SISTEMA INTEGRADO DE LEASING
VISION LEASING
Descripción General
El sistema integrado de Leasing de BankVision VISION-LEASING, ha sido concebido como una
solución tecnológica que respalde nuestros clientes en la toma de decisiones, en la adecuada
administración de las reglas del negocio derivadas de los procesos de Leasing, y en optimizar los
procesos operativos, basados en la versatilidad de la solución para crear y controlar los diferentes
tipos de productos de Leasing a través de la integridad de los módulos de contratos, activos,
proveedores, seguros, y control de préstamos, tal como se puede apreciar en el diagrama
funcional.
Confidencial
VINCULACIONVINCULACION
CLIENTESCLIENTES
P
A
R
A
M
E
T
R
O
S
P
A
R
A
M
E
T
R
O
S
CONTRATOS
CONTRATOS
GARANTIASGARANTIAS
ENDEUDAMIENTOENDEUDAMIENTO
CONTABILIDADCONTABILIDAD
COLOCACIONES/PRESTAMOS
COLOCACIONES/PRESTAMOS
DEPOSITOS (Transferencias Automáticas)
CASTIGOSCASTIGOS
Gestión Activos y Pasivos
LMELME
(Proveedores y pagos nacionales)
(Proveedores y pagos nacionales)
TRIBUTARIA
ACTIVOSACTIVOS
SEGUROSSEGUROS
BANCA ELECTRÓNICA
RECAUDOS
COMERCIO INTERNACIONAL
(Proveedores y pagos internacionales)
COMERCIO INTERNACIONAL
(Proveedores y pagos internacionales)
CIFIN
DATACREDITO
CONSULTA DE CLIENTES
GRUPOS DE RIESGO
MAPA MODULAR VISION LEASINGMAPA MODULAR VISION LEASING
PROVEEDORESPROVEEDORES
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VISION-LEASING permite a nuestro cliente contar con beneficios que redundarán en el
mejoramiento de la administración de la información, entre otros:
Reducción de costos administrativos
Estandarización y automatización de Procesos
Mayor agilidad en los procesos, eliminando la duplicidad de los mismos
Integración, mayor control y seguridad de la Información
Mejoramiento de los niveles de competividad, oportunidad y calidad
Menor riesgo y costo en procesamiento y soporte
Manteniendo el concepto de todas las soluciones de Bankvision, VISION-LEASING es un sistema
de causación diaria, en tiempo real y está integrada a las otras soluciones de la familia BankVision.
Está fudamentada en Planes que se construyen mediante parámetros, dentro de un esquema mult-
oficina, multi-moneda y con los manuales de procedimientos basados en ayudas en línea.
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Creación y asociación de los SEGUROS a los
activos
CICLO DE APROBACIÓN Y ACTIVACIÓN DE CONTRATOS
Generación de los P R E S T A M O S por cada tipo de
activo
Creación de los
ACTIVOS
Registra, autoriza y controla el pago a PROVEEDORES
Creación del
CONTRATO previa
validación entre
ACTIVOS-
PROVEEDORES-
SEGUROS
APROBACIÓN ACTIVACIÓN
Con VISION-LEASING, nuestro cliente podrá diseñar e inmediatamente implementar productos de
préstamos para satisfacer las necesidades del mercado, mientras se mantienen estructuras de
costos que son rentables y competitivas para la Entidad.
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MÓDULO DE CONTRATOS
El módulo de Contratos le permite a la entidad tener el control total de los contratos celebrados en
arrendamiento financiero, bien sean operativos ó financieros. El nivel de parametrización permite
definir a través de planes los diferentes tipos de leasing y de productos que la Entidad requiera.
Con VISION-LEASING se puede realizar el mantenimiento a la información general de un contrato
leasing.
Una vez la solicitud del cliente ha sido aprobada, el sistema genera el contrato conservando las
condiciones de aprobación de la solicitud. A través de éste módulo es posible modificar algunas de
estas condiciones, de acuerdo con las necesidades de negociación del activo o activos que están
amparados por el contrato.
DEFINICIÓN DE TIPOS DE PRODUCTOS
Con VISION-LEASING el proceso de definición los distintos productos del negocio se estructuran
mediante la definición de parámetros. A manera de ejemplo, identificamos productos como:
Leasing Inmobiliario, Vehículos, Importación, Hatoleasing, Granlease, LeaseBack, entre otros, los
cuales se construyen a partir de definiciones como las que enumeramos a continuación:
¿El tipo de leasing permitirá el otorgamiento de anticipos a la iniciación del contrato? De ser así,
¿cuál es el monto máximo permitido y definición de la tasa máxima permitida
Determinar de si los contratos asociados a cada tipo de producto podrán ser o no garantía para
emisiones futuras de bonos de la Entidad
Definición de los contratos que requerirán respaldo del Fondo Nacional de Garantías
Definición de los tipos de contratos en los que se cobrará el cánon sanción por prepago de los
mismos
Establecimiento del plan de préstamos, donde se indican las condiciones financieras que hacen parte
de un producto
Definición de los tipos de leasing, que en la actualidad y por norma vigente pueden ser financieros u
operativos.
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DEFINICIÓN DE CONDICIONES FINANCIERAS A TRAVÉS DE LA OPCIÓN DE
PLANES DE PRÉSTAMOS
VISION-LEASING permite la definición de las condiciones financieras incluidas en los planes de
préstamos que la entidad podrá ofrecer a sus clientes. Cada contrato requiere de la definición de
un plan de préstamos y de un plan de amortización para lograr obtener uno o “n” préstamos
dependiendo de los tipos de activos; de esta manera, se logra la independencia para controlar la
información básica del contrato a través de éste módulo de Contratos y los préstamos asociados a
través de la Aplicación de Préstamos.
PLANES DE AMORTIZACIÓN
Contar con distintos modelos de amortización le facilita al sistema el cálculo de cuotas regulares,
amortizaciones fijas a capital, gradientes crecientes en porcentajes o valores, gradientes
decrecientes en porcentaje o valores, amortizaciones con abonos extraordinarios a capital y
amortizaciones de capital aceleradas.
DEFINICIÓN DE LA CUOTA DE COBRO (CONCEPTOS ALTERNOS)
Nuestra funcionalidad permite establecer dentro del proceso de facturación al cliente, las diferentes
clases de cuotas, regulares y/o irreguales, que puede llegar a requerir.
Dentro de las cuotas los conceptos alternos como:
Impuestos de Timbre
Seguros correspondientes al tipo de negocio
Conceptos de intereses de mora
Impuesto al valor agregado (IVA)
Honorarios de Abogados
Bodegajes
Comisiones especiales que dependen del tipo de Negocio ( CEBAR para HatoLeasing,
Comisión del Fondo Nacional de Garantías)
Cobros extras de capital
A manera de ejemplo:
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Cuota para el Leasing Financiero = Capital & Intereses + timbre
Cuota para el Leasing Operativo = Capital & Intereses + timbre + IVA sobre cánon.
Es importante resaltar que en la cuota no hay necesidad de parametrizar los seguros dado que
para este control existe el módulo de Seguros en el cual se efectúan los cálculos de primas de
seguros y se adicionan en forma automática a la cuota.
CONTROL SOBRE COBROS PERIÓDICOS DIFERENTES DE LA CUOTA
A través de la definición de los conceptos alternos, el sistema permite tener el control sobre todos y
cada uno de los conceptos a facturar y cobrar resultantes de celebrar el contrato de arrendamiento
financiero. Estos conceptos, entendidos como “otros conceptos” son: Comisión Fondo Nacional de
Garantías, Comisión Cebar, Impuesto de Timbre, Impuesto sobre las ventas, y otros adicionales o
esporádicos como bodegajes, honorarios abogado, transporte entre otros.
El sistema le permite al usuario la forma de cobro de estos conceptos y cómo requiere causar los
mismos, estableciendo, creando y parametrizando para ello los diferentes tipos de cobros
periódicos que se requieran. En esta definición de tipos de cobros periódicos el usuario requiere
evaluar y definir por una sola vez la base del cobro, el %, parametrización de cambio de tasa
inicialmente definida y el método de cálculo que implica si el cobro va a ser vencido o anticipado en
la misma periodicidad del préstamo o un cobro fijo en facturación, o el sistema permite direccionar
el tipo de cobro periódico a una tabla.
Estos conceptos hacen referencia a:
Fondo Nacional de Garantías
Es parametrizable y permite definir y controlar la facturación y el cobro de las comisiones sobre las
diferentes garantías que puede otorgar el Fondo Nacional de Garantías. Con base en la
normatividad vigente, estas garantías pueden ser globales, individuales, semiautomáticas,
Bancoldex $, o Bancoldex US$ y tan sólo definiendo en la creación de la garantía el tipo de
garantía y la cobertura, previa definición de los parámetros generales para ser cobrada en la cuota,
el sistema calcula el valor de la comisión a ser facturada; su cálculo es año anticipado y se cobra
en la cuota definida.
Comisión Cebar
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Es parametrizable y permite definir y controlar la facturación y el cobro en aquellos contratos
celebrados cuyo bien objeto del contrato corresponde a un Hato de Ganado. El sistema permite
tener el control sobre la comisión cebar, la cual posteriormente debe ser girada a través de la
Leasing a la Entidad encargada de la Administración de los Hatos de Ganado.
Impuesto de Timbre
El sistema permite el control, parametrización, facturación y posterior cobro del impuesto de timbre
evaluando para ello el tipo de documento jurídico firmado bien sea un contrato o una oferta
mercantil, la base mínima y el porcentaje exigidos por Ley.
Impuesto sobre las ventas - IVA
El sistema permite el control, parametrización, facturación y posterior cobro del impuesto sobre las
ventas cobrado sobre las cuotas en los Leasing operativos, tomando como base el cánon y
estableciendo en forma automática, previa parametrización el costo del bien, y calculando con la
base establecida y el % de Ley el valor a cobrar por este concepto.
Conceptos adicionales como bodegajes, honorarios de abogado, transporte y demás
conceptos
A través de la creación de los diferentes tipos de cobros periódicos la Entidad puede llegar a
facturar cualquier otro concepto que se origine a través de la vida del contrato y que corresponda a
un valor fijo en facturación y que su cobro sea por una sola vez; lo anterior se logra creando el tipo
de cobro periódico, digitando el valor a cobrar y la fecha en que requiere que figure en la
facturación y el sistema en forma automática lo incorpora en la cuota respectiva, permitiéndole al
área responsable de la facturación disminuir en un alto porcentaje el riesgo de no facturar
conceptos que generalmente entran directamente como un registro a la contabilidad.
DEFINICIÓN Y CREACIÓN OPCIÓN DE COMPRA O VALOR RESIDUAL
Dado que una de las características de los contratos leasing es la definición del valor de opción de
compra o valor residual, el sistema permite a la Entidad capturar dicho monto bien sea para un
contrato financiero o uno operativo cuando se tenga garantía sobre este valor residual. De acuerdo
con lo pactado en el contrato, el usuario puede definir un porcentaje y el sistema calcula el valor
correspondiente o bien puede capturar directamente el valor pactado.
CREACIÓN DE LA CUOTA Y APLICACIÓN DEL PAGO
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Así como el usuario puede crear, parametrizar y controlar la cuota que va a cobrar, de igual modo,
el usuario puede crear, parametrizar y controlar la cuota que va a recibir del cliente para definirle al
sistema la forma de aplicación del pago recibido: es decir, los niveles de prioridad en dicha
aplicación. Como ejemplo, se puede crear una cuota de pago de Leasing parametrizando la
siguiente prioridad :
1. Honorarios abogado
2. Cargo por Bodegajes
3. Otros Conceptos
4. Impuesto de timbre
5. IVA sobre cánon
6. IVA sobre mora
7. Seguro de incendio
8. Seguro de rotura
9. Otros seguros
10. Intereses de Mora
11. Intereses Corrientes
12. Capital.
CONTROL DE PLAZOS DEL CONTRATO - FRECUENCIAS DE PAGO –
MODALIDAD ANTICIPADA O VENCIDA
El sistema ofrece la posibilidad a la Entidad de definir los diferentes plazos y frecuencias de pago
de las cuotas, entendiéndose como plazo la vigencia del contrato la cual puede ser expresada en
días o en meses (720 días o 24 meses) y la frecuencia de pago que corresponde a la periodicidad
con la que se van a facturar y cobrar las cuotas las cuales se pueden parametrizar en meses,
bimestres, semestres o frecuencias expresadas en días como 30, 60, 90, 180 y cualquier otro
irregular. De igual modo, el sistema permite definir la modalidad del contrato bien sea anticipada o
vencida.
CONTROL SOBRE ANTICIPOS A PROVEEDORES PARA LA FABRICACIÓN O
IMPORTACIÓN DE BIENES INCLUIDOS EN EL LEASING
VISION-LEASING controla los anticipos entregados a los proveedores para la fabricación y/o
importación de bienes, previo acuerdo contractual.
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Mediante la creación del documento (Factura o Cuenta de Cobro) en el módulo de Proveedores, el
sistema promueve la autorización de dicho documento y la generación del desembolso, creando
para ello un préstamo en forma automática. Es posible realizar una revisión de las condiciones
financieras del préstamo (confirmación o replanteamiento de las tasas de interés pactadas, fijas a
variables o viceversa).
Con el control de los montos desembolsados a los proveedores, se genera la facturación y el
cobro de la correspondiente financiación durante los plazos previamente acordados. Por cada
desembolso realizado, el sistema genera en forma automática un préstamo. Así, un cliente puede
tener asociado uno o más préstamos de anticipos hasta la fecha de legalización de los mismos,
fecha en la cual el sistema permite crear la factura definitiva y crear el contrato en forma
automática cancelando para ello el o los anticipos asociados y validando si eventualmente al iniciar
el contrato quedan intereses por financiación pendientes por legalizar.
INCORPORACIÓN DE NUEVOS ACTIVOS A UN CONTRATO VIGENTE
A través del plazo del contrato, el cliente puede requerir a la Entidad de Leasing realizar una
adición de un activo al contrato vigente. El sistema permite la incorporación de este activo a un
contrato, realizando la afectación en préstamos incrementando el valor autorizado y efectuando la
reliquidación de las cuotas correspondientes. Este tipo de adiciones se realizan cumpliendo las
normas establecidas por la entidad, como que el grupo y subgrupo del activo a adicionarse
pertenezca a los mismos matriculados en el activo inicial objeto del contrato firmado.
CONTROL SOBRE GARANTÍAS ADICIONALES
Se permite a través de la parametrización del contrato definir si éste requiere de garantías
adicionales. De ser así, el sistema ofrece la posibilidad de crearlas y controlarlas a través del
Módulo de Garantías.
CONTRATOS GARANTÍA SOBRE EMISIÓN DE BONOS
Brindamos un total control sobre los contratos que son garantía de las emisiones de bonos
emitidas por la Entidad de Leasing y controladas a través de fideicomisos. El sistema facilita su
control a través de la creación de las condiciones exigidas por el fideicomiso de acuerdo con la
emisión autorizada; estas condiciones y parámetros son: Código de la Compañía. Fideicomiso,
Monto Total de la Emisión, Estado de los Contratos que pueden ser garantía en la emisión,
Calificación Mínima Requerida del cliente, Valor Presente Mínimo del Contrato a ser garantía y
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Número Mínimo de Contratos exigidos. Con esta definición de condiciones en forma automática, al
final del mes el sistema evalúa todos los contratos y le muestra al usuario aquellos que cumplen
con estas condiciones y que se convierten en “candidatos” para ser garantía en una emisión; el
usuario decide tan sólo efectuando una marcación de los contratos que garantizan cada emisión.
La Compañía puede tener “n” emisiones de bonos y el sistema controla que un contrato sea
garantía únicamente de una emisión. Cada mes el sistema efectúa en forma automática la revisión
de las condiciones y la revisión sobre los contratos mostrando aquellos que estaban como garantía
en el mes anterior pero que en el mes actual ya no cumplen con las condiciones requeridas para
que se tomen las decisiones a que haya lugar; lo anterior facilita la actualización permanente de las
emisiones de bonos en cuanto a respaldos o garantías de contratos y elimina riesgos de
descubiertos o existencia de contratos que no cumplen con las condiciones exigidas por las
Fiduciarias que soportan el negocio.
CONTROL SOBRE CONTRATOS GRANLEASE
VISION-LEASING administra completamente el concepto de Granlease, donde se firma un solo
contrato con un cupo asignado y amparados en este, se establecen subcontratos por diferentes
tipos de activos y con condiciones definidas en el momento del cada desembolso.
DEFINICIÓN Y CONTROL SOBRE REDESCUENTOS
Contamos con la adminstración de los contratos que han sido fondeados en un porcentaje con
recursos externos mediante la figura de redescuento, como por ejemplo Bancoldex.
El sistema permite parametrizar la captura de un contrato con redescuento creándo el Número de
redescuento, el tipo de redescuento, el porcentaje de redescuento, el código de Banco
redescontante y los puntos adicionales en la tasa. VISION-LEASING controla en forma automática
el código de la tasa variable del contrato y calcula el valor del redescuento. Cuando un contrato
entra en vigencia, el sistema dispara en forma automática no solamente el o los préstamos
asociados al contrato sino también el préstamo asociado al redescuento, permitiéndole de esta
forma tener el control sobre el crédito otorgado por la Entidad Redescontante.
TRANSACCIONES DIRIGIDAS O GLOBALES
Las Transacciones de los préstamos asociados que no se consideran de cartera ordinaria, como
son los anticipos, se pueden de administrar y aplicar para que afecten un contrato en su totalidad.
Esto es, a todos los préstamos generados por ese contrato o a un préstamo específico del
contrato.
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CAMPOS DE USUARIO
VISION-LEASING cuenta con gran variedad de campos de usuario tales como: códigos, fechas,
montos, descripciones, datos, números, oficinas, direcciones, oficiales y tasas de usuario. Estos
campos pueden ser utilizados por la Entidad con propósitos de reportes o para añadir funcionalidad
a la Aplicación.
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MÓDULO DE ACTIVOS
El módulo de Activos controla la informacion inherente a los activos dados en arrendamiento
financiero desde la creación y evolución a través del tiempo, hasta la cancelación del contrato en
leasing. Al controlar todos los bienes que han sido entregados en arrendamiento financiero, estos
se clasifican en grupos y subgrupos de activos con base en las políticas establecidas por nuestro
cliente, asociarle las características requeridas, tener el control sobre los activos importados y/o
fabricados, definición de partes del activo si requiere mayor detalle, control de garantías otorgadas
por el proveedor, y a través de la duración del contrato tener el control en forma automática sobre
las posibles situaciones que se pueden presentar sobre el activo, como son restituciones, manejos
parciales de capital, daciones recibidas como parte de pago, ventas, recolocaciones y reemplazos
de activos, entre otras. En forma paralela durante la vigencia del contrato, la Entidad puede tener el
control sobre las visitas de inspección e impuestos requeridos, sin apartarse que el sistema
controla en forma automática hechos como los cálculos por los sistemas de depreciación según se
requiera, los ajustes por inflación para los bienes asociados a leasing operativos, la generación de
provisiones sobre bienes restituidos y/o daciones recibidas y la amortización de la utilidad diferida
cuando haya lugar por efecto de las recolocaciones.
CREACIÓN DE ACTIVOS
Se permite la clasificación y creación de los activos en grupos y subgrupos de acuerdo con los
tipos de activos, las necesidades de la Entidad de Leasing y la dinámica del Plan Único de Cuentas
(PUC), o por sectores económicos del bien, entre otros.
DEFINICIÓN DE CARACTERÍSTICAS
Es posible crear y asociar características a cada grupo y subgrupo de activos creados, incluyendo
aquellas que se consideren particulares a cada activo. Estas características pueden ser: matrícula
inmobiliaria, notaria, fecha matrícula, ciudad, placa, modelo y código fasecolda, entre otras.
CONTROL DE GARANTÍAS OTORGADAS POR EL PROVEEDOR
El sistema facilita la captura de las fechas de cobertura de las garantías otorgadas por el
proveedor, esto es, fecha de inicio y fecha de terminación de las garantías, lo que contribuye a la
Entidad a evitar la posibilidad de perder las garantías otorgadas por desconocimiento de los
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vencimientos para su reemplazo, mejora o ajuste requerido para la puesta en funcionamiento
normal del bien.
ACTIVOS IMPORTADOS
Se cuenta con un control permanente sobre los activos importados. Se ha diseñado un
mantenimiento exclusivo para mantener y controlar la información inherente al estado de la
importación del bien como la identificación del proveedor, declaración y registro de importación,
fechas de la declaración y registro de importación, términos de la negociación, puertos de
embarque y de llegada, tipo y estado de la importación, transportadora internacional y SIA, entre
otros.
VISITAS DE INSPECCIÓN A ACTIVOS
Por cada activo el sistema permite mantener el control sobre las visitas de inspección,
manteniendo su historia en información inherente a la fecha de la visita, entidad avaluadora, estado
del activo, calificación, paz y salvo de impuestos y descripción fotográfica como los más relevantes.
CONTROL DE IMPUESTOS
La Entidad tiene la facilidad de llevar el control sobre los impuestos que pueden estar asociados a
un activo, permitiendo la definición de los diferentes tipos de impuestos, el estado de impuesto
(pagado, pendiente de pago, vencido y otros que se puedan requerir), impuesto adicional
(extemporáneo, programado y otros que se puedan requerir), fecha y monto del pago entre otros.
CONTROL DE PARTES DEL ACTIVO
Existe la flexibilidad, si lo Entidad lo requiere, de capturar para un activo las diferentes partes que lo
conforman pudiendo llevar la historia de la descripción de las partes (de 1 a n) asociándole a cada
una el nit del proveedor y el tipo de documento a título informativo.
ESTADOS DEL ACTIVO
Los procesos controlan los escenarios para que los estados de un activo se vayan ejecutando. La
entidad, a su vez, define mediante parámetros cada uno de los estados en los que se puede
encontrar un activo y el ciclo de estados a los que se pueden convertir, asociandole a cada uno el
próximo estado permitido.
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Adicionalmente, se ha habilitado en el maestro de activos un campo llamado “estado alterno”,
donde el usuario define estados alternos en que pueden estar los activos cuando se encuentran en
procesos intermedios. Los posibles estados, como ejemplo, pueden ser vigente, restituido, vendido,
cancelado, castigado, entre otros.
REEMPLAZO DE ACTIVOS
La Entidad puede llevar el control sobre los activos que el cliente ha solicitado en reemplazo del
mismo y éste ha sido aprobado por la Leasing. Debe corresponder a un cambio de activo
únicamente sin que se vea afectado el valor del contrato previamente firmado.
MANEJOS PARCIALES DE CAPITAL
Durante la vigencia del contrato de arrendamiento financiero la Entidad puede requerir fraccionar
un activo (Ej. Un vehículo de transporte pesado en chasis, carrocería y aire acondicionado), a
través del mantenimiento de manejos parciales de capital. El usuario sólo requiere saber del costo
total de adquisición del activo cuanto de la parte que va a fraccionar y con esta información el
sistema establece automaticamente la proporcionalidad de la información que ha quedado
asociada al activo inicial (Ej. Gasto por depreciación, depreciación acumulada, entre otros) y la
abre en cuantas fracciones la Entidad lo requiera, siempre en forma proporcional.
SISTEMAS DE DEPRECIACIÓN
De acuerdo a la legislación vigente, el sistema y calcula y controla 4 sistemas de depreciación a
saber:
Sistema de depreciación en línea recta sin valor de rescate
Este sistema de depreciación corresponde a la depreciación en línea recta en alicuotas
iguales a la vida útil de los bienes dados en leasing operativo considerando que la Entidad no
tiene garantizado por un tercero el valor de rescate.
Sistema de depreciación financiera
Este sistema de depreciación aplica a los bienes dados en leasing operativo, cuando el plazo
del contrato sea menor a la vida útil del activo y se registra como gasto por depreciación el
mismo valor amortizado a capital de tal suerte que todos los meses debe existir cálculo y
registro de depreciación.
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Sistema de depreciación en línea recta incluyendo valor de rescate
Este sistema de depreciación corresponde a la depreciación en línea recta en alicuotas
iguales a la vida útil de los bienes dados en leasing operativo considerando que la Entidad
tiene garantizado por un tercero el valor de rescate.
Sistema de depreciación por reducción de saldos
Este sistema de depreciación permite acelerar la depreciación a través de la vida útil del
activo, calculando para ello el % fijo de depreciación anual. Este porcentaje fijo es calculado
como:
1 – [ (Vr. De rescate / Vr. Activo) ^ (1/vida útil en años) ].
CONTROL DE ACTIVOS RESTITUIDOS
Durante la vigencia del contrato, una de las situaciones que se presentan con el bien dado en
arrendamiento financiero es que haya incumplimiento de los términos del contrato y por ende la
Entidad de Leasing deba proceder a la recuperación del bien de su propiedad, situación que
comúnmente se conoce como restitución del bien. Esta restitución puede ser por vía voluntaria o
por vía jurídica. El sistema permite la captura y el control de los bienes restituidos mediante una
facilidad denominada mantenimento de ventas y restituciones. En este caso, una vez se selecciona
el bien a restituir, el sistema en forma automática controla la fecha de restitución, captura de
préstamos el saldo del capital del préstamo asociado al bien y en forma automática deja el saldo
del préstamos en cero transladando dicho valor al campo de valor de la restitución. Con este
manejo se permite que en forma automática esté registrada en la contabilidad la restitución sin
transacciones y/o registros adicionales.
CONTROL DE ACTIVOS VENDIDOS Y / O RECOLOCADOS
Cuando por incumplimiento los bienes dados en arrendamiento financiero llegan a un estado
restituido, por normatividad vigente, pueden ser vendidos o recolocados.
Activos vendidos
El sistema controla la venta de activos que de acuerdo a la permisibilidad otorgada en el
mantenimiento de control de funciones de activos por estado y/o por las validaciones propias
del sistema, están habilitados para ser vendidos. Este mantenimiento permite la selección
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del activo a ser vendido, la captura del valor de venta y en forma automática aplica las
transacciones correspondientes para cancelar todos los conceptos asociados al préstamo y
aplicar la cancelación al capital del préstamo. Además, genera automáticamente la utilidad
en la venta siempre y cuando se cumpla que el Valor de venta menos otros conceptos
menos capital es mayor que cero.
Activos recolocados
El sistema permite controlar y generar la recolocación de los activos que previamente han
sido restituidos. En este caso, al asociarlo a un nuevo contrato, el sistema en forma
automática interactúa con préstamos para efectuar la cancelación de los saldos en los otros
conceptos y en el capital del préstamo, reflejando en forma automática la generación de la
utilidad en la recolocación.
CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE LA UTILIDAD EN ACTIVOS VENDIDOS
La utilidad calculada en los procesos de ventas y restituciones se traslada en forma automática a
una provisión para el manejo de utilidad por venta de activos. De esta forma, el usuario decide si
devuelve el dinero al cliente y/o registra la diferencia como utilidad.
De acuerdo con la normatividad vigente, se lleva el control y registro de la utilidad generada en la
recolocación de los activos, comúnmente conocida como utilidad diferida. El sistema por el proceso
de recolocación establece que en dicho proceso se ha generado una utilidad y la comienza a diferir
en el plazo del nuevo contrato teniendo en cuenta los abonos a capital que el cliente vaya
realizando sobre mismo. Este proceso se realiza el último día de cada mes.
CONTROL DE DACIONES EN PAGO RECIBIDAS
Sobre los bienes recibidos como daciones en pago, el sistema permite establecer la forma de
aplicación del valor de la dación a uno ó varios contratos, administrándolo para ser vendido o
recolocado y generando las correspondientes provisiones desde el momento de la recepción de la
dación.
PROVISIÓN SOBRE ACTIVOS RESTITUIDOS Y/O DACIONES RECIBIDAS
Dentro los parámetros definidos en los tipos de activos se definen las reglas para las provisiones
de activos restituidos y/o daciones en pago. Allí se define:
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Plazo definido por los entes reguladores para vender y/o recolocar el activo
El número de días a provisionar
Porcentajes exigidos por cada año
Una vez definido el activo que requiere provisión, el sistema calcula automaticamente el valor
mensual a provisionar teniendo en cuenta el valor restituido y/o recibido como dación. A la
terminación de los plazos normales por Ley para vender o recolocar el bien y si la Entidad ha
solicitado prórroga de venta o recolocación al Organismo Competente, el sistema permite capturar
la fecha de prórroga y calcula en forma automática la provisión restante a constituir hasta la fecha
de prórroga otorgada. Este proceso se realiza el último día de cada mes.
AJUSTES POR INFLACIÓN SOBRE BIENES DADOS EN LEASING
OPERATIVO
El sistema calcula y registra (previa parametrización contable) en forma automática el último día de
cada mes el efecto de ajustes por inflación sobre el costo de los bienes dados en leasing operativo,
sobre la depreciación acumulada y calcula el gasto por depreciación generado incluyendo el efecto
de los ajustes por inflación.
El cálculo del gasto es como sigue:
[ ( Costo ajustado al día 1º del mes – Depreciación acumulada
ajustada al día 1 del mes ) / Vida útil restante al inicio del mes ] *
No. Días del mes calculado.
Con este modelo se garantiza que al finalizar la vida útil del activo, el costo ajustado sea igual a la
depreciación acumulada ajustada, calculando costo neto = cero.
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MÓDULO DE SEGUROS
Controla la informacion inherente a los seguros derivados de los bienes dados en arrendamiento
financiero desde la creación, evolución a través del tiempo, hasta la cancelación del contrato en
leasing. Permite la creación de tipos de seguros, compañías aseguradoras, corredores de
seguros, la asociación de los tipos de seguros por grupos y subgrupos de activos, la definición de
las bases y factores para el cobro, la definición de condiciones para cobrar la prima, la creación de
las pólizas colectivas para permitir la generación de las primas de seguros controlando fechas de
coberturas desde el inicio hasta su cancelación, siendo flexible para controlar los cambios de tasas
y permitiendo el control de pólizas internas y externas según se haya pactado con el cliente.
De igual forma, el módulo le permite a la Entidad mantener el control sobre los posibles siniestros
que a través del plazo del contrato se puedan presentar a los bienes dados en arrendamiento,
desde su reclamación, pago de la compañía aseguradora, aplicación al contrato y posible
devolución al cliente si ello se presentara. Otras adiciones para mayor y mejor control que
permite el módulo de Seguros es la creación de pólizas de cumplimiento, creación de pólizas para
maquinaria amarilla, parametrización de bases y porcentajes para el cálculo de comisiones y la
creación de la tabla FASECOLDA con la valoración legal vigente de los vehículos, necesaria para
calcular las primas de dichos bienes.
CONTROL POR TIPOS DE SEGUROS
Se crean los diferentes tipos de seguros que se asocian a los activos dependiendo las coberturas
exigidas por la Entidad de Leasing para cada tipo de activo. Estos tipos de seguros pueden ser
incendio, rotura, sustracción, maquinaria amarilla, equipo electrónico, entre otros.
CREACIÓN DE LAS COMPAÑÍAS ASEGURADORAS Y CORREDORES
Se definen las diferentes entidades aseguradoras y/o corredores con los cuales se tiene vínculo.
DEFINICIÓN DE BASES Y FACTORES PARA EL COBRO DE SEGUROS
Para asegurar la estrategia de cobro de los conceptos de seguros, el módulo facilita la definición de
las bases, los factores, la modalidad de cobro y la periodicidad, posibilitando además el cobro en
períodos irregulares.
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ASOCIACIÓN DE LOS SEGUROS REQUERIDOS POR GRUPOS Y/O
SUBGRUPOS DE ACTIVOS
Por cada grupo y subgrupo de activos, se definen los tipos de seguros necesarios y/o requeridos
previamente pactados con las Compañías aseguradoras de acuerdo con las coberturas.
CREACIÓN DE PÓLIZAS ASOCIADAS A CADA COMPAÑÍA ASEGURADORA
Cada póliza está asociada a la compañía aseguradora respectiva, incluyendo además el código del
corredor, el tipo de seguro (incendio, sustracción, rotura y demás), la clase del bien asegurado, las
condiciones de cobro, el porcentaje para deducciones en caso de reclamaciones, las fechas de
inicio de la póliza y fecha de inicio de pago a la compañía aseguradora, además de otros datos.
CONTROL DE PÓLIZAS CONDICIONADAS
Entendiendo la necesidad de las Entidades de Leasing de tener el control sobre el cobro de
seguros, BankVision brinda la flexilibidad para que el usuario analice las posibles condiciones en el
evento del cobro de una póliza, permitiendo realizar todas combinaciones para efectuar los cobros
requeridos en la facturación de seguros. Para obtener estas condiciones se utilizan los códigos de
relación “ y / o “ y los códigos de condiciones “igual a, mayor o igual a, mayor que, menor o igual a,
lista, menor que, no igual a entre otros“.
CONTROL Y MANEJO DE PÓLIZAS INTERNAS Y EXTERNAS
VISION-LEASING tiene la versatilidad de crear en forma automática los seguros asociados a
pólizas internas, lleva el control sobre las pólizas externas y permite la modificación de pólizas
internas a externas y viceversa.
Control sobre pólizas internas
Basados en los datos de compañías aseguradoras, corredores, pólizas colectivas, tipos de
seguros y tipos de cobros periódicos, se define para cada activo el código de corredor,
creando en forma automática los seguros que deben ser facturados en cada contrato.
Control sobre pólizas externas
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Se cuenta con procesos de control en los seguros y coberturas requeridas para aquellos
casos en los que el cliente contrata directamente con la Compañía Aseguradora externa.
Este proceso requiere de autorización de la Entidad de Leasing.
Control de vencimientos de pólizas internas y externas
El sistema en forma automática controla y renueva las pólizas internas revisando en cada
periodo los posibles cambios de factores que el usuario puede parametrizar y autorizar.
Adicionalmente, controla los vencimientos de las pólizas externas, revisando si ya se ha
creado la renovación de la misma. Cuando no existe la renovación automática, asegura el
activo dentro de las pólizas colectivas de acuerdo con los tipos de seguros definidos para
cada tipo de activo, garantizando por lo tanto, que el activo siempre se encuentre protegido y
cubierto.
CONTROL Y CÁLCULO DE LAS PRIMAS DE SEGUROS
El sistema realiza el cálculo y facturación de las primas respectivas por cada tipo de seguro.
Refleja en la facturación los “n” tipos de seguros asociados al activo con los valores a cobrar en las
periodicidades previamente definidas. Para los activos asociados a una póliza colectiva va a
conservar un número de póliza individual, la Compañía Aseguradora, el estado de la póliza, valor
del seguro del periodo actual, el origen de la póliza sea interno o externo, las fechas de control (de
inicio, próximo cobro, de vencimiento, de renovación), la tasa o factor actual, el tipo de seguro, el
valor de la cuota, la historia sobre siniestralidad y los valores de comisiones pactadas, entre otra
información.
CONTROL DE SINIESTROS
La Entidad siendo propietaria de los bienes dados en Leasing, no está exenta de un posible
siniestro sobre sus activos; por lo tanto, se debe llevar un estricto control sobre los mismos.
VISION-LEASING permite llevar este control garantizando que todas las reclamaciones efectuadas
puedan ser recuperadas y aplicadas. Igualmente, mantiene el control del siniestro desde la
reclamación a la Compañía Aseguradora, hasta la recepción del pago efectuado por ésta, la
aplicación automática al préstamo previa definición del usuario del valor que requiere aplicar y
posible devolución al cliente, si se requiere.
GENERACIÓN Y CONTROL DE PAGOS DE COMISIONES A CORREDORES,
VENDEDORES Y COMISIONES POR ADMINISTRACIÓN
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Se calculan y controlan las comisiones pactadas con las Compañías Aseguradoras por la
intermediación realizada en el control y cobro de los seguros a los clientes. La entidad puede llegar
a pactar comisiones para corredores, proveedores de seguros y comisiones propias para la Entidad
de Leasing por su administración.
A corredores
El sistema facilita el control y el pago de las comisiones pactadas con los corredores de
seguros por su intermediación entre la Compañía Aseguradora y la Entidad de Leasing.
A vendedores
La Entidad puede llegar a pactar comisiones con los vendedores del bien (normalmente
vehículo), para que estos incorporen en el proceso de venta el seguro con la Compañía
Aseguradora de la Leasing. Para administrar esta situación, el sistema permite parametrizar,
controlar y pagar las comisiones.
A la Entidad de Leasing
Se cuentan con controles sobre los porcentajes pactados como comisiones sobre las primas
de seguros pagadas a las Compañías Aseguradoras, como contraprestación por su
intermediación en el manejo y control de los seguros de los clientes.
POLIZAS DE CUMPLIMIENTO
Las pólizas de cumplimiento exigidas a sus proveedores como garantía y respaldo por los anticipos
entregados a los mismos para la fabricación y/o importación de bienes, se controlan integralmente.
La creación requiere el número del contrato objeto del respaldo, número de la póliza de
cumplimiento, fecha inicial y de vencimiento y valor de la póliza. Con esta información, cada vez
que la Entidad autorice un desembolso como ANTICIPO, el sistema en forma automática verifica la
existencia de la póliza de cumplimiento, validando que la fecha del desembolso esté dentro de los
límites de fecha inicial y de vencimiento y que el valor a girar no exceda el valor de la póliza.
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLA FASECOLDA
Contamos con la facilidad de crear cada código fasecolda e ingresarle la clase de vehículo
(automóvil, campero, remolcador entre otros), marca y descripción del mismo, vigencia de los
precios actualizados, valor actual y siguiente del vehículo. Basados en esta tabla, se garantiza el
cálculo automático de seguros.
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PÓLIZAS MAQUINARIA AMARILLA
Las prácticas actuales definen que las pólizas para maquinaria amarilla tienen un manejo especial
ya que los pagos a las Aseguradoras se realizan año anticipado. Sin embargo, el cobro al cliente
se realiza de acuerdo con la frecuencia de pago pactado en el contrato.
Para administrar esta figura, el control de las pólizas para maquinaria amarilla se hace simulando
un crédito al que se transfieren los costos para poder efectuar el control individual de facturación,
cobro y recaudo.
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MÓDULO DE PROVEEDORES
El módulo de Proveedores permite administrar de una manera independiente la facturación
asociada a la compra de los activos o bienes entregados en arrendamiento financiero.
Se cuenta con el control de la información inherente a la o las facturas asociadas a un contrato, se
autoriza el pago de las facturas previa validaciones internas y se controlan los valores en mora de
un cliente/proveedor del sistema Leasing.
CONTROL POR TIPO DE DOCUMENTO
El módulo ofrece la facilidad de crear y parametrizar los diferentes tipos de documentos que
pueden ser aceptados por la entidad para respaldar la compra de un bien. Estos tipos de
documentos pueden ser facturas parciales o definitivas asociadas a anticipos, facturas definivas de
compra, notas débito ó crédito y notas contables.
CAPTURA DE LAS FACTURAS
El sistema permite el ingreso de los diferentes tipos de documentos o facturas los cuales se
convierten en respaldo por la adquisición de bienes para ser colocados en arrendamiento
financiero, permitiéndo crear el Número del contrato al cual respalda.
CONTROL DE CUENTAS DE PROVEEDORES CONVERTIDOS EN CLIENTES
O CLIENTES CONVERTIDOS EN PROVEEDORES
La integridad de las Aplicaciones y Módulos Bankvision permite tener el control sobre las cuentas
asociadas a proveedores que se pueden convertir en clientes o de clientes que se convierten en
proveedores, permitiendo a la Entidad controlar los saldos en cada una de estas situaciones y
dando la facilidad de efectuar en forma automática cruces de cuentas para evitar pagos
innecesarios o indebidos por moralidad de un cliente/proveedor.
CONTROL SOBRE APROBACIÓN DE FACTURAS
A través de este módulo, el sistema le permite a la Entidad efectuar la aprobación de las facturas
asociadas a los contratos, previa validación de la existencia del contrato, al que se ha asociado la
factura a aprobar y que dicho valor no supere el monto autorizado en el contrato. Una vez
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aprobado el desembolso, nuestra solución le entregará a la de PAGOS que tenga la entidad, la
información correspondiente mediante una interfase.
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