¡Anímate a tener un
experiencia enriquecedora
siendo parte del comité
organizador de un de los
eventos más importantes del
año en AIESEC ECI!
PROCESO DE APLICACIÓN
• La aplicación está divida en 3 partes:
- Preguntas Generales
- Preguntas Específicas
- Carta o video motivacional
• La aplicación debe adjuntarse en el siguiente link:
https://podio.com/webforms/11868060/821362
• La aplicación debe ser subida en formato PDF (Nombre de
archivo: NOMBRE_ Cargo al que aplica_2105-1)
• DDL para enviar las aplicaciones SÁBADO 11 ABRIL – 11:59 pm
Preguntas Generales
• ¿Por qué cree usted es importante el éxito de este
proyecto para el comité?
• ¿Cuanto tiempo dispone para el cumplimiento de las
tareas como OCVP?
Nombre
Completo Celular Correo Skype
Rol actual
en AIESEC
Preguntas específicas OCVP Marketing & Comunicaciones
• ¿Cómo puede asegurar la mejor comunicación entre EB, OC y
delegados?
• ¿ Que modelo de promoción propone utilizar para lograr una asistencia
de 100 personas al evento?
• ¿ Qué estrategias considera necesarias para apoyar y soportar el papel
de PR?
OCVP Logística
• ¿Qué estrategias utilizaría para asegurar el flujo de la agenda cuando los
delegados llegan tarde?
• ¿ Cuáles considera que son los temas de mayor importancia con
respecto a la logística del evento?
• ¿ Qué clase de materiales y recursos físicos necesitaría para este
evento?
Preguntas específicas OCVP Finanzas
• Proponga una estrategia para reducir la brecha entre le presupuesto
previsto y el ejecutado
• ¿Cuáles son los principales aspectos que se deben tener en cuenta para
un presupuesto de un evento de este tipo?
OCVP PR (Relaciones Públicas)
• Menciona 3 ideas de recaudación de fondos usaría para garantizar la
sostenibilidad del evento
• Menciona los beneficios tangibles que se ofrecerían a las empresas con el
fin de obtener el apoyo para el evento
• ¿Cual es la mejor manera de hacer que los resultados de PR sucedan en
una brecha corta de tiempo?
VIDEO O CARTA MOTIVACIONAL
En un video o una carta explica como esta experiencia en el comité
organizador del evento, te puede hacer un mejor líder (aplica los
valores de AIESEC y modelo de liderazgo)
MoF – OCVP Marketing
4
Reporta a: OCP, LCVP Marketing, LCVP im&comm
Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015
Descripción del rol: Es el responsable de apoyar el evento en aspecto de
los medios y promoción, así como la gestión de la información de los
asistentes inscritos
Funciones principales
• Diseño de la publicidad para el evento
• Diseñar el material del evento (video, decoración, invitaciones,
certificados)
• Desarrollo de una campaña de expectativas para motivar a la
membresía del LC a la asistencia del evento
• Apoyar el proceso de PR
• Diseño de estatuillas, reconocimientos, y temáticas del evento
• Manejar los canales de comunicación con los delegados
Factores críticos de éxito:
Utilización de los medios digitales # asistentes al evento
MoF – OCVP Logística
6
Reporta a: OCP, LCVP TM
Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015
Descripción del rol: Es el responsable de responder por toda la logística necesaria
para el evento, incluye principalmente la entrada a la ceremonia, flujo de la
agenda, espacio del evento, materiales.
Funciones principales
Búsqueda de materiales y recursos para las premiaciones y decoración para
ambientar el espacio
Asegurar un espacio con buen sistema de sonido y condiciones confortables
Coordinar con OCVP Marketing y OCVP Finanzas toda la logística necesaria
para evento
Coordinar la llegada, asistencia y pasabocas
Factores críticos de éxito:
• Flujo de la agenda
• Plan de riesgo logístico • Sostenibilidad del evento
MoF – OCVP Finanzas
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Reporta a: OCP, LCVP F&M
Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015
Descripción del rol: Es el responsable de manejar los recursos financieros del
proyecto y realizar el seguimiento de los egresos e ingresos en orden de
realizar un proyecto sostenible y de alta calidad.
Funciones principales
Crear el presupuesto del proyecto considerando 3 posibles escenarios:
pesimistas, normal y optimista de acuerdo al número de asistentes
Hacer el seguimiento al presupuesto del evento.
Manejar el efectivo relacionado con la compra de materiales.
Presentar un reporte de cierre contable después de la culminación del
proyecto
Manejar el inventario del proyecto con el fin que no hayan recursos
desperdiciados
Factores críticos de éxito:
• Sostenibilidad del proyecto • Ejecución del presupuesto
MoF – OCVP Relaciones públicas (PR)
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Reporta a: OCP, LCVP MKT y F&M
Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015
Descripción del rol: Es el responsable de manejar las relaciones con los
stakeholders externos para ganar patrocinios que aseguren la ejecución,
sostenibilidad y calidad del evento.
Funciones principales
Desarrollar un portafolio y estrategias para presentar al patrocinador
Desarrollar un plan de ventas que permitirá generar excelente
promoción y atraer inversionistas
Realizar el seguimiento de las ventas de principio hasta el final.
Factores críticos de éxito:
• #Cartas enviadas para patrocinio
• # Citas con posibles patrocinadores
• # Patrocinios para el evento
• Reporte a patrocinadores