FORMATO PROPUESTA
PR-GC-VT-007-FR-003
Versión: 01
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A
MN-025-01-2016
OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN,
CUSTODIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y LA ACTUALIZACIÓN DE
REGISTROS EN EL APLICATIVO PLATINUM PARA MIGRACIÓN COLOMBIA
16 DE FEBRERO DE 2016
Página 2 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
1. RESUMEN EJECUTIVO
Servicios Postales Nacionales S.A empresa oficial de correos del país, que opera bajo la
marca 4-72, es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad anónima, empresa a
la cual le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar y permitir a todos los ciudadanos
un servicio postal de calidad, competitivo y de alcance universal.
UAE MIGRACIÓN COLOMBIA está interesado en contratar la organización técnica del
archivo entregado por el DAS en proceso de supresión a Migración Colombia, consiste en
aplicar metodológicamente los procesos técnicos archivísticos, establecidos por el AGN,
de manera que se permita la accesibilidad a la información contenida en los documentos.
2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
Migración Colombia está interesado en contratar el servicio de custodia de 26.000 cajas
de archivo referencia X200 organización de 367 metros lineales de archivo de la serie
documental Historia de Extranjeros, por medio de personal calificado que facilite el control,
supervisión y administración de dicho proceso, teniendo en cuenta que el Migración
Colombia no cuenta con el personal suficiente para la realización de dicha actividad.
El recurso humano mencionado se requiere para garantizar la ejecución de los diferentes
procesos archivísticos contemplados en la Ley General de Archivos 594 de 2000, el decreto
1080 de 2015, y demás normas que las complementen, adicionen o modifiquen con el
propósito de llevar a cabo las actividades de clasificación de documentos, identificación de
documentos, ordenación de documentos, descripción de documentos, ubicación de
expedientes en estanterías, foliación, escaneo de documentos, rotulación, disposición de
Página 3 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
duplicados o alistamiento para eliminación de documentos según T.R.D. vigentes en la
entidad.
3. MARCO LEGAL
Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 042 (octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21,22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para
la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.
Página 4 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
4. ALCANCE DEL PROYECTO
4.1 Objeto del contrato
Contratar la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos,
así como la actualización de registros en el aplicativo PLATINUM.
Qué incluye (Servicios)
Custodia y Almacenamiento de la documentación
Bodegaje y custodia de aproximadamente seis mil metros lineales de archivo, equivalentes
a aproximadamente veintiséis mil (26.000) cajas de cartón X-200 con documentación
almacenada en carpetas de acuerdo a las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo
008 del 2014 del Archivo General de la Nación. Los requisitos mínimos para tener en cuenta
relacionado con la custodia serían:
Condiciones ambientales para la custodia
Las instalaciones y bodegas dispuestas por el proveedor del servicio deben cumplir y
garantizar las siguientes condiciones ambientales que incluyen: manejo de temperatura,
humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación que ofrezcan
confiabilidad en el servicio de bodegaje y custodia.
Ambiente controlado de la temperatura y humedad relativa: para la documentación, es decir, el soporte papel la Temperatura de 15 a 20 ºC con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºC. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos
Controles de acceso a las instalaciones y a los depósitos:
Monitoreo interno y externo y Cámaras de video: La firma seleccionada deberá custodiar toda la documentación una vez esta sea entregada, cuidando la integridad física de cada unidad de conservación documental. Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos de cómputo, cámaras de video, recurso humano para la vigilancia que garantice la seguridad y privacidad y el buen manejo de la información de la documentación.
Control de plagas
Sistemas automáticos de extinción de incendios: La firma seleccionada debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,
Página 5 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
Solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
Construcciones antisísmicas
El contratista debe garantizar planes de contingencia en caso de presentarse desastres naturales como terremotos, incendios, inundaciones.
El contratista, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del
acta de iniciación debe presentar un protocolo con las actividades y controles para la
prestación del servicio de custodia de los archivos. Migración Colombia formulará las
observaciones correspondientes a los protocolos presentados por Servicios Postales
Nacionales S.A., y estos serán conciliados y adoptados por las partes mediante acta.
- Actividades
Definición del espacio físico y alistamiento de la estantería requerida para el volumen documental.
Almacenamiento y custodia de aproximadamente 6.000 metros lineales de archivo.
Monitoreo de condiciones ambientales.
- Producto
Espacio y estantería exclusiva para el almacenamiento y custodia de aproximadamente veintiséis mil cajas de cartón x-200.
Informes de seguimiento al programa de limpieza de áreas.
Informes de monitoreo de condiciones ambientales
Traslado de la documentación. Transporte inicial
Traslado de aproximadamente 26.000 cajas de cartón X-200 que se encuentran en bodega
del cliente en la ciudad de Bogotá, a las instalaciones que SPN 4-72 disponga para tal fin.
- Actividades
El proponente del servicio de custodia deberá facilitar el traslado en vehículos con las condiciones de seguridad y equipos de comunicaciones que permitan garantizar la conservación e integridad de la documentación, requerida para el transporte de documentos de las instalaciones del aliado de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 a las bodegas donde se prestará el servicio.
Página 6 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
Realizar el conteo de las cajas objeto de traslado. La verificación y entrega de las cajas x-200 debe realizarse con la participación del contratista que actualmente tiene la custodia de la documentación y SPN 4-72.
Empacar en papel vinipel y embalar las cajas antes del traslado y su retiro una vez ubicadas las cajas en su destino final.
Trasladar los archivos en vehículos con una capacidad no superior a cinco (5) toneladas.
Se deberá elaborar conjuntamente con la supervisión el cronograma de traslados y notificar al Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 del inicio del traslado de la documentación.
- Producto
Traslado y ubicación en estantería exclusiva para el almacenamiento y custodia de veintiséis mil (26.000) cajas de cartón x-200.
Entrega de la documentación
Migración Colombia hará entrega real y física de los archivos objeto de custodia al
contratista con base en los inventarios documentales que la entidad administra en Excel.
La entrega se realizará a nivel de cajas.
Se tendrá en cuenta para dicha entrega, el rotulo de identificación de la caja de cara al
inventario entregado por el contratista anterior.
Consulta. Archivo y desarchivo (servicio cotizado en sitio)
El proveedor del servicio debe garantizar la ubicación y recuperación y entrega de las cajas
objeto de custodia solicitada para consultas normales y urgentes por parte de Migración
Colombia. Una vez consultada y entregada, el proveedor del servicio deberá garantizar su
reubicación en la estantería.
Las cajas solicitadas para consulta el contratista deberá entregarlas a los funcionarios
designados por la supervisión en el área de trabajo dispuesta por el contratista. Así mismo
Migración Colombia hará devolución de las cajas para su incorporación a la estantería en
el área de trabajo dispuesta por el contratista.
Página 7 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
El tiempo de respuesta a la solicitud de consultas normales no podrá ser superior a DOCE
(12) horas siguientes al requerimiento y las urgentes, en un término máximo A SEIS (6)
horas.
Área de trabajo
Suministro de un área de treinta y cinco (35) metros cuadrados para puestos de trabajo de
hasta 10 funcionarios de Migración Colombia, habilitado con red eléctrica y de datos para
conectividad. El mobiliario y computadores serán suministrados por Migración Colombia.
La comunicación entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada
por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia
Administración - Incorporación de folios
Incorporación de documentos físicos a los expedientes de la serie documental las Historias
de extranjeros resultantes de los trámites adelantados por los extranjeros ante la Regional
Andina.
- Actividades
El proceso de incorporación debe surtirse en relación con la metodología para la
organización de los archivos de gestión contenida en el Acuerdo 42 de 2002 y la
desarrollada por Migración Colombia prevista en la Guía para la Organización de los
Expedientes de Historias de Extranjeros, así como la actualización de los archivos Excel
donde se administran los inventarios documentales en los campos folios y fechas extremas
por cada registro de un expediente de la serie documental “Historias de Extranjeros”.
- Producto
Expedientes actualizados e inventarios documentales actualizados en archivos Excel.
Actualización del aplicativo PLATINUM
Verificación, actualización y creación de aproximadamente quince mil ochocientos cuarenta
(15.840) durante los OCHO (8) meses de ejecución del proyecto de los registros de
Página 8 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
extranjeros respecto de los datos contenidos en los módulos de datos básicos, datos
generales, fallecidos y nacionalizados del aplicativo PLATINUM. A continuación se
relaciona por cada módulo del registro del extranjero, los campos a verificar o actualizar:
- Actividades
Actualizar los siguientes campos por cada uno de los módulos del aplicativo descritos a
continuación:
Datos básicos. Sexo, fecha de nacimiento, primer apellido, segundo apellido, nombres y lugar de nacimiento.
Datos generales. Idioma, estado civil, grupo sanguíneo, observaciones, nacionalidad, ocupación, estatura, nombre del padre, nombre de la madre, nombre de otro contacto.
Extranjero nacionalizado. Número nacionalizado, dependencia, fecha de nacionalización, carta de naturaleza, fecha de carta, dato Ministerio, número de radicado, Resolución, motivo de modificación
Extranjero fallecido. Número de fallecido, dependencia, fecha de fallecimiento, registro de defunción, número de radicación, motivo de modificación.
Documentos. Tipo de documento, número, país, departamento, ciudad y fecha de expedición, fecha de vencimiento, nota y estado. Registro y actualización de documentos de: visas, pasaportes y cédulas de extranjería de acuerdo con la documentación contenida en cada uno de los expedientes.
CAMPO TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE
DATOS BÁSICOS 14
TIPO DE DOCUMENTO DESPLEGABLE Pasaporte Todos los TD tienen pasaporte, el cual es requisito para la apertura del TD.
NÚMERO DIGITAR Pasaporte Se registra el número del pasaporte.
NACIONALIDAD DESPLEGABLE
Cuadernillo/Visa/Formato solicitud trámites/Formato
único de trámite/Certificado de Nacionalidad
(Consulado)
Registrar todas las nacionalidades que se encuentren del extranjero. Se toma
el formato más reciente.
FECHA DE EXPEDICIÓN SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de expedición que aparece en el documento
seleccionado.
FECHA DE VENCIMIENTO SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de vencimiento que aparece en el documento
seleccionado.
GÉNERO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
FECHA DE NACIMIENTO SELECCIONAR
Cédula de Extranjería / Pasaporte
/Visa/DNI/Comprobante de renovación de cédula de
extranjería/Tarjeta de extranjería.
DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
EXPEDIENTE INTERPOL NA
PRIMER APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
SEGUNDO APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
NOMBRES DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
LUGAR DE NACIMIENTO:
PAÍS DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
LUGAR DE NACIMIENTO:
DEPARTAMENTO DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
LUGAR DE NACIMIENTO:
CIUDAD DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
DATOS GENERALES 10
IDIOMA DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Único de Trámite Registrar los idiomas que habla el extranjero. El idioma va asociado al País de
origen y los idiomas adicionales que se registren en los documentos.
Página 9 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
CAMPO TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE
ESTADO CIVIL DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Solicitud de Trámite/Formato
Único de Trámite /Cédula de Extranjería Para el formato de trámite, se toma el más reciente.
GRUPO SANGUÍNEO DESPLEGABLE Certificado de RH / DNI/Inmunohematología DNI para los expedientes generados a partir del 2004.
OBSERVACIONES NA
NACIONALIDAD DESPLEGABLE Cuadernillo /Cédula de Extranjería/Pasaporte
/Certificado Laboral/Tarjeta de Extranjería Registrar todas las nacionalidades del extranjero.
OCUPACIÓN DESPLEGABLE
Cuadernillo / Pasaporte /Certificado
Laboral/Formato Solicitud de Trámites/Formato
Único de Trámite
Registrar La ocupación más reciente.
ESTATURA DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Formato
Solicitud de Trámites/ Formato Único de Trámite Se registra utilizando la opción en cms.
NOMBRE DE MADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato solicitud trámites/Formato
Único de Trámite Para el formato de trámite, se toma el más reciente.
NOMBRE DE PADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato
Único de Trámite
NOMBRE OTRO
CONTACTO DIGITAR
Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato
Único de Trámite
NACIONALIZADO 7
NUMERO NACIONALIZADO NA NA No. Generado Automáticamente por el sistema a nivel nacional, al guardar lo
registrado en los campos de Nacionalizado.
DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que
autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería
FECHA NACIONALIZACIÓN DESPLEGABLE Carta de Naturaleza/Cédula de extranjería
CARTA NATURALEZA DIGITAR Carta de Naturaleza Corresponde al No. del documento que certifica la nacionalización.
FECHA CARTA SELECCIONAR Carta de Naturaleza Se selecciona en el calendario el No. de la carta de naturaleza.
DATO MINISTERIO DIGITAR NA
NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Carta de Naturaleza No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.
RESOLUCIÓN DIGITAR Carta de Naturaleza No. de Resolución, si se tiene.
MOTIVO MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)
FALLECIDO 5
NÚMERO FALLECIDO DIGITAR Registro Civil de Defunción, notificación de la
embajada (cuando fallece fuera del país)
Se digita el No. de certificado de defunción. En caso de que se encuentre una
carta de la embajada, se tomará los datos que aparezcan en la misma.
DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que
autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería
FECHA DE
FALLECIMIENTO 0
Registro Civil de Defunción/ notificación de la
embajada)
Se selecciona en el calendario la fecha de fallecimiento, únicamente la que
aparezca en el certificado de defunción.
REGISTRO DEFUNCIÓN DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la
embajada) Digitar el número que aparece en el registro como indicativo serial.
NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de la
embajada) No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.
INGRESE EL MOTIVO DE
LA MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna/ notificación de la embajada) Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)
TOTAL DESPLEGABLE 13
TOTAL SELECCIONAR 6
TOTAL DIGITAR 17
TOTAL CAMPOS 36
Nota: Si la información no aparece en los documentos fuente, no se actualiza en el PLATINUM.
- Producto:
Aplicativo PLATINUM actualizado en sus módulos “datos básicos”, “datos generales”,
“nacionalizados”, “fallecidos” y “documentos”, según información contenida en los
expedientes físicos de las historias de extranjeros.
El cobro de la actualización del módulo “documentos”, se hará por documento (visa,
pasaporte, cedula de extranjería) que se requiera actualizar en el aplicativo, es decir la que
Página 10 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
se encuentre en formato físico en el expediente, pero que en el historial del mencionado
módulo no se registre.
El contratista deberá contar con las instalaciones locativas el equipo de cómputo requerido
para adelantar el proceso, así como la conectividad para el acceso remoto al aplicativo
La comunicación entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada
por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia. El enlace
debe ser dedicado y mínimo de 4 Gb y contratado con el proveedor que durante la ejecución
del contrato tenga Migración Colombia para tal fin.
Los puntos de RED para los funcionarios del contratista dedicados para el acceso de
PLATINUM deben estar configurados bajo una Red Independiente de la del contratista, ya
sea con una VLAN o físicamente con acceso a la red del contratista.
Los datos para la actualización del aplicativo se toman de los expedientes físicos
correspondientes a la serie documental “Historias de Extranjeros” que se entregan al
contratista en custodia.
Para la prestación del servicio Migración Colombia capacitará al personal del Contratista
respecto al uso del aplicativo, una vez suscrita el Acta de Iniciación.
Organización de archivos (Intervencion de 400 Metros Lineales en total)
Organización archivística y actualización de inventarios documentales de los Archivos de
Migración Colombia, para lo cual debe desarrollar la “Metodología para la organización de
los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia. El
proceso de organización se ejecutará en las instalaciones del proveedor del servicio.
- Actividades
Dentro del proceso de organización se debe contemplar procedimientos relacionados con:
Unificación de documentos y carpetas a las historias de extranjeros.
Página 11 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
Se entiende por unificación, colocar al lado o dentro del expediente de la Historia de
Extranjero la documentación entregada por el DAS en proceso de supresión de las
Seccionales del Departamento Administrativo de Seguridad DAS.
Integración de los documentos de las carpetas y documentos de las seccionales al expediente.
Ordenar los documentos, respetando los trámites en concordancia con lo estipulado en la
“Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros”
suministrada por Migración Colombia.
Selección natural de copias
Identificación de duplicidad de documentos para posterior eliminación en concordancia con
lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de
Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.
Foliación
Verificación y corrección de la foliación del expediente en concordancia con lo estipulado
en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros”
suministrada por Migración Colombia.
Actualización de los inventarios documentales. Registro de la actualización de datos en el
inventario documental en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la
organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración
Colombia.
- Producto
1. Archivos Organizados (400 ML Archivo Organizados). 2. Suministro de personal.
Metro Lineal = 6200 folios
6200 folios = 78 expedientes (promedio de folios por expediente 80)
Página 12 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
4.3 Qué no incluye
No incluye todos aquellos servicios, insumos, equipos, personal y/o
actividades no descritas explícitamente en la presente oferta.
4.4 Responsabilidades a cargo de 4-72
Aplicar los procesos archivísticos de identificación, selección, clasificación,
ordenación y descripción de los expedientes, como mínimo los previstos en el
artículo 22 del Título V de la Ley 594 del 2000. “Procesos archivísticos. La gestión
de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos”. Aplicar la metodología para
organización de las historias de extranjeros.
Garantizar la confidencialidad de los documentos tanto virtuales, electrónicos, y
físicos entregados para su administración, según normatividad vigente.
SPN se compromete a que todas las plantillas que se utilizan actualmente durante
la ejecución del contrato se ciñan a los diseños establecidos por el Ministerio.
Remitir mensualmente al supervisor del contrato un informe donde se evidencie el
estado del inventario del archivo de gestión, unidades de conservación y metros
lineales intervenidos.
4.5 Obligaciones generales
En caso que SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. tenga la condición de
encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 d) de la Ley Estatutaria
1581, de 17 de octubre de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales, en adelante LEPD, por cuanto el objeto del
contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales responsabilidad del
Página 13 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
CLIENTE por parte del SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., éste último se
obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie
de aspectos identificados a continuación.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. se compromete y obliga a guardar
secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en
virtud del presente contrato. Igualmente, custodiará e impedirá el acceso a los datos
personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización.
Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de
esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. únicamente tratará los datos
conforme a las instrucciones que reciba expresamente del CLIENTE, y no los
destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato.
Asimismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar
los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito,
por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su
conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa del CLIENTE,
comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera
encomendado la prestación de un servicio.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. manifiesta estar al corriente en lo que
concierne a las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos.
Asimismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de seguridad, así como
cualesquiera otras que le fueren impuestas, de índole técnica y organizativa,
necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. El
CLIENTE, previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad
que SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. debe acatar en cumplimiento de
las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio
contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos al CLIENTE, al igual
que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal
objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una
previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la
Página 14 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
devolución de los mismos garantizando al CLIENTE dicha conservación.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. podrá conservar, debidamente
bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación
con el CLIENTE En cualquier caso, SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A.
comunicará al CLIENTE cualquier incidencia que se produzca en ejecución del
presente contrato, que pueda afectar a la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos días a contar desde
la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento
de la misma, para que se adopten las medidas correctoras oportunas. Del mismo
modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las
obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción
de las medidas pertinentes, que se acata su contenido. Por otra parte, de
conformidad con lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de Protección de datos
personales el CLIENTE autoriza que sus datos, facilitados voluntariamente
formalizan la presente relación contractual, que formen parte de una base de datos
responsabilidad de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. y tratados con la
finalidad de gestionar el servicio contratado, así como remitirle información sobre
las novedades relativas a productos y servicios de la empresa. Por otra parte, se
informa que los datos serán tratados bajo los criterios de seguridad definidos en la
política de tratamiento desarrollada por SERVICIOS POSTALES NACIONALES,
S.A. cuya consulta puede llevarse a cabo en la siguiente página web: www.4-
72.com.co. Así mismo, le informarnos que puede ejercer los derechos de consulta
y reclamo sobre sus datos mediante escrito dirigido a SERVICIOS POSTALES
NACIONALES, S.A. en la siguiente dirección: [email protected].
El valor tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al momento de
suscribir el contrato, en el evento que se incrementen las tarifas se comunicará al
cliente por escrito dentro de los quince (15) días calendario antes a la correcta
presentación de la factura.
Para el trámite de nuevos contratos, prórroga, adición y/u otro sí de los contratos
vigentes, se deberá entregar o enviar al Profesional Comercial los documentos de
Página 15 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
dicha solicitud con al menos quince (15) días hábiles de antelación con los
respectivos soportes (CDP, minuta, entre otros).
Las solicitudes de prórrogas y adiciones a los contratos suscritos con nuestros
clientes, crea una ampliación del tiempo estimado, generando un incremento de
recursos no proyectados al contrato inicial, por tal razón 4-72 realizará una nueva
oferta donde se evaluará financieramente la rentabilidad inicial del proyecto y se
condicionará a las estipulaciones técnicas y económicas del portafolio actual, por lo
tanto al cliente se le presenta nuevamente el portafolio donde el contrato estará
sujeto a modificaciones. La propuesta comercial deberá estar en línea con el objeto
del contrato.
El perfeccionamiento de los contratos se debe entender con la firma del acta de
inicio, lo que da el aval para la ejecución de los mismos.
Las negociaciones que requieran personal, los tiempos para el suministro después
de firmado el contrato y su acta de inicio son los siguientes:
CANTIDAD CANDIDATOS
DÍAS HÁBILES REQUERIDOS
UBICACIÓN
DE 1 A 30 5 - 8 días BOGOTÁ
DE 1 A 30 8 – 15 días NIVEL NACIONAL
Más de 30 A Convenir NIVEL NACIONAL
Tiempos contados a partir del recibo de la solicitud del formato presentado por el
Profesional de Mercado Corporativo, a la Jefatura de Contratos Externos especifica
salarios, cargos, fechas de ingreso, horarios de trabajo y perfiles solicitados.
Los insumos de papelería, impresoras, equipos de cómputo o cualquier otro que se
requiera por parte del cliente para la debida ejecución del contrato se deben
relacionar de forma específica su cantidad y características técnicas. De igual
manera, el tiempo de instalación o entrega se contara a partir de la firma del acta de
inicio y el tiempo requerido para su entrega será de acuerdo con la cantidad y
características de los mismos.
Para la generación de horas extras por parte del personal deberá concertarse
primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica establecer la
Página 16 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
naturaleza de las mismas, su viabilidad y cronograma de elaboración ya que estas
generaran un costo adicional al estipulado en la tarifa.
Para el reemplazo del personal concerniente al proyecto o proceso se deberá
concertarse primero con Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica
establecer la naturaleza de los mismos, su viabilidad y cronograma de elaboración
teniendo en cuenta que estos generan unos tiempos, posibles costos adicionales al
estipulado en la tarifa.
En caso de suscitarse un reemplazo debe incluirse la justa causa de acuerdo a los
siguientes parámetros: el reemplazo no implica la reducción del personal del equipo
de trabajo inicialmente contratado. El tiempo de contratación a nivel nacional es de
mínimo de 8 a 15 días entre (*). No es viable realizar un retiro del personal sin que
medie justa causa. La entidad por conducto del interventor deberá enviar informe
donde se describa los hechos, (novedades) en modo, tiempo y lugar y remitir a
contratos externos los soportes suficientes para motivar la carta de terminación del
contrato laboral.
Dentro del proceso no se cuenta con suministro de elementos de seguridad
industrial ni de salud ocupacional, de ser requeridos deberá concertarse primero con
Servicios Postales Nacionales, ya que para ello implica establecer la naturaleza de
los mismos, su viabilidad, cantidades, características y cronograma de entrega, ya
que estos generaran un costo adicional al estipulado en la tarifa.
Servicios Postales Nacionales no suministrara insumos ni papelería adicional para
el proceso y contemplados dentro del contrato inicial, de ser requeridos estos
entraran a ser costeados adicionalmente al contrato.
Servicios Postales Nacionales podrá modificar sus Tarifas a través de resolución
emitida para tal efecto durante el año que actualmente se desarrolle, las cuales
serán notificadas por escrito para que se tengan en cuenta en el proceso de
facturación. El valor del tarifario a cobrar por el servicio prestado es el vigente al
momento de suscribir el contrato, en el evento que se incremente estas tarifas se
comunicara al cliente por escrito, dentro de los 15 días antes a la correcta
presentación de la factura”.
Página 17 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
El tiempo de ausencia del personal por ausencias justificadas es de 48 horas a partir
de la comunicación de la novedad; igualmente el área de contratos externos habilito
el correo [email protected] para remitir información relacionada
con los colaboradores asignados a la entidad.
4.6 Responsabilidades a cargo del CLIENTE
1. Migración Colombia se compromete a pagar oportunamente el valor del contrato de
conformidad con lo estipulado en este mismo documento.
2. Designar al funcionario que ejercerá la supervisión y el control de ejecución del
contrato, quien estará en permanente contacto del contratista para la coordinación
de cualquier asunto que así se requiera.
3. Suscribir a través del supervisor del control de ejecución del contrato los documentos
y actas que sean necesarias durante el desarrollo del contrato.
4. Informar de manera inmediata acerca de cualquier circunstancia que amenace
vulnerar los derechos de SPN, al igual que cualquier perturbación que afecte el
desarrollo normal del contrato.
5. Entregar al inicio del contrato las políticas, manuales, procedimientos, T.R.D, T.V.D,
inventarios, C.C.D y demás herramientas archivísticas que se requieran para la
correcta ejecución del contrato.
6. Migración Colombia entregará con la firma del acta de inicio del contrato la totalidad
de la documentación objeto de intervención (tarjetas decadactilares, historias de
extranjeros y documentación a insertar.
7. Migración Colombia realizará la entrega de la documentación con verificación a nivel
de caja.
8. Instalación, licencias, soporte, mantenimiento y puesta en funcionamiento del
aplicativo PLATINUM en los equipos de cómputo de 4-72 a partir de la fecha de
perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.
9. En caso de no poder realizar la instalación del aplicativo en el hardware de 4-72 el
costo adicional será asumido por el cliente.
Página 18 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
10. Avalar u objetar los informes periódicos presentados por el coordinador del proyecto
por medio de actas, detallando el estado actual o las observaciones a que haya lugar
según el cronograma establecido, esto con el fin de realizar los ajustes pertinentes
en el momento adecuado, de no existir aceptación o rechazo formal por escrito por
parte del supervisor durante los cinco (5) días hábiles posteriores de la entrega del
informe, se dará por entendido el cumplimiento parcial del objeto del contrato y
facultara a SPN a presentar la respectiva factura
por el servicio prestado por el periodo ejecutado. De no cumplirse por parte del
supervisor del cliente las condiciones pactadas en el presente numeral para la
respectiva aceptación, rechazo y/o pago SPN detendrá la ejecución del contrato
hasta tanto sean subsanadas las diferencias entre las partes, los costos adicionales
que se generen por causa de la demora del cliente aceptación, rechazo y/o pago de
la factura correspondiente serán imputables al cliente.
11. Instalar y configurar el aplicativo PLATINUM en los equipos destinados por SPN 4-
72 para tal fin, de tal manera que nuestro equipo de trabajo pueda actualizar los
registros en dicha herramienta sin ningún contratiempo a partir de la fecha de
perfeccionamiento del contrato y/o firma del acta de inicio.
4.7 Entregables
SPN 4-72 presentará al supervisor del contrato un informe parcial mensual de
ejecución y hallazgos los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente mes.
SPN 4-72 entregará al finalizar el contrato un informe consolidado con los
inventarios en el respectivo FUID de la Serie Documental intervenida en formato
Excel y el inventario de eliminación.
4.8 Horarios
Lunes a viernes entre las 7:30 a.m. a 5:30 p.m.
Página 19 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
4.9 Tiempo de ejecución
PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución de la presente oferta será por el término de
OCHO (8) MESES, contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio, una vez
legalizado, perfeccionado y cumplidos los requisitos legales y presupuestales de ejecución.
Adicional al plazo de ejecución de OCHO (8) meses, SPN 4-72 contará con un mes
adicional previo a la suscripción del acta de inicio y posterior a la firma del contrato, con el
fin de adelantar los procesos logísticos previos requeridos para la correcta ejecución del
contrato. Parágrafo: MIGRACION COLOMBIA, no se hará responsable, ni reconocerá valor
alguno, como consecuencia de las actividades desarrolladas o ejecutadas por SPN 4-72
por fuera del plazo de ejecución del contrato; salvo que se haya efectuado la
correspondiente adición y/o prórroga.
4.10 Personal que suministrará 4 -72
El personal suministrado será el netamente cotizado para el proceso y solicitado de acuerdo
a las cantidades descritas, de requerirse otro adicional deberá ser cotizado por el contratista
El suministro de personal se realizará dentro de los tiempos establecidos en la propuesta.
CARGO FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
GERENTE DE PROYECTO
Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y/o Archivista.
Homologable a ingeniería industrial,
administración pública, derecho,
administración de empresas o carreras afines.
Tres (03) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión
documental. Experiencia de dos (02) años en administración de personal y orientación en
servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de
correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público. Experiencia en
consultoría de soluciones corporativas de gestión de documentos; diagnósticos de gestión
integral de documentos, elaboración e implementación de TRD y TVD.
COORDINADOR Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y/o Archivista.
Dos (2) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión
documental Experiencia de dos (2) años en administración de personal y orientación en
servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de
correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público.
TÉCNICOS DE ARCHIVO
Técnico de archivo o estudiante últimos
semestres Sistemas de Información,
Archivística y/o Bibliotecología
Experiencia relacionada de un (1) año certificado como técnico de archivo, experiencia en
coordinación de personal y digitación.
AUXILIARES DE ARCHIVO Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año como auxiliar en archivo, correspondencia,
digitación y radicación de documentos.
DIGITADORES. Inventario. Inv. Eliminación.
Control calidad Bachiller Académico
Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión
documental.
DIGITADORES. Actualización PLATINUM Bachiller Académico Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión
documental.
Página 20 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
4.11 Suministros y equipos por parte de 4-72
ITEM DESCRIPCIÓN
1 Puesto de trabajo (con red: computador - mesa - silla - red 10 mb
- pto electrico)
Especificaciones tecnicas de los equipos
Página 21 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
5. PROPUESTA ECONÓMICA: precio incluido IVA
6. FORMA DE PAGO
Pagos mensuales de acuerdo a los servicios prestados por SPN cada mes ejecutado
durante la vigencia del contrato y / o hasta agotar los recursos lo primero que ocurra.
7. VALIDEZ DE LA OFERTA
Esta oferta tiene validez de quince (15) días calendario.
ITEM UNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD COSTO UNITARIO
SIN IVA
COSTO
UNITARIO CON
IVA
PROYECCION
EN MESES FRECUENCIA COSTO TOTAL CON IVA
Custodia de cajas Ref. X200 /
Costo presentado por 8 mesesCajas Ref. X200 26000 1.161$ 1.347$ 8 280.095.227$
Traslado inicial de la
documentación Cajas Ref. X200 26000 1.886$ 2.187$ 1 56.872.127$
Entrega de documentación
verificacion a nivel de caja Cajas Ref. X200 26000 1.650$ 1.914$ 1 49.763.111$
Servicio de consulta
normal en sitio Caja Ref. X200 500 4.714$ 5.468$ 8 21.873.895$
Servicio de consulta
urgente en sitio Caja Ref. X200 100 10.595$ 12.290$ 8 9.832.316$
Área de trabajo.
Metros cuadradosMetro Cuadrado
35 70.879$ 82.220$ 8 23.021.564$
Incorporacion de folios FOLIO 3569 1.102$ 1.279$ 8 36.508.012$ Actualizacion de registros en
Aplicativo Platinum. REGISTRO 16000 4.752$ 5.512$ 1 88.188.660$
Organización Archivos Metro Lineal 400 1.291.338$ 1.497.953$ 1 599.181.009$
1.165.335.922$ TOTAL IVA INCLUIDO
Página 22 de 22
Aprobado en Acta N° 051 en sesión del día 16-02-2016. Elaborada por Diana Graciela Trujillo
8. CONFIDENCIALIDAD
El presente documento desarrollado por 4-72 S.A., presenta información de carácter
CONFIDENCIAL, con el único propósito de acercar posturas comerciales con SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A. 4 -72 prohibiendo expresamente la publicación, divulgación
y utilización de su contenido para fines propios o de terceros no autorizados sin el previo
consentimiento expreso y por escrito de 4-72.
ADRIANA MARIA BARRAGAN LOPEZ PRESIDENTA 4-72 Servicios Postales Nacionales
TOTAL OFERTA CON IVA $ 1.165.335.922
REVISION 4-72 NOMBRE CARGO V.B.
SECRETARIA GENERAL
V. SAC
V. SOPORTE CORP.
V. COMERCIAL
Elaboro: Diana Trujillo
Top Related