8/17/2019 GFPI-016-Proyecto formativo Técnico en Asistencia administrativa (1).pdf
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Código: GFPI-F-016
Cód. Proyecto SOFIA: 270096 Cód. Programa SOFIA: 122121 Versión del Programa: 2519845-525360-525361-600013-627723-
683959-791806-748053
1.1 Centro de Formación: 1.2 Regional:
1.3 Nombre del proyecto:1.4Programa de Formaciónal
que da respuesta:1.5 Tiempo estimado de
ejecución del proyecto
(meses):
1.6 Empresas o instituciones
que participan en su
formulación o financiación: (si
Existe)
1.7 Palabras claves de
búsqueda :
2.5.1 Beneficiarios del
proyecto
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
PROYECTO FORMATIVO
1.9.1 Número de resultados de aprendizaje específicos que se alcanzan con el proyecto:
1.9.2 Número de resultados de aprendizaje transversales que se alcanzan con el proyecto
1.9.3 Número de resultados de aprendizaje básicos que se alcanzan con el proyecto:
1.8 Número total de resultados
de aprendizaje del programa
de formación:
43 RA
8 COMPETENCIAS
1.9 Número de
resultados de
aprendizaje por tipo de
competencia
21
2.2 Justificación del proyecto
Laatareada gestiónen lasempresasu organizaciones en muchoscasoshaceque se descuidenciertos procesos,que sibien no sonidentificadoscomo creadoresde valor sicontribuyen a generar unamejorgestión organizacional y mejorar su efectividad a travésde la optimizaciónde recursos y
contribuciónallogrode losobjetivos.Estasituaciónse convierteen unvaliosoescenarioparanuestrosaprendices, pues a partirde dichasnecesidades puedenponeren prácticalosconocimientos y habilidadesque vanadquiriendo ensu procesode formación enel programa Técnico enAsistencia
Administrativa para plantear soluciones que a corto o mediano plazo puedan ser implementadas e n estas organizaciones a fin de contribuir a su gestión.
Es importante resaltar que entre las acciones más relevantes para lograr la mejora en la marcha administrativa de la organización, es la intervención en los procesos de apoyo que fortalezcan el servicio al cliente y la organización documental.
2.3 Objetivo general
Integrar a los aprendices del programa Asistencia Administrativa en la búsqueda de soluciones de apoyo administrativo que contribuyan al mejoramiento de la gestión en las pequeñas organizaciones de la ciudad de Bogotá.
4
18
1. Información básica del proyecto
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS DISTRITO CAPITAL
DESARROLLO DE SOLUCIONES PARA EN MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LOS PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO EN PEQUEÑAS ORGANIZACIONES O EMPRESAS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
12 meses
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, ACOPI- FENALCO- FOMIPYME
ASISTENCIA - ADMINISTRATIVA- PROCESO- ASISTENCIAL
2. Estructura del Proyecto
2.1 Planteamiento del problema o necesidad que se pretende solucionar
EnplenosigloXXIaún podemosencontrar organizaciones o pequeñas y medianas empresas quefuncionan condebilidades enprocesosde atenciónal cliente y gestióndocumental,puesmuchos casosestosproblemas sederivan delhechoqueparaéstas,tiene mayorimportanciael dedicarsea las
áreas claves del negocio como producción, mercadeo, descuidando procesos asistenciales y de apoyo que pueden afectar su desempeño a nivel general.
A travésdelpresenteproyecto sebuscaidentificar estrategias quecoadyuvena unaorganización a optimizarlasactividadesa travésde laimplementaciónde soluciones enlos procesosde apoyoadministrativo, portanto como como formadoresnos surge elsiguienteinterrogante:¿Cómo apoyar
desde los procesos de formación a pequeñas organizaciones para que puedan optimizar los procesos de apoyo que permitan un mejor desempeño organizacional?
Versión: 02
2.5 Alcance
Aprendices Sena del programa de Asistencia Administrativa del Centro de Servicios Finacieros y administradores de pequeñas organizaciones en la ciudad de Bogotá.
2.4 Objetivos específicos:
1. Realizar el análisis de necesidades de apoyo administrativo en pequeñas organizaciones localizadas en la ciudad de Bogotá.
2. Plantear posibles soluciones administrativas que contribuyan al mejoramiento en la gestión de la organización.
3. Seleccionar las alternativas viables que tenga la posibilidad de ser implementadas en la organización.
4. Desarrollar el plan de implementación de las soluciones administrativas para la organización.
Fichas asociadas:
1
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
PROYECTO FORMATIVO
Versión: 02
21060101101Identificar las necesidades de información de la unidad administrativa,
aplicando la metodología y normas vigentes de la organización.
21060101102Recopilar la información, de acuerdo con el instrumento diseñado por la
organización.
21060101103Tabular la información recolectada, de acuerdo con técnicas para el
procesamiento de datos.
24020150103
21060101001
Proporcionar atención y servicio al cliente personal y a través de los medios
tecnológicos y los aplicativos disponibles, teniendo en cuenta la
comunicación empresarial, los estándares de calidad y las políticas de la
Organización.
21060101002
Utilizar los aplicativos (Software y Hardware) y sus características para la
satisfacción de los clientes y el mejoramiento continuo de acuerdo con las
políticas de la Organización.
24020150001
24020150104
21060100801
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.
21060100804
Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendoen cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las
normas internas y la legislación vigente.
21060100802
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
24020150009
24020150006
24020150105
28020105801Elaborarlos documentoscomerciales, contablesy títulos valoresteniendoen
cuenta normas contables y comerciales.
28020105802
Contabilizar las operaciones de la empresa, teniendo en cuenta normas
contables,comerciales,tributariasy laborales, de acuerdo con el PlanÚnico
de Cuentas del sector.
28020105803
G enerar los reportes necesar ios para ver if icar que el reg istro de las
operaciones contablesesté acorde conlos respectivos soportes,teniendoen
cuentala normatividadvigentey losprincipiosde contabilidadgeneralmente
aceptados.
24020150106
24020150004
PLANEAR LOS PROCESOS DE
SERVICIO AL CLIENTE Y
RECEPCION DE DOCUMENTOS
PARA LA ORGANIZACIÓNINTERVENIDA POR EL EQUIPO DE
TRABAJO
DISEÑO Y APLICACION DEL PROCESO DE
INVESTIGACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
DE LA ORGANIZACIÓN
ELABORACION DEL PROGRAMA DE ATENCION AL
CLIENTE TENIENDO EN CUENTA LAS POLITICAS DE
LA ORGANIZACIÓN
APLICACIÓN PROCESO CONTABLE EN LA
ORGANIZACIÓN IDENTIFICANDO LOSDOCUMENTOS Y NECESIDADES DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS QUE DE ÉSTE SE DERIVEN
APLICACIÓN DE LOS PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A
NORMAS TÉCNICAS Y POLÍTICAS
ORGANIZACIONALES
Encontrar vocabulario y expresiones de inglés técnico en anuncios, folletos, páginas web, etc
Comunicarse en tareas sencillas y habituales que requieren un intercambio simple y directo de
información cotidiana y técnica
Redimensionar permanentemente su Proyecto de Vida de acuerdo con las circunstancias del contexto y
con visión prospectiva.
Desarrollar permanentemente las habilidades psicomotrices y de pensamiento en la ejecución de los
procesos de aprendizaje.
Asumir responsablemente los criterios de preservación y conservación del Medio Ambiente y de
Desarrollo Sostenible, en el ejercicio de su desempeño laboral y social.
Leer textos muy breves y sencillos en inglés general y técnico..
Interactuar en los contextos Productivos y Sociales en función de los Principios y Valores Universales.
.Encontrar información específica y predecible en escritos sencillos y cotidianos
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Código: GFPI-F-016
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
PROYECTO FORMATIVO
Versión: 02
21060100201
Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de
evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes
actividades, y las políticas institucionales.
21060100202
Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el
propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas
de la organización.
21060100203Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de
la organización.
24020150003
24020150107
21060100102
Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo,
las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales,
de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la
elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.
21060100103
Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de
digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la
velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de
seguridad y salud ocupacional.
21060100104
Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible,
aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas
vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestióndocumental y de la calidad.
24020150102
24020150008
24020150005
21060100805
Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible
y la legislación vigente
21060101104Presentar los resultados de la información tabulada, de acuerdo con las
políticas de la organización
ETAPA PRODUCTIVA
RESULTADO DE
APRENDIZAJE
ETAPA
PRÁCTICA
Aplicar en la resolución de problemas reales del sector productivo, los
conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del
programa de formación, asumiendo estrategias y metodolog ías de
autogestión.
40
APLICAR LOS CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS
DESARROLLADAS DURANTE EL PROCESO DE
FORMACION EN CONTEXTOS PRODUCTIVOS
PRESENTACION DE LOS INFORMES DE GESTION
ADMINISTRATIVA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA
ORGANIZACIÓN
VERIFICACION DEL PROCESO DE PRESERVACION DE
DOCUMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN
EJECUCION DE ACTIVIDADES
CONTABLES Y EVENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN
EVALUACION DE LAS SOLUCIONES
PROPUESTAS PARA LOS
PROCESOS DE ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA EN LA
ORGANIZACIÓN
3.5 Organización del proyecto
3.5.2 No. Aprendices sugeridos para participar en el proyecto
3.6 Descripción del ambiente de aprendizaje requerido
63.5.1 No. Instructores requeridos
PLANEACION Y EJECUCION DE EVENTOS
EMPRESARIALES DE ACUERDO A LOS PROTOCOLOS
Y NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
ELABORARACIO N DE DOCUMENTOS TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS TECNICAS, EL PROTOCOLO Y
LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACION
Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, desempeño laboral
según la naturaleza y complejidad del área ocupacional.
Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de racionalidad que
posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción colectiva del conocimiento y la
resolución de problemas de carácter productivo y social.
AMBIENTES PLURITECNOLÓGICOS- ESPACIOS ABIERTOS PARA CULTURA FÍSICA Y AMBIENTE VIRTUAL (BLACKBOARD-SENAINTRO Y/O MOODLE)
Comprender la idea principal en avisos y mensajes breves, claros y sencillos en inglés técnico
Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente para hacer una
exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnicos.
Generar procesos autónomos y de t rabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el equilibrio de los
componentes racionales y emocionales orientados hacia el Desarrollo Humano Integral.
4
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Código: GFPI-F-016
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
PROYECTO FORMATIVO
Versión: 02
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
RECONOCIMIENTO DE LOS
LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES
SOBRE LOS CUALES SE ENMARCA EL
PROGRAMA Y PROYECTO DE
FORMACION120 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
6
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,terraza, auditorio, unidades
productivas
IDENTIFICACION DE LAS AREAS
FUCIONALES DE LA ORGANIZACION Y
LOS MODELOS ADMINISTRATIVOS
APLICADOS320 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
7
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
DISEÑO Y APLICACION DEL PROCESO
DE INVESTIGACION DE ACUERDO A
LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN 160 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
8
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
ELABORACION DEL PROGRAMA DE
ATENCION AL CLIENTE TENIENDO ENCUENTA LAS POLITICAS DE LA
ORGANIZACIÓN 120 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
9
Ambientes pluritecnológicos. Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
Aplicación de los procesos y
procedimientos de recepción y
organización de documentos de
acuerdo a normas técnicas y políticas
organizacionales160 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
10
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
Aplicación proceso contable en la
organización identificando los
documentos y necesidades de
servicios administrativos que de éste
se deriven320 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
11
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
PLANEACION Y EJECUCION DE
EVENTOS EMPRESARIALES DEACUERDO A LOS PROTOCOLOS Y
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN80 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
12
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
ELABORACION DE DOCUMENTOS
TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
TECNICAS, EL PROTOCOLO Y LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACION320 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
13
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
VERIFICACION DEL PROCESO DE
PRESERVACION DE DOCUMENTOS EN
LA ORGANIZACIÓN
120 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
14
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
3.7 RECURSOS ESTIMADOS
ACTIVIDADES DEL PROYECTODURACIÓN
(Horas)
Materiales deformación devolutivos: (Equipos/Herramientas) Talento Humano (Instructores)AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
Materiales deformación (consumibles)
5
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Código: GFPI-F-016
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
PROYECTO FORMATIVO
Versión: 02
PRESENTACION DE LOS INFORMES DE
GESTION ADMINISTRATIVA PARA EL
MEJORAMIENTO DE LA
ORGANIZACIÓN 80 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,
USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO KIT DE MATERIALES(Guía- marcadores, esferos, papelería, materiales de apoyo) 6
Instructor Componente técnico
Instructor Virtual.
Instructor Componente Etica.
Instructor Componente Cultura Física.
Instructor Emprendimiento.
Instructor Inglés
15
Ambientes pluritecnológicos.
Ambientes convencionales, parque,
terraza, auditorio, unidades
productivas
APLICAR LOS CONOCIMIENTOS Y
COMPETENCIAS DESARROLLADAS
DURANTE EL PROCESO DE
FORMACION EN CONTEXTOS
PRODUCTIVOS
640 HORAS
Equipos de cómputo,
televisores,USB
material de estudio
13 EQUIPOS DE CÓMPUTO
HERRAMIENTAS UNIDAD DE MEDIDA CODIGO ORIONS CANTIDAD VALOR UNITARIOVALOR TOTAL (porgrupode30
aprendices)
EXTENSIÓN MULTITOMA 6 20000 $ 120.000
TOTAL $ 120.000
EQUIPOS UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
COMPUTADORES 13 1300000 $ 16.900.000
VIDEO BEAM 1 2500000 $ 2.500.000
TOTAL $ 19.400.000
MATERIALES UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
BORRADOR DE TABLERO 6 1500 $ 9.000
RESMAS DE HOJA TAMAÑO CARTA 5 11000 $ 55.000
BOLIGRAFOS 20 500 $ 10.000
MARCADORES 70 2 1400 $ 196.000
IMPRESIONES 70 15 100 $ 105.000
PAPELERÍA 70 1 3000 $ 210.000
VALOR $ 585.000
Equipos
Herramientas
TalentoHumano
Materiales deFormación
TOTAL
ESPECIALIDAD REGIONAL IP
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS- ESPECIALIZACIÓN EN FORMULACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
DISTRITO CAPITAL 14448
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS- ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS DISTRITO CAPITAL
DERECHO DISTRITO CAPITAL
5. EQUIPO QUE PARTICIPÓ EN LAFORMUL ACIÓN DEL PROYECTO
NOMBRE
4.RUBROS PRESUPUESTALES
VALOR
$19.400.000
$120.000
$153.600.000
$585.000
$173.705.000
RUBRO PRESUPUESTAL POR EL QUE SE FINANCIARÍAEL PROYECTO
MATERIALES PARA FORMACION PROFESIONAL
MATERIALES PARA FORMACION PROFESIONAL
CONTRATACION INSTRUCTORES
MATERIALES PARA FORMACION PROFESIONAL
DOC IDENTIDAD NOMBRE CENTRO
DILIA DEL ROSARIO CEBALLOS FIGUEROA
LIDA YAMILE ALVAREZ FONSECA
BLANCA LETICIA LIZARAZO
CC 27224668
CC 1049603132
CC 52038327
COMPRA
COMPRA
COMPRA
COMPRA
FUENTE RECURSO
COMPRA
COMPRA
COMPRA
INVENTARIO
INVENTARIO
FUENTE RECURSO
3.7.1DETALLE DE LOSRECURSOSESTIMADOS
FUENTE RECURSO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
6
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