O F I C I N A D E P L A N E A M I E N T O Y
P R E S U P U E S T O
ALCALDE: Sr. WILBERT SANTA CRUZ PANCORBO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
(MAPRO) - 2015
ÍNDICE
Pag.
ÍNDICE………………………………………………………………………………………… 01
PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………….03
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………...04
DATOS GENERALES…………………………………………………………………………. 04
Definición…………………………………………………………………………………….. 04
Objetivo, Finalidad, alcance……………………………………………………. ……... 0 4
Características del manual de procedimientos de la municipalidad
Distrital de Santa Teresa………………….………………………………………………...05
Aprobación y Actualización…………………………………………..…………………. 05
Desarrollo del procedimiento administrativo………………………………………….. 05
Base Legal………………………………………………………..……………………………05
Estructura Funcional………………………………………...……………………………….06
Organigrama…………………………………………………...……………………………. 08
OFICINA DE PROCURADURÍA PÚBLICA……………………………..………………… ...09
GERENCIA MUNICIPAL……………………………………………………………………….12
OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA……………………………………………………..…...16
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA……………………………19
UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO…….….……..25
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN…………………………….……………30
UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA…………………….……….……………….. 34
OFICINA DE PROYECTOS
UNIDAD FORMULADORA DE PROYECTOS……………….………….……………………36
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES…………………………………………..39
UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS……………………………………………………….47
UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y
TRANSFERENCIA DE PROYECTOS……………………………...……………………………49
OFICINA DE SECRETARIA GENERAL…………………………………………………………64
MAPRO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA TERESA - 2015
Área de archivo……………………………………………………………………………… 67
UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS………………………….……………………………71
UNIDAD DE PERSONAL………………………………………………………………………75
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO………………………………………….…………………..82
UNIDAD DE CONTABILIDAD……………………………………….………………………..95
UNIDAD DE TESORERÍA……………………………………………………..………………..98
UNIDAD DE PATRIMONIO………………………………………………………………….105
SUBGERENCIA DEL AMBIENTE Y SALUD PÚBLICA……………….……………………..112
División de Limpieza Pública y Parques y Jardines……………………….………….115
División de Saneamiento Básico y Control Sanitario…………………..…………….117
SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
División de Ejecución de Obras…………………………………………….……………121
División de Mantenimiento de Proyectos…………………………………………….. 128
División de Equipo Mecánico………………………………………… …………………130
División de Planificación y Control Urbano……………………………..……………..133
División de Defensa Civil…………………………………………………..………………187
SUB GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO……………..………………………..193
División de Rentas…………………………………………………..………………………202
División de ejecución de proyectos productivos……………...……………………..228
SUB GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
División de Cultura Educación y Deporte……………………………………………..232
División de Programas Sociales y Registro Civil…………………………………236 – 241
Programa del Vaso de Leche……………………………………………………………249
División de Seguridad Ciudadana y Policía Municipal…………………………….254
PRESENTACIÓN
Convertirse en Gobierno Local, significa asumir nuevos roles y
competencias que requieren introducir varios cambios, como son: nueva
estructura orgánica, instrumentos normativos estratégicos, operativos y
funcionales entre ellos el MAPRO, los mismos que permitan ofrecer servicios
de calidad con la eficiencia y eficacia requerida a fin de que los
Ciudadanos del Distrito de Santa Teresa se sientan satisfechos con el
servicio prestado.
Por tal razón la Oficina de Planeamiento y Presupuesto a través de la
Unidad de Planificación Estratégica y Operativa ha dispuesto elaborar el
Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) de la MDST,
Documento que tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo
que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los
tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los
involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso
administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros,
materiales y técnicos.
Es compromiso de la actual gestión es eficientar la gestión pública a través
de la Modernización de la gestión pública por lo tanto se ha dispuesto la
elaboración del presente MAPRO de la Municipalidad Distrital de Santa
Teresa, por lo que se ha requerido la participación de los Jefes de todas las
Unidades Orgánicas de la Municipalidad quienes identificaron las
principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en
la ejecución y supervisión de trabajos de naturaleza administrativa.
En este entender dado el carácter preliminar de este documento en los
procedimientos redactados se van a encontrar incoherencias los cuales serán
progresivamente superados en otra etapa.
2. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) contiene procedimientos
administrativos adjetivos que se relacionan con los órganos de apoyo, asesoría y
línea, posibilitan el desarrollo y logro de los procedimientos sustantivos que se
encuentran establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos
(TUPA).
El MAPRO constituye insumo para la elaboración del TUPA; sin este documento no
tendrá solidez ni sustento técnico.
El MAPRO contiene también la regularización de la autoridad administrativa
facultada para resolver, los trabajadores de la entidad responsables de realizar
las actividades (actos de tramitación) días en que debe realizar la actividad, la
forma de conclusión, la notificación del acto administrativo y la ejecución. Las
regulaciones en el MAPRO podrían estar proporcionándole cierta rigidez al
procedimiento administrativo, ello no significa que el procedimiento sea en
realidad rígido, ni absoluto, sino que por efecto de la retroalimentación a la que
debe ser sometido temporalmente el procedimiento puede ser Modificado
cuantas veces sea necesario.
3. DATOS GENERALES
3.1 DEFINICIÓN
El Manual de Procedimientos MAPRO de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa
es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también
un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada las acciones
que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento
de las funciones y se encuentra articulado con el Texto Único de Procedimientos
Administrativos TUPA y ROF de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
3.2 OBJETIVO
Elaborar el Manual de Procedimientos MAPRO de la Municipalidad Distrital de
Santa Teresa de acuerdo a la realidad institucional y servir como instrumento de
gestión institucional.
3.3 FINALIDAD
Establecer el flujo de cada procedimiento administrativo referido en el Texto
Único de Procedimientos Administrativos TUPA, trámite que siguen los recurrentes
para recibir un documento o servicio administrativo y detallar los procedimientos
administrativos respecto a los procesos generados para el cumplimiento de las
funciones (ROF).
3.4 ALCANCE
Los Manuales de Procedimientos MAPRO de todas las unidades orgánicas
referidos en el presente documento normativo de gestión institucional, son de
estricta aplicación en todas las dependencias del sistema administrativo de la
Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
3.5 CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE SANTA TERESA.
Flujogramas de Procedimiento concisos y claros.
Fácil manejo e identificación.
Diagrama de procedimientos a través del esquema de bloques.
Símbolos de representación que facilitan la impresión visual del circuito.
3.6 APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Manual de Procedimientos MAPRO de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa
por ser de ámbito institucional, donde los procedimientos fluyen por dos (02) o
más dependencias administrativas del todo organizacional, requiere
obligatoriamente aprobación del Titular del Pliego a través de la respectiva
Resolución de Alcaldía.
Con relación a la actualización periódica de los Manuales de Procedimientos
MAPRO, las unidades orgánicas del sistema administrativo municipal deberán
incorporar en su Plan Operativo Institucional POI, una actividad orientada a la
revisión y actualización de su MAPRO, aquella propuesta de modificación para su
formalización, también está supeditada a la dación de Resolución de Alcaldía
específica.
4. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.-
El Manual de Procedimientos MAPRO de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa
toma en cuenta los procedimientos administrativos consignados en el Texto Único
de Procedimientos Administrativos TUPA vigente a cargo de dependencias
específicas. También se inserta los procedimientos administrativos que incluye
flujogramas de procedimientos, diagramas de bloque y diagramas de flujo, en
cumplimiento de las funciones establecidas en el Reglamento de Organización y
Funciones ROF vigente.
BASE LEGAL
Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972
Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nº 27444.
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la MDST.
TUPA de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
Ley Marco de la Modernización del Estado Ley Nº 27658
Ley del Silencio Administrativo Ley Nº 27658.
Ley de la Simplificación Administrativa Ley Nº 25035
Ley del Sistema Nacional de Acreditación de Gobiernos Locales y
Regionales, Ley Nº 28273
Ley de Incentivos a la Competitividad de los Gobiernos Locales Ley Nº
29332
El MAPRO, está elaborado conforme a lo dispuesto en la Directiva Nº 002-
77-INAP/DNR “Norma para la formulación de los Manuales de
Procedimientos de las Entidades de la Administración Pública”, aprobada
por Resolucion Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR y de acuerdo al
Procedimiento P-01-SDC “Formulación del Manual de Procedimientos y
Procedimientos”, aprobado mediante Resolucion de Gerencia Municipal
Nº….
ESTRUCTURA FUNCIONAL
01 ÓRGANOS DE GOBIERNO
1.1 ALCALDÍA
02 ÓRGANOS DE CONTROL
2.1 OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
03 ÓRGANO DE DEFENSA JUDICIAL
3.1 OFICINA DE PROCURADURÍA PÚBLICA
04 ÓRGANO DE DIRECCIÓN
4.1 GERENCIA MUNICIPAL
05 ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
5.1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
5.2 OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
5.2.1 UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
5.2.2 UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO
5.2.3 UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
5.2.4 UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
5.3 OFICINA DE PROYECTOS
5.3.1 UNIDAD FORMULADORA DE PROYECTOS
5.3.2 UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
5.3.3 UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS
5.3.4 UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y
TRANSFERENCIA DE PROYECTOS
6.0 ÓRGANOS DE APOYO
6.1 OFICINA DE SECRETARIA GENERAL
6.2 UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS
6.3 UNIDAD DE PERSONAL
6.4 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
6.5 UNIDAD DE CONTABILIDAD
6.6 UNIDAD DE TESORERÍA
6.7 UNIDAD DE PATRIMONIO
7.0 ÓRGANOS DE LÍNEA
7.1 SUBGERENCIA DEL AMBIENTE Y SALUD PÚBLICA
7.1.1 División de gestión y Fiscalización Ambiental
7.1.2 División de Limpieza Pública y Parques y Jardines
7.1.3 División de Saneamiento Básico y Control Sanitario
7.1.4 División de promoción de la salud publica
7.1.5 División de Ejecución de Proyectos de Ambientales
7.2 SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
7.2.1 División de Ejecución de Obras
7.2.2 División de Mantenimiento de Proyectos
7.2.3 División de Equipo Mecánico
7.2.4 División de Planificación y Control Urbano
7.2.5 División de Defensa Civil
7.3 SUB GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO
7.3.1 División de promoción del Turismo
7.3.2 División de Rentas
7.3.3 División de Promoción de Micro y Pequeña Empresa
7.3.4 División de ejecución de proyectos productivos
7.4 SUB GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
7.4.1 División de Cultura Educación y Deporte
7.4.2 División de Programas Sociales y Registro Civil
7.4.3 División de Seguridad Ciudadana y Policía Municipal
7.4.5 División de Ejecución de Proyectos Sociales.
ORGANIGRAMA
UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
OFICINA DE
PROYECTOS
UNIDAD DE PERSONAL
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
UNIDAD DE CONTABILIDAD
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE PATRIMONIO
UNIDAD DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y OPERATIVO
UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
UNIDAD FORMULADORA DE PROYECTOS
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES
UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS
UNIDAD DE SUPERVISIÓN, LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS
MUNICIPALIDADES DE
CENTROS POBLADOS
SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
SUBGERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
SUBGERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO
SUBGERENCIA DEL AMBIENTE Y SALUD
PÚBLICA
DIVISIÓN DE GESTIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL
DIVISIÓN DE LIMPIEZA PÚBLICA Y PARQUES Y
JARDINES
DIVISIÓN DE SANEAMIENTO BÁSICO Y
CONTROL SANITARIO
DIVISIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS
DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO DE PROYECTOS
DIVISIÓN DE EQUIPO MECÁNICO
DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL
URBANO
DIVISIÓN DE PROMOCIÓN DEL TURISMO
DIVISIÓN DE RENTAS
DIVISIÓN DE PROMOCIÓN DE MICRO Y
PEQUEÑA EMPRESA
DIVISIÓN DE CULTURA, EDUCACIÓN Y DEPORTE
DIVISIÓN DE PROGRAMAS SOCIALES
Y REGISTRO CIVIL
DIVISIÓN DE SEGURIDAD
CIUDADANA Y POLICÍA MUNICIPAL
DIVISIÓN DE EJECUCIÓN DE
PROYECTOS SOCIALES
DIVISIÓN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD PÚBLICA
DIVISIÓN DE DEFENSA CIVIL
DIVISIÓN DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS PRODUCTIVOS
DIVISIÓN DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS AMBIENTALES
CONCEJO
MUNICIPAL
ALCALDÍA
COMISIÓN ORDINARIA DE REGIDORES
JUNTA DE DELGADOS VECINALES Y COMUNALES
COMITÉ DE VIGILANCIA CIUDADANA
COMITÉ DE SEGURIDAD CIUDADANA
OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
OFICINA DE PROCURADURÍA PÚBLICA
OFICINA DE SECRETARIA GENERAL
UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS
COMITÉ DE OPERACIONES DE EMERGENCIA LOCAL
COMITÉ AMBIENTAL MUNICIPAL
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
FRENTE DE DEFENSA DE LOS INTERESES DE SANTA TERESA
CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL DISTRITAL
GERENCIA
MUNICIPAL
COMITÉ DE MEJORA CONTINUA
OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
COMITÉ DE LOCAL DE INVERSIONES
ESTRUCTURA FUNCIONAL
01 ÓRGANOS DE GOBIERNO
1.1 ALCALDÍA
02 ÓRGANOS DE CONTROL
2.1 OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
03 ÓRGANO DE DEFENSA JUDICIAL
3.1 OFICINA DE PROCURADURÍA PÚBLICA
1. ASPECTOS GENERALES.
Objeto.- Mejorar la Administración Publica realizando una labor honesta, transparente y brindando información de los principales
procedimientos que atiende esta procuraduría, el mismo que se detalla en el MAPRO de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
Finalidad.- Presentar en forma clara, concisa y funcional los principales procedimientos de la Procuraduría Publica Municipal.
Alcance.- El ámbito de aplicación del presente MAPRO comprende a la Procuraduría Publica Municipal.
2. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
UNIDAD ORGÁNICA:
RESPONSABLE:
Nº
Ord.
Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01
Autorización p a r a iniciar y
hacer el seguimiento
correspondiente, a los procesos
judiciales, con excepción de los
casos previstos en la Ley N° 27972
Artículo 9, inc. 23
Recabar información y / o
documentación que permita una
adecuada estrategia de
defensa jurídica de los intereses
de la Municipalidad de acuerdo a las
atribuciones propias del Procurador
Municipal.
9 días
1 Constitución Política del
Estado.
2. Ley Orgánica de Municipalidades N°
27972. Ley de Procedimiento
Administrativo General N° 27444.
Decreto Legislativo N° 1068. Sistema de
Defensa J u r í d i c a del Estado.
Decreto Supremo N° 017-2008-JUS.
Reglamento del Decreto Legislativo N°
1068.
Jefe de Procuraduría Publica
02
atención de requerimientos de
opinión o informes dirigidos a la
procuraduría pública municipal
Dar respuesta adecuada a las solicitudes
de opinión e informes solicitados por
cualquier unidad orgánica de la
Municipalidad.
2 días
Constitución Política del Estado Ley 27444' 'Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto legislativo Nª 1068" Defensa Jurídica del Estado". Decreto Supremo Q17-200B-JUS "Reglamento de la Ley del Sistema de Defensa Jurídica del Estado"
Jefe de Procuraduría Publica
FLUJOGRAMA Nº. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROCURADURÍA MUNICIPAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Autorización para iniciar y hacer el seguimiento correspondiente a los procesos judiciales, con excepción de los casos previstos en la
Ley Nº 22972 Art. 29 Inc. 23.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. UNIDADES
ORGÁNICAS
GERENCIA MUNICIPAL PROCURADOR
PUBLICO
ALCALDÍA MINISTERIO
PUBLICO, PODER
JUDICIAL
Días
Horas
1 2
3 4
1.- Unidades organicas, remiten
documentos para el inicio de acciones
legales.
2.- Gerencia Municipal recepciona y
remite a procurador publico.
3.- Procurador recepciona y revisa
documento y evalua el tipo de accion
judicial y remite a Alcaldia.
4.- Alcaldia Toma conocimiento y
procede las denuncias.
5.- Denuncia se presente al Ministerio
Publico y abogado realiza seguimiento.
1
1
3
3
1
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Ejercer la defensa Jurídica del Estado, por intermedio de los Procuradores, que tienen la plena representación del Estado (Municipalidad Distrital de Santa Teresa), en juicio y ejercitaran su defensa de todos los procesos y procedimientos en los que actué como demandante, demandado, denunciante o parte a civil, ello de acuerdo a lo estableado en el artículo 47° de la Constitución Política del Estado, el artículo 9, inciso 23 de la ley Nª 27972
Constitución Política del Estado Ley 27444' 'Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto legislativo Nª 1068" Defensa Jurídica del Estado". Decreto Supremo Q17-200B-JUS "Reglamento de la Ley del Sistema de Defensa Jurídica del Estado"
Nombres y apellidos completos, domicilio y numero del Documento Nacional de Identidad, y en su caso, la calidad de representante y de la Persona a quien represente.
Diario
V.B. Jefe
no
Si
INICIO
Recepciona Dctos, toma
conocimiento y provee
a Procurador Municipal.
FIN
Revisa Dctos. y
evalúa tipo de acción
Judicial.
Proyecta y firma
demanda para el inicio
de acciones legales
Reciben
denuncias y/o
demandas y
proceden a
investigación
conform
.Reciben copia del
cargo y hacen el
seguimiento respectivo
Presentan
documentos para el
inicio de las acciones
legales.
Solicita
i nformac.
Complement
Toma conocimiento
firma y procede a
demandar ante
Autoridades.
FLUJOGRAMA Nº. 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROCURADURÍA MUNICIPAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Atención de requerimientos de opinión o informes dirigidos a la procuraduría pública municipal
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
ORGÁNICAS
MESA DE PARTES
PROCURADOR
PUBLICO
Días
Horas
1 2
3
Remiten a Procuraduría
Pública Municipal solicitudes
de información u opinión
especializada.
Evalúa, elabora el documento
de respuesta y lo remite al
área correspondiente.
Asigna número, registra y
deriva al área solicitante
02
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Dar respuesta adecuada a las solicitudes de opinión e
informes solicitados por cualquier unidad orgánica de la
Municipalidad.
"Reglamento de Organización y Funciones (ROF)" Requerimiento de opinión o informes,
materializado a través de Memorandos,
informes, proveídos, etc.
Diario
V.B. Jefe
no
Si
INICIO
FIN
Evalúa, elabora el documento de
respuesta y lo
remite al área correspondiente
Recibe opinión y toman
acciones al respecto.
Remiten a
Procuraduría
Publica solicitudes
de información u
opinión
especializada
Recepciona Dctos, toma
conocimiento y provee
a Procurador Municipal.
Revisa Dctos. y
evalúa tipo de acción
Judicial.
conform Solicita
i nformac.
Complement
04 ÓRGANO DE DIRECCIÓN
4.1 GERENCIA MUNICIPAL
ASPECTOS GENERALES
Objeto.-
El presente Manual de Procedimientos (MAPRO) contiene en forma ordenada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos
generados por esta gerencia, para el cumplimiento de sus funciones, el mismo que guarda coherencia con la normatividad que regula el
funcionamiento de la MDST. y Directiva N 002-77-INAP/DNR — Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las
entidades de la administración pública, aprobada por Resolución Jefatural Nº 059-77- INAP/DNR.
Finalidad.-
Lograr que todas las Unidades Orgánicas que conforman la MDST. Identifiquen en forma clara, ordenada, secuencial y detallada todos los
procedimientos administrativos que se dan en nuestra Institución, los mismos que deben de estar dentro del marco legal de la simplificación
administrativa con el único afán de prestar un servicio efectivo con calidad y calidez al poblador de Santa Teresa.
Alcance.-
Los procedimientos administrativos realizados por la Gerencia Municipal son de estricta aplicación en las Unidades Orgánicas que se vean
involucradas en dicho proceso.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
UNIDAD ORGÁNICA : GERENCIA MUNICIPAL.
RESPONSABLE : ECON. MG. JORGE ARDILES ESPINOZA.
Nº Ord. Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE
RESOLUCIONES DE GERENCIA
MUNICIPAL.
Emitir Resolucion de Gerencia Municipal
02 días
Ley Orgánica de Municipalidades 27972
Ordenanza que aprueba el ROF
Gerencia Municipal
02
ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN REMITIDOS POR
UNIDADES ORGÁNICAS A LA
GERENCIA MUNICIPAL.
Que las Unidades Orgánicas cuenten con
información oportuna para la toma de decisiones.
2.5 días
Gerencia Municipal
03
ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE
DIRECTIVAS Y REGLAMENTOS.
Que las Unidades orgánicas de la Municipalidad
conozcan y operativicen ultimas normativas emitidas
por el gobierno peruano
10 días
Gerencia Municipal
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : GERENCIA MUNICIPAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE RESOLUCIONES DE GERENCIA MUNICIPAL.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES ORGÁNICAS
SECRETARIA DE GERENCIA
GERENTE MUNICIPAL
ASESORÍA
Días
Hor
as
1
2
3 4 5
1.-Remiten a la Gerencia
Municipal las solicitudes de
Información u opinión
especializada.
2.-Recepciona, registra los
documentos y deriva al
Gerente Municipal
3.-Evalúa y deriva a la Asesora
de Gerencia Municipal.
4.-Elabora proyecto de
resolución y deriva al Gerente
Municipal.
5.-Evalúa si es conforme el
proyecto de resolución, de ser
así, lo deriva a la secretaria para
envío al área solicitante.
6.-Asigna número, registra y
deriva al área solicitante
02
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Emitir Resolucion de Gerencia Municipal Ley Orgánica de Municipalidades 27972
Ordenanza que aprueba el ROF
Requerimiento de opinión o informes,
materializados través de Memorándums, informes, proveídos etc.
V.B. Jefe
No Si
INICIO
Remiten a Gerencia
Municipal las
solicitudes para
emisión de Resolucion
Recepciona, registra los
documentos y deriva al
Gerente Municipal.
FIN
Evalúa y deriva a
Asesoría Legal
Asigna número, registra
y deriva al área
solicitante.
Elabora proyecto de
resolucion y deriva al
Gerente Municipal.
Evalúa si es conforme el
proyecto de resolucion,
Conforme .Unidad Orgánica
recepciona y operativiza
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : GERENCIA MUNICIPAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Atención de solicitudes de información remitidos por unidades orgánicas a la Gerencia Municipal.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES ORGÁNICAS
SECRETARIA DE GERENCIA
GERENTE MUNICIPAL Días
Horas
1 2
3 4
1.-Remiten a la Gerencia
Municipal las solicitudes de
Información u opinión
especializada.
2.-Recepciona, registra los
documentos y deriva al
Gerente Municipal.
3.-Gerencia Municipal evalúa la
información remitida y perjenia
respuesta y provee a secretaria
de gerencia, para elaborar
respuesta.
4.-deriva a la secretaria para
envío al área solicitante.
Asigna número, registra y deriva
al área solicitante
1
1
1/2
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS frecuencia
Que las Unidades Orgánicas cuenten con información oportuna para la toma de decisiones.
Ley Orgánica de Municipalidades 27972 Requerimiento de opinión o informes, materializado a través de memorándums, informes, proveídos, etc.
V.B. Jefe
INICIO
Remiten a Gerencia Municipal
solicitudes de
información u opinión
especializada
Recepciona, registra los
documentos y/o prepara
información solicitada y
deriva al Gerente
Municipal.
FIN
Asigna número, registra
y deriva al área
solicitante.
Conforme
.Recepciona, operativiza
y archiva copia.
Evalúa si es conforme
la información
solicitada, y prepara
respuesta
Si
no
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : GERENCIA MUNICIPAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboración y emisión de Directivas y Reglamentos.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. SECRETARIA DE
GERENCIA
GERENCIA MUNICIPAL
ASESORÍA LEGAL
Días
Horas
1 2
3
1.-Elabora proyecto de
Directiva y/o Reglamento.
2.- Recepciona, revisa, opina y
Deriva al Gerente Municipal.
3.-Visto la conformidad de la
directiva operativiza con Unid.
Orgánicas de la Municipalidad.
10
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS frecuencia
Que las Unidades orgánicas de la Municipalidad
conozcan y operativicen ultimas normativas emitidas
por el gobierno peruano.
Ley N° 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.
Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
Requerimiento de opinión o informes,
materializado a través de informes.
V.B. Jefe
INICIO
Recepciona, revisa,
opina y deriva a Gerente
Municipal
FIN
Asigna número, registra
y comunica a Gerente
Municipal.
Recepciona y
operativiza Directiva
y/o Reglamento.
Elabora proyecto de
Directiva y/o
Reglamento y tramita
a Asesoría Legal.
05 ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
5.1 OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
ASPECTOS GENERALES
Objeto
El Manual de Procedimientos de la Oficina de Asesoría Jurídica de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa, es un documento de
Gestión Institucional que establece de forma clara y sistemática el conjunto de procedimientos y acciones requeridos en la ejecución
de los procesos organizacionales de la entidad, en cumplimiento de sus funciones y concordancia con las Normas Legales y/o
Administrativas vigentes que regulan su funcionamiento.
Finalidad
Establecer, conducir y uniformizar el proceso de formulación del Manual de Procedimientos Administrativo para la orientación de los
funcionarios y servidores que laboran en la Oficina de Asesoría Jurídica de Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
Alcance
Las regulaciones contenidas en el presente Manual son de estricta observancia por los funcionarios y servidores de la Oficina de
Asesoría Jurídica involucrada en los procedimientos Priorizados.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA.
RESPONSABLE: ABOG. :
Nº
Ord.
Denominación del Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01 Opinión legal a informes y/o Dctos.
Derivados a Gerencia.
Brindar Asesoría Legal a la alta Dirección
y a los Órganos de la Municipalidad
Distrital de Santa Teresa, en temas de
competencia Municipal sobre la
Aplicación de la normativa legal vigente.
4 días Ley N° 27972, Ley Orgánica de
Municipalidades.
Ley N° 27444, Ley de
Procedimiento Administrativo
General y sus modificatorias.
Jefatura de Ofic. De Asesoría
Jurídica
02
Elaboración de convenios..
Describir los procedimientos que sustentan la
suscripción de los convenios entre la
Municipalidad Distrital de Santa Teresa y
demás entidades e instituciones públicas y/o
privadas.
8 días
Jefatura de Ofic. De Asesoría
Jurídica
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Opinión legal a informes y/o Dctos. Derivados a Gerencia.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
ORGÁNICAS
GERENCIA MUNICIPAL
ASESORÍA LEGAL
Días
Horas
1 2
3 4
1.- U.O. solicitan opinion legal.
2.- Gerencia Municipal
toma conocimiento y deriva a Asesoria Legal.
3.- Asesor Legal estudia
el caso y emite opinion
legal y deriva a las
Unidades Organicas que
hayab solicitadio opìnion
4.- Unidade Organicas reciben opinion y
prosiguen tramite.
1
2
1
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.
Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444.
Reglamento de Organización y Funciones.
Manual de organizaciones y Funciones.
Documento del solicitante.
INICIO
Gerencias, Jefaturas, Unidades y
Divisiones solicitan
se emita opinión legal, adjunta
antecedentes
Recepciona los documentos
proveniente de las unidades
orgánicas involucradas
FIN
Evalúa los Dctos. y
provee para ser derivado a Asesoría
legal
Elabora informe
con opinión legal
y deriva a
Gerencia
U.O. reciben Opinión y prosiguen
tramite
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboración de convenios.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
ORGÁNICAS
ASESORÍA LEGAL
GERENTE MUNICIPAL
SESIÓN DE CONCEJO
Días
Horas
1
2
3
4
5
1.- U.O. solicitan revision y/o elaboracion de convenio.
2.- Asesoria Legal toma conocmiento
y elabora proyecto de convenio y deriva a Gerencia Municipal.
3.- Gerente Municipal Evalua
convenio y deriva a U.O. solicitante.
4.- U.O. recepcionan convenio y remiten a Sesion de Concejo
Municipal
5.- Sesion de Concejo aprueba
Convenioo y emite aprobacion con Resolucion de Alcaldia.
1
2
1
1
3
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Describir los procedimientos que sustentan la suscripción de
los convenios entre la Municipalidad Distrital de Santa Teresa y
demás entidades e instituciones públicas y/o privadas.
-Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.
-Ley del Procedimiento Administrativo General
Nº 27444.
-Reglamento de Organización y Funciones.
Manual de organizaciones y Funciones.
Solicitud de Unidades orgánicas para elaboración de
elaboración de convenios, ordenanzas, reglamentos,
directivas entre otros documentos de gestión.
INICIO
Solicitan revisión y/o elaboración de
Convenio u Otro y
acompaña
antecedentes
Toma conocimiento Y evalúa y con proveído
deriva a solicitante
Toma conocimiento,
y elabora Proyecto de Convenio u Otro
Dcto. pone VºBº y
remite a Gerencia
Si
FIN
Recepciona, revisa y
da conformidad
Toma
conocimiento, y aprueba con
Resolucion
Conforme No
5.2 OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
5.2.1 UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
Objeto.-
Es el órgano de Asesoría de la Municipalidad, responsable de conducir, asesorar, ejecutar y evaluar los procesos de Planeamiento
económico, programación, presupuesto, promover los procesos participativos concertados, generar información estadística para la toma
de decisiones.
Finalidad.-
La finalidad que tiene esta Unidad poder ejecutar los procedimientos Administrativos lo más rápido posible a fin de ser eficaces y
eficientes, por lo que en el presente Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), sistemática un conjunto de acciones que se
siguen en la ejecución de los procesos generados en dicha Unidad para el cumplimiento de sus funciones en concordancia con las
normas legales y/o administrativas vigentes que regulan su funcionamiento.
Alcance.-
El alcance que tiene los procedimientos que esta Oficina genera son de carácter institucional, y de estricta observancia por los servidores
de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, involucrados en los procedimientos priorizados.
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
U.O. Unidades Orgánicas.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS. UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA.
RESPONSABLE: ECON. : EDISON AYALA VERA
Nº
Ord.
Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01 FORMULACIÓN DEL MAPRO
La Municipalidad cuente con un
documento De gestión, para identificar los
procedimientos a seguir por lo
administrados y/o trabajadores de la
Institución.
41 Días
-D.S. Nº 003-97-PCM Directiva Nº 005-2012-MDST,
Aprobando ROF-MOF
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
- Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM Aprueban
Lineamientos para la elaboración y aprobación
del Cuadro de Asignación de Personal (CAP) por
parte de las entidades de la Administración
Pública.
- Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR que
aprueba la Directiva Nº 002- 77-INAP/DNR
“Normas Para La Formulación De Los Manuales
De Procedimientos”.
Jefe de la Unidad de
Planificación Estratégica y
Operativa.
02
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DEL ROF
Obtener una adecuada y moderna
estructura orgánica y definición de las
funciones actualizadas de los órganos que
la integran, identificando las
responsabilidades específicas que les
corresponde a cada uno de ellos
39 días
-Ley 27658, Ley Marco de Modernización del
Estado Reglamento de Organización y Funciones
- ROF de la MDST.
-Decreto Supremo Nº 046-2006-PCM,
Lineamientos para la elaboración y aprobación
del Reglamento de Organización y Funciones por
parte de las Entidades de la Administración
Pública
Jefe de la Unidad de
Planificación Estratégica y
Operativa.
03
FORMULACIÓN' DEL TEXTO ÚNICO
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS (TUPA)
Que la Institución cuente con un
documento de gestión, donde se
establezca claramente cada uno de los
45 días
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
-Ley de Procedimientos Administrativos Nº 27444
-DS. Nº 064-2010-PCM aprueba la metodología de
Jefe de la Unidad de
procedimientos administrativos para una
mejor administración en la recaudación y
prestación de servicios en el menor
tiempo posible
determinación de costos de los procedimientos
en exclusividad comprendidos en los TUPAs de las
entidades públicas.
Planificación Estratégica y
Operativa.
04
FORMULACIÓN DEL PLAN
OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)
Contar con un documento que
detalla la programación de
actividades y/o proyectos que
cumplirán las diferentes
Unidades Orgánicas durante un
año fiscal
58 días
-Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
- Directiva N° 002-94 - INAP/DNR "Normas
para la Formulación, evaluación y actualización
de los Planes Operativos Institucionales.
-ROF vigente,
Jefe de la Unidad de
Planificación Estratégica y
Operativa.
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Formulación del manual de procedimientos administrativos (MAPRO).
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM.
Y PPTO
GERENCIA MUNICIPAL
ALCALDÍA
Días
Hor
as
1
2
3
4
5
6
-Envia Directiva de formulacion del MAPRO para su aprobac. Con Resoluc. De Gerencia y pone en conoc. De todas las U.O. -U.O. Elaboran MAPRO de sus Oficinas. -UPEOelabora el MAPRO
-OPP revisa el Proy. MAPRO y
remite a Gerencia Munic.
-Gerencia Revisa y remite a
Alcaldia.
-Toma conoc. Y Alcalde firma
Resolucion de Alcaldia
5
15
15
2
2
2
41 Dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Lograr que las U.O. identifiquen de forma clara los procedimientos que realizan en el cumplimiento de sus
funciones.
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades -ROF, MOF, TUPA vigente
1.- MAPRO de cada una de las U.O de la MDST 2.- Estructura Organizacional aprobada
3.- Manual de Organización y funciones (MOF)
V.B. Jefe
INICIO
U.O. Elaboran cada
uno sus procedimientos e
informan
Proyecta Directiva de elaboración del
MAPRO
Toma Conocimiento
y deriva con proveído
Toma conocimiento y emite resolucion
Consolida Informac. Y elabora Dcto. Final
del MAPRO
FIN
Revisa da VºBº y
deriva a Gerencia
Revisa y deriva a
Alcaldía.
Toma conoc. y
aprueba con
Resol. Alcaldía.
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Formulación del reglamento de organización y funciones (ROF)
ETAP
A
S
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM.
Y PPTO
GERENCIA
MUNICIPAL
ASESORÍA LEGAL
ALCALDÍA
Día
Horas
1 2 3
4 5 6
7
-Solicita programacion de funciones a las Unidades Organicas. -Remite informacion y/o coordina con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. -Previa coordinacion elabora
proyecto de ROF.
-OPP revisa el Proy. ROF y
remite a Gerencia Munic.
-Jefatura de la Oficina de Plasneamiento y Presuspuesto
revisa proyecto de ROF y da su
VºBº
-Secretaria Genral toma
conocimiento y envia a Alcaldia, adjuntando proyecto
de ordenanza y es sometido a
Sesion de Concejo para su
aprobacion.
-Toma conocim. y Alcalde firmas Resolucion.
2
2
30
2
2
1
39 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Disponer de un documento que formalice la estructura y funciones institucionales que compete a cada una de las unidades orgánicas que conforman
la Municipalidad.
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades -D.S. Nº 043-2006-PCM “Lineamientos para la elaboración y
aprobación del ROF por parte de las entidades de la Administración Publicas. -Resolucion Nº 182-79-INAP “Normas Generales del Sistema de Racionalización”
1.- Estructura Orgánica aprobada.
V.B. Jefe
Toma conoc. y
emite opinión legal.
INICIO INICIO
U.O. Elaboran
cada uno su ROF
Presenta requisitos
para formular o
modificar el ROF.
Toma Conocimiento y
conforma la comisión
de reestructuración.
Toma conocimiento y
emite resolucion
Consolida Informac.
y elabora Dcto. Final
del ROF
FIN
Revisa da VºBº y
deriva a Gerencia
Revisa y da VºBº y
deriva a Asesoría.
Toma conoc. y aprueba con
ordenanza.
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Formulación del texto único de procedimientos administrativos (TUPA).
ETAP
A
S
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM.
Y PPTO
GERENCIA
MUNICIPAL
ASESORÍA LEGAL
ALCALDÍA
Días
Horas
1 2 3
4 5 6
7
-Envia Directiva de formulacion del ROF para su aprobac. Con Resoluc. De Gerencia y pone en conoc. De todas las U.O. -U.O. Elaboran TUPA de sus Oficinas. -UPEO elabora el TUPA.
-OPP revisa el Proy. TUPA y
remite a Gerencia Munic.
-Gerencia Revisa y remite a
Asesoria Legal.
-Ases. Legal toma conoc. y emite opinion legal y deriva a
Alcaldia.
Alcalde toma conocim. y
aprueba con Ordenanza
Municipal.
2
10
20
5
1
5
2
45 Dias.
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Que la institución cuente con documento de
gestión, donde se establezca claramente cada uno de los procedimientos administrativos para una mejor administración en la recaudación y prestación de servicios en el
menor tiempo posible.
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades
-Ley de procedimientos administrativos general Nº 27444 -Decreto supremo Nº 054-2010-PCM aprueba la metodología de determinación de costos de los procedimientos en exclusividad comprendidos en los TUPAS de las entidades públicas.
1.- Manual de procedimientos administrativos (MAPRO). Anual
V.B. Jefe
Toma conoc. y
emite Informe legal.
INICIO INICIO
U.O. en coord..
con UPEO
elaboran su TUPA
Presenta Directiva
para actualizar el
TUPA.
Toma Conocimiento y
conforma la comisión
de reestructuración.
Toma conocimiento y
emite resolucion
Consolida Informac.
y elabora Dcto. Final
del TUPA
FIN
Revisa da VºBº y
deriva a Gerencia
Revisa y da VºBº y
deriva a Asesoría.
Toma conoc. y
aprueba con
ordenanza.
FLUJOGRAMA Nro. 04
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Formulación del plan operativo institucional (POI).
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM.
Y PPTO
GERENCIA MUNICIPAL
ALCALDÍA
Días
Horas
1 2
3 4
5
6
-Envia Directiva de formulacion del POI para su aprobac. Con Resoluc. De Gerencia y pone en conoc. De todas las U.O. -U.O. Elaboran POI de sus Oficinas. -UPEOelabora el POI.
-OPP revisa el Proy. POI y remite a
Gerencia Munic.
-Gerencia Revisa POI y remite a Alcaldia.
-Toma conoc. Y Alcalde firma Resolucion de Alcaldia
3
20
30
2
2
1
58 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
-Contar con un documento que detalla la programación de actividades y/o proyectos que
cumplirán las diferentes unidades orgánicas durante el ejercicio anual.
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades. -Directiva Nº 002-94-INAP/DNR normas para la formulación,
evaluación y actualización de Planes Operativos Institucionales. ROF vigente
1.-Detalle de la programación de actividades de los diferentes órganos de la institución.
V.B. Jefe
INICIO
U.O. Elaboran cada
uno sus POI
Proyecta Directiva de elaboración del
POI
Toma Conocimiento y deriva con
proveído
Toma conocimiento y emite resolucion
Consolida Informac. Y elabora Dcto. Final
del POI
FIN
Revisa da VºBº y
deriva a Gerencia
Revisa da VºBº y
deriva a Alcaldía.
Toma conoc. y aprueba con
Resol. Alcaldía.
5.2.2 UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO
Objeto.-
La U.P.R.C.G tiene por objeto, formular, programar, coordinar y dirigir los Proceso Presupuestales, en base a las disposiciones y las normas
procedentes del MEF. Supervisar y controlar las etapas de formulación, aprobación, ejecución y evaluación presupuestal del pliego,
considerando las respectivas directivas que emite el MEF.
Finalidad.-
La finalidad que tiene esta Unidad poder ejecutar los Procedimientos Administrativos de carácter presupuestal lo más rápido posible a fin
de ser eficaces y eficientes, por lo que en el presente Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), que sistematiza un conjunto de
acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados en dicha Unidad para el cumplimiento de sus funciones en
concordancia con las normas legales y/o administrativas vigentes que regulan su funcionamiento.
Alcance.-
El alcance que tiene los procedimientos que esta Unidad genera son de carácter institucional, y de estricto cumplimiento para todas la
unidades orgánicas de la MDST.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS. UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA.
RESPONSABLE : ING. JITSEL AREMIA ARGOTE VALERO.
Nº
Ord.
Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01
Elaboración y aprobación del
Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA).
Presentar la información presupuestal
correspondiente a las Instituciones
Públicas pertinentes cumpliendo los
plazos establecidos en los dispositivos
legales vigentes
21 Días
Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972.
Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración
Financiera del Sector Público.
Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto.
Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de
Inversión Pública.
Directiva 006- 2007- EF/76.01 Directiva para la
programación y formulación del presupuesto
del sector Público.
Especialista en
presupuesto
02
Evaluación Presupuestaria
Semestral y Anual.
-Elaborar la evaluación presupuestaria
semestral y remitirla a la Municipalidad
provincial para su consolidación
10 Días
Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972.
Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración
Financiera del Sector Público.
Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto.
Ley de Bases de la Descentralización y sus
Modificaciones.
Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de
Inversión Pública.
Especialista en
presupuesto
03
Proceso de Certificación
Presupuestal.
Otorgamiento de crédito presupuestario
para la adquisición de bienes,
contratación de servicios y planillas.
4 días con 3
horas
Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto.
Ley Nº 27444 Procedimiento administrativo
general
Especialista en
presupuesto
04
Proceso de modificación
presupuestal.
Otorgamiento de crédito presupuestario
para la adquisición de bienes,
contratación de servicios y planillas
1 Día
Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto Ley N° 28411.
Directiva de Ejecución Presupuestaria Directiva
NS 005-2010-EF/76.01 modificado por RD Nº 022-
2011-EF/50.01
Especialista en
presupuesto
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboración y aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE PRESUPUESTO Y
CALIDAD DEL GASTO
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM.
Y PPTO
CONCEJO
MUNICIPAL
ALCALDÍA
Días
Hora
s
1
2
3
4
5
6
-Solicita información a todas las
unidades orgánicas de la
Municipalidad.
-Las unidades orgánicas remiten
sus cuadros de necesidades.
-La unidad de presupuesto revisa
cuadro de necesidades y determina si es conforme o no.
-En caso de observaciones hace
todas las indicaciones
convenientes y devuelve el
documento para su corrección.
-Las unidades orgánicas realizan la
corrección y remiten su cuadro de
necesidades corregido. -La unidad de presupuesto
consolida su presupuesto de
apertura en los formatos correspondientes.
-La oficina de planeamiento y
ppto. remite PIA a Alcaldía para
su aprobación.
-La Unidad de presupuesto remite
Dcto. a la Munic. Provincial de Quillabamba.
3
3
3
2
8
1
1
21 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
-Presentar la información presupuestal correspondiente a
las instituciones públicas pertinentes cumpliendo los plazos establecidos en los dispositivos legales vigentes.
-Directivas anual para la programación, formulación y aprobación
de los presupuestos institucionales de los gobiernos locales.
1. Aprobación por el concejo municipal.
2. Promulgación mediante Resolucion de Alcaldía. 3. Presentación a la Municipalidad
V.B. Jefe
Si
no
INICIO
U.O. Remiten
cuadro de necesidades
Solicita Información
Consolida el Ppto. Y
elabora Dcto.
FIN
Revisa y Firma el
Dcto. y deriva a Alcaldía
Toma conoc. y aprueba Dcto. con
Resol. Alcaldía.
Revisa Cuadro de necesidades de
Activ. y Proyectos
conform Realizan corrección
y remiten cuadro de necesidades
Recibe PIA y
remite a órganos Superiores
Recibe Dcto.y
deriva el PIA
Aprueba Con Acuerdo
de Concejo y Deriva a
Alcaldía
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Evaluación Presupuestaria Semestral y Anual.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE PRESUPUESTO Y
CALIDAD DEL GASTO
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM. Y
PPTO
ALCALDÍA
Días
Horas
1 2 3 4
-Solicta informacion a todas
la U.O. de la Municipalidad.
-La Unidad de Presupuesto
revisa los procedimientos establecidos en la directiva
de Evaluacion.
La unidad de presupuesto consolida su presupuesto de
apertura en los formatos correspondientes.
-La oficina de planeamiento
y ppto. remite PIA a Alcaldía para su
aprobación.
-La Ofic. De Planeamiento
y Ppto. remite Dcto. a la
Munic. Provincial de Quillabamba
1
3
3
2
1
10 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
-Elaborar la evaluación presupuestaria semestral y
remitirla a la Municipalidad provincial para su consolidación
-Ley. Nº 28411 Ley General del Sistema
Nacional de Presupuesto. -Directiva de Evaluación Presupuestaria.
1.-Revisión y firma de los funcionarios
autorizados. 2.-Presentación a la Municipalidad Provincial
Semestral: 01
Anual: 01 V.B. Jefe
INICIO
U. O. Remiten
Informac. solicitada
Solicita Información
Avance físico de Activ. y Proyectos
FIN
Revisa, Firma el
Dcto. y deriva a Alcaldía
Revisa información
solicitada
Recibe y archiva
PIA
Recibe y deriva el
Dcto. a Municip. Provincial
Toma conoc. y
firma el
Documento.
. Consolida, elabora
Dcto. Registra
SIAF
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Proceso de Certificación Presupuestal.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES ORGÁNICAS
UNIDAD DE LOGÍSTICA
UNIDAD DE PPTO. POR RESULTADOS
Y CALIDAD DEL GASTO
DESCRIPCIÓN
Días
Horas
1
2
3
4
-Las U.O. realizan sus
requerimientos de bienes y
servicios. -La unidad de logística realiza el
estudio de mercado.
-La Unidad de Logística elabora los cuadros comparativos.
-La Unidad de Ppto. Verifica la disponibilidad presupuestal.
-La Unidad de presupuesto otorga la certificación presupuestal.
-Se devuelve las expedientes
certificados a la Unidad de
Logística.
1
3
1
1
1
1
04 dias con 3 horas
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Otorgamiento de crédito presupuestario a la adquisición de bienes, contratación de servicios y planillas.
-Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley. Nº 28410. -Directiva de Ejecución
Presupuestaria Nº005-2010-EF/76.01 modificado por RD. 022-2011-EF/50.01
1.-Requerimientos con los visados por los funcionarios correspondientes. 2.-Contar con disponibilidad presupuestal
V.B. Jefe
INICIO
Determina el tipo de proceso y realiza el
estudio de mercado
Realizan requerim.
de bs. y Ss.
FIN
Recibe los exped. de
contratación
Verifica la
disponibilidad
presupuestal
Otorga la
certificación
presupuestal
Cuenta con
disponibilida
. Pptal
Recibe los Dctos.
Con certificación.
no
Si
Se devuelve el
expediente o
cuadro
comparativo
con la
observación
correspondiente
FLUJOGRAMA Nro. 04
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO POR RESULTADOS Y CALIDAD DEL GASTO.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Proceso de modificación presupuestal.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
DIFERENTES UNID.
ORGÁNICAS
OFIC. DE PLANEAM. Y
PPTO
UNIDAD DE
PRESUPUESTO Y
CALIDAD DEL GASTO
ALCALDÍA
Días
Horas
1 2 3 4
-Las unidades orgánicas presentan su informe de modificación
Presupuestal.
- La Unidad de presupuesto recibe
el Informe de solicitud de
modificación.
- L a Unidad de Presupuesto
verifica si Cuenta con
disponibilidad.
- La Unidad de Presupuesto verifica si cuenta con disponibilidad
Presupuestal
- la unidad de presupuesto realiza la
Modificación presupuestal.
-La Unidad de presupuesto prioriza
la PCA por específica de gasto.
1
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Otorgamiento de crédito presupuestario para la adquisición
de bienes, contratación de servicios y planillas
-Ley general del Sistema Nacional de
Presupuesto Ley. Nº 28411. -Directiva de ejecución presupuestaria Nº 005-2010-EF/76.01 modificado por RD. Nº022-2011-EF/50.00
1.-Informe visado por lo funcionarios
correspondientes. 2.-Contar con disponibilidad presupuestal
Diario
V.B. Jefe
no
INICIO
Recepciona y
aprueba la modific.
Presupuestal
Presentan informe de
modificación Pptal.
FIN
Recibe y revisa el
informe de acuerdo a la
asignación Presupuestal
Recibe Resolucion
y archiva.
Recibe y deriva el
Dcto. a Unidad de
Presupuesto
Cuenta con
disponibilida
. Pptal
Expide la Resolucion
aprobando las
modificac. Pptales
emitidas durante el mes
fenecido.
Se devuelve el
informe con la
observación
correspondient
e
Si
5.2.3 UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Objeto.-
El Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Tecnologías de Información, es documento técnico normativo de Gestión
institucional, que tiene los siguientes objetivos:
Establecer formalmente los procedimientos requeridos para la ejecución de los procesos organizacionales que correspondan,
detallando sus actividades y flujos.
Contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales y estratégicos de la Municipalidad.
Mejorar los procedimientos existentes en beneficio de los usuarios internos y externos de Municipalidad.
Finalidad.-
Lograr que las unidades Orgánicas identifiquen los procedimientos que se tiene en la Unidad de Tecnologías de Información, para que
cuando soliciten servicios estos puedan tenerlo en cuenta
Alcance.-
El alcance que tiene los procedimientos que esta Unidad genera son de carácter institucional.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
Unidad Orgánica: Unidad de Tecnologías de Información.
Responsable: Ing. Rolando Ccorahua Tica.
Nº
Ord.
Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01 Mantenimiento correctivo del
software
Tener operativo el equipo de cómputo lo
más antes posible, para que el trabajador
continúe su trabajo.
6.2 horas
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
-ROF, MOF, TUPA vigentes
Jefe de la Unidad de
Tecnologías de
Información
02
Instalación y configuración de
sistema informático.
Que los usuarios tengan instalado el
sistema que ha solicitado, previa solicitud
de instalación.
1.15 horas
03
Actualización y mantenimiento
de la página web.
Publicación información cotidiana de los
eventos y/o actividades que se realiza en
la Municipalidad.
0.75 horas
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Mantenimiento correctivo del Software.
Etapas
DEPENDENCIAS
Proveedor
Soporte Técnico
DESCRIPCIÓN
Tiempo
Demora
OBSERVACIONES
SOLICITANTE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Días
Horas
1
2
3
4
5
Un usuario que tiene problemas su equipo de cómputo a nivel de hardware. Asistente recepciona equipo. Se asigna a técnico para la reparación del equipo El Problema no es de software y Se diagnostica posible falla hardware. El problema de software fue corregido y se tiene el equipo
0.05 0.10 6.00 0.05
6.2 HORAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Tener operativo el equipo de cómputo lo más ante posible, para que el trabajador continúe su trabajo. -Ley 27972 Ley Orgánica de
Municipalidades.
-ROF, MOF, TUPA vigentes
Que el equipo de cómputo tenga problema en software, sistema operativo o software de oficina. El equipo sea de la institución.
Diario
VB DEL JEFE
NO
SI
INICIO
Usuario reporta
equipo con fallas
de software
Asistente
recepciona
equipo
Jefe Asigna
Técnico
Revisión y
corrección
con éxito
Asistente registra
Salida de equipo
Fin
Diagnostica
falla de
hardware
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Instalación y configuración de sistema informático.
Etapas
DEPENDENCIAS
Proveedor
Soporte
Técnico
DESCRIPCIÓN
Tiempo
Demora
OBSERVACIONES
SOLICITANTE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Días
Horas
1
2
3
4
Usuario no tiene instalado sistema informativo Asistente recepciona solicitud de instalación Se asigna a técnico para la instalación del sistema Presencia de posibles fallas de software. Sistema informativo funcionando correctamente
0.05 0.05 1.00 0.05
1.15 HORAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Que los usuario tengan instalado el sistema que ha solicitado, previa solicitud de instalación -Ley 27972 Ley
Orgánica de
Municipalidades.
-ROF, MOF, TUPA
vigentes
Autorización de la unidad de Tecnologías de información Diario VB DEL JEFE
NO
SI
Inicio
Usuario solicita
instalación de
sistema
informático
Asistente
recepciona
solicitud
Jefe Asigna
Técnico
Instalación
éxito
Fin
Diagnostica falla de
Software
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PRESUPUESTO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Actualización y mantenimiento de la página WEB.
Etapas
DEPENDENCIAS
Proveedor Soporte Técnico
DESCRIPCIÓN
Tiempo Demora
OBSERVACIONES
SOLICITANTE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Días
Horas
1
2
3
4
Usuario solicita una
publicación y actualizar
portal institucional
Responsable realiza
actualización y
mantenimiento del portal
institucional
Se presenta posible falla de
publicación
Usuario modifica
publicación para realizar
actualización correcta.
0.05 0.3 0.1 0.3
0.75 HORAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Publicación información cotidiana de los eventos y/o actividades que se realizar en la Municipalidad.
-Ley 27972 Ley Orgánica de
Municipalidades.
-ROF, MOF, TUPA vigentes
Portal Institucional Diario
VB DEL JEFE
Inicio
Usuario desea realizar
una publicación y
actualización en el
portal institucional
Ejecutar actualización y
mantenimiento de
página web.
Actualización y
mantenimiento
con éxito
Fin
Modifica publicación o
actualización a realizar
NO
SI
5.2.4 UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Objeto
Presentar en forma clara, concisa y funcional los principales procedimientos de la Unidad de Participación Ciudadana relacionada con las
funciones que le atribuye el ROF vigente.
Brindar información de las acciones que se siguen en la ejecución de los procedimientos relacionados con la promoción de la participación de
la sociedad civil y la recepción de solicitudes y/o quejas.
Finalidad
El presente manual pretende dar a conocer los principales procedimientos internos que se ejecutan en la Unidad de Participación Ciudadana
en la promoción de la participación organizada de la ciudadanía, los cuales han sido elaborados en cumplimiento estricto de la normativa que
exige contar con dicho instrumento de gestión.
Alcance
El ámbito de aplicación del presente MAPRO comprende a la Unidad de Participación Ciudadana.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
RESPONSABLE: BACH. JOEL VELARDE ROCA.
Nº Ord.
Denominación del
Procedimiento
Finalidad
Duración Meses,
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01 PRESUPUESTO PARTICIPATIVO
La Municipalidad implementa y ejecuta
el presupuesto participativo en sus 4
fases
5 meses
DS. Nº 003-97-PCM Directiva Nº
005-2012-MDST, Aprobando ROF-
MOF
Participación Ciudadana
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO/ UNIDAD DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Presupuesto Participativo.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. Unidad de Participación
Ciudadana
Secretaria
General
Consejo
Municipal
Relaciones
Públicas
Oficina de
Planeamiento
y Presupuesto
Unidad
Formuladora
Gerencia
Municipal
Día
s
Me
ses
1 2 3
4 5
6
7
Presenta
Directive de
elaboraaón del
PPP para la
programadón
de actividades.
-Aprueba
cronograma
de actividades
Inicia con la
capacitaciona
los agentes
particiapantes
y con la
eleccion del
corrité de
vigilancia
-Ingresa
Infbrmacional
Apl i cativo del
MEF
-Talleres de
Riorizadón de
Proyectos
-Elabora
Documento del
Resupuesto
Participativo e
informa a las
Instancias
Correspondient
es.
05 meses
El procedimiento demuestra el proceso con el que se desarrolla el Presupuesto Participativo en la MDST
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Desarrollar el Proceso del Presupuesto Participativo para el año siguiente el mismo que sirva de para elaborar el PIA del año siguiente.
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades -Instructivo N°001-2010-EF/76.01 Instructivo para el Ppto. Ptvo. -RESOLUCION DIRECTORAL Nº 007-2010-EF/76.01
-Inscripción de agentes participantes. -Difusión por lo medios de comunicación
V.B. Jefe
INICIO
Conformación del
Equipo Técnico Elaboración de la O.M.
Reunión del CCLD
Aprobación de la O.M.
Difusión y
Convocatoria
Convocatoria
Registro de Agentes Participantes
Capacitación Agentes
Participantes
Talleres de trabajo
Formalización de
Acuerdos
Articulación de
proyectos
Formulación
de Proyectos priorizados
Emite
Memorándum al equipo
técnico y
áreas involucradas
Incluir
Proyectos en el
PIA
Rendición
de Cuentas
Difusión y
Convocatoria
Llenado del Aplicativo
de la DNPP
Emite Memorándum
al equipo
técnico y
áreas
involucradas
5.3 OFICINA DE PROYECTOS
5.3.1 UNIDAD FORMULADORA DE PROYECTOS
1. PRESENTACIÓN
El presente documento, Manual de Procedimientos, busca establecer mediante recomendaciones procedimientos que faciliten a la institución
acortar plazos y evitar trámites burocráticos que se le puede generar a la población beneficiaria, logrando la identificación clara de los
procedimientos que se realiza en el cumplimiento de las funciones, en forma clara, ordenada, secuencial y detallada.
2. ASPECTOS GENERALES
Objeto
Realizar la formulación de los proyectos de diferentes sectores de la economía y demás procedimientos administrativos, en uso de las
Funciones de la Unidad Formuladora y en cumplimiento de lo establecido en la Directiva N° 001-2011-EF/68.001.
Finalidad
garantizar un eficiente trabajo en la formulación de proyectos de inversión pública en concordancia con los lineamientos de política
sectorial, a través de un verdadero diagnostico socioeconómico, optimizando el uso de los recursos públicos, reflejados en proyectos de
calidad; bajo la responsabilidad de realizar una gestión eficaz y transparente en el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos
institucionales.
Alcance
El ámbito de aplicación del presente MAPRO comprende a la Unidad Formuladora de Proyectos y Áreas afines como son la
Oficina de Programación de Inversiones y Unidad de Expedientes técnicos.
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
3. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD FORMULADORA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE: ECON.
Nº Ord. Denominación del
Procedimiento
Finalidad Duración Meses,
Días, Hrs.
Base Legal Responsable
01 APROBACIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO
Aprobación del plan de trabajo
para la formulación del PIP 5 a 15 días Ley Nº 27293 del SNIP Jefe de la Unidad Formuladora
02 FORMULACIÓN DE PERFILES Cumplir con los procedimientos
en la formulación de proyectos 20 a 60 días Ley Nº 27293 SNIP Jefe de la Unidad Formuladora
NO
SI
FLUJOGRAMA N° 01 – FLUJOGRAMA.
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD FORMULADORA.
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO : Proceso de aprobación de plan de trabajo.
ETA
PAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES
UNIDAD FORMULADORA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES
DÍAS HORA
1
2
3
4
5
6
- La UF elabora el plan de trabajo y
remite a la OPI para su
evaluación.
- Evalúa en Plan de trabajo.
- En informe técnico de evaluación
del plan de trabajo de envía a la
Unidad Formuladora ya sea
aprobado, observado o rechazado.
- De acuerdo a la evaluación del
plan de trabajo se aprueba el plan
de trabajo.
- Remite informes de aprobación
del Plan de Trabajo o Término de
Referencia.
5 a 15
El tiempo en la
formulación y
aprobación depende de
la tipología del plazo
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Elaboración de Plan de Trabajo o Término de Referencia.
La Aprobación del Plan de Trabajo o Término de Referencia es requisito
para la formulación del PIP.
Ley General de Inversión
Pública.
Directiva N° 001-2011-
EF/68.01
Informe de ingreso de Plan de Trabajo o Término de
Referencia.
Evaluación del Plan de Trabajo o TDR,
Aprobación del Plan de Trabajo o TDR.
Mensual.
V° B° del Responsable
Aprueba
INICIO
Elaboración del
Plan de Trabajo o TDR.
Plan de Trabajo o
TDR
Mejora Plan de
Trabajo o TDR
Recepciona
Informe de
aprobación
FIN
Evaluar plan de trabajo o TDR
aprueba
Plan de Trabajo o
TDR aprobado
NO
SI
SI
FLUJOGRAMA N° 02 – FLUJOGRAMA.
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD FORMULADORA.
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO : Proceso de formulación de perfil.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES
UNIDAD FORMULADORA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES
Días Horas
1
2
3
4
5
6
-
- La UF elabora el perfil, lo
registra en el banco de proyectos
y lo remite a la OPI para su
respectiva evaluación.
- OPI recepciona el perfil lo
verifica su registro y registra la
fecha de recepción.
- OPI evalúa el perfil, emite su
informe técnico de evaluación.
- UF verifica las observaciones y
procede con el levantamiento de
observaciones.
- OPI de conformidad con las
observaciones absueltas se
declara viable el PIP.
- Remite informe técnico de
aprobación del PIP:
20 a 60
días
El tiempo en la
formulación y
aprobación depende de la
tipología del PIP
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
- Elabora el Perfil. - Levanta observaciones del PIP.
- Aperturar la nueva fase del proyecto, que corresponde a la elaboración del Expediente
Técnico.
Ley General de Inversión Pública.
Resolución Directoral N° 003-
2011-EF/68.01 Directiva N° 001-2011-
EF/68.01
- Informe de ingreso del PIP para su evaluación. - Ficha de registro en el Banco de Proyectos.
- Perfil y Factibilidad si es necesario.
Mensual.
V° B° del Responsable
SI
NO
NO
INICIO
Mejora del Perfil
Recepciona Informe
Técnico de Viabilidad
FIN
Evalúa Perfil
Rechaza
Perfil Aprobado
Perfil del Proyecto
Observa
FIN
Requiere Estudios
Adicionales
Autoriza Estudio de
Factibilidad
FIN
Elaboración
del perfil
5.3.2 UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
OBJETIVO
La Unidad de Programación e Inversiones tiene como objetivo el de salvaguardar y optimizar el uso de recursos públicos mediante el
establecimiento de herramientas, procesos, metodologías y normas técnicas en las fases de preinversión, inversión y post inversión.
FINALIDAD.
Implementar el MAPRO para estandarizar los procesos operativos de la Unidad de Programación e Inversiones para así mejorar el proceso
administrativo en la unidad, como en sus colaterales.
ALCANCE
El ámbito de aplicación del presente MAPRO comprende a la Unidad de Programación e Inversiones
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES - UPI
RESPONSABLE: ECON. CÉSAR VALDEIGLESIAS MAMANI
N°
de
ord
PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01 EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE
TÉRMINOS DE REFERENCIA O
PLANES DE TRABAJO
Señalar los procedimientos para la apertura de
formulación de proyectos de preinversión en
planta o por terceros, a través de mecanismos que
sustenten su adecuación dentro del SNIP y políticas
locales
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972
Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444
Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión
Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802,
DL N° 1005 y DL N° 1091.
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión
Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF
Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan
Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de
inversión pública.
Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del
Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por
Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01
Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
Jefe de Unidad y/o Evaluador
designado para tal fin.
02 EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN PÚBLICA (PIP)
Certificar la calidad de los PIP dentro del Sistema
Nacional de Inversión Pública (SNIP)
Jefe de Unidad y/o Evaluador(es)
especializado designado por la
naturaleza del PIP.
03 REGISTRO Y EVALUACIÓN EN EL
MARCO DE MODIFICACIONES EN
LA ETAPA DE INVERSIÓN
Revisar y aprobar las modificaciones y
compatibilizaciones entre el perfil y el expediente
técnico (formato SNIP N° 15) y las modificaciones
en la etapa de inversión (Formato SNIP N° 16)
Jefe de Unidad y Evaluador(es)
designado por encargatura del
responsable de UPI
04 MODIFICACIONES EN LA ETAPA
DE INVERSIÓN, SI EXCEDEN
PARÁMETROS NORMATIVOS
Revisar y registrar en el banco de proyectos las
modificaciones en la etapa de inversión (formato
SNIP N° 16)
Jefe de Unidad y Evaluador(es)
designado por encargatura del
responsable de UPI
05 PROCESO DE REGISTRO DE
CIERRE DE PROYECTOS
Evaluar y registrar el informe de cierre en el banco
de proyectos (Formato SNIP 14)
Jefe de Unidad y Evaluador
designado por encargatura del
responsable de UPI
06 PROCESO DE VERIFICACIÓN DE
VIABILIDAD
Elaborar y registrar el informe de verificación de
viabilidad en la etapa de inversión
Jefe de Unidad y Evaluador
designado por encargatura del
responsable de UPI
07 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS DE INVERSIÓN
Realizar el seguimiento y evaluar proyectos de
inversión en la etapa de ejecución (formato SNIP N°
18 y formato SNIP N° 19)
Jefe de Unidad y Evaluador(es)
designado por encargatura del
responsable de UPI
FLUJOGRAMA N° 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Proceso de evaluación de términos de referencia (TDR) o planes de trabajo (PT)
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES
UNIDAD FORMULADORA
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN EN INVERSIONES
Días Horas
1 2 3 4
- La UF elabora el PT/TDR y lo remite a la UPI para su evaluación - La UPI recepciona el PT/TDR, se evalúa y se emite un Informe Técnico, este puede ser aprobando u observando el PT/TDR. - Luego de la subsanación de las observaciones el PT/TDR se aprueba y se envía el Informe técnico de aprobación a la UF. - Se emite dos copias y se emite una a la UF y otra pasa a archivo de la UPI
7-10
Los plazos de formulación de PT/TDR corren por parte de la UF que las elabora El plazo de aprobación (previa evaluación) de la UPI se estima en 7 y 10 días
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
- La aprobación de un PT/TDR está en función a la priorización por estamentos locales participativos de influencia local y es requisito previo a la formulación del PIP
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Ingreso del PT/TDR para su evaluación - No existencia de PT/TDR duplicados en el banco de proyectos.
SEMANAL
NO
SI
Se archiva en UPI
INICIO
Elaboración de
TDR/PT
Evalúa el
TDR/PT
APRUEBA Mejora el TDR/PT
La Unidad Formuladora procede a formular el
PIP
NO
FLUJOGRAMA N° 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PROCESO DE DECLARATORIA DE VIABILIDAD. N°
orde
n
DEPENDENCIAS
MEF (DGPI) DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES UNIDAD FORMULADORA UNID. DE PROG. E
INV.
GERENCIAS (UE) ALCALDÍA Días Horas
1 2 3 4 5
- La UF elabora el PIP,lo registra en el banco de proyectos y envía a la UPI para su evaluación. - La UPI recepciona el PIP lo evalúa, puede declararlo: observado, rechazado o aprobado. - Si se aprueba el proyecto la UPI declara viable el proyecto y registra el formato SNIP N° 9 en el banco de proyectos - La UPI remite los informes de aprobación y el PIP a la UF y a las unidades ejecutoras que corresponda. A su vez envía copia de informe de aprobación a alcaldía para su conocimiento. - La UPI envía el formato SNIP 9, el resumen ejecutivo y el PIP a la DGPI (en medio magnético y físico)
50
Los plazos de evaluación de informe técnico, de acuerdo a la Directiva N° 001-2011-EF/68.01; Art. 21, numeral 21.2, es de 30 días para PIP a nivel de ´perfil. Este plazo no involucra la etapa de formulación, levantamiento de observaciones ni el proceso de declaratoria de viabilidad.
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
- La declaratoria de viabilidad se enmarca dentro de los estándares esgrimidos por el SNIP, a través de metodologías y contenidos mínimos, sólo cuando están enmarcados en dichos estamentos se procede a la viabilidad de un PIP. - La declaratoria de viabilidad es condición necesaria para la elaboración del Expediente Técnico, y este para la ejecución del proyecto.
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Ingreso al banco de proyectos (formaros SNIP 03 y 04) - Evaluación del proyecto a través de informe técnico de observaciones - Los proyectos pueden tener hasta dos observaciones si se encuentran dentro del escenario de factibilidad.
Bimensual
SI
NO
SI
INICIO
Elabora el PIP
Se formula el PIP en base a la normatividad SNIP
Recepciona y evalúa el PIP
APRUEBA Mejora el PIP
PIP aprobado
Requiere estudios
adicionales (factibilidad)
Se declara viable
(formato SNIP 9)
Recepciona informe de aprobación y copia de perfil
aprobado
Recepciona copia de perfil
aprobado e informe de
aprobación
Recepciona informe de aprobación
para su conocimiento
Recepciona informe de viabilidad,
resumen ejecutivo y
PIP
NO
SI
FLUJOGRAMA N° 03
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE FORMATOS (FORMATOS SNIP 15 Y 16) EN MODIFICACIONES EN LA ETAPA DE INVERSIÓN ETAPAS DEPENDENCIAS DESCRIPCIÓN TIEMPO OBSERVACIONES
UNIDADES EJECUTORAS/ET UNIDAD DE PROGRAMACIÓN EN INVERSIONES Días Horas 1 2 3 4
- La UE a través del área de Expedientes Técnicos elabora el formato SNIP 15 y en caso de modificaciones no sustanciales los insumos para el llenado del formato SNIP 16 - La UPI recepciona los documentos pertinentes, los revisa y/o observa - Luego de la subsanación de las observaciones la UPI registra en el banco de proyectos los formatos y los envía a la Unidad Ejecutora encargada del siguiente proceso
5
Los plazos no están determinados normativamente, no obstante ello, el formato 15 lo elabora la unidad encargada de Expediente Técnicos o el que haga sus veces. Respecto al formato SNIP 16, se elabora en base a los cambios efectuados en ET y se compatibilizan en UPI (la elaboración del formato SNIP 16), siempre y cuando las modificaciones sean no substanciales y/o no superen parámetros permitidos en el monto de inversión.
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA - El proceso de compatibilidad entre perfil y Expediente Técnico asienta la necesidad de concatenar cualquier estudio o proceso de ejecución al perfil de preinversión por el que fue otorgado la viabilidad.
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Ingreso de los formatos SNIP 15 y 16 en el banco de proyectos Depende de la frecuencia con que se elaboren los Expedientes Técnicos.
Se archiva
INICIO
Elaboración de formato SNIP 15 y estudios base para elaborar formato
SNIP 16
Revisa y certifica los formatos remitidos
APRUEBA
Corregir el formato de compatibilidad
Consistencia entre PIP y Estudio definitivo
Ser registra en el BP
Se comunica a la UE sobre la aprobación
Recepciona el formato de aprobación y continúa el proceso para la ejecución
del proyecto
Fin
si
NO
NO
FLUJOGRAMA N° 04
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE FORMATO SNIP 16, EN PROCESO DE REGISTRO EN LA ETAPA DE INVERSIÓN
ETAPAS
DEPENDENCIAS
MEF /DGPI) DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES UNIDADES
EJECUTORAS/ET
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN EN
INVERSIONES
SUBGERENCIAS
DÍAS HORAS
La UE y la Unidad de Supervisión elaboran el formato SNIP 16, registros en la fase de inversión, solicitando se haga el registro en el banco de proyectos
20-30
Se recepciona informe solicitando sus modificaciones y se registra su fecha de recepción
Se evalúa el caso y se emite un informe técnico y de acuerdo a su evaluación se devuelve para absolver observaciones
Los tiempos varían en función al caso y/o, situación de la ejecución en expediente técnico o en ejecución (de acuerdo a casuística del Anexo SNIP 18),
El informe técnico de evaluación del formato SNIP 16 se envía a la UE, que realizo dicho formato el cual puede ser observado, aprobado
La aprobación de los registros en fase de inversión tienen cuentan con el visto bueno del evaluador, responsable del UPI, responsable de la elaboración del formato SNIP 16, responsable de la unidad formuladora y responsable de la UE.
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
El proceso de declaratoria de viabilidad se aplica a un proyecto de inversión publica que a través de sus estudios de pre inversión ha evidenciado ser socialmente rentable.
La viabilidad de un proyecto es requisito previo para la elaboración del expediente técnico y posterior ejecución
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
1. Informe de ingreso del formato SNIP 16, registro en la fase de inversión para su evaluación y registro correspondiente
2. Que se adjunte a la solicitud de registro el digital del formato SNIP 16, de mismo modo el sustento correspondiente debidamente visado, foliado y firmado por los responsables
Cuando amerite variaciones en la etapa de ejecución de un proyecto
VºBº DEL JEFE
si
INICIO
Elaboración de formato SNIP 16
Absolver las
observaciones
Mediante ello solicitan modificaciones en fase de inversión de proyectos en ejecución
Evaluación del
formato SNIP 16
APRUEBA
Se comunica a Supervisión el registro de las modificaciones
en fase de inversión
Se archiva
en OPI
Se registra en el banco de proyectos del MEF
Recepciona el informe
técnico de aprobación y
copia del perfil aprobado
Realizan sus trámites correspondientes para su
resolución con las
nuevas modificaciones
Corresponde en el
caso que las
modificaciones que están por encima de
los porcentajes y/o
parámetros permitidos, de
acuerdo a la directiva
del SNIP
Revisa el formato de modificaciones en fase
de inversión
Registran la modificación en el banco de proyectos
del MEF
Aprueba
FIN
S
i
NO
FLUJOGRAMA N° 05
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESO DE INFORME DE CIERRE DE PROYECTO (FORMATO SNIP 14)
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES UNIDADES EJECUTORAS/ET
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN EN
INVERSIONES
OCI DÍAS HORAS
1
2
3
4
La Unidad de Supervisión y/o UE, elabora el formato SNIP 14, lo cual lo remite a UPI, para su respectivo registro en el banco de proyectos
5
El cierre de un proyecto se coordina entra las UE y la Unidad de Supervisión.
Se recepciona el formato SNIP 14.
Se revisa el formato SNIP 14 se emite un informe
Se comunica mediante informe el cierre del PIP, al área correspondiente
Con los informes se deriva a la OCI para su conocimiento y actuado
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Mantener actualizada el banco de proyectos del MEF, el cual incluye también el cierre de proyectos.
Como requisito previo para realizar el registro del formato SNIP 14 se debe contar con la firma del responsable de la UE y el visto bueno del jefe deUPI.
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
1. Que se presente de manera correcta el informe y el formato SNIP 14 para su posterior registro
2. Que se presente con las firmas correspondientes y su respectivo sustento.
De acuerdo a las prioridades y necesidades correspondientes
V°B° DEL JEFE
Se levanta las
observaciones del
formato SNIP 14
Evaluar el formato
SNIP 14
Se obtiene resolución
de liquidación de obra.y
se procede a la elaboración del formato
SNIP 14
Se realiza el cierre del proyecto en el banco de
proyectos Se comunica a la OCI, el cierre del
proyecto para su conocimiento y actuados
INICIO
Se comunica al área interesada el cierre del proyecto, para los fines posteriores
APRUEBA
Si
NO
FLUJOGRAMA N° 06
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PROCESO DE VERIFICACIÓN DE VIABILIDAD (FORMATO SNIP 17)
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES
UNIDADES EJECUTORAS/ET
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN EN
INVERSIONES
MEF (DGPI) DÍAS HORAS
1
2
3
4
5
6
7
Contempla aquellas variaciones que no se enmarquen en lo dispuesto por el numeral 27.1 conlleven a la verificación de viabilidad
60
Las verificaciones de
viabilidad
responden a las
modificaciones en
la etapa de
inversión, dichas
modificaciones
deben estar
sustentadas para
que la DGPI autorice
nueva modificación
La UPI evalúa el proyecto y emite su pronunciamiento y solicita mayor información y de manera sustentada, según sea el caso
Una vez aprobada la solicitud de la unidad ejecutora, la UPI realiza el registro del formato SNIP 17 y con todos los sustentos del caso se remite a la DGPI
La DGPI, recibida la información la revisa y según sea el caso se pronuncia si lo observa o aprueba
Si fuese el caso que sea observado por la DGPI, se comunica a la unidad ejecutora para que absuelva las observaciones
Aprobado por parte de la DGPI la verificación de viabilidad estos registran eso en el banco de proyectos
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
El proceso de verificación de viabilidad se aplica a un proyecto de inversión pública que a través de sus estudios de pre inversión ha evidenciado problemas en la fase de inversión y de esta manera subsanar estas deficiencias
Dar solución a los problemas de una población y seguir con el estudio definitivo hasta su posterior cierre de proyecto.
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
La solicitud de registro de viabilidad debe contar con el sustento correcto y de manera técnica
En base a los tiempos de evaluación de la DGPI
V°B° DEL JEFE
Presentar las
correcciones las
observaciones del
evaluador
UPI Evalúa si la
información presentada es
correcta
Identifica las modificaciones de un
PIP en fase de inversión
INICIO
APRUEBA
Recibe la información y/o
evalúa Se realiza el formato SNIP 17
Registra la verificación
FIN
FLUJOGRAMA N° 07
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PROCESO DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN (Formato SNIP 18 Y 19)
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIONES
UNIDADES EJECUTORAS/ET
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN EN
INVERSIONES
DGPI DÍAS HORA
1
2
3
4
5
UPI en cumplimiento de sus
funciones realiza el seguimiento de los PIPs priorizados
60
Conforme a lo acordado el equipo técnico elabora estos informes de manera bimestral
Las UE tienen la obligación de enviar la información solicitada a la UPI
La aprobación de los informes técnicos y formato SNIP 18, va con la firma del jefe de UPI, dirigido a la DGPI
Se revisa la información y se consolida mediante el formato SNIP 18
Toda la información consolidada se deriva a la DGPI
Los formatos SNIP 18 y 19, se presentan con visto bueno del evaluador Los formato SNIP 19 va con visto bueno del residente y supervisor
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
El proceso seguimiento, permite verificar los avances de la ejecución de los proyectos con el fin de supervisar que la fase de inversión sea consistente con el estudio de pre inversión
Conocer la real situación de los proyectos en ejecución
Brindar información sobre los avances en el logro de las metas esperadas y niveles de eficiencia alcanzadas por los proyectos en fase de inversión
Brindar información para la toma de decisiones sobre medidas preventivas o correctivas en la fase de inversión basada en evidencia general en el seguimiento
Ley Orgánica de Municipalidades Lay Nº 27972 Ley de Procedimientos Administración General Nº 27444 Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y sus modificatorias: Ley N° 28522, Ley N° 28802, DL N° 1005 y DL N° 1091. Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por DS Nº 102-2007-EF Resolución Ministerial Nº 314-2007-EF/15, Delegan Facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversión pública Directiva N° 001-2011-EF/68.01, Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobada por Resolución Directoral N° 003-2011-EF/68.01 Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.
Acuerdo por parte de las gerencias para instalación del comité técnico Compromiso por parte de la unidad ejecutora, para realiza los trabajos de campo y facilidades con las solicitudes de información
PLAN SEMESTRAL
V°B° DEL JEFE
UPI Evalúa si la
información presentada es
correcta
Identifica las
modificaciones de un
PIP en fase de inversión
INICIO
APRUEBA
Registra la verificación
FIN Se realiza el formato SNIP 17
5.3.3 UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS
ASPECTOS GENERALES
OBJETO
Mostrar mediante el Manual de Procedimientos de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa, la descripción de cada proceso para la
elaboración de expedientes técnicos y/o estudios definitivos en forma sistemática todo el conjunto de acciones que se siguen en la Ejecución
de los procesos generados en la División para el Cumplimiento de sus funciones en concordancia con las Normas Legales y/o Administrativa
vigentes que regulan su funcionamiento.
FINALIDAD
Establecer, conducir y uniformizar el proceso de formulación del Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Estudios y Proyectos
Productivos de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
ALCANCE
Las regulaciones contenidas en el presente Manual son de estricta observancia por los servidores de la Unidad de Estudios y Proyectos
involucrados en los procedimientos Priorizados.
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS.
RESPONSABLE: ECON. RAÚL CCOPA QUISPE
Nº Ord. Denominación del
Procedimiento
Finalidad Duración
Meses,
Días, Hrs.
Base Legal Responsable
01
Elaboración de
expedientes técnicos por
administración directa
y/o consultoría
Elaboración del Expediente
Técnico de acuerdo a las
normas técnicas y tipologías
37 DÍAS
.- Ley orgánica de Municipalidades N° 27972.
.- Ley de Contrataciones del Estado
.- Reglamento de Organizaciones y Funciones de la
Municipalidad Distrital de Santa Teresa
.-Reglamento nacional edificaciones y construcción
Jefe de la Unidad de expedientes
técnicos
FLUJOGRAMA N° 01
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE EXPEDIENTES TÉCNICOS
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : Elaboración de expedientes técnicos por administración directa.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERVACIO
NES UPI UNIDAD DE
PRESUPUESTO
UNIDAD DE
EXPEDIENTES
TÉCNICOS
SUPERVISIÓN GERENCIA
MUNICIPAL
UNIDAD
EJECUTORAS DÍAS HORAS
1
2
3
4
5
.- UPI emite el PIP viable, .- Unidad de Presupuesto verifica si se encuentra en el presupuesto participativo y asigna secuencia funcional .- Unidad de Expedientes Técnicos elabora el expediente técnico y/o consultoría externa .- Supervisión, evalúa y aprueba .- Gerencia emite la resolución del proyecto
1
2
30
3
1
37 días hábiles
2FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
.- Elaboración del Expediente Técnico de acuerdo a las normas técnicas y tipologías
.- Ley orgánica de Municipalidades N° 27972.
.- Ley de Contrataciones del Estado
.- Reglamento de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa
.- Proyecto de Inversión Publica viabilizado por la Unidad de Programación de Inversión Pública de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa .-Contar con Secuencia Funcional del proyecto .-Reglamento nacional de edificaciones y construcciones.
De acuerdo a los casos
V°B° DEL JEFE
INICIO
Contar con PIP
Viabilizado Se Emite
Expediente
Técnico y
Resolución de
Aprobación para
su ejecución
si no
Solicita código
del proyecto y
asignación
presupuestal
Elabora el
Expediente
Técnico Evaluación del
Expediente
Técnico Emite la
Resolución de
Aprobación
Aprueba Levanta
observaciones
FIN
Elabora formato
15
5.3.4 UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS
ASPECTOS GENERALES
OBJETO
La Unidad de Supervisión, Liquidación de Inversiones y Transferencia de Proyectos tiene como objetivo planear y dirigir acciones de supervisión y
liquidación de proyectos de inversión pública; así como realizar la transferencia de Proyectos. Así como supervisión las actividades de
mantenimiento de proyectos. Jerárquicamente depende de la Oficina de Proyectos.
Por ello mediante el MAPRO, se describe de manera sistemática las acciones a tomar y procesos a seguir de acuerdo a los procedimientos que
se ciñen en esta oficina.
FINALIDAD.
La finalidad de la U.S.L.I.T.P. es contribuir a que el tramite documentario que genera esta Unidad, sea lo más rápido y eficiente posible en aras
de contribuir a la simplificación administrativa por lo que presenta el MAPRO el mismo que contiene los principales procesos administrativos que
esta realiza a fin de brindar un buen servicio a la sociedad civil.
ALCANCE.
El alcance que tiene el presente MAPRO es para todos los Órganos de línea que ejecutan proyectos de Inversión como para los órganos de
Asesoramiento como son la UPI y la OPI.
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO N° 01
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : AMPLIACIÓN PRESUPUESTAL UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE:
N°
ord PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01
El residente presenta al inspector expediente de ampliación presupuestal de proyecto, determinando Variación % entre presupuesto de Perfil y Expediente Técnico
Requerimiento de ampliación presupuestal de proyecto
Ley Nª 27293 Ley que crea el SNIP, Publicado: 28 julio 2000 modificada por las Leves N° 28522 (25 de mayo de 2005), 28802 (21 de Julio de 2006), por el D. Leg. N° 1005 (03 de Mayo de 2008) v 1091 (21 de Junio de 2008) D.S. Nº 102-2007-EF, publicada el 19 de julio de 2017, Reglamento del SNIP. En vigencia desde el 02 Agosto de 2007 y Modificado por DS N° 038-2009-EF (15 de Febrero de 2009) R.D. Ne 003-2011-EF/68.01 Aprueban Directiva General del SNIP - Directiva NB 001-2011-EF/68.01; Modificada por: R.D. Nº 002-2011-EF/63.01 (23 de julio de 2011), R.D. N° 003-2012-EF/63.01 (23 de mayo de 2012), R.D. N° 008-2012-EF/63.01 (13 de diciembre de 2012),R.D. Nº 003-2013-EF/63.01 (2 de mayo de 2013), R.D. N° 004-2013-EF/63.01 (7 de julio de 2013), R.D. N" 005-2013-EF/63.01 (27 de julio de 2013) y R.D. Nº 008-2013-EF/63.01 (31 de octubre de 2013) Resolución de Contraloría 195-88 Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa.
Residente
02
Evalúa rentabilidad o Realiza la verificación de viabilidad, según sea el caso
Elaborar y presentar el Formato SNIP 15 Unidad de Programación de
Inversiones
03
Supervisor aprueba Expediente de ampliación
Presupuestal
Aprobar Expediente de Ampliación Presupuestal
Inspector/ Supervisor
04
Aprobación del Expediente de ampliación presupuestal
Aprobar expediente de ampliación presupuestal
Jefe de la Unidad de Supervisión, Liquidación y Transferencia de
Proyectos
06
Visto bueno de Gerencia Municipal, Remite al Órgano
Resolutivo
Remite expediente de ampliación presupuestal a órgano resolutivo
Gerente Municipal
07 Resolución de Alcaldía aprueba nuevo presupuesto
Emisión de resolución Alcaldía
FLUJOGRAMA N° 01
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : AMPLIACIÓN PRESUPUESTAL
RESIDENTE INSPECTOR/ SUPERVISOR
UNIDAD DE SUPERV. LIQUIDAC Y TRANSF DE
PROYECTOS
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES
GERENCIA MUNICIPAL
ALCALDÍA
DESCRIPCIÓN
DÍAS
HORAS
OBSV.
1 2 4
3
3
5 2 1 2 3
16 días hábiles
INICIO
El residente presenta el
expediente de modificación de
proyecto
Supervisor autoriza la Ampliación
Presupuestal
Gerencia General. Con visto bueno
Remite al Órgano Resolutivo
FIN
Variación % entre presupuesto de Perfil y Expediente Técnico de modificación de Proyecto,
Monto <=3000000
solicita
Ampliación Presupuestal
< 40%
Monto
<=3000000
solicita Ampliación
Presupuestal <
30%
Monto
<=3000000
solicita
Ampliación Presupuestal <
20%
CIERRE
Se realiza verificación de viabilidad
Evalúa
rentabilidad
Jefe de la U S L T P, Aprueba la
Ampliación Presupuestal
Resolución de Alcaldía aprueba
nuevo presupuesto
PROCEDIMIENTO N° 02
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : AMPLIACIÓN DE PLAZO
UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE:
N°
ord PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01
El residente asienta en
cuaderno de obras las
circunstancias que ameritan
la ampliación de plazo de
ejecución y Solicita, cuantifica
y sustenta la ampliación de
plazo
Requerimiento de ampliación de plazo de
ejecución de proyecto
Ley Nª 27293 Ley que crea el SNIP, Publicado: 28 julio 2000
modificada por las Leves N° 28522 (25 de mayo
de 2005), 28802 (21 de Julio de 2006), por el D.Leg. N° 1005 (03
de Mayo de 2008) v 1091 (21 de Junio de 2008) D.S. Nº 102-
2007-EF, publicada el 19 de julio de 2017, Reglamento del SNIP.
En vigencia desde el 02 Agosto
de 2007 y Modificado por DS N° 038-2009-EF (15 de Febrero de
2009) R.D. Ne 003-2011-EF/68.01 Aprueban Directiva General
del SNIP - Directiva NB 001-2011-
EF/68.01; Modificada por: R.D. Nº 002-2011-EF/63.01 (23 de julio
de 2011), R.D. N° 003-2012-EF/63.01 (23 de mayo de 2012), R.D.
N° 008-2012-EF/63.01 (13 de diciembre de 2012),R.D. Nº 003-
2013-EF/63.01 (2 de mayo de 2013), R.D. N° 004-2013-EF/63.01 (7
de julio de 2013), R.D. N"
005-2013-EF/63.01 (27 de julio de 2013) y R.D. Nº 008-2013-
EF/63.01 (31 de octubre de 2013) Resolución de Contraloría
195-88 Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa.
Residente
02
Supervisor autoriza la
Ampliación de Plazo de
ejecución de proyecto
Autorizar la ampliación de plazo de ejecución
de proyecto Residente
03
Jefe de la U S L T P, Aprueba la
Ampliación de Plazo de
ejecución de proyecto
Aprueba ampliación de plazo de ejecución
de proyecto Inspector o
Supervisor
04
Unidad de Programación de
Inversiones Evalúa expediente
y Elabora el Formato 15 - 16
Evaluación del expediente de ampliación de
Plazo
Jefe de la Unidad de Supervisión,
Liquidación y Transferencia de
Proyectos
05
Gerencia General con visto
bueno Remite al Órgano
Resolutivo
Dar visto bueno a expediente de ampliación
de plazo y remite al órgano resolutivo- Gerente Municipal
06
Alcaldía genera Resolución
de Ampliación de Plazo de
ejecución de proyecto
Emitir resolución de ampliación de plazo de
ejecución de proyecto
FLUJOGRAMA N° 02
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : AMPLIACIÓN DE PLAZO
ETAPAS
RESIDENTE INSPECTOR/
SUPERVISOR
UNIDAD DE SUPERV,
LIQUIDAC Y TRANSF DE
PROYECTOS
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN E
INVERSIONES
GERENCIA
MUNICIPAL
ALCALDÍA
DESCRIPCIÓN DÍA
S HORAS OBSV.
1 2 3 4 5 6
3 2 1 3 1 2
12 días hábiles
INICIO
El residente presenta el expediente de
Ampliación de Plazo de ejecución de proyecto
Supervisor autoriza la
Ampliación de Plazo de
ejecución de proyecto
Gerencia General con visto bueno Remite al Órgano
Resolutivo
FIN
CIERRE
Evalúa expediente y
Elabora el
Formato 15 16
Jefe de la U S L T P, Aprueba la
Ampliación de Plazo de ejecución de
proyecto
Resolución de Alcaldía aprueba
Ampliación de Plazo de ejecución
de proyecto
PROCEDIMIENTO N° 03
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : ADICIONAL DE OBRA
UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE:
N°
ord PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01
El residente asienta en
cuaderno de obras las
circunstancias que
ameritan el adicional,
cuantifica, sustenta y solicita
el adicional de obra
Requerimiento de adicional de obra
Ley Nª 27293 Ley que crea el SNIP, Publicado: 28 julio 2000
modificada por las Leves N° 28522 (25 de mayo
de 2005), 28802 (21 de Julio de 2006), por el D.Leg. N° 1005
(03 de Mayo de 2008) v 1091 (21 de Junio de 2008) D.S. Nº
102-2007-EF, publicada el 19 de julio de 2017, Reglamento del
SNIP. En vigencia desde el 02 Agosto
de 2007 y Modificado por DS N° 038-2009-EF (15 de Febrero
de 2009) R.D. Ne 003-2011-EF/68.01 Aprueban Directiva
General del SNIP - Directiva NB 001-2011-
EF/68.01; Modificada por: R.D. Nº 002-2011-EF/63.01 (23 de
julio de 2011), R.D. N° 003-2012-EF/63.01 (23 de mayo de
2012), R.D. N° 008-2012-EF/63.01 (13 de diciembre de
2012),R.D. Nº 003-2013-EF/63.01 (2 de mayo de 2013), R.D. N°
004-2013-EF/63.01 (7 de julio de 2013), R.D. N"
005-2013-EF/63.01 (27 de julio de 2013) y R.D. Nº 008-2013-
EF/63.01 (31 de octubre de 2013) Resolución de Contraloría
195-
88 Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa.
Residente
02
Emite opinión e informa a la
Unidad de Supervisión,
Liquidación y Transferencia
de Proyectos
Opinión técnica de supervisor Inspector o
Supervisor
03
La Unidad de Supervisión,
Liquidación y Transferencia
de Proyectos, aprueba el
adicional de obra y lo eleva a
la Sub Gerencia de estudios y
proyectos de inversión
Aprueba el expediente de adicional de
obra.
Jefe de la Unidad de Supervisión,
Liquidación de Inversiones y
Transferencia de Proyectos
04
La Unidad de Expedientes
Técnicos da conformidad al
adicional de obra
Conformidad al adicional de obra y remite al
órgano resolutivo
Jefe de la Unidad de Expedientes
Técnicos
05 Verifica y proyecta resolución
de adicional de obra Emitir resolución de adicional de obra
Alcaldía
FLUJOGRAMA N° 03
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : ADICIONAL DE OBRA
ETA
PAS CONTRATISTA
INSPECTOR /
SUPERVISOR SECRETARIA
UNIDAD DE SUPERV.,
LIQUIDAC Y TRANSF. DE
PROYECTOS
UNIDAD DE EXPEDIENTES
TÉCNICOS
GERENCIA DE
INFRAESTRUC
TURA
DESCRIPCIO
N
DÍAS HRS OBS
V.
1
2
3
15
2
7 1
7
32 días hábiles
INICIO
El Residente asienta en
cuaderno de obra
Si No
Recepciona revisa informe
Recepciona Informe de
Adicional de obra
Evalúa y emite informe
Emite Resolución
de ampliación
Fin del proceso
Devuelve al residente
Emite informe a la Unidad de
Superv Liquidac y
Transf Proy
Solicita, cuantifica, sustenta
ampliación
CONFORMIDAD CONFORMIDAD
Devuelve para levantar
observaciones
Pasa a la Sub Gerencia de estudios y
proyectos de inversión
No Si
Verifica información
CONFORMIDAD
Devuelve para levantar
observaciones
Proyecta resolución
PROCEDIMIENTO N° 04
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : ENTREGA DE TERRENO DE OBRAS POR CONTRATA Y/O POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE:
N°
ord PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01
Recepciona solicitud y
contrato de obra para entrega
de terreno
Solicitar de entrega de terreno
Ley Nª 27293 Ley que crea el SNIP, Publicado: 28 julio 2000
modificada por las Leves N° 28522 (25 de mayo
de 2005), 28802 (21 de Julio de 2006), por el D.Leg. N° 1005 (03 de
Mayo de 2008) v 1091 (21 de Junio de 2008) D.S. Nº 102-2007-EF,
publicada el 19 de julio de 2017, Reglamento del SNIP. En vigencia
desde el 02 Agosto
de 2007 y Modificado por DS N° 038-2009-EF (15 de Febrero de
2009) R.D. Ne 003-2011-EF/68.01 Aprueban Directiva General del
SNIP - Directiva NB 001-2011-
EF/68.01; Modificada por: R.D. Nº 002-2011-EF/63.01 (23 de julio de
2011), R.D. N° 003-2012-EF/63.01 (23 de mayo de 2012), R.D. N° 008-
2012-EF/63.01 (13 de diciembre de 2012),R.D. Nº 003-2013-EF/63.01
(2 de mayo de 2013), R.D. N° 004-2013-EF/63.01 (7 de julio de 2013),
R.D. N"
005-2013-EF/63.01 (27 de julio de 2013) y R.D. Nº 008-2013-EF/63.01
(31 de octubre de 2013) Resolución de Contraloría 195-
88 Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa.
Secretaria
02 Programa la entrega de
terreno Programar la entrega de terreno
Comité de entrega y recepción de
obra
03
Cursa invitaciones para la
entrega de terreno a sus
miembros contratistas
y supervisor de obras
Hacer entrega de terreno dentro del plazo
indicado en el Reglamento de la Ley
Comité de entrega y recepción de
obra
04 verifica la compatibilidad del
Estudio Determinar la compatibilidad del estudio
Comité de entrega y recepción de
obra
05 Se firma el acta de entrega de
terreno Elaborar el acta de entrega del terreno
Comité de entrega y recepción de
obra
FLUJOGRAMA N° 04
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : ENTREGA DE TERRENO DE OBRAS POR CONTRATA Y/O POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
ETAPAS SECRETARIA COMITE DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE OBRA
DESCRIPCIÓN DÍAS HRS OBSV.
1 2 3
4
5
15
1
15’ 30’ 2H
16 días, 2Hrs y 45’hábiles
INICIO
Recepciona solicitud para
entrega de terreno
Verifica compatibilidad
de Estudio
Se devuelve a la Unidad de Expedientes
Técnicos
Se firma el acta de
entrega de terreno sin
observaciones
No Si
Programa la entrega
Cursa invitaciones al comité de entrega de terreno y recepción de obra, residente y supervisor
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA N° 05
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : LIQUIDACIÓN Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS Y DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
RESPONSABLE:
N°
ord PROCEDIMIENTO FINALIDAD BASE LEGAL RESPONSABLE
01 Recepción de obra por
Administración Directa
1. Dar conformidad a los trabajos ejecutados
por el residente
Ley Orgánica de Municipalidades.
Ley del Procedimiento Administrativo General Nº
27444.
Ordenanza Municipal
Normas Técnicas de Control Interno para el
Sector Público-R.C.Nº 072-98-CG y
Modificatorias.
Ley de Presupuesto del año vigente.
Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG-Normas
que regulan la ejecución de las Obras Públicas
por Administración Directa.
Comité de recepción de obra
02
Liquidación de
Proyectos de
Inversión
Pública por Administración
Directa
1. Determinar el costo real de la obra y
comprobar el cumplimiento de las metas
señaladas en el Expediente Técnico.
2. Implementar las acciones necesarias para
realizar la rebaja contable.
3. Preparar la documentación necesaria para
realizar las transferencias de propiedad.
Comisión de Liquidación
de Proyectos
O3 Recepción de obra por
contrata
1. Dar conformidad a los trabajos ejecutados
por el contratista
Comité de recepción de obra
04
Liquidación de
Proyectos de
Inversión
Pública por contrata
1. Determinar el costo real de la obra y
comprobar el cumplimiento de las metas
señaladas en el Expediente Técnico.
2. Implementar las acciones necesarias para
realizar la rebaja contable.
3. Preparar la documentación necesaria para
realizar las transferencias de propiedad.
Comisión de Liquidación
de Proyectos
05 Transferencia de proyectos
de Inversión Pública
1. Entrega de la obra/proyecto por la
Gerencia de Infraestructura a la entidad
correspondiente que se encargará de la
operación y mantenimiento de la Obra.
Comisión de Transferencia de Proyectos
No
Si
FLUJOGRAMA N° 05.1
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : RECEPCION DE OBRA POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
ETAPAS RESIDENTE INSPECTOR O
SUPERVISOR
UNIDAD DE SUPERVIS.
LIQUIDAC. Y TRANSFERENC
DE PROYECTOS
SUB
GERENCIA
INFRAESTR.
GERENCIA
MUNICIPAL
COMITÉ DE
RECEPCION DE
OBRA
DESCRIPCIÓN DÍAS HORAS OBSV.
1
2
3
4
5
El Residente habiendo culminado la obra, anotara tal hecho en el cuaderno de obra, solicitando la recepción al Supervisor. El Supervisor revisa y da conformidad El residente presenta la Sub Gerencia de infraestructura el Expediente Técnico inicial con las modificatorias La USLITP Recepciona y verifica si este cuenta con toda la información que permita la entrega de Obra y le da su visto bueno, caso contrario y solicita la con formación de comité de recepción de obra. La Gerencia Municipal emite una resolución de conformación de comité de recepción de obra. Alcaldía. El comité de recepción de obra, solicita a la USLITP toda la documentación para levantar el acta de recepción física de la obra. De existir observaciones se devuelve al residente para que subsane las observaciones.
5
3
3
10
10
20
20
71 días hábiles
INICIO
Anota en cuaderno de obra la culminación de
la Obra
Si
No
Recibe Informe con observaciones y comunica al
residente
Recibe
informe y
solicita la
conformación
del comité de
FIN
Levantamiento observaciones del Comité de Recepción de
obra
Solicita recepción de Obra
Recibe propuesta de resolución de conformación del comité de recepción de obra y firma
Expediente de solicitud de recepción de obra con informe del supervisor
Revisa, verifica e informa
Expediente de solicitud de recepción de obra con informe del supervisor
Comité
realiza
verificaci
ón física
de obra
Firma de acta de
recepción física de obra
Levantamiento de
observaciones de la USLITP
FLUJOGRAMA N° 05.2
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : LIQUIDACIÓN DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA
ETAPAS RESIDENTE INSPECTOR O
SUPERVISOR
UNIDAD DE
SUPERVISIÓN
COMISIÓN DE
RECEPCION
UNIDAD DE
CONTABILIDAD ALCALDÍA O
GERENCIA DESCRIPCIÓN
DÍA
S
HORA
S OBSV.
1
2
3
4
5
El Residente mediante anotación en el cuaderno de obra, señala que el proyecto ha concluido en su ejecución, luego presenta la pre liquidación a la comisión de recepción quien verifica si este cuenta con toda la información Técnica financiera que permita la Liquidación de la Obra y le da su visto bueno, caso contrario se devuelve al Residente para que subsane las observaciones Después de efectuada la recepción de obra, el liquidador técnico realiza la verificación física de la obra, y el liquidador financiero determina el costo de la obra, elaborando el expediente de liquidación técnico financiero en base a la información proporcionada por el informe final, y las áreas de Tesorería, Contabilidad, Almacén Central, etc. Se emite una resolución de Alcaldía o Gerencia Municipal, para la aprobación de la Liquidación Técnico financiera. Se efectúa la Rebaja Contable. Posteriormente de ser el caso se realizará la Transferencia de la Obra al sector correspondiente..
10 1
14 1 2 2
30 días hábiles
INICIO
Rebaja Contable
Cuenta
Divisionaria
“Edificios y
Estructuras”
Si No
Recibe Informe final o Pre liquidación para su revisión
Revisión y
suscripción del Expediente de
Liquidación Técnico Financiero
Visto
Bueno
FIN
Resolución de
Aprobación
Solicita liquidación
técnico Financiera
Levantamiento de
observaciones
Elabora Expediente de Liquidación Técnico Financiero
No Si
FORMATO N° 05.3 FLUJOGRAMA
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : RECEPCION DE OBRA POR CONTRATA
ETAPAS RESIDENTE/
CONTRATISTA
INSPECTOR O
SUPERVISOR UNIDAD DE SUPERVISIÓN
SUB
GERENCIA
INFRAESTRUC
GERENCIA
MUNICIPAL
COMITÉ DE
RECEPCION DE
OBRA
DESCRIPCIÓN DÍA
S
HORA
S OBSV.
El Residente habiendo culminado la obra, anotara tal hecho en el cuaderno de obra, solicitando la recepción al Supervisor. El Supervisor revisa y da conformidad El residente presenta la Sub Gerencia de infraestructura el Expediente Técnico inicial con las modificatorias La USLITP Recepciona y verifica si este cuenta con toda la información que permita la entrega de Obra y le da su visto bueno y solicita la con formación de comité de recepción de obra. La Gerencia Municipal emite una resolución de conformación de comité de recepción de obra. Alcaldía. El comité de recepción de obra, solicita a la USLITP toda la documentación para levantar el acta de recepción física de la obra. De existir observaciones se devuelve al residente para que subsane las observaciones.
5
7
20 3 7
42 días hábiles
INICIO
Anota en cuaderno de obra la culminación de
la Obra
Si
No
Recibe Informe con observaciones y comunica al
residente
Recibe
informe y
solicita la
conformación
del comité de
FIN
Levantamiento de
observaciones
Solicita recepción de Obra
Recibe propuesta de resolución de conformación del comité de recepción de obra y firma
Expediente de solicitud de recepción de obra con informe
del supervisor
Revisa, verifica e informa
Expediente de solicitud de recepción de obra con informe del supervisor
Comité
realiza
verificaci
ón física
de obra
comité de
Firma de acta de
recepción física de obra
Levantamiento de
observaciones
FORMATO N° 05.4 FLUJOGRAMA
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : LIQUIDACIÓN DE OBRAS POR CONTRATA
ETAPAS CONTRATISTA UNIDAD DE
SUPERVISIÓN
SUB GERENCIA DE
INFRAESTRUCTURA
OFICINA DE
ASESORÍA
LEGAL
UNIDAD DE
CONTABILIDA
D
GERENCIA
MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN DÍAS HORA
S OBSV.
1 2 3 4 5
El contratista mediante anotación en el cuaderno de obra, señala que el proyecto ha concluido en su ejecución, solicitando a la comisión de recepción designada mediante acto resolutivo, la verificación de los trabajos, de ser observados deberán levantarse las observaciones en un plazo máximo de 5 días. El contratista presenta el informe final de liquidación, la comisión de recepción verifica si este cuenta con toda la información Técnica financiera que permita la Liquidación de la Obra y le da su visto bueno, caso contrario se devuelve al Residente para que subsane las observaciones Después de efectuada la recepción de obra, el liquidador técnico realiza la verificación física de la obra, y el liquidador financiero determina el costo de la obra, elaborando el expediente de liquidación técnico financiero en base a la información proporcionada por el informe final, y las áreas de Tesorería, Contabilidad, Almacén Central, etc. Se emite una resolución de Alcaldía o Gerencia Municipal, para la aprobación de la Liquidación Técnico financiera. Se efectúa al Rebaja Contable. Posteriormente de ser el caso se realizará la Transferencia de la Obra al sector correspondiente.
60
30 5
10 10 5
95 días hábiles
INICIO
Recepciona expediente y
emite
informe
contable
Si
No
FIN
Levantamiento de
observaciones
Recepciona y Emite informe
de conformidad
Elabora informe Legal y proyecto de resolución
Municipal
Presenta expediente de liquidación del
contrato de obra
No
Si
Recepciona expediente
de Liquidación revisa, visa
Supervisión de oficio Elabora liquidación de
contrato de obra
Emite resolución de Gerencia Municipal de Liquidación de contrato de obra
Recepciona Resolución de Liquidación de
contrato de obra
No
FIN ARBITRAJE
Si
FORMATO N° 05.5 FLUJOGRAMA
DIVISIÓN : OFICINA DE PROYECTOS/UNIDAD DE SUPERVISIÓN LIQUIDACIÓN DE INVERSIONES Y TRANSFERENCIA DE PROYECTOS.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : Transferencia de de Proyectos y de Obras.
ETAPA
S
GERENCIA
MUNICIPAL
COMISIÓN DE
TRANSFERENCIA
ASESORÍA
JURÍDICA
ENTIDAD
RECEPTORA
UNIDAD DE
PATRIMONIO DESCRIPCIÓN DÍAS
HORA
S OBSV.
1
2
4
Una vez aprobada la Liquidación Físico Financiera, se inician los trámites y coordinaciones para la transferencia del proyecto a la entidad correspondiente, realizando la firma del acta de Transferencia. Firmada el acta de Transferencia, el expediente se aprueba mediante acto resolutivo. Se actualizan los activos en al cuenta de Patrimonio de la MDST
35
7
3
45 días
hábiles
INICIO
Actualización de las cuentas del
Activo y patrimonio de la
MDST
Elaboración del expediente de Transferencia
Revisión de Proyecto de
Transferencia
Acta de Transferencia
FIN
Resolución de aprobación de Liquidación
Resolución de aprobación de Transferencia
6.0 ÓRGANOS DE APOYO
6.1 OFICINA DE SECRETARIA GENERAL
ASPECTOS GENERALES
OBJETO
Establecer, describir y normar los procedimientos que se tramitan a nivel de la oficina de Secretaria General, en cumplimiento de las funciones
asignadas conforme a los dispositivos legales y documentarios de gestión, conllevando a la simplificación o supresión de acciones y/o
actividades para lograr mayor eficacia y eficiencia en los objetivos propios de la Entidad, resultando de todo ello la reducción de esfuerzos,
costo y tiempo en la atención.
FINALIDAD.
Este procedimiento tiene como finalidad de brindar la emisión de informes de trámite documentario interno y externo, para su aprobación por la
Municipalidad Distrital de Santa Teresa, así como de brindar la información que posean o produzcan sus diversas Unidades Orgánicas .
ALCANCES.
El presente Manual es de aplicación obligatoria para todos las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS. UNIDAD ORGÁNICA: SECRETARIA GENERAL
RESPONSABLE:
Nº
ORD.
DENOMINACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
DURACIÓN
DÍAS, HRS.
BASE LEGAL
RESPONSABLE
01
Aprobación,
promulgación y
publicación de
propuestas o
proyectos a través de
ordenanzas o acuerdo
en las sesiones de
Concejo Municipal
Gestionar la aprobación,
promulgación y publicación
de propuestas o proyectos a
través de Ordenanzas y
Acuerdo en las sesiones de
Concejo Municipal.
03 Días
Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 27972.
Ordenanza Municipal Nº 003/2015-MDST–LC. “Reglamento de
Organización y Funciones”
Jefe de la Oficina de
Secretaria Municipal
03
Queja y/o denuncia
dirigida al Alcalde como
mecanismo de
participación ciudadana
La queja y/o denuncia es un
mecanismo de participación
ciudadana 02 días
Jefe de la Oficina de
Secretaria Municipal
FLUJOGRAMA Nª 01
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE SECRETARIA GENERAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Aprobación, promulgación y publicación de propuestas o proyectos a través de ordenanzas o acuerdo en las sesiones de
Concejo Municipal.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. UNIDADES
ORGÁNICAS
GERENCIA MUNICIPAL SECRETARIA
MUNICIPAL
ASESORÍA
CONCEJO MUNICIPAL
Días
Horas
1
2
3 4
1
2
2
1
1.Gerencia Municipal
Recibe Dctos. Para ser
aprobado por
acuerdo u Ordenanza
Municipal.
2.-Secretaria Municipal
elabora proyecto de
Ordenaza Minicipal.
3.-Asesoria Municipal
revisa proyecto de
Ordenanza.
4.- Concejo Municipal
aprueba publica.
5. Area Usuariarecibe
Ordenanza e
implementa acciones.
3 Dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Gestionar la aprobación, promulgación y publicación
de propuestas o proyectos a través de Ordenanzas y
Acuerdo en las sesiones de Concejo Municipal
)Ley N° 27972 -Ley Orgánica de Municipalidades
b) Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus
modificatorias.
c) Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y de su Estructura
Orgánica de la Municipalidad de Santa Teresa.
Diario
V.B. Jefe
no
Si Si
No
INICIO
Recepciona proyecto de
Ordenanza para su
aprobación
FIN
Recibe, Revisa y
provee a Secretaria
Elabora el proyecto
de ordenanza para
su aprobación
Aprueba
Convoca a sesión de
Concejo Municipal y
notifica a Regidores
Aprueba
Revisa Proy. De
Ordenanza
Aprueban con acuerdo de Concejo
y se publica y
ordena se
implemente
Elabora Directiva o
Reglamento para ser aprobado por
ordenanza, se
deriva a Gerencia
Recibe Proyecto de
Ordenanza para su
corrección
FLUJOGRAMA Nº 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE SECRETARÍA GENERAL
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : Queja y/o denuncia dirigida al Alcalde como mecanismo de participación ciudadana
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
USUARIO
MESA DE PARTES
SECRETARÍA
GENERAL
UNIDADES
ORGÁNICAS
Días Horas
1
2
3
1.-La queja y/o denuncia ingresa por mesa de partes y es derivada a secretaria General. 2.-El secretario general recepciona el expediente, registra y luego deriva al area correspondiente . 3.- El area estudia el caso yb otorga respuesta al Usuario, y archiva copia.
0.5
0.5
1
02 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
La queja y/o denuncia es un mecanismo de
participación ciudadana
-Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidades
-Ley Nº 27444 – Ley del procedimiento administrativo general
Denuncia y/o queja clara y concreta V.B. Jefe
Inicio Trámite
Documentario
Registra documento solicitado y tramita a Secretaria general
Registra Información
Fin
Recepciona el expediente
El funcionario analiza la queja y/o denuncia y deriva al área que corresponde brindar atención
Elabora respuesta y
deriva a Usuario Recepciona respuesta
ÁREA DE ARCHIVO
ASPECTOS GENERALES.
OBJETIVO:
Busca proveer al órgano interesado, de un manual elaborado a la luz de la normatividad vigente y en el marco de las
recomendaciones efectuadas por el proceso de simplificación de procedimientos, buscando que el ciudadano/cliente sea atendido
sin trabas burocráticas y en el menor tiempo posible.
FINALIDAD:
Lograr que las unidades orgánicas identifiquen, de forma clara los procedimientos que realizan en el cumplimiento de sus
funciones, en forma clara, ordenada, secuencial y detallada, presentando en los formatos que para el efecto se aprobaran con el
presente Instructivo, los mismos que facilitaran un proceso simplificado con las siguientes características:
a) Fácil determinación de las variantes en la oportunidad.
b) Localización rápida y presentación de tramites
c) Identificación de trabas burocráticas
d) Reducción del tiempo, pasos incensarios y requisitos
e) Buscar la calidad de la prestación de servicios en el trámite a los administrados.
ALCANCE:
El presente Manual de Procedimientos será de obligatoriedad cumplimiento de las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de
Santa Teresa.
También será de cumplimiento obligatorio del personal, entendiéndose como tales a todas aquellas personas que, independiente de
su relación contractual con la municipalidad Distrital de Santa Teresa, que prestan servicios en sus diferentes Gerencias, Jefaturas de
Oficinas, Unidades, Divisiones, Áreas y Departamentos.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ORGÁNICA: ARCHIVO CENTRAL.
RESPONSABLE: TEC. FERNANDO ABAL PAUCCAR.
Nº
ORD.
DENOMINACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
DURACIÓN
DÍAS, HRS.
BASE LEGAL
RESPONSABLE
01 Custodiar la información
en archivo
Garantizar la información
como patrimonio
documental
5 días
- Ley orgánica de municipalidades ley n° 27972
- ley N° 27806 ley general de transparencia y acceso a la
información
- Decreto ley n° 19414 ley de defensa, conservación e incremento
patrimonial documental
Jefe de Archivo
02
Facilitar la información
Garantizar la información al
usuario
5 días
- Ley N° 27444, ley de Procedimiento Administrativo General
- ley N° 27806 Ley General de Transferencia y Acceso a la Información
- Decreto ley n° 19414 ley de defensa, conservación e incremento del
patrimonio documentario
Jefe de Archivo
03
Eliminación de
documentación de
archivo
Eliminar documentación que
ya cumplió su etapa de
retención
25 días
- Directiva N° 006-AGN – Normas legales para la eliminación de
documentos administrativos
- Ley N° 27444, ley de procedimiento administrativo general
Jefe de Archivo
FORMATO N° 01 - FLUJOGRAMA
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE SECRETARIA GENERAL/ARCHIVO CENTRAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Custodiar la información en archivo
ETA
PAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
INTERESADO
ARCHIVO CENTRAL
Días
Horas
1 2
3
4
Interesado presenta solicitud de
transferencia del acervo documentario
Toma conocimiento del asolicitud,
codifica y custodia la información
Entrega la informacion al interesado
Interesado recibe el documento
1
2 1
1
5 DIAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA Garantizar la información como patrimonio documental
- Ley orgánica de municipalidades ley n° 27972
- ley n°27806 ley general de transparencia y acceso a
la información - Decreto ley n° 19414 ley de defensa, conservación e
incremento patrimonial documental
Solicitud y verificación de la documentación
Diario
V.B. Jefe
INICIO
Interesado solicita la
transferencia del
acervo documentario
FIN
Toma conocimiento
de la solicitud
Codifica y custodia la información
Entrega del
documento al interesado
Interesado recibe el
documento
FLUJOGRAMA N° 02
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE SECRETARIA GENERAL/ARCHIVO CENTRAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Facilitar la información
ETAP
AS
DEPENDENCIAS TIEMPO
OBSERV.
INTERESADO
Despacho de Alcaldía
y Oficina de Secretaria
General
OFICINA DE Secretaria
General– Archivo
Central
Área de Archivo central
DESCRIPCIÓN
Días Horas
1 2
3 4
Interesado presenta documentación
Jefe toma conocimiento de la solicitud y verifica
Se codifica y custodia la información
Usuario recibe la documentacion
1
1
2
1
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Garantizar la información al usuario
- Ley N° 27444, ley de Procedimiento Administrativo General
- ley N° 27806 Ley General de Transferencia y Acceso a la Información
- Decreto ley n° 19414 ley de defensa, conservación e incremento del patrimonio documentario
Solicitud y verificación de documentación
transferida
Diario V.B. Jefe
INICIO
Presentan solicitud
dirigido al titular del
pliego. en caso de terceros
(Ciudadanos) Titular de Pliego Deriva a Secretario
General para que
autorice
Secretario General autoriza con V° B° y
deriva al jefe de Archivo Central
Jefe de Archivo Central
entrega a solicitante documentación
requerida
FIN
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : OFICINA DE SECRETARIA GENERAL/ARCHIVO CENTRAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Eliminación de documentación de archivo
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
ARCHIVO CENTRAL
ALCALDÍA Y OFICINA DE
SECRETARIA GENERAL
COMISIÓN
Días
Horas
1 2
3
4 5 6
Archivo central deriva la documentacion
Alcaldia toma conocimiento
Comision evalua informe de la
documentacion
Alcaldia redacta la Resolucion para la eliminacion de archivo
Toma conocimiento y Alcalde firma
decreto
Con visto bueno se procede a la eliminacion de documentacion
1
4
5 10 4 1
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Eliminar documentación que ya cumplió su etapa de
retención
- Directiva N° 006-AGN – Normas legales para la eliminación
de documentos administrativos
- Ley N° 27444, ley de procedimiento administrativo general
Evaluación de documento a eliminar
Trimestral y/o
mensual
V.B. Jefe
INICIO
Recibe
Documentación
FIN
Toma conocimiento
y conforma comisión
Evalúa Informe
Con visto Bueno se Procede a eliminar
Archivo Regional
Cusco
Informa
6.2 UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS
ASPECTOS GENERALES
Objeto.-
El Manual de Procedimientos de la Unidad del Área de Relaciones Públicas de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa es un documento de
Gestión Institucional que describe en Forma sistemática las acciones que siguen en la Ejecución de los procesos generados en la Unidad para el
Cumplimiento de sus funciones concordancia con las Normas Legales y/o Administrativas vigentes que regulan su funcionamiento.
Finalidad.-
Establecer, conducir y uniformizar el proceso de formulación del Manual de Procedimiento Administrativos de la Unidad de Relaciones Públicas,
de manera que, sirva para la orientación de los funcionarios y trabajadores de esta Unidad de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
Alcance.-
Las regulaciones contenidas en el presente Manual son de estricta observancia por los servidores de Unidad de Relaciones Publicas
involucrados en los procedimientos Priorizados.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS.
RESPONSABLE: Sr. NICANOR MAYORGA QUINTANILLA.
Nº
ORD.
DENOMINACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
DURACIÓN DÍAS,
HRS.
BASE LEGAL
RESPONSABLE
01 Elaboración de notas de prensa Publicación en los medios de
comunicación y pagina web. 01 día
-Ley Orgánica de
Municipalidades.
-Reglamento de Organización
y Funciones vigente N° 27972.
- Manual de organización y
Funciones vigente
Jefe de Relaciones Publicas
02
Cobertura de ceremonias
protocolares
Facilitar la publicación de las
acciones que realiza La
Municipalidad por el desarrollo del
Distrito mediante spot publicitarios en
los medios de comunicación local,
Provincial, Regional y Nacional
03 horas
Jefe de Relaciones Publicas
03 Elaboración de folletería y
Revistas.
Dar a conocer a la sociedad pública
situación de la gestión municipal
07 días
Jefe de Relaciones Publicas
FLUJOGRAMA NRO. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE NOTAS DE PRENSA.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES ORGÁNICAS
RELACIONES PUBLICAS
ASESORÍA DE ALCALDÍA
Días
Horas
1 2
3
1.-Unidades Organicas
solicitan elaboracion de
nota de prensa.
2.-Toma conocimiento y
erlabora nota de prensa.
3.-Asesor de Alcalde
otorga VºBº a nota de
prensa.
4.- Relaciones publicas
difunden y remiten a
medios de comunicación
parav su difusion
01
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Tiene por finalidad poner en conocimiento a través de
notas de prensa emitidos por la municipalidad a medios de
comunicación para que sean difundidos a la Población en
general.
-Ley Orgánica de Municipalidades.
-Reglamento de Organización y Funciones vigente N° 27972.
- Manual de organización y Funciones vigente
Carta y/o Informe a la Unidad de Relaciones
Públicas.
V.B. Jefe
INICIO
Solicitan con Dcto.
elaboración
FIN
toma conocimiento y remiten a medios de
prensa para su
difusión
Toma Conocimiento
y otorga el VºBº a la
nota de prensa y
devuelve a RR.PP
Toma conocimiento y elabora nota de
prensa
FLUJOGRAMA NRO. 02
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Cobertura de ceremonias protocolares.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
ORGÁNICAS
RELACIONES PUBLICAS
DÍAS
HORAS
1
2
1.-Unidades Organicas
solicitan cobertura de
ceremonias protocolares.
2.- Relaciones Publicas
toma conocimiento y
operativiza pedido.
3.- Realizan filmaciones y
notas de prensa para su
difusion y Pag. Webb
3
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Facilitar la publicación de las acciones que realiza La Municipalidad por el desarrollo
del Distrito mediante spot publicitarios en los medios de comunicación local, Provincial,
Regional y Nacional.
-Ley Orgánica de
Municipalidades Nº 27972.
-Reglamento de Organización y
Funciones vigente
- Manual de organización y
Funciones vigente
Carta y/o Informe a la Unidad de Relaciones
Públicas.
V.B. Jefe
INICIO
Solicitan con Dcto.
elaboración
FIN
Realizan nota de prensa y colocan en
la Pag. Web y
Faceebook
Maestro de ceremonias y
filmador participan y
registran evento
Jefe Toma conocimiento y
operativiza pedido
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Elaboración de Revistas.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
PROVEEDOR
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. RELACIONES
PUBLICAS
GERENCIA
MUNICIPAL
PRESUPUESTO
LOGÍSTICA
DÍAS
HORAS LOGÍSTICA ALMACENERO
1
2
3
4
1.- RR.PP solictan
elaboracion de
revistas.
2.- Gerencia toma
conocimiento y
solicita elaboracion
de requerimiento para
su certificacion
presupuestal.
3.-Logistica realiza el
proceso de selección.
4.- Proveedor elabora
revistas y entrega a
almacen.
5.- RR.PP. recepcioan
el producto y
distribuye.
07
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCI
A
Dar a conocer a la sociedad pública situación
de la gestión municipal
- Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.
- Reglamento de Organización y Funciones vigente.
- Manual de organización y Funciones vigente
- Requerimiento de unidades orgánicas.
- Aprobación presupuestal
V.B. Jefe
INICIO
Solicitan con Requerim. De Elaborac. De
Revistas
FIN
Realizan El
proceso de
contratación
Toma conocimiento y
con proveído
deriva Dcto.
Otorga
certificación
presupuestal
Elabora
revistas y
entrega a
almacén
Recepciona el
producto y
entrega a RR.PP.
Recepciona el
producto y
coordina
distribución.
6.3 UNIDAD DE PERSONAL.
ASPECTOS GENERALES
Objeto.
Regular la asistencia y permanencia de los trabajadores en el centro de trabajo, para lo cual se cuenta con normas y disposiciones internas que
la entidad adopta para promover, motivar, estimular y controlar la asistencia, puntualidad y permanencia en el centro de trabajo, tomando en
cuenta la necesidad del servicio, los derechos y obligaciones de los funcionarios y servidores, así como el reconocimiento de méritos dentro de
un ambiente de disciplina laboral.
Finalidad.
El presente MAPRO de la Unidad de Personal tiene por finalidad optimizar el tiempo en que demoran los diferentes trámites administrativos que
este realiza, los mismos que se encuentra dentro del marco de la modernización municipal a vigorizar el funcionamiento de la municipalidad.
Alcance.
El presente MAPRO tiene alcance para todo el personal empleado de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa los mismos que se
encuentran bajo diferentes regímenes de contratación laboral.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
RESPONSABLE:
Nº
ORD.
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
DURACIÓN
DÍAS, HRS.
BASE LEGAL
RESPONSABLE
01
Liquidación por vacaciones truncas,
Reg. Lab- D.Leg. 1057 CAS y Reg. Lab.
D.Leg. 276
pago de beneficio por derecho de vacaciones truncas del
personal de la entidad
2 Días
D.Leg. N° 276
Especialista en
sistemas de personal
02
Reporte en el aplicativo PDT de las
retenciones al trabajador
Cumplir con la presentación de la planilla mensual de pagos
(PLAME) y con la declaración de las obligaciones que la
institución genere todo los meses, los cuales son presentados
ante la SUNAT de todo las retenciones realizadas por cuarta,
quinta categoría e impuesto a la renta, así como
contribuciones a Es SALUD , ONP, AFP, vida seguro, SCTR,
registro de pensionistas Ley 20530
2 Días
D.Leg. N" 276
Especialista en
sistemas de personal
03 Elaboración de certificados de
trabajo
Otorgar al trabajador de la Institución la certificación
correspondiente por las funciones que ha cumplido en la
Unidad correspondiente
1 Día
D.Leg. N° 276
Especialista en
sistemas de personal
04 Elaboración de Planillas Elaborar las planillas del personal de planta del DL. N° 276,
CAS y personal de los proyectos de inversión
2 Días
D.Leg. N° 276
Especialista en
sistemas de personal
05 Elaboración y entrega de boletas de
pago
Mantener al día informado al trabajador en sus boletas de
pago para efectos de su jubilación
1 Día
D.Leg. N° 276
Especialista en
sistemas de personal
06 Contrato de Personal Realizar la contratación del personal ingresante a la
Institución con los procedimientos de acuerdo a Ley
2 Días
D.Leg. N° 276
Especialista en
sistemas de personal
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : LIQUIDACIÓN POR VACACIONES TRUNCAS
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. INTERESADO UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA
MUNICIPAL
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD Y
TESORERÍA
Días
Horas
1
2 3
4
5
6
7
Interesado o Postulante.
Deriva a Especialista de contratos para su opinión legal.
Emite su opinión legal y deriva a remuneraciones.
Elabora la planilla de subsidio y pasa a Jefe de personal para su revisión y VºB°.
Jefe Revisa y da VºB° Gerente emite Resolucion de aprobación
Presupuesto certifica. Contabilidad elabora la fase del compromiso y
devengado. Tesorería prepara el comprobante de pago y la fase de girado para
su cancelación.
01
01
01
01
0.5
1
1
0.5 1
1 1 2
3
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Pago de beneficios por derecho de vacaciones truncas
del personal de la entidad
- D.LEG Nª 276 - D.LEG 3057
- Ley Nº 29849
- Presenta solicitud * Copias de contratos laborales
* Constancia de no ser deudor de la Unidad de Patrimonio y Contabilidad.
V.B. Jefe
INICIO
Presenta solicitud
con los requisitos
para el caso y deriva
a personal
FIN
Jefe de personal
deriva
Toma conocimiento y
deriva Dcto.
Especialista legal en
contratos
Fase girado
proceso
comprob. De
pago y cancela
Elabora fase del
compromiso y
devengado Responsable de
planillas
Emite
Resolucion
Certificación
presupuestal
Archivo
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REPORTE EN EL APLICATIVO DE LAS RETENCIONES AL TRABAJADOR.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. SECRETARIA/PERSON
AL
RENTAS MESA DE
PARTES
ESCALAFÓN RR.HH.
REMUNERACIONES
Días
Horas
1.- el interesado tiene que presentar los requisitos, que son las constancias de no deudor de las Unidades de Contabilidad, Patrimonio y Archivo Central. 2.- El interesado tiene que apersonarse a la Unidad de Rentas para comprar el FUT (Formulario Único de Tramite)
3.- De allí el Interesado pasa a Mesa de Partes para que l o deriven a la Oficina de Escalafón
4..- Pasa a la Oficina de Escalafón para que verifique si la persona Interesada cuente con su legajo Personal y le ponga su visto bueno 5.- Pasa a la Unidad de Recursos humanos para que le pongan su proveído 6- Una vez que ingresa a la Oficina de Remuneraciones se revisa en el sistema de Planillas y en el PDT, para elaborar los certificados.
7.- Pasa a la Unidad de Recursos Humanos para la firma del Jefe de Personal y de allí se hace la entrega a los interesados.
1 Día
5 minutos
1 hora
2 horas
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Aplicativo de las retenciones al trabajador
- D.LEG Nª 276 - D.LEG 3057 - Ley Nº 29849
Certificado de no deudor en la Unidad de Patrimonio Constancia de no deudor e n la Unidad de Contabilidad Autorización de I Jefe Inmediato
V.B. Jefe
INICIO
Presentar requisitos:
1 .Constancia de no
deudor (patrimonio
contabilidad y
archivo)
FIN
2. Memorándum
designación de cargo
3. última boleta de
pago
-Pasa para
la firma del
jefe de personal
-Se hace la
entrega del certificado
de trabajo
Pasa a derivar a
Remunerac
iones
Compra de FUT
(Formulario
Único de
Tramite)
Una vez revisa el
contenido de los
requisitos
mencionados
Ingresa a
mesa de
partes para
su registro
Pasa
para la
verificación de
los
legajos.
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE TRABAJO
ETA
PA
S
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. INTERESADO RENTAS MESA DE PARTES ESCALAFÓN RECURSOS HUMANOS REMUNERACIONES
Días
Horas
1 2 3
4 5 6
7
1.- el interesado tiene que
presentar los requisitos,
que son la constancia de no
deudor de las unidades de contabilidad patrimonio y
archivo central.
2.-el interesado tiene que a personarse a la Unidad de
Rentas para comprar el
FUT.(Formulario Único de Tramite)
3.-de allí el interesado pasa
a Mesa de Partes para que
lo deriven a la oficia de
escalafón.
4.-pasa a la oficina de Escalafón para que
verifique si la persona
interesada cuente con su legajo personal y le ponga
su visto bueno.
5.-pasa a la unidad de personal para que se le
ponga su proveído.
6.-una vez que pase a la
oficina de remuneraciones,
se revisa en el sistema de
planillas y en el PDT para elaborar los certificados.
7.-pasa a la Unidad de
Recursos Humanos para la firma del jefe de personal y
de ahí se hace la entrega a
los interesados.
1 día
5 min
1 hora
2 horas
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUEN
CIA
Otorgar al trabajador de la institución la
certificación correspondiente por las funciones que ha cumplido en la unidad correspondiente.
- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades
- D S Nº 276, Ley de la Carrera Administrativa del sector Publico.
- D S Nº 728
Certificado de No deudor en la Unidad de Gestión Patrimonial
Constancia de no deudor en la Unidad de Contabilidad Autorización del Jefe inmediato
V.B. Jefe
INICIO
Presentar requisitos:
1 .Constancia de no
deudor (patrimonio
contabilidad y
archivo)
FIN
2. Memorándum
designación de cargo
3. última boleta de
pago
-Pasa para la
firma del jefe de personal
-Se hace la
entrega del certificado de
trabajo
Pasa a derivar a
Remuneraciones
Archivo
Compra de FUT
(Formulario Único de
Tramite)
Una vez revisa el
contenido de los requisitos
mencionados
Ingresa a mesa de partes para su
registro de se
Pasa para la verificación de
los legajos.
FLUJOGRAMA Nro. 04
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PLANILLAS
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. RESPONSABLES DE
PERSONAL
GERENCIA
PERSONAL
REMUNERACION
ES
PRESUPUESTO
Días
Horas
1 2
3
4
Presentación de los
tareos de las diferentes
gerencias y unidades
orgánicas de la
institución.
Elaboración de las
planillas bajo los tres regímenes de la
administración publica
Presentación ante la
Dirección de Planeamiento y
Presupuesto para la
certificación presupuestal
5
5
1
La elaboración de las planillas demora en
función a la presentación de
los tareos
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Elaborar las planillas del personal de planta del DL
Nº 276, CAS y Personal de los Proyectos de Inversión
Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades
D.L. Nº 276, ley de la Carrera Administrativa del sector Publico D.L. Nº 728
Tareos debidamente firmados
Record de Asistencia de personal de planta Contar con el Presupuesto
Mensual V.B. Jefe
INICIO
FIN
PRESENTAR REQUISITOS
DOCUMENTOS
Tareo con las respectivas
firmas del (residente
supervisor, Jefe zonal,
Administrador y Gerente
de Infraestructura).
Gerencias y Unidades
Orgánicas de la
Institución otorgan a
los proveídos en los
tareos
-Firma del
responsable de
remuneraciones y
el responsable
quien elabora las
planillas
2.-Trabajadores
matriculados en el
sistema del T- Registro
Se presenta los
records de asistencias y
tareos de la
unidad de personal y deriva
3.- Los formatos de
Afiliación de régimen
pensionarios.
Gerencia de
Infraestructura
desarrollo
económico, Medio
Ambiente, Desarrollo
Social, Estudios y
Proyectos,
Supervisión y
responsable de
Control de
Asistencias de la
Unida de personal.
4.-Contrato Laboral Reg.
276.
Pasa a presupuesto
para la certificación
de las planillas
Archivo
FLUJOGRAMA Nro. 05
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y ENTREGA DE BOLETAS DE PAGO
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
REMUNERACIONES
UNIDADES OPERATIVAS
Días
Horas
1 2
3
4
1.-una vez realizado las
planillas se procede la
impresión de las
boletas de pago.
Las Boletas de Pago se
imprimen de acuerdo a las secuencias
funcionales que tiene
cada zonal
2.-Impresa las Boletas
de Pago duplicados se
hace la entrega a los
responsables de Personal de la
diferentes zonales.
Los responsables se
encargan de hacer la entrega
correspondiente a cada
uno de los trabajadores
1 día
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Mantener al día informado al trabajador en sus boletas de pago para efectos de su jubilación.
1.- Decreto Supremo 001-98 TR 2.-Decreto Supremo 009- 2011 TR
Diario V.B. del Jefe
INICIO
FIN
1.- Ingresar al sistema.
3.- se ingresan las
secuencias funcionales
de las Obras y/o
Proyectos.
4.-Impresión de las
Boletas
Archivo
2.-se ingresa al a módulo
D S Planillas al Reporte
de Boletas
Se les entrega a los
trabajadores para que lo
firmen y al mismo
tiempo una copia de las
boletas se queda en la
zonal.
Se entrega las Boletas de
pago por duplicados a los
Responsables de
Personal
FLUJOGRAMA Nro. 06
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATO DE PERSONAL
ETA
PA
S
DEPENDENCIAS TIEMPO
OBSERV.
INTERESADO
MESA DE PARTES
SECRETARIA
GENERAL
COMISIÓN DE
PROCESOS
RECURSOS
HUMANOS
ÁREAS QUE
FIRMAN
DESCRIPCIÓN
Días
Horas
1
2
3
4
1.-Interesa Do o postulante
2.- el interesado ingresa su File por Mesa de Partes y
lo Deriva a secretaria
general 3.- El secretario General
toma conocimiento y lo
deriva a al comisión de procesos de selección de
personal. 4.-La comisión de
Procesos de selección de
personal deriva a los FILES.
5.-La comisión de procesos
de Selección de personal postulante.
6.-Tome entrevista
personal 7.-La comisión de procesos
de selección de personal
publica los resultados de calificación y evaluación.
8.-La comisión de procesos
de selección d personal deriva los resultados a la
unidad de personal.
9.-El Jefe de la unidad de personal toma
conocimiento y deriva al
especialista 10.-Se elabora los
contratos por el
especialista.
01 Día
1 Hora 1 Hora 40 Minutos 1 Hora 2 Horas
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Realizar la contratación del personal ingresante a la institución con los procedimientos de Acuerdo a la Ley.
Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades D. L. Nº 276, Ley de la Carrera Administrativa
Convocatoria a concurso Publico
Examen de selección
Anual V.B. del Jefe
INICIO
Presenta FILE Recepciona FILE Toma conocimiento
y deriva
Archivo
.Califica el FILE
.Evalúa el Postulante
Toma entrevista
Publica Resultados
Deriva los Resultados
de RR. HH
Se deriva una
copia a los
responsables el
personal para su
registro en el
sistema T
Toma conocimiento
y deriva al
especialista en
Elabora y Firmarlos
Se deriva a los FILE
a Escalafón,
Interesado y Áreas
Se deriva una
copia a las áreas
que
Se entrega copia
al trabajador.
6.4 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ASPECTOS GENERALES
Objeto.
Es cubrir las necesidades de consumo de todas las Unidades Orgánicas de la MDST, interrelacionado políticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así
como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrolla la Municipalidad.
Finalidad.
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios en la MDST.
Alcance.
A todas las unidades orgánicas de la MDST.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
RESPONSABLE:
Nº
ORD.
DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
DURACIÓN
DÍAS, HRS.
BASE LEGAL
RESPONSABLE
01 Adquisición de bienes y servicios
menores a 3 UIT.
Establecer las normas, procedimientos,
formularios y responsabilidades para el
adecuado y oportuno proceso técnico de
programación de logística.
35 días
-Ley Nª 30281 Ley del
Presupuesto del sector
Publico - 20158812
-D.L. Nª 1017 Ley de
Contrataciones del Estado.
-Ley Nº 17444 de
Procedimiento
administrativo
-Reglamento de LCE D.S.
Nº184-2008-EF y D.S. Nº 080-
2014-EF
Jefes de las diferentes Áreas
02
Adjudicación directa pública.
Establecer las normas, procedimientos,
formularios y responsabilidades para el
adecuado y oportuno proceso técnico de
Adjudicación Directa Publica para la
contratación de bienes y servicios.
37 días 3 horas
20 minutos
Jefes de las diferentes Áreas
03
Adjudicación directa Selectiva.
Comprender la importancia de los tiempos y
movimientos para la contratación de bienes y
servicios mediante un proceso de selección de
adjudicación directa selectiva de la
Municipalidad
34 días 6 horas
20 minutos
Jefes de las diferentes Áreas
04
Adjudicación de menor cuantía
(AMC).
Establecer las normas, procedimientos,
formularios y responsabilidades para el
adecuado y oportuno proceso de
Adjudicación de Menor Cuantía de Bs. Ss.
16 días 3 horas
20 minutos
Jefes de las diferentes Áreas
05
Concurso Público.
Orientar a las diferentes Unidades Orgánicas y
Postores en el procedimiento a seguir para la
contratación de Bs. Y Ss. Mediante el proceso
de Concurso Publico.
52 días 5 horas
20 minutos
Jefes de las diferentes Áreas
06
Licitación Pública Subasta Inversa
Orientar a las diferentes Unidades Orgánicas y
Postores en el procedimiento a seguir para la
contratación de Bs. Y Ss. Mediante el proceso
de Selección de Licitación Publica.
40 días 5 horas
y 40 minutos
Jefes de las diferentes Áreas
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adquisición de bienes y servicios menores a 3 UIT.
AREA USUARIAUnidad de Abastecimiento, Almacen, Contrataciones y
AdquisicionesUnidades Orgánicas
Secretaria General /
AlcaldiaUnidad de Tesorería Días Horas
3
2 5
10
3
10
Adjudicación de Menor cuantía 1
Adjudicación directa selectiva
4 Concurso públ ico o
Lici tación
3
1
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Distribuir la Directiva actual izada y
formato del cuadro de neces idades a las
di ferentes unidades orgánicas ,
as ignando un plazo determinado
Las Unidades operativas formulan su
cuadro de neces idades de acuerdo a su
techo presupuestario y metas as ignadas
y lo envian a la Oficina de Logís tica .
Aprobado el PIA, se hacen los reajustes
necesarios en los cuadros de
neces idades de acuerdo a l presupuesto
aprobado, se consol ida esta
información de acuerdo a la Directiva de
la formulación del PAAC que emite la
OSCE.
De acuerdo a los montos que arrojen
esos consol idados del Plan de
Adquis iciones se determina la
modal idad de adquis ición que puede
ser:
Envío de PAAC a Secretaría General para
la respectiva aprobación mediante
resolución de Alca ldía
Se emita la Resolución de Alca ldía de
aprobación del PAAC
Responsable recibe requerimiento e imprime S/C y entrega a Cotizador (a)
Recepciona y completa
formatos
Eva lua sus requerimientos
y devuelve cuadro de
FIN
SI
NO
Recepciona, elabora la Resolución de
Aprobación del PAAC
PAAC
Resolución de
Cuadro de NecesidadesCotizador (a) realiza 2 a
B>369. 200
Clasificación de los procesos de selección
Resolución pasa para
Alca lde Firma
Resolución de
Secretaría General
di funde el Plan Anual
de Contrataciones y Adquisiciones
Lici tación
S>=213,000Concurso
adjudicación
Directa
adjudicaciónDirecta
Públ ica
184,600<B<369,200 165,500<S<106,500
36,920<B<184,60021,300<S<106,500
1
SI
SI
SI
NO
NO
NO
INICIO
3
FRECUENCIA
VISTO BUENO DEL JEFE
Orientar a las dependencias en el procedimiento a seguir para una correcta programación de Logís tica de bienes y servicios
para lograr los objetivos y a lcanzar las metas presupuestarias
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado
Difus ión del PAAC, se noti fica a través
de SEACE y pag. Web de la
Municipal idad
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
Proporcionar la información actual izada y veraz sobre el aprovis ionamiento de los bienes y servicios requeridos
Establecer las normas, procedimientos , formularios y responsabi l idades para el adecuado y oportuno proceso técnico de
programación de Logís tica- Ley N° 28812 Ley del Presupuesto del Sector
Públ ico para el 2012
- Directiva para la elaboración de Cuadro de
Neces idades .
Comprender la importancia del s is tema de información para el suminis tro de bienes y contratos por servicios
adminis trativos necesarios para el desarrol lo de los procesos productivos de la Municipa l idad
10,650<B<36,92010,650<S<21,300
1
¿Es un proceso de Selección
adjudicaciónMenor
adjudicación
Directa
Compradirecta B>10,650 S<10,650
SI
SI
NO
NO
FLUJOGRAMA Nro. 002 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adjudicación directa pública.
Area UsuariaUnidad de Abatecimiento, Contrataciones y
AdquisicionesOficina de Ptto Gerencia Municipal Comité Especial Días Horas
1 1
2
2
3 1
4
5
La Oficina de Presupuesto Certifica que el
Expediente de Contratacion tenga
Presupuesto
2
6El Expediente de Contrataciones es Aprobada
porla Direccion de administracion1
7El Comité Especial Formula Bases
Administrativas1
8Las Bases Administrativas es Aprobada porla
Direccion de administracion1
9El OEC convoca proceso a travez del SEACE y
concluye con la prsentacion de Propuestas8
10 2
11
Comité Especial se Instala para la Recepcion ,
evaluacion de Propuestas en Acto Publico y
Otorga la Buena Pro al Postor Adjudicado.
El OEC publica a traves del SEACE el
Otorgamiento de la Buena Pro al dia siguiente
producido el Otrogamiento de la Buena Pro
0
0.3
Se recepciona requerimiento de las areas
Usuarias mediante (Software) y en fisico y
responsable imprime las Solicitudes de
Cotizaciones para entrega a cotizadores
Responsable de cotizaciones procede a
realizar cotizaciones a Proveedores del entro
del mercado local, provincial, regional y
nacional a fin de obtener una fuente para
Estudio de Mercado.
Responsable de Estudio Mercado efectua
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado a traves de 2 fuentes minimo y
elabora el Resumen Ejecutivo y
consecuentemente el Expediente de
ContratacionesEl Jefe del OEC. Reviza y da V° B° a expediente
de Contrataciones para remitir a la Oficina de
Presupuesto.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Recepcion de Requerimiento (Software) e impresion de Solicitudes de Cotizaciones
Certi fiacacion
Presupuestal del Expediente de
Aprobacion de Expediente
de Contratacion.
Cotizacion ( 3 Cotizaciones) a Proveedores
mercado Local, Provincial , Regional y Nacional.
Estudio de Mercado y Elaboracion de Resumen
Ejecutivo (Expediente de Contrataciones)
Aprobacion de Bases Administrativas
¿Cuentacon
SI
NO
INICIO
Revision de Expediente de Contrataciones V° B°y remision para su aprobacion
Publicacion en el SEACE Otorgamiento de la Buena Pro
Elaboracion, revision y remision de Bases
Administrativas
Evaluacion de Propuestas y
Otorgamiento de la Buena Pro
Convocatoria de Proceso seguncronograma y tipo de Proceso
1
Area Usuaria formula Requerimiento
A
A
12
13
FRECUENCIA
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria Ley N°
29873
Reglamento de LCE Decreto Supremo N° 184-2008-EF y su Modificatoria
Decreto Supremo N° 138-2012-EF y Decreto Supremo N° 080-2014-EF.
Comprender la importancia de los tiempos y movimientos para el Contratacion de Bienes Comunes mediante un Proceso de Selección
de Adjudicacion Directa Publica de la Municipalidad
Proporcionar la información veraz sobre la secuencia del Proceso en tiempo real apara el aprovisionamiento y Contratacion de los
bienes y Servicios requeridos y que este permita a las Dependencias y Areas Usuarias tomar las previsiones con una Programacion
antelada a inicio de Obra y atencion de sus requerimientos.
Ley 17444 de Procedimientos Administrativos Bases administrativas Aprobadas
Establecer las normas, procedimientos, Acciones y responsabilidades para el adecuado y oportuno proceso de Adjudicacion Directa
Publica para la Contratacione de Biens Comunes.- Ley N° 30281 Ley del Presupuesto del Sector Público para el 2015 Programacion dentro del PAC
Orientar a las dependencias (Area Usuaria) y Postores en el procedimiento a seguir para la Contratacion de Bienes Comunes mediante
el Proceso de Selecion de Adjudicacion Directa Publica.
Expediente de Contratacion Aprobado
Designacion de Comité Especial
V° B° DEL JEFE
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
El OSCE mediante el SEACE conciente la Buena
Pro dento de 1 a 5 dias habiles dependiendo
del numeros de Postores participantes.
El responsable de Contratos del OEC procede
a la recepcion de Documentos y Formula el
Anteproyecto de Contrato y cordina con
Asesoria Jurica para su revision V°B° y se
suscribe el Contrato con el Postor Adjudicado
12
5
Elaboracion de anteproyecto de Contrato y suscrpcion (12 dias habiles)
Consentimiento de la Buena Pro de 1 a 5 dias habiles
1
FIN
FLUJOGRAMA Nro. 003
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adjudicación directa Selectiva.
Area UsuariaUnidad de Abastecimiento, Contrataciones y
AdquisicionesOficina de Ptto GERENCIA MUNICIPAL Comité Especial Días Horas
1 1
2
2
3 1
4
5
La Oficina de Presupuesto Certifica que el
Expediente de Contratacion tenga
Presupuesto
2
6El Expediente de Contrataciones es Aprobada
porla Direccion de administracion1
7El Comité Especial Formula Bases
Administrativas1
8Las Bases Administrativas es Aprobada porla
Direccion de administracion1
9El OEC convoca proceso a travez del SEA y
concluye con la prsentacion de Propuestas12
10 2
11
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Comité Especial se Instala para la Recepcion ,
evaluacion de Propuestas en Acto Publico y
Otorga la Buena Pro al Postor Adjudicado.
El OEC publica a traves del SEACE el
Otorgamiento de la Buena Pro al dia siguiente
producido el Otrogamiento de la Buena Pro
0
0.3
Se recepciona requerimiento de las areas
Usuarias mediante (SOFTWARE) y en fisico y
responsable imprime las Solicitudes de
Cotizaciones para entrega a cotizadores
Responsable de cotizaciones procede a
realizar cotizaciones a Proveedores del entro
del mercado local, provincial, regional y
nacional a fin de obtener una fuente para
Estudio de Mercado.
Responsable de Estudio Mercado efectua
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado a traves de 2 fuentes minimo y
elabora el Resumen Ejecutivo y
consecuentemente el Expediente de
ContratacionesEl Jefe del OEC. Reviza y da V° B° a expediente
de Contrataciones para remitir a la Oficina de
Presupuesto.
Recepcion de Requerimiento (SOFTWARE) e impresion de Solicitudes de Cotizaciones
Certi fiacacion Presupuestal del Expediente de
Aprobacion de Expediente
de Contratacion.
Cotizacion ( 3 Cotizaciones) a Proveedores
mercado Local, Provincial , Regional y Nacional.
Estudio de Mercado y Elaboracion de Resumen
Ejecutivo (Expediente de Contrataciones)
Aprobacion de Bases Administrativas
¿Cuentacon
SI
NO
INICIO
Revision de Expediente de Contrataciones V° B°y remision para su aprobacion
Publicacion en el SEACE Otorgamiento de la Buena Pro
Elaboracion, revision y remision de Bases
Administrativas
Evaluacion de Propuestas y
Otorgamiento de la Buena Pro
Convocatoria de Proceso seguncronograma y tipo de Proceso
1
Area Usuaria formula Requerimiento
A
A
12
13
FRECUENCIAFINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
El OSCE mediante el SEACE conciente la Buena
Pro dento de 1 a 5 dias habiles dependiendo
del numeros de Postores participantes.
El responsable de Contratos del OEC procede
a la recepcion de Documentos y Formula el
Anteproyecto de Contrato y cordina con
Asesoria Jurica para su revision V°B° y se
suscribe el Contrato con el Postor Adjudicado
12
5
Establecer las normas, procedimientos, Acciones y responsabilidades para el adecuado y oportuno proceso de Adjudicacion Directa
Publica para la Contratacione de Bienes y Servicios.- Ley N° 30281 Ley del Presupuesto del Sector Público para el 2015 Programacion dentro del PAC
Orientar a las dependencias (Area Usuaria) y Postores en el procedimiento a seguir para la Contratacion de Bienes y Servicios
mediante el Proceso de Selecion de Adjudicacion Directa Publica.
Expediente de Contratacion Aprobado
Designacion de Comité Especial
V° B° DEL JEFE
Comprender la importancia de los tiempos y movimientos para el Contratacion de Bienes y Servicios mediante un Proceso de Selección
de Adjudicacion Directa Publica de la Municipalidad
Proporcionar la información veraz sobre la secuencia del Proceso en tiempo real apara el aprovisionamiento y Contratacion de los
bienes y Servicios requeridos y que este permita a las Dependencias y Areas Usuarias tomar las previsiones con una Programacion
antelada a inicio de Obra y atencion de sus requerimientos.
Ley 17444 de Procedimientos Administrativos Bases administrativas Aprobadas
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria Ley N°
29873
Reglamento de LCE Decreto Supremo N° 184-2008-EF y su Modificatoria
Decreto Supremo N° 138-2012-EF y Decreto Supremo N° 080-2014-EF.
Elaboracion de anteproyecto de Contrato y suscrpcion (12 dias habiles)
Consentimiento de la Buena Pro de 1 a 5 dias habiles
1
FIN
FLUJOGRAMA Nro. 004 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Adjudicación de menor cuantía (AMC).
Area UsuariaUnidad de Abastecimiento, Contrataciones y
AdquisicionesOficina de Ptto Gerencia Municipal Comité Especial Días Horas
1 1
1
2
3 1
4
5
La Oficina de Presupuesto Certifica que el
Expediente de Contratacion tenga
Presupuesto
2
6El Expediente de Contrataciones es Aprobada
por la Direccion de administracion1
7El Comité Especial Formula Bases
Administrativas1
8Las Bases Administrativas es Aprobada porla
Direccion de administracion1
9El OEC convoca proceso a travez del SEACE y
concluye con la prsentacion de Propuestas4
10 1
11
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Comité Especial se Instala para la Recepcion ,
evaluacion de Propuestas en Acto Publico y
Otorga la Buena Pro al Postor Adjudicado.
El OEC publica a traves del SEACE el
Otorgamiento de la Buena Pro al dia siguiente
producido el Otrogamiento de la Buena Pro
0
0.3
Se recepciona requerimiento de las areas
Usuarias mediante (SOFTAWRE) y en fisico y
responsable imprime las Solicitudes de
Cotizaciones para entrega a cotizadores
Responsable de cotizaciones procede a
realizar cotizaciones a Proveedores del entro
del mercado local, provincial, regional y
nacional a fin de obtener una fuente para
Estudio de Mercado.
Responsable de Estudio Mercado efectua
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado a traves de 2 fuentes minimo y
elabora el Resumen Ejecutivo y
consecuentemente el Expediente de
ContratacionesEl Jefe del OEC. Reviza y da V° B° a expediente
de Contrataciones para remitir a la Oficina de
Presupuesto.
Recepcion de Requerimiento (Sotfware) e impresion de Solicitudes de Cotizaciones
Certi fiacacion Presupuestal del Expediente de
Aprobacion de Expediente
de Contratacion.
Cotizacion ( 3 Cotizaciones) a Proveedores
mercado Local, Provincial , Regional y Nacional.
Estudio de Mercado y Elaboracion de Resumen
Ejecutivo (Expediente de Contrataciones)
Aprobacion de Bases Administrativas
¿Cuentacon
SI
NO
INICIO
Revision de Expediente de Contrataciones V° B°y remision para su aprobacion
Publicacion en el SEACE Otorgamiento de la Buena Pro
Elaboracion, revision y remision de Bases
Administrativas
Evaluacion de Propuestas y
Otorgamiento de la Buena Pro
CConvocatiria del Proceso segun cronograma y tipo de Proceso.
1
Area Usuaria formula Requerimiento
A
A
12
13
FRECUENCIA
V° B° DEL JEFE
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
El OSCE mediante el SEACE conciente la Buena
Pro dento de 1 a 5 dias habiles dependiendo
del numeros de Postores participantes.
Formulacion de Orden de Compra y/o Servicio
y notificacion al l Postor Adjudicado1
5
Establecer las normas, procedimientos, Acciones y responsabilidades para el adecuado y oportuno proceso de Adjudicacion de Menor
Cuantia para la Contratacione de Biens y Servicios. - Ley N° 30281 Ley del Presupuesto del Sector Público para el 2015Programacion dentro del PAC
Orientar a las dependencias (Area Usuaria) y Postores en el procedimiento a seguir para la Contratacion de Bienes y Servios mediante
el Proceso de Selecion de Adjudicacion de Menor Cuantia.
Expediente de Contratacion Aprobado
Designacion de Comité Especial
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria
Ley N° 29873Reglamento de LCE Decreto Supremo N° 184-2008-EF y su
Modificatoria Decreto Supremo N° 138-2012-EF y Decreto
Supremo N° 080-2014-EF.
Comprender la importancia de los tiempos y movimientos para el Contratacion de Bienes y Servicios mediante un Proceso de
Selección de Adjudicacion de Menor cuantia de la Municipalidad
Proporcionar la información veraz sobre la secuencia del Proceso en tiempo real apara el aprovisionamiento y Contratacion de los
bienes y Servicios requeridos y que este permita a las Dependencias y Areas Usuarias tomar las previsiones con una Programacion
antelada a inicio de Obra y atencion de sus requerimientos.
Ley 17444 de Procedimientos Administrativos Bases administrativas Aprobadas
Elaboracion de la Orden de Compra (1 dias habiles)
Consentimiento de la Buena Pro de 1 a 5 dias habiles
1
FIN
FLUJOGRAMA Nro. 005
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Concurso Público.
Area UsuariaUnidad de Abastecimiento, Contrataciones y
AdquisicionesOficina de Ptto Gerencia Municipal Comité Especial Días Horas
1 1
4
2
3 1
4
5
La Oficina de Presupuesto Certifica que el
Expediente de Contratacion tenga
Presupuesto
2
6El Expediente de Contrataciones es Aprobada
porla Direccion de administracion1
7El Comité Especial Formula Bases
Administrativas1
8Las Bases Administrativas es Aprobada porla
Direccion de administracion1
9El OEC convoca proceso a travez del SEA y
concluye con la prsentacion de Propuestas22
10 4
11
Comité Especial se Instala para la Recepcion ,
evaluacion de Propuestas en Acto Publico y
Otorga la Buena Pro al Postor Adjudicado.
El OEC publica a traves del SEACE el
Otorgamiento de la Buena Pro al dia siguiente
producido el Otrogamiento de la Buena Pro
0
0.3
Se recepciona requerimiento de las areas
Usuarias mediante (SOFTWARE) y en fisico y
responsable imprime las Solicitudes de
Cotizaciones para entrega a cotizadores
Responsable de cotizaciones procede a
realizar cotizaciones a Proveedores del entro
del mercado local, provincial, regional y
nacional a fin de obtener una fuente para
Estudio de Mercado.
Responsable de Estudio Mercado efectua
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado a traves de 2 fuentes minimo y
elabora el Resumen Ejecutivo y
consecuentemente el Expediente de
ContratacionesEl Jefe del OEC. Reviza y da V° B° a expediente
de Contrataciones para remitir a la Oficina de
Presupuesto.
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Recepcion de Requerimiento (Software) e impresion de Solicitudes de Cotizaciones
Certi fiacacion Presupuestal del Expediente de
Aprobacion de Expediente
de Contratacion.
Cotizacion ( 3 Cotizaciones) a Proveedores
mercado Local, Provincial , Regional y Nacional.
Estudio de Mercado y Elaboracion de Resumen
Ejecutivo (Expediente de Contrataciones)
Aprobacion de Bases Administrativas
¿Cuentacon
SI
NO
INICIO
Revision de Expediente de Contrataciones V° B°y remision para su aprobacion
Publicacion en el SEACE Otorgamiento de la Buena Pro
Elaboracion, revision y remision de Bases
Administrativas
Evaluacion de Propuestas y
Otorgamiento de la Buena Pro
Convocatoria de Proceso de Elaboracion de anteproyecto de Contrato y
suscrpcion (12 dias habiles)22 dias habiles
1
Area Usuaria formula Requerimiento
A
A
12
13
FRECUENCIA
VISTO BUENO DEL JEFE
Comprender la importancia de los tiempos y movimientos para la Contratacion de Servicios mediante un Proceso de Selección de
Concurso Publico de la Municipalidad
Proporcionar la información veraz sobre la secuencia del Proceso en tiempo real apara la Contratacion de los Servicos requeridos y
que este permita a las Dependencias y Areas Usuarias tomar las previsiones con una Programacion antelada a inicio de Obra y
atencion de sus requerimientos.
Ley 17444 de Procedimientos Administrativos Bases administrativas Aprobadas
Establecer las normas, procedimientos, Acciones y responsabilidades para el adecuado y oportuno proceso de Selección de Concurso
Publico para la Contratacione de Servicios.- Ley N° 30281 Ley del Presupuesto del Sector Público para el 2015 Programacion dentro del PAC
Orientar a las dependencias (Area Usuaria) y Postores en el procedimiento a seguir para la Contratacion de Servicios mediante el
Proceso de Selecion de Licitacin Publica.
Expediente de Contratacion Aprobado
Designacion de Comité Especial
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria
Ley N° 29873Reglamento de LCE Decreto Supremo N° 184-2008-EF y su
Modificatoria Decreto Supremo N° 138-2012-EF y Decreto Supremo
N° 080-2014-EF.
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
El OSCE mediante el SEACE conciente la Buena
Pro dento de 1 a 8 dias habiles dependiendo
del numeros de Postores participantes.
El responsable de Contratos del OEC procede
a la recepcion de Documentos y Formula el
Anteproyecto de Contrato y cordina con
Asesoria Jurica para su revision V°B° y se
suscribe el Contrato con el Postor Adjudicado
12
8
Elaboracion de anteproyecto de Contrato y suscrpcion (12 dias habiles)
Consentimiento de la Buena Pro de 1 a 8 dias habiles
1
FIN
FLUJOGRAMA Nro. 006
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
TITULO DEL PROCEDIMIENTO : Contratación de bienes comunes.
TIPO DE PROCESO : Licitación Pública Subasta Inversa.
Area Usuaria Unidad de Logística, Contrataciones y Adquisiciones Oficina de Ptto Gerencia de Administracion Comité Especial Días Horas
1 1
2
2
3 1
4
5
La Oficina de Presupuesto Certifica que el
Expediente de Contratacion tenga
Presupuesto
2
6El Expediente de Contrataciones es Aprobada
porla Direccion de administracion1
7El Comité Especial Formula Bases
Administrativas1
8Las Bases Administrativas es Aprobada porla
Direccion de administracion1
9El OEC convoca proceso a travez del SEA y
concluye con la prsentacion de Propuestas12
10 4
11
ETAPAS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO DEMORA
OBSERVACIONES
Comité Especial se Instala para la Recepcion ,
evaluacion de Propuestas en Acto Publico y
Otorga la Buena Pro al Postor Adjudicado.
El OEC publica a traves del SEACE el
Otorgamiento de la Buena Pro al dia siguiente
producido el Otrogamiento de la Buena Pro
0.3
0.3
Se recepciona requerimiento de las areas
Usuarias mediante (SIADEG) y en fisico y
responsable imprime las Solicitudes de
Cotizaciones para entrega a cotizadores
Responsable de cotizaciones procede a
realizar cotizaciones a Proveedores del entro
del mercado local, provincial, regional y
nacional a fin de obtener una fuente para
Estudio de Mercado.
Responsable de Estudio Mercado efectua
estudio de posibilidades que ofrece el
mercado a traves de 2 fuentes minimo y
elabora el Resumen Ejecutivo y
consecuentemente el Expediente de
ContratacionesEl Jefe del OEC. Reviza y da V° B° a expediente
de Contrataciones para remitir a la Oficina de
Presupuesto.
Recepcion de Requerimiento (SIADEG) e impresion de Solicitudes de Cotizaciones
Certi fiacacion Presupuestal del Expediente de
Aprobacion de Expediente
de Contratacion.
Cotizacion ( 3 Cotizaciones) a Proveedores
mercado Local, Provincial , Regional y Nacional.
Estudio de Mercado y Elaboracion de Resumen
Ejecutivo (Expediente de Contrataciones)
Aprobacion de Bases Administrativas
¿Cuentacon
SI
NO
INICIO
Revision de Expediente de Contrataciones V° B°y remision para su aprobacion
Publicacion en el SEACE Otorgamiento de la Buena Pro
Elaboracion, revision y remision de Bases
Administrativas
Evaluacion de Propuestas y
Otorgamiento de la Buena Pro
Convocatoria de Proceso segun
Cronograma y tipo de Procesodias habiles)
22 dias habiles
1
Area Usuaria formula Requerimiento
A
A
12
13
FRECUENCIA
VISTO BUENO DEL JEFE
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS
El OSCE mediante el SEACE conciente la Buena
Pro dento de 1 a 8 dias habiles dependiendo
del numeros de Postores participantes.
El responsable de Contratos del OEC procede
a la recepcion de Documentos y Formula el
Anteproyecto de Contrato y cordina con
Asesoria Jurica para su revision V°B° y se
suscribe el Contrato con el Postor Adjudicado
12
8
Establecer las normas, procedimientos, Acciones y responsabilidades para el adecuado y oportuno proceso de Selección de Licitacion
Publica para la Contratacione de Bienes Comunes.- Ley N° 30115 Ley del Presupuesto del Sector Público para el 2014 Programacion dentro del PAC
Orientar a las dependencias (Area Usuaria) y Postores en el procedimiento a seguir para la Contratacion de Bienes mediante el Proceso
de Selecion de Licitacin Publica.
Expediente de Contratacion Aprobado
Designacion de Comité Especial
- D.L. N° 1017 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria
Ley N° 29873Reglamento de LCE Decreto Supremo N° 184-2008-EF y su
Modificatoria Decreto Supremo N° 138-2012-EF y Decreto Supremo
N° 080-2014-EF.
Comprender la importancia de los tiempos y movimientos para el suministro de bienes mediante un Proceso de Selección de Licitacion
PUblica de la Municipalidad
Proporcionar la información veraz sobre la secuencia del Proceso en tiempo real apara el aprovisionamiento de los bienes requeridos y
que este permita a las Dependencias y Areas Usuarias tomar las previsiones con una Programacion antelada a inicio de Obra y
atencion de sus requerimientos.
Ley 17444 de Procedimientos Administrativos Bases administrativas Aprobadas
Elaboracion de anteproyecto de Contrato y suscrpcion (12 dias habiles)
Consentimiento de la Buena Pro de 1 a 8 dias habiles
1
FIN
6.5 UNIDAD DE CONTABILIDAD
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por parte de la Unidad de Contabilidad en el proceso de la ejecución presupuestal de la adquisición de bienes y
servicios establecidos en Órdenes de Compra, Órdenes de servicio, Planillas, Viáticos, habilitos y Otros.
FINALIDAD
• Verificar la documentación fuente del proceso.
• Controlar y Supervisar el normal desarrollo de la documentación, en cumplimiento a las normas vigentes con los compromisos por pagar
(Gastos) de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
ALCANCE
• Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa
BASE LEGAL
• Constitución Política del Estado
• Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad N° 28708 y sus Modificatorias
• Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto N° 28411 y sus Modificatorias
• Ley General del Sistema Nacional de Tesorería N° 28693 y sus Modificatorias
• Ley del Presupuesto del Sector Público N° 30281 y sus Modificatorias para el año fiscal 2015.
• Resolución Directoral N°026-80-EF/77.15 “Normas Generales de Tesorería"
• Resolución de Contraloría N°072-98-CG “Normas de control Interno para el Sector Publico”
• Resolución de Contraloría N°123-2000-CG “Normas de Control Interno para una Cultura de Integridad, Transparencia y Responsabilidad en
la función Pública”
• Decreto Supremo N° 007-2013-EF que regula el Otorgamiento de de Viáticos para Viajes en Comisión de Servicios en el Territorio Nacional
• Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT, que aprueba el nuevo Reglamento de Comprobantes de Pago
• Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : DEVENGADO DE ORDENES DE COMPRA, ORDENES DE SERVICIO, PLANILLAS, VIATICOS, HABILITOS Y OTROS.
ETAP
AS
UNIDAD DE CONTABILIDAD
UNIDAD DE
TESORERIA
GERENCIA MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSER
V.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA D
ía
s
Ho
ras OPERADOR-SIAF “DEVENGADO”
1
2
3
4
1.- UNIDAD DE CONTABILIDAD Auxiliar: Recepciona y registra las O/C, O/S, Planilla, Viatico, Habilito y
Otros con N° de expediente registro SIAF debidadmente Sustentado. B.- Jefe: Toma conocimiento, programa devengado y deriva al especialista. C.- Especialista: Efectua la verificacion documentaria de las O/C, O/S, Planilla, Viatico, Habilito y
Otros, conforme a las normas legales y realiza la fase del devengado en el SIAF, con numero de expediente. D.- Auxiliar: Registra la O/C, O/S,
Planilla, Viatico, Habilito y Otros en sus respectivos libros y deriva al Jefe para la firma. E.- Jefe: Revisa documentación y procede a dar V°B° en la O/C, O/S,
Planilla, Viatico, Habilito y Otros. F.- Auxiliar: Remite la O/C, O/S,
Planilla, Viatico, Habilito y Otros y remite a la unidad de Tesoreria. 2.- UNIDAD DE TESORERIA A.- Efectúa la Programación y Girado
de la O/C, O/S, Planilla, Viatico,
Habilito y Otros
3.- GERENCIA MUNICIPAL A.- Revisa Documentación que sustenta el gasto, visa el C/P y firma el cheque, Firma electronica cuando el pago se reliza mediante CCI. 4.- UNIDAD DE TESORERIA A.- Tecnico Pagador:
Entrega el cheque al proveedor.
Archivo de expediente.
5m 5m 10m 5m 5m 5m 30m 1h 5m
Programa el
Devengado
Visa en la O/C, O/S,
Planilla, Viatico,
Habilito y Otros
Efectúa la Programación y
Girado de la O/C,
O/S, Planilla, Viatico, Habilito
y Otros
Revisa
documentación
Visa C/P y firma
cheque o Firma
electrónica
Entre de cheque previa firma del
proveedor y o
trabajador
Verifica la documentación
sustentadora de gasto conforme a
las normas legales y registra en el
SIAF-GL
Archi
vo
Recepciona la O/C,
O/S, Planilla,
Viatico, Habilito y
Otros
INICIO
Registra en el Libro
de O/C, O/S, Planilla, Viatico,
Habilito y Otros
FIN
Remite la O/C, O/S,
Planilla, Viatico,
Habilito y Otros a la
Unidad de Tesorería
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Cumplir con el pago de las obligaciones por adquisición de Bienes y/o Servicios.
Ley N° 27972, ley Orgánica de Municipales Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y sus modificatorias Ley N° 28708, Ley del Sistema Nacional de Contabilidad y
modificatorias. Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias Reglamento de organización y funciones
1.- Órdenes de Compa y/o Servicio Original 2.- Documentos sustentatorios (Requerimiento, cuadro comparativo, acta de la buena pro, ficha de certificación presupuestal cuando es proceso y
conformidad de servicio en caso de O/S. 3.- Factura, Boleta de venta, RH
V.B. Jefe
6.6 UNIDAD DE TESORERÍA
1.- PRESENTACIÓN
Las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa, en la actualidad dentro del marco de la globalización se
rigen administrativamente de acuerdo a los cambios constantes que se vienen dando en el marco normativo legal en materia
de procedimientos administrativos.
En este contexto, la Unidad de Tesorería presenta el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), que tiene como
objetivo identificar, definir y precisar las principales acciones que desarrollara esta Unidad de acuerdo a la Ley N° 28693 - Ley
General del Sistema Nacional de Tesorería y sus modificatorias, así como la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15
Aprobado con Resolución Directoral N° 017-2007-EF/93.01. Normatividad vigente fueron creadas para el buen funcionamiento
del Sistema Nacional de Tesorería en los procedimientos administrativos.
2.- ASPECTOS GENERALES
Objetivo
Siendo un instrumento de gestión que tiene como objetivo identificar, definir el funcionamiento y estructurar las principales
acciones que desarrolla la Unidad de Tesorería de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa, simplificando y haciendo más
agiles los trámites administrativos.
Finalidad
El documento formaliza la estructura de las funciones ejecutadas en la Unidad de Tesorería, orientando al logro de su finalidad
y objetivos que son brindar una rápida atención en el pago de obligaciones (Órdenes de Compra y/o Servicio, Planillas,
Resoluciones y otros).
Alcance
El presente manual es de aplicación en la Gerencia Municipal, Unidad de Tesorería, oficinas y unidades orgánicas de la
Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE TESORERÍA
RESPONSABLE:
Nº
Ord.
Denominación del Procedimiento
Finalidad
Duración Días,
Hrs.
Base Legal
Responsable
01 PAGO DE ORDENES DE COMPRA Y/O
SERVICIOS
Cumplir con el pago de las
obligaciones por adquisición de
Bienes y/o Servicios.
Ley N° 27972, ley Orgánica de Municipales.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería y sus modificatorias.
Directiva N° 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.
Reglamento de organización y funciones.
Especialista en Tesorería
02 PAGO DE REMUNERACIONES
Cancelar las remuneraciones del
personal que labora en la
institución así como pago de leyes
sociales.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería y sus modificatorias.
Directiva N° 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.
Reglamento de organización y funciones.
Especialista en Tesorería
03
GIRO DE VIÁTICOS. Otorgar los viáticos solicitados a los
servidores de la Municipalidad.
Ley N° 27972, ley Orgánica de Municipales.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería y sus modificatorias.
Directiva N° 001-2007-EF./77.15, y sus modificatorias.
Reglamento de organización y funciones.
Especialista en Tesorería
04 GIRO DE CAJA CHICA.
Otorgar las Cajas Chicas
solicitadas por las áreas usuarias.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería y sus modificatorias.
Directiva N° 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.
Reglamento de organización y funciones.
Especialista en Tesorería
05 REGISTRO DE INGRESOS.
Consolidar la información de los
ingresos entre las Unidades de:
Rentas, Contabilidad y Tesorería.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería y sus modificatorias.
Directiva N° 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.
Reglamento de organización y funciones.
Especialista en Tesorería
ABREVIATURA Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
CCI; Código de Cuenta Interbancario (Transferencia Electrónica)
C/P; Comprobante de Pago
C/P; Comprobante de pago
Cta. Cte.; Cuenta Corriente
Fte. Fto.; Fuente de Financiamiento
MAPRO; Manual de Procedimientos Administrativos
O/C; Orden de Compra
O/S; Orden de Servicio
R/I; Recibo de Ingreso
RH; Recibo por Honorarios
SIAF; Sistema Integrado de Administración Financiera
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PAGO DE ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIOS.
ET
A
P
A
S
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
GERENCIA
MUNICIPAL DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBS
ERV.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA PAGADOR Di
as Hor
as OPERADOR-SIAF-
IRADOR CAJERO
1
2
3
4
1.- UNIDAD DE TESORERÍA A.- Auxiliar: Recepciona y registra las ordenes de de Compra y/o servicio con N° de expediente registro SIAF Debidadmente Sustentado. B.- Jefe: Toma conocimiento, programa pago y deriva al girador indicando la Cta Cte donde carga el gasto. C.- Especialista: Efectua fase girado en SIAF, ingresa N° de cheque con su respectivo C/P según Rubro y Fte. Fto. Y Carta Orden cuando el pago se reliza mediante CCI. D.- Auxiliar: Registra el C/P y deriva al Jefe para la firma. E.- Jefe: Revisa documentación y procede a firmar el cheque y visa el C/ P, Firma electronica cuando el pago se reliza mediante CCI. F.- Auxiliar: Recibe Comprobante de Pago y Cheques sustentado y remite a la unidad de Contabilidad. 2.- UNIDAD DE CONTABILIDAD A.- Efectua el Control Previo al pago y pone visto bueno al C/P. 3.- GERENCIA MUNICIPAL A.- Revisa Documentación que sustenta el gasto, visa el C/P y firma el cheque, Firma electronica cuando el pago se reliza mediante CCI. 4.- UNIDAD DE TESORERIA A.- Tecnico Pagador:
Entrega el cheque al proveedor.
Archivo de expediente.
1d
5m 10m 5m 5m 5m 30m 1h 5m
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Cumplir con el pago de las obligaciones por adquisición de Bienes y/o Servicios.
Ley N° 27972, ley Orgánica de Municipales
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y sus modificatorias Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias Reglamento de organización y funciones
1.- Órdenes de Compa y/o Servicio Original
2.- Documentos sustentatorios (Requerimiento, cuadro comparativo, acta de la buena pro, ficha de certificación presupuestal cuando es proceso y conformidad de servicio en caso de O/S.
3.- Factura, Boleta de venta, RH.
Programa el Pago
Registra C/P
Firma Cheque o Firma electrónica,
Visa C/P.
Remite C/P a la
Unidad de Contabilidad
Girado,
Cheque o
Carta
Orden-CCI
INICIO
Recepciona, registra
O/C y O/S
Efectúa control
Previo y Visa C/P
Revisa
documentación
Visa C/P y firma cheque o Firma
electrónica
Entre de cheque previa firma del
proveedor
FIN
Archivo
FLUJOGRAMAS Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : PAGO DE REMUNERACIONES.
ET
A
P
A
S
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
GERENCIA
MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBS
ERV.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA
PAGADOR
Di
as
Hor
as OPERADOR-SIAF
“GIRADOR” CAJERO
1
2
3
4
1.- UNIDAD DE TESORERÍA A.- Auxiliar: Recepciona y registra las Planillas con N° de expediente SIAF Debidadmente Sustentado. B.- Jefe: Toma conocimiento, programa pago de remuneraciones. C.- Especialista: Efectua el registro de fase girado en SIAF, ingresa N° de Cheque y/o Carta Orden, según Rubro y Fte. Fto., asigna N° y emite Comprobante de Pago para el pago respectivo de remuneraciones y leyes sociales. D.- Auxiliar: Registra el C/P y deriva al Jefe para la firma. E.- Jefe: Revisa emision de cheque y/o carta orden y procede a firmar el Comprobante de Pago y Cheque. F.- Auxiliar: Remite Comprobantes de Pago con su respectivo cheque a la unidad de Contabilidad. 2.- UNIDAD DE CONTABILIDAD A.- Efectua el Control Previo al pago y pone visto bueno al C/P. 3.- GERENCIA MUNICIPAL A.- Revisa Documentación que sustenta el gasto, visa el C/P y firma el cheque. 4.- UNIDAD DE TESORERIA Depósito masivo de Remuneraciones
Entrega de cheques Pago de leyes sociales
Archivo de expediente
1d
5m 10m 5m 5m 5m 30m 1h 2h
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Cancelar las remuneraciones del personal que labora en la institución así como pago de leyes sociales.
Ley N° 27972, ley Orgánica de Municipales Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y sus modificatorias Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias
Reglamento de organización y funciones
1.- Planillas con firmas del Jefe de personal, Gerente Municipal, 2.- Contar con registro en el SIAF.
INICIO
Recepciona registra
Planillas Programa el Pago
Registra C/P
Firma Cheque y Visa
C/P
Remite C/P a la
Unidad de
Contabilidad
Efectúa control Previo y Visa C/P
Revisa
documentación Visa C/P y firma
cheque
Depósito masivo de Remuneraciones y/o
entrega de cheques
pago de leyes
sociales
FIN
Girado,
Cheques y Carta Orden
para abonos
masivos
Archivo
FLUJOGRAMAS Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : GIRO DE VIÁTICOS.
ETAP
AS
UNIDAD DE TESORERÍA
PRESUPUESTO
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
GERENCIA
MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBS
ERV
.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA PAGADOR
Di
as
Hor
as OPERADOR-SIAF
“GIRADOR” CAJERO
1 2
3
4
1.- UNIDAD DE TESORERÍA Elabora Plla de viaticos, según memorando de autorización y remite a presupuesto previa firma de Jefe. 2.- PRESUPUESTO Certifica el gasto 3.- UNIDAD DE CONTABILIDAD Registra la fase de compromiso y devengado 4.- UNIDAD DE TESORERÍA Realiza el registro de fase girado en SIAF, ingresa N° de Cheque con su respectivo número del C/P y seguimiento fimas en el cheque y su visacion en el C/P, por la Unidad de Contabilidad y Gerencia Municipal. -Entrega de cheque.
Archivo de expediente.
30m 15m 10m 2h
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS Otorgar los viáticos solicitados a los servidores de la Municipalidad.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y
sus modificatorias Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias Reglamento de organización y funciones
1.- Memorando de Autorización de la Gerencia Municipal.
2.- Contar con registro en el SIAF. 3.- Certificación presupuestal.
Registra C/P
INICIO
Recepciona memorando de
Autorización,
elabora Plla de
viáticos
Firma la Planilla
de viáticos
Firma Cheque y
Visa C/P
Remite C/P a la
Unidad de Contabilidad
Efectúa control
Previo y Visa
C/P
Revisa
documentación Visa C/P y
firma cheque
Entrega de Cheque
FIN
Girado,
Cheques
Archivo
Certificación Registro de
Compromiso
y devengado
FLUJOGRAMA Nro. 04
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : GIRO DE CAJA CHICA.
ETAP
AS
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
GERENCIA
MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBS
ERV
.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA
PAGADOR
Di
as
Hor
as
OPERADOR-SIAF
“GIRADOR” CAJERO
1
2
3
4
1.- UNIDAD DE TESORERÍA A.- Auxiliar: Recepciona y registra la Resolución de Caja Chica con número de expediente SIAF, de la Unidad de Contabilidad. B.- Jefe: Toma conocimiento, programa la asignacion de caja chica. C.- Especialista: Efectua el registro de fase girado en SIAF, ingresa N° de Cheque, según Rubro y Fte. Fto., asigna N° y emite C/P. D.- Auxiliar: Registra el C/P y deriva al Jefe para la firma. E.- Jefe: Revisa emision de cheque y procede a firmar el Comprobante de Pago y Cheque. F.- Auxiliar: Remite Comprobantes de Pago con su respectivo cheque a la unidad de Contabilidad. 2.- UNIDAD DE CONTABILIDAD A.- Efectua el Control Previo al pago y pone visto bueno al C/P. 3.- GERENCIA MUNICIPAL A.- Revisa, visa el C/P y firma el cheque. 4.- UNIDAD DE TESORERIA Entrega de cheque
Archivo de expediente.
5m 2h 10m 5m 5m 5m 30m 30m 5m
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Otorgar las Cajas Chicas solicitadas por las áreas usuarias.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y sus modificatorias Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias Reglamento de organización y funciones
1.- Resolución Emitida por la Gerencia Municipal 2.- Contar con registro en el SIAF. 3.- Certificación presupuestal.
INICIO
Recepciona y registra la
Resolución
Programa el Pago
Registra C/P
Girad de
Cheque
Firma Cheque y Visa
C/P
Remite C/P a la Unidad de
Contabilidad
Efectúa control Previo y Visa C/P
Revisa, Visa C/P
y firma cheque
Entrega de Cheque
FIN
Archivo
FLUJOGRAMAS Nro. 05
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE INGRESOS.
ET
A
P
A
S
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBS
ERV.
AUXILIAR
JEFE
ESPECIALISTA CAJERO
Di
a
s
Hor
as OPERADOR-SIAF
“GIRADOR”
1
2
3
1.- UNIDAD DE TESORERÍA A.- Cajero:. Recepciona el dinero según Recibo de Caja, emitido por la Unida de Rentas. Deposita los ingreso recaudados a la Cta. Cte. de Ingresos propios de la Municipalidad. B.- Especialista: Recepciona el reporte de ingresos con su respectivo voucher y/o papeleta de depósito. Efectua el registro de ingresos en las fases de ingreso determinado y recaudado en el SIAF, asigna y emite R/I con un número. C- Jefe: Revisa el registro de ingreso asignado y Visa. 2.- UNIDAD DE CONTABILIDAD A.- Efectua la contabilizacion de los ingreso, visto bueno en R/I. 3.- UNIDAD DE TESORERIA Archivo de expediente.
1d 10m 5m 30m 5m
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
Consolidar la información de los ingresos entre las Unidades de: Rentas, Contabilidad y Tesorería.
Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y sus
modificatorias Directiva N°001-2007-ef/77.15, y sus modificatorias Reglamento de organización y funciones
1.- Reporte diario de Ingresos en el Caja
2.- Voucher y/o papeleta de Depósito.
INICIO
Recepciona y
deposita en Cta. Cte Revisa y Visa el R/I
Contabiliza, visa
el R/I
FIN
Registra
ingresos en
el SIAF
Archivo
6.7 UNIDAD DE PATRIMONIO
ASPECTOS GENERALES
Objeto
La Unidad de Patrimonio, es el órgano de apoyo, encargado de dirigir, ejecutar y evaluar las políticas de control, evaluación y
supervisión de los bienes de propiedad Municipal, por lo que es de necesidad de la misma elaborar su MAPRO, el mismo que
detalla la ruta optima por la que seguirán los diferentes procedimientos administrativos que esta genera los cuales cumplen con la
característica de ser los óptimos en cuanto al uso del tiempo y calidad del servicio que esta presta.
Finalidad
Este procedimiento tiene como finalidad de llevar el control desde la adquisición del bien, solicitada por las diversas Sub
gerencias, unidades jefaturas y divisiones, los desplazamientos de los bienes patrimoniales y procedimientos para el alta y baja
de bienes patrimoniales de dichos bienes patrimoniales de propiedad de la Municipalidad Distrital de Santa Teresa.
Alcance
El presente manual es de aplicación obligatoria por la Unidad de Patrimonio y oficinas y unidades orgánicas de la Municipalidad
Distrital de Santa Teresa.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS. UNIDAD ORGÁNICA: UNIDAD DE PATRIMONIO
RESPONSABLE:
Nº
Ord.
Denominación del Procedimiento
Finalidad
Duración
Días, Hrs.
Base Legal
Responsable
01 ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE BIENES
PARA PATRIMONIZAR
1.-implementación con bienes
muebles
2.- control de los bienes adquiridos
en cada periodo fiscal
2 días
1.- Ley orgánica de municipalidades
2.- reglamento de organización y funciones (ROF).
3.- manual de organizaciones y funciones (MOF).
4.- ley de general del sistema nacional de bienes
estatales nº 29151.
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
02 ALTAS Y BAJAS DE BIENES
PATRIMONIALES
realizar la documentación
sustentatoria para dar de baja o
alta los bienes
2 días
2 horas
30 minutos
1.-decreto supremo nº 009-2006-vivienda
2.- ley nº 29151 ( sistema nacional de bienes
estatales
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
03 CONCILIACIÓN DE BIENES
PATRIMONIALES
Realizar la conciliación de bienes
patrimoniales. 3 días
1.- articulo Nº 121 del D.S. Nº 007-2008-vivienda.
2.- ley 28708 ley general del sistema nacional de
contabilidad
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
04 INGRESO, CONTROL DE BIENES DE BAJA
AL ALMACÉN CENTRAL
realizar todo el proceso de la baja
de bienes 1 día
resolucion nº 047-2009-SBN
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
05 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES,
EQUIPOS, MAQUINARIAS LIVIANAS
realizar el inventario de todos los
bienes de propiedad de la entidad 10 días
1.-ley nº 29151 (sistema nacional de bienes
estatales
2.- decreto supremo 007-2008-bienes patrimoniales
3.- reglamento de organizaciones y funciones (rof).
4.- manual de organizaciones y funciones (mof).
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
06
ESTABLECER EL ESTADO DE
CONSERVACIÓN Y USO DE LOS BIENES
PATRIMONIALES
realizar diferentes acciones de
control patrimonial
1 día
1.-ley nº 29151 (sistema nacional de bienes
estatales
2.- decreto supremo 007-2008-bienes patrimoniales
3.- reglamento de organizaciones y funciones
(ROF).
4.- manual de organizaciones y funciones (MOF).
Jefe de la Unidad de
Patrimonio
FLUJOGRAMA Nro. 01
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE BIENES PARA PATRIMONIZAR
ET
A
P
A
S
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE
LOGÍSTICA
UNIDAD DE PATRIMONIAL
UNIDADES
ORGÁNICAS
Días
Horas
1
2
3
1.- equipo de computo previa verificacion del la unidad de tecnologias de informacion 2.- mubles i escritorios entrega en el area usuaria 3.- otros bienes previa verificacion del area que corresponda
2 DÍAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS frecuencia
1.-implementación con bienes muebles 2.- control de los bienes adquiridos en cada periodo fiscal
1.- ley orgánica de municipalidades 2.- reglamento de organización y funciones (ROF). 3.- manual de organizaciones y funciones (MOF). 4.- ley de general del sistema nacional de bienes estatales nº 29151.
presentación de la orden de compra (completa) V.B. Jefe
INICIO
Remite Dctos.
Fuente O/C y bienes a
patrimonizar
FIN
Recepción de dctos. Fuente y bienes a
patrimoniales.
Inscribe bienes en el registro patrimonial y etiqueta los bienes patrimoniales
Examina, Verifica, y
comprueba información y genera acta de
ingreso de bienes.
Reciben el bien patrimonial y firman cargo.
FLUJOGRAMA Nro. 02
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ALTAS Y BAJAS DE BIENES PATRIMONIALES Y ENTREGAS DE CONSTANCIAS DE NO DEUDOR.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV. UNIDADES
ORGÁNICAS/COMITÉ DE
ALTAS Y BAJAS
GERENCIA MUNICIPAL
UNIDAD DE TESORERÍA
UNIDAD DE
PATRIMONIO
Días
Hora
1
2 3
comité de altas y bajas evalua los informes tecnicos de los bienes que seran dados de alta o baja, para remitir a GM para la elaboracion de la resolucion de altas y bajas 2.- MUBLES I ESCRITORIOS ENTREGA EN EL AREA USUARIA 3.- OTROS BIENES PREVIA VERIFICACION DEL AREA QUE CORRESPONDA
2
2
0.5
FINALIDAD
BASE LEGAL
REQUISITOS
frecuencia
realizar la documentación sustentatoria para dar de baja o alta los bienes
1.-decreto supremo nº 009-2006-vivienda 2.- ley nº 29151 ( sistema nacional de bienes estatales
emitir informes
V.B. Jefe
INICIO
1.- recepción del informe. 2.- análisis del informe (si es para dar de baja, alta o reposición). 3.- elaboración del informe técnico legal para la proyección de la resolucion por pare de GM.
1.- G.M. dispone la retención de haberes al personal que adeuda bienes patrimoniales
Devolución del informe al área usuaria por no sustentar bien en el informe técnico
FIN
1.- análisis del informe 2.- dispone mediante resolucion el alta, baja o bien de reposición
Una vez repuesto y/o devuelto el bien se procede a dar la constancia de no deudor, para su posterior pago
FLUJOGRAMA Nro. 03
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE PATRIMONIO
CONTABILIDAD
Días
Hora
1
2
1.-conciliacion de bienes muebles (depreciables y no depreciables), activos intangibles, inmuebles. 2.- Presentacion de “SIMI” ante la SBN
3 DÍAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS frecuencia
realizar la conciliación de bienes patrimoniales.
1.- articulo Nº 121 del D.S. Nº 007-2008-vivienda. 2.- ley 28708 ley general del sistema nacional de contabilidad
documentación sustentatoria
V.B. Jefe
INICIO
Documentos derivados de las
unidades
Recepciona y registra documentos en el sistema interno
de la MDST
FIN
Recauda información de la unidad de
tesorería y archivo central y
liquidaciones
Conciliación de bienes muebles e inmuebles con la
unidad de contabilidad
Informa a la SBN de la conciliación
.
FLUJOGRAMAS Nro. 04
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : INGRESO, CONTROL DE BIENES DE BAJA AL ALMACÉN CENTRAL
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
OPERATIVAS
UNIDAD DE PATRIMONIO
GERENCIA
MUNICIPAL/COMI
SIÓN DE ALTAS Y
BAJAS
Días
Horas
1
2
3
1.- establecer un establecimiento para el almacen central 2.- traslado de bienes al almcen de patrimonio 3.- elaboracion de expedientes tecnicos para la baja de los bienes
4.- disminuir en las cuentas contables los bienes dados de baja
1 Día
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS frecuencia
realizar todo el proceso de la baja de bienes
resolucion nº 047-2009-SBN
documentación técnica y detallada para el proceso de la baja de bienes
V.B. Jefe
INICIO
1.-revisa en almacén si hay bienes solicitados 2.- revisa los bienes entregados por área usuaria
FIN
Eleva informe técnico de baja de bienes
Evalúa y aprueba resolucion para la baja del bien según su causal
Recepciona, evalúa (en caso de solicitud de bienes) y deriva
Informa
FLUJOGRAMAS Nro. 05
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Inventario físico de bienes muebles, equipos, maquinarias livianas.
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDADES
ORGÁNICAS
UNIDAD DE PATRIMONIO
Días Horas
1
2
3
4
5 6
Procedimiento de información de inventario físico de los bienes de las cuatro cuentas y del distrito de santa teresa
10 dias
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
realizar el inventario de todos los bienes de propiedad de la entidad
1.-ley nº 29151 (sistema nacional de bienes estatales 2.- decreto supremo 007-2008-bienes patrimoniales 3.- reglamento de organizaciones y funciones (rof). 4.- manual de organizaciones y funciones (mof).
emitir resoluciones para las comisiones quienes elaboraran el inventario de bienes
V.B. Jefe
INICIO
Documentos derivados
Verifica el inventario de los bienes
muebles y maquinarias
FIN
Firma el inventario de sobrantes y
faltantes
Recepciona e informa de los
bienes faltantes y sobrantes
Recepciona registra y deriva
Memorando de
trabajo
FLUJOGRAMAS Nro. 06
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PATRIMONIO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : ESTABLECER EL ESTADO DE CONSERVACIÓN Y USO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
ETAP
AS
DEPENDENCIAS
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
OBSERV.
UNIDAD DE
PATRIMONIO
UNIDADES ORGÁNICAS
Días Hor
as
1
llevar un control adecuado de todos los bienes de propiedad de la mdst, el estado en que se encuentra, para su posterior actualizacion en el sofware de la entidad
1 DIAS
FINALIDAD BASE LEGAL REQUISITOS FRECUENCIA
realizar diferentes acciones de control patrimonial
1.-ley nº 29151 (sistema nacional de bienes estatales 2.- decreto supremo 007-2008-bienes patrimoniales 3.- reglamento de organizaciones y funciones (ROF). 4.- manual de organizaciones y funciones (MOF).
presentación de documentos sustentados de la unidad de patrimonio
V.B. Jefe
INICIO
Verifica el estado de conservación de los bienes a cargo del personal
FIN
Constatar la ubicación de los bienes patrimoniales
Actualizar en el sistema sobre el estado del bien
constatado
Emite
memorándum
para inamovilidad de
bienes
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