OFICIOS DE REMISIÓN E INFORME
Oficio de Remisión al Ministro
Oficio de Remisión al Titular Subordinado
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME ESPECIAL DE CONTROL INTERNO
Nº DAG-I-13-2017
“EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO DE
DONACIÓN DE VEHÍCULOS, LEY N°9078”
JUNIO, 2017
CONTENIDO
Página N°
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................... 10
1. INTRODUCCION ................................................................................................ 12
1.1. Origen del estudio ..................................................................................... 12
1.2. Antecedentes ............................................................................................ 12
1.3. Objetivo general del estudio ................................................................... 13
1.3.1.Objetivos específicos ................................................................................ 13
1.4. Alcance y período del estudio ................................................................ 13
1.5. Declaración de cumplimiento de normas ............................................ 13
1.6. Normativa aplicable ................................................................................. 13
1.7. Comunicación de resultados .................................................................. 14
1.8. Valoración de riesgo ................................................................................. 14
2. RESULTADOS .................................................................................................. 17
3. CONCLUSIONES ............................................................................................... 53
4. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 57
5. ANEXOS ............................................................................................................ 58
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RESUMEN EJECUTIVO
Este informe especial sobre el Proceso de Donación o Remate de
Vehículos en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y
Seguridad Vial N° 9078, se desarrolló de acuerdo con lo establecido en
el Plan Anual de trabajo 2017, de esta Auditoría, específicamente lo
que indica el punto N°69. El objetivo general fue “Verificar el
cumplimiento normativo del Proceso de Donación de Vehículos según la Ley
N°9078. Lo anterior para cumplir con lo establecido en el artículo N° 22
incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno.
Para desarrollar la evaluación se desarrollaron los siguientes objetivos
específicos:
2. Determinar el cumplimiento de las funciones del Proceso de Donación
de Vehículos, según la Ley N°9078.
3. Determinar el cumplimiento de los procedimientos asignados al Proceso
de Donación de Vehículos, según la Ley N°9078.
4. Evaluar los avances del Proceso de Donación de Vehículos desde su
creación, valorando los logros alcanzados.
5. Evaluar el componente tecnológico que se utiliza en el Proceso de
Donación de Vehículos, según la Ley N°9078.
Se detectaron una serie de debilidades durante la ejecución del
presente estudio, las cuales se detallan a continuación:
Se evidencia una ausencia de supervisión, ya que al revisar el cumplimiento
de las metas se observan incumplimientos a las mismas, al no cumplirse los
planes se evidenció que la Planificación no fue adecuada, ya que no se
valoraron los riesgos que obstaculizarían el logro de los objetivos previstos.
En cuanto al cumplimiento de funciones, se encontraron debilidades en los
expedientes de los vehículos donados, específicamente en las Actas de
Entrega de Vehículos, así como la existencia de Organizaciones Donatarias
que no tienen actualizados sus registros en el Ministerio de Hacienda, sin
embargo, fueron sujeto de Donación, ningún expediente mantiene el
informe con el destino que le han dado a las donaciones recibidas y
finalmente, no existe un criterio que permita determinar por qué hay
Organizaciones que han recibido diferentes cantidades de vehículos
donados.
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Las deficiencias encontradas durante el desarrollo del estudios generan
incumplimientos con respecto a la normativa evaluada, por lo anterior no es
posible darle seguimiento al destino de las donaciones.
Producto de las donaciones realizadas se ha generado chatarra no
identificada, la cual representa un peligro a la salud por los posibles criaderos
del AEDES AEGYPTI y AEDES ALBOPICTUS, transmisor del Dengue, Zika, lo
anterior evidencia la poca o ninguna fiscalización realizada por el Proceso
de Donación de Vehículos.
Se detectaron debilidades en los controles que garantizan la seguridad de la
información, debido al uso de plantillas de Excel para el registro de
información.
Existen deficiencias en la forma en que se lleva el proceso de respaldo de
información, para garantizar la trazabilidad de la información.
Adicionalmente, no se cuenta con el sistema de información al que hace
referencia la normativa evaluada y el cual no se implementó.
Finalmente, dado que mediante el Decreto Ejecutivo N°40089-MOPT y a
partir del 19 de diciembre del año 2016, el Proceso denominado “Proceso
de Donación de Vehículos en aplicación a la Ley de Tránsito por Vías
Públicas y Terrestres y Seguridad Vial N°9078” se trasladó al Consejo de
Seguridad Vial, se emiten conclusiones sobre lo actuado por dicho Proceso,
que evidencian oportunidades de mejora en atención al nuevo
procedimiento denominado “Procedimiento de Urgencia para la Donación
de los vehículos detenidos por Infracción a la Legislación de Tránsito, que se
encuentran a la orden de la Autoridad Administrativa del Ministerio de Obras
Públicas y Transportes y del Consejo de Seguridad Vial”.
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“EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO DE DONACIÓN DE
VEHÍCULOS, LEY N°9078”
1. INTRODUCCION
1.1. Origen del estudio
Este estudio forma parte del Plan de Trabajo 2017, específicamente el punto
N°69 y se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control
Interno N° 8292, artículo N° 22, incisos a) y b).
1.2. Antecedentes
La Auditoría no ha realizado estudio de control interno sobre el Proceso de
Donación de Vehículos según la Ley N°9078, sin embargo, en el año 2014 se
emitió el informe AG-I-59-2014, denominado “Evaluación del control interno
en los Depósitos de Vehículos Detenidos de la Dirección General de Policía
de Tránsito”, en el cual se incluyó un apartado que analizaba de manera
general las actividades que iba a iniciar dicho Proceso.
Mediante la Directriz No. 001283, del 14 de octubre de 2013, el señor Ministro,
resolvió la conformación de un equipo de profesionales que se
responsabilizarían de dar cumplimiento al Transitorio I y al artículo N° 155 de
la Ley N° 9078.
De forma complementaria, en noviembre de 2013, se oficializa el “Manual
de Procedimientos para el Proceso de Donación o Remate de Vehículos en
Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial
N° 9078.”
La finalidad de esta Dependencia es efectuar la donación de los vehículos
detenidos por infracciones a la Ley N° 7331, antes del 28 de febrero de 2010,
que no fueron retirados por los propietarios y se mantienen ubicados en los
patios de las Delegaciones de la Policía de Tránsito, patios de los planteles
del Ministerio de Obras Públicas y Depósitos de Vehículos Detenidos.1
1 Manual de Procedimientos para el Proceso de Donación o remate de vehículos en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías
Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078, página 5, renglones del 1 al 10.
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1.3. Objetivo general del estudio
Verificar el cumplimiento normativo del Proceso de Donación de Vehículos
según la Ley N°9078.
1.3.1. Objetivos específicos
1.3.1.1 Determinar el cumplimiento de las funciones del Proceso de
Donación de Vehículos, según la Ley N°9078
1.3.1.2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos asignados al
Proceso de Donación de Vehículos, según la Ley N°9078.
1.3.1.3 Evaluar los avances del Proceso de Donación de Vehículos desde
su creación, valorando los logros alcanzados.
1.3.1.4 Evaluar el componente tecnológico que se utiliza en el Proceso de
Donación de Vehículos, según la Ley N°9078.
1.4. Alcance y período del estudio
El estudio se desarrolló para el periodo comprendido entre el 14 de octubre
2013 y 19 de diciembre de 2016.
Mediante el Decreto Ejecutivo N°40089-MOPT y a partir del 19 de diciembre
del año 2016, el Proceso denominado “Proceso de Donación de Vehículos
en aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres y Seguridad
Vial N°9078” se trasladó al Consejo de Seguridad Vial, para lo cual se firmó
un Convenio de Cooperación Institucional que regulará las actividades de
dicho Proceso.
1.5. Declaración de cumplimiento de normas
De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para el
Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las
actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la
citadas normas, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia.
1.6. Normativa aplicable
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma
N° 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, mediante la aplicación de:
Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres y Seguridad Vial N°9078,
publicada en La Gaceta Nº 207 del 26 de octubre de 2012.
Ley General de Control de Interno Nº 8292, publicada en la Gaceta
No. 169 de 4 de setiembre de 2002.
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Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CODFOE),
publicadas en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de 2009.
Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-
2014), publicadas en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
(R-DC-119-2009), publicadas en la Gaceta No. 28 del 10 de febrero de
2010.
Manual de Procedimientos para el Proceso de Donación o Remate de
Vehículos en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres
y Seguridad Vial N° 9078.
1.7. Comunicación de resultados
En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de
Resultados) de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el
26 de mayo 2017 se remitió borrador del informe en formato digital, al
Director de la División Administrativa, con oficio DAG-2017-1858, con el
propósito de su lectura previa a la conferencia final, a realizarse al sexto día
hábil de su recibo, a las diez horas en la Auditoría General. No obstante no
se hizo presente ni se recibieron observaciones.
1.8. Valoración de riesgo
De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para
el Sector Público, específicamente la Norma N° 305, para efectos de sus
estudios, el auditor debe determinar los riesgos asociados a los eventos y/o
actividades de mayor relevancia del Proceso que se estudia. En cuanto al
presente estudio, dichos riesgos se exponen en el siguiente cuadro:
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Detalle de los Factores de Riesgo del Proceso de Donación o Remate de
Vehículos en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres
y Seguridad Vial N° 9078
Factor de riesgo identificado Nivel de riesgo
Seguimiento de los Planes. Se identificó que no
se realizó una adecuada planeación dentro del
Proceso, que se encuentre alineada con los
objetivos y estrategias de la Institución.
Los factores de riesgo
identificados se
consideran en un nivel
ALTO, ya que nunca se
han realizado
evaluaciones de control
interno sobre el Proceso.
Se evidencia un
incumplimiento de metas,
en las revisiones
preliminares.
Se determina una
inadecuada planeación
asociada al cumplimiento
de metas.
Se encuentra que no hay
un seguimiento oportuno
al cumplimiento de los
planes.
Reputación e integridad. Las Jefaturas que
tenían a su cargo la revisión y el control, en
cuanto al cumplimiento de metas sobre la
donación de vehículos, exponen al Ministerio a
éstos riesgos, ante el incumplimiento de las
metas propuestas.
La evaluación del entorno en el que se
desenvuelve dicho Proceso. Es primordial
conocer los riesgos a los que se exponía dicho
Proceso, para evitar fallos en la consecución de
estrategias de desarrollo.
Actualización constante. Los cambios en las
leyes y regulaciones pueden amenazar la
capacidad del Proceso para llevar a cabo
acciones importantes.
Los riesgos a que está expuesto el Proceso no se
miden. No existe información Institucional sobre
el SEVRI-ASCI de este Proceso, para los años
2013-2014 y 2015. Lo anterior no les permite a los
encargados del Proceso ni a las Jefaturas
conocer los riesgos de dicho Proceso.
Para el periodo 2016 se realizó una valoración
de riesgos únicamente, sobre dos protocolos del
Proceso, sin embargo, dicho Proceso tiene un
total de 10 funciones, dos procedimientos y 7
Protocolos. Fuente: Datos obtenidos de la División Administrativa, de los Informes de SEVRI-ASCII y de las etapas preliminares del estudio
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Adicionalmente, esta Auditoría General implementó una Matriz de Riesgos, mediante la cual se hace una
valoración de factores de riesgo generales, que podrían afectar las funciones, procedimientos y protocolos del
Proceso evaluado. La metodología aplicada, señala, que el riesgo a nivel de procedimientos se mide por
diferentes componentes que se detallan en la Fig. N°1, así como la valoración de los mismos, los cuales indican
un nivel de riesgo ALTO en el Proceso de Proceso de Donación o Remate de Vehículos en Aplicación a la Ley
de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078.
Figura N°1
Evaluación del Riesgo del Proceso de Donación o Remate de Vehículos en Aplicación a la Ley
de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078
Fuente: Datos obtenidos de la información del Proceso de Donación o Remate de Vehículos en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078
Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto
Proceso de Donación o Remate de Vehículos
en Aplicación a la Ley de Tránsito por Vías
Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078
22
Procedimiento
Recursos asignados
al proceso objeto de
auditoría dentro del
alcance del estudio
Resultados del SEVRI
y ASCI Institucional
dentro del alcance del
estudio de auditoría
Porcentaje de
recomendaciones
cumplidas en relación con
las emitidas en los últimos
tres años
Denuncias recibidas
en los últimos tres
años y resultados de
su atención
Componente
tecnológico dentro
del alcance del
estudio de
auditoría
Factores de Riesgo
El proceso aporta valor a la
Administración (sirve para la
toma de decisiones
gerenciales, o es una carga
administrativa)
Riesgos reales
identificados por la
Auditoría dentro del
alcance
2 3 3 1 2
Ausencia de normativa
dentro del alcance del
estudio de auditoría
Evaluación del Riesgo *
Condiciones del Riesgo
1 3 2 3 2
Total de
Riesgo
¿Proceso vinculado con
objetivos institucionales?
Proceso controlado
adecuadamente por la
Administración.
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2. RESULTADOS
Como parte de la evaluación del cumplimiento de los objetivos específicos, se aplicó la herramienta diseñada
para determinar la observancia normativa relacionada con el Proceso de Donación de Vehículos, Ley N°9078,
cuyos resultados se detallan a continuación:
N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE DONACIÓN DE VEHÍCULOS, LEY N°9078 - FUNCIONES
1 Planear, dirigir, organizar, coordinar,
ejecutar, controlar y evaluar las
actividades relacionadas con el
proceso de donación o Remate de
vehículos, ley en aplicación al Artículo
No. 155 de la Ley No. 9078.
Parcial Se revisó la Resolución Ministerial
N°1283, del 14 de octubre del
2013, que corresponde a las
acciones que debe cumplir el
Proceso evaluado, así como a los
recursos que deben
proporcionarle las dependencias
involucradas en el mismo.
Se revisaron las disposiciones
emitidas para el cumplimiento de
metas, así como su oportuna
comunicación. Las mismas
correspondían a un total de 1900
vehículos por año, que debían ser
donados.
Se revisaron las matrices de
Desempeño Programático
Específico (MDPE), de los periodos
2014, 2015 y 2016, encontrándose
que las metas se programaron en
tiempo.
En cuanto a la planeación y
coordinación inicial, se encontró
que las mismas se realizaron,
siendo su comunicación
oportuna.
Hallazgo: Ausencia de
Supervisión
Sin embargo, en cuanto a la
supervisión, la misma no resultó
efectiva, dado que, al revisar el
cumplimiento de metas desde el
inicio de dicho proceso, se
observa un incumplimiento de las
mismas. (Ver Anexos N°1 y 2)
Lo encontrado evidencia un
incumplimiento de lo establecido
en las Normas de Control Interno
para el Sector Público,
específicamente lo establecido
en el inciso N° 4.5.1, sobre Supervisión constante…” El jerarca y
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Al respecto se encuentra que, en
el desarrollo de la actividad, la
jefatura encargada del Proceso
de Donación de Vehículos le
indica a su superior Inmediato, lo
siguiente para cada periodo:
2015:
Para los primeros trimestres
indica…” avances satisfactorios
en el proceso de donación, sin
embargo para el último trimestre
indica la necesidad de mayor
recurso humano…”
2016
La Jefatura indica:…”Mediante la
realización de inventarios,
liberación de gravámenes y
desinscripción en el Registro
Público y la posterior publicación
de la lista de vehículos en el Diario
Oficial La Gaceta, se espera
alcanzar la meta proyectada
para el presente ejercicio
económico…”
los titulares subordinados, según sus
competencias, deben ejercer una
supervisión constante sobre el
desarrollo de la gestión
institucional…”
De lo anterior se desprende que
los titulares subordinados son
responsables por el control
interno que funciona dentro del
Proceso de Donación de
Vehículos y debían ejercer una
adecuada supervisión, con la
finalidad de adquirir una
seguridad razonable sobre la
gestión de dicho Proceso.
Hallazgo: Incumplimiento de
metas
Al no cumplirse las metas
propuestas del Proceso
evaluado, se evidenció que la
Planificación no fue la
adecuada, ya que no se
valoraron los riesgos que
obstaculizarían el logro de los
objetivos previstos.
Lo anterior evidencia
incumplimientos con el inciso 3.3
de las Normas de Control Interno
para el Sector Público, 3.3
Vinculación con la planificación
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo) institucional…”La valoración del
riesgo debe sustentarse en un
proceso de planificación que
considere la misión y la visión
institucionales, así como objetivos,
metas, políticas e indicadores de
desempeño claros, medibles,
realistas y aplicables, establecidos
con base en un conocimiento
adecuado del ambiente interno y
externo en que la institución
desarrolla sus operaciones, y en
consecuencia, de los riesgos
correspondientes.
Asimismo, los resultados de la
valoración del riesgo deben ser
insumos para retroalimentar ese
proceso de planificación ,aportando
elementos para que el jerarca y los
titulares subordinados estén en
capacidad de revisar, evaluar y
ajustar periódicamente los
enunciados y supuestos que
sustentan los procesos de
planificación estratégica y operativa
institucional, para determinar su
validez ante la dinámica del entorno
y de los riesgos internos y
externos…”(el subrayado es
nuestro)
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
2 Dirigir la ejecución del Procedimiento
establecido en el Artículo No. 155 de
la Ley No. 9078, para la donación o
remate de vehículos no retirados de
los Depósitos de Vehículos Detenidos,
antes del 28/10/2010.
Si Para verificar el cumplimiento de
dicha función se aplicó una
revisión al procedimiento
denominado: “Selección y
avalúo de los vehículos y
chatarra objeto de donación o
remate en aplicación al artículo
N°155, Ley N° 9078.
Los resultados de la revisión al
cumplimiento de dicho procedimiento se encuentran en el
Procedimiento denominado:
SELECCIÓN Y AVALÚO DE LOS
VEHÍCULOS Y CHATARRA OBJETO DE
DONACIÓN O REMATE EN
APLICACIÓN AL ARTÍCULO N°155, LEY
N° 9078.
3 Preparar por medio de los asesores
jurídicos y personal administrativo, los
expedientes de los vehículos para
donar o rematar en aplicación de la
Ley No. 9078.
Parcial Producto de la evaluación de
esta función se encuentra que,
cada expediente se acompaña
de: Inventario, avalúo, estudio
registral, estudio de infracciones,
estudio de INS, pago de
marchamo, copia de documento
idóneo por parte del Poder
Judicial en donde hace constar
que el vehículo está a la orden
del COSEVI, copia de la
publicación en el diario oficial La
Gaceta del vehículo detenido
(donde se le informa al posible
dueño para que haga valer sus
derechos), copia de la
desinscripción en el Registro
Nacional de la Propiedad y la
resolución donde se hace la
recomendación de la donación.
En algunos casos, se imprimen
copias de las fotos del vehículo.
Los resultados de la revisión al
cumplimiento de dicha función
se amplían en el Anexo N°08, en
el cual se exponen las
debilidades encontradas.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
4 Tramitar el depósito de las placas
ante la oficina encargada del
Registro Nacional, solicitando su
respectiva destrucción, con base al
documento que los asesores jurídicos
del proyecto confeccionaran, previo
a que se señale los números de placas
metálicas o de papel que se deben
depositar.
Si Se revisó la documentación que
corresponde al acuerdo que
existe entre el Ministerio y el
Registro Nacional,
encontrándose que la función se
realiza mediante el envío de un
oficio al Registro Nacional con
grupos de placas, en el Registro,
las reciben para su destrucción.
Se encontró que la función se
realiza de acuerdo con lo que
indica la normativa evaluada.
5 Mantener informada a la Comisión de
Donaciones MOPT, sobre los trámites
realizados y cuando se produzcan las
desinscripciones de los vehículos para
donar o rematar en aplicación de la
Ley No. 9078.
Si Se revisan los documentos
enviados a la Comisión de
Donaciones, en donde se les
informa por medio de un oficio
sobre los trámites realizados y
cuando se producen las
desinscripciones de los vehículos
para donar, dicho documento
contiene un informe detallado de
los expedientes de cada vehículo
a donar. Dicha Comisión recibe
información sobre aquellos
vehículos que son sujetos de
donación, sobre el resto de
vehículos, no recibe ningún tipo
de información.
De acuerdo con la
documentación revisada, se
determinó que el Proceso de
Donación de Vehículos cumple
con la función indicada.
6 Solicitar a la Unidad de Placas del
Registro de Vehículos, la información
respectiva en la cual conste que las
placas del grupo de vehículos por
donar o rematar no se encuentran
No Aplica Se encontró que esta función fue
modificada por la Directriz N°
DRBM-CIR-004-2014 de la
Dirección del Registro de la
Propiedad Mueble, mediante la
Durante el proceso de
evaluación se revisó la Directriz
emitida por el Registro Nacional
en donde constan las
condiciones especiales
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
detenidas o que fueron destruidas en
su momento.
cual los abogados del Proceso de
Donación de Vehículos solicitan
la desinscripción de un vehículo y
en los casos que corresponda,
dan fe de que el vehículo no tenía
placas. Con lo anterior se agiliza
el trámite, ya que anteriormente
se enviaba un oficio al Registro
solicitando una certificación que
indicara el estado de las placas,
el tiempo que tardaba el Registro
en responder demoraba el
trámite de desinscripción de los
vehículos.
aplicables al Procedimiento de
desinscripción de vehículos. Al
revisar dichas condiciones, se
determinó que todas se cumplen,
lo anterior se verificó durante el
proceso de evaluación realizado
a la documentación de soporte
de los expedientes de los
vehículos donados.
7 Gestionar y dar seguimiento ante la
Proveeduría Institucional el remate de
los lotes de vehículos o chatarra en
aplicación del artículo No. 155 de la
Ley No. 9078.
No Aplica Esta función no la realizó el
Proceso de Donación de
Vehículos ya que no se realizó
ningún remate.
Para verificar el cumplimiento de
lo anterior se revisaron todas las
actas de donación enviadas a la
Comisión de Donaciones,
evidenciándose que,
efectivamente el Proceso de
Donación de vehículos no llevó a
cabo ningún proceso de remate.
8 Remitir el expediente administrativo
con todos los requerimientos a la
Comisión de Donación; una vez
desinscritos los vehículos que se
pretenden donar.
Si Se envía un documento a la
Comisión de Donaciones, el cual
contiene un informe resumen de
los vehículos por donar, dejando
los expedientes a la orden de la
Comisión, pero bajo custodia del
Proceso. Anteriormente, se
enviaban todos los expedientes a
La revisión de la documentación
indicó que la función se cumple
de acuerdo con lo estipulado en
la normativa evaluada.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
la Comisión, sin embargo, a
solicitud de esta misma y ante el
riesgo de pérdida por traslado, se
realiza como se indicó
anteriormente.
9 Coordinar la entrega de los vehículos
a los beneficiarios correspondientes,
una vez que se hayan cumplido todos
los procedimientos previos
establecidos en este Manual.
Parcial La entrega de vehículos a los
beneficiarios se hace posterior a
la firma de la Resolución por
parte del señor Ministro, la cual
debe ser notificada y se le da un
plazo perentorio para que se
haga efectiva la entrega de los
vehículos, para lo cual se elabora
un acta de entrega, la que es
firmada por un abogado del
Proceso, el beneficiario y el
responsable del Depósito o
Delegación en que se encuentra
el vehículo por donar, todos
firman el acta antes citada, lo
cual corresponde a la entera
satisfacción sobre la entrega y
recibo de los bienes donados.
Hallazgo: Debilidades en los
expedientes de los Vehículos
donados.
Para verificar el cumplimiento de
dicha función se revisaron las
Resoluciones emitidas por parte
del señor Ministro para cada
donación realizada por el
Proceso evaluado.
Se revisaron además, las Actas
de Entrega de Vehículos,
encontrándose las siguientes
debilidades:
1.El formulario utilizado no
corresponde a un documento
debidamente oficializado.
2.No tiene logo del Ministerio.
3.La información que se consigna
está escrita a mano.
Ver documento en Anexo N°3,
adjunto a este informe.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
La utilización de formularios no
oficializados genera riesgos de
continuidad y seguridad sobre la
información que se genera en los
mismos.
Lo anterior dado que en el
momento en que se emite dicho
documento el Proceso de
Donación de Vehículos ya
cuenta con la información de los
vehículos sujetos de donación,
por lo que la información no
debería estar escrita a mano,
generando adicionalmente, un
riesgo de inadecuada
transcripción de la información,
el cual pone en riesgo la
seguridad de la información del
Proceso.
Estas debilidades generan
incumplimientos con lo
establecido en la Ley General de
Control Interno N°8292,
específicamente lo establecido
en el artículo N°15, inciso b) Documentar, mantener actualizados
y divulgar internamente tanto las
políticas como los procedimientos
que definan claramente, entre otros
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo) asuntos, los siguientes:…”El diseño y
uso de documentos y registros que
coadyuven en la anotación
adecuada de las transacciones y los
hechos significativos que se realicen
en la institución. Los documentos y
registros deberán ser administrados
y mantenidos apropiadamente…”
(el subrayado es nuestro)
Se presentan además,
incumplimientos con lo indicado
en las Normas de Control Interno
para el Sector Público, en el
punto 4.4.2 Formularios uniformes ...”El jerarca y los titulares
subordinados, según sus
competencias, deben disponer lo
pertinente para la emisión, la
administración, el uso y la custodia,
por los medios atinentes, de
formularios uniformes para la
documentación, el procesamiento y
el registro de las transacciones que
se efectúen en la institución…”(el
subrayado es nuestro)
Finalmente, el no utilizar el logo
de la Institución genera un riesgo
de imagen, máxime que el
documento es firmado por
Instituciones y Organizaciones
que son ajenas al Ministerio.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
10 Informar trimestralmente a la Jefatura
inmediata, Oficialía Mayor, Comisión
de Donaciones y al Ministro, de los
trámites del proceso de donación o
remate de vehículos, en aplicación
del Artículo No. 155 de Ley No. 9078.
Si Se revisaron los informes emitidos
por parte del Proceso de
Donación de Vehículos,
encontrándose que los mismos
fueron emitidos de forma
trimestral y en tiempo a las
dependencias que indica la
normativa.
La información que corresponde
al cumplimiento de dicha función
se considera suficiente y
competente.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Procedimiento denominado: SELECCIÓN Y AVALÚO DE LOS VEHÍCULOS Y CHATARRA OBJETO DE DONACIÓN O REMATE EN
APLICACIÓN AL ARTÍCULO N°155, LEY N° 9078.
11 El Encargado del Proceso de
Donación de Vehículos
confeccionará el Programa de
Trabajo para el Proceso de
donaciones o remate de vehículos y
establecerá las prioridades por región
y ubicación de cada vehículo objeto
de donación. Así también ordenará y
coordinará con los funcionarios
respectivos para que se realicen las
actividades necesarias relacionadas
con el proceso de donación o remate
de vehículos
Solicita al encargado del
Departamento de Vehículos
Detenidos y a los jefes de cada
Delegación de Tránsito, la
información, vía digital y documental,
en un listado de los vehículos o de la
chatarra de éstos, que se encuentren
a la orden de la autoridad judicial o
administrativa y que no se hubiere
gestionado su devolución trascurridos
tres meses siguientes a la firmeza de la
determinación que produce cosa
juzgada o agotada la vía
administrativa, sin que se haya
presentado algún interesado a
Parcial Para verificar el cumplimiento de
dicha actividad se solicitaron las
bases de datos de los Depósitos
de los Depósitos de Vehículos
Detenidos, a saber: Cartago,
Ciudad Quesada, Metalco y
Pavas.
Los controles que se llevan sobre
dichas bases de datos, así como
el uso que se le da a las mismas se
exponen en los Informes
trimestrales y en el Programa de
Trabajo del Proceso de Donación
de Vehículos.
Hallazgo: Insuficiencia en los
controles que garantizan la
Seguridad de la Información.
Se procedió con el análisis de las
bases de datos proporcionadas,
lo que permitió evidenciar la
existencia de hojas de Excel,
donde se registra información
relacionada con vehículos
detenidos que van a ser
donados, sin embargo no
brindan condiciones razonables
de seguridad, que permita
conocer los cambios o
modificaciones que ha tenido la
información en el tiempo.
Esta medida carece de bitácoras
o pistas de auditoría que permita
determinar la trazabilidad de la
información.
Por esta razón, se determinó un
incumplimiento parcial a la
actividad del procedimiento
evaluado.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
reclamarlo. Dicha información
deberá ser remitida al Encargado del
Proyecto de Donación o Remate de
vehículos, en la primera quincena del
mes de noviembre del presente año y
en el formato siguiente:
Automóviles y Motocicletas:
Consecutivo
Ubicación
Fecha de ingreso
Placa
Número de motor
12 De acuerdo con lo establecido en la
Ley de Tránsito por Vías Públicas
Terrestres y Seguridad Vial Transitorio I,
y Artículo 155, Oficio No. DMOPT-4716-
2013 del 17 de setiembre del 2013,
suscrito por el Ministro e instrucción
001283 del 14 de octubre del 2013 y
con los recursos humanos y materiales
suministrados por el Director General
de la Policía Tránsito y la Dirección de
Equipo y Maquinaria, se continúa con
la realización de los inventarios de los
vehículos y chatarra (vehículo
degradado por el tiempo o por una
colisión), que se encuentran en
custodia; una vez efectuados los
inventarios, crea una base de datos
electrónica en Excel o cualquier otro
Parcial Para realizar las bases de datos
del Proceso de Donación de
Vehículos, se cuenta con que la
Dirección General de la Policía de
Tránsito por medio de los Jefes de
Depósitos o Delegaciones,
facilitan la información de los
vehículos detenidos, la cual se ha
definido por parte de esa
Dirección y la División
Administrativa, y de esta forma se
inicia el proceso legal de la
donación de vehículos.
Hallazgo: Diferencia en las
estructuras de bases de datos
utilizadas.
Las bases de datos que manejan
los Depósitos, no funcionan bajo
una estructura estandarizada,
sino que cada uno realiza un
registro de información distinto al
propuesto.
Por esta razón, se determinó un
incumplimiento parcial a la
actividad del procedimiento
evaluado.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
programa, para elaborar el informe
respectivo de vehículos (autos y
motos) con la siguiente información:
1. Nombre de la dependencia,
ubicación geográfica y teléfonos.
2. Número de placa (Si no ingresó con
placa se escribe la leyenda No Tiene
Placa.
3. Marca.
4. Numero de Motor
5. Número de Chasis o Vin
6. Número de Boleta
7. Autoridad Judicial o Administrativa.
Ejemplo:
Nota: Ninguna Columna debe de
quedar en blanco.
Una vez elaborado el Inventario de
Vehículos y Chatarra, lo imprime en
Original y 2 Copias, que respalda en
disco compacto y lo traslada
mediante Registro Interno, a:
-Original: Encargado del Proceso de
Donación o Remate de Vehículos, Ley
no. 9078.
-Copia; Jefatura del Departamento
Depósito de Vehículos Detenidos,
-Copia: Director General de la Policía
de Tránsito.
-Copia: Archivo.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Conforman lotes de vehículos o
chatarra, para que el perito
evaluador proceda a evaluar en
caso de remate.
El Jefe o Encargado respectivo,
controla que los vehículos y chatarra
inventariada permanezcan en el
lugar y no se trasladen a otra Unidad,
Delegación de Tránsito o Corredor
Vial.
13 Recibe el Inventario de Vehículos y
Chatarra, que se encuentra en
custodia en la dependencia
respectiva, (Unidad, Delegación de
Tránsito o Corredor Vial) y el disco
compacto, verifica la información, y
en caso de encontrar alguna
inconsistencia, coordina con los
funcionarios que realizaron el
inventario y personal administrativo,
para que se trasladen a la
dependencia a verificar el Informe.
Devuelve mediante Registro Interno,
el Informe y el disco compacto a la
dependencia respectiva.
En caso contrario que la información
este correcta, delega en funcionario
el ingreso al Sistema Donación de
Vehículos Detenidos (SIDONE) el que
una vez ingresado, lo traslada
Parcial La información se recibe a través
de un dispositivo USB (llave maya).
La información se verifica en el
momento en que se hace el
inventario.
El proceso de Donación de
Vehículos tiene un sistema
denominado SIDONE, el mismo
no ha sido implementado, la
Dirección de Sistemas de
Información está elaborando
dicho sistema, ya se han
realizado varias reuniones para
tal fin.
Hallazgo: Debilidad en el proceso
de respaldos de información.
La forma en que se realiza la
actividad, carece de controles
seguros para el respaldo de la
información, además se
encuentra desprovista de
medidas que garanticen la
trazabilidad de la información.
Hallazgo: Ausencia de un sistema
automatizado, para el control de
la información.
La carencia de un sistema de
información, contraviene no solo
la actividad que considera el uso
de una aplicación que provee
de medidas de seguridad
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
mediante Registro Interno al Asesor
Jurídico designado. Archiva disco
compacto.
Coordina el avaluó de los vehículos y
chatarra sujeta a remate.
razonable para la información,
sino que además va en contra
del artículo N°16 Sistemas de
Información, de la Ley General
de Control Interno, N° 8292, que
establece: …”Deberá contarse con
sistemas de información que
permitan a la administración activa
tener una gestión documental
institucional, entendiendo esta como
el conjunto de actividades
realizadas con el fin de controlar,
almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la
información producida o recibida en
la organización, en el desarrollo de
sus actividades…”
Por esta razón, se determinó un
incumplimiento parcial a la
actividad del procedimiento
evaluado.
Lo indicado en este hallazgo
queda evidenciado en el oficio
DI-IS-2017-0368 de fecha 31 de
mayo 2017, mediante el cual la
Dirección de Informática expone
lo siguiente:
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
1. El sistema se desarrolló bajo
los requerimientos de la
Comisión de Donación de
Vehículos en el año 2010.
2. Fue un desarrollo interno de la
Dirección de Informática que
inició y finalizó en el año 2010.
3. El sistema SIDONE
actualmente no está en
funcionamiento.
4. A la fecha no se han
generado nuevos
requerimientos sobre dicho
sistema.
5. No se ha solicitado la
reactivación del sistema.
6. No hay ninguna
dependencia que tenga
designada la Administración
del SIDONE.
7. No hay dependencias que
estén utilizando el citado
sistema.
Lo encontrado demuestra un
incumplimiento a las Normas de
Control Interno en el Sector
Público, específicamente lo
indicado en el inciso 1.2., inciso c)
que establece:…”Garantizar
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo) eficiencia y eficacia de las
operaciones. El SCI debe coadyuvar
a que la organización utilice sus
recursos de manera óptima, y a que
sus operaciones contribuyan con el
logro de los objetivos
institucionales…” (el subrayado no
corresponde con el original)
14 Remate de vehículos, Ley No. 9078
Confecciona expediente con la
Justificación del motivo de la baja y la
declaración del estado de los bienes
y cuando proceda, avalúo del(os)
bien(es).
Procede a incluir la información en el
Sistema Informático de Donación de
Vehículo (SIDONE) a utilizar en este
Proceso.
A los vehículos identificables objeto
de donación o venta se les
confeccionará el expediente, al cual
se le adjuntarán todos los
documentos que se originan en el
proceso:
Posteriormente, el Encargado del
proceso, procede a enviar un listado
a la Comisión de Donaciones del
Ministerio para que proceda a la
donación de la chatarra
correspondiente según lo referido.
No Aplica Se encontró que en cada
expediente se tiene la
información de cada caso en
forma individual, sin embargo, se
reitera que el SIDONE no está en
funcionamiento.
Posteriormente se envía un listado
a la Comisión de Donaciones
para que proceda a la donación
de chatarra, según lo referido.
Se evidencia que a la fecha no se
ha realizado ningún remate de
vehículos, por lo que no se ha
enviado a la Proveeduría
Institucional ningún expediente.
Los vehículos asignados al
Proceso de Donación de
Vehículos son los detenidos antes
del 28 de febrero de 2010, se
encontró que ninguno podía
circular, por lo anterior ninguno
fue sujeto de remate.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
En el caso de vehículos o chatarra
para remate remite el expediente a la
Proveeduría Institucional con la
información correspondiente.
Así mismo, remitirá a la Comisión de
Donaciones la lista de posibles
donatarios incluidos en el registro del
Ministerio de Hacienda, para que se
proceda a donar de conformidad al
orden lógico que establece el artículo
155 de la Ley 9078.
15 Recibe información, analiza los
posibles interesados en los bienes,
solicita documentos para determinar
la viabilidad de aprobar la donación;
para ello analiza solicitud, conoce de
la necesidad de la Dependencia
solicitante y el uso que le dará a los
bienes y además corrobora la
disponibilidad de los bienes en desuso
para aportar y así, conformar un
expediente con la información
respectiva.
Parcial Esta actividad le corresponde a
la Comisión de Donaciones, sin
embargo, es el Proceso de
Donaciones quien remite los
estudios previos sobre los
donatarios para ser valorados por
dicha Comisión.
Hallazgo: Deficiencias en los
expedientes de las
Organizaciones Donatarias.
Se encuentra que el Proceso de
Donación de Vehículos mantiene
un registro con 35 Organizaciones
Donatarias.
Se revisan los expedientes de
control que se mantienen sobre
dichas Organizaciones,
encontrándose las siguientes
debilidades:
1. Varias organizaciones no
tienen actualizados sus registros
en el Ministerio de Hacienda y sin
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
embargo, fueron sujeto de
donación.
2. Los expedientes no se
encuentran foliados.
3. Los expedientes mantienen
copias ilegibles.
4. En ningún expediente se
encuentra el informe detallado
con el destino de las donaciones,
dicho informe lo exige la
normativa.
5. No es posible determinar por
qué hay Organizaciones que han
recibido 217 vehículos y otra solo
35.
Lo encontrado evidencia
incumplimientos relacionados
con las Normas de Control
Interno para el Sector Público,
específicamente lo relacionado
con el apartado de Sistemas de
Información, en el punto 5.4, que
establece sobre la Gestión
documental…”El jerarca y los
titulares subordinados, según sus
competencias, deben asegurar
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo) razonablemente que los sistemas de
información propicien una debida
gestión documental institucional,
mediante la que se ejerza control, se
almacene y se recupere la
información en la organización, de
manera oportuna y eficiente, y de
conformidad con las necesidades
institucionales.(el subrayado es
nuestro)
Además la Ley N°8220,
establece en su artículo N°5…”
Para la rastreabilidad y el control de
los documentos al presentarse por
primera vez ante cualquier entidad
u órgano público, se creará un
expediente numerado y
foliado…”.(el subrayado es
nuestro)
Hallazgo: Ausencia de criterios
para elegir las Organizaciones
Donatarias.
En cuanto a que no existe un
criterio definido sobre la
cantidad de vehículos que se le
puede otorgar a cada
Donatario.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Lo anterior, evidencia una falta
de planeación por parte de
dicho de Proceso, de las
Jefaturas y de la Comisión de
Donaciones, ya que no se
demuestran los criterios utilizados
para otorgar diferentes
cantidades de vehículos a
organizaciones donatarias.
Ver Anexo N°4, del presente
informe.
Procedimiento denominado: REMATE DE VEHÍCULOS Y CHATARRA, LEY N° 9078.
16 Los vehículos no reclamados por el
interesado, que se encuentran en
buen estado tanto en carrocería y
mecánica, calificables como aptos
para circular, pueden ser rematados
para su uso - Ver oficio AL-2717-2013-,
siempre y cuando la base para
rematarlo sea superior al valor de
mercado del vehículo; la base del
remate es el avalúo correspondiente
levantado de acuerdo con los
procedimientos establecidos
legalmente, por lo que se deberán
consignar expresamente los
gravámenes y las anotaciones que
pesen sobre el bien.
No Aplica Se encontró que los vehículos
asignados al Proceso de
Donación de Vehículos son los
detenidos antes del 28 de febrero
del 2010.
A la fecha no se ha encontrado
ningún vehículo que esté apto
para circular, lo cual es el
requisito para realizar un remate.
Por lo anterior, a la fecha, no se
ha realizado ningún remate para
la venta de vehículos detenidos
al amparo de lo establecido en la
Ley N° 9078, Ley de Tránsito por
Se revisaron los expedientes de
vehículos donados,
encontrándose que
corresponden al periodo
indicado en la CONDICIÓN del
presente Procedimiento, por lo
que cumplen con la normativa
evaluada.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
La relación con el adjudicatario en el
remate, es únicamente para asegurar
la propiedad que asume con motivo
de haber sido ganador en el remate.
En encargado del Proceso de
Donación o Remate de Vehículos en
coordinación con la Comisión de
Donaciones del Ministerio realizan el
acto final; señalando cuáles serán los
vehículos a rematar y remiten el
expediente para que la Proveeduría
Institucional sean quién realice el
remate dentro de la normativa
existente para este tipo de actos,
para lo cual se establece un término
de tres meses a dicha Proveeduría
para que se confeccione el
procedimiento de remate de la Ley
No. 9078.
Indicarán que en el anuncio
respectivo debe consignarse,
expresamente los gravámenes y las
anotaciones que pesan sobre el bien.
Vías Públicas Terrestres y
Seguridad Vial. Los vehículos
detenidos posterior al 1° de marzo
del 2010, le corresponden al
COSEVI.
17 Colocan los vehículos que
correspondan en un predio que
permita realizar el proceso de
remate.(Visita de los interesados y
retiro de los bienes)
Concluido el procedimiento de
remate establecido en la normativa
No Aplica IGUAL AL PUNTO ANTERIOR IGUAL AL PUNTO ANTERIOR
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
antes mencionada, al adjudicatario
se le pondrá en posesión del bien por
medio de la autoridad administrativa
designada al efecto.
De existir inscripciones o anotaciones
relativas a créditos, con el producto
del remate se procederán a pagarlos.
En la resolución o el acuerdo en que
se apruebe el remate, se ordenará
cancelar las inscripciones o
anotaciones relativas a los créditos
una vez satisfechos, la que se
tramitará ante el Registro Nacional.
Protocolo denominado: PUBLICACIONES EN EL DIARIO OFICIAL LA GACETA.
18 Una vez identificados los vehículos
para donar o rematar, solicitará a la
Dirección de Proveeduría Institucional
del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes realizar el trámite de
publicación de un edicto en el diario
oficial La Gaceta, por una única vez,
del listado de los vehículos sujetos a
donación o remate, para notificar a
los propietarios e interesados a que se
apersonen a hacer valer sus derechos
dentro del plazo de 15 días hábiles de
conformidad con el artículo 155 de la
Ley 9078.
La publicación deberá tener la
información de las características
Si Se verificó que una vez
determinado que los vehículos
fueron detenidos antes del 28 de
febrero del 2010, se envió a la
División Administrativa, un listado
indicando las características
establecidas en el Manual,
información que se publica en el
Diario Oficial La Gaceta y se da
un plazo a los interesados para
que hagan valer sus derechos.
Transcurridos 15 días, se continúa
con el trámite de la donación.
Se revisan dichas Publicaciones y
su respectiva incorporación
De acuerdo con lo evaluado y
luego de la revisión de los
expedientes, el Proceso de
Donaciones cumple con lo
indicado en dicho Protocolo.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
básicas del vehículo como lo son:
número de placa, número de chasis,
número de motor, estilo, modelo,
estado del vehículo. En el caso de los
vehículos calificados como chatarra,
no identificables, el Edicto incluirá los
rasgos generales del material que se
va a donar o rematar.
Asigna los expedientes a los asesores
jurídicos del proceso para el
seguimiento, análisis y trámite
correspondiente.
Inician proceso de análisis, trámite y
seguimiento.
En los casos de trámite simple, una vez
pasados los quince días posteriores a
la publicación se realizara una lista
para que proceda a realizar la
donación correspondiente; que se
remite a la jefatura inmediata para el
trámite ante la Comisión de
Donaciones.
dentro de los expedientes que
fueron evaluados.
En los expedientes se incluye una
copia para luego continuar con
el trámite de desinscripción. Una
vez finalizado el estudio legal, el
abogado cierra el expediente
con una resolución
administrativa.
Posteriormente se pasa el
expediente a la jefatura para su
revisión y aprobación de traslado
a la Comisión de Donaciones.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Protocolo denominado: AVALÚO DE VEHÍCULOS Y CHATARRA DISPUESTA PARA DONACIÓN O REMATE EN LOS DEPÓSITOS DE
VEHÍCULOS DETENIDOS O DELEGACIONES DE TRÁNSITO.
19 Confrontan físicamente el listado
entregado por la jefatura del Proceso
de Donación o Remate, con la
existencia física según la placa y
número de vin del vehículo.
Toma fotografías del lote de vehículos
que se estudia, la cámara debe
plasmar la fecha y hora, de manera
que se observe el estado del lote
vehicular.
Coordinar con el vigilante del
Depósito para obtener las llaves del
vehículo para abrirlo.
Procede a indicar en el formulario de
avalúo del vehículo, las variables para
las cuales clasifica como chatarra,
entre ellas:
1.-Carrocería, estructura alterada o
reconstruido.
2.- Estructura con daño importante
por la corrosión en el tiempo.
3.-Mecánica: posibilidad de arreglo
mecánico, si no es posible indicar
razones.
4.-Se debe indicar en el avalúo si el
vehículo es apto para la donación o
el remate o si es chatarra.
Parcial Estas actividades se realizan en
conjunto con los mecánicos
asignados y los peritos
valuadores.
Al revisar la información
relacionada con este Protocolo
se encuentran deficiencias tales
como:
1. Dentro de los expedientes se
utilizan formularios no
oficializados para la
realización de los avalúos.
Aspecto que se desarrolla con
amplitud en el Anexo N°6.
2. No todos los expedientes
traen las fotografías que
indica la normativa.
Los vehículos que le
corresponden a este Proceso se
encuentran en estado inservible
por lo que no es posible realizar
un procedimiento de remate.
Se evidencia incumplimientos
que se exponen con amplitud en
el Protocolo denominado:
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN
LOS EXPEDIENTES DE DONACION O
REMATE DE VEHICULOS Y CHATARRA.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
5.- Una vez finalizado el avalúo de
cada vehículo el funcionario
responsable deberá colocar un sello o
marca de seguridad que hace
constar que el vehículo ya fue
oficialmente inventariado y tiene su
avalúo. El personal administrativo y
mecánico deben guardar la
información tanto física como
electrónica y entregarla al día
siguiente a la Jefatura del Proceso.
7.- En el caso del vehículo que se
declaren como inservibles o en
desuso, se levantará un Acta la cual
debe ser certificada por la Jefatura
del Proceso de Donación.
8.-En el caso de los vehículos
declarados inservibles o en desuso,
que no clasifican en la categoría de
chatarra, se incluirá la información en
cada expediente y se recomendará
la donación con el trámite
correspondiente.
El mecánico con el personal
administrativo, procederá a agrupar
los vehículos en lotes homogéneos de
hasta 300 unidades o más, utilizando
los elementos que estime necesarios,
entre los cuales, deberá indicar el
código del lote a que pertenecen, el
El Proceso hace grupos de 100
vehículos y no de 300 por una
cuestión de facilidad para el
momento de acomodarlos
dentro de los Depósitos.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
estado, las características que se
puedan determinar, para procurar
equidad y proporcionalidad entre
quienes integren el registro de
donatarios.
El expediente del vehículo en estudio
debe incluir la información requerida
y el coordinador del proceso le da
traslado a los abogados del proceso
para su análisis, trámite y
recomendación del punto de vista
jurídico.
20 Mantienen actualizado el Sistema de
Donación de Vehículos (SIDONE)
ingresan la información de la
ubicación, consecutivo, ubicación,
fecha de ingreso, placa, número de
motor número de vin, autoridad,
boleta de citación, estado y tipo,
inventario, avalúo, declaratoria de
desuso, publicación de edicto,
desinscripción del vehículo en el
registro, recomendación del proceso
de la donación a la Comisión del
Ministerio, Acuerdo de Donación de
la Comisión, Acta de entrega de los
vehículos donados, Salida de los
vehículos donados, archivo de
documentos.
No El Sistema de Donación de
Vehículos (SIDONE) no ha sido
implementado, la información se
maneja en una hoja electrónica
de Excel, con diferentes riesgos.
Hallazgo: Se desconoce la fecha
en que entra en funcionamiento
del SIDONE.
El procedimiento hace referencia
al uso de un sistema informático,
que no se encuentra en
funcionamiento, lo que resulta
contradictorio, a la actividad
señalada en el procedimiento.
Además, no se sabe en qué
momento será implementado el
sistema. El control utilizado, de
registrar la información en hojas
electrónicas de Excel, resulta
vulnerable al cambio.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Por esta razón, se determina un
incumplimiento a la actividad del
procedimiento evaluado.
Ver lo expuesto en el apartado
N°13.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Protocolo denominado: DOCUMENTOS QUE CONFORMAN LOS EXPEDIENTES DE DONACIÓN O REMATE DE VEHÍCULOS Y
CHATARRA
21 Conforman el expediente de la
donación o remate y adjunta la
siguiente información:
Estudio y Certificación Registral.
Estudio de infracciones de la
página digital oficial de COSEVI.
Inventario actualizado del
vehículo.
Formulario de avalúo interno
realizado por el mecánico
institucional (autorizado perito),
refrendado por un profesional
registrado en el Colegio
respectivo y debidamente
facultado por el Ministerio de
Hacienda para realizar avalúos de
bienes muebles.
Referencia de la publicación en el
Diario Oficial La Gaceta, referente
a la donación y el plazo de ley
para que los interesados hagan
valer sus derechos.
Parcial El Proceso de Donación de
Vehículos, preparó 3098
expedientes de los vehículos que
se han donado, del año 2014 al
2016.
Los expedientes mantienen una
guía para determinar si se
cumplió o no con todos los
requisitos que indica la normativa.
Como parte del estudio se
procedió a solicitar una muestra,
la cual corresponde a 100
expedientes.
Se encuentran deficiencias en la
revisión de los expedientes, tales
como:
1. El protocolo indica la
obligación de realizar un
estudio de infracciones en el
COSEVI, sin embargo, varios
expedientes no lo tienen.
2. Otros expedientes en la
Resolución final indican que el
vehículo no tiene deudas con
Hallazgo: Deficiencias en los
expedientes de los vehículos
donados
Se determinó la ausencia de
controles por parte de la
Jefatura, lo que ocasionó el
incumplimiento a lo establecido
en el Manual evaluado.
No existió una supervisión
constante sobre la elaboración
de dichos expedientes, que
garantizara uniformidad.
Incumpliendo con lo establecido
en las Normas de Control Interno
para el Sector Público,
específicamente con lo
establecido en los incisos 4.5.1
Supervisión constante que
establece…”El jerarca y los titulares
subordinados, según sus
competencias, deben ejercer una
supervisión constante sobre el
desarrollo de la gestión
institucional…”
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Cuando proceda, Constancia del
Organismo de Investigación
Judicial del estado del vehículo y
su placa.
Información oficial de parte de la
Autoridad Judicial o del Poder
Judicial de resolución del vehículo
a la orden de COSEVI o MOPT
(digital o física). Cuando proceda
documento idóneo de la
destrucción del expediente en
sede judicial o Administrativa.
Resolución final del Proceso de
Donación y Remate de Vehículos
Ley No. 9078.
Actas de entrega por donación o
remate del vehículo.
el COSEVI y sin embargo, se
adjunta la boleta con las
infracciones.
3. Los formularios de inventario
del vehículo y de avalúo
interno no se encuentra
oficializados.
4. La referencia de publicación
en el Periódico La Gaceta no
es clara, en algunos
expedientes se utiliza una
copia de la primera hoja de
dicho diario, y en otros se
hace una constancia.
5. Ningún expediente revisado
tiene las Actas de entrega por
donación.
6. Las firmas de los peritos que
realizan los avalúos y los
inventarios son ilegibles.
En cuanto al uso de formularios
no oficializados se genera el
riesgo de que no exista una
continuidad, secuencia y
seguridad sobre la información
que se genera de dichos
formularios, además debería de
tomarse en cuenta el efecto de
la tecnología en el uso de los
mismos.
Lo anterior, genera un
incumplimiento con lo
establecido en la Ley General de
Control Interno N°8292,
específicamente lo establecido
en el artículo N°15, inciso b) Documentar, mantener actualizados
y divulgar internamente tanto las
políticas como los procedimientos
que definan claramente, entre otros
asuntos, los siguientes:…”El diseño y
uso de documentos y registros que
coadyuven en la anotación
adecuada de las transacciones y los
hechos significativos que se realicen
en la institución. Los documentos y
registros deberán ser administrados
y mantenidos apropiadamente…”
Finalmente se presentan
incumplimientos a lo indicado en
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
las Normas de Control Interno
para el Sector Público, en el
punto 4.4.2 Formularios
uniformes.:..” El jerarca y los titulares
subordinados, según sus
competencias, deben disponer lo
pertinente para la emisión, la
administración, el uso y la custodia,
por los medios atinentes, de
formularios uniformes para la
documentación, el procesamiento y
el registro de las transacciones que
se efectúen en la institución…”
En cuanto a que las Actas de
Donación no se encuentran
dentro de cada expediente, se
determinó que se incumple con
lo establecido en el Protocolo
evaluado, dichas actas están
archivadas en un ampo por
aparte. Al no encontrarse dentro
de cada expediente, de vehículo
donado, no se permite una
adecuada trazabilidad de la
información, que le permita a los
supervisores o entes fiscalizadores
verificar que dicho vehículo se
encontraba listo para ser donado
y su correspondiente donación.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Lo descrito en el párrafo anterior
sucede también con los informes
finales que deben entregar los
donatarios al Proceso de
Donación de Vehículos, con la
finalidad de indicar el destino
final de lo entregado. Ver
Protocolo denominado: Entrega
de vehículos
Lo anterior pone en riesgo de
cumplimiento lo indicado por las
Normas de Control Interno para
el Sector Público,
específicamente en el inciso
N°6.3 Actividades de seguimiento
del SCI…”Las actividades de seguimiento
del SCI, deben incluir:
a) La comprobación durante el curso normal
de las operaciones, de que se estén
cumpliendo las actividades de control
incorporadas en los procesos y ordenadas por
la jerarquía correspondiente…”
Al no encontrarse dentro de los
expedientes, la información
requerida por la normativa, no es
posible darle seguimiento al
destino de las donaciones, lo
cual es un requisito que debe
valorar el Proceso y por ende la
Comisión de Donaciones para
futuras entregas de vehículos
donados.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Protocolo denominado: ENTREGA DE VEHÍCULOS
22 Realizan la logística para colocar los
vehículos a donar o rematar en el
predio que se indique para que sea el
donatario o persona adjudicada en
remate la que se lleven los vehículos
tal y como están.
La entrega de los bienes donados se
hará en sitio, en las instalaciones que
los encargados del Proceso de
Donación de Vehículos del Ministerio
determinen.
Proceden al retiro de los bienes en el
término improrrogable de ocho días
naturales, contados a partir del día
siguiente de notificada la donación
(caso contrario, la Comisión de
Donaciones podrá, de oficio, dejar sin
efecto la misma, procediendo a
donarlo a otra Institución u
organización).
Retiran los vehículos donados y las
partes de éstos (reciclable o no) de la
zona de desmontaje y dejan limpio el
lugar. Al vehículo se le debe retirar o
inutilizar el vin, así como; la
inutilización del bloque del motor.
Parcial Los donatarios retiran los vehículos
dentro del plazo establecido,
todavía no se ha llegado a dejar
sin efecto ninguna donación.
Los donatarios retiran todas las
partes de los vehículos donados,
tienen la obligación de dejar
limpia la zona de entrega, lo cual
se ha evidenciado que en no
todos los casos sucede como lo
indica la normativa.
El beneficiario con la donación, le
remite a la Comisión de
Donaciones el informe con el
detalle o destino final de los
bienes donados, sin embargo,
esta Auditoría General no tuvo
acceso a los Informes que
entregan las Organizaciones
Donatarias.
Hallazgo: Ver Inciso N°21
La normativa indica que los
Informes finales con el destino
que se le dio a los bienes
donados deben encontrarse en
los expedientes del vehículo
donado o en el expediente de la
Organización donataria.
Sin embargo, al revisar los
expedientes esa información no
se encontraba disponible. Lo
descrito genera incumplimientos
con las Normas de Control
Interno para el Sector Público,
específicamente con lo indicado
en el inciso 4.2 Requisitos de las
Actividades de Control, en el
punto e) “…documentación debe
estar disponible, en forma ordenada,
conforme a criterios previamente
establecidos, para su uso, consulta y
evaluación…”
Lo anterior se refiere a que para
que la información se considere
útil y adecuada, debe servir a los
encargados del Proceso para el
control de sus actividades.
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
El beneficiado con la donación,
deberá entregar a la Comisión de
Donaciones MOPT, en un plazo no
mayor de treinta días naturales,
contados a partir del acto de entrega
de la donación, un informe con el
detalle o destino final de los bienes
donados.
De no presenta5rse el citado informe
quedará constancia de ello en el
expediente administrativo y será
objeto de valoración para futuras
donaciones.
Además debe estar disponible
para los fiscalizadores u otras
personas que requieran analizar
dichas actividades.
Por otra parte, y con respecto al
retiro de los vehículos donados;
esta Auditoría General tuvo
conocimiento mediante el oficio
DVT-DGPT-DVD-2017-67, de
fecha 23 de marzo 2017, en el
cual el Departamento de
Vehículos Detenidos de la
Dirección General de la Policía
de Tránsito, expone… producto
de las donaciones que se han
realizado por el M.O.P.T / COSEVI
y el Poder Judicial, han quedado
partes de vehículo que fueron
detenidos por la Dirección
General de Policía de Tránsito,
este proceso ha generado una
serie de partes de chatarra que
no son identificables por tratarse
de bumper, guardabarros,
vidrios, asientos, tapas de motor
entre otras cosas, pese a las
disposiciones internas que se han
tomado por este Departamento,
a los responsables de este
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
proceso de no dejar estos
desechos, no se cumplió con
vigilar a los donatarios se los
llevara como parte de las
donaciones…”
Los incumplimientos generados
por el Proceso de Donación de
Vehículos y por los donatarios
deben analizarse, y tomarse las
medidas del caso para que no
vuelvan a presentarse, máxime
que sobre algunos Depósitos de
Vehículos Detenidos hay órdenes
sanitarias, por el peligro que
representan los automóviles que
se encuentran a la intemperie,
en estado de deterioro y
abandono, lo que favorece a
posibles criaderos del vector del
AEDES AEGYPTI y AEDES
ALBOPICTUS, transmisor del
Dengue, Zika.
Protocolo denominado: SEGUIMIENTOS DE LAS DONACIONES COMISIÓN DE DONACIÓN
23 Una vez identificados los vehículos
para donar traslada a la Comisión de
Donaciones el expediente llevado al
efecto para que se considere la
recomendación y se proceda a la
donación.
Una vez que se han cumplido
todas las etapas establecidas en
el Manual de Procedimientos, se
remite el informe a la Comisión de
Donaciones, los expedientes
quedan en custodia del Proceso
Con respecto a los seguimientos
de las donaciones, el análisis del
mismo se encuentra detallado en
los Protocolos denominados
Entrega de vehículos y
Documentos que conforman los
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N° NORMATIVA CUMPLE
(SI/NO/NA) CONDICIÓN
OBSERVACIONES (criterio de la
Auditoría en relación con lo
encontrado, valorando el riesgo)
Además, indica para los vehículos
que han sido declarados
exclusivamente como chatarra, que
éstos no podrán comercializar las
partes como repuestos usados y/o
circulares el vehículo por las vías
terrestres del país.
de Donación de Vehículos, Ley
N°9078, a la orden de la Comisión.
Tomado el acuerdo de donación
se recomienda al Señor Ministro el
donatario. Se remite el acta de la
Comisión de Donaciones al
Despacho del Señor Ministro
quien es el competente de
finiquitar la donación.
expedientes de donación o
remate de vehículos y chatarra.
Finalmente, tal y como se
desarrolló en el Apartado N°15, se
encontró que no es no es posible
determinar cómo se distribuyen
las donaciones entre las
diferentes Organizaciones
Donatarias.
La ausencia de un criterio
previamente definido sobre
cómo deben adjudicarse las
donaciones, evidencia falta de
planeación por parte de dicho
de Proceso, de las Jefaturas y de
la Comisión de Donaciones.
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3. CONCLUSIONES
3.1. Sobre la condición encontrada en el apartado Nº01, relacionada con
la función N°1 del Manual de Procedimientos para el Proceso de
Donación de Vehículos, Ley N°9078, se evidencia una ausencia de
supervisión, ya que al revisar el cumplimiento de las metas se observan
incumplimientos a las mismas. Ver Anexos N°1y 2. Los titulares
subordinados son los responsables del control interno que funciona
dentro de la Dependencia y debían ejercer una supervisión que
permitiera el alcance de las metas propuestas.
En ese sentido, y al no cumplirse los planes se evidenció que la
Planificación no fue adecuada, ya que no se valoraron los riesgos que
obstaculizarían el logro de los objetivos previstos.
3.2. Al evaluar la información relacionada con el presupuesto asignado al
Proceso de Donación de Vehículos se tiene que, en la Resolución
N°001283, del 14 de octubre, se instruye a la División Administrativa a
dotar de instalaciones físicas y equipos al proceso mencionado.
Además, de acuerdo con el oficio DVA-2017-0436, de fecha 18 de
mayo 2017, al Proceso de Donación o Remate de Vehículos, Ley
N°9078, no se le realizó una asignación programática presupuestaria,
sin embargo, en el siguiente cuadro se detalla el total del presupuesto
para el cuatrienio 2013-2016, donde se observa que para el año 2015,
producto de asumir el nuevo Proceso, la División Administrativa tuvo un
incremento en los gastos, el cual representa un aproximado de un
35.6%, es decir, en términos absolutos es un total de doscientos diez
millones, en relación con el año anterior.
Presupuesto
División Administrativa 2013 2014 2015 2016
557,828552.17 592,620,345.00 803,335,705.67 706,570,989.81
Fuente: Datos suministrados por la División Administrativa
3.3. En cuanto a los avances del Proceso de Donación de Vehículos desde
su creación y el cumplimiento de metas, lo encontrado se expone
ampliamente en el apartado N°1 de la sección de Resultados, sin
embargo, en el siguiente gráfico se puede observar la cantidad de
vehículos detenidos versus el cumplimiento de metas de dicho
Proceso.
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Fuente: Datos suministrados por el Proceso de Donación de Vehículos y el Departamento
de Vehículos Detenidos de la DGPT
Cuadro con porcentajes de cumplimiento del Proceso de Donación de Vehículos
versus los Vehículos detenidos por la DGPT
AÑO Cantidad de vehículos detenidos DGPT
Vehículos donados por el Proceso de Donación de vehículos
Porcentaje de cumplimiento del Proceso de donación vrs vehículos detenidos
2014 29841 417 1.40%
2015 31540 1179 3.74%
2016 34337 1487 4.33%
Fuente: Datos suministrados por el Proceso de Donación de Vehículos y el Departamento de
Vehículos Detenidos de la DGPT
3.4. Sobre la condición encontrada en el inciso N°09, respecto del
cumplimiento de las funciones, se encontraron debilidades en los
expedientes de los vehículos donados, específicamente en las Actas de
Entrega de Vehículos, en donde se encuentra el uso de formularios no
oficializados, lo cual no permite mantener estándares sobre la información
consignada en los mismos, generando riesgos de continuidad y de
seguridad sobre los datos consignados.
3.5. Sobre la condición encontrada en el inciso N°15, relacionada con el
procedimiento denominado: “Selección y avalúo de los vehículos y
chatarra objeto de donación o remate en aplicación al artículo N°155, Ley
N° 9078, se encontró que los expedientes que mantiene el Proceso de
Donación de Vehículos con respecto a las Organizaciones Donatarias,
mantienen deficiencias de control, tales como; existen Organizaciones que
no tienen actualizados sus registros en el Ministerio de Hacienda, sin
embargo, fueron sujeto de Donación; los expedientes no están foliados, no
tienen copias legibles, ningún expediente mantiene el informe con el
destino que le han dado a las donaciones recibidas y finalmente, no existe
un criterio que permita determinar por qué hay organizaciones que han
recibido 217 vehículos y otras solo 35.
0
500
1000
1500
2000
26000
28000
30000
32000
34000
36000
2014 2015 2016
Gráfico Comparativo entre la cantidad de vehículos que se encuentran detenidos por la DGPT y las donaciones realizadas
CANTIDAD DE VEHÍCULOS DETENIDOS DIRECCIÓN GENERAL POLICÍA DE TRÁNSITO
VEHÍCULOS DONADOS POR EL PROCESO DE DONACIÓN DE VEHÍCULOS
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3.6. Sobre la condición encontrada en el inciso N°21 y relacionada con el
protocolo denominado “Documentos que conforman los expedientes de
donación o remate de vehículos y chatarra”, se determinó la ausencia de
controles relacionados con una adecuada supervisión, al encontrarse
deficiencias en los expedientes de los vehículos donados, tales como; se
encuentran expedientes sin el estudio de infracciones por parte de COSEVI,
se presentan expedientes que en la Resolución final indican que el vehículo
no tiene deudas con el COSEVI y sin embargo, se adjunta la boleta con las
infracciones, los formularios de inventario del vehículo y de avalúo interno
no se encuentran oficializados, la referencia de publicación en el Periódico
La Gaceta no es clara, en algunos expedientes se utiliza una copia de la
primera hoja de dicho Diario, y en otros se hace una constancia, ningún
expediente revisado tiene las Actas de entrega por donación, finalmente
las firmas de los peritos que realizan los avalúos y los inventarios son
ilegibles.
Las deficiencias encontradas generan incumplimientos con respecto a la
normativa evaluada, por lo anterior no es posible darle seguimiento al
destino de las donaciones.
3.7. Sobre la condición encontrada en el inciso N°22, se encontró que se
presentaron incumplimientos en cuanto a la vigilancia que debía
mantener dicho Proceso cuando las Organizaciones Donatarias retiran los
vehículos donados, encontrándose que producto de las donaciones que
se han realizado por el MOPT / COSEVI y el Poder Judicial, han quedado
partes de vehículos en los patios de las Delegaciones y Depósitos,
generando chatarra no identificada, la cual representa un peligro a la
salud por los posibles criaderos del AEDES AEGYPTI y AEDES ALBOPICTUS,
transmisor del Dengue, Zika.
3.8. Sobre la condición encontrada en el apartado Nº11, relacionado con el
procedimiento de “Selección y avalúo de vehículos y chatarra objeto de
donación o remate en al artículo Nº155 (Ley Nº9078)”, se detectó una
debilidad en los controles que garantizan la seguridad de la información,
debido a que el uso de plantillas de Excel para el registro de información,
es susceptible a modificaciones, pérdidas y desactualización de
información.
3.9. Sobre la condición encontrada en el apartado Nº12, relacionado con el
procedimiento de “Selección y avalúo de vehículos”, se detectó el uso de
estructuras distintas, en las hojas de Excel, a pesar de ser la misma
información, y no se llega a cumplir con la estructura para la elaboración
del informe de vehículos, lo que puede llegar incidir en la omisión de
información relevante para vehículos.
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3.10. Sobre la condición encontrada en el apartado Nº13, relacionado con el
procedimiento de “Selección y avalúo de vehículos”, se detectó una
debilidad en la forma en que se lleva el proceso de respaldo de
información, para garantizar la trazabilidad de la información.
Adicionalmente, no se cuenta con el sistema de información al que hace
referencia la actividad del procedimiento.
3.11. Sobre la condición encontrada en el apartado Nº20, relacionado con el
protocolo de “Avalúo de Vehículos y Chatarra dispuesta para donación o
remate en los depósitos de vehículos detenidos o delegación de tránsito”,
se evidenció una inconsistencia del sistema de información, al que se hace
referencia en las actividades, a la fecha no se tiene conocimiento sobre el
funcionamiento del SIDONE (Sistema Donación de Vehículos Detenidos).
Lo anterior expone a la Institución al riesgo de un uso ineficiente de los
recursos, ya que se destinó tiempo y recursos de la Dirección de Informática
para desarrollar un sistema al cual nunca se le dio uso y cuya finalidad era
la conformación del Registro de Donatarios, así como el seguimiento de las
respectivas donaciones, el cual permitiría un proceso más ágil y un control
transparente del proceso.
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4. RECOMENDACIÓN
De conformidad con las competencias contempladas en el artículo N°35 de la Ley
General de Control Interno N° 8292, así como la norma N° 2.11 de las Normas para el
Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público, se emite la siguiente recomendación:
AL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
4.1.Las deficiencias de control encontradas, sobre el incumplimiento normativo
deberán ser analizadas con la recomendación de establecer las medidas
correctivas necesarias para el mejoramiento del sistema de control interno, máxime
que actualmente y mediante el Decreto Ejecutivo N°40089-MOPT dicho Proceso se
encuentra trabajando en conjunto con el COSEVI en el procedimiento denominado
“Procedimiento de Urgencia para la Donación de los vehículos detenidos por
Infracción a la Legislación de Tránsito, que se encuentran a la orden de la Autoridad
Administrativa del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y del Consejo de
Seguridad Vial”.
Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente
informe, de acuerdo con lo que establece el artículo N°36 de la Ley General
de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado.
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5. ANEXOS
ANEXO N°1 Detalle del cumplimiento de metas del Proceso de Donación de Vehículos, Ley N°9078 AÑO META PROGRAMADA (vehículos detenidos) CANTIDAD DE VEHÍCULOS DONADOS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
2014 1900 417 22%
2015 1900 1179 62%
2016 1900 1487 78% Fuente: Elaboración propia, con información proporcionada por el Proceso de Donación de vehículos
ANEXO N°2 Cumplimiento de metas – Proceso de Donación de Vehículo
Fuente: Elaboración propia, con información proporcionada por el Proceso de Donación de vehículos
ANEXO N°3 Actas de entrega de Vehículos en el sitio de la Donación
Fuente: Documentación recopilada durante el desarrollo del estudio
22%
62%78%
2014
2015
2016
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES Informe de Control Interno
AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-13-2017
P á g i n a 59 | 60
ANEXO N°4 Revisión de expedientes a las Organizaciones Donatarias
INSTITUCIÓN DONATARIA
INSCRITA
EN
HACIENDA
FECHA ÚLTIMA
ACTUALIZACIÓN
EN HACIENDA
DONACIONES
QUE HA
RECIBIDO*
INFORME CON EL
DESTINO DE LOS
BIENES DONADOS
COTEJADO CON
EL CUMPLIMIENTO
DE METAS
OBSERVACIONES
ASO. OBRAS DEL ESPIRITU SANTO √ no tiene 217 no tiene √
tiene el acta de
donación de la Comisión
ASO. DIVINO NIÑO ALAJUELENSE CON
ESPERANZA √ 06/04/2017 100 no tiene √
FUNDACION MINISTERIO DE FUERZAS
ESPECIALES √ 18/06/2013 100 no tiene √
ASO.CASA DIURNA ADULTO MAYOR
ESPERANZA DE ZURQUI √ 18/12/2014 50 no tiene √
HOSPICIO DE HUERFANOS SAN JOSE √ no tiene 50 no tiene √ JUNTA DE EDUCACIONA ESCUELA SAN
JUAN DEGRECIA ALAJUELA √ 17/10/2013 50 no tiene √
ESCUELA LAS VUELTAS DE TUCURRIQUE √ 26/09/2016 50 no tiene √
JUNTA DE EDUCACION ESCUELA CAJON
DE GRECIA ALAJUELA √ 19/07/2013 50 no tiene √
expediente con copias
ilegibles
ASO. DESARROLLO INTEGRAL
CANDELARIA PALMARES ALAJUELA √ 18/11/2014 50 no tiene √
ASOCIACION HOGARES CREA
INTERNACIONAL √ no tiene 35 no tiene √
JUNTA DE EDUCACION ESCUELA CALLE
QUIROS CIRCUITO 03 √ no tiene 50 no tiene √
expediente con copias
ilegibles
JUNTA DE EDUCACION ESCUELA JOSE
TRINIDAD MORA VALVERDE √ no tiene 50 no tiene √
ASOCIACION RESURGIR ALAJUELA √ 27/02/2017 50 no tiene √ JUNTA DE EDUCACION ESCUELA DANIEL
FLORES ZAVALETA √ 07/11/2014 65 no tiene √
ASOCIACION HUMANITAS DE COSTA
RICA √ 21/09/2015 51 no tiene √
FUNDACION KAÑIR EN COMUNIDADES
TERAPEUTICAS √ 21/07/2011 75 no tiene √
FUNDACION SKENE √ 06/03/2017 150 no tiene √
FUNDACION SKENE √ 06/03/2017 100 SI √ ASOC. DESARROLLO INTEGRAL VILLA
LIGIA PEREZ ZELEDON √ 16/06/2015 100 no tiene √
COLEGIO VOCACIONAL DE ARTES Y
OFICIOS DE CARTAGO √ 09/08/2016 153 no tiene √
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES Informe de Control Interno
AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-13-2017
P á g i n a 60 | 60
INSTITUCIÓN DONATARIA
INSCRITA
EN
HACIENDA
FECHA ÚLTIMA
ACTUALIZACIÓN
EN HACIENDA
DONACIONES
QUE HA
RECIBIDO*
INFORME CON EL
DESTINO DE LOS
BIENES DONADOS
COTEJADO CON
EL CUMPLIMIENTO
DE METAS
OBSERVACIONES
JUNTA DE EDUCACION DE LA ESCUELA
PLAYA HERMOSA √ 13/10/2015 47 no tiene √
COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES SAN
CARLOS √ 18/11/2015 53 no tiene √
FUNDACION AYUDANDO AL PEREGRINO √ 07/04/2017 150 no tiene √
FUNDACIÓN RESPLANDECER √ 17/09/2013 93 no tiene √ expediente con copias
ilegibles
ASO. HOGAR DE ANCIANOS VICTOR
CASCO TORRES √ 07/04/2017 130 no tiene √
expediente con copias
ilegibles
FUNDACION MARIA EL HOGAR DEL
ADULTO MAYOR √ no tiene 55 no tiene √
ASO. BIENESTAR SOCIAL SONRISAS DE
AMOR √ no tiene 60 no tiene √
ASO. DESARROLLO INTEGRAL DE
CONCEPCIÓN DE ATENAS ALAJUELA √ 30/07/2015 100 no tiene √
ASO. ACUEDUCTO RURAL DE LA TRINIDAD
DE LEON CORTES √ 10/09/2015 100 no tiene √
ASO. CENTRO DIURNO DE ATENCION AL
ANCIANO SAN VICENTE DE PAUL √ 15/10/2015 100 no tiene √
ASOC. CENTRO CRISTIANO CANAAN √ 19/11/2015 73 no tiene √
FUNCACION CORROHORE √ no tiene 76 no tiene √ FUNDACION FANER AYUDANDO AL
NECESITADO √ 13/03/2015 100 no tiene √
FUNDACION PURISCALEÑA PRO CLINICA
DEL DOLOR Y CUIDADOS PALIATIVOS √ no tiene 100 no tiene √
ASOC CRITIANA CALEB √ 06/04/2017 100 no tiene √
ASOC DE DESARROLLO SANTA BARBARA
DE SANTA CRUZ GUANACASTE √ 07/03/2017 150 no tiene √
Observaciones: √ Se considera correcto
x No cumple
N/A No aplica
* Revisión practicada a las Actas De la Comisión de Donaciones
Fuente: Elaboración propia, con información proporcionada por el Proceso de Donación de vehículos
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