MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 1
GOBIERNO AUTÓNOMO
MUNICIPAL DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Bermejo – Bolivia
Gestión 2015
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
1. MARCO LEGAL
La Ley N° 1178 (Ley SAFCO), en su Artículo 2°, define los sistemas que regulan la
administración y control de los recursos del estado. Entre ellos se considera al
Sistema de Administración de Bienes y Servicios, este sistema establece que el
mismo está compuesto por tres componentes, que en resumen indican:
Contratación de Bienes y servicios: Este componente está relacionado con
la disponibilidad de fondos, autorizar el inicio y llevar el proceso de
contratación, simplificar trámites, identificar a los responsables de
decisiones y los efectos de los términos de pago.
Manejo de Bienes y Servicios: Este componente está referido, al uso en los
fines previstos en la Programación de Operaciones, el mantenimiento
preventivo y la salvaguarda de los activos, identificando a los responsables
de su manejo.
Disposición de los Bienes y Servicios: Componente referido a los
mecanismos para dar de baja o definir la venta de los bienes, transferencia
o liquidación con las autorizaciones legales respectivas.
Dentro de este marco legal, la Administración de Activos Fijos comprende
actividades relativas a la asignación, salvaguarda, mantenimiento y control de
los bienes del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, los mismos que
requieren el apoyo de un procedimiento operativo que sistematice su
actividad.
2. OBJETIVO DEL MANUAL
2.1 OBJETIVO GENERAL
Generar un proceso de información documentada de los bienes y
materiales, actividades de coordinación y vigilancia que permita
realizar una gestión actualizada, confiable, que coadyuve al Registro
Contable y fortalezca el Control Interno y de gestión en la Secretaría
Administrativa y Financiera (Oficial Mayor) del Gobierno Autónomo
Municipal de Bermejo y sus áreas correspondientes.
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2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
a) Recibir, registrar y transmitir, sin distorsiones, la información del
movimiento y disposición de todo género de Activos Fijos, de manera
uniforme, cronológica y ordenada para facilitar labores de Control
Interno y de Auditoría Interna.
b) Reunir la información documentada para facilitar el Registro
Contable del movimiento de Activos Fijos, en forma ordenada y
cronológica.
c) Mantener y resguardar un Archivo de documentos para facilitar un
control físico detallado y codificado, bajo un sistema eficiente de
registro de los movimientos generados y cumplir con las rutinas de
trabajo.
d) Proporcionar información actualizada a las áreas solicitantes acerca
de la cantidad, el estado y condiciones de uso los Activos Fijos, para
optimizar su uso y disponibilidad.
e) Proporcionar información física y valorada a las áreas solicitantes,
para fines de planeación, Control de Activos Fijos y una adecuada
interpretación del estado actual de los Activos Fijos y facilitar una
toma de decisiones respecto a mantenimiento preventivo, correctivo
y su disposición.
f) Mantener un sistema de Codificación, Registro y Control físico y
valorado oportuno y eficiente en base a una correcta aplicación del
catálogo de Activos Fijos y formularios del procedimiento para
exponer el movimiento de los bienes.
g) Registrar y controlar la relación del Activo Fijo y su asignación al
servidor público quien es responsable de su custodia, protección
física y mantenimiento.
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h) Difundir y hacer conocer que todos los servidor públicos,
dependientes del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, están
obligados a cumplir responsabilidades derivadas de la
Administración de Activos Fijos.
3. DE LAS PROHIBICIONES
a) Mantener Activos Fijos en las instalaciones del Gobierno Autónomo
Municipal de Bermejo sin haber regularizado su ingreso.
b) Entregar o distribuir Activos Fijos sin documento de autorización,
emitido y firmado por el servidor público del nivel organizacional
autorizado.
c) Entregar Activos Fijos en calidad de préstamo.
d) Usar o destinar Activos Fijos en beneficio particular o privado.
e) Recibir Activos Fijos de características diferentes a las aprobadas en
las Especificaciones Técnicas del requerimiento y Orden de Compra
respectiva.
4. RESPONSABILIDADES POR LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS
De acuerdo al régimen de Responsabilidad por la Función Pública,
establecido en el Capítulo V de la Ley N° 1178 (Ley SAFCO) y sus
reglamentos, todos los servidores públicos son responsables por el
debido uso, custodia, preservación y demanda de servicios de
mantenimiento de los bienes que les fueren asignados para
cumplimiento y desempeño de sus funciones.
En este marco, y de acuerdo a los niveles de organización del Gobierno
Autónomo Municipal de Bermejo y relación de delegación, la Secretaría
Administrativa y Financiera (Oficial Mayor), el Director (a) Administrativo
y el Encargado (a) de Activos Fijos son responsables ante la Máxima
Autoridad Ejecutiva por el cumplimiento de normas, reglamentos,
procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus
funciones.
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El área de Activos Fijos depende de la Dirección Administrativa.
5. CATALOGO DE ACTIVOS FIJOS
Bajo la consideración de que los Activos Fijos representan el Patrimonio
del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, es importante y
necesario elaborar un catálogo cuya estructura de codificación y
registro sea claro y preciso, que garantice la identificación, con todas
las características técnicas necesarias del Activo y evite la confusión
con otros activos similares.
5.1 CARACTERISTICAS GENERALES DE UN CATALOGO
a) Organizar en forma sistemática los Activos Fijos de propiedad de la
Municipalidad de Bermejo de acuerdo a una estructura de código
que relacione:
i. El Área organizacional definida en el Organigrama del
Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo.
ii. El Sector funcional dentro el Área organizacional.
iii. El grupo del Activo según la definición del Clasificador por
Objeto del Gasto (Activos reales) contenido en el
CLASIFICADOR emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas cada gestión.
iv. Descripción genérica del Activo. Nombre claro, técnico y
preciso.
v. Número Correlativo del Activo. Numeración general o
numeración correlativa por grupo de activo
b) La Codificación y Registro debe considerar la siguiente
documentación básica:
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i. La documentación que determine su propiedad o tenencia:
Título de propiedad inscrito en derechos reales para el caso de
inmuebles, carnet de propiedad de los vehículos, acciones
telefónicas.
ii. La existencia física del activo debidamente identificada,
codificada y clasificada.
c) La Codificación debe tomar en cuenta criterios de:
i. Amplitud: estimar los límites del universo de los activos fijos
susceptibles a ser codificados.
ii. Concisión: emplear el menor número posible de cifras o letras
para designar cada activo fijo.
iii. Funcionalidad: permitir la adaptación del código a las
necesidades operativas del Gobierno Autónomo Municipal de
Bermejo.
El Servidor público Encargado (a) de Activos Fijos, deberá realizar la
Catalogación, que consiste en la elaboración de listas de Activos Fijos
codificados y clasificados siguiendo un sistema de identificación que
facilite niveles de consulta: individual, por grupo, por ubicación, grupo
de activo y otros relativos al control físico de inventarios.
5.2 ESTRUCTURA DE CODIFICACION PROPUESTA
Ejemplo de codificación:
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INSTITUCI
ÓN
UBICACIÓN GESTION UNIDAD
TIPO DE
ACTIVO
NUMERO
DE
FUNCIO
NARIO
NUMERO DE
ACTIVO
EDF.
EXTERNO
EDIF.
CENTRAL
ANTERI
OR
ACTUAL (EJEMPLO) (EJEMPO)
G.A.M.B.
E1
E0
0
1
ACT (activo Fijo)
EQCO
Equipo de
computaci
ón
001
(ejemplo)
00001
(ejemplo)
Sigla ejemplo: (GAMB E01ACTEQCO00100001)
6. CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS
6.1 CLASIFICACION
De acuerdo a su naturaleza y al tipo de la asignación del costo a que
están sujetos, los Activos Fijos se clasifican en tangibles (activables y no
activables) e intangibles.
Los activos tangibles, son aquellos que existen físicamente y son
utilizados por la Municipalidad de Bermejo para brindar los servicios a la
colectividad que son de su competencia, se dividen en:
Recursos Físicos
1) Sujetos a depreciación: Como las edificaciones, maquinaria y
equipo, equipo de laboratorio, equipos de computación, vehículos
automotores, herramientas, muebles y equipo de oficina.
2) No sujetos a depreciación: Como los terrenos, biblioteca
Recursos naturales
1) Sujetos al agotamiento: Como las propiedades mineras, pozos
petrolíferos, bosques madereros.
Los activos intangibles son los que no tienen sustancia corpórea, su valor
reside en los derechos que su posesión confiere a su propietario y
pueden estar:
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1) Sujetos de Amortización: Como las patentes de invención; derechos
de autor; costo de estudios y proyectos; mejoras a propiedades
arrendadas; contratos de arrendamiento; concesiones; costos de
organización. Generalmente estos bienes tienen tiempo limitado de
existencia.
2) No sujetos a Amortización: Los cuales no tienen término limitado de
existencia, por ejemplo: marcas de fábrica, crédito mercantil,
concesiones perpetuas.
6.2. CUENTAS DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE
De manera enunciativa y no limitativa, los Activos Fijos que se
consideran en la Administración de Activos Fijos están considerados en
el Clasificador por Objeto del Gasto emitido anualmente por el
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas:
6.3 DESCRIPCION DE LOS ACTIVOS
40000 ACTIVOS REALES
Gastos para la adquisición de bienes duraderos, construcción de obras
por terceros, compra de maquinaria y equipo y semovientes. Se
incluyen los estudios, investigaciones y proyectos realizados por terceros
y la contratación de servicios de supervisión de construcciones y
mejoras de bienes de dominio privado y público, cuando corresponda
incluirlos como parte del activo institucional. Incluye los activos
intangibles.
41000 Inmobiliarios
42000 Construcciones
43000 Maquinaria y Equipo
49000 Otros Activos Fijos
7. LA REVALORIZACIÓN TÉCNICA1
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Se entiende por Revalorización Técnica, al mecanismo o metodología
de otorgar un nuevo valor a los Activos Fijos, mediante técnicas de
ingeniería de evaluación para aproximar el valor de los activos a su
realidad económica.
Este nuevo valor es el resultado de un examen realizado por profesional
independiente a la institución o por un equipo formado al interior del
Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, con las condiciones
técnicas, administrativas que permitan efectuar técnicamente este
trabajo.
La NC 4 – Revalorización Técnica de Activos Fijos, emitida por el CTNAC
(Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad) establece las
normas para el tratamiento contable de las revalorizaciones técnicas de
los Activos Fijos.
8. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DESCRITOS EN EL MANUAL
Nº PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO AREA ACTIVOS FIJOS
GAMB-IAF-01 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)
GAMB-SAF-02 SALIDA DE ACTIVOS FIJOS (ASIGNACION)
GAMB-DAF-03 DEVOLUCION DE ACTIVOS FIJOS
GAMB-IAF-04 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
GAMB-BFCAF-05 BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS
GAMB-DAF-06 DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GAMB-RAF-07 RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS
GAMB-MAF-08 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Los procedimientos de administración de Activos Fijos, si bien deben ser
actualizados periódicamente, deben estar directamente relacionados
con el sistema de Contabilidad ya que éste incorpora a los Activos Fijos
en los Estados Financieros y les otorga un valor que servirá para el
registro del patrimonio y otros registros netamente contables.
Sin embargo, al ser los Activos Fijos una parte muy importante de las
inversiones del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, también
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deben ser resguardados físicamente y se deben llevar otros registros
extra - contables y determinar algunos aspectos que no
necesariamente deben ser contabilizados.
8.1 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 4
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G.A.M.B.
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Nº Procedimiento:
GAMB – IAF - O1
Nº Actividades Tiempo:
6 3 ½ días
Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Generar un proceso de información documentada
de los Activos Fijos que ingresan en propiedad del G.A.M.B.,
sea por adquisición, reposición o donación y, que mediante
uso del software específico, facilite el registro contable, el
Control Interno y permita una óptima gestión administrativa.
Características: Aplica los formularios
administrativos en los que se describe y sustenta las
características de Ingreso del Activo: cantidad,
unidad, actas de recepción/entrega, codifica y
registra (transcribe) en el software específico.
Actividad Nº Descripción de la Actividad responsable Documento
Utilizado
Tiempo
Estimado
1
INGRESO POR COMPRA
Recibe de la Comisión de Recepción o
Responsable de Recepción (Compras
Menores) el legajo de documentos
correspondiente a la adquisición de un activo.
Encargado
de la Unidad
de Activos
Fijos.
Legajo
documentos
de
adjudicación
de la compra
Convenio de
Donación
Carta de
Reposición
1 día
INGRESO POR DONACIÓN
Revisa documentos y listado de bienes en
calidad de donación junto al Responsable del
Área beneficiada, la misma que debe
levantar un acta detallando el tipo de bien,
cantidad y especificaciones técnicas de los
mismos
INGRESO POR REPOSICIÓN
La unidad de Activo Fijo recibe el bien, el
mismo
que deberá estar sujeto a verificación por un
Técnico competente o profesional
especializado de la entidad, el mismo que
deberá contar con un informe técnico
para su posterior aceptación, revisa
documento por los cuales el servidor
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público remplaza un bien faltante.
Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 4
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
2
2.1. Revisa y verifica que se cumplan las
especificaciones técnicas descritas en la
“Orden de Compra y/o contratos”: unidad,
cantidad, requisitos técnicos, medidas, color,
Volumen Otros.
Encargado (a)
de Activos
Fijos.
Acta de
recepción de la
comisión de
recepción o
responsable de
recepción,
Orden de
Compra,
contratos y
Especificaciones
técnicas
2.2. Cuando las características técnicas del
bien
son muy complejas, debe solicitar un informe
técnico a un Servidor Público del área
solicitante
a un profesional especializado del Gobierno
Autónomo Municipal de Bermejo.
Servidor
público del
área
solicitante o
profesional
especializado
2.3. Comunica a la comisión de recepción o
al
responsable de recepción si existe cualquier
discrepancia observada en el acto de
recepción
del Activo y que no pueda ser resuelta, para
tomar un decisión coordinada.
2.4. Si el Activo no es aceptado, se devuelve
al responsable o comisión de recepción.
Debe existir una nota de constancia de la
devolución.
Encargado (a)
de Activos
Fijos.
3.1. Se firma al pie del Acta de Recepción Acta de ½ día
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3
definitiva de Activos.
Encargado (a)
de Activos Fijos
Recepción
3.2. Firman al pié del Acta de Recepción: el
Proveedor, el Encargado (a) de Activos
Fijos y, dependiendo de la modalidad de
compra, el Responsable del Área
Solicitante y/o, en su caso, miembros de
la Comisión de Recepción.
Original =
Trámite
Copia 1=
Activos Fijos
3.3 Internamente, el Encargado (a) de
Activos Fijos, apertura el Formulario Nota
de Ingreso.
Formulario Nota
de Ingreso
Original =
Trámite
Copia 1 =
Activos Fijos
Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos Hoja Nº: 3 de 4
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
4
4.1 Verifica el Acta de Recepción y con
apoyo del software respectivo, cumple
las siguientes actividades:
Codifica y pega en el Activo un
adhesivo codificado para su
identificación.
Transcribe la Nota de Ingreso, al menú
respectivo del software (Ingreso o
Incorporación de Activos Fijos).
o Código, Cantidad, Unidad de manejo
o Descripción, Fecha de compra, Valor
de compra
o Tipo de cambio UFV, Número y fecha
de la Nota de Ingreso u Acta de
Recepción.
o Servidor público responsable:
Formulario Activos en custodia
o Ubicación del Activo
Técnico de
Activos Fijos
Reportes del
Software de
Activos
Formulario
Acta de
Entrega.
Original =
Trámite
Copia 1=
Activos Fijos
½ día
5.1 Aplica el software y emite reportes Encargado (a)
de Activos Fijos
Nota de
Ingreso
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5
periódicos para conciliar la base de datos
con el Archivo de Notas de Ingreso de
Activos y el Registro Contable.
Resguarda el Archivo de Ingreso de
Activos Fijos mediante un back-up de
seguridad.
Reportes del
software:
(Ingreso de
Activos)
(Activos en
custodia)
1 día
5.2 Ordena la información y prepara el legajo
completo de la adquisición del Activo Fijo y
envía a la dirección Administrativa. Adjunta la
solicitud de cancelación del Activo.
Encargado (a)
de Activos Fijos
6
6.1. Recibe el legajo completo y previa
revisión y control de calidad a la
documentación y, mediante el
Responsable de Contabilidad se realiza el
Registro Contable y emite el Comprobante
de Egreso que evidencia la incorporación
del Activo Fijo al patrimonio del G.A.M.B.
Dirección
Administrativa
Responsable
Contabilidad
Comprobante
de Egreso que
certifica el
registro
Contable
½ día
6.2 Remite instrucción al encargado (a) de
activos fijos para la asignación del bien
Dirección
Administrativa
Circular interna
6.3 Recibe reporte de Ingresos de Activos Fijos
de Contabilidad para la conciliación con
registros propios.
Encargado (a)
de Activos Fijos
6.4 Cumplidas las formalidades de firmas y
pago al proveedor, se remite el legajo
completo a Archivo Central para el
resguardo respectivo
Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos Hoja Nº: 4 de 4
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado Tiempo
6
6.5 En los casos de Ingreso por Donación o
Reposición se aplicaran las actividades del
Nº 2 al 6 y los formularios citados, en la
característica que corresponda.
Encargado (a)
de Activos Fijos
Convenio de
Donación.
Carta de
Reposición.
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Nº Actividades:
6
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
3 ½ días
(más plazo de entrega)
Fecha de elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
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8.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
GMB -IAF-01: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)
12
34
INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Aplica Form. Acta de
Recepción de Activos
Registra conformidad
Aplica Form. Nota de
Ingreso
Legajo de
documentos por:
Compra de bienes
Donación
Reposición
Nivel Interno
Codifica e identifica el
Activo
Ingresa datos al
Sistema de Activos
Responsable de
Activos Fijos
1
Inicio
Bien Ingresado con
revisión y
documentos oficiales
Bien registrado en el
Sistema de Activos
Fijos
Funcionario de Área
solicitante o profesional
especializado
Unidad
Administrativa
Revisa el Legajo
Entrega Orden de Compra
Habilita archivo de “Ordenes
de Compra pendientes”
Revisa y verifica
especificaciones
técnicas
Solicita Informe
técnico de funcionario
especializado para
aceptación del Activo
Bien adjudicado y
entregado a Activos
Fijos
Bien revisado y
aceptado para el
Ingreso
Activo entregado a
Activos Fijos
Bien revisado y
aceptado para el
ingreso
Comisión Recepción,
o Responsable de
Activos Fijos
Responsable
Activos Fijos
Bien o Activo
ingresado con
documentos
oficiales
Responsable de
Activos Fijos
Proveedor
adjudicadoProveedor
efectua
entrega del
bien
Proveedor
adjudicado
Revisión de legajo de documentos entregado
por la comisión o responsable de comisión
La comisión
efectúa la
entrega
Responsable o comisión
de recepción
Encargado (a) de activos
fijos
Proveedor adjudicado
Revisa y verifica especificaciones
técnicas, solicita informe técnico de servidor público
especializado para aceptación de activo
Encargado (a) de activos fijos
Funcionario de área solicitante o profesional
especializado
Aplica formulario. Acta
de recepción de activo, registra conformidad.
Aplica formulario. Nota de entrega. Firma pie de
página. .
Encargado (a) de activos
fijos
Encargado (a) de activos
fijos
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GMB – IAF - 01: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)
56
RESPONSABLERESULTADOSPROCESOINSUMOS
1
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Genera reportes del Sistema de
Activos Fijos y concilia con
Archivo de Actas y Notas de
ingreso
Realiza copia de seguridad
Prepara legajo y solicitud de
cancelación
Resp. Contabilidad
FIN
Bien registrado en el
Sistema.
Legajo de documentación
de respaldo
Solicitud de pago
Responsable
Activos Fijos
Bien registrado en
Sistema de Activos
Fijos
Resp. Activos Fijos
Bien registrado en el
Sistema
Incorporado al patrimonio
para entrega inmediata
Adquisición cancelada
Revisión previa del legajo
completo
Registro Contable que incorpora
el Bien al patrimonio de la
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
Concilia reportes de Ingresos
Cumple pago al Proveedor
Remite al Archivo Central
Solicitud de pago
con Legajo de
documentación de
respaldo
DIRECCION
Administrativa
Encargado (a) de
activos fijos
Encargado (a) de activos
fijos
Dirección
Administrativa
Responsable de
contabilidad Remite instrucción para la
organización del bien incorporar el original
Bien registrado en el
sistema. Registro de
documentación de respaldo de solicitud de
pago.
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MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
ACTA DE RECEPCION POR TRABAJOS
N° Control Interno
AR-AF/1234/1_
Fecha Recepción
11/DIC/201_
En la ciudad de Bermejo, capital de la Segunda Sección municipal de la Provincia Arce del Departamento de Tarija, siendo
horas …………… del día …………………………..., de acuerdo a requerimiento de reparación de fecha …………………….,
realizado por: ……………….…………………….. – Servidor Público de la Municipalidad de Bermejo en la Unidad de
…………………………………………………., la Unidad de Activos Fijos de la Municipalidad de Bermejo, dependiente de la
Dirección Administrativa, procede a realizar la RECEPCION de: …………………..……………………, trabajo de reparación
realizado según Orden de Trabajo No ………… de fecha ………………….. por concepto de:
……………………………….……………………………………………, trabajo realizado de acuerdo al siguiente detalle para los
registros administrativos correspondientes:
Razón Social
Nombre Proveedor
Área Solicitante
No CANTIDAD
UNIDAD DESCRIPCION (DETALLE DEL TRABAJO REALIZADO) P.UNITARIO P.TOTAL
El PROVEEDOR adjunta la siguiente documentación de respaldo: Garantías, Factura, Cédula de Identidad.
En señal de conformidad se firma la presente ACTA DE RECEPCION a los……… días del mes de…………… del año dos mil
…………..
NOMBRE-FIRMA-SELLO
ENTREGUE CONFORME
PROVEEDOR
NOMBRE-FIRMA-SELLO
RECIBI CONFORME
SOLICITANTE
TECNICO RESPONSABLE
DE ACTIVO FIJO
NOMBRE-FIRMA-SELLO
VoBo DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Verificado los Servicios realizados arriba detallados en señal de conformidad se firma al pie de la
presente acta para el registro de ingreso a activo fijo.
-------------------------------------------
FIRMA DE ENC. ACTIVO FIJO
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NOTA DE INGRESO A ACTIVOS FIJOS
N° Control Interno
NI-AF/141/1_
Fecha INGRESO
11/DIC/201_
La Unidad de Activos Fijos de la Municipalidad de Bermejo, dependiente de la Dirección Administrativa, se
efectúa la Nota de Ingreso del bien detallado el cual corresponde a los siguientes registros administrativos:
Nº Acta
Recepción AR-AF/1234/09
Nº Orden de
Compra 12345
Razón Social
Nombre
Proveedor
IMPORTADORA DEL SUR
(de ejemplo)
Área
Solicitante:
Oficialía Mayor Técnica (de Ejemplo)
UNID.
DETALLE DEL BIEN
PRECIO
UNIT.
IMPORTE
TOTAL
TÉCNICO ACTIVOS FIJOS
VºBº:
ENCARGADO ACTIVOS FIJOS
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8.2 PROCEDIMIENTO: SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
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ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB-SAF-O2
Nº Actividades Tiempo:
4 2 días
Procedimiento: Salida de Activos Fijos
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Registrar la entrega de Activos Fijos a un Servidor público
y la directa responsabilidad sobre el correcto uso en los fines y
propósitos de la Municipalidad de Bermejo, custodia y
mantenimiento, mientras se encuentre en el ejercicio del cargo.
Características: Aplica el formulario “Efectos
en custodia” en el que se describe las
características de identificación del activo y
aceptación de la responsabilidad por parte
del Servidor público. Responsable: Titular del Área de Activos Fijos.
Actividad Nº Descripción de la Actividad Responsable
Document
o
Utilizado
Tiempo
1
1.1 Revisa cumplimiento de requisitos de
ingreso. Verifica instrucción de
asignación de bien, autoriza la entrega.
(Actividad Nº 4, apartado 4.3, del
Procedimiento Ingreso de Activos)
Encargado (a)
de Activos Fijos.
2
2.1 Aplica el formulario “Efectos en Custodia”
y registra los siguientes datos:
Área organizacional
Sector funcional
Nombre del Servidor público que recibe
el Activo.
Código de identificación del activo
Cantidad y Unidad de manejo
Descripción y característica detallada y
estado del activo
Fecha de entrega
Firmas de Conformidad de Entrega y
Recepción por parte del Técnico de
Técnico de
activos fijos.
servidor Público
Formulario
Efectos en
Custodia
Original =
Activos Fijos
Copia 1 =
funcionario
público
½ día
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Activos Responsable de Activos Fijos y el
Servidor Público (Art. 146-Art. 147, D.S. N°
0181 - NB-SABS).
2.2 El servidor público toma conocimiento
de su responsabilidad y firma el Formulario
Efectos en Custodia.
3
3.1 Emite reportes para efectuar control
periódico de los activos y/o entrega
boletas personales para retro
alimentación.
Técnico de
Activos Fijos
Reporte
por
servidor
público y
detalle de
activos
bajo su
custodia
½ día
Procedimiento: Salida de Activos Fijos
Hoja Nº: 2 de 2
Activida
d
Nº
Descripción de la Actividad Responsable
Document
o
Utilizado
Tiempo
4
4.1 Evalúa, valida la información procesada en el
Sistema de Activos Fijos y/o corrige probables
omisiones en el registro de datos a fin de
mantener la consistencia con los datos físicos.
Responsable
Activos Fijos
Reportes de
Efectos en
custodia
1 día
Nº Actividades:
4
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
2 días
Fecha de elaboración:
Diciembre 2014
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del
procedimiento descrito.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 22
7.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO: SALIDA DE ACTIVO FIJO
GMB -SAF-02: ASIGNACION O SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
12
34
INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Transcribe datos al
Sistema de Activos
Fijos
Imprime reportes de
Control
Bien registrado e
incorporado al
patrimonio y listo
para entrega
inmediata
Evalúa y valida
la información
procesada
Responsable de
Activos Fijos
Inicio
Efectos en custodia
registrado en el
Sistema Activos Fijos
Información de Salida
de Activos actualizada
y consistente con los
archivos físicos
Técnico de Activos
Fijos
Revisa cumplimiento de
requisitos de Ingreso
Aplica Form. Efectos
en Custodia y registra
los datos necesarios
Entrega el bien
Funcionario adquiere
responsabilidad de
custodia
El bien cumple los
requisitos y puede ser
entregado al
funcionario
Bien entregado y
Efectos en custodia
firmado por el
funcionario público
El bien cumple
requisitos y puede
ser entregado al
funcionario
Bien entregado y
Efectos e custodia
firmado
Técnico de Activos
Fijos
Efectos en custodia
registrado en el
Sistema Activos Fijos
Responsable
Activos Fijos
Funcionario público
autorizado
Fin
Revisa cumplimiento
de requisitos de ingreso y verifica
instrucción de
asignación de activo
El bien cumple los requisitos y puede ser
entregado al servidor publico
Encargado (a) de activos
fijos
Aplica el formulario
efectos en custodia, y registra los datos
necesarios. Entrega el bien. Servidor público
adquiere responsabilidad de
custodia
Imprime
reportes de control
Técnico de activos fijos
Servidor Público autorizado
Encargado (a) de activos
fijos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 23
FORMULARIO EFECTO EN CUSTODIA
SECCION:
FECHA DE ENTREGA:
CODIGO DE FUNCIONARIO:
DE ACUERDO A CONTRATO ADMINISTRATIVO DE CONSULTORÍA INDIVIDUAL DE LÍNEA
CLAUSULA CUARTA (OBJETO) Y NOVENA (LUGAR DE PRESTACIÓN DE LA CONSULTORÍA
A EL/LA …………………………………………………………………. PRESTARA SUS SERVICIOS
EN ………………………………….COMO------------------------------------------------------------------------
------------ DURANTE LA VIGENCIA DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ES RESPONSABLE DEL
CUIDADO Y CONSERVACIÓN DE LOS BIENES ASIGNADOS, ACEPTANDO LA
RESPONSABILIDAD DE CUALQUIER DAÑO O PÉRDIDA. EXCEPTUANDO LA DEPRECIACIÓN
NOMINAL, EN CASO DE RETIRO DE LA INSTITUCIÓN, ESTOS BIENES DEBERÁN SER
ENTREGADOS A LA OFICINA DE ACTIVO FIJO DE ACUERDO AL D.S. 0181 INC. I).
ASIMISMO QUEDA TERMINANTEMENTE PROHIBIDO LA SALIDA DE LOS BIENES DE LA
INSTITUCIÓN ART. 157 DEL D.S. Nº 0181 PARA LA SALIDA DEBE SER PREVIA FIRMA O
AUTORIZACIÓN DE LOS INMEDIATOS SUPERIORES, ESTOS BIENES SERÁN ENREGADOS Y
CONTROLADOS POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA UNIDAD DE
ACTIVO FIJO, EL DETALLE DE LOS BIENES ES COMO SIGUE:
Nº
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCIÓN
En señal de conformidad se firma el presente documento. A los ….. Días del mes
de……… del año…………
Técnico I de activo fijo
ENTREGUE CONFORME CONSULTOR EN LINEA
ENCARGADO/A DE ACTIVO FIJO DIRECTOR/A ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 24
8.3 PROCEDIMIENTO DEVOLUCION DE ACTIVOS FIJOS
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE
ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB-DAF-O3
Nº Actividades Tiemp
o:
5 2 ¼
días
Procedimiento: Devolución de Activos Fijos
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Registrar la declaración de Devolución de Activos
Fijos, cuando un servidor público, es sujeto de promoción,
cambio de área o retiro del Gobierno Autónomo Municipal
de Bermejo. Esta declaración, aprobada en Activos Fijos,
libera de responsabilidad al servidor público declarante. (Art.
Nº 148-D. NB-SABS).
Características: En base al módulo de reportes de
Efectos en custodia del software utilizado se
verifican las características de identificación de los
Activos Fijos sujetos a devolución.
La Transferencia requiere necesariamente efectuar
la devolución ya que libera y asigna
responsabilidad por la custodia de un Activo. Responsable: Servidor Público declarante, Unidad Recursos
Humanos
Activid
ad Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
1
1.1 Comunica en el memorándum de
Promoción, transferencia o retiro que el
funcionario debe presentarse en el área de
Activos Fijos para regularizar los efectos en
custodia.
Unidad Recursos
Humanos.
Servidor Público
Reporte
individual de
Activos en
custodia
Acta de
Devolución de
Activos
¼ día
1.2 El servidor público, deberá presentarse en
Activos Fijos con el Formulario Efectos en Custodia
recibido inicialmente y efectuar su declaración de
devolución
2.1 Recibe, del funcionario público declarante de
la Devolución de Activos Fijos, el formulario
Efectos en Custodia y verifica, en la base de
datos del software de apoyo y en el archivo
Encargado (a) de
Activos Fijos
Formulario
(Entrega Activo
½ día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 25
2
físico, la total correspondencia de los activos
sujetos de devolución:
En la base de datos del software:
Nombre del funcionario público que recibió
el Activo.
Código de identificación del activo
Cantidad y Unidad de manejo
Descripción detallada y estado del activo
Área de trabajo
Fecha de entrega
Firma de Conformidad de recepción por
parte del funcionario público.
Físicamente, en el lugar del puesto de trabajo:
Verificación de la existencia física de los Activos
sujetos a devolución y/o Transferencia.
en Custodia)
Reportes del
software.
Procedimiento:
Devolución de Activos Fijos
Hoja Nº: 2 de 2
Activid
ad Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
3
DEVOLUCION:
En caso de retiro del Servidor público
3.1 Revisada la consistencia entre los reportes
registrados en la oficina de Activos Fijos y la
entrega física de los mismos, estos son
depositados en Activos Fijos, hasta una nueva
entrega, vía efectos en custodia.
Encargado (a) de
Activos Fijos.
.
Reporte por
servidor público
y detalle de
activos bajo su
custodia
½ día
3.2 Entrega el Acta de Devolución de Efectos en
custodia.
3.3 Al existir un faltante, atribuible al funcionario,
se procederá a la valoración económica del
activo y, mediante Resolución Administrativa,
se definirá la forma de recuperación del valor
del Activo o aceptar un sustituto de igual
característica del activo faltante.
3.4 Pasa a la actividad Nº 5.
DEVOLUCIÓN:
En caso de Promoción y Transferencia de Área de
trabajo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 26
4
4.1 Revisada la correspondencia entre los reportes
registrados en la oficina de Activos Fijos y la
entrega física de los mismos.
Encargado (a) de
Activos Fijos
Formulario
Devolución
Formulario
Entrega Efectos
en Custodia
½ día
4.2 Entregar el Acta de Devolución, por el total o
parcial de Activos, al servidor público
declarante.
4.3 Al existir un faltante, atribuible al servidor
público, se procederá a la valoración económica
del activo y, mediante Resolución Administrativa,
se definirá la forma de recuperación del valor del
Activo o aceptar un sustituto de igual
característica del activo faltante.
5
5.1 Transcribe, los datos registrados en el Acta de
Devolución a efectos de mantener
actualizada la base de datos y entrega
reporte de conformidad a los servidores
públicos.
Técnico de
Activos Fijos
Formulario
Devolución
½ día
5.2 Resguarda las Actas en un Archivo clasificado
y ordenado.
Nº Actividades:
5
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
2 ¼ días
Fecha de
elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 27
ACTA DE DEVOLUCIÓN
EL/LA ENCARGADO (A) DE ACTIVO FIJO HACE CONSTAR HABER RECIBIDO DEL
SERVIDOR PÚBLICO…………………………………………………………………………………
DEPENDIENTE DE LA DIRECCIÓN, ÁREA O UNIDAD DE………………………………. LOS
BIENES QUE SE ENCONTRARON BAJO SU CUSTODIA PERSONAL. EN LA PRESENTE GESTIÓN
201_ POR PARTE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO. DE ACUERDO AL
D.S Nº 0181 DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS NB-SABS ART.
148 LIBERACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD INC. I.
Nº
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCIÓN
EN SEÑAL DE CONFORMIDAD SE FIRMA LA PRESENTE NOTA DE DEVOLUCIÓN A
LOS……. DÍAS DEL MES DE………. DEL AÑO……….
Nota: NINGÚN BIEN DEBE SER O TRASLADADO SIN PREVIO CONOCIMIENTO POR
LA OFICINA DE ACTIVO FIJO.
Técnico I de activo fijo
ENTREGUE CONFORME CONSULTOR EN LINEA
ENCARGADO/A DE ACTIVO FIJO DIRECTOR/A ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 28
8.4 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y ANÁLISIS INVENTARIO DE ACTIVOS
FIJOS
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB – IAF - O4
Nº Actividades Tiempo:
4 Variable
(7 a 60 días)
Procedimiento: Inventario de Activos Fijos
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Aplicar el programa periódico y anual
de Inventarios, individual, por área y general,
para verificar y registrar la relación entre el
control físico de las existencias, los registros
contables y los documentos que respaldan la
permanencia del Activo.
Características: El inventario anual es ejecutado por una
Comisión de Inventarios dirigida por personal designado de
Auditoria u otra área. Permite identificar errores de registro,
faltantes, sobrantes y precisar la ubicación y el estado físico de
los materiales encontrados en las áreas de trabajo, valorar y/o
ajustar los registros contables y consecuentemente los Estados
Financieros para el cierre de gestión. Responsable: Titular de Activos Fijos.
Activida
d
Nº
Descripción de la Actividad Responsable Documento
Utilizado
Tiempo
1
1.1 Esta actividad requiere el Programa de
Inventarios aprobado en el POA y la
coordinación con las instancias superiores.
El programa de inventarios puede estar
clasificado en:
Inventarios programados por el Encargado (a) de
Activos Fijos:
Individual: Aplica el inventario a una muestra
de servidores públicos, mediante una elección
aleatoria.
Por Área: Aplica el inventario a un Área
específica.
Inventario programado por una Comisión de
Inventarios:
Anual: Sujeto a programación específica
considerando que se trata de todo el universo
del Gobierno Autónomo Municipal de
Bermejo.
Encargado (a)
de Activos
Fijos.
Programa de
Inventarios
Individual
Por Área
Anual
3 días
(variable)
1.2 En cada caso, se imprime los listados respectivos
de la base de datos del software de Activos Fijos.
Encargado (a)
de Activos
Fijos.
Programa de
Inventarios
Individual
3 días
(variable)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 29
Por Área
Anual
2
Inventario Individual y por Área:
2.1 Coordina con el titular del área y/o el servidor
público para iniciar las visitas a las instalaciones y
realizar la toma de inventarios.
Encargado (a)
de Activos Fijos
Listados de
inventario
7 días
(variable)
2.2 En base al reporte del software de Activos Fijos
imprime listados de carácter individual o por área
y ejecuta la actividad.
2.3 Ejecuta el Inventario y en base a los resultados
observados realiza la regularización mediante
documentación fidedigna y actualiza la base de
datos del software de apoyo.
Procedimiento:
Inventario de Activos Fijos
Hoja Nº: 2 de 2
Activida
d Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
3
Inventario Anual al conjunto del Gobierno Autónomo
Municipal de Bermejo:
3.1 En reunión de coordinación entre la Secretaría
Administrativa Financiera (Oficial Mayor), Auditoría
Interna, Director Administrativo y Encargado (a) de
Activos Fijos, se designa a la Comisión de Inventarios.
Secretaría
Administrativa
Financiera
(Oficialía
Mayor)
Cronograma
de Inventarios
Listados de
Levantamiento
de Inventario
60 días
(variable)
3.2 Organiza, elabora un cronograma y coordina
con todas las Áreas para iniciar las visitas y
realizar la toma de inventarios:
Cronograma y nómina de personal participante
aprobado.
Contar con Listados de toma de inventarios
totalmente depurados antes del inventario.
Supervisar y ejecutar el Inventario en la fecha de
corte apropiada (cierre de gestión).
Transcribir el inventario y ejecutar el menú de
Inventarios del software de Activos Fijos.
Emitir Reporte de Sobrantes y Faltantes.
Notificar el Reporte a las áreas y servidores
públicos y supervisar la regularización física
mediante documentos fidedignos para la total
consistencia del Inventario.
Comisión de
Inventarios
Encargado (a)
de Activos Fijos
Inventario final
de Inventario
3.3 Elevar el Informe final de Inventario a la
Secretaría Administrativa y Financiera (Oficialía
Mayor) con el dictamen respectivo referente a
las altas, bajas, modificaciones, faltantes y
sobrantes observados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 30
4
4.1 Analizar el Informe de Inventario Anual, ejecutar
acciones administrativas derivadas del informe:
Para las Altas, bajas, modificaciones y sobrantes
documentados
Para Faltantes: Efectuar la Valoración económica
para la recuperación respectiva.
Secretaría
Administrativa
Financiera
(Oficialía
Mayor).
10 días
(variable)
Nº Actividades:
4
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
Variable
(entre 7 a 60 días)
Fecha de elaboración:
diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del
procedimiento descrito.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 31
7.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
GMB -IAF-04: INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
12
34
INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Inventario Anual
Designar a Comisión de
Inventarios.
Organizar, Supervisar,
Ejecutar, transcribir,
analizar y emitir Informe
final con dictamen
respectivo
Dictamen de Auditoria
referente a Inventarios
Actualización de Base de
datos
Ejecución de acciones
administrativas:
Regularización de Altas, bajas y
modificaciones
Valorización económica para
recuperación y/o reposición de
Faltantes
Responsable de
Activos Fijos
Inicio
Inventario Anual
(real) incorporado al
Balance General
Funcionarios públicos
adquieren mayor
responsabilidad por cumplir
con el mantenimiento y
responsabilidad sobre el
Activo asignado
Responsable
Activos Fijos
Elabora Programa de
Inventarios
Incorpora en el POA
Gestiona Aprobación
Inventario Individual
y por Área
Elección aleatoria y
coordinación con Jefe
de Área y funcionarios
públicos elegidos.
Programa de
Inventarios
Aprobado.
Listados impresos
Inventario individual
y por Área
Regularizado y
Actualizado
Programa de
Inventarios
Aprobado.
Programa de
Inventarios
Aprobado
Responsable
Activos Fijos
Actividades
complementarias
provenientes del
Programa de
Inventarios
Responsable
Activos Fijos
Fin
Comisión
Inventario
Secretaria
Administrativa Financiera
Funcionario Público
Oficialía Mayor
Administrativa y
Financiera
Encargado (a) de activos
fijos
Encargado (a) de activos
fijos
Secretario Adm. y Fin
(Oficial Mayor)
Encargado (a) de activos fijos
Comisión Inventario
Encargado (a) de activos
fijos
Secretario Adm. y Fin
(Oficial Mayor)
Servidor Público
Servidores públicos adquieren mayor
responsabilidad por cumplir con el
mantenimiento y responsabilidad sobre el
activo asignado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 32
8.5 PROCEDIMIENTO BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE
ACTIVOS FIJO
Hoja Nº: 1 de 3
Nº Procedimiento:
GMB-BFCAF-O5
Nº Actividades Tiempo:
11 15 días
Procedimiento: BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Cumplir y documentar los trámites
administrativos que originan la baja de un activo, tanto
en forma física como de los registros contables del
Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo.
Características: Registra e identifica las causas que
originan la disposición de bienes para retirar un activo
de operación y del registro contable: Robo, hurto,
pérdida, extravío, inutilización, obsolescencia,
siniestrado y otras.
Responsable: servidor público a cargo de la custodia del
Activo
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
1
1.1. Ocurrido el hecho generado de una Baja de Activo(
inutilización • Disposición definitiva de bienes •
Obsolescencia • Siniestro • Robo, Hurto ó Pérdida),
el servidor público responsable de la custodia del
mismo, presenta de forma inmediata, en primera
instancia, al Jefe Superior del Área, un informe
circunstanciado explicando las causas del hecho y
adjuntando informe realizado por técnico
competente.
Servidor
público
responsable
del Activo.
Jefe de
Unidad
Informe
específico
½ día
1.2. Dependiendo del hecho generador, el Jefe de
Unidad, remite el informe a la dirección
Administrativa y, si corresponde, una copia a
Asesoría Legal (Ambas instancias, dependiendo del
impacto del hecho generador, podrán coordinar
actividades internas o externas a la Municipalidad
de Bermejo)
2
2.1La Secretaría Administrativa Financiera (Oficial
Mayor) a través de la Dirección Administrativa y el
Encargado (a) de Activos Fijos, considerando la
naturaleza e impacto del hecho generador expuesto
en el informe, designa una Comisión con servidores
públicos de experiencia para verificar y documentar
Secretaría
Administrativa
y Financiera
(Oficial Mayor)
Dirección
Administrativa
Informe
específico
Documentos
e informes
recibidos
2 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 33
el hecho.
Encargado (a)
Activos Fijos
Comisión a ser
designada
Procedimiento: Baja física y contable de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 3
Activid
ad Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado Tiempo
3
3.1 La Comisión coordina, con el Jefe de Área, otros
servidores públicos, visita las instalaciones, observa
físicamente el activo, relaciona la veracidad del
informe con los hechos observados, verifica los
datos contables del activo: costo, años de vida útil
transcurridos y, en un Informe técnico presentan, a
la Secretearía Administrativa y Financiera (Oficial
Mayor) su conclusión.
Comisión
designada
Informe
específico
Documentos
e informes
recibidos
5 días
(variable)
3.2 El informe de esta Comisión podrá concluir con:
Ratificación del Informe y sugerencia de Baja,
Reposición por el servidor público responsable,
Mantenimiento correctivo, baja y utilización como
material insumo para otra mejora u otra sugerencia de
la Comisión.
4
4.1 Analiza el Informe en conclusiones de la Comisión,
aprobado el informe con la sugerencia de Baja del
activo, remite al Alcalde Municipal para gestionar una
Resolución que autorice la baja respectiva.
Secretaría
Administrativa
y Financiera
(Oficialía
Mayor)
Alcalde
Municipal
Informe
específico
Documentos
e informes
recibidos
3 días
4.2 Elabora la Resolución y envía, vía Dirección
Administrativa, al Encargado (a) de Activos Fijos para
su ejecución
5
5.1 Prepara una carpeta con los datos físicos y otros
reportes del software y datos contables del Activo,
documentación de origen (si es posible) y, vía
Unidad Administrativa y Unidad Financiera hace
llegar al Responsable de Contabilidad la carpeta
completa.
Encargado (a)
Activos Fijos
Informe
específico
Documentos
e informes
recibidos
3 días
6
6.1 Con los antecedentes de la carpeta de baja de
Activo, realiza el registro contable de baja de la
cuenta de Activo respectivo y envía una copia al
Encargado (a) de Activos Fijos.
Contabilidad Documentos
e informes
recibidos
Comprobante
1 día
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 34
Contable
7
7.1 La copia del Comprobante contable de baja del
activo, es transcrito al menú de Bajas del Sistema de
activos Fijos.
Encargado (a)
Activos Fijos
1 día
7.2 Asimismo, el activo es retirado de las instalaciones y
depositado en un área determinada por Activos Fijos
hasta definir su eliminación con veedor de Auditoria.
Procedimiento: Baja física y contable de Activos Fijos Hoja Nº: 3 de 3
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
8
ROBO HURTO PERDIDA FORTUITA
8.1 Ocurrido el hecho generado de una Baja de Activo
(Robo, Hurto ó Pérdida), el Servidor público
responsable de la custodia del mismo, presenta de
forma inmediata, en primera instancia, al Jefe
Superior del Área, un informe circunstanciado
explicando las causas del hecho.
El jefe superior del área remitirá el informe al director
(a) administrativo.
El director (a) administrativo solicitara autorización
del Alcalde y a través de dirección jurídica
presentara denuncias en oficinas de la FELC-C.
Servidor
público
responsable
del Activo
Jefe de Unidad
Dirección
Administrativa
Documentos e
informes
recibidos
Comprobante
Contable
Informe
específico
½ día
8.2 Se realizara el seguimiento a la investigación hasta
que el caso sea cerrado y exista un informe final de la
Policía o Fiscalía.
8.3 A la finalización de la investigación del hecho
elaborar informe en el que conste todo los
antecedentes relativo al caso, el que deberá hacer
referencia al resarcimiento de daños a la propiedad
del GAMB o en su caso la imposibilidad de recuperar las
pérdidas generadas, en este último caso se deberá
recomendar la baja del bien y seguir el procedimiento
correspondiente. De acuerdo a lo establecido en la
actividad 4 al 7
9
OBSOLESCENCIA O INUTILIZACIÓN
9.1.- Se procederá de acuerdo a las actividades desde
la 1 a la 7.
EDIFICACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 35
10
10.1 solicitud al Encargado (a) de activo fijo de
levantamiento de inventario de bienes a recuperar de
la edificación a ser demolida.
Solicitud documentada y justificada al Alcalde para la
autorización de desmantelamiento total o parcial de
edificaciones.
Secretaría
Técnica (Oficial
Mayor)
Alcalde
Municipal
10.2 A través de una resolución administrativa autorizara
el desmantelamiento total o parcial de la edificación,
instruirá a través de la Secretaría Administrativa y
Financiera (Oficial Mayor), a activos fijos la verificación
de los bienes obtenidos del inmueble desmantelado. y
a su vez establecerá la disposición de los bienes
recuperados.
10.3 instrucción de inicio de trámites para la baja
contable y se procede de acuerdo a las actividades 5 a
7.
11
SINIESTRO
11.1.-Informe del Responsable del bien al jefe inmediato
superior el servidor público responsable de la custodia
del mismo, presenta de forma inmediata, en primera
instancia, al Jefe Superior del Área, un informe
circunstanciado explicando las causas del hecho
El Jefe de Unidad, remite el informe a la dirección
Administrativa y a través de activo fijo realiza la
verificación del activo.
Verificado el activo remitirá informe a la Secretaría
Administrativa y Financiera (Oficialía Mayor) Para que
realice las acciones correspondientes (ejecución de
seguro, acciones legales y otros).
Ambas instancias y la Dirección Jurídica, dependiendo
del impacto del hecho generador, deberán coordinar
actividades internas o externas a la Municipalidad de
Bermejo.
El legajo de la documentación generada por este
hecho será remitido al alcalde quien autorizara la baja
respectiva, se realiza las actividades 4.2 a la 7.
Responsable
del bien
Jefe de área
Encargado (a)
de activo fijo
Secretaría
Administrativa
y Financiera
Nº Actividades:
11
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
15 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 36
Fecha de elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del
procedimiento descrito.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 37
8.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVO FIJO
GMB-BFCAF-05: BAJA FÍSICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS
12
34
56
7
INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Coordina con
instituciones, Jefe de
Área y otros funcionarios
y elabora Informe en
conclusiones
debidamente respaldado
Informe de ocurrencia de
un hecho que genere
considerar una Baja
Analiza informe de Comisión
Aprueba Informe con la
sugerencia de Baja
Remite antecedentes al
ALCALDE MUNICIPAL y
obtiene Resolución
ALCALDE
Inicio
Informe en
conclusiones e
interpretación legal y
administrativa
Informe en
conclusiones
aprobado
Secretaria de
Administración y
Finanzas
Informe de ocurrencia del
hecho
Consulta a nivel superior
Envío informe a Administración
y Finanzas
Designación de
Comisión para
verificar y documentar
el hecho
Informe de Solicitud
de Baja en
conocimiento de
autoridades del nivel
superior
Informe en
conocimiento de
una Comisión
Informe de
Solicitud de
Baja
Informe en
conocimiento
de la Comisión Funcionario
Responsable del Activo
Informe en
conclusiones de la
Comisión
Funcionario
Responsable del Activo
Fin
Funcionario
Responsable del Activo
Comisión
designada
Jefe de Unidad
Informe en
conclusiones
Aprobado
Legajo completo
de antecedentes
Comprobante
Contable que
certifica la baja del
Activo
Prepara carpeta
con datos físicos y
administrativos
Realiza el registro
contable de Baja
del Activo
Transcribe la baja en el Sistema
de Activos
Retira el Activo y deposita en un
área de resguardo para posterior
eliminación con veedor de
Auditoria
Legajo completo de
antecedentes
Administrativos y del
registro contable de
Activos
Comprobante
Contable que
certifica la Baja
del Activo
Activo dado de
baja de los
registros
Responsable
Activos Fijos
Jefe de
Contabilidad
Responsable
Activos Fijos
OFICILIA MAYOR
ADMINITRATIVA Y
FINANCIERA
Servidor público
responsable del activo
Informe de ocurrencia del hecho al inmediato superior
Servidor público responsable del activo
Servidor público
responsable del activo
Encargado (a) de
activos Fijos
Encargado (a) de
activos Fijos
Coordina con jefe de área.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 38
BAJA CONTABLE Y FISICA
DE ACTIVO FIJO
RESUMEN ADMINISTRATIVO CONTABLE
Nª Control Interno
BCF-AF/123/09
Fecha REPORTE DE RESUMEN
11/DIC/2009
Motivo de la Baja Transferencia de cargo (Promoción – Retiro)
Área Organizacional Oficialía Mayor Técnica 0
Sector Funcional Jefatura Técnica 301
Grupo de Activo Equipo de Computación 7
Descripción y Características
Correlativo 12345
Porcentaje depreciación 25%
Depreciación acumulada Bs.4.599,oo
Años de Vida útil 1
Unidad de manejo Pieza
Nº Comprobante de Egreso 4321/2003
Fecha de compra 4 de Abril de 2003
Valor Original en Bs. Bs.5.000,oo
Valor en libros en Bs. Bs.1,oo
Gestión de baja 12 de Diciembre de 2009
ELABORACION RESUMEN
ENCARGADO
ACTIVOS FIJOS
VºBº
DIRECCION ADMINISTRATIVA
VºBº
DIRECCION FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 39
8.6 PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE
ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB-DAF-O6
Nº Actividades Tiempo:
7 23 días
Procedimiento: DISPOSICION DE ACTIVOS FIJOS
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Cumplir con principios legales, técnicos y
administrativos para tomar una decisión sobre el destino de los
bienes de la Municipalidad de Bermejo y cuando no se
encuentren prestando servicio.
Características: Reúne documentación legal actualizada,
información contable del estado del activo e informe técnico
relativo a su estado físico y aplica un Contrato de Arrendamiento
o de Préstamo de Uso.
Responsables: La MAE, el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa y los servidores públicos involucrados o designados en
un proceso de de disposición de bienes, la Unidad Jurídica o el Asesor Legal de la entidad pública o asesores legales externos
contratados que intervengan en el proceso de disposición de bienes.
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Document
o
Utilizado
Tiempo
(Estimado)
1
1.1 Solicitud mediante carta oficial, dirigida al
ALCALDE MUNICIPAL, exponiendo su expresión de
interés para adjudicarse, mediante Contrato, el uso
temporal de un bien. (Transferencias,
Arrendamientos, Prestamos de uso, otros.)
Entidad interesada
Carta oficial
(externa)
½ día
2
2.1 El ALCALDE MUNICIPAL envía la carta oficial a la
Oficialía Mayor Administrativa y Financiera y Asesoría
Jurídica solicitando un informe amplio relativo al
estado actual del bien y opinión legal respecto a la
expresión de interés presentada.
Alcalde
Municipal
Carta Oficial
2 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 40
3
3.1 La Oficialía Mayor de Administración y Finanzas,
a través de sus Direcciones Financiera y
Administrativa, elabora un informe administrativo
detallado que contribuya a una toma de
decisión:
Documentación inmediatamente verificable
como Nº Testimonio de Propiedad, Título de
propiedad, código catastral y plano, carnet de
propiedad, estado contable, estado físico,
cobertura de seguro y punto de vista
interpretativo de la Norma Básica que orienta el
procedimiento.
3.2 Remite informe Administrativo a Asesoría Jurídica
para conocimiento y elaboración de Informe
ejecutivo al Alcalde Municipal.
Oficialía Mayor
Administrativa
Financiera
Carta Oficial
Informe
Administrativo
7 días
(variable)
Procedimiento: Disposición de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 2
Activid
ad Nº Descripción de la Actividad Responsable
Documento
Utilizado
Tiempo
(Estimado)
4
4.1 Elabora Informe Legal en base a la interpretación
de la Norma Básica y antecedentes del Informe
Administrativo.
Asesoría Jurídica
Informe
Administrativo
Informe Legal
6 días
(variable)
4.2 Remite informe Legal sugiriendo la respuesta de
aceptación o rechazo de la solicitud.
La aceptación sugiere enviar una carta de
respuesta haciendo conocer los requerimientos
previos de documentación institucional y de
garantías a ser presentadas por la institución
interesada para la elaboración de un Contrato
(arrendamiento/préstamo) con las cláusulas que
Asesoría Jurídica considere necesarias.
El rechazo sugiere enviar una carta de respuesta
haciendo conocer la imposibilidad de atención.
5 5.1 El Alcalde Municipal recibe el Informe Legal con
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 41
las sugerencias citadas en el punto 4.
Alcalde
Municipal
Informe Legal
Carta de
respuesta
6 días
(variable)
5.2 En caso de aceptación, mediante Resolución
autoriza la elaboración de un Contrato
(Arrendamiento o Préstamo).
6
6.1 Suscrito el Contrato, Activos Fijos procede a la
entrega bajo inventario del bien y se constituye
en la repartición que efectuará seguimiento al
cumplimiento del plazo y recuperación a la
fecha de conclusión.
Encargado (a)
Activos Fijos
Contrato
(Arrendamiento,
Préstamo)
2 días
7
7.1 Obsolescencia, inutilización y siniestro totales con
la documentación de la baja del bien previo
valorización por técnico especializado de la
entidad o contratado para el efecto, se remite al
Secretario Administrativo y Financiero (Oficial
Mayor)). La solicitud de disposición final
Encargado (a)
de activo fijo
Secretario
Administrativo
y Financiero
(Oficial Mayor)
Alcalde
Municipal
Secretario
Administrativo
Documentos de
baja de activo
y la resolución
administrativa
emitida por la
MAE
2 días
7.2 Solicitud a la Dirección de Planificación de
incorporación de los ingresos estimados por el
remate del bien en el POA de la gestión.
7.3 Solicitud al Alcalde, la autorización del remate
7.4. Remite instrucción a la dirección jurídica para la
elaboración del informe legal y resolución
administrativa de autorización de inicio de remate
estableciendo el procedimiento para el mismo.
7.5. Remite resolución administrativa a la Secretaría
Administrativa y Financiera En coordinación con
Dirección Jurídica se proceda con la ejecución.
7.6 Una vez cumplido el procedimiento de remate
del bien (es) todo el legajo será remitido a la Unidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 42
de Activo para el reporte y registro de acuerdo a la
naturaleza del bien
y Financiero
(Oficial Mayor)
Nº Actividades: 7
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo: 23 días
(variable)
Fecha de elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de actualización:
UDO
Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del procedimiento
descrito.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 43
8.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GMB -DAF-06: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
12
34
56
INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
A través de
Administración y
Finanzas elabora un
informe administrativo
Envía a Asesoría Jurídica
ampliando antecedentes
Recepción de carta con
expresión de interés para
utilización temporal de un
bien de la
MUNICIPALIDAD DE
BERMEJO
Elabora Informe Legal en
base a las Normas Básicas
e informe Administrativo
Financiero
La aceptación, sugiere la
elaboración de un Contrato
Asesoría Legal
Inicio
Informe
Administrativo
Financiero
elaborado
Informe Ampliado
elaborado
(Legal y
Administrativo
Financiero)
ALCALDE
Recepción de carta con expresión
de interés para utilización de un
bien de la Municipalidad de
Bermejo en Arrendamiento o
Préstamo de Uso
Remite a Asesoría
Jurídica y Oficialía
Mayor
Administración y
Finanzas
Conocimiento oficial
del interés de una
entidad pública o
privada por un bien de
la Municipalidad de
Bermejo
En elaboración un
Informe amplio
sobre el estado del
Activo
Carta de la entidad
interesada en un bien
de la Municipalidad de
Bermejo
Carta de expresión
remitida del Despacho
Del Alcalde
Carta de expresión
remitida del Despacho
Del Alcalde
Informe de Oficialía
Mayor Adm-
Financiera
Entidad Pública
Entidad Privada
Fin
OFICIALIA MAYOR
Administración y Finanzas
ALCALDE
Informe amplio
elaborado
Elaboración de Contrato con
cláusulas que resguarden la
propiedad, el tiempo, la devolución
y garantías de la entidad
Contrato de
Arrendamiento/
Préstamo, elaborado Asesoría Legal
ALCALDE
Entrega del bien en base a
términos del Contrato firmado.
Responsable de seguimiento y
recuperación del bien a la fecha de
conclusión de Contrato
Contrato de
Arrendamiento o
Préstamo firmado
Disposición del bien
según Contrato de
Arrendamiento/
Préstamo.Activos Fijos
OFICIALIA MAYOR
Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
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MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE
ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB -RAF-O7
Nº Actividades Tiempo:
4 66 días
Procedimiento: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Precaver y prevenir a los activos fijos de la
Municipalidad de Bermejo contra cualquier daño o
siniestro que afecte el patrimonio de la institución.
Características: El proyecto de Resguardo de Activos
fijos se lo debe realizar con criterios técnicos
pertinentes para proponer que bienes deben ser
asegurados.
Responsables: Secretaría Administrativa Financiera y
Dirección Administrativa y Activos Fijos
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Document
o
Utilizado
Tiempo
(Estimado)
1
1.1 Al Final de cada mes el Encargado (a) de Activos
fijos emitirá un Reporte del ingreso de los Activos
nuevos a la Institución y sugiere cuales de estos
activos ameritan ser asegurados por el resto de la
gestión en curso. Pone a consideración de la
Dirección Administrativa.
Reporte de
Activos
Fijos
Proyecto
de
Resguardo
de Activos
Fijos
5 días
1.2 Para el resto de los Activos el Encargado (a) de
Activos Fijos en coordinación con el Dirección
Administrativa deberán elaborar anualmente un
proyecto de resguardo de los activos fijos. En este
proyecto se debe proveer de la siguiente
información de los activos que se pretende
asegurar:
Descripción del activo
Código asignado
Fecha de adquisición
Valor de adquisición
Valor contable
Valor comercial (opcional)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 45
Tipo de cobertura
2 2.1 La Secretaria<a Administrativa y Financiera (r
Oficialía Mayor) revisa el proyecto propuesto por
Activos Fijos y la Dirección Administrativa, coordina
los cambios necesarios al proyecto y autoriza la
contratación de los servicios de una empresa
aseguradora.
Procedimiento: Resguardo de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 2
3
3.1 Incluir el Proyecto de Resguardo de Activos Fijos en el
Programa Operativo Anual de la Dirección
Administrativa
45 días
3.2 Se siguen los procedimientos institucionales de
acuerdo a los procedimientos de los sistemas de
Administración de bienes y servicios según la modalidad
que corresponda para la Adjudicación de la empresa
aseguradora.
4
4.1 En caso de que ocurriera un siniestro con un bien
asegurado el servidor público responsable de dicho
activo deberá comunicar inmediatamente al jefe de
área. El Jefe de Unidad, remite el informe a la
dirección Administrativa y a través de activo fijo
realiza la verificación del activo, si amerita se hace el
reclamo de cobertura a la Empresa aseguradora de
ese activo.
Informe:
reporte de
siniestro de
Activo Fijo
1 días
Nº Actividades:
4
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
66 días
(variable)
Fecha de elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de
actualización:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 46
8.7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS
GMB - RAF-07: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS
12
34
RESPONSABLESRESULTADOSPROCESOINSUMOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Inicio
Responsable de Activos
Fijos
Responsable de Activos
Fijos
Inclusión en el POA
Tramite del proceso de
Licitación y adjudicación
de la empresa
aseguradora
Revisión, análisis y
aprobación del Proyectos
de Resguardo de Activos
Fijos
Reportes del Sistema de
Activos Fijos.
Proyecto Aprobado de
Resguardo de activos
fijos.
Empresa
Aseguradora
Contratadal
Análisis del siniestro y
reporte a la empresa
aseguradora si corresponde.
Elaboración del Proyecto de
Resguardo de Activos Fijos
Fin
Proyecto de
Resguardo de Activos
FijosOFICIALIA MAYOR
Administrativa y Financiera
Cobertura de un
bien asegurado.
Informe de siniestro
ocurrido con algún
activo fijo
Dirección Administrativa
Proyecto Aprobado
de Resguardo de
activos fijos.
Responsable de Activos
Fijos
Encargado (a) de Activo fijo
Secretario
Administrativo Financiero
Encargado (a) de Activo fijo
Encargado (a) de Activo
fijo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 47
MUNICIPALIDAD DE BERMEJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE
ACTIVOS FIJOS
Hoja Nº: 1 de 2
Nº Procedimiento:
GMB - MAF-O8
Nº Actividades Tiempo:
4 41 días
Procedimiento: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Objetivo: Ejecutar operaciones necesarias que permitan
realizar los cuidados necesarios para las instalaciones, edificios,
equipamiento, etc. para que puedan seguir funcionando
adecuadamente.
Características: Se debe tomar en cuenta que el
procedimiento y los fines del Mantenimiento Correctivo son
diferentes a los fines del Mantenimiento Preventivo. El
mantenimiento preventivo generalmente se lo hace a un
conjunto de bienes para evitar el mantenimiento correctivo. El
mantenimiento correctivo se realiza de para que el activo
recupere sus buenas condiciones de uso
Responsables: Dirección Administrativa, Unidades
Solicitantes, Encargado (a) de Activos fijos.
Actividad
Nº Descripción de la Actividad Responsable
Document
o
Utilizado
Tiempo
1
Mantenimiento Correctivo
1.1 La unidad o área funcional que hace uso del
activo solicita mediante nota oficial la refacción
del activo adjuntando un informe técnico
realizado por profesional competente con el
propósito de que vuelva a estar en buenas
condiciones para su uso.
Unidad
Solicitante
Dirección
Administrativa
Carta de
Solicitud de
Refacción de
un Activo
3 días
Mantenimiento Preventivo
1.2. Anualmente se conformará una Comisión
Técnica para Mantenimiento Preventivo designada
por la Dirección Administrativa e integrada por el
Encargado (a) de Activos fijos y técnicos
capacitados en distintas áreas.
2
Mantenimiento Correctivo
2.1 El Encargado (a) de activos fijos verifica la
solicitud mediante inspección técnica, cuantifica
la refacción, con la ayuda de un técnico
especializado y autorizara el mantenimiento o
Encargado (a)
de Activos Fijos
Proyecto de
Refacción
30 días
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 48
refacción.
2.2 remitirá el proyecto de refacción al Director
Administrativo.
La unidad
solicitante
Mantenimiento Preventivo
2.4 La Comisión Técnica para Mantenimiento
Preventivo después de evaluar la situación y
características de los activos, elaborará un Proyecto
de Mantenimiento Preventivo para las instalaciones,
edificios, equipamiento, etc. de la Municipalidad de
Bermejo que amerite este tipo de mantenimiento.
Comisión
Técnica para
Mantenimiento
Preventivo
Proyecto de
Mantenimiento
Preventivo
Procedimiento: Resguardo de activos fijos Hoja Nº 2 de 2
3
3.1 El Director administrativo luego de considerar
Mantenimiento correctivo o el Proyecto de
Mantenimiento Preventivo, si no tiene objeciones
sigue los procedimientos la pertinencia de la
Solicitud para el establecidos licitación proyecto de
mantenimiento
Dirección
Administrativa
Informe de
Recepción
Técnica
5 días
4
4.1 Deberá realizar la recepción técnica del
proyecto de mantenimiento ya sea correctivo o
preventivo para lo cual solicitara el
asesoramiento de un técnico si es necesario.
Encargado (a)
de Activos Fijos
3 días
4.2 Emitirá un informe de recepción que servirá
como antecedente para la liquidación final de la
empresa adjudicada.
Nº Actividades:
4
Procedimiento Concluido
Tiempo máximo:
41 días (variable)
Fecha de elaboración:
Diciembre 2009
Fecha de Aprobación:
(sello fechador)
Área responsable de
actualización:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 49
8.8.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
GMB – MAF - 08: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
12
34
RESPONSABLESRESULTADOSPROCESOINSUMOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Inicio
Dirección Administrativa
Empresa contratada
para la ejecución del
proyecto
Informe de
Recepción técnica
Unidad Solicitante
Proyecto de Refacción.
Proyecto de
Mantenimiento
Preventivo
Planillas de Avance e
informes de
supervisión
Carta de solicitud de
mantenimiento correctivo
Aprobación del Proyecto
de mantenimiento.
Proceso de licitación
Recepción de la ejecución
del proyecto de
mantenimiento
Solicitud de Mantenimiento
Correctivo.
Conformación de la Comisión
Técnica para Mantenimiento
Preventivo
Fin
Responsable de Activos
Fijos
Elaboración del Proyecto
de refacción/
Elaboración del Proyecto
de Mantenimiento
Preventivo.
Responsable de Activos
Fijos
Proyecto de Refacción.
Proyecto de
Mantenimiento
PreventivoDirección Administrativa
Encargado (a) de
Activo fijo
Encargado (a) de
Activo fijo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 50
9. GLOSARIO DE TERMINOS
Conceptos y definiciones de importancia dentro del lenguaje técnico de la
Administración de Activos Fijos.
I. ACTIVO FIJO2
Es el conjunto de aquellos bienes o propiedades físicamente tangibles y, de
naturaleza relativamente permanente, adquiridos o construidos para uso en las
operaciones de la Municipalidad de Bermejo, tienen un valor relativamente
significativo y la vida útil estimada es superior a un periodo económico.
Condiciones y características de los bienes para ser considerados Activo Fijo:
a) Es un bien adquirido o construido, destinado al uso en las operaciones
regulares de la Municipalidad de Bermejo y que no será objeto de venta.
b) Tiene un valor cuantitativamente importante y que, de acuerdo a la vida
útil estimada, está sujeto a depreciación, amortización o agotamiento.
c) Tiene una vida Útil estimada mínima (superior a un año) que justifica el
prorrateo del costo del bien entre los distintos periodos o ejercicios que abarca su
afectación.
Otras denominaciones de Activo Fijo: Bienes de uso, activos patrimoniales,
propiedad, activo fijo, activo inmovilizado, bienes Inmuebles.
II. BIENES ACTIVABLES
2 NC1-Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
NIC 16 – Inmuebles, Maquinaria y Equipo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 51
Son aquellos bienes que no desaparecerán en su primer uso, de tal modo, solo
se incorporaran al rubro respectivo y en consecuencia quedaran sujetos al régimen
que se establece.
Se activan aquellos bienes de uso que reúnan las siguientes características:
a) Que cumplan requisitos de duración, valor y naturaleza.
b) Que el Valor unitario sea mayor a los 15 $us o su equivalente en Bs, al tipo de
cambio del mercado oficial a la fecha de su adquisición.
c) Que su vida útil estimada sea no menor a los 4 años, según disposiciones legales
técnicas en vigencia, exceptuando la estimación resultante de revalorizaciones
técnicas.
III. BIENES NO ACTIVABLES.
Son aquellos bienes que no cumplen con uno de los requisitos señalados
anteriormente, imputándose su valor total a las cuentas de resultados del ejercicio
en que se hubiesen adquirido; sin embargo, dichos bienes serán considerados
como "bienes fungibles".
IV. BIENES FUNGIBLES
Se considera a aquellos bienes que tienen una duración o vida útil estimada de un
año, es decir que con su uso, desaparecen, y además que tienen un valor inferior al
establecido para el activo fijo, el valor de estos bienes se los imputará a los
resultados del periodo en que se hubiesen adquirido. Solo para fines de control
interno independiente, son objeto de registro e inventario físico-valorado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 52
V. DESEMBOLSOS CAPITALIZABLES
Se dan como resultado a adiciones o mejoras de carácter permanente y de una
cuantía relativamente importante, aumentando el valor del bien y,
consecuentemente, la prolongación de la vida útil del activo fijo.
a) Adición: Comprende las unidades enteramente nuevas añadidas a otras
anteriormente adquiridas o construidas, así como las extensiones,
ampliaciones y agrandamientos de bienes ya existentes y que se lo realiza con
el objeto de aumentar la eficiencia y capacidad productiva.
b) Mejora: Se entenderá por mejora toda reforma o modificación sustancial de un
bien de uso, con el objeto de aumentar su eficiencia o capacidad de
prolongar su vida útil.
c) Condiciones: La activación de los costos de adición o mejora de un bien de uso
estará sujeta al cumplimiento de por lo menos una de las tres condiciones:
a. Aumento del valor del bien.
b. Aumento de su vida útil.
c. Aumento de su eficiencia o capacidad productiva.
De igual manera que los bienes activables, los costos por adición o mejora que se
incorporan al valor del bien, se absorberán a través de las depreciaciones;
mientras que los gastos que no constituyen adición o mejora serán cargados al
ejercicio en que se devenguen.
VI. VALUACIÓN AL COSTO
El valor del costo de adquisición o producción constituye el criterio principal y básico
de valuación, Incluye precio de compra, más comisiones, fletes, impuestos y otros
gastos incidentales de adquisición., es decir, la valuación del activo se afecta al
costo total de adquisición, al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 53
VII. DEPRECIACIÓN
Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo durante su
vida útil.
Asignación sistemática al gasto, del costo de un activo sujeto a depreciación
durante el transcurso de la vida útil del activo.
Depreciar significa cuantificar y registrar como gasto la disminución del valor de
una parte del costo del Activo Fijo a lo largo de su vida útil estimada, por el
desgaste, deterioro y obsolescencia, que surge a consecuencia del uso
durante sus años de servicio.
La estimación del valor que exprese el desgaste y deterioro del activo fijo, se
efectúa tomando en consideración su costo de adquisición, su actualización o
valor de revaluó, así como su vida estimada y el valor de desecho (valor residual).
VIII. DEPRECIACIÓN ACUMULADA
Es la sumatoria de las depreciaciones anuales de un Activo Fijo la cual va
constituyendo una reserva y, en términos contables, al finalizar su vida útil, permitirá
enfrentar la reposición del Activo Fijo., es decir, que el importe de la depreciación
acumulada regulariza el valor del Activo Fijo.
Es importante señalar que no se deprecian los terrenos, obras de arte,
construcciones de obras en proceso y otros activos que no sufren desgaste o
deterioro.
IX. AMORTIZACIÓN
Es la extinción o reducción al valor en libros de un activo fijo intangible.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 54
X. AMORTIZACIÓN ACUMULADA
Corresponde a la suma de los montos que anualmente se han imputado a
resultados del ejercicio por conceptos de amortización anual de las cuentas del
activo intangible.
Al igual que en la depreciación, anualmente se carga al costo de operación y
se constituye la amortización acumulada, que se supone, permitirá enfrentar la
reposición del activo fijo intangible.
XI. AGOTAMIENTO
Se dice de los recursos naturales sujetos a agotamiento, como depósitos
minerales, de petróleo, zonas madereras u otros recursos similares, implica su
eliminación por merma física o reducción de una cantidad disponible calculada
estimativamente.
XII. VIDA ÚTIL PROBABLE (ESTIMADA)
Es el periodo durante el cual un activo fijo tiene la capacidad de producir
servicios u operación potencial o utilidad para su propietario.
La vida probable puede expresarse en tiempo como años o meses; en
periodos de operación u horas de trabajo y en unidades de producción.
La vida económica de un activo fijo se ve afectada por las reparaciones y mejoras.
XIII. VALOR RESIDUAL O DE DESECHO.
Es el valor que puede recuperarse por la venta de un activo fijo al ponerse fuera
de servicio y haber aplicado la depreciación por completo. El valor contable
establecido o “valor en libros”, para los bienes de uso es de Bs. 1; valor que se
calcula sólo en el último periodo de vida útil del bien.
XIV. ACTUALIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 55
Métodos por el cual se procede al ajuste contable de las partidas de los
estados financieros que estuviesen afectadas por la inflación.
XV. MONEDA CONSTANTE
Es la que se expresa determinando poder adquisitivo a una fecha dada; por lo
general al cierre de un periodo.
XVI. ÍNDICE
Factor representativo de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda entre
dos fechas.
XVII. VALORES CORRIENTES
Son los precios de reposición a la fecha de valuación, o el costo de producción a
precios de reposición a dicha fecha.
XVIII. VALOR DE REPOSICIÓN
Representa el costo que fuere necesario incurrir para la adquisición o
producción de bienes.
XIX. VALOR DE MERCADO
Se entenderá como tal, al valor neto que se obtendría por la venta de los
bienes en términos comerciales normales.
XX. FECHA DE ADQUISICIÓN
Corresponde a la fecha en que tuvo lugar la operación de compra del activo
fijo, utilizándose esta para efectos de actualización.
XXI. FECHA DE USO
Corresponde a la fecha en que el bien de uso entra en actividad, operación o
explotación; utilizándose esta para efectos de cálculo de la depreciación,
amortización y agotamiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 56
XXII. FECHA DE CIERRE O CORTE
Corresponde a la fecha de terminación del periodo a que corresponde a los
estados financieros.
Bermejo, Marzo de 2015