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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA
JURÍDICA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE
CONSULTORÍA JURÍDICA
Hoja de Autorización
Elaboró
Lic. Ivette Alejandra Rubio Arciniega Experto Técnico
Rúbrica
Revisó
Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López
Subgerente de Asistencia Legal 2.
Rúbrica
Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente Jurídico de Proyectos
Públicos.
Rúbrica
Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1.
Rúbrica
Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández
Subgerente de Proyectos Privados 2.
Rúbrica
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CONSULTORÍA JURÍDICA
Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández
Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1.
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Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a
Estados y Municipios.
Rúbrica
Lic. Jean Aglot Cortés Gerente Jurídico de Proyectos
Privados 2.
Rúbrica
Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Proyectos
Públicos.
Rúbrica
Aprobó
Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de Consultoría Jurídica.
Rúbrica
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Sección de Control de Cambios
Revisión Página (s) Modificada (s)
Descripción del Cambio Fecha de Emisión
01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado.
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02 1 Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la Subdirección de Consultoría Jurídica y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, a la estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia.
Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos.
21/11/2012
03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
27/10/2015
04 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
27/10/2015
05 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
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Contenido
Sección I. Visión General _________________________________________________ 6
I.1. Objetivo _______________________________________________________________ 6
I.2. Alcance ________________________________________________________________ 6
I.3. Responsabilidades respecto del manual _____________________________________ 7
I.4. Marco Jurídico y Normativo _______________________________________________ 8
I.5. Instancias de Autorización ________________________________________________ 8
1.6 Definiciones ____________________________________________________________ 8
Sección II. Procedimiento _________________________________________________ 9
II.1. Descripción ____________________________________________________________ 9
II.2. Políticas _____________________________________________________________ 10
II.3. Procedimiento ________________________________________________________ 12
Sección III. Anexos ______________________________________________________ 22
III.1. Tabla de Anexos ______________________________________________________ 22
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Sección I. Visión General
I.1. Objetivo El presente Manual tiene como propósito proporcionar al personal del área jurídica de la Institución, la metodología para atender las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos, de guarda y custodia con el fin de realizar una sustitución de garantía, tramitar un juicio litigioso, finiquitar la operación, y cualquier otra situación que requiera la consulta de los instrumentos jurídicos.
I.2. Alcance Este Manual obliga a la Subdirección de Consultoría Jurídica, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios.
Este Manual inicia con la solicitud del servicio de devolución de los instrumentos jurídicos enviados a guarda y custodia que presente cualquiera de las áreas que conforman las Oficinas Centrales de la Institución y concluye con la entrega a dicha área de la documentación solicitada o de la solicitud de información adicional.
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I.3. Responsabilidades respecto del manual
Responsable Responsabilidad
Subdirector de Consultoría Jurídica
Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos.
Proponer mejoras.
Gerente Jurídico de Proyectos Públicos
Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1
Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2
Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos a la Subdirección de
Contraloría Interna para la revisión de su apego al Sistema de Control Interno.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.
Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos
Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 1
Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 2
Subgerente de Asistencia Legal 1
Subgerente de Asistencia Legal 2
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Experto Técnico Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos.
Personal facultado de las áreas involucradas
Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.
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I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:
Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus distintas modificaciones.
Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito.
Manual de Crédito.
Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Subdirección de Consultoría Jurídica.
Manual de Procedimientos para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional.
Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
Guía para la Mejora de la Gestión de los Procesos.
Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.
Código de Conducta de Banobras.
I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Subdirección de Consultoría Jurídica, de conformidad con la Guía para la Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría.
1.6 Definiciones 1.6.1 Instrumentos Jurídicos
Son todos aquellos documentos que en términos de la normativa aplicable hayan sido enviados a la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).
1.6.2 Formato de Solicitud o Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos
El formato que requisita la Subdirección de Consultoría Jurídica a través sus Gerencias para solicitar a la Bóveda la devolución de los Instrumentos Jurídicos.
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Sección II. Procedimiento
II.1. Descripción
A continuación se muestra una breve descripción.
Etapa Descripción Localización
en este documento
1
Recibe solicitud de devolución de guarda y custodia
Recibe solicitud para devolución de Instrumentos Jurídicos del área requirente.
1 a 3
2
Solicita a la Bóveda, se retire el Instrumento Jurídico
Elabora y envía la comunicación a la Gerencia de Control de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico de la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).
4 a 6
3
El Área de Control de Pagos lleva a cabo la búsqueda
Si la Gerencia de Control de Pagos encontró los documentos, se continúa con la actividad y elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos.
7 a 12
4
Entrega de oficio de soliciud de información adicional
Si la Gerencia de Control de Pagos no encontró los documentos se solicita al área requirente, los documentos adicionales.
13 a 14
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II.2. Políticas
II.2.1. De la operación
II.2.1.1 Este Manual de Procedimientos es obligatorio para el personal de la Subdirección de Consultoría Jurídica en la realización de las actividades aquí descritas.
II.2.1.2 La actividad inicia con la solicitud de retiro de documentación de guarda y custodia, la
cual deberá ser por escrito, y firmada por un funcionario del área requirente que la genera, y termina con devolución de los Instrumentos Jurídicos. En el entendido de que el cómputo de los plazos que más adelante se señala se suspende durante el tiempo en que la solicitud permanezca en la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).
II.2.1.3 Los Formatos de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos deben ser
elaborados por el Experto Técnico o Subgerente y autorizados por el Subdirector o los Gerentes que integran la Subdirección de Consultoría Jurídica.
II.2.1.4 La comunicación de devolución que acompaña al Formato de Solicitud debe estar
firmada por el Gerente del área que la genera o el Subdirector. II.2.1.5 Las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos se atenderán en un plazo no
mayor a 10 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha y hora de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquélla que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación no se encuentre con los datos aportados por el área requirente o no fuera suficiente para la debida atención de la solicitud, la Subdirección de Consultoría Jurídica deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información necesaria, en cuyo caso el plazo no mayor de 10 días hábiles bancarios para la atención de la misma será contado a partir día hábil siguiente al de la fecha y hora en que se presente la documentación completa.
II.2.1.6 Los canales de comunicación son escritos según consta en el rubro de entregables del
numeral II.3.2, Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos. II.2.1.7 La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet
Institucional. II.2.1.8 Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual,
se establecen considerando la elaboración de una solicitud de devolución de documentos a la vez.
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II.2.2. De la Subdirección Consultoría Jurídica.
II.2.2.1 Vigilar la atención las solicitudes de devolución de Instrumentos Jurídicos.
II.2.2.2 Supervisar el control y gestión de las solicitudes. II.2.2.3 Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en
que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo.
De los Gerentes que integran la Subdirección de Consultoría Jurídica.
II.2.2.5 Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo.
II.2.2.6 Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. II.2.2.7 Coordinar la devolución de Instrumentos Jurídicos. II.2.2.8 Solicitar el retiro de guarda y custodia de los documentos originales de conformidad con
el presente Manual. II.2.2.9 Comunicar al cliente sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación.
De los Subgerentes y Expertos técnicos que integran las Gerencias de la Subdirección Jurídica.
II.2.2.10 Revisar y en su caso, elaborar la comunicación que acompaña el Formato de Solicitud a
la Gerencia de Control de Pagos para el retiro a la Bóveda, así como elaborar el Formato de Solicitud de devolución de Instrumentos Jurídicos debidamente requisitado.
II.2.2.11 Firmar en el espacio de “Elaboró” del Formato de Solicitud para la devolución de
Instrumentos Jurídicos.
Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental
II.2.2.12 Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica
administrando la recepción de solicitudes de devolución de documentos enviados a Guarda y Custodia.
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II.3. Procedimiento II.3.1. Diagrama de Flujo
Responsable de C.G. / Experto
Técnico1.Recibe solicitud para devolución de documentos del área requirente y genera volante y lo
captura con instrucción
Formato de solicitud firmado
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II.3.2. Descripción de Actividades
Responsable
No. Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Experto Técnico/ Responsable del Control de Gestión.
1. 1.1 1.2 .3
Recibe solicitud paradevolución de InstrumentosJurídicos del área requirente.
Revisa tipo de asunto y a queSubdirección corresponde.
Captura el asunto en el Sistemade Control de GestiónDocumental de la Dirección ygenera un volante del control degestión documental con los datosdel asunto, indicando lo queenvía, el área y lo solicitado consus instrucciones de atención.
Turna a la Subdireccióncorrespondiente.
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos
Volante del Control de
Gestión Documenta
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Pasos 1 y 2 hasta 24
horas
Secretaria y Subdirector.
2. 2.1 2.2
Recibe la solicitud dedevolución de InstrumentosJurídicos, Volante de Controlde Gestión de Documental y loturna con instrucción.
Revisa que el tipo de asuntocorresponda a la Subdirección deConsultoría Jurídica.
Emite instrucción de trabajo Turnaa la Gerencia correspondiente.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos
Secretaria y Gerente. 3. 3.1
Recibe solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos convolante del Control de GestiónDocumental, confirma quecorresponda a la Gerencia y loturna con una instrucción.
Recibe la solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos con elvolante, confirmando que el
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos
Pasos 3 y 4 hasta 2 horas
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Responsable
No. Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
3.2
asunto sea dirigido a la Gerencia.
Turna con instrucción de atención a la Subgerencia.
Subgerente / Experto Técnico
4. 4.1 4.2 4.3 4.4
Recibe solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos, revisa tipo de asunto y lo turnao lo atiende, en su caso, llena elFormato de Solicitud y elaboraComunicación a la Gerencia deControl de pagos solicitando seretire el Instrumento Jurídico.
Recibe la solicitud de devoluciónde Instrumentos Jurídicos, con elVolante del Control de GestiónDocumental y la instrucción deatención. Revisa tipo de asunto que es,localiza el folio con el cual seenvió a guarda y custodia.
Llena el Formato de Solicitud conforme a los datos einformación enviada por el árearequirente.
Elabora comunicación a laGerencia de Control de Pagos,solicitando se retire elinstrumento jurídico.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud
Comunicación a la Gerencia de
Control de Pagos, solicitando se
retire los Instrumentos
Jurídicos.
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Responsable
No. Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Subdirector o Gerente
5. 5.1
Recibe el Formato de Solicitudy la Comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando se retire el Instrumento Jurídico.
Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos delFormato de Solicitudcorrespondan a lo solicitado y lofirma en el cuadro de autorizó.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud.
Comunicación a la Gerencia de
Control de Pagos, solicitando se
retire el Instrumento
Jurídico.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud
Comunicación a la Gerencia de
Control de Pagos, solicitando se
retire el Instrumento
Jurídico.
Paso 5 y 6 hasta 4 horas
Subgerente/Experto Técnico y Secretaria.
6. 6.1 6.2
Recibe el Formato de Solicitudy la Comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando se retire el instrumento jurídico.
Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos delFormato de Solicitudcorrespondan a lo solicitado y lofirma en el cuadro de elaboró
Entrega el Formato de Solicitud original firmado y la comunicación de retiro, obtiene acuse de reciboy entrega copias del acuse deFormato de Solicitud y lacomunicación de retiro, entre otras, al área solicitante.
Volante del Control de
Gestión Documental.
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud
Comunicación a la Gerencia de
Control de Pagos, solicitando se
retire el Instrumento
Jurídico.
Volante del Control de
Gestión Documental.
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Acuse de recibo del Formato de solicitud y de la Comunicación a la Gerencia de
Control de Pagos, solicitando se
retire el Instrumento
Jurídico.
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No. Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
¿Se encontraron los documentos? Si la Gerencia de Control de Pagos encontró los documentos, continúa con la actividad 7; si no encontró los
documentos continúa con la actividad 13. Experto Técnico/ Secretaria
7. 7.1
Recibe de la Gerencia de Control de Pagos los instrumentos jurídicos solicitados.
Elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Instrumentos Jurídicos
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Instrumentos Jurídicos.
Comunicación de entrega de
instrumentos jurídicos
solicitados al área requirente
Hasta 8 hrs.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
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MNO80000206 Página 19 de 23
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
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Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: IARA
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE
CONSULTORÍA JURÍDICA
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Entregable Tiempo
Subdirector, Gerente o Subgerente
8 8.1
Recibe, revisa y firma la comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente.
Revisa y firma comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente.
Volante del Control de
Gestión Documental.
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Instrumentos Jurídicos.
Comunicación de entrega de
Instrumentos Jurídicos
solicitados al área requirente
Volante del Control de
Gestión Documental.
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Instrumentos Jurídicos.
Comunicación de entrega de
Instrumentos Jurídicos
solicitados al área requirente
Hasta 2 hrs.
Experto Técnico/ Secretaría
9 9.1 9.2 9.3
Recibe comunicación firmada ysolicita folio de salida a laSubdirección y remite al áreaanexando los InstrumentosJurídicos originales u Oficiorequiriéndole informaciónadicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Solicita folio de salida a laSubdirección.
Genera copias que debeentregar.
Lo remite al área anexando los Instrumentos Jurídicos originales y obtiene acuse de recibo,incorpora al expediente y archiva.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
En su caso, Instrumentos
Jurídicos.
Comunicación de entrega de
Instrumentos Jurídicos
solicitados al área requirente u
Oficio
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
En su caso, Instrumentos
Jurídicos.
Comunicación de entrega de
Instrumentos Jurídicos
solicitados al área requirente u
Oficio
Hasta 2 hrs.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
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requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a
guarda y custodia
requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a guarda
y custodia
Experto Técnico/Secretaria
10 10.1
Descarga asunto en el Sistemade Gestión Documental.
Plasma en el volante la forma enque se atendió el asunto y lopresenta al Gerente o Subgerentepara su firma a fin de proceder asu baja en el Sistema de Controlde Gestión Documental.
Volante del Control de
Gestión Documental
Volante del Control de
Gestión Documental
Pasos 10 y 11 hasta 2
hrs.
Gerente/Subgerente 11 Autoriza mediante su firma en Volante de Control de Gestión Documental, el descargo del asunto.
Volante del Control de
Gestión Documental
Volante del Control de
Gestión Documental
Pasos 11, 12,13 y 14
hasta 4 hrs.
Experto Técnico/Secretaria.
12 12.1
Recibe y descarga el asunto delSistema de Control de Gestión Documental y entrega a laSecretaria de la Subdirecciónpara su remisión a la Dirección.
Entrega volante a la DirecciónJurídica o General, en su caso,para su archivo.
Volante del Control de
Gestión Documental
Volante del Control de
Gestión Documental
Secretaria o Experto Técnico.
13
13.1
Recibe de la Gerencia deControl de Pagos la negativa dehaber encontrado losInstrumentos Jurídicossolicitados y elabora solicitudde información adicional al árearequirente de los InstrumentosJurídicos.
Elabora oficio requiriéndoleinformación adicional o correctade folio de envío a guarda y
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de
Volante de Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de
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custodia.
Solicitud
Oficio requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a guarda y custodia
Solicitud
Oficio requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a guarda y custodia
Subgerente o Gerente
14
14.1
Recibe, revisa y firma el Oficiode Solicitud de informaciónadicional
Lleva a cabo los pasos 9 al 12hasta agotarlos.
Volante del Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud
Oficio requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a guarda
y custodia.
Volante de Control de
Gestión Documental
Solicitud de devolución de Instrumentos
Jurídicos.
Formato de Solicitud
Oficio requiriéndole información adicional o
correcta de folio de envío a guarda
y custodia.
Fin del procedimiento
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ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE
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Sección III. Anexos
III.1. Tabla de Anexos
Anexo No. Nombre Pág.
1 Formato de Solicitud de Devolución de instrumentos jurídicos 26
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ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE
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Anexo 1
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