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INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS
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Instructivo para el Ingreso de Datos en
Matriz de Carga Inicial de Existencias
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INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS
MÓDULO DE EXISTENCIAS
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DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2012 primera edición
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autores: Cintia Catota
Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos
Revisado: Sonia Proaño Viteri Walter Medina Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Aprobado: Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Verónica Gallardo Aguirre
Subsecretaria de Innovación de las Finanzas Públicas
Cristina Olmedo Paredes
Directora Nacional de Innovación Conceptual y Normativa
Fecha: 01/noviembre/2012
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Contenido
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL ................. 5
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO...................................................................................................... 5
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA .............................................................................................. 5
3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR ........................................................................... 5
4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG) .................................................................................................. 6
4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE) ............................................................................................... 7
4. ANEXOS ........................................................................................................................................ 15
5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS ................................................................................ 15
5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL ......... 45
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INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
Proporcionar a los Analistas de Servicios Administrativos, Jefes de Activos fijos, Guardalmacén, Bodegueros o funcionarios a cargo de la administración, manejo, custodia y control de las Existencias, un documento que facilite la comprensión y correcta utilización de la Matriz de Levantamiento de datos para la carga inicial de existencias.
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA
El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 74.- Deberes y atribuciones del ente rector del SINFIP.- en el numeral 6 se manifiesta textualmente “Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus componentes”. Por tal razón se elabora el instructivo para ingreso de datos en la matriz de carga inicial, que será utilizado por la Entidades del Sector Público no Financiero.
3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR
Nota 1: En el Sistema de Bienes y Existencias se deberán crear las bodegas que utiliza la
Entidad y el código asignado en el campo “Número de Bodega”, será el que se
registre en la Matriz de Carga Inicial. Las bodegas que se podrán crear en el Sistema,
son las siguientes:
Bodega Física: Espacio físico destinado al almacenamiento de existencias.
Ejemplo: Bodega Regional 1
Bodega Virtual: Ubicación de las existencias, en lugares distintos a los espacios físicos
de almacenamiento, los cuales serán controlados desde la Planta Central de la
Entidad.
Ejemplo: Bodegas de Provincias, Embajadas, etc.
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Nota 2: Para el registro de los ítems que serán cargados en el sistema, se deberá
considerar la codificación asignada en el Catálogo de Existencias y que se encuentra
anexa al presente documento. Ver Anexo 1: Catálogo de Existencias.
Nota 3: En las columnas donde se indica “Campo Obligatorio” es indispensable
ingresar la información solicitada, caso contrario el sistema no procesará los registros
cargados.
Nota 4: En las columnas donde se indique “Campo no obligatorio”, no es necesario
ingresar información, estos campos se pueden dejar en blanco.
Nota 5: En el campo de observaciones, no se puede utilizar como separador de texto
ningún signo de puntuación ( , ; “” : - /).
Nota 6: En el sistema solo se podrán subir archivos con el formato establecido (csv). Ver
Anexo 2: Procedimiento para convertir archivo de carga inicial
4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG)
La información general corresponde a los datos de la Entidad, relacionados
con lo siguiente:
Entidad: Ingresar los tres dígitos que corresponde a su entidad, campo
numérico obligatorio. Ejemplo: 130
Unidad Ejecutora: Ingresar los cuatro dígitos que identifican a su Unidad
Ejecutora, campo numérico obligatorio. Ejemplo: 9999
Unidad Desconcentrada: Ingresar los cuatro dígitos de la Unidad
Desconcentrada asignados en el Sistema e-Sigef, campo numérico
obligatorio. Ejemplo: 0000
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4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE)
La información específica corresponde a las características de las existencias, y
son:
Tipo de Existencia: Para identificar este campo deberá seleccionar de una
lista de valor, el tipo de existencia que está ingresando en la hoja
electrónica; campo obligatorio.
Código de Cuenta Contable: Seleccionar de la lista de valor, la cuenta
contable a la cual pertenece la existencia registrada; campo obligatorio.
Nombre de Cuenta Contable: Se llenará automáticamente después de
haber seleccionado el código de la cuenta contable respectiva.
CÓDIGO
CONTABLE CUENTA CONTABLE
131.01.01 Existencias de Alimentos y Bebidas 132.08.01 Existencias de Alimentos y Bebidas 133.38.01 Alimentos y Bebidas 135.38.01 Alimentos y Bebidas 134.08.01 Existencias de Alimentos y Bebidas 151.38.01 Alimentos y Bebidas 152.38.01 Alimentos y Bebidas 131.01.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 132.08.01 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 133.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 135.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 134.08.02 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 151.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 152.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 131.01.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes 132.08.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes 133.38.03 Combustibles y Lubricantes 135.38.03 Combustibles y Lubricantes
Tipo de Existencia Existencia Especie
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CÓDIGO
CONTABLE CUENTA CONTABLE
134.08.03 Existencias de Combustibles y Lubricantes 151.38.03 Combustibles y Lubricantes 152.38.03 Combustibles y Lubricantes 131.01.04 Existencias de Materiales de Oficina 132.08.04 Existencias de Materiales de Oficina 133.38.04 Materiales de Oficina 135.38.04 Materiales de Oficina 134.08.04 Existencias de Materiales de Oficina 151.38.04 Materiales de Oficina 152.38.04 Materiales de Oficina 131.01.05 Existencias de Materiales de Aseo 132.08.05 Existencias de Materiales de Aseo 133.38.05 Materiales de Aseo 135.38.05 Materiales de Aseo 134.08.05 Existencias de Materiales de Aseo 151.38.05 Materiales de Aseo 152.38.05 Materiales de Aseo 131.01.06 Existencias de Herramientas 132.08.06 Existencias de Herramientas 133.38.06 Herramientas 135.38.06 Herramientas 134.08.06 Existencias de Herramientas 151.38.06 Herramientas 152.38.06 Herramientas 131.01.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 132.08.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 133.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 135.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 134.08.07 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 151.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 152.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 131.01.08 Existencias de Instrumental Médico Menor 132.08.08 Existencias de Instrumental Médico Menor 133.38.08 Instrumental Médico Menor 135.38.08 Instrumental Médico Menor 134.08.08 Existencias de Instrumental Médico Menor 151.38.08 Instrumental Médico Menor 152.38.08 Instrumental Médico Menor 131.01.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 132.08.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 133.38.09 Medicinas y Productos Farmacéuticos 135.38.09 Medicinas y Productos Farmacéuticos 134.08.09 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 151.38.09 Medicinas y Productos Farmacéuticos 152.38.09 Medicinas y Productos Farmacéuticos
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CÓDIGO
CONTABLE CUENTA CONTABLE
131.01.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 132.08.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 133.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico 135.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico 134.08.10 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 151.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico 152.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico 131.01.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 132.08.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 133.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 135.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 134.08.11 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 151.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 152.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 131.01.12 Existencias de Materiales Didácticos 132.08.12 Existencias de Materiales Didácticos 133.38.12 Materiales Didácticos 135.38.12 Materiales Didácticos 134.08.12 Existencias de Materiales Didácticos 151.38.12 Materiales Didácticos 152.38.12 Materiales Didácticos 131.01.13 Existencias de Repuestos y Accesorios 132.08.13 Existencias de Repuestos y Accesorios 133.38.13 Repuestos y Accesorios 135.38.13 Repuestos y Accesorios 134.08.13 Existencias de Repuestos y Accesorios 151.38.13 Repuestos y Accesorios 152.38.13 Repuestos y Accesorios 131.01.14 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 134.08.14 Existencias de Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 151.38.14 Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 152.38.14 Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 131.01.16 Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados 131.01.99 Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente 132.08.99 Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción 133.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción 135.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción 134.08.99 Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión 151.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión 152.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión 131.05.01 Existencias de Materiales para Logística 131.05.02 Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública
Ítem Presupuestario/ Renglón: Por la naturaleza de la existencia ingresada,
se seleccionará el ítem presupuestario que corresponda a la cuenta
contable y contiene la siguiente lista de valor:
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Ítem Clasificador 530801 Existencias de Alimentos y Bebidas 630801 Existencias de Alimentos y Bebidas 730801 Existencias de Alimentos y Bebidas 530802 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 630802 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 730802 Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección 530803 Existencias de Combustibles y Lubricantes 630803 Existencias de Combustibles y Lubricantes 730803 Existencias de Combustibles y Lubricantes 530804 Existencias de Materiales de Oficina 630804 Existencias de Materiales de Oficina 730804 Existencias de Materiales de Oficina 530805 Existencias de Materiales de Aseo 630805 Existencias de Materiales de Aseo 730805 Existencias de Materiales de Aseo 530806 Existencias de Herramientas 630806 Existencias de Herramientas 730806 Existencias de Herramientas 530807 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 630807 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 730807 Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones 530808 Existencias de Instrumental Médico Menor 630808 Existencias de Instrumental Médico Menor 730808 Existencias de Instrumental Médico Menor 530809 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 630809 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 730809 Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos 530810 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 630810 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 730810 Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico 530811 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 630811 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 730811 Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería 530812 Existencias de Materiales Didácticos 630812 Existencias de Materiales Didácticos 730812 Existencias de Materiales Didácticos 530813 Existencias de Repuestos y Accesorios 630813 Existencias de Repuestos y Accesorios 730813 Existencias de Repuestos y Accesorios 530814 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 730814 Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza 530816 Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados 530899 Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente 630899 Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción 730899 Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión 531001 Existencias de Materiales para Logística 531002 Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública
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Código de la Existencia Agrupada: Es un campo obligatorio de 2 dígitos
que corresponde al código asignado para la descripción de la existencia
agrupada, ejemplo: 04 Existencias de Materiales de Oficina; campo
obligatorio.
Descripción de la Existencia Agrupada: En este campo se registrará la
descripción del agrupador general para los productos del catálogo de
existencias; campo obligatorio. Ejemplo: Existencias de Materiales de
Oficina.
Código General: Es un campo obligatorio de 6 dígitos, que corresponde a
la codificación asignada en el catálogo de existencias. Ejemplo: 040001
Materiales de Oficina_Acuarelas
Descripción general de la existencia: Para llenar este campo, se deberá
registrar la descripción completa de la existencia. Ejemplo: Materiales de
Oficina_Acuarelas.
Nombre completo de la existencia: Es un campo obligatorio, que
corresponde al nombre específico de la existencia, el cual estará
relacionado con el Catálogo (Último nivel) anexo a este documento, o a
la descripción creada por el funcionario de la Entidad a través de la
opción Catálogos – Administrativos - Productos. Ejemplo: Acuarelas
estuche de 6 pastillas.
Presentación: Es un campo obligatorio, donde se deberá registrar las
unidades de presentación que tienen los productos y facilitan su
identificación, ejemplos:
Ampolla: 20 ml
Botella: 1 unidad
Caja: 24 unidades
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Unidad de Medida: Es la medición estandarizada del producto que
corresponde a su forma de presentación, para lo cual se deberá escoger
de una lista de valor predefinida la Unidad de Medida que corresponda a
la existencia ingresada. Es un campo obligatorio, compuesto por la
descripción de la unidad de medida y el código asignado por el sistema.
Ejemplo:
8-Centimetro (cm)
37- Unidad (u)
UNIDAD DE MEDIDA
2-BOTE 3-CAJA 4-CANECA 5-CENTENA 6-CENTIGRAMO 7-CENTILITRO 8-CENTIMETRO 9-CENTIMETRO CUBICO 10-DECALITRO 11-DECENA 12-DECILITRO 13-DOCENA 14-DOSIS 15-FRASCO 16-GALON 17-GRAMO 18-PULGADA 19-JUEGO 20-KILOGRAMO 21-LIBRA 22-LITRO 23-METRO 24-METRO CUADRADO 25-METRO CUBICO 26-MICROGRAMO 27-MILILITRO 28-MILIMETRO 29-MILIMETRO CUADRADO 30-ONZA 31-PAQUETE 32-PAR 33-PIEZA 34-QUINTAL 35-RESMA 36-ROLLO 37-UNIDAD
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Cantidad: Es un campo numérico con dos decimales, que permite
identificar el saldo de las existencias, al momento de ingresar los datos en
la matriz; campo obligatorio.
Valor Unitario: Indicar el valor unitario que tiene la existencia en su kárdex,
al momento de realizar la carga inicial, es un campo numérico con 4
decimales; campo obligatorio.
Valor Total: Es la operación matemática de multiplicar la “Cantidad” por
el “Valor Unitario”; campo obligatorio.
Estado: Seleccionar de una lista de valor predefinida, el estado actual de
las existencias; campo obligatorio.
ESTADO
Bueno Inservible
Caducado
Caducidad: En este campo, se escogerá de una lista de valor predefinida,
las opciones: si la existencia tiene caducidad (S) y si la existencia no tiene
caducidad (N).
Serie/Lote: En este campo, se ingresará la serie numérica que identifica la
fabricación de un producto; campo no obligatorio.
Fecha de Elaboración: En este campo se ingresará la fecha de
elaboración que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando
existe caducidad.
Fecha de Caducidad: En este campo se ingresará la fecha de caducidad
que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando existe
caducidad.
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Serie Inicial (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar
la emisión numérica inicial de la especie valorada, campo no obligatorio.
Serie Final (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar la
emisión numérica final de la especie valorada, campo no obligatorio.
Número de Bodega: Para llenar este campo se deberá registrar el código
asignado por el sistema durante la creación de bodegas; campo
obligatorio.
Observaciones: En este campo, se registrará información adicional para la
existencia ingresada.
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4. ANEXOS
5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS (Código de Existencia Agrupada y Código General)
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5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL
El usuario deberá considerar los pasos descritos en este procedimiento, para convertir los archivos de carga inicial de existencias en el formato definido para el Sistema de Bienes y Existencias, de esta manera los archivos cargados, no generarán errores de formato durante la validación de datos en el Módulo de Existencias.
CONVERSIÓN DE FORMATO “EXCEL” A “CSV”
a. ARCHIVO POR TIPO DE EXISTENCIA:
Se selecciona la matriz que subirá en el Módulo de Existencias del Sistema
de Bienes y Existencias.
Se deberán eliminar todas las filas que no
contengan información de
existencias.
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Una vez seleccionada el archivo, se procede a guardar la información,
considerando lo siguiente:
Nombre de archivo: Existencias de Materiales de Oficina_20082012
Guardar como tipo: CSV (delimitado por comas)
Botón: Guardar
En los mensajes de advertencia, oprimir botón ACEPTAR y posteriormente SI.
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Se verifica que el archivo se haya guardado correctamente y se revisa la estructura del mismo, utilizando la opción ABRIR CON – APLICACIÓN MPC WORDPAD.
El usuario deberá realizar una revisión del archivo, para eliminar los títulos y las filas que no correspondan a datos de la matriz de carga. En caso detectar errores se recomienda efectuar los cambios en el mismo formato; o realizar las modificaciones en el archivo Excel y crear nuevamente el tipo CSV.
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b. ARCHIVO CONSOLIDADO
Se ejecutarán los pasos indicados en el proceso anterior, la única diferencia es
la consolidación de toda la información de las cuentas contables de existencias, de esta manera el usuario cargará la matriz de carga inicial en un solo archivo.
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