Download - MEMORANDO DE ASIGNACION No. 02contraloriarmenia.gov.co/files/editor/files... · establecidas en la Guía de Auditoría Territorial y a las propuestas por el equipo auditor. 3. OBJETIVOS

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Municipal de Armenia iendo la Integridad

FORMATO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE

AUDITORÍA

Armenia, 26 de Enero de 2018

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A /CP- 4

MEMORANDO DE ASIGNACION No. 02

DE: VIVIANA ANDREA VARGAS BERMUDEZ. J

PARA: YENNY MARCELA PÉREZ DUQ Profesional Universitario Líder de Auditoría

FABIÁN ALBERTO LEÓN PINZÓN ^¡¡MUI\O V o * í Técnico Administrat ivo - Ingeniero de sistemas

ASUNTO: Asignación de Auditoría

En desarrollo del Plan General de Auditoría de la vigencia 2018, me permito comunicarles que han sido asignados para realizar Auditoría Regular a las Empresas Públicas de Armenia EPA E.S.P., bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO G E N E R A L DE LA AUDITORIA

Realizar un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, emit iendo además el pronunciamiento del fenecimiento o no sobre la cuenta en desarrollo de la Guía de Auditoría Territorial adoptada mediante la Resolución N° 010 de 2013 de la Contraloría Municipal de Armenia.

2. COMPONENTES Y FACTORES

Los componentes y factores a evaluar en la presente auditoría modal idad regular, se relacionan en el siguiente cuadro, en el cual se t ienen en cuenta los principios de la Ley 42 de 1993 a los cuales debe apuntar el desarrollo de cada uno.

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Calle 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto Pi www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - t )u indío

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COMPONENTE PRINCIPIOS FACTORES

Control de Gestión

Economía, Eficiencia, Eficacia y

Valoración de Costos

Ambientales

Gestión Contractual

Control de Gestión



Ambientales

Legalidad

Control de Gestión



Ambientales

Gestión Ambiental Control de Gestión



Ambientales

Tecnologías de la comunicación y la información (TICS)

Control de Gestión



Ambientales Plan de Mejoramiento

Control de Gestión



Ambientales Control Fiscal Interno

Control de Resultados Eficiencia,

Eficacia, Equidad y Efectividad

Planes, Programas y Proyectos

Control Financiero Economía, Eficiencia y

Eficacia

Estados Contables Control Financiero

Economía, Eficiencia y

Eficacia Gestión Presupuestal Control Financiero

Economía, Eficiencia y

Eficacia Gestión Financiera

Las variables a evaluar con respecto a cada factor deben corresponder a las establecidas en la Guía de Auditoría Territorial y a las propuestas por el equipo auditor.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Fase de p laneac ión de la Aud i to r ía

3.1 Realizar el análisis en detalle, para lo cual deberá tener en cuenta como mínimo lo siguiente: Analizar las evaluaciones y conceptos realizados en la auditoría de la vigencia anterior. Analizar antecedentes de denuncias por parte de la Comunidad en contra de la entidad auditada correspondientes a la vigencia anterior, y que fueron recepcíonadas a través de la oficina de participación ciudadana de la Contraloría Municipal de Armenia. identif icación de los riesgos del ente o asunto a auditar de acuerdo con los factores a evaluar. Identificar el Manual de Contratación de la Entidad para el periodo objeto de la auditoria. Identificar proyectos de inversión ejecutados en la vigencia a auditar. Identificar los contratos suscritos por la entidad en el periodo objeto de auditoría a través del SIA OBSERVA, SECOP o en su defecto con solicitud directa a la ent idad; generando como mínimo:

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor¡a@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Calle 23 No. 1 2-59 Pnmero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - Qu ind ío

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• Identif icación de los contratos que tuvieron pago de anticipo su amort ización y legalización.

• Adic iones realizadas en el año 2 0 1 7 de contratos suscritos en el año 2 0 1 6

Identificar las pólizas que posee la entidad y sus condiciones

Nota: El auditor deberá consultar la misión, visión, políticas, estrategias y demás aspectos que considere de la Entidad Auditada; con el fin de tener amplio conocimiento de esta, si con respecto a estos aspectos ocurrió un cambio significativo dentro de la entidad a auditar; esto deberá ser plasmado en el plan de trabajo y programa de auditoria.

3.2 Determinar los criterios técnicos (materialidad y muestra de auditoría)

Para este punto de la fase de planeación, recuerde que debe diseñar y seleccionar el total de la muestra de auditoría para el componente y los factores a evaluar antes señalados, teniendo en cuenta lo establecido desde la material idad y que deberán hacer parte del Plan de Trabajo y Programa de Auditoria. Así mismo deberá cuantifícar el valor de la muestra, valor del total de la contratación, valor del presupuesto auditado y valor del presupuesto de la Entidad.

3.3 Determinar la estrategia de auditoria que consiste en establecer el direccionamiento que se le dará al proceso auditor, definiendo el alcance, el cómo y dónde se desarrollará la auditoria, quedando registro de esto en el Plan de Trabajo.

3.4 Elaborar el Plan de Trabajo y Programa de Auditoria como carta de navegación del proceso auditor para las fases de ejecución e informe de la auditoria, el cual debe incluir los elementos dados en la Guía de Auditoria Territorial, especialmente el cronograma de ejecución e informe.

3.5 Consultar el procedimiento de elaboración de informe macro fiscal del cual se debe considerar incluir dentro del informe del componente f inanciero.

3.6 Identificar dentro del Cronograma las mesas de trabajo de seguimiento por parte del líder de auditoría.

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No . 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - Quindío

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Nota: Independientemente de las mesas de avance que programe el equipo auditor, se requiere dentro del cronograma, programar una mesa de avance con la Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados; con al menos un mes o 15 días calendario antes de la estructuración del informe preliminar, con el fin de que se lleven allí y se discutan temas de especial interés y/o situaciones observadas dentro del proceso que deban ser conocidas, discutidas antes de ser comunicadas al sujeto o punto auditado.

Fase de E jecuc ión de la Aud i t o r i a (Harán parte del P rog rama de Aud i to r ía )

C o m p o n e n t e de Ges t i ón

3.7 En la Gestión contractual determine el cumplimiento de especif icaciones técnicas, deducciones de ley, objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento, l iquidación y recibido a satisfacción de los contratos; con base en la muestra elegida, conforme a la normatividad que en materia de contratación aplique en la Entidad

Además y conforme al Plan Integral de Auditorías 2018 como líneamiento institucional compart ido por parte de la Auditoría General de la República en oficio 20171000045641 del 14 de diciembre de 2017, se tendrá en cuenta en el proceso auditor de la vigencia 2018; la evaluación de temas de actualidad y de impacto en los siguientes aspectos citados:

s El cumpl imiento Decreto 092 de 2017 sobre contratación con Entidades sin Án imo de Lucro

s La Contratación con Sociedades Anónimas Simplif icadas - SAS S La Contratación con Universidades, Sindicatos y Cooperat ivas

3.8Emitir el concepto sobre la legalidad, para lo cual deberá tener en variables evaluadas en la gestión contractual, f inanciera, administrativa, según la Matriz de la Guía de Auditoría Territorial.

Dentro de la gestión administrativa debe tenerse en cuenta:

Tel: +57 + 6 + 7443420 / Línea Gratuita 018000979292 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto P¡ www.contna.loriarmenia.gov.co Armenia - Quindío

cuenta las ambiental,

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S Evaluar la austeridad del gasto público en la entidad auditada. (análisis del auditor)

y Revisar el cumpl imiento de los parámetros establecidos en el Estatuto Anticorrupción en los artículos 9, 10, 73 , 7 6

/ Conocer sí existen demandas y litigios en contra de la Entidad ( fa l los en con t ra y a c c i o n e s de repe t ic ión) y de acuerdo con la muestra realizar seguimiento y emitir concepto.

/ Evaluar la gestión del talento humano (nominas, vacaciones, cesantías, retenciones, segundad social, dotación)

• Evaluar las pólizas establecidas en la muestra de auditoría y generar informe

3.9 Para la gestión ambiental de la vigencia auditada, evaluar los proyectos ambientales definidos considerando su valor, verificar si la entidad cuantíficó impactos ambientales positivos y negativos, y el valor de las obras de mitigación de los mismos.

I , m 3.10 En la evaluación de las Tic 's se debe consolidar el resultado de Integridad,

Disponibil idad, Efectividad, Eficiencia, Seguridad y Confidencial idad, Estabil idad y Confiabil idad de la información y Estructura y Organización del área de sistemas.

3.11 En la evaluación del Plan de Mejoramiento verificar su cumplimiento y la efectividad de las acciones, de acuerdo con los l ineamientos establecidos en la Matriz de Calif icación- GAT

3.12 Evaluar el control fiscal interno, para lo cual en la primera fase realizara la evaluación de los controles existentes y en la segunda verificará la efectividad de los mismos.

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - ^Juindío

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Cont ro l de Resu l t ados

3.13 Evaluar los proyectos identificados y seleccionados dentro de la muestra, de acuerdo con los l ineamientos establecidos dentro de la matriz GAT.

3.14 Conceptuar sobre su Eficacia, Eficiencia, Efectividad e Impacto y Coherencia con los objetivos misionales.

3.15 Conceptuar sobre el nivel de cumplimiento de los planes de acción previa selección de la material idad dentro de la cual se evaluara los proyectos, así mismo su coherencia en cumplimiento con el plan de desarrollo.

Cont ro l F inanc ie ro

Realizar la evaluación f inanciera y presupuestal de la vigencia 2017, la cual debe incluir un Opinión sobre los Estados Financieros con observancia de los principios y las normas de contabil idad generalmente aceptados, Calificar la Gestión Presupuestal y la Gestión Financiera.

3.16 Realizar la opinión de los estados f inancieros conforme a los resultados del procedimiento auditor, así: sin salvedades o limpia, con salvedades, Adversa o Negativa, Abstención de Opinión. En este sentido, establecer subest imaciones, sobrest imaciones o incertidumbres contables.

Para lo cual deberá tener en cuenta el procedimiento del informe macro fiscal en los siguientes aspectos:

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contrglor iarmenia.gov.co Armenia -^Quindío

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Contab le

2. 3.

Análisis Horizontal de Estados Financieros: Análisis paralelo de los Estados Financieros, bajo la normatividad del régimen de contabil idad pública y la convergencia a estándares internacionales.

Estado de S i t uac ión F inanc ie ra al f ina l del pe r i odo Es tado de Resu l tados del Per iodo con tab le (Es tado del Resu l tado In tegra l - EMPRESAS) /Reso luc i ón 414-2014)

Ba lance Genera l (hasta que ap l ique el rég imen de con tab i l i dad ) Es tado de ac t i v i dad e c o n ó m i c a y soc ia l (hasta que ap l i que el rég imen de con tab i l i dad ) (Reso luc ión 533-2015)

Dictamen sobre los Estados Financieros Concepto control interno contable

3.17 Calificar la gestión presupuestal del Sujeto de Control teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: aprobación, modif icación, ejecución.

Para lo cual deberá tener en cuenta el procedimiento del informe macro fiscal en los siguientes aspectos:

P r e s u p u e s t o

1 .Aprobación, Modif icación y Ejecución 2. En la Medición del cumplimiento de los grandes agregados presupuéstales

la comparación del presupuesto definitivo con el presupuesto en ejecución (para ingresos recaudo y para gastos compromisos)

3. Reservas presupuéstales

3 .18 Calificar la gestión f inanciera del Sujeto de Control, evaluando los indicadores f inancieros y de gestión de esta Entidad, de acuerdo con su naturaleza jurídica y que estén incluidos en los exigidos dentro del procedimiento del informe macro fiscal.

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Calle 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia -^Quindío

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Nota: Los indicadores propuestos por el equipo auditor, serán aprobados dentro de la mesa del Plan de Trabajo y Programa de Auditoría.

Adicional a los tres componentes y de acuerdo con el procedimiento del informe macro fiscal, también se deben incluir los siguientes aspectos

Deuda Públ ica / La oportunidad de los desembolsos / El destino que se dio al crédito y el impacto S La incidencia que tiene el pago de los intereses, comisiones y demás •S Utilización de cupos de endeudamiento autorizados s Consolidación de la deuda

Plan de Desempeño

Identificar si se estableció en la vigencia a auditar Plan de Desempeño

Vigencias Futuras

Identificar si se estableció vigencias futuras

Fiducias Identificar si se estableció fiducias en la vigencia a auditar 3.19 Evaluar el control interno contable

3.20 Verificar el estado de avance y cumplimiento de la convergencia a NICSP

3.21 Verificar el estado de avance de depuración contable Ley 1819 de 2016 -Articulo 355 , Saneamiento Contable.

NOTA : Como la Contraloría Municipal de Armenia debe presentar el informe de AUDIBAL a la Contraloría General de la República a más tardar el 15 de mayo de cada año y el informe Fiscal y Financiero al Concejo Municipal el 31 de mayo de cada año, el equipo auditor deberá ajusfar su cronograma a fin de emitir la evaluación del componente financiero a través del Informe Final de Este con fecha límite 11 de mayo de 2018"

OTRAS ACTUACIONES

3.22 Hacer el seguimiento a las denuncias, derechos de petición y quejas instauradas en la Contraloría Municipal de Armenia que sean incluidas en el proceso auditor.

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No. 12-59 Pnmero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia -SQuindío

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3.23 Identificar y reportar los Beneficios de Control que sean del caso.

4. TÉRMINOS DE REFERENCIA

4.1 DURACIÓN

El proceso auditor se iniciará a partir del 1 de febrero de 2018 y culminará el 16 de noviembre de 2018 con la aprobación del respectivo informe.

Las fechas para cada fase son:

FASE

Fase de Planeación 16% Fase de Ejecución 7 3 % Fase de Informe 12%

In ic ia

01 feb 2018 15 mar 2018 16 oct 2018

Term ina

14 mar 2018 12 oct 2018 16 nov 2018

Días Hábi les

30 138 22

Ac t i v i dades de C ier re : Gestión del di l igenciamiento de encuesta satisfacción del cliente, elaboración de traslados (30 días hábiles después de comunicado el Informe Final), di l igenciamiento de reporte de Beneficios de Control (puede realizarse desde la etapa de ejecución), Evaluación del proceso auditor y entrega de expediente de Auditoria. 20 días hábiles posteriores a la comunicación del informe final.

4.2 ALCAN'JÍ-:

FACTOR V A R I A B L E A E V A L U A R

•

1. Gestión Contractual

1) Especif icaciones Técnicas en la Ejecución de los Contratos

2) Deducciones de Ley 3) Objeto contractual 4) Labores de interventoría y

seguimiento. 5) Liquidación de Contratos

2. Legalidad 1) Cumplimiento de normas externas

e internas aplicables al ente o asunto auditado en los

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FACTOR V A R I A B L E A E V A L U A R 3. Gestión Ambiental 1) Gestión e Inversión Ambiental 4 . Tecnologías de la

comunicación y la información (TICS)

1) Cumplimiento aspectos sistemas de información

5. Plan de Mejoramiento 1) Cumplimiento del Plan Mejoramiento 2) Efectividad de las acciones

de

6. Control Fiscal Interno 1) Evaluación Controles 2) Efectividad Controles

7. Planes, Programas y Proyectos

1) Cumplimiento de las me establecidas en términos cantidad, calidad oportunid resultados, satisfacción e impa de la población beneficiara

2) Coherencia con los objeth misionales

tas de

ad, cto

/os

les 3) Estados contables

1) Cuentas de los estados contab para emitir una opinión

tas de

ad, cto

/os

les

4 ) Gestión Presupuestal 1) Aprobación 2) Modificación 3) Ejecución

5) Gestión Financiera 1) Indicadores Financieros

5. VIGENCIA O PERIODO A AUDITAR

En el marco de la Auditoría Regular se evaluará la vigencia 2 0 1 7 ; no obstante, en el evento que sea requerido por el equipo auditor frente a casos específ icos se podrá analizar información de vigencias anteriores o posteriores a la antes citada para incluir dentro de la evaluación.

6. VIGENCIA DEL PLAN G E N E R A L DE AUDITORÍA - PGA.

La presente auditoría corresponde al PGA del año 2 0 1 8 .

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No . 12-59 Primero-Segundo y Sexto P¡ www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - @)uindío



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7. TÉRMINOS Y A P R O B A C I Ó N DEL PLAN DE T R A B A J O

El líder de la auditoría en conjunto con el equipo auditor establecerá los roles y responsabil idades frente a la evaluación de cada uno de los factores, quedando evidencia de ello en el Plan de Trabajo o Programa de Auditoria.

Los objetivos de la fase de ejecución deben ser tenidos en cuenta en el programa de auditoría.

Para el desarrollo del presente Memorando de Asignación es necesario tener en cuenta los l ineamíentos de la Guía de Auditoria Territorial y el procedimiento de Auditoria Especial establecido en el Sistema de Gestión de Cal idad; así como, los formatos que lo conforman.

Teniendo en cuenta las actividades de capacitación y bienestar que son programadas para la Contraloría Municipal, es importante considerarlas dentro de la programación de la auditoria.

La construcción de las observaciones y hallazgos que tengan connotación fiscal o que corresponda a traslado a otras instancias, deberán corresponder a los l ineamíentos de la Guía de Auditoria, y deberán ser levantados por el integrante del equipo auditor que detecte la irregularidad, revisados por la líder de la auditoria y el abogado que se encuentra asignado a la auditoria, antes de ser revisados en la Dirección de Vigi lancia Fiscal.

Frente a los hallazgos y beneficios de control que sean detectados por el líder, estos surtirán el filtro del abogado incluido en el proceso auditor antes de ser revisados en la Dirección de Vigilancia Fiscal

Quienes consideren tener impedimentos o conflictos de interés de los determinados en las disposiciones legales respecto al ente a auditar, deberán informar por escrito de esta situación a la mayor brevedad posible.

Tel: + 5 7 + 6 + 7443420 / Línea Gratuita 018000979292 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No. 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia - &u¡ndío



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Se hace necesario que para el inicio de la auditoría se elabore el c r o n o g r a m a de p laneac ión una vez entregada la asignación de la auditoría, el cual puede estar sujeto a concertación de modif icaciones, de acuerdo al cronograma que consolidara la Dirección de Vigi lancia.

/JIL. 8 VIVIANA A N D R E A V A R G A S / B E R M U D E Z Directora Vigilancia Fiscal y; Control de Resultados

Proyecto: Dignory Quintero Gil/ Profesional Especia l izado^p^Cí

Tel: + 5 7 + 6 + 7 4 4 3 4 2 0 / Línea Gratuita 0 1 8 0 0 0 9 7 9 2 9 2 E-mail: contralor ia@contralor iarmenia.gov.co Ed: Camacol - Cal le 23 No . 12-59 Primero-Segundo y Sexto Piso www.contralor iarmenia.gov.co Armenia -^3}uindío