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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES
COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y ORGAIZACI EMPRESARIAL
IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U
MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS
Por:
Roco Peralta Tapia
IFORME DE PASATA Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de Ingeniero de Produccin
Sartenejas, Marzo de 2009
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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES
COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y ORGAIZACI EMPRESARIAL
IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U
MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS
Por:
Roco Peralta Tapia
Realizado con la asesora de:
Tutor Acadmico: Ana Mara Borges Tutor Industrial: Omar Jos Fierro Chacare
INFORME DE PASANTA Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de Ingeniero Geofsico
Sartenejas, Marzo de 2009
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IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS
Por:
Roco Peralta Tapia
RESUME
El presente proyecto fue realizado en IBM de Venezuela, en la unidad de consultora GBS
(Servicios globales de negocio). En l se desarroll la configuracin del mdulo MM (Gestin
de Materiales) del sistema SAP R/3 (Sistema de planificacin de empresas basado en una
arquitectura cliente-servidor) para una industria de alimentos ficticia (Alimentos SSA). Para
realizar este proyecto se sigui la metodologa de IBM llamada Assendant SAP (SAP
ascendente), adaptada al caso de desarrollo, puesto que no es una implantacin real. Se realiz el
levantamiento de informacin para la industria de alimentos, para luego construir una gua de
negocios donde se describe el modelo del negocio y se proponen las vistas de la aplicacin
necesarias a desarrollar en un caso real. La configuracin del mdulo se inicia con la definicin
de la estructura organizativa de la empresa, en esta etapa se involucran otros mdulos que
conforman tambin esa estructura. A la par de las configuraciones se realiz una gua de
replicacin donde se describen los procedimientos de la configuracin. Finalmente se desarrollan
los escenarios de prueba, donde se comprueba la correcta realizacin de las configuraciones. Se
presentan tres apndices que contienen extractos de los documentos generados a lo largo del
proyecto.
Palabras clave: SAP R/3, Gestin de materiales, Alimentos.
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DICE GEERAL
DICE GEERAL ...................................................................................................................... V
DICE DE TABLAS .............................................................................................................. VIII
DICE DE FIGURAS ............................................................................................................... IX
LISTA DE ABREVIATURAS ...................................................................................................... X
ITRODUCCI ......................................................................................................................... 1
Justificacin del Problema ........................................................................................................... 1
Antecedentes ................................................................................................................................ 2
Planteamiento del Problema ........................................................................................................ 2
Objetivos Generales ..................................................................................................................... 2
Objetivos Especficos .................................................................................................................. 3
CAPTULO 1 ................................................................................................................................. 4
ETORO EMPRESARIAL ...................................................................................................... 4
1.1 IBM Corporacin ................................................................................................................... 4
1.1.1 Misin .............................................................................................................................. 4
1.1.2 Visin ................................................................................................................................. 5
1.2 IBM en Venezuela ................................................................................................................. 5
1.2.1 Estructura Organizativa ...................................................................................................... 5
1.2.2 Servicios Globales de Negocios ......................................................................................... 6
Misin ...................................................................................................................................... 6
1.2.3 Ubicacin del pasante ......................................................................................................... 8
CAPTULO 2 ................................................................................................................................. 9
MARCO TERICO ...................................................................................................................... 9
2.1 Gestin de Materiales ............................................................................................................ 9
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2.2 ERP ...................................................................................................................................... 10
2.3 SAP R/3 ............................................................................................................................... 12
2.3.1 Arquitectura del Sistema .................................................................................................. 13
2.3.2 Ambientes ......................................................................................................................... 14
2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3 ....................................................................................... 15
CAPTULO 3 ............................................................................................................................... 19
MARCO METODOLGICO .................................................................................................... 19
3.1 Ascendant SAP .................................................................................................................... 19
3.2 Fases de Ascendant SAP ..................................................................................................... 19
3.2.1 Evaluacin ........................................................................................................................ 20
3.2.2 Preparacin del Proyecto .................................................................................................. 21
3.2.3 Gua de Negocios ............................................................................................................. 21
3.2.4 Realizacin ....................................................................................................................... 22
3.2.5 Preparacin final ............................................................................................................... 22
3.2.6 Salida en produccin y soporte ......................................................................................... 23
3.2.7 Sostener ............................................................................................................................ 23
CAPTULO 4 ............................................................................................................................... 25
PROCEDIMIETO EXPERIMETAL .................................................................................. 25
4.1 Fase de preparacin del proyecto. ....................................................................................... 25
4.1.1 Introduccin a IBM .......................................................................................................... 25
4.1.2 Introduccin a SAP R/3 .................................................................................................... 25
4.1.3 Rplicas en SAP ............................................................................................................... 28
4.2 Fase de gua de negocios ..................................................................................................... 28
4.2.1 Levantamiento de informacin ......................................................................................... 29
4.2.1.1 Ciclo de Procura ............................................................................................................ 29
4.2.2 Modelo de Empresa .......................................................................................................... 31
4.2.3 Lineamientos de la empresa ............................................................................................. 31
4.2.4 Vistas de negocio .............................................................................................................. 32
4.2.4.1 Vista Logstica ............................................................................................................... 32
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4.2.4.2 Gestin de Materiales .................................................................................................... 33
4.2.5 Desarrollo de la Gua de Negocio de Gestin de Materiales. ........................................... 34
4.2.5.1 Registro de Datos Maestros ....................................................................................... 34
4.2.5.2 Administracin de Pedidos ........................................................................................ 35
4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales .................................................................................... 35
4.2.5.4 Contratar Servicios .................................................................................................... 36
4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes ......................................................................... 36
4.3 Fase de realizacin y preparacin final ............................................................................... 36
4.3.1 Configuracin del modelo ................................................................................................ 37
4.3.1.1 Estructura de la Empresa ........................................................................................... 37
4.3.2 Reportes de MM ............................................................................................................... 40
4.3.3 Escenarios de Prueba ........................................................................................................ 43
Escenario 1: Solicitud de pedidos de materiales. .................................................................. 43
Escenario2: Peticin de oferta, procesamiento de informacin y comparacin. ................... 43
Escenario 3: Procesar pedido y contrato marco..................................................................... 43
Escenario 4: Recepcin del pedido. ....................................................................................... 44
COCLUSIOES Y RECOMEDACIOES ........................................................................ 45
REFERECIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................................... 46
APDICE A .............................................................................................................................. 47
APDICE B ............................................................................................................................... 55
APDICE C .............................................................................................................................. 60
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viii
DICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP.12
Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados .32
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DICE DE FIGURAS
Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela. ............................................................ 6
Figura 2.01 Arquitectura cliente-servidor de tres capas. ............................................................... 13
Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3 ............................................................................. 15
Figura 3.01 Etapas bsicas del mtodo de implementacin Ascendant. ....................................... 20
Figura 3.02 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta. ............................................................... 24
Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin. ........................................................ 26
Figura 4.02 Pantalla de inicio de acceso fcil. .............................................................................. 27
Figura 4.03 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales................................................ 30
Figura 4.04 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 ................................................................ 34
Figura 4.05 Sociedad de Alimentos SSA y sus caractersticas...................................................... 38
Figura 4.06 Centros logsticos de Alimentos SSA. ....................................................................... 38
Figura 4.07 Almacenes definidos y asignados a un centro logstico. ............................................ 39
Figura 4.08 Centro de coste para el centro logstico de Valencia. ................................................ 40
Figura 4.09 Pasos a seguir para la creacin de reportes de compras. ............................................ 41
Figura 4.10 Reporte de compras para el centro logstico de Valencia (AL01). ............................ 42
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LISTA DE ABREVIATURAS
IBM International Business Machines (Mquinas de Negocio Internacional)
GBS Global Business Services (Unidad de Servicios de Negocios Globales)
ERP Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificacin de los Recursos de la
Empresa)
SAP Sistems, aplications, products (sistemas, aplicaciones y productos)
MM Mdulo de Gestin de Materiales
PP Mdulo de Planificacin de la Produccin
HR Mdulo de Recursos Humanos
FI Mdulo de Finanzas
CO Mdulo de Contabilidad
IS Solucin de Industria
MRP Material request planification (Planificacin de requerimientos de materiales)
S&C Estrategia y cambio
CRM Administracin de las relaciones con los clientes
HCM Administracin de capital humano
SCM Administracin de la cadena de suministros
AS Servicios de aplicaciones
IT Tecnologa de informacin
DV Ambiente de desarrollo de SAP
xi
xi
QA Ambiente de calidad de SAP
PR Ambiente productivo de SAP
RICE Reportes, interfaces, conversiones, ampliaciones
SAP GUI Interfaz de acceso a SAP R/3
1
ITRODUCCI
En esta seccin se presenta la problemtica actual de las industrias a nivel mundial, se
menciona especficamente el sector que se desarrolla en el proyecto, que es el de alimentos. Bajo
las condiciones expuestas, se presentan las soluciones que han surgido para agregar valor a las
empresas. Dentro de estas soluciones, se encuentra la utilizada a lo largo de la pasanta.
Justificacin del Problema
La industria de alimentos siempre ha tenido y tendr una demanda segura en el mercado,
debido a la naturaleza humana y al crecimiento de la poblacin mundial. Este sector es vital en la
industria y no dejar de ser uno de los ms importantes, con la ventaja de necesitar innovacin
tanto en los productos como en los procesos. Adems, en este sector de la industria existe una
amplia gama de posibles productos a ofertar.
En el ambiente empresarial mundial, las compaas se encuentran en crecimiento continuo,
buscando agregar valor a sus procesos y productos. Por esta razn las empresas en constante
competencia utilizan las innovaciones tecnolgicas para darle valor a su negocio.
En la bsqueda constante de las empresas por mejorar y ser lderes en el mercado, los avances
tecnolgicos han sido un punto clave. El internet ha mejorado la comunicacin dentro y fuera de
la empresa, fortaleciendo lazos en la cadena de suministro y facilitando su buen funcionamiento.
A lo largo del tiempo han salido al mercado nuevos sistemas de informacin que facilitan los
procesos; entre estos sistemas se encuentra SAP (sistema de planificacin de empresas) el cual
posee una estructura modular integrada abarcando casi todas las reas de la empresa.
SAP est dirigido a cualquier tipo de empresa, incluyendo el sector de alimentos. La
implementacin de este sistema en una empresa tiene una estructura bsica, la cual se moldea a
partir de los requerimientos de la empresa.
En el departamento que se trabaj se busca crear guas de configuracin de SAP enfocadas a
diferentes sectores o tipos de empresa que sirvan como modelos a seguir en el momento de
trabajar con un cliente; por este motivo surge la necesidad de crear guas de configuracin para
una empresa de alimentos ficticia. Por ser SAP una herramienta tan completa, resulta muy difcil
conocer y manejar todos los mdulos; debido a esto la configuracin est enfocada para uno solo.
2
Al conocer la necesidad de consultores especializados en el mdulo de Gestin de Materiales, y
la relacin del pasante con esta rea, se asign el proyecto.
Antecedentes
En el departamento de GBS (Servicios Globales de Negocios), se han realizado proyectos de
implantacin de SAP, sistema de planificacin de empresas, para diferentes industrias. La
mayora de los proyectos realizados anteriormente son enfocados a un modelo de industria
petrolera, debido a que es el sector productivo ms grande en el pas.
Planteamiento del Problema
Es una necesidad constante para las empresas la bsqueda de mejorar sus procesos, reducir
costos, minimizar tiempos, aumentar eficiencia y eficacia, entre otros. En esta bsqueda han
surgido tecnologas de informacin que contribuyen a mejorar los procesos de negocio en las
empresas. El sistema SAP es uno de los ms conocidos de los sistemas de planificacin
empresarial, que integran las reas de la empresa y renen la informacin en una sola base de
datos compartida, reduciendo las redundancias en el sistema.
Actualmente las empresas de diferentes sectores estn implementando SAP, la industria de
alimentos es muy grande y necesita automatizar sus procesos y reducir sus costos, an ms en un
entorno de crisis. El departamento de GBS que ofrece implantar la solucin SAP a las industrias,
el tener una plantilla modelo especfica para una industria que permita conocer ms del sector y
guiar la implantacin, le facilita la consultora a la empresa y llegar al cliente con una idea creada
de lo que se quiere.
Objetivos Generales
Crear un modelo de negocios y desarrollar las configuraciones necesarias, para la gestin de
materiales de una empresa ficticia de produccin y distribucin de alimentos en el sistema
modular SAP R/3 (sistema de planificacin de recursos de la empresa basado en la arquitectura
cliente/servidor). Para esto se trabajar en el mdulo del manejo de materiales de SAP (MM).
3
Objetivos Especficos
Conocer y aprender el funcionamiento del sistema SAP R/3.
Conocer los procesos de negocios asociados al manejo de materiales en la industria de
alimentos.
Construir una gua de negocios para la empresa de alimentos, que incluya las vistas de
SAP que se pueden aplicar en la empresa.
Conocer y aplicar la metodologa ASAP (SAP ascendente).
Configurar, para una empresa ficticia, el mdulo MM de SAP.
Construir una gua de replicacin de las configuraciones a realizar.
Realizar las pruebas de la configuracin.
Presentar el proyecto.
En base a las necesidades que presenta la industria de alimentos y a las dimensiones de la
misma, se construye una gua de apoyo para futuras implementaciones de SAP en esta rea.
Siguiendo una metodologa predeterminada y con los objetivos definidos, se procedi a realizar
las actividades planificadas para el proyecto.
4
CAPTULO 1
ETORO EMPRESARIAL
En este captulo se menciona el inicio de la empresa en la que se realiz el proyecto, la cual
surge en otro pas y, en su bsqueda de crecimiento llega a Venezuela. Se presenta su filosofa
empresarial y su estructura organizacional en el pas. Se profundiza en las funciones y reas de la
unidad de negocios GBS (servicios globales de negocios), donde se llev a cabo la pasanta.
1.1 IBM Corporacin
La corporacin de IBM tiene su origen en el momento en que nace la industria de
procesamiento de datos, en este momento ocurre la fusin entre la International Time Recording
Co., Computing Scale Company y la Tabulating Recording Co. En el ao 1942 Thomas J.
Watson, ubicado en la gerencia general de la empresa, la reorganiza bajo el nombre de
International Business Machines (IBM) [1].
Actualmente, IBM una de las empresas lderes en las soluciones de tecnologa de informacin
a nivel mundial. Se encuentra presente en 170 pases alrededor del mundo.
1.1.1 Misin
En IBM nos esforzamos por ser lderes en la creacin, desarrollo y fabricacin de soluciones de
tecnologa avanzada de informacin, incluyendo sistemas de computacin, software, servicios de TI,
consultora, dispositivos de almacenamiento y microelectrnica. Ayudamos a nuestros clientes a lograr
sus objetivos proveyendo soluciones de negocio y de tecnologa de informacin [1].
5
1.1.2 Visin
Identificar necesidades del mercado y desarrollar respuestas tecnolgicas de la mejor calidad y
nivel de servicio. Ofrecer precios competitivos y esforzarnos en mejorar la satisfaccin de los
clientes, empleados, proveedores, asociados y de las comunidades donde operamos.[1]
1.1.3 Valores
Dedicacin al xito de cada uno de nuestros clientes.
Innovacin relevante para nuestra compaa y para el mundo.
Confianza y responsabilidad personal en todas las relaciones.
1.2 IBM en Venezuela
En Venezuela, IBM se fund el 18 de enero de 1938 con el nombre de Compaa Annima
Watson de Mquinas Comerciales. En esta primera versin de la empresa, se comercializaban
relojes de oficina, mquinas de contabilidad y fechadores, todos los productos que vendan eran
manufacturados por International Business Machines. A partir del ao 1947, se cambia el
nombre a IBM de Venezuela S.A. y es con este nombre que la empresa se consolida y crece
progresivamente, actualmente tiene 70 aos en el pas.
1.2.1 Estructura Organizativa
La estructura organizativa de IBM tiene cuatro grandes divisiones: Industrias, Marcas, Rutas y
Soporte. Las marcas de IBM y tiene tres divisiones principales o marcas: el rea de software,
rea de hardware y el rea de servicios (IGS). Dentro del rea de servicios existen cuatro
divisiones que operan independientes, Global Business Services (GBS) es la ms grande de estas
cuatro. En la figura 1.01 se puede apreciar en mayor detalle, la estructura mencionada.
6
Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela [1].
1.2.2 Servicios Globales de egocios
Misin
Ayudar a nuestros clientes con los procesos de negocio, aportando nuestra experiencia en la industria y
un profundo conocimiento de soluciones tecnolgicas que le permitirn conocer temas especficos de la
industria y adquirir la habilidad para disear, construir y ejecutar esas soluciones, logrando as el valor
principal del negocio.[1]
GBS, por sus siglas en ingls, ofrece a sus clientes diversos servicios de consultora que aportan
valor a las empresas clientes, estos se presentan a continuacin [1]:
Ayudar a integrar las estrategias de negocios y tecnologa, alineando los procesos,
aplicaciones e infraestructura;
Colaborar con la transformacin de la manera en que trabaja su personal, elevando el
valor que pueden brindar al negocio;
7
Optimizar sus procesos financieros de negocios, mediante transacciones ms
eficientes;
Llegar ms rpido al mercado, a travs de la mejora de operaciones y una cadena de
suministros ms gil y de colaboracin entre su empresa y sus proveedores;
Optimizar la relacin con sus clientes y aumentar sus ingresos para generar clientes
ms leales a su empresa;
Lograr transformar su negocio y reducir costos, enfocndose en lo que diferencia a su
empresa;
Mejorar sus capacidades IT (tecnologa de informacin), optimizando la gestin de
sus aplicaciones e integracin de sus sistemas.
Estos servicios son administrados en diversas reas que conforman el departamento, estas reas
son:
Estrategia y Cambio (S&C): Ayuda a los clientes a transformar sus empresas y
operaciones.
Administracin de las relaciones con los clientes (CRM): Ayuda a los clientes a reducir
costos y a optimizar la fidelidad y satisfaccin de ellos, as como su rentabilidad.
Administracin financiera: Ayuda a los gerentes del rea financiera a implementar la
transformacin de la empresa y de los procesos de gestin de contabilidad y finanzas, as
como optimizacin de procesos y soluciones tecnolgicas.
Administracin de Capital Humano (HCM): Se enfoca en ayudar a los clientes a obtener
ms de la gente, brindar espacios de trabajo dinmicos y mejorar la gestin de RRHH.
Administracin de la Cadena de Suministro (SCM): Es una unidad de consultora
mundial, que cubre mltiples industrias y combina capacidades y experiencias de IBM.
Aportan soluciones a todos los desafos en la cadena de suministros.
Innovacin en aplicaciones: Se concentra en brindar capacidades de integracin de
sistemas y desarrollo de aplicaciones de escala mundial a los clientes.
Servicios de Aplicaciones (AS): Es una serie de servicios que abarcan el ciclo de vida
completo, desarrollo, manejo, mantenimiento, soporte y gestin aplicadas a un amplio
rango de aplicaciones.
8
1.2.3 Ubicacin del pasante
La sede de IBM de Venezuela S.A. se encuentra ubicada en la ciudad Caracas, Avenida Ernesto
Blohm en urbanizacin de Chuao, Torre IBM. El proyecto de pasanta larga se realiz en la
unidad de negocios de GBS, IBM Global Business Services, en el rea de consultora de
negocios. El proyecto se realiz bajo el cargo de consultor junior, a lo largo de la pasanta se
adquieren conocimientos especializados en un mdulo de SAP que se aplican en el desarrollo de
la implementacin.
9
CAPTULO 2
MARCO TERICO
En este captulo se abarcan los conceptos principales de la gestin de materiales y el sistema
usado en la implementacin. Toda industria realiza una gestin de materiales, algunos no le dan
tanta importancia y otros buscan mejorarla. El segundo grupo toma en cuenta que el manejo de
materiales una de las reas de la empresa que genera ms costos, por esto invierten para mejorar
sus procesos.
Entre las soluciones que han surgido para la industria se encuentran los ERP (sistema de
planificacin de los recursos de la empresa), estos buscan integrar los procesos tanto internos
como externos del cliente. SAP R/3 (sistema de planificacin empresarial basado en la
arquitectura cliente/servidor) es uno de los sistemas ERP de mayor prestigio en el mercado, este
posee una estructura modular y gracias a esto se pudo realizar el proyecto en el rea de MM
(gestin de materiales).
2.1 Gestin de Materiales
A partir de 1970 el manejo de materiales se ocupo de un grupo de funciones especficas que
conforman el flujo de materiales en la empresa, entre las que se encuentran:
Compras y control interno de materiales.
Planificacin y control del trabajo en proceso.
Almacenamiento y distribucin.
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En la mayora de las empresas el aprovisionamiento o proceso de compra de materiales es el
costo ms alto que enfrentan, por esto es vital para ellas tener una estrategia de
aprovisionamiento que logre los objetivos y aumente su efectividad. [2]
En la actualidad las empresas se esfuerzan por aplicar polticas en el manejo de materiales, tales
como reducir inventario (el material en almacn no agrega valor) y producir en grandes
volmenes. En esta bsqueda de reducir costos surge la necesidad de tener proveedores flexibles
y de respuesta rpida a los requerimientos de la empresa.
Para realizar la evaluacin de los proveedores se toma en cuenta una serie de variables que
afectan a la empresa, esto se realiza en formatos de evaluacin, donde segn una escala
preestablecida se le da una puntuacin al proveedor y finalmente se procede a comparar. Hoy en
da existen sistemas que automatizan este proceso.
Para el sector de manufactura el flujo continuo sin almacenamiento es una situacin ideal de
reduccin de costos, puesto que todo el material que recibe la empresa es procesado, se convierte
en producto final y es directamente enviado a los clientes. Esto es muy difcil pues requiere que
las todos los procesos y operaciones se encuentren sincronizados, pero es ms factible con la
automatizacin de los procesos y con la implantacin de sistemas de informacin especializados
en el rea. [3]
2.2 ERP
Actualmente, las empresas que se encuentran en un ambiente competitivo no buscan ser
mejores que su competencia, stas se enfocan en encontrar los recursos o medios que generen
valor a sus procesos de negocio y por ende a su empresa para, de esta forma ser nicos en el
mercado. Esta estrategia ha llevado a las empresas a buscar una forma de integracin de las reas
que los conforman, de manera que se agregue valor a la comunicacin interdepartamental,
logrando con ello que se reduzcan tiempos, costos y si se puede la burocracia corporativa.
Los ERP son sistemas de planificacin de los recursos de la empresa, estos son una evolucin
del MRP que es un sistema de gestin de materiales. Este sistema de administracin ampla ese
concepto e integra la gestin todas las reas de la empresa, formando parte en la cadena de
suministros ya que interacta con clientes, proveedores, el manejo de inventario, planificacin de
11
la produccin, entre otros. Se entiende tambin que es adaptable o configurable a las necesidades
del cliente, esto hasta cierto punto en que el cliente se debe adaptar al sistema [2].
El sistema de planificacin de recursos es un concepto que se inici a partir de 1970, su objetivo
era brindar soluciones computarizadas para integrar y automatizar procesos de negocio a travs
de las oficinas internas de las compaas [4].
La idea de este nuevo sistema era que las empresas percibieran reduccin en los costos,
eficiencia en sus procesos y mejoras en las relaciones con los socios del negocio, tanto clientes,
como inversionistas, proveedores, entre otros. En la dcada de los 90 este sistema revolucion la
forma en que las empresas llevaban sus procesos de negocios [4].
El ERP facilita la toma de decisiones de los gerentes ya que unifica la informacin de todos los
departamentos; brindando as un punto de vista ms global, sin dejar de lado los detalles que se
quieran o deban tomar en cuenta.
Es muy comn que entre departamentos de una misma institucin existan conflictos, que poco a
poco dificulten la fluidez de los procesos cotidianos, el ERP logra romper las barreras creadas, ya
que automatiza muchos procesos, mejora la comunicacin, y en algunos casos se implementa el
flujo de trabajo donde las aprobaciones se realizan en lnea.
La implementacin del ERP no es algo trivial, ste afecta a cada rea que se desee integrar al
mismo. Se debe tomar en cuenta a cada persona afectada, puesto que normalmente se muestra
resistencia al cambio por la costumbre a los procedimientos practicados anteriormente. De esta
manera el cambio no es automtico, lleva tiempo y se debe capacitar al personal para realizar sus
tareas en un nuevo ambiente. Por otra parte, normalmente estos sistemas los utilizan las
medianas y grandes empresas debido a su alto precio.
Como se ha podido apreciar el ERP tiene ventajas y desventajas, depender de la empresa que
lo desee implantar el hacer la evaluacin de stas. En la Tabla 1.1 presentada a continuacin se
presentan puntualmente las ventajas y desventajas de este tipo de sistema.
12
Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP. [5]
Ventajas
CONSIGUE LA INTEGRACIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO, EL PROCESO DE PRODUCCIN Y EL ADMINISTRATIVO.
CREA UN SISTEMA DE BASES DE DATOS COMN.
PUEDE INCORPORAR PROCESOS MEJORADOS Y REDISEADOS: "LOS MEJORES PROCESOS".
AUMENTA LA COMUNICACIN Y LA COLABORACIN MUNDIAL.
AYUDA A INTEGRAR MLTIPLES SITIOS Y UNIDADES DE NEGOCIOS.
EL NCLEO DEL PAQUETE DE SOFTWARE SE CODIFICA EN EL ACTO.
PUEDE PROPORCIONAR UNA VENTAJA ESTRATGICA SOBRE LOS COMPETIDORES.
Desventajas
ES MUY CARO DE ADQUIRIR E INCLUSO MS COSTOSO DE PERSONALIZAR
SU IMPLANTACIN REQUIERE GRANDES CAMBIOS EN LA COMPAA Y EN SUS PROCESOS
ES TAN COMPLEJO QUE MUCHAS COMPAAS NO PUEDEN ACOMODARSE AL MISMO.
IMPLICA UN PROCESO CONTINUO DE IMPLEMENTACIN, QUE PUEDE NO COMPLETARSE NUNCA.
EXISTEN POCOS EXPERTOS EN ERP, LO QUE HACE DE LAS DOTACIONES DE PERSONAL UN PROBLEMA AADIDO.
Hay muchos tipos de ERP en el mercado actual, cada uno con su estructura y funcionalidad
propia. Entre ellos se encuentra el sistema SAP R/3, el cual se definir a continuacin.
2.3 SAP R/3
SAP, cuyas siglas significan sistema, aplicacin y producto; es una compaa alemana creada
por cinco ex empleados de IBM (mquinas de negocio internacionales). Estas personas
compartan una visin y con esto crearon una aplicacin que tomara en cuenta diferentes
actividades de negocios. Su meta fue crear una solucin completa para todos los procesos de
negocios de una empresa y que se desarrollara en tiempo real. De esta idea surgi la primera
versin de SAP en 1972, en poco tiempo se fue mejorando esta versin y se consolid la empresa
que ahora se encuentra entre las mejores de solucin ERP.
En principio este sistema estaba dirigido a grandes empresas, debido a su alto costo; pero
actualmente SAP ha ampliado sus horizontes creando soluciones especficas y estndar para
diferentes tipos de empresas, logrando as que la pequea y mediana industria pueda implementar
este sistema en sus organizaciones.
2.3.1 Arquitectura del Sistema
El sistema SAP tiene una arquitectura
capas, en la figura 2.01 se aprecian los niveles y sus interacciones,
continuacin [4].
Figura 2.01 Arquitectura cliente
Primer Nivel: Est c
datos y la red.
Segundo Nivel: Repre
Sistema SAP R/3 y el primer nivel.
Tercer Nivel: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicacin R/3
y sus funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede
a todas las funcionalidades a travs de transacciones.
En la arquitectura de SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener
claras. Las ms importantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las
transacciones son una definicin importante por el simple hecho de que el sistema de SAP debe
ser visto como un sistema de procesamiento de transacciones de negocio.
Transaccin: es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se
tareas necesarias.
Arquitectura del Sistema
El sistema SAP tiene una arquitectura de cliente/servidor, este tipo de arquitectura es de tres
se aprecian los niveles y sus interacciones, las cuales se explicarn a
1 Arquitectura cliente-servidor de tres capas [elaboracin propia
: Est conformado por el sistema de operacin, el m
Segundo Nivel: Representa el middleware, que viene siendo el componente interfaz entre
Sistema SAP R/3 y el primer nivel.
Tercer Nivel: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicacin R/3
funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede
funcionalidades a travs de transacciones.
SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener
portantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las
transacciones son una definicin importante por el simple hecho de que el sistema de SAP debe
ser visto como un sistema de procesamiento de transacciones de negocio.
es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se
13
este tipo de arquitectura es de tres
las cuales se explicarn a
[elaboracin propia].
onformado por el sistema de operacin, el manejador de base de
el componente interfaz entre
Tercer Nivel: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicacin R/3
funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede
SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener
portantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las
transacciones son una definicin importante por el simple hecho de que el sistema de SAP debe
ser visto como un sistema de procesamiento de transacciones de negocio.
es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se realizan las
14
Las transacciones son operaciones que permiten que los usuarios realicen cambios a la base de datos.
Todo el flujo de datos que fluye a travs de los mdulos de la aplicacin es ejecutada usando las
transaccionesLa base de datos no va a ser actualizada hasta que la transaccin haya terminado. Para
mantener la consistencia, si la transaccin no se ha terminado, todos los cambios realizados todava son
reversiblesEn el sistema varios usuarios tienen la facilidad de acceder a la misma informacin, por esto,
para que la transaccin sea consistente, existe un mecanismo de bloqueo durante el tiempo que tome
procesar la transaccin. Todas las transacciones en el sistema SAP R/3 se encuentran asociadas a un
cdigo de transaccin. Una forma rpida y til de moverse a travs del sistema es escribiendo el cdigo
de la transaccin directamente en el campo de comando. [4]
En el caso del mandante, este es uno de los campos que se deben completar para poder entrar
en la aplicacin, por esto es necesario conocer su definicin en SAP, expuesto a continuacin:
El mandante es definido como una unidad legal y organizacionalmente independiente dentro del sistema
de SAP R/3; por ejemplo un grupo de compaa, una unidad de negocios, o una corporacin. Al hacer una
implementacin, luego de instalar el sistema una de las primeras cosas que se debe hacer es copiar uno de
los mandantes estndar incluidos en el paquete. Con estos se pueden hacer pruebas, entrenamiento o se
puede comenzar una configuracin real. SAP viene con tres mandantes estndar, el 000, 001 y el 066,
cada uno de ellos para diferentes finesSAP tiene herramientas que permiten crear, copiar, transferir,
borrar y comparar mandantes. [4]
Datos Maestra
Representan los principales registros en el sistema, estos pueden ser utilizados a travs de
diversas aplicaciones. Esta informacin se mantiene intacta por largos perodos de tiempo, y
se puede acceder a ella desde cualquier rea de la empresa. En MM en particular existe la data
maestra para materiales, proveedores y servicios.
2.3.2 Ambientes
SAP tiene tres diferentes ambientes de trabajo, cada uno de ellos tiene est orientado a un
usuario diferente. Los ambientes mencionados son:
Ambiente de Desarrollo (DV): este ambiente tambin es llamado caja de arena, puesto
que en l se realizan las pruebas y las configuraciones y se admiten errores. Este
ambiente es el primero que usan los consultores en la implantacin de SAP para un
cliente.
Ambiente de Calidad (QA):
configuraciones realizadas en el ambiente de desarrollo funcionen, este es un ambiente
limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado
se cree que no hay e
Ambiente Productivo (PR):
diario, este se actualiza
que trabajan los usua
primero por los otros dos ambientes.
2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3
Esta solucin empresarial
procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura
los segmentos de SAP son representados
estos interactan con la base de datos central y entre s.
Figura
En la figura 2.02 se puede apreciar los distintos mdulos de SAP
de datos relacional antes mencionada;
la organizacin.
Ambiente de Calidad (QA): el ambiente de calidad es en el que se prueba que todas las
configuraciones realizadas en el ambiente de desarrollo funcionen, este es un ambiente
limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado
se cree que no hay errores. En QA se verifica la calidad de la configuracin.
Ambiente Productivo (PR): este ambiente es el que utilizan los usuarios del cliente a
se actualiza constantemente y se puede decir que es el sistema real o con el
que trabajan los usuarios en vivo. Por esto si se realizan configuraciones deben pasar
primero por los otros dos ambientes.
Estructura Modular de SAP R/3
Esta solucin empresarial integra todas las reas de la organizacin, mejorando las relaciones,
procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura
los segmentos de SAP son representados de forma modular como se muestra en la figura
estos interactan con la base de datos central y entre s.
Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3.
se puede apreciar los distintos mdulos de SAP, estos se ubican
de datos relacional antes mencionada; cada uno de esos mdulos gestion
15
el ambiente de calidad es en el que se prueba que todas las
configuraciones realizadas en el ambiente de desarrollo funcionen, este es un ambiente
limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado la configuracin en DV y
rrores. En QA se verifica la calidad de la configuracin.
este ambiente es el que utilizan los usuarios del cliente a
y se puede decir que es el sistema real o con el
rios en vivo. Por esto si se realizan configuraciones deben pasar
integra todas las reas de la organizacin, mejorando las relaciones,
procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura general y
de forma modular como se muestra en la figura 2.02,
.
, estos se ubican sobre la base
da uno de esos mdulos gestiona las tareas de un rea de
Para implantar SAP no es necesario utilizarlas todas, se implementan las que el cliente
considere necesarias para su
presentan los principales mdulos
FI (Finanzas): En este mdulo se maneja
empresa. Sus sub-mdulos son:
cobrar, contabilidad de costos,
SD (Gestin de Ventas y Distribucin):
que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas
manejan los registros de los
la parte de distribucin se maneja el
transporte y hacer seguimiento a los envos.
ejecucin de transportes, y s
HR (Recursos Humanos):
nmina, gestin de personal, contrataciones. Sus sub
de personal, desarrollo de personal, y
PP (Planificacin de la Producci
planificacin de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o
servicio. Los sub-mdulos de PP son: c
frmulas, aseguramiento de calidad y g
MM (Gestin de Materiales): Este
empresa, todo lo relacionado con inventarios y proveedores. En este mdulo se
configuran los materiales y sus proveedores, pero antes de esto tambin se debe
definir toda la estructura de la empresa; desde los
almacenes. Los sub-mdulos de
almacenes y gestin de compras.
El proyecto de pasanta se desarroll en el mdulo de materiales en particular, por esto a
continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones.
todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el
almacenes, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumo
Para implantar SAP no es necesario utilizarlas todas, se implementan las que el cliente
para su negocio, que en algunos casos son todas.
presentan los principales mdulos, del sistema [4].
En este mdulo se maneja toda la contabilidad y las finanzas de la
mdulos son: contabilidad general, cuentas por pagar,
ontabilidad de costos, administracin de activos y gestin de contratos.
Gestin de Ventas y Distribucin): En el se registra y maneja todo lo que tiene
que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas
manejan los registros de los clientes y se gestionan las rdenes de los mismos. Por
la parte de distribucin se maneja el tipo de envo, se puede definir una estrategia de
transporte y hacer seguimiento a los envos. Lo sub-mdulos de SD son:
ejecucin de transportes, y sistema de informacin de logstica.
(Recursos Humanos): Este Mdulo trabaja con todo lo relacionado con
personal, contrataciones. Sus sub-mdulos son: administr
esarrollo de personal, y nmina.
(Planificacin de la Produccin): Este mdulo de logstica gestiona la
de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o
mdulos de PP son: control y mantenimiento de planta,
frmulas, aseguramiento de calidad y gestin de medio ambiente.
(Gestin de Materiales): Este mdulo maneja una parte de la logstica de la
empresa, todo lo relacionado con inventarios y proveedores. En este mdulo se
configuran los materiales y sus proveedores, pero antes de esto tambin se debe
definir toda la estructura de la empresa; desde los centros logsticos y sus respectivos
mdulos de MM son gestin de inventarios,
estin de compras.
El proyecto de pasanta se desarroll en el mdulo de materiales en particular, por esto a
continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones.
todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el
, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumo
16
Para implantar SAP no es necesario utilizarlas todas, se implementan las que el cliente
negocio, que en algunos casos son todas. A continuacin se
s finanzas de la
tas por pagar, cuentas por
estin de contratos.
En el se registra y maneja todo lo que tiene
que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas se
clientes y se gestionan las rdenes de los mismos. Por
tipo de envo, se puede definir una estrategia de
mdulos de SD son: logstica y
o lo relacionado con
dministracin
de logstica gestiona la
de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o
ontrol y mantenimiento de planta, gestin de
mdulo maneja una parte de la logstica de la
empresa, todo lo relacionado con inventarios y proveedores. En este mdulo se
configuran los materiales y sus proveedores, pero antes de esto tambin se debe
centros logsticos y sus respectivos
estin de inventarios, gestin de
El proyecto de pasanta se desarroll en el mdulo de materiales en particular, por esto a
continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones. Este mdulo trabaja con
todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el control de inventario y
, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumos
17
necesarios la planta no produce. Por esta razn este mdulo de logstica es de vital importancia
para la empresa y se debe llevar cuidadosamente y a la par de las necesidades de produccin.
La seccin de compras tiene un rango muy completo de operaciones, entre ellas estn: peticin
de oferta, limites de necesidades, comparacin de precios de proveedores, evaluacin de
proveedores, estatus y seguimiento de la orden, y muchos ms. Gracias a estas herramientas el
departamento de procura de la empresa puede realizar sus tareas de manera automatizada y con
mayor eficiencia.
El manejo del inventario es una herramienta muy til para la planificacin de la produccin y
tambin permite a los usuarios, comparar los materiales que han sido ordenados o requeridos y
los que ya han sido recibidos. Esta seccin tiene relacin directa con las reas de compras y de
calidad de la produccin, por lo que debe haber una retroalimentacin entre ellos y la
informacin brindada debe ser confiable.
En cuanto a la seccin de los almacenes se pueden manejar estructuras complejas de almacenes,
las diversas reas destinadas a ello, y las rutas de transporte. En particular est muy relacionado
con el mdulo de ventas y distribucin y con el manejo de inversin del capital.
En MM tambin se pueden realizar las tareas de verificacin de las facturas, esta rea se
relaciona directamente con los mdulos de contabilidad y de control para as controlar los
movimientos de los materiales y evitar realizar pagos innecesarios o ms caros de lo que se
quiere.
IS (Soluciones especficas por industria): Este mdulo busca satisfacer los requerimientos
especficos de la empresa que implanta el sistema, clasificando estas soluciones por sector de la
industria. Estas soluciones se encuentran como transacciones extra en los mdulos bsicos de
SAP mencionados anteriormente. A continuacin se listan todas las soluciones especficas.
SAP aeroespacial y defensa.
SAP para banca.
SAP para productos de consumo.
SAP para el manejo de almacenes.
SAP para defensa y seguridad.
SAP para ingeniera, construccin y operaciones.
18
SAP para proveedores de servicios financieros.
SAP para la salud.
SAP para los medios de comunicacin.
SAP para educacin superior e investigacin.
SAP para alta tecnologa.
SAP para seguros.
SAP para minera.
SAP para combustible y gas.
SAP para servicios profesionales.
SAP para el sector pblico.
SAP para la venta al por menor.
SAP para la venta y distribucin al por mayor.
SAP para telecomunicaciones.
19
CAPTULO 3
MARCO METODOLGICO
A continuacin se presenta la metodologa ascendente SAP (sistema de planificacin de
recursos empresariales), utilizada por IBM (empresa de mquinas de negocios internacionales) en
las implantaciones del sistema en los clientes. Esta metodologa es adaptada para el proyecto,
puesto que ste se realiza para un modelo de empresa y no se tiene un cliente real.
3.1 Ascendant SAP
El mtodo de implementacin ascendant (ascendente) de SAP est basado en ASAP (SAP
acelerado), la metodologa que utiliza la empresa SAP para implementar su producto en el
cliente. IBM aadi las etapas de evaluacin y soporte para apoyar la direccin estratgica del
mercado de IBM en las prcticas de SAP. Tambin aadi suplementos, que se alinean con la
estrategia de mercado de IBM, a las fases existentes.
3.2 Fases de Ascendant SAP
La metodologa ascendant tiene siete fases, las cuales se deben realizar en el orden
especificado, estas fases se llevan a cabo gracias a un balance entre la gente que conforma los
equipos de trabajo, los procesos establecidos, el conocimiento y la tecnologa disponible. A
continuacin se explicarn las etapas de la metodologa, las cuales son presentadas en la Figura
3.01.
Figura 3.01 Etapas bsicas del mt
3.2.1 Evaluacin
En esta fase de la metodologa
requerimientos del cliente, y con esto
va a presentar al cliente. Lo que se bu
proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa
A lo largo de esta fase se definirn, el plan
implementacin y los recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Se
formalizan los objetivos, el tiempo previsto y el presupuesto necesario.
Las actividades especficas q
Evaluacin actual.
Alcance del proyecto y estudio de factibilidad.
Alineacin de la estrategia y planificacin del proyecto.
Caso de negocio y beneficios del proyecto.
Chequeo de Calidad.
1 Etapas bsicas del mtodo de implementacin ascendente
e la metodologa ascendant el equipo de trabajo de IBM
del cliente, y con esto coordinar actividades para desarrollar la
Lo que se busca en esta etapa es desarrollar o establecer el alcance del
proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa
A lo largo de esta fase se definirn, el plan del proyecto de alto nivel, la estrategia a seguir en la
implementacin y los recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Se
formalizan los objetivos, el tiempo previsto y el presupuesto necesario. [
Las actividades especficas que se realizan en esta fase se presentan a continuacin:
Alcance del proyecto y estudio de factibilidad.
Alineacin de la estrategia y planificacin del proyecto.
Caso de negocio y beneficios del proyecto.
Chequeo de Calidad.
20
odo de implementacin ascendente [6].
el equipo de trabajo de IBM debe evaluar los
para desarrollar la propuesta que se le
sca en esta etapa es desarrollar o establecer el alcance del
proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa.
del proyecto de alto nivel, la estrategia a seguir en la
implementacin y los recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Se
[7]
ue se realizan en esta fase se presentan a continuacin:
21
3.2.2 Preparacin del Proyecto
El objetivo de esta fase es realizar la planificacin del proyecto de forma y establecer el
alcance, ambos de forma muy detallada; en l tambin se define el equipo de trabajo que va a
estar en el proyecto. Por otra parte tambin se deben refinar o mejorar los documentos creados
en la fase previa.
El equipo que se escogi deber establecer en esta fase, cmo se van a organizar, qu mtodos
van a utilizar y deben crear la estrategia a seguir que debe estar alineada con la que se present en
la evaluacin [7].
Para esta fase sus actividades especficas son:
Planificacin del proyecto inicial.
Procedimientos del proyecto.
Planificacin de los requerimientos tcnicos.
Inicio del proyecto.
Chequeo de calidad.
3.2.3 Gua de egocios
La gua de negocios tambin llamada business blueprint, es una descripcin detallada de los
requerimientos del cliente en sus respectivos procesos de negocio. Esta descripcin es construida
en base a diferentes modelos que pueden o no estar a la disposicin del equipo de trabajo; el
modelo de referencia de SAP R/3, los modelos de industrias de IBM o el modelo de negocios
creado por el cliente [7].
Las actividades que se realizan en esta fase especficamente se presentan a continuacin:
Gua de negocios.
Entrenamiento del equipo de trabajo.
Estructura organizativa del negocio.
Definicin del proceso de negocio.
Desarrollo del ambiente del sistema.
Chequeo de calidad.
22
3.2.4 Realizacin
El objetivo de esta etapa de la metodologa es transformar los requerimientos de los procesos de
negocio establecidos en la fase anterior en un sistema aprobado y en funcionamiento.
Existen cuatro equipos, los cuales se distribuyen el trabajo segn su funcin. El equipo del
proceso de negocio va a realizar las configuraciones bsicas del proceso de negocio y organiza el
prototipo; el equipo tcnico finaliza el prototipo y los requerimientos des sistema de produccin;
el equipo de desarrollo del sistema se encarga de crear todas las conversiones, interfaces entre
otras tareas, y finalmente el equipo de gestin de cambio se encarga de identificar y expresar
todos los cambios que van a ser necesarios para lograr los beneficios del negocio [7].
Para esta fase se realizaron diversas actividades que se muestran a continuacin:
Entrenamiento del equipo de trabajo.
Configuracin base y final.
Desarrollo de RICE (reportes, interfaces, conversiones, ampliacin)
Gestin o administracin del sistema.
Se construye el material de entrenamiento del usuario final.
Desarrollo de perfiles de seguridad.
Prueba final de integracin del sistema.
Chequeo de calidad.
3.2.5 Preparacin final
El propsito de esta fase es finalizar la preparacin del sistema productivo de SAP, incluyendo
el entrenamiento del usuario final, la administracin del sistema, entre otros. [7]
Las actividades especficas realizadas a lo largo de esta fase se mencionan a continuacin:
El sistema de produccin es creado, probado y asegurado.
Entrenamiento del usuario final.
Establecer el soporte tcnico.
23
Aprobacin gerencial para salida en produccin.
3.2.6 Salida en produccin y soporte
El objetivo de esta fase es realizar la transicin de un ambiente pre productivo a uno productivo
y estable. Las actividades que se realizan en esta fase son las siguientes:
Resolver los problemas crticos del proyecto.
Soporte de produccin.
Conclusin del proyecto.
3.2.7 Sostener
El objetivo de esta fase es verificar que el marco de trabajo es estable y que se puede mejorar el
desempeo del sistema luego de salir en produccin. El sistema est siendo continuamente
monitoreado para saber si se estn logrando las metas establecidas.
Revisin post implementacin.
Mejoras y apoyo.
3.2 Caso de desarrollo de la Pasanta
Se debe destacar que la metodologa ascendant es flexible y adaptable al proyecto que se este
desarrollando. Para el proyecto de pasanta se utiliz esta metodologa, adaptndola a las
necesidades del proyecto debido a que se trata de un modelo de industria y no un cliente en
particular. Por este motivo, se inici el proceso a partir de la fase de preparacin del proyecto;
las actividades realizadas varan por la misma razn.
Por la razn mencionada previamente, las fases utilizadas para la pasanta fueron los mostrados
en la Figura 3.02 que se presenta a continuacin.
Figura 3.02 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta
En la primera fase se realizaron
luego conocer SAP y hacer rpl
debe crear la gua de negocios para el sector en el que se va a
fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa fictici
etapa final se realizan las pruebas
2 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta [elaboracin propia]
primera fase se realizaron tres actividades macro, primero la introduccin a la emp
hacer rplicas de guas de configuracin de SAP. En la
gua de negocios para el sector en el que se va a realizar el proyecto. La siguiente
fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa fictici
las pruebas para verificar la configuracin.
24
[elaboracin propia].
actividades macro, primero la introduccin a la empresa,
de SAP. En la siguiente fase, se
realizar el proyecto. La siguiente
fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa ficticia. En la
25
CAPTULO 4
PROCEDIMIETO EXPERIMETAL
El procedimiento realizado est basado en la metodologa definida en el captulo anterior,
adaptada al proyecto por no ser una implementacin real. Se desarrollan cuatro etapas, la
preparacin del proyecto, la gua de negocios, la realizacin y preparacin final (las dos ltimas
se desarrollan en conjunto). En estas etapas se pasa desde la introduccin a la empresa hasta la
configuracin del modelo.
4.1 Fase de preparacin del proyecto.
4.1.1 Introduccin a IBM
En los primeros das de la pasanta se asisti a reuniones de introduccin a IBM (empresa de
mquinas internacionales de negocios), esto con el fin de conocer la empresa, su misin y visin,
las diferentes marcas que existen en Venezuela, conocer la organizacin de GBS por sus siglas en
ingles que significa servicios de negocios globales, que es el departamento en el que se realiz el
proyecto.
Se conocieron las instalaciones y se realizaron los trmites para tener acceso al lugar de trabajo
y para la asignacin del computador que se utiliz para realizar el proyecto.
4.1.2 Introduccin a SAP R/3
Luego de conocer a la empresa y el rea en el que se trabaj, se asisti a una reunin para los
nuevos pasantes en la que se dio a conocer qu es SAP R/3 (sistema de planificacin de los
recursos de empresas basado en arquitectura cliente/servidor)
sistema, la interfaz con el usuario
en el sistema. En la Figura
inicio de sesin en SAP R/3
Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP
En la Figura 4.01 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe
elegir al servidor al que se va a acceder, en este caso se elige la resaltada en la imagen debido a
que el de IBM a disposicin de los consultores de GBS.
la ventana donde se introduce el mandante, el nombre del usuario, la clave de acceso y la clave
del idioma a utilizar, para el espaol es es.
pantalla de inicio del sistema
recursos de empresas basado en arquitectura cliente/servidor) y la navegacin bsica en el
la interfaz con el usuario, el inicio del sistema y las herramientas bsicas para trabajar
igura 4.01 mostrada a continuacin se presenta la ventana para realizar el
inicio de sesin en SAP R/3 con el usuario creado para Roco Peralta.
Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin [elaboracin propia]
1 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe
elegir al servidor al que se va a acceder, en este caso se elige la resaltada en la imagen debido a
cin de los consultores de GBS. Al presionar el botn acceder se abre
la ventana donde se introduce el mandante, el nombre del usuario, la clave de acceso y la clave
del idioma a utilizar, para el espaol es es. Luego de introducir los datos requeridos aparece la
pantalla de inicio del sistema, sta se aprecia en la Figura 4.02.
26
y la navegacin bsica en el
, el inicio del sistema y las herramientas bsicas para trabajar
1 mostrada a continuacin se presenta la ventana para realizar el
[elaboracin propia].
1 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe
elegir al servidor al que se va a acceder, en este caso se elige la resaltada en la imagen debido a
Al presionar el botn acceder se abre
la ventana donde se introduce el mandante, el nombre del usuario, la clave de acceso y la clave
Luego de introducir los datos requeridos aparece la
Figura 4.02 Pantalla de inicio de acceso fcil
En la imagen se puede apreciar
programas en ambiente de Windows, debajo de sta, se encuentra una barra de botones estndar,
en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otro
de ttulo se encuentra la barra de botones de aplicaciones.
Se observa una barra de ttulo, que en este caso dice
Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las tr
sistema, esto se puede hacer de dos formas diferentes. La primera forma es utilizando el rbol que
se encuentra en la parte inferior de la ventana,
presionar la flecha a la izquierda de la pa
transaccin y no su clave.
blanco que se encuentra a
conoce el cdigo de la trans
Luego de presenciar la presentacin en la que
tener el equipo asignado para el proyecto,
acceso al servidor, que en
2 Pantalla de inicio de acceso fcil [elaboracin propia]
apreciar que el sistema tiene una barra de men similar a la de los
programas en ambiente de Windows, debajo de sta, se encuentra una barra de botones estndar,
en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otro
de ttulo se encuentra la barra de botones de aplicaciones.
Se observa una barra de ttulo, que en este caso dice SAP Easy Access
Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las tr
sistema, esto se puede hacer de dos formas diferentes. La primera forma es utilizando el rbol que
se encuentra en la parte inferior de la ventana, se despliegan las diferentes opciones luego de
presionar la flecha a la izquierda de la palabra. Se utiliza cuando se tiene el nombre
transaccin y no su clave. La otra opcin es utilizando el campo comando, es un espacio en
blanco que se encuentra al lado izquierdo del men de botones estndar,
la transaccin que se quiere utilizar.
Luego de presenciar la presentacin en la que se explica la navegacin bsica en SAP y
tener el equipo asignado para el proyecto, se instal SAP GUI, que es la interfaz para lograr el
acceso al servidor, que en este caso se encuentra ubicado en IBM. S
27
[elaboracin propia].
que el sistema tiene una barra de men similar a la de los
programas en ambiente de Windows, debajo de sta, se encuentra una barra de botones estndar,
en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otros. Debajo de la barra
SAP Easy Access, lo que significa
Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las transacciones en el
sistema, esto se puede hacer de dos formas diferentes. La primera forma es utilizando el rbol que
se despliegan las diferentes opciones luego de
e utiliza cuando se tiene el nombre de la
La otra opcin es utilizando el campo comando, es un espacio en
estndar, se utiliza cuando se
navegacin bsica en SAP y de
se instal SAP GUI, que es la interfaz para lograr el
este caso se encuentra ubicado en IBM. Se cre un usuario para el
28
pasante y a partir de ese momento se pudo explorar y conocer el sistema tomando en cuenta lo
aprendido en la reunin mencionada anteriormente.
4.1.3 Rplicas en SAP
Las rplicas en SAP son un tipo de entrenamiento y un mtodo de aprendizaje para conocer
ms a fondo cmo utilizar el sistema y qu cosas abarca ste. Se utilizan las llamadas guas de
configuracin de cualquier mdulo, aunque se recomienda empezar por el mdulo de finanzas
porque en l se configura informacin bsica del pas y de la empresa. Estas guas tienen una
descripcin detallada paso a paso de las configuraciones bsicas necesarias para un sector
particular de la industria.
El pasante debe replicar o seguir los pasos que la gua dice y de esta forma encuentra errores en
la gua, errores en su configuracin, conoce y se maneja mejor en el sistema. Para cualquiera de
estos casos o si se necesita apoyo, cualquier consultor de GBS se encuentra capacitado y en
disposicin para ayudar al pasante, y si no tiene la respuesta refiere al pasante a otro consultor
experto en el rea. Con esta actividad adems de ayudar al pasante, se mejoran y corrigen las
guas a medida que entra un nuevo pasante, manteniendo as una mejora continua de esta
herramienta de aprendizaje.
En esta etapa el pasante replic guas de los mdulos de finanzas (FI), planificacin de la
produccin (PP) y de gestin de materiales (MM). Las tres guas eran de una empresa ficticia en
un modelo de industria petrolero.
4.2 Fase de gua de negocios
En la etapa de la gua de negocios se investiga y se conocen los procesos de negocio que se
llevan a cabo en cliente, y con esto se busca satisfacer los requerimientos y las metas del mismo.
Con esta informacin y con el modelo de negocios de la industria o cliente, se puede saber cules
son las vistas de negocio que son necesarias para la implementacin. Extractos de este
documento se encuentra en el Apndice A, esto debido a la confidencialidad de la informacin.
29
En esta fase se realiz la gua de negocios para una empresa de alimentos ficticia, por lo que el
modelo de negocios que se cre tambin fue ficticio, esto debido a que no existe un cliente
especfico que pueda prestar esa informacin. El modelo se cre en base a informacin de
empresas de alimentos y a modelos de otros tipos de industria que se encuentran disponibles para
los consultores en IBM.
En este mdulo se llevan a cabo dos grandes procesos, el de inventario y el de procura. Para
este caso se profundiza en el de adquisicin de materiales o procura.
4.2.1 Levantamiento de informacin
Se puede decir que esta etapa es la primera del proyecto en s, puesto que es en la que se
comienza a investigar o levantar la informacin necesaria para el proyecto especfico. IBM
brinda un gran apoyo en esta fase, gracias a toda su plataforma de informacin en la red, los
llamados e-learnings (aprendizaje en lnea); con esto la red de IBM es un punto de apoyo clave
para obtener la informacin. Por otra parte, hay guas de negocios, en su mayora de industria
petrolera que sirvieron como modelo a seguir.
En una empresa de alimentos hay muchos procesos de negocios que se llevan a cabo a diario o
cada cierto tiempo, por esto se crearon diferentes vistas que pudieron abarcar la mayor parte de
estos procesos. El proyecto de pasanta se enfoca en la configuracin del mdulo de gestin de
materiales, por lo que se explicarn a continuacin el proceso de procura, que es el que se lleva a
cabo en el mdulo mencionado.
4.2.1.1 Ciclo de Procura
El ciclo de procura abarca todos los procesos de gestin de materiales en MM. En l se lleva a
cabo las compras de materiales, sean para el proceso de produccin o para otras necesidades de la
empresa, se involucra el departamento de compras, produccin, finanzas, entre otros. En la
Figura 4.03 se presenta el ciclo de procura.
Figura 4.03 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales
Se puede apreciar en la figura que el ciclo se inicia cuando se detecta una necesidad o
requerimiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de
requerimientos de materiales)
requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedo
basndose en rdenes de compras anteriores, contratos y presupuestos.
Si no se encuentra un proveedor,
suplidores registrados. Al recibir la informacin, el sistema y el
atributos, realizando as la evaluacin de
seleccionados.
A continuacin se puede crear la
requisicin. El estatus de
verifica el buen desarrollo del proceso
Para la llegada de los materiales,
el producto sean consistentes con lo que se
Llegada de Materiales
Verificacin de recibo
Proceso de pago
3 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales
Se puede apreciar en la figura que el ciclo se inicia cuando se detecta una necesidad o
imiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de
requerimientos de materiales) o del usuario que genera la requisicin de compra, u orden de
requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedo
basndose en rdenes de compras anteriores, contratos y presupuestos.
Si no se encuentra un proveedor, se puede generar un proceso para pedir ofertas a diversos
suplidores registrados. Al recibir la informacin, el sistema y el usuario comparan precios y otros
atributos, realizando as la evaluacin de estos, se envan cartas a los proveedores no
A continuacin se puede crear la orden de compra, en base al presupuesto y a la orden de
requisicin. El estatus de la orden se puede monitorear a travs del sistema, de este modo se
verifica el buen desarrollo del proceso.
la llegada de los materiales, estos se registran en el sistema y se chequea que la cantidad y
consistentes con lo que se pide en la orden. Luego de esto se realiza el chequeo
Determinacin de
Requerimientos
Determinacin de Proveedor
Seleccin y comparacin de
Proveedores
Procesamiento de la Orden
Monitoreo de la Orden de Compra
Llegada de Materiales
Verificacin de
Proceso de pago
30
3 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales [8].
Se puede apreciar en la figura que el ciclo se inicia cuando se detecta una necesidad o
imiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de
o del usuario que genera la requisicin de compra, u orden de
requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedores para el material,
basndose en rdenes de compras anteriores, contratos y presupuestos.
se puede generar un proceso para pedir ofertas a diversos
usuario comparan precios y otros
s, se envan cartas a los proveedores no
orden de compra, en base al presupuesto y a la orden de
la orden se puede monitorear a travs del sistema, de este modo se
s se registran en el sistema y se chequea que la cantidad y
Luego de esto se realiza el chequeo
comparacin de
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de los precios en el recibo de compra y que concuerden con las cantidades acordadas.
Finalmente, el pago al proveedor es realizado por el rea de finanzas.
4.2.2 Modelo de Empresa
El modelo de empresa es un documento donde se abarcan todos los aspectos importantes de una
empresa de alimentos, tomando en cuenta el papel que juega la empresa en el mercado a nivel
nacional y su estructura organizativa. En el se definen los lineamientos de la industria y forma
parte de la gua de negocios.
4.2.3 Lineamientos de la empresa
La empresa de alimentos ficticia es llamada Alimentos SSA, ella tiene un papel importante a
nivel nacional, mas an no ha incursionado en el mercado internacional. Alimentos SSA es
manufacturera y distribuidora de alimentos, abarcando el 85% del territorio nacional. Sus plantas
de produccin se encuentran ubicadas en ocho diferentes estados, facilitando su distribucin, no
slo en ciudades, sino tambin en zonas rurales.
La empresa lleva a cabo sus procesos utilizando tecnologa de punta que garantiza la calidad de
sus productos. Tienen una cadena de suministros bien definida, adquiriendo la materia prima a
requerida a travs de sus proveedores, luego a travs de los procesos necesarios para el producto
se transforma en producto terminado, de aqu se pasa al proceso de distribucin para el cual se
posee una gran flota terrestre y algunas embarcaciones para proveer especficamente al estado
nueva esparta y las diversas islas del norte del pas; este proceso se da desde que se cargan los
medios de transporte hasta que se entrega la mercanca al cliente final de la empresa (mayorista o
minorista).
Alimentos SSA es una de las empresas lderes en el pas y por su buen desempeo en los
ltimos aos est buscando crecer al mercado internacional. Por esto quiere integrar su negocio y
realiza estudios para conocer las necesidades del consumidor en el exterior.
32
4.2.4 Vistas de negocio
Al desarrollar en una aplicacin preconfigurada se deben tomar en cuenta los mismos aspectos
que se toman en una configuracin convencional. Por esto se estudia el alcance de la herramienta
y las entidades necesarias para el modelo de informacin que el cliente desea.
El modelo de informacin se constituye por un conjunto de vistas de la empresa. Para el caso
de Alimentos SSA se proponen tres vistas y cada una est soportada por la configuracin de los
mdulos involucrados. En la Tabla 4.1 se presentan las vistas y mdulos antes mencionados
Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados [elaboracin propia].
Vista Financiera Gestin de Finanzas (FI)
Gestin de Controling (CO)
Vista Logstica Gestin de Materiales (MM)
Gestin de Planificacin de la Produccin (PP)
Gestin de Mantenimiento de Planta (PM)
Vista Comercial Gestin de Ventas y Distribucin (SD)
.
4.2.4.1 Vista Logstica
La vista logstica requiere para su definicin los resultados obtenidos en el modelo de la
empresa con relacin a la estructura organizativa y las entidades fsicas.
Dentro de esta vista se ubican los tres mdulos de SAP sealados en la Tabla 4.1, cada uno
enfocado en su rea de logstica. El mdulo de manejo de materiales es en el que se definen
estructuras de la empresa, por lo que es necesario desarrollarlo para esta vista.
33
4.2.4.2 Gestin de Materiales
El mdulo de gestin de materiales es en el que se desarrollaron las configuraciones para la
empresa ficticia Alimentos SSA. En el Apndice B se encuentra parte de la gua de negocios de
la gestin de materiales, este documento se presenta incompleto por polticas de confidencialidad
de la empresa.
En este mdulo, como se menciona anteriormente, se llevan a cabo los procesos de procura, en
los cuales se ven involucrados los proveedores, los materiales, los centros logsticos y otros
organismos que se definen en la estructura logstica de la empresa.
En el se definen los centros y almacenes logsticos de la sociedad, la sociedad es el nivel ms
alto de la estructura organizativa, en este caso es la empresa como tal. Los centros no son
entidades financieras, sino entes donde se maneja o valoriza inventario. Por otra parte, se incluye
la organizacin de compras, encargada de adquirir los recursos especficos para el desarrollo de
las actividades en cada uno de los centros, para este caso se crearon dos organizaciones de
compras, una para la regin oriental y la otra para occidente.
En la Figura 4.04 se puede apreciar la estructura organizacional de Alimentos SSA en lo que
respecta al manejo de materiales. Se observa que cada centro tiene asignado un almacn lgico
dividido en tres grandes secciones, una para almacenar la materia prima adquirida por la empresa,
otra para los productos terminados que estn listos para ser distribuidos, y otra que funciona
como depsito de maquinarias y equipos que posee la empresa. A cada almacn se le asigna un
inventario perteneciente a la planta que le corresponde.
Figura 4.04 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3
4.2.5 Desarrollo de la Gua de egocio de Gestin de Materiales.
Dentro de la fase de la gua de negocios, se realiza una gua especfica para los procesos que se
llevan a cabo en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran
en el Anexo B.
4.2.5.1 Registro de Datos
Esta es lo primero que se debe hacer para pod
datos se van a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde
se crean registros de materiales y de proveedores, luego se establece la relacin entre los
proveedores y los materiales que
Para cada una los registros
4 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 [elaboracin propia]
llo de la Gua de egocio de Gestin de Materiales.
Dentro de la fase de la gua de negocios, se realiza una gua especfica para los procesos que se
en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran
Registro de Datos Maestros
Esta es lo primero que se debe hacer para poder realizar las tareas del
a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde
se crean registros de materiales y de proveedores, luego se establece la relacin entre los
proveedores y los materiales que estos manejan.
Para cada una los registros existe la opcin de crearlos, modificarlos, visualizarlos y borrar.
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boracin propia]
Dentro de la fase de la gua de negocios, se realiza una gua especfica para los procesos que se
en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran
er realizar las tareas del rea, puesto que estos
a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde
se crean registros de materiales y de proveedores, luego se establece la relacin entre los
la opcin de crearlos, modificarlos, visualizarlos y borrar.
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4.2.5.2 Administracin de Pedidos
Este ciclo est asociado al registro de las facturas presentadas en el sistema por la adquisicin
de algn material. El registro de una factura puede hacerse con o sin referencia a un pedido, los
registros sin referencia son la respuesta a las compras de materiales no planificadas, que son
originadas por emergencia y por esto no son cargadas al sistema; estas formas de registro son
reflejadas directamente. Para el caso en que no se pueda registrar una factura en su totalidad,
stas deben cargarse en el sistema a travs de un registro preliminar para su posterior asiento
correspondiente.
4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales
Este ciclo involucra todos los procesos necesarios para adquirir materiales en la empresa, este
es el ciclo de procura.
El ciclo inicia en el momento en que se detecta la necesidad y se crea una solicitud de pedido,
luego de ser verificada y aprobada por los entes correspondientes, la solicitud se libera y se enva
una peticin de oferta con los requerimientos a los proveedores. Se evalan las ofertas y se
escoge el proveedor. Luego de esto se crea el pedido que puede ser con referencia al proveedor
conocido, a pedido abierto o mediante peticin de oferta. Luego se procesa la recepcin del
pedido y la introduccin de ste al sistema.
Todo el ciclo descrito, se define en los siguientes procesos, que a su vez vienen enlazados con
diversas tares de creacin, evaluacin, liberacin, entre otras:
Procesar solicitud para materiales
Procesar peticin de oferta
Procesar pedido para materiales
Procesar contrato marco
Procesar recepcin de materiales
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4.2.5.4 Contratar Servicios
En este ciclo se encuentran los procesos de contratacin de un servicio comercial o profesional.
Su definicin es similar a los procesos de adquisicin de recursos materiales, se puede apreciar
en los procesos que se deben seguir mostrados a continuacin:
Procesar solicitud para servicios comerciales
Procesar peticin de oferta
Procesar pedido
Procesar contrato marco
Procesar entrada de servicios
4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes
En esta rea se manejan todos los procesos relacionados con los almacenes y los inventarios su
contabilizacin o traslado, entre otros. A continuacin se presentan los procesos de esta rea del
manejo de materiales.
Inventario fsico, si se quiere registrar el inventario para muchos materiales el sistema lo
puede hacer automticamente con ciertas especificaciones.
Reevaluar precios de inventario, esta funcin permite aumentar o reducir los precios de
los materiales, que se deban hacer por motivos diversos.
Movimientos de inventario, dentro de esto entran las reservas de materiales, distribucin
de bienes, movimientos entre almacenes o plantas, y el desecho o venta de materiales.
4.3 Fase de realizacin y preparacin final
En esta etapa se realiz principalmente las actividades de configuracin para el modelo de
empresa de Alimentos SSA. Estas configuraciones son parte de lo que sera el proceso de
implantacin en un cliente real, en este proceso tambin se gener la documentacin que respalda
estas configuraciones y finalmente se realizaron unos escenarios de prueba para comprobar que
se logr una buena configuracin.
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Para esta etapa del proyecto se gener la gua de replicacin de las configuraciones realizadas,
la cual es presentada en el Apndice C. Se debe tomar en cuenta que este documento contiene
informacin confidencial, por lo que se presentan extractos del documento real.
En la fase de realizacin se deben desarrollar los ARICE (autorizaciones, reportes, interfaz,
conversin y ampliacin). Por ser una implantacin a un modelo de industrias no se tienen las
brechas de las configuraciones y lo que el cliente quiere adaptar, por esta razn en el caso de este
proyecto slo se listarn los reportes que se generan en el mdulo de manejo de material
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