LA ORGANIZACIÓN DELA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓNGESTIÓN Ciclo Vital del Documento Organización Archivos de Gestión Tablas de Retención Documental Transferencias Documentales Eliminación Documental
Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000Resolución Rectoral 386 de 2003
Archivo CentralArchivo Central
ArchivoHistóricoArchivo
HistóricoArchivo de
GestiónArchivo de
Gestión
Transferenciasprimarias
Transferenciassecundarias
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA
FASE INACTIVA
VALORACIÓNPRIMARIA
VALORACIÓNSECUNDARIA
VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES
ACADÉMICOS
VALORES SECUNDARIOS
CULTURALESCIENTÍFICOSHISTÓRICOS
Organización de los Organización de los Archivos de GestiónArchivos de Gestión
TABLA DE RETENCIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL
Es el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de gestión como en el Archivo Central e Histórico.
Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización de los documentos en cada oficina.
Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.
Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.
Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie.
Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se organizan cronológicamente.
La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
DEFINICIONES DE LA TRD
Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 00 del Comité de Archivo XXXX del
ORIGINAL
ARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O
(firma) (firma)
Secretario de Sede Jefe de Archivo o Secretario de Sede de Presencia Nacional
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCODIGODISPOSICIÓN FINALRETENCION EN AÑOS
NIVEL / SEDE
Superior jerárquicoFecha última actualización: DD/MM/AAAA
PROCEDIMIENTO
FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
NOMBRE DE LA OFICINA EN MAYUSCULAS FIJAS DÍA 00 MES 00 AÑO 20oo
CÓDIGO: U-FT-11.005.001
VERSIÓN: 1.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Conservar solo los documentos requeridos para la gestión.
Racionalizar la producción documental.
Regular las transferencias documentales.
Facilitar el manejo de la información.
Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.
Código: U-FT.11.005.001
Versión: 1.0
ARCH GESTION ARCH CENTRAL CT S E O
ACTAS CONSEJO DE FACULTADActasoporte
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central, se conserva toda la serie, conformada por documentos originales que registran la memoria institucional.Por esta razón se transfiere al Archivo Histórico.
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTADAcuerdo
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central se conserva toda la serie, conformada por documentos originales que registran la memoria institucional, por ésta razón se transfiere al Archivo histórico.
ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE CONCURSO DOCENTEConvocatorialista de elegibles Resolución de ElegiblesResolución de Nombramiento NOVEDADESResolución del Consejo de Facultad
2 3 Copia x
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, de la serie se selecciona una muestra para conservación permanente en el Archivo Histórico.
ASUNTOS ESTUDIANTILESSolicitudRespuesta
2 0 Original x
Finalizado el trámite en la facultad, inmediatamente se remite a Registro y Matricula para continuar el proceso, los documentos se llevan a la Historia Académica del estudiante , la decisión tomada queda en las Actas del Consejo de Facultad.los demás soportes que queden se guardan en el archivo de gestión por dos años y luego se procede a su eliminación.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FACULTAD DE ARQUITECTURA
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
SEDE MEDELLIN
Oficina Productora: SECRETARIA DE FACULTAD Acta de Aprobación No. 1 Comité de Archivo del DÍA 8 MES 05AÑO 2013
Fecha última actualización: 18/04/2013
DECANATURA
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION EN AÑOS Disposición FinalORIGINAL
O COPIAPROCEDIMIENTO
1
2
3
ACTAS DE CONSEJOACUERDOSASUNTOS DE PERSONAL DOCENTECONCURSO DE PERSONAL DOCENTENOVEDADESASUNTOS ESTUDIANTILES
2012
20132014
ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN
ORGANIZACIÓN FÍSICA
Con base en las TRD se reúnen los documentos que conforman las Serie Documental.
La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizarán cronológica o alfabéticamente.
Los muebles donde se conservan los Archivos de Gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina
PASOS APLICACIÓN TRD
IDENTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
Series: En mayúscula, negrita y centrada.
Subserie: En mayúscula y al extremo superior derecho.
SERIE
SUBSERIE
01
ACTAS de Consejo de Facultad 2012
ACTAS de Consejo de Facultad 2013
Informes de Gestión 2013
SECRETARÍA DE FACULTAD
ACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES
SECRETARÍA DE FACULTAD
ACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES
ACTAS
INFORMES
Informes de Gestión 2012
RESOLUCIONES
RESOLUCIONES 2012
Formatos utilizados en los
Archivos de Gestión
Formato único de Inventario documental (FUI)Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de
gestión Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta) la información requerida
Formato de préstamo y control documentalUtilizado para registrar los préstamos realizados o las
consultasque se lleven a cabo de los documentos producidos.
Formato de Comunicaciones Oficiales.Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o
despachadas de las dependencias de la universidad
CÓDIGO: U-FT-11.005.002
VERSIÓN: 1.0
DD MM AAAA T000
Subfondo/Sección: <Sede ____/Facultad de ___________>
Inicial Final No. CajaNo.
CarpetaOtro Depósito Módulo Lado Estante Entrepaño
Total folios 0
Convenciones:
T: Transferencia
E: Eliminación
S: Selección
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
AH: Archivo Histórico
CONSECUTIVO TRANSFERENCIAS O ELIMINACIONES
FECHAS EXTREMAS
Objeto del Inventario: <T, E, S, AG, AC, AH>
OBSERVACIONES
ELABORÓ
REVISÓ
No.de orden
DD/MM/AAAA
DD/MM/AAAAAPROBÓ
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
DD/MM/AAAA
OFICINA PRODUCTORA
FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD DOCUMENTAL
UNIDAD DE CONSERVACIONNo. de folios
UBICACIÓN
FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Documental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA
DATOS DEL SOLICITANTE DEVOLUCIÓN
Código: M-FT-11.005.023
Versión: 3.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
SI NO BUENO REGULAR MALO
Código: M-FT-11.005.022
Versión: 1.0
LOGRO DE OBJ ETIVO
ATENCIÓN AL USUARIOOBSERVACIONES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS
FECHA CLASE DE USUARIODOCUMENTO A
CONSULTARNOMBRE DEL USUARIO
Fecha y Hora de Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe
Fecha y Hora de Entrega
Código: M-FT-11.005.020
Versión: 0.0FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES
OFICIALES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO
Nombre de la Oficina Productora:
Nombre del responsable del Archivo de Gestión:
Fecha:
Diligenciado por:
Procedimientos y actividades Cumple
SI NO
Aplica la Tabla de Retención Documental vigente
Clasifica los documentos por Serie y Subserie
Rotula las unidades de almacenamiento
Organiza los documentos en orden cronológico
Organiza los expedientes según el principio de orden natural
Depura las unidades documentales
Folia adecuadamente las unidades documentales
Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación
Rotula e identifica los expedientes
Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo
Realiza la Transferencia Documental según la norma y el Cronograma establecido por el Archivo Central
Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD
Elabora Inventario del Archivo de Gestión
Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia
Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección de Archivo y Correspondencia
Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central
La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición del archivo de gestión
Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________
TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS
DOCUMENTALESDOCUMENTALES
Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Unidad de archivo de la sede .
REQUISITOS REQUISITOS PARAPARALAS LAS TRANSFERENCITRANSFERENCIASAS
Preparación física de los documentos:
Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación del material afectado por
biodeterioro. Revisión y Foliación Unidades de conservación y realmacenamiento Inventario de la documentación que esta siendo
remitida a la unidad de archivo.
FOLIACIÓNFOLIACIÓN Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo
por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”
Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
Orden consecutivo Esquina superior derecha En lápiz Expedientes consecutivos
Eliminación Documental
• ELIMINACIÓN actividad resultante de la disposición final señalada en las TVD o TRD, avaladas por el comité de Archivo mediante levantamiento de acta, estos documentos pierden todo valor legal, fiscal administrativo y testimonial
Procedimiento de Procedimiento de EliminaciónEliminación
Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el archivo de Gestión.
Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión.
Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina.
Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la Unidad de Archivo de Sede.
Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.
De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.
Transferencias 2014Transferencias 2014
Ratificación plan de Ratificación plan de Eliminaciones Eliminaciones
Se solicitaron 29 Eliminaciones primarias con fechas extremas 1994-2011 y 6 Eliminaciones Secundarias, las cuales fueron aprobadas por el comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental (Acta 3 del 24/10/2014)
Folios eliminados: 86.295
BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA• www.archivogeneral.gov.co• www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=46704 • UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIDAD NACIONAL DE
ARCHIVO . Guías de series documentales. Bogotá : Unal, 2005• -------- Tabla de Retención Documental : Guía para su aplicación. Bogotá :
Unal, junio 2002• -------- Resolución de Rectoría No. 385 por la cual se crea el Sistema de
Archivos y fija políticas documentales en la Universidad. Bogotá : la Unal, marzo 31 de 2003
• -------- Resolución de Rectoría No. 386, por la cual se expide el Reglamento General de Archivo de la Universidad. Bogotá : Unal, marzo 31 de 2003
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias documentales : Directrices básicas e instructivo para su elaboración/ División de Clasificación y Descripción. Bogotá: AGN,1997. 88p
• -------- Gestión Documental : bases para La elaboración de un programa. Bogotá: AGN 2004
• -------- Reglamento General de Archivos. Bogotá : AGN 2003
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