Padre de la teoría de la calidad total, junto a sus colaboradores,
participo de la reconstrucción del la nueva potencia mundial de los 60` (Japón), fue
parte fundamental de los estándares de calidad proporcionados por el Japón.
La calidad es entendida como el cumplimiento de requisitos, es por ello que en el
mundo moderno el concepto de calidad hace referencia al cumplimiento de los
requisitos del cliente, eso quiere decir, expectativas del cliente que se encaminen
a la satisfacción final del mismo.
PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL
1- Necesidades del Cliente: Productos y servicios satisfactorios.
2- Cumplimiento de requerimientos de Calidad: Estándares de calidad para
productos y servicios.
3- Sistema de Gestión de Calidad: Normas ISO.
4 – Mejora Continua: Mentalidad abierta a la mejora y pensamiento global por
parte de las empresas.
5- Competencias: Selección y evaluación de las competencias para el sistema de
gestión de calidad.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA CALIDAD:
La gestión de la calidad se fundamenta en el cumplimiento de ocho (8) principios
básicos, los cuales constituyen la base de las normas ISO 9000, estos son:
1. ENFOQUE AL CLIENTE
2. LIDERAZGO
3. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL
4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN
6. MEJORA CONTINUA
7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores,
y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los
medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores
consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar,
sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad
general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección
y el control.
IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados
mediante la coordinación de actividades y personas que integran un sistema
organizado.
Para tener una concepción más clara, presentare definiciones de algunos autores,
acerca del proceso administrativa:
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace
efectiva la administración, mismas que son interrelacionados y forman un proceso
integral.
Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso
total.
Son las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales
administra el gerente.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
- PLANEACION
- ORGANIZACIÓN
- DIRECCION
- CONTROL
PLANEACION
Significa definir las metas del desempeño futuro y relacionar las actividades y
recursos disponibles para alcanzarlos. Es una toma de decisiones que afectan el
desarrollo de una empresa y define como quiere estar a futuro y como llegar allí.
FASES DE LA PLANEACION
Los planes se necesitan para dar a la organización:
- Diagnostico.
- Objetivos.
- Establecer el mejor procedimiento.
- Selección de metas.
- Determinar programas.
- Análisis de viabilidad de los planes.
La importancia de la planeación: Sin planes, los administradores no pueden saber
cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea
clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con
confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus
seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber
cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un
ejercicio fútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la
organización. Esta es la razón por la que la prensa comercial (The Wall Street
Journal, Fortune, y otros) dedican tanta atención a las estrategias organizativas, a
los planes que los principales administradores elaboran para satisfacer las metas
generales de una organización. Sus lectores son accionistas que utilizan esta
información para juzgar el desempeño actual de la organización y sus
posibilidades de éxito futuro.
La Importancia de las Metas: Todos soñamos con encontrar fama y fortuna y con
ganarnos el respeto y la admiración de los demás. Para que nuestros sueños se
hagan realidad, sin embargo, necesitamos establecer metas específicas, medibles
y con fechas realistamente alcanzables. Lo mismo es aplicable para las
organizaciones.
Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones:
1. Las metas proporcionan un sentido de dirección
2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos
3. Las metas guían nuestros planes y decisiones.
4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso
PASOS PARA ELPROCESO DE PLANEACION:
1. Detectar la oportunidad en el análisis del entorno
2. Establecer los objetivos o metas
3. Consideración de las premisas (El hoy con el mañana)
4. Identificación de alternativas y evaluarlas
5. Toma la decisión (la mejor alternativa)
6. Elaboración de los planes de apoyo (misión, visión)
LOS OBJETIVOS: son los planes hacia los cuales se dirige una organización,
estos me determinan los resultados esperados y deben ser claros, concretos,
verificables, medibles, sustentables.
Todo objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo ar,er,ir . Que voy a hacer,
como lo voy a hacer y para que lo voy a hacer.
ORGANIZACIÓN
Viene después de la planeación e indica cómo realizar el plan. La organización es
una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más,
que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de
metas comunes. Consiste en organizar las tareas, agruparlas en departamentos y
en asignar la autoridad y los recursos necesarios en la organización.
Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
FASES DE LA ORGANIZACIÓN
- Diseño del puesto de trabajo.
- Manual de responsabilidades.
- Selección de Personal.
- Definición de la estructura Organizacional.
DIRECCION
Consiste en hacer que los miembros de la organización actúan de modo que
contribuyan al logro de los objetivos. La dirección es una actividad muy concreta:
requiere trabajar directamente con la gente.
FASES DE LA DIRECCION
- Liderazgo: es ayudar a otros a ser los mejores miembros de la organización
y poner todo su esfuerzo, los líderes se abren a las ideas y opiniones de otros.
- Motivación.
- Empoderamiento.
- Planes de formación.
- Entrenamiento.
- Relaciones Humanas VS Relaciones Laborales.
EFICACIA: Grado en que la empresa cumple con una meta establecida significa
que la empresa logra conseguir lo que se propone
EFICIENCIA: Indica la cantidad de recursos con que se cumple una meta
organizacional. Recursos (humanos, financieros, tecnología, materia prima,
información.
DESEMPEÑO: Capacidad para cumplir las metas organizacionales usando los
recursos eficaz y eficientemente.
El líder y un eficaz trabajo en equipo, son las claves para a partir de ello aplicar las
herramientas y técnicas de gestión que sean necesarias. Sin recursos humanos
adecuados dispuestos a luchar por salvar la organización, pocas posibilidades
tienen esta de salvarse, o quedar marginada definitivamente de la competencia.
Es mediante la reingeniería se debe detectar a tiempo las disfuncionalidades y
poner en marcha un giro drástico a la situación. Volver competitiva a la empresa
nuevamente es el objetivo, y para ello es fundamental aplicar tanto el diagnóstico
como la reingeniería de negocios.
CONTROL
Asegurar que el trabajo de otro este progresando en forma satisfactoria hacia el
objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas por este plan y la ejecución exitosa de cada miembro no
asegura que la empresa tenga un éxito. Esta función fundamental de la
administración constituye el control. Es una función fundamental de la
administración.
FASES DEL CONTROL
- Establecer normas de rendimiento.
- Medir el rendimiento real y compararlo con las normas preestablecidas.
- Tomar las medidas necesarias para corregir cualquier rendimiento que no esté a
la altura de las normas.
Enfoque de los papeles administrativos
Henry Mintzberg clasificó el trabajo de los administradores, en 3 tipos básicos de
comportamiento: relaciones interpersonales, procesamiento de información y toma
de decisiones.
Papeles interpersonales: En su contacto con otras personas los administradores
actúan de 3 modos diferentes.
1) como representantes de su empresa: pronuncia discursos, sirve en comités.
2) departamento o unidad: motiva, inspira, da el ejemplo.
3) como líderes: mantiene relaciones con otras organizaciones.
Utilizando su autoridad formal o informal; o como enlace o puente de unión
experto en comunicaciones. A estos 3 puntos se le denominan figura
representativa, líder y enlace.
Papeles informativos: Son 3 papeles definidos: centro hacia donde influye y se
monitorea toda la información, diseminadores de información y portavoz de la
organización. A estos 3 se le denominan:
Monitor: observa, revisa y recopila datos sobre cumplimientos de estándares.
Difusor: transmite información y juicios acerca de los ambientes internos y
externos.
Portavoz.: habla por la organización, cabildea y defiende, se ocupa de las
relaciones públicas.
Papeles en el área en toma de decisiones: Se asumen 3 papeles importantes.
1) emprendedores: cuando juzgan la conveniencia de emprender nuevas
actividades.
2) Asignadores de recurso: cuando controlan los recursos financieros.
3) Negociadores: cuando tratan con sectores internos o externos de la
organización.
A estos 3 puntos se le denominan empresario, solucionador de problemas,
asignador de recursos y negociador.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados
procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.
Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la
gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su
cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.
Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas - entender
relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma
creativa, etc.
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