INFORME AUDITORIAS INTERNAS INFORME AUDITORIAS INTERNAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
20122012
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD CON CALIDEZ
MECIMODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
AMBIENTAL Y OHSAS
CONTENIDOCONTENIDO
1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG2. INFORME PORMENORIZADO 2. INFORME PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNOSISTEMA DE CONTROL INTERNO
1. INFORME AUDITORIAS 1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIGINTERNAS SIG
CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS
Programa y planes de auditoriaPlan capacitación auditores
Capacitación de auditoresRealización de las auditorias
Mejora del ciclo de auditoria 2012Seguimiento del Programa de auditoria
Seguimiento, evaluación y cierre de los hallazgos de auditoria
TODOS LOS 17
PROCESOS 20
REGIONALES 40
CENTROS
13 AREAS
DIRECCIÓN GENERAL
22 y 23 DE OCTUBRE
24 AL 31 DE OCTUBRE
ALCANCE AUDITORIAALCANCE AUDITORIA
PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOSREGIONAL CENTRO
CHOCO (1) Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad PUTUMAYO (1) Centro Agroforestal y Acuícola ArapaimaAMAZONAS (1) Centro para la Biodiversidad y el turismo del AmazonasSAN ANDRÉS (1) Centro de Formación Turística, Gente de Mar y de Servicios
ANTIOQUIA (5)
Centro Tecnológico del MobiliarioCentro para el Desarrollo del Hábitat y la ConstrucciónCentro Tecnológico de Gestión IndustrialCentro de Diseño y Manufactura del CueroCentro de Servicios de Salud
CUNDINAMARCA (2) Centro de Biotecnología Agropecuaria - MosqueraCentro de Desarrollo Agroindustrial y Empresarial - Villeta
DISTRITO(5)
Centro de Gestión IndustrialCentro de Manufactura en Textiles y CueroCentro para la Industria de la Comunicación GráficaCentro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la InformaciónCentro de Formación para la Actividad Física y Cultural
REGIONAL CENTRO
BOLIVAR (2) Centro Internacional Náutico, Fluvial y Portuario
Centro Agroempresarial y MineroBOYACA (1) Centro Minero – SogamosoCAUCA (1) Centro de Teleinformática y producción AgroindustrialMETA (1) Centro Agroindustrial del Meta – Granada
HUILA (2) Centro de Formación Agroindustrial - Campoalegre
Centro Agroempresarial y Pecuario del Huila (Garzón)
TOLIMA (2) Centro Agropecuario La Granja - Espinal
Centro de Comercio y Servicios - Ibague
CALDAS (2) Centro para la Formación CafeteraCentro de proceso Industriales
QUINDIO (1) Centro para el Desarrollo Tecnológico de la Construcción y la Industria
PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOS
REGIONAL CENTRO
VALLE (5)
Centro Agropecuario de BugaCentro Náutico Pesquero de BuenaventuraCentro de Electricidad y Automatización IndustrialCentro Nacional de Asistencia Técnica a la Industria - AstinCentro de Biotecnología Industrial - Palmira
SANTANDER (3)Centro Industrial de Diseño y la ManufacturaCentro de Servicios Empresariales y TurísticosCentro Agroempresarial y Turístico de Los Andes
NORTE DE SANTANDER (1) Centro de la Industria, la Empresa y los ServiciosMAGDALENA (1) Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira
CESAR (2)Centro de Operación y Mantenimiento Minero de ValleduparCentro Biotecnológico del Caribe
PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOS
PROGRAMA DE AUDITORIAPROGRAMA DE AUDITORIA
SENA – SIG – 2012Consolidado de Hallazgos por Proceso
CONCLUSION GENERALCONCLUSION GENERAL
La auditoria permitió evidenciar el nivel básico en que se encuentra la Implementación del Sistema Integrado de Gestión y el compromiso de la comunidad SENA para lograr con éxito su implementación.
• Compromiso con la institución, al participar y apoyar el desarrollo de la Auditoria Interna aportando su conocimiento y capacidades.
• Existencia de auditores con competencias para desarrollar una excelente auditoría, sin embargo, al no haber tenido la posibilidad de realizar previamente el plan de auditoría, en algunos casos les generó un nivel de incertidumbre, que ocasiono bloqueo frente al desarrollo de la misma.
• Los Equipos de auditoría, en algunos casos, no tuvieron la posibilidad de conocerse previamente, ni de compartir las fortalezas y así haber podido aprovecharlas en desarrollo de la auditoría.
RESULTADO DE LA EVALUACION RESULTADO DE LA EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL DE AUDITORES INTERNOS DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONSISTEMA INTEGRADO DE GESTION
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
• Fortalecer el conocimiento, apropiación y toma de conciencia a través de capacitaciones, charlas, eventos de sensibilización, etc. a toda la comunidad SENA, teniendo en cuenta que en los resultados de la auditoria se evidenció desconocimiento de la mayoría de sus componentes (criterios, principios, requisitos del sistema, promesa de valor, objetivos).
• Ajustar la caracterización de los procesos con la participación de los líderes en Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional para que estén formulados de acuerdo a las actividades que se realizan diariamente en todas las áreas de la Entidad.
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
• Fortalecer el programa de capacitación para los auditores internos del SIG, que incluya los requisitos del Sistema y la aplicación del procedimiento de auditorías internas.
• Incluir dentro de las acciones contractuales de los contratistas una actividad relacionada con la implementación del sistema integrado de gestión
• Identificar la causa raíz de las No Conformidades reales o potenciales detectadas, y formular las acciones correctivas y preventivas, considerando los plazos para su cumplimiento e incluirlas en los planes correspondientes (mejoramiento, tratamiento, mantenimiento) , con el fin de eliminar las causas y demostrar acciones de mejora al Sistema.
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
• Mejorar la articulación entre los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Gestión de Evaluación y Control, con el fin de fortalecer la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas, generando informes con valor agregado para la toma de decisiones por la Alta Dirección hacia la implementación y mantenimiento del SIG.
LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS
HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M
TOTAL N C
TOTAL O M
4.1.NTC - ISO 14001:2004 /NTC - OHSAS 18001:2007:4.1 REQUISITOS GENERALES:La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental y y mejorar en forma continua un sistema de gestión de S&SO de acuerdo con los requisitos de las normas y determinar cómo cumplirá estos requisitos.NTCGP 1000:2009 Y NTC - ISO 9001:2008:4.1 REQUISITOS GENERALES:La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional ...
29 30 75 15 9 43 134 67
HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M
TOTAL N C
TOTAL O M
NTC - ISO 14001:2004 /NTC - OHSAS 18001:2007:4.4.6 Control Operacional:La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos de acuerdo con su politica ambiental, objetivos, metas y los peligros, en donde la implementación de los controles es necesaria para manejar los riesgos de S&SO, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas.
40 58 0 18 23 0 98 41
HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M
TOTAL N C
TOTAL O M
4.3.1.NTC - ISO 14001:2004/NTC - OHSAS 18001:20074.3.1 Aspectos Ambientales/Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles:La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativo sobre el medio ambiente al igual que para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios.
27 50 0 13 47 0 77 60
HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M
TOTAL N C
TOTAL O M
4.4.2 NTC - ISO 14001:2004:/NTC - OHSAS 18001:2007:Competencia, formación y toma de conciencia:La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales y sobre S&SO significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados, y debe mantener los registros asociados...
27 32 0 22 19 0 59 41
2. INFORME 2. INFORME PORMENORIZADO PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INTERNO Julio- Octubre 2012Julio- Octubre 2012
RESULTADOS ENCUESTA MECIRESULTADOS ENCUESTA MECIObjetivo : Medir el impacto, la percepción del usuario frente a las Objetivo : Medir el impacto, la percepción del usuario frente a las
acciones implementadas por la Entidad para lograr el mantenimiento, acciones implementadas por la Entidad para lograr el mantenimiento, sostenibilidad y administración del Modelo Estándar del Control Interno sostenibilidad y administración del Modelo Estándar del Control Interno
MECI en el SENAMECI en el SENA.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES
REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO
9001:2008 Y NTCGP 1000:2009
AL QUE ESTA ASOCIADO
AMBIENTE DE CONTROL
ACUERDOSDESCONOCIMIENTO DE LOS ACUERDOS DE GESTION
4.1 REQUISITOS GENERALES
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONOCEN Y APLICAN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Y POA
6. GESTION DE LOS RECURSOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FORMULADO Y DIVULGADO EL PLAN ESTRATEGICO
5.4 PLANIFICACION
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
CONTEXTO ESTRATEGICOIDENTIFICACIÓN DE RIESGOSANALISIS DE RIESGOSVALORACIÓN DE RIESGOSPOLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
MAPA DE RIESGOS DESACTUALIZADO
CAPACITACION EN METODOLOGIA DAFP
4.1 REQUISITOS GENERALES
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
MECI - CALIDADMECI - CALIDAD
MECI - CALIDADMECI - CALIDADSISTEMA DE
CONTROL INTERNO
COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES
REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO
9001:2008 AL QUE ESTA ASOCIADO
ACTIVIDADES DE CONTROL
INDICADORESPROCEDIMIENTOS
DESCONOCIMIENTO CUADRO CONTROL INDICADORES DE GESTION Y RESULTADOS.
FALTA ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
4.2 GESTION DOCUMENTAL
INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACIÓN.
PLATAFORMA TIC QUE SE TIENE EN LA ENTIDAD
6.3. INFRAESTRUCTURA
COMUNICACIÓN PUBLICA
COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA.MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
PAGINA WEB, RADIO, TV ENTRE OTROS.
5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTION
MECI - CALIDADMECI - CALIDADSISTEMA DE CONTROL
INTERNO COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES
REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO 9001:2008 AL QUE ESTA ASOCIADO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
AUTOEVALUACIONAUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL.AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.
DEBILIDAD EN MECANISMOS DE VERIFICACION Y EVALUACION DE PROCESOS POR PARTE DE LOS LIDERES DE PROCESO
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS
EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SCI.EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (AI).
NO SE TOMAN EN CUENTA LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA MECI COMO HERRAMIENTA DE AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACION PARA TOMA DE DECISIONES
8.4. ANALISIS DE DATOS
PLANES DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL.FUNCIONAL.INDIVIDUAL.
NO SE ADELANTAN PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALES CON EL INSUMO DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO
8.5 MEJORA CONTINUA
AUTOEVALUACIONAUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL.AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.
JORNADAS DE SENSIBILIZACION EN LA IMPLEMENTACION DEL SIG RELACIONADOS CON LA CULTURA DE CALIDAD DIRIGIDO A LA ALTA DIRECCION Y MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO
4.1 REQUISITOS GENERALES
5.3 POLITICA DE LA CALIDAD
EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SCI.EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (AI).
REALIZACION DE AUDITORIAS DE GESTION Y ASESORIA PARA LA FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
8.5.2 ACCION CORRECTIVA
PLANES DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL.FUNCIONAL.INDIVIDUAL.
LAS ACCIONES DE MEJORA NO HAN SIDO EFECTIVAS PARA ENFRENTAR LOS HALLAZGOS POR CGR
FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONOCIDOS Y APLICADOS
8.5.1 MEJORA CONTINUA
Ruta para acceder a la Encuesta MECI – SENA 2012
Enlace a los resultados de la Encuesta MECI – SENA 2012
http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php
http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci_consolidado.php
MUCHAS GRACIAS MUCHAS GRACIAS
MARIA IGNACIA VALENCIA DE ARANGO Y SU MARIA IGNACIA VALENCIA DE ARANGO Y SU EQUIPO DE TRABAJOEQUIPO DE TRABAJO
OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL [email protected]
TEL. 5 94 20 37 – 546 15 00 IP 12038TEL. 5 94 20 37 – 546 15 00 IP 12038
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