Pràctiques de Microsoft Project
1.- Introducció. L’objectiu d’aquestes pràctiques és el d’utilitzar els coneixements sobre gestió de
projectes que s’han mostrat a teoria i a les primeres sessions de pràctiques per tal d’aplicar-
ho a casos pràctics mitjançant el Microsoft Project. El MS-project realitza de forma
automàtica els càlculs relacionats amb els Grafs de Pert i Roy mostrats en les sessions de
teoria, i mostra intuitivament la informació del projecte mitjançant un diagrama de Gantt,
afegint també la informació referent a l’assignació de recursos. La idea és aprendre a
introduir les dades necessàries i observar com evoluciona la planificació del projecte a
mesura que anem fent canvis a cada un dels apartats.
En principi no es pressuposa cap coneixement previ de MS-project, de manera que en
aquestes pràctiques seran un tutorial per a què l’alumne s’hi vagi iniciant. La idea és anar
explicant les opcions de què disposa Project al mateix temps que es va treballant amb
exemples.
2.- MS-Project En executar el MS-Project, podem diferenciar clarament 4 seccions.
- A la part superior trobem els menús d’usuari.
- A sota hi ha la barra d’eines.
- A la part central hi ha la vista del diagrama escollit.
- A l’esquerre de la pantalla hi ha un conjunt de botons que permeten canviar el tipus
de diagrama que es mostra a l’usuari (Gantt, PERT, recursos,…). En cas que no es
visualitzi, fer click amb el botó dret a la part esquerra i seleccionar Barra de Vistas.
- A la dreta de la Barra de Vistas hi ha la columna amb l’assistent Guía de
Proyectos.
Introducció al MS-Project 2002
Finestra Ms – Project
De totes les vistes possibles, les més utilitzades en les practiques són: el diagrama de
Gantt des d’on es té una visió global molt clara de l’evolució del projecte (i des d’on es
poden introduir les tasques). El diagrama de PERT per a veure les precedències entre
tasques (tot i que MS-Project ja incorpora aquesta informació en el diagrama de Gantt). El
gràfic de recursos, on es mostra quins recursos estan sobreassignats en funció del temps, i
el full de recursos, on es poden introduir les característiques dels diferents recursos.
A continuació es mostrarà com començar a treballar amb totes aquestes opcions,
mitjançant la realització d’un exemple de planificació d’un projecte.
2.1 Introducció de les dades del projecte en MS-Project. El primer pas en la creació d’un nou projecte, és fixar quina serà la data prevista
d’inici del projecte. Això es pot fer des del menú Proyecto, opció “Información del
Proyecto”. Des d’aquesta opció es pot fixar el tipus de calendari laboral (estàndard, 24h,…)
i la data en que s’inicia el projecte. També es pot indicar la data d’inici del projecte emprant
l’assistent de la Guia de Proyectos (apartat de Tasques).
3
Introducció al MS-Project 2002
Quadre de diàleg “Información del proyecto”.
Un cop fixades aquestes dades, hem d’indicar al Project quin calendari laboral seguirà
la nostra empresa per a la realització del projecte. Això es pot fer fàcilment mitjançant la
opció “Cambiar calendario laboral...” del menú Herramientas. El calendari laboral fixa
quins són els dies laborables de l’empresa, per als diferents tipus de recursos i tipus de
calendari. És a dir, podem diferenciar quins seran els dies festius per als treballadors del
torn de 24h, o per als treballadors que fan el calendari estàndard, i podem també especificar
un calendari laboral per a cada tipus de recurs en particular (aquesta opció es comentarà
més tard en tractar el tema dels recursos.).
Quadre de diàleg “Cambiar Calendario laboral”.
4
Introducció al MS-Project 2002
2.1.1 Inserció de recursos. Un cop establert el calendari laboral i la data d’inici i finalització del projecte, cal
definir els recursos de que es disposa per a dur-lo a terme. Per a la definició dels recursos,
cal prémer al botó que mostra el Full de recursos
A continuació apareix una taula on es poden anar afegint els diferents tipus de
recursos, amb les seves dades associades: un nom identificatiu, la seva capacitat de treball
(el percentatge de dedicació al projecte), el seu cost, el preu de les hores extra, i el calendari
laboral del recurs entre d’altres.
Des de la vista de recurs
forma individualitzada. Per a
manera que apareix el quadre
poden modificar totes les dade
2.1.2 Inserció de tasquEl primer que cal fer en p
tracta doncs de trencar un p
descomposaran en subproble
problemes prou petits que pug
Aquesta descomposició
descomposició jeràrquica, és
de subtasques filles, i només
pare original. MS-Project s
jeràrquica. La forma més senz
de la vista del diagrama de Ga
Recursos del projecte.
os també es pot canviar el calendari laboral dels recursos de
fer-ho cal fer doble click a sobre d’un dels recursos, de
de diàleg “Información del recurso”. Des d’aquest quadre es
s del recurs.
es. lanificar un projecte és decidir les tasques que el formen. Es
roblema complex en diferents subproblemes, que alhora es
mes més petits, i així successivament fins a aconseguir
uin ser resolts per un determinat recurs.
d’un projecte en tasques i subtasques es alhora una
a dir, donada una tasca aquesta es descomposa en un conjunt
en finalitzar totes elles es pot considerar finalitzada la tasca
uporta aquesta descomposició de tasques
illa d’introduir les tasques en Project és des
ntt . Per a fer-ho cal fer click al botó:
5
Introducció al MS-Project 2002
A continuació apareixerà una taula on es podrà afegir la informació de cada tasca, la
manera més còmoda de fer-ho és fent doble click amb el ratolí sobre d’una fila de la taula i
automàticament es mostrarà un quadre de diàleg com el següent:
En aquest diàleg es pot introduir la informació referent a la tasca, la seva duració, els
recursos que consumeix (amb els corresponents percentatges del temps que hi dediquen
aquest recursos), i les relacions de precedència. Per indicar les precedències i la informació
relacionada amb els recursos, farem ús de les pestanyes “Predecesoras” i “Recursos”
respectivament:
6
Introducció al MS-Project 2002
En introduir les relacions de precedència, es poden establir els següents lligams:
• Final-Principi (Per defecte): La tasca successora no pot començar fins que la
tasca predecessora finalitzi.
• Principi-Principi: La tasca successora no pot començar fins que la tasca
predecessora comenci.
• Final-Final: La tasca successora no pot acabar fins que la predecessora finalitzi.
• Principi-Final: La tasca successora no pot finalitzar fins que la predecessora
comenci.
Aquestes precedències s'avaluaran en l'interval de temps que desitgem (camp POS),
indicant si volem que hi hagi avançament o posposició entre les tasques. Aquesta
representació es correspon directament amb els diagrames de Roy mostrats a les primeres
sessions de teoria.
Per introduir les durades de les tasques o relacions de precedència, es pot usar com a
unitats, dies o hores, indistintament. Simplement cal indicar-ho amb una d o h després del
número. Per indicar les relacions de jerarquia entre tasques, cal fer servir els botons
corresponents de la barra d’eines:
Un aspecte a tenir en compte en la introducció de les tasques és la forma com s’entren
els recursos. MS-Project no interpreta el mateix si entrem, per a una tasca, primer un recurs
i més tard un altre, que si els entrem els dos alhora. La duració de la tasca es veu reduïda en
el segon cas.
7
Introducció al MS-Project 2002
Tasques que formen el projecte
2.1.3. Extracció d’informació Un cop s’ha introduït la informació de les tasques en el MS-Project, és el moment
d’analitzar correctament la informació que es mostra. En primer lloc, mitjançant l’opció
“Proyecto->Información del proyecto..”, es pot veure la informació referent a la data de
finalització del projecte i el número total de dies per acabar el projecte (entesos com a dies
de treball net en les tasques, sense festes).
Un altre indicador important a tenir en compte és el camí crític. Com es va veure a les
primeres sessions de pràctiques, convé fer un marcatge especial a les tasques que formen
8
Introducció al MS-Project 2002
part del camí crític, ja que un retard en alguna d’aquestes tasques afecta directament al
temps final de duració del projecte. Una manera fàcil de seguir el camí crític és marcant, en
el diagrama de Gantt, les tasques que el formen en vermell. Simplement cal clickar a sobre
del botó que mostra la vista del diagrama de Gantt i seguidament utilitza el
“Assistente para diagramas de Gantt” mitjançat el botó
També po
moment si s’e
anar a la vista
en vermell. A
solucionar aqu
seleccionarem
que provoquen
.
Quadre de diàleg de l’assistent per a diagrames de Gantt
dem extreure informació sobre l’evolució dels recursos, per a veure en tot
stà produint una sobreassignació de recursos. Per a fer-ho simplement cal
“Hoja de recursos”, i veure quins dels recursos que hi figuren estan marcats
continuació, a partir d’aquesta informació i el diagrama de Gantt, intentarem
esta sobreassignació de manera manual. Des de la vista Hoja de recursos,
un dels recursos sobreassignats. A continuació analitzarem quins dies són els
aquesta sobreassignació des de la vista “Gráfico de recursos”.
9
Introducció al MS-Project 2002
Per a solucionar les sobreassignacions es pot provar de moure alguna de les tasques
que tinguin marge, és a dir, alguna tasca no crítica.. D’aquesta manera es podria moure la
tasca el mínim possible per a que el recurs deixi d’estar sobreassignat. Per a resoldre aquest
tipus de problemes resulta molt útil utilitzar la possibilitat de dividir en dos la pantalla, de
manera que es pot treballar alhora amb el Gantt i el Gràfic de recursos. Per a dividir la
pantalla simplement cal prémer el botó dret del ratolí i triar la opció dividir.
Exemple d’ús de la subdivisió per a solucionar un problema de la sobreassignació.
10
Introducció al MS-Project 2002
2.1.4. Guardar el projecte Amb el Ms Project es pot guardar el projecte de dues formes: amb o sense línia de
base. La línia de base és la descripció de la programació en el seu estat actual. Així es pot
comparar el pla previst amb versions posteriors per veure els canvis realitzats.
El pla previst és el pla original que s'empra per a fer el seguiment del progrés del
projecte. Normalment es sol guardar la linia de base quan ja s'han introduit totes les tasques
i es vol començar amb el seu seguiment.
Si no dóna aquesta opció quan es guarda el projecte, es pot guardar la linia de base si
anam al menú Herramientas -> Seguimiento i fem click a Guardar Linia de Base.
2.2 Redistribució de recursos. La redistribució òptima de recursos, és però un problema força complex, que sovint
no podrem resoldre a ull. Només cal pensar en un projecte amb centenars de tasques i
multitud de recursos associats a cada tasca (on el moviment d’una tasca pot suposar
solucionar la sobreassignació d’un recurs per a crear noves sobreassignacions en d’altres).
Es per això que MS-Project té la possibilitat d’automatitzar aquest procés. Per a redistribuir
els recursos automàticament a mesura que es van introduint les tasques, en iniciar el
projecte cal anar al menú “Herramientas” i prémer l’opció “Redistribuir recursos”.
Quadre de diàleg per redistribuir els recursos de forma automàtica
11
Introducció al MS-Project 2002
Com es pot veure al gràfic es permeten varies opcions, com per exemple només
redistribuir si no s’afecta al temps final del projecte, o trencar una tasca. Aquesta última
opció es força interessant quan tenim un recurs compartit entre dues tasques, i una d’elles
no es possible moure-la (perquè és crítica), doncs bé, si no hi ha un marge equivalent a la
durada de la tasca amb marge, es pot intentar trencar aquesta en fragments per a encabir-la
en els forats que quedin lliures al voltant de la tasca crítica.
No cal dir que a vegades MS-Project no tindrà més remei que moure tasques crítiques
afectant doncs a la durada final del projecte.
2.3. Seguiment del projecte. Un cop el projecte ja està planificat i s’han resolt tots els problemes que podem trobar
en les seccions descrites anteriorment, seria interessant fer un monitorització de l’estat real
del projecte. És a dir, seria convenient veure que la planificació es compleix realment, i en
cas que no sigui així, veure com afectarà això al projecte i quines són les mesures que es
poden prendre per a reconduir la situació de forma òptima (assignar més recursos
contractant a gent nova, o redistribuir els actuals,…).
Per a introduir la informació referent al treball real de les tasques (si han durat més del
previst, si el recurs ha costat més,…), simplement cal omplir la columna que indica les
dades reals del projecte. Una manera pràctica de fer això es des de la vista del diagrama de
Gantt, utilitzant la opció de dividir la pantalla, i veure a sota el detall de cada tasca, o
simplement inserir la columna “Trabajo real” en la taula de tasques del diagrama de Gantt.
Per a afegir columnes, farem click amb el botó dret del ratolí sobre la capçalera d’una
columna de la taula de tasques del diagrama de Gantt, i premerem l’opció “Insertar
columna”, i en el diàleg resultant seleccionarem “Trabajo real” en el primer combo-box.
S’ha de destacar la desviació del cost del projecte degut a la diferència entre la planificació
inicial i la real.
Finalment, una manera simple de veure el cost, el treball realitzat total, el treball
previst i altres dades del projecte es pot extreure de la opció del “Información del
proyecto…” del menú “Proyecto”. Si es prem el botó “Estadísticas”, es pot veure un quadre
de diàleg resum del treball i cost del projecte.
12