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CONSEJERÍA DE JUSTICIA E INTERIORD.G. DE INFRAESTRUCTURAS Y SISTEMAS
Servicio de Informática Judicial
Gestor documental (1.7.0)
Manual de Usuario04/06/2015
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GESTOR DOCUMENTAL(1.7.0)
Manual de Usuario
Índice
1 Introducción.........................................................................................................................................7
2 Acceso A La Aplicación.........................................................................................................................8
3 Cuota De Usuario...............................................................................................................................10
4 Descripción Del Panel De Inicio...........................................................................................................11
4.1 Barra De Herramientas. Mis Ficheros...............................................................................................12
5 Mis Ficheros.......................................................................................................................................13
5.1 Vistas..............................................................................................................................................14
5.2 Menú Izquierdo...............................................................................................................................14
5.2.1 Mis Ficheros.................................................................................................................................15
5.2.2 Etiquetas .....................................................................................................................................15
6 Operaciones Sobre Ficheros Y Carpetas..............................................................................................16
6.1 Ficheros Y Carpetas.........................................................................................................................16
6.1.1 Subir Ficheros..............................................................................................................................16
6.1.2 Crear Carpeta..............................................................................................................................17
6.2 Opciones De Fichero.......................................................................................................................19
6.2.1 Desde El Menú Del Documento En El Listado................................................................................19
6.2.1.1 Descargar.................................................................................................................................19
6.2.1.2 Ver En El Navegador .................................................................................................................20
6.2.1.3 Editar Propiedades ...................................................................................................................20
6.2.1.4 Subir Nueva Versión..................................................................................................................23
6.2.1.5 Copiar Y Mover Documento ......................................................................................................23
6.2.1.6 Eliminar....................................................................................................................................24
6.2.2 Desde La Pantalla De Documento.................................................................................................25
6.3 Actualizar Fichero............................................................................................................................26
6.4 Fecha De Vigencia ..........................................................................................................................28
7 Categorización De Documentos. Gestión De Etiquetas.........................................................................30
7.1.1 Asignar Una Etiqueta....................................................................................................................30
7.1.2 Crear Etiqueta..............................................................................................................................30
7.1.3 Seleccionar Etiqueta Existente......................................................................................................31
7.1.4 Borrar Etiqueta Asociada A Un Documento....................................................................................33
7.1.4.1 Buscar Por Etiquetas.................................................................................................................34
8 Compartir Documento........................................................................................................................36
9 Búsqueda...........................................................................................................................................40
9.1.1 Búsqueda Avanzada.....................................................................................................................40
10 Papelera.......................................................................................................................................... 42
10.1.1 Acceso A La Papelera.................................................................................................................42
10.1.2 Papelera Del Usuario..................................................................................................................42
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Índice de ilustraciones
Ilustración 1: Acceso Desde Portal Adriano...............................................................................................8
Ilustración 2: Acceso Al Gestor Documental..............................................................................................8
Ilustración 3: Exceso Cuota De Usuario..................................................................................................10
Ilustración 4: Panel De Inicio De Usuario................................................................................................11
Ilustración 5: Mis Ficheros Sin Contenido...............................................................................................13
Ilustración 6: Mis Ficheros Con Conetnido..............................................................................................13
Ilustración 7: Vistas...............................................................................................................................14
Ilustración 8: Vista Caducidad................................................................................................................14
Ilustración 9: Mis Ficheros.....................................................................................................................15
Ilustración 10: Etiquetas........................................................................................................................15
Ilustración 11: Subir Fichero..................................................................................................................16
Ilustración 12: Seleccionar Fichero.........................................................................................................16
Ilustración 13: Listado De Ficheros........................................................................................................17
Ilustración 14: Crear Carpeta.................................................................................................................17
Ilustración 15: Propiedades De La Carpeta.............................................................................................18
Ilustración 16: Listado De Documentos..................................................................................................18
Ilustración 17: Carpeta En El Listado......................................................................................................19
Ilustración 18: Acciones Sobre El Documento - Listado...........................................................................19
Ilustración 19: Propiedades Del Fichero.................................................................................................20
Ilustración 20: Todas Las Propiedades...................................................................................................21
Ilustración 21: Todas Las Propiedades De Una Carpeta..........................................................................22
Ilustración 22: Todas Las Propiedades De Un Documento......................................................................23
Ilustración 23: Copiar Fichero................................................................................................................24
Ilustración 24: Mover Fichero.................................................................................................................24
Ilustración 25: Eliminar Documento.......................................................................................................25
Ilustración 26: Acceder Al Documento....................................................................................................25
Ilustración 27: Acciones Sobre El Documento - Edición...........................................................................25
Ilustración 28: Nueva Versión................................................................................................................26
Ilustración 29: Actualizar Fichero...........................................................................................................27
Ilustración 30: Histórico De Versiones....................................................................................................27
Ilustración 31: Fecha De Vigencia..........................................................................................................28
Ilustración 32: Fecha De Vigencia. Aviso................................................................................................29
Ilustración 33: Etiquetas........................................................................................................................30
Ilustración 34: Nueva Etiqueta...............................................................................................................31
Ilustración 35: Seleccionar Etiqueta.......................................................................................................32
Ilustración 36: Etiqueta Seleccionada.....................................................................................................32
Ilustración 37: Borrar Etiqueta...............................................................................................................33
Ilustración 38: Etiqueta Borrada.............................................................................................................33
Ilustración 39: Menú Etiquetas...............................................................................................................34
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Ilustración 40: Listado De Documentos Asociado A Una Etiqueta............................................................35
Ilustración 41: Compartir.......................................................................................................................36
Ilustración 42: Compartir.......................................................................................................................36
Ilustración 43: Compartir Por Correo Electrónico....................................................................................37
Ilustración 44: Correo Electrónico. Compartir.........................................................................................37
Ilustración 45: Compartido....................................................................................................................38
Ilustración 46: No Compartir..................................................................................................................39
Ilustración 47: Error Documento No Compartido....................................................................................39
Ilustración 48: Criterio De Búsqueda......................................................................................................40
Ilustración 49: Búsqueda Avanzada........................................................................................................41
Ilustración 50: Búsqueda Avanzada........................................................................................................41
Ilustración 51: Acceso A La Papelera.....................................................................................................42
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1 INTRODUCCIÓN
Ante la demanda, por parte de jueces/magistrados, secretarios judiciales, fiscales y directores I.M.L., deun repositorio o área de trabajo donde copiar documentos y a los que esté permitido el acceso tanto desdedentro como fuera de la Red Corporativa de Andalucía, se ha habilitado en el Portal Adriano un gestordocumental para cubrir estas necesidades. Este sistema está concebido como herramienta de trabajo conuna temporalidad limitada del almacenamiento. Con este sistema no sería necesario el uso de dispositivosexternos, como memoria USB, para copiar la información y trabajar con ella desde fuera de la sedelaboral, ya que se podría acceder a la información guardada, como se ha indicado, desde cualquier puntode red interna o externa.
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2 ACCESO A LA APLICACIÓN
El acceso al gestor documental está habilitado en Portal Adriano. Para ello, se debe acceder a Personal dela administración de Justicia → Aplicaciones Judiciales
Y ahí, seleccionar Gestor documental
Los jueces/magistrados, secretariosjudiciales y fiscales, tienen habilitado el acceso con el Usuario y contraseña del Escritorio Judicial oa través de certificado digital.
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Ilustración 2: Acceso algestor documental
Ilustración 1: Acceso desde Portal Adriano
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Como en cualquier otra aplicación, en caso de detectar alguna incidencia se debe comunicar a través deCSU (Centro de Servicio al Usuario).
Correo electrónico: [email protected]éfono: 34 09 55 / 955 04 09 55Fax: 38 04 12 / 955 62 54 12
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3 CUOTA DE USUARIO
UN USUARIO TIENE UN ESPACIO LIMITADO DE 200MB EN EL GESTORDOCUMENTAL. DE MODO QUE, NO SE PODRÁ SUBIR INFORMACIÓN ENCASO DE SER SUPERADO.
Cuando se exceda la cuota de usuario y se intente subir algún documento, se mostrará una pantalla comola siguiente:
En caso de necesitar más capacidad se debe solicitar a través del Centro de Servicio al Usuario (CSU).
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Ilustración 3: Exceso cuota de usuario
4 DESCRIPCIÓN DEL PANEL DE INICIO
Como se puede ver, el panel de inicio de divide en:• Barra de navegación • Listado de documentos• Barra de búsqueda
Ilustración 4: Panel de inicio de usuario
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4.1 Barra De Herramientas. Mis Ficheros
• Inicio: enlace a la pantalla de inicio• Mis ficheros: lista de carpetas y ficheros del usuario
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5 MIS FICHEROS
Esta sección lista el conjunto de ficheros que tiene el usuario conectado.
Si no se ha añadido ningún documento, esta sección se visualizará de la siguiente manera:
En caso de haber añadido algo, se visualizará así:
5.1 Vistas
El listado de documentos se puede ver en tres formatos distintos:
• Vista sencilla• Vista detallada
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Ilustración 5: Mis ficheros sin contenido
Ilustración 6: Mis ficheros con conetnido
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• Vista de caducidad
A destacar entre estas vistas, está la Vista de caducidad que permite visualizar en el listado la fecha decaducidad de todos los documentos:
5.2 Menú Izquierdo
5.2.1 Mis Ficheros
En el menú se muestra la navegación por carpetas y en el centro, los documentos y carpetas que existenen la ruta seleccionada
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Ilustración 7: Vistas
Ilustración 8: Vista caducidad
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5.2.2 Etiquetas
Las etiquetas son un a forma de categorizar los documentos. Los criterios de categorización son librespara el usuario, es decir, no existen etiquetas predefinidas sino que es el mismo usuario el que las crea ygestiona. Para más información consultar el punto 6.4.Gestión de etiquetas
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Ilustración 9: Mis ficheros
Ilustración 10: Etiquetas
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6 OPERACIONES SOBRE FICHEROS Y CARPETAS
6.1 Ficheros Y Carpetas
6.1.1 Subir Ficheros
Desde la carpeta donde se desee guardar un fichero , se selecciona Subir y se selecciona el fichero delPC:
Tras ello, se mostrará en el listado de ficheros de la sección actual.
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Ilustración 11: Subir fichero
Ilustración 12: Seleccionar fichero
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6.1.2 Crear Carpeta
Para crear una carpeta, el usuario seleccionar Crear Carpeta del menú superior.→
Tras ello, se debe introducir las propiedades de la carpeta:
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Ilustración 14: Crear carpeta
Ilustración 13: Listado de ficheros
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Una vez creada, se mostrará en el listado de la siguiente manera:
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Ilustración 15: Propiedades de la carpeta
Ilustración 16: Listado de documentos
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6.2 Opciones De Fichero
Sobre un fichero se pueden llevar a cabo diferentes acciones:
6.2.1 Desde El Menú Del Documento En El Listado
6.2.1.1 Descargar
Sirve para descargar el fichero seleccionado.
6.2.1.2 Ver En El Navegador
Se abre una nueva pantalla donde se visualiza el fichero seleccionado en el navegador sin necesidad deser descargado.
6.2.1.3 Editar Propiedades
Al seleccionar Editar propiedades se muestra una pantalla como la que sigue:
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Ilustración 17: Carpeta en el listado
Ilustración 18: Acciones sobre el documento - listado
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• Nombre • Título• Descripción• Etiquetas: sirve para categorizar documentos. Ver el punto Etiquetas
Todas las propiedades
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Ilustración 19: Propiedades del fichero
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Se mostrarán todas las propiedades asociadas a un documento o carpeta
Carpeta
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Ilustración 20: Todas las propiedades
Ilustración 21: Todas las propiedades de una carpeta
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Documento
Documentos
Dentro de la sección de “todas las propiedades” se encuentra la posibilidad de asignar etiquetas a undocumento o carpeta. Para más información ver 4.5.Gestión de etiquetas
6.2.1.4 Subir Nueva Versión
Relacionado con el histórico de ficheros (consultar punto 6,4.2.Actualizar fichero) permite subir una nuevaversión del fichero.
6.2.1.5 Copiar Y Mover Documento
Permite copiar y mover el documento dentro de la sección de “Mis ficheros”
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Ilustración 22: Todas las propiedades de un documento
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La única diferencia entre ellos es que al mover, el fichero se quita de la carpeta actual.
6.2.1.6 Eliminar
Elimina el documento o la carpeta seleccionada previa confirmación.
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Ilustración 23: Copiar fichero
Ilustración 24: Mover fichero
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6.2.2 Desde La Pantalla De Documento
Para acceder a la pantalla del documento, solo hay que hacer clic sobre su nombre en el listado:
En el lateral derecho, se muestra la sección de “Acciones sobre el documento” que son las mismas quelas que se explican en el punto 6.2.1.Desde el menú del documento en el listado
6.3 Actualizar Fichero
Todos los ficheros disponen de un historial de fichero, de modo que, se pueden subir distintas versionesde uno mismo.
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Ilustración 25: Eliminar documento
Ilustración 26: Acceder al documento
Ilustración 27: Acciones sobre el documento - edición
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Para actualizar una versión se debe actuar como sigue:
Seleccionar “Subir nueva versión”
Tras ello, se solicitará el nuevo fichero, al cual se le puede asociar un comentario para dejar constancia enel sistema del cambio que supone éste nuevo con respecto al anterior:
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Ilustración 28: Nueva versión
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El historial de ficheros se puede consultar desde la edición del fichero, en la sección “Histórico deversiones”
Como se puede ver enla siguiente imagen ,una versión antigua sepuede reestablecer, descargar o consultar sus propiedades.
6.4 Fecha De Vigencia
La fecha de vigencia se asocia a un documento al crearlo, inicializandose automáticamente sus valores a:
• Desde: fecha actual • Hasta: fecha actual + 60 días.
No obstante, estos valores pueden modificarse desde la opción “Todas las propiedades” de un
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Ilustración 29: Actualizar fichero
Ilustración 30: Histórico de versiones
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documento,
La fecha de vigencia no puede ser mayor a 3 meses. En caso de superarlo el sistema avisará de lasiguiente manera:
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Ilustración 31: Fecha de vigencia
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Recuerde que todos los ficheros estarán vigentes en el Gestor Documental durante 30DÍAS naturales. Cumplido dicho periodo de vigencia, el contenido dejará de estardisponible en el sistema. No obstante, y en un plazo máximo de UN MES, puederecuperarlo solicitándolo a través del CSU (Centro de servicio al usuario). Cumplido eseplazo, el contenido será eliminado definitivamente sin posibilidad de recuperación
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Ilustración 32: Fecha de vigencia. Aviso
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7 CATEGORIZACIÓN DE DOCUMENTOS. GESTIÓN DE ETIQUETAS
7.1.1 Asignar Una Etiqueta
Para asignar una etiqueta a un documento, basta con buscar una etiqueta existente o crear una nueva.
7.1.2 Crear Etiqueta
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Ilustración 33: Etiquetas
Ilustración 34: Nueva etiqueta
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Para crear una nueva etiqueta, solo hay que introducir el nombre y seleccionar el icono
Tras ello, la etiqueta queda creada y asociada al documento:
7.1.3 Seleccionar Etiqueta Existente
En el listado de etiquetas existentes, aparecen todas las etiquetas del sistema, creadas por el usuario o no.
Para asociar una etiqueta a un documento, basta con pulsar el botón y esa etiqueta pasa al listadode etiquetas asociadas al documento
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Ilustración 35: Seleccionar etiqueta
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7.1.4 Borrar Etiqueta Asociada A Un Documento
Para borrar una etiqueta asociada a un documento, solo hay que eliminarla del listado derecho,pulsando el botón
El pulsar el botón se quita del menú derecho.
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Ilustración 36: Etiqueta seleccionada
Ilustración 37: Borrar etiqueta
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NOTA: una etiqueta solo puede ser eliminada del sistema por el usuario administrador.
7.1.4.1 Buscar Por Etiquetas
Las etiquetas sirven para categorizar documentos, por tanto es un sistema útil para localizarlos segúntemáticas.
Las etiquetas se visualizan en el menú izquierdo:
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Ilustración 38: Etiqueta borrada
Ilustración 39: Menú etiquetas
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En esta opción de menú se visualizan todas las etiquetas usadas por el usuario, es decir, que ha asociadoa algún documento. Si no ha asociado ninguna, le aparecerá vacío.
Si selecciona alguna, haciendo clic sobre ella, le aparecerá el listado de documentos del usuario asociadosa esa etiqueta:
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Ilustración 40: Listado de documentos asociado a una etiqueta
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8 COMPARTIR DOCUMENTO
Un documento se puede compartir con otros usuarios a través de correo electrónico. Para ello, se debeseleccionar el botón compartir del documento seleccionado:
Tras hacer clic sobre compartir, aparecerán las siguientes opciones:
Como se puede ver, se peude enviar por correo el enlace al documento seleccionado Para ello, seleccionar“Compartir por correo electrónico”.
Tras ello, se abrirá el gestor de correo que se tenga configurado en el ordenador, desde donde se puedeenviar el enlace a quien se desee.
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Ilustración 41: Compartir
Ilustración 42: Compartir
Ilustración 43: Compartir por correo electrónico
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La persona a la que se le envíe el correo, podrá abrir el documento, visualizándolo de la siguiente manera:
Como se puede ver, no puede hacer nada sobre él, solo consultarlo.
Al compartir un documento, la opción “Compartido” se pone naranja:
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Ilustración 44: Correo electrónico. Compartir
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Esto quiere decir, que el documento puede ser accedido por los usuarios a los que se les ha enviado elenlace.
Esta compartición se puede cancelar en cualquier momento a través del botón “No compartir”. Si seselecciona “No compartir”, el enlace de compartido vuelve a ponerse negro y aunque estos usuariostengan el enlace de acceso, no podrán consultar el documento:
De este modo, si un usuario que intente acceder al documento a través del enlace enviado por correo, sele mostrará un mensaje de error:
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Ilustración 45: Compartido
Ilustración 46: No compartir
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Ilustración 47: Error documento no compartido
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9 BÚSQUEDA
Este buscador permite encontrar fácilmente documentos del usuario. Para ello, se debe introducir uncriterio de búsqueda
Y seleccionar Repositorio
Tras ello, se mostrará en el listado los documentos coincidentes con los criterios introducidos.
9.1.1 Búsqueda Avanzada
Al seleccionar búsqueda avanzada, se podrá llevar a cabo una búsqueda basada en más criterios.
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Ilustración 48: Criterio de búsqueda
Ilustración 49: Búsqueda avanzada
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Aparecerá la siguiente pantalla
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Ilustración 50: Búsqueda avanzada
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10 PAPELERA
Cuando un documento se elimina, pasa a la papelera donde se puede recuperar.
10.1.1 Acceso A La Papelera
Para acceder a la papelera, el usuario debe seleccionar “Mi perfil” y a continuación papelera
10.1.2 Papelera Del Usuario
Como se ha comentado, un documento que se ha eliminado pasa a la papelera , desde donde se puede:
• Vaciar la papelera: que eliminará definitivamente TODOS los ficheros que contenga • Recuperar: que recuperará el fichero a la localización desde donde se eliminó• Eliminar: elimina definitivamente el fichero seleccionado. • Buscar: permite buscar un documento concreto.
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Ilustración 51: Acceso a la papelera