Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Gestión de las adquisiciones
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Objetivos
Comprender la importancia de la gestión de las Adquisiciones
Conocer aspectos involucrados en la planificación de Contratación
Presentar algunos documentos usados para Adquisiciones
Presentar algunos criterios para evaluación de Proveedores
Comprender el proceso de solicitar Respuestas de Proveedor
Aprender a diferenciar Propuesta y Oferta
Describir el proceso de selección de Proveedores
Ver la importancia de una buena administración del Contrato
Ver la importancia del Cierre de cada Adquisición
Términos
Adquisición
Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa
Compra
Arriendo
Arriendo con opción de compra (leasing)
Contratación externa (outsourcing)
Contrato
Acuerdo jurídicamente vinculante
Proveedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados
Comprador se obliga a proporcionar contraprestación
Pueden aclarar las responsabilidades
Pueden agudizar el enfoque en resultados clave
Mayor responsabilidad para la entrega del trabajo
Términos
Propuesta Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador
Oferta o cotización Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador
Procesos de la gestión de las Adquisiciones
Planificar la gestión de las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones
Planificar la gestión de las Adquisiciones
Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones
Determinar
Qué adquirir
Cómo
Cuándo
Cuánto
A quién
Condiciones
Recursos
Riesgos
Identificar necesidades que se pueden cumplir mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto
Herramientas y técnicas para planear adquisiciones
Análisis de Fabricación Propia o Compra
Análisis financiero
Expertos (internos y/o externos)
Ejemplo
Se necesita un artículo en un proyecto
Opción 1: Alquilar
Costo: 800[$/día]
Opción 2: Comprar
Costo de adquisición: 2.000[$]
Costo operativo: 400[$/día]
¿Cuál opción tomar?
800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + 400 [$/día] * d [día]
d = 30
Si se necesita el artículo más de 30 días
es más económico comprarlo que arrendarlo
d número de días a utilizar el artículo
Plan de gestión de las Adquisiciones
Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición
Desde la elaboración de documentación para realizar compras externas
Hasta el cierre de las adquisiciones
El contenido varía en función de las necesidades del proyecto
Enunciado del trabajo (SOW*)
Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser
suministrados por el proyecto
Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance
del proyecto
Es un tipo de declaración de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor
comprensión de las expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW* - Ejemplo
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Planificar la contratación
Preparar documentos Para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas Para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato
Solicitar Propuesta RFP Request For Proposals
Solicitar Presupuesto u Oferta RFQ Requests For Quotes
Plantilla de solicitud de Propuesta - Ejemplo
I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Solicitar Respuestas de Proveedores
Incluye:
Decidir a quién(es) invitar
Preparar documentación pertinente
Indicar qué se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y
servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)
Sugerencias para el control de cambios en contratos
Revisar, aprobar y documentar los cambios
Deben participar las mismas personas y
La misma manera que fue aprobada la parte original del plan
Evaluar cualquier cambio
Debe incluir un análisis de impacto
¿Cómo afecta el alcance, tiempo, costo y calidad?
Asegurarse que el nuevo sistema satisface las necesidades del
negocio y del trabajo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y técnicas, como
Sistema de control de cambios del contrato
Llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
5.2 Recopilar
Requisitos
6.4 Estimar los
Recursos de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.2 Estimar Costos
11.2 Identificar Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
12.1 Planificar la
gestión de las Adquisiciones
12.2 Efectuar
Adquisiciones
12.3 Controlar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
13.1 Identificar a los
Interesados
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
13.1 Identificar a los
Interesados
Factores ambientales de la Empresa
Activos de procesos de la organización
Plan de dirección del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Solicitud de cambios
Documentación de requerimientos
Registro de interesados
Registro de riesgos
Cronograma del proyecto
Empresa/
Organización
Documentos del proyecto
Estimados de costos de actividades
Requerimientos de recursos de actividades
Decisiones de hacer-o-comprar
Plan de gestión de las adquisiciones
Enunciado del trabajo de la adquisición
Criterios de selección de proveedores
Documentos de adquisiciones
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Documentación de Requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Requisitos de Recursos de la
Actividad
5. Cronograma del Proyecto
6. Estimaciones de Costos de las
Actividades
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales de la
Empresa
9. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo Relativo a
la Adquisición
3. Documentos de la Adquisición
4. Criterios de Selección de
Proveedores
5. Decisiones de Hacer o Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigaciones del Mercado
4. Reuniones
Grupo del Proceso de Planificación
Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones
Tipos de contratos
Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA
Contrato de costo reembolsable Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más Honorario (ganancia del proveedor) Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF
Contrato por tiempo y material T&M Tipo híbrido Contiene aspectos tanto de Contratos de costos reembolsables Contratos de precio fijo
Contrato de costo reembolsable
Costo más honorarios fijos. CPFF Cost Plus Fixed Fee
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados y
Recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos
estimados al inicio del proyecto.
El monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se
modifique el alcance del proyecto
Costo más honorarios con incentivos CPIF Cost Plus Incentive Fee
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados
Recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo,
dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento establecidos en
el contrato
Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos
CPAF Cost Plus Award Fee
Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos
La mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la
satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado dentro
del contrato
Punto de asunción Total
Punto de Asunción Total PTA Point of Total Assumption Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato
Los contratistas No quieren llegar al punto de asunción total Incentivo para prevenir los sobrecostos
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Proveedor
Alto
Alto
Bajo
Costo más
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo más
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo más
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.
Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.
Cláusulas del Contrato
Incluir cláusulas específicas
Para tener en cuenta temas únicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente
Cláusula de terminación
Permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Selección de proveedores
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Criterios de selección de Proveedores
Incluir como parte de los documentos de solicitud de
adquisiciones
No limitar solo al precio
Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluación de propuestas
Establecer los Criterios de Evaluación, y las preferencias, antes de
hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de
presupuesto (RFP o RFQ)
Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel
Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el
enfoque de la gestión
Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta
Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de
propuestas y después crean una lista más corta de proveedores
potenciales para su futura evaluación
Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(Best And Final Offer BAFO)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proveedor(es) seleccionado(s)
Efectuar las adquisiciones
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
6.4 Estimar los
Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.3 Determinar el Presupuesto
9.3 Desarrollar el
Equipo del Proyecto
12.1 Planificar la gestión
de las Adquisiciones
12.2 Efectuar
Adquisiciones
12.3 Controlar las
Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Solicitud de cambios
Calendarios de recursos
Plan de dirección del proyecto actualizado
Vendedores
Documentos del proyecto
Acuerdos
Empresa/
Organización
Documentos del proyecto
Documentos del proyecto
Plan de gestión de las adquisiciones
Documentos de adquisiciones
Criterios de selección de proveedores
Decisiones de hacer-o-comprar
Enunciado del trabajo de la adquisición
Vendedores seleccionados
Propuestas de vendedores
Activos de procesos de la organización
Efectuar las adquisiciones
Entradas 1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Documentos de la Adquisición
3. Criterios de Selección de
Proveedores
4. Propuestas de los Vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Decisiones de Hacer o Comprar
7. Enunciado del Trabajo Relativo a
la Adquisición
8. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Vendedores Seleccionados
2. Contrato
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes
2. Técnicas de Evaluación de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Técnicas Analíticas
7. Negociación de Adquisiciones
Grupo del Proceso de Ejecución
Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones
Controlar las adquisiciones
Asegurar que el desempeño de los proveedores cumplen con los
requisitos contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Controlar las adquisiciones
4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
12.2 Efectuar
Adquisiciones
12.3 Controlar las Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
Plan de dirección del proyecto
Solicitud de cambios aprobados
Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo
Informes sobre el desempeño del trabajo
Información sobre el desempeño del trabajo
Solicitud de cambios
Acuerdos
Documentos de adquisiciones
Activos de procesos de la organización actualizados
Plan de dirección del proyecto actualizado
Documentos
del proyecto
Empresa/
Organización
Controlar las adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentos de la Adquisición
3. Contrato
4. Solicitudes de Cambio Aprobadas
5. Informes sobre el Desempeño del
Trabajo
6. Datos sobre el Desempeño del
Trabajo
Salidas 1. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeño de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditorías
4. Informes de Desempeño
5. Sistemas de Pago
6. Administración de Reclamaciones
7. Sistema de Gestión de Registros
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones
Cerrar las adquisiciones
Completar y liquidar cada contrato de adquisición
El equipo del proyecto debe:
Finalizar reclamaciones abiertas (las no resueltas pueden estar sujetas a litigio)
Determinar si se cumplió correcta y satisfactoriamente
Documentar las lecciones aprendidas
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
Aceptar los entregables
Caso de finalización anticipada
De acuerdo a los términos del contrato
Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes
Herramientas para ayudar en el cierre del contrato
Auditorías de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos
Documentos organizados
Localización fácil y sencilla de los documentos
Archivo adecuado de los documentos
Cerrar las Adquisiciones
4.2 Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización actualizados
Documentos de adquisiciones
Empresa/
Organización
Adquisiciones cerradas
Cerrar las adquisiciones
Grupo del Proceso de Cierre
Área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentación de la Adquisición
Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición
2. Acuerdos Negociados
3. Sistema de Gestión de Registros
Salidas 1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
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