i
Jalapa, Octubre de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA
Versión 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
ii
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION
CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
iii
EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
Con la colaboración de:
Licda. Yesenia Ortiz
Encargada de la Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública.
iv
v
Contenido DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... ii
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
.................................................................................................................................................................... ii
EQUIPO TÉCNICO ....................................................................................................................................... iii
PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 0
MARCO JURÍDICO: ....................................................................................................................................... 1
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: .................................................................. 1
CÓDIGO MUNICIPAL: .............................................................................................................................. 1
LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA........................................................................................ 1
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ........................ 3
Misión: ........................................................................................................................................................ 4
Visión: ......................................................................................................................................................... 4
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ................................................................ 5
ORGANIZACIÓN: .......................................................................................................................................... 5
PROCEDIMIENTOS: ...................................................................................................................................... 6
ANEXO: ...................................................................................................................................................... 23
a. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN .......................................................................... 23
b. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ............................................................................. 23
PRESENTACIÓN:
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento
Institucional” para ello se encomendó a la Gerencia Municipal, diagnosticar, elaborar y
proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas
necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones,
pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía,
Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y un
saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios se
realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras
circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con
que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de la Oficina
Municipal de Acceso a la Información Pública de la Municipalidad de Jalapa, para el
cumplimiento de sus objetivos.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
1
MARCO JURÍDICO:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,
son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción
y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo
el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por
sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos.
CÓDIGO MUNICIPAL:
Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo
Municipal:
i. La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
j. La Creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades de
servicios administrativos, para lo cual impulsará el proceso de modernización
tecnológica de la municipalidad y de los servicios públicos municipales o comunitarios,
así como la administración de cualquier registro municipal o público que le corresponda
de conformidad con la ley.
LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. DECRETO NO. 57-2008
Artículo 2. Naturaleza. La presente ley es de orden público, de interés nacional y utilidad social; establece las normas y los procedimientos para garantizar a toda persona, natural o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública que se encuentre en los archivos, fichas, registros, base, banco o cualquier otra forma de almacenamiento de datos que se encuentren en los organismos del Estado, municipalidades, instituciones autónomas y descentralizadas y las entidades privadas que perciban, inviertan o administren fondos públicos, incluyendo fideicomisos constituidos con fondos públicos, obras o servicios públicos sujetos a concesión o administración.
2
Artículo 6. Sujetos obligados. Es toda persona individual o jurídica, pública o privada, nacional o internacional de cualquier naturaleza, institución o entidad del Estado, organismo, órgano, entidad, dependencia, institución y cualquier otro que maneje, administre o ejecute recursos públicos, bienes del Estado, o actos de la administración pública en general, que está obligado a proporcionar la información pública que se le solicite, dentro de los que se incluye el siguiente listado, que es enunciativo y no limitativo: 18) Municipalidades. Artículo 19. Unidades de Información Pública. El titular de cada sujeto obligado debe designar al servidor público, empleado u órgano interno que fungirá como Unidad de Información, debiendo tener un enlace en todas las oficinas o dependencias que el sujeto obligado tenga ubicadas a nivel nacional. Artículo 38. Procedimiento de acceso a la información pública. El procedimiento para el acceso a la información pública se inicia mediante solicitud verbal, escrita o vía electrónica que deberá formular el interesado al sujeto obligado, a través de la Unidad de Información. El modelo de solicitud de información tendrá el propósito de facilitar el acceso a la información pública, pero no constituirá un requisito de procedencia para ejercer el derecho de acceso a la información pública. La persona de la Unidad de Información que reciba la solicitud no podrá alegar incompetencia o falta de autorización para recibirla, debiendo obligadamente, bajo su responsabilidad, remitirla inmediatamente a quien corresponda. El procedimiento de acceso a la información no perjudicará, limitará o sustituirá el derecho a presenciar u observar los actos de los sujetos obligados, ni limitará el derecho a solicitar información a los sujetos obligados en la forma contemplada en otras leyes, ni la realización de solicitudes de información que pudieran hacerse ante entes cuya naturaleza es de publicidad frente a terceros en donde por principio de especialidad se deberá acudir a través de los trámites correspondientes. Artículo 51. Capacitación. Los sujetos obligados deberán establecer programas de actualización permanente a sus servidores públicos en materia del derecho de acceso a la información pública y sobre el derecho a la protección de los datos personales de los particulares, mediante cursos, talleres, seminarios y toda estrategia pedagógica que se considere pertinente. Artículo 70. Creación de Unidades. La creación de las unidades de información de los sujetos obligados no supondrá erogaciones adicionales en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, sino que deberán integrarse con los funcionarios públicos existentes, salvo casos debidamente justificados, a solicitud del sujeto obligado que forme parte del Estado dentro de la administración pública.
3
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control
Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral
II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo
ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes
públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas
generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta
a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud
y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de
control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de
funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de
manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las
diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
4
Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes.
5
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
La Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública es la responsable de
garantizar el cumplimiento de del Decreto No. 57-2008 Ley de Acceso a la
Información Pública, principalmente que se cuente con la información establecida
en el Artículo No. 10 y No. 11 de dicha ley; facilitando los procedimientos mediante
promoción y divulgación en los medios de comunicación disponibles.
Inicialmente la UIP o OMAIP era parte del Departamento de Relaciones Públicas,
sin embargo por la relación directa en el manejo de Documentación se modifica su
dependencia a la Secretaria Municipal, debiendo coordinar con Departamento de
Relaciones Públicas.
ORGANIZACIÓN:
Alcalde Municipal
Secretaría Municipal
Oficina de Acceso a la Información
Pública
Gerencia Municipal
Departamento de Relaciones
Públicas
6
PROCEDIMIENTOS:
7
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-001 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
RECEPCION DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el
contribuyente pueda solicitar información de acceso público.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuando sea requerido.
Número Actividad Responsable
1 Presentar solicitud por cualquier medio (verbal, escrito,
correo electrónico, etc.). Vecino Interesado
2 Completar formulario de solicitud de información
pública
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
3 Identifica la solicitud con número correlativo y la
registra en su control auxiliar
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4 Emite Providencia dirigida al empleado o funcionario
responsable de la información
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
5 Traslada copia de la solicitud y providencia
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
6
Recibe la solicitud y la providencia; da respuesta
dentro del plazo establecido por la Ley y el Reglamento
Interno
Empleado o Funcionario que
cuenta con la información
7 Recibe la respuesta de lo solicitado y emite Resolución
para entrar al interesado
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
8 Emite notificación para el interesado
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
9 Recibe la información solicitada Vecino Interesado
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Formulario de Solicitud de Información
2. Modelo de Providencia
3. Modelo de Resolución
4. Modelo de Notificación.
8
PRP-SEC-UIP-001 RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
Encargado(a) de la Oficina Municipal de
Acceso a la Información Pública
VecinoEmpleado o Funcionario
Municipal
Fase
INICIO
Presenta solicitud verbal o escrita
Completa Formulario
Identifica la solicitud con
número correlativo y la registra en su
control auxiliar
Emite Providencia dirigida al empleado
o funcionario responsable de la
Información
Traslada copia de la solicitud y
providencia y establece tiempo
máximo de respuesta
Recibe la solicitud y la providencia.
Proporciona Información en
el medio disponible
Recibe la información y emite
Resolución para entregar al interesado
Recibe notificación y la información
requerida
FIN
9
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-002 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
REGISTRO Y CONTROL DE SOLICITUDES
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para registrar todas
las solicitudes presentadas ante la Oficina Municipal de Acceso a la
Información Pública.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuando sea requerido.
Número Actividad Responsable
1 Recibe la solicitud por cualquier medio
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2 Completar formulario de solicitud de información
pública
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
3 Identifica la solicitud con número correlativo y la
registra en su control auxiliar
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4 Anota en el libro auxiliar(manual o electrónico) según
correlativo
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
5 Fotocopia los documentos para su archivo; elaborando
expediente por cada solicitud
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Copia de los documentos.
2. Formato de las columnas a completar en el registro.
10
PRP-SEC-UIP-002 REGISTRO Y CONTROL DE SOLICITUDES
Encargado(a) de la Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública
Delegación de la Procuradoría de los Derechos Humanos
Fase
INICIO
Recibe solicitud por vía oral o escrita
Completa formulario e
identifica
Anota en libro auxiliar
(manual o electrónico)
Fotocopia documentos para su
archivo, elabora expediente por cada
solicitud
Emite informe
Recibe informe y emite RESOLUCION
Envía Resolución
FIN
11
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-003 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
PUBLICACION DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para obtener y
publicar la información de oficio, por los medios electrónicos posibles.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente.
Número Actividad Responsable
1
Emite mensualmente circular requiriendo el
cumplimiento del Reglamento Interno de la Oficina
Municipal de Acceso a la Información Pública.
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2
Gestionan con los empleados responsables que
proporcionen la información de forma electrónica o
escrita para ser publicada en la página de internet
Directores Municipales
3 Emiten oficio de respuesta y trasladan la información a
la Oficina Municipal de Acceso a la Información Publica Directores Municipales
4 Recibe la información y la publica en la página de
internet.
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
5 Si no recibe la información obligatoria, notifica al
Alcalde Municipal del incumplimiento
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
6
Edita información y apoya al Departamento de
Relaciones Públicas a emitir volantes o boletines para
promocionar y divulgar la información
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Circular de requerimiento de la información. 2. Volante informativo.
12
PRP-SEC-UIP-003 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO
Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública
Director Municipal (Funcionario)
Fase
INICIO
Emite mensualmente oficio circular requiriendo el
cumplimiento de la Ley de Acceso a la
Información Pública
Instruyen al empleado municipal
responsable de la información
Emiten oficio de respuesta y adjuntan la información
correspondiente
Recibe información y verifica
Publica la información en la pagina de internet
oficial
Elabora informe al Alcalde municipal del cumplimiento de la entrega de
información
FIN
13
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-004 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS INFORMATICOS
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para mantener
actualizada la información en el portal de internet.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente.
Número Actividad Responsable
1
Recibe la información de oficio de cada una de las
Direcciones involucradas; y las convierte a formato
electrónico (PDF, JPG,)
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2 Actualiza la información ingresando con su clave de
acceso
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
3 Revisa que la publicación quede correctamente
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4
De ser posible enlaza la información a otros medios
tales como: blog, Facebook, twitter, etc.
Encargado de Relaciones
Públicas
DOCUMENTOS ANEXOS:
14
PRP-SEC-UIP-004 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS INFORMATICOS
Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública
Fase
INICIO
Recibe información de Oficio de cada
una de las dependencias municipales
responsables
Revisa y Actualiza la
información en la página de
internet oficial
Verifica que la publicación haya
sido exitosa
Coordina con el Director de
Relaciones Públicas el enlace con otros
medios de comunicación
disponibles
FIN
15
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-005 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
PROMOCION, DIVULGACION Y CAPACITACION PARA ACCEDER A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA.
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para organizar
actividades de promoción, divulgación, información y capacitación para
que los vecinos puedan accesar a la información pública.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente.
Número Actividad Responsable
1
Organiza talleres, reuniones de capacitación, charlas en
comude, charlas en centros educativos, etc.
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2 Invita a los talleres, capacitaciones, charlas
informativas, etc.
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
3
Desarrolla la actividad en base a la Ley de Acceso a la
Información Pública e indica en donde se encuentra la
información.
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4 Presentan dudas o sugerencias
Asistentes
5 Entrega constancia de participación
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
y/o Alcalde Municipal
6 Toma fotografías y publica por los diferentes medios
sobre las actividades
Departamento de Relaciones
Publicas
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Ley de Acceso a la Información Pública.
2. Volantes
3. Boletines informativos
4. Diplomas de participación.
16
PRP-SEC-UIP-005 PROMOCIÓN, DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA ACCEDER A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública
AsistentesDepartamento de
Relaciones PúblicasFa
se
INICIO
Organiza talleres, reuniones de capacitación,
charlas en comude, charlas en centros
educativos, etc.
Invita a los talleres, capacitaciones,
charlas informativas
Desarrolla actividades en base a la Ley de Acceso a
la Información Pública
Participan a las actividades
organizadas por la UIP
Presentan dudas, sugerencias e inquietudes
Completa formulario de Asistencia a la
Actividad
Entrega Constancia de Participación
firmada por el Señor Alcalde
Toma fotografías y publica por los
diferentes medios la actividad realizada
FIN
17
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-006 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
CAPACITACION PARA EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS MUNICIPALES.
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para organizar
actividades de capacitación para empleado y funcionarios municipales
para facilitar a los vecinos el acceso a la información pública.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Semestralmente.
Número Actividad Responsable
1
Coordina con el Departamento de Recursos Humanos
incluir dentro del Plan Anual de Capacitaciones el tema
de Información Pública
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2 Gestiona ante instituciones gubernamentales o de
apoyo a municipalidades realizar la capacitación Jefe de Recursos Humanos
3 Organiza la actividad, velando por que las condiciones
sean las adecuadas para los asistentes Jefe de Recursos Humanos
4 Selecciona los Empleados y Funcionarios directamente
responsables de proporcionar información
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública / Jefe de
Recursos Humanos
5 Realiza la actividad en la fecha y lugar establecido
Conferencista; Encargado de la
oficina Municipal de Acceso a la
Información Pública
6 Entrega constancia de participación a los asistentes
Jefe de Recursos
Humanos/Encargado de la
oficina municipal de Acceso a la
Información Pública/ Alcalde
Municipal
7 Toma fotografías y elabora reportaje de la actividad
para promover y divulgar posteriormente
Departamento de Relaciones
Públicas.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Diplomas de Participación.
2. Ley de Acceso a la Información Pública
18
PRP-SEC-UIP-006 CAPACITACIÓN PARA EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública
Jefe de Recursos Humanso
Empleados y/o Funcionarios Municipales
Departamento de Relaciones Públicas
Fase
INICIO
Coordina con el Jefe de Recursos
Humanos incluir en el Plan Anual de Capacitación el
tema de Información Pública
Incluye en el Plan Anual de
Capacitación el tema de
Información Pública
Gestiona ante instituciones
gubernamentales o de apoyo
municipalista realizar la
capacitación
Organiza actividad de capacitación
Selecciona a los asistentes,
directamente responsables de
proporcionar información, según artículo 10 de la Ley de Acceso a la Inf.
Pública
Participan en la actividad en la fecha y lugar establecido
Completan formulario de
asistencia
Entregan Constancia de Participación
firmada por el Señor Alcalde Municipal
Toma fotografías y publica por los
diferentes medios la actividad realizada
FIN
19
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-007 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
ELABORACION DE MATERIAL PROMOCIONAL (VOLANTES, BOLETINES
INFORMATIVOS, ETC.)
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para elaborar material
promocional para facilitar el acceso a la información pública.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Bimensualmente.
Número Actividad Responsable
1 Edita la información recibida de cada una de las
Direcciones Municipales
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2
Elabora borrador del material promocional tales como:
volantes, boletines informativos, spot de radio, pautas,
etc.
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
3 Traslada Requerimiento de promoción y el borrador del
material promocional para su aprobación y divulgación
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4
Recibe solicitud o requerimiento junto con los
borradores del material promocional para su
aprobación y edición final
Departamento de Relaciones
Publicas
5
Emite artes finales y las traslada a la Comisión de
Relaciones Públicas del Concejo Municipal para su
aprobación
Departamento de Relaciones
Públicas
6 Recibe, revisa y aprueba las artes finales o realiza
correcciones
Comisión de Relaciones Públicas
del Concejo Municipal
7 Gestiona la reproducción o contratación del servicio Departamento de Relaciones
Públicas
8 Recibe solicitud, aprueba y contrata el servicio Encargada de Compras DAFIM
9 Recibe material para su distribución Departamento de Relaciones
Públicas.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Arte de material promocional
20
PRP-SEC-UIP-007 ELABORACIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL
Encargado (a) de la Oficina Municipal de
Acceso a la Información Pública
Departamento de Relaciones Públicas
Comisión de Relaciones Públicas del Concejo
Municipal
Encargada de Compras de la DAFIM
Fase
INICIO
En base a información
recibida por las dependencias
municipales, edita material
Elabora borrador del material promocional
(Volantes, boletines, spot de radio, spot
de tv.
Recibe solicitud o requerimiento junto con los borradores
del material promocional
Corrige material y verifique que
cumpla las normas de imagen
institucional
Elabora artes finales y traslada a la Comisión de
Relaciones Públicas
Revisa material y aprueba para su
reproducción
Gestiona la reproducción o contratación del
servicio
Recibe solicitud, cotiza y contrata el
servicio, previa autorización de la
Directora Financiera
Recibe material y coordina su distribución
FIN
21
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA
Identificación PRP-SEC-UIP-008 1ª. Edición Enero 2014
Procedimiento:
RENDICION DE CUENTAS
Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para realizar la
Rendición de Cuentas, pública.
Alcance: Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por
empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuatrimestralmente.
Número Actividad Responsable
1
Coordina con el Encargado de la Oficina Municipal de
Atención Comunitaria y calendariza participación en el
COMUDE
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública.
2
Coordina con los Directores Municipales la elaboración
de las presentaciones correspondientes para rendir
cuentas
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
3 Preparar boletín informativo para ser entregado el día
del evento
Encargado de la Oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública
4 Promover la actividad invitando al acto público Departamento de Relaciones
Publicas
5 Realizar un ensayo para estimar tiempo y asignar a
expositores
Directores Municipales;
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública y Encargado
de atención comunitaria
6 Presentar a la Comisión de Concejo Municipal ante el
Comude, la propuesta de la Rendición de Cuentas
Encargado de la oficina
Municipal de Acceso a la
Información Pública y Encargado
de atención comunitaria
7 Validar la información Comisión de Concejo Municipal
ante el Comude
8 Desarrollar la actividad Directores Municipales
9 Entrega de Boletines informativos al finalizar el evento Departamento de Relaciones
Públicas.
10 Toma de fotografías y reportaje para promocionar y
divulgar el evento
Departamento de Relaciones
Públicas.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Arte de material promocional
2. Presentaciones de power point
22
PRP-SEC-UIP-008 RENDICION DE CUENTAS
Encargado (a) de la Oficina Municipal de
Acceso a la Información Pública
Departamento de Relaciones Públicas
Directores Municipales, Encargado(a) de UIP;
Encargado de la Oficina de Atención Comunitaria
Comisión del Concejo Municipal ante el
Comude
Fase
INICIO
Coordina con el Encargado de la
Oficina de Atención Comunitaria
participación en el COMUDE
Coordina con los Directores
Municipales la elaboración de las
presentaciones correspondientes
para rendir cuentas
Prepara Boletín Informativo para ser entregado el día del
evento
Revisa material promocional y
valida
Realiza promoción invitando al Acto
Público
Elaboran presentaciones
conteniendo información de interés público
Realizan ensayo para estimar tiempo
y asignar expositores
Valida información
Desarrollar la actividad
Distribuye material promocional
Toma fotografias y publica por todos
los medios disponibles la
realización de la actividad
FIN
23
ANEXO:
a. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
b. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
24
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