GESTIÓN DE COSTES
COMPARTIDA
CÓMO HACER LA GESTIÓN DE LOS COSTES UN TRABAJO Y RESPONSABILIDAD DE TODOS
LA
LA GESTIÓN DE COSTES ES UN TRABAJO DE TODOS: EN EQUIPO.
PRIMERO ES UN TRABAJO INDIVIDUAL.:ANÁLISIS
E INCIATIVA DE CADA TRABAJADOR. AUNQUE EL MÉTODO ES SOBRE TODO,
COMPARTIDO.
1. Todo trabajador debería preguntarse todos los días: ¿Qué he hecho para mejorar mi trabajo? ¿Qué he hecho para aumentar los ingresos? ¿Qué he hecho para reducir los costes? Y ¿Qué he aprendido?
2. Nadie debería hacer ascos a unos ahorros de 800.000$ al año, ni tan siquiera de 1.000$ al año. "Un grupo de trabajadores podría estar muy orgulloso de unos cambios que habían ahorrado 500$ al año. Se sentían importantes para el trabajo y para la compañía. La calidad de la producción mejoró junto con su rendimiento". Este es un objetivo de trabajo de primer orden. Cada trabajador tiene su responsabilidad en el ahorro de costes.
3. Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente.
4. Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.
«No es suficiente tener clientes que están satisfechos. Un cliente insatisfecho se irá.
Desgraciadamente un cliente satisfecho puede que también se vaya, con la teoría de que no
puede perder mucho y sí ganar. En los negocios el beneficio proviene de los clientes que repiten, los clientes que presumen del producto y el servicio
que dan»Edwards Deming Fundador de la Calidad Total
PERO…¿QUÉ TENEMOS HOY?TENEMOS A DIRECTIVOS Y EJECUTIVOS QUE TRABAJAN SOBRE EL
COSTE, RECORTAN LOS COSTES, PERO NO INVOLUCRAN A TODO EL EQUIPO, INCLUYENDO AL PERSONAL MÁS OPERATIVO .ES MAS
BIEN UNA SITUACIÓN: ORDENO Y MANDO
El JEFE PIENSA CÓMO
Y DÓNDE RECORTAR
El GERENTE O
TRABAJADOR OBECEDE
EJECUTANDO LA ORDEN
SITUACIÓN
PROBLEMAS EN ESTA SITUACIÓN 1.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MEJOR
CONOCIMIENTO.
2.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MÁS COMPROMISO.
3. - AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MAYOR EVOLUCIÓN NI APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL SOBRE EL COSTE.
4.- TODO ES UN EFECTO CIRCULAR QUE CONLLEVA A MENOS, O CERO INCIATIVAS, POR PARTE DE LOS TRABAJADORES.
5.- EL RESULTADO ES TAL Y COMO DEMMING LO VIO: EL DIRECTIVO RECORTA POR “HACHAZOS” (O IMPULSOS), PERO NO SE HACE UNA CONTINUA EVOLUCIÓN SOBRE LA MEJOR OPTIMIZACIÓN DEL COSTE Y AHORRO; COMO ALGO INCLUSO CULTURAL EN LA EMPRESA; COMO UN DEBER COMPRENDIDO Y COMPARTIDO POR TODO TRABAJADOR (O EN SU MAYORÍA)
¿SE PUEDE INNOVAR CON RESPECTO A LA REDUCCIÓN DE COSTES? PERO, ¿QUÉ SIGNIFICA INNOVAR EN COSTES?
ANTES QUE EL RESULTADO NOS PREOCUPA EL PROCESO: HAY UNA SERIE DE PROCESOS DE TRABAJO SOBRE LOS QUE SE DEBE PENSAR. ¿APORTA ESTO VALOR AL CLIENTE? ¿SE PUEDE MODIFICAR? ¿SE PUEDE ELIMINAR? ESTAS SON PREGUNTAS QUE PARTEN NO SÓLO DE LOS DIRECTIVOS SI NO TAMBIÉN DE NUESTROS TRABAJADORES OPERATIVOS DE MÁS CONFIANZA. AQUELLOS QUE SON ESPECIALISTAS EN SU TAREA.
«¿SE PUEDE HACER DE
OTRO MODO, Y QUE ADEMÁS DE
REDUCIR EL COSTE APORTE VALOR AL
CLIENTE?»
PREGUNTA CLAVE
EN EL TRABAJO
LOS CUATRO FACTORES CLAVE
COMPROMISOCONTROL Y
SEGUIMIENTOCONOCIMIENTO INICIATIVA
Control y ahorro de costes integral por todo el equipo
CONOCIMIENTO COMPROMISOCONTROL Y
SEGUIMIENTOINICIATIVA
ANÁLISIS RESULTADOSMES
REUNIÓN MENSUAL
CUADRO DE MANDOCOSTES
HOJA DE COSTES:ACCIONES
CONOCIMIENTOINTEGRAL DE LA
SITUACIÓN ECONÓMICADE TODO EL HOTEL
CONOCIMIENTODETALLADO
DE TODASY CADA UNA DE
LASPARTIDAS
COMPROMISO AHORRO
CONTINUO
LIDERAZGO. ¿TIENE TAMBIÉN
COMPROMISO EL RESTO; CADA MIEMBRO DEL
¿hay un equipo Comprometido en esto?
CONTROL DIARIO YSEMANAL DE LAS
PARTIDAS CONTROLABLES
CONOCIMIENTO DE LAS
PREVISIONES O
RESULTADOS DELMES PARA
INCIDIR EN EL AHORRO
ACTUALIZACIÓNEN CUADRO DE MANO
(DE LOS AVANCES)
¿QUÉ PODEMOS HACER PARA AHORRAR?
VER CON DIRECCIÓN
CONOCIMIENTO SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS
DE TODO EL HOTEL. SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS
DE SU DEPARTAMENTO. CONOCIMIENTO EN DETALLE DE CADA UNA DE LAS PARTIDAS QUE LE CORRESPONDEN DIRECTAMENTE.
SOBRE LA INCIDENCIA DIRECTA E INDIRECTA QUE PUEDE TENER SU INICIATIVA Y ACCIÓN SOBRE EL AHORRO.
SOBRE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN SU DEPARTAMENTO.
SOBRE LA CONTRATACIÓN Y PROVEEDORES. QUÉ ES SUSCEPTIBLE DE MEJORA EN FUTURAS NEGOCIACIONES.
COMPROMISO ¿EXISTE UN COMPROMISO SOBRE EL
AHORRO CONTINUO EN SUS PROCESOS DE TRABAJO?
¿PUEDE HABER UN COMPROMISO DE MÁS TRABAJADORES, ADEMÁS DE LOS GERENTES, POR ANALIZAR LA MEJORA CONTINUA DEL PROCESO MEJORANDO EL COSTE (SIN AFECTAR A LA CALIDAD O A LA EXPECTATIVA DEL CLIENTE)?
¿PUEDE EXISTIR UN LIDERAZGO COMPARTIDO CON RESPECTO AL AHORRO CONTINUO? EN DEFINITIVA: TIENE QUE EXISTIR UN EQUIPO (TOTAL) QUE TRABAJA SOBRE LOS RESULTADOS COMPARTIDOS DE AHORRO.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CONOCIMIENTO DEL PRESUESTO POR UNIDAD DE NEGOCIO. SEGUIMIENTO SEMANAL DE LAS PREVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS ENTRE DEPARTAMENTOS.
CUADRO DE MANDO (CMC): HOJA EXCEL DONDE SE ANOTAN TODAS LAS ACCIONES CON RESPECTO AL AHORRO DEL COSTE. LAS ACCIONES QUE SE HAN EMPRENDIDO EN CADA DEPARTAMENTO Y LO QUE SE ESTIMARÁ COMO AHORRO (SEMANAL, MENSUAL O ANUAL)
REUNIONES SEMANALES MENSUALES O TRIMESTRALES ENTRE TODO EL EQUIPO: DIRECTIVOS, GERENTES Y PERSONAL OPERATIVO DE MÁS CONFIANZA. REUNIÓN ABIERTA DE REFLEXIÓN, DEBATE E IDEAS.
INICIATIVA INDIVIDUAL: EFECTO DEL
CONOCIMIENTO Y EL COMPROMISO. ES EVIDENTE QUE EL ESTILO DE LIDERAZGO Y MANAGEMENT PREMIA AL INICIATIVA DE CADA TRABAJADOR POR MEJORAR EL PROCESO Y APORTAR POSIBLES IDEAS SOBRE EL COSTE.
EN GRUPO: LAS IDEAS E INICIATIVAS TIENEN QUE SER ANALIZADAS Y DISCUTIDAS EN GRUPO PREVIAMENTE. PRIMER ANÁLISIS DE LO QUE SE PROPONE: ¿PUEDE ENCAJAR? ¿PUEDE MEJORAR LOS COSTES? ¿EXISTE ALGÚN RIESGO POR LLEVAR ADELANTE LA IDEA? ¿PODEMOS VALORAR EN IMPACTO ECONÓMICO Y DE SATISFACCIÓN EN EL CLIENTE? ¿SE CONTRADICEN?
Gestión individual y en equipo del ahorro de costes
ACUALIZACIÓN EN
CUADRO DE MANDO(CMC )
CUADRO DE MANDO(CMC)
DEPARTAMENTO
RESULTADOSPresupuesto +
Cuenta explotación
ACCIONESAHORRO
ANÁLISIS+
CREATIVIDAD
ACCIONES: PROCESOS
RENOVACIÓN CONTRATOS
NUEVOS CONTRATOS
CANCELACIÓN CONTRATOS
DEPARTAMENTOSDIRECTIVOS, GERENTES Y
TRABAJADORES OPERATIVOS
¿AHORRO?
ADMINISTRACIÓN O CONTROLLER
ADMINISTRACIÓN O CONTROLLER
ACCIONESAHORRO
ACCIONES: PROCESOSREVISIÓN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS:
¿SE PUEDE REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA AL CLIENTE? ¿CÓMO SE MODIFICA EL PROCESO?
RENOVACIÓN CONTRATOS
NUEVOS CONTRATOS
CANCELACIÓN CONTRATOS
NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES. ¿SE PUEDE REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA RÁ A LA
CALIDAD?
NUEVOS PROVEEDORES. PROVEEDOR DE MEJOR O IGUAL CALIDAD Y COSTE MÁS BAJO.
¿SE PUEDE PRESCINDIR DEL PROVEEDOR O SERVICIO EXTERNALIZADO? ¿ES POSIBLE
HACERLO SIN QUE AFECTE A LA CALIDAD O AL SERVICIO?
DIRECTIVOS, GERENTES Y
TRABAJADORES OPERATIVOS
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN-CONTROLLER
LAS CUATRO FORMAS DE AHORRAR Y QUIÉN ES
RESPONSABLE
CUADRO DE MANDO(CMC)
DEPARTAMENTO
EL CUADRO DE MANDO: HERRAMIENTA (Excel) DONDE SE REGISTRAN
LAS ACCIONES Y SE CUANTIFICAN LAS PREVISIONES DE
AHORRO.
Gestión del Cuadro de Mando de Costes (CMC)
COMERCIAL RESTAURANT COCINA PISOS MANTENIMIEN RECEP ADMIN
ECONOMATO-COMPRAS
VIAJES
IMPRENTA
CUOTAS
COMISIONES
PUBLICIDAD
TELÉFONO
AUDIOVISUAL
SALARIOS
ETT
BEBIDA
MENAJE
SALARIOS
ETT
COMIDA
UTILLAJE
SALARIOS
ETT
FLORES
LENCERIA
GAS
ELECTRICIDA
AGUA
CONSERVAC
MATERIAL REPOSIC
SERVICIOSEXTERNOS
SERVICIOSEXTERNOS
ELECTRICIDA
GAS
AGUA
AMENITIES
MINIBAR
ELECTRICIDA
ELECTRICIDA
GAS
ELECTRICIDA
SALARIOS
CUOTAS
COMISIONES
GASTOS GENERALES
GASTOS VARIOS
ELECTRICIDAD
GAS
AGUA
LENCERIA
TELÉFONO
RAPELS
RAPELS
RESULTADOSPresupuesto +
Cuenta explotación
REUNIÓN MENSUAL DE RESULTADOS Y PREVIONES DE
INGRESOS-GASTOSEN EQUIPO: DIRECTIVOS-
GERENTES Y TRABAJADORES
OPERATIVOS
ANÁLISIS+
CREATIVIDAD
+ +ACCIONES: PROCESOS
RENOVACIÓN CONTRATOS
NUEVOS CONTRATOS
CANCELACIÓN CONTRATOS¿AHORRO?
ACUALIZACIÓN EN
CUADRO DE MANDO(CMC )
COMPROMISO CONOCIMIENTO
REVISIONES Y OTRA ACCIONES
SEGUIMIENTO Y APRENDIZAJE
CONSTANTE DE LAS ACCIONES
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