Manual de Usuario
Pago de Boleta de Honorario Electrónica
Manual de Usuario Boleta de Honorario
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AcercadelSistema1
El Sistema de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica (BHE) es una aplicación que
permite el pago de las BHE que no están asociadas a un convenio de honorarios a través de
internet.
Este sistema se encuentre disponible en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) e
interactúa con el Sistema Contable‐Presupuestario (SCP), por lo que mantiene las prácticas de
control que la Universidad ha establecidos en este último sistema.
Esta aplicación permite el acceso a todas aquellas personas que trabajan en la Universidad y que
son responsables de una cuenta presupuestaria.
Básicamente, la aplicación cuanta con los siguientes pasos:
1. Enviar Boleta de Honorario Electrónica a correo electrónico de la Universidad.
2. Ingresar la Instrucción de Pago.
3. Autorizar la Instrucción de Pago.
4. Procesamiento en la Dirección de Finanzas.
La explicación de cada uno de estos pasos y otras aplicaciones se encuentra en el siguiente
manual.
1 Nota: La última versión de este formulario se encuentra disponible en la página web de la Dirección de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la última versión disponible.
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Contenido
Acerca del Sistema .............................................................................................................................. 2
Carga de Boleta de Honorario Electrónica .......................................................................................... 4
Identificación e Ingreso a Menú de Usuario ....................................................................................... 5
Ingreso de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica.................................................. 6
Autorización Boleta de Honorario Electrónica .................................................................................... 8
Otras Funciones ................................................................................................................................. 11
Incorporar Ingresador. .................................................................................................................. 11
Eliminar Ingresador ....................................................................................................................... 13
Consultas ....................................................................................................................................... 14
Condiciones de Pago ......................................................................................................................... 15
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CargadeBoletadeHonorarioElectrónica
La emisión de una boleta de honorario electrónica, corresponde a la emisión de un documento
tributario realizado por la prestación de un servicio civil, para la cual se debe considerar las
siguiente características: existir una propuesta del trabajo a realiza, definir la forma de pago,
establecer la entrega y avances del servicio solicitado y debe ser a suma alzada.
Este documento tributario no debe ser utilizado para el pago mansual que realice una persona,
para tales efectos debe utilizar el contrato de honorarios a través del área de contratos y
remuneraciones de la Universidad.
Una vez que la emisión del documento tributario electrónico cumpla con las características
mencionadas anteriormente, se debe proceder con el envío del documento emitido por el Servicio
de Impuestos Internos2 a la dirección de correo electrónico [email protected].
El envío de la BHE puede ser efectuado de dos maneras:
1. El prestador del servicio envía el documento al correo electrónico indicado
(Recomendable)3.
2. La propia unidad presupuestaria se encarga de enviar este documento a la dirección de
correo.
2 Se aconseja que el prestador del servicio envíe directamente este documento al momento de emitir la BHE. 3 El proceso de carga desde que es enviada al correo electrónico hasta que se encuentra disponible en el SIIF es de al menos 30 minutos, por lo que se aconseja que el mismo prestador de servicios la envíe previamente al correo [email protected].
NOTA IMPORTANTE: Este archivo es un documento pdf que pesa 8KB
aproximadamente. Cualquier otro formato no será válido, y no
permitirá el reconocimiento en el sistema.
RECOMENDACIÓN: Las glosas de las Boletas Electrónicas que son
entregadas por el prestador del servicio deben evitar glosas genéricas,
y deben considerar toda la información disponible para identificar
claramente el servicio prestado y el avance.
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IdentificacióneIngresoaMenúdeUsuario
Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario para ingresar o autorizar una BHE. El sistema
utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso
Institucional y que esta no sea conocida por terceros.
La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos:
1. Dirigirse a la página: http://siif.utfsm.cl/
2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM:
3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Boletas de Honorarios:
Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario:
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IngresodeInstruccióndePagodeBoletadeHonorarioElectrónica
Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede ser
realizado por el “Ingresador”, así como también por el responsable de cuenta presupuestaria.
Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción
“Ingreso”. Se solicitará que ingrese Número de la Boleta y el RUT a Pago:
El sistema desplegará automáticamente la información de la Boleta de Honorarios Electrónica que
se encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente la
carga. Posteriormente, debe indicar la(s) cuenta(s) presupuestaria(s) a la cual será imputado el
gasto y, finalmente, registrar la instrucción4.
4 En el caso de instruir un pago con saldo presupuestario insuficiente, se mostrará un mensaje indicando tal situación. El proceso continuará su avance, pero quedará sujeto a las normas vigentes de control presupuestario, por lo que se recomienda regularizar su situación.
NOTA IMPORTANTE: Para ingresar una Instrucción de Pago, se requiere
cargar previamente BHE en el sistema.
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Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación, el cual será el
número de BHE y el RUT del prestador5:
Simultáneamente, se envía aviso por correo electrónico al responsable de cuenta presupuestaria
indicando que existe una Boleta de Honorario Electrónica para su autorización.
5 Se sugiere mantener un registro del número de operación para consultas posteriores.
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AutorizaciónBoletadeHonorarioElectrónica
Proceso que autoriza el cargo en la cuenta presupuestaria de una Boleta de Honorario Electrónica,
que ha sido previamente ingresada en el sistema.
La autorización debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la sección:
Autorización – Responsable de la Cuenta.
Se desplegará un listado de las Boletas de Honorarios Electrónicas que están pendientes de
autorización:
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Posicionándose sobre el ícono de aumento, ubicado a la derecha de la pantalla, se desplegará un
submenú que permitirá: Ir a Boleta, Autorizar o Rechazar.
Al seleccionar “Ir a Boleta” se desplegará la siguiente información:
Información de
BHE
Cuenta Pptaria.
Historial
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Al seleccionar en el submenú “Autorizar”, se procederá a su envío a la Dirección de Finanzas para
su pago.
Apareceré un mensaje indicando que la autorización se efectuó de manera exitosa:
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OtrasFunciones
IncorporarIngresador.Ingresador es un perfil de usuario que, no siendo el responsable de la cuenta presupuestaria,
tendrá las atribuciones para ingresar una instrucción de pago de Boleta de Honorarios Electrónica,
pero no autorizar su cargo en una cuenta presupuestaria.
La incorporación de este “ingresador” debe ser realizado sólo por única vez por el responsable de
cuenta presupuestaria. Este queda habilitado permanentemente para operar, salvo que el
responsable de cuenta revoque esta decisión.
Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la Cuenta Presupuestaria, deberá ingresar a su
sesión de usuario y dirigirse a: Ingresadores:
Posteriormente, deberá seleccionar alguna de la cuenta presupuestaria de su responsabilidad e
ingresar el RUT del ingresador.
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Finalmente, deba hacer click en “Registrar”:
Para incorporar a un Ingresador en una nueva cuenta presupuestaria debe repetir el proceso.
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EliminarIngresadorPara eliminar un Ingresador debe posicionarse en la sección ingresadores, y posteriormente,
seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe
ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir “Eliminar”:
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ConsultasEl sistema de consulta entrega información de las boletas de honorario que han sido solicitadas en
las cuentas presupuestarias asociadas al responsable de cuenta presupuestaria., donde podrá
filtrar por:
1. Estado de Boleta de Honorario.
2. Cuenta Presupuestaria (Unidad).
3. Rango de Fechas.
4. Número de Boleta.
Si selecciona “Ir a Boleta” (derecha), se desplegará el detalle de la gestión de este documento:
El sistema permite obtener una visualización del documento PDF para consultas en “Ver Boleta
Electrónica”.
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CondicionesdePago
El pago de las Boletas de Honorarios Electrónicas se efectuará por nómina bancaria. Esto produce
dos modalidades de pago:
1. Depósito en cuenta corriente del prestador del servicio.
2. Vale vista disponible en cualquier sucursal del Banco Santander, presentando
identificación del prestador.
El pago de las boletas de honorarios se realizará el día viernes con depósito o emisión de vale
vista, este último debe ser retirado en cualquier sucursal del Banco Santander. Esta fecha de pago,
considera la recepción en Dirección de Finanzas del día miércoles a las 12:00 horas y que no
existen días festivos. En el caso de existir días feriados se postergará a los días hábiles siguientes.
Quien requiera que el pago se realice en su cuenta corriente, debe enviar un correo a
[email protected] y recibir un correo de confirmación. Desde la fecha de emisión del
correo sus pagos serán abonados directamente en la cuenta de correo indicada6.
6 Se exceptúan aquellos documentos que se encuentran en proceso de pago.
DEPÓSITO EN CUENTA CORRIENTE
Se debe enviar a [email protected] la siguiente información:
1. RUT del Prestador de Servicio.
2. Banco de Depósito.
3. Número de Cuenta (sin punto ni guion).
4. Correo electrónico.