Importante
Las Herramientas Web 2.0 se actualizan constantemente, es posible que Usted encuentre las opciones o interfaz de
Usuario diferentes a como se le presentan en esta Guía.
Fecha de actualización: Abril 18 de 2015
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¿Qué es Dropbox? Dropbox es una herramienta que permite almacenar archivos en la nube y que
a través de una sola carpeta puede enlazarse a todos los equipos
(computadores o dispositivos móviles) en los que se haya descargado
Dropbox, facilitando respaldar y sincronizar los archivos.
Cómo ingresar a Dropbox
Para ingresar a Dropbox, Usted puede hacerlo a través de la siguiente
dirección: www.dropbox.com
Figura 1. Página principal de Dropbox
Para crear una cuenta nueva, presione el botón Regístrate; si ya es usuario de
Dropbox puede iniciar sesión simplemente.
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Crear una Cuenta en Dropbox
Usted puede crear una cuenta en Dropbox de dos formas. La primera de ellas
es diligenciando los datos solicitados que encuentra en la página de registro la
cual accede presionando el botón “Regístrate” en el portal de la herramienta;
debe diligenciar los datos que le solicita y luego dar clic en “Registrarse”.
La segunda forma es dando clic en “Iniciar Sesión” (que encuentra también
en la página principal) para que se despliegue una ventana con la opción para
iniciar sesión (si ya está registrado y tiene cuenta) y la opción “Iniciar
Sesión”.
En la primera opción debe seleccionar la casilla donde acepta las condiciones
de Dropbox.
Figura 2. Opción para crear una cuenta
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Cuando haya dado clic en el botón “Regístrate” aparecerá la siguiente
ventana, donde Usted podrá configurar su cuenta en Dropbox solo dando clic
en el botón Configurar Dropbox:
Figura 3. Descarga de Dropbox.
Este botón
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Esta ventana le permite descargar la aplicación de Dropbox para su
computador, con ella podrá administrar la cuenta y los archivos que tenga
almacenados allí.
Presione el botón que se señala en la figura anterior. Si es la primera vez que
lo hace, le mostrará un conjunto de acciones que debe ejecutar si desea
aumentar su espacio de almacenamiento; no necesita realizarlas.
Si no es la primera vez, se mostrará una ventana similar a la siguiente:
Figura 4. Página principal o entorno de trabajo de su cuenta creada en
Dropbox
Opciones del entorno de trabajo de Dropbox
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Lista de archivos
Seleccione la opción Archivos (ver figura anterior). En esta sección (indicada
entre el recuadro rojo en la figura 5) Usted encontrará el listado de archivos
que ha “Subido” a Dropbox, o de las carpetas que haya creado. De manera
predeterminada encontrará un archivo llamado Comenzar.PDF (están los pasos
básicos para iniciase en Dropbox). A medida que Usted vaya utilizando la
herramienta aquí irá encontrando sus archivos o carpetas.
Figura 5. Lista de archivos
Cargar un archivo
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A través de esta opción puede elegir los archivos de su computador para
subirlos a Dropbox.
Figura 6. Opción Cargar un archivo en Dropbox
Carpeta Nueva
Esta opción permite crear una nueva carpeta donde podrá organizar sus
archivos. Recuerde que debe asignarle un nombre a la carpeta.
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Figura 7. Opción para crear una nueva carpeta en Dropbox
Compartir una carpeta
Las carpetas compartidas de Dropbox permiten que un conjunto de personas
(a las que previamente se les ha compartido la carpeta) puedan colaborar
aportando archivos de interés. Cuando alguien se une a una carpeta
compartida, la carpeta aparece dentro de su Dropbox y se sincroniza con sus
computadores o dispositivos móviles de forma automática, esta persona tendrá
acceso a los archivos que allí se encuentren.
Asígnele el nombre
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Figura 8. Opción para compartir una carpeta en Dropbox
La primera vez que Usted va a compartir una carpeta, Dropbox le solicita
confirmar su cuenta de correo electrónico, para ello se mostrarán las siguientes ventanas:
Figura 9. Verificación del correo electrónico
En la ventana se muestra su correo electrónico (el que Usted proporcionó en el
momento de hacer el registro), para iniciar la confirmación presione el botón
Enviar correo electrónico, mostrará la siguiente ventana:
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Figura 10. Verificación del correo electrónico
Presione el botón Listo, sino le llegó un mensaje a su buzón de correo
electrónico presione el botón Volver a enviar correo.
Recuerde que debe ir a su buzón de correo electrónico para verificar que si le
llegó el mensaje, similar al que se aprecia en la siguiente figura:
Figura 11. Buzón de su correo electrónico con el mensaje enviado por Dropbox
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Presione el enlace Verificar correo electrónico, se visualizará el siguiente
mensaje, presione el botón Listo para continuar:
Figura 12. Mensaje de verificación del correo electrónico
Tenga en cuenta que la verificación del correo se efectúa solamente para la
primera vez que va a compartir carpetas. Ahora presione nuevamente la
opción Compartir carpeta (ver figura 8) y observará la siguiente ventana, la
cual también observará siempre que vaya a compartir una carpeta; Si
selecciona la opción crear y compartir una carpeta nueva, debe dar clic en el
botón siguiente y colocarle el nombre a la carpeta, o si lo que desea es
compartir una carpeta existente, debe seleccionar esta opción dar clic en el
botón siguiente para escoger que carpeta desea compartir (ver las siguientes
figuras).
Escoja entre compartir una carpeta nueva o una existente.
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Figura 13. Opción para compartir una carpeta de Dropbox
Seleccione la capeta a compartir.
Escriba los correos de las personas con las cuales quiere
compartir, además puede enviarles un mensaje.
Digite el nombre de la carpeta a crear y compartir
Cuando comparte puede seleccionar la opción de
editar o solo ver el archivo
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Cuando Usted comparte una carpeta en Dropbox, a la persona que le
compartió le llegará un mensaje al correo electrónico informándole.
Unirse a una carpeta compartida Cuando alguien le ha compartido a Usted una carpeta de Dropbox (enviándole
una invitación a través del correo electrónico) para que de manera colaborativa
suban allí archivos o cualquier documento de interés, a su correo electrónico le
llegará un mensaje notificándole que alguien le ha compartido una carpeta.
Usted debe ingresar al cuerpo del mensaje, leer lo que allí se le notifica y dar
clic en el botón Ver carpeta para poder unirse a ella, para esto deberá iniciar
sesión en su cuenta de Dropbox y luego “Aceptar” la invitación en la ventana
emergente que le aparecerá. Identifique luego la carpeta en su lista de
carpetas y archivos. De esta manera cuando ingrese a la carpeta podrá “Subir”
archivos y además ver los que otras personas (a quienes se les haya
compartido la carpeta) han subido de igual manera. Para mayor claridad
observe las siguientes imágenes:
Figura 14. Mensajes en el buzón de correo de la persona a la que se le compartió la
carpeta (o archivo).
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Figura 15. Unirse a una carpeta compartida de Dropbox
Las carpetas compartidas mostrarán unos círculos donde se puede evidenciar
las iniciales de las personas que están compartiendo la carpeta. Acá puede subir los archivos que desee.
Opciones sobre un archivo o carpeta
Al seleccionar un archivo o carpeta se activarán una serie de opciones que le permitirán ejecutar diferentes acciones como saber el nombre de la carpeta,
visualizar los archivos subidos por otras personas y por Usted, agregar más invitados, ver los miembros de las personas con las cuales tiene compartida la
carpeta, observe la siguiente imagen:
Muestra la carpeta compartida y el número de miembros que pueden subir archivos a ella.
Lista de carpetas y archivos que le compartieron. Debe dar Clic en Aceptar para poder trabajar
en ella.
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Figura 16. Opciones sobre un archivo o carpeta
También se pueden observar otras opciones, al dar clic derecho sobre el nombre del archivo:
Figura 16 B. Opciones sobre un archivo o carpeta
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Archivos eliminados
A través de esta opción puede ver u ocultar el listado de los archivos
eliminados y además restaurarlos. Los archivos se mostrarán al igual que los
demás archivos, a su lado mostrará el mensaje que está eliminado.
Figura 17. Opción para ver y restaurar los archivos eliminados de Dropbox
En el menú puede seleccionar la opción Volver a unirse a la carpeta NOMBRE para restaurar el archivo eliminado.
Muestra el listado de archivos. Visualiza el mensaje que está
Eliminado.
Con clic derecho sobre el nombre del archivo visualiza el menú de volver a unirse a la carpeta o eliminarla definitivamente.
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Buscar
Escribiendo en el cuadro de búsqueda (el que aparece con una lupa y el
mensaje Buscar en Dropbox) el nombre de un archivo, puede encontrarlo con facilidad dentro de todos sus archivos o carpetas de Dropbox.
Información y Configuración de la cuenta Al dar clic sobre la flecha que se encuentra al lado derecho del nombre de la
cuenta de Dropbox, se desplegarán una serie de opciones: en primer lugar el
nombre, correo, el espacio ocupado y la capacidad de almacenamiento actual
de la cuenta, la configuración general, la opción para instalar (descargar)
Dropbox en un computador, ampliar la capacidad de almacenamiento (subir de
categoría) y salir de la cuenta.
Figura 18. Información y configuración de la cuenta
Compartir
Esta es una opción con la cual puede ver todas las carpetas compartidas y
además también puede crear nuevas.
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Figura 19. Opción para ver todas las carpetas compartidas
En la opción Compartir, Usted solo podrá crear o compartir carpetas existentes
las veces que desee, para esto solo debe dar clic en el botón Opciones.
Figura 20. Opción para ver todas las carpetas compartidas
Al dar clic en ese icono (Opciones), se abrirá una ventana en la cual Usted
podrá visualizar los miembros, compartir el archivo invitando a más personas a
través de la dirección de correo electrónico.
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Figura 21. Opción para crear y compartir un enlace
Vínculos
En esta opción puede ver los vínculos a archivos de Dropbox que ha creado y
así mismo eliminarlos.
Figura 22. Opción para ver los vínculos creados
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Solo con dar clic en el nombre del archivo, éste en una ventana nueva se
abrirá y Usted podrá visualizarlo, compartir la dirección o descargarlo.
Figura 23. Vista de un documento para compartir su enlace
Si desea copiar el enlace respectivo, solo es cuestión de seleccionar, copiar y
pegar la dirección donde desee o en cualquier otro sitio web.
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También puede enviar el vínculo al correo electrónico de cualquier persona,
con un pequeño mensaje.
La persona a quien le haya compartido el enlace podrá ver el archivo en línea
(si es un pdf), descargarlo (si está en otro formato diferente a un pdf, por
ejemplo un .doc), añadirlo a su Dropbox (si tiene cuenta) y además podrá allí
mismo Crear una cuenta o Iniciar sesión en Dropbox:
Eventos o Actividades
En esta opción se detallan los eventos o actividades que se han realizado en su
cuenta de Dropbox, puede seleccionar un rango de tiempo.
Figura 24. Opción para ver las actividades realizadas en Dropbox
Carousel
En esta opción encontrará las fotos que Usted ha subido a Dropbox, los
álbumes creados, los compartidos y los recuerdos.
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Figura 25. Opción Fotografía
Buzón de Correo
Aquí encontrará la opción que a su celular, le llegará toda la información de
todos los movimientos que realice en su cuenta de Dropbox, solo basta con
configurar el número.
Figura 26. Opción MailBox
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Cómo descargar Dropbox en un computador
En Dropbox Usted puede manejar sus archivos a través de la cuenta (como se
explicó en las páginas anteriores de este documento), y además puede
“Descargar” e “Instalar” Dropbox en su computador o dispositivo móvil para que de manera inmediata pueda sincronizar sus archivos. Es decir, un archivo
que Usted ubique en la carpeta de Dropbox que ha instalado en su computador inmediatamente se guardará en su cuenta de Dropbox (a la que accede a
través de internet) y en todos los computadores donde haya descargado la aplicación (el computador de la oficina o casa). Es una manera fácil de
almacenar sus archivos y respaldarlos.
Para descargarlo realice lo siguiente:
Del menú que se aprecia en la figura 18, elija la opción Instalar. Mostrará la siguiente ventana, en la cual debe elegir de acuerdo al sistema operativo que
tenga instalado en su computador, luego debe pulsar el botón Descarga gratuita.
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Se abrirá una página que le notificará que Dropbox se esta descargando…
En la ventana emergente de clic en “Guardar archivo”
En “Descargas” verifique que el archivo haya terminado su
proceso y dé clic sobre él para continuar…
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Se abrirá una nueva ventana donde deberá dar
clic en “Ejecutar”
Ahora de clic en “Instalar”
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Debe esperar a que la instalación
termine.
Una vez instalado, pasará a realizar la configuración.
Debe seleccionar una de las opciones según
corresponda.
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Si no tiene cuenta en Dropbox, simplemente diligencie los campos
solicitados.
Si ya tiene una cuenta, diligencie los datos respectivos y asigne el nombre del equipo
(computador) donde va a completar la instalación de
Dropbox.
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Seleccione la opción gratuita, que le da 2 GB de almacenamiento
Elija el tipo de configuración típica (es más sencilla), en la
otra opción Usted debe indicar donde desea que se guarde
Dropbox y otro requerimientos más complejos.
Finalmente, de clic en “Instalar”
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Observe el pequeño tutorial de 5 pasos que Dropbox le
presenta para que comprenda el
funcionamiento de la herramienta
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Finalmente su carpeta de Dropbox se habrá instalado, así todos los archivos
que organice en esa carpeta se sincronizarán, es decir, también se guardarán en su cuenta (en la web) y en los otros computadores donde instale Dropbox.
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