MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
2
MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
I. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control Documentario y Archivo de la ALT.
II. FINALIDAD
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar y coordinar, ejecutar y
controlar las actividades archivsticas a nivel de la ALT, as como de la
conservacin y uso de la documentacin proveniente de los archivos de gestin
e intervenir en la transferencia y eliminacin de documentos en coordinacin
con la Presidencia Ejecutiva de la ALT.
III. BASE LEGAL
Estatuto de la ALT.
Reglamento de Manejo Econmico y Financiero de la ALT.
Manual de Organizacin Funciones.
IV. REQUISITOS
Resolucin Presidencial de Aprobacin.
V. ETAPA DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Recepcin
Consiste en la secuencia de la presentacin del documento a la ALT o
alguna Direccin ya sea interno o externo, que ser recibido por el
recepcionista o quien haga sus veces debiendo adherir el sello de
3
recibido, incluyendo el numero correlativo que se le asigna por orden de
llegada para su posterior registro.
5.2 Registro y Distribucin
5.2.1 Registro:
Es la accin administrativa, que consiste en anotar en forma
permanente y sistemtica segn sea el caso los datos referidos al
documento y la trayectoria que realizan en estricto orden
cronolgico.
Respecto al registro, la persona encargada debe de anotar con
cuidado y en forma detallada todos los datos relevantes del
documento a registrar. Ejemplo: Al registrar una resolucin, se
debe indicar el rgano que la expidi, nmero, fecha de
expedicin y motivo de la Resolucin.
5.2.2 Distribucin:
Es el tercer procedimiento que se realiza luego de ser
recepcionado y registrado el documento.
El recepcionista deber hacer llegar al destinatario quien
posteriormente derivar dicho documento para su ejecucin,
segn corresponda.
5.3 Seguimiento y Atencin
Este procedimiento se inicia una vez derivado el documento al
destinatario para su atencin, debiendo consistir en la previa, concurrente
y posterior seguimiento del documento a fin de brindar una fluida
atencin interna y externa.
4
Para cerrar con el circuito deber de comunicarse el resultado adoptado
por el rea competente al usuario interno y externo.
5.4 Clasificar, Ordenar y Asignar los Documentos para su Archivo
Consiste en agrupar los documentos bajo conceptos, que en nuestro caso,
reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la
institucin, dentro de una estructura jerrquica y lgica. De esta manera,
se agrupan por separado los documentos contables, de estudios,
resoluciones, etc.
La identificacin y la agrupacin de la documentacin se llevan a cabo
mediante el cuadro de clasificacin de documentos de la ALT. (Anexo
01)
Posteriormente, se proceder a ordenar la documentacin, que consiste
en un conjunto de operaciones que permiten tener los documentos
codificados, organizados fsicamente y sealizados. Este sistema tiene
como objeto la uniformizacin de la colocacin y de la recuperacin de
los documentos archivados en cajas y situados en las estanteras
correspondientes.
Desarrollar un completo trabajo relacionado a la clasificacin de los
documentos, as como la evaluacin de los documentos, en base al valor
que se ha establecido en la Tabla General de Retencin de
Documentos (Anexo 04) para su conservacin, o caso contrario,
proceder al trmite de transferencia.
Asimismo, se identificar cada unidad de archivamiento (file de manila,
file de palanca, cajas, paquetes, etc.) con los siguientes datos:
Unidad Orgnica
Serie Documental
Fecha
5
Nmero correlativo de la Unidad de Conservacin.
Todo esto conlleva al objetivo central de archivo rapidez en la ubicacin
del documento requerido, para ello se requiere de un control estricto de
los documentos que van siendo solicitados, con la finalidad de que a
futuro no se lamenten prdidas de dichos documentos.
VI. INSTRUCCIONES DEL ARCHIVO
6.1 Dotacin de Infraestructura para el Archivo Documentario y Tcnico
Preferir el uso de locales construidos con material noble.
Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern conservarse
en perfecto estado, contando con una supervisin peridica.
Se usar iluminacin (artificial) fluorescentes por tener mayor
mbito de iluminacin y se podr controlar poniendo protectores.
La ventilacin ideal es la artificial, se deber en lo posible, usar
los ventiladores de hlice que sern ubicados en las partes
cntricas del archivo.
El mobiliario debe ser preferentemente de metal (estantes).
La fumigacin del local debe efectuarse por lo menos (01) vez
por ao.
No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.
Disponer de extintores de polvo qumico.
Restringir el servicio de los documentos en deterioro.
6.2 Asignar Cdigos de Serie Documentario
El responsable del archivo de Gestin deber ordenar las unidades
documentales que conforman cada serie mediante el sistema ms
conveniente, numrico, cronolgico o en su defecto se har una
combinacin de los sistemas indicados (Anexo 02)
6
6.3 Preservacin, Restauracin y Conservacin de Documentos
a) Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustraccin
indebida de los documentos, como el ingreso de personas
extraas.
b) Desconectar los servicios elctricos y sanitarios al trmino de la
jornada laboral.
c) No fumar, comer o beber en los depsitos.
d) Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente.
e) No mantener en el archivo material inflamables.
f) Realizar un Plan de Prevencin de Siniestros.
6.4 Capacitacin de Personal Relacionado a las Labores de Archivo
La capacitacin del personal relacionado a las labores de archivo se
realizaran en funcin a la necesidad de actualizacin y disponibilidad
presupuestal de la ALT, dicha capacitacin tiene como objeto adquirir
mayores conocimientos de la manera correcta de administrar los
documentos.
6.5 Transferencia, Eliminacin y Servicios Archivsticos
6.5.1 Transferencia
El responsable del Archivo de gestin deber formular un
cronograma anual de transferencia y lo deriva a la Presidencia
Ejecutiva para su revisin y aprobacin.
6.5.1.1 Preparacin Fsica de Transfencia
Las operaciones previas a la transferencia que debe
realizar cada unidad orgnica, deben ser:
7
a) Revisin de todos los documentos que se vayan a
transferir:
Comprobar que los expedientes estn
debidamente organizados por serie documental
y ordenada de manera cronolgica, alfabtica
y/o documentaria, segn sea el caso.
Eliminar duplicados, siempre y cuando se
conserven los originales.
Eliminar las grapas, clips metlicos, gomas
elsticas y todos aquellos elementos que sean
perjudiciales para la conservacin del papel.
b) La documentacin una vez revisada, se introducir
en cajas de cartn, teniendo en cuenta las
siguientes instrucciones:
El nmero de archivadores o paquetes que se
introduzcan en cada caja depender de su
grosor, procurando de que no quede
exhaustivamente llena, lo que dificultara su
cierre y manejo, ni demasiado vaca, lo que
favorecer la deformacin de los documentos.
6.5.2 Eliminacin
Para desarrollar este procedimiento se deber tener en cuenta:
6.5.2.1 Conformacin de un Comit Evaluador de Documentos
Cuya funcin es evaluar los fondos documentales de la
ALT, a fin de que en su oportunidad se realicen los
procedimientos de trasferencia o eliminacin y estar
integrado por:
8
o Presidente Ejecutivo o quien haga sus veces (Quien
lo presidir)
o Unidad de Conduccin del Plan Director
o Unidad de Manejo y Gestin Integrada de
Recursos Hdricos
o Unidad de Asesora Jurdica
o Unidad de Administracin (Quien actuar como
secretario)
o El Jefe de la Unidad, cuya documentacin ser
evaluada, el mismo que ser invitado a integrase a
la Comisin, segn el cronograma establecido.
6.5.2.2 Programa de Control de Documentos
Es un documento de gestin archivstica que establece
las series documentales que produce o recibe una
entidad pblica como resultado de sus actividades,
precisando el nmero de aos que deben conservarse y
los periodos de retencin en cada nivel de archivo hasta
su eliminacin y estar conformado por:
o Inventario de las Series Documentales (Anexo 03)
o La Tabla General de Retencin de Documentos
(Anexo 04)
o El ndice alfabtico del Programa de Control de
Documento (Anexo. 05)
o Se elaborar el Inventario General de Documentos
a Eliminarse (Anexo 06 y 07)
o El Comit evaluador de documentos de la ALT en
sesin emitir opinin favorable o desfavorable
sobre la procedencia de eliminacin de las series
inventariadas, haciendo constar en actas su
decisin (Anexo 08).
9
6.5.3 Servicios Archivsticos
Para solicitar el servicio de documentos depositados en el
Archivo Central, se ha de responder los datos requeridos en el