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Pre acio:
La asignatura es de carcter terico-prctico. sta, tiene como fin desarrollar en el
estudiante habilidades para el uso de herramientas de sistemas de gestinempresarial as como su implementacin de pequeas y medianas empresas. Se
promueve el uso de software libres de cdigo abierto en
multiplataformas que el estudiante debe proponerse dominar.
La gestin de la organizacin equivale a la gestin de todos
los procesos que dan lugar a utilizar las herramientas de
sistema integrado de gestin debiendo ser administrados
para conseguir la mxima eficacia y eficiencia empresarial y,
en la medida en que se consideren las distintas variables de
cada proceso (materiales, vehculos, personal, forma de
trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se
gestionen de la mejor forma, se estar optimizando su
funcionamiento.
Comprende Cuatro Unidades de Aprendizaje:
Unidad I: Gestin Empresarial.
Unidad II.Mdulos Informticos para la Gestin Empresarial.
Unidad III:Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP).
Unidad IV:Software ERP.
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Estructura de los ontenidos
La competencia que el estudiante debe lograr al final de la
asignatura es:
Desarrollar y perfeccionar sus habilidades en el uso de
herramientas de sistemas de gestin y aplica software para
la gestin empresarial a travs de actividades donde se
aplique diversas tcnicas y estrategias que le permitan
comprender los procesos de produccin y servicios de una
empresa.
Sistemas dePlanificacinde Recursos
Empresariales(ERP)
Software ERPGestinEmpresarial
Mdulosinformticos
para la gestinempresarial.
Informacin en lagestin empresarial.
Organizacin de laInformacin.
Facturacin.
Contabilidad: Laherramienta ms til
de la empresa.
Software deFacturacion.
Software contable.
Software definanzas.
Software deRecursos
Humanos.
Los sistemasERP.
Caractersticasde un sistema
ERP.
Metodologapara seleccin
de sistemasERP.
Open ERP.
Open ERP:Sistemas de
archivos bsicos.
Open ERP: Creacinde mens yacciones.
Open ERP:
Relaciones.
Enfoques de ERP.
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ndicedelContenidoI. PREFACIO 02II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 152UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: GESTI N EMPRESARIAL 05-41
1. Introduccina. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido
2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Informacin en la gestin empresarial.b. Tema 02: Organizacin de la informacin.c. Tema 03: Facturacin.d. Tema 04: Contabilidad: la herramienta ms til de la empresa.
3. Lecturas recomendadas4. Actividades5. Autoevaluacin6. Resumen
060606060606
07-370716253238383941
UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: M DULOS INFORM TICOS PARA LA GESTION EMPRESARIAL 42-67
1. Introduccina. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido
2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Software de facturacin.b. Tema 02: Software contable.c. Tema 03: Software de finanzas.d. Tema 04: Software de recursos humanos.
3. Lecturas recomendadas4. Actividades5. Autoevaluacin6. Resumen
434343434343
44-634449545964646567
UNIDAD DE APRENDIZAJE 3:SISTEMAS DE PLANIFICACI N DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) 68-981. Introduccin
a. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido
2. Desarrollo de los temasa. Tema 01:Los sistemas ERP.b. Tema 02: Caractersticas de un sistema ERP.c. Tema 03: Enfoques de ERP.d. Tema 04: Metodologa para seleccin de sistemas ERP.
3. Lecturas recomendadas4. Actividades5. Autoevaluacin6. Resumen
696969696969
70-947076848995959698
UNIDAD DE APRENDIZAJE 4:SOFTWARE ERP 99-1491. Introduccin
a. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido
2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Open ERP.b. Tema 02: Open ERP: sistemas de archivos bsicos.c. Tema 03: Open ERP: creacin de mens y acciones.d. Tema 04: Open ERP: relaciones.
3. Lecturas recomendadas4. Actividades5. Autoevaluacin6. Resumen
100100100100100100
101-145101106120133146146147149
III. GLOSARIO 150IV. FUENTES DE INFORMACI N 151V. SOLUCIONARIO 152
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Introduccina)Presentacin y contextualizacin
El uso de herramientas de gestin requiere conocimientos y habilidades sobre el
manejo de datos y de informacin relevante para la gestin empresarial, es por ello
que en esta primera unidad se abordaran contenidos de gestin de la informacin
as como conceptos bsicos de facturacin y contabilidad.
b)Competencia
Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas
integrados en la gestin empresarial.
c) Capacidades
1. Identifica la informacin relevante en la gestin empresarial.
2. Organiza e integra informacin general en la gestin empresarial.
3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestin
empresarial.4. Describe funciones bsicas de contabilidad considerando su importancia en la
empresa.
d)Actitudes
Iniciativa en la bsqueda de informacin relevante en la gestin empresarial.
Muestra responsabilidad en la presentacin de actividades relacionado con los
procesos de facturacin y contable que se desarrolla en la gestin empresarial.
e)Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:
La Unidad de Aprendizaje 01: Gestin Empresarial, comprende el desarrollo de
los siguientes temas:
TEMA 01:Informacin en la Gestin Empresarial.
TEMA 02:Organizacin de la Informacin.
TEMA 03:Facturacin.TEMA 04:Contabilidad: la Herramienta Ms til de la Empresa.
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TEMA 1
Identificar la informacin relevante en lagestin empresarial.
ompetencia
Gestin
Empresarial
en la
Informacin
http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://www.u-telesup.com/file.php/1/img/logo_circular_11.jpg&imgrefurl=http://www.u-telesup.com/&usg=__IZ_CCta55cSHkx6FUZKOmCOnhXA=&h=350&w=350&sz=47&hl=es&start=9&tbnid=CpAg0PRBS42UjM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=telesup&gbv=2&hl=es&sa=G7/24/2019 Herramientas de Sistemas Integrado de Gestin
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Desarrollode los Temas
Tema 1: Informacin en la Gestin Empresarial
INTRODUCCIN
El fenmeno de la explosin de la informacin se inicia con el auge de la imprenta.
El nmero de manuscritos haba crecido considerablemente desde el
surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se
multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes
de informacin, adquieren su crecimiento exponencial.
Los cientficos tenan por costumbre comunicar sus experiencias y observaciones en
ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableci como vehculo de la
comunicacin cientfica, las revistas. El surgimiento de esta nueva
fuente de informacin tambin provoc un aumento de la circulacin
de documentos impresos.
Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la
ilustracin, fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolucin industrial
de la dcada del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este
y de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la documentacin.
La segunda revolucin industrial impuls con sus innovaciones una particular relacinentre ciencia y tcnica. A su vez, la industria sufri un vuelco sustantivo. As, naci el
inters de la industria y de los hombres de ciencia por la informacin novedosa y til;
ello provoc un nuevo aumento de la masa
documental. Por tanto: obtener informacin
se convirti en una necesidad no slo de la
ciencia y la tcnica, sino tambin de la
industria y la economa de ese fin de siglo.
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Los sistemas de informacin
Antes de conceptualizar a los Sistemas de Informacin, se conceptualizarn sus
componentes:
Sistema:
Es un conjunto de elementos interrelacionados e
interactuantes entre s.
Es un conjunto de partes o elementos organizados y
relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo.
Es un conjunto de unidades en interrelacin.
Es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios
que no pueden ser definidos ms que los unos con relacin
a los otros en funcin de su lugar en esa totalidad.
Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas,
interactuantes y especializadas.
Informacin:
Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto
fenmeno o ente. Es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica
mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.
Sobre la base de lo expuesto c on anter ior idad, se pueden
obtener los sigu ientes conceptos:
Sistema: un conjunto interrelacionado de partes que
persiguen un fin comn Informacin: datos procesados o datos con sentido
Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al Sistema de Informacin:
Es u n co njunto de elementos q ue interactan entre scon el f in de apoy ar lasact ividades de una empresa o negoc io.
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Es un conjunto organizado de elementos que interactan entre s para procesar
los datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y
distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada
organizacin en funcin de sus objetivos.
Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos,
actividades o recursos materiales en general, que interactan entre s para
procesar informacin y distribuirla de manera adecuada en funcin de los
objetivos de una organizacin.
Un Sistema de Informacin (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que
proveen informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma dedecisiones en una organizacin.
Y como Sistema que es, un SI presenta el mismo modelo de Entrada-Proceso-Salida:
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Un Sistema de Informacin presenta las siguientes caractersticas:
Generalidad
Simplicidad
Continuidad
Consistencia
Flexibilidad
Dinamismo
Los obje tivos q ue persigue un Sistema de Informacin son:
Autom at izar los procesos operat ivos.
Proporcionar in formacin q ue si rva de apoyo al proceso de tom a de
decisiones.
Lo grar v entajas competit ivas a travs de su im plantac in y us o.
Algunos tipos de Sistemas de Informacin
Sistemas Transaccionales: automatizan tareas operativas de la organizacin.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones: brindan informacin que sirve de apoyo
a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de
decisiones.
Sistemas Estratgicos: generan ventajas que los competidores no posean,
tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores.
Sistema Planificacin de Recursos (ERP): integran la informacin y los
procesos de una organizacin en un solo sistema.
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La informacin en el entorno empresarial
En el ambiente empresarial es cada da ms comn la
incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones
adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia.
En las propias organizaciones, se existe una dispersin de
datos e informacin que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su
recuperacin por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen
nmero de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender,
con suficiencia, los requerimientos actuales.
Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su empresa, pero no
interiorizan an la necesidad de implementar un sistema de gestin de informacin.
Urge la apertura de estructuras para la incorporacin del conocimiento, el
aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad
y la innovacin son las nicas fuentes de diferenciacin y factores competitivos por
excelencia.
En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el valor de la
gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, un factor esencial
para su xito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad,
mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfaccin de los clientes
y desarrollar un fructfero mercado.
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El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacin
est determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los
problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y
perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin del
conocimiento.
La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin, captura,
recuperacin, presentacin y transmisin de los datos, informaciones y conocimientos
de la organizacin. La informacin puede captarse, tanto desde el interior como del
exterior de la empresa. El objetivo es que el conocimiento que reside en la
organizacin pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera
adecuada en cada momento.
Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una organizacin que
aprenda; debe, tambin, revelar los procesos que le permitan incorporar a su
actividad, la informacin pertinente y relevante que posee.
Est obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le
ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores,
los grupos de inters y los clientes es decir, la sociedad en su
conjunto y ms especficamente aquellos sectores en los que dicha
organizacin opera.
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La tecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explcito
y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para seleccionar,
analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento.
Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la estrategia ms
adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del
caso que se trate y las necesidades particulares de cada organizacin. La
implementacin de un sistema de gestin de conocimientos en la empresa debe
contemplar cuatro elementos bsicos:
1) Gestin de la documentacin interna
Habitualmente se identifica con necesidades de gestin documenta que pueden
presentarse como:
Imposibilidad de encontrar los documentos
necesarios en el momento oportuno.
Saturacin de espacios fsicos con documentos
"supuestamente" necesarios.
Necesidad de un sistema de gestin de documentos electrnicos.
2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet
En el diseo o rediseo de las intranets empresariales, los empresarios se
percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeo
peridico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y
manuales.
3) Estrategias para la gestin de la informacin y el conocimiento
La alta direccin de la organizacin necesita de una visin global de sus
sistemas y polticas de informacin para la toma de decisiones estratgicas en
el marco empresarial.
4) Gestin de recursos de informacin externa
Suele provenir del gestor de la informacin y su objetivo es facilitar un correcto
acceso a las fuentes.
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Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la informacin, cada departamento
consume sus recursos y fuentes de informacin. Con ello, se multiplican los esfuerzos
y costos para su obtencin. Los servicios de informacin ayudan al cliente a
seleccionar y difundir la informacin necesaria para los objetivos de la organizacin.
Estas necesidades estn condicionadas por el importante cmulo de informacin que
rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para establecer sus metas,
objetivos, mercados, etctera. Implica la informacin del entorno en el que suelen
establecerse dos niveles de anlisis: uno, social o general (con informacin ambiental
general) y otro, para tareas especficas (informacin ambiental especfica).
No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de una
organizacin, se genera constantemente un importante flujo de informacin y
conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son especialmente
valiosos para la empresa, porque son difciles de imitar. Resultan difciles de adquirir,
no se encuentran en ningn mercado y crecen, con el paso del tiempo, mediante unproceso de acumulacin interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar
ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difcil que los
competidores puedan copiarlos a corto plazo.
La informacin se puede clasificar segn la naturaleza de los datos, en: informacin
interna para la toma de decisiones y para la comunicacin y coordinacin de los
individuos, as como de las actividades de la empresa.
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TEMA 2
Organizar e integrar informacin general enla gestin empresarial.
ompetencia
de la
Informacin
Organizacin
http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://www.u-telesup.com/file.php/1/img/logo_circular_11.jpg&imgrefurl=http://www.u-telesup.com/&usg=__IZ_CCta55cSHkx6FUZKOmCOnhXA=&h=350&w=350&sz=47&hl=es&start=9&tbnid=CpAg0PRBS42UjM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=telesup&gbv=2&hl=es&sa=G7/24/2019 Herramientas de Sistemas Integrado de Gestin
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Tema 2: Organizacin de la Informacin
ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN Y EL CONOCIMIENTO EN ELENTORNO EMPRESARIAL
Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta organizacin de la
informacin, porque ambas actividades se encuentran estrechamente relacionadas. El
conocimiento se construye a partir de la informacin recibida, y esta ltima se
manifiesta como conocimiento explcito en el entorno empresarial mediante dismiles
formas, por ejemplo: mensajes, informes, circulares, normas, manuales de
procedimiento, estudios de mercados, bases de datos, etc.
Los sistemas de gest in documental que se ocup an de su gest in son, por
tanto, fun damentales.
Pero, cuando se trata del conocimiento tcito, entonces son los
especialistas en informacin quienes deben contribuir para la
conversin en explcito, al propiciar elcontacto humano entre los que lo
poseen y los que necesitan. El
intercambio puede fomentarse mediante la
organizacin de reuniones tcnicas de trabajo,
eventos cientficos, intercambios de conocimientos, creacin de bases de datos de
expertos y listas de discusin, etctera. El desarrollo de estos nuevos cometidos ha
supuesto una evolucin en la misin y objetivos de los profesionales de la informacin.
La gestin del conocimiento explcito es un proceso cclico, en el que cada subproceso
realiza transformaciones, agrega valores a la informacin y se complementa con los
siguientes. En cada proceso, est presente la organizacin y la representacin de la
informacin para posibilitar la generacin de nuevos conocimientos e informacin de
modo eficaz.
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La seleccin es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la
informacin pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al
sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de usuarios, las temticas,
las tecnologas disponibles, la tipologa de fuentes, as como la misin, objetivos y
metas de la organizacin.
Para un mejor desarrollo de este y los dems procesos que dependen del especialista
en informacin, se impone un conocimiento de la realidad empresarial, una
familiarizacin con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y polticas, tanto
empresariales como de comunicacin, como punto de partida para entender primero la
organizacin y garantizar despus su oportuna participacin en la estrategia
institucional.
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La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la
necesidad de crear puntos de acceso para la bsqueda y
recuperacin de los materiales con los que es necesario
trabajar. En ella, el especialista deber procurar nuevos
modos de descripcin y anlisis documental, que
representen transparente y objetivamente las estructuras,
contenidos y que faciliten los puntos de acceso. Estas tcnicas deben proyectarse ms
all de las normas establecidas para el trabajo especfico de las bibliotecas y centros
de informacin. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades de apoyo que
pueden brindar los formatos establecidos para estos fines. Puede ser necesario que
estas tcnicas, previstas para el trabajo especfico de empresas, se despojen de la
inflexibilidad, de la duplicidad de informacin que generan, de la acotacin de detalles
irrelevantes a los usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales
formatos de descripcin bibliogrfica.
Otra tarea difcil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos mnimos
esenciales para la elaboracin de los documentos que se generan en el entorno
empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitir al especialista en
informacin, simplificar y racionalizar los mtodos y tcnicas a utilizar en elprocesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e intercambiar
informacin con otros ambientes.
El anlisis y evaluacin de la informacin, por su parte, es una tarea medular para los
especialistas de la informacin y, en su consecucin, se
necesita agudeza de criterios y tcnicas eficientes. Los
profesionales de la informacin debe realizar el anlisis y la
evaluacin de la informacin, seleccionar la informacin
necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla,
compararla e integrarla en funcin de cada rea y conseguir que cada trabajador o
ejecutivo disponga de la informacin que requiere para el ejercicio de sus funciones.
El anlisis de informacin es decisivo para la interaccin con aquellos profesionales
implicados en la direccin, que tienen ante s la responsabilidad de la toma de
decisiones.
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Ellos requieren informacin representada grficamente, anlisis comparativos,
sntesis, anlisis de contenido, resmenes y servicios a la medida, que garanticen la
certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de
ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado
del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; slo as, es posible liderar la
organizacin, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir informacin en la
compaa.
En el entorno empresarial, el anlisis de la informacin debe ir ms all de la simple
recopilacin y lectura de textos para llegar hasta la
interpretacin proyectiva; ello significa que, el anlisis debe
ser constituirse en actividad intelectual que emplee mtodos y
procedimientos capaces de discernir lo principal de lo
accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El
producto resultante de este anlisis debe presentarse en un
lenguaje sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin
ambigedades y con un orden lgico que resista cualquier crtica o duda,
especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo
que podra suceder en el futuro. Debe ser, adems, veraz y profundo, adaptarse a
necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en que se
realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos, as como
integrar la informacin interna y externa concerniente a la institucin para que el
producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones.
Deben los especialistas en informacin evaluar e indicar el mejor momento u
oportunidad para una decisin, as como agregar valor a sus anlisis a partir de la
integracin de informaciones aparentemente inconexas y presentar la informacin
como un todo nico.
Una herramienta importante para un analista de informacin es el mapeo de
tendencias para obtener informacin alternativa til a la toma de decisiones y la
eleccin del rumbo ms conveniente para el logro de los objetivos y metas de la
empresa.
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Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la informacin debe
analizarse y colocarse a disposicin de los usuarios, pero este factor no puede ser el
causante de salidas incompletas, anlisis y evaluaciones superfluas o servicios de
poca calidad.
En cuanto al almacenamiento y recuperacin, planificar la organizacin de una
intranets coherente y til para la empresa, que contemple el sistema de gestin
documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en informacin a la
hora de organizar la informacin y es clave para el xito del proyecto. Su tarea
consiste en concebir una visin integradora de la informacin, que comprenda a la
totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos, documentos, sistemas
informticos, cultura informacional, comunicacin, estudios de mercados...) y deber
adaptar los procesos internos a los necesarios flujos de informacin, tomar posiciones,
as como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la implementacin de
un modelo para la gestin del conocimiento.
La adecuada calidad de la presentacin, su claridad y la conservacin de la
informacin puede lograrse con el uso de las redes y
depsitos lgicamente ordenados: pginas que
faciliten el acceso y la recuperacin de la
informacin necesaria a cada usuario, portales web
que enlacen de manera coherente la informacin
que cada rea o dependencia genera, cuyo alcance
no sea solo el de un portal de noticias y estructura de
la empresa, sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de informacin,
actualizaciones constantes y se organicen y representen orgnicamente los
contenidos. sta es una opcin accesible y aplicable para aquellas empresas que
dispongan de la tecnologa necesaria.
Otra herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de informacin
organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la
localizacin, recuperacin y almacenamiento de miles de documentos de manera
sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien descritos, pueden recuperarse
desde cualquier punto de la intranets y en el momento necesario.
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Permiten, al mismo tiempo, una administracin sistemtica, as como el
establecimiento de criterios de almacenamiento y conservacin acordes con el
dinmico ambiente empresarial.
Para una lgica y eficiente recuperacin en estos sistemas, se impone el uso de
lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial
particular de cada organizacin. Ellos deben reducir las ambigedades, facilitar la
bsqueda y la recuperacin por combinaciones de trminos, una indizacin flexible y
de fcil comprensin para el usuario, una rpida actualizacin, as como posibilitar la
elaboracin de estrategias de bsquedas simples, donde pueda combinarse una gran
cantidad de relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario.
Muchas investigaciones demuestran que la bsqueda por materias es la ms utilizada.
Vale sealar que cualquier sistema de informacin, con independencia del marco
donde se site, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento, estudiar con
detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales, establecer sus
peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la informacin, cmo y
cundo la desea. Con ello, pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la
forma de organizacin y representacin de la informacin, disear servicios a la
medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios
e incidir de manera ms efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad de
usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente relevantes y
pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicacin entre suministradores de
informacin y destinatarios.
La diseminacin de la informacin no es un aspecto menos importante. El profesional
que se desarrolla en este campo debe ser capaz
de determinar los flujos de informacin en la
organizacin, las salidas de cada proceso, los
usuarios de cada salida y los requerimientos
informacionales de cada uno.
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Con esta visin, puede organizarse la informacin, administrar el acceso al
conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva personalizada de
la informacin en funcin de sus necesidades reales, sus funciones y nivel en la toma
de decisiones. La empresa podr administrar mejor sus activos organizacionales y
ser ms eficiente al diseminar mejores prcticas e informacin, reducir el tiempo de
desarrollo de los nuevos productos y generar un ambiente de trabajo cooperativo,
informado e inteligente.
Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y servicios de
informacin es la implementacin de mecanismos de control y evaluacin. Medir el
impacto que producen en el entorno empresarial ser vital para reevaluarprocedimientos y tareas. Conocer cmo influyen los servicios en el comportamiento
organizacional, cunto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional,
cmo mejoran la toma de decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de
informacin, con ello es posible saber si se
apoyan de veras los objetivos de la
organizacin y cuan acertadas son las
acciones de informacin. La falta de
retroalimentacin limita la eficiencia de los
servicios. Se ha de ser usuario de los propios
servicios. La informacin que ellos suministran
mediante encuestas, entrevistas, estadsticas
de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de satisfaccin,
utilidad y relevancia.
Los profesionales de la informacin deben estar preparados para asumir con eficienciael reto de la organizacin, as como de la gestin de
la informacin y el conocimiento en el ambiente
empresarial, para salir del ambiente tradicional de
las bibliotecas y centros de Informacin y enfrentarse a
entornos ms dinmicos y cambiantes.
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Beneficios esperados con la gestin de la informacin en las empresas
Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestin de la
informacin en las organizaciones, se encuentran:
Disponer de la informacin necesaria en el momento oportuno.
Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos de
informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios para el
desarrollo de las tareas cotidianas
Integrar y administrar la informacin interna y externa
como un todo para facilitar la toma de decisiones ms
eficientes
Crear una estructura organizativa que garantice y facilite
la comunicacin entre sus miembros
Desarrollar una cultura empresarial de coordinacin entre
los individuos en la empresa.
Reducir los costos de la administracin de documentos.
Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes
financian la empresa.
Generar productos ms innovadores y menos costosos, a partir del
aprovechamiento de las experiencias y de la informacin que reducir eltrabajo.
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TEMA 3
Conocer y elaborar diferentes tipos defacturas que se utilizan en la gestinempresarial.
ompetencia
Facturacin
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Tema 3: Facturacin
INTRODUCCIN
La facturacin se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los
movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este mtodo se realiza
cuando la facturacin recibe informacin de parte del resto de
las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos
del cliente, y por otra parte a los procesos y trabajos que se
realizan convirtiendo dicha informacin en lneas listas para
facturar, por ejemplo, nmero de trabajadores, nmeros de
recibos de listados, asientos contables, etc.
En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en algn
modo la facturacin de la misma, para poder realizar alguna que otra consulta e
incluso, en muchos casos, modificaciones.
Entes del proceso de facturacin se encuentra el proceso de prefacturacin que es
una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que estn disponibles,
ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no
poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del
recibo.
A diferencia del proceso de facturacin, este no obligatorio pero debemos tener encuenta que puede llegar a ser muy til debido a que se
complementa muy bien con el proceso de facturacin
habitual. Si hablamos de la facturacin que se realiza con
respecto a los clientes, debemos decir que aunque
represente una gran inversin en cuanto a tiempo y
economa en una empresa, es muy necesaria ya que si la
compaa no factura a sus clientes lo ms probable es que los mismos no le paguen.
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Mtodos de facturacin
Los mtodos tradicionales de facturacin para las empresas, suelen utilizar grandes
cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos
de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo
todas estas tareas. Actualmente la tecnologa nos ofrece opciones como por ejemplo,
en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una
facturacin recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la
configuracin de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el
momento en el que el mismo deber pagar a la empresa, simplemente el sistema de
facturacin configurado le enviara un e-mail notificndole esto.
Otra caracterstica muy importante en cuanto a este nuevo mtodo, es que no hay
ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que
simplemente este mtodo de facturacin consta en simplemente un software basado
en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.
Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturacin no solo resulta muy
rentable para la empresa, sino que tambin, es muy til para los clientes ya que ellos
pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde,
adems, esto contrarresta el famoso problema de la prdida de facturas; en este caso
solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Adems,
este tipo de facturacin contiene una confidencialidad con respecto a la informacin
financiera del cliente.
Por ltimo debemos destacar que en el caso de este sistema de facturacin,
generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar
suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa.
Los sistemas de facturacin suelen permitir la impresin de informes, semanales,
mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los
movimientos econmicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que
puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, as como tambin
suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos
recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea
facturado en un da de trabajo.
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En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar almacenados junto
a otros importantes informes financieros de la empresa o el comercio; algunos
ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar si estn o no
aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar el futuro de su
negocio. Generalmente estos informes de facturacin suelen generarse en el mismo
sistema de facturacin de la PC, aunque tambin se pueden llevar a cabo en planillas
de clculo normales; muchos de los sistemas de facturacin que llevan instalados las
computadoras de las grandes empresas, suelen generar los anlisis automticos, pero
es importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el software
correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este beneficio.
Tipos de sistemas de facturacin
En la actualidad son tres los sistemas de facturacin ms utilizados por la mayora de
las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial,
pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturacin se adapta
segn las necesidades y requerimientos de dichas entidades.
Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es ms
probable que se utilicen aquellos sistemas de facturacincorrespondientes a los programas informticos. Esto se debe a
que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades
que ayudan a mantener un cierto control acerca de los
movimientos financieros correspondientes a la empresa. Adems el sistema de base
de datos que utiliza resulta muy til para plantificar diferentes aspectos para los
cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturacin de este tipo, como
pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de ao.
Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho ms pequeos, ellos aun utilizan el
sistema de facturacin en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de
facturacin ms utilizado en las pequeas y medianas empresas es la facturacin
electrnica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la
computadora y que cumple con las mismas caractersticas y obligaciones que una
factura comn, como as tambin, cumple con las habilitaciones legales
correspondientes, al menos en la mayora de los pases europeos y algunos de
Amrica Latina.
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Los sistemas de facturacin electrnicos tienen por ventaja la simplificacin de la
emisin de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algn
cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son
enviadas por correo electrnico para que el mismo las almacene en su computadora
personal y pueda as llevar un mejor control de los movimientos comerciales que
hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestin.
Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturacin que resulta tan novedoso en
nuestra poca, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la
computadora correspondientes. De todos modos debemos decir que en este caso
particular, para hacer validos estos sistemas de facturacin, la factura a ser escaneadadebe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma
no tendr la habilitacin correspondiente para que la misma sea considerada una
factura legal. Los sistemas de facturacin con los que nos podremos encontrar en el
mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se
tomen ciertas medidas de prevencin justamente para evitar algn fraude o estafa.
Ejemplo de diagrama de flujo de un sistema de facturacin electrnica
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Sistemas de facturacin: Control tributario y planificacin de recursos
Los sistemas de facturacin resultan ser un medio fundamental para el control
tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que ninguna
empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos sistemas
previamente planificados. Adems, el llevar un mejor control sobre los movimientos
comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificacin de todos los recursos
mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus objetivos. En algunas
ocasiones, de empresas que se dedican nicamente a la compra-venta de productos
determinados, los sistemas de facturacin que empleen determinarn el grado de
posibilidad de avance en el sector en el cual se desenvuelve.
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TEMA 4
Describir funciones bsicas de contabilidad
considerando su importancia en la empresa.
ompetencia
de la
Herramienta
Empresa
la
Ms til
Contabilidad
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Tema 4: Contabilidad: La Herramienta Ms
til de la Empresa
INTRODUCCIN
Para una definicin ms bien tcnica de la palabra, decimos que
la contabilidad es una herramienta cuyo objetivo es el de
proporcionar informacin til en cuanto a la toma de diferentes
decisiones econmicas, por ello se denomina a la contabilidad como la ciencia del
patrimonio; si objeto principal es el estudio del patrimonio empresarial que puede ser
realizado desde una punto de vista esttico o dinmico.
La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el esto
econmico financiero que resumen la situacin econmica de una empresa. Si
hacemos un repaso por la historia moderna, notaremos que la
contabilidad ha marcado factores muy importantes en cuanto a
la evolucin del hombre como ser social. Ms especficamente,
la contabilidad es una tcnica ocupada en registrar y sintetizarlas diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus resultados.
Funciones bsica de la contabilidad
La contabilidad cuenta con dos funciones bsicas en una empresa; la primera de ellas
es llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, para que
los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo el anterior
establecimiento del proceso contable cumpliendo con sus fases de sistematizacin,
valuacin y registro.
La segunda funcin de la contabilidad es informar mediante los
estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que
las mismas modifiquen al patrimonio; con esto queremos decir
que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a
cunto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.
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Tambin debe observar y realizar una evaluacin sobre el comportamiento de dicha
empresa; la contabilidad tambin debe realizar una comparacin con respeto a los
resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros perodos o bien,aquellos que les pertenecen a entidades de competencia; es importante que la
contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco socioeconmico en el
que la misma se desarrolla.
La informacin que ofrezca la contabilidad de una empresa es bsica para llevar a
cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales
como de los empleados, lo que implica que esta informacin sea de uso general.
La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y
cooperativa, como tambin puede llegar a figurar como contabilidad de servicios.
Documentacin de la contabilidad bsica
Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad bsica
de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados.
El balance es un documento correspondiente a la contabilidad bsica de una empresa,
que permite el reconocimiento de la situacin financiera de cualquier empresa en
algn momento determinado de su desarrollo; bsicamente, el balance indica todos los
bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes que representan una deuda.
El documento est compuesto por dos columnas que representan el activo (se coloca
en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la columna derecha
del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos que vayan a tener todos
los fondos correspondientes mientras que en el pasivo se detallan los orgenes de
dichos fondos.
La cuenta de resultados por su parte suele poseer la informacin de los beneficios y
las prdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si ejercicio
econmico. Este documento correspondiente a la contabilidad bsica con la que se
manejan las empresas funciona como una especie de contador que suele ponerse en
0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es importante tener en cuenta que estos
dos elementos de la contabilidad bsica (el balance y la cuenta de resultados) se
encuentran vinculados ya que el nexo principal est determinado por la ltima lnea
correspondiente a la cuenta de resultados que a su vez se ve reflejada en el balance,
produciendo un incremento en los fondos de la propia empresa.
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Contabilidad bsica y sus tipos de balances
La contabilidad bsica distingue tres tipos de balances; en primer lugar tenemos el
balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de la contabilidad
bsica y nos permite el conocimiento de los recursos con los que cuenta unja
empresa; en segundo lugar, la contabilidad bsica posee balances parciales, que se
efectan al cierre de un determinado lapso de tiempo en el cual se desarroll la
actividad contable, y este es el balance que nos permite conocer la situacin financiera
en la que se encuentra la empresa en ciertos momentos. El tercero de los balances
con los que trabaja la contabilidad bsica es el balance final, que refleja la situacin
financiera correspondiente a la organizacin, una vez que el ejercicio econmico haya
finalizado.
Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se cuenta con
un mtodo de contabilidad bsica. Es importante que tengamos en cuenta que la
contabilidad es la base para el control y planificacin de todas las actividades y
financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes empresas, sino que
tambin, es muy necesaria para los pequeos negocios, y hasta para poder llevar un
control de las finanzas personales.
Contabilidad de costos
Entendemos por contabilidad de costos grupo de
tcnicas y procedimientos empleados para cuantificar las
prdidas econmicas que son incurridas por un negocio
y que generalmente estn destinadas a generar ingresos
o bien, para la confeccin de inventarios. La contabilidad
de costos se divide en tres clasificaciones, de las cuales la primera es la contabilidad
de costos directos que se refiere a la suma de los mismos, relacionados con la mano
de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricacin del producto que
ser comercializado por la empresa; por otra parte tenemos la contabilidad de costos
de inventario que precisamente se trata de la materia prima y la mano de obra que se
emplea en una empresa industrial.
La tercera clasificacin de la contabilidad de costos es la de costos de inversin, y en
este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la transformacin de la materia
prima en el producto final, mediante la mano de obra directa.
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En cuanto a la relacin del volumen de produccin en una empresa se divide en,
contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son cuantificados en una
forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en el rango del volumen de
produccin en un periodo determinado, y los costos variables que son aquellos en los
cuales, se produce una variacin o cambio continuo en cuanto al volumen de
produccin de una empresa. En estos casos debemos decir que tanto la contabilidad
de los costos fijos como la de los variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la
cantidad total de materia prima que se consume durante la produccin. Para poder
llevar a cabo una correcta asignacin de la contabilidad de costos que se lleva en una
empresa, se requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los
productos.
Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignacin de las cuales
nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la
materia prima y la mano de obra empleadas mediante la utilizacin
de datos reales, calculando una tasa de asignacin que va a ir
repartida en la produccin. El costeo estndar, est basado en el
funcionamiento de la contabilidad de costos registrando todos los
elementos que intervengan en la realizacin de la misma, calculando as una total de
costos reales en cuanto a la produccin de los productos en una empresa.
El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una asignacin de
recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a la evaluacin de la
gestin en una empresa, independientemente del origen que posean las cuentas, lo
que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos productos que son exclusivos de los
tres elementos que utiliza la contabilidad de costos.
En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el
inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto por el
costo de adquisicin de todos los artculos que no se han utilizado en el rea de
produccin, y que an no se encuentran disponibles para ser usados durante el
perodo determinado. El inventario de productos en proceso representa la contabilidad
de costos de aquellos artculos que an no fueron terminados en el rea de produccin
de la empresa.
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La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada durante la
produccin y la contabilidad de costos de los inventarios reales
o de aquellos que son asignados mediante actividades
predeterminadas. El tercer elemento fundamental para llevar
una correcta contabilidad de costos es el inventario de
productos finalizados, en donde se acumula el costo de
aquellos artculos o productos que ya se encuentran
terminados en el rea de produccin durante el periodo presente o los periodos
pasados correspondientes al proceso productivo de la compaa.
Importancia de la contabilidad de costos
La contabilidad de costos posee una gran relevancia en todas
las empresas ya que forma parte importante durante la
planificacin estratgica de los negocios a concretar.
Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden
determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a cabo las
actividades empresariales, sean estas de produccin industrial o no.
Otro aspecto un poco ms inferior que abarca la contabilidad de
costos, es que tambin se calcula aquellos productos que sern
vendidos por unidad. Lo que queremos decir con esto es que,
generalmente las empresas les venden a los
comerciantes, productos a precio de costo, es decir al
precio en el que el producto fue producido, y el
comerciante, para poder obtener alguna ganancia le
agrega un porcentaje al precio de costo de ese producto.
De esta manera las empresas sacan un porcentaje promedio
de ganancia para el vendedor, y as idean planes para retener a esos clientes que se
dedican a la comercializacin de nuestros productos
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Lecturas Recomendadas
1. Elabore un flujograma sobre la informacin que entra y sale
del rea de una empresa, relevante para la buena gestin
empresarial. La informacin que indiques debe provenir de
empresas reales que existen en tu comunidad o tu centro
laboral.
Envalo a travs de "F lugograma" .
2. En un documento en Word presente como ejemplo tres
facturaciones diferentes realizadas por dos empresas reales.
Explique los detalles en cada una de las facturaciones.
Envalo a travs de "Facturaciones".
3. En un documento en Word elabore un mapa sobre los
procedimientos contables que realizan dos empresas de
rubros diferentes que operan en el Pas.
Envalo a travs de "Procedimientos Contab les" .
SISTEMAS DE INFORMACIN: ESTRATEGIA PARA LA GESTIN EMPRESARIALhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF
GESTIN DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACINhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdf
FACTURA ELECTRNICAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica
Actividades y Ejercicios
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDFhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDFhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF7/24/2019 Herramientas de Sistemas Integrado de Gestin
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Autoevaluacin
1) En la gestin empresarial se concepta la informacin como:
a. Conjunto organizado de datos.b. Mensajes de un locutor.
c. Cdigos importantes para la gestin.
d. Conjunto de elementos relacionados.
e. Un fenmeno del pensamiento humano.
2) Un sistema de informacin presenta un modelo de:
a. Entrada - procesodecisin.
b. Entrada - procesosalida.c. Entradasalida.
d. Entrada - procesoretroalimentacin.
e. Entrada - salidaretroalimentacin.
3) Es una herramienta importante para un analista de informacin:
a. Las redes y telecomunicaciones.
b. El internet.
c. Mapeo de tendencias.
d. Los ingenieros de software.
e. Los sistemas de informacin.
4) Una herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de
informacin organizacional son:
a. Los archivos de datos.
b. Los sistemas de la localizacin de datos.
c. Los sistemas de almacenamiento de datos.
d. Los miles de documentos almacenados en poco tiempo.
e. Los sistemas de base de datos.
5) Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuadagestin de la informacin en las organizaciones, se encuentran:a. Administrar la informacin en archivos.b. Desarrollo de las tareas cotidianas.c. La comunicacin entre sus miembros.d. Aumentar los costos de la administracin de documentos.e. Mejorar la respuesta a los clientes, proveedores y a quienes financian la
empresa.
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6) Los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar se
obtienen por lo general a partir de:
a. Una base de datos.
b. Un sistema de datos.
c. Sistemas de facturacin.
d. Sistemas financieros.
e. Clientes asiduos.
7) La factura electrnica consiste en:
a. Una factura impresa autorizada por la SUNAT.
b. Una factura realizada en computadora, con photoshop.
c. Una factura emitida en forma digital, no impresa.
d. Una factura usada solo por la SUNAT.
e. Una factura almacenada electrnicamente.
8) Los ___________resultan ser un medio fundamental para el control tributario:
a. Informes de facturacin.
b. Sistemas de facturacin.
c. Informes contables.
d. Informes de deudas.
e. Informe de clientes
9) Una de las funciones bsicas de la contabilidad es:
a. Proporcionar estados financieros.
b. Contar las operaciones realizadas por la empresa.
c. Facturar correctamente para una buena gestin.
d. Organizar los datos y procesarlos.
e. El buen uso de los recursos contables.
10) Para cuantificar las prdidas econmicas en un negocio se recurre a la:
a. Auditorias financieras.
b. Contabilidad de costos.
c. Contabilidad de ventas.
d. Contabilidad econmica.
e. Contabilidad electrnica.
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Resumen
UNIDAD DE APRENDIZAJE I
Un Sistema de Informacin (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que
proveen informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma de
decisiones en una organizacin. Un Sistema de Informacin presenta las siguientes
caractersticas: Generalidad, Simplicidad, Continuidad, Consistencia, Flexibilidad y
Dinamismo. Algunos tipos de Sistemas de Informacin son los Sistemas
Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones, Sistemas Estratgicos,Sistema Planificacin de Recursos (ERP).
La organizacin, claridad y conservacin de la informacin puede lograrse con el uso
de las redes y depsitos lgicamente ordenados: pginas que faciliten el acceso y la
recuperacin de la informacin necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de
manera coherente la informacin que cada rea o dependencia genera, donde se
establezcan espacios de informacin, actualizaciones constantes y se organicen yrepresenten orgnicamente los contenidos.
La facturacin se usa para gestionar un control sobre todos los movimientos
financieros que posee una empresa o negocio, por ejemplo, nmero de trabajadores,
nmeros de recibos de listados, asientos contables, etc. Los sistemas de facturacin
suelen permitir la impresin de informes, semanales, mensuales y anuales para tener
conocimiento sobre los movimientos econmicos de una empresa.
La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el estado
econmico financiero que resumen la situacin econmica de una empresa. La
contabilidad cuenta con dos funciones bsicas; (1) llevar un control de los recursos
que posean las entidades comerciales, (2) informar mediante los estados financieros,
las operaciones realizadas por la empresa. La contabilidad debe demostrar cuales son
los recursos y a cunto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y
patrimonio.
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Introduccina)Presentacin y contextualizacin
En la siguiente unidad se trataran algunos mdulos de la gestin empresarial, losmdulos son abordados en forma independiente. Existen muchos mdulo para las
diferentes reas de una empresa, para estos mdulos se han desarrollado software
que sern evaluados y aplicados a empresas de diferentes rubros. Se sugiere al
estudiante adiestrarse en la mayor cantidad de software disponibles en su versin
demo, gratuita o las que posean licencia.
b)Competencia
Aplica y experimenta diferentes mdulos informticos para la gestin
empresarial.
c)Capacidades
1. Explica el software relacionado con los procesos de facturacin.
2. Conoce el software contable para diferentes tipos de empresas.
3. Aplica el software de finanzas para la gestin empresarial.
4. Disea los mdulos de software recursos humanos.
d)Actitudes
Investiga objetivamente el software de facturacin.
Iniciativa para aprender el uso de diferentes softwares de gestin empresarial.
e)Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:
La Unidad de Aprendizaje 02: Mdulos Informticos para la Gestin
Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes temas:
TEMA 01:Software de Facturacin.
TEMA 02:Software Contable.
TEMA 03:Software de Finanzas.
TEMA 04:Software de Recursos Humanos.
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TEMA 1
Explicar el software relacionado con los
procesos de facturacin.
ompetencia
Facturacin
deSoftware
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Desarrollode los Temas
Tema 1: Software de Facturacin
FUNCIONES DE LOS PROGRAMAS DE FACTURACIN
Cuando nos referimos a los programas de facturacin con los
que trabaja una empresa o comercio, estamos hablando de
aquellos programas informticos que permiten un sistema de
facturacin mucho ms prctico que el tradicional de papel,
adems debemos tener en cuenta que con la cantidad de
movimientos financieros y econmicos, de compra y venta que
se producen en las empresas comerciales sean estas, grande o pequeas y
medianas, los programas de facturacin junto con todas sus utilidades resultan un
recurso importante con el cual la empresa debe contar.
Los mismos cuentan con funciones tales como el registro de las ventas y los pagos en
cuotas de los productos o servicios correspondientes o tambin con la funcin de
avisos en caso de avera en el sistema.
Adems, estos programas de facturacin tan utilizados en la actualidad cuentan con
una poderosa calculadora integrada que posee diferentes funciones correspondientes
a las cubicaciones, tres memorias separadas que realizan los correspondientes
clculos de impuestos y la conversin de la cotizacin de las monedas
correspondientes, algo que resulta muy til para las empresas que se dedican a la
exportacin e importacin de productos.
Muchos de los programas de facturacin que nos ofrece el mercado
informtico actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un
nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son
efectuadas en una empresa, mediante la exportacin de ciertos datos
correspondientes a un sistema de informacin que automticamente va
organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos
nos sea mucho ms fcil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.
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Muchos de los programas de facturacin que nos ofrece el mercado informtico actual,
suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel
considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son
efectuadas en una empresa, mediante la exportacin de ciertos datos
correspondientes a un sistema de informacin que automticamente
va organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos
nos sea mucho ms fcil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.
Programas de facturacin gratuitos
Como podemos ver, los programas de facturacin que se
usan en la actualidad, tienen utilidades que deben ser
aprovechadas por todos aquellos emprendedores de nuevos
proyectos comerciales. Debemos tener en cuenta que la
facturacin enmarca uno de los aspectos ms importantes de una empresa o comercio
ya que la correcta gestin de la misma ser nuestro apoyo para poder llevar un
cumplimiento tributario correcto como tambin un mayor control y orden en todas las
finanzas correspondientes a la empresa.
Muchos de estos programas de facturacin estn disponibles online y se pueden
descargar de manera gratuita pero debemos advertirle que
los mismos suelen presentar problemas en el funcionamiento
de su sistema, especialmente si se trata de utilizarlo como
programa de facturacin en una empresa que sea
demasiado grande.
Teniendo esto en cuenta no atreveremos a sugerirle que averige con su analistapersonal para que el mismo pueda asesorarlo con respecto a cul de los programas
de facturacin existentes resulta ser el ms adecuado para su caso.
Por ltimo no queremos dejar de mencionar que es necesario realizarle una revisin al
sistema peridicamente, ya que por lo general, es habitual que estos programas de
facturacin presenten algunos errores que quizs puedan no resultar muy importantes
pero que definitivamente hay que analizarnos.
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Cuando se producen errores mayores en el funcionamiento del sistema, se corre el
riesgo de perder toda la informacin correspondiente a la facturacin, y como bien
sabemos esto representa un retroceso muy grave en cuanto a la evolucin de la
empresa en su campo comercial, por ello es preciso que no minimice estas situaciones
y que realice una consulta semestral acerca del sistema de los programas de
facturacin utilizados en su empresa.
Adems cabe mencionar que es importante que los mismos cuenten con un sistema
de seguridad que garantice el bloqueo de todo el sistema en el caso de que alguna
persona ajena a la empresa acceda a la base de datos correspondiente al programa,
no debemos olvidar que en el campo competitivo empresarial, el espionaje es algo de
todos los das.
Ejemplos de software de facturacin
SARA Facturacin es la solucin que le permite
llevar un control instantneo de las facturas emitidas
por los diferentes vendedores, sucursales o puntos
de venta de su negocio.
Es un Sistema en lnea que usted puede utilizar
desde cualquier lugar para generar una factura fsicao electrnica o consultar el histrico de facturas de un determinado Cliente.
Le permite organizar su histrico de facturacin y generar informes para facilitar sus
procesos operativos comerciales y tributarios. Su funcionalidad principal incluye:
Elaboracin de facturas
Impresin fsica o PDF
Envo va mail
Consulta por diferentes criterios
Sistematic es un Software de Almacn e Inventario orientado a la Gestin de
Empresas Comerciales y/o Servicios. Software Prctico Exacto y Seguro que le
permitir tener un mejor control de su Empresa.
Especialmente diseado para su implementacin en Negocios Comerciales, Servicios
e incluso de Produccin (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreteras y
Tlapaleras, Automotrices, Informticas, Abarrotes, Libreras, Talleres, Vidrieras,
Fbricas, etc.).
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Software de Control de Almacn
Almacnsoft es un aplicativo con estructura y diseo moderno, amigable e intuitivo que
permite codificar eficientemente los productos al momento de entrega o despacho de
mercadera validando de manera ptima las rdenes de compra o pedidos, dando
como resultado una excelente automatizacin de las operaciones logsticas del
almacn.
Mdulos principales:
Mdulo de Inventario
Mdulo de Recepcin
Mdulo de Despacho
Mdulo de Movimientos Internos
Mdulo de Etiquetado
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TEMA 2
Conocer el software contable para diferentes
tipos de empresas.
ompetencia
Software
Contable
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Tema 2: Software Contable
Qu es el Software Contable?
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable
registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o
actividad productiva:
Las funciones de compras.
Ventas.
Cuentas por cobrar.
Cuentas por pagar.
Control de inventarios.
Balances.
Produccin de artculos.
Nminas, etc.
Cmo utilizar el software de contabilidad
Como bien sabemos, la mayora de las empresas maneja volmenes
de informacin contable y financiera tan grandes que hace imposible
que una persona pueda encargarse de llevar los clculos
correspondientes para un correcto desempeo de las actividades que se llevan a
cabo, por ello es que cada empresa debe contar con el apoyo de un software de
contabilidad que apoye todo el trabajo que deben realizar los gestores contables.
En muchas ocasiones se puede presentar la oportunidad de que la
empresa requiera de incurrir en algunos costos para poder modificar
todos los sistemas de software contable, ya que por lo general, estos
programas informticos que resultan tan tiles, deben ser
actualizados durante ciertos perodos de tiempo, lo que implica una
reprogramacin del mismo.
Cuando el cuerpo administrativo contable de una empresa, decide
llevar a cabo estas modificaciones o reprogramaciones
generalmente se debe a razones tales como la absorbencia; la
ineficiencia con el que el software de contabilidad desarrolla las
tareas que le son asignadas;
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Debido a una ampliacin en la estructura de la organizacin; por
disposiciones legales y tambin por nuevos requerimientos de la
empresa en cuestin. Es importante que tengamos en cuenta que
generalmente cuando se trata de una derivacin de las modificaciones de
dichos programas, los costos suelen ser inferiores a los iniciales, y este
es un factor que contribuye considerablemente a un mejor desempeo
por parte del software de contabilidad.
Dichos costos suelen considerarse de dos maneras diferentes, por ejemplo, en
muchas ocasiones puede considerar un gasto, ya que todos aquellos costos
posteriores que invierta una organizacin luego de la adquisicin de un activo tangible,los mismos deben ser tratados como gastos y no inversiones, ya que constituyen
cargos al Estado de Resultados, con las excepciones de que tales gastos puedan
permitirle al software de contabilidad, producir beneficios econmicos en un futuro y
que sean extras a los beneficios previstos en cuanto al rendimiento del programa, y
tambin se considera una excepcin aquellos casos donde los
gastos puedan medirse y atribuirse al activo en una manera
fiable.
Todos aquellos costos que se hayan invertido en el
mejoramiento para el funcionamiento del software de
contabilidad deben ser reconocidos como un gasto peridico
en aquellos casos en los que trabajos de mantenimiento hayan sido llevados a cabo.
Software de contabilidad: Reevaluacin de activos
Una manera muy comn de modificar el funcionamiento de un software de contabilidad
con respecto al valor de los libros correspondientes a un activo intangible, sin tener la
obligacin de producir un costo es a travs de una reevaluacin, cuyo costo se fijar a
un mercado activo determinado.
De todos modos, es muy poco probable que haya un mercado para un activo de este
tipo. Esta reevaluacin no tiene un carcter selectivo, lo que quiere decir que si un
activo fue reevaluado, todos los dems debern ser reevaluados tambin con la
excepcin de que se presente la oportunidad de recurrir a un mercado activos que
corresponda a estos elementos.
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Por otro lado es importante que recordemos que una reevaluacin no implica un
aumento que se aplique al valor de un activo, ya que en este caso, el
mismo puede disminuir de todas formas. Por ejemplo, si el softwarede contabilidad produce un aumento en los libros, el mismo debe
llevarse a una cuenta de ndole supervit debido a una reevaluacin
dentro del patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, este aumento debe cargarse
directamente contra cualquier tipo de supervit de reevaluacin que previamente se
vnculo con el mismo activo.
Ahora bien, en aquellos casos donde las modificaciones al software de contabilidad
reduzcan el valor de los libros, debemos decir que este factor debe considerarse como
una prdida respectiva al perodo en el cual se realiz dicha modificacin.
Por ltimo no queremos dejar de lado que poseer un sistema en red de software de
contabilidad, es una herramienta fundamental para todos los factores que encierran el
desarrollo en una empresa. La informacin que dicho software almacena en un su
base de datos, ser necesaria en todas las auditorias, evoluciones, anlisis, toma de
decisiones y aplicaciones en administracin, por ello es importante que el software de
contabilidad siempre se encuentre en una ptimo estado, ya que cualquier tipo de falla
puede llegar a producir errores irreparables teniendo en cuenta que toda la
informacin contable y financiera de una empresa pasa por su sistema.
Por ello tambin podemos recomendarle que siempre utilice back-ups, en caso de que
el software de contabilidad comience a dar un mal funcionamiento.
Ejemplos de software de contabilidad
Sico Contabilidad
SICO Contabilidad est conformado por las siguientes opciones:
1) DOCUMENTOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, DAOT (Operaciones
con terceros), etc.
2) CAJA / BANCOS: Control de Caja, Libro Bancos, Conciliacin Bancaria, etc.
3) INVENTARIO: Ingresos y Salidas de Productos, Kardex Unidades, Kardex
Valorizado, etc.
4) REPORTES: Balance General, Libro Diario, Libro Diario Simplificado, Libro
Mayor, Libro Caja Bancos, PDTSUNAT, etc.
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AdSoft
AdSoft,es una herramienta que permite
automatizar y simplificar las operacionescontables, financieras y administrativas
dando como resultado informes para la
toma de decisiones, est diseado para proporcionar
soluciones de acuerdo a la necesidad del sector empresarial en tiempo real.
Es ideal para pequeas, medianas y grandes empresas. Gestiona las transacciones o
movimientos en el momento en que ocurre, como tambin los movimientos puede ser
registrado posteriormente, dndote la facilidad de presentar tus resultados en el
momento oportuno.
Algunas caractersticas principales:
o Carga cliente y proveedores en lnea desde Sunat
o Consulta de Ruc en lnea con la SUNAT
o Acceso a Sunat Operaciones en Lnea (clave sol)
o Formatos actualizados - SUNATo Exporta al Programa de Libros Electrnicos
o Distribucin de compras,gastos,activos a nivel de
porcentaje e importes
o Enva asientos resumidos o por totales al mdulo de contabilidad
o Puede configurar su propio formato de impresin de factura, boleta, gua de
remisin, pedidos, etc.
o Estadsticas de las compras, ventas y gastos.
o Monitoreo del IGV compras vs Ventaso Informa en lnea la fecha de cronograma de pago del igv
o Controla los gastos de un determinado proyecto de su empresa.
o Cancelaciones automticas, etc.
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TEMA 3
Aplicar el software de finanzas para lagestin empresarial.
ompetencia
Finanzas
Software
de
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Tema 3: Software de Finanzas
La mayora de las empresas y las entidades comerciales, utilizan un software de
finanzas con el fin de organizar y controlar todos los movimientos financieros que se
realicen en las mismas.
Debemos tener en cuenta que el mismo resulta ser una herramienta fundamental, ya
que el control de las finanzas en una empresa es el factor
ms influyente sobre las planificaciones, de
administracin y gestin que se realizan. Como todos los
sistemas utilizados en una empresa, el software de
finanzas se trata bsicamente de uno o varios programas
informticos destinados a almacenar todo tipo de informacin financiera acerca de la
empresa con el objetivo principal de facilitar la obtencin de dicha informacin para que
sea utilizada a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa.
Recordemos que cada departamento empresarial debe realizar un informe anual, en
muchos otros casos mensual, en los cuales se deben detallar todos los datos que
puedan llegar a ser tiles como apoyo de las diferentes
herramientas administrativas. Adems de la elaboracin
de informes, el software de finanzas nos ayuda a
planificar todos los mtodos que una empresa necesita
para que la misma los emplee de manera eficaz y
eficiente y que de esa manera pueda conseguir el alcancede los objetivos predeterminados.
Tambin es fundamental que se haga uso de la informacin
almacenada en el software de finanzas para poder planear
todas aquellas estrategias comerciales que ayudarn a la
empresa a incrementar sus ventas de productos o servicios,
logrando un posicionamiento mucho ms conveniente.
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Adems, es preciso que se lleve un control mediante el software de
finanzas debido a que las mismas deben estar destinadas a las
inversiones y los cotos que produzca la empresa, por lo que si no se
posee un control efectivo sobre las finanzas empresariales, muchas
veces se pueden llegar a cometer errores muy graves en los
presupuestos, pudiendo ocasionar un retroceso en el avance de la
empresa dentro del mercado en el cual desarrolla sus respectivas actividades.
A diferencia de los dems sistemas informticos, los software de finanzas no son
instalados en conexiones en red. Esto se debe a que la informacin financiera de una
empresa suele ser de ndole confidencial para el personal empleado, es decir que a la
informacin almacenada en el solo la conocen y la utilizan los administrativos y los
altos ejecutivos de dicha empresa.
Mantenimiento del software de finanzas
Como bien dijimos en el prrafo anterior, el software de finanzas no
cuenta con conexiones en red, y por ello es que tiene menos
posibilidades de presentar fallas o errores que el resto de los
sistemas informticas que se utilizan en la empresa. Esto se debe a
que el acceso a este programa es limitado y no es recurrente, y
precisamente este hecho hace a la diferencia. Los archivos que se almacenan en la
mayora de los sistemas informticos suelen ser consultados permanentemente debido
a que la informacin debe ser utilizada para la total administracin de la empresa.
Por su parte, el software de finanzas, no recibe tantas visitas y solo es consultado
cuando la situacin lo amerita; al no producirse un abrir y cerrar constante en
los programas, el software de finanzas est casi exento de fallas, pero de
todos modos, aunque las probabilidades sean mnimas, siempre se le debe
realizar un mantenimiento para que nos garantice un correcto
funcionamiento.
Adems tenemos que tener en cuenta que aunque el software de
finanzas funcione perfectamente bien, es probable que peridicamente
se le deba realizar alguna actualizacin o reprogramacin de los
archivos.
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En el primer caso debemos considerar que el mercado informtico lanza nuevos
programas de software de finanzas orientados a las grandes empresas, los cuales
contienen muchos ms implementos y funciones que pueden ayudar a optimizar el
trabajo de almacenamiento de la informacin.
Y teniendo en cuenta que a su vez la tecnologa va avanzando a pasos agigantados, el
software de finanzas correspondiente a la empresa, debe mantenerse a la par, es decir
que, siempre es mucho ms recomendable utilizar uno o varios software de finanzas
que se compatibilicen con los sistemas nuevos que van lanzando al mercado las
empresas de programas informticos.
Por ltimo queremos mencionar el hecho de que es
fundamental que toda empresa cuente con un servicio tcnico
interno, ya que el mismo conoce el funcionamiento a la
perfeccin de todos los sistemas, como tambin, la utilidad que
se les da. Ahora bien si se desea contratar un servicio tcnico ajeno a la
empresa, es importante que la persona encargada conozca a la perfeccin el
funcionamiento de cualquiera de los tipos de software de finanzas que utilizan las
empresas.
Algunos Software de Finanzas
Microsoft Money Deluxe
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