ACCESS
AVANZADO
2000
Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos
hardware, etc. que aparecen en este manual son marcas registradas de sus
respectivas compañías u organizaciones.
Reservados todos los derechos. De
conformidad con lo dispuesto en el
Código Penal vigente, podrán ser
castigados con penas de multa y
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reprodujeren o plagiaren, en todo o en
parte, una obra literaria, artística o
científica fijada en cualquier tipo de
soporte, sin la preceptiva autorización
del editor.
© Espacio Formación S.L. – Málaga, 2001
Edita: Espacio Formación S.L.
C/ Compositor Lehmberg Ruiz, 21
29007 MÁLAGA (España)
Telf. 902 15 78 22
Imprime:
Depósito Legal: XXXXXXX
La elaboración de este manual está basada en la experiencia de más de
20 años de profesionales de la enseñanza. Profesores dedicados, entre
otras actividades, a la Formación Continua y Ocupacional, con un
profundo conocimiento de las necesidades del alumnado. Su
metodología de aprendizaje y técnicas de motivación garantizan la
finalización con éxito de la formación impartida.
El contenido del manual se adapta a las exigencias educativas de los
Certificados de Profesionalidad, con el consiguiente beneficio para el
alumno a la hora de adaptar sus conocimientos a los requeridos para el
desarrollo profesional de la actividad laboral.
El propósito de este manual es el de ser una guía útil para el aprendizaje,
eminentemente práctica y didáctica; para ello se han incluido múltiples
ilustraciones y casos prácticos con el objetivo final de lograr una
metodología de enseñanza eficaz, sencilla y amena.
Para lograr la meta de calidad educativa se ha contado con un equipo de
pedagogos, profesionales de la enseñanza y especialistas en cada una
de las materias, los cuales han aportado las visiones necesarias para que
el resultado final sea óptimo y el más adecuado a las necesidades
formativas.
La estructura modular del manual, que incluye un contenido teórico,
tests de evaluación y casos prácticos, facilita la comprensión de los
contenidos, ofreciendo la posibilidad de una evaluación continua y la
realización de casos prácticos a través de los ejercicios propuestos.
Queremos, desde la humildad del formador, aportar a este apasionante
mundo en el que vivimos, caracterizado por profundos cambios
tecnológicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos;
herramientas que faciliten la adaptación a un futuro caracterizado por el
cambio continuo.
Por último, agradecer a todos los compañeros su colaboración en este
proyecto, sin la cual éste no podría haber sido una realidad.
Prólogo
prólogo
MÓDULO 1: conceptos fundamentales
TEMA 1: Introducción. Tablas y sus componentes
Tipos de bases de datos
Tablas
Registros
Campos
Tipos de campo y su aplicación
Campo clave
Lo que hemos aprendido
Test
TEMA 2: Introducción al manejo de las bases de datos
Estudio previo de la información a introducir
Elección de campos, denominación y tamaño
Ahorro de memoria en el diseño
Elección de la clave principal: Campos índice
Elección de la clave principal: campo clave e índices
Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales
Integridad referencial
Lo que hemos aprendido
Test
TEMA 3: Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos
Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access
La barra de título
Barra de menús
Cuadros de diálogo
Tipos de mensaje
Barras de herramientas
Ventana de base de datos y barras de desplazamiento
La barra de estado
Finalizar una sesión de Access 2000
El ayudante de Office
Lo que hemos aprendido
Test
índice
MÓDULO 2: Introducción y edición de datos
TEMA 4: Crear una base de datos
Crear una base de datos sin usar el asistente
Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla
Opciones de campo: Tipos de datos
Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal
Cerrar la ventana de estructura de tabla
Crear una base de datos usando el asistente
Crear una tabla usando el asistente de tablas
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 5: Edición de datos
Abrir una base de datos
Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla
Operaciones con los registros: Introducir datos
Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo
Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna
Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo de campo
Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 6: Filtros y selección de registros
Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para búsqueda de datos
Movimientos por la tabla
Selección de registros
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
MÓDULO 3: formato y presentación de datos
TEMA 7: Presentación de datos en pantalla
Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo
Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos
Modificar la altura de las filas
Mover columnas
Ocultar y visualizar columnas
Vistas de una tabla
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
índice
TEMA 8: Imprimir
Configuración de impresión
Presentación preliminar
Impresión de datos
Salida a impresora
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades MÓDULO 4: mantenimiento de bases de datos
TEMA 9: Mantenimiento de tablas
Operaciones con registros: Introducir nuevos registros
Operaciones con registros: Modificación de datos introducidos
Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos
Operaciones con registros de una hoja: Borrar/suprimir registros
Copiar bases de datos (tablas)
Vaciar bases de datos (tablas)
Borrar/suprimir tabla
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 10: Protección de datos
Abrir en modo exclusivo
Protección de la base de datos
Desproteger base de datos
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 11: Ordenación
Criterios de ordenación: ordenar registros
Crear una tabla a partir de otra I
Crear una tabla a partir de otra II
Índices
Borrar un índice
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
índice
MÓDULO 5: consultas
TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales
El modelo relacional: tipos de relaciones
Ir a la ventana de relaciones
Agregar tablas a la ventana de relaciones
Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones
Definir relaciones: Crear una relación
Definir relaciones: Eliminar una relación
Modificar una relación
Cerrar la ventana de relaciones
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 13. Opciones de consulta
Introducción, concepto y tipos
Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas
Condiciones de visualización de los campos
Elementos de la condición: campos, operadores y valores
Condiciones múltiples: prioridad de los operadores
Criterios de ordenación: ordenar resultados
Lo que hemos aprendido
Test
TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas
Crear y ejecutar una consulta. Criterios de consulta
Grabación de la consulta
Impresión de una consulta
Modificación de una consulta
Borrar/suprimir una consulta
Combinar datos de múltiples tablas o consultas
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
TEMA 15. Consultas de acción
Tipos de consultas de acciones
Crear una consulta de creación de tabla I
Crear una consulta de creación de tabla II
Crear una consulta de actualización
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
índice
MÓDULO 6: formularios
TEMA 16. Introducción a los formularios. Controles
Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”
Controles
Añadir un control
Seleccionar controles
Modificar el tamaño y posición de los controles
Mostrar las propiedades de los controles
Principales propiedades de los controles
Asistentes
Lo que hemos aprendido
Test
TEMA 17. Crear un formulario
Formularios. Introducción
Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios I
Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios II
Abrir un formulario
Cerrar un formulario
Descripción de la ventana de diseño
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario
Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir datos
Subformularios
Crear autoformularios
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
MÓDULO 7: informes y etiquetas
TEMA 18. Creación de informes
Informes. Introducción
Partes de un informe
Planificar un informe
Crear un informe usando el Asistente para informes I
Crear un informe usando el Asistente para informes II
Crear un informe usando el Asistente para informes III
Modificar un informe: crear un informe en vista diseño
Ejecutar e imprimir un informe: vista previa
Uso de totales y subtotales
Crear un autoinforme
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
índice
TEMA 19. Creación de etiquetas
Estudio previo a la creación de etiquetas
Asistente para etiquetas I
Asistente para etiquetas II
Asistente para etiquetas III
Asistente para etiquetas IV
Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas
Modificar el diseño de las etiquetas
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
MÓDULO 8: funciones
TEMA 20. Expresiones y funciones
Expresiones y funciones. Definición
Campos calculados
El generador de funciones
Funciones matemáticas
Funciones de conversión de tipos de datos
Funciones relacionadas con los diferentes campos
Lo que hemos aprendido
Test
Actividades
Glosario
Bibliografía
Cuestionario de evaluación
índice
Conceptos fundamentales
TEMA 1. Introducción. Tablas y sus componentes
TEMA 2. Introducción al manejo de las bases de datos.
TEMA 3. Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos.
Objetivos: ♦ Conocer los elementos que componen una base de datos.
♦ Iniciar y finalizar una sesión con Access 2000.
♦ Reconocer el entorno de la aplicación y sus elementos.
♦ Realizar un estudio previo a la creación de la base de
datos.
♦ Comprender las diferentes relaciones que conectan las
distintas tablas.
♦ Conocer la integridad de los datos
módulo 1
ACCESS2000
Avanzado
Introducción. Tablas y sus componentes ♦ Tipos de bases de datos
♦ Tablas
♦ Registros
♦ Campos
♦ Tipos de campo y su aplicación
♦ Campo clave
ACCESS
tema 1
2000
Avanzado
Tipos de bases de datos
Una base de datos se puede clasificar dependiendo del tipo y número de tablas que ésta
contenga. Nos referiremos a una estructura plana cuando todos los datos se encuentren
en una única tabla. Por otro lado hablaremos de estructura relacional cuando la
información se encuentra repartida en varias tablas entre las que existe una relación.
Por ejemplo, podremos tener una estructura plana para generar una agenda y una
estructura relacional para contener los datos de nuestros clientes y la lista de pedidos
que hará cada uno de ellos.
Tablas
Una tabla es una estructura informática que sirve para
contener información física (datos). Cada tabla está
compuesta por filas (llamadas registros) y columnas
(llamadas campos).
Para hacer un símil, una tabla podría ser un fichero lleno de
fichas con nombres, números de teléfono, direcciones...
Registros
Cada registro contiene todos los datos pertenecientes a un
sujeto en particular. Por tanto, existirá un registro para cada
elemento de la tabla.
Si seguimos con nuestro ejemplo, un registro sería cada una
de las fichas que contiene el fichero.
Campos
Cada registro se divide en campos. Cada campo
contiene un aspecto, tipo o categoría de información
del sujeto anteriormente mencionado.
En nuestro ejemplo, un campo sería cada uno de los
datos que podemos encontrar en la ficha, como puede
ser el nombre, la dirección o la localidad.
Tipos de campo y su aplicación
En Access podemos encontrar varios tipos de campos que podrán contener los datos
como mejor nos convenga. A continuación exponemos todos los tipos y su aplicación
principal.
Tipo Puede contener... Tamaño y formato... Texto Cualquier carácter del teclado. (En este campo
los números no pueden usarse en operaciones aritméticas)
El tamaño por omisión es 50 y el máximo 250
Memo Cualquier carácter del teclado. Se utiliza para grandes bloques de texto.
Hasta 64.000 caracteres
Numérico Números enteros y fraccionarios que utilizaremos en operaciones aritméticas.
123456,123456
Fecha/Hora Fechas y Horas. 19/12/99 15:03:25
Moneda Números enteros y fraccionarios de hasta 4 decimales.
1,2345 pts
Autonumérico Valor numérico que se introduce automáticamente al añadir un registro.
Automático
Sí/no Sólo dos valores que pueden ser SÍ o NO. Sí o No
Objeto OLE* Objetos OLE, gráficos y otros datos binarios. Hasta 1 Gb.
Hipervínculo* Dirección de página Web o ruta de directorio. 2048 caracteres
Asistente para búsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla.
4 bytes
El campo por omisión es de tipo “Texto”, ya que en él se puede almacenar cualquier
carácter. Si lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos elegir el campo tipo
“Memo”. Por otro lado, cuando vayamos a introducir datos de tipo numérico elegiremos
entre “Numérico” o “Texto”, dependiendo si deseamos realizar operaciones matemáticas
con ellos o no, respectivamente.
El campo “Autonumérico” lo podemos utilizar, por ejemplo, para numerar los registros
automáticamente según los vamos introduciendo en la tabla.
Cuando el campo sólo pueda contener una afirmación o una negación (por ejemplo, un
campo que pregunte ¿tiene Vd. hijos?) usaremos el tipo “Sí/No”. Por último, tenemos los
campos “Fecha/hora” que sirven para introducir fechas y horas en diferentes formatos;
el campo “Moneda” que utiliza un máximo de 4 decimales y añade el tipo de moneda
que nosotros especifiquemos, y el campo “ObjetoOLE” que nos puede servir para
insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de
cálculo, una carta, un gráfico, etc.
* Las palabras marcadas con un asterisco se describen en un glosario al final de este
manual.
Campo clave
Siempre que pensemos crear una estructura relacional debemos tener al menos un
campo en cada tabla cuyo valor sea único. Por ejemplo, en nuestro caso de la agenda
deberíamos incorporar un campo “DNI” (sabemos que dos personas no pueden tener el
mismo número de DNI). En el caso en que no sea posible encontrar un campo sin
repeticiones, nos podemos valer de un campo “autonumérico” añadido a la tabla, o bien
crear dicho campo como suma de dos campos existentes.
Precisamente este campo se llama “campo clave” o “clave principal” de la tabla, que en
el último de los casos arriba explicados recibe el nombre de “clave compuesta” por ser la
suma de dos o más campos.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Access 2000 es una aplicación informática especializada en la gestión de base de
datos.
Hay distintos tipos de bases de datos dependiendo de su estructura. Los elementos que componen principalmente una base de datos son:
♦ Tablas: es una de las estructuras principales, donde se almacenarán todos
los datos.
♦ Registros: en cada registro se introducirán los datos de un elemento en
concreto.
♦ Campo: es cada uno de los aspectos, categorías o tipo de información que
almacenamos.
En Access 2000 podremos especificar el tipo de dato a almacenar e indicarle una
serie de características.
El campo clave es único en cada tabla, y contendrá un elemento característico en
cada estructura.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. El tipo de base de datos llamada “estructura plana” consiste en...
una única tabla que contiene todos los datos.
una serie de tablas enlazadas entre sí.
una serie de tablas relacionadas.
2. Una tabla es...
una estructura informática que contiene caracteres.
una estructura informática que puede contener datos.
una representación gráfica de datos.
3. Sabemos que un registro...
contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto.
contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla.
contiene una característica determinada de un sujeto de la tabla.
4. Un campo...
contiene un aspecto, tipo o categoría de información de un sujeto de la tabla.
contiene toda la información de la tabla.
contiene toda la información de un sujeto de la tabla.
5. Los campos memo sirven para...
contener imágenes y sonidos.
contener una dirección de una página web.
contener gran cantidad de texto.
6. Un campo clave es imprescindible para...
cualquier estructura de base de datos.
una estructura de base de datos relacional.
ordenar una base de datos.
Introducción al manejo de las bases de datos
♦ Estudio previo a la información a introducir
♦ Elección de campos, denominación y tamaño
♦ Ahorro de memoria en el diseño
♦ Elección de la clave principal: Campos índice
♦ Elección de la clave principal: campo clave e índices
♦ Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de
datos relacionales
♦ Integridad referencial
ACCESS
tema 2
2000
Avanzado
Estudio previo de la información a introducir
Antes de crear una base de datos debemos pensar bien el diseño de la misma, pues,
una vez creada y con datos introducidos, es más difícil modificarla.
Lo primero que debemos hacer es determinar la
finalidad de la base de datos y reunir todos los
tipos de información que va a contener. En
segundo lugar, debemos distribuir toda la
información por asuntos, de forma que cada
asunto corresponda a una tabla y que la
información no se encuentre duplicada ni dentro
de una tabla ni en tablas diferentes.
Elección de campos, denominación y tamaño
Una vez tengamos pensado el número de tablas y la relación que existirá entre ellas,
pasaremos a diseñar el tipo de campo que contendrá cada unidad de información.
El nombre del campo debe recordarnos su contenido. Por ejemplo, el campo que
contendrá el nombre y los apellidos de un cliente puede denominarse “Nombre
completo”, aunque siempre es
recomendable fraccionar la
información y sería más lógico crear
dos campos: uno llamado “Nombre” y
otro “Apellidos”.
Para elegir el tipo de campo debemos
remitirnos a la pregunta “Tipos de campo y su aplicación” del capítulo anterior y seguir
los criterios allí explicados.
El tamaño del campo especifica la cantidad de información que puede albergar el campo,
aunque Access, dependiendo del tipo de campo, imponga sus límites de capacidad.
Ahorro de memoria en el diseño
Además de las reglas explicadas en las dos preguntas anteriores debemos pensar en la
velocidad de proceso del ordenador, de forma que, cuanto más grande sea el volumen
de información a procesar, menor será la velocidad de proceso.
Por ello, debemos diseñar la base de datos de forma que no manejemos información
irrelevante o innecesaria. Además, ajustaremos el tamaño de los campos a las
necesidades reales (por ejemplo, es excesivo asignar al campo “código postal” una
longitud de 15 dígitos, pues sabemos que nunca pasará de 5).
Elección de la clave principal: Campos índice
Los campos índice los utiliza Access para ordenar y buscar datos en la tabla de una
forma rápida. Si una tabla tiene un campo clave, éste siempre será un campo índice.
Además, el usuario podrá marcar como índice aquellos campos que desee, siempre y
cuando no sean del tipo “Objeto OLE”, “Memo” e “Hipervínculo”.
Elección de la clave principal: campo clave e índices
Para que Access pueda conectar la información almacenada en tablas independientes,
cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que
identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla.
Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales
Las relaciones entre tablas deben crearse de forma que uno o varios campos de una de
ellas enlacen con el campo clave de otra. Por ejemplo, el pedido 0023 de la tabla
principal de clientes debe enlazar con el campo clave “número de pedido” de la tabla de
pedidos.
Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:
U n o a u n o El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el
valor del campo o los campos coincidentes de un registro y con sólo uno de la tabla
relacionada.
Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “DNI” de la tabla principal y el
campo “Dirección de trabajo” de la tabla relacionada.
U n o a v a r i o s El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el
valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.
Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “DNI” de la tabla principal y el
campo “nombre de los hijos” de la tabla relacionada.
V a r i o s a v a r i o s : Un registro de cualquiera de las tablas puede relacionarse con varios registros de la otra
tabla. Para establecer una relación de varios a varios es preciso crear una tercera tabla
(cruce) e incluir en ella los campos de las claves principales de las otras dos tablas.
Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “nombre” de la tabla principal y
el campo “comida preferida” de la tabla relacionada.
Integridad referencial
Las reglas de integridad referencial sirven para asegurarse de que los datos se
mantendrán correctamente relacionados y que no se eliminen datos accidentalmente.
Las dos reglas básicas que mantienen la integridad referencial son las siguientes:
♦ No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados en la tabla
primaria.
♦ No se puede borrar un registro de la tabla primaria, si tiene registros relacionados en
la tabla secundaria.
En Access podremos activar la integridad referencial para asegurarnos que estas dos
reglas se cumplan.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Debemos realizar un estudio antes de comenzar a crear la base de datos, ya que
las modificaciones a posteriori pueden ser mas complicadas.
Seleccionaremos el tipo y tamaño adecuado para campo, según lo que vayan a
contener. Saber seleccionar el campo clave, que será el que haga único cada registro.
Determinaremos los tipos de relaciones dependiendo de la estructura de nuestras
tablas y cómo queramos conectar la información.
Utilizaremos la integridad referencial cuando queramos forzar la existencia de
cierta información para que ésta pueda estar relacionada.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son...
determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas.
determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la información por asuntos.
distribuir la información por asuntos y diseñar las tablas.
2. Un campo clave debe contener...
cualquier tipo de datos.
datos numéricos diferentes entre sí.
datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.
3. La relación del tipo “uno a uno”...
relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la
secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con sólo un registro de la secundaria.
relaciona un registro de la tabla principal con más de un registro de la secundaria.
4. Para poder crear una relación de tipo “varios a varios” es preciso...
crear una tercera tabla de cruce.
nada en especial.
que las dos tablas tengan un campo clave.
5. Los campos índice sirven para...
generar tablas nuevas de una forma rápida.
ordenar y buscar datos rápidamente.
reemplazar valores de la tabla.
6. La integridad referencial sirve para...
evitar el uso de tablas no relacionadas.
relacionar correctamente los datos y evitar la pérdida accidental de los mismos.
generar bases de datos de menor tamaño.
Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos ♦ Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access
♦ La barra de título
♦ Barra de menús
♦ Cuadros de diálogo
♦ Tipos de mensaje
♦ Barras de herramientas
♦ Ventana de base de datos y barras de desplazamiento
♦ La barra de estado
♦ Finalizar una sesión de Access 2000
ACCESS
tema 3
2000
Avanzado
Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access
Access 2000 es una ap l i cac ión in formát ica espec i a l i zada en l a ed ic ión o p rocesamiento de bases de da tos. La opc ión de comenzar una ses ión nos pe rmi t i r á t r aba j a r con Access 2000 en una base de da tos* nueva.
1. Desplegar el menú de Inicio
2. Hacer clic en Programas*
3. Hacer clic sobre Microsoft Access
NOTA: En el caso de que no veamos la aplicación Microsoft Access dentro del grupo
Programas, ésta puede estar dentro de la carpeta Microsoft Office u Office 2000.
La barra de título
Es l a l ínea super i o r que podemos aprec i a r a l i n ic i a r Access 2000 y nos s i rve pa ra i dent i f i ca r en qué ap l i cac i ón y a rch ivo* nos encont ramos.
De izquierda a derecha nos encontramos el logotipo de Access que hace de menú de
control y que se utiliza para modificar el tamaño, la posición o cerrar la ventana de
Access; seguidamente aparece el nombre de la aplicación y del archivo o base de datos
activa.
En el extremo de la derecha se encuentran tres botones que permiten realizar las
opciones del menú de control de una forma más rápida: minimizar (convertir Access
2000 en un botón de la barra de tareas de Windows), restaurar (devolver su tamaño
anterior) o maximizar (ocupar todo el área del escritorio de Windows), y cerrar la ventana
de Access.
Barra de menús
Es l a ba r ra que se encuentra ba jo l a ba r ra de t í tu lo y cont i ene l os menús pa ra e l mane jo de l a ap l i cac i ón y l a e l aborac ión de base de da tos.
Access 2000 incluye una nueva característica con respecto a los menús. Cuando
despleguemos un menú, éste no lo hará completamente para evitar así ocultar el área de
escritura del documento. En ese momento tendremos la posibilidad desplegarlo
completamente.
1. Desplegar El menú deseado
2. Hacer clic o posicionar el ratón sobre El elemento inferior del menú
Cuadros de diálogo
Surgen cuando se lecc ionamos un comando que p resenta va r i as pos ib i l i dades de e j ecuc ión y s i rven pa ra se lecc ionar opc iones r e l ac ionadas con una he r ramienta o u t i l i dad espec í f i ca.
Así, por ejemplo, si hacemos clic sobre el menú Archivo y seleccionamos Configurar
página, veremos los siguientes elementos: 1. Botón Aceptar Valida las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.
2. Botón Cancelar Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.
3. Botón de ayuda Muestra ayuda de los diferentes elementos del cuadro de diálogo.
4. Botón Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.
Tipos de mensaje
Después de seleccionar un comando de menú podemos recibir por parte de Access 2000
tres tipos de mensaje. A continuación, mostramos el significado de cada uno de ellos y
la imagen que lleva asociada.
Tipo de mensaje Explicación Símbolo
♦ Error Aparece cuando es imposible realizar la operación
que hemos seleccionado.
♦ Advertencia
Aparece para indicarnos que la opción que hemos
seleccionado puede provocar pérdida de datos o
errores en el sistema*.
♦ Información Aparece para indicarnos el final de una acción o
sugerirnos el uso de un comando.
Barras de herramientas
Es ta ba r ra se encuent ra s i t uada j us to deba jo de l a ba r ra de menús y en e l l a se encuent ran los comandos más usua les pa ra t r aba j a r con l a base de da tos, abr i r , cer ra r , gua rda r , .. .
Existen múltiples barras de herramientas que agrupan las opciones por categorías y
podemos mostrarlas y ocultarlas en cualquier momento dentro del menú Ver. Para ello
tendremos que seleccionar a la izquierda del nombre de la barra de herramientas que
vayamos a activar.
1. Desplegar el menú de Ver
2. Seleccionar Barra de herramientas
3. Activar/desactivar La barra de herramientas deseada
Ventana de base de datos y barras de desplazamiento
La ventana de base de da tos cont i ene l as d i s t in tas f i chas con l as que c rea remos l as t ab las, f o rmula r ios, consu l tas,. . . con l as que l e sacaremos e l máx imo pa r t i do a l a base de da tos.
Las barras de desplazamiento constan de dos botones con una flecha en su interior, que
indica hacia dónde avanzará el documento al pulsarlos.
La barra de estado
Se encuent ra s i t uada en l a pa r te in fe r i o r de l a panta l l a de ap l icac ión de Access 2000 y muest ra in fo rmac ión sobre e l es tado de l a base de da tos y d i f e ren tes modos de f uncionamien to de l a base de da tos.
Finalizar una sesión de Access 2000
Elegiremos esta opción para dejar de trabajar con Microsoft Access 2000 y Microsoft
Windows.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Salir
3. Desplegar el menú de Inicio
4. Hacer clic en Apagar el sistema...
5. Hacer clic en ¿Apagar el equipo?
6. Hacer clic en Sí
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Cómo iniciar una sesión con Access 2000.
Reconocer los elementos que componen el entorno de trabajo en Access 2000. Sabemos reconocer los distintos tipos de errores que se nos pueden presentar.
Cómo visualizar las barras de herramientas además de los componentes de un
cuadro de dialogo.
Reconocer la ventana de base de datos y las barras de desplazamiento.
Finalizar una sesión con Access 2000.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el menú...
Configuración.
Inicio.
Office 97.
2. Un cuadro de diálogo aparece cuando...
seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecución.
desplegamos un menú.
seleccionamos una tabla.
3. La barra de herramientas se encuentra situada...
en la parte inferior de la pantalla.
justo debajo de la barra de título.
justo debajo de la barra de menús.
4. Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...
el menú Archivo.
el menú Ver.
la barra de estado.
5. La barra de estado...
muestra información sobre la base de datos.
contiene distintas fichas con las que crearemos las tablas, formularios,
consultas...
contiene los comandos más usuales para trabajar.
6. Para dejar de trabajar con Access 2000 seguiremos la secuencia de menú...
Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí
Archivo Cerrar Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí
Archivo Salir Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí
Introducción y edición de datos
TEMA 4. Crear una base de datos.
TEMA 5. Edición de datos.
TEMA 6. Filtros y selección de registros. Objetivos: ♦ Crear y guardar una base de datos.
♦ Insertar tablas con estructuras organizadas.
♦ Abrir una base de datos e introducir datos en la estructura.
♦ Visualización de datos por filtros.
♦ Selección de registros.
módulo 2
ACCESS2000
Avanzado
Crear una base de datos ♦ Crear una base de datos sin usar el asistente
♦ Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.
♦ Opciones de campo: Tipos de datos
♦ Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal
♦ Cerrar la ventana de estructura de tabla
♦ Crear una base de datos usando el asistente
♦ Crear una tabla usando el asistente para tablas
ACCESS
tema 4
2000
Avanzado
Crear una base de datos sin usar el asistente
Una base de datos es realmente un archivo en la unidad de disco que va a contener
todas las tablas, informes*, consultas* y formularios*.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Nueva...
3. Seleccionar La solapa General
4. Seleccionar Base de datos
5. Seleccionar Aceptar
6. Desplegar la lista de Guardar en:
7. Seleccionar Un elemento de la lista
8. Teclear El nombre del archivo de base de datos deseado
9. Hacer clic sobre Crear
Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.
Es ta opc i ón nos pe rmi te ag rega r una t ab la a nues t ra base de da tos.
Sólo podremos utilizar este comando una vez hayamos creado y abierto un archivo de
base de datos. Una vez finalizado el diseño de la tabla, podremos guardarla. Si no le
creamos una clave, Access nos preguntará si queremos crearla.
1. Seleccionar El botón Tablas
2. Hacer doble clic sobre Crear una tabla en vista Diseño
3. Teclear El nombre de los campos deseados
4. Desplegar la lista Tipo de datos
5. Seleccionar Un valor de la lista para cada campo creado
6. Teclear Una descripción para cada campo creado (opcional)
7. Hacer clic sobre El icono Guardar
8. Teclear El nombre de la tabla
9. Hacer clic sobre Aceptar
10. Hacer clic sobre Sí, para que Access añada un campo clave por
nosotros
No, para indicar nosotros una clave más tarde
Opciones de campo: Tipos de datos
Combinando l as p rop iedades consegu i remos que l a f o rma de t r aba jo sea mucho más cómoda y l a p resentac i ón de l a in formac ión sea más c la ra.
Una vez hayamos seleccionado el tipo de datos para un campo cualquiera podremos
especificar ciertas propiedades que afectarán a la forma en que los datos se
almacenarán. A continuación exponemos las propiedades más comunes (todas ellas no
son aplicables a cualquier tipo de datos; por ejemplo, la propiedad “Lugares decimales”
no tiene sentido para el tipo texto).
Propiedad Significado
Tamaño del campo: Para datos de tipo “Texto” indicaremos la longitud máxima.
Para datos de tipo número podremos elegir entre:
♦ Byte: valores comprendidos entre 0 y 255
♦ Entero: valores entre –32.768 y 32.767
♦ Entero largo: valores entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647
♦ Simple: valores entre –3,4 x 1038 y 3,4 x 1038
♦ Doble: valores entre –1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 con 15
decimales
Formato: Especifica la presentación de los datos, pudiendo ser éstos fecha,
moneda, número, porcentaje, científico y fijo.
Lugares decimales: Especifica el número de decimales (precisión) con la que los
números se van a almacenar.
Máscara de entrada: Permite controlar cada uno de los caracteres que pueden
introducirse en el campo, así como los separadores para fechas,
horas y texto en general (por ejemplo, para un número de teléfono).
Título: El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto
descriptivo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante
del valor del campo al diseñar formularios e informes.
Valor predeterminado: El valor (número, fecha, texto, etc.) será el que aparezca
inicialmente en el campo al añadir un nuevo registro.
Regla de validación: Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que
se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de
especificarse mediante una expresión de Access.
Texto de validación: Será el mensaje de error que aparezca en un cuadro de diálogo en
el centro de la pantalla, cuando se introduzca un valor que no
cumpla la regla de validación.
Requerido: Esta propiedad hace que la introducción de datos en el campo sea
obligatoria.
Indexado: Esta propiedad permite crear un índice simple basado en el campo.
Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal
El campo clave de una tabla debe contener datos exclusivos (que no se repitan, como
por ejemplo, un número de matrícula) y sirve para organizar rápidamente los datos de la
tabla.
1. Seleccionar El campo que queramos designar como clave
2. Hacer clic sobre El icono de la barra de herramientas Diseño de tabla
Cerrar la ventana de estructura de tabla
Una vez hayamos tecleado todos los campos necesarios cerraremos la ventana de
diseño o estructura de tabla. Si hemos realizado algún cambio desde la última vez que
guardamos, Access nos lo advertirá con un mensaje.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Cerrar
3. Si no habíamos guardado Hacer clic sobre Sí
Crear una base de datos usando el asistente
Para crear una base de datos usando el Asistente seguimos estos pasos:
En el Cuadro de diálogo inicial seleccionamos la opción “Asistentes, páginas y proyectos
de bases de datos de Access” y pulsamos aceptar.
En la ficha Base de Datos seleccionamos el icono correspondiente a la base de datos que
deseamos crear y aceptamos. Especificamos un nombre y una ubicación para la base de
datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos. Pulsamos el botón Crear y
seguimos las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de datos como
punto de partida.
En el cuadro de bienvenida del Asistente, hacemos clic en Siguiente. Aparece un
segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada
tabla. Elegimos los elementos activando o desactivando las correspondientes casillas de
selección.
En la siguiente pagina seleccionamos uno de los estilos predeterminados para la
presentación e introducción de datos y pulsamos Siguiente.
Seguidamente elegimos un tipo predeterminado para los informes y pulsamos siguiente.
Escribimos el título de la base de datos, pulsamos Siguiente y Terminar.
En ese momento el asistente pondrá en marcha la creación de la base de datos con los
parámetros especificados.
Crear una tabla usando el asistente para tablas
En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y "Crear una tabla utilizando el
asistente".
Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo y seleccionamos la que
necesitamos. Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la
nueva tabla" los campos que nos interesan.
Pulsamos el botón "Siguiente" y aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite cambiar
el nombre de la tabla y decidir si queremos que Access seleccione la clave principal.
Podemos dejar que Access lo haga y después pulsamos "Siguiente".
Si tenemos más de una tabla Access nos permitiría establecer relaciones entre tablas.
En el siguiente paso
Access preguntará si
queremos modificar el
diseño, introducir los
datos directamente o
crear un formulario.
Seleccionamos una
opción y pulsamos
"Finalizar".
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Cómo crear una nueva base de datos.
Crear y guardar tablas en una base de datos.
Seleccionar las opciones de los campos más oportunos.
Cómo le asignamos la clave principal a una tabla.
Regresar a la ventana de base de datos.
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Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para Access una base de datos es realmente...
un archivo que se encuentra en el disco.
una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes.
una estructura de datos que se encuentra en la memoria.
2. La propiedad que especifica la presentación de los datos es...
Máscara de entrada.
Formato.
Texto de validación.
3. La propiedad Requerido sirve para...
que la introducción de algún dato en ese campo sea obligatoria.
que los caracteres introducidos se ajusten a un formato específico.
asignarle un valor por defecto al campo.
4. Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseño de tablas
debemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disco.
hacer clic sobre el icono que muestra una llave.
hacer clic sobre el icono que muestra una interrogación.
5. La opción que nos permite cerrar la ventana de estructura de tabla se encuentra en el
menú...
Archivo.
Edición.
Tabla.
6. ¿Qué ocurre si realizamos algún cambio en la estructura de la tabla y cerramos la
ventana de diseño?
Nada en especial.
Access nos preguntará si deseamos guardar los cambios de diseño.
Access guardará automáticamente los cambios que hemos realizado.
ACTIVIDADES
1. Inicia Access.
2. Selecciona Nueva base de datos.
3. Escribe el nombre de la base de datos LEHMBERG, selecciona la unidad de disco y
haz clic sobre Aceptar.
4. En la ventana de base de datos LEHMBERG, crea una tabla con la siguiente
estructura:
Nombre del campo Tipo de datos Descripción Nombre Texto Apellidos Texto Empresa Texto Puesto Texto Dirección Texto Población Texto Código Postal Texto Provincia Texto Teléfono Texto Fecha del primer pedido Fecha/Hora
5. Guarda la tabla con el nombre TABLA1.
6. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de
estructura de la tabla.
7. En la ventana de base de datos LEHMBERG crea una nueva tabla con la siguiente
estructura:
Nombre del campo Tipo de datos Descripción Código del artículo Texto Descripción Texto Proveedor Texto Precio unitario Numérico Quedan en stock Numérico Stock de seguridad Numérico
8. Guarda la tabla con el nombre TABLA2.
9. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de
estructura de la tabla.
10. Cierra la ventana de TABLA y la ventana de Access para salir.
Edición de datos ♦ Abrir una base de datos
♦ Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de
una tabla
♦ Operaciones con los registros: Introducir datos
♦ Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo
♦ Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una
columna
♦ Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo
de campo
♦ Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros
ACCESS
tema 5
2000
Avanzado
Abrir una base de datos
Esta opción es necesaria para comenzar a trabajar con una base de datos que tenemos
almacenada en disco.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Abrir
3. Desplegar la lista Buscar en:
4. Seleccionar Un elemento de la lista
5. Seleccionar El archivo que queremos abrir
6. Hacer clic sobre Abrir
Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla
Usaremos esta opción para comenzar a introducir datos dentro de la tabla.
Una vez abierta la base de datos...
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Hacer doble clic sobre La tabla que deseamos abrir
Operaciones con los registros: Introducir datos
Recuerda que los da tos a in t roduc i r deben se r de l mismo t ipo de l que se haya espec i f i cado en l a c reac ión de l a t ab la.
De esta forma rellenaremos los campos de la tabla con datos.
1. Seleccionar El campo del registro deseado
2. Teclear El dato deseado
Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo
Con esta opción podemos pasar al siguiente campo para evitar el uso del ratón y así
introducir datos de una manera más rápida. Al usar este procedimiento en el último
campo de un registro, pasaremos al primer campo del registro siguiente.
1. Pulsar La tecla ENTER (También se puede usar el tabulador)
Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna
La mod i f i cac ión de l ancho de l a columna permi te t r aba j a r mas cómodamente y ve r l a in fo rmac ión comple ta.
De esta manera podemos dimensionar los campos cuando los datos que
introducimos son más grandes y no se visualizan completamente.
1. Situar el puntero del ratón Sobre la línea de separación vertical entre dos
campos
2. Arrastrar con el ratón Hasta conseguir la dimensión deseada
Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo de campo
Dependiendo del tipo de campo donde estemos situados para introducir el dato
deberemos proceder de una forma u otra:
♦ Los campos autonuméricos no se escribirán. El ordenador lo hará por nosotros.
♦ Los campos tipo “Texto” y “Memo” admiten cualquier carácter del teclado o símbolo.
♦ Los datos para campos numéricos (“Número” y “Moneda”) deben introducirse sin
separadores de miles (punto) y con separador decimal (coma) cuando sea necesario.
♦ Los datos para campos tipo “Fecha/hora” deberán seguir los siguientes formatos:
• Fecha: Día/Mes/Año
• Hora: Hora:Minutos:Segundos
♦ Los datos para campos tipo “Sí/No” se activarán/desactivarán pulsando la barra de
espacio del teclado o bien haciendo clic con el ratón.
♦ Los datos de tipo “Hipervínculo” deben contener una dirección válida de Internet o
bien una ruta de directorio* existente.
Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros
Con esta opción almacenaremos en disco la tabla con los registros que se encuentren en
su interior.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Guardar
También es posible guardar de nuevo una tabla haciendo clic sobre el icono de la
barra de herramientas estándar.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Sabemos recuperar un trabajo iniciado en una sesión anterior.
Abrir una tabla y comenzar a introducir datos.
Movernos por los distintos campos.
Cómo personalizar la anchura de los campos para introducir datos.
Conocemos algunas características de los tipos de campo.
Cómo guardamos la información introducida.
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Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...
usaremos la opción Nueva del menú Archivo.
usaremos la opción Abrir del menú Archivo.
usaremos la opción Guardar del menú Archivo.
2. Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...
Control.
Mayúsculas.
Enter.
3. La acción que debemos realizar con el ratón para cambiar el ancho de una columna
es...
hacer clic con el botón derecho.
arrastrar.
hacer clic con el botón izquierdo.
4. Sabemos que los campos de tipo autonumérico...
debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos.
se rellenan automáticamente cada vez que grabamos un nuevo registro.
sólo pueden usarse como campo clave.
5. Para activar un campo de tipo Sí/No con el cursor en dicho campo debemos pulsar la
tecla...
tabulador.
Enter.
barra de espacio.
6. Para grabar rápidamente los registros introducidos en la tabla podemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disquete.
hacer clic sobre el icono que muestra una llave.
hacer clic sobre el icono que muestra una carpeta amarilla.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG, edita la hoja de datos “Tabla1” e introduce los
datos siguientes modificando los anchos de columna cuando sea necesario:
Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección Población C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido
Alejandro Becerra Sánchez
Seguros Asociados
Dpto. Legal
Avda. Buenos Aires, 12
Sevilla 41001 Sevilla 954456523 10/08/93
Ana Rubio Caballero
Embutidos Serranos S.L.
Gerente C/Colón, 2 Soria 42106 Soria 975231256 23/05/92
Angeles Sotillo Roda
Refrescos Líquidos S.L.
Dpto. de Publicidad
Avda. del naranjo, 76
Burguillos del cerro
47035 Valladolid 983552122 19/12/91
Carlos Alonso Cordero
Asesores Extremeños
Dtor. Comercial
Avda. Montaña, 12
Cáceres 10002 Cáceres 927228734 10/11/92
Cristina Luengo Gómez
Discos Musicales S.A.
Dtor. De Marketing
C/ El Pez, 10 Trujillo 10120 Cáceres 927532475 10/11/92
Eusebio Pérez Honda
Colchones Mullidos S.A.
Jefe de Producción
C/ Libertad, 44
Zaragoza 50011 Zaragoza 976303030 11/01/91
Fernando Santos Pérez
Boutique Ana
Propietario C/ Lepanto, 17
Barcelona
08077 Barcelona
935550090 20/07/93
Ignacio Buades Álvaro
Imprenta Pacense
Jefe de Producción
C/ Las Huertas, 12
Mérida 06100 Badajoz 924371221 5/12/92
Jerónimo Santos Pérez
Bingo la Estrella
Jefe de Sala
Plaza Roma, 8
Madrid 28028 Madrid 914036288 4/02/93
Juan Luis Aranaz Rodríguez
Eléctricas Aranaz
Encargado Avda, Cánovas, 2
Cáceres 10001 Cáceres 927272398 5/12/92
Joaquín Gómez Trillar
Cafetería Gómez
Gerente C/ Colón, 10 Badajoz 06005 Badajoz 927278824 12/11/92
Juan Martínez Morales
Embutidos Badajoz
Director C/ Donoso Cortes, 1
Cáceres 10003 Cáceres 927272398 9/08/93
Javier Salinas del Río
Conservas de pescado
Dtor. Comercial
Ctra. De la Playa, 67
Villa del mar
27333 Lugo 982432020 9/09/93
2. Graba los registros anteriores, cierra la tabla y haz lo mismo del ejercicio 1 para la
“Tabla2”:
Código del artículo
Descripción Proveedor Precio unitario
Quedan en stock
Stock de seguridad
CO-00011 Impresora Matricial K-2 10003 132,22 3 2
CO-00013 Impresora Láser 10003 793,34 1 1
CO-00021 Impresora chorro tinta 10003 363,61 4 2
CO-00100 Tóner Impresora 10001 60,10 3 2
CO-00102 Cintas de impresora 10002 13,82 15 8
CO-00105 Revelador Láser 10001 150,25 2 1
CO-00108 OPC Láser 10005 342,58 1 1
ACTIVIDADES
DD-00001 Disqueteras 5,25 HD 10020 120,20 3 2
DD-00002 Disqueteras 3,5 HD 10020 150,25 2 1
DD-00004 Disqueteras 5,25 DD 10018 90,15 0 0
DD-00005 Disqueteras 3,5 DD 10019 108,18 1 0
DS-00001 Caja disquetes 3,5 HD 10010 6,01 23 5
DS-00002 Caja disquetes 5,25 HD 10010 10,22 15 3
3. Cierra “Tabla2” y sal de Microsoft Access 2000.
Filtros y selección de registros ♦ Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para
búsqueda de datos
♦ Movimientos por la tabla
♦ Selección de registros
ACCESS
tema 6
2000
Avanzado
Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para búsqueda de datos
E l f i l t r ado de l a in fo rmac ión pe rmi te v i sua l i za r l a in formación que neces i t emos en cada momento.
Utilizaremos esta opción para poder mostrar en pantalla todos los registros de la
tabla, o bien aplicar un filtro que seleccione y muestre sólo aquellos registros que
cumplan una condición determinada. Para ello podemos usar tres tipos diferentes de
filtro:
F i l t r o p o r s e l e c c i ó n Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es igual al
valor del campo del registro seleccionado.
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el campo sobre el que realizaremos el
filtro
2. Seleccionar Filtro por selección
F i l t r o e x c l u y e n d o l a s e l e c c i ó n Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es distinto al
valor del campo del registro seleccionado
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el campo sobre el que realizaremos el
filtro
2. Seleccionar Filtro excluyendo la selección
F i l t r o p o r c a d e n a d e t e x t o Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es igual a la
cadena de texto que escribimos en el menú contextual
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el campo sobre el que realizaremos el
filtro
2. Seleccionar Filtrar por
3. Teclear El valor del filtro
Q u i t a r f i l t r o u o r d e n a r Este opción desactiva cualquier filtro u ordenación previamente activada.
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre cualquier celda de la tabla
2. Seleccionar Quitar filtro u orden
Movimientos por la tabla
Existen botones, justo encima de la barra de estado de Access, que nos permite
movernos a través de los registros de la tabla.
1. Seleccionar Para ir al primer registro de la tabla
2. Seleccionar Para ir al registro anterior de la tabla
3. Seleccionar Para ir al registro siguiente de la tabla
4. Seleccionar Para ir al último registro de la tabla
Selección de registros
Podemos seleccionar uno o varios registros simultáneos para copiarlos, moverlos o
borrarlos.
S e l e c c i o n a r u n r e g i s t r o 1. Hacer clic En el selector de registros (a la izquierda del primer campo).
S e l e c c i o n a r v a r i o s r e g i s t r o s 1. Hacer clic En el primer registro
2. Pulsar La tecla mayúsculas (mantener pulsada hasta el final de la
operación)
3. Arrastrar Hasta el último registro
S e l e c c i o n a r t o d o s l o s r e g i s t r o s 1. Desplegar el menú de Edición
2. Elegir Seleccionar todos los registros
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Cómo crear una nueva base de datos.
Crear y guardar tablas en una base de datos.
Seleccionar las opciones de los campos más oportunos.
Cómo le asignamos la clave principal a una tabla.
Regresar a la ventana de base de datos.
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Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. ¿Cuántos tipos diferentes de filtros podemos aplicar en Access?
Dos.
Tres.
Cuatro.
2. Usaremos el filtro de selección para...
mostrar en pantalla aquellos registros que sean diferentes al valor del campo
seleccionado.
mostrar en pantalla aquellos registros que coincidan con el valor del campo
seleccionado.
mostrar todos los registros de la tabla.
3. Si queremos mostrar los registros diferentes al texto que hemos seleccionado,
usaremos...
el filtro excluyendo a la selección.
el filtro por selección.
el filtro por cadena de texto.
4. La herramienta que nos permite movernos rápidamente por los registros se
encuentra...
justo debajo de la barra de menú.
justo encima de la barra de tareas.
justo encima de la barra de estado.
5. La acción que debemos llevar a cabo con el ratón para seleccionar varios registros
es...
hacer clic en el primero y doble clic en el último, manteniendo pulsada la tecla
Control.
hacer clic en el primero y arrastrar con el ratón hasta el último, manteniendo
pulsada la tecla Mayúsculas.
hacer clic en el primero y clic en el último, manteniendo pulsada la tecla Alt.
6. La opción que nos permite seleccionar todos los registros se encuentra en el menú...
Archivo.
Edición.
Herramientas.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG y edita la “Tabla1”.
2. Realiza un filtro de selección por el campo “Provincia” de aquellos registros cuyo
contenido sea “Cáceres”.
3. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado excluyendo a la selección por el
campo “Provincia” de aquellos registros cuyo contenido no sea “Cáceres”.
4. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado por cadena de texto y por el
campo “Puesto” de aquellos registros cuyo contenido sea la cadena “Gerente”.
5. Desactiva el filtro anterior y muévete al último registro de la tabla haciendo uso del
navegador de registros de la tabla.
6. Vuelve al primer registro haciendo uso del navegador de registros de la tabla y
selecciónalo.
7. Deselecciona el primer registro y selecciona los registros del 2 al 6. Aplica un filtro de
selección.
8. Desactiva el filtro anterior, selecciona todos los registros de la tabla y vuelve a
seleccionar el último registro de la misma.
9. Cierra la tabla y cierra Access.
Formato y presentación de datos
TEMA 7. Presentación de datos en pantalla.
TEMA 8. Imprimir.
Objetivos: ♦ Búsqueda de información.
♦ Reemplazar y modificar el contenido de los campos.
♦ Modificar la apariencia de los datos.
♦ Vistas de trabajo.
♦ Impresión y opciones de impresión.
módulo 3
ACCESS2000
Avanzado
Presentación de datos en pantalla ♦ Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo
♦ Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos
♦ Modificar la altura de las filas
♦ Mover columnas
♦ Ocultar y visualizar columnas
♦ Vistas de una tabla
ACCESS
tema 7
2000
Avanzado
Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo
Con l a busqueda podemos loca l i za r c i e r t a in fo rmación de una forma e f i caz.
Podemos realizar varios tipos de búsqueda para localizar un dato en concreto, es
decir, un campo determinado de un registro. La siguiente relación muestra las opciones
que podemos seleccionar o activar y cómo afectarán a la búsqueda:
Al seleccionar o activar... Conseguimos...
♦ Buscar en: Arriba Que busque la cadena desde ese registro hasta el
primero de la tabla.
♦ Buscar en: Abajo Que busque la cadena desde ese registro hasta el
último de la tabla.
♦ Buscar en: Todos Que busque la cadena en todos los registros de la
tabla.
♦ Coincidir: Cualquier
parte del campo
Que la búsqueda sea efectiva si la cadena forma
parte de cualquier campo.
♦ Coincidir: Hacer coincidir
todo el campo
Que la búsqueda sea efectiva sólo si la cadena
coincide completamente con el campo.
♦ Coincidir: Comienzo del
campo
Que la búsqueda sea efectiva si la cadena coincide
con el comienzo del campo.
♦ Mayúsculas y
minúsculas
Que la búsqueda se realice comparando exactamente
los caracteres en mayúsculas y minúsculas.
♦ Buscar los campos con
formato
Que la búsqueda se realice también en campos con
formato aplicado (negrita, subrayado...).
♦ Buscar sólo el campo
activo
Que la búsqueda se realice sólo en el campo indicado
previamente.
Tras seleccionar el campo o campos donde buscar (opcional):
1. Desplegar el menú de Edición
2. Seleccionar Buscar
3. Teclear La cadena a buscar
4. Seleccionar Las opciones de búsqueda
5. Hacer clic en Buscar primero
6. Una vez localizado Hacer clic en cerrar
Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos
Ésta es la opción más rápida para sustituir datos en una tabla. Las opciones de
reemplazar son exactamente iguales a las del comando Buscar, excepto la lista
“coincidir” que se cambia por un cuadro de selección que sólo admite dos valores.
Solamente debemos distinguir entre los botones “Reemplazar” y “Reemplazar todo”
pues, mientras uno reemplaza únicamente el último dato encontrado, el segundo
reemplazará todos los existentes sin pedirnos confirmación.
1. Desplegar el menú de Edición
2. Seleccionar Reemplazar
3. Teclear El texto a buscar
4. Teclear El texto para reemplazar
5. Hacer clic sobre Buscar siguiente
6. Hacer clic sobre Reemplazar (para reemplazar la primera ocurrencia)
7. Hacer clic sobre Reemplazar todos (para reemplazar todas las ocurrencias)
8. Hacer clic sobre Cerrar
Modificar la altura de las filas
Mod i f i cando l a a l tu ra podemos ve r todo e l conten ido de l campo en var i as l íneas.
Con esta opción podremos aumentar el tamaño vertical de cada registro de forma
que los datos que tengan una longitud excesiva puedan visualizarse en dos o más filas y
los caracteres muy altos quepan dentro del espacio asignado.
1. Desplegar el menú de Formato
2. Seleccionar Alto de fila...
3. Teclear El nuevo valor
4. Hacer clic sobre Aceptar
Mover columnas
Aunque los campos se encuentren definidos en un orden determinado dentro del diseño
de tabla, es posible modificar el orden en que éstos aparecen en la vista de datos.
1. Seleccionar La columna que deseamos mover en el selector de campo
2. Arrastrar Hasta la nueva posición
Ocultar y visualizar columnas
Con es tas opc iones podemos most ra r u ocu l ta r l as co lumnas que neces i t amos r educ i endo e l vo lumen de da tos v isua l i zados.
Con este comando podremos seleccionar aquellas columnas que deseemos para
dejar en pantalla sólo aquellos campos que realmente necesitemos. Esta opción no borra
ningún dato, solamente los oculta. O c u l t a r c o l u m n a s 1. Seleccionar La/s columna/s que deseemos ocultar
2. Desplegar el menú de Formato
3. Seleccionar Ocultar columnas
V i s u a l i z a r c o l u m n a s 1. Desplegar el menú de Formato
2. Seleccionar Mostrar columnas...
3. Activar/Desactivar Los campos que deseemos
4. Hacer clic sobre Cerrar
Vistas de una tabla
Siempre que trabajemos con cualquier objeto de Access 2000, ya sea una tabla, una
consulta, un formulario o un informe, podremos seleccionar varios tipos de vistas
diferentes (no disponibles todas ellas desde cada objeto), por ejemplo:
♦ Vista de diseño: En esta vista podremos realizar modificaciones en el objeto.
♦ Vista de datos: En esta vista podremos visualizar los datos del objeto.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Cómo localizar un campo por su valor.
Sabemos reemplazar valores por otros uno a uno o bien todos los que coincidan.
Sabemos modificar la altura de las filas.
Organizar las columnas, moviéndolas, ocultándolas y mostrándolas.
Diferenciamos las distintas vistas según lo que estemos realizando en cada
momento.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. La opción de búsqueda que permite localizar exactamente una cadena es...
Comienzo del campo.
Hacer coincidir todo el campo.
Cualquier parte del campo.
2. La opción “Buscar sólo el campo activo” realizará la búsqueda en...
Cualquier campo de la tabla activa.
Los campos del mismo tipo donde se encuentre el cursor.
El campo donde se encuentre el cursor.
3. Para reemplazar todos los datos existentes por uno dado, seleccionaremos...
Reemplazar.
Reemplazar todos.
Buscar siguiente.
4. La opción para modificar la altura de los registros en pantalla se encuentra en el
menú...
Edición.
Registros.
Formato.
5. Cuando ocultamos los datos de una columna, éstos...
son borrados automáticamente.
solamente son ocultados.
aparecen ocultados parcialmente.
6. ¿Qué tipo de vista nos permite realizar modificaciones en la estructura de una tabla?
Diseño.
Datos.
Formulario.
ACTIVIDADES
1. Abre la tabla “Tabla1”, haz clic en el primer registro o en el último, según sea la
ordenación, y realiza las siguientes búsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar campo Buscar Coincidir Activar Buscar
en May/Min
MADRID Hacer coincidir todo el campo
Todos los campos Arriba Desactivado
Teléfono 92 Comienzo del campo Campo activo Abajo Desactivado
2. Abre la tabla “Tabla2”, haz clic en el primer registro o en el último, según sea la
ordenación, y realiza las siguientes búsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar campo Buscar Coincidir Activar Buscar
en May/Min
Descripción 3,5 Cualquier parte del campo Campo activo Abajo Desactivado
Quedan en stock 0 Hacer coincidir todo el campo
Todos los campos Arriba Desactivado
3. Abre la tabla “Tabla1” y realiza los siguientes reemplazos con la opción Reemplazar
todos. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar campo Buscar Reemplazar por Buscar en May/Min Coincidir
todo
Madrid Málaga Todos los campos Activado Desactivado
Teléfono 91 95 Campo activo Desactivado Desactivado
4. Abre la tabla “Tabla2” y realiza los siguientes reemplazos con la opción Reemplazar
todos. Cuando termines, cierra la tabla.
Seleccionar campo Buscar Reemplazar por Buscar en May/Min Coincidir
todo Código del artículo D.D. CD Campo activo Desactivado Desactivado
Proveedor 100 101 Campo activo Desactivado Desactivado
5. Abre la tabla “Tabla1” y del campo “Dirección” modifica manualmente todas las
cadenas “Avda” por “Av”.
6. Modifica la altura de las filas de “Tabla1” a 12.
7. Mueve columnas “Empresa” y “Teléfono” a la izquierda de “Tabla1”.
8. Oculta las siguientes columnas:
Empresa Apellidos Puesto Dirección Provincia Fecha del primer pedido
9. Muestra de nuevo todas las columnas de “Tabla1”.
10. Activa la vista de diseño de tabla.
11. Vuelve a activar la vista de datos.
12. Cierra la tabla.
Imprimir ♦ Configuración de impresión
♦ Presentación preliminar
♦ Impresión de datos
♦ Salida a impresora
ACCESS
tema 8
2000
Avanzado
Configuración de impresión
Usaremos esta opción para configurar los márgenes de impresión en el papel y decidir si
queremos mostrar los encabezamientos de los campos en el borde superior de cada
página.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Imprimir
3. Hacer clic sobre Configurar...
4. Modificar Los márgenes deseados
5. Activar/Desactivar Encabezados de impresión según se desee
6. Hacer clic sobre Aceptar
Presentación preliminar
Esta opción es muy útil para visualizar la distribución de los datos en la hoja antes de
mandar el trabajo a la impresora.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Vista preliminar
3. Hacer clic sobre Cerrar
Impresión de datos
Con l a impres ión podemos p resenta r e l r esu l tado de nues t ro t r aba jo en pape l .
Con esta opción podremos realizar una o varias copias en papel de todos o de
algunos registros de una tabla (en este último caso deberemos seleccionar los registros
a imprimir previamente).
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Imprimir
3. Desplegar la lista de Nombre (en Impresora)
4. Seleccionar Un elemento de la lista
5. Seleccionar El número de copias
6. Seleccionar entre Todo, Páginas o Registros seleccionados
7. Seleccionar La primera y última página si procede
8. Hacer clic sobre Aceptar
Salida a impresora
Con Access tenemos la posibilidad de imprimir los datos seleccionados desde la ventana
de vista preliminar.
1. Hacer clic sobre El botón que muestra una impresora
2. Hacer clic sobre Cerrar
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Cómo configurar los márgenes de impresión.
Sabemos previsualizar los datos antes de imprimir.
Sabemos realizar la impresión de los resultados y aumentar el número de copias.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. La opción Configuración de impresión nos permite...
especificar los márgenes de impresión, los encabezados de campo y la calidad de
impresión.
especificar los márgenes de impresión.
especificar los márgenes de impresión así como los encabezados de campo.
2. Para acceder a las opciones de Configuración de impresión...
haremos clic sobre el botón “Configurar...” del cuadro de diálogo imprimir.
seleccionaremos la opción “Configurar...” del menú Archivo.
haremos clic sobre el botón “Configurar impresora” del cuadro de diálogo
imprimir.
3. La vista preliminar sirve para...
visualizar la distribución de los datos en la hoja cuando se imprima.
visualizar todas las hojas al mismo tiempo.
visualizar los datos de la hoja antes de abrir el archivo.
4. Para imprimir una hoja desde la vista preliminar...
haremos clic sobre el botón que muestra una página enmarcada.
haremos clic sobre el botón que muestra una lupa.
haremos clic sobre el botón que muestra una impresora.
5. La opción de impresión sirve para...
realizar una o varias copias en papel de todos los registros de una tabla.
realizar una o varias copias en papel de algunos o de todos los registros de una
tabla.
realizar una copia en papel de algunos o de todos los registros de una tabla.
6. La opción para imprimir se encuentra en el menú...
Archivo.
Edición.
Herramientas.
ACTIVIDADES
1. Imprime la tabla “Tabla1” sin especificar ningún tipo de opción.
2. Configura los márgenes como los de la figura siguiente e imprime la hoja con los
encabezados de campo. Cierra la tabla.
Márgen Distancia
Izquierdo 2 cm.
Derecho 2 cm.
Superior 1,5 cm.
Inferior 3 cm.
3. Activa la vista preliminar e imprime la tabla “Tabla2”.
4. Imprime las siguientes tablas con la configuración indicada.
TABLA
Tabla1
CONFIGURAR
IMPRESORA ORIENTACION
Impresora predeterminada Horizontal
TAMAÑO PAPEL MARGENES
A4 Izq: 1,5 Dch: 2 Sup: 2,3 Inf: 1,8
IMPRESIÓN
RANGO IMPRESIÓN CALIDAD COPIAS INTERCALAR
Todas las páginas 600 dpi. 1 Desactivado
TABLA
Tabla2
CONFIGURAR
IMPRESORA ORIENTACION
Impresora predeterminada Vertical
TAMAÑO PAPEL MARGENES
A4 Izq: 1,8 Dch: 1,5 Sup: 2 Inf: 2,3
IMPRESIÓN
RANGO IMPRESION CALIDAD COPIAS INTERCALAR
Todas las páginas 600 dpi. 2 Activado
Mantenimiento de bases de datos
TEMA 9. Mantenimiento de tablas
TEMA 10. Protección de datos
TEMA 11. Ordenación
Objetivos: ♦ Introducir, mantener e eliminar registros.
♦ Modificar el diseño de las tablas.
♦ Copiar, vaciar y eliminar tablas completas.
♦ Restringir el acceso a la base de datos.
♦ Ordenación de los datos.
♦ Mantenimiento de índices.
módulo 4
ACCESS2000
Avanzado
Mantenimiento de tablas ♦ Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros
♦ Operaciones con los registros: Modificación de datos
introducidos
♦ Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos
♦ Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir
registros
♦ Copiar bases de datos (tablas)
♦ Vaciar bases de datos (tablas)
♦ Borrar/suprimir tabla
ACCESS
tema 9
2000
Avanzado
Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros
Esta opción se encontrará disponible una vez hayamos abierto la tabla. Los nuevos
registros se agregarán siempre al final de la tabla, justo detrás del último registro
introducido.
1. Desplegar el menú de Insertar
2. Seleccionar Nuevo registro
3. Teclear Los datos deseados en los campos del nuevo registro
4. Desplegar el menú de Registros
5. Seleccionar Actualizar
Operaciones con los registros: Modificación de datos introducidos
Podemos cambiar parte del contenido de un campo o bien el campo completamente.
M o d i f i c a r p a r t e d e l c o n t e n i d o d e u n c a m p o 1. Seleccionar El campo que vamos a modificar
2. Pulsar la tecla F2
3. Corregir La parte del campo deseada
M o d i f i c a r t o d o e l c a m p o 1. Seleccionar El campo que vamos a modificar
2. Teclear El nuevo dato
M o d i f i c a r e l c o n t e n i d o c o n e l r a t ó n
Con esta opción podremos modificar el contenido de un campo mediante el uso del
ratón. Es importante marcar el campo a modificar, siempre que el puntero sea una barra
vertical y no una cruz. 1. Hacer clic sobre El campo deseado
2. Realizar Las modificaciones deseadas
Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos
Podemos mod i f i ca r e l d i seño de t ab la, pe ro s i empre que e l campo que mod i f iquemos no t enga n inguna r e l ac i ón con o t ra tab la.
Una vez hemos creado una tabla, siempre podremos modificar los campos
existentes, añadirle nuevos campos (siempre que no pasen de 255) o quitarle alguno de
ellos (lo que implica, lógicamente, una pérdida de datos) e, incluso, modificar las
propiedades de los campos existentes.
M o d i f i c a r l o s c a m p o s e x i s t e n t e s
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla que queremos modificar
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Seleccionar El nombre del campo a modificar y realizar los cambios
deseados
5. Desplegar la lista “Tipo de datos” del campo a modificar
6. Seleccionar Un valor de la lista
7. Seleccionar La descripción del campo a modificar y realizar los cambios
deseados
8. Hacer clic sobre El icono guardar
9. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de diseño de tabla
M o d i f i c a r l a s p r o p i e d a d e s d e l o s c a m p o s
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla que queremos modificar
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Seleccionar El campo deseado en el selector de campos
5. Seleccionar La propiedad que deseamos modificar y teclear o seleccionar
el nuevo valor
6. Hacer clic sobre El icono guardar
7. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de diseño de tabla
E l i m i n a r u n c a m p o e x i s t e n t e
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla que queremos modificar
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Seleccionar El campo que queremos eliminar en el selector de campos
5. Desplegar el menú de Edición
6. Seleccionar Eliminar
7. Hacer clic sobre Sí
A ñ a d i r u n n u e v o c a m p o
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla que queremos modificar
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Seleccionar El nombre del primer campo en blanco y teclearlo
5. Seleccionar El tipo de campo
6. Teclear La descripción del campo
7. Hacer clic sobre El icono guardar
8. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de diseño de tabla
Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir registros
Usaremos esta opción para eliminar registros de la tabla. Es importante saber que, una
vez borrado un registro, éste será irrecuperable.
1. Seleccionar El registro a borrar en el selector de registros
2. Desplegar el menú de Edición
3. Seleccionar Eliminar registro
4. Hacer clic sobre Sí
Copiar bases de datos (tablas)
Puede se r muy in te resante cop ia r es t ruc tu ras, da tos o ambas cosas y ahor ra r g ran cant idad de t i empo.
Una tabla puede ser copiada de tres formas diferentes: estructura solamente,
estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
C o p i a r e s t r u c t u r a s o l a m e n t e
Con esta opción creamos un duplicado exacto de la estructura de una tabla. Esta opción
es útil cuando, por ejemplo, necesitamos una réplica vacía de una tabla existente.
1. Seleccionar La tabla cuya estructura queremos copiar
2. Desplegar el menú de Edición
3. Seleccionar Copiar
4. Desplegar el menú de Edición
5. Seleccionar Pegar
6. Teclear El nuevo nombre
7. Seleccionar la opción Estructura solamente
8. Hacer clic sobre Aceptar
C o p i a r e s t r u c t u r a y d a t o s Con esta opción creamos un duplicado exacto de una tabla (incluida estructura y datos)
pero con otro nombre.
1. Seleccionar La tabla cuya estructura y datos queremos copiar
2. Desplegar el menú de Edición
3. Seleccionar Copiar
4. Desplegar el menú de Edición
5. Seleccionar Pegar
6. Teclear El nuevo nombre
7. Seleccionar la opción Estructura y datos
8. Hacer clic sobre Aceptar
A n e x a r d a t o s a l a t a b l a e x i s t e n t e Con esta opción agregamos los datos de una tabla a los datos de otra tabla. Para poder
usar esta herramienta, ambas tablas deberán tener la misma estructura.
1. Seleccionar La tabla cuyos datos queremos añadir
2. Desplegar el menú de Edición
3. Seleccionar Copiar
4. Desplegar el menú de Edición
5. Seleccionar Pegar
6. Teclear El nombre de la tabla a la que vamos a añadir los
datos
7. Seleccionar la opción Anexar datos a la tabla existente
8. Hacer clic sobre Aceptar
Vaciar bases de datos (tablas)
Cu idado cuando vac iemos una t ab la, ya que no podremos recupera r l os da tos.
Esta opción es útil para vaciar una tabla manteniendo su estructura intacta.
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla que queremos vaciar
3. Hacer clic sobre Abrir
4. Desplegar el menú de Edición
5. Seleccionar Seleccionar todos los registros
6. Desplegar el menú de Edición
7. Seleccionar Eliminar registro
8. Hacer clic sobre Sí
Borrar/suprimir tabla
Usaremos esta opción para excluir de forma permanente una tabla de la base de datos.
En cualquier base de datos, ésta es la opción que puede acarrear mayores
complicaciones, pues los datos se pierden de manera irreversible.
1. Hacer clic sobre Tablas
2. Seleccionar La tabla a eliminar
3. Desplegar el menú de Edición
4. Seleccionar Eliminar
5. Hacer clic sobre Sí
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Sabemos introducir nuevos registros en la tabla.
Podemos modificar la estructura de la base de datos con datos introducidos. Sabemos eliminar información de la base de datos.
Copiamos, vaciamos, y eliminamos tablas completas.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Los nuevos registros que introducimos en la tabla se sitúan...
en su orden, según el campo clave.
al principio de la tabla.
al final de la tabla.
2. Si queremos tener la certeza de que los datos introducidos no se pierdan, debemos...
seleccionar la opción Actualizar del menú Registros.
seleccionar la opción Guardar registros del menú Registros.
cerrar la tabla y volver a abrirla.
3. Si borramos un campo en la estructura de una tabla, ...
perderemos los datos introducidos en ese campo.
Access cambiará la posición de los datos introducidos para no perderlos.
Access no nos dejará borrar el campo hasta que se encuentre vacío.
4. Los modos posibles de copiar una tabla son...
estructura solamente, estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
estructura solamente y estructura y datos.
estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.
5. Para vaciar una tabla que se encuentra con datos debemos...
usar la opción Vaciar del menú Edición.
seleccionar todos los registros y eliminarlos.
ir borrando todos los registros de uno en uno.
6. Cuando no necesitemos una tabla y deseemos borrarla de la base de datos...
debemos vaciarla de registros para poder eliminarla.
la seleccionaremos y usaremos la opción Borrar tabla del menú Edición.
la seleccionaremos y usaremos la opción Eliminar del menú Edición.
ACTIVIDADES
1. Inicia Access y abre la base de datos LEHMBERG.
2. Abre la tabla “Tabla2”, insértale los dos siguientes registros y actualiza la tabla:
Código del artículo Descripción Proveedor Precio unitario Quedan en stock Stock de seguridad SC-00012 Scanner Color 10003 75,13 2 2SC-00015 Scanner B/N 10002 63,71 4 2
3. Modifica los dos registros introducidos, cambiándole el “Stock de seguridad” a 3.
4. Cierra la tabla.
5. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y realiza las siguientes modificaciones en su
estructura:
Campo Tipo Puesto Memo Código Postal Numérico Teléfono Numérico
6. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y realiza las siguientes modificaciones en las
propiedades de los campos: Campo Tipo Propiedad Valor Apellidos Texto Tamaño de campo 70 Código Postal Numérico Tamaño de campo Simple Teléfono Numérico Valor prederteminado 0000000
7. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y elimina el campo “Población”:
8. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y añade los siguientes campos:
Campo Tipo Observaciones Memo Varón Sí/No Teléfono Numérico
9. Abre la tabla “Tabla1” y borra los siguientes registros:
Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido
Angeles ... ... ... ... ... ... ... ...
Jerónimo ... ... ... ... ... ... ... ...
10. Copia la estructura de la tabla “Tabla1” con el nombre CLIENTE.
11. Abre la tabla CLIENTE y añádele los siguientes registros. Cuando termines, ciérrala.
Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido
María Cardo Merita C/Casto, 23 28001 Madrid 913613224 2/08/93
María Franco Alon Boutique Director C/Carlos,3 06001 Badajoz 924221514 2/05/93
María Gus Carro La piel Encargado S. Antonio,9 06100 Badajoz 924371490 1/05/93
Ofelia Luen Morón Armería Encargada S. Marina 11 06005 Badajoz 924231298 6/08/93
Paloma Álvarez Bur Hospital Informática Virgen, 25 41010 Sevilla 954458723 17/04/93
12. Copia la estructura y los datos de la tabla “Tabla2” y ponle el nombre de ALMACEN.
13. Selecciona la tabla CLIENTE y cópiala añadiendo los datos a la tabla “Tabla1”.
14. Selecciona la tabla “Tabla1” y vacíala.
15. Selecciona la tabla “Tabla1” y bórrala.
Protección de datos ♦ Abrir en modo exclusivo
♦ Protección de la base de datos
♦ Desproteger base de datos
ACCESS
tema 10
2000
Abrir en modo exclusivo
De es ta f o rma nos aseguramos de se r l os ún icos que es tamos u t i l i zando l a base de da tos.
Usaremos esta opción para poder acceder a las herramientas de protección de bases de
datos. Si no abriéramos la base de datos en modo exclusivo, otros usuarios podrían
estar modificando datos mientras nosotros intentamos protegerla, lo cual derivaría en un
error.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Abrir
3. Desplegar la lista Buscar en:
4. Seleccionar Un elemento de la lista
5. Seleccionar El archivo que queremos abrir
6. Hacer clic sobre La flecha pequeña del botón Abrir
7. Hacer clic sobre Abrir en modo exclusivo
Protección de la base de datos
Debemos p ro tege r l a base de da tos cuando queramos res t r ing i r e l uso de l a misma.
Usaremos esta opción sobre una base de datos abierta en modo exclusivo para evitar
que otros usuarios puedan modificar la base de datos. Desde el momento en que
protegemos una base de datos, Access nos permitirá añadir una contraseña que sólo
sabremos nosotros.
1. Desplegar el menú de Herramientas
2. Seleccionar Seguridad
3. Seleccionar Establecer contraseña para la base de datos...
4. Teclear La contraseña deseada
5. Volver a teclear La contraseña anterior
6. Hacer clic sobre Aceptar
Desproteger base de datos
Cuando queramos permitir al resto de usuarios abrir una base de datos protegida
tendremos que utilizar esta herramienta. A partir de ese momento, Access dejará de
preguntarnos por la contraseña de apertura de la base de datos.
1. Desplegar el menú de Herramientas
2. Seleccionar Seguridad
3. Seleccionar Anular la contraseña establecida para la base de datos
4. Teclear La contraseña de protección
5. Hacer clic sobre Aceptar
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Sabemos abrir una base de datos en modo exclusivo.
Podemos proteger una base de datos para restringir el acceso. También podemos desproteger una base de datos que hayamos protegido
anteriormente.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para poder acceder a las herramientas de protección debemos...
abrir la base de datos sólo nosotros, advirtiéndolo a los demás usuarios.
abrir la base de datos normalmente.
abrir la base de datos en modo exclusivo.
2. Para abrir una base de datos en modo exclusivo tendremos que...
marcar la casilla de verificación “En modo exclusivo”.
hacer clic sobre la opción Abrir en modo Exclusivo.
cerrarla en el ordenador de los demás usuarios.
3. Cuando protegemos una base de datos, al abrirla...
se nos pedirá una contraseña de entrada.
no podremos modificar los datos de ninguna forma posible.
nos pedirá nuestro nombre y sólo podremos modificarla nosotros.
4. Desprotegeremos una base de datos...
cuando queramos permitir al resto de usuarios el acceso a la misma.
para permitir al resto de usuarios la visualización, pero no modificación, de los
datos de la misma.
para poder borrarla.
5. Para proteger una base de datos debemos...
guardarla con un nombre diferente al que tiene.
seleccionar la opción “Establecer contraseña para la base de datos” del menú
“Herramientas”.
seleccionar la opción “Establecer contraseña para la base de datos” del menú
“Registros”.
6. Para desproteger una base de datos debemos saber...
nada, pues cualquiera puede desprotegerla.
la contraseña de protección.
el número de registros que contiene.
ACTIVIDADES
1. Abre la base de datos LEHMBERG en modo exclusivo. Abre la tabla ALMACEN y
protégela con la contraseña “proteger”.
2. Cierra la tabla y la base de datos; ábrelas de nuevo e introduce la contraseña cuando
se te pida.
3. Desprotege de nuevo la tabla usando la herramienta correspondiente.
Ordenación ♦ Criterios de ordenación: ordenar registros
♦ Crear una tabla a partir de otra I
♦ Crear una tabla a partir de otra II
♦ Indices
♦ Borrar un índice
ACCESS
tema 11
2000
Avanzado
Criterios de ordenación: ordenar registros
La o rdenac ión pe rmi te o rgan i za r y l oca l i za r r áp idamente l a in fo rmac ión.
En la vista de datos de una tabla, Access nos permite ordenar por varios campos. Para
ello, será necesario que las columnas por las que vayamos a ordenar estén contiguas y
en el orden correcto; la situada más a la izquierda será la que establezca el orden
principal de los registros, la siguiente establecerá el orden de aquellos registros que
tengan el mismo valor en la anterior, y así sucesivamente. Los criterios de ordenación se
muestran en la barra de herramientas “Hoja de datos de la tabla” y significan lo
siguiente:
♦ Ordena la columna en orden ascendente
♦ Ordena la columna en orden descendente
1. Mover Las columnas que definirán los criterios de ordenación a la posición
deseada
2. Seleccionar Las columnas que definirán los criterios de ordenación
3. Seleccionar El criterio de ordenación
También es posible acceder a los criterios de ordenación mediante la barra de menús.
1. Desplegar el menú de Registros
2. Seleccionar Ordenar
3. Seleccionar entre: Ordenar ascendente
Ordenar descendente
Crear una tabla a partir de otra I
Esta opción es muy útil para generar una tabla idéntica a otra que tenemos creada,
aunque ordenada según los campos y criterios que nosotros especifiquemos. En esta
primera parte realizaremos una copia de la tabla original.
1. Seleccionar La tabla cuya estructura y datos queremos copiar
2. Desplegar el menú de Edición
3. Seleccionar Copiar
4. Desplegar el menú de Edición
5. Seleccionar Pegar
6. Teclear El nuevo nombre
7. Seleccionar la opción Estructura y datos
8. Hacer clic sobre Aceptar
Crear una tabla a partir de otra II
En este segundo paso abriremos la tabla copiada para ordenarla según nuestros
criterios.
1. Seleccionar La tabla copiada (la que deseamos ordenar)
2. Hacer clic sobre Abrir
3. Seleccionar Las columnas que deseamos ordenar
4. Seleccionar El criterio de ordenación
5. Hacer clic sobre El botón cerrar tabla
6. Hacer clic sobre Sí
Índices
Los índices nos permiten ordenar rápidamente una tabla. Por definición, un campo clave
siempre es índice primario, lo que quiere decir que, cuando nos encontremos en la vista
de datos de una tabla, siempre estará ordenada por este campo (sí existe). Los valores
posibles para un campo índice son: sí (con duplicados), sí (sin duplicados) y no.
Para configurar un campo como campo índice podremos optar por dos alternativas
diferentes.
D e f i n i r u n c a m p o c o m o í n d i c e e n l a s p r o p i e d a d e s d e l c a m p o
Una vez hayamos seleccionado el botón Tablas... 1. Seleccionar La tabla a la que deseamos agregar un índice
2. Hacer clic sobre Diseño
3. Seleccionar El campo que deseamos indizar
4. Desplegar La lista de valores de la propiedad “indexado”
5. Seleccionar Sí (con o sin duplicados)
D e f i n i r u n c a m p o c o m o í n d i c e e n l a v e n t a n a d e í n d i c e s Una vez hayamos seleccionado el botón Tablas...
1. Seleccionar La tabla a la que deseamos agregar un índice
2. Hacer clic sobre Diseño
3. Desplegar el menú de Ver
4. Seleccionar Índices
5. Teclear El nombre del índice
6. Seleccionar El nombre del campo asociado a ese índice
7. Seleccionar El criterio de ordenación
8. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de índices
Borrar un índice
Usaremos esta opción cuando no necesitemos ordenar la tabla por un campo
determinado y para reducir el tamaño de almacenamiento de la base de datos en el
disco. Esta herramienta elimina un índice de la lista de índices asociados a una tabla.
Una vez situados en la vista de Diseño de tabla...
1. Desplegar el menú de Ver
2. Seleccionar Índices
3. Seleccionar El índice que queremos eliminar
4. Pulsar la tecla Supr
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Sabemos ordenar el contenido de una tabla.
Cómo crear tablas nuevas con los datos ordenados tomándolos de otra tabla.
Mantenimiento de índices (crearlos y eliminarlos).
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...
pueden encontrarse en cualquier posición. Sólo debemos seleccionarlas.
deben encontrarse contiguas y en el orden correcto.
deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.
2. Los criterios de ordenación son...
ascendente, descendente, aleatorio y por filtro.
ascendente, descendente y aleatorio.
ascendente y descendente.
3. El primer paso a seguir para crear una tabla ordenada a partir de una existente es...
hacer una copia de la tabla original.
ordenar la tabla original al menos por un campo.
proteger la tabla original.
4. Al copiar la tabla original, la copia debe ser del tipo...
estructura y datos.
estructura solamente.
estructura, datos y formato.
5. Los índices de una tabla sirven para...
evitar repeticiones de un campo en dos registros diferentes.
ordenar los registros de la tabla rápidamente.
poder duplicar registros fácilmente.
6. Para definir un campo índice en las propiedades de campo seleccionaremos “Sí” en
la propiedad...
indizado.
indexado.
índice.
ACTIVIDADES 1. Abre la base de datos LEHMBERG.
2. Abre la tabla CLIENTE y ordénala según los campos siguientes y en el orden
especificado:
Campo Nombre Apellidos Empresa C.Postal Criterio de ordenación Ascendente Ascendente Descendente Descendente
3. Genera, a partir de la tabla CLIENTE, una tabla con nombre “Tabla ordenada” y
ordénala según los campos siguientes y en el orden especificado:
Campo Nombre Apellidos Empresa Criterio de ordenación Descendente Descendente Ascendente
4. Cierra ambas tablas y abre la tabla ALMACEN. Mediante las propiedades de campo,
configura los campos “Descripción” y “Proveedor” como campos índice (con
duplicados).
5. Abre la tabla CLIENTE y mediante la ventana de índices configura los campos
“Apellidos” y “Empresa” como campos índice. Guarda tu trabajo y cierra ambas
tablas.
6. Abre la tabla ALMACEN y borra el índice asociado al campo “Descripción”.
7. Cierra la tabla, sal de Access y de Microsoft Windows.
módulo 1
ACCESS
Consultas
TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales
TEMA 13. Opciones de consulta
TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas
TEMA 15. Consultas de acción Objetivos: ♦ Crear consultas relacionadas
♦ Manejar los campos condicionales, operadores y valores
♦ Ordenar y dar prioridad a los campos
♦ Editar e imprimir consultas
♦ Conocer los diferentes tipos de consultas
módulo 5
2000
Avanzado
ACCESS
Consultas en bases de datos relacionales ♦ El modelo relacional: tipos de relaciones
♦ Ir a la ventana de relaciones
♦ Agregar tablas a la ventana de relaciones
♦ Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones
♦ Definir relaciones: Crear una relación
♦ Definir relaciones: Eliminar una relación
♦ Modificar una relación
♦ Cerrar la ventana de relaciones
2000
Tema 12
Avanzado
El modelo relacional: tipos de relaciones
Sabemos que una base de da tos con es t ruc tu ra r e l ac iona l r epa r te l a in fo rmación en va r i as t ab las o consu l tas en t re l as que ex is te una r e l ac ión.
Las relaciones entre tablas y consultas deben crearse de forma que uno o varios campos
de una de ellas enlacen con el campo clave de otra.
Recordaremos las relaciones posibles entre tablas y consultas:
♦ Uno a uno:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro y sólo
uno de la tabla o consulta relacionada.
♦ Uno a varios:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de
la tabla o consulta relacionada.
♦ Varios a varios:
Un registro de cualquiera de las tablas o consultas puede relacionarse con varios
registros de la otra tabla o consulta. Para establecer una relación de varios a varios
es preciso crear una tercera tabla (cruce) e incluir en ella los campos de las claves
principales de las otras dos tablas o consultas.
Ir a la ventana de relaciones
En l a ventana de r e lac iones es donde podremos c rea r , mod i f i ca r y e l iminar l as r e lac iones en t re l as t ab las y consu l tas de l a base de da tos.
1. Desplegar el menú de Herramientas
2. Seleccionar Relaciones...
Agregar tablas y consultas a la ventana de relaciones
Usaremos es ta he r ramienta pa ra inclu i r en l a ventana de r e lac iones l as t ab las o consu l tas que después vamos a r e l ac i onar .
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el área vacía de la ventana
2. Seleccionar Mostrar tabla...
3. Seleccionar La solapa deseada (Tablas, Consultas o
Ambas)
4. Seleccionar La tabla o consulta deseada
5. Hacer clic sobre Agregar
6. Una vez terminado hacer clic sobre Cerrar
Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones
Podemos encont ra rnos con l a neces idad de qu i t a r una t ab la o consu l ta pa ra exc lu i r l a de l a ventana de r e lac iones.
1. Seleccionar La tabla o consulta a eliminar
2. Desplegar el menú de Relaciones
3. Seleccionar Ocultar tabla
Definir relaciones: Crear una relación
Una vez hemos añad ido l as t ab las y/o consu l tas necesar i as es tamos en d i spos ic ión de c rea r l as r e lac iones en t re e l l as.
1. Seleccionar El campo de la tabla primaria
2. Arrastrar Hasta el campo de la tabla secundaria
3. Activar si se desea Exigir integridad referencial
4. Hacer clic sobre Crear
Definir relaciones: Eliminar una relación
Usaremos es ta opc ión pa ra supr imi r , de l a ventana de r e l ac i ones, una r e lac i ón ex is ten te.
1. Hacer clic con el botón derecho Sobre la relación a eliminar
2. Seleccionar Eliminar
3. Hacer clic sobre Sí
Modificar una relación
Usaremos es ta opc ión pa ra mod i f i ca r una r e lac ión p rev iamente es tab lec ida.
1. Hacer clic sobre La relación que queremos modificar
2. Desplegar el menú de Relaciones
3. Seleccionar Modificar relación...
4. Realizar Las modificaciones deseadas
5. Hacer clic sobre Aceptar
Cerrar la ventana de relaciones
Cuando hayamos t e rminado de d i señar l as r e l ac i ones debemos ce r ra r l a ven tana pa ra pode r con t inua r t raba j ando.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Cerrar
3. Hacer clic sobre Sí
LO QUE HEMOS APRENDIDO Una base de datos con modelo relacional enlaza la información entre varias tablas
o consultas de forma que uno o varios campos de una de ellas conecte con el
campo clave de otra.
Las relaciones posibles entre tablas y consultas son de uno a uno, de uno a
varios y de varios a varios.
La ventana de relaciones es la herramienta para crear y modificar las relaciones
entre las tablas y las consultas.
La ventana de relaciones es donde vamos a agregar o quitar tablas o consultas a
la relación.
En la ventana de relaciones podemos modificar o eliminar una relación
previamente establecida.
Una vez creada la relación, cerraremos la ventana de relaciones para comprobar
los resultados.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
PRÁCTICAS: TEST
Marcar la respuesta correcta.
1. Una estructura relacional...
almacena toda la información en una única tabla.
reparte la información en varias tablas o consultas relacionadas.
reparte la información en varias tablas relacionadas.
2. Sabemos que en la relación uno a varios el valor de la clave principal de cada registro
de la tabla principal se corresponde con...
el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la
relacionada.
el valor del campo o los campos coincidentes de sólo un registro de la
relacionada.
el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.
3. Para visualizar la ventana de relaciones debemos seleccionar...
la opción “Relaciones” del menú “Herramientas”.
la opción “Mostrar” del menú “Relaciones”.
la opción “Mostrar relaciones” del menú “Herramientas”.
4. Una vez en la ventana de relaciones, agregaremos tablas y consultas...
haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mostrar tabla...”.
haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mostrar...”.
haciendo clic con el botón izquierdo del ratón y seleccionando “Mostrar tabla...”.
5. Para crear una relación debemos...
hacer clic en el campo de la tabla principal y doble clic en el de la relacionada.
hacer doble clic en el campo de la tabla principal y clic en el de la relacionada.
seleccionar el campo de la tabla principal y arrastrar hasta el de la relacionada.
6. ¿Es posible modificar una relación creada previamente?
Sí.
No.
Depende del tipo de relación.
ACTIVIDADES 1. Crea una nueva base de datos con el nombre LEHMBERG2 y crea las dos siguientes
estructuras de tabla:
Tabla: EMPRESAS
Nombre del campo Tipo de datos
Nombre social Texto
CIF empresa Texto
Director Texto
Dirección Texto
Teléfono centralita Texto
Población Texto
Código Postal Numérico
Tabla: EMPLEADOS
Nombre del campo Tipo de datos
Nombre Texto
Apellidos Texto
CIF empresa Texto
Director Texto
Puesto Texto
Departamento Texto
Retribución Numérico
Fecha de entrada Fecha/hora
Teléfono privado Texto
Observaciones Memo
2. Crea el siguiente índice en la tabla EMPRESAS:
Nombre del índice Nombre del campo Propiedad Indexado
CIF CIF empresa Sí (Sin duplicados)
3. Crea una relación sin exigir integridad referencial entre los campos “CIF empresa” de
la tabla EMPRESAS y EMPLEADOS (se supone que una empresa tiene muchos
empleados, y no al revés).
4. Crea una relación de uno a uno entre los campos DIRECTOR de ambas tablas.
5. Elimina la relación entre los campos “Director” de ambas tablas y oculta la tabla que
Access ha añadido.
6. Modifica la relación entre los campos “CIF empresa” activando la casilla “Exigir
integridad referencial” (ahora la relación se convierte en “uno a muchos”.
7. Cierra la ventana de relaciones guardando los cambios.Elimina ahora el campo
“Director” de la tabla “EMPLEADOS”.
ACCESS
Opciones de consulta ♦ Introducción, concepto y tipos
♦ Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas
♦ Condiciones de visualización de los campos
♦ Elementos de la condición: campos, operadores y valores
♦ Condiciones múltiples: prioridad de los operadores
♦ Criterios de ordenación: ordenar resultados
2000
tema 13
Avanzado
Introducción, concepto y tipos
Las consu l tas son uno de los ob j e tos más impor tantes de Access, después de l as t ab l as, y s i rven de base pa ra l a c reac ión de fo rmula r ios e in fo rmes. O t ra ca rac te r í s t i ca impor tan te de l as consu l tas es l a de r eun i r in fo rmac ión p roven iente de va r i as t ab las.
En Access existen principalmente dos tipos de consulta:
♦ Consultas de selección: es el tipo de consulta más habitual. Permite filtrar y
organizar la información contenida en una o varias tablas, así como la obtención de
campos calculados y resúmenes en grupos.
♦ Consultas de acción: permite modificar, borrar o añadir un grupo de registros
simultáneamente. También se puede utilizar para crear una tabla nueva que
contenga registros de otra u otras ya existentes.
Es importante conocer adecuadamente las reglas para la creación de consultas, así
como el uso de los operadores, valores y criterios de selección de campos.
Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas
Podremos usar las consultas para varios cometidos diferentes:
♦ Consultas de selección: Estas consultas se utilizan para seleccionar registros de una
o varias tablas, según criterios especificados por el usuario. Estas consultas son las
que flexibilizan el manejo de los datos, pues podremos localizar y ordenar los
registros de manera que los podamos agrupar para generar informes sobre los
mismos. Las consultas de selección se almacenan en una hoja de respuesta
dinámica que depende de la tabla o tablas donde estaban situados los datos
originales.
♦ Consultas de acción: Con las consultas de este tipo podremos crear nuevas tablas o
nuevos registros en tablas existentes. Son muy útiles para generar tablas de
resumen o para actualizar registros de tablas históricas (por ejemplo, podremos
añadir los registros de la tabla de un año determinado a la tabla del año siguiente).
Cuando seleccionemos una nueva
consulta aparecerá un cuadro de
diálogo donde deberemos seleccionar
aquellas tablas o consultas de origen
de las que seleccionaremos los datos.
Para ir añadiéndolas bastará con
seleccionarla y pulsar sobre el botón
”Agregar” (1). Cuando hayamos
seleccionado los objetos necesarios,
haremos clic sobre el botón “Cerrar”
(2).
Condiciones de visualización de los campos: mostrar u ocultar
Dec id i r emos s i l os campos que ac túan en l a consu l ta se rán v i s ib les o no.
Uno de los principales elementos a seleccionar antes de crear una consulta es el
número de campos que vamos a visualizar, pues podremos incluir cualquier campo para
realizar la consulta y elegir si queremos o no que éste aparezca en dicha consulta. Por
ejemplo, podremos realizar una consulta de selección que muestre solamente los
campos “nombre” y “apellidos” de aquellos registros cuyo campo DNI tenga
exactamente 6 cifras.
Cuando queramos incluir un campo, no sólo en la generación de la consulta sino para
visualizarlo en el resultado de la misma, tendremos que activar la casilla de verificación
“Mostrar” en el campo correspondiente.
Elementos de la condición: campos, operadores y valores
Los dos e l ementos que generan r ea lmente l a consul ta en l a ventana de d i seño son l a f i l a “Campo” y l a f i l a “Cr i t e r i os”.
A su vez, un criterio de selección se compone de operadores y valores. A continuación,
pasamos a explicar los tres elementos que definen la consulta:
♦ Campos: indicaremos en esta lista desplegable el campo que queramos incluir en la
consulta de selección. Para ello sólo tendremos que desplegar la lista “campo” y
seleccionar el campo adecuado.
♦ Operadores: los operadores de comparación nos van a servir para indicar a la
consulta los criterios de selección de registros. Estos operadores son:
Operador Significado
< Menor que
<= Menor o igual que
> Mayor que
>= Mayor o igual que
= Igual a
<> Distinto de
♦ Valores: para los valores (datos situados a la derecha del operador de comparación)
debemos tener en cuenta los siguientes factores:
Para referirnos a una fecha o una hora debemos incluir ésta entre
“almohadillas” (la almohadilla se introduce manteniendo pulsada la tecla “Alt
Gr” y pulsando el “3”). Por ejemplo:
>= #12/10/1999#
#23:45:34#
Para referirnos a una cadena de texto debemos incluir ésta entre comillas
dobles. Por ejemplo:
= “ordenador”
Cuando tratemos con datos numéricos no colocaremos separadores de mil
pero si coma decimal cuando sea necesario. Por ejemplo:
< 123,43
20000
Para referirnos a un campo Sí/no podremos utilizar las siguientes opciones:
• Sí/No
• Verdadero/Falso
• True/False
Si en algún momento necesitamos hacer referencia a algún campo, éste debe
ir entre corchetes. Por ejemplo:
= [Nombre completo]
Condiciones múltiples: prioridad de los operadores
Cuando generamos una consu l ta , podremos do ta r de c i e r t a p r i o r i dad a l os campos pa ra l a se lecc ión de l os r eg i s t ros.
En la pantalla de diseño de consulta, los campos situados más a la izquierda gozarán de
mayor prioridad que los situados más a la derecha. En el ejemplo siguiente se
seleccionarán de la tabla “Empleados” aquellos registros cuyo campo “Primer Apellido”
sea “Molina”. Todos los registros encontrados se ordenarán en orden ascendente por
“Nombre”, y si existe alguna coincidencia (por ejemplo, una persona con dos
direcciones), se ordenarán éstas según sea el orden ascendente o descendente del
campo coincidente.
Criterios de ordenación: ordenar resultados
Los campos se pueden most ra r en o rden ascendente, descendente o s in orden.
El último aspecto que debemos tratar en cuanto a las consultas es el criterio de
ordenación de los campos. Podremos seleccionar tres criterios diferentes:
♦ Ascendente: ordena primero por números del 0 al 9 y luego por caracteres
alfabéticos de la A a la Z.
♦ Descendente: ordena primero por los caracteres alfabéticos de la Z a la A y en
segundo lugar por números del 9 al 0.
♦ Sin ordenar: muestra los registros tal y como se encuentran en la tabla o consulta de
origen.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Las consultas son, tras las tablas, los objetos más importantes de Access y
también el paso preliminar para poder crear formularios e informes.
Las consultas nos servirán para recoger información proveniente de varias tablas.
Hay dos tipos de consulta: las de selección (las más habituales) y las de acción.
Las consultas de selección extraen datos de una o varias tablas, según le
especifiquemos.
Podemos decidir si los campos que condicionan la consulta sean visibles o estén
ocultos.
La fila “Campo” y la fila “Criterios” son elementos realmente importantes a la
hora de diseñar la consulta. Un criterio de selección se compone de operadores y
valores.
Los operadores indican a la consulta los criterios de selección.
Podemos decidir qué campos van a tener mayor prioridad en la consulta. Los
campos situados más a la izquierda tienen prioridad sobre los de la derecha. Decidiremos también el orden en que aparecerán los datos de cada campo, en
orden ascendente, descendente o tal y como se encuentren en la tabla de origen.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Una consulta sirve...
para reunir información de varias tablas.
como base de formularios e informes y para reunir información de varias tablas.
para poder generar eficientemente informes de datos.
2. Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...
de selección y acción.
de selección y datos relacionados.
de selección, acción y datos relacionados.
3. Las consultas de acción nos permiten...
borrar tablas innecesarias.
seleccionar registros de una o varias tablas según unos criterios especificados.
crear nuevas tablas o nuevos registros en tablas existentes.
4. Los elementos que participan en la generación de los criterios de una consulta son...
campos, operadores, valores y orden.
campos, operadores y valores.
operadores y valores.
5. Cuando queramos hacer referencia a un campo, éste debe encontrarse...
entre almohadillas.
entre paréntesis.
entre corchetes.
6. Sabemos que en la ventana de diseño, la prioridad de los campos viene marcada
por...
su posición; cuanto más a la derecha, mayor prioridad.
su posición; cuanto más a la izquierda, mayor prioridad.
el tipo de campo; primero los numéricos y después los de texto y fecha/hora.
ACCESS
Crear, ejecutar y mantener consultas ♦ Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta
♦ Grabación de la consulta
♦ Impresión de una consulta
♦ Modificación de una consulta
♦ Borrar/suprimir una consulta
♦ Combinar datos de múltiples tablas o consultas
2000
tema 14
Avanzado
Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta
Ut i l i za remos es ta opc ión pa ra genera r una selecc ión de l os r eg i s t ros de una o va r i as t ab las.
Una vez hemos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre Consultas
2. Seleccionar Crear una consulta en vista Diseño
3. Seleccionar Abrir
4. Seleccionar La tabla o tablas donde queremos consultar
5. Seleccionar Agregar
6. Hacer clic sobre Cerrar
En el siguiente cuadro de diálogo especificaremos los criterios de selección de los
registros.
1. Seleccionar en Campo: El campo motivo de la selección
2. Seleccionar en tabla: La tabla que contiene el campo seleccionado
3. Seleccionar en Orden: La ordenación del campo seleccionado
4. Activar/Desactivar Mostrar Para mostrar/ocultar ese campo en el resultado de la
consulta
5. Teclear en Criterio La cadena de selección
6. Hacer clic Sobre el icono Ejecutar
Grabación de la consulta
Usaremos es ta opc ión pa ra añad i r l a consu l ta a l a base de da tos.
1. Hacer clic sobre El icono que representa un disquete
2. Teclear El nombre de la consulta
3. Hacer clic sobre Aceptar
Impresión de una consulta
Con es ta opc ión podremos obtener una cop ia en pape l de una consu l ta de l a base de da tos.
1. Seleccionar La consulta que deseemos imprimir
2. Seleccionar Abrir
3. Desplegar el menú de Archivo
4. Seleccionar Imprimir
5. Hacer clic sobre Aceptar
Modificación de una consulta
Las consu l tas pueden cambia rse una vez l as hemos c reado.
Por ejemplo, podremos cambiar un campo, un criterio de ordenación, un valor de
selección o un criterio de visualización.
1. Seleccionar La consulta deseada
2. Hacer clic sobre Diseño
3. Realizar Las modificaciones deseadas
4. Hacer clic Sobre el icono Guardar
5. Hacer clic sobre Sí
6. Hacer clic Sobre el icono Ejecutar
Borrar/suprimir una consulta
Podemos e l iminar cua lqu ie r consu l ta de l a base de da tos.
1. Seleccionar La consulta que deseamos eliminar
2. Hacer clic sobre El botón Eliminar
3. Hacer clic sobre Sí
Combinar datos de múltiples tablas o consultas
Para combinar datos de múltiples tablas o consultas:
1. Seleccionar Consultas en la Barra de la ventana de Base de datos
2. Pulsar Nuevo
3. Seleccionar Asistente para consultas
4. Seleccionar la tabla y los campos que queremos ver en la consulta
5. Elegir otra tabla desplegando la lista Tabla/Consultas y añadir nuevos
campos.
6. Pulsar Siguiente y poner el nombre para nuestra consulta.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Para ejecutar una consulta seleccionamos la tabla o tablas a consultar, tras lo que
especificamos los criterios de selección de registro y hacemos clic sobre el icono
Ejecutar.
Tras ejecutar la consulta debemos darle nombre y guardarla.
Con la opción Archivo/Imprimir obtenemos una copia impresa de la consulta.
Una vez guardada, podemos volver a modificar la consulta desde la ventana
diseño, con la precaución de volver a guardar los cambios. Si volvemos a ejecutar
la consulta observaremos las modificaciones realizadas.
Con el botón Eliminar podemos borrar cualquier consulta de la base de datos.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para generar una consulta...
lo haremos directamente pulsando sobre el botón Abrir.
pulsaremos sobre el botón diseño.
pulsaremos sobre el botón “Nuevo” y, a continuación, seleccionaremos “Vista
diseño”.
2. Las consultas, ¿dónde se guardan?
en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella.
en la propia base de datos, como un objeto.
en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.
3. La opción que nos permite imprimir una consulta se encuentra en el menú...
Archivo.
Herramientas.
Consultas.
4. ¿Es posible modificar una consulta cuando ya la hemos creado y ejecutado?
Sí.
No.
5. Para acceder a las opciones de la consulta y así poder modificarla debemos hacer clic
sobre el botón...
Abrir.
Nuevo.
Diseño.
6. Para eliminar una consulta de la base de datos tendremos que...
vaciarla y después borrarla.
seleccionarla y hacer clic sobre el botón Eliminar.
comprobar que la hayamos ejecutado al menos una vez.
ACTIVIDADES 1. Abre la base de datos LEHMBERG y la tabla EMPRESAS. Introduce los siguientes
registros:
Nombre social
CIF empresa Director Dirección Teléfono Ctlta.
Población Código Postal
Cárnicas Martín
B-39016784 Juan Carmona
C/ Castillo, 18 952564345 Torre del mar
29740
ASOCA B-23746813 Antonio Jurado
C/ Palmera, 78
952335467 Vélez Málaga
29700
Talleres Muriel
B-24456776 Luis Rubio C/ Alta, 2 Bajo
953456543 Torremolinos 29620
2. Abre la tabla EMPLEADOS y elimina el campo “Director”. A continuación, introduce
los siguientes registros:
Nombre Apellidos CIF empresa
Puesto Dpto. Retribución Fecha E.
Teléfono Observ
Antonio Molina Acedo
B-39016784 Informático Informática 175000 12/10/98 2482489
Josefa Pérez Luanca
B-39016784 Administrativa Informática 167000 9/04/97 6524875
Juan Ruano López
B-39016784 Conserje --------------- 115000 16/05/94 2185496
Claudia Jiménez Ruíz
B-23746813 Secretaria Estudio 135000 26/12/98 6584215
Alberto León Serrano
B-24456776 Electricista Reparación 145000 2/03/95 3656589
3. Cierra ambas tablas.
4. Genera las siguientes consultas, ejecútalas y guárdalas con los nombres indicados.
Cierra ambas consultas.
NOMBRE DE LA CONSULTA: EMPLEADOS DE CÁRNICAS
TIPO DE CONSULTA: SELECCIÓN
CRITERIOS:
TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS
CAMPO CIF empresa CAMPO Nombre CAMPO Apellidos
VALOR (Criterios)
“B-39016784” VALOR (Criterios) VALOR (Criterios)
ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente
MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado
ACTIVIDADES
N O M B R E D E L A C O N S U L T A : INFORMATICOS
TIPO DE CONSULTA: SELECCIÓN
CRITERIOS:
TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS
CAMPO Departamento CAMPO Apellidos CAMPO Retribución
VALOR (Criterios)
“Informática” VALOR (Criterios) VALOR (Criterios)
ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente ORDEN
MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado
5. Imprime con todos los valores por defecto las dos consultas anteriores.
6. Modifica la consulta “EMPLEADOS DE CÁRNICAS” con los siguientes campos y
criterios:
CRITERIOS: PRIMER CRITERIO SEGUNDO CRITERIO TERCER CRITERIO
TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS
CAMPO CIF empresa CAMPO Fecha entrada CAMPO Apellidos
VALOR (Criterios) “B-39016784” VALOR (Criterios) >#1/1/97# VALOR
(Criterios)
ORDEN Descendente ORDEN Ascendente ORDEN Descendente
MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado
7. Borra la consulta “EMPLEADOS DE CÁRNICAS”.
ACCESS
Consultas de acción ♦ Tipos de consultas de acciones
♦ Crear una consulta de creación de tabla I
♦ Crear una consulta de creación de tabla II
♦ Crear una consulta de actualización
2000
tema 15
Avanzado
Tipos de consultas de acciones
Las consu l tas de acc ión pe rmi ten mod i f i ca r da tos de l as t ab las de fo rma au tomát ica, as í como c rea r t ab las nuevas a pa r t i r de o t ras ya ex is ten tes.
Existen cuatro tipos de consultas de acciones:
♦ Consultas de creación de tabla: permiten crear una nueva tabla a partir de otras
tablas ya existentes.
♦ Consultas de datos añadidos: permiten añadir a una tabla registros procedentes de
otra u otras tablas existentes.
♦ Consultas de actualización: permiten modificar datos de un determinado grupo de
registros.
♦ Consultas de eliminación: permiten borrar registros de una o varias tablas.
Cada una de estas consultas se identifica con un icono diferente dentro de la solapa
consultas de la base de datos:
♦
Creación de tabla
♦
Datos añadidos o anexados
♦
Actualización
♦
Eliminación
En este manual nos ceñiremos a la consulta de creación de tabla y consulta de
actualización, pues son las más útiles.
Tendremos que tener en cuenta que en la consulta de creación de tabla podemos elegir
entre almacenar la tabla resultante en la base de datos activa o en otra base de datos
(para ello seleccionaremos la opción correspondiente).
Igualmente, cuando seleccionemos la consulta de actualización podremos comprobar la
aparición de una nueva fila en la ventana de diseño de consultas. (Esta nueva fila
“Actualizar a:” deberá rellenarse con la cadena u operación que queramos que se realice
en el campo deseado de los registros elegidos por la consulta. En el resto de los campos,
si aparece vacía, sólo indicará a la consulta los criterios de selección de registros).
Crear una consulta de creación de tabla I
Es te t i po de consu l ta nos pe rmi t i r á c rea r una nueva t ab la a pa r t i r de los da tos de o t ra t ab la ya ex is ten te.
Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de selección. Una vez
hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:
1. Desplegar el menú de Consulta
2. Seleccionar Consulta de creación de tabla
3. Teclear El nombre de la nueva tabla
4. Seleccionar La ubicación de la nueva consulta
5. Hacer clic sobre Aceptar
6. Seleccionar Los campos, criterios, operadores y valores deseados
Crear una consulta de creación de tabla II
En esta segunda parte ejecutaremos y guardaremos la consulta de creación de tabla.
1. Hacer clic sobre El botón ejecutar
2. Hacer clic sobre Sí
3. Hacer clic sobre El icono guardar
4. Teclear El nombre de la nueva consulta
5. Hacer clic sobre Aceptar
Crear una consulta de actualización
Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de selección. Una vez
hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:
1. Desplegar el menú de Consulta
2. Seleccionar Consulta de actualización
3. Seleccionar Los campos, criterios, operadores y valores deseados
4. Teclear El valor a actualizar en los campos deseados
5. Hacer clic sobre El icono Ejecutar
6. Hacer clic sobre Sí
7. Hacer clic sobre El icono Guardar
8. Teclear El nombre de la consulta
9. Hacer clic sobre Aceptar
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Con las consultas de acciones se modifican los datos de las tablas
automáticamente y se crean tablas nuevas con los datos provenientes de otras ya
existentes.
Existen cuatro tipos de consultas de acciones: de creación de tabla, de datos
añadidos, de actualización y de eliminación.
Con la consulta de creación de tabla crearemos una nueva tabla a partir de otras
ya existentes y podemos guardar la nueva tabla en la misma base de datos o en
cualquier otra.
Para este tipo de consultas igualmente deberemos decidir los campos, criterios,
operadores y valores deseados.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Sabemos que las consultas de acción...
pueden eliminar una base de datos automáticamente.
pueden modificar datos de las tablas de forma automática.
pueden crear informes de datos de forma automática.
2. Los tipos posibles de consultas de acciones son...
de creación de tabla, actualización, datos añadidos y eliminación.
de creación de tabla, actualización y eliminación.
de creación de tabla y actualización.
3. De todas ellas las más útiles son...
de creación de tabla y eliminación.
de creación de tabla y actualización.
de actualización y eliminación.
4. La consulta de creación de tabla se puede guardar...
en la base de datos activa o en otra base de datos.
solamente en la base de datos activa.
en un fichero aparte, pero dentro de la misma base de datos.
5. Cuando seleccionamos la consulta de actualización...
aparece una nueva fila en la que especificamos el nuevo nombre de la tabla.
aparece una nueva fila en la que especificamos el cambio que deseamos realizar.
aparece una nueva fila en la que especificamos el orden de cada campo.
6. Para crear una consulta de creación de tabla debemos desplegar el menú...
Herramientas.
Consulta.
Insertar.
ACTIVIDADES 1. Genera y ejecuta las siguientes consultas de creación de tabla con las siguientes
opciones:
NOMBRE DE LA NUEVA TABLA TELÉFONOS CON COMIENZO 952
CREAR NUEVA TABLA EN: BASE DE DATOS ACTIVA
TABLA EMPRESAS TABLA EMPRESAS CAMPO Teléfono centralita CAMPO Nombre social ORDEN Ascendente ORDEN Descendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado VALOR (Criterios) 952* VALOR (Criterios)
NOMBRE DE LA CONSULTA POR TELÉFONOS
NOMBRE DE LA NUEVA TABLA SUELDO MAYOR A 140000 CREAR NUEVA TABLA EN: BASE DE DATOS ACTIVA
TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS CAMPO Retribución CAMPO Apellidos ORDEN Descendente ORDEN Descendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado VALOR (Criterios) >140000 VALOR (Criterios)
NOMBRE DE LA CONSULTA POR SUELDO
2. Cierra las consultas anteriores y genera una nueva consulta de actualización con las
siguientes opciones:
NOMBRE DE LA CONSULTA GRATIFICACION NAVIDAD
TABLA EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS CAMPO Apellidos Departamento Retribución Teléfono ACTUALIZAR A [Retribución]+15000 MOSTRAR Activado Activado Activado Activado VALOR (Criterios)
3. Ejecuta la consulta anterior y comprueba que el campo “Retribución” se ha
incrementado en 15000. Cierra la consulta y sal de Microsoft Access 2000.
ACCESS
Formularios
TEMA 16. Introducción a los formularios. Controles
TEMA 17. Crear un formulario Objetivos: ♦ Dominar los controles
♦ Crear y editar un formulario
♦ Reconocer la ventana de Diseño
♦ Crear un subformulario
módulo 6
2000
Avanzado
ACCESS
Introducción a los formularios. Controles ♦ Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”
♦ Controles
♦ Añadir un control
♦ Seleccionar controles
♦ Modificar el tamaño y posición de los controles
♦ Mostrar las propiedades de los controles
♦ Principales propiedades de los controles
♦ Asistentes
2000
tema 16
Avanzado
Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”
E l cuadro de he r ramientas cont i ene l os cont ro les pa ra f o rmula r ios e in fo rmes.
Sólo estará disponible cuando nos encontremos en vista de diseño de formularios y
vista de diseño de informes.
1. Desplegar el menú de Ver
2. Seleccionar Cuadro de herramientas
Controles
Son los ob j e tos que u t i l i z amos pa ra pode r c rea r f o rmula r i os e in formes y mues tran y d i s t r ibuyen l a in formación en panta l l a .
♦ Etiqueta: Presenta un texto descriptivo como, por ejemplo, un título o instrucciones
de un formulario o informe.
♦ Cuadro de texto: Se utiliza para presentar, introducir o modificar los datos de origen
de registros base de un formulario o informe.
♦ Grupo de opciones: Se utiliza junto con las casillas de verificación, los botones de
opción o los botones de alternar para presentar un conjunto de valores alternativos.
♦ Botón de alternar, botón de opción y casilla de verificación: Se utiliza como un
control autónomo dependiente de un campo Sí/No, como un control independiente
para recibir los datos introducidos por el usuario en un cuadro de diálogo
personalizado o como parte de un grupo de opciones.
♦ Cuadro de lista: Presenta una lista de valores desplazable. En vista de formulario se
puede seleccionar un valor de la lista para introducir un valor en el registro o
modificar el existente.
♦ Cuadro combinado: Combina las características de un cuadro de texto y un cuadro
de lista, pudiendo el usuario seleccionar un valor existente o bien escribir un valor
nuevo.
♦ Botón de comando: Se utiliza para realizar acciones como buscar o imprimir un
registro y ordenar un formulario.
♦ Imagen: Se utiliza para presentar una imagen estática en un formulario o informe
(por ejemplo un membrete de la compañía).
♦ Línea: Se utiliza para separar controles o dar énfasis a determinados datos del
formulario o informe.
♦ Rectángulo: Se utiliza para crear efectos gráficos como agrupar un conjunto de
controles en un formulario o resaltar datos en un informe.
Añadir un control
Podemos inse r ta r un cont ro l en l a ventana de d iseño de fo rmula r ios o ventana de d i seño de in fo rmes.
1. Seleccionar El control deseado en la barra de “Cuadro de herramientas”
2. Hacer clic sobre La posición deseada en el formulario o informe
3. Arrastrar Hasta dimensionar el control al tamaño deseado
Seleccionar controles
Ante cua lqu ier ope rac ión que deseemos rea l i za r sobre un cont rol , deberemos se lecc ionar és te p rev iamente.
Una vez que seleccionamos un control, se muestran sus correspondientes controladores
de tamaño y su controlador de movimiento.
1. Hacer clic sobre El control deseado
También es posible seleccionar varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla
mayúsculas y haciendo clic sobre los controles deseados.
Modificar el tamaño y posición de los controles
Es ta opc i ón es ú t i l cuando, a l i nse r ta r un cont ro l en e l f o rmula r io o in fo rme, no l e hemos dado e l t amaño deseado o b i en queremos cambia r su pos ic ión.
M o d i f i c a r e l t a m a ñ o
Una vez hayamos seleccionado el control...
1. Desplegar el menú de Formato
2. Seleccionar Tamaño
3. Elegir entre: ♦ Ajustar Se ajusta al tamaño de letra seleccionado.
♦ A la cuadrícula Ajusta el tamaño del control a la cuadrícula del
formulario o informe.
♦ Ajustar al más alto Los controles seleccionados adoptan la altura del más
alto de todos ellos.
♦ Ajustar al más corto Los controles seleccionados adoptan la altura del más
bajo de todos ellos.
♦ Ajustar al más ancho Los controles seleccionados adoptan la anchura del más
ancho de todos ellos.
♦ Ajustar al más estrecho Los controles seleccionados adoptan la anchura del más
estrecho de todos ellos.
También podemos pulsar sobre los controladores de tamaño del objeto seleccionado, y
arrastrar con el ratón hasta conseguir el tamaño deseado.
M o d i f i c a r l a p o s i c i ó n Una vez hayamos seleccionado el control... 1. Desplegar el menú de Formato
2. Seleccionar Alinear
3. Elegir entre:
♦ Izquierda Alinea el borde izquierdo del control seleccionado con el control
situado más a la izquierda.
♦ Derecha Alinea el borde derecho del control seleccionado con el control
situado más a la derecha.
♦ Arriba Alinea el borde superior del control seleccionado con el control
situado más arriba.
♦ Abajo Alinea el borde inferior del control seleccionado con el control
situado más abajo.
♦ A la cuadrícula Alinea la esquina superior izquierda del control seleccionado con el
punto más cercano de la cuadrícula.
También podemos seleccionar el controlador de posición del objeto, y arrastrar con el
ratón hasta la posición deseada.
Mostrar las propiedades de los controles
Todos los cont ro les poseen una se r i e de ca rac te r í s t i cas que de f inen su conten ido, aspecto y compor tamiento, denominadas P rop iedades. Es tas ú l t imas se podrán es tab lecer y mod i f i ca r .
Una vez hayamos seleccionado el control...
1. Desplegar el menú de Ver
2. Seleccionar Propiedades
Principales propiedades de los controles
Las p rop iedades de l os cont ro les se mues t ran ag rupadas po r ca tegor í as en cua t ro so lapas, s i endo l a qu in ta una suma de todas e l l as.
A continuación, mostramos una lista de las principales propiedades, así como una breve
descripción de cada una de ellas.
♦ Título: Es el texto que acompaña al control cuando se muestra en
pantalla.
♦ Visible: Con esta propiedad activada, el objeto permanecerá visible
mientras que, si la desactivamos, el objeto se ocultará.
♦ Mostrar cuando: Esta propiedad puede asumir tres valores: siempre, pantalla
e impresora.
♦ Formato: Esta propiedad define si el control mostrará una fecha, un
número, una hora...
♦ Origen del control: En esta propiedad asignaremos la tabla y el campo que va a
representar el control.
♦ Valor predeterminado: Es el valor que aparecerá por defecto al crear un nuevo
registro en blanco.
♦ Nombre: Es el nombre con el que nos referiremos al control si
queremos operar con él.
♦ Regla de validación: Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el
valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones
han de especificarse mediante una expresión de Access.
♦ Texto de validación: Será el mensaje de error que aparezca en un cuadro de
diálogo en el centro de la pantalla, cuando se introduzca un
valor que no cumpla la regla de validación.
♦ Activado: Esta propiedad define si el control es de sólo lectura (si sólo
podemos ver los datos y no modificarlos).
Asistentes
Los as is ten tes son subprog ramas dent ro de Access que nos ayudan a c rea r ob j e tos.
Un asistente va mostrando cuadros de diálogo sucesivos en los que podemos
seleccionar las opciones que van a determinar el resultado final del objeto.
Por tanto, iremos avanzando de pantalla en pantalla haciendo clic sobre el botón
“Siguiente” y modificando las opciones deseadas, hasta llegar a la última pantalla en la
que haremos clic sobre el botón “Finalizar” o “Terminar”. Llegados a este punto, el asistente mostrará el objeto ya creado con las opciones que
hemos ido seleccionando en el proceso de generación de dicho objeto.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
El “Cuadro de herramientas” contiene los controles para formularios e informes, y
estará disponible en la vista de diseño de éstos.
Para poder crear los formularios e informes disponemos de los controles que
muestran y distribuyen la información en la pantalla.
Para incorporar un control en la ventana de diseño simplemente tenemos que
seleccionarlo y hacer clic en la posición deseada.
Siempre podemos volver a editar los controles, bien para modificar su tamaño,
bien para modificar su posición en la página. Para editar un control, previamente
debemos seleccionarlo haciendo clic sobre él. También podemos seleccionar
varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla mayúsculas.
En el menú Formato tenemos las opciones de Tamaño y Alinear donde podemos
elegir entre diferentes opciones de ajuste tanto del tamaño como de la posición,
respectivamente.
En el menú Ver/Propiedades podemos ver y asignarles características a los
controles que más interesen, como título, visible, formato, origen de control,
nombre, etc.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. La barra de herramientas “Cuadro de herramientas” contiene...
los controles para formularios e informes.
los botones de uso más frecuente a la hora de crear consultas.
los formatos de texto, alineaciones, etc.
2. Los controles son exactamente...
los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios.
los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes.
los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.
3. Para seleccionar varios controles a la vez debemos...
pulsar la tecla ALT mientras hacemos clic en los diferentes controles.
pulsar la tecla MAYÚSCULAS mientras hacemos clic en los diferentes controles.
pulsar la tecla CONTROL mientras hacemos clic en los diferentes controles.
4. Para modificar manualmente el tamaño de un control debemos...
hacer clic sobre el controlador de tamaño del objeto y arrastrar hasta
dimensionarlo.
hacer doble clic con el ratón sobre el control y teclear las nuevas dimensiones.
hacer clic con el botón derecho sobre él y arrastrar hasta dimensionarlo.
5. Los tipos de alineación permitidos para los controles son...
izquierda, derecha, arriba y abajo.
izquierda, derecha, arriba, abajo y justificado.
izquierda, derecha, arriba, abajo y a la cuadrícula.
6. Los asistentes son...
ayudas de Microsoft Access 2000 para conocer el funcionamiento del programa.
subprogramas dentro de Access que nos ayudan a crear objetos fácilmente.
conexiones vía Internet con otros programas.
ACCESS
Crear un formulario ♦ Formularios. Introducción
♦ Crear formularios en vista diseño. Asistente para
formularios I
♦ Crear formularios en vista diseño. Asistente para
formularios II
♦ Abrir un formulario
♦ Cerrar un formulario
♦ Descripción de la ventana de diseño
♦ Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario
♦ Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir da-
tos en un formulario
♦ Subformularios
♦ Crear Autoformularios
2000
tema 17
Avanzado
Formularios. Introducción
Los Fo rmula r ios son l a más cómoda y potente he r ramienta pa ra añad i r da tos.
Aunque es posible modificar y añadir nuevos registros desde las hojas de datos, siempre
será más cómodo hacerlo mediante un formulario. Los formularios son el tipo de objeto
más potente que incorpora Access 2000 para visualizar y editar los datos de una tabla o
consulta. Permiten mostrar los datos en un formato personalizado que el usuario podrá
diseñar según sus necesidades.
Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios I
E l As is ten te nos gu i a rá paso a paso pa ra l a c reac i ón del Fo rmula r i o .
Usaremos esta herramienta para generar un formulario aunque, como cualquier objeto
de Access 2000, también es posible crear un formulario desde la ventana de diseño. En
esta primera parte seleccionaremos la tabla o consulta matriz del formulario así como los
campos.
1. Hacer clic sobre Formularios
2. Seleccionar Crear un formulario utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre Abrir
4. Desplegar la lista de Tablas/Consultas
5. Seleccionar Un elemento de la lista
6. Seleccionar El campo a incluir y pulsar hasta haber añadido
los campos deseados
7. Hacer clic sobre Siguiente
Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios II
En estos pasos del asistente seleccionaremos la distribución de los datos, el estilo a
aplicar y el nombre del formulario.
1. Seleccionar La distribución de los datos en pantalla
2. Hacer clic sobre Siguiente
3. Seleccionar El estilo a aplicar
4. Hacer clic sobre Siguiente
5. Teclear El nombre del formulario
6. Hacer clic sobre Terminar
Abrir un formulario
Usaremos l a opc ión Abr i r pa ra most ra r e l f o rmula r i o se lecc ionado en p r imer p lano y comenzar a t r aba j a r con é l .
1. Hacer clic sobre Formularios
2. Seleccionar El formulario deseado
3. Hacer clic sobre Abrir
Cerrar un formulario
Con es te comando ce r ramos e l f o rmula r i o y gua rdamos l as mod i f i cac iones r ea l i zadas sobre l a t ab la o consu l ta asoc iada a l mismo.
1. Desplegar el menú de Archivo
2. Seleccionar Cerrar
Descripción de la ventana de diseño
Ya hemos visto cómo activar la ventana de diseño y también cómo modificar los
controles. Sólo nos queda aprender a identificar los elementos de la ventana de diseño
de formularios para poder modificarlos.
Introducir, ver e imprimir datos: modificar un formulario
Usaremos esta opción para acceder a la ventana de diseño de formularios.
1. Hacer clic sobre Formularios
2. Seleccionar El formulario que deseamos seleccionar
3. Hacer clic sobre Diseño
Introducir, ver e imprimir datos: modificar e introducir datos
Una vez hayamos ab ier to un fo rmula r i o, nos encont ramos en d ispos ic ión de in t roduc i r nuevos r eg is t ros o mod i f i ca r l os ex is ten tes.
I n t r o d u c i r n u e v o s r e g i s t r o s 1. Hacer clic sobre El botón “Nuevo registro” del navegador
2. Hacer clic sobre El primer campo del registro y teclear el valor deseado
3. Pulsar la tecla TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir
el proceso
M o d i f i c a r r e g i s t r o e x i s t e n t e 1. Hacer clic sobre Los botones del navegador hasta llegar al registro deseado
2. Hacer clic sobre El campo deseado y teclear el nuevo valor
3. Pulsar la tecla TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir el
proceso
Subformularios
Un sub fo rmula r io es un fo rmula r io normal, inse r tado dent ro de o t ro f o rmula r i o , que se denomina p r inc ipa l .
Esto permite mostrar de forma compacta información de varias tablas o consultas entre
las que exista una relación de tipo “uno a varios”. El formulario principal representará el
extremo “uno” y el subformulario, el extremo “varios”.
Para diseñar este tipo de formularios podremos usar el asistente para formularios,
incluyendo las tablas y consultas relacionadas. Entonces, aparecerá un paso intermedio
donde seleccionaremos la tabla principal y la relacionada.
En este ejemplo, existe una tabla maestra “principal” y una tabla relacionada “aficiones”.
Cada registro de la tabla “principal” enlaza con varios registros de la tabla “aficiones”. El
resultado final del formulario es el siguiente:
Crear autoformularios
Se pueden crear formularios automáticamente mediante los mecanismos de asistencia
que posee Access, Autoformulario y Asistente.
Con la función autoformulario, se selecciona el origen de registros y un diseño de
columnas, tabla u hoja de datos. Autoformulario creará un formulario que utiliza todos
los campos del origen de registros seccionado y todos los campos de sus orígenes de
registros relacionados.
Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y
pulsamos el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos.
En el siguiente cuadro de diálogo, antes de pulsar "Aceptar" seleccionamos la tabla o
consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte
inferior.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
La forma más cómoda de modificar y añadir nuevos registros se produce desde
los formularios. Éstos mostrarán los datos en un formato diseñado por nosotros
mismos. Podemos utilizar el Asistente para crear el formulario; primero, deberemos
seleccionar las tablas o consultas a incluir; luego, decidiremos la distribución de
datos, el estilo y el nombre del formulario, tras lo cual podremos ejecutarlo.
Para empezar a trabajar con un formulario, en primer lugar nos iremos al
comando Abrir y, tras haber hecho los cambios oportunos, usaremos la opción
Archivo/Cerrar para guardar las modificaciones.
La ventana de diseño del formulario está dividida en diferentes elementos que
podemos modificar, como el encabezado, el detalle, el pie y los controles.
Para poder acceder a la ventana de diseño y realizar modificaciones al formulario,
usaremos el comando Diseño.
Con el formulario abierto podemos introducir nuevos registros haciendo clic en el
botón “nuevo registro”, o bien modificar uno ya existente colocándonos en el
registro deseado y realizando los cambios.
Podemos crear un formulario dentro de otro formulario principal, el cual se
denominará Subformulario. Así, podemos ver conjuntamente datos de varias
tablas o consultas entre los que existe una relación de “uno a varios”, siendo el
principal el “uno” y el subformulario el “varios”.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Para crear un formulario podremos optar por...
usar un asistente o dejar que Access lo genere automáticamente.
crearlo desde la ventana de diseño de formularios o desde diseño de tabla.
usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseño de formularios.
2. Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...
en columnas, tabular y justificado.
en columnas, tabular, hoja de datos y justificado.
en columnas, tabular y hoja de datos.
3. Para mostrar un formulario en pantalla haremos clic sobre el botón...
Abrir.
Diseño.
Nuevo.
4. Un formulario se divide en...
encabezado, cuerpo, detalle y pie.
encabezado, detalle y pie.
encabezado y detalle.
5. Dentro de un formulario, para pasar al campo siguiente, pulsaremos sobre...
la tecla de cursor derecha.
la tecla de tabulación (TAB).
la tecla de retorno de carro (ENTER).
6. Un subformulario es exactamente...
un formulario dentro de otro que hace referencia a dos tablas relacionadas.
un formulario incluido dentro de otro formulario sin relación aparente.
un formulario más pequeño de lo normal.
ACTIVIDADES
1. Crea los formularios siguientes mediante el asistente para formularios. Una vez los
hayas examinado, ciérralos.
ORIGEN DE LOS DATOS
TABLA: EMPRESAS TABLA: EMPLEADOS
CAMPOS A INCLUIR
AÑADIR TODOS AÑADIR TODOS
DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS
JUSTIFICADO EN COLUMNAS
ESTILO
PIEDRA VERDE
NOMBRE DEL FORMULARIO
ENTRADA EMPRESAS ENTRADA EMPLEADOS
ACTIVAR
Abrir el formulario para ver o introducir información
2. Abre el formulario “ENTRADA EMPLEADOS” y modifícalo de forma que quede como
la figura siguiente:
3. Cierra la ventana de diseño de formulario guardando los cambios.
Nombre
CIF empresa
Departamento
Fecha de entrada
Observaciones
Apellidos
Puesto
Retribución
Teléfono privado
Nombre
CIF empresa
Departamento
Fecha de entr
Observaciones
Apellidos
Puesto
Retribución
Teléfono privado
ACTIVIDADES
4. EMPLEADOS. Elige tú la distribución de los datos y el diseño. Guarda el formulario
principal con el nombre “ENTRADA CON REFERENCIAS” y el subformulario como
“EMPLEADOS DE EMPRESAS”.
5. Introduce los siguientes datos haciendo uso del subformulario “ENTRADA CON
REFERENCIAS”:
Nombre social CIF empresa Director Dirección Teléfono
Ctlta. Población Código Postal
OSCOR B-29865432 Tokisho Takisa
C/ Hiroshima, 9 956743987 Cádiz 11011
Nombre Apellidos CIF empresa Puesto Departamento Retribución Fecha E. Teléfono
Antonio Antunez Ñañez B-29865432 Administrativo Estudio 179000 12/11/96 958452654
Raúl Azcona Suárez B-29865432 Técnico Diseño 137000 19/02/96 958642187
Juan A. Rial Ramírez B-29865432 Administrativo Diseño 195000 13/08/93 958665822
6. Cierra el formulario.
ACCESS
Informes y etiquetas
TEMA 18. Creación de informes
TEMA 19. Creación de etiquetas Objetivos: ♦ Trabajar con informes ♦ Calcular totales y subtotales ♦ Crear e imprimir etiquetas
módulo 7
2000
Avanzado
ACCESS
Creación de informes ♦ Informes. Introducción
♦ Partes de un informe
♦ Planificar un informe
♦ Crear un informe usando el asistente para informes I
♦ Crear un informe usando el asistente para informes II
♦ Crear un informe usando el asistente para informes III
♦ Modificar un informe: crear un informe en vista diseño
♦ Ejecutar e imprimir un informe: vista previa
♦ Uso de totales y subtotales
♦ Crear un autoinforme
2000
tema 18
Avanzado
Informes. Introducción
Los in fo rmes son los ob j e tos más adecuados pa ra impr imi r de una fo rma e l egante l a in fo rmación de una consu l ta o una t ab la de una base de da tos.
Aunque también es posible imprimir la hoja de datos, los informes ofrecen una mayor
flexibilidad a la hora de organizar y agrupar los datos, al igual que para la obtención de
subtotales y otros resúmenes.
Partes de un informe
La hoja de diseño de un informe consta de las siguientes secciones:
♦ Encabezado del informe:
Esta sección se corresponde con la página de introducción o portada del informe. Los
datos aquí reflejados sólo aparecerán en la primera página del mismo.
♦ Encabezado de página:
Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte superior de todas las
páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última
página).
♦ Detalle:
Esta sección contiene los datos de la tabla o consulta seleccionada y es la que
realmente será responsable del número final de páginas de que constará el informe.
♦ Pie de página:
Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte inferior de todas las
páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última
página).
♦ Pie del informe:
Esta sección se corresponde con la página de cierre o resumen del informe. También
es posible colocar fórmulas en esta sección para calcular totales. Los datos aquí
reflejados sólo aparecerán en la última página del mismo.
Planificar un informe
Lo más impor tan te a l a hora de c rea r un in forme se rá l a p l an i f i cac ión y d i seño adecuados de l a consu l ta que sumin is t ra rá l os da tos a impr imi r .
Aunque también se podrá utilizar una tabla como base de un informe, normalmente se
utilizará una consulta, principalmente por dos razones:
♦ Si los datos proceden de varias tablas relacionadas es conveniente realizar una
consulta, ya que el informe puede, más tarde, agrupar toda la información.
♦ Aunque los datos a imprimir procedan de una única tabla, si se utiliza una consulta
basada en dicha tabla, ésta podrá especificar criterios de selección y de ordenación
para mostrar en el informe únicamente los registros deseados.
Crear un informe usando el asistente para informes I
Usaremos e l As is ten te pa ra genera r un in fo rme de da tos paso a paso.
En esta primera parte elegiremos las tablas o consultas motivos del informe así como los
campos a representar.
Una vez hayamos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar Crear un informe utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre Vista previa
4. Desplegar el menú de Tabla/Consultas
5. Seleccionar Un elemento de la lista
6. Seleccionar El campo a incluir y pulsar sobre hasta haber
añadido los campos deseados
7. Hacer clic sobre Siguiente
Crear un informe usando el asistente para informes II
En esta parte del asistente seleccionaremos el nivel de agrupamiento (opcional), así
como el campo por el que ordenaremos el informe y la presentación final (tablas,
columnas o justificado). 1. Seleccionar El nivel de agrupamiento y pulsar sobre hasta haber
añadido los campos deseados
2. Hacer clic sobre Siguiente
3. Desplegar la/s lista/s De ordenación de campos
4. Seleccionar Un elemento de la lista
5. Hacer clic sobre El botón de ordenación hasta seleccionar el orden deseado
6. Hacer clic sobre Siguiente
7. Seleccionar La distribución de los datos en el informe
8. Hacer clic sobre Siguiente
Crear un informe usando el asistente para informes III
Esta es la parte final del asistente y en ella seleccionaremos el estilo (colores, tipo y
tamaño de letra) y el título del informe.
1. Seleccionar El estilo deseado
2. Hacer clic sobre Siguiente
3. Teclear El título del informe
4. Hacer clic sobre Terminar
Modificar un informe: crear un informe en vista diseño
Con l a opc ión D iseño podremos cambia r e l aspec to, e l número de campos, e l t í tu lo, l as e t ique tas y l a d i s t r ibuc i ón gene ra l de los da tos de l in fo rme.
Una vez hayamos abierto la base de datos...
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar El informe que deseamos modificar
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Realizar Los cambios deseados en la presentación del informe
Ejecutar e imprimir un informe: vista previa
Usaremos es ta opc ión pa ra most ra r en panta l l a e l r esu l tado de un in fo rme p rev iamente c reado pa ra l uego poder impr imi r lo en papel .
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar El informe que deseamos imprimir
3. Hacer clic sobre Vista previa
4. Desplegar la lista Zoom
5. Seleccionar Un elemento de la lista
6. Hacer clic sobre El botón imprimir para obtener una copia en papel
7. Hacer clic sobre Cerrar
Uso de totales y subtotales
Una de l as mejo res cua l i dades de l os in fo rmes cons is te en e l cá lcu lo au tomát ico de subto ta les y to ta les de los da tos de un campo numér ico.
Para ello, debemos seleccionar algún nivel de agrupamiento en el paso número 2 del
asistente para informes.
1. Hacer clic sobre El botón “Opciones de resumen”
2. Activar El tipo de resultado deseado para cada campo agrupado
3. Hacer clic sobre Aceptar
Crear un autoinforme
El diseño de un autoinforme puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la
utilidad que se le vaya a dar al impreso.
Seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y
pulsamos el icono nuevo.
Tras seleccionar Nuevo aparece la ventana donde debemos indicar los diferentes modos
de creación de un autoinforme y la tabla o consulta que queremos utilizar para este
informe en el cuadro de la lista desplegable. Seguidamente pulsamos Aceptar.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Los informes son la forma más atractiva de imprimir los datos de una consulta o
tabla, ya que son más flexibles en su organización y en la obtención de
subtotales y resúmenes.
Los informes están divididos en encabezado del informe, encabezado de página,
detalle, pie de página y pie de informe.
Es importante planificar y diseñar adecuadamente la consulta de la que se van
obtener los datos para el informe a imprimir.
Para crear el informe podemos seguir los pasos del Asistente, que será donde
primero elegiremos las tablas o consultas orígenes de los datos y los campos a
representar. También podremos seleccionar el nivel de agrupamiento, la
ordenación de los campos y el formato de distribución de datos. Por último,
seleccionaremos el estilo del texto y el título del informe.
Siempre podemos volver a la vista diseño para realizar las modificaciones
deseadas al informe.
Antes de imprimir el informe podemos visualizarlo en pantalla con el comando
Vista previa, donde disponemos de un zoom para modificar la visualización del
informe.
Es de gran utilidad la posibilidad de los informes de calcular totales y subtotales
de los datos de un campo numérico. En el asistente se puede especificar el
resultado deseado en “Opciones de resumen”.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Los informes se utilizan para...
poder añadir información fácilmente a la base de datos.
conocer el uso de la base de datos.
imprimir la información elegantemente de una tabla o consulta.
2. Un informe se divide en...
encabezado, pie y detalle.
encabezado de informe y de página, pie de informe y de página y detalle.
encabezado de pie y de informe y detalle.
3. En el detalle del informe se incluyen...
el tamaño del mismo, la hora en que se ha generado y la fecha actual.
la fecha y hora actual así como el número de página.
los datos de la tabla o consulta seleccionada.
4. Para obtener un informe que se adapte a nuestras necesidades es conveniente...
crearlo a partir de una tabla.
crearlo a partir de una consulta.
crearlo a partir de un formulario.
5. Para visualizar el resultado final del informe debemos hacer clic sobre...
Vista preliminar.
Vista previa.
Vista primordial.
6. Para poder insertar subtotales y totales en el informe debemos...
especificarlo en el paso número 1 del asistente para informes.
seleccionar algún nivel de agrupamiento dentro del asistente para informes.
añadir los campos de al menos dos tablas o consultas.
ACTIVIDADES
1. Genera los siguientes informes a partir de las tablas o consultas indicadas. Antes de
crear el segundo informe ejecuta la consulta “POR SUELDO”.
ORIGEN DE LOS DATOS TABLA EMPLEADOS CAMPOS A AÑADIR Todos los campos excepto Retribución y Observaciones NIVEL DE AGRUPAMIENTO Ninguno (Hacer clic sobre “Siguiente”) DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Fecha de entrada Ascendente DISTRIBUCIÓN Esquema1 ORIENTACION Horizontal ESTILO Negrita NOMBRE DEL INFORME EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA
ORIGEN DE LOS DATOS TABLA SUELDO MAYOR A 140000 CAMPOS A AÑADIR Todos los campos NIVEL DE AGRUPAMIENTO Retribución DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Apellidos Descendente DISTRIBUCIÓN En pasos ORIENTACIÓN Vertical ESTILO Corporativo NOMBRE DEL INFORME EMPLEADOS CON SUELDO NORMAL
2. Modifica el informe “EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA” para que quede de la
siguiente forma:
EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA
CIF empresa
Fecha de entrada Nombre y apellidos Puesto y departamento Teléfono privado
12/10/1998 Claudia Informático 2482489
Jiménez Ruíz Informática
CIF empresa
Fecha de entrada Nombre y apellidos Puesto y departamento Teléfono privado
09/04/1997 Alberto Administrativa 6524875
León Serrano Informática
CIF empresa
Fecha de entrada Nombre y apellidos Puesto y departamento Teléfono privado
13/08/1993 Juan A. Administrativo 958665822
Rial Ramírez Diseño
19/02/1996 Raúl Técnico 958642187
Azcona Suárez Diseño
Martes 30 de noviembre de 1999
Página 1 de 2
B-23746813
B-24456776
B-29865432
ACTIVIDADES
3. Ejecuta e imprime los informes que acabas de crear.
4. Crea una consulta desde la vista de diseño con todos los datos de dos tablas
relacionadas. A partir de ella genera un nuevo informe con totales y subtotales. Usa
las siguientes instrucciones para generar tanto la consulta como el informe. Una vez
tengas el informe, previsualizalo e imprímelo.
NOMBRE DE LA CONSULTA:
CONSULTA MIXTA TIPO DE CONSULTA:
SELECCIÓN CRITERIOS:
TABLA EMPRESAS TABLA EMPLEADOS
CAMPO TODOS CAMPO TODOS EXCEPTO “Observaciones”
VALOR (Criterios) VALOR (Criterios) ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado
ORIGEN DE LOS DATOS CONSULTA MIXTA CAMPOS A AÑADIR Todos NIVEL DE AGRUPAMIENTO Por EMPRESAS DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Departamento Ascendente ORDEN Puesto Ascendente ORDEN Apellidos Ascendente ORDEN Nombre Ascendente Hacer clic sobre OPCIONES DE RESUMEN Resumen Marcar “Todas” Activar Detalle y resumen Activar Calcular el porcentaje del total por sumas Hacer clic sobre ACEPTAR DISTRIBUCIÓN Alinear a la izquierda 1 ORIENTACIÓN Horizontal Activar Ajustar el ancho del campo de forma que quepan... ESTILO Informal NOMBRE DEL INFORME INFORME MIXTO Hacer clic sobre TERMINAR
ACCESS
Creación de etiquetas ♦ Estudio previo a la creación de etiquetas
♦ Asistente para etiquetas I
♦ Asistente para etiquetas II
♦ Asistente para etiquetas III
♦ Asistente para etiquetas IV
♦ Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas
♦ Modificar el diseño de las etiquetas
2000
tema 19
Avanzado
Estudio previo a la creación de etiquetas
Es impor tan te saber s i vamos a c rea r e t ique tas de un tamaño concreto o es tándar .
Antes de comenzar la elaboración de las etiquetas postales tendremos que tener en
cuenta el tamaño del papel y el tamaño de las etiquetas, pues dichos tamaños nos serán
requeridos durante el proceso de creación de las mismas. Podemos encontrarnos ante
dos casos:
♦ Las etiquetas tienen unas dimensiones estándar: en este caso sólo debemos
seleccionarlas de una lista de etiquetas proporcionada por Access.
♦ Las etiquetas no se encuentran en la lista de etiquetas estándar: en este caso
debemos tomar las medidas de alto y ancho de etiquetas, márgenes (superior,
izquierdo y derecho) y separación entre ellas (vertical y horizontal).
Asistente para etiquetas I
Para generar etiquetas postales debemos recurrir al asistente para etiquetas. En este
curso vamos a tratar el caso más problemático: crear etiquetas personalizadas, pues las
etiquetas estándar sólo tendremos que seleccionarlas de una lista.
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar Crear un informe utilizando el asistente
3. Hacer clic sobre Nuevo
4. Seleccionar Asistente para etiquetas
5. Seleccionar La tabla o consulta de donde provienen los datos
6. Hacer clic sobre Aceptar
Asistente para etiquetas II
En esta parte del asistente definiremos las medidas de las etiquetas, así como los
márgenes y la separación entre las mismas.
1. Hacer clic sobre Personalizar...
2. Hacer clic sobre Nueva...
3. Teclear Un nombre para la etiqueta
4. Seleccionar La orientación de la página, el tipo de papel y el sistema de
medidas
5. Teclear Las dimensiones de las etiquetas
6. Hacer clic sobre Cerrar
7. Hacer clic sobre Siguiente
Asistente para etiquetas III
En este tercer paso seleccionaremos los estilos de la etiqueta: fuente, tamaño, espesor,
color y estilos (cursiva y subrayada), así como el contenido de las mismas.
1. Seleccionar El nombre de la fuente deseado
2. Seleccionar El tamaño de la fuente deseado
3. Seleccionar El espesor de la fuente deseado
4. Seleccionar El color de la fuente deseado
5. Activar/desactivar Los estilos deseados
6. Hacer clic sobre Siguiente
7. Seleccionar El campo que queramos añadir
8. Hacer clic sobre El botón hasta haber añadido los campos deseados
9. Hacer clic sobre Siguiente
Asistente para etiquetas IV
Por último, elegiremos los criterios de ordenación de las etiquetas en el informe y le
daremos un nombre para guardarlo como un objeto dentro de la base de datos.
1. Seleccionar El campo por el que deseamos ordenar las etiquetas
2. Hacer clic sobre El botón hasta haber añadido los campos deseados
3. Hacer clic sobre Siguiente
4. Teclear El nombre deseado del informe para etiquetas
5. Hacer clic sobre Terminar
Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas
Con es ta opc ión most ra remos e l r esu l t ado de l as e t ique tas c readas pa ra l uego poder impr imi r l as.
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar El informe para la creación de etiquetas deseado
3. Hacer clic sobre Vista previa
4. Hacer clic sobre El botón imprimir
5. Hacer clic sobre El botón Cerrar
Modificar el diseño de las etiquetas
Ut i l i za remos l a opc i ón D i seño pa ra cambia r l as p rop iedades de l as e t ique tas pos ta les que hemos c reado con e l as is tente pa ra e t ique tas.
1. Hacer clic sobre Informes
2. Seleccionar Las etiquetas deseadas
3. Hacer clic sobre Diseño
4. Seleccionar El elemento deseado
5. Desplegar el menú de Ver
6. Seleccionar Propiedades
7. Realizar Las modificaciones deseadas
8. Hacer clic sobre El icono guardar de la barra de herramientas
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Para crear etiquetas es importante saber si son de tamaño estándar pues, si es
así, su tamaño aparecerá en una lista y no habrá que especificar sus medidas
exactas. Para crear etiquetas podemos recurrir al Asistente seleccionando crear un
informe. Una vez seleccionada la tabla con los datos necesarios, daremos los
datos y medidas para la nueva etiqueta (en caso de no ser de medida estándar).
Luego seleccionaremos el estilo del texto así como el contenido. Finalmente, le
damos una orden a las etiquetas y un nombre para guardarlo.
Antes de imprimir el resultado podemos visualizarlo en pantalla con Vista previa.
Para realizar cualquier modificación, seleccionadas dentro de informes las
etiquetas, activamos la vista diseño, donde ejecutamos los cambios deseados.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...
el número de ellas que queremos imprimir.
el tamaño de las mismas y del papel que vamos a utilizar.
el tamaño del papel que vamos a usar.
2. Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaños que son...
tamaño folio y cuartilla.
estándar y definidos por el usuario.
estándar y cuartilla.
3. Cuando elijamos etiquetas personalizadas debemos indicarle las siguientes medidas:
alto, ancho, márgenes y separación.
alto, ancho y márgenes.
alto, ancho, márgenes, separación y cantidad.
4. Para elaborar las etiquetas postales debemos hacer clic sobre el botón...
Formularios.
Informes.
Consultas.
5. Para visualizar el informe para etiquetas en pantalla debemos seleccionarlo y pulsar...
Vista principal.
Vista previa.
Vista preliminar.
6. Para mostrar las propiedades de un elemento de la pantalla de diseño de etiquetas...
haremos clic sobre la opción “Propiedades” del menú “Ver”.
haremos clic sobre la opción “Propiedades” del menú “Herramientas”.
haremos clic sobre la opción “Ver propiedades” del menú “Formato”.
ACTIVIDADES
1. Genera las siguientes etiquetas postales teniendo en cuenta las siguientes opciones:
Datos de origen TABLA EMPLEADOS Hacer clic sobre Personalizar Hacer clic sobre Nueva Nombre de la etiqueta Etiqueta1 Margen superior 3,00 Margen izquierdo 2,00 Margen derecho 2,00 Distancia horizontal entre etiquetas 1,00 Distancia vertical entre etiquetas 1,00 Alto de la etiqueta 4,00 Ancho de la etiqueta 8,00 Distancia horizontal borde etiqueta al texto 0,50 Distancia vertical borde etiqueta al texto 0,50 Fuente, tamaño, estilo de línea y color Times New Roman, 8, Normal, Negro Hacer clic sobre Siguiente
Campos a añadir (uno en cada línea)
Nombre Apellidos Puesto
Departamento Teléfono privado
Ordenar por: Apellidos Nombre de las etiquetas Etiquetas medianas EMPLEADOS
2. Previsualiza e imprime las etiquetas “ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS”.
3. Modifica las etiquetas “ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS” para que queden de la
siguiente forma:
=Recortar([Teléfono privado])
=Recortar([Departamento]) =Recortar([Puesto])
=Recortar([Apellidos]) =Recortar([Informi )
ACCESS
Funciones
TEMA 20. Expresiones y funciones
Objetivos: ♦ Reconocer funciones y expresiones
♦ Conocer diferentes tipos de funciones
♦ Crear campos calculados
módulo 8
2000
Avanzado
ACCESS
Expresiones y funciones ♦ Expresiones y funciones. Definición
♦ Campos calculados
♦ El generador de funciones
♦ Funciones matemáticas
♦ Funciones de conversión de tipos de datos
♦ Funciones relacionadas con los diferentes campos
Objetivos: ♦ Generar resultados a través de las expresiones
♦ Conocer los tipos de funciones y expresiones
♦ Crear campos calculados
♦ Utilizar el generador de funciones
♦ Conocer los diferentes tipos de funciones matemáticas, de
conversión de datos y relacionadas con los diferentes
campos
2000
tema 20
Avanzado
Expresiones y funciones. Definición
Las expres iones pe rmi ten genera r r esu l t ados a pa r t i r de unos da tos de o r i gen.
Por ejemplo, son expresiones el producto del valor de un campo por la constante
3.14, o la conversión a mayúsculas de un campo de texto.
Las expresiones se pueden dividir en dos grandes apartados:
♦ Expresiones libres: se generan a partir de operadores simples. Son *, /, +, -, ^
(potencia) y & (concatenador). Cuando nos queramos referir al contenido de un
campo, éste debe ir entre corchetes. Vamos a ver dos ejemplos; uno para datos
numéricos y otro para campos de texto:
Multiplicaremos el contenido de un campo numérico “Cantidad” por 0.18 y le
sumaremos 12.
[CANTIDAD] * 0,18 + 12
Sumaremos el contenido de la cadena “Don/Doña” y los campos “Nombre” y
“Apellidos” (con un espacio en blanco entre ellos).
“Don/Doña” & “ ” & [NOMBRE] & “ ” & [APELLIDOS] ♦ Expresiones predefinidas o funciones: son expresiones que incorpora Access y que
se encuentran agrupadas por categorías (matemáticas, conversión, texto...). Las
funciones constan de dos partes: el nombre de la función y los argumentos; a las
funciones se les debe suministrar el valor o valores (argumentos) objeto de la
operación, y éstas retornarán el resultado de la operación. Los argumentos deben ser
compatibles con la función; es decir, en una función matemática el argumento debe
ser un número, en una de cadenas debe ser un valor de tipo texto y en una de fechas
una fecha válida, etc.
Un ejemplo de función puede ser “Raíz”, que permite obtener la raíz cuadrada de un
número. Si disponemos de un campo “Superficie” de tipo numérico podríamos
calcular:
Raiz ([SUPERFICIE])
Campos calculados
En l as consu l tas se pueden inclu i r Campos Ca lcu lados, es dec i r , campos que no pe r tenecen a n inguna t ab la y que se ob t i enen a pa r t i r de una expres ión f o rmada po r uno o más campos de l as t ab las inc lu idas en l a consu l t a .
Para crear un campo calculado bastará con introducir la siguiente expresión en la celda
“Campo” de una columna vacía dentro de la ventana de diseño de consultas.
Nombre de campo: Expresión El Nombre de campo calculado no debe coincidir con los nombres de campo existentes y
servirá para referenciar dicho campo en otros procesos en los que forme parte la
consulta. Expresión será la combinación de símbolos que indica el cálculo a realizar.
Por ejemplo, en la siguiente consulta creamos un campo “SumaC” con la operación
comentada en el ejemplo del epígrafe anterior.
El generador de funciones
Access d ispone de un generador de f unc iones pa ra genera r , de una fo rma ráp ida y cómoda, expres iones y f unc iones.
Para realizar el proceso adecuadamente tendremos que seguir este orden:
1. Seleccionar funciones
2. Funciones incorporadas
3. Seleccionar la categoría
4. Seleccionar la función
5. Seleccionar los argumentos (tabla o consulta y campo)
Desde la ventana de diseño de consultas...
1. Hacer clic con el botón derecho sobre La fila “Campo” del campo calculado
2. Seleccionar Generar...
3. Generar La expresión deseada
4. Hacer clic sobre Aceptar
Funciones matemáticas
Las f unc iones matemát icas l as podremos u t i l i z a r pa ra genera r campos ca lcu lados y pa ra ca lcu la r l os to ta les de un domin io.
Un dominio está formado por los valores de un campo de la totalidad de los registros de
una tabla o consulta.
Para hacer un cálculo sobre un dominio
debemos hacer clic sobre el icono (Totales)
de la barra de herramientas. En ese momento
aparecerá una nueva fila “Total:” con una lista
desplegable que contendrá todas las
funciones matemáticas de dominio
disponibles para ese campo. Al ejecutar la
consulta aparecerá una hoja de respuesta
dinámica con el resultado de los totales
requeridos.
En el cuadro siguiente mostramos las funciones de dominio así como su explicación:
FUNCIÓN EXPLICACIÓN
Suma Muestra la suma total de los valores del campo seleccionado.
Promedio Muestra la media aritmética de los valores del campo seleccionado.
Min Muestra el mínimo de los valores del campo seleccionado.
Max Muestra el máximo de los valores del campo seleccionado.
Cuenta Muestra el número de registros que cumplen la condición de
“Criterios”.
Primero Muestra el primer registro que cumpla la condición de “Criterios”.
Último Muestra el último registro que cumpla la condición de “Criterios”.
En cuanto a las funciones matemáticas para campos calculados, incluimos en este
apartado una lista de las mismas, el formato de la expresión y una breve explicación de
su funcionalidad:
FUNCIÓN FORMATO EXPLICACIÓN
Abs Abs(número)
Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pasó como
argumento y que especifica el valor absoluto de un
número.
Atn Atn(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica el arcotangente de un número.
Cos Cos(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica el coseno de un ángulo.
Exp Exp(número)
Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica e (la base de los logaritmos naturales) elevado a
una potencia.
Int Int(número) Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pasó como
parámetro y que contiene la parte entera de un número.
Fix Fix (número)
Igual que el anterior pero para los números negativos Fix
devuelve el primer entero negativo mayor o igual a
número. Por ejemplo, Int convierte -8.4 en -9 y Fix
convierte -8.4 a -8.
Log Log(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica el logaritmo natural de un número.
Rnd Rnd(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que contiene
un número aleatorio.
Sgn Sgn(número) Devuelve un tipo numérico entero que indica el signo de
un número.
Sin Sin(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica el seno de un ángulo.
Sqr Sqr(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica la raíz cuadrada de un número.
Tan Tan(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que
especifica la tangente de un ángulo.
Funciones de conversión de tipos de datos
Podemos conver t i r da tos de t i po t exto a numér ico, de numér ico a f echa, e tc.
Estas funciones permiten cambiar el tipo de un dato. Por ejemplo, podríamos convertir el
dato numérico 3,18 a texto; lógicamente ya no podríamos realizar operaciones
matemáticas con él. Las funciones de conversión devuelven el tipo que contiene el
propio nombre de la misma; por ejemplo, la función CStr cambia el tipo a “String”
(Texto). A continuación mostramos las principales funciones de conversión, y una breve
explicación acerca de su utilidad:
FUNCIÓN EXPLICACIÓN
CDate(expresión) Cambia una cadena tipo texto a tipo fecha.
CDbl(expresión) Cambia un dato numérico o texto a numérico con coma flotante.
CInt(expresión) Cambia una expresión numérica cualquiera a tipo entero.
CStr(expresión) Cambia cualquier dato a tipo texto.
Funciones relacionadas con los diferentes campos
A continuación vamos a ver una relación de funciones relacionadas con los campos tipo
texto y Fecha/hora.
F u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n e l t i p o t e x t o
FUNCIÓN EXPLICACIÓN
Cadena
Devuelve una subcadena de la cadena pasada como primer argumento.
Debemos especificar el tamaño de la subcadena como segundo
argumento.
Der
Devuelve una subcadena de la parte derecha de la cadena pasada
como primer argumento y con la longitud pasada como segundo
argumento .
Espacio Devuelve una cadena de espacios en blanco con la longitud pasada
como primer argumento.
Izq
Devuelve una subcadena de la parte izquierda de la cadena pasada
como primer argumento y con la longitud pasada como segundo
argumento .
Longitud Devuelve un número resultado de la longitud de la cadena pasada
como primer argumento.
Mayús Devuelve una cadena en mayúsculas de la cadena pasada como primer
argumento.
Minús Devuelve una cadena en minúsculas de la cadena pasada como primer
argumento.
Recortar Devuelve una cadena resultado de eliminar los espacios a izquierda y
derecha de la cadena pasada como primer argumento.
F u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n e l t i p o f e c h a / h o r a
FUNCIÓN EXPLICACIÓN
Ahora Devuelve la fecha y hora actual.
Año Devuelve el año de la fecha pasada como primer argumento.
Día Devuelve el día de la fecha pasada como primer argumento.
DíaSemana Devuelve el día de la semana de la fecha pasada como primer
argumento.
Mes Devuelve el mes de la fecha pasada como primer argumento.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
Las expresiones nos sirven para obtener resultados a partir de unos datos de
origen. Se dividen en: expresiones libres, que se generan a partir de operadores
simples, y expresiones predefinidas o funciones, que son expresiones
incorporadas por Access y que se encuentran agrupadas por categorías. Los campos calculados no pertenecen a ninguna tabla, puesto que se obtienen a
partir de una expresión formada por uno o más campos de las tablas que toman
parte en la consulta. Este campo debe incluir la expresión: Nombre de campo:
Expresión.
El generador de funciones puede generar rápida y cómodamente las expresiones
y funciones que queramos.
Para crear un campo calculado podemos utilizar las funciones matemáticas para
calcular los totales de un dominio.
Con las funciones de conversión de tipos de datos podemos convertir el tipo de
un dato, por ejemplo un dato numérico a texto.
ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................
Prácticas: Test
Marcar la respuesta correcta.
1. Las expresiones...
permiten generar resultados a partir de unos datos de origen.
permiten aclarar el contenido de las consultas.
permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.
2. Las expresiones se dividen principalmente en...
predefinidas y funciones.
libres y predefinidas.
predefinidas y estándar.
3. Un campo calculado es exactamente...
un campo con datos de tipo numérico.
un campo que se crea a partir de operaciones con otros campos de las tablas.
un campo que contiene funciones calculadas.
4. Debemos tener en cuenta que el nombre de un campo calculado...
debe pertenecer como mínimo a una consulta.
nunca debe coincidir con el nombre de un campo existente.
debe pertenecer a una consulta o una tabla de la base de datos.
5. Las funciones matemáticas se pueden dividir en...
funciones de campo calculado y predefinidas.
funciones de dominio y funciones de campo calculado.
funciones de dominio y funciones predefinidas.
6. Un dominio esta formado por...
los valores de un campo de todos los registros de una tabla o consulta.
los valores de todos los campos de los registros de una tabla o consulta.
todos los valores de una tabla o consulta.
ACTIVIDADES
1. Modifica la estructura de la tabla “EMPLEADOS” añadiéndole el siguiente campo:
Nombre del campo Tipo Descripción Porcentaje subida Numérico Calcula el nuevo sueldo
2. Introduce ahora los siguientes datos en la tabla “EMPLEADOS” (añadimos los
campos “Nombre” y “Apellidos” para que puedas situar los registros e introduzcas
los nuevos datos correctamente).
Nombre Apellidos Porcentaje subida Antonio Molina Acedo 3 Josefa Pérez Luanca 4 Juan Ruano López 2 Claudia Jiménez Ruiz 3 Alberto León Serrano 5 Antonio Antunez Ñañez 2 Raúl Azcona Suárez 3 Juan A. Rial Ramírez 4
3. Genera una consulta sobre la tabla “EMPLEADOS” de forma que se creen tres
nuevos campos calculados. Guárdala con el nombre “RESÚMEN SUBIDA”. Ejecútala
e imprímela.
Nombre del campo calculado Resultado
Nuevo Sueldo Aumentar el campo “Retribución” en el porcentaje indicado en el campo “Porcentaje subida”
Diferencia Resta de los campos “Nuevo Sueldo” y “Retribución”
Nombre completo Suma de los campos “Nombre” y “Apellidos”
4. Genera, en una consulta nueva, una función de dominio que sume todos los valores
del campo “Nuevo sueldo” de la tabla EMPLEADOS. Llama a este nuevo campo
“SUMA TOTAL”. Guarda la consulta como “TOTAL LIQUIDAR MES”.
5. Genera una nueva consulta que cree un nuevo campo de tipo Texto llamado “Código
Postal Texto” a partir del campo “Código Postal” de la tabla EMPLEADOS. Guarda la
consulta con el nombre “CONVERSIÓN”. Ejecútala y ciérrala.
6. Genera una nueva consulta que actúe sobre los campos siguientes de la tabla
EMPLEADOS:
Nombre del campo calculado Resultado
Número NIF Devuelve los 8 caracteres más a la derecha del campo CIF empresa
Año entrada Devuelve el año de entrada en la empresa de cada empleado
Glosario de términos
ARCHIVO Unidad básica de almacenamiento de
información (textos, bases de datos, hojas de
cálculo, etc.). Cada aplicación informática está
asociada a un tipo de archivo que gráficamente
están indicados por un icono representativo del
programa en la parte superior izquierda.
ARRASTRAR Mover un objeto por la pantalla manteniendo
pulsado el botón del ratón. Basta con pulsarlo
y, sin soltar, mover el ratón hasta la posición
deseada.
BARRA DE Esta barra se encuentra en la parte inferior y/o
DESPLAZAMIENTO derecha de las ventanas para permitir
desplazarse dentro de las mismas en el caso de
que no se puedan visualizar todos los objetos
que contiene. Para realizarlo haremos clic en las
flechas que se encuentran arriba y debajo de la
barra. También podemos desplazar
directamente la barra manteniendo pulsado el
botón del ratón.
BARRA DE ESTADO Es la barra situada en la parte inferior de la
ventana. Muestra información acerca de un
comando seleccionado o de una operación en
curso.
BARRAS DE En lugar de tener que buscar por los menús
HERRAMIENTAS cada uno de los comandos que se quieren
emplear, basta con efectuar una simple
pulsación con el ratón sobre el icono
correspondiente en esta barra.
BARRA DE MENÚS Los programas de Windows tienen colocados
los comandos principales en una línea en la
parte superior de la ventana, justo debajo del
titulo de la aplicación. Puede acceder a cada
categoría o submenú, haciendo clic con el ratón
sobre una de ellas .
glosario
BARRA DE TAREAS Es la barra que se encuentra originalmente en la
parte inferior del escritorio en Windows 98, si
bien, se puede situar en cualquier lateral del
escritorio. En ella, además de encontrar el botón
de inicio y el reloj, le irán apareciendo botones
correspondientes a las distintas aplicaciones que
tenga activas. Estos botones le serán muy útiles
para cambiar entre las distintas tareas. El botón
correspondiente a la tarea que se encuentra
activa presentará el aspecto de estar pulsado,
mientras que los que pertenecen a ventanas que
están inactivas presentan el aspecto normal.
BARRA DEL TÍTULO El icono que se encuentra al comienzo de la
barra activa el menú de control, con el que es
posible reducir a icono, redimensionar la ventana
del programa y cerrar la aplicación. A
continuación, va el nombre de la aplicación y el
nombre del archivo abierto. Los tres botones
situados a la derecha de la barra sirven para:
reducir la ventana de la aplicación a icono (el
primero), ampliarla o reducirla (el segundo) y
cerrarla (el tercero).
BASE DE DATOS Este tipo de programas sirven para el
almacenamiento de datos en el ordenador, para
que éstos sean accesibles de forma sencilla y
práctica. Por ejemplo, se puede tener una base
de datos con los nombres de las ciudades y el
código postal de las mismas.
BUSCAR Access 2000 pone a su disposición un complejo
sistema de búsqueda que le permitirá encontrar
cadenas de texto que estén en los distintos
campos de su base de datos.
CARPETAS Son iconos que pueden contener otros iconos de
ficheros, u otras carpetas. También se les llama
directorios. Para abrir una carpeta hay que hacer
doble clic sobre el icono que la representa. Al
mover o copiar una carpeta se moverán o
copiaran los ficheros y carpetas que contiene.
glosario
COMANDO Instrucción que ejecuta de manera inmediata el
ordenador una vez se hace clic sobre un botón
o un elemento de menú.
CONFIGURACIÓN Conjunto de parámetros con los que se define
toda la estructura de un ordenador, tanto desde
el punto de vista físico como de software. La
configuración incluye el procesador, la
memoria, las unidades de almacenamiento, el
sistema operativo, etc.
CONTROL Nombre dado a los tres botones, dispuestos en
la parte superior derecha de la ventana de
Access, que controlan su gestión: el primero,
sirve para reducir a icono la ventana; el
segundo, para redimensionarla; y el tercero,
para cerrarla.
CORTAR Es una operación por la cual un objeto se borra
y pasa a copiarse a una zona de la memoria
llamada Portapapeles. Desde ésta, el objeto se
puede pegar en cualquier sitio que queramos y
todas las veces que nos parezca. Sirve para
borrar o para mover objetos de un lado a otro.
Con la operación de copiar haremos lo mismo,
pero sin borrar el objeto original.
CUADRO DE DIÁLOGO Recuadro de la pantalla que aparece tras haber
seleccionado una opción o una subopción de
los menús, en el que es posible elegir entre
varias opciones.
CURSOR Signo de referencia que aparece en la pantalla
del ordenador para indicar dónde aparecerá
tecleado.
DETALLES Lista los archivos con un cierto número de
datos.
glosario
DIRECTORIO Son "cajones" en los que se pueden guardar
archivos y otros directorios. En Windows se les
llama carpetas y se representan por iconos que
pueden contener otros iconos de ficheros, u
otras carpetas. Para abrir un directorio haz doble
clic sobre su icono. Al mover o copiar una
carpeta se moverán o copiarán los ficheros y
carpetas que contiene.
FICHERO Sinónimo de archivo y documento. Se pueden usar indistintamente.
FUENTE También se utiliza "tipo de letra". Consiste en una
forma de representar los caracteres en la pantalla
del ordenador y en la impresora. Existen
distintas fuentes que se adaptan a distintos tipos
de documentos y partes del mismo. Dentro de
las fuentes podemos elegir distintos tamaños y
efectos como la negrita o la cursiva.
HACER CLIC Si presionamos una tecla del ratón, ésta hace
clic. Si no se especifica lo contrario siempre se
refiere a hacer clic con el botón izquierdo del
ratón. Para algunas acciones es necesario el
doble clic.
HIPERVÍNCULO También se conoce como enlace. Son referencias
a paginas que se encuentran en la red Internet.
Se trata de una línea de texto o una imagen que
se encuentran dentro de ciertos documentos y
que hace referencia a otros documentos. Estos
establecen conexiones con paginas en Internet.
Cuando se hace clic sobre un enlace, el
navegador, o el programa correspondiente,
abrirá automáticamente la pagina de información
a la que hace referencia.
IMPRIMIR Envía el documento a la impresora sin pasar por
las opciones de impresión.
glosario
MARCAR Cuando se quiere copiar, mover, borrar o
arrastrar un archivo o un texto debe marcarlo
primero.
MENÚ DE INICIO Recibe su nombre del botón Inicio. Aparece
nada más hacer clic sobre él. A través del
escritorio puedes acceder a las funciones más
importantes de Windows y a los programas
instalados en tu ordenador.
MENÚ VER Permite seleccionar varios tipos de visualización
del documento y elegir de entre distintas barras
de herramientas las más idóneas para el
trabajo.
NOMBRE DE ARCHIVO Los archivos tienen un nombre que hace
referencia a su contenido. Normalmente se
suelen utilizar nombre que resulten fáciles de
recordar.
PC Ordenador personal compatible (Personal
computer) que puede intercambiar programas y
datos con otros ordenadores del mismo tipo.
PRESENTACIÓN Función que permite visualizar el aspecto
PRELIMINAR definitivo del documento, antes de imprimirlo.
PROGRAMA Aplicación informática que permite el
tratamiento de un tipo determinado de
información (texto e imágenes, gestión de
datos, operaciones aritméticas, etc.), mediante
la comunicación basada en una secuencia de
instrucciones u órdenes que conoce el
ordenador y el usuario. Algunos de los
programas más conocidos son: el procesador
de textos, Word; la hoja de cálculo, Excel; la
base de datos, Access...
PROPIEDADES Visualiza todas las posibles informaciones
sobre el documento seleccionado.
glosario
PUNTERO DEL RATÓN Elemento que permite saber en qué lugar de la
pantalla se encuentra el ratón. Asume formas
distintas según las acciones que se estén
realizando. Si el puntero se encuentra en la
ventana del documento, y no se está realizando
ninguna acción en particular, tiene la misma
forma que el cursor, mientras que si se
encuentra en la ventana del programa, toma la
forma de una pequeña punta de flecha.
REDUCCIÓN A ICONO Acción que cierra la ventana del programa y la
transforma en un botón de la barra de tareas,
que contiene el icono que lo representa. Se
efectúa mediante la pulsación del botón de
control de la pequeña barra o mediante la opción
correspondiente del menú de control.
TABULADOR Tecla usada para desplazarse de un campo a
otro.
UNIDAD Estructura de almacenamiento de información en
forma de archivos. Además de las unidades A: y
C:, podemos encontrar el CD ROM y las
unidades de almacenamiento externo (ZIP, JAZ,
etc...).
VENTANA Área rectangular que contiene un documento o
un programa.
VENTANA ACTIVA Windows presenta los programas y los ficheros
en ventanas. Normalmente las ventanas están
encabezadas por una barra de título que
contiene el nombre del programa o del
documento abierto. Windows permite tener
varias ventanas abiertas a la vez. En la mayoría
de los casos la ventana activa es la que su barra
de título es de color azul, mientras que las
demás barras permanecen en otro color.
glosario
Bibliografía
Título: Microsoft Access 2000
Editorial: Mcgraw Hill
Autor: Nelson Stephen L.
Año: 1999
Título: Ms Access 2000 paso a paso
Editorial: Mcgraw Hill
Autor: Catapult
Año: 1999
Título: Domine Access 2000
Editorial: Ra-Ma
Autor: Pérez, C.
Año: 2000
Título: Guía de campo de Microsoft Access 2000
Editorial: Ra-Ma
Autor: Pascual, F.
Año: 2000
Título: Access 2000
Editorial: Inforbook´s
Autor: Prats Hernandez, C.
Año: 2000
Título: Access 2000
Editorial: Anaya Multimedia
Autor: Pardo Niebla, M.
Año: 1999
Título: Microsoft Access 2000
Editorial: Belenguer Editorial
Autor: Rutledge, P A.
Año: 2000
Título: Curso de iniciación a Microsoft Access 2000
Editorial: Data Futura
Autor: VV AA
Año: 2000
biblio
grafía
módulo 1
ACCESS
Avanzado
Cuestionarios de Evaluación
2000
ACCESS 2000 AVANZADO Cuestionario de Evaluación 1 / 4
DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)
Nº de agrupación: Nº Acción Formativa: Nº Grupo:
Denominación del curso:
DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre: D.N.I.:
TÁCHESE LA RESPUESTA CORRECTA
1. Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son... determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas. determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la información por asuntos. distribuir la información por asuntos y diseñar las tablas.
2. Un campo clave debe contener...
cualquier tipo de datos. datos numéricos diferentes entre sí. datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.
3. La relación del tipo “uno a uno”...
relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la secundaria. relaciona un registro de la tabla principal con sólo un registro de la secundaria. relaciona un registro de la tabla principal con más de un registro de la secundaria.
4. Para poder crear una relación de tipo “varios a varios” es preciso...
crear una tercera tabla de cruce. nada en especial. que las dos tablas tengan un campo clave.
5. El tipo de base de datos llamada “estructura plana” consiste en...
una única tabla que contiene todos los datos. una serie de tablas enlazadas entre sí. una serie de tablas relacionadas.
6. Una tabla es...
una estructura informática que contiene caracteres. una estructura informática que puede contener datos. una representación gráfica de datos.
7. Sabemos que un registro...
contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto. contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla. contiene una característica determinada de un sujeto de la tabla.
8. Un campo...
contiene un aspecto, tipo o categoría de información de un sujeto de la tabla. contiene toda la información de la tabla. contiene toda la información de un sujeto de la tabla.
9. Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el menú...
Configuración. Inicio. Office 97.
10. Un cuadro de diálogo aparece cuando...
seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecución. desplegamos un menú. seleccionamos una tabla.
Firma del alumno Firma del tutor
_________ a ____ de ___________ de _______ _________ a_____de ___________de _______
ACCESS 2000 AVANZADO Cuestionario de Evaluación 2 / 4
DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)
Nº de agrupación: Nº Acción Formativa: Nº Grupo:
Denominación del curso:
DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre: D.N.I.:
TÁCHESE LA RESPUESTA CORRECTA
1. La barra de herramientas se encuentra situada...
en la parte inferior de la pantalla. justo debajo de la barra de título. justo debajo de la barra de menús.
2. Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...
el menú Archivo. el menú Ver. a barra de estado.
3. Para Access una base de datos es realmente...
un archivo que se encuentra en el disco. una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes. una estructura de datos que se encuentra en la memoria.
4. La propiedad que especifica la presentación de los datos es...
Máscara de entrada. Formato. Texto de validación.
5. La propiedad Requerido sirve para...
que la introducción de algún dato en ese campo sea obligatoria. que los caracteres introducidos se ajusten a un formato específico. asignarle un valor por defecto al campo.
6. Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseño de tablas debemos...
hacer clic sobre el icono que muestra un disco. hacer clic sobre el icono que muestra una llave. hacer clic sobre el icono que muestra una interrogación.
7. Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...
usaremos la opción Nueva del menú Archivo. usaremos la opción Abrir del menú Archivo. usaremos la opción Guardar del menú Archivo.
8. Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...
Control. Mayúsculas. Enter.
9. La acción que debemos realizar con el ratón para cambiar el ancho de una columna es...
hacer clic con el botón derecho. arrastrar. hacer clic con el botón izquierdo.
10. Sabemos que los campos de tipo autonumérico...
debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos. se rellenan automáticamente cada vez que grabamos un nuevo registro. sólo pueden usarse como campo clave.
Firma del alumno Firma del tutor
_________ a ____ de ___________ de _______ _________ a_____de ___________de _______
ACCESS 2000 AVANZADO Cuestionario de Evaluación 3 / 4
DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)
Nº de agrupación: Nº Acción Formativa: Nº Grupo:
Denominación del curso:
DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre: D.N.I.:
TÁCHESE LA RESPUESTA CORRECTA
1. Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...
pueden encontrarse en cualquier posición. Sólo debemos seleccionarlas. deben encontrarse contiguas y en el orden correcto. deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.
2. Los criterios de ordenación son...
ascendente, descendente, aleatorio y por filtro. ascendente, descendente y aleatorio. ascendente y descendente.
3. Una estructura relacional...
almacena toda la información en una única tabla. reparte la información en varias tablas o consultas relacionadas. reparte la información en varias tablas relacionadas.
4. Sabemos que en la relación uno a varios el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con... el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la relacionada. el valor del campo o los campos coincidentes de sólo un registro de la relacionada. el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.
5. Una consulta sirve...
para reunir información de varias tablas. como base de formularios e informes y para reunir información de varias tablas. para poder generar eficientemente informes de datos.
6. Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...
de selección y acción. de selección y datos relacionados. de selección, acción y datos relacionados.
7. Para generar una consulta...
lo haremos directamente pulsando sobre el botón Abrir. pulsaremos sobre el botón diseño. pulsaremos sobre el botón “Nuevo” y, a continuación, seleccionaremos “Vista diseño”.
8. Las consultas, ¿dónde se guardan?
en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella. en la propia base de datos, como un objeto. en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.
9. Sabemos que las consultas de acción...
pueden eliminar una base de datos automáticamente. pueden modificar datos de las tablas de forma automática. pueden crear informes de datos de forma automática.
10. Los tipos posibles de consultas de acciones son...
de creación de tabla, actualización, datos añadidos y eliminación. de creación de tabla, actualización y eliminación. de creación de tabla y actualización.
Firma del alumno Firma del tutor
_________ a ____ de ___________ de _______ _________ a_____de ___________de _______
ACCESS 2000 AVANZADO Cuestionario de Evaluación 4 / 4
DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)
Nº de agrupación: Nº Acción Formativa: Nº Grupo:
Denominación del curso:
DATOS DEL ALUMNO
Apellidos:
Nombre: D.N.I.:
TÁCHESE LA RESPUESTA CORRECTA
1. La barra de herramientas “Cuadro de herramientas” contiene...
los controles para formularios e informes. los botones de uso más frecuente a la hora de crear consultas. los formatos de texto, alineaciones, etc.
2. Los controles son exactamente...
los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios. los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes. los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.
3. Para crear un formulario podremos optar por...
usar un asistente o dejar que Access lo genere automáticamente. crearlo desde la ventana de diseño de formularios o desde diseño de tabla. usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseño de formularios.
4. Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...
en columnas, tabular y justificado. en columnas, tabular, hoja de datos y justificado. en columnas, tabular y hoja de datos.
5. Los informes se utilizan para...
poder añadir información fácilmente a la base de datos. conocer el uso de la base de datos. imprimir la información elegantemente de una tabla o consulta.
6. Un informe se divide en...
encabezado, pie y detalle. encabezado de informe y de página, pie de informe y de página y detalle. encabezado de pie y de informe y detalle.
7. Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...
el número de ellas que queremos imprimir. el tamaño de las mismas y del papel que vamos a utilizar. el tamaño del papel que vamos a usar.
8. Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaños que son...
tamaño folio y cuartilla. estándar y definidos por el usuario. estándar y cuartilla.
9. Las expresiones...
permiten generar resultados a partir de unos datos de origen. permiten aclarar el contenido de las consultas. permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.
10. Las expresiones se dividen principalmente en...
predefinidas y funciones. libres y predefinidas. predefinidas y estándar.
Firma del alumno Firma del tutor
_________ a ____ de ___________ de _______ _________ a_____de ___________de _______
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