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RETENCIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-F-01
emINTRABAJO TABLA DE
Versión: 2.0
Fecha: Julio de 2016
Página: 1 de 1
OFICINA PRODUCTORA: INSPECCIONES DE TRABAJO
CÓDIGO SERIES, Subse ries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTEMDS
001 ACTAS
2 8 1
2 8
i
2 8
x
x
x
1 x
x
x
i
I
l
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
001-21
001-25
001-27
0 Actas de Comités DistritallMunicipal de Erradicación del Trabajo Infantil Citación
Acta (ASIG-F-05)
Informe de Seguimiento
Anexos Actas de Comités Local de Seguridad y Salud
O en el Trabajo Citación
Acta (asig-f-05)
Informe de Seguimiento
Anexos
D Actas de Consejos Distrital/Municipal de Seguridad Social en Salud Citación
Acta (asig-f-05)
Informe de Seguimiento
.Anexos
Estos documentos contienen las actuaciones del comité encargado de proponer la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo; vigilar el desarrollo de actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad indushial debe realizar el Ministerio de acuerdo con las normas vigentes se debe promover su divulgación y observancia. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
.
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
094
ACOMPAÑAMIENTO, VERIFICACIÓN, HUELGA O TRIBUNAL DE ARBITRAMIENTO
Auto Comisorio
Acta de Acompañamiento Informe
i Soportes
1 4 x x i
Estos documentos registran las actuaciones del comité de los tribunales de arbitraje que es un mecanismo altemativo de solución de conflictos mediante el cual las partes defieren a árbitros la solución de una controversia relativa a asuntos de libre disposición o aquellos que las normas autoricen, según los parámetros establecidos en la Ley 1563 de 2012. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
088 ACUERDOS DE FORMALIZACIÓN LABORAL
•
Solicitud (iyc-pd-164-02)
.Acuerdo posteriores
2 3 x x
i I
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para
consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
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00 m INTRABAJO TABLA DE
V 2in: 2.0
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CÓDIGO SERIES, Subsanes y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTEMD S
091 IN ASISTENCIAS PREVENTIVAS Auto Comisorio Acta de Visita
lAcuerdo de Mejora Bitácora de Seguimiento Informe 1 Foros Seminarios 1
--. Capacitaciones Actas Listado de Asistencia Anexos
i
1 4
1
i
1
1 x
1
Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones relacionadas con capacitar a empleadores y trabajadores sobre las disposiciones legales en materia laboral, empleo, seguridad social en pensiones y riesgos laborales. Se digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
005 E AUTORIZACIONES
005-02
005-07
Autorizaciones para Trabajar a Niños, Niñas O
o Adolescentes Formato único nacional de autorización de trabajo para niños, niñas o adolescentes (nna) (Ivc-pd-034-01) Certificado de escolaridad Acta de visita (ivc-pd-03-f-02) Anexos Autorizaciones para la Terminación del
O Contrato de Trabajo de Trabajadoras en Estado de Embarazo Solicitud Auto Comisorio Auto de Avóquese Auto de Pruebas Resolución o Auto de Archivo Anexos
1 2 5
l 2 5
consultas.
x 1
i x 1
, ,
1
i
i
i
l
1
1
l
Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.
Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores
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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTEMDS
005-08
005-09
Autorizaciones de Terminación Vinculo E Laboral o de Trabajo Asociativo a
Trabajadores con Discapacidad
Auto Comisorio
Auto de Avóquese
Auto de Pruebas Resolución o Auto de Archivo
Anexos
E Autorizaciones para Laborar Horas Extras Solicitud
Requisitos
Resolución o Auto de Archivo
Anexos
Solicitud las 2 5
2 5
l
X
1 1
x
i
i
Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de funciones asignadas al área. Documentos de conservación total. dando
cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.
107 E AUTOS
Consecutivo de autos
Antecedentes
1 10
l
x x l 1
Documentos de carácter administrativo y legal. Reflejan las decisiones administráivas del Ministerio del Trabajo En cuanto al cierre de una investigación, al no considerar precedente la formulación de cargos. conlleva a su archivo. Se trata de un acto definitivo en el sentido del articulo 43 del CPACA. Forman parte de la memoria institucional de la entidad. Son documentos de conservación total y se miaofilman para el aseguramiento de la información y garantizar la conservación del papel.
009
009-02
CERTIFICACIONES Certificados a Empleadores sobre el
0 Porcentaje de Trabajadores en Condiciones
Solicitud
Anexos
Certificación
de Discapacidad ¡expide 2 x l
i conservación
1 l
Documentos que respaldan las certificaciones que el Ministerio del Trabajo en cumplimiento de la misión de la entidad. Documentos de
total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
009-06 Certificaciones de no reclamaciones,
0 Investigaciones y Sanciones Laborales de Empresas Solicitud
Anexos
Certificación
1 2 x
Documentos que respaldan las certificaciones que el Ministerio del Trabajo expide en cumplimiento de la misión de la entidad. Documentes de conservación total, dando cumplimiento a la circular extema 003 de 2015. numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
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OID MINTRABAJO Versión: 2.0
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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTE MD S
015 E CONCILIACIONES Y CONCERTACIONES Solicitud
Citación Acta
Anexos
1 4 x x
Documentos que respaldan las conciliaciones en materia laboral resolviendo las diferencias entre patronos y trabajadores en cumplimiento con la misión de la entidad. Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se microfilman garantizando la reproducción de estos documentos, para ser transferido al archivo histerias.
095 CONMINACIÓN AL EMPLEADOR PARA QUE COLOQUE EN MARCHA LOS MECANISMOS DE PREVENCIÓN DE ACOSO LABORAL
. • Denuncia
Pruebas Reparto o Asignación
i Acta de Diligencia 'Anexos
'Oficio remisorio
1 4
1
x 1
1
Documentos que respaldan la labor del Ministerio del Trabajo en cuanto a la vigilancia que se debe realizar a las empresas para prevenir el acoso laboral. Son de conservación total, dando cumplimiento a la drcular extema 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. .
017
017-01
017-02
017-03
E CONSTATACIONES Comprobación de Circunstancias de Fuerza
El Mayor o Caso Fortuito Solicitud
Acta de Constatación
Anexos
. Comprobación sobre Turnos de Trabajo
Solicitud
Acta de Constatación '
Anexos
Constataciones de Cese de Actividades en las Empresas '
Acta de Constatación
Auto de Comisión
2 5
-
2 5
2 5
x i
i
— - c -- - -- i
l x 1
- - -1 1
i
x i
i
Documentos que respaldan la fundón del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleados. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
- - — — _
Documentos que respaldan la fondón del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleadas. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Documentos que respaldan la función del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleados. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
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Código: GD-F-01
010 MINTRABAJO Versión: 2.0
Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página: 1 de 1
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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales i
RETENcioN DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO Archivo de
Gestión Archivo Central
CTEMDS
026 E DERECHOS DE PETICIÓN
Solicitud
Antecedentes
Respuesta
1 5 X
Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los derechos de petición que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite. En cumplimiento con la Ley 1755 de 2015. (La estadistica para la selección está dispuesta en la introducción de las TRD).
031 E ESTUDIOS
1 4 x x
031-03 0 Estudios de Retlasificación de Empresas Oíd a o remiso de l ARL
Estudio técnico de la reclasificación
Anexos
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas, (garantizando la reproducción de esta documentación)
089 g EXIGIBILIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PACTADAS DE LOS PRÉSTAMOS Sollcitud
Antecedentes
Respuesta
2 8
i i
x x
Estos documentos reflejan las directrices para exigir al empleador el cumplimiento de las condiciones pactadas con el trabajador para el otorgamiento de créditos. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
039 E INFORMES
4 1
4
x
x x
039-05
039-08
0 Informes a otras Entidades Solicitud i
Informe
Oficié remisorio
E Informes de Análisis de Riesgo Laboral y Diagnóstico Actualizado Solicitud 1
Informe
I Oficio remisorio
Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad por parte de los organismos de control. Se conservan por considerarse parle de la memoria institucional. Se microfilman garantizando la reproducción de estos documentos, para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas,
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
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RETENCIÓN DOCUMENTAL
2.0m e Versión: Código: GD-F-01
I NTRABAJO Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página:1 de 1
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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTE MD S
039-10 II Informes de Gestión
Solicitud
Informe 10ficio remisorio
4 1 x 1
i
Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.
040 S INSTRUMENTOS DE CONTROL Planillas de entrega y recepción de Correspondencia (gd-f-08) (gd-f-09)
1 2 i
x
,
Cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión se elimina porque ya no tiene valor administrativo.
043 E INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVO LABORALES
Denuncia
Pruebas
Asignación
Autos
Citaciones
Resolución primera instancia
Notificaciones
Recursos de reposición
Recursos de apelación
Recurso de queja
'Revocatoria directa
Ejecutoria
Auto de archivo 1Requerimientos
Comunicaciones Oficiales
1
' 2 8
1
I
I I I
1
x x i
I
i i i
i I
I I
i
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcdones territoriales en cumplimiento de la Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se miaofilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
RETENCIÓN DOCUMENTAL DE
Código: GD-F-01
(411 M INTRABAJO TABLA
Versión: 2.0
Fedia: Julio de 2016
Página: 1 de 1
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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CTEMDS
058 INVESTIGACIONES PRELIMINARES Denuncia
Pruebas
'Asignación
Autos
Citaciones
Auto de archivo
2 8
I
1
x x I
i
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
090 1 LEVANTAMIENTO DE ACREENCIAS LABORALES Solicitud ,
Citación
Acta de acreencia
Soportes .
1 4
1
x x i
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
051 E PLANES
1 4 x
051-01 O Planes de Acción (DE-PD-01-F-02)
Plan formulado
Comunicaciones
Informes de evaluación y seguimiento al plan
Estos documentos reflejan los objetivos numéricos de la entidad, especifica las politicas y lineas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. N cumplir el tiempo de retención en archivo central se realiza una selección del plan de acción consolidado por la oficina de planeación, el cual se digitaliza y se conserva cinco (5) años más.
059 REQUERIMIENTOS JUDICIALES Solicitud
Respuesta
1 4 x Pasados los cinco (5) arios de emitida la sentencia se eliminan, El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Código Contencioso Administrativo. Ley 1437 de 2011 Art.25
024 SOLICITUDES DECLARACIÓN DE UNIDAD
• DE EMPRESA Petición '
Auto Comisorio
Visita Administrativa
Estudio Económico
Anexos
Resolución
2 3 x x
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones tenitodales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-F-01
MINTRABAJO Versión: 2.0
(§) Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página: 1 de 1
OFICINA PRODUCTORA: INSPECCIONES DE TRABAJO
CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión
Archivo Central
CT E M D S
092 SOLICITUDES PARA ORDENAR AL EMPLEADOR O FONDO PRIVADO DE CESANTÍAS EL PAGO PARCIAL DE CESANTÍAS PARA LA FINANCIACIÓN DE VIVIENDA EN CASO DE NO SER ATENDIDA
1 LA SOLICITUD DEL TRABAJADOR
, Solicitud
Antecedentes
Oficio remisorio al Fondo o al Empleador
i
4
i 1
x 1 i
x i
1 1 1
1
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son tramites realizados por las direcciones tenitodales en cumplimiento de la Ley 1429 de 2010, art 21 y la resolución interna 2143 de 2014 art 2 numeral 10. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).
067 SOLICITUDES DE REGISTROS DE •
TELETRABAJO
'Solicitud de Registro
Oficio remisorio
1
2 5 x
i
Estos documentos reflejan las solicitudes de los ciudadanos para desempeñar actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación — TIC para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia fisica del trabajador en un sitio especifico de trabajo» (Decreto 884 de 2012). Cumplido su tiempo de retención en archivo central se elimina porque ya no tiene valor administrativo,
CONVENCIONES: E Sede Documental CT Conservación Total D Digitalización E Subserie Documental E Eliminación S Selección
Tipo Documental M Microfilmadón
Aprobada según Resolución No. 2262 de 22 de Junio de 2015 Fecha aprobación última actualización:
FIRMA SECRETARÍA 1
GENERAL: a„,,,(......,1 FIRMA DEL RESPONSABLE: FIRMA COORDINADOR
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