SUPERVISIÓN Y CONDUCCIÓN TÉCNICA DE LAS POLÍTICAS DE
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS EN LA EMPRESA
SOCIALÍSTA LÁCTEOS LOS ANDES, UBICADA EN LA CIUDAD DE
ACARIGUA –EDO. PORTUGUESA
FACILITADOR (A):MARIANGELA GÓMEZ
AUTORES:SEQUERA ANTONIETA C.I.V: 20.158.958.VERA KATHERINA C.I.V: 20.642.096.MALDONADO GÉNESIS C.I.V: 21.059.239.VALECILLO HAZEL C.I.V: 15.692.867.RIVERO RICHARD C.I.V: 12.447.345.
Acarigua, Abril de 2012
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INTRODUCCIÓN
La presente investigación “Supervisión y conducción técnica de las políticas de
inventarios de productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos los Andes de
Acarigua –Edo. Portuguesa” consiste en una Propuesta de un modelo de inventario
para la mejora del ciclo logístico en el logro de la mejora del proceso de distribución
de los diversos productos.
De modo que la investigación consiste básicamente en realizar un diagnóstico
del ciclo logístico de la empresa donde se involucra en especial el proceso de
supervisión y conducción o distribución, detectándose en un primer momento que
dicha empresa carece de un sistema de administración de inventarios de productos
terminados y de conducción o distribución; la misma se fundamenta en la aplicación
de una encuesta y en la aplicación de algunos métodos de recolección de datos,
consiguiendo así con la ayuda de esto realizar propuestas innovadoras a algunos
problemas operativos dentro de la organización en la manera en que se gestiona y
controla el inventario.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la
dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y
se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren
los objetivos con la optima utilización de los recursos.
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas”
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en
verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y
a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores
a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”.
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El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de
los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo
a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado
y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos
errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte,
una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo
que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se
puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores
del pasado.
Para mantener un control sobre los productos se procede como propuesta a
aplicar el método de clasificación ABC, luego con la teoría de inventario se planteó el
modelo de periodo fijo para los productos, con la finalidad de solucionar las
problemáticas en el ciclo logístico, luego de esto, y para terminar se establecieron
propuestas y planes de acción que contemplan las actividades mínimas y los medios
para el logro de sus objetivos. En lo que respecta, a la metodología aplicada se
desarrolla asimismo en función al Paradigma cualitativo, definida por Villamizar
(2008) en estudio descriptivo, bajo la modalidad de investigación acción, de allí que
el investigador trabaja en el ambiente natural en el que convienen las personas y las
fuentes consultadas, se realiza una observación directa al sistema de estudio.
Finalmente, esta investigación se estructura en partes, parte I contentiva del
Planteamiento Del Problema (Objetivos De La Investigación, Justificación); la parte
II contentivo del Marco Teórico (Antecedentes De La Investigación, Bases Teóricas,
Fundamentación legal).
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CONTEXTUALIZACIÓN DIAGNÓSTICA DE LA EMPRESA
Nombre: Empresa Socialista Lácteos los Andes.
Ubicación: Zona industrial, calle 4 galpón 44 a 200 mtrs de la Unidad de
Bomberos del Municipio Páez - Edo. Portuguesa.
PRESENTACIÓN BÁSICA:
En 1984, un grupo de industriales adquieren la mayoría de las acciones de la
Receptoría de Leche Lácteos Mérida S.R.L. y más tarde es cambiada su razón social a
Lácteos El Hato. En 1986 nuevamente cambia su razón social a Lácteos los Andes, y
comienza sus operaciones el 15 de Diciembre de 1986 como empresa que fabrica y
comercializa productos lácteos como leche pasteurizada y jugos refrigerados,
radicando su demanda en los estados Carabobo, Cojedes, Aragua, Miranda y Distrito
Federal.
Es así como en 1990 la demanda se incrementa, por lo cual se ofrece al
mercado una gama de productos como la leche descremada, bebida achocolatada,
chicha, yogurt líquido, yogurt firme, yogurt con cereal y bebidas refrescantes como el
té con limón. La demanda aumentó de tal manera que las ventas se extendieron a los
estados Táchira, Mérida, Portuguesa, Barinas, Guárico y Lara. Atendiendo a los
gustos y preferencias de los consumidores se aumentó día a día la calidad y variedad
de los productos lácteos.
Luego, en 1994 se funda Inversiones Milazzo C.A, perteneciente al grupo
Lácteos Los Andes, ubicada en la Avenida Intercomunal Vía Acarigua Km. 5,
Cabudare, Distrito Palavecino, Estado Lara y destinada a la producción de leche
entera y descremada, leche UHT, chicha, yogurt firme y yogurt líquido, además de
jugos y néctares pasteurizados a partir de concentrados y/o pulpas de naranja,
durazno, manzana, pera, parchita y guanábana, de la marca Yukery, envasados en dos
presentaciones, plástico y plasticubierto. Al inicio de sus actividades, funciona en las
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instalaciones de la planta Yukery Venezolana de Alimentos, ubicada, con un contrato
de arrendamiento de cinco años.
Posteriormente en 1995 se suma a la lista de productos el Yogurt con cereal, en
las alternativas hojuelas de maíz, hojuelas de maíz azucaradas y cereal sabor a frutas,
además de lograrse una cobertura completa en todo el territorio nacional a nivel de
distribución. En 1996, se pone en funcionamiento la planta de producción CAPIÚ
Industrial C.A, filial del grupo Los Andes, siendo su principal línea de producción el
queso pasteurizado los Andes. En 1998 se adquieren Centros de Distribución para la
Región Oriental y Occidental entre los cuales se encuentran Andimar, Andioriente,
Andilara, Andilago, Andival y Lácteos Araure.
En 1999, se incorpora a nivel nacional el Programa de Asistencia Técnica a
Productores, lográndose dar apoyo y prestar servicio directamente en la fuente.,
afianzando la imagen de brindar servicios a la comunidad. En 2001 arranca la línea de
Leche UHT para la marca Los Andes, como parte de los logros de la implementación
de los diferentes programas de calidad, se logra el incremento de vida útil a diez días,
en la leche pasteurizada.
Es así como en 2002, Lácteos los Andes C.A lanza al mercado venezolano,
bebida láctea BIOS andes, que contiene prebióticos. En 2003 adquiere las marcas:
ELLA, CEBÚ, FRUTEL y para leche pasteurizada, derivados lácteos, quesos, jugos y
néctares.
Finalmente, en el 2004 se lanza exitosamente al mercado la línea FRUTEL
light, el cual, es un néctar de fruta bajo en calorías, en los sabores de Pera, Manzana,
Durazno y Naranja envasado en botellas plásticas de 900cc y 400cc. En el 2005 se
lanza la extensión de línea para chicha y choco en plástico de 400cc. En el 2006, en la
línea refrigerada Lanza al mercado la Leche Semidescremada Pasteurizada y
Homogenizada y Avena en las Marcas ELLA y Los Andes.
Así como también el Grupo Los Andes reafirma su importante participación en
el mercado, con el lanzamiento de Jugos y Néctares de Larga Duración para las
marcas Los Andes y Frutel Light e introduciendo una nueva imagen en la
presentación de 250 cc. de la marca Los Andes, dirigida a la población infantil.
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Actualmente la expansión ha conducido a Lácteos Los Andes, a implementar
nuevos enfoques integrales donde participan todas las empresas del grupo, incluyendo
la red de distribución, lográndose la presencia en toda la geografía nacional y el
reconocimiento con orgullo de nuestros consumidores, demostrándose “Frescura de
los Andes para toda Venezuela” como sinónimo de Calidad y Servicio.
En consecuencia, el 14/03/2008, el grupo de empresas Lácteos Los Andes fue
adquirido por el Estado Venezolano a través de la Industria Petrolera Venezolana
PDVSA convirtiéndose en la Empresa Nacional de Lácteos Los Andes.
La sucursal ubicada en Acarigua, tras cumplirse tres años de la nacionalización
logra tras ser recuperada y nacionalizada por el estado venezolano, ofrecer una gran
variedad de sus productos con hasta 55% de su valor por debajo de otras marcas
existentes en el mercado nacional y local, y funcionando como distribuidora a nivel
de los llanos centrales a abastos, supermercados, bodegas y otros establecimientos
privados así como de la cadena de comercialización en la cual las de mayor
proveedor está conformada por la red de Mercados de Alimentos (Mercal), la
productora y Distribuidora Venezolana de Alimentos (PDVAL), abastos Bicentenario
y ferias socialistas.
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PARTE I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
La logística es importante para el desarrollo de las organizaciones; hoy en día,
se está llevando a cabo esta importantísima actividad en muchas de estas, la cual se
está incluyendo entre sus programas de acción para las mejoras de sus actividades.
De modo que la logística es un modelo, un marco de referencia y un mecanismo
de planificación que permite reducir la incertidumbre en un futuro desconocido.
Dentro de esta logística se manejan los inventarios, los cuales se consideran como un
mal necesario que debe reducirse al mínimo a cualquier costo, cuando en realidad
representan la sangre vital de todo el sistema de flujos, al permitir la ejecución de las
actividades del sistema en forma relativamente independiente y a un costo medio
bajo.
Es por ello que toda empresa que desee competir en el complejo mundo
industrial o de cualquier índole, debe contar con un buen sistema de manejo de
inventario, que le permita llevar un control eficaz de sus materiales en almacén
garantizándole una producción continua y evitando retrasos en el cumplimiento de su
labor, así como también, con una logística que le permita planificar, implementar y
controlar el eficiente flujo y almacenamiento de materiales e información desde un
origen a un punto de consumo.
Para el momento de brindar un servicio con eficiencia, permanecer en tan
dinámico mundo como lo es el entorno comercial, y para estar a la vanguardia de lo
que se llama hoy en día la explosión industrial, toda empresa debe poseer un conjunto
de características, como estilo propio o un conjunto adoptado de ellos, que le
permitan que sus procesos logísticos se hagan de manera eficiente y confiable;
algunas de estas actividades son las que permiten el control, planificación, diseño,
suministro, distribución, mantenimiento apoyo y gestión de los sistemas de
inventario, ya que este es de vital importancia para la reducción de los costos;
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cualquiera sea este su naturaleza, y además obtener un alto nivel de competitividad al
momento de esta dar respuesta a las necesidades de sus clientes.
Es así como en la actualidad muchas organizaciones comerciales, han
reaccionado a la realidad de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus
movimientos económicos, internos y externos, y se encuentran en la búsqueda de
soluciones para satisfacer sus necesidades, desde las más simples hasta las más
complejas además de las de sus clientes, hablando en términos de cualquier
movimiento que esta pueda realizar, Esta búsqueda constante ha permitido la
actualización en sus métodos de trabajo, haciendo más eficientes sus sistemas de
inventarios al notar los beneficios que esto produce; las empresas que no se han
interesado en la búsqueda de estas mejoras, se están hundiendo en graves problemas
en sus procesos de compra-venta y en consecuencia, incremento de sus costos y una
gran caída de la clientela.
De tal manera, la logística dentro de una organización, surge al igual que el
desarrollo de las técnicas de gestión de materiales, la cual es una herramienta muy
importante para las empresas que se han preocupado por satisfacer la demanda
existente y complacer las peticiones de los clientes, que cada vez son más exigentes.
Cualquier empresa que tenga como finalidad el comercio de productos terminados, y
tenga entre sus metas mantener al mínimo el riesgo de pérdida de dinero debe poner
en práctica un sistema logístico eficaz como herramienta necesaria en el campo que
permita la satisfacción de la demanda.
De la situación planteada anteriormente, no escapa la distribuidora de Empresa
Socialista Lácteos los Andes, ubicada en la ciudad de Acarigua –Edo. Portuguesa, la
cual se encuentra en la búsqueda del mejoramiento de sus actividades, lo que incluye
la funcionalidad óptima de la misma. A pesar de contar con diversos planes de mejora
y optimización tanto de recursos financieros como en sus otros departamentos en la
cual la de distribución en la que llevan los diversos productos a todos los puntos de
comercialización; contando para ello con 31 trabajadores directos por la empresa y 72
trabajadores indirectos. Con este capital humano y de recursos, la empresa Lácteos
Los Andes tiene como meta incrementar las ventas mensuales del producto por cajas,
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asimismo impulsa el consumo del producto al incentivar mediante la introducción de
nuevos sabores como guayaba, coctel de frutas, mango, parchita, papelón, limón,
entre otros.
De allí que al analizar que la distribuidora Acarigua recibe a diario el producto
enviado de la planta desde Cabudare Edo. Lara, y donde 2 veces por semana debe
revisar y clasificar la existencia, y chequeo de la distribución que realiza mediante
diversas rutas que se crean a los camiones. Asimismo, la empresa posee un stock de
quince (15) productos entre los que se encuentran entre los productos finales: Leche,
derivados lácteos, yogures, jugos pasteurizados, jugos larga duración, queso
pasteurizado y mantequilla, de los cuales para efectos de este estudio, se tomará como
base la marca líder que la organización representa debido a que, según la gerencia de
ventas, son los de mayor demanda por parte de la clientela.
De modo que la distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos los Andes,
ubicada en la ciudad de Acarigua –Edo. Portuguesa, cuenta con un sistema
automatizado para el control de inventario, pero a pesar de esto, de acuerdo a sondeo
y entrevistas a trabajadores y miembros de la directiva, el mismo no es bien utilizado
porque también hacen los procesos de forma manual, además de que estos al hacer
pedidos a sus proveedores no toman en cuenta la demanda de sus productos en el
mercado, y como consecuencia en muchas ocasiones quedan lotes de productos
estancados en almacén y aunque esto sea en pequeñas cantidades, este exceso de
productos trae graves daños económicos, puesto que al ser productos perecederos, se
dañan en el almacén, además de que la organización presenta dificultades con sus
proveedores y al mismo tiempo esto acarrea complicaciones con los clientes por falta
de un control de gestión efectivo.
En consecuencia, la carencia de políticas de inventario adecuadas están
produciendo efectos negativos en la empresa, como lo son: una demanda insatisfecha
que a su vez trae como consecuencia la pérdida de la clientela y esta misma
problemática no permite que sean captados nuevos clientes.
Ante estas situaciones planteadas, la empresa considera indispensable la puesta
en marcha de un sistema de administración de inventarios, que permita por una parte
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conocer concretamente sus niveles óptimos de seguridad, las cantidades
operacionales de cada producto que deban ser mantenidas, en función de la demanda
de los productos y por otra parte las mejoras necesarias de introducir en los distintos
inventarios de repuestos y suministros de las empresas, con la finalidad de lograr
ahorros en su mantenimiento y niveles adecuados en función de las necesidades de
cada una de ellas.
Se pretende entonces con este estudio, promover un modelo de inventario para
la mejora del ciclo logístico en la organización y plantear los modelos necesarios que
permitan minimizar el impacto de las situaciones problema antes expuestas, además
de corregir y mejorar el sistema actual para que funciones de manera cónsona y
eficaz, todo esto podrá traducirse en un nivel significativo de su nivel de servicios y
reducirá al mínimo el riesgo de pérdidas monetarias dentro de la empresa.
Cabe destacar además que se analizará el sistema de control y distribución de la
Empresa Socialista Lácteos los Andes, mediante la recolección de datos, entrevistas y
observaciones directas; con el apoyo de herramientas como un modelo de sistema
logístico ideal y todo lo referente al estudio de un sistema de inventario, se buscará
proponer cambios que afecten significativamente para mejorar dicho sistema.
Asimismo, se puede indicar que es muy novedoso este estudio ya que nunca
antes había sido realizada una investigación de esta índole en la Empresa Socialista
Lácteos los Andes, proponiendo modelos de inventario para la mejora de su ciclo
logístico y que enfoca la distribución (supervisión y conducción) como meta a ser
optimizada. Este proyecto también puede ser utilizado como base o antecedente para
investigaciones futuras y donde se encamina a proponer un modelo de inventario para
la mejora del ciclo logístico y control de inventario de la Empresa Socialista Lácteos
los Andes, ubicado en la ciudad de Acarigua –Edo. Portuguesa además de
diagnosticar la situación actual del ciclo logístico y control de inventario.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Supervisar y conducir técnicamente las políticas de inventarios de productos
terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo.
Portuguesa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Diagnosticar la situación actual en cuanto al manejo de inventario de
productos terminados de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo.
Portuguesa.
Analizar las políticas de control de inventario de productos terminados que se
llevan a cabo en la distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de
Acarigua –Edo. Portuguesa.
Diseñar un mecanismo de control de inventarios de productos terminados para
disminuir las pérdidas o faltantes de mercancías en la distribuidora Lácteos Los
Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
FORMULACIÓN DE INTERROGANTES
¿Cómo se diagnosticara de la situación actual en cuanto al manejo de los
inventarios del departamento de productos terminado en la distribuidora de Acarigua–
Edo. Portuguesa de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes?
¿Cómo se analizaran las políticas de control de inventarios del departamento
de productos terminado en la distribuidora de Acarigua–Edo. Portuguesa de la
Empresa Socialista Lácteos Los Andes?
¿Cómo diseñar un mecanismo de control de inventarios de productos
terminados para disminuir las pérdidas o faltantes de mercancías en la distribuidora
en la distribuidora de Acarigua–Edo. Portuguesa de la Empresa Socialista Lácteos
Los Andes?
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JUSTIFICACIÓN
Toda organización requiere de mecanismos de control, supervisión y manejo en
todas las fases o etapas de producción y manejo de sus productos, de su inventario,
esta que se refiere a las existencias de un artículo o determinado recurso que está
almacenado y que espera ser usado por la organización.
De aquí que la investigación conlleve a la aplicación necesaria de diversas
propuestas técnico-administrativas que coadyuven en mejorar u optimizar la fase de
distribución de la empresa Lácteos los Andes.
Por lo tanto, un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que
supervisa los niveles de inventario y determina cuáles son los niveles que deben
mantenerse, cuando hay que reabastecer el inventario y de qué tamaño deben ser los
pedidos.
Se requerirá entonces de conocer los tipos de inventarios para de este modo
elegir el más adecuado a la cadena de distribución de la empresa, ubicando en primer
lugar al Inventario de Productos Terminados (refiere a todos los productos
terminados, incluyendo a los almacenados destinados a la venta), asimismo el
Inventario de Oficina (representan a los artículos consumibles de oficina que están
almacenados para su próxima utilización) y finalmente el Inventario de
Mantenimiento y Operación (todos aquellos artículos y/o materiales que son
utilizados como repuestos para el mantenimiento de maquinaria y equipos, que están
almacenados para ser utilizados siempre y cuando se necesiten).
En cuanto al estudio, este no pretende ser una solución única pero si representa
un compendio de propuestas que alternativamente servirá a otras propuestas de
investigación tras exponer metodológicamente una gran pertinencia en la solución de
los problemas hasta ahora detectados.
De esta manera, estructuralmente la propuesta identifica las diversas fallas
administrativas que se llevan a cabo dentro de la organización y que conllevan a la
necesidad de adoptar medidas de control y evaluación final de los procesos de la
cadena de distribución de los productos terminados (comercialización).
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Todo ello confiere la importancia que se le debe conceder a las fases del
proceso administrativo, así como a los recursos financieros que deben ser invertidos
tanto en plataformas tecnológicas, infraestructura y recurso humano; entre las cuales
la supervisión y conducción técnica en el manejo de inventario de productos
terminados en la empresa socialista Lácteos Los Andes ocupan un lugar importante.
Es por ello que el presente trabajo de investigación se justifica desde el aspecto
metodológico, estructural, administrativo, técnico y teórico tras permitir explorar
alternativas eficientes para el control de los procesos administrativos de dichos
productos, desde su recepción hasta su posterior comercialización y puesta al
mercado. Es así como finalmente, el estudio muestra que al diagnosticar que existe
necesidad de implantar o mejorar los sistemas de control internos (métodos, sistemas
y procedimientos autorizados por las entidades competentes de la empresa) en
procura de salvaguardar los bienes e intereses patrimoniales de la empresa socialista
Lácteos Los Andes, específicamente en su sucursal de distribución ubicada en
Acarigua – Edo. Portuguesa.
En consecuencia, los diversos objetivos deberán apuntar hacia la garantía de
una producción continua con optimización de las etapas de almacenamiento y
posterior comercialización en la que se deberá evitar retrasos o tardanzas en la
recepción y entrega de los productos, mejorar la logística que le permita planificar,
implementar y controlar el eficiente flujo y almacenamiento de datos (existencia)
información y de materiales que van a llevar un mejor control desde un origen hasta
que estas son ubicadas en cada punto de consumo. Es por ello que toda empresa, que
desee perpetuarse y sostenerse debe contar con un buen sistema de manejo de
inventario, que le permita optimizar el control eficaz e integral de sus materiales en
almacén y de toda la cadena comercializadora.
En el ámbito económico se justifica ya que las pérdidas económicas por
productos mal manipulados, mal inventariados (existencia - haber) se reducirán al
mínimo percibiendo con ello la empres una mejor rentabilidad y así mantendrá un
buen equilibrio técnico-financiero como distribuidora, con ello se espera cumplir una
mejor operatividad.
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Metodología aplicada
En lo que respecta, a la metodología aplicada en la presente investigación
“Supervisión y conducción técnica de las políticas de inventarios de productos
terminados en la Empresa Socialista Lácteos los Andes de Acarigua –Edo.
Portuguesa” consiste en una Propuesta de un modelo de inventario para un mejor
proceso de distribución de los diversos productos.
Consiste básicamente en realizar un diagnóstico del ciclo logístico de la
empresa donde se involucra en especial el proceso de supervisión y conducción o
distribución, detectándose en un primer momento que dicha empresa carece de un
sistema de administración de inventarios de productos terminados y de conducción o
distribución; la misma se fundamenta en la aplicación de una encuesta que es uno de
los métodos más utilizados en la investigación de mercados porque permite obtener
amplia información de fuentes primarias. Por ello, es importante que investigadores
conozcan cuál es la definición de encuesta, pero desde distintas perspectivas para
tener un panorama más completo de la misma.
Asimismo, según Stanton, Etzel y Walker, una encuesta consiste en reunir datos
entrevistando a la gente.
Para Richard L. Sandhusen, las encuestas obtienen información
sistemáticamente de los encuestados a través de preguntas, ya sea personales,
telefónicas o por correo.
En la Presente Investigación se utilizaron dos criterios de respuestas (respuestas
cerradas): Si o No. es una técnica ampliamente aplicada de carácter cualitativa.
Para mantener un control sobre el departamento de Almacén de Producto
Terminado el cual esta conformado por 10 trabajadores y un Jefe se procede a la
encuesta social, es un método de obtención de información mediante preguntas orales
o escritas, planteadas a un universo o muestra de personas que tienen las
características requeridas por el problema de investigación.
Población: La población es un conjunto de individuos de la misma clase,
limitada por el estudio. Según Tamayo y Tamayo, (1997), ¨La población se define
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como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una
característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación¨.
Muestra: La muestra es la que puede determinar la problemática ya que es
capaz de generar los datos con los cuales se identifican las fallas dentro del proceso.
Según Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997), afirma que la muestra ¨ es el grupo de
individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno estadístico”.
Consiguiendo así con la ayuda de esto realizar propuestas innovadoras a
algunos problemas operativos dentro de la organización en la manera en que se
gestiona y controla el inventario.
Esta investigación permitió conocer las características de un aspecto de la
población estudiada a través de pruebas aplicadas a la muestra apoyada en una
investigación de campo.
Al respecto Arias (1999) plantea sobre la investigación de campo lo siguiente
"en la investigación de campo los datos se recolectan directamente de la realidad
donde ocurren”. Esta investigación es de campo, porque la estrategia que se cumplió
como investigadores se baso a métodos como la encuesta hecha y que permitieron
recoger los datos en forma directa de la realidad donde lo presentamos, en este
sentido retrata de una investigación a partir de datos originales o primarios.
Investigación acción
Asimismo, la investigación acción, según Murcia, (citado por Álvarez, 2008),
se caracteriza por ser “Dinámica e interactiva, comienza desde la inserción en
la comunidad social objeto de estudio”. Por otra parte, se dice que, es una
manera concreta de llevar adelante los pasos de la investigación científica de acuerdo
con su enfoque. Significa entonces, que es un proceso dinámico que permite
evaluar directamente la situación o problema objeto de investigación, integrando la
acción de investigadores y actores para poder establecer vínculos e interacciones y así
planificar las acciones siguiendo pasos previamente establecidos.
Dicha Investigación Acción proviene del autor Kurt Lewis y fue utilizado por
primera vez en 1944. Describía una forma de investigación que podía ligar el enfoque
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experimental de la ciencia social con programas de acción social que respondiera a
los problemas sociales principales de entonces. Mediante la investigación – acción,
Lewis argumentaba que se podía lograr en forma simultáneas avances teóricos y
cambios sociales.
El concepto tradicional de investigación acción proviene del modelo Lewis
sobre las tres etapas del cambio social: descongelación, movimiento, recongelación.
En ellas el proceso consiste en:
Insatisfacción con el actual estado de cosas.
Identificación de un área problemática.
Identificación de un problema específico a ser resuelto mediante la
acción.
Formulación de varias hipótesis.
Selección de una hipótesis.
Ejecución de la acción para comprobar la hipótesis.
Evaluación de los efectos de la acción. Generalizaciones. (Lewis 1973).
Las fases del método son flexibles ya que permiten abordar los hechos sociales
como dinámicos y cambiantes, por lo tanto están sujetos a los cambios que el mismo
proceso genere.
Los resultados se prueban en la realidad. Las experiencias que resultan en el
campo social proporcionan las informaciones acerca de los procesos históricos. En
otras palabras, empieza un ciclo nuevo de la investigación – acción cuando los
resultados de la acción común se analizan, por medio de una nueva fase de
recolección de información. Luego el discurso acerca de las informaciones, se
comienza con la etapa de elaborar orientaciones para los procesos de acción o las
modificaciones de los procesos precedentes.
Tipo De Investigación
La investigación, de acuerdo con Sabino (2000), se define como: “Un esfuerzo
que se emprende para resolver un problema, claro está, un problema de
conocimiento”.
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Paradigma cualitativo
En lo que respecta, a la metodología aplicada se desarrolla en función al
Paradigma cualitativo en estudio descriptivo, bajo la modalidad de investigación
acción, de allí que, el enfoque cualitativo es definida por Villamizar (2008) como:
Un método de investigación usado principalmente en las ciencias sociales, que
utiliza abordajes metodológicos basados en principios teóricos tales como la
hermenéutica y la interacción social empleando métodos de recolección de datos que
son no cuantitativos, con el propósito de explorar las relaciones sociales.
Es decir, gestiona el análisis exhaustivo y con máximo detalle, un asunto o
actividad en particular, es cómo se da la dinámica o cómo ocurre el proceso planteado
directamente, tomado de su medio inmediato con la ayuda de instrumentos de fácil
manejo y decodificación.
Métodos y Técnicas
La metodología que se utilizará será de carácter participativo, con el propósito
de lograr que las acciones se democraticen (generalicen) a través de la intervención
de los sujetos objeto de investigación.
Técnicas para la recolección de datos
Se podrá utilizar:
Entrevistas.
Conversatorios.
Visitas periódicas a la empresa.
Reuniones individuales y grupales.
Encuentros o intercambio de experiencias.
Otras que consideren importantes.
Sistematización de la experiencia.
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Esta sección corresponden al tipo de investigación en la cual se basa, además de
cada uno de los fundamentos y materiales con los cuales se trabaja, aquí se encontrara
con un modelo metodológico que servirá de guía para el cumplimiento de los
objetivos del mismo, con el cual se pudo conseguir y actualizar toda la información
recolectada para el posterior análisis.
En lo que respecta, a la metodología aplicada se desarrolla en función al
Paradigma cualitativo en estudio descriptivo, bajo la modalidad de investigación
acción, de allí que, el enfoque cualitativo es definida por Villamizar (2008)
Población y muestra
Técnica de recolección de datos
Es notorio resaltar, que las observaciones y la entrevista se realizaron de
manera directa en cada caso, obteniéndose resultados y respuestas claras que
permitieron alcanzar los objetivos propuestos al comienzo de la misma. De acuerdo a
Hurtado (2007), esta tipología descriptiva, está orientada a establecer las relaciones
entre eventos, permitiendo su explicación en términos del por qué, cómo, y en qué
condiciones se suceden los mismos.
De modo que, de acuerdo a este autor, la encuesta es una técnica destinada a
obtener datos de interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la entrevista, se
utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las
contesten igualmente por escrito. Ese listado se denomina cuestionario.
Según Arias (1997) los instrumentos de recolección son: “las distintas forman o
maneras de obtener la información.” Para el desarrollo de este trabajo se utilizo como
instrumento la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
Encuesta
Según Naresh K. Malhotra, las encuestas son entrevistas con un gran número
de personas utilizando un cuestionario prediseñado. Según el mencionado autor, el
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método de encuesta incluye un cuestionario estructurado que se da a los encuestados
y que está diseñado para obtener información específica.
Para Trespalacios, Vázquez y Bello, las encuestas son instrumentos de
investigación descriptiva que precisan identificar a priori las preguntas a realizar, las
personas seleccionadas en una muestra representativa de la población, especificar las
respuestas y determinar el método empleado para recoger la información que se vaya
obteniendo.
En síntesis, y teniendo en cuenta las anteriores definiciones (tomadas de
Thompson I (2004). Definición de Encuesta).
La encuesta es un instrumento de la investigación de mercados que consiste en
obtener información de las personas encuestadas mediante el uso de cuestionarios
diseñados en forma previa para la obtención de información específica.
Complementando lo anterior, cabe señalar que el Diccionario de Marketing de
Cultural S.A. define el término encuestación como el método de recogida de
información cuantitativa que consiste en interrogar a los miembros de una muestra,
sobre la base de un cuestionario perfectamente estructurado.
Observación directa
Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la observación directa nos dice: “es en la
cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación.”
(p.122). EstaTécnica que nos permitió el contacto con el problema estudiado.
Planes de acción
Según, Jara (2008), la sistematización, es aquella interpretación crítica de una o
varias experiencias que “a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o
explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho
proceso, cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo.” En
relación a ello, el investigador para la recolección de la información utilizó lista de
control de todas las actividades organizadas, tomando en cuenta las experiencias
vivenciales de los involucrados, los cuales sirvieron de apoyo para realizar la
sistematización de la información recopilada desde el punto de vista de los
participantes.
19
CUADRO 2-PLAN DE ACCIÓN:- “Supervisión y conducción técnica de las políticas de inventarios de productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa”OBJETICO GENERAL: Supervisar y conducir técnicamente las políticas de inventarios de productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
OBJ. ESPECÍFICOS ACTIVIDADES TECNICAS E INSTRUMENTOS
PLAZO DE EJECUCIÓN
RECURSOS Y PERSONAS
RESPONSABLES
Diagnosticar la situación actual en cuanto al manejo de inventario de productos terminados de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
Analizar las políticas de control de inventario de productos terminados que se llevan a cabo en la distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
Diseñar un mecanismo de control de inventarios de productos terminados para disminuir las pérdidas o faltantes de mercancías en la distribuidora Lácteos. Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
Visitas a la planta y dpto. Almacén.
Levantamiento de la información.
Diagnóstico de la situación y del entorno.
Jerarquización de los problemas.
Segundo diagnósticoVisitas a la planta y dpto.
Almacén. 11 al 16/12-2011
Transcripción y análisis de la propuesta (entrega y 1ra correcciones)
Consultas guiadasDesarrollo de la propuesta
09-04-2012Presentación de la propuesta formulada final.
Observación directa
Encuestas
Análisis descriptivo
Textos referentes al tema de investigación
JULIO-OCTUBRE
Formulación de pro
08-10-2011ndo 11 al 16/12Análisis de la
propuesta formulada final.
01-2012Transcripción y
op03-2012
Programa ORBISDe control de
inventario y del sistema automatizado.
Personal administrativo y d planta de la Distribuidora
Fotocopiado de los instrumentos.
Muestras de inventario
Hoja de inventario (semanal, quincenal, mensual)
Hoja de inventario anual
Transcriptores
Asesoramiento metodológico
Computadora y equipos digitales (instrumentos)
Equipo investigador (IUTEP-2011)
Personal administrativo y de planta de la Distribuidora
Equipo investigador (IUTEP-2011)
Equipo investigador (IUTEP-2012)
20
OBSERVACIONES:Fuente: Sequera, Vera, Maldonado, Valecillo, Rivero (2011)
21
PARTE II
SISTEMATIZACION ARTICULADA DE LA TEORIA Y LA
PRÁCTICA.
Para la realización de esta investigación, se revisaron algunas teorías
relacionados a la temática planteada, con el fin de conformar un basamento
conceptual pertinente a la sustentación de la investigación y a los descriptores
(Supervisión; Conducción técnica; Políticas de inventarios; cadena de distribución;
Productos terminados).
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Se crea así la alternativa de almacenaje y por lo
tanto estos debían ser administrados para lograr colocarlos por años de recolección
(caso de los granos de trigo, entre otros) y donde se debía tener estimado el tiempo en
que estos podían permanecer sin dañarse, asimismo se hacían selecciones de acuerdo
a la calidad de los granos.
Es así como surgen los sistemas de almacenaje con un control de existencia, de
salida y de renovación, y que luego impulsaron a la creación de cadenas de
comercialización e dichos productos. Necesitaban entonces establecer mecanismos y
controles que les permitieran aumentar su rentabilidad, esto se puede hacer de dos
maneras (minimizando costos y aumentando los ingresos) en su mayoría las
distribuidoras no se ocupan de esta situación y aún más cuando tienen un alto manejo
de existencia donde la entrada y salida es muy dinámica y casi hace colapsar el
normal funcionamiento de la misma si no son aplicados métodos de control de
supervisión existencia que faciliten la normal y optima conducción de dichos
productos.
22
Antecedentes
Arellán y Bolívar (2007), en su propuesta con línea de investigación acción
“Evaluación De Las Etapas Del Ciclo Logístico, la misma que fue llevada a cabo en
una empresa de autorepuestos y accesorios de la ciudad de Barcelona (propuesta que
consta de un estudio realizado que se constituye de un análisis del sistema a través de
diversos métodos de recolección de datos para determinar los problemas de ciclo
logístico)
Este estudio es pertinente con respecto abordar la elaboración de propuestas de
inventarios y arroja un modelo del mismo las cuales están focalizadas dentro de los
objetivos a cumplir dentro de la propuesta.
Por su parte Llovera y Zapata (2008) realizaron un estudio de tipo participativo,
(investigación acción) la cual se denominó “Propuesta de un modelo de Inventario
para mejora del ciclo logístico de una empresa del ramo automotriz”, llevada a cabo
en la ciudad de Puerto La Cruz; este trabajo está enfocado en el análisis del ciclo
logístico, determinándose los factores causales de la problemática presente en el
desarrollo de todas las actividades; es decir, consiguiendo así con la ayuda de estas
medidas solucionar algunos problemas operativos dentro de la organización en la
manera en que se gestiona y controla el inventario.
Todas estas investigaciones guardan pertinencia y relación con la propuesta de
“Supervisión y conducción técnica de las políticas de inventarios de productos
terminados en la Distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos los Andes de
Acarigua –Edo. Portuguesa” por cuanto estiman que la contabilidad para los
inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.
Asimismo, estas aportan su importancia en su simplicidad, puesto que el
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto
mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes
23
operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.
Al final, se espera contribuir de manera técnica en la mejora del ciclo logístico
y control de inventario además de que toda estrategia propuesta podrán definir los
diversos planes de acción pero que parte de diagnosticar la situación inicial de cómo
se llevan a cabo los procesos pasando por lo logístico y control de inventario para así
clasificar los materiales existentes en el almacén para finalmente definir los modelos
de inventario aplicables a cada tipo de producto
Fundamentos teóricos
El control de inventarios es un aspecto crítico para una administración exitosa.
Cuando mantener inventarios implica un alto costo, las compañías no pueden darse el
lujo de tener una cantidad de dinero detenida en existencias excesivas. Por otra parte
los objetivos de un buen servicio al cliente y de una producción eficiente deben ser
satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel ideal.
Por otra parte, de acuerdo con Sánchez (2008) en el pasado se ha intentado en
diversas ocasiones definir términos como problemas de administración de
inventarios, control de inventarios, gestión de inventarios o sistemas de inventarios,
por lo que al respecto no existe una terminología precisa generalmente aceptada. Pero
no sólo no existe tal terminología, sino que puede haber además distintos puntos de
vista en relación con lo que realmente significa un inventario.
Es por ello que algunas personas consideran que los sistemas de administración
de inventario son simplemente sistemas para mantener registros de las cantidades de
artículos o productos almacenados. Para estas personas, el problema del inventario
consiste en determinar las variables que deben controlarse. Hay quien ve el inventario
desde un punto de vista más general, por lo cual se trata de financiar las inversiones
para suplir los inventarios, además del problema de reducir costos.
24
Otra importante razón para mantener los inventarios, es que pueden aumentarse
las ventas y los beneficios, al poder complacerse rápidamente las demandas de un
mayor número de productos o repuestos, de allí que los problemas de inventarios sean
comunes a todas las empresas en las que se haga necesario almacenar productos o
artículos para futuras ventas o usos.
Robbins (1996), en su libro Fundamentos de Administración, define la
administración como un proceso; en dicho proceso exalta 4 funciones fundamentales
(planeación, organización, ejecución y control) estas constituyen el proceso
administrativo donde deben establecerse políticas que estiman a la supervisión y la
conducción como primordiales para el buen funcionamiento de toda organización. De
modo que el control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento y ese rendimiento debe considerar la supervisión como fase de control.
Asimismo, para las definiciones se ha considerado el aporte de Goxens (2000),
quien define el inventario como la relación detallada y valorada de todos los
elementos que componen el patrimonio, es decir, es un listado cronológico en donde
se especifican los distintos activos que posee una empresa.
De tal manera, que estos autores se corresponden con la metodología aplicada a
la investigación y exponen que la naturaleza del inventario está en que se crea para
ser realizado en cada etapa de producción de uno o varios productos, de esta manera
facilita a las organizaciones el control de gastos necesario al momento de su
fabricación.
Es así que, el inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa
de materiales necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
25
La administración de inventario
Es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos
procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para
llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto
de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una
empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia
prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de
inventario:
La administración de inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación
nos podría llevar al fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En
tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.
Ciclo logístico
Ahora bien, en el ciclo logístico se puede observar como un sistema mayor,
donde se encuentran un conjunto de acciones ordenadas y relacionadas entre si, que
forman parte del proceso de producción de toda organización, se enfoca en la
planificación, administración, ejecución y control de los materiales solicitados para el
soporte de dicho proceso, tomando en cuenta costos, efectividad, tiempo y demanda.
A continuación se observa el esquema del ciclo logístico en la figura Nº 1:
26
Figura N° 1
Fuente: Sequera, Vera, Maldonado, Valecillo, Rivero (2011)
Finalidad de la administración de inventarios
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en
cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
Definición de los niveles del ciclo logístico en una empresa
La definición de los niveles así como también las variables respecto al control
de inventario indicarán en qué posición se encuentra la empresa de acuerdo a los
resultados de la evaluación.
Nivel Cero (O):
Una empresa posicionada en este nivel se caracteriza principalmente por
necesitar de una planificación de las actividades que permitan conocer los
procedimientos y acciones que deben llevarse a cabo para cada uno de los procesos
además de no contar con departamentos claramente definidos que cumplan con los
procesos del ciclo logístico (adquisición, Recepción, control de inventarios,
27
almacenamiento y manejo, Despacho y transporte). Es decir, cuando la empresa no
posee el nacimiento mínimo necesario para llevar a cabo la gestión logística ni de los
beneficios que ésta ofrece.
Nivel Uno (1):
Las empresas que se ubican en este nivel presentan planificación de las
actividades concernientes a los procesos, con la desproporción de que se llevan a
cabo de manera aislada, es decir, se efectúa cada proceso independiente de los demás.
Ausencia de departamentos claramente definidos, esto representa que existen algunos
departamentos que no han sido definidos ni creados. Las empresa de este nivel no
poseen automatización de ninguno de los procesos, todos se efectúan de manera
manual. También se evidencia la insuficiencia de programas de control.
Nivel Dos (2):
Las empresas situadas en este nivel poseen una efectiva planificación de las
actividades, existen departamentos claramente definidos para cada uno de los
procesos del ciclo logística, además de existir una precisa relación entre cada uno de
ellos. Cada uno de los procesos se llevan a cabo efectuando las exigencias que
reclama cada proceso, con la variante de llevar todos los controles de manera manual
o con equipos automatizados obsoletos y en algunos casos hacen uso de software que
se encuentran en el mercado y son adaptados a las necesidades de la empresa,
teniendo como consecuencia una relación deficiente entre clientes y proveedores.
Nivel Tres (3):
Las empresas situadas en este nivel son aquellas consideradas ejemplos a
seguir, por las clasificadas en los niveles inferiores debido, a que poseen una efectiva
planificación de sus actividades cuentan con departamentos claramente definidos que
permiten centralizar los procesos de la logística, así como también una eficiente
integración entre clientes y proveedores, gracias al uso de tecnología avanzada que
permiten una estrecha relación entre cada uno de los procesos del ciclo logística por
el hecho de trabajar en tiempo real existe también una notable inclinación para el
estudio de posibles variaciones que puedan afectar el buen funcionamiento de cadena
de suministros.
28
Inventario (inicial)
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la
fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
Compras
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo
contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un
saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias
y Pérdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de
reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará
a la cuenta compras.
Gastos de compras
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirirge a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General.
Ventas -Devoluciones en ventas
Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa
y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en
Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.
29
Inventario (final)
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y
corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente
valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas
del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Detección de necesidades de abastecimiento
Toda empresa habrá de tener su origen al reconocer la existencia definitiva de
una necesidad dentro de la organización. La persona responsable de alguna actividad
en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad:
qué necesita, cuánto necesita y cuándo se tendrá la necesidad. Es aquí donde se inicia
el ciclo logístico y se justifica su funcionamiento, si un artículo no cumpliera con un
uso planeado, su compra será totalmente inútil y constituirá una pérdida de tiempo,
dinero y esfuerzo.
Requerimiento de materiales
Con la emisión de la requisición de material se inicia el proceso de solicitud de
compra de los artículos que son requeridos por las diferentes dependencias de la
empresa, para mantener las operaciones.
Recepción de materiales
Es un procedimiento de verificación de los materiales que reciben de los
proveedores, en conformidad con los requisitos de compras establecidos en cuanto a
cantidad, especificaciones y normas de calidad. La unidad de compras, verifica si las
cantidades están correctas realiza junto con control de calidad, la inspección para
comparar el material con las especificaciones determinadas en el pedido de compras.
Esto se denomina inspección de calidad en la recepción de material.
Proceso de recepción
En cuanto el procedimiento de inspección propiamente dicho, se señala la
secuencia de acciones que deben seguirse para su ejecución:
30
Realizar inspección externa de conformidad a condiciones y tipo de embalaje
solicitado.
Abrir con cuidado el material, es decir utilizar las herramientas adecuadas de
modo de no ocasionar daños.
Chequear la lista contra la factura, determinar que las cantidades y
especificaciones solicitadas son las que se están recibiendo.
Facilitar verificación contable, expedir la documentación necesaria para
procedimiento administrativo-contable.
Elaborar informe de recepción, reportar la información recabada en un informe
final, en el cual se señalará los resultados de las acciones anteriores.
Notifica al solicitante a través de las unidades correspondientes sobre la llegada
del material y su estado.
Almacenamiento
Implica la identificación, ubicación o disposición, así como la custodia de todos
los artículos del almacén, cumpliendo con los requisitos exigibles al material, para
mantenerlo en condiciones adecuadas hasta el momento en que sea retirado para el
uso.
Las instalaciones, equipos y técnicas para el almacenamiento varían mucho
según la naturaleza de los materiales que se va a manejar. Las características del
material como tamaño, peso, durabilidad, tiempo en estantería y tamaño de los lotes
son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de almacenamiento.
Diseño de un sistema de inventario
En función de estos objetivos los pasos generales a seguir para el diseño de un
almacén que satisfaga estos objetivos los podemos reseñar como una cadena de
actividades que buscan marcar la productividad del sistema general, tal como sigue a
continuación:
Ubicación en el almacén: El almacén debe ser ubicado de tal manera que los
costos de movimientos de materiales sean mínimos has los usuarios.
31
Elecciones de equipos de almacenamientos: Se refiere al tipo de equipo que
se va a utilizar para la colocación de los materiales, tales como tarimas, plataformas,
cajones, perchas, estantes, mesas, etc.
Elección de equipos de traslado: Seleccionar tipo de equipo que se va a
utilizar para el manejo, tales como: carretillas, elevadores, montacargas, etc. Esta
decisión es una decisión de costos basada en la frecuencia de los movimientos y
ciclicidad.
Clasificación y catalogación: Es la identificación de los productos por grupo,
subgrupo, clase, subclase, así como de las instalaciones y áreas en cuestión, con fines
de registro y sistema localizador.
Distribución de materiales en el almacén: Se refiere a la distribución de los
bienes dentro del almacén de tal manera de facilitar su acceso. Esta distribución
dependerá de la frecuencia de su uso, peso tamaño, volumen.
Diseñar el sistema de reposición, consistirá en la garantía que las demandas de
productos sean cubiertas con oportunidad al menor costo posible.
Es posible que se quiera ganar confiabilidad en el sistema aumentando los
niveles de inventarios, pero necesariamente aumentará los costos asociados.
Diseñar el sistema de calidad en el almacén.
Observar normas de seguridad, orden y limpieza. El peso de materiales y
equipos almacenados, disposición de pasillos, alturas de techo, temperatura e
iluminación adecuada, no mezclar clases diferentes de productos.
Separar e identificar materiales reservados para proyectos especiales, para
devolución, en reclamos, etc.
Almacén.
Es el establecimiento o local donde se guardan los artículos o materiales desde
que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan, y en el cual se restringe
el acceso a personas no autorizadas
Tipos de almacén.
A continuación trataremos de abarcar la más amplia posible y ser consistente
con los diferentes tipos de almacenes:
32
Almacenes Industriales: Comprende el conjunto de almacenes de una
industria para almacenar las materias primas, semiterminados, piezas y partes y los
productos terminados. Dentro de estos almacenes industriales tenemos:
Conteo Físico: Se refiere al conteo periódico de las unidades en el almacén con
la finalidad de verificar si los registros coinciden con la realidad.
Fundamentos legales o referencias legales
Contempla El fundamento legal apoyado en el Plan de Desarrollo Económico y
Social. Plan “Simón Bolívar”.
Inventario de insumos y prácticas productivas
Fundamentada en principios de Superar la ética del capital
Fomentar el trabajo creador y productivo
Autónoma articulación material / institucional del control sobre el proceso del
trabajo
Suprema felicidad social
Enfoque 2
a. La suprema felicidad social es la visión de largo plazo que tiene como punto
de partida la construcción de una estructura social incluyente, formando una nueva
sociedad de incluidos, un nuevo modelo social, productivo, socialista, humanista,
endógeno, donde todos vivamos en similares condiciones rumbo a lo que decía Simón
Bolívar: la suprema felicidad social.
b. Las bases de las políticas de la construcción de una nueva estructura
económica y social incluyente (planificación y control de la economía) están
contenidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en las
tradiciones de lucha del pueblo venezolano y en la voluntad política del actual
gobierno de avanzar hacia la construcción del socialismo.
33
Figura N° 2
Fuente: Sequera, Vera, Maldonado, Valecillo, Rivero (2011)
Propósitos de los inventarios
Los inventarios representan uno de los activos más importante de una empresa
y desempeñan múltiples funciones en el mercadeo, promoción, distribución y
producción.
“La función primordial de los inventarios es que permiten desglosar o separar
las actividades de producción comercialización y distribución por esta razón se hace
necesario establecer propósitos consistentes de la existencia de estos”.
Dentro de los principales propósitos se encuentran los siguientes:
Mantener las independencias de las operaciones. Si existe un suministro de
materiales en un centro de trabajo, este centro tiene flexibilidad para operar.
Satisfacer las variaciones en la demanda de productos.
Permitir flexibilidad en los programas de producción.
34
Proporcionar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de
materia primas.
Aprovechar el tamaño económico de pedido.
Demanda
Este, se refiere a la cantidad de unidades solicitadas y no a las despachadas. Si
existe suficiente inventario el consumo es igual a la demanda, ya que cada unidad
solicitada es despachada. Si se presenta una ruptura de inventario y durante ese
periodo se requieren materiales, la demanda será superior al consumo.
Tipos de demanda
En la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa, el
tipo de demanda que se utiliza es:
Demanda Determinística: Es la demanda de un artículo que se conoce con
certeza. Esta a su vez, puede ser:
Estática: Es aquella donde la tasa de consumo permanece constante durante el
transcurso del tiempo.
Dinámica: Es aquella en la cual la demanda se conoce con certeza, pero varia
de un periodo al siguiente.
35
PARTE III
ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS.
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Ítem 1
¿Conoce usted si se lleva control de los inventarios de productos terminados
en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Cuadro 1
Análisis interpretativo del cuadro 1
36
Al analizar la pregunta: ¿Conoce usted si se lleva control de los productos
terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo.
Portuguesa?, se obtiene que 60% no conoce usted si se lleva control de los productos
terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo.
Portuguesa mientras que solo 40% si conoce de ello.
Ítem 2
¿Cree usted que la empresa Lácteos Los Andes carece de un sistema de
administración de inventarios de productos terminados y de conducción o
distribución?
Cuadro 2
Análisis interpretativo del cuadro 2
Al analizar la pregunta: ¿Cree usted que la empresa Lácteos Los Andes carece
de un sistema de administración de inventarios de productos terminados y de
37
conducción o distribución? se obtiene que solo 13% de los encuestados opina que no
cree que la empresa Lácteos Los Andes carece de un sistema de administración de
inventarios de productos terminados y de conducción o distribución por lo que la
mayor parte 87% si contesta que se requiere.
Ítem 3
¿Considera usted importante llevar control de los productos terminados en la
Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Cuadro 3
Análisis interpretativo del cuadro 3
Con referencia al análisis de la interrogante: ¿Considera usted importante llevar
control de los productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de
Acarigua –Edo. Portuguesa? Se obtienen los siguientes resultados expuestos en
38
gráfico y cuadro anterior donde el 73% afirma que si es importante llevar control de
los productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes mientras que
solo 27% considera que no es importante.
Ítem 4
¿Cree que las actuales políticas para el control de inventarios en la Empresa
Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa son lo suficientemente
efectivas?
Cuadro 4
Análisis interpretativo del cuadro 4
Con referencia al análisis de la interrogante: ¿Cree que las actuales políticas
para el control de inventarios en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de
39
Acarigua –Edo. Portuguesa son lo suficientemente efectivas? Se interpretan que 60%
de los encuestados si cree que las actuales políticas para el control de inventarios en
la Empresa Socialista Lácteos Los Andes son lo suficientemente efectivas y un 40%
no lo cree así.
Ítem 5
¿Considera eficiente la labor administrativa en cuanto al manejo de inventario
de productos terminados?
Cuadro 5
Análisis interpretativo del cuadro 5
Respecto al análisis de la interrogante: ¿Considera eficiente la labor
administrativa en cuanto al manejo de inventario de productos terminados? se
40
obtienen los siguientes resultados donde 53% considera eficiente o positiva la labor
administrativa en cuanto al manejo de inventario de productos terminados y solo un
47% no lo cree así.
Ítem 6
¿Cree necesario que se diseñen diversos mecanismos de control de inventario
de productos terminados en la distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos Los
Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Cuadro 6
Análisis interpretativo del cuadro 6
Al analizar la pregunta: ¿Cree necesario que se diseñen diversos mecanismos de
control de inventario de productos terminados en la distribuidora de la Empresa
41
Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa? se obtiene que la mayor
parte de los encuestados 80% si cree necesario que se diseñen diversos mecanismos
de control de inventario de productos terminados en la distribuidora mientras que un
20% no lo cree necesario.
Ítem 7
¿Considera usted apropiado el desarrollo de diversas técnicas de Supervisión
en los Procesos de inventario para disminuir las pérdidas o faltantes de mercancías
en la distribuidora Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Cuadro 7
Análisis interpretativo del cuadro 7
El ítem ¿Considera usted apropiado el desarrollo de diversas técnicas de
Supervisión en los Procesos de inventario para disminuir las pérdidas o faltantes de
42
mercancías en la distribuidora Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Arroja los siguientes resultados: 80% considera que si es apropiado el desarrollo de
diversas técnicas de Supervisión en los Procesos de inventario para disminuir las
pérdidas o faltantes de mercancías en la distribuidora Lácteos Los Andes y solo 20%
no cree en ello.
Ítem 8
¿Cree necesario diseñar un mecanismo de control de inventarios de productos
terminados en la distribuidora Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
Cuadro 8
Análisis interpretativo del cuadro 8
Respecto al análisis de la interrogante: ¿Cree necesario diseñar un mecanismo
de control de inventarios de productos terminados en la distribuidora Lácteos Los
Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa? Se puede interpretar de la siguiente manera: la
43
casi totalidad de encuestados representados por el 93% si cree necesario diseñar un
mecanismo de control de inventarios de productos terminados en la distribuidora
Lácteos Los Andes mientras que solo un 7% no lo cree así.
44
PARTE IV
EL PRODUCTO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Descripción de la Propuesta:
Esta hoja fue diseñada en Microsoft Excel, llamada control de inventario para la Empresa Socialista Lácteo los Andes.
Este diseño fue analizado y realizado según la falta de un resultado de efectivo de mercancía existente en el almacén (galpón). La Empresa Lácteo los Andes. Ahora puede contar con una hoja de cálculo de 6 columnas, las cuales cada una cuenta con una respectiva descripción.
1. Código: Numeración del producto.2. Producto: Descripción del producto.3. Mercancía inicial: lo que hay de existen en el almacén.4. Entrada de mercancía: la nueva mercancía que está entrando a la distribuidora.5. Salida de mercancía: la mercancía que sale producto a las ventas a diario.6. Existencia de mercancía final: es la que nos arroja el resultado de la suma y la
resta de las demás columnas la misma nos muestra el inventario o existencia que con que contamos al final del día, la misma está condicionada para trabajar con una formula sencilla “=C4+E4-G4 “¸ para así con ello poder llegar a lo plasmado en la columna 6.
Políticas de empresa Realiza auditorias a la gestión de calidad en la distribuidora e informar
resultado Asesorar y brindar capacidad sobre técnica, herramienta para el
cumplimiento de la gestión de calidad en las distribuidora Monitorear e informar sobre el estado de la áreas de oportunidad detectadas
en las auditorias aplicadas El almacenamiento del producto en la distribuidora lácteo los andes debe
mantener unas condiciones optima para impedir su contaminación o deterioro Todo los equipos debe mantenerse en buen estado para comprobar el higiene,
conservación y funcionamiento
Acotamos que este formato fue diseñado en conjunto con el equipo de trabajo para brindarle un nueva herramienta, donde esta hoja de cálculo a la que llamamos control de inventario les brindara una mayor facilidad y disminución de trabajo, la cual una vez ingresada esta hoja de cálculo en el sistema de la empresa esta contara con una eficacia y sencillez a la hora de obtener la cantidad o existencia de la mercancía exacta del inventario. Con esto queremos reflejar que nuestra ayuda para con la empresa es facilitarles un mejor rendimiento a la hora del trabajo. No está demás
45
resaltar que este instrumento se puede aplicar tanto de manera sistemática como a su vez de manera manual.
SOLUCION Este formato fue diseñado por el grupo de trabajo con la finalidad de arrojar datos precisos sobre el por que
Conclusiones
46
A continuación se presentan las conclusiones del estudio investigativo las cuales
son:
1. El inventario de mercancía es el activo más importante de una empresa
comercializadora.
2. Toda organización debe disminuir las perdidas ocasionadas por el vencimiento o
deterioro de los productos destinados para la venta.
3. Las empresas (distribuidora) se deben apoyar con recursos y herramientas
tecnológicas, que permitan mejorar los procesos administrativos y de
almacenamientos de datos con capacidad de ejecutar recordatorios en cuanto al
cronograma de tiempos de vencimientos y pedidos de mercancía.
4. La propuesta diseñada permitirá optimizar y desempeñar con mas efectividad
manejo del control de existencia de inventarios de la Empresa Socialista Lácteo
los Andes.
Recomendaciones.
1. Establecer controles de inventarios diarios para determinar la existencia de
productos de acuerdo a la demanda.
2. Establecer un mínimo y Establecer una actualización en la data tecnológica de los
procesos administrativos con que se llevan los inventarios para un mejor
rendimiento.
3. Implementar lo señalado en la propuesta la cual les permitirá mejorar sus
actividades mediante este sencillo proceso
4. un máximo ajustado a los márgenes de ventas.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Zambrano y Zabaleta (2008). Diseño De Un Sistema De Control Y Gestión De Inventario Para La
Materia Prima De Una Empresa Del Sector Textilero. Puerto la Cruz.
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INSTRUMENTO
Estimado (a) ciudadano (a), requerimos de su colaboración en el desarrollo de la presente encuesta, la cual tendrá como finalidad conocer acerca de los Procesos Supervisión y conducción técnica de las políticas de inventarios de productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa; por lo cual respetuosamente le agradeceremos pueda contestar de manera objetiva todas las preguntas (ítems)
No se requiere que suministre sus datos personales (sus datos y fuentes serán tratados como anónimos) por cuanto la información que usted brinde será únicamente para fines de estudio.
Agradeciendo por adelantado:
Instrucciones:
A continuación se le presentan diez (10) items o preguntas. Lea cuidadosamente las preguntas y responda SI ( ) SI CONSIDERA VERDADERA O AFIRMATIVA o NO ( ) FALSO SI CONSIDERA NEGATIVA; de acuerdo a su criterio marcando con una equis (X) en el recuadro de alternativa dentro del paréntesis.
TITULO DEL PROYECTO:Supervisión y conducción técnica de las políticas de inventarios de productos
terminados en la Empresa Socialista Lácteos los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa.
AUTORES:SEQUERA ANTONIETA C.I.V: 20.158.958.VERA KATHERINA C.I.V: 20.642.096.MALDONADO GÉNESIS C.I.V: 21.059.239.VALECILLO HAZEL C.I.V: 15.692.867.RIVERO RICHARD C.I.V: 12.447.345.
.…GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
ENCUESTA
N° ITEMS Recuadro de alternativa
SI NO
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1 ¿Conoce usted si se lleva control de inventarios de productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
( ) ( )
2 ¿Cree usted que la empresa Lácteos Los Andes carece de un sistema de administración de inventarios de productos terminados y de conducción o distribución?
( ) ( )
3 ¿Considera usted importante llevar control de los productos terminados en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
( ) ( )
4 ¿Cree que las actuales políticas para el control de inventarios en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa son lo suficientemente efectivas?
( ) ( )
5 ¿Considera eficiente la labor administrativa en cuanto al manejo de inventario de productos terminados?
( ) ( )
6 ¿Cree necesario que se diseñen estrategias de control de inventario de productos terminados en la distribuidora de la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
( ) ( )
7 ¿Considera que existe la necesidad de diseñar estrategias de supervisión y conducción dirigidas a controlar los productos terminados, incluyendo los almacenados destinados a la venta?
( ) ( )
8 ¿Considera usted importante llevar control de las políticas de inventarios en la Empresa Socialista Lácteos Los Andes de Acarigua –Edo. Portuguesa?
( ) ( )
Fuente: Sequera, Vera, Maldonado, Valecillo, Rivero (2011)
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