INSPECTORÍA GENERAL
SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA, C. A.
DE USO INTERNO
VIGENCIA:
30/08/2013
CÓDIGO:
DAF-MP-001-2013
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2012
ORIGINAL
PÁGINA:
1 de 115
ALCANCE:
INSPECTORÍA GENERAL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA -DAF-
INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD –IGSNS–
REPÚBLICA DE GUATEMALA, C. A.
ETAPAS
NOMBRE Y CARGO
FIRMA
ELABORADO POR:
Lic Mynor Oliverio Alvarez Castillo / DAF
REVISADO POR: Lic Victoria Beatriz Esteban Cambrán / DAF
APROBADO POR: Lic Manfredo Martínez de León / Dirección General
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 2 de 115
ÍNDICE
ÍNDICE 2 1. INTRODUCCIÓN 5 2. ANTECEDENTES 5 3. JUSTIFICACIÓN 6 4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 7 4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 7 5. MISIÓN 8 6. VISIÓN 8 7. OBJETIVOS 8 7.1 Objetivo general 8 7.2 Objetivos específicos 8 8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 8 9. ALCANCE 9 10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA 10
9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN 10 9.1.1 Procedimiento: Recepción y traslado de correspondencia recibida 10 9.1.2 Flujograma del procedimiento de Recepción y traslado de correspondencia recibida 11
9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 12 9.2.1 Procedimiento: Programación Financiera Cuatrimestral 12 9.2.2 Flujograma del procedimiento de Programación Financiera Cuatrimestral 13 9.2.3 Procedimiento: Reprogramación Financiera 14 9.2.4 Flujograma del procedimiento: Reprogramación Financiera 15 9.2.5 Procedimiento: Modificación Presupuestaria 16 9.2.6 Flujograma del procedimiento: Modificación Presupuestaria 17 9.2.7 Procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 19 9.2.8 Flujograma del procedimiento: Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria 20 9.2.9 Procedimiento: Asignación Presupuestaria 21 9.2.10 Flujograma del procedimiento: Asignación Presupuestaria 22
9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 24 9.3.1 Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 24 9.3.2 Flujograma del Procedimiento: Gestión de Pago y Liquidación de Servicios Básicos 26 9.3.3 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos Por medio de Caja Chica 28 9.3.4 Flujograma del procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Caja
Chica 30 9.3.5 Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio de Cheque 32 9.3.6 Flujograma del Procedimiento: Pago y Liquidación de Servicios Básicos por medio De
Cheque 33 9.3.7 Procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos al Interior y Exterior 35 9.3.8 Flujograma del procedimiento: Revisión de Asignación Viáticos Al Interior y Exterior 36 9.3.9 Procedimiento: Liquidacion De Viáticos al Interior Y Exterior 37 9.3.10 Flujograma del procedimiento: Liquidación de Viáticos al Interior y Exterior 38
9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 39 9.4.1 Procedimiento: Revisión De Expedientes para Pago y/o Liquidación por Medio de Caja Chica
o Cheque 39 9.4.2 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes Para Pago y/o Liquidación por Medio
de Caja Chica o Cheque 40
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 3 de 115
9.4.3 Procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento a Cuenta 41 9.4.4 Flujograma del procedimiento: Revisión de Expedientes para Pago por Acreditamiento A
Cuenta 42 9.4.5 Procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 43 9.4.6 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Fondo Rotativo Interno (Caja Chica) 44 9.4.7 Procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 46 9.4.8 Flujograma del procedimiento: Arqueo de Cupones Canjeables por Combustible 47
9.5 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN 49 9.5.1 Procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento De Almacén 49 9.5.2 Flujograma del procedimiento: Ingreso de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento
de Almacén 50 9.5.3 Procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de Almacén 51 9.5.4 Flujograma del procedimiento: Salida de Bienes, Materiales y Suministros al Departamento de
Almacén 52 9.5.5 Procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 53 9.5.6 Flujograma del procedimiento: Inventario Físico en el Departamento de Almacén 54
9.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIO 56 9.6.1 Procedimiento: Registro de Activos Fijos 56 9.6.2 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fijos 58 9.6.3 Procedimiento: Registro De Activos Fungibles 60 9.6.4 Flujograma del procedimiento: Registro de Activos Fungibles 61 9.6.5 Procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 62 9.6.6 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fijos en Tarjetas de Responsabilidad 63 9.6.7 Procedimiento: Asignación De Activos Fungibles en Tarjetas De Responsabilidad 65 9.6.8 Flujograma del procedimiento: Asignación de Activos Fungibles en Tarjetas De
Responsabilidad 66 9.6.9 Procedimiento: Baja De Bienes Del Inventario 67 9.6.10 Flujograma Del Procedimiento: Baja De Bienes del Inventario 69 9.6.11 Procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 73 9.6.12 Flujograma del procedimiento: Presentación de Informe Anual de Inventarios 74
9.7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 76 9.7.1 Procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 76 9.7.2 Flujograma del procedimiento: Elaboración de Orden de Compra 78 9.7.3 Procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica 81 9.7.4 Flujograma del procedimiento: Compra de Materiales y Suministros por medio de Caja Chica
82 9.7.5 Procedimiento: Compra Directa de Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q.
10,000.00 a Q. 90,000.00) 85 9.7.6 Flujograma del procedimiento: Compra Directa De Bienes, Suministros y/o Contratación De
Servicios (de Q. 10,000.00 a Q. 90,000.00) 86 9.7.7 Procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios (de Q.
90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 88 9.7.8 Flujograma del procedimiento: Compra De Bienes, Suministros y/o Contratación de Servicios
(de Q. 90,000.01 a Q. 900,000.00, Evento de Cotización) 89 9.7.9 Procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de Contrato Abierto 91 9.7.10 Flujograma del procedimiento: Compra de Bienes, Suministros y Materiales por medio de
Contrato Abierto 92
9.8 CONSERJERÍA 93 9.8.1 Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones 93 9.8.2 Flujograma Del Procedimiento: Mantenimiento De Instalaciones 94 9.8.3 Procedimiento: Reparación de Instalaciones 95
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 4 de 115
9.8.4 Flujograma Del Procedimiento: Reparación de Instalaciones 96 11. ACRÓNIMOS Y DEFICIONES 98 12. BIBLIOGRAFÍA 100 13. ANEXOS 100 14. NOMENCLATURA DE FORMAS 100
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 5 de 115
1. INTRODUCCIÓN
La Dirección General y la Dirección Administrativa y Financiera –DAF– tomando en cuenta la naturaleza de las funciones que según el marco legal realiza la institución y el área administrativa y financiera específicamente, consideran necesario contar con las herramientas e instrumentos administrativos que contribuyan y fortalezcan el control interno de la Institución. En tal sentido, se elabora el presente Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera como instrumento administrativo que contiene la secuencia que deben seguir las actividades propias de las funciones de la -DAF, asimismo los departamentos y unidades que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad, participación y obligaciones; limitando su área de aplicación. Además, contiene información y formularios diseñados para el control y tramite de expedientes y documentos generados de las gestiones realizadas. Permite conocer el funcionamiento interno con la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los responsables de su ejecución. Contribuye al adiestramiento y capacitación de personal de nuevo ingreso a la Dirección Administrativa y Financiera ya que se describen en forma detallada las atribuciones de cada puesto. Facilita el análisis o revisión de los procesos de un sistema, la simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad y evita la alteración arbitraria de los procedimientos. Este Manual forma parte integral de la documentación implementada por la Dirección Administrativa y Financiera, para garantizar la vigencia y efectividad del manual, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización oportuna, que permita realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes. Así también se constituye como una herramienta obligatoria que debe de cumplirse en cada departamento y unidad que intervengan en el proceso administrativo y financiero de la Institución. Es necesario hacer mención que la Subdirección de Recursos Humanos y el Departamento de Informática según la estructura orgánica actual depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa y Financiera, sin embargo, éstas elaborarán y actualizarán por separado los Manuales que les corresponden para la gestión del recurso humano y el control y administración del equipo de cómputo e informático de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
2. ANTECEDENTES
Con la aprobación del Decreto Número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en el Artículo Número 38 de la misma, se describe expresamente la creación de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad; y en el último párrafo del referido artículo se establece que un reglamento específico normará la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, facultad conferida al Organismo Ejecutivo. Posteriormente, mediante Acuerdo Gubernativo Número 166-2011 es aprobado el Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, en Título VI, Capítulo Único, Artículo Número 59 se establece que la Inspectoría General es la responsable de velar por el cumplimiento de los controles internos, garantizar la eficiencia y la eficacia de la organización. Asimismo, según artículo número 64 es responsabilidad del Inspector General elaborar el Reglamento específico de la Inspectoría General. Es así como en el Acuerdo Gubernativo Número 177-2011, se aprueba el Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, el cual en el Capítulo IV establece los órganos administrativos y en el artículo número 12 se detallan las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las que se detallan a continuación:
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 6 de 115
a) Administración del recurso humano y material de la Inspectoría General; b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras
actividades financieras; c) Preparar el borrador de presupuesto y trasladarlo a la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad; y, d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarías y procedimientos de carácter
general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo presupuestario.
En el mismo artículo se establece que para la correcta y eficaz administración de los recursos humanos, financieros y logísticos, el Inspector General será el quien nombre al profesional universitario de las ciencias económicas que cumpla el perfil establecido. Dentro de las atribuciones se establecen las siguientes:
a) La estructura orgánica funcional de la Inspectoría General del Sistema Nacional; b) Asesorar al Inspector General, en lo referente a la ejecución presupuestaria y otras
actividades financieras; c) Preparar el borrador del presupuesto y trasladarlo a la Secretaria Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad; d) Velar por el cumplimiento de las normas presupuestarias y procedimientos de carácter
general de la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, y cualquier otra normativa relacionada con el manejo del presupuesto.
Adicionalmente la Dirección Administrativa y Financiera es el órgano encargado de coordinar todas las áreas que la integran, verificando que las mismas cumplan funciones y alcancen los objetivos.
3. JUSTIFICACIÓN
La Dirección Administrativa y Financiera es parte de los órganos administrativos de la Inspectoría General, encargada de velar por la correcta, eficaz y eficiente administración de los recursos, por tal razón, las actividades que desempeñan los departamentos de la misma constituyen un significativo apoyo a los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución. En virtud de lo anterior, es importante que se elaboren las herramientas y los instrumentos necesarios para el adecuado cumplimiento de las funciones administrativas y financieras, considerando que los manuales de normas y procedimientos constituyen la base teórica y metodológica de la gestión institucional, permitiendo integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, debiendo comprometerse con la constante revisión y actualización. Este documento describe los procesos administrativos y financieros, y expone en una secuencia lógica y ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 7 de 115
DIRECCIÓN DE INSPECTORÍA GENERAL
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
La Dirección Administrativa y Financiera tiene como objetivo coadyuvar con el desempeño eficiente y ágil de la Institución a través de la administración optima y transparente de sus recursos financieros en el marco de la legislación vigente, es responsable de llevar el control de todas las operaciones a nivel de registro, ingreso, gasto y regularizaciones. Su estructura organizacional es la siguiente:
4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Dirección Administrativa y
Financiera
Director Ejecutivo II
Sub-Dirección de
Recursos Humanos
Subdirector Ejecutivo
II
Departamento de
Admisión de Personal
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Gestión de Personal
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Gestión y Desarrollo
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Presupuesto
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Tesorería
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Contabilidad
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Inventario
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Almacén
Asesor Profesional
Especializado IV
Departamento de
Compras
Asesor Profesional
Especializado IV
Recepción
Secretaria Ejecutiva V
Conserjería
Trabajador Operativo
IV
(2) plazas
Mensajería
Trabajador
Especializado III
Conducción de
Vehículos Trabajador Especializado
III (2) plazas
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 8 de 115
5. MISIÓN
Administrar correcta, eficaz y eficientemente los recursos asignados, con estricta observancia del marco legal establecido, fortaleciendo el control interno a través de una gestión transparente y coadyuvando al cumplimiento de funciones de los órganos sustantivos, de apoyo técnico y de control interno de la Institución.
6. VISIÓN
Ser el órgano administrativo y financiero profesional y dinámico, respetuoso de las leyes, que brinde excelente atención a usuarios internos y externos, con una formación y capacitación constante. Manteniéndose a la vanguardia en tecnología y en los procesos que contribuyan positivamente al desarrollo integral de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
7. OBJETIVOS
7.1 OBJETIVO GENERAL
Que la Dirección Administrativa y Financiera cuente con un instrumento técnico orientado a delimitar las funciones y responsabilidades del personal involucrado en los procesos, asimismo, que facilite la identificación y realización de las actividades y guíe las tareas que se desarrollan en la Dirección.
7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Que el personal que integra la Dirección Administrativa y Financiera pueda identificar claramente las actividades que se desempeñan en cada puesto de trabajo.
Brindar apoyo a los departamentos y unidades de la Institución para contribuir a la inducción del personal de nuevo ingreso.
Visualizar de manera inmediata, y servir de guía a los responsables de cada departamento y unidad para cumplir con los pasos que se detallan en los procedimientos.
8. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
El ejercicio de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera se fundamenta en el marco normativo vigente aplicable al sector gubernamental de la República de Guatemala, así como en normas jurídicas específicas que a continuación se detallan:
Constitución Política de la República de Guatemala.
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, Decreto Número 18-2008
Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97
Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748
Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto
Número 89-2002
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 9 de 115
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97
Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Número 57-2008
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Decreto Número 31-2002
Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria Decreto Número 1-98
Ley del Impuesto al valor Agregado Decreto Número 27-92
Ley del Impuesto Sobre la Renta Decreto Número 26-92
Disposiciones para el Fortalecimiento del Sistema Tributario y el Combate a la
Defraudación y al Contrabando, Decreto Número 4-2012
Ley de Actualización Tributaria, Decreto Número 10-2012
Código Tributario y sus reformas, Decreto No. 6-91
Ley de lo Contencioso Administrativo y su reforma, Decreto Número 98-97
Ley Contra la Corrupción, Decreto Número 31-2012.
Reglamento de la Ley Margo del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo Gubernativo
Número 166-2011
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 18-98
Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo Número 240-98
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo
Gubernativo Número 318-2003
Reglamento de la Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria,
Acuerdo de Directorio Número 007-2007
Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados Públicos, Acuerdo
Gubernativo Número 613-2005
Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, Acuerdo
Gubernativo Número 177-2011
Política Nacional de Seguridad.
Política General de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
9. ALCANCE
1. El contenido del presente documento, es aplicable a todos los servidores públicos que integran la Dirección Administrativa y Financiera de la Inspectoría General, así como a:
a). Directores y Jefes de los órganos que conforman la IGSNS; b). Los funcionarios y personal de la IGSNS que solicita mobiliario y equipo, insumos,
materiales y suministros o servicios para el cumplimiento de sus funciones a la Dirección Administrativa y Financiera;
c). Personal de la unidad de control interno.
2. La implementación de las normas y procedimientos debe ser inmediata, permanente y
obligatoria, por lo que es responsabilidad de cada Director y Jefe de departamento socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 10 de 115
10. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1. Para el adecuado desarrollo y cumplimiento de las actividades que le corresponden a todos los órganos que integran la Dirección Administrativa y Financiera y demás personas de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, se definen los pasos a cumplir en las gestiones administrativas y financieras.
2. Los procedimientos se describen en el presente documento.
9.1 ÁREA DE RECEPCIÓN
1. El Área de Recepción es el área responsable de la recepción, registro y distribución de la
correspondencia que ingresa a la Institución.
2. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.
9.1.1 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Recepcionista Recibe correspondencia, sella con fechador.
2 Revisa la correspondencia.
3 Clasifica la correspondencia para distribuirla.
4 Registra en libro de conocimientos y control digital la
correspondencia recibida (Ver Anexo número 2
DAFIGSNS-R-0001).
5 Distribuye la correspondencia a los órganos
responsables de dar el trámite respectivo.
6 Directores y Jefes de Departamentos de la
Institución
Recibe la correspondencia, firma y sella de recibido.
7 Entrega el libro de conocimientos firmado y sellado de
recibido.
8 Recepcionista Registra en el control digital (Ver Anexo número 2
DAFIGSNS-R-0001) la fecha, responsable y hora de
recibido.
9 Elabora y presenta informe mensual de correspondencia
recibida a la Dirección Administrativa y Financiera por
medio del control digital elaborado para el efecto.
10 Envía informe mensual de correspondencia recibida.
11 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe y revisa el informe mensual de correspondencia
recibida.
12 Entrega copia firmada de recibido del informe mensual
de correspondencia recibida.
13 Recepcionista Recibe y archiva el informe mensual de correspondencia
recibida.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 11 de 115
9.1.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
RECEPCIÓN Y TRASLADO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Directores y Jefes de
Departamentos y UnidadesRecepcionista
Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Fase
Inicio
Recibe
correspondencia,
sella con fechador
Revisa la
correspondencia
Clasifica la
correspondencia
para distribuirla
Registra en libro
de conocimientos
y control digital la
correspondencia
recibida
Distribuye la
correspondencia a
los órganos
responsables de
dar el trámite
respectivo
Envía informe
mensual de
correspondencia
recibida
Elabora y
presenta informe
mensual de
correspondencia
recibida
Recibe la
correspondencia,
firma y sella de
recibido
Fin
1
2
3
4
5
6
10
Entrega el libro de
conocimientos
firmado y sellado
de recibido
8 Registra en el
control digital la
fecha,
responsable y
hora de recibido.
7
9
Recibe y revisa el
informe mensual de
correspondencia
recibida
11
Entrega copia
firmada de recibido
del informe mensual
de correspondencia
recibida
Recibe y archiva
el informe
mensual de
correspondencia
recibida
1313
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 12 de 115
9.2 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
1. El departamento de presupuesto es el responsable de planificar, organizar y coordinar
acciones relacionadas con el control, ejecución, evaluación de la formulación del presupuesto de ingresos y egresos asignados a la Institución, para lo cual se detallan a continuación los procedimientos necesarios para el cumplimiento de las funciones que le corresponden.
9.2.1 PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL
PASO No.
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Presupuesto Realiza el análisis del presupuesto vigente.
2 Revisa el plan anual de compras y programación de sueldos, salarios y honorarios.
3 Consolida la información obtenida para determinar el monto a programar por cuatrimestre.
4
Realiza la distribución de la cuota financiera utilizando los formatos establecidos por la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
5
Elabora el oficio para trasladar a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad la programación financiera cuatrimestral
6 Envía oficio para revisión y firma de Visto Bueno
7 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Revisa oficio y el formato elaborado que contiene la programación financiera.
8 ¿Está de acuerdo?
8.1 No. Regresa al Departamento de Presupuesto para modificarlo o corregir errores
8.2 Sí. Traslada oficio y formato de programación financiera revisado y firmado.
9 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y formato de programación financiera revisado y firmado.
10 Envía solicitud de programación financiera cuatrimestral a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
11 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Recibe solicitud de programación financiera cuatrimestral.
12 Entrega copia de oficio recibido.
13 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de programación financiera cuatrimestral.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 13 de 115
9.2.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL
PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)Jefe de Presupuesto
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Fase
Inicio
Realiza el análisis
del presupuesto
vigente
Revisa el plan
anual de compras
y programación de
sueldos, salarios y
honorarios
Consolida la
información
obtenida
Realiza la
distribución de la
cuota financiera
utilizando
Envía oficio para
revisión y firma de
Visto Bueno
Recibe oficio y
formato de
programación
financiera
revisado y firmado
Revisa oficio de la
programación
financiera
Fin
1
2
3
4
5
6
9 Traslada oficio y
formato de
programación
financiera
revisado y firmado
7
8
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
Elabora oficio para enviar la
programación
Realiza
modificaciones o
corrige errores
8.1
8.2
Envía solicitud de
programación
financiera
cuatrimestral
10 Recibe solicitud
de programación
financiera
cuatrimestral
11
Entrega copia de
oficio recibido
Archiva oficio de
solicitud de
programación
financiera
1213
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 14 de 115
9.2.3 PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA
PASO No.
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Presupuesto Revisa el comportamiento de la ejecución de gastos según programación financiera.
2 Determina la necesidad de elaborar una reprogramación financiera
3 Elabora el oficio y detalle para solicitar la reprogramación financiera.
4 Envía oficio y detalle al Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a).
5 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Revisa oficio y el detalle que contiene la reprogramación financiera.
6 ¿Está de acuerdo?
6.1 No. Regresa al Departamento de Presupuesto para modificarlo o corregir errores
6.2 Sí. Traslada oficio y detalle de reprogramación financiera revisado y firmado
7 Jefe de Presupuesto Recibe oficio y detalle de la reprogramación financiera revisado y firmado.
8 Envía solicitud de reprogramación financiera a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
9 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Recibe solicitud de reprogramación financiera.
10 Entrega copia de oficio recibido.
11 Jefe de Presupuesto Archiva oficio y formato de reprogramación financiera.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 15 de 115
9.2.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REPROGRAMACIÓN FINANCIERA
REPROGRAMACIÓN FINANCIERA
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)Jefe de Presupuesto
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Fase
Inicio
Revisa el
comportamiento
de la ejecución de
gastos según
programación
financiera
Determina la
necesidad de
elaborar una
reprogramación
financiera
Envía oficio y
detalle al Director
(a) Administrativo
(a) y Financiero
(a)
Recibe oficio y
detalle de la
reprogramación
financiera
revisado y firmado
Revisa oficio y el
detalle que
contiene la
reprogramación
financiera
Fin
1
2
3
4
9
7 Traslada oficio y
formato de
programación
financiera
revisado y firmado
5
6
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
Elabora el oficio y
detalle para
solicitar la
reprogramación
financiera
Realiza
modificaciones o
corrige errores
6.1
6.2
Envía solicitud de
reprogramación
financiera
8 Recibe solicitud
de
reprogramación
financiera
Entrega copia de
oficio recibido
Archiva oficio de
solicitud de
reprogramación
financiera
1011
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 16 de 115
9.2.5 PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
PASO
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Presupuesto Verifica la ejecución presupuestaria y la proyección de gastos.
2 Evalúa las disponibilidades presupuestarias
3 Identifica la necesidad de elaborar un modificación presupuestaria.
4 Realiza el análisis del presupuesto para determinar los débitos y créditos
5 Elabora oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria con las justificaciones necesarias.
6 Envía oficio y cuadro de detalle de la modificación presupuestaria.
7 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe y analiza el detalle de la modificación presupuestaria.
8 ¿Está de acuerdo?
8.1 No. Traslada al Departamento de Presupuesto la modificación presupuestaria para correcciones o modificaciones.
8.2 Sí. Consigna firma y sello la modificación presupuestaria.
9 Envía oficio y cuadro de la modificación presupuestaria a Dirección General para firma y sello de visto bueno.
10 Director General Recibe y revisa la modificación presupuestaria.
11 Consigna el visto bueno
12 Envía la modificación presupuestaria al Departamento de Presupuesto.
13 Jefe de Presupuesto Recibe la modificación presupuestaria.
14 Envía la modificación a la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
15 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad
Recibe la solicitud de modificación presupuestaria.
16 Entrega copia de oficio recibido.
17 Jefe de Presupuesto Archiva el oficio y detalle de la modificación presupuestaria.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 17 de 115
9.2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Jefe de Presupuesto
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad
Director General
Fase
Inicio
Verifica la
ejecución
presupuestaria y
la proyección de
gastos
Evalúa las
disponibilidades
presupuestarias
Realiza el análisis
del presupuesto
para determinar
los débitos y
créditos
1
2
3
4
7
Consigna firma y
sello la
modificación
presupuestaria
5
6
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
Elabora oficio y
cuadro de detalle
de la modificación
presupuestaria
8.1
8.2
8
Recibe y revisa la
modificación
presupuestaria
Envía oficio y
cuadro a Dirección
General para firma
y sello de visto
bueno
109
Identifica la
necesidad de
elaborar un
modificación
presupuestaria
Envía oficio y
cuadro de detalle
de la modificación
presupuestaria
Recibe y analiza
el detalle de la
modificación
presupuestaria
Realiza
modificaciones o
correcciones
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 18 de 115
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Jefe de Presupuesto
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Director General
Fa
se
Consigna el visto
bueno
Envía la
modificación
presupuestaria al
Departamento de
Presupuesto
Envía la
modificación a la
STCNS
11
13
14 15
Recibe la
modificación
presupuestaria
Recibe la solicitud
de modificación
presupuestaria
12
Entrega copia de
oficio recibido
Archiva el oficio y
detalle de la
modificación
presupuestaria
1617
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 19 de 115
9.2.7 PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
PASO
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Jefe de Presupuesto Analiza la ejecución analítica del presupuesto.
2 Elabora oficio que contiene el informe de ejecución presupuestaria analítica.
3 Envía informe de ejecución presupuestaria mensual
4 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe informe de ejecución presupuestaria.
5 Revisa y analiza el informe de ejecución presupuestaria mensual.
6 Firma de Visto Bueno el informe de ejecución presupuestaria.
7 Envía informe de ejecución presupuestaria revisado y firmado.
8 Jefe de Presupuesto Recibe informe.
9 Traslada copia de informe al Director General para su conocimiento.
10 Director General Recibe informe de ejecución presupuestaria.
11 Entrega copia de oficio recibido.
12 Jefe de Presupuesto Archiva el informe de ejecución presupuestaria.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 20 de 115
9.2.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Jefe de Presupuesto Director General
Fase
Inicio
Analiza la
ejecución analítica
del presupuesto
1
2
3 4
7
Traslada copia de
informe al Director
General para su
conocimiento
5
6
Elabora oficio que
contiene el
informe
8
Envía informe de
ejecución
presupuestaria
revisado y firmado
Recibe informe de
ejecución
presupuestaria
109
Envía informe de
ejecución
presupuestaria
mensual
Recibe informe de
ejecución
presupuestaria
Revisa y analiza el
informe de
ejecución
presupuestaria
mensual
Firma de Visto
Bueno el informe
de ejecución
presupuestaria
Recibe informe
Entrega copia de
oficio recibido
11Archiva el informe
de ejecución
presupuestaria
12
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 21 de 115
9.2.9 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Solicita asignación presupuestaria
2 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios (Ver Anexo número 3 DAFIGSNS-S-0002)
3 Revisa solicitud de compra de bienes, suministros y servicios
4 ¿Existe disponibilidad presupuestaria?:
4.1 No. Realiza modificación presupuestaria.
4.2 Sí. Asigna estructura presupuestaria por producto.
5 Registra en tarjetas de control presupuestario (Ver Anexo número 4 DAFIGSNS-P-0003).
6 Consigna sello el cual indica actividad y renglón presupuestario por producto.
7 Traslada expediente al Departamento de Compras para continuar el trámite.
8 Jefe de Compras Realiza la compra y solicita la factura.
9 Traslada expediente para asignar actividad y renglón presupuestario por producto en factura.
10 Jefe de Presupuesto Recibe expediente y consigna la actividad y el renglón presupuestario por producto.
11 Registra los datos de factura en tarjetas de control presupuestario (devenga el gasto).
12 Traslada expediente para continuar el trámite.
13 Jefe de Compras Recibe expediente para continuar trámite.
14 Traslada expediente para revisión.
15 Jefe de Contabilidad Recibe expediente y revisa que cumpla con los requisitos establecidos.
16 Traslada expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente.
17 Jefe de Compras Recibe expediente para que continúe con el trámite de pago correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 22 de 115
9.2.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
Jefe de PresupuestoJefe de Compras Jefe de Contabilidad
Fase
Revisa solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
Recibe solicitud
de compra de
bienes,
suministros y
servicios
12
Solicita asignación
presupuestaria
Inicio
3
¿Existe
disponibilidad
presupuestaria
?
No
Sí
4
Realiza
modificación
presupuestaria
asigna estructura
presupuestaria por
producto
4.1
4.2
Registra en
tarjetas de control
presupuestario
5
Traslada
expediente al
Departamento de
Compras para
continuar el
trámite
6
Realiza la compra
y solicita la factura
7
Traslada
expediente para
asignar actividad y
renglón
presupuestario por
producto en
factura
8Recibe expediente
y consigna la
actividad y el
renglón
presupuestario por
producto
9
Registra los datos
de factura en
tarjetas de control
presupuestario
(devenga el gasto)
10
Traslada
expediente para
continuar el
trámite
11
Recibe expediente
para continuar
trámite
12
Traslada
expediente para
revisión
13
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 23 de 115
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
Jefe de PresupuestoJefe de Compras Jefe de Contabilidad
Fa
se
Recibe expediente
y revisa que
cumpla con los
requisitos
establecidos
1415
Traslada
expediente para
revisión
Recibe expediente
para que continúe
con el trámite de
pago
correspondiente
Traslada
expediente para
que continúe con
el trámite de pago
correspondiente
1617
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 24 de 115
9.3 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
1. Es responsable de realizar todas las actividades relacionadas con la coordinación, formulación y ejecución del fondo rotativo interno (Caja Chica) así como, todas las gestiones necesarias para el control y pago de servicios básicos, revisión de expedientes de viáticos solicitados por los órganos que integran la Institución. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos a cumplir.
9.3.1 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Tesorería Recibe factura.
2 Revisa datos consignados en las facturas
3 Razona factura.
4 Elabora y firma la solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios.
5 Traslada factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios para asignación de
estructura presupuestaria.
6 Jefe de Presupuesto Recibe y asigna la estructura presupuestaria en
factura y solicitud.
7 Envía factura y solicitud firmada con la estructura
presupuestaria.
8 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud firmada con la estructura
presupuestaria.
9 Traslada factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios para firma de Jefe de
Compras.
10 Recibe y firma solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios.
11 Traslada factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios firmada.
12 Recibe factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios firmada.
13 Traslada para revisión y firma la solicitud al Director
(a) Administrativo (a) y Financiero (a).
14 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a
Recibe y revisa la factura solicitud de compra de
bienes, suministros y servicios.
15 ¿Cumple con todos los requisitos?:
15.1 No. Regresa expediente para modificar o
corregir errores.
15.2 Sí. Firma solicitud y continua el trámite de pago
y liquidación.
16 Traslada factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios para continuar el trámite.
17 Jefe de Tesorería Recibe factura y solicitud de compra de bienes,
suministros y servicios para continuar el trámite.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 25 de 115
18 Traslada expediente para firma del Director General
en solicitud y razón de factura
19 Director General Recibe y firma la solicitud y razón de la factura
20 Traslada expediente firmado para que se efectué el
pago y liquidación
21 Jefe de Tesorería Recibe expediente para gestionar el pago y
liquidación.
22 Define forma de pago.
23 ¿Se paga y liquida por medio de caja chica, cheque
o acreditamiento a cuenta?
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 26 de 115
9.3.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS
GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS
Jefe de PresupuestoJefe de Tesorería Jefe de Compras
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a
Director
General
Fase
Razona factura
Revisa datos
consignados en
las factura
1
2
Recibe factura
Inicio
3
4
56 Recibe asigna la
estructura
presupuestaria en
factura y solicitud
7 Envía factura y
solicitud firmada
con la estructura
presupuestaria
8 Recibe factura y
solicitud firmada
con la estructura
presupuestaria
9 10
1112
13
Elabora y firma la
solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
Traslada factura y
solicitud para
asignación de
estructura
presupuestaria
Traslada factura y
solicitud para
firma de Jefe de
Compras
Recibe y firma
solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
Traslada factura y
solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios firmada
Recibe factura y
solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios firmada
Traslada para revisión y
firma la solicitud al
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Recibe y revisa la
factura solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
14
¿Cumple con
todos los
requisitos?
Regresa
expediente para
modificar o
corregir errores
No
Sí
15
firma solicitud y
continua el trámite
de pago y
liquidación
15.1
15.2
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 27 de 115
GESTIÓN DE PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS
Jefe de
PresupuestoJefe de Tesorería
Jefe de
Compras
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a
Director General
Fase
Traslada expediente
para firma del
Director General en
solicitud y razón de
factura
Recibe factura y
solicitud para
continuar el
trámite
16
17
Traslada factura y
solicitud para
continuar el
trámite
18
21
23
Recibe expediente
para gestionar el
pago y liquidación
Recibe y firma la
solicitud y razón
de la factura
19
Traslada
expediente
firmado para que
se efectué el pago
y liquidación
20
Define forma de
pago22
¿Se paga y liquida por medio de caja
chica, cheque o acreditamiento a
cuenta?
FIn
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 28 de 115
9.3.3 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Tesorería Recibe expediente completo de servicios básicos
para realizar el pago.
2 Verifica el saldo del caja chica.
3 Realiza el pago correspondiente.
4 Registra en liquidación de caja chica y en el
Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN el
expediente pagado (Ver Anexo número 5
DAFIGSNS-T-0004).
5 Envía liquidación, documentos de soporte de caja
chica y listado FR03 generado por el Sistema de
Contabilidad Integrada para revisión.
6 Jefe de Contabilidad Recibe liquidación, documentos de soporte de
caja chica y listado FR03 generado por el
Sistema de Contabilidad Integrada.
7 ¿Cumple con todos los requisitos?:
7.1 No. Traslada liquidación, documentos de
soporte de caja chica y listado FR03
generado por el Sistema de Contabilidad
Integrada para correcciones y/o
modificaciones
7.2 Sí. Registra en control interno y traslada
liquidación, documentos de soporte de caja
chica y listado FR03 generado por el
Sistema de Contabilidad Integrada para que
continúe el trámite (Ver Anexo número 6
DAFIGSNS-C-0005)
8 Jefe de Tesorería Recibe liquidación, documentos de soporte de
caja chica y listado FR03.
9 Envía liquidación, documentos de soporte y
listado FR03 para firma.
10 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)
Recibe y revisa la liquidación de caja chica.
11 Envía liquidación firmada y documentos de
soporte de caja chica.
12 Jefe de Tesorería Recibe liquidación firmada y documentos de
soporte de caja chica.
13 Envía liquidación, documentos de soporte y
listado FR03 para firma.
14 Director General Recibe y firma liquidación de caja chica.
15 Traslada liquidación de caja chica firmada para
continuar con el trámite.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 29 de 115
16 Jefe de Tesorería Recibe liquidación de caja chica firmada para
continuar con el trámite.
17 Envía liquidación, documentos de soporte y
listado FR03 para aprobación y reintegro.
18 Secretaria Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
Recibe liquidación, documentos de soporte y
listado FR03.
19 Revisa liquidación, documentos de soporte y
listado FR03.
20 ¿Cumple con todos los requisitos?
20.1 No. Regresa para correcciones y/o
modificaciones.
20.2 Sí. Continua el trámite para el reintegro de
caja chica.
21 Entrega copia firmada de recibida de la
liquidación y el listado FR03.
22 Jefe de Tesorería Recibe y archiva copias de liquidación y listado
FR03.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 30 de 115
9.3.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA
PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA
Jefe de ContabilidadJefe de Tesorería
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a
Director General
Fase
Realiza el pago
correspondiente
Verifica el saldo
del caja chica
1
2
Inicio
3
4
5 6 Recibe liquidación
y otros
documentos de
soporte que la
integran
7
8
9
Registra en
liquidación y en
el Sistema de
Contabilidad
Integrada
Envía liquidación y
otros documentos
de soporte que la
integran
Traslada
liquidación y
documentos de
soporte para
correcciones
Registra en
control interno y
traslada
liquidación
Recibe
liquidación,
documentos de
soporte de caja
chica y listado
FR03
Envía liquidación,
documentos de
soporte y listado
FR03 para firma
10
Recibe
expediente
completo
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
7.1
7.2
Recibe y revisa
liquidación de caja
chica
Envía liquidación
firmada y
documentos de
soporte de caja
chica
11Recibe liquidación
firmada y
documentos de
soporte de caja
chica
12
Envía liquidación,
documentos de
soporte y listado
FR03 para firma
13
Recibe y firma
liquidación de caja
chica
14
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 31 de 115
PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CAJA CHICA
Jefe de
ContabilidadJefe de Tesorería
Director (a)
Administrativo (a)
y Financiero (a
Director General
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Fase
Recibe liquidación
de caja chica
firmada para
continuar con el
trámite
Traslada
liquidación de caja
chica firmada para
continuar con el
trámite
1516
Envía liquidación,
documentos de
soporte y listado
FR03 para
aprobación y
reintegro
17Recibe
liquidación,
documentos de
soporte y listado
FR03
18
Entrega copia
firmada de
recibida de la
liquidación y el
listado FR03
21Recibe y archiva
copias de
liquidación y
listado FR03
22
Fin
Revisa liquidación,
documentos de
soporte y listado
FR03
19
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
Regresa para
correcciones y/o
modificaciones
2020.1
Regresa para
correcciones y/o
modificaciones
20.2
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 32 de 115
9.3.5 PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Tesorería Recibe factura de servicios básicos para realizar el pago.
2 Elabora la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
3 Elabora oficio con el detalle de la factura (a) para solicitar la elaboración de cheque.
4 Traslada oficio y expedientes para revisión.
5 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa oficio y expedientes para pago por medio de cheque.
6 ¿Cumple con todos los requisitos?:
6.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones.
6.2 Sí. Registra en control interno y traslada oficio y expedientes para que continúe el trámite (Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)
7 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para continuar el trámite.
8 Traslada para firma el oficio y expedientes.
9 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe y revisa oficio y expedientes.
10 ¿Está de acuerdo?:
10.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones
10.2 Sí. Firma y traslada oficio y expedientes para continuar el trámite
11 Jefe de Tesorería Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.
12 Traslada oficio y expedientes para elaboración de cheque.
13 Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Recibe oficio y expedientes para elaboración de cheque.
14 ¿Cumple con todos los requisitos?:
14.1 No. Traslada oficio y expedientes para correcciones y/o modificaciones
14.2 Sí. Elabora cheque y notifica a Tesorería de la Inspectoría General.
15 Jefe de Tesorería Recibe cheque
16 Fotocopia cheque para adjuntarlo a copia de expediente.
17 Realiza el pago.
18 Archiva fotocopia de expediente completo.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 33 de 115
9.3.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE
PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE
Jefe de ContabilidadJefe de TesoreríaDirector (a) Administrativo (a) y
Financiero (aSTCNS
Fase
Traslada oficio y
expedientes para
revisión
Elabora oficio con
el detalle de la
factura (a)
1
2
Inicio
3
4 5
6.1
6
7
Recibe y revisa
oficio y
expedientes para
pago por medio de
cheque
traslada oficio y
expedientes para
correcciones y/o
modificaciones
Registra en
control interno y
traslada oficio y
expedientes para
que continúe el
trámite
Recibe oficio y
expedientes para
continuar el
trámite
Traslada para
firma el oficio y
expedientes
8
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
6.2
Recibe y revisa
oficio y
expedientes
traslada oficio y
expedientes para
correcciones y/o
modificaciones
10
11
¿Está de
acuerdo?
No
Si
10.1
Firma y traslada
oficio y
expedientes
para continuar el
trámite
10.2
9
Recibe oficio y
expedientes para
elaboración de
cheque
Traslada oficio y
expedientes para
elaboración de
cheque
Elabora la
solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
Recibe factura
12
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 34 de 115
PAGO Y LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS POR MEDIO DE CHEQUE
Jefe de ContabilidadJefe de Tesorería
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a
Secretaría Técnica de Consejo
Nacional de Seguridad
Fase
Recibe cheque
Recibe oficio y
expedientes para
elaboración de
cheque
13
18Archiva fotocopia
de expediente
completo
¿Cumple con
todos los
requisitos?
traslada oficio y
expedientes para
correcciones y/o
modificaciones
No
Si
14.1
elabora cheque y
notifica a tesorería
de la Inspectoría
General
14.2
Fotocopia cheque
para adjuntarlo a
copia de
expediente
16
15
Realiza el pago
17
FIn
14
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 35 de 115
9.3.7 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Interesado Traslada solicitud y nombramiento para revisión
2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa solicitud y nombramiento
3 ¿Cumple con todos los requisitos?:
3.1 No. Traslada solicitud y nombramiento para
correcciones y/o modificaciones.
3.2 Sí. Firma y registra en control interno y
traslada solicitud y nombramiento para
firma y asignación presupuestaria (Ver
Anexo número 7 DAFIGSNS-TV-0006).
4 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud y nombramiento y consigna la
estructura presupuestaria.
5 Firma solicitud.
6 Traslada solicitud y nombramiento para que
continúe el trámite.
7 Jefe de Tesorería Recibe solicitud y nombramiento.
8 Traslada solicitud y nombramiento para revisión y
firma.
9 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)
Recibe y firma solicitud y nombramiento.
10 Traslada solicitud y nombramiento para que
continúe el trámite.
11 Jefe de Tesorería Recibe solicitud firmada.
12 Entrega solicitud y nombramiento para que
continúe el trámite.
13 Interesado Recibe solicitud y nombramiento para que
continúe el trámite.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 36 de 115
9.3.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE ASIGNACIÓN VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
REVISIÓN DE ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)Interesado
Jefe de Tesorería
Jefe de Presupuesto
Fase
Inicio
Traslada solicitud
y nombramiento
para revisión
Recibe y revisa
solicitud y
nombramiento
traslada solicitud
y nombramiento
para
correcciones y/o
modificaciones
Recibe solicitud y
nombramiento
para que continúe
el trámite
Fin
1
2
3
3.2
6
4
5
Recibe solicitud
firmada
8
7
¿Cumple con
todos los
requisitos?
NO
Sí
3.1
firma y registra en
control interno y
traslada solicitud
Recibe solicitud
y nombramiento
y consigna la
estructura
presupuestaria
Firma solicitud
Traslada
solicitud y
nombramiento
para que
continúe el
trámite
Recibe solicitud y
nombramiento
Traslada solicitud
y nombramiento
para revisión y
firma
Recibe y firma
solicitud y
nombramiento
9
Traslada solicitud
y nombramiento
para que continúe
el trámite
1011
Entrega solicitud y
nombramiento
para que continúe
el trámite
12
13
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 37 de 115
9.3.9 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Interesado Traslada expediente de liquidación de viáticos
para revisión.
2 Jefe de Tesorería Recibe y revisa expediente de liquidación de
viáticos.
3 ¿Cumple con todos los requisitos?:
3.1 No. Traslada expediente al interesado
para correcciones y/o modificaciones.
3.2 Sí. Consigna rubrica en expediente y
registra en control interno (Ver Anexo
número 7 DAFIGSNS-TV-0006)
4 Traslada expediente de liquidación de viáticos al
interesado para que continúe el trámite.
5 Interesado Recibe expediente de liquidación de viáticos.
6 Traslada expediente de liquidación de viáticos
para revisión y liquidación.
7 Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
Recibe expediente de liquidación de viáticos para
revisión.
8 ¿Cumple con todos los requisitos?:
8.1 No. Traslada expediente al interesado
para correcciones y/o modificaciones
8.2 Sí. Registra expediente de liquidación y
continúa el trámite.
9 Firma copia de expediente de liquidación de
viáticos para archivo.
10 Interesado Recibe copia de expediente de liquidación de
viáticos firmada de recibido.
11 Informa Jefe de Tesorería la aprobación de la
liquidación de viáticos.
12 Jefe de Tesorería Consigna en control interno (Ver Anexo número
7 DAFIGSNS-TV-0006) la aprobación de la
liquidación de viáticos
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 38 de 115
9.3.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR
Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
SeguridadInteresado
Jefe de Tesorería
Fase
Inicio
Traslada
expediente de
liquidación de
viáticos para
revisión
Recibe y revisa
expediente de
liquidación de
viáticos
traslada
expediente al
interesado para
correcciones y/o
modificaciones
1
2
3
3.2
6
4
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
3.1
consigna rubrica
en expediente y
registra en control
interno
Traslada
expediente de
viáticos para que
continúe el trámite
Recibe expediente
de liquidación de
viáticos
5
Traslada
expediente de
liquidación de
viáticos para
revisión y
liquidación
Recibe expediente
de liquidación de
viáticos para
revisión
7
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
8Traslada
expediente al
interesado para
correcciones y/o
modificaciones
registra
expediente de
liquidación y
continua el trámite
8.1
8.2
Firma copia de
expediente de
liquidación de
viáticos para
archivo
9Recibe copia de
expediente de
liquidación de
viáticos firmada
de recibido
10
Informa Jefe de
Tesorería la
aprobación de la
liquidación de
viáticos
11 Consigna en
control interno la
aprobación de la
liquidación de
viáticos
12
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 39 de 115
9.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1. Es el departamento responsable de realizar las acciones relacionadas con el proceso de trámite administrativo del gasto y ejecución de la contabilidad de la Institución, así como mantener actualizados los controles y registros de revisión de los expedientes relacionados con la adquisición de bienes, materiales y suministros. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.
9.4.1 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O CHEQUE
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Tesorería o Jefe de
Compras
Traslada expediente de compra de bienes,
materiales, suministros y adquisición de servicios.
2 Jefe de Contabilidad Recibe expediente de compra bienes, materiales,
suministros y adquisición de servicios.
3 Revisa expediente.
4 ¿Cumple con todos los requisitos?:
4.1 No. Registra expediente en control
interno y traslada para correcciones y/o
modificaciones (Ver Anexo número 6
DAFIGSNS-C-0005)
4.2 Sí. Registra en control interno y traslada
expediente para que continúe el trámite
(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-
0005)
5 Jefe de Tesorería o Jefe de
Compras
Recibe expediente de compra de bienes,
materiales, suministros y adquisición de servicios.
Realiza las gestiones para continuar el trámite del
expediente.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 40 de 115
9.4.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O CHEQUE
REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO Y/O LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA O
CHEQUE
Jefe de Tesorería o Jefe de Compras Jefe de Contabilidad
Fase
Inicio
Traslada
expediente
compras o
adquisición de
servicios
Recibe
expediente
compras o
adquisición de
servicios
Registra
expediente en
control interno y
traslada para
correcciones y/o
modificaciones
1
2
4
4.2
6
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
4.1
registra en control
interno y traslada
expediente para
que continúe el
trámite
Recibe
expediente
compras o
adquisición de
servicios
5
Realiza las
gestiones para
continuar el
trámite del
expediente
Fin
Revisa expediente
3
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 41 de 115
9.4.3 PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A
CUENTA
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Traslada orden de compra o de pago de bienes,
materiales, suministros y adquisición de servicios y
documentos de soporte.
2 Jefe de Contabilidad Recibe orden de compa o de pago de bienes,
materiales, suministros y adquisición de servicios y
documentos de soporte.
3 Revisa expediente.
4 ¿Cumple con todos los requisitos?:
4.1 No. Registra expediente en control interno y
traslada para correcciones y/o modificaciones
(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)
4.2 Sí. Registra en control interno y traslada
expediente para que continúe el trámite (Ver
Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005)
5 Jefe de Compras Recibe orden de compra o pago de bienes, materiales,
suministros y adquisición de servicios.
6 Traslada expediente para elaborar el comprobante
único de registro según corresponda en la gestión.
7 Jefe de Presupuesto Recibe expediente y elabora el comprobante único de
registro según corresponda en la gestión.
8 Traslada expediente con el comprobante único de
registro y documentación de soporte para revisión.
9 Jefe de Contabilidad Recibe expediente con el comprobante único de
registro y documentación de soporte para revisión.
10 ¿Cumple con todos los requisitos?:
10.1 No. Registra expediente en control interno y
traslada para correcciones y/o modificaciones
(Ver Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005).
10.2 Sí. Registra en control interno y traslada
expediente para que continúe el trámite (Ver
Anexo número 6 DAFIGSNS-C-0005).
11 Jefe de Compras Recibe el expediente para que continúe el trámite.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 42 de 115
9.4.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A CUENTA
REVISIÓN DE EXPEDIENTES PARA PAGO POR ACREDITAMIENTO A CUENTA
Jefe de Compras Jefe de Contabilidad Jefe de Presupuesto
Fase
Inicio
Traslada orden de
compra o de pago
y documentos de
soporte
Recibe orden de
compra o de pago
y documentos de
soporte
Registra
expediente en
control interno y
traslada para
correcciones y/o
modificaciones
1 2
4
4.2
6
¿Cumple con
todos los
requisitos?
No
Sí
4.1
registra en control
interno y traslada
expediente para
que continúe el
trámite
Recibe orden de
compra o pago de
bienes,
materiales,
suministros y
adquisición de
servicios
5
Traslada
expediente para
elaborar el
comprobante
único de registro
según
corresponda en la
gestión
Revisa expediente
3
Recibe expediente
y elabora el
comprobante
único de registro
según
corresponda en la
gestión
7
Traslada
expediente con el
comprobante
único de registro y
documentación de
soporte para
revisión
8Recibe expediente
con el
comprobante
único de registro y
documentación de
soporte para
revisión
9
¿Cumple con
todos los
requisitos?
10No
Sí
Registra
expediente en
control interno y
traslada para
correcciones y/o
modificaciones
10.1
Registra en
control interno y
traslada
expediente para
que continúe el
trámite
Recibe el
expediente para
que continúe el
trámite
10.211
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 43 de 115
9.4.5 PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Elabora oficio de nombramiento.
2 Traslada oficio de nombramiento.
3 Jefe de Contabilidad Recibe nombramiento.
4 Diseña los formatos a utilizar en el arqueo del fondo
rotativo interno (caja chica).
5 Informa y solicita el efectivo y documentos de soporte al
Jefe (a) del Departamento de Tesorería.
6 Jefe de Tesorería Recibe solicitud.
7 Traslada el efectivo y documentos de soporte del fondo
rotativo interno (caja chica).
8 Jefe de Contabilidad Recibe el efectivo y documentos de soporte del fondo
rotativo interno (caja chica).
9 Realiza integración del fondo rotativo interno (caja chica)
(Ver Anexo número 8 DAFIGSNS-C-0007).
10 Traslada el arqueo del fondo rotativo interno (caja chica)
para firma.
11 Jefe de Tesorería Recibe arqueo y firma la integración.
12 Traslada arqueo firmado.
13 Jefe de Contabilidad Recibe arqueo firmado.
14 Elabora informe del arqueo de fondo rotativo interno
(caja chica).
15 Traslada copia del informe del arqueo del fondo rotativo
interno (caja chica).
16 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Recibe copia del informe del arqueo del fondo rotativo
interno (caja chica).
17 Revisa y traslada copia a la Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad.
18 Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Recibe copia del arqueo del fondo rotativo interno (caja
chica).
19 Entrega copia firmada de recibido del arqueo del fondo
rotativo interno (caja chica).
20 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Recibe copia firmada de recibido del arqueo del fondo
rotativo interno (caja chica).
21 Archiva copia del arqueo de fondo rotativo interno (caja
chica).
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 44 de 115
9.4.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)
ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Fase
Inicio
Traslada oficio de
nombramiento
1
2
Diseña los
formatos a utilizar
en el arqueo del
fondo rotativo
interno (caja
chica)
Traslada el
efectivo y
documentos de
soporte del fondo
rotativo interno
(caja chica)
5
Recibe
nombramiento
3
7
Traslada el arqueo
del fondo rotativo
interno (caja
chica) para firma
10
Recibe el efectivo
y documentos de
soporte del fondo
rotativo interno
(caja chica)
9
Elabora oficio de
nombramiento
4
Informa y solicita
el efectivo y
documentos de
soporte al Jefe (a)
del Departamento
de Tesorería
Recibe solicitud
6
8
Realiza
integración del
fondo rotativo
interno (caja
chica)
Recibe arqueo y
firma la
integración
11
Traslada arqueo
firmado
12
Recibe arqueo
firmado
13
Elabora informe
del arqueo de
fondo rotativo
interno (caja
chica)
14
Traslada copia del
informe del arqueo
del fondo rotativo
interno (caja
chica)
15
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 45 de 115
ARQUEO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (CAJA CHICA)
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de Contabilidad Jefe de Tesorería
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Fase
Recibe copia del
informe del arqueo
del fondo rotativo
interno (caja
chica)
16
Revisa y traslada
copia a la
Secretaría
Técnica del
Consejo Nacional
de Seguridad
17
Recibe copia del
arqueo del fondo
rotativo interno
(caja chica)
18
Entrega copia
firmada de
recibido del
arqueo del fondo
rotativo interno
(caja chica)
19Recibe copia
firmada de
recibido del
arqueo del fondo
rotativo interno
(caja chica)
20
Archiva copia del
arqueo de fondo
rotativo interno
(caja chica)
21
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 46 de 115
9.4.7 PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE
PASO
No. RESPONSABLE ACCIÓN
1 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Elabora oficio de nombramiento.
2 Traslada oficio de nombramiento.
3 Jefe de Contabilidad Recibe nombramiento.
4 Diseña los formatos a utilizar en el arqueo de cupones
canjeables por combustible.
5 Informa y solicita los cupones y controles existentes al
responsable.
6 Encargado de Transportes Recibe solicitud.
7 Traslada los cupones y controles existentes que
soportan la utilización de los mismos.
8 Jefe de Contabilidad Recibe cupones y controles existentes que soportan la
utilización de los mismos.
9 Realiza integración de los cupones canjeables por
combustible (Ver Anexo número 9 DAFIGSNS-C-0008).
10 Traslada el arqueo de cupones canjeables por
combustible para firma.
11 Encargado de Transportes Recibe arqueo y firma la integración.
12 Traslada arqueo firmado.
13 Jefe de Contabilidad Recibe arqueo firmado.
14 Elabora informe del arqueo de cupones canjeables por
combustible.
15 Traslada copia del informe del arqueo de cupones
canjeables por combustible.
16 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Recibe copia del informe del arqueo de cupones
canjeables por combustible.
17 Revisa y traslada copia del informe al encargado de
transportes para conocer las observaciones o
deficiencias detectadas.
18 Encargado de Transportes Recibe copia del arqueo de informe del arqueo de
cupones canjeables por combustible para conocer y
corregir las observaciones o deficiencias detectadas.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 47 de 115
9.4.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE
ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)Jefe de Contabilidad Encargado de Transportes
Fase
Inicio
Traslada oficio de
nombramiento
1
2
Diseña los
formatos a utilizar
en el arqueo de
cupones
canjeables por
combustible
5
Recibe
nombramiento
3
7
Traslada el arqueo
de cupones
canjeables por
combustible para
firma
10
Recibe cupones y
controles
existentes que
soportan la
utilización de los
mismos
9
Elabora oficio de
nombramiento
4
Informa y solicita
los cupones y
controles
existentes al
responsable
Recibe solicitud
6
8
Realiza
integración de los
cupones
canjeables por
combustible
Recibe arqueo y
firma la
integración
11
Traslada arqueo
firmado
12
Recibe arqueo
firmado
13
Elabora informe
del arqueo de
cupones
canjeables por
combustible
14
Traslada copia del
informe del arqueo
de cupones
canjeables por
combustible
15
Traslada los
cupones y
controles
existentes que
soportan la
utilización de los
mismos
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 48 de 115
ARQUEO DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)Jefe de Contabilidad Encargado de Transportes
Fase
Recibe copia del
informe del arqueo
de cupones
canjeables por
combustible
16
Revisa y traslada
copia del informe
al encargado de
transportes
17
Recibe copia del
arqueo de informe
del arqueo de
cupones
18
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 49 de 115
9.5 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
1. Este departamento es responsable de ejecutar las acciones relacionadas con la recepción, almacenamiento, custodia y despacho de bienes, materiales, suministros, equipo y demás medio necesarios para el cumplimiento de las actividades técnicas, administrativas y financieras de la Institución. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.
9.5.1 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Proveedor Entrega el producto al Departamento de Almacén.
2 Jefe de Almacén Revisa datos de factura y descripción del producto.
3 ¿Están correctos los datos y descripción del producto en factura?:
3.1 Proveedor No. Corrige los errores o diferencias en factura
3.2 Jefe de Almacén Sí. Confirma ingreso con el solicitante del producto.
4 Proveedor Traslada factura corregida.
5 Jefe de Almacén Recibe el producto.
6 Registra el ingreso del producto en tarjetas Kardex.
7 Elabora la Constancia de Ingreso Almacén y a inventario forma 1-H
8 ¿Es activo fijo?:
8.1 Jefe de Inventario Sí. Revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H
8.2 Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a inventario forma 1-H
8.3 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
No. Revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H
9 Firma la constancia de ingreso almacén y inventario forma 1-H
10 Jefe de Almacén Recibe la Constancia de ingreso almacén y a inventario forma 1-H
11 Registra el ingreso del producto en libro de ingreso al almacén.
12 Registra el ingreso del producto en el libro de control de almacén.
13 Verifica el espacio disponible en el almacén.
14 Coloca el bien en el lugar definido para su resguardo y almacenaje.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 50 de 115
9.5.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
INGRESO DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
Jefe de AlmacénProveedorDirector (a) Administrativo
(a) y Financiero (a) Jefe de Inventario
Inicio
Entrega el
producto al
almacén
Revisa datos de
factura y
descripción del
producto
¿Están correctos los datos y descripción del producto en factura?
Sí
No
Corrige los errores
o diferencias en
factura
Confirma ingreso
con el solicitante
del producto
Recibe el producto
Elabora la Constancia
de Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
Registra el ingreso del
producto en libro de
ingreso al almacén
Registra el ingreso del
producto en libro de
control de almacén
Revisa la Constancia de
Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
Recibe la Constancia de
Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
Traslada factura
corregida
Evalúa y verifica el
espacio disponible en el
Almacén
Coloca el bien en el
lugar definido para su
almacenaje
Fin
1 2
33.1
4 3.2
5
7
11
12
¿Es activo fijo?
Sí
No
Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
Revisa la Constancia de Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
Firma la Constancia de Ingreso Almacén y a
Inventario forma 1-H
88.1
8.28.3
910
13
14
Registra el ingreso
del producto en
tarjetas Kardex
6
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 51 de 115
9.5.3 PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Solicitante Elabora el formulario de Solicitud de bienes, materiales y suministros.
2 Jefe de Almacén Revisa la solicitud y verifica la existencia de lo solicitado.
3 ¿Se tiene en existencia lo solicitado?
3.1 Solicitante No. Elabora la solicitud de compra
3.2 Jefe de Almacén Sí. Solicita autorización para despachar lo solicitado
4 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Revisa la solicitud
5 Autoriza el despacho de lo solicitado.
6 Jefe de Almacén Selecciona lo solicitado.
7 ¿Es activo fijo?:
7.1 Jefe de Inventario Sí. Consigna el código de inventario al bien.
7.2 Jefe de Almacén No. Entrega lo solicitado.
8 Registra la salida del producto en el libro de control de almacén
9 Registra en tarjeta kardex el descargo de lo entregado.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 52 de 115
9.5.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
SALIDA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN.
Jefe de AlmacénSolicitante
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de Inventario
Inicio
Elabora el
formulario de
Solicitud
Revisa la solicitud
y verifica la
existencia de lo
solicitado
¿Se tiene en existencia lo solicitado?
Sí
NoElabora la
solicitud de
compra
Solicita
autorización para
despachar lo
solicitado
Entrega lo solicitado
Registra la salida del
producto en libro de
control de almacén
Fin
1
2
3
3.1
¿Es activo fijo?
No
Sí
Consigna el código de Inventario al
Bien
Selecciona lo
solicitado
Revisa la solicitud
Autoriza el despacho de lo
solicitado
Registra en tarjeta kardex el descargo
de lo entregado
3.2 4
56
7
7.1
7.2
8
9
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 53 de 115
9.5.5 PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Elabora oficio para instruir la realización del inventario físico.
2 Traslada oficio para instruir la realización del inventario físico.
3 Jefe de Almacén Recibe oficio para realizar el inventario físico.
4 Elabora formatos para realizar el inventario físico.
5 Traslada formatos para aprobación.
6 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe formatos.
7 ¿Está de acuerdo?:
7.1 No. Traslada para modificaciones.
7.2 Sí. Traslada formatos para continuar el procedimiento.
8 Jefe de Almacén Recibe formatos para continuar el procedimiento.
9 Programa el día para realizar el inventario físico.
10 Informa al personal de la Institución el cierre del almacén por inventario físico.
11 Imprime listados de bienes, materiales y suministros resguardados en el almacén a la fecha del inventario de acuerdo a tarjetas kardex.
12 Realiza el inventario físico.
13 ¿Existen diferencias?:
13.1 Sí. Verifica y regulariza la diferencia determinada.
13.2 No. Continua el procedimiento.
14 Elabora informe sobre el inventario físico realizado.
15 Traslada informe para conocimiento y acciones que se consideren necesarias.
16 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe informe para conocimiento y acciones que se consideren necesarias.
17 Entrega copia de informe firmada de recibido.
18 Jefe de Almacén Recibe copia de informe firmada de recibido.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 54 de 115
9.5.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) Jefe de AlmacénPersonal de la Inspectoría
General
Fase
Inicio
Traslada oficio
para instruir la
realización del
inventario físico
1
2
4
6
Recibe formatos
5
Recibe oficio para
realizar el
inventario físico
3
Elabora oficio para
instruir la
realización del
inventario físico
Elabora formatos
para realizar el
inventario físico
Traslada formatos
para aprobación
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
Traslada para
modificaciones
77..1
Traslada formatos
para continuar el
procedimiento
7.2
Recibe formatos
para continuar el
procedimiento
8
Programa el día
para realizar el
inventario físico
9 Informa al
personal de la
Institución el cierre
del almacén por
inventario físico
10
Imprime listados
de bienes,
materiales y
suministros
resguardados en
el almacén
11
Realiza el
inventario físico
12
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 55 de 115
INVENTARIO FÍSICO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de AlmacénPersonal de la Inspectoría
General
Fase
¿Existen
diferencias?
Sí
No
Si, verifica y
regulariza la
diferencia
determinada
13
continua el
procedimiento
13.1
13.2
Elabora informe
sobre el inventario
físico realizado
14
Traslada informe
para conocimiento
y acciones que se
consideren
necesarias
15Recibe informe
para conocimiento
y acciones que se
consideren
necesarias
16
Entrega copia de
informe firmada de
recibido
17
Recibe copia de
informe firmada de
recibido
18
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 56 de 115
9.6 DEPARTAMENTO DE INVENTARIO
1. Es el órgano responsable de desarrollar las acciones relacionadas con el registro, control y administración de los activos fijos y bienes fungibles de la Inspectoría General. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.
9.6.1 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Almacén Informa el ingreso del activo fijo.
2 Traslada fotocopia de factura.
3 Jefe de Inventario Recibe fotocopia de factura del activo fijo adquirido.
4 Revisa fotocopia de factura y las condiciones y características físicas del activo fijo
5 ¿Cumple con los requisitos y especificaciones solicitadas?:
5.1 No. Informa y rechaza fotocopia de factura para correcciones y/o modificaciones.
5.2 Sí. Informa al Jefe de Almacén para continuar el trámite, indicando número de folio y libro de registro del activo fijo.
6 Jefe de Almacén Recibe notificación del Jefe de Inventarios indicando número de folio y libro de registro del activo fijo.
7 Elabora la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)
8 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) para firma.
9 Jefe de Inventario Recibe y revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)
10 Firma la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)
11 Registra el activo fijo en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN)
12 Informa y solicita la aprobación del registro del activo fijo en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN)
13 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad
Recibe solicitud de aprobación.
14 Verifica el registro del activo fijo.
15 ¿Cumple los requisitos?:
15.1 No. Informa sobre las correcciones y/o modificaciones necesarias realizar.
15.2 Sí. Aprueba el registro e informa.
16 Jefe de Inventario Verifica la aprobación del registro.
17 Imprime constancia generada por medio del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).
18 Traslada constancia para adjuntar a expediente de compra.
19 Jefe de Compras Recibe y firma copia de constancia para adjuntar a expediente de compra.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 57 de 115
20 Jefe de Compras Traslada copia de constancia firmada de recibido.
21 Jefe de Inventario Recibe copia de constancia para adjuntar a expediente de compra.
22 Archiva copia de constancia de registro del activo fijo y de constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 58 de 115
9.6.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
Jefe de Almacén Jefe de InventarioJefe de
Compras
Secretaría Técnica
del Consejo
Nacional de
Seguridad
Fase
Inicio
1
2
4
6
Elabora la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H)
5
Recibe fotocopia
de factura del
activo fijo
adquirido
3
Informa y rechaza
fotocopia de
factura para
correcciones y/o
modificaciones
No
Sí
Traslada la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H) para firma
7
8 9
10
11
Informa el ingreso
del activo fijo
Traslada fotocopia
de factura
Revisa fotocopia
de factura y las
condiciones y
características
físicas del activo
fijo
¿Cumple con los
requisitos y
especificaciones
solicitadas?
5.1
Informa para
continuar el
trámite,indicando
número de folio y
libro de registro
del activo fijo
5.2
Recibe
notificación y
número de folio y
libro de registro
del activo fijo
Recibe y revisa la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H)
Firma la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H)
Registra el activo
fijo en el módulo
de inventarios del
Sistema de
Contabilidad
Integrada
(SICOIN)
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 59 de 115
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
Jefe de
AlmacénJefe de Inventario Jefe de Compras
Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
Fase
Informa y solicita
la aprobación del
registro del activo
fijo
12
¿Cumple con los
requisitos y
especificaciones
solicitadas?
Recibe solicitud
de aprobación
13
Verifica el registro
del activo fijo
14
15
informa sobre las
correcciones y/o
modificaciones
necesarias
realizar
15.1
aprueba el registro
e informa
15.2
Verifica la
aprobación del
registro
16
Imprime
constancia
generada en
(SICOIN)
17
Traslada
constancia para
adjuntar a
expediente de
compra
18Recibe y firma
copia de
constancia para
adjuntar a
expediente de
compra
19
Traslada copia de
constancia
firmada de
recibido
20
Recibe copia de
constancia para
adjuntar a
expediente de
compra
21
Archiva copia de
constancia de
registro del activo
fijo y de
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H)
22
Fin
No
Sí
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 60 de 115
9.6.3 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Almacén Informa el ingreso del activo fungible.
2 Traslada fotocopia de factura.
3 Jefe de Inventario Recibe fotocopia de factura del activo fungible adquirido.
4 Revisa fotocopia de factura y las condiciones y características físicas del activo fungible.
5 ¿Cumple con los requisitos y especificaciones solicitadas?:
5.1 No. Informa y rechaza fotocopia de factura para correcciones y/o modificaciones
5.2 Sí. Registra en control interno auxiliar el activo fungible (Ver Anexo número 10 DAFIGSNS-I-0009)
6 Informa del registro al Jefe de Almacén para continuar el trámite.
7 Jefe de Almacén Recibe notificación del Jefe de Inventarios.
8 Elabora la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).
9 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) para firma
10 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe y revisa la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H).
11 Firma la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H)
12 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada.
13 Jefe de Almacén Recibe la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada.
14 Traslada la constancia de ingreso almacén y a inventario (forma 1-H) firmada para continuar el trámite del expediente.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 61 de 115
9.6.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES
REGISTRO DE ACTIVOS FUNGIBLES
Jefe de Almacén Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)
Fase
Inicio
1
2
4
6
Elabora la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario
5
Recibe fotocopia
de factura del
activo fungible
adquirido
3
Informa y rechaza
fotocopia de
factura para
correcciones y/o
modificaciones
No
Sí
Traslada la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario
7
8
9 10
11
Informa el ingreso
del activo fungible
Traslada fotocopia
de factura
Revisa fotocopia
de factura y las
condiciones y
características
físicas del activo
fungible
¿Cumple con los
requisitos y
especificaciones
solicitadas?
5.1
registra en control
interno auxiliar el
activo fungible
5.2
Recibe
notificación del
Jefe de
Inventarios
Recibe y revisa la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario
Firma la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario
Traslada la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H) firmada
Informa del
registro al Jefe de
Almacén para
continuar el
trámite
12Recibe la
constancia de
ingreso almacén y
a inventario (forma
1-H) firmada
13
Traslada la (forma
1-H) firmada para
continuar el
trámite del
expediente
14
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 62 de 115
9.6.5 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Inventarios Verifica la aprobación del registro del activo fijo en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).
2 Rotula el activo fijo con el código de identificación asignado.
3 Registra en Libro de Inventarios de Activos Fijos.
4 Informa sobre el ingreso y la disponibilidad de activos fijos para asignarlos.
5 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe la información.
6 Verifica las necesidades de activos fijos establecidas.
7 Autoriza e informa la asignación de activos fijos de acuerdo a las necesidades establecidas.
8 Jefe de Inventarios Recibe autorización de asignación de activos fijos de acuerdo a las necesidades establecidas.
9 Informa al interesado sobre la asignación del activo fijo.
10 Interesado Recibe la información.
11 Elabora la requisición de almacén para darle egreso al activo fijo del Departamento de Almacén.
12 Cumple con los requisitos establecidos en el formato de requisición de almacén.
13 Entrega la requisición de almacén con todos los requisitos requeridos por el formato.
14 Jefe de Inventarios Recibe la requisición de almacén con todos los requisitos requeridos por el formato.
15 Solicita el activo fijo para ser asignado.
16 Jefe de Almacén Revisa requisición.
17 Entrega el activo fijo verificando los requisitos establecidos.
18 Jefe de Inventarios Recibe el activo fijo.
19 Registra en la tarjeta de responsabilidad de activos fijos (Ver Anexo número 11 DAFIGSNS-I-0010).
20 Entrega el activo fijo.
21 Interesado Recibe y verifica las condiciones y características físicas del activo fijo.
22 Firma el cargo del activo fijo realizado en la tarjeta de responsabilidad correspondiente.
23 Entrega la tarjeta de responsabilidad firmada.
24 Jefe de Inventarios Recibe tarjeta de responsabilidad y archiva.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 63 de 115
9.6.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Interesado Jefe de Almacén
Fase
Inicio
1
2
4
8
Registra en Libro
de Inventarios de
Activos Fijos
3
Informa sobre el
ingreso y la
disponibilidad de
activos fijos para
asignarlos
6
7
Verifica la
aprobación del
registro del activo
fijo en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Rotula el activo
fijo con el código
de identificación
asignado
Recibe
notificación y
número de folio y
libro de registro
del activo fijo
Recibe la
información
5
Verifica las
necesidades de
activos fijos
establecidas
Autoriza e informa
la asignación de
activos fijos de
acuerdo a las
necesidades
establecidas
Informa al
interesado sobre
la asignación del
activo fijo
9
Recibe la
información
10
Elabora la
requisición de
almacén para
darle egreso al
activo fijo del
Departamento de
Almacén
11
Cumple con los
requisitos
establecidos en el
formato de
requisición de
almacén
12
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 64 de 115
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario
Director (a)
Administrativo (a)
y Financiero (a)
Interesado Jefe de Almacén
Fase
Entrega la
requisición de
almacén con
todos los
requisitos
requeridos por el
formato
13Recibe la
requisición de
almacén con
todos los
requisitos
requeridos por el
formato
14
Solicita el activo
fijo para ser
asignado
15
Revisa requisición
16
Recibe el activo
fijo
17Entrega el activo
fijo verificando los
requisitos
establecidos
18
Registra en la
tarjeta de
responsabilidad
de activos fijos
19
Entrega el activo
fijo
20 Recibe y verifica
las condiciones y
características
físicas del activo
fijo
21
Firma el cargo del
activo fijo
realizado en la
tarjeta de
responsabilidad
correspondiente
22
Entrega la tarjeta
de
responsabilidad
firmada
23
Recibe tarjeta de
responsabilidad y
archiva
24
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 65 de 115
9.6.7 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Interesado Elabora la requisición de almacén del activo fungible.
2 Traslada la requisición de almacén el activo fungible.
3 Jefe de Almacén Recibe requisición del activo fungible.
4 Revisa la requisición de almacén
5 ¿Cumple con los requisitos?:
5.1 No. Devuelve requisición para la modificación o corrección.
5.2 Sí. Verifica la disponibilidad del activo fungible solicitado.
6 Informa al Jefe de Inventario para la asignación del número de identificación interno del activo fungible.
7 Jefe de Inventario Verifica el activo y consigna el número de identificación interno.
8 Registra en el libro auxiliar de activos fungibles.
9 Registra en la tarjeta de responsabilidad de activos fungibles.
10 Traslada el activo fungible con el número de identificación interno.
11 Jefe de Almacén Recibe el activo fungible con el número de identificación interno.
12 Entrega el activo fungible al interesado.
13 Interesado Recibe el activo fungible.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 66 de 115
9.6.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Interesado Jefe de Almacén Jefe de Inventario
Fase
Inicio
1
2
4
6
5
Recibe requisición
del activo fungible
3
Devuelve
requisición para la
modificación o
corrección
No
Sí
7
Traslada la
requisición de
almacén el activo
fungible
Revisa la
requisición de
almacén
¿Cumple con los
requisitos?
5.1
Verifica la
disponibilidad del
activo fungible
solicitado
5.2
Verifica el activo y
consigna el
número de
identificación
interno
Informa al Jefe de
Inventario para la
asignación del
número de
identificación
interno del activo
fungible
Fin
Elabora la
requisición de
almacén del activo
fungible
Registra en el libro
auxiliar de activos
fungibles
8
Registra en la
tarjeta de
responsabilidad
de activos
fungibles
9
Traslada el activo
fungible con el
número de
identificación
interno
10Recibe el activo
fungible con el
número de
identificación
interno
11
Entrega el activo
fungible al
interesado
12
Recibe el activo
fungible
13
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 67 de 115
9.6.9 PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DEL INVENTARIO
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Usuario Informa sobre el estado y los desperfectos del activo fijo.
2 Jefe de Inventario Revisa el estado del activo fijo: 3 ¿Es equipo de cómputo?
3.1 Sí. Solicita al Jefe de Informática evaluar el equipo
3.2 No. Evalúa el estado del activo fijo y continua el trámite
4 Jefe de Informática Emite dictamen técnico por medio del cual establece el estado del equipo y la necesidad de sustituirlo.
5 Traslada dictamen técnico 6 Jefe de Inventario Recibe dictamen técnico que establece el estado
del equipo. 7 Elabora la solicitud para tramitar la baja del
inventario del activo fijo. 8 Traslada la solicitud para tramitar la baja del
inventario del activo fijo. 9 Director General Recibe la solicitud para tramitar la baja del
inventario del activo fijo. 10 Autoriza la solicitud para tramitar la baja del
inventario del activo fijo. 11 Traslada la solicitud autorizada para tramitar la baja
del inventario del activo fijo. 12 Jefe de Inventario Recibe la solicitud autorizada para tramitar la baja
del inventario del activo fijo. 13 Elabora la certificación de ingreso del activo fijo al
inventario de la Institución 14 Elabora y firma el acta de baja de bienes. 15 Traslada el acta para revisión y firma del Director
(a) Administrativo (a) y Financiero (a). 16 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a) Recibe y revisa el acta de baja de bienes.
17 Firma el acta de baja de bienes. 18 Traslada el acta de baja de bienes para que
continúe el trámite. 19 Jefe de Inventario Recibe el acta de baja de bienes para que continúe
el trámite. 20 Integra expediente con los documentos necesarios
para el trámite de baja. 21 Solicita al Ministerio de Finanzas Públicas el
dictamen de baja de bienes. 22 Recibe dictamen de baja de bienes del Ministerio
de Finanzas Públicas. 23 Solicita a la Contraloría General de Cuentas el
dictamen de baja de bienes. 24 Recibe dictamen de baja de bienes de la
Contraloría General de Cuentas. 25 Consolida expediente con todos los requisitos y
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 68 de 115
documentos necesarios. 26 Jefe de Inventario Realiza las regularizaciones en el libro de
inventario. 27 Solicita al Ministerio de Finanzas Públicas la
regularización del inventario en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).
28 Verifica el descargo del activo fijo en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 69 de 115
9.6.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DEL INVENTARIO
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario Jefe de InformáticaDirector (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Director GeneralUsuario
Fase
Inicio
1
2
3.2
3
Informa sobre el
estado y los
desperfectos del
activo fijo
Revisa el estado
del activo fijo
¿Es equipo de
cómputo?
solicita al Jefe de
Informática
evaluar el equipo
Sí
No
Evalúa el estado
del activo fijo y
continua el trámite
3.1
Emite dictamen
técnico
4
Traslada
dictamen
técnico
5Recibe dictamen
técnico que
establece el
estado del equipo
6
Elabora la
solicitud para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
7
Traslada la
solicitud para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
8Recibe la solicitud
para tramitar la
baja del inventario
del activo fijo
9
Autoriza la
solicitud para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
10
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 70 de 115
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario Jefe de InformáticaDirector (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Director GeneralUsuario
Fase
Autoriza la
solicitud para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
10
Traslada la
solicitud
autorizada para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
11Recibe la solicitud
autorizada para
tramitar la baja del
inventario del
activo fijo
12
Elabora la
certificación de
ingreso del activo
fijo al inventario de
la Institución
13
Elabora y firma el
acta de baja de
bienes
14
Traslada el acta
para revisión y
firma del Director
(a) Administrativo
(a) y Financiero
(a)
15
Recibe y revisa el
acta de baja de
bienes
16
Firma el acta de
baja de bienes
17
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 71 de 115
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario Jefe de InformáticaDirector (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Director GeneralUsuario
Fase
Traslada el acta
de baja de bienes
para que continúe
el trámite
18Recibe el acta de
baja de bienes
para que continúe
el trámite
19
Integra expediente
con los
documentos
necesarios para el
trámite de baja
21Solicita al
Ministerio de
Finanzas Públicas
el dictamen de
baja de bienes
20
Recibe dictamen
de baja de bienes
del Ministerio de
Finanzas Públicas
22
Solicita a la
Contraloría
General de
Cuentas el
dictamen de baja
de bienes
23
Recibe dictamen
de baja de bienes
de la Contraloría
General de
Cuentas
24
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 72 de 115
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
Jefe de Inventario Jefe de InformáticaDirector (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)Director GeneralUsuario
Fase
25 Consolida
expediente con
todos los
requisitos y
documentos
necesarios
Realiza las
regularizaciones
en el libro de
inventario
26
Solicita al
Ministerio de
Finanzas Públicas
la regularización
del inventario en
el Sistema de
Contabilidad
Integrada
(SICOIN)
27
Verifica el
descargo del
activo fijo en el
Sistema de
Contabilidad
Integrada
(SICOIN)
28
FIn
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 73 de 115
9.6.11 PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Inventario Verifica el detalle de bienes registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada.
2 Verifica el registro de bienes en el Libro de Inventario.
3 Realiza la conciliación de bienes registrados en el libro de inventario y en el Sistema de Contabilidad Integrada.
4 ¿Existen diferencias?: 4.1 No. Sigue procedimiento 4.2 Sí. Determina los ajustes a realizar y los
ejecuta 5 Genera por medio del Sistema de Contabilidad
Integrada el reporte que contiene el detalle de los bienes
6 Genera por medio del Sistema de Contabilidad Integrada el reporte que contiene el resumen de los bienes
7 Traslada reportes para revisión y firma. 8 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a) Recibe y revisa los reportes.
9 ¿Está de acuerdo?: 9.1 No. Traslada reportes para correcciones
y/o modificaciones. 9.2 Sí. Firma reportes y traslada para continuar
el trámite. 10 Jefe de Inventario Recibe reportes firmados. 11 Traslada reportes firmados. 12 Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad Recibe reportes.
13 Firma de recibido y entrega copia de reportes. 14 Jefe de Inventario Recibe copia firmada de recibido y archiva.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 74 de 115
9.6.12 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS
PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS
Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a)
y Financiero (a)
Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
Fase
Inicio
1
2
4
Realiza la
conciliación de
bienes registrados
en el libro de
inventario y en el
Sistema de
Contabilidad
Integrada
3
5
6
Verifica el detalle
de bienes
registrados en el
Sistema de
Contabilidad
Integrada
Verifica el registro
de bienes en el
Libro de Inventario
determina los
ajustes y los
realiza
¿Existen
diferencias?
No
Sí
4.2
Continua el
procedimiento
Genera por medio
del Sistema de
Contabilidad
Integrada el
reporte que
contiene el detalle
de los bienes
Genera por medio
del Sistema de
Contabilidad
Integrada el
reporte que
contiene el
resumen de los
bienes
Traslada reportes
para revisión y
firma
7
Recibe y revisa
los reportes
8
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 75 de 115
PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE INVENTARIOS
Jefe de InventarioDirector (a) Administrativo (a) y Financiero
(a)
Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad
Fase
9
Traslada reportes
para correcciones
y/o modificaciones
Fin
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
9.1
Firma reportes y
traslada para
continuar el
trámite
9.2
Recibe reportes
firmados
10
Traslada reportes
firmados
11
Recibe reportes
12
Firma de recibido
y entrega copia de
reportes
13
Recibe copia
firmada de
recibido y archiva
14
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 76 de 115
9.7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Es el Departamento responsable de realizar las acciones relacionadas con la adquisición de bienes, suministros, equipos y servicios que requiera la Inspectoría General; así como verificar que en los procesos se observen las normas legales aplicables para el efecto. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.
9.7.1 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Integra expediente.
2 Revisa expediente.
3 Establece el tipo de orden que realizará (orden de compra, orden de compra y pago).
4 Crea la orden de compra por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.
5 Registra la orden de compra por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.
6
Traslada orden de compra y expediente para la elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
7 Jefe de Presupuesto
Recibe orden de compra y expediente para la elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
8 Elabora el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
9 Traslada expediente para revisión y firma del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
10 Jefe de Compras Recibe y revisa expediente. 11 ¿Está de acuerdo?
11.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o
modificaciones
11.2 Sí. Firma expediente para que continúe el
trámite
12
Traslada expediente para revisión y firma aprobación del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
13 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa expediente.
14 ¿Cumple los requisitos?
14.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o
modificaciones.
14.2 Sí. Firma expediente para que continúe el
trámite.
15
Traslada expediente para revisión y firma aprobación del Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
16 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Recibe y revisa expediente.
17 ¿Está de acuerdo?:
17.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o
modificaciones
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 77 de 115
17.2 Sí. Aprueba el Comprobante Único de Registro -
CUR- de compromiso por medio del Sistema de Gestión -SIGES-
18 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Firma orden de compra y el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
19 Traslada expediente para que continúe el trámite.
20 Jefe de Compras Recibe expediente y notifica por medio del Sistema de Gestión -SIGES-.
21 Elabora y firma orden de liquidación.
22 Traslada expediente para revisión y firma de orden de liquidación.
23 Jefe de Contabilidad Recibe y revisa expediente. 24 ¿Cumple los requisitos?:
24.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o
modificaciones.
24.2 Sí. Firma orden de liquidación y traslada para
que continúe el trámite
25 Traslada expediente para elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.
26 Jefe de Presupuesto Recibe expediente para elaboración del Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.
27 Elabora el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.
28 Traslada expediente para firma en liquidación y en Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.
29 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Recibe expediente.
30 ¿Está de acuerdo?:
30.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o
modificaciones.
30.2 Sí. Firma orden de liquidación y el Comprobante
Único de Registro -CUR- de devengado.
31 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Traslada expediente para que continúe el trámite.
32 Jefe de Compras Recibe y traslada expediente para revisión y aprobación.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 78 de 115
9.7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
Jefe de Compras Jefe de PresupuestoJefe de
Contabilidad
Director (a)
Administrativo (a)
y Financiero (a)
Fase
Inicio
Integra expediente
Revisa expediente
Establece el tipo
de orden que
realizará (orden
de compra, orden
de compra y pago)
1
2
3
Crea la orden de
compra por medio
del Sistema de
Gestión -SIGES-
4
Registra la orden
de compra por
medio del
Sistema de
Gestión -SIGES-
5
Traslada orden de
compra y
expediente para la
elaboración del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
6 Recibe orden de
compra y
expediente para la
elaboración del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
7
Elabora el
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
8
Traslada
expediente para
revisión y firma del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
9
Recibe y revisa
expediente
10
¿Está de
acuerdo?
devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
No
Sí
11
11.1
Firma expediente
para que continúe
el trámite
11.2
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 79 de 115
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
Jefe de ComprasJefe de
PresupuestoJefe de Contabilidad
Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)
Fase
12
Traslada
expediente para
revisión y firma
aprobación del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
Recibe y revisa
expediente
13
¿Cumple los
requisitos?
No
Sí
14Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
14.1
Firma expediente
para que continúe
el trámite
14.2
Traslada
expediente para
revisión y firma
aprobación del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
15
Recibe y revisa
expediente
16
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
17
Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
17.1
Aprueba el
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso por
medio del Sistema
de Gestión -
SIGES-
17.2
Firma orden de
compra y el
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
compromiso
18
Traslada
expediente para
que continúe el
trámite
19Recibe expediente
y notifica por
medio del
Sistema de
Gestión -SIGES-
20
Elabora y firma
orden de
liquidación
21
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 80 de 115
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
Jefe de Compras Jefe de Presupuesto Jefe de ContabilidadDirector (a) Administrativo (a) y
Financiero (a)
Fase
22
Traslada
expediente para
revisión y firma de
orden de
liquidación
Recibe y revisa
expediente
23
¿Cumple los
requisitos?
No
Sí
24Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
24.1
Firma orden de
liquidación y
traslada para que
continúe el trámite
24.2
Traslada
expediente para
elaboración del
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
devengado
25Recibe expediente
para elaboración
del Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
devengado
26
Elabora el
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
devengado
27
Traslada
expediente para
firma en
liquidación y en
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
devengado
28
Recibe expediente
29
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
Firma orden de
liquidación y el
Comprobante
Único de Registro
-CUR- de
devengado
Traslada
expediente para
que continúe el
trámite
30
30.1
30.2
31Recibe y traslada
expediente para
revisión y
aprobación
32
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 81 de 115
9.7.3 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Interesado Elabora y traslada la solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
2 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
3 Verifica que no exista lo solicitado en el Departamento de Almacén.
4 Verifica si el material o suministro se encuentra programado en el plan anual de compras.
5 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 5.1 No. Devuelve la solicitud para que el interesado
solicite la autorización de compra a la máxima autoridad
5.2 Jefe de Compras
Sí. Solicita cotización para determinar el precio del material o suministro
6 Jefe de Compras Traslada solicitud para verificar disponibilidad presupuestaria.
7 Jefe de Presupuesto Recibe solicitud para verificar disponibilidad presupuestaria.
8 Verifica disponibilidad presupuestaria. 9 ¿Existe disponibilidad?:
9.1 No. Elabora modificación presupuestaria y traslada expediente para que continúe el trámite
9.2 Sí. Consigna estructura presupuestaria y traslada expediente para que continúe el trámite
10 Jefe de Compras Recibe expediente. 11 Solicita el vale por el monto de la compra. 12 Jefe de Tesorería Recibe solicitud del vale. 13 Elabora el vale cumpliendo con todos los requisitos del
formato utilizado para el efecto. 14 Entrega el vale. 15 Jefe de Compras Recibe el vale y firma. 16 Traslada el vale para visto bueno. 17 Jefe de Tesorería Recibe vale para visto bueno. 18 Traslada vale para visto bueno. 19 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Recibe vale y revisa.
20 ¿Está de acuerdo?: 20.1 No. Devuelve vale para correcciones y/o
modificaciones 20.2 Sí. Firma vale y traslada para continuar el trámite 21 Jefe de Tesorería Recibe vale con visto bueno 22 Entrega el monto del vale para realizar la compra 23 Jefe de Compras Recibe el monto del vale
24 Realiza la compra
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 82 de 115
9.7.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA
Interesado Jefe de Compras Jefe de PresupuestoDirector (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)Jefe de Tesorería
Fase
Inicio
Elabora y traslada
la solicitud de
compra de bienes,
suministros y
servicios
1
2
3
Recibe solicitud
de compra de
bienes,
suministros y
servicios
Verifica que no
exista lo solicitado
en el
Departamento de
Almacén
Verifica si el
material o
suministro se
encuentra
programado en el
plan anual de
compras
4
¿Está en el
Plan Anual de
Compras?
No
Sí
Devuelve la
solicitud para
que el
interesado
solicite la
autorización de
compra a la
máxima
autoridad
5
5.1
Solicita cotización
para determinar el
precio del material
o suministro
5.2
Traslada solicitud
para verificar
disponibilidad
presupuestaria
6 Recibe solicitud
para verificar
disponibilidad
presupuestaria
7
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 83 de 115
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA
Interesado Jefe de Compras Jefe de Presupuesto
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de Tesorería
Fase
Verifica
disponibilidad
presupuestaria
8
¿Existe
disponibilidad?
No
Sí
9
Elabora
modificación
presupuestaria
y traslada
expediente
para que
continúe el
trámite
9.1
Consigna
estructura
presupuestaria y
traslada
expediente para
que continúe el
trámite
9.2
Recibe expediente
10
Solicita el vale por
el monto de la
compra
11
Recibe solicitud
del vale
12
Elabora el vale
cumpliendo con
todos los
requisitos del
formato utilizado
para el efecto
13
Entrega el vale
14
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS. ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 84 de 115
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CAJA CHICA
Interesado Jefe de ComprasJefe de
Presupuesto
Director (a) Administrativo (a) y Financiero
(a)Jefe de Tesorería
Fase
Recibe el vale y
firma
15
Traslada el vale
para visto bueno
16
Recibe vale para
visto bueno
17
Traslada vale para
visto bueno
18
Recibe vale y
revisa
19
¿Está de
acuerdo?
20 No
Sí
Devuelve vale
para correcciones
y/o modificaciones
20.1
Firma vale y
traslada para
continuar el
trámite
20.2
Recibe vale con
visto bueno
21
Entrega el monto
del vale para
realizar la compra
22
Recibe el monto
del vale
23
Realiza la compra
24
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN:
16/08/2012 ORIGINAL
Página 85 de 115
9.7.5 PROCEDIMIENTO: COMPRA DIRECTA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
2 Verifica que no exista lo solicitado en el Departamento de Almacén.
3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras.
4 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 4.1 No. Devuelve la solicitud para que el
interesado solicite la autorización de compra a la máxima autoridad
4.2 Sí. Elabora las bases de compra directa.. 5 Traslada bases y solicitud para autorización. 6 Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad Recibe base y solicitud.
7 Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
Revisa bases y solicitud.
8 ¿Autoriza la compra?: 8.1 No. Devuelve expediente 8.2 Sí. Traslada expediente para continuar trámite 9 Jefe de Compras Recibe expediente de compra autorizado.
10 Publica bases en el Sistema Guatecompras. 11 Recibe ofertas electrónicas. 12 Analiza ofertas y cotizaciones tomando en cuenta
precio, tiempo de entrega y calidad. 13 Elabora un cuadro comparativo de precios. 14 Identifica el proveedor que cumple con los requisitos
requeridos. 15 Traslada el cuadro comparativo de precios para
revisión y visto bueno. 16 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a) Recibe cuadro comparativo de precios.
17 Revisa cuadro comparativo de precios y documentos de soporte.
18 ¿Está de acuerdo?: 18.1 No. Devuelve cuadro comparativo para
modificaciones y/o correcciones 18.2 Director (a) Administrativo (a) y
Financiero (a) Sí. Firma el cuadro y traslada para continuar el
trámite 19 Jefe de Compras Recibe cuadro comparativo. 20 Adjudica compra por medio del Sistema
Guatecompras, anexando el cuadro comparativo 21 Contacta al proveedor para coordinar la entrega del
producto. 22 Integra el expediente para el trámite de pago.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 86 de 115
9.7.6 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DIRECTA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)
COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
(DE Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)
Secretaría Técnica del Consejo Nacional
de SeguridadJefe de Compras
Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a)
Fase
Inicio
Recibe solicitud
de compra de
bienes,
suministros y
servicios
Verifica que no
exista lo solicitado
en el
Departamento de
Almacén
Verifica si el bien,
suministro o
servicio se
encuentra
programado en el
plan anual de
compras
1
2
3
4
¿Está en el
Plan Anual de
Compras?
No
Sí
devuelve la
solicitud para que
el interesado
solicite la
autorización de
compra a la
máxima autoridad
4.1
Elabora las bases
de compra directa
4.2
Traslada bases y
solicitud para
autorización
5
Recibe base y
solicitud
6
Revisa bases y
solicitud
7
¿Autoriza la
compra?
Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
8
8.1
Traslada
expediente para
continuar trámite
8.2
Recibe expediente
de compra
autorizado
9
Publica bases en
el Sistema
Guatecompras
10
No
Sí
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 87 de 115
COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
(DE Q. 10,000.00 A Q. 90,000.00)
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Jefe de ComprasDirector (a) Administrativo (a) y Financiero
(a)
Fase
Recibe ofertas
electrónicas
11
Analiza ofertas y
cotizaciones
12
Elabora un cuadro
comparativo de
precios
13
Identifica el
proveedor que
cumple con los
requisitos
requeridos
14
Traslada el cuadro
comparativo de
precios para
revisión y visto
bueno
15
Recibe cuadro
comparativo de
precios
16
Revisa cuadro
comparativo de
precios y
documentos de
soporte
17
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
18
devuelve cuadro
comparativo para
modificaciones y/o
correcciones
18.1
firma el cuadro y
traslada para
continuar el
trámite
18.2
Recibe cuadro
comparativo
19
Adjudica compra
por medio del
Sistema
Guatecompras
20
Contacta al
proveedor para
coordinar la
entrega del
producto
21
Integra el
expediente para el
trámite de pago
Fin
22
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 88 de 115
9.7.7 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
2 Verifica que no exista lo solicitado en el Departamento de Almacén.
3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras.
4 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 4.1 No. Devuelve la solicitud para que el interesado
solicite la autorización de compra a la máxima autoridad.
4.2 Sí. Traslada solicitud para visto bueno. 5 Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad
Recibe solicitud para visto bueno.
6 ¿Autoriza la compra?: 7 No. Devuelve expediente.
7.1 Sí. Inicia el proceso de compra a través de evento de cotización.
7.2 Notifican la adquisición de lo solicitado. 8 Traslada documentos que acreditan la compra y los
bienes, materiales o suministros adquiridos. 9 Jefe de Compras Recibe documentos que acreditan la compra.
10 Informa al encargado de almacén el ingreso de los bienes, materiales y suministros.
11 Revisa y recibe los bienes, materiales y suministros. 12 ¿Está todo correcto?
12.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o modificaciones.
12.2 Sí. Recibe los bienes, suministros o materiales y notifica el ingreso.
13 Recibe notificación del ingreso y continúa el trámite.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 89 de 115
9.7.8 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE (Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)
COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
(DE Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)
Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de SeguridadJefe de Compras
Director (a)
Administrativo
(a) y
Financiero (a)
Jefe de
Almacén
Fase
Inicio
Recibe solicitud
de compra de
bienes,
suministros y
servicios
Verifica que no
exista lo solicitado
en el
Departamento de
Almacén
Verifica si el bien,
suministro o
servicio se
encuentra
programado en el
plan anual de
compras
1
2
3
4
¿Está en el
Plan Anual de
Compras?
Devuelve la
solicitud para que
el interesado
solicite la
autorización de
compra a la
máxima autoridad
4.1
Traslada solicitud
para visto bueno
No
Sí
4.2
Recibe solicitud
para visto bueno
5
¿Autoriza la
compra?
No
Sí
Devuelve
expediente
6
6.1
6.2Inicia el
proceso de
compra a
través de
evento de
cotización
Notifican la
adquisición de lo
solicitado
7
Traslada
documentos que
acreditan la
compra y los
bienes, materiales
o suministros
adquiridos
8
Recibe
documentos que
acreditan la
compra
9
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 90 de 115
COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
(DE Q. 90,000.01 A Q. 900,000.00, EVENTO DE COTIZACIÓN)
Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de
Seguridad
Jefe de Compras
Director (a)
Administrativo
(a) y Financiero
(a)
Jefe de Almacén
Fase
Informa al jefe de
almacén el
ingreso de los
bienes, materiales
y suministros
10
Revisa y recibe
los bienes,
materiales y
suministros
11
¿Está todo
correcto?
No
Sí
12Devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
12.1
Recibe los bienes,
suministros o
materiales y
notifica el ingreso
12.2
Recibe
notificación del
ingreso y continúa
el trámite.
13
Fin
OBSERVACIÓN: El procedimiento detallado anteriormente aplica para la compra de bienes, suministros y/o contratación de servicios por medio de licitación (de Q. 900,000.01 en adelante), lo anterior en virtud que la Inspectoría General es unidad compradora y no ejecutora, asimismo, según el marco legal establecido la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad es la responsable presupuestaria y financieramente.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 91 de 115
9.7.9 PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y MATERIALES POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de bienes, suministros y servicios.
2 Verifica que no exista lo solicitado en el Departamento de Almacén.
3 Verifica si el bien, suministro o servicio se encuentra programado en el plan anual de compras
4 ¿Está en el Plan Anual de Compras?: 4.1 No. Devuelve la solicitud para que el interesado
solicite la autorización de compra a la máxima autoridad.
4.2 Sí. Revisa catálogo de contrato abierto. 5 Imprime reporte del catálogo en el cual consta lo
solicitado.
6 Traslada expediente para aprobación. 7 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Recibe expediente de compra.
8 Revisa expediente de compra. 9 ¿Está de acuerdo?:
9.1 No. Devuelve expediente para correcciones y/o modificaciones.
9.2 Sí. Firma expediente y traslada para continuar el trámite.
10 Jefe de Compras Recibe expediente para continuar el trámite. 11 Contacta al proveedor y solicita el bien, los materiales o
suministros.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 92 de 115
9.7.10 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y MATERIALES POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO
COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR MEDIO DE CONTRATO ABIERTO
Jefe de Compras Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Fase
Inicio
Recibe solicitud
de compra de
bienes,
suministros y
servicios
Verifica que no
exista lo solicitado
en el
Departamento de
Almacén
Verifica si el bien,
suministro o
servicio se
encuentra
programado en el
plan anual de
compras
1
2
3
4
¿Está en el
Plan Anual de
Compras?
devuelve la
solicitud para que
el interesado
solicite la
autorización de
compra a la
máxima autoridad
4.1
Revisa catálogo
de contrato abierto
4.2
Imprime reporte
del catálogo en el
cual consta lo
solicitado
5
Traslada
expediente para
aprobación
6
Recibe expediente
de compra
7
Revisa expediente
de compra
8
¿Está de
acuerdo?
devuelve
expediente para
correcciones y/o
modificaciones
No
Sí
9 9.1
firma expediente y
traslada para
continuar el
trámite
9.2Recibe expediente
para continuar el
trámite
10
Contacta al
proveedor y
solicita el bien, los
materiales o
suministros
11
FIn
No
Sí
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 93 de 115
9.8 CONSERJERÍA
1. Es el área responsable de realizar todas las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones que ocupan las oficinas administrativas y técnicas de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad. Por lo anterior, a continuación se detallan los procedimientos que se llevan a cabo.
9.8.1 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Encargado Elabora el cronograma de actividades de mantenimiento.
2 Firma y traslada cronograma de actividades de mantenimiento..
3 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe el cronograma de actividades de mantenimiento.
4 Revisa cronograma de actividades de mantenimiento. 5 ¿Está de acuerdo?:
5.1 No. Devuelve cronograma para correcciones y/o modificaciones.
5.2 Sí. Aprueba cronograma y traslada copia para ejecución de las actividades.
6 Encargado Recibe cronograma aprobado. 7 Ejecuta las actividades de mantenimiento programadas. 8 Informa la ejecución de actividades de mantenimiento. 9 Director (a) Administrativo (a)
y Financiero (a) Realiza verificaciones periódicas sobre el cumplimiento de las actividades de mantenimiento programadas.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 94 de 115
9.8.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Encargado Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Fase
Inicio
Firma y traslada
cronograma de
actividades de
mantenimiento
1
2
4
Recibe el
cronograma de
actividades de
mantenimiento
3
Elabora el
cronograma de
actividades de
mantenimiento
Revisa
cronograma de
actividades de
mantenimiento
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
5 Devuelve
cronograma para
correcciones y/o
modificaciones
5.1
Aprueba
cronograma y
traslada copia
para ejecución de
las actividades
5.2
Recibe
cronograma
aprobado
6
Ejecuta las
actividades de
mantenimiento
programadas
7
Informa la
ejecución de
actividades de
mantenimiento
8
Realiza
verificaciones
periódicas sobre
el cumplimiento de
las actividades de
mantenimiento
programadas
9
FIn
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 95 de 115
9.8.3 PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE INSTALACIONES
PASO No
RESPONSABLE ACCIÓN
1 Encargado Realiza evaluaciones periódicas de las instalaciones de la Institución.
Elabora el cronograma de actividades de reparación de acuerdo a las necesidades y solicitudes.
2 Firma y traslada cronograma de actividades de reparación que incluya listado de materiales y suministros necesarios.
3 Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a)
Recibe el cronograma de actividades de reparación y listado de materiales y suministros necesarios.
4 Revisa cronograma de actividades de reparación y listado de materiales y suministros necesarios.
5 ¿Está de acuerdo?: 6.1 No. Devuelve cronograma para correcciones y/o
modificaciones. 6.2 Sí. Aprueba cronograma y traslada copia para
ejecución de las actividades. 7 Encargado Recibe cronograma aprobado. 8 Traslada solicitud de compra de materiales y suministros
para las reparaciones. 9 Jefe de Compras Recibe solicitud de compra de materiales y suministros
para las reparaciones. 10 Realiza la compra de materiales y suministros. 11 Entrega materiales y suministros al almacén. 12 Jefe de Almacén Recibe materiales y suministros. 13 Encargado Elabora la requisición de materiales y suministros. 14 Jefe de Almacén Entrega materiales y suministros. 15 Encargado Recibe materiales y suministros. 16 Ejecuta las actividades de reparación programadas. 17 Informa la ejecución de actividades reparación. 18 Director (a) Administrativo
(a) y Financiero (a) Realiza verificaciones periódicas sobre el cumplimiento de las actividades de reparación realizadas.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 96 de 115
9.8.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE INSTALACIONES
REPARACIÓN DE INSTALACIONES
Encargado Director (a) Administrativo (a) y Financiero
(a)Jefe de Compras
Jefe de
Almacén
Fase
Inicio
1
2
Realiza
evaluaciones
periódicas de las
instalaciones de la
Institución
Elabora el
cronograma de
actividades de
reparación de
acuerdo a las
necesidades y
solicitudes
Firma y traslada
cronograma de
actividades de
reparación que
incluya listado de
materiales y
suministros
necesarios
3 Recibe el
cronograma de
actividades de
reparación y
listado de
materiales y
suministros
necesarios
4
Revisa
cronograma de
actividades de
reparación y
listado de
materiales y
suministros
necesarios
5
¿Está de
acuerdo?
No
Sí
6 Devuelve
cronograma para
correcciones y/o
modificaciones
6.1
Aprueba
cronograma y
traslada copia
para ejecución de
las actividades
Recibe
cronograma
aprobado
6.27
Traslada solicitud
de compra de
materiales y
suministros para
las reparaciones
8 Recibe solicitud
de compra de
materiales y
suministros para
las reparaciones
9
Realiza la
compra de
materiales y
suministros
10
Entrega
materiales y
suministros al
almacén
11
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 97 de 115
REPARACIÓN DE INSTALACIONES
Encargado
Director (a)
Administrativo (a) y
Financiero (a)
Jefe de Compras Jefe de Almacén
Fase
12Recibe
materiales y
suministros 13
Entrega
materiales y
suministros
14
Elabora la
requisición de
materiales y
suministros
Recibe materiales
y suministros
15
Ejecuta las
actividades de
reparación
programadas
16
Informa la
ejecución de
actividades
reparación
17
Realiza
verificaciones
periódicas sobre
el cumplimiento de
las actividades de
reparación
realizadas
18
FIn
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 98 de 115
11. ACRÓNIMOS Y DEFICIONES 10.1 ACRÓNIMOS
Los acrónimos empleados en este manual o en otros manuales de la IGSNS relacionados con la seguridad tienen el significado siguiente:
AI Auditoría Interna GUATECOMPRAS Sistema de Guatecompras
CNS Consejo Nacional de Seguridad.
DAF Dirección Administrativa y Financiera
DTP Dirección Técnica del Presupuesto
DAJ Dirección de Asuntos Jurídicos.
DASI Dirección de Análisis y Seguimiento Interno.
SDRRHH Subdirección de Recursos Humanos.
DSI Dirección de Seguridad Interior.
IG-SNS Inspectoría General Sistema Nacional de Seguridad
DSE Dirección de Seguridad Exterior.
DIE Dirección de Inteligencia de Estado.
DGRDC Dirección de Gestión de Riesgo y Defensa Civil
ONSEC Oficina Nacional de Servicio Civil
SEGEPLAN Secretaria General de Programación y Planificación.
SNS Sistema Nacional de Seguridad.
S
Secretaría ST-CNS Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad
SG Secretaria General de la Presidencia.
SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 99 de 115
10.2 DEFINICIONES
Arqueo. Reconocimiento de los caudales y papeles que existen en la caja de una casa, oficina, empresa, entidad, dependencia o institución. Recuento físico de los efectivos. Caja Chica. Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo, en caja o en depósito, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo. Control. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención, vigilancia, de l a gestión pública. Etapa propia del proceso de administrar y que es atribución de quien gobierna, que consiste en la acción de comprobar si la ejecución concuerda con los planes trazados, responde a la organización de las acciones a realizar, acata las órdenes e instrucciones dada por la dirección del proceso o programa y se desarrolla coordinadamente de manera armónica para el logro con eficacia, eficiencia y economicidad de los objetivos y metas fijados.
Ejecución. Desarrollo de un programa, actividad o proyecto. Ejercicio Fiscal: Período que comprende la ejecución del presupuesto, que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, de cada año. Factura. Documento que muestra el carácter, la cantidad, el precio, las condiciones, la forma de entrega y otras particularidades de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.
Fondo Rotativo. Fondo o caja chica, que se constituye en las dependencias públicas, mediante un depósito en efectivo que hace la Tesorería Nacional, con el objeto de cubrir gastos de carácter urgente o de poca cuantía, que no puedan esperar el trámite de una orden de compra y pago tipo "A".
Número de Operación en Guatecompras (Nog). Esta es una clave numérica que el sistema GUATECOMPRAS asigna de forma automática a cada uno de los procesos de contratación que en él se publican. Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Herramienta informática del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), es un sistema de información contable, que integra los subsistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, registra una transacción una sola vez y reside en la Contabilidad. Solicitud. Pretensión o petición por escrito. Viático. Dinero y prevención de otras cosas para un viaje. El viático comprende los gastos de viaje como los mayores desembolsos por alimentación, hospedaje y demás, cuando el traslado fuera del lugar ordinario de trabajo, es imperativo e impuesto por el servicio que el trabajador debe prestar.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 100 de 115
12. BIBLIOGRAFÍA
Decreto número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.
Acuerdo Gubernativo 177-2011, Reglamento de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad,
Acuerdo Gubernativo número 166-2011, Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.
13. ANEXOS
Anexo número 1 Simbología del diagrama de flujo. Anexo número 2 Control de Correspondencia. Anexo número 3 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios. Anexo número 4 Tarjeta de Control Presupuestal. Anexo número 5 Liquidación de Caja Chica. Anexo número 6 Control de Expedientes. Anexo número 7 Control de Viáticos al Interior y Exterior. Anexo número 8 Arqueo de Caja Chica. Anexo número 9 Arqueo de Cupones de Combustible. Anexo número 10 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles. Anexo número 11 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos.
14. NOMENCLATURA DE FORMAS
DAFIGSNS-R-0001 Control de Correspondencia. DAFIGSNS-S-0002 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios. DAFIGSNS-P-0003 Tarjeta de Control Presupuestal. DAFIGSNS-T-0004 Liquidación de Caja Chica. DAFIGSNS-C-0005 Control de Expedientes. DAFIGSNS-T-0006 Control de Viáticos al Interior y Exterior. DAFIGSNS-C-0007 Arqueo de Caja Chica. DAFIGSNS-C-0008 Arqueo de Cupones de Combustible. DAFIGSNS-I-0009 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles. DAFIGSNS-I-00010 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 101 de 115
Anexo número 1 Simbología del Diagrama de Flujo
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Marca el inicio / fin de un procedimiento
Presenta actividades de cualquier índole
Decisión: Se utiliza para representar la toma de decisiones con sus posibles alternativas
Conector: traslada de una página a otra
Flecha de curso del proceso, indica la secuencia a seguir
Se relaciona con otro proceso
INICIO
FIN
VIENE
VA
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 102 de 115
Anexo número 2 Control de Correspondencia
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
DIR
EC
CIÓ
N A
DM
INIS
TR
AT
IVA
Y F
INA
NC
IER
A
ÁR
EA
DE
RE
CE
PC
IÓN
Co
ntr
ol d
e C
orr
esp
on
de
ncia
DA
FIG
SN
S-R
-00
01
No
.F
ech
a d
e
Ing
reso
Fe
ch
a d
e
Do
cu
me
nto
Tip
o d
e
Do
cu
me
nto
No
. D
e
Do
cu
me
nto
Vis
ta d
el
Do
cu
me
nto
Inte
rno
Ex
tern
oR
em
ite
nte
Asu
nto
Info
rma
r a
Ob
serv
acio
ne
s
Ela
bo
rad
o p
or:
Vo
. B
o.
Puesto
Nom
bre
Firm
aF
irm
a
Fecha
Puesto
Ori
ge
n d
el
do
cu
me
nto
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 103 de 115
Anexo número 3 Solicitud de compra de bienes, suministros y servicios
DAFIGSNS-S-0002
DÍA MES AÑO
No. CANTIDADUNIDAD DE
MEDIDA
JUSTIFICACIÓN:
Solicitante: Autorización:
Compra Directa Cotización Caja Chica
Contrato Abierto Licitación Cheque
Acreditamiento Cta.
AÑO PROG. SUBPG. PROY. ACT. RENGLÓN UBG. FTE. FIN.
Aprobación Autorización
INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD
SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS
Correlativo de Dirección:
Código Unidad Ejecutora: 242 Fecha:
Nombre Unidad Ejecutora: SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD
Institución Solicitante: INSPECTORÍA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD
Dirección o Unidad: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
EXISTENCIA EN ALMACEN
DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO RENGLÓN PRESUPUESTARIO
196
Sello y firma Sello y Firma Director Administrativo Financiero
PARA USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE ALMACEN
SINO
Sello y Firma Jefe de Almacén
Sello y Firma Jefe de Contrataciones y Adquisiciones Sello y Firma Jefe de Presupuesto
Sello y Firma Autoridad Superior de la Institución Sello y Firma Secretario Técnico
PARA USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES / DIRECCION FINANCIERA
MODALIDAD DE COMPRA MODALIDAD DE COMPRA
PARTIDA PRESUPUESTARIA
OBRA
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 104 de 115
DA
FIG
SN
S-P
-0003
Un
ida
d E
jecu
tora
:
Pro
gra
ma
:
Su
bp
rog
ram
a:
Pro
ye
cto
:
Acti
vid
ad
:
Ub
ica
ció
n G
eo
grá
fica
:
Fu
en
te d
e F
ina
ncia
mie
nto
:
Eje
rcic
io F
isca
l:
12
34
56
78
910
11
12
13
No
. U
da
f
-Q
-
Q -
Q -
Q
-Q
-Q
-Q
-Q
-Q
-
Q
Fe
ch
aN
o. D
e O
rde
nFa
ctu
ra
Co
nc
ep
toP
rove
ed
or
No
. C
ur
Pre
su
pu
es
to In
icia
l
Pro
gra
ma
ció
n d
e la
Eje
cu
ció
n P
res
up
ue
sta
ria
SA
LD
O P
OR
CO
MP
RO
ME
TE
R-
Q
SA
LD
O P
OR
DE
VE
NG
AR
Sa
ldo
s d
e
Pre
su
pu
es
to
Vig
en
teC
réd
ito
Dé
bit
os
Co
mp
rom
iso
Pa
go
TO
TA
LE
S
Anexo número 4 Tarjeta de Control Presupuestal
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 105 de 115
DA
FIG
SN
S-T
-00
04
No
.
OR
DEN
FEC
HA
DE
FA
CT
UR
AS
ER
IEN
ÚM
ER
O D
E
FA
CT
UR
AN
ITP
RO
VEED
OR
VA
LO
R
DET
AL
LE D
E P
AG
OR
EN
GL
ÓN
SO
LIC
ITA
DO
PO
R
DIR
EC
CIÓ
N
1 2 3
TO
TA
L-
Q
INSP
ECTO
RÍA
GEN
ERA
L D
EL S
ISTE
MA
NA
CIO
NA
L D
E SE
GU
RID
AD
LIQ
UID
AC
IÓN
No
. 0
01
-20
13
DE
FA
CT
UR
AS
PA
GA
DA
S C
ON
CA
JA
CH
ICA
Anexo número 5 Liquidación de Caja Chica
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 106 de 115
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
DIR
EC
CIÓ
N A
DM
INIS
TR
AT
IVA
Y F
INA
NC
IER
A
De
pa
rta
me
nto
de
Co
nta
bilid
ad
Co
ntr
ol d
e E
xp
ed
ien
tes
DA
FIG
SN
S-C
-00
05
No
.F
ec
ha
Tip
o d
e E
xp
ed
ien
teN
o. d
e o
rde
n
de
co
mp
ra
No
. d
e
liq
uid
ac
ión
No
. d
e c
ur
de
co
mp
rom
iso
No
. d
e c
ur
de
ve
ng
ad
o
No
. d
e c
ur
de
reg
ula
riz
ac
ión
No
. d
e
rec
ibo
No
. d
e
fac
tura
No
. d
e s
olic
itu
d d
e
co
mp
ra d
e b
ien
es
,
su
min
istr
os
y s
erv
icio
s
Re
mit
en
teB
en
efi
cia
rio
Co
nc
ep
toM
on
toO
bs
erv
ac
ion
es
, e
rro
res
y
de
fic
ien
cia
sE
ST
AD
O
Anexo número 6 Control de Expedientes
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 107 de 115
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
DIR
EC
CIÓ
N A
DM
INIS
TR
AT
IVA
Y F
INA
NC
IER
A
De
pa
rta
me
nto
de
Te
so
rerí
a
Co
ntr
ol d
e V
iáti
co
s a
l In
teri
or
y E
xte
rio
r
DA
FIG
SN
S-T
-0006
No
.
Nú
me
ro d
e S
oli
cit
ud
de
Co
mp
ra d
e
Bie
ne
s, S
um
inis
tro
s y
Se
rvic
ios
Fe
ch
aN
úm
ero
de
No
mb
ram
ien
toF
ech
aA
uto
rid
ad
qu
e N
om
bra
Pe
rso
na
No
mb
rad
aT
ipo
de
Co
mis
ión
Fe
ch
a d
e C
om
sió
nC
an
tid
ad
de
Dia
s M
on
to
Nú
me
ro
de
Viá
tico
An
ticip
o
Nú
me
ro d
e
Viá
tico
Co
nst
an
cia
Nú
me
ro
de
Viá
tico
Ex
teri
or
Nú
me
ro d
e
Viá
tico
Liq
uid
ació
n
Est
ad
o
Anexo número 7 Control de Viáticos al Interior y Exterior
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 108 de 115
DAFIGSNS-C-0007
Departamento: Fecha de Arqueo:
Responsable del Fondo: Monto del Fondo:
Cargo: Hora de Inicio:
Efectivo
Monedas Q.
0.01
0.05
0.10
0.25
0.50
1.00
TOTAL
Billetes Q.
1.00
5.00
10.00
20.00
50.00
100.00
200.00
TOTAL
No. De Documentos TOTAL
Documentos No. De Documentos TOTAL
Ver Anexo 1
Vales No. De Documentos TOTAL
Ver Anexo 2
Total Arqueado:
Monto del Fondo Asignado:
Diferencia -/+
La persona responsable del fondo declara que son todos los documentos y valores que componen
el fondo en su poder, los cuales, despúes del arqueo realizado le son devueltos de forma integra,
recibiendo los mismos de conformidad, finalizando el arqueo_______minutos despues de su inicio.
Firma y sello de la persona
responsable del fondo fijo de caja
chica
Dirección Administrativa y Financiera
Arqueo de Caja Chica
Firma y sello de la persona que realiza
el arqueo del fondo fijo de caja chica
Liquidación
pendiente de
reintegro
Departamento de Contabilidad
Anexo número 8 Arqueo de Caja Chica
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 109 de 115
AN
EX
O N
o. 0
1
DA
FIG
SN
S-C
-00
07
No
.
No
. D
e S
oli
cit
ud
de
Bie
ne
s, S
um
inis
tro
s y
Se
rvic
ios
So
licit
an
teV
isto
Bu
en
oN
o.
De
Fa
ctu
raE
mp
resa
De
scri
pcio
nN
o.
Re
cib
o
de
Ca
ja
No
. In
gre
so
Alm
ace
nM
on
to
TO
TA
L
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
DO
CU
ME
NT
OS
PE
ND
IEN
TE
S D
E L
IQU
IDA
R
De
part
am
ento
de
Co
nta
bili
dad
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 110 de 115
AN
EX
O N
o. 0
2
DA
FIG
SN
S-C
-00
07
No
.N
o.
De
Va
leF
ech
a d
e E
mis
ión
Pe
rso
na
Re
spo
nsa
ble
Pe
rso
na
qu
e A
uto
riza
Ra
zó
nM
on
to
TO
TA
L
VA
LE
S P
EN
DIE
NT
ES
DE
LIQ
UID
AR
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
De
part
am
ento
de
Co
nta
bili
dad
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 111 de 115
DAFIGSNS-C-0008
Departamento: Fecha de Arqueo:
Responsable Monto de la Compra:
Cargo: Hora de Inicio:
Número de Factura
Fecha
Proveedor
Del Al Cantidad Valor
Subtotal
Del Al Cantidad Valor
Subtotal
Del Al Cantidad Valor
Subtotal
TOTAL
Diferencia -/+
Total
Descripción del Cupón
INSPECTORÍA GENERAL
Dirección Administrativa y Financiera
Departamento de Contabilidad
Arqueo de Cupones de Combustible
CONSUMO DE CUPONES DE COMBUSTIBLE
SALDO
Cupones utilizados
SALDO INICIAL
La persona responsable de la administración de cupones de combustible declara que son todos los
documentos y valores que estan en su poder e integran la totalidad de cupones de comabustible adquiridos
según factura detallada anteriormente, los cuales, despúes del arqueo realizado le son devueltos de forma
integra, recibiendo los mismos de conformidad, finalizando el arqueo_______minutos despues de su inicio.
Firma y sello de la persona
responsable de la custodia y
administración de los cupones de
combustible
Firma y sello de la persona que
realiza el arqueo de cupones de
combustible
Total
Cupones utilizados
Total
Anexo número 9 Arqueo de Cupones de Combustible
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 112 de 115
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
Direcció
n A
dm
inis
trativ
a y
Fin
ancie
ra
Depart
am
ento
de C
onta
bili
dad
DA
FIG
SN
S-C
-00
08
Del
Al
Cantidad
Valo
r
TO
TA
L
AN
EX
O 1
CO
NS
UM
O
Fecha
Direcció
n o
Depart
am
ento
Vehíc
ulo
utiliz
ado
Núm
ero
de P
lacas
Cupones u
tiliz
ados
Tota
l
No.
De S
olic
itud
de C
upones d
e
Com
bustible
CO
NS
UM
O D
E C
UP
ON
ES
DE
CO
MB
US
TIB
LE
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 113 de 115
INS
PE
CT
OR
ÍA G
EN
ER
AL
Direcció
n A
dm
inis
trativ
a y
Fin
ancie
ra
Depart
am
ento
de C
onta
bili
dad
DA
FIG
SN
S-C
-00
08
Del
Al
Cantidad
Valo
r
SA
LD
O D
E C
UP
ON
ES
DE
CO
MB
US
TIB
LE
AN
EX
O 2
SA
LD
O
Descripció
n d
el C
upón
Tota
l
TO
TA
L
Descripció
nN
o.
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 114 de 115
DA
FIG
SN
S-I
-00
09
PR
OG
RA
MA
:
NO
MB
RE:
UN
IDA
D:
PU
ESTO
:FE
CH
A:
ALZ
AS
BA
JAS
TOTA
L B
AJO
SU
RES
PO
NSA
BIL
IDA
D:
Re
cib
í co
nfo
rme
y A
CEP
TO L
A R
ESP
ON
SAB
ILID
AD
de
l cu
idad
o y
re
sgu
ard
o d
e lo
s b
ien
es
de
tall
ado
s an
teri
orm
en
te.
Firm
a y
Sell
oD
ire
cto
ra F
inan
cie
ra
VA
LOR
ES V
ALO
R
AD
QU
ISIC
IÓN
SE
CR
ET
AR
ÍA T
ÉC
NIC
A D
EL
CO
NS
EJO
NA
CIO
NA
L D
E S
EG
UR
IDA
D
DIR
EC
CIÓ
N F
INA
NC
IER
A
TA
RJE
TA
S D
E R
ES
PO
NS
AB
ILID
AD
DE
L IN
VE
NT
AR
IO D
E A
CT
IVO
S F
UN
GIB
LE
S
Ob
serv
acio
ne
s:
No
. BIE
ND
ESC
RIP
CIÓ
NM
AR
CA
SER
IE
Emp
lead
o R
esp
on
sab
leD
ire
cció
n A
dm
inis
trat
iva
Fin
anci
era
IGSN
SJe
fe d
e In
ven
tari
os
Los
bie
ne
s re
cib
ido
s so
n p
ara
uso
de
l tra
baj
o a
sign
ado
a s
u p
ers
on
a d
en
tro
de
la In
stit
uci
ón
po
r lo
cu
al e
s su
re
spo
nsa
bil
idad
el c
uid
ado
y r
esg
uar
do
de
los
mis
mo
s
mis
mo
s, c
ual
qu
ier
tras
lad
o d
e u
n b
ien
a o
tra
pe
rso
na
de
be
se
r re
aliz
ado
UN
ICA
MEN
TE p
or
el D
ep
arta
me
nto
de
Inve
nta
rio
s.
Firm
a y
Sell
o d
e R
eci
bid
oFi
rma
y Se
llo
Firm
a y
Sell
o
Anexo número 10 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fungibles
MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DE LA IGSNS
DE USO
INTERNO
ARCHIVO: Manual de Procesos de la Dirección Administrativa y Financiera IGSNS.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 13/08/2013 ORIGINAL
Página 115 de 115
DA
FIG
SN
S-I
-00
10
PR
OG
RA
MA
:
NO
MB
RE:
UN
IDA
D:
PU
ESTO
:FE
CH
A:
ALZ
AS
BA
JAS
TOTA
L B
AJO
SU
RES
PO
NSA
BIL
IDA
D:
Re
cib
í co
nfo
rme
y A
CEP
TO L
A R
ESP
ON
SAB
ILID
AD
de
l cu
idad
o y
re
sgu
ard
o d
e lo
s b
ien
es
de
tall
ado
s an
teri
orm
en
te.
Firm
a y
Sell
o
Dir
ect
ora
Fin
anci
ea
Los
bie
ne
s re
cib
ido
s so
n p
ara
uso
de
l tra
baj
o a
sign
ado
a s
u p
ers
on
a d
en
tro
de
la In
stit
uci
ón
po
r lo
cu
al e
s su
re
spo
nsa
bil
idad
el c
uid
ado
y r
esg
uar
do
de
los
mis
mo
s
mis
mo
s, c
ual
qu
ier
tras
lad
o d
e u
n b
ien
a o
tra
pe
rso
na
de
be
se
r re
aliz
ado
UN
ICA
MEN
TE p
or
el D
ep
arta
me
nto
de
Inve
nta
rio
s.
Ob
serv
acio
ne
s:
Emp
lead
o R
esp
on
sab
le
Firm
a y
Sell
o d
e R
eci
bid
oFi
rma
y Se
llo
Jefe
de
Inve
nta
rio
s
Firm
a y
Sell
o
Dir
ecc
ión
Ad
min
istr
ativ
a Fi
nan
cie
ra IG
SNS
No
. BIE
N
SIC
OIN
DES
CR
IPC
IÓN
MA
RC
ASE
RIE
VA
LOR
ES V
ALO
R
AD
QU
ISIC
IÓN
Anexo número 11 Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos
Top Related