PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016
Versión N° 2
Bogotá D.C. Septiembre 2016
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
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PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016
Versión N° 2
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................3
2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
2016 ..............................................................................................................................4
3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ...................................................................................4
4. ALCANCE ................................................................................................................4
5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE ..5
6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN
CIUDADANA ..................................................................................................................6
6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA .........................................................................................7
6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para
mitigar los riesgos .................................................................................................................7
6.1.2 Racionalización de Trámites ................................................................................. 12
6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ................................................... 14
1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano ............................................. 16
1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública .......................... 18
7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016 ................ 20
8 RECURSOS POR COMPONENTE ................................................................................. 21
9 MARCO LEGAL .......................................................................................................... 21
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PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
2016
MODIFICACIÓN N° 1
JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN AL PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
De acuerdo con la expedición del Decreto 125 del 26 de enero de 2016, que suprime la Secretaría de Seguridad y el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, que le otorga funciones a la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación hasta el 01 de julio de 2016, y por medio de los cuales se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se requiere realizar la primera modificación del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana. De la Secretaría de Seguridad, se eliminan del plan las actividades programadas en el anexo 3 “Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción”, las actividades relacionadas con la administración de riesgos y “Transparencia y Acceso a la Información”, las actividades relacionadas con gestión documental. Adicionalmente, se reasigna el riesgo “Incumplimiento de compromisos durante la prestación del servicio de seguridad presidencial“ asociado a la gestión de esta Secretaría de Seguridad a la Casa Militar a quien continúa ejerciendo las funciones de la misma, por tanto se requiere actualizar el mapa de riesgos del Dapre (Anexo 1). Frente a la Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación, se cancelaron las actividades que se encontraban registradas en este plan bajo la responsabilidad de esta dependencia con fecha mayor al 01 de julio de 2016 que se relacionaban en el anexo No. 3, de acuerdo con el Decreto mencionado, artículo No. 2 y el texto del parágrafo:
“La Consejería Presidencial para el de Competitividad e Innovación señalada en artículo 21 del Decreto 1649 de 2014, mantendrá vigente sus funciones hasta el día 1° de julio de 201 de tal manera que la derogatoria que trata el artículo 16 presente decreto, en lo que hace referencia al artículo 21 Decreto 1 de 2014, solo producirá efectos a partir de la antes señalada.”
Adicionalmente, se requirió realizar el cambio de responsables y fechas de algunas actividades asociadas a los componentes de este plan, teniendo en cuenta el cambio de enlaces o asignación de nuevos responsables de cada una de las dependencias que hacen parte de este Plan. Por último, se actualiza el numeral 6.1.1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos, de acuerdo con los cambios del mapa de riesgos de la Entidad a julio de 2016.
REVISÓ:
NOMBRE: NUBIA PATRICIA LÓPEZ MÉNDEZ
CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
APROBÓ:
NOMBRE: JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY
CARGO: DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL
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1. INTRODUCCIÓN
En el marco de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de las políticas
de desarrollo administrativo adoptados mediante el Decreto 2482 de 2012, las dependencias que
conforman el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre) incluyeron en
los planes de acción 2016 y en los planes de mejoramiento, estrategias y acciones encaminadas a
una gestión más transparente y participativa. En particular, el plan de acción 2016 de la Oficina de
Planeación incluye la estrategia “Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a
los ejercicios de transparencia de la entidad”, que se encuentra alineada a la política de
“Transparencia, participación y servicio al ciudadano”. Dichas estrategias incluyen actividades
enfocadas al desarrollo de los componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación
Ciudadana en armonía con el Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto
2641 de 2012, el Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016 y sus documentos
anexos “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
versión 2” y “Guía para la gestión del riesgo”, a saber:
o Primer componente: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. o Segundo componente: Racionalización de trámites o Tercer componente: Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas1 o Cuarto componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano o Quinto componente: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
1 El Plan de Participación Ciudadana es parte integral de este Plan. De acuerdo con lo anterior, se el componente de rendición de cuentas pasa a denominarse “Participación ciudadana y rendición de cuentas”
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Gráfico N° 1: Componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016
Integrar estrategias que permitan al Departamento Administrativo de la Presidencia (Dapre) la
identificación y monitoreo oportuno de los riesgos; la racionalización y optimización de los trámites
y servicios a su cargo ; hacer una rendición de cuentas efectiva y permanente; fortalecer la
participación ciudadana en el proceso de toma de decisiones de la entidad; establecer estrategias
para el mejoramiento de la atención que se brinda al ciudadano y fortalecer el derecho de la
ciudadanía al acceso a la información pública, en aplicación de los principios de transparencia,
eficiencia administrativa y cero tolerancia con la corrupción, en el marco de la política del buen
gobierno.
3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Contextualizar la formulación y desarrollo del Plan Anticorrupción, Atención y Participación
Ciudadana 2016 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), en el
marco del Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto 2641 de 2012, el
Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016.
4. ALCANCE
El “Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016” aplica para todos los
funcionarios en la ejecución de sus procesos y en el desarrollo de sus funciones y contratistas del
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Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (Dapre) en la ejecución de sus
obligaciones contractuales, y en su relación con la ciudadanía.
5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA
CORRUPCIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre) nos comprometemos
a cumplir con los principios consignados en la Constitución Política y la Ley, a cumplir con las
funciones asignadas a la Entidad bajo la filosofía del Buen Gobierno, la cual se desarrolla a través
de los siguientes principios; establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno (M-DE-
03): Compromiso con la Prosperidad Social, Transparencia y Rendición de Cuentas, cero tolerancia
con la corrupción, equidad, pluralismo, eficiencia, eficacia y austeridad.
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República expresamos nuestro renovado
compromiso de rechazar, impedir, prevenir y combatir toda práctica corrupta para lo cual se
establecen las siguientes medidas:
- Identificación de riesgos de corrupción y establecimiento de políticas para su mitigación.
- Conformación del Grupo de Atención a la Ciudadanía como área encargada de recibir,
tramitar y resolver las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos.
- Cumplimiento de los valores consignados en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno
de la Entidad, cuya finalidad es incentivar la sana convivencia y generar una transformación
cultural en la Entidad promoviendo un comportamiento ético.
- Promoción de la realización de acuerdos de integridad y transparencia al interior de la
Entidad así como con entes externos.
- Implementación de una rendición de cuentas permanente, fortaleciendo la imagen
institucional a través de acciones comunicativas, promoviendo espacios de diálogo por
diferentes canales
- Establecimiento de lineamientos para el manejo de documentos de carácter confidencial y
de reserva.
- Implementación de acciones necesarias para mantener actualizado el sitio web de la
Presidencia, en cumplimiento de la Ley 1712 de 20142 y sus decretos reglamentarios “.
- Difusión de mensajes de sensibilización y concientización dirigidos a funcionarios y
contratistas de la Entidad, con el objetivo de que conozcan los derechos, deberes,
prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses
del Código Disciplinario Único.
2 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”
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- Establecimiento de disposiciones de autorregulación de funcionarios, buscando garantizar
una gestión eficiente, eficaz, íntegra y transparente en la administración pública,
consignada en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno.
6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Para 2016, la construcción del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana se da
continuidad a la metodología que se adoptó en 2015, la cual consolida en un mismo documento el
Plan de Participación Ciudadana y el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Lo anterior,
teniendo en cuenta que la participación ciudadana es un componente transversal a las acciones de
rendición de cuentas, de atención al ciudadano y derecho de acceso a la información pública.
De acuerdo con lo anterior, se planteó el siguiente esquema, tomando como base el Sistema
Integrado de Planeación y Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, el cual está integrado por tres sistemas: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de
Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.
El Plan Anticorrupción, atención y participación ciudadana se enfoca en la Política de Transparencia,
Participación y Servicio al Ciudadano, del Sistema de Desarrollo Administrativo
Gráfico 2: Esquema Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
La metodología desarrollada por el Dapre para la formulación del Plan Anticorrupción, Atención y
Participación Ciudadana 2016 contempló las siguientes etapas:
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Definición de los lineamientos para la formulación de la planeación del Dapre 2016.
Elaboración de los planes de acción de las dependencias teniendo como base las políticas
de desarrollo administrativo definidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Consolidación del mapa de riesgos del Dapre (Ver Anexo 1)
Consolidación del mapa de riesgos de corrupción (Ver Anexo 2)
Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias
del Dapre del componente de Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de
Corrupción y medidas para mitigar los riesgos (Ver anexo 3).
Elaboración de la Estrategia de Racionalización de Trámites (Ver anexo 4)
Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias
del Dapre del componente Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (Ver anexo 5)
Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias
del Dapre del componente Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano (Ver anexo
6)
Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias
del Dapre del componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
(ver anexo 7)
El seguimiento de las acciones definidas por las dependencias del Dapre para cada componente del
plan debe ser realizado con oportunidad, teniendo en cuenta la fecha inicial y la fecha final
programadas para las mismas. Adicionalmente, las dependencias deben incluir la gestión
desarrollada para el cumplimiento de cada acción e incluir los soportes que lo evidencien para el
logro y cierre de la actividad. Teniendo en cuenta lo anterior, el jefe de la dependencia deberá
aprobar la información consignada en cada una de estas acciones3.
6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN
ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de
Corrupción y medidas para mitigar los riesgos
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (Dapre), en el marco del
Sistema Integrado de Gestión (Sigepre); desde su implementación en el año 2008, ha venido
trabajando en la identificación, análisis y valoración de los riesgos asociados a los procesos,
dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP
3 Ver: Guía para formulación y seguimiento a la Planeación Institucional (G-DE-02) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf
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1000:2009, la Guía de Administración de riesgos del DAFP, la norma Técnica NTC-ISO 31000
y la Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción de la Secretaría de Transparencia.
Desde la Alta Dirección de la Entidad, se ha venido impulsando la política de administración
de riesgos, la cual ha contado con la participación y compromiso de todos los servidores
públicos del Dapre, para de esta manera convertirse en una parte natural del proceso de
planificación, planeación y cumplimiento de las funciones asignadas para cada una de las
dependencias que hacen parte del Departamento.
Desde 2011, a partir de la aprobación de la “Guía para la administración del riesgo del
Departamento Administrativo de la Función Pública” y la entrada en vigencia Decreto 2641
de 2012 4 que determina la Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano, al interior del Dapre se han realizado diferentes actualizaciones al
documento Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01)5 en el marco del
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre), en pro de fortalecer
la administración del riesgo y el mejoramiento continuo de la Entidad.,
Para la aplicación del lineamiento la Oficina de Planeación del Dapre brinda
acompañamiento permanente a las dependencias mediante capacitación y jornadas de
formulación, monitoreo y actualización de los riesgos.
De acuerdo con lo anterior, a julio de 2016 se han identificado un total de 73 riesgos
asociados a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión SIGEPRE.
Gráfico N° 3: Total de riesgos identificados por procesos
4 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 5 Ver: Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf
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Una vez identificado el total de riesgos del Dapre, se procedió a revisar los riesgos de
corrupción que en las dependencias y en los procesos se identificaron. De acuerdo con lo
anterior, a julio de 2016 se han identificado y catalogado 10 como riesgos de corrupción, que
representa el 17,8% del total de riesgos.
Gráfico N° 4: Riesgos de Corrupción por Proceso
Tabla N° 1: Descripción de los riesgos de corrupción
Proceso Riesgo Descripción
Adquisición de Bienes y Servicios
Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos
ACC: Elaborar estudios previos de acuerdo con la modalidad de selección y las orientaciones definidas en el Manual de Contratación M-BS-01 AC: - Realizar un Taller práctico sobre elaboración de
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Proceso Riesgo Descripción
de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección
estudios y documentos previos para las modalidades de contratación Directa y Mínima cuantía. - Realizar un Taller práctico sobre la elaboración del documento de insumos técnicos para la elaboración de estudios previos para las modalidades de selección: Licitación Pública y la Menor Cuantía La elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar se efectúa con base en las necesidades reales identificadas por las dependencias en el Plan Anual de Adquisiciones
Gestión de Asuntos Políticos
Inadecuado acompañamiento a los proyectos de infraestructura para la atención integral para la primera infancia durante la formulación y ejecución.
El incumplimiento puede darse en la ejecución del proyecto de inversión y por consiguiente en el plan de acción. Por acción u omisión, la Consejería Presidencial para la Primera Infancia podría dar acompañamiento en la formulación y ejecución de los proyectos de infraestructura para la atención integral para la primera infancia sin tener en cuenta los lineamientos de la estrategia "De Cero a Siempre" ACC: Asesorar el diseño y la ejecución de políticas, planes y proyectos necesarios para el cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
Gestión Financiera
Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos
ACC: Realizar pagos. La Entidad efectúa los pagos a través del aplicativo SIIF, con abono en cuenta a los proveedores, por tanto se debe verificar que la cuenta bancaria corresponda al tercero beneficiario del pago, certificada por cada una de las entidades bancarias, así mismo se debe verificar que cumpla con todos los soportes necesarios para efectuar el pago establecidos en el contrato y la normativa vigente. AC.: Registrar las cuentas pagadas en el mes para comparar lo ejecutado contra lo solicitado.
Gestión Financiera
Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal
ACC: Elaborar y expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal, registros presupuestales y generar informes de ejecución presupuestal; AC: Expedir oportunamente los certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales. En el momento de expedir el CDP y el registro presupuestal se pueden cometer errores de asociación en el momento de manipular el sistema de información
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Proceso Riesgo Descripción
Gestión Financiera
Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores
ACC: Manejar los recursos asignados a las Cajas Menores La Entidad anualmente constituye cajas menores a través de las cuales se realizan pagos en efectivo y cheques, por tanto se deben cumplir con los lineamientos establecidos para el manejo de estas y con las medidas de seguridad existentes para evitar el hurto de dinero.
Gestión Jurídica
Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos
ACC: Estudiar, analizar, conceptuar y/o preparar los Proyectos de Actos Normativos (Leyes, decretos, resoluciones, directivas presidenciales). AC: Efectuar análisis de legalidad y constitucionalidad de todos los decretos objeto de trámite de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del Departamento Administrativo de Presidencia de la República. Se pueden tomar decisiones erróneas al aprobar actos normativos con vicios de inconstitucionalidad y/o ilegalidad.
Talento Humano
Tráfico de influencias durante la selección de personal
ACC: Proveer los servidores públicos de la entidad de acuerdo con las necesidades y requisitos exigidos AC: Mantener actualizada la información de los funcionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y Proyectar los actos administrativos relacionados con los asuntos propios de la dependencia, de acuerdo a los procedimientos establecidos. Se pueden tomar decisiones erróneas en la selección de personal por el no cumplimiento de los requisitos exigidos.
Talento Humano
Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero
Mediante el proceso de pago de la nómina y sus parafiscales se pueden presentar eventos que alteren el normal desarrollo del mismo, desviando los recursos para un beneficio propio, es decir, de los administradores de la nómina y de un tercero, ocasionando pérdida de recursos y detrimento en el patrimonio de la Entidad.
Talento Humano
Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios
AC: Realizar las investigaciones disciplinarias ACC: Realizar sensibilización didáctica sobre Derechos, Deberes y Prohibiciones con el fin de promover acciones que aporten al acatamiento de los deberes de la Ley Disciplinaria. Decidir bajo interés o sin soporte normativo.
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Proceso Riesgo Descripción
Tecnologías de Información y
Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma
ACC. Soporte, mantenimiento y apoyo logístico de la Plataforma informática de TIC y ACC. Asegurar la plataforma informática de TICs. Hurto, Perdida, alteración o fuga de Información AC Implementar ciclo PHVA del SGSI. ARC: Implementar ciclo PHVA del SGSI. En caso de que exista hurto, fuga o perdida de información se genera pérdida de imagen de la Entidad, es por lo cual que la entidad a través del área de TIC´s genera controles que blinden y eviten la materialización del riesgo
Con el objetivo de fortalecer la gestión del riesgo en la Entidad, a partir de 2014 se definió
una estrategia transversal para ser incluida en los planes de acción de todas las
dependencias, denominada “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de
la República”, que incluye la actividad “Administrar los riesgos a cargo de la dependencia”,
con el objetivo de generar alertas tempranas para la identificación, análisis, valoración,
manejo y monitoreo de los riesgos asociados al proceso en el cual participa cada una de las
dependencias.
A partir de los riesgos identificados, la Entidad cuenta con el Mapa de Riesgos de Corrupción
el cual hace parte integral de este plan y puede ser consultado a través del aplicativo SIGEPRE
y en el Anexo 2 de este documento.
Adicionalmente, desde la Oficina de Planeación se realiza seguimiento al mapa de riesgos
institucional y al mapa de riesgos de corrupción de manera trimestral, la Oficina de Control
Interno se encarga de evaluar la aplicación de la política para la administración del riesgo de
la Entidad.
Para este componente las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 se encuentran en el
anexo 3.
6.1.2 Racionalización de Trámites
En el marco de la Estrategia de Racionalización de Trámites, en el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República de manera permanente se revisa el
inventario de los trámites y otros procedimientos administrativos, con el objetivo de facilitar
el acceso de los clientes o usuarios de servicios a los mismos, así como procurar su
mejoramiento disminuyendo los tiempos y automatizándolos.
Los trámites y otros procedimientos administrativos vigentes que se encuentran publicados
en el portal “Si Virtual” son:
Trámites:
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1. Autorización de comisiones al exterior: Consiste en la aprobación de las comisiones al
exterior de funcionarios y servidores públicos por invitaciones de gobiernos extranjeros
u organismos internacionales, remitidas por los Ministerios, Departamentos
Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias,
Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y
Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como de los miembros de
las juntas o consejos directivos o superiores de Entidades Descentralizadas del Orden
Nacional que tengan la calidad de servidores públicos.
Normatividad aplicable: Decreto 2400/68 (Artículo 22); Decreto 1050/97; Decreto
2004/97; Decreto 2140/08; Directiva 11/2002.
Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-
/tramite/T484
2. Autorización de campañas publicitarias: Consiste en la autorización de campañas
publicitarias que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno
Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la
uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que
integran la administración pública.
Normatividad aplicable: Directiva 05/14
Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-
/tramite/T670
3. Publicación de hojas de vida: Consiste en la publicación de hojas de vida en la página
web de la Presidencia de la República de las personas que aspiren a ocupar cargos de
libre nombramiento y remoción enviados por la autoridad nominadora, de los niveles
asesor y directivo
Normatividad aplicable: Decreto 4567/11
Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-
/tramite/T486
Otros procedimientos administrativos:
1. Visitas guiadas al Palacio de Nariño: Consiste en brindar a la ciudadanía la posibilidad de
conocer la historia y las instalaciones del Palacio de Nariño a través de visitas guiadas.
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Dirección de consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-
/tramite/T1751
Con el objetivo de mejorar la relación con los usuarios de los servicios que brinda el Dapre,
durante 2013 y 2014 se planteó la necesidad de automatizar los trámites “Comisiones al
Exterior” y “Publicación de hojas de vida”. De acuerdo con lo anterior, desde el Área de
Tecnologías y Sistemas de Información se trabajó en el desarrollo de un aplicativo al que
tuvieran acceso las entidades, con el objetivo de que se efectuara la totalidad del trámite
de manera virtual. Hoy, a través de estos aplicativos, las entidades tienen la posibilidad de
solicitar el trámite y de realizar el cargue de los documentos requeridos para su ejecución.
Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 4.
6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
Con el objetivo de promover la participación ciudadana y la rendición de cuentas desde la
Entidad y fortalecer y visibilizar la relación con los clientes y ciudadanía en general, se han
venido implementando acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas desde las
dependencias del Departamento aumentando las acciones de participación ciudadana y
rendición de cuentas a través de actividades tales como talleres, capacitaciones, encuentros,
reuniones de carácter informativo, audiencias, publicación de información en diferentes
medios, entre otros.
Un ejemplo de ello, es la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas que se realiza de manera
anual en la cual se presenta información referente a la gestión; principales logros y avances
relacionados con las funciones de cada una de las dependencias misionales y de apoyo a la
gestión, ejecución presupuestal, talento humano, contratación y cumplimiento de metas
entre otros; y los principales retos para la vigencia siguiente. Es importante resaltar que para
las audiencias de los años 2014 y 2015 se contó con el apoyo del Instituto Nacional para
Sordos - INSOR, con el objetivo de incorporar a la población discapacitada en eventos como
este, promoviendo su participación6.
Adicionalmente, se impulsan acciones para mantener una rendición de cuentas permanente
con las partes interesadas de los servicios que ofrece cada una de las dependencias del Dapre
y su gestión, contribuyendo así a acercar al ciudadano a la entidad; a promover la
participación ciudadana en el diseño, formulación, desarrollo y seguimiento de las políticas,
planes y programas del Dapre fortaleciendo el control social y los ejercicios de innovación
abierta en la entidad.
Para este propósito se emplean diferentes canales de comunicación, tal y como lo establece
la estrategia de Gobierno en Línea, los cuales son de fácil acceso y comprensión para todo
6 Ver Audiencia Pública: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx
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Versión N° 2
V
público. Entre estos están: página web, redes sociales, YouTube, comunicaciones escritas,
radio, televisión teléfono y actividades presenciales.
Para 2015, se tenía programado realizar 41 acciones de Rendición de Cuentas y Participación
Ciudadana, las cuales fueron incluidas en cada uno de los planes de acción de las
dependencias del Dapre y ejecutadas en su totalidad. Para la ejecución de las mismas se
tuvieron en cuenta tres escenarios: antes (etapa de alistamiento), durante (etapa de
ejecución) y después (etapa de evaluación y seguimiento).
Desde la Oficina de Planeación se coordina la formulación del Plan Anticorrupción, Atención
y Participación Ciudadana, que incluye las acciones tendientes al fortalecimiento de la
participación ciudadana y rendición de cuentas que desarrolla el Dapre durante cada
vigencia. Es así, que desde esta dependencia se elaboraron los Lineamientos para la
ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)7, cuya
finalidad es establecer disposiciones y criterios institucionales que orienten al Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República en la correcta ejecución de las diferentes
acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, conforme con lo establecido en
el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
La siguiente gráfica presenta el esquema de participación ciudadana y rendición de cuentas
del Dapre:
7 Ver: Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf
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Gráfico N° 5: Esquema de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Dapre
Adicionalmente, para 2016 se continuará vinculando a los ciudadanos en el ejercicio público,
garantizando así una gestión pública efectiva y participativa promoviendo el control social
por parte de las veedurías ciudadanas, organizaciones civiles organizadas, órganos de
control, otras entidades de las ramas del poder, y ciudadanía en general, buscando que
participen no solo en el momento de ejecución de cada una de las acciones, sino que también
sean incluidos en el momento en que se prioricen los temas a tratar en cada una de estas.
En este sentido se trabaja en dar información de calidad y en lenguaje comprensible, que el diálogo con la ciudadanía y sus organizaciones sea de doble vía, que haya incentivo para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas y que siempre se realice evaluación y retroalimentación a la gestión institucional.
Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 5.
1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), en el marco del
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, ha fortalecido las acciones para dar cumplimiento
a los lineamientos de política, y ha generado herramientas para mejorar la calidad,
accesibilidad y oportunidad de los servicios que presta la Entidad.
Dentro de estas actividades se puede resaltar que por medio del Decreto 2145 de 2015, “Por
el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República”, se centralizó el trámite de peticiones con la creación del Grupo de Atención a la
Ciudadanía, con el fin de mejorar en lo siguiente:
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Disminución de los tiempos de respuestas a las solicitudes;
Fortalecer la satisfacción de los clientes de la Entidad;
Estandarización de conceptos y lineamientos;
Mayor soporte y apoyo a las dependencias para dar las respuestas a las solicitudes
Unificación de los grupos o dependencias que tienen mayor participación y experiencia
en la gestión de peticiones al interior de la Entidad.
Se cuenta con un espacio en la página web de la Entidad,
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx; por medio del cual,
cualquier solicitante puede enviar su petición, sugerencia, queja o reclamo. Adicionalmente,
se pueden consultar los informes trimestrales de PSQR´s.
Las partes interesadas y clientes del Dapre, definidos en el M-AU-01 Manual de Servicios
Misionales, son los siguientes:
Gráfico N° 6: Partes interesadas y Clientes Dapre
Los servicios que ofrece el Dapre son:
Asistencia en el desarrollo de políticas de gobierno. Asistencia en el desarrollo de proyectos. Emisión de conceptos legales. Apoyo logístico presidencial. Seguridad presidencial.
Por otro lado, para facilitar la atención al ciudadano en el Dapre se habilitaron los siguientes
horarios y puntos de atención:
PUNTOS Y HORARIOS DE ATENCIÓN
a. Canal Telefónico:
Denuncias de actos de corrupción: 018000-913040.
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Línea de orientación a mujeres víctimas de violencia: Línea 155 y 018000-919970.
Línea de peticiones, sugerencias, quejas y reclamos Dapre: 018000-913666.
Conmutador (57 1) 562 9300 - 382 2800 - 407 1212, Bogotá D.C. comunica con todas las
dependencias.
Fax (57 1) 596 0631 Recepción de correspondencia.
*Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Página web: www.presidencia.gov.co. (Links: PSQR y Escríbale al Presidente)
Grupo de Atención a la ciudadanía: Recibe y registra las peticiones verbales presenciales o por
vía telefónica en el horario de lunes a viernes de 8 a.m. a 4 p.m. en jornada continua, en la
Calle 7 No. 6-54 – Edificio Administrativo, primer piso, Bogotá D.C.
Redes sociales: De manera permanente.
Por otro lado, para remitir una queja contra un funcionario del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República, se puede dirigir a la Oficina de Control Interno Disciplinario
indicando la dependencia, el nombre y cargo del servidor.
Para cualquier sugerencia, reclamo y/o petición en general, se puede dirigir al Grupo de
Atención a la Ciudadanía.
Adicionalmente, con el objetivo de incorporar y mejorar la atención que se brinda a la
población en situación de discapacidad, con el apoyo del INSOR se logró tener en lenguaje
comprensible para la población con discapacidad auditiva la misión, la visión y los objetivos
institucionales.8
Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 6.
1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública
El compromiso del Dapre en torno a la aplicación efectiva de la Ley 1712 de 20149 “se evidencia
en el seguimiento trimestral encabezado por la Oficina de Planeación que diseñó una matriz con
cada uno de los requisitos establecidos en la ley y en su decreto reglamentario. En 2015 este
seguimiento se realizó de manera trimestral, identificando los cuellos de botella y posibles
incumplimientos de la ley que se presentan ante el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, con el fin de diseñar e implementar soluciones que promuevan el acceso a una
información clara y actualizada por parte de la ciudadanía.
8 Ver: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/Paginas/nuestra-entidad.aspx 9 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y se dictan otras disposiciones”,
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Durante 2015, se identificaron los siguientes cuellos de botella de acuerdo con los resultados
obtenidos en los diferentes seguimientos y los resultados de la Auditoría Interna:
Tabla N° 2 Observaciones Ley 1712
CRITERIO DE LEY OBSERVACIÓN
Informes de Supervisión En la Auditoría Interna se evidenció que no estaban
publicados la totalidad de los informes.
Informe PSQR (Solicitudes y denuncias) No hay un criterio en la matriz para dividir las
solicitudes y denuncias que llegan a la Presidencia.
Informes de Gestión, evaluación y
Auditoría
Es necesario reorganizar la información de los
informes y no están incluidos en el acceso directo los
informes de Auditoría Interna y Externa.
Cuadros de clasificación documental
Registro de Activos de Información
Esquema de publicación índice de
información clasificada y reservada con
el respectivo acto administrativo
La información deberá estar publicada en formatos
reutilizables (hoja de cálculo)
Existen unos criterios obligatorios definidos por Ley y
Decreto, en los que falta trabajar
La información debe ser actualizada de manera
semanal
De acuerdo con lo anterior, se programaron diferentes mesas de trabajo, con el objetivo de
subsanar dichas observaciones, las cuales generaron los siguientes resultados:
Informes de Supervisión: Se incluyó en el aplicativo de contratos una alarma que recordara
a los supervisores de contratos la publicación de los informes de los contratistas.
Adicionalmente, se incluyó el punto 2.6 PUBLICACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN O
INTERVENTORÍA – Ley de Transparencia en el Manual de Contratación (M-BS-01)10.
Informe PSQR (Solicitudes y denuncias): Se cuenta con un micro-sitio en la página web de
La Entidad, donde se establecen los canales y horarios de atención y se vienen publicando
los informes trimestrales pormenorizado del trámite de las PSQR’s y estadísticas. Uno de
los compromisos de las mesas de trabajo es desagregar los tipos de peticiones y las fuentes
de las solicitudes, esto se evidencia en el informe de cierre de 2015.
Informes de Gestión, evaluación y Auditoría: La Página Web de la Entidad cuenta con un
micrositio de “Transparencia y acceso a información pública”, en la cual se reportan los
diferentes informes que refleja la gestión realizada y las diferentes evaluaciones que se han
llevado a cabo, logrando que las partes interesadas tengan acceso a esta información.
10 Ver: Manual de Contratación: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/Dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf
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Los informes que se reportan, de acuerdo con las periodicidades de cada uno, son:
Seguimiento a la Planeación, Resultado de indicadores, Informes al Congreso, Informes de
Gestión, Informe Resultados de la Gestión y Programa Anual de Auditorias (Memorando de
Planeación), Informes de ley, Informes de Auditorías Internas, Acuerdos Conciliatorios,
Informes de Auditorías Externas, Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno.
Cuadros de clasificación documental, Registro de Activos de Información, Esquema de
publicación, índice de información clasificada y reservada con el respectivo acto
administrativo: Con el propósito de continuar cumpliendo con lo establecido en la Ley, en
la mesa de trabajo efectuada con el Grupo de Gestión Documental del Área Administrativa
se llegó a los siguientes compromisos: actualización de las tablas de retención documental
de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2145 de 2015, actualización del cuadro de
gestión documental y actualización del Programa de Gestión Documental de acuerdo con
las responsabilidades asignadas al Grupo de Gestión Documental y el Grupo de Atención a
la Ciudadanía. Estos compromisos se ejecutarán en la vigencia 2016.
Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 7.
7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN
CIUDADANA 2016
Todas las actividades que constituyen el Plan Anticorrupción, Atención y Participación
Ciudadana de la vigencia 2016 se encuentran incluidos en los Planes de Acción y Planes de
Mejoramiento de la Entidad, para ver el detalle de las actividades por cada uno de los
componentes se deberá consultar:
Anexo 1. Mapa de Riesgos Consolidado (para fines de aprobación y publicación este se
encuentra en medio magnético)
Anexo 2. Mapa de Riesgos de Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se
encuentra en medio magnético)
Anexo 3. Actividades componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos
Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio magnético)
Anexo 4. Actividades componente Racionalización de Trámites (Para fines de aprobación y
publicación este se encuentra en medio físico y magnético)
Anexo 5. Actividades componente Participación ciudadana y rendición de cuentas (Para
fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)
Anexo 6. Actividades componente Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano (Para
fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)
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Anexo 7. Actividades componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la
Información (Para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y
magnético)
8 RECURSOS POR COMPONENTE
A continuación se encontrarán los recursos programados para la vigencia 2016 por cada
uno de los componentes:
Tabla N° 3: Recursos asignados por componente
COMPONENTE RECURSOS PROGRAMADOS SOPORTE
Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar
los riesgos
$ 0 Ver anexo 3
Racionalización de Trámites $0 Ver anexo 4
Participación Ciudadana y Rendición de
Cuentas $ 6.427.390.982 Ver anexo 5
Mecanismos para mejorar la Atención a la Ciudadanía
$ 0 Ver anexo 6
Mecanismos para la Transparencia y Acceso a
la Información $ 35.640.884 Ver anexo 7
TOTAL $ 6.463.031.866
9 MARCO LEGAL
Constitución Política de Colombia – 1991
Ley 134 de 1994 Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana.
Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de
Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras
disposiciones.
Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales
para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de
la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
Ley 720 de 2001 Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria
de los ciudadanos colombianos.
Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
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Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014.
Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y
la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de
Acceso a la Información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”
Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se
reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo
Administrativo.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y gestión.
Decreto 2641 del 2012: Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de
2011.
Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia
de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 124 de 2016 Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto
1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".
Conpes 3649 de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano.
Conpes 3650 de 2010 Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea.
Conpes 3654 de 2010 Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los
ciudadanos.
Conpes 3785 de 2013 Política Nacional De Eficiencia Administrativa Al Servicio Del
Ciudadano y concepto favorable a la Nación para contratar un empréstito externo con la
Banca Multilateral hasta por la suma de usd 20 millones destinado a financiar el proyecto
de Eficiencia al Servicio del Ciudadano.
REVISÓ:
NOMBRE: NUBIA PATRICIA LÓPEZ MÉNDEZ
CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
APROBÓ:
NOMBRE: JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY
CARGO: DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL
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Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
T I Evitar el riesgo
Políticas de Seguridad aprobada
C ifrado de Informac ión reservada o privada
T I Evitar el riesgo
Repos ic ión de equipos para garantizar la pres tac ión
del servic io
T I Implementac ión de controles adecuados Evitar el riesgo
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimientoreferenc iac ión tecnológica
Supervis ión de proveedores
Incumplimiento por parte de proveedores
30/abr/2014 17:10
Durante el periodo comprendido entre Enero y A bril
de 2014 no se reporta Incumplimiento de
compromisos por falta de Sis temas de informac ión
(desarrollo o adquis ic ión de software)
En el periodo transcurrido se encuentran en
desarrollo aplicac iones para diferentes áreas del
DA PRE. Entre las cuales se encuentran:
-Nombre de tarea Durac ión C omienzo Fin
PRJ_P royec tos_DA PRE_2014 117,88 días lun
17/03/14 jue 28/08/14
PRJ_C omis ionesDA PRE_Mejoras 9 ,75 días lun
17/03/14 lun 31/03/14
PRJ_PSQ R_Escribale_A l_P res idente 5 ,63 días mar
01/04/14 mar 08/04/14
PRJ_GF_LIQ UIDA C IO N_C O NTRA T ISTA 3 ,88
días mar 18/03/14 vie 21/03/14
PRJ_C omis ionesExterior 1 ,63 días lun 17/03/14
mar 18/03/14
PRJ_A spirantes 8 ,88 días mar 25/03/14 vie
04/04/14
PRJ_SC _Telecomunicac iones 14 días lun
17/03/14 vie 04/04/14
PRJ_C olombiaJoven 2 ,88 días mié 19/03/14 vie
21/03/14
No
Daños en la infraes truc tura tecnológica
Desaparic ión de proveedores de tecnología
A taques c ibernéticos y delitos informáticos
C ambios en las políticas de seguridad
Fac tores c limáticos
C ambios en la legis lac ión
15/ene/2014 17:48
A la fecha no se reporta Incumplimiento de
compromisos por falta de Sis temas de informac ión
(desarrollo o adquis ic ión de software)
En el periodo transcurrido se desarrollaron 16
aplicac iones para diferentes áreas del DA PRE.
Entre las cuales se encuentran:
- Sis tema de Ges tión Decretos - Mejoras 2 etapa
- Sis tema de P arqueaderos - A dminis trativa
- Sis tema de reportes de s r. P res idente
- M igrac ión de s is tema de almacén A ladino -
A dminis trativa
- V irtualizac ión de Hominis
- P lanilla de Seguimiento - Financ iera
- SIDO A C P / O A C P
- Sis tema de Ges tión financ iera Modulo Radicac ión
de C uentas - Financ iera
- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C entral
C uentas
- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo
C ontabilidad
- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C ajas
Menores
- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo C ontratos
- Sis tema de Ges tión financ iera - Modulo
A dminis trac ión
- Módulo Seguridad
- Implementar Firma digital
P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
Rotac ión de personalManual de política de seguridad de la informac ión
Falta de competenc ias y conoc imientos para la
planeac ión y ejecuc ión de proyec tos
Falta de compromiso en la planeac ión y ejecuc ión
de los proyec tos por parte de los Líderes o Jefes de P royec to de Invers ión
06/sep/2013 20:17
A la fecha no se reporta Incumplimiento de
compromisos por falta de Sis temas de informac ión
(desarrollo o adquis ic ión de software)
En el periodo transcurrido del año se solic itaron 17
aplicac iones para diferentes áreas del DA PRE.
Es tas aplicac iones se encuentran en proceso de
desarrollo de acuerdo a un c ronograma expues to
por cada uno de los responsables de su
implementac ión.
E l grupo de desarrollo lleva ac tas de seguimiento a
cada uno de los proyec tos a entregar adic ional se
No
No No
A rmonizac ión normativa C ompartir o trans ferir
27/may/2013 11:39
Una vez monitoreado el riesgo con corte al 30 de
abril, no se ha materializado el riesgo, dado que se
han aplicado los controles , lo cuales pueden ser
consultados en los archivos de ges tión del
responsable. (John Espitia).
No
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
02/Jan/2015 09:43 30/Dec/2016 18:0819/mar/2013 16:04 Se realiza revis ión de los contratos de No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
Es necesario evitar la materializac ión del
riesgo a través del desarrollo o adquis ic ión
de software.
En el evento de la evaluac ión de la inic iativa
es ta se podrá tercerizar y de es ta forma
trans ferir en parte el riesgo.
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
1 . P erdida de reputac ión del proceso de T IC 'S.
2 . P erdida de imagen de la entidad
3. Impacto en el normal desarrollo de otros
proyec tos .
4 . P erdidad de recursos
A na Roc io C as tro P aez
31/ago/2014 17:33
30/jun/2016 23:59
Se realiza el anális is y monitoreo del riesgo, en el
periodo comprendido entre 31 de Marzo al 30 de
Junio del año 2016.
Realizó la ejecuc ión de los controles de
Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos de telecomunicac iones ,
Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales , C onmutac ión A utomática
de O perador Telefónico y Repos ic ión de equipos
para garantizar la pres tac ión del servic io.
Se evidenc ia que el riesgo no se materializó en el
trimestre, grac ias a controles aplicados .
No
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de
controles
A C C . Desarrollar e implementar s is temas de
Informac ión.
A C C . Desarrollo, adminis trac ión e implementac ión
de la plataforma tecnológica de los portáles
ins tituc ionales e intranet.
A C Mantenimiento infraes truc tura alineada a
objetivos de T IC S
V iolac ión en la integridad de la informac ión por falta
de controles
Falta de recurso humano para la alta demanda en el
desarrollo de s is temas de informac ión
08/ene/2016 23:59
Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se
procede a verificar el analis is presentado dentro
del cuarto trimestre de la vigenc ia 2015 (oc tubre-
noviembre-dic iembre), en es te sentido se adjunta
documento que resumen el comportamiento de los
controles del riesgos , como son: Mantenimiento
C orrec tivo y P reventivo de los equipos de
telecomunicac iones , C onmutac ión automatica de
O perador Telefónico, Implementac ión de Soporte
Técnico con los O peradores C omerc iales y
Repos ic ión de equipos para garantizar la pres tac ión
del servic io. De acuerdo con el analis is presentado
se evidenc ia que durante el periodo monitoreado no
No
30/mar/2016 08:01
E l presente riesgo Suspens ión Mas iva en la
pres tac ion del servic io de telecomunicac iones , no
se materializó durante el periodo, en la P res idenc ia
de la Republica se cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se
procede a verificar el analis is presentado dentro
del primer trimestre de la vigenc ia 2016 (enero -
febrero - marzo), en es te sentido se adjunta
documento que resumen el comportamiento de los
controles del riesgos , como son: Mantenimiento
C orrec tivo y P reventivo de los equipos de
telecomunicac iones , C onmutac ión automatica de
O perador Telefónico, Implementac ión de Soporte
Técnico con los O peradores C omerc iales y
No
Se realiza el monitoreo a el riesgo violac ión en la
integridad de la informac ión por falta de controles .
Se validan los controles :
1 . Implementac ión de controles adecuados .
2 . A rmonizac ión normativa
3. Manual de política de seguridad de la informac ión
4. A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento
5. referenc iac ión tecnológica
6. P royec to de Invers ión
7. Supervis ión de proveedores
En el periodo se realizó revis ión del Manual de
política de seguridad de la informac ión, se
implementaron las ac tividades es tablec idas en el
proyec to de invers ión, dentro de los cuales se
des tacan la implementac ión de firewall para C C TV
No
No
15/ene/2015 10:44
No se ha materializado el riesgo y una vez revisado
y consultado con el grupo, se informa que se vienen
realizando los controles preventivos y correc tivos .
No
10/abr/2015 12:47
Para el primer trimestre del año 2015, se realizaron
los controles prevetivos y
correc tivoscorrespondientes , por lo antrior no se
materializó el riesgo. De lo anterior se anexan los
sopotes correspondientes .
No
29/oc t/2015 07:55
Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se
procede a verificar el analis is presentado dentro
del segundo trimestre de la vigenc ia 2015 (abril-
mayo-junio), en es te sentido se adjunta documento
que resumen el comportamiento de los controles
del riesgos , como son: Mantenimiento C orrec tivo y
P reventivo de los equipos de telecomunicac iones ,
C onmutac ión automatica de O perador Telefónico,
Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales y Repos ic ión de equipos
para garantizar la pres tac ión del servic io. De
acuerdo con el analis is presentado se evidenc ia
No
29/oc t/2015 08:00
Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se
procede a verificar el analis is presentado dentro
del tercer trimestre de la vigenc ia 2015 (julio-
agos to-septiembre), en es te sentido se adjunta
documento que resumen el comportamiento de los
controles del riesgos , como son: Mantenimiento
C orrec tivo y P reventivo de los equipos de
telecomunicac iones , C onmutac ión automatica de
O perador Telefónico, Implementac ión de Soporte
Técnico con los O peradores C omerc iales y
Repos ic ión de equipos para garantizar la pres tac ión
del servic io. De acuerdo con el analis is presentado
No
30/sep/2015 07:10
Dando cumplimiento al moniterior trimestral de los
riesgos , se procede analizar el comportamiento del
presente riesgo, dentro del tercer trimestre de la
vigenc ia 2015 (Julio, A gos to y Septiembre). Es
importante menc ionar que los controles ac tuales
han permitido reduc ir el riesgo, garantizandose que
el mismo no se materialice a la fecha. Se adjunta
como soporte del presenta analis is , la revis ión y
manejo de los controles as í: - Mantenimiento
C orrec tivo y P reventivo de los equipos de
telecomunicac iones . - Implementac ión de Soporte
Técnico con los O peradores C omerc iales . -
C onmutac ión automatica de O perador Telefónico. -
Repos ic ión de equipos para garantizar la pres tac ión
No
29/oc t/2015 07:42
Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se
procede a verificar el analis is presentado dentro del
primer trimestre de la vigenc ia 2015 (enero-febrero-
marzo), en es te sentido se adjunta documento que
resumen el comportamiento de los controles del
riesgos , como son: Mantenimiento C orrec tivo y
P reventivo de los equipos de telecomunicac iones ,
C onmutac ión automatica de O perador Telefónico,
Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales y Repos ic ión de equipos
para garantizar la pres tac ión del servic io. De
acuerdo con el analis is presentado se evidenc ia
No
16/jul/2015 15:46
Para el segundo trimestre del presente, no se
materializó el riesgo, se ejecutaron los s iguientes
controles delo cueles se adjuntan los controles
correspondientes:
• Implementac ión de Soporte Técnico con el
O perador C omerc ial:
A djunto Brochure en el cual detalla los servic ios
que nos pres ta el O perador C omerc ial C O DENSA y
el nombre del contac to con el que la P res idenc ia
tiene primer contac to en el evento de una
“Emergenc ia”. A sesor C omerc ial: O lga O rtiz
• Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos eléc tricos:
Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual
adjunto soportes . Sobre el cual se hacen el
mantenimiento que se requieran sobre los equipos .
P ara su evidenc ia se adjuntan los informes de
mantenimiento de lo smese de A bril, Mayo y Junio.
• Seguimiento a las Rutinas de inspecc ión
No
16/jul/2015 16:08
Por error se cargó el monitoreo inmediatamente
anterior, el regitro que corresponde es el s iguiente :
"P ara el segundo trimestre del año no se
materializó el riesgo, se llevaron a cabo los
controles para la adminis trac ión del riesgo por el
grupo de Telecomunicac iones de la s iguinete
manera:
Se realizó el Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo
de los equipos de telecomunicac iones: Mediante el
C ontrato de P res tac ión de Servic ios Nro. 214-
14 susc rito con la empresa NEC de C olombia.
Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales : En la programac ión de la
C entral Telefónica NEC SV -8500 ins talada en la
C asa de Nariño se tienen configuradas rutas
alternas con otros operadores para que, en caso de
que se presenten fallas técnicas del enlace
princ ipal, conmuten automáticamente a los
menc ionados enlaces telefónicos s in alterar ni
suspender el servic io.
• P luralidad de O peradores del Servic ios de
Telecomunicac iones: En la ac tualidad se tiene
servic io con Telefónica, ETB, UNE-EPM Y T IGO ,
de tal manera que s i alguno de es tos operadores
tiene problemas técnicos , el servic io de telefonía se
realiza automáticamente a través de los otros
No
Si No
No
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
02/Jan/2015 09:43 30/Dec/2016 18:08
30/ene/2014 18:57
A l 31 de Dic iembre se atendieron todos los
compromisos acorados con los func ionarios . No se
reportan incumplimientos , los susc ritos se
atendieron de acuerdo a la neces idad real de la
Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos de telecomunicac iones
Raro Moderado Zona de riesgo moderada 3
C on base en la politica de adminis trac ión de
riesgos y teniendo en cuenta que en el
ultimo año no se ha presentado
materializac ión la polica selecc ionada es
evitar el riesgo, as í mismo se asoc ia el
indicador “Eventos con suspens ión mas iva
en la pres tac ión del servic io de
Telecomunicac iones”
15/jul/2015 12:21
Para el segundo trimestre del año no se materializó
el riesgo, se llevaron a cabo los controles para la
adminis trac ión del riesgo:
• Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos de telecomunicac iones: Mediante el
C ontrato de P res tac ión de Servic ios Nro. 214-
14 susc rito con la empresa NEC de C olombia. (Se
adjunta informe.)
• Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales : En la programac ión de la
C entral Telefónica NEC SV -8500 ins talada en la
C asa de Nariño se tienen configuradas rutas
alternas con otros operadores para que, en caso de
que se presenten fallas técnicas del enlace
princ ipal, conmuten automáticamente a los
menc ionados enlaces telefónicos s in alterar ni
suspender el servic io.
• P luralidad de O peradores del Servic ios de
Telecomunicac iones: En la ac tualidad se tiene
servic io con Telefónica, ETB, UNE-EPM Y T IGO ,
de tal manera que s i alguno de es tos operadores
tiene problemas técnicos , el servic io de telefonía se
realiza automáticamente a través de los otros
operadores .
• C onsecuc ión de Equipos para repos ic ión del
No
15/jul/2015 12:43
Para el segundo trimestre del año no se materializó
el riesgo, se llevaron a cabo los controles para la
adminis trac ión del riesgo por el grupo de
Telecomunicac iones de la s iguinete manera:
Se realizó el Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo
de los equipos de telecomunicac iones: Mediante el
C ontrato de P res tac ión de Servic ios Nro. 214-
14 susc rito con la empresa NEC de C olombia. (Se
adjunta informe.)
• Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc iales : En la programac ión de la
C entral Telefónica NEC SV -8500 ins talada en la
C asa de Nariño se tienen configuradas rutas
alternas con otros operadores para que, en caso de
que se presenten fallas técnicas del enlace
princ ipal, conmuten automáticamente a los
menc ionados enlaces telefónicos s in alterar ni
suspender el servic io.
• P luralidad de O peradores del Servic ios de
Telecomunicac iones: En la ac tualidad se tiene
servic io con Telefónica, ETB, UNE-EPM Y T IGO ,
de tal manera que s i alguno de es tos operadores
tiene problemas técnicos , el servic io de telefonía se
realiza automáticamente a través de los otros
operadores .
No
27/abr/2015 16:32Se ac tualizó el riesgo y sus controles , se program
fecha de proximo monitoreo T rimestral.No
16/jun/2015 14:14
Para el primer trimestre de año 2015, una vez
ac tualizado el riesgo conforme a lineamiento para la
adminis trac ión del riesgo, en la etapa de monitoreo
se evidenc ia la ejecuc ión de controles , no se
reportan eventos con suspens ión mas iva, se
A c tivo
Tecnologías de Informac ión y
Suspens ión Mas iva en la
pres tac ion del servic io de
telecomunicac iones
A C C : P rogramar y pres tar o suminis trar los bienes
y servic ios solic itados . Suspens ión Mas iva en la
pres tac ion del servic io de telecomunicac iones
Fallas en la pres tac ión del servic io por los
operadores comerc iales de telecomunicac iones
31/dic /2015 09:04
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o c las ificada en la
ges tión de la plataforma, no se materializó durante
el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma
de operar el proceso y se aplican los controles
es tablec idos para evitar la materializac ión de es te
riesgo, Siempre contando con los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma en caso de
materializarse. Los controles con que se cuenta
son:
E jecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos . Se
realizaron las copias de seguridad, se adjuntan
soportes .
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
Informac ión, Se realizó divulgac ión de las políticas
de seguridad, en la semana de la seguridad - La
Seguridad Soy Yo..
C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se
realizó capac itac ión en formac ión de temas como
c iberacoso, grooming, sexting, phubbing,
No
31/mar/2016 17:19
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o c las ificada en la
ges tión de la plataforma, no se materializó durante
el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma
de operar el proceso y se aplican los controles
es tablec idos para evitar la materializac ión de es te
riesgo, Siempre contando con los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma en caso de
materializarse. Los controles con que se cuenta
son:
E jecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos . Se
realizaron las copias de seguridad, se adjuntan
soportes .
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
Informac ión, .
C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se
realizó capac itac ión en formac ión de temas
como c las ificac ión de la informac ión, C apac itac ión
en Lync Dispos itivos Móviles )
Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a
No
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
Daños en la C PU de la C entral Telefonica Implementac ión de Soporte Técnico con los
O peradores C omerc ialesC orte o suspens ión temporal e intempestiva de la
C onmutac ión automatica de O perador Telefónico
30/abr/2014 18:41
Una vez revisados los controles del riesgo, como
son: Seguimiento mensual al plan de compras ,
Informes de E jecuc ión de los C ontratos y
Seguimiento a las solic itudes de bienes , se
encuentran que los mismos han resultado efec tivos
y han garantizado la no materializac ión del riesgo.
Se adjunta los soportes de seguimiento al plan de
compras del Á rea A dminis trativa. A dic ionalmente,
en lo que respec ta al indicador, se evidenc ia que a
la fecha, en lo que respec ta al suminis tro de bienes
al c liente, a través de la intranet, no se han susc rito
compromisos con el c liente, por cuanto se
cumplieron a satis facc ión dentro de los meses de
enero, febrero y marzo. P ara el seguimiento y c ierre
del cuatrimestre, el reporte de abril, quedará para
No
1. A fec tac ión de los servic ios internos pres tados
por la dependenc ia
2 . Insatis facc ión del c liente interno y externo
3. Interrupc ión de la comunicac ión entre la Entidad
y el exterior
4 . P erdida de la confianza o c redibilidad del c liente
interno
A na Roc io C as tro P aez Raro Mayor Zona de riesgo alta 4
No
Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por
parte del A sesor para la seguridad informática de la
Secretaría para la Seguridad pres idenc ial en el cual
se evidenc ia que no se han presentado casos .
De igual forma se contrato con el proveedor
M ic rosoft la realizac ión de el servic io de PA Ds el
cual realiza la revis ión de la plataforma, se adjunta
contrato.
Se realiza semana de la seguridad, se adjuntan
soportes y contrato.
Se ac tualiza el Manual de P olítica de Seguridad
No
31/mar/2015 19:10
A corde con los nuevos Lineamientos para la
A dminis trac ión del Riesgo, se realiza el Monitoreo
del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión
pública reservada o c las ificada en la ges tión de la
plataforma se realizó con el proveedor M ic rosoft
pruebas de vulnerabilidad a través de la
herramienta PA Ds la cual reposa en el área de
s is temas para consulta.
No se presentó materializac ión del riesgo. Se
No
30/abr/2014 16:59
Durante el cuatrimestre de Enero a A bril de 2014
se presentó un evento el día 9 de marzo en el cual
se observó un ataque de la red A nonymous , el cual
fue solventado satis fac toriamente grac ias a los
controles exis tentes como el A ntiDDos , y el grupo
C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto,
P erdida, robo o fuga de Informac ión privada o
reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,
mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.
Las evidenc ias se pueden consultar en el área de
informac ión y s is temas . plataforma radware
No
31/ago/2014 14:50
Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por
parte del A sesor para la seguridad informática de la
Secretaría para la Seguridad pres idenc ial en el cual
se evidenc ia que no se han presentado casos .
De igual forma se evalúa con el proveedor M ic rosoft
la realizac ión de unas pruebas de vulnerabilidad es
a la plataforma a través de la herramienta PA Ds la
cual se proyec ta realizar en el ultimo cuatrimestre
Se realiza capac itac ión en temas de M ic rosoft al
personal del área de s is temas
No
30/jun/2016 16:34
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o c las ificada en la
ges tión de la plataforma, no se materializó durante
el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma
de operar el proceso y se aplican los controles
es tablec idos para evitar la materializac ión de es te
riesgo, Siempre contando con los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma en caso de
materializarse. Los controles con que se cuenta
son:
E jecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos . Se
realizaron las copias de seguridad, se adjuntan
soportes .
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
Informac ión, Se realizaron capac itac iones , se
adjuntan soportes .
C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se
realizó capac itac ión, se adjuntan soportes )
Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a
los inc identes presentados , se adjunta soportes de
No
No
Desconoc imiento del manual de políticas de V erificac ión de vulnerabilidades de la plataforma
Errores humanosEntrega de roles
Incumplimiento de las políticas de seguridad
Dualidad de tareas en los func ionarios
06/sep/2013 18:20
Durante el periódo no se presentaron eventos con
Hurto, P erdida, robo o fuga de Informac ión privada o
reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,
mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.
No
O bsolescenc ia de la plataforma
Falta de conoc imiento técnico en el personal que
adminis tra la plataforma informáticaEs tudios de Seguridad
15/ene/2014 17:04
Durante el cuatrimestre de Septiembre a dic iembre
de 2013 se presentó un evento el día 5 de
noviembre en el cual se observó un ataque de la red
A nonymous , el cual fue solventado
satis fac toriamente grac ias a los controles
exis tentes como el A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No
se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida, robo
o fuga de Informac ión privada o reservada en las
1 . Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Falta de V erificac ión de vulnerabilidades de la
Usuarios inconformes
A taques c ibernéticos y delitos informáticos
30/jun/2015 09:33
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o c las ificada en la
ges tión de la plataforma, no se materializó durante
el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma
de operar el proceso y se aplican los controles
es tablec idos para evitar la materializac ión de es te
riesgo, Siempre contando con los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma en caso de
materializarse.
No
14/oc t/2015 13:40
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o c las ificada en la
ges tión de la plataforma, no se materializó durante
el periodo, en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma
de operar el proceso y se aplican los controles
es tablec idos para evitar la materializac ión de es te
riesgo, Siempre contando con los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o
fuga de Informac ión pública reservada o c las ificada
en la ges tión de la plataforma en caso de
materializarse. Los controles con que se cuenta
son:
E jecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos . Se
realizaron las copias de seguridad, se adjuntan
soportes .
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
Informac ión, Se realizó divulgac ión de las políticas
de seguridad, en la inducc ión a func ionarios .
C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se
realizó capac itac ión en formac ión como A uditores
Internos en la norma ISO 27001:2013,
C apac itac ión en Lync)
No
30/dic /2014 21:01
Si Si
Fallas Técnicas de Hardware.Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
C onflic to armadoC apac itac ión al personal en temas de T IC s
V andalismo Informático.
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Seguimiento a Inc identes
A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos
Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión
A utenticac ión de dos fac tores (C ontraseña y token)
Usuarios s in cultura Informática.
Anexo 1: MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADODepartamento Administrativo de la Presidencia de la República
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
Tecnologías de Información y Comunicaciones
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
T I C apac itac ión Evitar el riesgo
T I A plicac ión del procedimiento de control de cambios Evitar el riesgo
Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
TH Evitar el riesgo
Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y
procesalRealizar seguimiento permanente a los expedientes
TH Evitar el riesgo
A ctivo
Talento Humano
T ráfico de influenc ias durante la
selecc ión de personal
A C C : P roveer los servidores públicos de la entidad
de acuerdo con las neces idades y requis itos
exigidos
A C : Mantener ac tualizada la informac ión de los
func ionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y
P royec tar los ac tos adminis trativos relac ionados
con los asuntos propios de la dependenc ia, de
acuerdo a los procedimientos es tablec idos .
Se pueden tomar dec is iones erroneas en la
selecc ión de personal por el no cumplimiento de los
requis itos exigidos .
Errores en la informac ión que soportan las hojas de
vida de los aspirantes .
1 . P erdida de c redibilidad y confianza por no cumplir
con los requis itos del Manual.
2 . Sanc iones disc iplinarias y legales .
3 . P ersonal vinculado no idóneo
4. P erdidas económicas por reprocesos
adminis trativos al interior de la Entidad.
A plicac ión errónea de los c riterios definidos en el
Manual de Func iones , competenc ias y requis itos y
la normatividad aplicable.
16
Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a
A plicac ión formato C ontrol de documentos para la
poses ión legal del cargo
Si Si
Reduc ir el riesgo
C ompartir o trans ferir
15/may/2013 09:49
De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con
corte 30 abril Dec is iones erróneas en la selecc ión
de personal - por trafico de influenc ias RC , se
evidenc ia que es te no se ha materializado, por
No
Talento Humano 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5915/ene/2013 15:43
Mediante los controles y requis itos exigidos no se
evidenc io materializac ión del riesgo, se continua la
revis ión y cumplimiento de lo es tablec ido.
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Grupo de V inculac iones e H is torias
Laborales , realiza el proceso de vinculac ión
cumpliendo con los controles es tablec idos ,
para garantizar que el nombramiento de los
func ionarios se realice de manera
satis fac toria.
PA -2015-2018 Á rea de
Talento Humano -
Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema
03/may/2016 09:47
E l riesgo no se materializó, grac ias a que se han
efec tuado los controles sobre el mismo. Sin
embargo se plantea la pos ibilidad de reformularlo ya
que se observó que la probabilidad de ocurrenc ia es
cas i nula y no cumple el objetivo de adminis trar un
No
28/jun/2016 15:51
Para el segundo trimestre del año no se evidenc ia
que el riesgo se haya materializado, al respc to se
realizaron los controles definidos para el mismo.
En consecuanc ia se es teblece mantener el
monitoreo del riesgo has ta tanto no se solic ite y
apruebe el plan de mejoramiento por auto control
No
13/oc t/2015 10:00
Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el
indicador cero dec is iones erróneas en adelantar los
procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles
aplicados para evitar el riesgo como son:
Se llevó a cabo una reunión el 10 de agos to de
2015 en la O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario
para revisar los expedientes .
Se efec tuó una capac itac ión en junio de 2015 sobre
a Derechos , Deberes y P rohibic iones a los
func ionarios de la entidad.
Se encuentra ac tualizada la normatividad
disc iplinaria y procesal, pudimos determinar que los
controles han s ido efec tivos para evitar que el
No
31/dic /2015 15:00
Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el
indicador cero dec is iones erróneas en adelantar
los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los
controles aplicados para evitar el riesgo como son:
realizar reuniones con el fin de revisar los procesos
que se llevan en la dependenc ia, capac itar a los
func ionarios públicos de la entidad, mantener
ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal,
Informes sobre los procesos , pudimos determinar
No
14/abr/2015 10:15
Una vez se ha regis trado el dato en el indicador y
teniendo en cuenta la reunión realizada por los
func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno
Disc iplinario, se discutieron las dec is iones
tomadas y las proyecc iones de corto plazo, en las
que se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por
los operadores se adecuan a los mandatos legales .
A la fecha el riesgo no ha s ido materializado.
No
02/jul/2015 08:50
Una vez se ha reportado en el indicador cero
dec is iones erróneas en adelantar los procesos
disc iplinarios y de acuerdo a los controles
aplicados para evitar el riesgo: Realizar reunión
cuatrimestral de retroalimentac ión de los
expedientes rec ibidos en la dependenc ia, C apac itar
a los func ionarios públicos de la entidad, Mantener
ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal
y Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria
No
01/sep/2014 09:20
A nalizadas las dec is iones emitidas por los
O peradores Disc iplinarios de es te Despacho, se
determina que son conforme a los mandatos de la
Ley disc iplinaria y demás normas .
No
05/ene/2015 08:55
En reunión realizada por los func ionarios de la
O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario, se
discutieron las dec is iones tomadas y las
proyecc iones de corto plazo, en las que se
evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los
No
02/ene/2014 16:57
Las dec is iones proyec tadas en el año 2013, fuero
argumentadas según lo es tipulado en el C UD,
normas concordantes , jurisprudenc ia vigente y
respetando los derechos procesales , con base en
es to, no se evidenc ia materializac ión del riesgo.
No
30/abr/2014 08:19
En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30
de A bril de 2014, las sus tanc iac iones expedidas
por es te Despacho, no contienen dec is iones
erróneas , dado que, se proyec taron garantizando lo
No
Negligenc ia del func ionario público en el recaudo de
material probatorio que sus tente la dec is ión
02/sep/2013 08:15
Dentro de los procesos adelantados por es te
Despacho, no sé evidenc ia la materializac ión del
riesgo, toda vez que las dec is iones de fondo
emitidas por la O fic ina, se ajus tan a lo que en
No
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
Si Si
T ráfico de influenc ias
17/may/2013 17:19
C on corte al 30 de abril de 2013 no se ha
materializado el riesgo "Dec is iones erróneas en
adelantar los procesos disc iplinarios ", s in embargo
la O fic ina viene adelantando ac tividades
No
C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad
31/Dec/2016 23:4816/ene/2013 17:24 No se ha materilaizado el riesgo No
Zona de riesgo alta 8
C omo medida de control y manejo del
riesgo, s iendo que a la fecha no se ha
materializado el riesgo, se adopta la
mdedidad e evitar el reisgo a traves de los
respec tivos controles y ac tividades
definidas .
PA -2015-2018 O fic ina
de C ontrol Interno
Disc iplinario - Es trategia
Talento Humano 02/Jan/2015 11:47
Mayor Zona de riesgo extrema 12
Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión
de los expedientes rec ibidos en la dependenc ia.
Improbable Mayor
27/jul/2016 16:48 Se programa revis ión para el 30 de Septiembre de No
31/mar/2016 17:32
E l presente riesgo No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no
se materializó durante el periodo, en el
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Los controles aplicados en el periodo son
A plicac ión del procedimiento de control de
cambios .
Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , ( se
realizó capac itac ión en formac ión de temas
c las ificac ión de la informac ión, C apac itac ión en
No
30/jun/2016 16:47
E l presente riesgo No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no
se materializó durante el periodo, en el
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Los controles aplicados en el periodo son
A plicac ión del procedimiento de control de
cambios . (Se adjuntan soportes .)
Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , ( se
realizó capac itac ión se adjuntan soportes)
P lan A nual de A dquis ic iones , Se ges tionó y realizó
No
Talento Humano
A ctivo
Talento Humano
Dec is iones erróneas en los
pronunc iamientos ejecutoriados
de los procesos disc iplinarios
A C : Realizar las inves tigac iones disc iplinarias
A C C :Realizar sens ibilizac ión didác tica sobre
Derechos , Deberes y P rohibic iones con el fin de
promover acc iones que aporten al acatamiento de
los deberes de la Ley Disc iplinaria.
Dec idir bajo interés o s in soporte normativo.
Desconoc imiento de la norma
1. A pertura de Inves tigac ion Disc iplinaria para el
func ionario ins truc tor (func ionarios de la ofic ina)
2 . Inves tigac ion P enal por encontrase en curso en
un delito.
3 . V iolac ión de derechos fundamentales .
4 . Inves tigac ión de l C onsejo Superior de la
judicatura.
5 . V iolac ión del manual de ética de la entidad.
A ndres Mauric io Mendieta Daza Moderada
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
31/dic /2015 09:22
E l presente riesgo No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no
se materializó durante el periodo, en el
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Los controles aplicados en el periodo son
A plicac ión del procedimiento de control de
cambios .
Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , ( se
realizó capac itac ión en formac ión de temas como
c iberacoso, grooming, sexting, phubbing,
No
31/mar/2015 19:11
A corde con los nuevos Lineamientos para la
A dminis trac ión del Riesgo, se realiza monitoreo a
No disponibilidad de los servic ios de T IC s por
cambios en la plataforma se verifican los controles
as í: 1 . A plicac ión del procedimiento de control de
cambios 2 . Realizar C apac itac ión en temas de
T IC ´s 3 . P lan A nual de A dquis ic iones 4 . WSUS 5.
No
30/jun/2015 10:02
E l presente riesgo No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no
se materializó durante el periodo, en el
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Durante el periodo se realizaron los s iguientes
cambios:
Realizar la dis tribuc ión y migrac ión de los datos
A lmacenamiento Netapp según diseño
C ambio caduc idad entidad certificadora Root y
subordinada
Implementac ión BlackBerry Server BES 12.1
Realizar movimiento de equipos linx y hydra
C ontrol de C ambios SQ L
Implementac ión de dos C ontroladores de Dominio
en IFX. Windows Server 2012 –R2
Ins talac ión de 2 servidores con Rol de C A S Server
No
31/ago/2014 16:40
Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma se
verifican los controles as í:
1 . A plicac ión del procedimiento de control de
cambios
2. Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s
3. P lan A nual de A dquis ic iones
4. WSUS
5. Referenc iac ión de tecnologías
Se verifican los s iguientes cambios realizados
07_2014_7_15_2013_C ontrol de C ambios
P royec to F5 - Balanceo DNS
08_2014_29_05_2014_C ontrol de C ambios
NETA PP
09_2014_P lan de T ras lado UNE- DA PRE 1 .1
Se realiza capac itac ión en c las ificac ión de la
informac ión la cual permite que las áreas realicen
una c las ificac ión de la informac ión que se tiene en
cada una de las áreas
No
30/dic /2014 08:59
Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma se
verifican los controles as í: 1 . A plicac ión del
procedimiento de control de cambios 2 . Realizar
C apac itac ión en temas de T IC ´s 3 . P lan A nual de
A dquis ic iones 4 . WSUS 5. Referenc iac ión de
tecnologías
Se verifican los s iguientes cambios realizados:
C ontrolC ambios_SIGEPRE, C ontrol de cambios
Ins talac ión equipo A ruba C learP ass - NA C , C ontrol
de cambios Ins talac ión equipo A PT FireEye,
C ontrol de C ambios C HEC KPO INT- C C TV
PA LA C IO , Se realiza capac itac ión en c las ificac ión
de la informac ión la cual permite que las áreas
No
Insufic iente cantidad en el recurso humano
Falta de herramientas tecnológicas para realizar la
adminis trac ión
No
WSUSFalla en la aplicac ión del procedimiento de cambios
Referenc iac ión de tecnologíasO bsolescenc ia de la tecnología
Errores humanos
E l plan de cambios no fue efec tivo
Desconoc imiento de configurac iones adecuadas en
los servic ios
30/sep/2015 14:04
E l presente riesgo No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios en la plataforma, no
se materializó durante el periodo, en el
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Los controles aplicados en el periodo son
A plicac ión del procedimiento de control de
cambios: se realizaron los s iguientes cambios:
13_2015_C ontrol de cambios de E lances L2 - L3
Dat IFX, 12_2015_C ontrol de C ambios - Servidor
V irtual de Tarificac ión.,
11_2015_C ontrol_C ambios -3 nodo BO G SQ L
Realizar C apac itac ión en temas de T IC ´s , (se
realizó capac itac ión en formac ión como A uditores
Internos en la norma ISO 27001:2013,
C apac itac ión en Lync)
P lan A nual de A dquis ic iones , Se ges tionó y realizó
No
Si No
Falta de capac itac ión y expertic ia para ejecutar las
ac tualizac iones .P lan A nual de A dquis ic iones
A cc ión mal intenc ionada de un Tercero
07/oc t/2013 15:39
En el cuatrimestre correspondiente a los meses
Mayo - A gos to no se presentaron eventos adversos
que conlleven a dec is iones erroneas durante la
ac tualizac ión de la plataforma tecnológica, los
cambios realizados fueron:
C ontrol de C ambios servidores Blade
Firma Digital C umplido de C omis ión
C ontrol de C ambios Balanceadores
C ontrol de C ambios Radware
Mejora Sis tema de Ges tión de Decretos
C ontrol de C ambios V Mware 5-1_Nuevos
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
20/Feb/2015 07:40 30/Dec/2016 23:4019/mar/2013 15:31
Se evidenc ia la A plicac ión del procedimiento de
control de cambios y capac itac ión a los
func ionarios , entre las cuales se evidenc ia
capac itac ión en IT IL, PMP , Buenas prác ticas de
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
Teniendo en cuenta la aplicac ión de los
controles es necesario evitar la
materializac ión del riesgo Dec is iones
erroneas durante la ac tualizac ión de la
plataforma tecnológica, es probable que
exporádicamente se pueden presentar
cambios de urgenc ias que ameritan acc ión
inmediata, la cual se reflejará en el comite
de cambios .
Se programa nuevo monitoreo para el 30 de
Septiembre de 2016
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
1 . Interrupc ión de los servic ios de Tecnología.
2 . Retraso en los procesos .
3 . P erdida del C onoc imiento sobre las
modificac iones realizadas en la plataforma.
4 . Interrupc ión en los servic ios de la plataforma
tecnológica
5. P erdida de imagen de la dependenc ia y de la
entidad.
6 . Q uejas , rec lamos frente a la pres tac ión de
servic ios
7 . P erdida de imagen de la dependenc ia y de la
entidad.
8 . Retraso en los procesos de la entidad
dependientes de la plataforma tecnológica
A na Roc io C as tro P aez P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
30/abr/2014 16:26
Durante el cuatrimestre de Enero a A bril no se
presentaron eventos adversos por ac tualizac ión de
la plataforma tecnológica .
Únicamente se presentó un evento adverso por otra
causa diferente, la cual obedece a falla en un switch
de almacenamiento.
Una vez analizados los logs del evento se encontró
la falla originada en uno de los switches de
almacenamiento, no se adjuntan los logs por ser
sens ibles y contener informac ión reservada, es ta
puede ser consultada en el área.
No
14/ago/2014 18:06se realiza revis ión del Riesgo con anális is ,
Identificac ión, V alorac ión y Manejo
A c tivo
Tecnologías de Informac ión y
No disponibilidad de los
servic ios de T IC s por cambios
en la plataforma
A C C : A c tualizar la plataforma informática de
acuerdo a las neces idades de los c lientes y a los
avances tecnológicos .
A C Renovac ión y adquis ic ión de Licenc iamiento
A RC Renovac ión y adquis ic ión de Licenc iamiento
Se pueden tomar dec is iones erróneas relac ionadas
con la implementac ión de los cambios en la
plataforma tecnológica
Mala identificac ión de los requis itos técnicos y
31/dic /2015 08:51
E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó
durante el periodo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contanto
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos son los s iguientes:
C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en
sens ibilizac ión de Seguridad Informática . La
semana de la Seguridad - La Seguridad Soy Yo)
C ontroles tecnológicos: Se realizó ins talac ión de
control de ges tión de Identidades .
Entrega de roles : Se realizó entregas de rol durante
el periódo de vacac iones del DBA
No
31/mar/2016 17:04
E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó
durante el periodo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contanto
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos son los s iguientes:
C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en
sens ibilizac ión de Seguridad Informática -
C alificac ión de la informac ión. se adjuntan lis tado
de as is tenc ia)
No
P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo
Tecnologías de Informac ión y
Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales
A C C . A c tivar el P lan de C ontingenc ia ante la
materializac ión de un riesgo
A C C . E jecutar el P lan de pruebas del P lan de
C ontingenc ia
A C Implementar un C entro de cómputo alterno
geográficamente disperso
Indisponibilidad de servic ios T IC s
Error en las configurac iones de los controles
1 . Indisponibilidad de los servic ios de T IC 's .
2 . P erdida de imagen.
3 . V ulnerabilidad en la seguridad.
4 . Q uejas , rec lamos frente a la pres tac ión de
servic ios
5 . V iolac ión a las políticas de seguridad
6. Sanc iones por incumplimiento de la Ley
No
No cumplimiento del procedimiento es tablec ido
15/ene/2014 12:06
En el cuatrimestre correspondiente a los meses
Septiembre- Dic iembre no se presentaron eventos
adversos que conlleven a dec is iones erróneas
durante la ac tualizac ión de la plataforma
tecnológica, los cambios realizados fueron:
Integrac ión C omunicac iones unificadas
A dic ionar un nuevo nodo a la granja de SharePoint
Implementac ión e ins talac ión de switch C O RE
No
31/mar/2015 18:45
A corde con los nuevos Lineamientos para la
A dminis trac ión del Riesgo, se realiza monitoreo,
dentro de la revis ión del trimetre no se presentaron
eventos que generaran la ac tivac ión del plan de
contingenc ia en la plataforma Tecnológica, con lo
cual no se presentarón Incumplimientos de
compromisos durante la ac tivac ión.
No
30/abr/2014 17:15
Durante el periodo comprendido entre Enero a A bril
de 2014 se presento un evento adverso, durante el
cual se ac tivo el plan de contingenc ia en el centro
alterno.
P eriódicamente se es tá ejecutando pruebas en el
centro alterno de datos , el centro alterno de datos
es tá operando en modo ac tivo - ac tivo para correo
elec trónico y página web
No
31/ago/2014 14:13
Para el riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , se evalúan los
controles :
1 . C apac itac ión.
-Se realizó capac itac ión en temas de C las ificac ión
de la informac ión por parte del Ing. A lfonso Rojas ,
la cual permite identificar la informac ión de cada
una de las áreas en una base de datos . Se realizó
un acceso direc to desde la intranet a el regis tro de
la informac ión, la cual puede ser consultada en el
link
http://taurus1.pres idenc ia.gov.co/Lis ts /C las ificac io
nInformac ion o a través de la intranet.
- Se realizó capac itac ión en aspirantes y
comis iones .
- A s is tenc ia de 7 func ionarios en plataformas
Windows.
2 . C ontroles tecnológicos
Se implantó la soluc ión GTM, la cual permite
ges tionar el DNS geográficamente disperso.
Se ges tiona la contratac ión para ac tualizar la
plataforma de DLP y control de navegac ión a
No
30/jun/2016 16:07
E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó
durante el periodo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contanto
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos son los s iguientes:
C apac itac ión: ( Se realizarón capac itac ión a las
dependenc ias: Secretaría de T ransparenc ia, Grupo
de Discursos , Ges tión General, Sec tor P rivado y la
ofic iana del A lto C omic ionado para la P az. donde se
desarrollaron procedimientos de implementac ión de
controles para los documentos vitales de acuerdo a
la calificac ión. A dic ional se realizo una
capac itac ión en el salon A lejandria sobre C ontroles
para implementar donde as is tieron 10 personas de
No
Si No
C ontroles tecnológicosNo ac tivac ión de regis tros de logs
06/sep/2013 18:22
Dentro de la revis ión del cuatrimestre no se
presentaron eventos que generaran la ac tivac ión
del plan de contingenc ia en la plataforma
Tecnológica, con lo cual no se presentarón
No
02/Jan/2015 08:13 30/Dec/2016 23:3419/mar/2013 16:09
Se realiza la validac ión de las pruebas en el centro
alterno.No
Mayor Zona de riesgo alta 8
Realizar las ac tividades de seguimiento
respec tivas para evitar la presentac ión de
Incumplimientos de compromisos durante la
ac tivac ión del plan de contingenc ia en la
plataforma Tecnológica
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
A na Roc io C as tro P aez
30/jun/2015 08:03
E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó
durante el periódo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
No
30/sep/2015 18:18
E l presente riesgo Falta de trazabilidad en las
ac tuac iones de usuarios finales , no se materializó
durante el periodo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contanto
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos son los s iguientes:
C apac itac ión: (se realizó capac itac ión en formac ión
como A uditores Internos en la norma ISO
27001:2013, C apac itac ión en Lync)
C ontroles tecnológicos: Se realizó ins talac ión de
control de acceso biométrico para el área de talento
humano – Hojas de V ida
Entrega de roles : Se realizó entrega de Rol como
adminis trador de dominio, se adjunta soporte.
No
31/dic /2014 08:18
Dentro de la revis ión del cuatrimestre no se
presentaron eventos que generaran la ac tivac ión
del plan de contingenc ia en la plataforma
Tecnológica, con lo cual no se presentarón
Incumplimientos de compromisos durante la
ac tivac ión.
No
31/mar/2015 19:18
A corde con los nuevos Lineamientos para la
A dminis trac ión del Riesgo see realiza el monitoreo
a el riesgo violac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles . Se validan los
controles : 1 . Implementac ión de controles
adecuados . 2 . A rmonizac ión normativa 3 . Manual
de política de seguridad de la informac ión 4 . A lertas
de herramientas y contratos de mantenimiento 5 .
referenc iac ión tecnológica 6 . P royec to de Invers ión
No
15/jul/2015 11:19
E l presente riesgo V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles , no se materializó
durante el periodo, en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica
cuenta con los procedimientos y normas que
definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión.
Se adjunta evidenc ia de algunos controles
No
Entrega de rolesNo cumplimiento de los procedimientos
es tablec idos
15/ene/2014 12:52
Dentro de la revis ión del cuatrimestre comprendido
de Septiembre a Dic iembre de 2014 no se
presentaron eventos que generaran la ac tivac ión
del plan de contingenc ia en la plataforma
Tecnológica, con lo cual no se presentaron
Incumplimientos de compromisos durante la
ac tivac ión.
En el mes de Noviembre se realizaron pruebas al
No
Dualidad de tareas en los func ionarios
Falta de capac itac ión
P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
31/mar/2016 17:38
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. E l
presente riesgo V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles no se materializó
durante el periodo, es te riesgo cuenta con los
s iguientes controles
Implementac ión de controles adecuados .
A rmonizac ión normativa.
Manual de política de seguridad de la informac ión (
Se encuentra en proceso de inc lus ión de nuevas
políticas , se realizó capac itac ión en inducc ión a
func ionarios , se adjunta presentac ión)
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a
contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)
Referenc iac ión tecnológica
P royec to de Invers ión ( se ges tiona y controla, se
realiza ac tualizac ión al proyec to, se adjunta
No
30/jun/2016 17:34
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. E l
presente riesgo V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles no se materializó
durante el periodo, es te riesgo cuenta con los
s iguientes controles
Implementac ión de controles adecuados .
A rmonizac ión normativa.
Manual de política de seguridad de la informac ión (
Se encuentra en proceso de inc lus ión de nuevas
políticas)
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a
contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)
Referenc iac ión tecnológica
P royec to de Invers ión ( se ges tiona y controla, se
No
30/sep/2015 23:13
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. E l
presente riesgo V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles no se materializó
durante el periodo, es te riesgo cuenta con los
s iguientes controles
Implementac ión de controles adecuados . (Se
realizó la implementac ión de control de acceso para
el A rea de Talento Humano - Hojas de V ida.)
A rmonizac ión normativa (Se solic itó la
ac tualizac ión de normas , se adjunta soporte)
Manual de política de seguridad de la informac ión (
Se encuentra en proceso de inc lus ión de nuevas
políticas , se realizó capac itac ión en inducc ión a
func ionarios , se adjunta presentac ión)
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a
contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)
Referenc iac ión tecnológica
P royec to de Invers ión ( se ges tiona y controla, se
realiza ac tualizac ión al proyec to, se adjunta
No
No NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8
Es necesario evitar la materializac ión del
riesgo a través del desarrollo o adquis ic ión
de software.
En el evento de la evaluac ión de la inic iativa
es ta se podrá tercerizar y de es ta forma
trans ferir en parte el riesgo.
1 . P erdida de reputac ión del proceso de T IC 'S.
2 . P erdida de imagen de la entidad
3. Impacto en el normal desarrollo de otros
proyec tos .
4 . P erdidad de recursos
A na Roc io C as tro P aezA c tivo
V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de
controles
A C C . Desarrollar e implementar s is temas de
Informac ión.
A C C . Desarrollo, adminis trac ión e implementac ión
de la plataforma tecnológica de los portáles
ins tituc ionales e intranet.
A C Mantenimiento infraes truc tura alineada a
objetivos de T IC S
V iolac ión en la integridad de la informac ión por falta
de controles
30/dic /2014 08:21
Se realiza el monitoreo a el riesgo violac ión en la
integridad de la informac ión por falta de controles .
Se validan los controles : 1 . Implementac ión de
controles adecuados . 2 . A rmonizac ión normativa 3 .
Manual de política de seguridad de la informac ión 4 .
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento 5 . referenc iac ión tecnológica 6 .
P royec to de Invers ión 7 . Supervis ión de
proveedores En el periodo se publico la nueva
vers ión del Manual de política de seguridad de la
informac ión, el cual se puede consultar en el
SIGEPRE M-T I-01Manual de la P olítica para la
Tecnología de Informac ión y C omunicac iones -
T ics , se c reó un nuevo proyec to de invers ión, el
cual se adjunta a la presente. Dentro del control de
fuga de informac ión se ac tualizó la plataforma para
DLP , se contrató un nuevo control A TP que permite
No
31/dic /2015 10:59
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la Republica cuenta con los procedimientos y
normas que definen la forma de operar el proceso y
se aplican los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión de es te riesgo, Siempre contando
con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. E l
presente riesgo V iolac ión en la integridad de la
informac ión por falta de controles no se materializó
durante el periodo, es te riesgo cuenta con los
s iguientes controles
Implementac ión de controles adecuados . (Se
realizó la implementac ión de control de ges tión de
identidades .)
A rmonizac ión normativa
Manual de política de seguridad de la informac ión (
Se encuentra en proceso de inc lus ión de nuevas
políticas , se realizó capac itac ión en inducc ión a
func ionarios , se adjunta presentac ión)
A lertas de herramientas y contratos de
mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a
contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)
Referenc iac ión tecnológica
P royec to de Invers ión ( se ges tiona y controla, se
realiza ac tualizac ión al proyec to, se adjunta
NoDOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
TH Revis ión técnica y normativa de la prenómina Evitar el riesgo
Utilizac ión del A plicativo de Nómina
TH Utilizac ión del aplicativo de nómina Evitar el riesgo
A plicac ión del procedimiento y lineamientos
es tablec idos
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
SA Evitar el riesgo
SA Evitar el riesgo
SA Reduc ir el riesgo
A plicac ión de pruebas de sonido y audio antes del
evento
SA Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas Evitar el riesgo
A plicac ión de P rocedimientos de Seguridad
P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones
V ulnerabilidad de la seguridad del Señor P res idente
y V icepres idente de la República.
Des favorabilidad de la percepc ión del servic io de
seguridad.
Jhon Wilmans Gongora P lazas P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
03/sep/2014 10:17
Se utilizan lis tas de chequeo para eventos dentro y
fuera de ins talac iones pres idenc iales como
documento de control para verificar los es tándares
bás icos de cumplimiento en los servic ios de
seguridad pres idenc ial. A demás durante el segundo
cuatrimestre, se reentrenaron 410 func ionarios
adsc ritos a la Secretaría para la Seguridad en
entrenamiento de polígono, mejorando sus
competenc ias y profes ionalismo en el servic io
pres tado al señor P res idente de la República,
No
15/dic /2014 10:00
En cumplimiento de la agenda del señor P res idente
de la República, se han asegurado el s iguiente
número de eventos durante el último cuatrimestre,
as í:
Eventos en la c iudad de Bogotá 36
Eventos a nivel nac ional 82
Eventos a nivel internac ional 15
A seguramiento C A TA M 33
Total 166
Durante la pres tac ión del servic io se han
implementado los controles es tablec idos en las
lis tas de chequeo y se han llevado a cabo las
No
31/dic /2013 12:00
En la fecha no se han generado incumplimientos de
seguridad durante los eventos que ha tenido
as is tenc ia del señor P res idente de la República de
No
16/may/2014 16:40
Se pres taron 180 servic ios al señor P res idente de
la República Doc tor JUA N MA NUEL SA NTO S
C A LDERÓ N
EV ENTO LO C A L 54
EV ENTO NA C IO NA L 56
EV ENTO S INTERNA C IO NA LES 06
SERV IC IO S EN A ERO PUERTO 64
No
No No
Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
01/jul/2013 10:56
Durante el segundo trimestre de 2013 se pres taron
141 servic ios de avanzadas (servic ios avanzada
plan C A TA M nac ional- internac ional, servic io
Bogotá, servic io a nivel nac ional e internac ional),
con la aplicac ión de protocolos de seguridad
es tablec idos por la Secretaría de Seguridad, a fin de
garantizar la seguridad integral del señor
P res idente de la República a nivel Bogotá, Nac ional
No
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
15/dic /2012 11:49
Durante el tercer trimestre de 2012 se pres taron
89 servic ios de avanzadas con los protocolos de
seguridad es tablec idos a fin de garantizar la
seguridad integral del señor P res idente de la
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles es tablec idos
la politica de adminis trac ión de riesgo
asumida es evitar su materializac ión, a la
fecha no se han presentado inc identes que
vulneren la seguridad del Señor P res idente
y V icepres idente.
PA -2015-2018 C A SA
MILITA R-ESTRA TEGIA
3
15/nov/2013 11:01
A la fecha no se han presentado inc identes que
afec ten la seguirdad integral del señor P res idente y
V icepres idente de la República.
No
Solic itud de informac ión de inteligenc ia a diferentes
O rganismos con el fin de ser validada
27/mar/2013 11:41
Durante el primer trimestre de 2013 se pres taron
116 servic ios de avanzadas con los protocolos de
seguridad es tablec idos por la Secretaría de
Seguridad, a fin de garantizar la seguridad integral
del señor P res idente de la República a nivel Bogotá,
Nac ional e Internac ional, s in que a la fecha se
No
A plicac ión de pruebas de confiabilidad del personal
de la C asa M ilitar
C oordinac ión y desempeño en la ejecuc ión de
avanzadas en los eventos del Sr. P res idente
De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ió
que en el segundo trimestre de 2015 no
se materializó el riesgo de interrupc ión de la
transmis ión de video y/o audio de los eventos del
Señor P res idente, por cuanto los controles han s ido
No
30/sep/2015 09:35
De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ió
que en el tercer trimestre de 2015 no
se materializó el riesgo de interrupc ión de la
transmis ión de video y/o audio de los eventos del
Señor P res idente, por cuanto los controles han s ido
No
30/jun/2016 11:28
Durante el segundo trimestre del año se aplicaron y
evaluaron todos los controles para evitar la
materializac ión del riesgo, princ ipalmente reuniones
de la comis ión es tablec ida formalmente para el
seguimiento. De acuerdo con el monitoreo
realizado, en el segundo trimestre de 2016 no
se materializó el riesgo de interrupc ión de la
transmis ión de video y/o audio de los eventos del
Señor P res idente, debido a que los controles
adoptados fueron efec tivos .
Interrupc ión de la T ransmis ión de video y/o audio
de los eventos del Señor P res idente. No se
materializó porque se dispone de personal
competente para el manejo de los equipos de video
y/o audio, porque se realiza el Mantenimiento
permanente de los equipos de video y audio, y por
la A plicac ión de pruebas de sonido y audio antes
del evento.
(Se adjuntan ac ta y reporte)
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión del
servic io de seguridad
pres idenc ial
A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales .
A C : Realizar el primer (1) c ic lo de capac itac ión
mediante prác ticas de poligono
A plicac ión errónea de los P rocedimientos de
pres tar seguridad de ins talac iones y seguridad
31/mar/2016 08:56
Es te riesgo no se materializó en la Direcc ión para la
Relac ión con los Medios porque se emplearon
politicas internas es tablec idas frente a la
publicac ión de la informac ión y porque se utilizó
personal capac itado en redacc ión y edic ión de
No
24/may/2016 17:53
En el período enero-marzo de 2016 no
se materializó es te riesgo porque se dispone de
personal competente para el manejo de los equipos
de video y/o audio, porque se realiza el
mantenimiento permanente de los equipos de video
y audio, y por la aplicac ión de pruebas de sonido y
audio antes del evento. Se efec tupo una reunión
No
Falta de difus ión de los servic ios de seguridad a los
Insufic ienc ia de recursos (Humanos , logís ticos ,
medios técnicos , documentos , otros) necesarios
para la atenc ión del evento pres idenc ial.
Inexac titud de informac ión suminis trada por
O rganismos de seguridad.
A c tos mal intenc ionados originados por todos los
fenómenos generadores de violenc ia (Narcotráfico,
Grupos A rmados I legales , Grupos Terroris tas ,
Delincuenc ia C omún y Delincuenc ia O rganizada) y
Falla técnicas de los equipos de video y/o audio
31/mar/2015 12:06
De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenc ia
que no se han presentado materializac iones del
risgo, por cuanto los controles han s ido efec tivos .
No
No No
Fallos en señales de audio, video, internet o fluido Mantenimiento permanente de los equipos de video
13/ene/2015 17:08
Durante el tercer cuatrimestre de 2014 se
realizaron las transmis iones de video y audio de los
eventos del Señor P res idente s in que se
presentaran interrupc iones en la pres tac ión del
servic io.
No
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 15/sep/2014 10:23
Teniendo en cuenta que el riesgo se es tablec ió
terminando el segundo cuatrimestre, su monitoreo
se realizará para el tercer cuatrimestre de la
No
Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
De acuerdo a los controles es tablec idos la
política de manejo es reduc ir el riesgo. Se
programa monitoreo a 30 de junio de 2015
PA -2015-2018
SEC RETA RÍA DE
PRENSA - ESTRA TEGIA
Guillermo A lfredo Tovar A ñez C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20
Personal competente para el manejo de los equipos
de video y/o audio
A c tivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Interrupc ión de la T ransmis ión
de video y/o audio de los
eventos del Señor P res idente
A C C : Divulgar y monitorear la Ges tión
P res idenc ial. La interrupc ión de la transmis ión de
video y/o audio de los eventos del Señor pres idente
ocas ionadas por fallas técnicas
A C Divulgac ión de los contenidos informativos
Incomunicac ión entre el s itio del evento y las
ins talac iones de la Secretaría de P rensa
1. P érdida de confianza en ges tión de la Secretaria
de P rensa
2. Falta de oportunidad y puntualidad en la entrega
de informac ión sobre eventos y programas del
Señor P res idente
3. Incumplimiento del servic io informativo a los
medios y/o entidades y ausenc ia de material
informativo para procesar y divulgar
01/abr/2016 11:47
Se realizó la identificac ión, anális is , manejo y
valorac ión del riesgo asoc iado a la Es trategia 1 de
la Direcc ión de Discursos “Inexac titud en la
informac ión enviada por parte de las entidades para
la elaborac ión de fichas , discursos y artículos del
señor P res idente”. Se evidenc ió que NO se
materializó el riesgo porque de acuerdo a las
medidas de autocontrol, la Direcc ión de Discursos
envió un correo elec trónico a los Secretarios
P rivados de los M inis terios y de otras entidades
del Gobierno nac ional, para optimizar su papel de
enlace entre su entidad y la P res idenc ia, logrando
que es tos enviaran la informac ión base con la
oportunidad y calidad requeridas .
No
30/jun/2016 08:35
Se realizó la identificac ión, anális is , manejo y
valorac ión del riesgo asoc iado a la Es trategia 1 de
la Direcc ión de Discursos “Inexac titud en la
informac ión enviada por parte de las entidades para
la elaborac ión de fichas , discursos y artículos del
señor P res idente”. Se evidenc ió que NO se
materializó el riesgo porque de acuerdo a las
medidas de autocontrol, la Direcc ión de Discursos
envió un correo elec trónico a los Secretarios
P rivados de los M inis terios y de otras entidades
del Gobierno nac ional, para optimizar su papel de
enlace entre su entidad y la P res idenc ia, logrando
que es tos enviaran la informac ión base con la
oportunidad y calidad requeridas .
No
09/oc t/2015 11:08
Se realizó la identificac ión, anális is , manejo y
valorac ión del riesgo asoc iado a la Es trategia 1 de
la Direcc ión de Discursos “Inexac titud en la
informac ión enviada por parte de las entidades para
la elaborac ión de fichas , discursos y artículos del
señor P res idente”. Se evidenc ió que NO se
materializó el riesgo porque de acuerdo a las
medidas de autocontrol, la Direcc ión de Discursos
envió un correo elec trónico a los Secretarios
P rivados de los M inis terios y de otras entidades
del Gobierno nac ional, para optimizar su papel de
enlace entre su entidad y la P res idenc ia, logrando
que es tos enviaran la informac ión base con la
No
04/ene/2016 16:00
Los func ionarios de la Direcc ión de Discursos se
reunieron para realizar la identificac ión, anális is ,
manejo y valorac ión del riesgo asoc iado a la
Es trategia 1 de la Direcc ión de Discursos
“Inexac titud en la informac ión enviada por parte de
las entidades para la elaborac ión de fichas ,
discursos y artículos del señor P res idente”,
y evidenc iaron que con corte al 31 de dic iembre del
2015 NO se materializó el riesgo porque de
acuerdo a las medidas de autocontrol, la
dependenc ia envió un correo elec trónico a los
Secretarios P rivados de los M inis terios y de otras
entidades del Gobierno nac ional, para optimizar su
papel de enlace entre su entidad y la P res idenc ia,
logrando que es tos enviaran en lo suces ivo la
No
05/ene/2016 10:39
De acuerdo con el monitoreo realizado, en el cuarto
trimestre de 2015 no se materializó el riesgo de
interrupc ión de la transmis ión de video y/o audio de
No
31/mar/2016 08:51
Es te riesgo no se materializó en el primer trimestre
de 2016 porque la Direcc ión dispone de personal
competente para el manejo de los equipos de video
y/o audio, porque se realiza el mantenimiento
permanente de los equipos de video y audio, y por
la realizac ión de pruebas de sonido y audio antes de
cada evento.
No
30/jun/2015 20:50
A C C :Divulgar y monitorear la Ges tión P res idenc ial.
C orresponde a la informac ión que se publica por
error o en momentos inoportunos que pueden
afec tar la imagen y c redibilidad de la Direcc ión
paran la Relac ión C on los Medios y la Entidad
A C Divulgac ión de los contenidos informativos
No exis te un solo func ionario as ignado por las
respec tivas entidades fuente de insumos para
responsabilizarse por la verac idad de la informac ión
Revis ión exhaus tiva de la informac ión contenida en
el produc to por parte del Direc tor de Discursos
07/jul/2015 12:02
E l día 30 de junio de 2015, el equipo de la
dependenc ia realizó una reunión para revisar el
riesgo “Inexac titud en la informac ión enviada por
parte de las entidades para la elaborac ión de fichas ,
discursos y artículos del señor P res idente”, y
se conc luyó que NO se materializó dicho riesgo.
Es to, porque de acuerdo a las medidas de
autocontrol, la Direcc ión de Discursos envió un
correo elec trónico a los Secretarios P rivados de los
M inis terios y de otras entidades del Gobierno
nac ional, para optimizar su papel de enlace entre su
entidad y la P res idenc ia, logrando que es tos
No
En las entidades externas que proveen insumos no
coordinan el envío de una informac ión unificada
No
No No
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N DE
DISC URSO S-
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 01/abr/2015 11:50
Durante el trimestre no se materializó el riesgo,
dado que una vez revisada la informac ión, cumplió
con los requerimientos esperados .
Revis ión exhaus tiva de la informac ión fuente por
parte del responsable de la elaborac ión del produc to
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles , se
evitará que se materialice el riesgo
Demoras en la producc ión del material final.
E rrores en las intervenc iones del P res idente.
P érdida de c redibilidad del P res idente en la
Direcc ión de Discursos .
P érdida de c redibilidad de la opinión pública en lo
que dice el P res idente.
Diana Marcela Jiménez Moncada P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
De acuerdo con el análisuis efec tuado, el riesgo de
Divulgac ión no autorizada de informac ión de
carác ter notic ioso no se materializó en el tercer
trimestre de 2015, ya que se aplicaron como
controles las políticas internas es tablec idas frente
a la publicac ión de la informac ión y el personal
No
No
31/mar/2015 11:53
De acuerdo con a revis ión realizada al riesgo
Divulgac ión no autorizada de informac ión de
carác ter notic ios , se evidenc ia que no se han
presentado materializac iones de riesgo, por cuanto
No
30/jun/2016 12:23
Durante el segundo trimestre del año se aplicaron y
evaluaron todos los controles para evitar la
materializac ión del riesgo de Divulgac ión no
autorizada de informac ión de carác ter notic ioso,
princ ipalmente reuniones de la comis ión
es tablec ida formalmente para el seguimiento.
De acuerdo con el anális is efec tuado, el riesgo no
se materializó en el lapso abril-junio de 2016,
ya que se aplicaron controles como las políticas
internas es tablec idas frente a la publicac ión de la
informac ión y el personal capac itado en redacc ión y
edic ión de notic ias y las políticas internas .
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Inexac titud de la informac ión
enviada por parte de las
entidades para la elaborac ión de
fichas , discursos y artículos del
señor P res idente
A lgunas veces las entidades entregan informac ión
incompleta, confusa o equivocada que puede
generar errores en las intervenc iones que se
preparan para el P res idente
Q ue la informac ión no se revisa o comprueba en la
fuente o entidad que la provee
05/ene/2016 10:36
De acuerdo con el anális is efec tuado, el riesgo de
Divulgac ión no autorizada de informac ión de
carác ter notic ioso no se materializó en el cuarto
trimestre de 2015, ya que se aplicaron controles
como las políticas internas es tablec idas frente a la
publicac ión de la informac ión y el personal
capac itado en redacc ión y edic ión de notic ias y las
No
24/may/2016 17:25
En el primer trimestre del año es te riesgo no se
materializó porque se emplearon politicas internas
es tablec idas frente a la publicac ión de la
informac ión y porque se utilizó personal capac itado
en redacc ión y edic ión de notic ias . Se revisó en una
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Divulgac ión no autorizada de
informac ión de carác ter
notic ioso
Si No
P remura en publicar la informac ión de manera P ersonal capac itado en redacc ión y edic ión de
Errores de comprens ión acerca de las ins trucc iones
dadas sobre la publicac ión de la informac ión
13/ene/2015 14:55
Durante el cuatrimestre formado por septiembre,
oc tubre, noviembre y dic iembre de 2014 se
presentaron en las laboreas de la Direcc ión para la
Relac ión con los Medios cero (0) casos de
divulgac ión no autorizada de informac iones de tipo
Ges tión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5915/sep/2014 10:15
Durante el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo
"Divulgac ión no autorizada de informac ión de
carác ter notic ioso", No se materializó,
evidenc iando que los controles en cuanto a los
No
Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
De acuerdo a los controles es tablec idos y a
las acc iones del P lan O perativo de la
Direcc ión para la Relac ión con los Medios ,
la política de manejo es "Evitar el Riesgo".
se es tablece monitoreo para el 30 de junio
de 2015.
PA -2015-2018
SEC RETA RÍA DE
PRENSA - ESTRA TEGIA
Guillermo A lfredo Tovar A ñez C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20
Politicas internas es tablec idas frente a la
publicac ión de la informac iónC omunicac ión imprec isa entre quien autoriza y
1 . Se puede generar des informac ión que afec ta la
c redibilidad del Sr. P res idente y/o del Gobierno
Nac ional
2 . Se genera insatis facc ión y quejas del P res idente
de la República y/o de otros altos func ionarios del
Gobierno
3 . P érdida de c redibilidad y afec tac ión de la imagen
Secretaria de P rensa y la Entidad
30/jun/2015 20:43
E l riesgo de Divulgac ión no autorizada de
informac ión de carác ter notic iosos no se
materializó en el segundo trimestre de 2015, dado
que se aplicaron como controles las políticas
internas es tablec idas frente a la publicac ión
No
30/sep/2015 08:34
13/ene/2016 09:54
Para el cuarto trimestre de la vigenc ia 2015 no se
materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la
liquidac ión de las novedades laborales y
pres tac ionales", la aplicac ión de los controles
es tablec idos ha permitido que la ges tión del Grupo
No
15/abr/2015 15:55
A la fecha no se han presentado incumplimientos en
la liquidac ión de novedades laborales y
pres tac ionales , lo cual evidenc ia que el riesgo no
ha s ido materializado.
No
15/jul/2015 11:08
Para el trimestre A bril, Mayo y Junio, no hubo
incumplimientos legales en la liquidac ión de las
novedades de laborales y pres tac ionales , se realizó
la ac tualizac ión de los procedimientos P -TH-14
Liquidac ión de horas extras y P -TH-04 Selecc ión y
No
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
15/may/2013 10:23
De acuerdo al seguimiento realizado al 30 de abril
de 2013 para el riesgo Incumplimientos legales en
la liquidac ión de las novedades laborales y
pres tac ionales (RC ), se evidenc ia que es te no se ha
materializado, por cuanto los controles se han
No
Si No
01/sep/2014 15:12
Se realiza el monitoreo del riesgo, después de
verificar el resultado del indicador, donde no se
presentó ningún incumplimiento legal por fallas en
las liquidac iones de las novedades laborales y
pres tac ionales y que con el apoyo del Á rea de
Sis temas se viene verificando el aplicativo, de tal
manera que la parametrizac ión es te acorde con los
No
07/ene/2015 10:37
A partir del 27 de agos to de 2014, el Á rea de
Talento Humano dio es tric to cumplimiento a los
controles es tablec idos , los cuales fueron eficaces
teniendo en cuenta que durante la vigenc ia 2014,
no se presentaron incumplimientos legales en la
No
28/abr/2014 13:57
Se tiene previs to realizar monitoreo a 30 de abril
para unificar las fechas , teniendo en cuenta que el
último se realizó el 13 de marzo con el ajus te del
riesgo y seguimiento de tareas .
No
02/may/2014 16:31
Se realizó el monitoreo del riesgo y se verificó que
los controles es tablec idos como son: la utilizac ión
del aplicativo, revis ión técnica y normas en la pre
nomina, seguimiento en planilla de control de
regis tro de novedades y el cumplimiento del
procedimiento y lineamientos es tablec idos .
No
22/ene/2014 16:49
Dando alcance a la revis ión realizada el 15 de
enero del presente teniendo en cuenta que en
reunión del Á rea de Talento Humano para
seguimiento de tareas y autocontrol se realizó la
revis ión y anális is de los trámites realizados en la
liquidac ión de las novedades legales y
pres tac ionales , se encontró que a los conduc tores:
Benjamín Maldonado, Rubén Grajales , Bladimir
O viedo, O rlando Marín, José Manuel A lvarado,
Rubén Darío A rias , V íc tor V elásquez, Jairo Linares ,
Gus tavo A dolfo Rodríguez, O scar Bolívar C añón que
tienen horarios espec iales en razón a la neces idad
del servic io, se les realizaron pagos por mayor
valor, debido a la falta de c laridad en la informac ión
reportada para el cambio de turnos . C on base en lo
anterior se puede evidenc iar que se incumplió con
la liquidac ión de las novedades legales y
pres tac ionales de los conduc tores , evidenc iando
que se materializó el riesgo. P or lo anterior se
solic itará la respec tiva mejora, y desarrollar las
s iguientes ac tividades:
1 . Revis ión de la normatividad vigente
2. C ircular donde se es tablezca el trámite y fechas
para entrega de reporte de horas extras mensual.
3 . Requerir a s is temas el ajus te del aplicativo con
la parametrizac ión de los nuevos turnos .
No
13/mar/2014 13:21
Se realizó el ajus te del riesgo y se ac tualizan las
acc iones a seguir:
:
1 . Revis ión de la normatividad vigente
2. C ircular donde se es tablezca el trámite y fechas
para entrega de reporte de horas extras mensual.
3 . Requerir a s is temas el ajus te del aplicativo con
la parametrizac ión de los nuevos turnos .
4 . Solic itar al Á rea adminis trativa y a s is temas el
reporte de ingreso y salida de los conduc tores
5. A s ignac ión de un func ionario para apoyo jurídico
y técnico en la revis ión de horas extras .
6 . C on el apoyo de s is temas dic tar capac itac ión en
el uso del aplicativo.
7 . Ges tionar compromisos con los conduc tores
implicados para el reintegro de los dineros .
8 . Realizar la liquidac ión manual de las novedades
de horas extras con turnos espec iales , has ta tanto
se ac tualice el aplicativo.
9 . A c tualizar el riesgo.
10 Documentar trámite de horas extras , recargo
diurno, noc turno y fes tivos
No
Mayor Zona de riesgo alta 4
C on el fin de depurar los errores que se
puedan presentar en la ejecuc ión del
procedimiento, se realiza una revis ión de la
prenómina que permita evitar las
incons is tenc ias e incumplimientos legales
que se puedan generar liquidando las
novedades laborales y pres tac ionales en el
aplicativo.
PA -2015-2018 Á rea de
Talento Humano - Talento Humano
Mario Ricardo Mendez C orredor Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro
30/ago/2013 12:28
No se presentó ninguna incons is tenc ia, por lo tanto
no se materializó el riesgo, se continua con el
monitoreo y los controles
No
15/ene/2014 15:42
Se realiza monitoreo y revis ión en la liquidac ión de
novedades laborales y pres tac ionales con corte a
31 de dic iembre de 2013, se pudo evidenc ia el
cumplimiento en cada uno de los requerimientos de
los func ionarios y liquidac ión de la nómina s in
presentarse ninguna novedad e incons is tenc ia, se
No
12/abr/2016 15:26
Para el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se
materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la
liquidac ión de las novedades laborales y
pres tac ionales", la aplicac ión de los controles
es tablec idos ha permitido que la ges tión del Grupo
No
06/jul/2016 11:41
Monitoreo del Riesgo.
Una vez verificada la aplicac ión de los controles del
Riesgo "Incumplimientos legales en la liquidac ión
de las novedades laborales y pres tac ionales" de
acuerdo con el procedimiento P -TH-02
"Liquidac ión de Nómina y P res tac iones Soc iales
V 5, se evidenc ió que el riesgo no se ha
materializado. Los controles aplicados son: La
utilizac ión del aplicativo de nómina Hominis en
donde de manera mensual se ingresan las
novedades de la nómina para su liquidac ión. E l
segundo control corresponde a la revis ión técnica y
normativa, en donde se verifica en la pre nómina
que las novedades se hayan inc luido en su totalidad
y se hayan liquidado conforme a la normatividad
vigente. E l último control corresponde a la
aplicac ión del procedimiento y el lineamiento
es tablec ido para la liquidac ión de la nómina.
Fortalec imiento de C ontroles .
E l Grupo de Nómina ha implementado los s iguientes
controles :
No
07/oc t/2015 09:23
Para el tercer trimestre de la vigenc ia 2015 no se
materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la
liquidac ión de las novedades laborales y
pres tac ionales", la aplicac ión de los controles
es tablec idos ha permitido que la ges tión del Grupo
A c tivo
Talento Humano
Incumplimientos legales en la
liquidac ión de las novedades
laborales y pres tac ionales
A C C : E laborar y liquidar la Nómina, de acuerdo a
las novedades y obligac iones de ley.
A C : Ges tionar y atender los trámites de las
s ituac iones adminis trativas de los func ionarios de
manera oportuna, de conformidad con los
procedimientos es tablec idos .
Se pueden presentar incumplimientos legales por
fallas en liquidac ión de las mismas de acuerdo con
las herramientas utilizadas .
Desconoc imiento de novedades reportadas para la
liquidac ión de pres tac iones soc iales
1 . Sanc iones legales .
2 . Multas y sanc iones a la entidad.
3 . P erdida de c redibilidad y confianza en la
liquidac ión de nómina.
Revis ión técnica y normativa en la prenóminaFalta de parametrizac ión del aplicativo con base en
las neces idades de la Entidad.
Desconoc imiento de la normatividad vigente.
04/abr/2013 15:38Se continua con la aplicac ión de los controles en el
proceso y se analiza la pos ibilidad de inc luir nuevos No
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
15/ene/2013 16:03
Se han venido implementando mejoras en el
aplicativo Hominis , para evitar que se materialice el
riesgo, y se continua en al analis is de nuevos
controles a realizar por los func ionarios
No
No
Si Si
Revis ión de la prenómina por parte del Jefe del Á rea
de Talento HumanoReduc ir el riesgo
C ompartir o trans ferirRevis ión de la P renómina por parte del Grupo de
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
22/jul/2016 16:48
Se identifica es te riesgo y se realiza su anális is ,
valorac ión y manejo de acuerdo a los controles que
se definieron con el fin de prevenir su
materializac ión. Se realizará su monitoreo de
manera trimestral conforme a los lineamientos
es tablec idos . En la ac tualidad se viene aplicando
los controles los cuales han resultado ser efec tivos
por cuanto no se han presentado ac tos que
NoMayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con las ac tividades de la
es trategia No. 3 del P lan de A cc ión en
donde se encuentra las s ituac iones
adminis trativas se hace seguimiento al
tema de nómina y sus diferentes novedades .
PA -2015-2018 Á rea de
Talento Humano - Talento Humano
A ctivoT ráfico de influenc ias durante la
selecc ión de personal
A C C : P roveer los servidores públicos de la entidad
de acuerdo con las neces idades y requis itos
exigidos
A C : Mantener ac tualizada la informac ión de los
func ionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y
P royec tar los ac tos adminis trativos relac ionados
con los asuntos propios de la dependenc ia, de
acuerdo a los procedimientos es tablec idos .
Se pueden tomar dec is iones erroneas en la
selecc ión de personal por el no cumplimiento de los
requis itos exigidos .
1 . P erdida de c redibilidad y confianza por no cumplir
con los requis itos del Manual.
2 . Sanc iones disc iplinarias y legales .
3 . P ersonal vinculado no idóneo
4. P erdidas económicas por reprocesos
adminis trativos al interior de la Entidad.
A plicac ión errónea de los c riterios definidos en el
Manual de Func iones , competenc ias y requis itos y
la normatividad aplicable.
ImprobableA c tivo
Talento Humano
Fraude en el pago de la nómina y
fac tores salariales en benefic io
propio y de un tercero
Mediante el proceso de pago de la nómina y sus
parafis cales se pueden presentar eventos que
alteren el normal desarrollo del mismo, desviando
los recursos para un benefic io propio, es dec ir, de
los adminis tradores de la nómina y de un tercero,
ocas ionando perdida de recursos y detrimento en el
patrimonio de la Entidad.
Debilidad en la confrontac ión entre el número de
func ionarios ac tivos vs el número de func ionarios a
quienes se les va a generar el pago de nómina.- Detrimento P atrimonial
- Inves tigac iones Disc iplinarias , P enales y Fiscales
- P érdida de Imagen Ins tituc ional
- Re procesos adminis trativos
Falta de seguridad en la parametrizac ión del
Debilidad en la revis ión y aprobac ión por parte de
las ins tanc ias pertinentes
Falta de es tandarizac ión para la elaborac ión de la
nómina y sus novedades
Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
13/jul/2016 09:19
Para el segundo trimestre de 2016, no se
materializó el riesgo "T rafico de influenc ias durante
la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a
la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo
es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el
cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento
de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud
de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia, para los
niveles direc tivo, asesor y profes ional. 5 . Revis ión
jurídica a las resoluc iones de nombramiento.
No
28/jul/2016 08:54
De acuerdo con la ac tualizac ión del presente riesgo
se observa que los s iguientes controles que se
es talec ieron han demostrado ser efec tivos .
1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a
ocupar el cargo. 2 . A plicac ión del formato C ontrol
de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 .
V erificac ión de cumplimiento de requis itos
mínimos . 4 . Solic itud de aplicac ión de pruebas de
meritoc rac ia (C argos P rofes ional, A sesor, Jefes de
Á rea y O fic ina). 5 . Revis ión jurídica a las
Resoluc ionesde nombramiento.
E l grupo de V inculac iones e H is torias Laborales
No
12/abr/2016 15:28
Para el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se
materializó el riesgo "T rafico de influenc ias durante
la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a
la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo
es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el
cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento
de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud
No
05/jul/2016 13:15
Para el segundo trimestre de 2016, no se
materializó el riesgo "T rafico de influenc ias durante
la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a
la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo
es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el
cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento
de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud
de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia, para los
niveles direc tivo, asesor y profes ional. 5 . Revis ión
jurídica a las resoluc iones de nombramiento.
No
16
07/oc t/2015 09:27
Para el tercer trimestre de 2015, no se materializó
el riesgo "T rafico de influenc ias durante la
selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a
la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo
es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el
cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento
de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud
de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia, para los
niveles direc tivo, asesor y profes ional. 5 . Revis ión
No
14/ene/2016 09:13
Para el cuarto trimestre de 2015, no se materializó
el riesgo "T rafico de influenc ias durante la
selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a
la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo
es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el
cargo. 2 . A plicac ión formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento
de los requis itos para ocupar el cargo. 4 . Solic itud
de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia, para los
niveles direc tivo, asesor y profes ional. 5 . Revis ión
No
16/abr/2015 08:57
Durante el último trimestre no se han presentado
T ráfico de influenc ias durante la selecc ión de
personal, lo cual evidenc ia que no se ha
No
15/jul/2015 11:14
Se viene dando es tric to cumplimiento a los
controles es tablec idos , adic ionalmente se hizo una
ac tualizac ión del P rocedimiento P -TH-04 Selecc ión
y V inculac ión de personal, los func ionarios que han
ingresaron durante la vigenc ia 2015, cumplieron
No
07/ene/2015 10:43
Durante el proceso de selecc ión y vinculac ión de
los func ionarios , el Á rea de Talento Humano aplica
los controles es tablec idos de tal forma que el
personal que ingresa a la Entidad cumple con los
requis itos exigidos para el cargo que va a ocupar.
Se realizan los es tudios de seguridad, pruebas de
meritoc rac ia para los niveles P rofes ional, A sesor y
Direc tivo, revis ión de experienc ia y eduac ión
academica de acuerdo a lo es tablec ido en el
No
15/abr/2015 16:35
Durante el último trimestre no se han presentado
T ráfico de influenc ias durante la selecc ión de
personal, lo cual evidenc ia que no se ha
No
02/may/2014 23:59
Se ha dado cumplimiento a cada uno de los
controles , evidenc iando la efec tividad de los
mismos , s in embargo en el monitoreo se realizaron
ajus tes en cuanto al es tudio de seguridad y uso del
formato control de documentos para el retiro del
cargo.
No
03/sep/2014 11:56
Se continua con la verificac ión de requis itos y
controles para evitar dec is iones erróneas para el
ingreso de func ionarios a la Entidad, teniendo en
cuenta que cumpla con cada uno de los requis itos
exigidos de acuerdo con el cargo, con corte a 31 de
agos to se pudo evidenc iar que los func ionarios
ac tivos han cumplido con cada unp de los
No
15/ene/2014 15:51
Para proveer los cargos requeridos se han venido
cumpliendo con los controles y revis ión de
requis itos , para la poses ión legal del cargo, como:
publicac ión hoja de vida y pruebas de meritoc rac ia
s i aplica, realizac ión del es tudio de seguridad para
cada uno de los aspirantes , revis ión minuc iosa del
control de documentos para la poses ión. Es to nos
ha dado un resultado del 100% de func ionarios que
cumple con los requis itos de acuerdo con el manual
No
V erificac ión de cumplimiento de requis itos mínimos
Falsedad en documentos que soportan la dec is ión.Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia
P res iones por terceros para la vinculac ión del Revis ión jurídica a las resoluc iones de
03/dic /2013 08:49
En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se
evidenc io que no se habia materializado el riesgo,
teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo
de corrupc ión se documentaron y adic ionaron otros
controles y se fija proxima fecha de revis ión para el
No
Si Si
15/may/2013 09:49
De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con
corte 30 abril Dec is iones erróneas en la selecc ión
de personal - por trafico de influenc ias RC , se
evidenc ia que es te no se ha materializado, por
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Grupo de V inculac iones e H is torias
Laborales , realiza el proceso de vinculac ión
cumpliendo con los controles es tablec idos ,
para garantizar que el nombramiento de los
func ionarios se realice de manera
satis fac toria.
Mario Ricardo Mendez C orredor P robable Mayor Zona de riesgo extrema
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
SA Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y alterno Evitar el riesgo
Supervis ión de desplazamiento de aeronaves
solic itadas el día de la O perac ión A érea
SA Reunión del C omité de A genda Evitar el riesgo
Realizac ión de encues tas para conocer la
percepc ión del Sr. P res idente
Seguimiento a las novedades presentadas en los
eventos realizados .
SA Evitar el riesgo
10/jul/2015 07:54
Para el segundo trimestre del 2015 se cumplieron
con todos los compromisos y lineamientos
protocolarios es tablec idos en la preparac ión y
ejecuc ión de los eventos del señor P res idente y
V icepres idente, as í mismo el personal s igue con la
correc ta aplicac ión y verificac ión de las lis tas de
control y chequeo con el fin de omitir pasos durante
No
16/sep/2014 17:25
Se realizo la ac tualizac ión del riesgo de acuerdo a
los nuevos lineamientos es tablec idos .
P ara el segundo cuatrimestre del 2014 se
cumplieron con todos los compromisos y
lineamientos protocolarios es tablec idos en la
preparac ión y ejecuc ión de los eventos del señor
P res idente y V icepres idente. P or lo anterior el
riesgo no se materializo.
No
13/ene/2015 11:30
Se efec tua el monitoreo acerca de la inadecuada
aplicac ion de los lineamientos protocolarios
es tablec idos para la preparac ion y ejecuc ion de los
eventos del señor P res idente y V icepres idente y se
conc luyo que no se materiallizo dicho riesgo
No
Los controles que tiene la C asa M ilitar ha permitido
que el riesgo no se materialice por lo tanto se
mantiene en una zona de riesgo moderada
No
02/feb/2016 09:42
La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de
reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes
controles es tablec idos:
• Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
V icepres idenc iales
• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa
de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad
de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la
organizac ión de los eventos
• V alidar lis tados de as is tenc ia en los eventos
• Según el lugar de ejecuc ión del evento,
seguimiento puntual de los formatos o lis tas de
chequeo es tablec idas por C asa M ilitar.
P or lo anterior durante el cuarto trimestre el riesgo
No
01/abr/2016 11:37
Teniendo en cuenta el Decreto 125 del 26 01 2016
P or el cual se modifica la es truc tura del
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la República y se le as igna a la C asa M ilitar las
func iones que has ta la fecha venía desempeñando
la Secretaría para la Seguridad P res idenc ial, por lo
tanto el cargo de Secretario para la Seguridad
P res idenc ial se suprime.
P or lo anterior se realizó la reunión con la O fic ina
de P laneac ión donde se c reó la Mejora O IG-168
“INC UMPLIMIENTO S GENERA DO S EN LA
A TENC IO N DE EV ENTO S DEL SEÑO R
PRESIDENTE” para la modificac ión de Indicadores
de Riesgo
La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de
reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes
controles es tablec idos:
• Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
V icepres idenc iales
• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa
de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad
No
09/oc t/2015 07:19
La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de
reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes
controles es tablec idos:
• Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
V icepres idenc iales
• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa
de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad
de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la
organizac ión de los eventos
• V alidar lis tados de as is tenc ia en los eventos
• Según el lugar de ejecuc ión del evento,
seguimiento puntual de los formatos o lis tas de
No
05/ene/2016 12:04
La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de
reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes
controles es tablec idos:
• Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
V icepres idenc iales
• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa
de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad
de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la
organizac ión de los eventos
• V alidar lis tados de as is tenc ia en los eventos
• Según el lugar de ejecuc ión del evento,
seguimiento puntual de los formatos o lis tas de
No
09/jun/2015 16:05Se realizo la ac tualizo en la valorac ion del riesgo
moviendo dos cuadrantes segun la calificac ion dada No
No
PA -2015-2018 C A SA
MILITA R-ESTRA TEGIA
2
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
19/sep/2013 10:50
Durante el ultimo cuatrimestre no se incumplieron
compromisos en el servic io de apoyo logís tico y
protocolo en los eventos del Sr. P res idente.
P ara el tercer cuatrimestre el seguimiento a dichos
compromisos se realizará a través del formato F-SA -
Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
De acuerdo con los controles es tablec idos
la politica asumida por la C asa M ilitar es la
de reduc ir el riesgo.
A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa de
agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
Pérdida de imagen del Señor P res idente de la
República. A driana Margoth Melo P ortilla P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
Según el lugar de ejecuc ión del evento, seguimiento
puntual de los formatos F-SA -40/41/50.
C uando se trate de eventos fuera de la c iudad de
Bogotá, coordinar con las partes interesadas la
organizac ión de los eventos .
22/ene/2014 17:18
La casa M ilitar no presento ningún riesgo, debido a
que las lis tas de verificac ión se cumplieron a
cabalidad paso a paso de manera previa por parte
de los diferentes equipos de avanzada
NoV alidar lis tados de as is tenc ia a los eventos .
C oordinac ión con organizadores del evento para
es tablecer los pormenores de ejecuc ión del mismo
30/abr/2014 15:11
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Inadecuada aplicac ion de los
lineamientos protocolarios
es tablec idos para la preparac ion
y ejecuc ion de los eventos del
señor P res idente y
V icepres idente
A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales . E l
incumplimiento de los lineamientos protocolarios
puede generar la materializac ión de es te riesgo.
A C A plicar encues ta de medic ión y generar el
informe de resultados .
Falta de coordianc ión de vanzadas con las
diferentes Secretarías P res idenc iales ,
organizadores de eventos , entes de control
(Fiscalía, P rocuraduría, C ontraloría), comandantes
No
14/abr/2016 14:55
La Direcc ión de Eventos realiza el dia de hoy 14 de
abril de 2016, la valorac ión de los riesgos a su
cargos , evidenc iando que a la fecha y una vez
ejerc idos los controles como son el C omité de
A genda, las reuniones semanales de programac ión
y en las cuales se des tina un aparte de la misma a
valorar la ocurrenc ia de novedades o pos ible
materializac ión del riesgo, lo cual se evidenc ia en
las ac tas cargadas en cumplimiento de és ta
ac tividad, as i como en las ac tas de avanzadas
efec tuadas por los miembros del equipo, se
evidenc ia que no se ha materializado dentro de los
3 primeros meses de la vigenc ia los riesgos
es tablec idos . En cons tanc ia se suben las ac tas
No
NoA ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Incumplimiento sobre los
es tándares de calidad definidos
por el Direc tor de Eventos , para
la realizac ión de los eventos en
los cuales intervenga el Señor
P res idente de la República.
La Direcc ión de Eventos , realiza ac tividades de
apoyo y coordinac ión con otras dependenc ias del
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la República, a fin de determinar las ac tividades
técnicas , logís ticas y protocolarias necesarias para
el adecuado desarrollo de los eventos que cuenten
con la partic ipac ión del Señor P res idente de la
República.
La menc ionada coordinac ión, se presenta antes ,
durante y después de cada evento, de acuerdo a la
agenda programática definido por el C omité de
A genda.
A C C :Gestionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales
Impuntualidad de los invitados espec iales a los
Modificac ión en la A genda P res idenc ial de último
Insufic ienc ia de recursos (Humanos , logís ticos ,
medios técnicos , documentos , otros) necesarios
para la atenc ión del evento pres idenc ial.
Inexac titud de informac ión suminis trada por
organizadores del evento (lis tas de as is tentes).
No
08/abr/2015 11:30 Se realiza la ac tulizac ion y monitoreo del riesgo No
03/jun/2015 11:04
Durante el segundo trimestre del 2015 se
cumplieron con todos los compromisos y
lineamientos protocolarios es tablec idos en la
No
No
No
Reuniones semanales de programac ión logís tica y
operativa de los eventos a realizarse durante la
semana con los func ionarios de la Direcc ión de Fallas durante el proceso de coordinac ión con las
demás dependenc ias del DA PRE y Entidades que
partic ipen en la organizac ión de los eventos del
Señor P res idente y que repercutan en los
resultados exitosos del evento o su realizac ión con
C oordinar con las diferentes dependenc ias del
DA PRE y demás Entidades involuc radas en la
realizac ión de los eventos en los cuales intervendrá P resentac ión de s ituac iones soc iales que no
puedan ser controladas previamente a la realizac ión
del evento, impos ibilitando su realizac ión.
06/ene/2016 17:45
C on corte a 31 de dic iembre de 2015, se conc luye
que no se presentó el riesgo es tipulado por la
dependenc ia: Incumplimiento sobre los es tándares
de calidad definidos por el Direc tor de Eventos ,
para la realizac ión de los eventos en los cuales
intervenga el Señor P res idente de la República. Lo
anterior, debido a los controles es tipulados por la
Direcc ión, en los que se encuentran:
1 . Reuniones del C omité de
A genda: Semanalmente se realizaron con la A lta
Direcc ión y el Direc tor de Eventos , sonde se
es tablec ieron los eventos a realizarse conforme a
las prioridades gubernamentales , al definir
parámetros al Direc tor para su adecuada ejecuc ión,
no obs tante es c laro que muchos de los mismos
fueron cancelados por diversas coyunturas del país .
2 . Reuniones semanales de programac ión
logís tica y operativa de los eventos a realizarse
durante la semana, efec tuada por los func ionarios
de la Direcc ión de Eventos . E l Direc tor de Eventos
en las reuniones semanales que se realizaron con el
equipo de trabajo, informó los parámetros a ser
tenidos en cuenta por cada uno de los func ionarios
en los eventos as ignados , durante la producc ión y
consolidac ión definitiva del programa del evento.
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
07/oc t/2015 16:53
C on corte al 30 de septiembre de 2015, el Equipo
de la Direcc ión de Eventos realizó el ac ta NO .
21 en la cual se monitorearon cada una de las
fuentes de riesgos de la dependenc ia as í:
Evaluac ión del Riesgo
E l Riesgo ac tualmente a cargo de la Direcc ión de
Eventos corresponde a: "Incumplimiento sobre los
es tándares de calidad definidos por el Direc tor de
Eventos , para la realizac ión de los eventos en los
cuales intervenga el Señor P res idente de la
República.". E l presente riesgo, tiene en
cons iderac ión, que La Direcc ión de Eventos , realiza
ac tividades de apoyo y coordinac ión con otras
dependenc ias del Departamento A dminis trativo de
la P res idenc ia de la República, a fin de determinar
las ac tividades técnicas , logís ticas y protocolarias
necesarias para el adecuado desarrollo de los
eventos que cuenten con la partic ipac ión del Señor
P res idente de la República.
La menc ionada coordinac ión, se presenta antes ,
durante y después de cada evento, de acuerdo a la
agenda programática definido por el C omité de
A genda. A continuac ión, se entrarán a analizar cada
uno de los controles es tablec idos para el riesgo de
la Direcc ión
con corte 30 de septiembre de 2015, as í:
1 . Reuniones del C omité de A genda: Se vienen
realizando semanalmente con la A lta Direcc ión y el
Direc tor de Eventos , es tablec iendose los eventos a
realizarse conforme a las prioridades
gubernamentales , definiendo parámetros al Direc tor
para su adecuada ejecuc ión, no obs tante es
c laro que muchos de los mismos han s ido
cancelados por la s ituac ión ac tual del proceso de
paz y los problemas fronterizos con V enezuela.
No
Mayor Zona de riesgo alta 4
E l riesgo fue c reado el 3 de agos to de 2015
y a la fecha no se ha materializado el riesgo
por la aplicac ión de los controles , su primer
monitoreo será reportado a partir del 30 de
septiembre de 2015.
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N DE
EV ENTO S-ESTRA TEGIA
Ges tión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
A ngela Maria P ardo Mahecha Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro
Fallas en la operac ión logís tica y técnica
suminis trada por el O perador Logís ticos o
incumplimiento en el suminis tro de los bienes/
servic ios solic itado por la Direcc ión para los
1 .A umento en los cos tos de la ges tión pública.
2 .Generac ión de no conformidades por parte del Sr.
P res idente al no satis facer sus neces idades por la
inadecuada articulac ión entre las dependenc ias de
la Secretaria P rivada.
3 .A fec tac ión de la imagen del Señor P res idente de
la República.
11/jul/2016 14:27
A la fecha junio 30 de 2016, conforme a las ac tas
de planeac ión y seguimiento a los eventos
realizados por los func ionarios de la Direcc ión de
Eventos , que se adjuntaron como evidenc ias en la
es trategia 1 y los check lis t realizados por los
responsables de la verificac ión en campo de la
calidad y pres tac ión de los servic ios pres tados por
el operador logís tico en los eventos del señor
pres idente de la república, igualmente adjuntos en
la ac tvidad respec tiva de la es trategia 1 se
evidenc ia que no se materializó el riesgo para el
segundo trimestre de 2016.
Es te reporte igualmente se observa en el ac ta de
No
No No
E laborac ión requerimientos aéreos
P laneamiento de la O perac ión A érea
13/ene/2015 11:35
Se llevo a cabo la revis ion acerca de la inadecuada
coordinac ión con las FFMM y/o P olic ia para el
desplazamiento nac ional e internac ional del señor
pres idente, vicepres idente, sus familias y
comitivas , conlcuyendo que no se materializo dicho
No
01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
18/sep/2014 17:26
Se identificó es te nuevo riesgo teniendo en cuenta
que una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . En lo corrido del año dicha
coordinac ión ha resultado efec tiva dado los
No
Mayor Zona de riesgo alta 8
La opc ión de manejo es Reduc ir el riesgo y
se asoc ia P lan O perativo de la C asa M ilitar
en donde se es tablecen las ac tividades de
coordinac ión en los desplazamientos del Sr.
P res idente, V icepres idente y sus comitivas .
PA -2015-2018 C A SA
MILITA R-ESTRA TEGIA
2
01/abr/2016 11:40
Teniendo en cuenta el Decreto 125 del 26 01 2016
P or el cual se modifica la es truc tura del
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la República y se le as igna a la C asa M ilitar las
func iones que has ta la fecha venía desempeñando
la Secretaría para la Seguridad P res idenc ial, por lo
tanto el cargo de Secretario para la Seguridad
P res idenc ial se suprime.
P or lo anterior se realizó la reunión con la O fic ina
de P laneac ión donde se c reó la Mejora O IG-168
“INC UMPLIMIENTO S GENERA DO S EN LA
A TENC IO N DE EV ENTO S DEL SEÑO R
PRESIDENTE” para la modificac ión de Indicadores
de Riesgo
Se cumplieron con todos los compromisos y
lineamientos protocolarios es tablec idos en la
preparac ión y ejecuc ión de los eventos del señor
P res idente y V icepres idente, as í mismo el personal
s igue con la correc ta aplicac ión y verificac ión de
las lis tas de control y chequeo con el fin de omitir
pasos durante el desarrollo de los eventos . A s í
mismo Una de las ac tividades princ ipales de la
C asa M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía
los desplazamientos del Sr. P res idente,
V icepres idente y sus comitivas , dicha coordinac ión
No
05/jul/2016 18:22
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . Durante el segundo trimestre
dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado los
controles implementados al interior de la
dependenc ia, como son:
• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y
alterno
• E laborac ión requerimientos aéreos
• P laneamiento de la O perac ión A érea
• Supervis ión de desplazamiento de aeronaves
solic itadas el día de la O perac ión A érea
Es de anotar que el riesgo no se ha materializado ya
que se han realizado los controles es tablec idos en
la matriz, se ha otorgado el servic io de protocolo y
seguridad en los s iguientes escenarios :
• EV ENTO S BO GO TÁ
29
• EV ENTO S NA C IO NA LES
43
• EV ENTO S NA C IO NA LES TENIENDO EN
C UENTA
No
05/ene/2016 12:06
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . Durante el cuarto T rimestre del
2015 dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado
los controles implementados al interior de la
dependenc ia, como son:
• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y
alterno
• E laborac ión requerimientos aéreos
• P laneamiento de la O perac ión A érea
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Inadecuada coordinac ión con
las FFMM y/o P olic ia para el
desplazamiento nac ional e
internac ional del señor
pres idente, vicepres idente, sus
familias y comitivas .
Una de las func iones de la C asa M ilitar cons is te en
coordinar con el comando general de las fuerzas
militares y la direcc ión general de la polic ía
nac ional, la dispos ic ión de los medios terres tres ,
navales , fluviales y aéreos , necesarios para el
correc to desarrollo de la agenda del señor
pres idente de la república, señor vicepres idente de
la república, sus familias y comitivas tanto en el
territorio nac ional como los as í requeridos para el
cumplimiento de la agenda internac ional, por lo cual
se cons tituye en un riesgo la inadecuada
coordinac ión, pues to que afec taría el correc to
desarrollo de la agenda.
A C O PT IMIZA R EL DESEMPEÑO DE C A SA
MILITA R EN EL DESA RRO LLO DE LO S EV ENTO S
PRO TO C O LA RIO S A TRA V ES DE LA
INFO RMA C IO N O BTENIDA PO R PA RTE DE LA S
SEC RETA RÍA S.
A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales .
C omunicac ión no asertiva en la coordinac ión de los
medios terres tres , fluviales y/o aéreos
1. Entorpecer el normal desarrollo de la agenda
pres idenc ial o vicepres idenc ial
2 . No satis facer las expec tativas del señor
pres idente, vicepres idente y sus familias
02/may/2016 11:32
C A SA MILITA R
Durante la pres tac ión de 124 servic ios de
seguridad, se han aplicado los controles
es tablec idos con el fin de evitar se materialice
el riesgo denominado: “INC UMPLIMIENTO DE
C O MPRO MISO S DURA NTE LA PRESTA C IÓ N DEL
SERV IC IO DE SEGURIDA D PRESIDENC IA L”, as í:
- Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas .
- Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos .
- Solic itud de informac ión de inteligenc ia a
diferentes O rganismos con el fin de ser validada
- A plicac ión de pruebas de confiabilidad.
- A plicac ión de P rocedimientos de Seguridad
P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones
- C oordinac ión y desempeño en la ejecuc ión de
avanzadas en los eventos del Sr. P res idente
Servic ios de seguridad pres tados por escenario:
EV ENTO S BO GO TÁ : 18
EV ENTO S NA C IO NA LES: 66
EV ENTO S INTERNA C IO NA LES: 3
C A TA M: 31
A NA PO IMA : 5
No
11/jul/2016 16:55
1. Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas:
Durante la permanenc ia y desplazamientos del
primer mandatario, se tienen en cuenta
carac terís ticas es tándares de los servic ios , los
cuales son aplicables a los diferentes servic ios de
acuerdo a los escenarios . Un c laro ejemplo es la
utilizac ión del formato F-SA -55 lis ta de
compromisos para eventos del señor pres idente de
la República en la C asa de Nariño, el cual enunc ia
las ac tividades de seguridad que se adelantan
antes , durante y después de los eventos .
2 . Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
Una vez se tiene la lis ta de eventos que se
desarrollaran con as is tenc ia del señor P res idente
de la República, el equipo de avanzada de seguridad
se reúne con los organizadores del evento, bien sea
dentro o fuera del país , con el fin de saber qué
medidas de seguridad son necesarias para el
evento. Dicha reunión se lleva a cabo con
as is tenc ia tanto de organizadores del evento como
miembros de la fuerza pública responsables de los
dispos itivos de seguridad. P ara es ta ac tividad se
diligenc ia el formato F-SA -35 con el fin de plasmar
el nombre de los as is tentes y los compromisos
adquiridos para el normal desarrollo del evento
pres idenc ial.
No
03/jun/2015 11:12
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . En lo corrido del año dicha
coordinac ión ha resultado efec tiva dado los
controles implementados al interior de la
No
09/jun/2015 16:09Se realizo la ac tualizo en la valorac ion del riesgo
moviendo dos cuadrantes segun la calificac ion dada No
08/abr/2015 11:47 Se realiza ac tualizac ion y monitoreo de los riesgos No
02/feb/2016 09:52
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . Durante el cuarto T rimestre del
2015 dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado
los controles implementados al interior de la
dependenc ia, como son:
• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y
alterno
• E laborac ión requerimientos aéreos
• P laneamiento de la O perac ión A érea
• Supervis ión de desplazamiento de aeronaves
No
10/jul/2015 08:12
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . Durante el Segundo T rimestre del
2015 dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado
los controles implementados al interior de la
dependenc ia, como son:
• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y
alterno
• E laborac ión requerimientos aéreos
• P laneamiento de la O perac ión A érea
• Supervis ión de desplazamiento de aeronaves
30/sep/2015 00:00
Durante la pres tac ión de los servic ios en el tercer
trimestre del 2015, se han implementado los
controles es tablec idos con el fin de evitar
incumplimiento de compromisos durante la
pres tac ión del servic io de seguridad pres idenc ial,
mediante el uso de lis tas de chequeo, reuniones de
coordinac ión, solic itudes de informac ión de
inteligenc ia con el fin de ser validad a través de los
integrantes de seguridad protec tiva, aplicac ión de
procedimientos de seguridad protec tiva y seguridad
a ins talac iones y en general ac tividades de
avanzadas de seguridad pres idenc ial que han
evitado se materialice el riesgo.
SERV IC IO S FIJO S EN INSTA LA C IO NES
PRESIDENC IA LES
C asa de Nariño (Bogotá)
C asa Norte (Bogotá)
Finca Gualanday (A napoima)
C asa de huéspedes (C artagena)
Hato grande
EV ENTO S DEL SEÑO R PRESIDENTE DEL 01 DE
JULIO A L 30 DE SEPT IEMBRE 2015
T IPO DE
EV ENTO
No
01/abr/2015 00:00
Se realiza el monitoreo de los riesgos respec to al
primer trimestre año 2015
En cumplimiento de la agenda del señor P res idente
de la República, se han asegurado el s iguiente
número de eventos durante el primer trimestre del
año 2015, as í:
EV ENTO S DEL SEÑO R PRESIDENTE DE LA
REPÚBLIC A
Eventos en la c iudad de Bogotá 36
Eventos a nivel nac ional 82
Eventos a nivel internac ional 15
A seguramiento C A TA M 33
Total 166
EV ENTO S DEL SEÑO R V IC EPRESIDENTE DE LA
REPÚBLIC A
Eventos en la c iudad de Bogotá 13
Eventos a nivel nac ional 56
Total 69
Durante la pres tac ión del servic io se han
No
05/jun/2015 12:08Se realizó la ac tualizac ión de la valorac ión del
riesgo, el monitoreo se realizará el 30 de junio.No
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
A driana Margoth Melo P ortilla P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable
No
09/oc t/2015 07:22
Una de las ac tividades princ ipales de la C asa
M ilitar es coordinar con las FFMM y la P olic ía los
desplazamientos del Sr. P res idente, V icepres idente
y sus comitivas . Durante el tercer T rimestre del
2015 dicha coordinac ión ha resultado efec tiva dado
los controles implementados al interior de la
dependenc ia, como son:
• Reconoc imiento aéreo del campo princ ipal y
alterno
• E laborac ión requerimientos aéreos
• P laneamiento de la O perac ión A érea
• Supervis ión de desplazamiento de aeronaves
No
08/jul/2016 14:21
Teniendo como base la informac ión anteriormente
consolidada, se realiza el monitoreo del riesgo con
base en la verificac ión de la eficac ia de los
controles .
Dadas las condic iones de la mis ión de C asa M ilitar,
los desplazamientos aéreos solic itados para los
diferentes eventos se ajus tan a los s iguientes
formatos: F-SA -44 Lis ta de C hequeo O perac ión
Helicoportado, F-SA - 46 Lis ta de chequeo salida
C A TA M Nac ional, F-SA -47 lis ta de C hequeo
Llegada C A TA M nac ional, F-SA -48 Lis ta de
chequeo C A TA M V iaje Internac ional
A s í mismo la evaluac ión del personal se realiza a
través de las encues tas por parte de sec retaria
P rivada formato F-SA -62 Evaluac ión de
Satis facc ión, las cuales reflejan que los equipos de
avanzadas y las coordinac iones de los
desplazamientos vienen desarrollando un trabajo a
conc ienc ia y con buena dispos ic ión, resaltando el
excelente desempeño profes ional y capac idad de
cumplimiento en los eventos agendados por la
No
11/jul/2016 17:00
Dando alcance a la informac ion anteriormente
consolidada se corrije el A c ta de Revis ion de
Riesgos del I I T rimestre la cual quedo con un error
V ulnerabilidad de la seguridad del Señor P res idente
y V icepres idente de la República.
Des favorabilidad de la percepc ión del servic io de
seguridad.
Jhon Wilmans Gongora P lazas P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
31/dic /2015 23:59
Durante la pres tac ión de servic ios al señor
P res idente de la República durante el año 2015, se
aplicaron los controles es tablec idos para evitar su
materializac ión, as í:
Nombre: Lis ta de chequeo protocolo de avanzadas
C lase: P reventivo Escala A fec tada: P robabilidad
Nombre: Reunión de coordinac ión donde se solic ita
con antic ipac ión los recursos C lase: P reventivo
Escala A fec tada: P robabilidad
Nombre: Solic itud de informac ión de inteligenc ia a
diferentes O rganismos con el fin de ser validada
C lase: P reventivo Escala A fec tada: P robabilidad
Nombre: A plicac ión de pruebas de confiabilidad
del personal de la Secretaría para la Seguridad
P res idenc ial C lase: P reventivo Escala A fec tada:
P robabilidad
Nombre: A plicac ión de P rocedimientos de
Seguridad P rotec tiva y Seguridad Ins talac iones
C lase: P reventivo Escala A fec tada: P robabilidad
Nombre: C oordinac ión y desempeño en la
ejecuc ión de avanzadas en los eventos del Sr.
No
31/mar/2016 23:59
A l inic iar la revis ión de los temas antes
relac ionados C asa M ilitar cuenta con los s iguientes
riesgos:
1 . Inadecuada aplicac ión de los lineamientos
protocolarios es tablec idos para la preparac ión y
ejecuc ión de los eventos del señor P res idente y
V icepres idente.
2 . Inadecuada coordinac ión con las FFMM y/o
P olic ía para el desplazamiento nac ional e
internac ional del señor pres idente, vicepres idente,
sus familias y comitivas .
3 . Incumplimiento de compromisos durante la
pres tac ión del servic io de seguridad pres idenc ial.
De acuerdo con los controles es tablec idos la
política de adminis trac ión de riesgo asumida es
evitar su materializac ión, a la fecha no se han
presentado inc identes que vulneren la seguridad del
Señor P res idente y V icepres idente.
Lo anterior corresponde a la correc ta aplicac ión y
verificac ión de las lis tas de control a fin de no
omitir pasos durante el desarrollo de los eventos y
as í cumplir en forma efec tiva la agenda del señor
No
No NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles es tablec idos
la politica de adminis trac ión de riesgo
asumida es evitar su materializac ión, a la
fecha no se han presentado inc identes que
vulneren la seguridad del Señor P res idente
y V icepres idente.
A c tivo
Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión del
servic io de seguridad
pres idenc ial
A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales .
A C : Realizar el primer (1) c ic lo de capac itac ión
mediante prác ticas de poligono
10/jul/2015 16:20A djunto al presente, me permito realizar el
monitoreo de riesgos trimestral del año de la No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
SA Regis tro de modificac iones de agenda Evitar el riesgo
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A P Pólizas de calidad de los bienes Reduc ir el riesgo
P rocedimiento etapa alis tamiento
P rocedimiento etapa entrega
A P Revis ión en C omité Técnico A mpliado Evitar el riesgo
Seguimiento al P lan de A cc ión Nac ional
A seguramiento y calidad
A s is tenc ia de la persona con facultad de dec is iónMecanismo de seguimiento desde la coordinac ión
de la C IP I
A P C ronograma de trabajo Evitar el riesgo
No No
C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los No se discuten con las diferentes entidades las
tareas identificadas por la O A C P para el Metodología para la elaborac ión de documentos de
política para la implementac iónNo se hace el seguimiento a los compromisos de Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic toLos produc tos elaborados por las entidades no
satis facen el alcance de los compromisos del
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
30/jun/2015 23:59
Para el segundo trimestre de 2015, una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los
puntos del acuerdo
3- Metodología para la elaborac ión de documentos
de política para la implementac ión
4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic to
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la
Es trategia 2 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la
implementac ión de los acuerdos de la agenda del
A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to
y la C ons trucc ión de una P az Es table y Duradera.
No
Moderado Zona de riesgo moderada 6
E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo
como presente las pos ibles consecuenc ias
que tendría que és te se materializará. P or
eso la importanc ia de aplicar los controles
es tablec idos para su seguimiento y
monitoreo.
PA -2015-2018 O fic ina
del A lto C omis ionado
para la P az - Direcc ión
Ges tión de A suntos
P olíticos
Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 ImprobableA c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento de compromisos
en materia de alis tamiento por
parte de las entidades
responsables de inic iar acc iones
previas a la firma del A cuerdo
Final
A .C .C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A .C : A rticular con las diferentes entidades el
alis tamiento para la implementac ión de los
acuerdos
Realizar informe de seguimiento a la matriz de
alis tamiento
Es te riesgo es ta asoc iado al incumplimiento de los
compromisos del alis tamiento por partes de las
entidades de los puntos que se han ido acordando
en el A cuerdo Final y es ta vinculado a la Es trategia
2 del P lan O perativo que es ta a cargo de la
Direcc ión Temática de la O A C P :
No contar con un enlace delegado por parte de los
despachos de las entidades que es tán relac ionados
con los dis tintos puntos de la agenda en el proceso
1 . Demoras injus tificadas en la ejecuc ión de las
tareas as ignadas y en la implementac ión de los
A cuerdos .
2 . Desconoc imiento por parte de las entidades en
relac ión a las ac tividades de las que son
responsables .
12/abr/2016 14:44
Durante el monitoreo de riesgos realizado en el
periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de
marzo de 2016, se realizaron las acc iones y
controles correspondientes para evitar el
incumplimiento de compromisos generados en las
reuniones de la C omis ión Intersec torial.
Se adjuntan los s iguientes documentos s in firma,
los originales reposan en el A rchivo de la
C onsejería
1 . C ontrol del riesgo primer trimestre de 2016
2 . Matriz de seguimiento C IP I primer trimestre
3 . A c ta N°49 C omis ión Intersec torial P rimera
Infanc ia
No
13/jul/2016 16:48
Durante el monitoreo de riesgos realizado en el
periodo comprendido entre el 1 de abril al 30 de
junio de 2016, se realizaron las acc iones y
controles correspondientes para evitar el
incumplimiento de compromisos generados en las
reuniones de la C O MISIÓ N INTERSEC TO RIA L
PA RA LA A TENC IÓ N INTEGRA L DE LA PRIMERA
INFA NC IA -C IP I
Durante el segundo trimestre de la vigenc ia 2016,
es taba programado realizar una ses ión por mes , s in
embargo, por c ruces en la agenda de los direc tivos
la ses ión previs ta para el mes de marzo se realizó
el 6 de abril. Las otras ses iones tuvieron lugar el
27 de abril y el 25 de mayo del año en curso. Se
anexan lis tados de as is tenc ia y las ac tas de las
ses iones , excepto la de la ses ión del 27 de abril
pues es tá en proceso de retroalimentac ión por
parte de las entidades
C ontrol N° 1 A s is tenc ia de la persona con facultad
de dec is ión
Se anexan los lis tados de as is tenc ia de las dos
ses iones menc ionadas anteriormente y al inic io de
cada ses ión se verifica la conformac ión del quorum
por parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria
No
14/oc t/2015 14:43
Durante el tercer trimestre del año 2015, se han
realizado tres ses iones de C omis ión Intersec torial
para la A tenc ión Integral de la P rimera Infanc ia,
una el 29 de julio, 26 de agos to y el 30 de
septiembre. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de
las menc ionadas ses iones . E l ac ta correspondiente
al mes de septiembre se encuentra en proceso de
retroalimentac ión y validac ión por parte de las
entidades miembros de la C IP I .
C ontroles aplicados:
1 . A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de
las tres ses iones menc ionadas anteriormente y al
inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión del
quorum por parte de la P res identa de la C IP I – Dra.
Maria C ris tina T rujillo. En las ses iones de la
C omis ión Intersec torial se requiere la as is tenc ia de
la persona delegada para tal fin pues to que cuando
se representa por persona diferente se deben
validar las dec is iones al interior de las entidades .
2 . Mecanismo de seguimiento desde la
coordinac ión de la C IP I . Matriz de seguimiento.
Es trategia para dinamizar el seguimiento a los
compromisos , observando: el responsable, las
acc iones que se esperan realizar y los tiempos
No
06/ene/2016 15:01
Durante el cuarto trimestre del año 2015, se han
realizado tres ses iones de C omis ión Intersec torial
para la A tenc ión Integral de la P rimera Infanc ia, 28
de oc tubre, 25 de noviembre y el 16 de dic iembre,
se anexan las ac tas correspondientes del 28 de
oc tubre y 25 de noviembre s in firma “las originales
se encuentran en el archivo fís ico de la C onsejería”,
ac ta correspondiente al 16 de dic iembre se
encuentra en proceso de elaborac ión.
Descripc ión:
O bedece a causas externas , a saber: Demoras o
imprevis tos presentados durante los
procedimientos internos de cada entidad, voluntad
política, dificultad en la articulac ión e
implementac ión, diferentes concepc iones . A s í
mismo, a las alterac iones en la planeac ión de los
sec tores , validac ión de dec is iones y acuerdos
tomados por los func ionarios que representan a las
entidades en las diferentes ses iones .
C ausas:
• Falta de recursos para el seguimiento. No
aplica
• Falta de seguimiento a los compromisos
No
30/sep/2015 18:00
En referenc ia al 3ER trimestre de 2015, una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos , como:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los
puntos del acuerdo
3- Metodología para la elaborac ión de documentos
de política para la implementac ión
4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic to
Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la
Es trategia 2 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la
implementac ión de los acuerdos de la agenda del
A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to
No
17/abr/2015 11:00
Monitoreo del Riesgo “Incumplimiento de
compromisos generados en las reuniones de la
C omis ión Intersec torial.”
C on el fin de evitar que se materialice el riesgo se
aplicaron los s iguientes controles :
A la fecha se han realizado tres ses iones de
la C omis ión Intersec torial, 28 de enero, 25 de
febrero y 26 de marzo. Se anexan lis tados de
as is tenc ia y el ac ta de la ses ión de enero y febrero.
E l ac ta correspondiente al mes de marzo se
encuentra en proceso de elaborac ión.
C ontrol 1: A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión en las ses iones de la C omis ión
Intersec torial.
A l inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión
del quorum por parte de la pres identa de la
C omis ión Intersec torial para la P rimera Infanc ia.
C ontrol 2: Mecanismo de seguimiento
Se aplicó desde la coordinac ión de la C omis ión
Intersec torial para la P rimera Infanc ia con el fin de
dinamizar el seguimiento a los compromisos ,
observando: el responsable, las acc iones que se
esperan realizar y los tiempos previs tos . (Se anexa
matriz de seguimiento).
C ontrol 3: Revis ión en C omité Técnico A mpliado.
(ses iones preparatorias previas a la C omis ión
No
09/jul/2015 16:27
Durante el segundo trimestre del 2015, se han
realizado dos ses iones de C omis ión Intersec torial,
una el 27 de mayo y otra el 24 de junio. Se anexan
lis tados de as is tenc ia. La ses ión del mes de abril
se canceló en razón a las agendas de los miembros .
E l ac ta correspondiente al mes de junio se
encuentra en proceso de retroalimentac ión y
validac ión con las entidades .
C ontroles aplicados:
1 . A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión. Se anexan los lis tados de as is tenc ia de
las dos ses iones menc ionadas anteriormente y al
inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión del
quorum por parte de la pres identa de la C IP I – Dra.
Maria C ris tina T rujillo.
2 . Mecanismo de seguimiento desde la
coordinac ión de la C IP I . Matriz de seguimiento.
3 . Revis ión en C omité Técnico A mpliado. Se
realizaron tres ses iones de comité técnico
ampliado, a saber: 24 de abril, 19 de mayo y 19 de
junio. Se adjuntan las ac tas de abril y mayo y la del
mes de junio se encuentra en proceso de
retroalimentac ión y validac ión con las entidades .
4 . A s ignac ión adecuada de responsable. Se
No
23/dic /2014 17:45
Tercer C uatrimestre – monitoreo
C on el fin de evitar que se materialice el
riesgo “Incumplimiento de compromisos generados
en las reuniones de la C omis ión Intersec torial.” se
aplicaron los s iguientes controles :
Durante es te periodo la C omis ión Intersec torial
para la P rimera Infanc ia ses iono el 17 de
septiembre, 19 de noviembre y el 11 de dic iembre
del año en curso. (V er soportes - ac tas 35,36 y 37)
C ontrol 1: A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión en las ses iones de la C omis ión
Intersec torial.
A l inic io de cada ses ión se verifica la conformac ión
del quorum por parte de la pres identa de la
C omis ión Intersec torial para la P rimera Infanc ia.
C ontrol 2: Mecanismo de seguimiento
Se aplicó desde la coordinac ión de la C omis ión
Intersec torial para la P rimera Infanc ia con el fin de
dinamizar el seguimiento a los compromisos ,
observando: el responsable, las acc iones que se
esperan realizar y los tiempos previs tos . (Se anexa
matriz de seguimiento)
C ontrol 3: Revis ión en C omité Técnico A mpliado.
(ses iones preparatorias previas a la C omis ión
Intersec torial para revisar los compromisos que no
No
No No
Falta de recursos para el seguimiento A s ignac ión adecuada de responsable
02/sep/2014 10:37
Riesgo
Incumplimiento de compromisos generados en las
reuniones de la C omis ión Intersec torial. (corte 1 de
junio a 31 de agos to de 2014)
La C IP I ses iono el 26 de junio y el 23 de julio del
año en curso. En agos to no se realizó ses ión de
C IP I . Se anexan lis tados de as is tenc ia. E l ac ta
correspondiente al mes de junio es tá pendiente de
la firma del representante del DNP y la de la ses ión
de julio se encuentra en es tado de
retroalimentac ión y aprobac ión por parte de las
entidades miembros de la C IP I . (se anexa ac ta
aprobada de junio y borrador de ac ta de julio)
C on el fin de evitar que se materializará el riesgo se
aplicaron los s iguientes controles .
1 . A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión en las ses iones de la C omis ión
Intersec torial.
Se anexa lis tado de as is tenc ia y al inic io de cada
ses ión se verificó la conformac ión del quorum por
parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria
C ris tina T rujillo.
2 . Se aplicó el Mecanismo de seguimiento (Matriz)
desde la coordinac ión de la C IP I con el fin de
No
02/Jan/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59
02/sep/2014 10:16
Riesgo
Incumplimiento de compromisos generados en las
reuniones de la C omis ión Intersec torial.
La C IP I ses iono el 26 de junio y el 23 de julio del
año en curso. En agos to no se realizó ses ión de
C IP I . Se anexan lis tados de as is tenc ia. E l ac ta
correspondiente al mes de junio es tá pendiente de
la firma del representante del DNP y la de la ses ión
de julio se encuentra en es tado de
retroalimentac ión y aprobac ión por parte de las
entidades miembros de la C IP I . (se anexa ac ta
aprobada de junio y borrador de ac ta de julio)
C on el fin de evitar que se materializará el riesgo se
aplicaron los s iguientes controles .
1 . A s is tenc ia de la persona con facultad de
dec is ión en las ses iones de la C omis ión
Intersec torial.
Se anexa lis tado de as is tenc ia y al inic io de cada
ses ión se verificó la conformac ión del quorum por
parte de la pres identa de la C IP I – Dra. Maria
C ris tina T rujillo.
2 . Se aplicó el Mecanismo de seguimiento (Matriz)
desde la coordinac ión de la C IP I con el fin de
dinamizar el seguimiento a los compromisos ,
observando: el responsable, las acc iones que se
esperan realizar y los tiempos previs tos . Se anexa
Matriz de seguimiento.
3 . Revis ión en C omité Técnico A mpliado (ses iones
preparatorias previas a la C omis ión Intersec torial
para revisar los compromisos que no se lograron
cumplir en la manera es tablec ida y los mecanismos
para en el menor tiempo pos ible cumplir lo
No
Moderado Zona de riesgo moderada 3
Para evitar el incumplimiento de
compromisos generados en las reuniones de
la C omis ión Intersec torial, de manera
preventiva se realizara un seguimiento a las
entidades miembros de la C IP I de manera
mensual por parte del equipo de la
coordinac ión. Igualmente en cada ses ión de
comité técnico ampliado se verificara el
es tado de avance de cada uno para su logro
o para reforzar el cumplimiento del mismo,
es dec ir, generar las alertas
correspondientes o ac tivar los mecanismos
correc tivos del caso.
PA -2015-2018 C P
P rimera Infanc ia -
Ges tión de A suntos
P olíticos
Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 RaroA c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento de compromisos
generados en las reuniones de la
C omis ión Intersec torial
A RC
O bedece a causas externas , a saber: Demoras o
imprevis tos presentados durante los
procedimientos internos de cada entidad, voluntad
política, dificultad en la articulac ión e
implementac ión, diferentes concepc iones . A s í
mismo, a las alterac iones en la planeac ión de los
sec tores , validac ión de dec is iones y acuerdos
tomados por los func ionarios que representan a las
entidades en las diferentes ses iones .
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
Falta de seguimiento a los compromisos adquiridos
1. Desarticulac ión y pérdida del trabajo avanzado
en materia de política pública
2. P érdida de c redibilidad de la C IP I
3 . Desgas te adminis trativo por reproceso en la
revis ión de temas tratados en la C IP I
No
Pólizas de cumplimientoErrores en el proceso de contratac ión de los
Solic itudes de confirmac ión de lis tados de Errores por calidad/cantidad en la entrega de los
elementos en la bodega
Errores en el alis tamiento y despacho de los
elementos de cada una de las dotac iones a entregarP rocedimiento correcc ión errores en s itio
P érdida o daño de los elementos durante el
29/dic /2014 15:02
04/sep/2014 15:53
C on el fin de reduc ir es te riesgo, se aplicaron los
s iguientes controles :
1 .P ólizas de cumplimiento- De acuerdo a los
requerimientos legales , tanto los contratis tas
proveedores de los bienes de las dotac iones como
el contratis ta encargado del transporte presentaron
pólizas de cumplimiento.
2 .P ólizas de calidad de los bienes- Los contratis tas
proveedores de los bienes presentaron pólizas de
calidad de los mismos .
3 .Solic itudes de confirmac ión de lis tados de
elementos- P revio a la etapa de alis tamiento y
envío de las dotac iones , se le solic itó al IC BF la
confirmac ión de todos los elementos a enviar para
cada uno de los munic ipios benefic iarios .
En el caso de las dotac iones despachadas a los
munic ipios de V illagómez, V illarrica, A yapel, E l
C olegio, Buenavis ta y Funes se aplicaron los
controles desc ritos pos teriormente y se seguirán
aplicando para las dotac iones que entregarán has ta
el 31 de dic iembre. Es tos controles son los
s iguientes:
4 .P rocedimiento etapa de alis tamiento- Es te
procedimiento cons ta de los s iguientes pasos:
a.Realizar un doble conteo en el lugar de
almacenamiento. E l primer conteo lo realiza la
empresa contratada para el alis tamiento de los
bienes . E l segundo conteo se realiza con personal
de la A lta C onsejería P res idenc ial para P rogramas
Espec iales y Recursos Fís icos del DA PRE, as í
como con el IC BF.
b.E laborar un lis tado del número de elementos
contenidos en cada caja a despachar y meterlo en
No
No
C on el fin de reduc ir es te riesgo, se aplicaron los
s iguientes controles :
1 . P ólizas de cumplimiento- De acuerdo a los
requerimientos legales , tanto los contratis tas
proveedores de los bienes de las dotac iones como
el contratis ta encargado del transporte presentaron
pólizas de cumplimiento.
2 . P ólizas de calidad de los bienes- Los
contratis tas proveedores de los bienes presentaron
pólizas de calidad de los mismos .
3 . Solic itudes de confirmac ión de lis tados de
elementos- P revio a la etapa de alis tamiento y
envío de las dotac iones , se le solic itó al IC BF la
confirmac ión de todos los elementos a enviar para
cada uno de los munic ipios benefic iarios . En el caso
de las veintidós dotac iones despachadas a la fecha
se aplicaron los controles desc ritos pos teriormente
y se seguirán aplicando para las dotac iones que
entregarán has ta el 30 de enero del año 2015.
Es tos controles son los s iguientes:
4 . P rocedimiento etapa de alis tamiento- Es te
procedimiento cons ta de los s iguientes pasos:
a. Realizar un doble conteo en el lugar de
almacenamiento. E l primer conteo lo realiza la
empresa contratada para el alis tamiento de los
bienes . E l segundo conteo se realiza con personal
de la A lta C onsejería P res idenc ial para P rogramas
No
9
Este riesgo se va a reduc ir mediante los
controles es tablec idos , que son los
s iguientes:
1 . P ólizas de cumplimiento
2. P ólizas de calidad de los bienes
3. Solic itudes de confirmac ión de lis tados
de elementos
4. P rocedimiento etapa alis tamiento
5. P rocedimiento etapa entrega
6. P rocedimiento correcc ión errores en s itio
A s í mismo, se formuló el P lan de
Mejoramiento "A P -P lan de Mejoramiento-
Entrega de E lementos" en el cual se
es tablecen procedimientos para entregar
los elementos de dotac ión completos y de
acuerdo a las espec ificac iones requeridas
por el IC BF en los Hogares Infantiles o
C entros de Desarrollo Infantil.
A P - P lan de
Mejoramiento - Entrega
Ges tión de A suntos
P olíticos20/Mar/2014 08:00 28/Feb/2015 23:00
Moderado Zona de riesgo alta 9 Moderada Moderado Zona de riesgo altaA c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
E lementos de la dotac ión no
lleguen en la cantidad y/o
calidad que corresponda a los
Hogares Infantiles y/o C entros
de Desarrollo Infantil
Los elementos de la dotac ión enviada a los hogares
llegue incorrec ta en cuanto a cantidad (mayores o
menores cantidades de ítems a los requeridos) y/o
en cuanto a calidad (ítems dañados o con
espec ificac iones no aprobadas)
Identificac ión incorrec ta por parte del IC BF de las
neces idades de las infraes truc turas a dotar
Generar procesos adminis trativos adic ionales
U tilizac ión de mayores recursos fís icos y
monetarios
A fec tar las metas del proyec to de invers ión No.
2012011000122
A fec tar las metas del cuatrienio del gobierno
Inés E lvira Montealegre
MartinezModerada
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
Gestión de Asuntos Políticos
30/dic /2015 10:28
Durante el cuarto trimestre de 2015 no se
materializó el riesgo “Incumplimiento de
compromisos durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión”,
princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :
• Regis tro de modificac iones de agenda
• Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
• P rotocolo anexo para el ingreso de personas
que no es tán inc luidas en los lis tados de los
as is tentes
• P rotocolo anexo para el ingreso de invitados
espec iales
• Revis ión de la informac ión y requerimientos de
soportes
• Requerir conceptos sobre temas espec íficos de
eventos del señor P res idente
No
20/abr/2016 17:26
Durante el primer trimestre de 2016 no se
materializó el riesgo "Incumplimiento de
compromisos durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión",
princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :
• Regis tro de modificac iones de agenda.
• Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
• P rotocolo anexo para el ingreso de personas
que no es tán inc luidas en los lis tados de los
as is tentes
• P rotocolo anexo para el ingreso de invitados
espec iales
• Revis ión de la informac ión y requerimientos de
soportes
• Requerir conceptos sobre temas espec íficos de
eventos del señor P res idente
No
30/jun/2015 11:17
Durante el primer semestre de 2015 no se
materializó el riesgo “Incumplimiento de
compromisos durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión”,
princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :
• Regis tro de modificac iones de agenda
• Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
• P rotocolo anexo para el ingreso de personas
que no es tán inc luidas en los lis tados de los
as is tentes
• P rotocolo anexo para el ingreso de invitados
espec iales
• Revis ión de la informac ión y requerimientos de
soportes
• Requerir conceptos sobre temas espec íficos de
No
30/sep/2015 23:59
Durante el tercer trimestre de 2015 no se
materializó el riesgo “Incumplimiento de
compromisos durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión”,
princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :
• Regis tro de modificac iones de agenda
• Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
• P rotocolo anexo para el ingreso de personas
que no es tán inc luidas en los lis tados de los
as is tentes
• P rotocolo anexo para el ingreso de invitados
espec iales
• Revis ión de la informac ión y requerimientos de
soportes
No
12/sep/2014 15:33
Durante el cuatrimestre mayo - agos to no se
materializaron los riesgos asoc iados con la
pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo
No
Suminis tro de informac ión insufic ienteRevis ión de la informac ión y requerimientos de
No contes tar dentro de los términos legales las
solic itudes de c lientesRequerir conceptos sobre temas espec ificos de
eventos del Sr. P res idente03/sep/2014 15:33
Durante el cuatrimestre mayo - agos to no se
materializaron los riesgos asoc iados con la
pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo
Iván P atric io Garzón Reyes P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
04/jul/2016 12:35
Durante el segundo trimestre de 2016 no se
materializó el riesgo "Incumplimiento de
compromisos durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión",
princ ipalmente por la aplicac ión de los controles :
1 . Regis tro de modificac iones de agenda: La
modificac ión de la agenda pres idenc ial es tá
c las ificada como reservada, en virtud del artículo
27 del Decreto 103 de 2015, en consonanc ia con
lo previs to en los literales a), b) y c ) del artículo 19
de la Ley 1712 de 2014.
2 . Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos: Durante el primer
semestre de 2016 se evidenc ió una óptima
soc ializac ión de la agenda pres idenc ial a fin de
hacer la revis ión de los requerimientos mínimos
(protocolarios , logís ticos de seguridad y
comunicac iones) para la realizac ión de los eventos
del señor P res idente. Es ta soc ializac ión se hace
pos terior a la definic ión de la agenda por parte del
Secretario P rivado y se hace entrega fís ica en
sobre sellado con la marca “confidenc ial, prohibida
su c irculac ión” a los jefes de las dependenc ias
involuc radas con los eventos . Dicha marca es tá
sus tentada en que la informac ión contenida fue
No
P rotocolo anexo para el ingreso de personas que no
es tán inc luidas en los lis tados de as is tentesInexac titud de informac ión suminis trada por
organizadores del evento (lis tas de as is tentes). P rotocolo anexo para el ingreso de invitados
15/may/2014 18:00
Durante el cuatrimestre enero - abril no se
materializaron los riesgos asoc iados con la
pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo
No
No No
Insufic ienc ia de recursos (Humanos , logís ticos ,
medios técnicos , documentos , otros) necesarios
para la atenc ión del evento pres idenc ial.
Reunión de coordinac ión donde se solic ita con
antic ipac ión los recursos
14/ene/2014 11:42
Durante el cuatrimestre septiembre - dic iembre no
se materializaron los riesgos asoc iados con la
pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo
No
Gestión de Seguridad,
A poyo Logís tico
P res idenc ial y
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 15/nov/2013 18:14
Durante el cuatrimestre no se materializaron los
riesgos asoc iados con la pres tac ión de los
servic ios de seguridad y apoyo logís tico al Señor
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles definidos para
el riesgo "Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión del servic io de
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión" la
politica de adminis trac ión del riesgo es
evitar su materializac ión.
PA -2015-2018
Secretaría P rivada-
Es trategia 1
Pérdida de imagen del Señor P res idente de la
República.
P érdida de imagen ins tituc ional del Gobierno
A cc iones legales contra la entidad por
incumplimiento de normatividad externa
31/dic /2014 16:13
11/jul/2016 16:58
Dando alcance a la informac ion anteriormente
consolidada se corrije el A c ta de Revis ion de
Riesgos del I I T rimestre por un error de digitac ion.
No
05/jul/2016 17:57
La P olítica asumida por la C asa M ilitar es la de
reduc ir el riesgo, de acuerdo con los s iguientes
controles es tablec idos:
• Tener personal disponible y debidamente
capac itado para cubrir los eventos P res idenc iales y
V icepres idenc iales
• A s is tir a las reuniones de coordinac ión previa
de agenda del Sr. P res idente y vicepres idente
• C uando se trate de eventos fuera de la c iudad
de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la
organizac ión de los eventos
• V alidar lis tados de as is tenc ia en los eventos
• Según el lugar de ejecuc ión del evento,
seguimiento puntual de los formatos o lis tas de
chequeo es tablec idas por C asa M ilitar.
Es de anotar que el riesgo no se ha materializado ya
que se han realizado los controles es tablec idos en
la matriz, se ha otorgado el servic io de protocolo y
seguridad en los s iguientes escenarios :
• EV ENTO S BO GO TÁ
29
• EV ENTO S NA C IO NA LES
43
No
08/jul/2016 14:18
Teniendo como base la informac ión anteriormente
consolidad, se realiza el monitoreo del riesgo con
base en la verificac ión de la eficac ia de los
controles .
Dadas las condic iones de la mis ión de C asa M ilitar,
los eventos se ajus tan a una tabla de verificac ión la
cual implica cumplir paso a paso. Se realizan
evaluac iones de desempeño al personal de
avanzadas mediante el formato “F-SA -42 V 02
Evaluac ión de Desempeño Equipo de A vanzada” el
cual evidenc io un excelente resultado a los
integrantes de la Subjefatura de P rotocolo con un
resultado de 5 sobre 5 .
A s í mismo las coordinac iones previas para el
desarrollo de los eventos se manejan a través de
los Formatos F-SA - 40 Y F-SA -41 que son las
lis tas de verificac ión de eventos dentro y fuera de
palac io y a nivel nac ional; y al final de cada evento
se realiza la encues ta a través del formato F-SA -08
Evaluac ión O rganizador del Evento, la cual en el
segundo trimestre los resultados obtenidos en las
encues tas realizadas a los integrantes de las
avanzadas por parte de los organizadores de los
eventos durante el primer semestre del años 2016,
muestra una evoluc ión superior a lo normal, s iendo
No
A ctivo
Gestión de Seguridad, A poyo
Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión del
servic io de coordinac ión de la
agenda y su ejecuc ión.
A C C : Definir la A genda P res idenc ial y P lanear las
ac tividades de seguridad y apoyo logís tico
pres idenc ial. Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión del servic io de ae
coordinac ión de la agenda y su ejecuc ión,
es tablec idos en el P rocedimiento de A tenc ión de
Eventos P res idenc iales .
A C : Definir y priorizar la agenda del señor
P res idente con el Direc tor del DA PRE y los
M inis tros C onsejeros
Incumplimiento de las ac tividades de formulac ión y
ejecuc ión de la A genda del señor P res idente
Modificac ión en la A genda P res idenc ial de último
Durante el último cuatrimestre de 2014 no se
materializaron los riesgos asoc iados con la
pres tac ión de los servic ios de seguridad y apoyo
No
06/abr/2015 14:30Se realizo monitoreo en el cual no se presento
materializac ión del riesgo. Se programa monitoreo No
No
NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6
De acuerdo con los controles es tablec idos
la politica asumida por la C asa M ilitar es la
de reduc ir el riesgo.
P érdida de imagen del Señor P res idente de la
República. A driana Margoth Melo P ortilla P robable Moderado Zona de riesgo alta 12A ctivo
Inadecuada aplicac ion de los
lineamientos protocolarios
es tablec idos para la preparac ion
y ejecuc ion de los eventos del
señor P res idente y
V icepres idente
A C C : Ges tionar las ac tividades protocolarias y
logís ticas de los eventos P res idenc iales . E l
incumplimiento de los lineamientos protocolarios
puede generar la materializac ión de es te riesgo.
A C A plicar encues ta de medic ión y generar el
informe de resultados .
No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A P C ronograma de trabajo Evitar el riesgo
Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz
A P C ontar con personal calificado Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
Soc ializac ión y partic ipac ión de autoridades
políticas a nivel nac ional y territorial en el proceso
de operac ionalizac ión de los proyec tos de la
A P Seguimiento a los acuerdos susc ritos Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
A PDecreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad
Nac ionalEvitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
1. Inc remento de cos tos
2. Reprogramac ión de c ronogramas
3. P érdida, daño o deterioro de la invers ión
C ris thian A lexander C aballero
MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 No No
No
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 1
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 08:02 31/Dec/2016 23:59
15/sep/2014 15:32
Durante el último cuatrimestre del año la entidad
realizó el seguimiento a los proyec tos de invers ión,
a través de la interventoría y la supervis ión de los
convenios . No se ha materializado el riesgo.
Interventorias A dminis trativas , Técnicas ,
Financ ieras y A mbientales a los proyec tos de
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar la materializac ión del
riesgo el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az definio dentro de su plan
operativo es trategias orientadas al
mejoramiento de vias la cual es ta alineada
con el proyec to de invers ión,
adic ionalmente la aplicac ión de controles
permite controlar su pos ible materializac ión.
Solic itud de P lanes de C ontingenc ia a los
E jecutores de los P royec tos de Mejoramiento de
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 5
FO NDO DE
PRO GRA MA S
ESPEC IA LES PA RA LA
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
24/mar/2015 14:53
P rimer T rimestre
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que
durante el P rimer T rimestre de 2015, aunque se
presentaron algunas de las causas , la aplicac ión de
los controles hizo que no se materializara el riesgo.
En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 se es tá
cons truyendo un muro en el K 4 de la vía C haparral
– Ríoblanco. A llí exis te una falla geológica ac tiva
que se intens ifica con la presenc ia de lluvias ,
ocas ionando un des lizamiento de tipo tras lac ional
presentando desprendimiento de talud.
También se afec taron por alterac iones de orden
público del paro camionero que retrasaron el
suminis tro de materiales como el cemento.
Situac iones que han s ido reportadas en los
31/dic /2014 16:41
Se realizó el seguimiento a los proyec tos de
invers ión, aplicando los controles a través de la
interventoría y la supervis ión de los convenios , con
el cumplimiento de metas para el convenio 096 de
2013, y susc ripc ión de modificac iones a los
convenios de 2014, para prevenir la materializac ión
No
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 3
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 08:29
01/jul/2016 15:47
• E l ac ta del C onsejo de Seguridad Nac ional del
23 de febrero de 2015 se encuentra pendiente por
firma del Exfis cal Eduardo Montealegre. Se envió al
Despacho del Fiscal General el 6 de junio de 2016
mediante ofic io O FI16-00040598 a la asesora
Yanira P alac ios con la s iguiente informac ión de
contac to:
Flor Yanira P alac ios de O bando
Despacho Fiscal General de la Nac ional
•
T : 5702058
E l Despacho del Fiscal General de la Nac ión deberá
informar a la Direcc ión sobre la firma de la
prec itada ac ta, luego del respec tivo seguimiento
que se debe hacer por vía elec trónica y telefónica.
• A s imismo, queda pendiente el envío del ac ta
del C onsejo de Seguridad Nac ional del 25 de abril
de 2016 por parte del M inis terio de Defensa
Nac ional, con las firmas de los miembros e
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en la generac ión
de condic iones para el logro y
mantenimiento de la P az a
través del mejoramiento de V ías
en Zonas A fec tadas por el
conflic to.
A C : Mejorar vías en zonas afec tadas por el conflic to
A RC : Mejorar y cons truir vías en zonas afec tadas
por el conflic to
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
Las ac tividades desarrolladas para generar
condic iones de paz a través del mejoramiento de
vías se pueden ver afec tadas por fac tores externos
que impidan o dificulten el logro de las metas
propues tas . En es te sentido el Fondo de P rogramas
Espec iales para la paz coordina con las entidades
involuc radas para superar las dificultades que
puedan presentarse durante su desarrollo.
O las Invernales , por efec tos c limáticos adversos
que modifiquen las condic iones geográficas de los
diseños inic iales .
20/ene/2016 12:19
Se adjunta el reporte de la tarea relac ionada con la
“A dminis trar los riesgos a cargo de la dependenc ia
P EA -2015 / R-PA A PC 2015 (C uarto trimestre)” en
la es trategia “Fortalecer el Sis tema Integrado de
Ges tión de la P res idenc ia de la Republica 2015” del
“PA -2015-2018 Direcc ión de Seguridad-
Es trategia 3”. A s imismo el ac ta de monitoreo de
es te riesgo, as í como la tabla de archivo de las
No
01/abr/2016 09:12
En seguimieto a es te riesgo, y conforme a lo
es tablec ido en le ac ta de control de fuga o pérdida
de ac tas del C onsejo de Seguridad Nac ional, el
formato de control adjuntos , as í como con los
indicadores del riesgo, no se reporta novedad de
pérdida o fuga. Sin embargo, a 1° de abril de 2016,
No
Fallas geológicas por ines tabilidad del terreno, que
generan derrumbes , des lizamientos , perdida de
banca, taponamientos , etc . 31/Dec/2015 23:29
A lterac iones de O rden Público ocas ionadas por
Grupos al margen de la Ley, en las zonas donde se
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 2
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 08:16 31/Dec/2016 23:59Modificac iones a los convenios
No
Se realizó el montioreo correspondiente y no se
presentaron fugas o perdidas de informac ión,No
28/oc t/2015 15:10
En seguimiento a los parámetros definidos para el
control de la fuga o pérdida de ac tas del C onsejo de
Seguridad Nac ional, que son:
Decreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad
Nac ional: C on la aplicac ión del Decreto
4748/2010 se evita la filtrac ión de las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional, debido a que su
contenido es de carác ter confidenc ial.
O fic io de Solic itud de copias de las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional remitido
únicamente por los miembros del C onsejo: Los
miembros del C onsejo de Seguridad Nac ional para
poder obtener una copia de alguna ac ta deben
remitir un ofic io, y solo se entrega copia a los
miembros del consejo.
Entrega de ac tas para firma de los miembros del
C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano: Las
ac tas del C onsejo de Seguridad Nac ional solo se
entregan para firma a la mano a los miembros del
C onsejo.
C láusulas de los contratos del equipo de la
Direcc ión de Seguridad: Los miembros contratis tas
del equipo de la Direcc ión de Seguridad firman con
sus contratos una c láusula de confidenc ialidad.
C ontrol de A c tas del C onsejo de Seguridad
Nac ional: A s imismo, la Direcc ión de Seguridad
No
Incumplimiento del Decreto 4748/2010 C onsejo
de Seguridad Nac ional y de la Ley 57/1985 con
respec to a la informac ión que haga referenc ia a la
defensa o seguridad nac ional.Entrega de ac tas para firma de los miembros del
C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano.Desconoc imiento de los procedimientos y la
normatividad con respec to a la Ges tión C lausulas de los contratos del equipo de la
Direcc ión de Seguridad
30/jun/2015 18:29
E l día 30 de junio se realizó el monitoreo del riesgo
y se pudo comprobar que no se presentó fuga ni
perdida de informac ión con respec to a las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional
No No
O fic io de Solic itud de copias de las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional remitido únicamente
por los miembros del C onsejo.
No
01/jul/2015 17:37
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
30/mar/2015 14:57
En el periodo correspondiente a es te monitoreo se
realizó el 23 de febrero un C onsejo de Seguridad
Nac ional, el ac ta se encuentra elaborada y en
proceso de revis ión. A dic ionalmente se cuentan
con los s iguientes controles :
Decreto 4748/2010 C onsejo de Seguridad
Nac ional: informac ión reservada.
O fic io de Solic itud de copias de las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional remitido
únicamente por los miembros del C onsejo: debido
al es tado del ac ta no aplica la solic itud de copia del
ac ta en curso. Las copias que pidan los miembros
son solic itadas por ofic io y solo se entregan en
persona.
Entrega de ac tas para firma de los miembros del
C onsejo de Seguridad Nac ional a la mano: se aplica
el control.
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
Para evitar la materializac ión del riesgo, se
deben aplicar los contrales es tablec idos por
la Direcc ión de Seguridad
PA -2015-2018
Direcc ión de Seguridad-
1.Filtrac ión de informac ión reservada del C onsejo
de Seguridad Nac ional
2 . Incumplimiento a la ley y normatividad
relac ionada.
3 . P os ibles hallazgos por auditorias internas o
externas .
Juan C arlos Res trepo P iedrahita P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
07/jul/2016 15:26
Se realiza el monitoreo de riesgo "Falta de
oportunidad en la publicac ión de informac ión que
produzca el observatorio de transparenc ia y
anticorrupc ión".
Los indicadores se encuentran ac tualizados a 31 de
dic iembre de 2015 como se puede verificar en:
http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/Indicador
es-de-Sanc iones .aspx
http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/Indicador
es-de-T ransparenc ia.aspx
http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/Indicador
es-P P IA .aspx
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Fuga y/o pérdida las A c tas del
C onsejo de Seguridad Nac ional
(C SN)
Fuga y/o pérdida de informac ión con respec to a las
A c tas del C onsejo de Seguridad Nac ional (C SN) de
las cuales se encarga la Direcc ión de Seguridad,
que apoya la Secretaría Técnica de es te C onsejo.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A C : A poyar el ejerc ic io de la Secretaría Técnica del
C onsejo de Seguridad Nac ional
Falta de lineamientos para entregar copias de las
A c tas de C onsejo de Seguridad Nac ional.
31/dic /2015 19:13
La Secretaría de T ransparenc ia ha publicado los
indicadores oportunamente. E l último en
ac tualizarse fue el de la C omis iones Regionales de
moralizac ión el cual cuentacon un mapeo prec iso
que se dec idió incorporar en la forma de semáforo
para hacer la lec tura mas senc illa y motivar a las
comis iones a reportar su informac ión a tiempo,
como se puede ver en:
http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/indicador-
comis iones-regionales-moralizac ion.aspx
realizada es tas acc iones el riesgo no se
No
05/abr/2016 19:29
La Secretaria de T ransparenc ia realiza el monitoreo
del Riesgo el cual no se materializo.
E l Secretario de T ransparenc ia ha liderado el
diálogo para obtener los datos de las sanc iones
penales de la Fiscalía General de la Nac ión como se
verifica en el correo adjunto, con el objetivo de
tener las sanc iones con corte al 31 de dic iembre de
2015. La batería de sanc iones fis cales también
es tá pendiente de ser ac tualizada debido al cambio
que hubo de A uditor General, quien rec ientemente
autorizó la liberac ión de los datos que producen
No
O scar Rene A rias Diaz P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Falta de oportunidad en la
publicac ión de informac ión que
produzca el observatorio de
transparenc ia y anticorrupc ión
19/oc t/2015 17:37Se ajuso la desc ripc ion del control Mesas Tecnicas
del observatorio, con el fin de mejorar su No
09/jun/2015 15:45
Se realizo ac tualizac ion del control "Reuniones del
equipo de la Secretaría de T ransparenc ia y el
equipo del área de s is temas el DA PRE"
No
30/jun/2015 17:06
C on el propós ito de mejorar la calidad de la
informac ión a partir de la cual se calculan los
indicadores de sanc iones fis cales y contrac tuales
del O bservatorio, se desarrolló un ejerc ic io de
coordinac ión interins tituc ional, con el fin de
explorar los s is temas de informac ión de la A uditoría
General de la República y del Regis tro Único
Empresarial y Soc ial –RUES- de la C onfederac ión
de C ámaras de C omerc io –C O NFEC Á MA RA S. Se
encontró que la informac ión de la A uditoría General
complementaría de forma adecuada los datos
entregados por el Sis tema de Informac ión de
Regis tro de Sanc iones y C ausas de Inhabilidad
–SIRI– de la P rocuraduría General de la Nac ión
para el cálculo de las sanc iones fis cales en el país .
En el mismo sentido, se encontró que la informac ión
recopilada por el RUES sobre las sanc iones y
multas impues tas a contratis tas , serviría también
para complementar los datos entregados por el
SIRI sobre sanc iones contrac tuales . Finalmente, la
No
09/jun/2015 15:34
Se realzo el monitoreo del riesgo teniedno en
cuenta la informac ion de los indicadorees del
observatorio y es te presento la no materializzc ion
No
Mesas técnicas del observatorio, con los
func ionarios encargados del envío de la informac ión.
Reuniones del equipo de la Secretaría de
T ransparenc ia y el equipo del área de s is temas el
31/mar/2015 17:52Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles
es tablec idos , se evidenc ia que el riesgo no se No
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 23:59
30/dic /2014 12:52
P rotocolos para el intercambio de informac ión con
las entidades fuente.
Descripc ión: A través de los protocolos se
es tablec ieron compromisos para el intercambio de
la informac ión con las diferentes entidades fuente,
en aras de asegurar la óptima calidad de los datos
para la alimentac ión de las baterías de indicadores
del O bservatorio.
Los protocolos , cuya es truc tura es la misma para
todas las Entidades con las que el O bservatorio
intercambia informac ión, espec ifican las fechas de
entrega, las carac terís ticas espec íficas de los
archivos y los responsables en cada entidad de
remitir dicha informac ión.
Soportes:
• P rotocolo de Intercambio de Informac ión de
Indicadores de T ransparenc ia.
• P rotocolo de Intercambio de Informac ión con
la A uditoría General de la República.
• P rotocolo de Intercambio de Informac ión con
la C onfederac ión C olombiana de C ámaras de
C omerc io.
• P rotocolo de Intercambio de Informac ión
P rocuraduría General de la Nac ión
Mesas técnicas del observatorio, con los
func ionarios encargados del envío de la
informac ión.
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el diseño de los nuievos indicadores de
transparenc ia en el observatorio y la
informac ion obtenida de parte de las demas
entidades se pretende evitar la
materializac ion del riesgo
PA -2015-2018
Secretaría de
P rotocolos para el intercambio de informac ión con
las entidades fuentes .
08/oc t/2015 16:32
LA S C IFRA S DEL O BSERV A TO RIO HA N TENIDO
MA NTENIMIENTO S C O NC ERTA DO S C O N LA
O FIC INA DE SISTEMA S DEL DA PRE.
A dic ionalmente, el Secretario de T ransparenc ia ha
solic itado un equipo mas potente para el
procesamiento a tiempo de la informac ión para el
No
E l O bservatorio permite a la Secretaría el
cumplimiento de la func ión E laborar es tudios ,
inves tigac iones , indicadores . Diseñar ins trumentos
que permitan conocer y analizar el fenómeno de la
corrupc ión, es tablec ida en el Decreto 4637 de
2011, por lo anterior la falta de oportunidad en la
generac ión de informac ión se cons tituye en un
riesgo para la toma de dec is iones .
A C P oner en func ionamiento y sos tener la
operac ión del O bservatorio de T ransparenc ia y
anticorrupc ión de la Secretaría de T ransparenc ia de
la P res idenc ia de la República - PC -PA A PC 2015
Las entidades fuentes de informac ión del
observatorio no entregan la informac ión
oportunamente para el procesamiento de la misma.
1. Defic ienc ias en los insumos disponibles para la
toma de dec is iones en organismos y entidades con
competenc ia en materia de lucha contra la
corrupc ión.
2 . La Secretaria no cuenta con informac ión
sufic iente para hacer seguimiento a los
compromisos es tablec idos por la P olítica P ublica
Integral A nticorrupc ión.
3 . P os ibles incumplimientos de los compromisos
es tablec idos en el documento C O NPES 167 de
2013
4. La Secretaría de T ransparenc ia no podría cumplir
con su func ión de E laborar es tudios ,
inves tigac iones , indicadores y demás ins trumentos
que permitan conocer y analizar el fenómeno de la
corrupc ión, inc luyendo un s is tema de informac ión
sobre la corrupc ión, de acuerdo a lo es tablec ido en
el artículo 3 numeral 8 del dec reto 4637 de 2011.
No exis te un compromiso por parte de las entidades
en el envío oportuno de la informac ión.
Las entidades temen un uso inapropiado de la
Seguimiento a c ronogramas que garantice el
cumplimiento de las ac tividadesInadecuado seguimiento a los compromisos
es tablec idos en las alianzas .Ses iones de comité de los convenios susc ritos
Demoras en los trámites adminis trativos por parte
de las entidades con las cuales se susc riben las
Extralimitac ión sobre los lineamientos propios de
cada entidad con la cual se susc ribe una(s)
Ges tión de A suntos
P olíticos02/Jan/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59
No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on el fin de evitar el riesgo la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia cuenta
con una es trategia en su plan de acc ión, el
cual contempla acc iones las cuales la
dependenc ia ges tionaria de acuerdo a los
puntos de controles planteados
PA -2015-2018 C P
P rimera Infanc ia -
1 . P érdida de c redibilidad de la C PP I .
2 . Incumplimiento en las metas definidas en el plan
de acc ión.
3 . Retraso en la ejecuc ión de las alianzas .Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
Si No
P ropender por el intercambio de conoc imiento y/o
experienc ias entre entidades para generar la oferta
necesaria para la ejecuc ión de los proyec tos .
A usenc ia de respaldo político para operalizar los
proyec tos de la es trategia de respues ta rápida.
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento de compromisos
generados con las alianzas
ges tionadas por la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera
Infanc ia
EL incumplimiento puede darse en la ejecuc ión del
proyec to de invers ión y por cons iguiente en el plan
de acc ión cons iderando el número de alianzas que
la C onsejería tendrá en ejecuc ión para impulsar
diferentes es trategias , es to puede dificultar el
seguimiento de los compromisos es tablec idos por
cada uno de los miembros de las alianzas susc ritas ,
y por cons iguiente pos ibles incumplimientos en las
metas es tablec idas .
C on el objetivo de mitigar es te riesgo, es necesario
implementar controles que eviten su
materializac ión.
Inadecuado seguimiento a los compromisos
es tablec idos en las alianzas .
No No No
PA -2015-2018
Direcc ion para el
Ges tión de A suntos
P olíticos01/Jun/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
15/jul/2016 16:18
Para prevenir la materializac ión del riesgo
identificado por la dependenc ia, se aplicarán cuatro
controles :
(1) Ges tión de apoyo de personal a otras
dependenc ias y entidades de Gobierno, as í como de
la cooperac ión internac ional, para avanzar en la
operac ionalizac ión de los proyec tos de la respues ta
rápida.
(2) Ges tión de recursos con la cooperac ión
internac ional y/o con privados para la
operac ionalizac ión y ejecuc ión de los proyec tos de
la respues ta rápida.
(3) P ropender por el intercambio de conoc imiento
Ges tión de apoyo de personal a otras dependenc ias
y entidades de Gobierno, as í como de la
cooperac ión internac ional, para avanzar en la
operac ionalizac ión de los proyec tos de la respues ta
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la implementac ión de controles se
evitará la materializac ión del riesgo.
(1) Los proyec tos de la es trategia de respues ta
rápida no pueden operac ionalizarse.
(2) A traso en la pues ta en marcha de los proyec tos
de la respues ta rápida.
(3) Generac ión de expec tativas que no se pueden
cumplir con respec to a los impac tos de la respues ta
rápida.
(4) A fec tac ión negativa en la confianza en el
Gobierno Nac ional.
Nataly Sarmiento E ljadue Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
30/jun/2016 22:58
Durante el 2do trimestre de 2016, una vez
realizado el monitoreo al riesgo y aplicados los
controles exis tentes ,como los son:
1-C ontar con personal calificado
2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .Es te riesgo
es ta asoc iado a la Es trategia 4 del P lan O perativo
de la O fic ina del A lto C omis ionado para la
P az; es trategia la cual desarrolla las ac tividades de
tema jurídico de la O fic ina del A lto C oms ionado
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Demoras en la
operac ionalizac ión de los
proyec tos de la Es trategia de
Respues ta Rápida
La operac ionalizac ión de los proyec tos de la
Es trategia de Respues ta Rápida cons is te en la
definic ión de la hoja de ruta para cada proyec to de
la Es trategia. Dicha hoja de ruta comprende los
elementos metodológicos y operativos necesarios
para el despliegue en terreno de los proyec tos . Los
pos ibles retrasos en la operac ionalizac ión implican
que los proyec tos no es tarían lis tos para ejecutarse
en el momento oportuno de acuerdo con los tiempos
de cons trucc ión de paz que se ha trazado el
Gobierno.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
P ersonal insufic iente para realizar las ac tividades
de operac ionalizac ión de los proyec tos de la
No
31/mar/2016 21:43
En referenc ia al primer trimestre de 2016, una vez
realizado el monitoreo al riesgo y aplicados los
controles exis tentes ,como los son:
1-C ontar con personal calificado
2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .Es te riesgo
es ta asoc iado a la Es trategia 4 del P lan O perativo
de la O fic ina del A lto C omis ionado para la
P az; es trategia la cual desarrolla las ac tividades de
No
Equivocada es trategia de defensa o debilidad en los
argumentos jurídicos de defensa. Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)Falta de competenc ia legal o cons tituc ional
30/sep/2015 18:59
Para el referido período - tercer trimestre de 2015,
una vez realizado el monitoreo al riesgo y aplicados
los controles exis tentes , los cuales son:
1-C ontar con personal calificado
2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .Es te riesgo
es ta asoc iado a la Es trategia 4 del P lan O perativo
de la O fic ina del A lto C omis ionado para la
P az; es trategia la cual desarrolla las ac tividades de
tema jurídico de la O fic ina del A lto C oms ionado
para la P az a la luz de las func iones de la O fic ina.
No
1 . Suspens ión del A c to A dminis trativo
2 . Nulidad del A c to A dminis trativo
3.A FEC TA C IO N DE LA IMA GEN DE LA ENT IDA D
4.PERDIDA DE C REDIBILIDA D DEL PRO C ESO
DE PA Z
5.NO RMA S RET IRA DA S DEL O RDENA MIENTO
LEGA L
Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
Recursos insufic ientes para realizar las ac tividades
de operac ionalizac ión de los proyec tos de la Ges tión de recursos con la cooperac ión
internac ional y/o con privados para la
operac ionalizac ión y ejecuc ión de los proyec tos de
Limitac iones en la oferta ins tituc ional exis tente
para efec tivamente operac ionalizar los proyec tos de
la respues ta rápida.
Si No
Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
28/dic /2015 10:57
Para el referido período - cuarto trimestre de 2015,
una vez realizado el monitoreo al riesgo y aplicados
los controles exis tentes ,como los son:
1-C ontar con personal calificado
2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .Es te riesgo
es ta asoc iado a la Es trategia 4 del P lan O perativo
de la O fic ina del A lto C omis ionado para la
P az; es trategia la cual desarrolla las ac tividades de
Ges tión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
02/jul/2015 16:06
Para el referido período - segundo trimestre de
2015, una vez realizado el monitoreo al riesgo y
aplicados los s iguientes controles :
1-C ontar con personal calificado
2-Revis ión por otros organos dentro de la entidad
(Secretaría Jurídica)
3-Es tándares ins tituc ionales es tablec idos (Decreto
1345 de 2010)
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta netamente asoc iado a la
Es trategia 4 del P lan O perativo de la O fic ina del
A lto C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de tema jurídico de la
O fic ina del A lto C oms ionado para la P az a la luz de
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo
como presente las pos ibles consecuenc ias
que tendría que és te se materializará. P or
eso la importanc ia de aplicar los controles
es tablec idos para su seguimiento y
monitoreo.
PA -2015-2018 O fic ina
del A lto C omis ionado
para la P az-Es trategia 4
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Fallos a favor de los
demandantes de las acc iones
públicas frente a los
ins trumentos legales que
operativizan el proceso de paz y
su implementac ión
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A .C : Diseñar y apoyar la implementac ión y el
seguimiento de los desarrollos normativos
derivados de los avances de la A genda del A cuerdo
General para la Terminac ión del C onflic to y la
C ons trucc ión de una P az es table y duradera y del
eventual A cuerdo Final
Es te riesgo es ta relac ionado con todas aquellas
demandas adelantadas contra los ins trumentos
jurídicos (decretos , leyes , resoluc iones entre otros)
que operativizan la paz y su implementac ión
Debilidad en la argumentac ión y la fundamentac ión
cons tituc ional y legal de los ins trumentos jurídicos .
28/dic /2015 11:08
En relac ión al 4 to y último trimestre de 2015, una
vez realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos , los cuales
son:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los
puntos de la agenda
3- Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
agenda
4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de
los documentos técnicos
5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz y su Direcc ión Temática
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la
No
31/mar/2016 14:48
Para el referido primer trimestre de 2016, una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos , los cuales
son:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los
puntos de la agenda
3- Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
agenda
4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de
los documentos técnicos
5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz y su Direcc ión Temática
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento de compromisos
ante la impos ibilidad de obtener
la informac ión proveniente de
otras entidades requeridas para
la elaborac ión de documentos
tecnicos para la delegac ión del
Gobierno Nac ional en la mesa de
conversac iones
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A C : Documentar las temáticas del A cuerdo General
P ara la Terminac ión del C onflic to y la C ons trucc ión
de una P az Duradera
La O Fic ina del A lto C omis ionado de P az prepara los
insumos tecnicos para la delegac ión del Gobierno
Nac ional que partic ipa en la mesa de
conversac iones con los grupos al margen de la ley.
No contar con un enlace delegado por parte de los
despachos de las entidades que es tan relac ionados
con los dis tintos puntos de la agenda
1. No contar con informac ión sufiente, oportuna y
prec isa para la elaborac ión de los documentos
técnicos
2. Desgas te adminis trativo por reprocesos en la
solic itud de informac ión
3. No exis te informac ión sufic iente para la toma de
des ic iones de la delegac ión del Gobierno Nac ional
Improbable
30/jun/2015 23:59
Para el segundo trimestre de 2015, una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tabelc idos:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los
puntos de la agenda
3- Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
agenda
4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de
los documentos técnicos
5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz y su Direcc ión Temática
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de documentos técnicos
para la Delegac ión del Gobierno Nac ional que
No
30/sep/2015 18:30
Para el referido 3er trimestre de 2015, una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los
puntos de la agenda
3- Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
agenda
4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de
los documentos técnicos
5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz y su Direcc ión Temática
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az.
No
02/ene/2015 15:03
Para el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo
relac ionado con el incumplimiento de compromisos
ante la impos ibilidad de obtener la informac ión
proveniente de otras entidades requeridas para la
elaborac ión de documentos tecnicos para la
delegac ión del Gobierno Nac ional en la mesa de
conversac iones , no se materializó grac ias a la
aplicac ión de los controles es tablec idos para tal fin.
E l grupo temático de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az, proporic ionó de manera
oportuna los insumos técnicos de anális is para la
Delegac ión del Gobierno Nac ional para la Mesa de
C onversac iones , espec ialmente lo relac ionado con
el punto 5 de la A genda del A cuerdo General para la
Termianc ión del C onflic to, -V ic timas-. En tal
sentido se cumplio satis fac tioriamente con la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la O fic ina adel
A lto C omis ionado para la P az, relac ionado con
No
21/abr/2015 10:58
Para el primer trimestre 2015, realizado el
monitoreo y aplicados los controles y el
seguimiento al indicador asoc iado, el riesgo no se
materializo y la Es trategia 1 a la cual es ta ligado se
cumplio satis fac toriamente.
No
No
30/jun/2016 23:59
En referenc ia al segundo trimestre de 2016, una
vez realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos , los cuales
son:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los
puntos de la agenda
3- Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para los temas de la
agenda
4- Metodología para la elaborac ión de las fichas de
los documentos técnicos
5- A plicac ión de las func iones de la O fic ina del alto
comis ionado de paz y su Direcc ión Temática
Se pudo es tablecer que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es ta direc tamente asoc iado a la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
No
01/sep/2014 07:55
Una vez realizado el monitoreo correspondiente al
2do cuatrimestre del 2014 (may-agos to), se pudo
determinar que aplicando los controles
es tablec idos para el riesgo como los son:1-
c ronograma de trabajo; 2- C omunicac ión
permanente con los enlaces des ignados por las
entidades relac ionadas con los puntos de la
agenda; 3-Des ignac ión por parte de las entidades
involuc radas de un enlace para tema de la agenda;4-
metodología para la elaborac ión de fichas de los
documentos técnicos; 5-A plicar las func iones de la
O fic ina del A lto C omis ionado para la P az; es te no
se materializó grac ias a la aplicac ión de sus
controles , los cuales mostraron su efec tividad.
C on el cumplimiento de los controles , se obtuvo de
manera eficaz y oportuna la informac ión proveniente
de otras entidades , que s irven como insumo para la
elaborac ión de los documentos técnicos para la
Delegac ión del Gobierno Nac ional, los cuales les
s irven como documentos de referenc ia y consulta.
P ara es te período los documentos se centraron
bás icamente en la temática del punto 3 de la
A genda, el cual se logró cerrar y acordar el 16 de
mayo de 2014; para pos teriormente pasa abordar
el punto 5 de la A genda- V ic timas- el cual continua
s iendo debatido por la mesa de conversac iones .
No
No No
C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por la entidades relac ionadas con los La urgenc ia y celeridad con la que se requiere la
informac ión solic itada por la delegac ión del
Gobierno Nac ional para la mesa de conversac ionesMetodologia para la elaborac ión de las fichas de los
documentos técnicosNo envío oportuno de la informac ión de insumos
para la elaborac ión de documentos técnicos por
parte de las entidades responsables entorno a los
temas tratados en la agenda
30/abr/2014 10:52
Hecho el monitoreo para es te riesgo referente al
primer cuatrimestre del 2014, se es tablece que
és te no se materializó. Se cumplió con la obtenc ión
eficaz y oportuna de la informac ión proveniente de
otras entidades , que s irven como insumo para la
elaborac ión de los documentos técnicos para la
Delegac ión del Gobierno Nac ional, los cuales les
s irven como documentos de referenc ia y consulta.
P ara es te período los documentos se centraron
bás icamente en la temática del punto 4 de la
A genda del A cuerdo, el cual es ta s iendo abordado
por la mesa de conversac iones .
A s í mismo, se debe tener en cuenta que se cumplió
satis fac toriamente para el primer trimestre con la
Es trategia 1 del P lan O perativo de la O fic ina,
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
31/dic /2013 12:33
Una vez monitoreado el riesgo en el
correspondiente período, se pudo es tablecer que
és te no se materializó , se cumplió con la obtenc ión
oportuna de la informac ión proveniente de otras
entidades requeridascomo insumo para la
elaborac ión de los documentos técnicos para la
No
Moderado Zona de riesgo moderada 6
E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo
como presente las pos ibles consecuenc ias
que tendría que és te se materializará. De
ahi la importanc ia de tener identificados los
controles y el monitoreo cons tante del
mismo a través de su indicador.
PA -2015-2018 O fic ina
del A lto C omis ionado
para la P az - Direcc ión
Ges tión de A suntos
P olíticos
Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
No NoModerado Zona de riesgo moderada 6
E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo
como presente las pos ibles consecuenc ias
que tendría que és te se materializará. P or
eso la importanc ia de aplicar los controles
es tablec idos para su seguimiento y
monitoreo.
Diana A ndrea C amacho C orrea Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 Improbable
31/mar/2016 20:54
C on relac ion al primer trimestre de 2016 y una vez
realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos ,tales como:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los
puntos del acuerdo
3- Metodología para la elaborac ión de documentos
de política para la implementac ión
4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic to
Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la
Es trategia 2 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la
implementac ión de los acuerdos de la agenda del
A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to
No
30/jun/2016 17:38
En referenc ia al segundo trimestre de 2016 y una
vez realizado el monitoreo al presente riesgo y
aplicados los controles es tablec idos ,tales como:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los
puntos del acuerdo
3- Metodología para la elaborac ión de documentos
de política para la implementac ión
4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic to
Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la
Es trategia 2 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la
implementac ión de los acuerdos de la agenda del
A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to
y la C ons trucc ión de una P az Es table y Duradera.
A c tivo
Incumplimiento de compromisos
en materia de alis tamiento por
parte de las entidades
responsables de inic iar acc iones
previas a la firma del A cuerdo
Final
A .C .C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A .C : A rticular con las diferentes entidades el
alis tamiento para la implementac ión de los
acuerdos
Realizar informe de seguimiento a la matriz de
alis tamiento
Es te riesgo es ta asoc iado al incumplimiento de los
compromisos del alis tamiento por partes de las
entidades de los puntos que se han ido acordando
en el A cuerdo Final y es ta vinculado a la Es trategia
2 del P lan O perativo que es ta a cargo de la
Direcc ión Temática de la O A C P :
1. Demoras injus tificadas en la ejecuc ión de las
tareas as ignadas y en la implementac ión de los
A cuerdos .
2 . Desconoc imiento por parte de las entidades en
relac ión a las ac tividades de las que son
responsables .
No
28/dic /2015 11:11
Para el referido y último 4to trimestre de 2015
y una vez realizado el monitoreo al presente riesgo
y aplicados los controles es tablec idos ,tales como:
1- C ronograma de trabajo
2- C omunicac ión permanente con los enlaces
des ignados por las entidades relac ionadas con los
puntos del acuerdo
3- Metodología para la elaborac ión de documentos
de política para la implementac ión
4- Seguimiento de alto nivel desde el C onsejo
Interins tituc ional del P os tconflic to
Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y
los controles definidos fueron efec tivos .
Es te riesgo es tá direc tamente asoc iado a la
Es trategia 2 del P lan O perativo de la
Direcc ión Temática de la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az; es trategia la cual
desarrolla las ac tividades de alis tamiento de la
implementac ión de los acuerdos de la agenda del
A cuerdo General para la Terminac ión del C onflic to
No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A P P rogramac ión P resupues tal Evitar el riesgo
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 3
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 08:29 31/Dec/2015 23:29
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 5
FO NDO DE
PRO GRA MA S
ESPEC IA LES PA RA LA
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
A P Evitar el riesgo
A PDes ignac ión por parte de las entidades de enlace
primarioEvitar el riesgo
A P Reduc ir el riesgo
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuado func ionamiento de
los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de
Informac ion y Ges tión del
C onoc imiento en adolescenc ia y
juventud.
Si se presenta un inadecuado func ionamiento en
alguno de los componentes del Sis tema, el
observatorio, la C iberteca, las normas , la
adminis trac ión, o la encues ta); se afec tan los
canales de interacc ión con la comunidad y la
respues ta a sus neces idades de comunicac ión e
informac ión.
24/abr/2015 09:40
Durante el primer trimestre de 2015 el riesgo no se
materializó. Se adjunta soporte del monitoreo
realizado que lo evidenc ia.
No
Frente al riesgo desc rito como "Inadecuado
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ion y Ges tión del
C onoc imiento en adolescenc ia y juventud", el
responsable del Sis tema de Informac ión, reporta
que no se materializó el riesgo, según el monitoreo
realizado al func ionamiento de los componentes y
módulos del Sis tema Nac ional de Informac ión y
Ges tión del C onoc imiento a través de la página web
de JUA C O (obs .colombiajoven.gov.co). V er correo
adjunto. E l s is tema y la página han tenido un
adecuado func ionamiento, no presentaron fallas
permanentes ni fallas técnicas s in correcc ión;
como lo demuestra la gráfica (adjunta) no se
interrumpió el servic io al público.
No
08/ene/2015 09:14
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el dic iembre 8 de
2014 y has ta el 9 de enero de 2015 , no se
materializó el riesgo, es dec ir; no se presentó
func ionamiento inadecuado de los componentes y
módulos del Sis tema Nac ional de Informac ión y
Ges tión del C onoc imiento; en cuanto no se
presentaron fallas permanentes , o fallas técnicas
s in correcc ión. Se adjunta correo y soporte del
No
No No
Fallas técnicas que interrumpen la operatividad de
los módulos .Guia de operac ion del s is tema y ruta de uso
Reporte de seguimiento sobre el uso del s is tema
por parte del publicoC arenc ia de informac ión ac tualizada sobre los
temas de interés para los y las jóvenes
15/dic /2014 16:32
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 15:44 31/Dec/2016 23:09
22/ago/2014 10:55
A la fecha no se ha presentado materializac ión del
riesgo asoc iado al Sis tema Nac ional de Informac ión
y Ges tión del C onoc imiento en A dolescenc ia y
Juventud, toda vez que produc to del monitoreo
efec tuado y el reporte suminis trado por parte del
responsable del Sis tema de Informac ión, los
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles se
minimiza el riesgo.
PA -2015-2018
Direcc ión del Sis tema
Nac ional de Juventud
Mauric io A ntonio Lemos
C ues tasP robable Moderado Zona de riesgo alta 12
P romover el uso del s is tema de informac ion por
parte de los func ionarios de la Direcc ión
Insufic ienc ia de personal para ac tualizar el s is tema
de informac ión
Subutilizac ión de las herramientas tecnológicas .
Los jóvenes y comunidad interesada no tienen
acceso a la informac ión.
A usenc ia de interacc ión respec to a uno o mas
módulos entre el público y el gobierno.
Las respues tas desde el gobierno no responden a
las neces idades reales de los jóvenes .
PA -2015-2018 A lta
C onsejería P res idenc ial
para las Regiones -
06/abr/2016 10:40
Durante el P rimer T rimestre del 2016, no se
materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la
atenc ión de solic itudes de Gobernadores y
A lcaldes", teniendo en cuenta que no se rec ibió
ninguna queja o rec lamo por parte de algún
gobernante local y porque se alcanzaron las metas
planteadas en el indicador de la Es trategia 1 del
P lan O perativo de la Direcc ión, que es donde es tán
contempladas las ac tividades que tienen relac ión
con las atenc iones a los Gobernadores y A lcaldes
del P aís , el número de atenc iones realizadas
durante es te trimestre son 270, las cuales se
disc riminan a continuac ión:
A tenc ión Regional Departamental: 40
A tenc ión Regional C iudades C apitales : 33
A tenc ión Regional Munic ipios : 195
A tenc ión a Federac iones: 2
C abe anotar que dentro de los mecanismos que
tiene la Direcc ión para las Regiones para
monitorear la materializac ión del riesgo se
No
30/jun/2016 18:04
Durante el Segundo T rimestre del 2016, no se
materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la
atenc ión de solic itudes de Gobernadores y
A lcaldes", teniendo en cuenta que no se rec ibió
ninguna queja o rec lamo por parte de algún
gobernante local y porque se alcanzaron las metas
planteadas en el indicador de la Es trategia 1 del
P lan O perativo de la Direcc ión, que es donde es tán
contempladas las ac tividades que tienen relac ión
con las atenc iones a los Gobernadores y A lcaldes
del P aís , el número de atenc iones realizadas
durante es te trimestre son 270, las cuales se
disc riminan a continuac ión:
• A tenc ión Regional Departamental: 60
• A tenc ión Regional C iudades C apitales : 41
• A tenc ión Regional Munic ipios : 56
• A tenc ión a Federac iones: 4
C abe anotar que dentro de los mecanismos que
No
No
05/ene/2016 11:03
Durante el C uarto T rimestre del 2015, no se
materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la
atenc ión de solic itudes de Gobernadores y
A lcaldes", teniendo en cuenta que no se rec ibió
ninguna queja o rec lamo por parte de algún
gobernante local y porque se alcanzaron las metas
planteadas en el indicador de la Es trategia 1 del
P lan O perativo de la Direcc ión, que es donde es tán
contempladas las ac tividades que tienen relac ión
con las atenc iones a los Gobernadores y A lcaldes
del P aís , el número de atenc iones realizadas
durante es te trimestre son 126, las cuales se
disc riminan a continuac ión:
A tenc ión Regional Departamental: 20
A tenc ión Regional C iudades C apitales : 17
A tenc ión Regional Munic ipios : 85
A tenc ión a Federac iones: 4
C abe anotar que dentro de los mecanismos que
No
No contar con el número de personas sufic ientes
para cubrir la demanda de atenc iones por parte de A poyo en la ges tión de la Direcc ión de A suntos
P or razones ideológicas los mandatarios locales , no
permiten la interacc ión con los func ionarios de la
Direcc ión para las Regiones .
03/jul/2015 16:22
De acuerdo a los controles aplicados para evitar la
materializac ión del riesgo "Falta de oportunidad en
la atenc ión de solic itudes de Gobernadores y
A lcaldes" como son: Des ignac ión por parte de las
entidades de enlace primario, P lanificac ión de
personal necesario para brindar atenc ión a las
diferentes regiones del país , A poyo en la ges tión de
la Direcc ión de asuntos político; as í como tomando
como referente el indicador "A tenc iones Regionales
Realizadas" que permite medir el riesgo y las
ac tividades del P lan operativo, se puede conc luir
No
1. Un Gobernador o A lcalde insatis fecho con la
atenc ión que le brindó la Direcc ión para las
Regiones .
2 . Se Puede generar des informac ión sobre la
ges tión del Gobierno Nac ional.
3 . No detec tar a tiempo requerimientos prioritarios
y/o urgentes de los entes territoriales
Zuleima Esperanza C aviedes
MeléndezModerada Moderado Zona de riesgo alta 9A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Falta de oportunidad en la
atenc ión de solic itudes de
Gobernadores y A lcaldes
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
A C : A rticular la oferta ins tituc ional del gobierno
Nac ional a través de las solic itudes e inquietudes
de los departamentos; A rticular la oferta
ins tituc ional del gobierno Nac ional a través de las
solic itudes e inquietudes de los alcaldes de los
munic ipios .
Falta de atenc ión a los requerimientos , inquietudes
y solic itudes de los mandatarios de los entes
territoriales
No suminis tro de informac ión por parte de las
entidades del Gobierno Nac ional
15/ene/2016 09:37
C on corte a dic iembre de 2015 se desarrollaron las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• Susc ripc ión del convenio de cooperac ión con
UNO DC que tiene vigenc ia 2016 (pero los recursos
as ignados para la Direcc ión se ejecutaron en la
vigenc ia 2015). C on es te se logró realzair la
revis ión y anális is de la informac ión disponible en
IMSMA , evaluac ión de los mecanismos de
interconexión al IMSMA y realizac ión de una
es truc turac ión conceptual y metodológica de la
priorizac ión de la A IC MA ..
• A c tualizac ión del servidor que permite el
No
11/abr/2016 14:19
Para la vigenc ia 2016 se han adelantado las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• Se adelantó la definic ión de la es trategia de
intervenc ión de la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal (evidenc ia en la ac tividad “Diseñar el
modelo de Ges tión Territorial de la A IC MA ” de la
es trategia 3 del plan de acc ión 2016), donde se
es tá enmarcando la intervenc ión según el nivel
afec tac ión, el cual se abordará inic ialmente desde
el nivel munic ipal bajo el entendido de una macro
focalizac ión. A partir de es ta es trategia de
intervenc ión, en los munic ipios priorizados se
plantea el acompañamiento para la definic ión de
planes munic ipales con inc lus ión de A IC MA .
• Seguimiento al desarrollo del convenio susc rito
con UNO DC (evidenc ia A c tividad “Implementar el
convenio de cooperac ión técnica con UNO DC ” de la
es trategia 4 del plan de acc ión 2016), el cual se
desarrolla en tres líneas de as is tenc ia: 1 . C alidad
de datos , 2 . Interoperabilidad y 3 . Metodología de
P riorizac ión.
A dic ionalmente, se tiene planteado por el proyec to
de invers ión identificado con código BP IN
No
No No
P lanificac ión de personal necesario para brindar
atenc ión a las diferentes regiones del país
05/oc t/2015 18:16
Durante el Tercer T rimestre del 2015, no se
materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la
atenc ión de solic itudes de Gobernadores y
A lcaldes", teniendo en cuenta que no se rec ibió
ninguna queja o rec lamo por parte de algún
gobernante local y porque se alcanzaron las metas
planteadas en el indicador de la Es trategia 1 del
P lan O perativo de la Direcc ión, que es donde es tán
contempladas las ac tividades que tienen relac ión
con las atenc iones a los Gobernadores y A lcaldes
del P aís , el número de atenc iones realizadas
durante es te trimestre son:
A tenc ión Regional Departamental: 10
A tenc ión Regional C iudades C apitales : 10
A tenc ión Regional Munic ipios : 31
A tenc iones a Federac iones: 3
C abe anotar que dentro de los mecanismos que
tiene la Direcc ión para las Regiones para
Ges tión de A suntos
P olíticos05/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:59
20/may/2015 16:45
Durante el P rimer trimestre de la presente vigenc ia,
aplicando los controles correspondientes ,
hac iendole seguimiento a través de las ac tividades
de la es trategia del P lan O perativo de la Direcc ión
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
E l manejo del riesgo es evitarlo teniendo en
cuenta los efec tos que presentaría su
materializac ión. Se han definidos los
controles para evitar la materializac ión del
mismo.
No
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 5
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
13/jul/2015 16:07
C on corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado
las s iguiente acc iones de monitoreo del riesgo:
• A jus te de la GUÍA 1 SEGUIMIENTO A
LA DO C UMENTA C IÓ N DE O PERA C IO NES DE
DESMINA DO HUMA NITA RIO (vers ión el mes de
abril). Se adjunta la Guía
• Realizac ión de una capac itac ión de la
“GUIA 1 SEGUIMIENTO A LA DO C UMENTA C IO N
DE O PERA C IO NES DE DESMINA DO
HUMA NITA RIO ” a un func ionario de The HA LO
T rus t quien será el encargado de realizar las
ac tividades es tablec idas en la guía.
- Definic ión de es tudios previos para “pres tar
apoyo y acompañamiento técnico, analítico y
tecnológico a la Direcc ión para la A cc ión Integral
contra M inas A ntipersonal - DA IC MA para el
fortalec imiento e integrac ión de su s is tema de
informac ión con otras fuentes de informac ión
disponibles” y para la ac tualizac ión y adquis ic ión de
- Definic ión de herramientas y protocolos para el
aseguramiento de la calidad en tareas de
recolecc ión, procesamiento, verificac ión y
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar la Inadecuada
informac ión en el s is tema de ges tión de
informac ión debido a que la informac ión no
es oportuna ni veraz., la Direcc ión para la
A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal
desarrolla acc iones para el seguimiento y
monitoreo a lo es tablec ido en és te.
- Falta de capac idad para tener informac ión veraz y
oportuna.
- Falta de insumos para generar reportes c laros
veraces y oportunos .
- Falta de recursos para el anális is que sus tente la
toma de dec is iones oportunas que respondan a las
neces idades reales de las comunidades .
O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
13/oc t/2015 11:45
C on corte a septiembre de 2015 se han
desarrollado las s iguientes acc iones de monitoreo
del riesgo:
• Lanzamiento del proceso para la ac tualizac ión
del servidor (el cual tiene audienc ia de subas ta el
08 de oc tubre).
• A jus te de es tudios previos para el desarrollo
de un convenio de cooperac ión técnica y
tecnológica en el fortalec imiento de la ges tión de
informac ión de la Direcc ión para la A cc ión Integral
contra M inas A ntipersonal para orientar la
focalizac ión de la atenc ión de los territorios y
poblac ión afec tada por las M inas A ntipersonal (con
UNO DC ).
• A propiac ión de la herramienta de evaluac ión,
No
- Mejoramiento de los recursos para la
s is tematizac ión de informac ión.
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 4
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
No
NoA ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuada informac ión en el
s is tema de ges tión de
informac ión debido a que la
informac ión no es oportuna ni
veraz.
Hace referenc ia a la dificultad de contar con
reportes de informac ión veraces y oportunos , que
den cuenta de la realidad de la problemática por la
presenc ia de minas antipersonal y munic iones s in
explotar en el territorio nac ional; y la impos ibilidad
de contar con insumos necesarios para la toma de
dec is iones .
Débil capac idad para recolec tar la informac ión de
afec tac ión y ges tión de A IC MA en territorio y con
07/ene/2016 17:50
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que al
corte del C uarto T rimestre de 2015, se presentaron
algunas de las causas , s in embargo No se
materializo el riesgo con la realizac ión de diferentes
ges tiones: Se realizó el seguimiento a los
requerimientos para la financ iac ión de A c tividades
para el logro y mantenimiento de la paz, aplicando
los controles a través de la Direcc ión del Fondo al
tramitar solic itud de recursos adic ionales en
Func ionamiento, as í como tramitar las
modificac iones necesarias en invers ión, cumpliendo
con la atenc ión de la totalidad de los
requerimientos rec ibidos , evitando la
materializac ión del riesgo. C omo aplicac ión de las
medidas de control es tablec idas , se solic itaron
recursos adic ionales:
Recursos de Func ionamiento: P ara la vigenc ia
fis cal de 2015, exis tió una apropiac ión inic ial de
$22.227.100.000 reduc ida mediante Resoluc ión
No. 0010 del 2 de enero de 2015 en
$4.211.190.000, para una efec tiva A propiac ión
Inic ial de $18.015.910.000 para el Fondo de
programas para la P az.
Es ta as ignac ión de recursos representó una
disminuc ión del 38 ,14% respec to de la A propiac ión
de la V igenc ia 2014.En el mes de mayo de 2015 se
No
08/abr/2016 23:59
P rimer T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo
de riesgos al c ierre del trimestre, con el fin de
realizar monitoreo a los riesgos e identificar las
causas que se presentaron. Sin embargo, la
aplicac ión de las ges tiones adminis trativas ,
contrac tuales y financ ieras realizaron permitieron
controles preventivos para la No materializac ión de
los riesgos .
Riesgo 2 . Incumplimiento en la generac ión de
condic iones para el logro y mantenimiento de la paz
en todo el territorio nac ional
P ara el riesgo 2 el indicador relac ionado con el
monitoreo del riesgo es: A cc iones y A c tividades de
P az A tendidas 2016, es te fue reportado
satis fac toriamente y evidenc ian que a la fecha No
hay materializac ión del riesgo. A s í mismo, es tá
relac ionado con los indicadores transversales de
U tilizac ión de los recursos as ignados Fondo de
P rogramas Espec iales para la P az.
Riesgo C aja Menor: Se realiza el día 31 de marzo él
envió de la informac ión correspondiente al A nális is
de riesgos asoc iados a C aja menor del Fondo de
P rogramas Espec iales para la P az, se anexa correo
elec trónico de la remis ión, as í mismo el día 1 de
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en la generac ión
de condic iones para el logro y
mantenimiento de la P az en todo
el territorio nac ional.
A C : Financ iar y cofinanc iar los planes , programas y
es trategias dirigidos a la generac ión de condic iones
y al logro y mantenimiento de la paz.
A RC : Financ iar el desarrollo de eventos y su
logis tica para adelantar las acc iones y ac tividades
de paz
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
E l Fondo de P rogramas Espec iales para la P az,
c reado mediante Ley 367 de 1997 tiene dentro de
sus func iones financ iar y cofinanc iar los planes
programas y proyec tos , de acuerdo con las
Direc trices del Señor P res idente, y se materializa
en la atenc ión a los requerimientos de la O fic ina del
A lto C omis ionado para la P az.
- Débil capac idad para analizar la informac ión
Baja calidad en la informac ión reportada por las
diferentes fuentes de informac ión.
- Débil capac idad para verificar la informac ión
- Débil capac idad para s is tematizar la informac ión
15/jul/2016 16:07
C on corte al segundo trimestre se han adelantado
las s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• Jornadas de mic rofocalizac ión que permiten
identificar veredas susceptibles a intervenc ión de
desminado humanitario y realizar carac terizac ión
veredal (que inc luye validac ión de informac ión de
víc timas) .
De la misma manera, es tá en ejecuc ión el convenio
de cooperac ión C on UNO DC que tiene por objeto
“A unar es fuerzos para la cooperac ión técnica y
tecnológica en el fortalec imiento de la ges tión de
informac ión de la Direcc ión para la A cc ión Integral
contra M inas A ntipersonal para orientar la
focalizac ión de la atenc ión de los territorios y
poblac ión afec tada por las M inas A ntipersonal”, a
través de líneas de as is tenc ia: 1 . C alidad de datos ,
2 . Interoperabilidad y 3 . Metodología de
P riorizac ión.
Teniendo en cuenta en marco del foro de expertos
de la inic iativa global, los cooperantes financ iaran
ac tividades desarrolladas por la O EA , los recursos
del proyec to de invers ión en temas de ges tión de
informac ión, serán adic ionados al convenio de
No
No
19/oc t/2015 16:24
C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo el
Fondo de P rogramas Espec iales para la P az definió
dentro de su plan operativo es trategias orientadas
al mejoramiento de vías la cual es tá alineada con el
proyec to de invers ión, adic ionalmente la aplicac ión
de controles permite controlar su pos ible
materializac ión
Se efec tuó monitoreo a los riesgos y se identificó
que durante el Tercer T rimestre de 2015, se
presentaron algunas de las causas , s in embargo la
aplicac ión de los controles hizo que no se
materializaron los riesgos . E l detalle de las
s ituac iones presentadas se encuentra en el
documento anexo.
No
24/mar/2015 14:59
P rimer T rimestre
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que
durante el P rimer T rimestre de 2015, se
presentaron algunas de las causas , para lo cual se
es tán aplicando los controles para que no se
materialice el riesgo.
Las medidas de aus teridad del Gobierno Nac ional
hic ieron que para el 2015 el Fondo de P rogramas
Espec iales para la P az contara con una apropiac ión
inic ial inferior a la del año anterior, tanto en
Func ionamiento como en Invers ión.
P ara el P resupues to de Func ionamiento se presenta
una reducc ión del 38%, al pasar de una apropiac ión
definitiva $29.122 millones en 2014 a $18.015
millones en 2015. C omo aplicac ión de las medidas
de control es tablec idas , se han efec tuado
compromisos has ta el mes de junio y se
proyec taron los requerimientos de julio a dic iembre,
para solic itar a M in Hac ienda recursos adic ionales .
P ara el P resupues to de Invers ión, se contó con una
apropiac ión inic ial de $56.293 millones , con el
dec reto 0377 se aplazaron $11.154 de los cuales
$20.000 millones es tán en el proyec to de
ejecuc ión, recursos que en un 90% es taban
No
No No
15/jul/2016 10:10
Segundo T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo
de riesgos al c ierre del trimestre. No obs tante con
la aplicac ión de los controles preventivos en temas
las ges tiones adminis trativas , contrac tuales No
permitieron la materializac ión de los riesgos .
Riesgo 2 . Incumplimiento en la generac ión de
condic iones para el logro y mantenimiento de la paz
en todo el territorio nac ional
P ara el riesgo 2 el indicador relac ionado con el
monitoreo del riesgo es: A cc iones y A c tividades de
P az A tendidas 2016, es te fue reportado
satis fac toriamente y evidenc ian que a la fecha No
hay materializac ión del riesgo. A s í mismo, es tá
relac ionado con los indicadores transversales de
U tilizac ión de los recursos as ignados Fondo de
P rogramas Espec iales para la P az.
Riesgo C aja Menor: Se realiza el día 30 de junio él
envió de la informac ión correspondiente al A nális is
de riesgos asoc iados a C aja menor del Fondo de
P rogramas Espec iales para la P az, se anexa correo
elec trónico de la remis ión, as í mismo el día 1 de
julio de 2016 se realizó el reporte de Indicadores
asoc iados a la C aja Menor para cada mes para las
variables: Recursos A s ignados a la caja menor de
No
Seguimiento y C ontrol a la E jecuc ion P resupues tal.No as ignac ión de recursos sufic ientes para la
atenc ion de requerimientos para ac tividades de paz. A dic iones y/o Modificac iones P resupues tales PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 2
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 08:16
01/Jan/2015 08:02 31/Dec/2016 23:59
15/sep/2014 15:52
Durante el último cuatrimestre del año la entidad ha
venido aplicando los controles es tablec idos ,
realizando seguimiento a la ejecuc ión presupues tal
para la atenc ión de los requerimientos presentados .
No se ha materializado el riesgo.
No
31/Dec/2016 23:59
31/dic /2014 18:59
Se realizó el seguimiento a los requerimientos para
la financ iac ión de A c tividades para el logro y
mantenimiento de la paz, aplicando los controles a
través de la Direcc ión del Fondo al tramitar
solic itud de recursos adic ionales en
Func ionamiento, as í como tramitar las
modificac iones necesarias en invers ión, cumpliendo
con la atenc ión de la totalidad de los
No
Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar la materializac ión del
riesgo el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az definio es trategias dentro de su
plan operativo que permiten hacerle
seguimiento a las ac tividades de manera
alineada con el proyec to de invers ión
PA -2015-2018 Fondo de
P rogramas Espec iales
para la P az-Es trategia 1
Gestión de A suntos
P olíticos
C ris thian A lexander C aballero
MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable
Demoras en la ejecuc ión de trámites
presupues tales de Dis tribuc ión y tras lado para
1 . P érdida de Imagen Ins tituc ional o de P ais
2 . No generac ión de condic iones de paz
22/jun/2015 14:59
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que
durante el Segundo T rimestre de 2015, se
presentaron algunas de las causas , para lo cual se
es tán aplicando los controles para que no se
materialice el riesgo.
P ara el 2015 el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az contó con una apropiac ión inic ial en el
P resupues to de Func ionamiento de $18.015
millones , un 38% inferior a la del año anterior.
C omo aplicac ión de las medidas de control
es tablec idas , se efec tuaron compromisos has ta el
mes de junio y se proyec taron los requerimientos
de julio a dic iembre, solic itando recursos
adic ionales a M in Hac ienda mediante O FI15-
00036155 y O FI15-00041203 de 5 y 22 de
mayo, respec tivamente.
C omo resultado de es tas ges tiones se obtuvo una
adic ión en el presupues to de func ionamiento,
mediante Resoluc ión No. 0508 del 9 de junio de
2015 por valor de $5.443 millones .
En el P resupues to de Invers ión, se contó con una
apropiac ión inic ial de $56.293 millones , de los
cuales $20.000 millones en el proyec to de
ejecuc ión, recursos que en un 90% es taban
comprometidos como vigenc ias futuras , y $36.293
1 . Inc remento de cos tos
2. Reprogramac ión de c ronogramas
3. P érdida, daño o deterioro de la invers ión
C ris thian A lexander C aballero
MoraP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
15/jul/2016 09:53
Segundo T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo
de riesgos al c ierre del trimestre. No obs tante con
la aplicac ión de los controles preventivos en temas
las ges tiones adminis trativas , contrac tuales No
permitieron la materializac ión de los riesgos .
Riesgo 1 . Incumplimiento en la generac ión de
condic iones para el logro y mantenimiento de la paz
a través del mejoramiento de vías en zonas
afec tadas por el conflic to.
P ara el riesgo 1 los indicadores relac ionados con el
monitoreo del riesgo son: O bras espec iales
complementarias para la Infraes truc tura V ial,
Kilómetros de Red V ial C ons truidos , es tos fueron
reportados satis fac toriamente y a tiempo, y
No
15/jul/2016 10:03
Segundo T rimestre: Se realizó reunión de monitoreo
de riesgos al c ierre del trimestre. No obs tante con
la aplicac ión de los controles preventivos en temas
las ges tiones adminis trativas , contrac tuales No
permitieron la materializac ión de los riesgos .
Riesgo 1 . Incumplimiento en la generac ión de
condic iones para el logro y mantenimiento de la paz
a través del mejoramiento de vías en zonas
afec tadas por el conflic to.
P ara el riesgo 1 los indicadores relac ionados con el
monitoreo del riesgo son: O bras espec iales
complementarias para la Infraes truc tura V ial,
Kilómetros de Red V ial C ons truidos , es tos fueron
reportados satis fac toriamente y a tiempo, y
No
07/ene/2016 16:53
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que al
corte del C uarto T rimestre de 2015, se presentaron
algunas de las causas , s in embargo No se
materializo el riesgo, a partir de un adecuado
ejerc ic io de supervis ión de convenios y contratos y
la aplicac ión de los s iguientes controles ,
En desarrollo del C onvenio 216 de 2015 el plazo de
ejecuc ión inic ial era 31 de dic iembre de 2015, el
cual fue prorrogado has ta el mes de marzo de 2016.
Lo anterior como medida de control del frente al
riesgo que podría presentarse por las causas
manifes tadas por el ejecutor y avaladas por la
interventoría, relac ionadas con cambios en el
c ronograma de obra inic ial.
V erificac ión de Metas del Indicador Kilómetros de
Red V ial, se realizó un ejerc ic io de revis ión de la
meta proyec tada, con los avances de las obras , por
lo tanto, se ajus tó la meta en el P royec to de
invers ión y pos teriormente en el P lan de A cc ión de
la Dependenc ia.
No
08/abr/2016 23:59
P rimer T rimestre: Se monitoreo de riesgos al c ierre
del trimestre, con el fin de realizar monitoreo a los
riesgos e identificar las causas que se presentaron.
Sin embargo, la aplicac ión de las ges tiones
adminis trativas , contrac tuales y financ ieras
realizaron permitieron controles preventivos para la
No materializac ión de los riesgos .
Riesgo 1 . Incumplimiento en la generac ión de
condic iones para el logro y mantenimiento de la paz
a través del mejoramiento de vías en zonas
afec tadas por el conflic to.
P ara el riesgo 1 los indicadores relac ionados con el
monitoreo del riesgo son: O bras espec iales
complementarias para la Infraes truc tura V ial,
Kilómetros de Red V ial C ons truidos , es tos fueron
reportados satis fac toriamente y a tiempo, y
No
22/jun/2015 14:49
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que al
corte del Segundo T rimestre de 2015, se
presentaron algunas de las causas , s in embargo la
aplicac ión de los controles hizo que no se
materializara el riesgo.
En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 y C ontrato
de Interventoría 057 de 2014, se es tá
cons truyendo un muro en el K 4 de la vía C haparral
– Ríoblanco y pavimentac ión de tres sec tores
aledaños . E l plazo de ejecuc ión inic ial era 30 de
abril y en esa fecha se prorrogó por 45 días para el
convenio y 60 días para el contrato de
interventoría.
No
19/oc t/2015 16:15
C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo el
Fondo de P rogramas Espec iales para la P az definió
dentro de su plan operativo es trategias orientadas
al mejoramiento de vías la cual es tá alineada con el
proyec to de invers ión, adic ionalmente la aplicac ión
de controles permite controlar su pos ible
materializac ión
Se efec tuó monitoreo a los riesgos y se identificó
que durante el Tercer T rimestre de 2015, se
presentaron algunas de las causas , s in embargo la
aplicac ión de los controles de manejo hizó que no
se materializaron los riesgos a partir del adecuado
ejerc ic io de supervis ión de convenios y contratos
para evitar la materialziac ión de los riesgos . E l
detalle de las s ituac iones presentadas se
No
No No
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar la materializac ión del
riesgo el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az definio dentro de su plan
operativo es trategias orientadas al
mejoramiento de vias la cual es ta alineada
con el proyec to de invers ión,
adic ionalmente la aplicac ión de controles
permite controlar su pos ible materializac ión.
24/mar/2015 14:53
P rimer T rimestre
Se efec tuó monitoreo al riesgo y se identificó que
durante el P rimer T rimestre de 2015, aunque se
presentaron algunas de las causas , la aplicac ión de
los controles hizo que no se materializara el riesgo.
En desarrollo del C onvenio 050 de 2014 se es tá
cons truyendo un muro en el K 4 de la vía C haparral
– Ríoblanco. A llí exis te una falla geológica ac tiva
que se intens ifica con la presenc ia de lluvias ,
ocas ionando un des lizamiento de tipo tras lac ional
presentando desprendimiento de talud.
También se afec taron por alterac iones de orden
público del paro camionero que retrasaron el
suminis tro de materiales como el cemento.
Situac iones que han s ido reportadas en los
A c tivo
Incumplimiento en la generac ión
de condic iones para el logro y
mantenimiento de la P az a
través del mejoramiento de V ías
en Zonas A fec tadas por el
conflic to.
A C : Mejorar vías en zonas afec tadas por el conflic to
A RC : Mejorar y cons truir vías en zonas afec tadas
por el conflic to
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
Las ac tividades desarrolladas para generar
condic iones de paz a través del mejoramiento de
vías se pueden ver afec tadas por fac tores externos
que impidan o dificulten el logro de las metas
propues tas . En es te sentido el Fondo de P rogramas
Espec iales para la paz coordina con las entidades
involuc radas para superar las dificultades que
puedan presentarse durante su desarrollo.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
Direc tiva 01 de 2016
A PIdentificac ión y revis ión de fuentes primarias de
informac ión Reduc ir el riesgo
C atalina Barberi Torres Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inexac titud en los informes
sobre determinados asuntos de
política pública que inc idan en la
ac tividad del sec tor privado
Hace referenc ia a imprec is iones que se puedan
presentar en los informes preparados sobre
determinados asuntos de política pública que
inc idan en la ac tividad del sec tor privado, teniendo
en cuenta que es una de las responsabilidades
es tablec idas para la direcc ión y que ac tualmente
hace parte de la Es trategia 1 del P lan de A cc ión.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de gobierno.
La informac ión suminis trada por gremios y
empresas del sec tor privado no es prec isa ni
completa (pertinenc ia, relevanc ia, desac tualizac ión)
Demoras en la presentac ión de los informes .
Desconfianza en la informac ión de la P res idenc ia.
Baja c redibilidad.
Formulac ión de políticas o toma de dec is iones
basadas en informac ión imprec isa.
Inadecuada identificac ión de los canales de
comunicac ión entre el gobierno y el sec tor privado
Desconoc imiento de los responsables al interior de
los gremios y empresas del sec tor privado y las
diferentes entidades públicas para solic itar
informac ión requerida por la Direcc ión para el
No No
Revis ión de la cons is tenc ia de la informac ión
suminis trada por diferentes fuentes
10/jul/2015 09:39
La direcc ión para el sec tor privado durante el
segundo trimestre realizó la implementac ión de los
controles es tablec idos para mitigar el riesgo la
cual se presenta en detalle a continuac ión:
1 . Revis ión por parte de la direcc ión para el
sec tor privado de los requerimientos de las
solic itudes provenientes del sec tor privado.
C ons is te en la revis ión de los requerimientos del
privado por parte del func ionario responsable de la
Direcc ión del Sec tor P rivado con el propós ito de
contar con toda la informac ión para poder darle
apropiada ges tión a la solic itud. Durante la ges tión
realizada en el segundo trimestre del 2015 las
solic itudes del sec tor privado al ser dirigidas a la
direcc ión del sec tor privado, fueron revisadas cada
una por separado por la direc tora de es ta
dependenc ia y un asesor con el fin de darle el
debido trámite. Es ta revis ión individualizada ha
permitido que la ges tión y en consecuenc ia la
comunicac ión con el sec tor privado por parte del
gobierno sea la adecuada. Dentro de es ta revis ión
inic ial, una importante herramienta de control ha
s ido la correspondenc ia que se maneja a través del
s is tema Sigob que permite acceso y control de las
solic itudes que llegan a la direcc ión.
2 . Revis ión de las comunicac iones que se le van
a transmitir al sec tor privado por parte de la
Direcc ión. En la ges tión de las solic itudes
realizadas a la direcc ión para el sec tor privado, las
comunicac iones que se le transmiten al sec tor
privado son revisadas inic ialmente por un asesor,
pos teriormente por la direc tora de la direcc ión para
el sec tor privado y en algunos casos por la Señora
No
01/Jan/2015 08:00 30/Dec/2016 23:59 31/mar/2015 15:00 durante el primer trimestre no se materializó el No
Moderado Zona de riesgo moderada 3
C on el fin de reduc ir el riesgo, la
dependenc ia continuará implementando los
controles es tablec idos .
PA -2015-2018
Direcc ion para el Sec tor
Ges tión de A suntos
P olíticos
Raro
Identificac ión de contac tos relevantes para
es tablecer buenos canales de comunicac ión con el
15/ene/2016 17:14
Dando alcance al comentario anterior, la Direcc ión
para la Es trategia de C omunicac ión aplicó los
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, de la s iguiente forma:
1. Matriz de control de las solic itudes de los
M inis terios y entidades adsc ritas para brindar
asesoría: Durante e último trimestre del 2015 se
rec ibieron 43 solic itudes de M inis terios y
Entidades , las cuales fueron atendidas a través de
la as is tenc ia pres tada por la Direcc ión
2 . Direc tiva 05 de 2014: Desde la Direcc ión se
realizó seguimiento a la aplicac ión de la Direc tiva
05 a través de revis iones , observac iones y ajus tes
a las diferentes solic itudes realizadas por entidades
y M inis terios .
3 . Manuales y guias de imagen del Gobierno: Se
realizó seguimiento a la aplicac ión de los
lineamientos del manual y guías de imagen para que
todas las campañas que salieron al aire cumplieran
con los c riterios es tablec idos en dichos
documentos .
No
17/jul/2015 10:22
E l riesgo no se materializó y se compartió con todo
el equipo.
Durante el trimestre se brindó la asesoría necesaria
a cada M inis terio y Entidades del Gobierno en la
revis ión de campañas public itarias , piezas de
No
01/oc t/2015 08:49
DURA NTE EL TRIMESTRE EN C URSO ,
REV ISA MO S LO S PUNTO S DE C O NTRO L,
HIC IMO S UNA REUNIÓ N PA RA REV ISA R ESTE
TEMA Y EV ITA R A TO DA C O STA Q UE EL
RIESGO SE MA TERIA LIC E.
No
No No
No
PA -2015-2018 A LTA
C O NSEJERÍA
PRESIDENC IA L DE
C O MUNIC A C IO NES -
Ges tión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
03/sep/2014 16:20E l riesgo no se materializo ya que se aplicaron
todos los controles formulados de manera efec tiva.
13/ene/2015 15:31
Se analizaron y verificaron los controles
es tablec idos para es te riesgo, por lo cual el riesgo
no se materializó.
Incumplimiento para dar respues ta a las solic itudes
realizadas por las entidades 05/jun/2015 16:05Se hizo ac tualizac ión de la matriz de la valorac ión
del riesgo con base en el formato FDE39.No
Desconoc imiento por parte del asesor de los
lineamientos es tablec idos en la Direc tiva 01 de
2016, el Manual de Imagen, el Sis tema Gráfico
Gobierno de la República de C olombia, el Sis tema
de Identidad V isual Gobierno de C olombia y el
C ampañas Public itarias
21/abr/2015 17:06Una vez analizado el tema, se determina que el
riesgo no se materializó y adjuntamos el ac ta de No
23/abr/2015 11:28C omo evidenc ia de la NO materializac ión del
riesgo, se adjunta ac ta de reunión de anális is .No
Matriz de control de las solic itudes de los
M inis terios y entidades adsc ritas para brindar
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on la aplicac ión de controles definidos a
es te riesgos se pretende evitar la
materializac ión de es te riesgo.
Manuales y guias de imagen del Gobierno
1. Mala imagen del Gobierno Nac ional
2 . Sanc iones disc iplinarias por acc iones y
omis iones en el ejerc ic io de los tiempos de
respues tas a las solic itudes realizadas por las
entidades .
3 . A probac ión de campañas que no cumplan con la
totalidad de requis itos definidos en los
lineamientos .
Juanita Mejia Boada P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
15/jul/2016 14:28
Incumplimiento en el seguimiento a los
compromisos para el desarrollo de la
infraes truc tura es tratégica del P aís :
E l día 15 de julio de 2016 de se realizó el
monitoreo de riesgos con corte a 30 de Junio de
2016, en el cual se puede confirmar que el riesgo
no se ha materializado en la Direcc ión para la
C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede
observar en el cumplimiento del indicador mis ional
al 100%, y para el cual adjuntamos las fichas de
seguimiento de los 26 proyec tos priorizados
durante el segundo trimestre de 2016, ac laramos
que las fichas utilizadas para el mes de junio con
corte a mayo es tán en proceso de elaborac ión y
revis ión. A demás durante el primer trimestre se
realizaron 12 reuniones de seguimientos de las
cuales adjuntamos los extrac tos .
C ontroles :
1 . Reuniones de seguimiento con las entidades
competentes: Durante el segundo trimestre del año
se realizaron 12 reuniones de seguimiento (Se
anexa soportes) lideradas por la V icepres idenc ia de
la República con el M inis terio de T ransporte y sus
No
1. Retrasos en la ejecuc ión de los proyec tos de
infraes truc tura es tratégica para el desarrollo del
país
2 . No se desarrollan oportunamente los proyec tos
de infraes truc tura es tratégica para el desarrollo del
país
3 . P erdida de imagen de la entidad
No
05/abr/2016 10:21
Durante el primer trimestre del año, la Direcc ión
para la Es trategia de C omunicac ión aplicó los
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, de la s iguiente forma:
1. Matriz de control de las solic itudes de los
M inis terios y entidades adsc ritas para brindar
asesoría: Durante el primer trimestre del 2016 se
rec ibieron 61 solic itudes de M inis terios y
Entidades , las cuales fueron atendidas a través de
la as is tenc ia pres tada por la Direcc ión.
2 . Direc tiva 05 de 2014: Desde la Direcc ión se
realizó seguimiento a la aplicac ión de la Direc tiva
05 a través de revis iones , observac iones y ajus tes
a las diferentes solic itudes realizadas por entidades
y M inis terios . A partir de febrero cuando sale la
nueva direc tiva pres idenc ial No.1 P lan de
A us teridad, se realizó seguimiento y control de
acuerdo con los lineamientos y parámetros de dicha
direc tiva. Es te control será ac tualizado durante el
segundo trimestre el año.
3 . Manuales y guias de imagen del Gobierno: Se
realizó seguimiento a la aplicac ión de los
lineamientos del manual y guías de imagen para que
todas las campañas que salieron al aire cumplieran
No
14/jul/2016 09:58
Durante el segundo trimestre del año, la A lta
C onsejería P res idenc ial de C omunicac iones aplicó
los controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, de la s iguiente forma:
1. Matriz de control de las solic itudes de los
M inis terios y entidades adsc ritas para brindar
asesoría: Durante el segundo trimestre del 2016 se
rec ibieron 97 solic itudes de M inis terios y
Entidades , las cuales fueron atendidas a través de
la as is tenc ia pres tada por la A lta C onsejería.
2 . Direc tiva 01 de 2016: Desde la A lta
C onsejería se realizó seguimiento a la aplicac ión de
la Direc tiva 01 a través de revis iones ,
observac iones y ajus tes a las diferentes solic itudes
realizadas por entidades y M inis terios .
No
30/dic /2015 15:38
DURA NTE EL TRIMESTRE EN C URSO ,
REV ISA MO S LO S PUNTO S DE C O NTRO L,
HIC IMO S UNA REUNIÓ N PA RA REV ISA R ESTE
TEMA Y EV ITA R A TO DA C O STA Q UE EL
RIESGO SE MA TERIA LIC E.
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuada asesoria a las
entidades de la rama ejecutiva
del orden nac ional para
transmitir el mensaje de
gobierno por parte de la A lta
C onsejeria P res idenc ial de
C omunicac iones .
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A C : A sesorar las campañas de public idad de
minis terios y entidades del Gobierno Nac ional.
A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
No se brinda la asesoría adecuada para que los
minis terios y entidades s igan los lineamientos
es tablec idos dentro de la Direc tiva 01 de 2016, el
Manual de Imagen, el Sis tema Gráfico Gobierno de
la República de C olombia, el Sis tema de Identidad
V isual Gobierno de C olombia y el C omité de
C omunicac iones .
Falta de personal que brinde la asesoría para dar a
conocer los lineamientos es tablec idos dentro de la
Direc tiva 01 de 2016, el Manual de Imagen, el
Sis tema Gráfico Gobierno de la República de
15/ene/2016 17:15
E l día 15 de enero de 2016 de se realizó el
monitoreo de riesgos con corte a 31 de dic iembre
de 2015, en el cual se puede confirmar que el
riesgo no se ha materializado en la Direcc ión para
la C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede
observar en el cumplimiento del indicador al 100%,
y para el cual adjuntamos las fichas de seguimiento
de los 38 proyec tos priorizados durante el tercer
No
14/abr/2016 11:44
E l día 14 de abril de 2016 de se realizó el
monitoreo de riesgos con corte a 31 de marzo de
2016, en el cual se puede confirmar que el riesgo
no se ha materializado en la Direcc ión para la
C oordinac ión de Infraes truc tura, lo cual se puede
observar en el cumplimiento del indicador mis ional
al 100%, y para el cual adjuntamos las fichas de
seguimiento de los 26 proyec tos priorizados
durante el primer trimestre de 2016, ac laramos que
las fichas del mes de marzo es tan en proceso de
No
No
No exis ten herramientas tecnológicas para un
adecuado seguimiento a los compromisos
Disponibilidad de personal para el desarrollo de las
ac tividades de seguimiento
06/oc t/2015 16:18
E l día 6 de oc tubre de se realizó el monitoreo de
riesgos con corte a 30 de septiembre de 2015, en
el cual se puede confirmar que el riesgo no se ha
materializado en la Direcc ión para la C oordinac ión
de Infraes truc tura, lo cual se puede observar en el
cumplimiento del indicador al 100%, y para el cual
adjuntamos las fichas de seguimiento de los 38
proyec tos priorizados durante el tercer trimestre.
No
Luis Fernando Rodríguez Yepes Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en el
seguimiento a los compromisos
para el desarrollo de la
infraes truc tura es trategica del
pais
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A C : - C oordinar con las Entidades del Gobierno
Nac ional que tienen competenc ia sobre la
Infraes truc tura de T ransporte del P aís , la
evaluac ión y seguimiento al desarrollo y
cumplimiento de los P rogramas y Metas de la
P olítica de Infraes truc tura de T ransporte del P aís
- Seguimiento al cumplimiento de los compromisos
es tablec idos por las Entidades del Gobierno
Nac ional en las reuniones de C oordinac ión y
Seguimiento que se promoverán en la
V icepres idenc ia de la República con una
periodic idad máxima quincenal
De acuerdo con los compromisos es tablec idos la
Direcc ión para la C oordinac ión de Infraes truc tura
realiza seguimiento a través de reuniones , correos o
llamadas telefónicas a los responsables de ejecutar
las acc iones encaminadas al desarrollo de la
infraes truc tura del país .
La informac ión suminis trada para el seguimiento por
parte de las entidades puede no corresponder a la
ultima vers ión o es tar desac tualizada
No No
C oordinac ión interins tituc ional e intersec torial para
desarrollo de compromisos
Reuniones de seguimiento con las entidades
Seguimiento a los compromisos es tablec idos con
las entidades competentes
15/jul/2015 09:06
Para la Direcc ión de Infraes truc tura se llevaron las
s iguientes ac tividades , con las cuales se confirma
que no se produjo la materializac ión del riesgo
durante el segundo trimestre de 2015:
1. Memorias de seguimiento: Durante el segundo
trimestre de 2015 se llevaron a cabo reuniones con
semanales pres ididas por el Señor V icepres idente y
as is tenc ia del M inis terio de T ransporte con sus
entidades vinculadas .
2 . Fichas de seguimiento: Durante el segundo
trimestre de 2015 la Direcc ión para la
C oordinac ión de Infraes truc tura produjo fichas de
Ges tión de A suntos
P olíticos05/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
21/abr/2015 10:03
Se realizó 10 reuniones de seguimiento donde se
realizó seguimiento a todos los compromisos de los
proyec tos de infraes truc tura. C omo resultados de
dicho seguimiento se evidec ion que no se
materalizó el riesgo asoc iado a la Direcc ión para la
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
Para evitar el riesgo la Direcc ión para la
C oordinac ión de Infraes truc tura aplicara los
controles es tablec idos acorde con su plan
operativo para la vigenc ia 2015
PA -2015-2018
Direcc ión para la
C oordinac ión de
Reuniones de segumiento con los responsables de
los compromisos
16/ene/2015 14:50
Una vez revisada la informac ión y analizada se
puede evidenc iar que el riesgo se encuentra
controlado por lo que no hay materializac ión del
mismo.
No
A lto volumen de compromisos para el desarrollo de
infraes truc tura del país
No exis ten procedimientos definidos para realizar la
labor de seguimiento
15/abr/2016 10:46
Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado al
trabajo realizado con las entidades pertenec ientes
a la C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del
Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia la
materializac ión de es te riesgo.
En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los
controles , a continuac ión se analiza cada uno de
ellos :
1 . Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
con tiempo: Se han llevado a cabo espac ios de
as is tenc ia técnica tanto con entidades como con
espac ios de articulac ión en los que se ha logrado
cumplir con los propós itos es tablec idos para cada
ejerc ic io realizado en terreno. Es as í que se
comienza el año con ac tividades que pretenden
materializar mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,
focalizac iones y ejerc ic ios de acuerdos técnicos
con las entidades que hacen parte de es ta
C omis ión.
2 . Reuniones de seguimiento permanente a los
No
13/jul/2016 14:40
Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado a los
procesos de articulac ión en todos los niveles de la
Secretaría Técnica que obs taculicen la elaborac ión
de la evaluac ión de la as is tenc ia técnica previs ta
para el segundo trimestre de la vigenc ia 2016, no
se evidenc ia la materializac ión de es te riesgo.
En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los
controles , a continuac ión se analiza cada uno de
ellos :
1 . Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
con tiempo y 2 . Reuniones de seguimiento
permanente a los c ronogramas es tablec idos con las
ins tituc iones nac ionales y territoriales : En el marco
de los Diálogos de P az que se adelantan
ac tualmente en La Habana-C uba, y en desarrollo
del C omunicado C onjunto No. 70 susc rito por la
Mesa de Negoc iac ión el 15 de mayo del año en
curso, correspondiente al “A cuerdo sobre la salida
de menores de 15 años de los campamentos de las
FA RC -EP y compromiso con la elaborac ión de una
hoja de ruta para la salida de todos los demás
menores de edad y un programa integral espec ial
para su atenc ión”[1], la Secretaría Técnica ha
determinado el liderazgo y la coordinac ión, en
No
07/oc t/2015 08:57
Luego de hacer un balance del trabajo a partir del
último seguimiento realizado para es te riesgo con
las entidades pertenec ientes a la C omis ión
Intersec torial para la P revenc ión del Rec lutamiento
de NNA , no se evidenc ia "debilidad de los procesos
de articulac ión interins tituc ional en los ámbitos
nac ional y territorial que obs taculice la elaborac ión
de la evaluac ión de la as is tenc ia técnica previs ta
para la vigenc ia".
En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los
controles , a continuac ión se analiza cada uno de
ellos :
1 . Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
con tiempo: Se han llevado a cabo espac ios de
as is tenc ia técnica tanto con entidades como con
espac ios de articulac ión en los que se ha logrado
cumplir con los propós itos es tablec idos para cada
ejerc ic io realizado en terreno. Es as í que se
materializan mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,
focalizac iones y reformas como respues ta del
trabajo articulado con las entidades vinculadas a
los procesos .
2 . Reuniones de seguimiento permanente a los
No
15/ene/2016 10:42
Luego de hacer un anális is del riesgo asoc iado al
trabajo realizado con las entidades pertenec ientes
a la C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del
Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia "debilidad
de los procesos de articulac ión interins tituc ional en
los ámbitos nac ional y territorial que obs taculice la
elaborac ión de la evaluac ión de la as is tenc ia
técnica previs ta para la vigenc ia".
En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los
controles , a continuac ión se analiza cada uno de
ellos :
1 . Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
con tiempo: Se han llevado a cabo espac ios de
as is tenc ia técnica tanto con entidades como con
espac ios de articulac ión en los que se ha logrado
cumplir con los propós itos es tablec idos para cada
ejerc ic io realizado en terreno. Es as í que se
materializan mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,
focalizac iones y ejerc ic ios de acuerdos técnicos
con las entidades que hacen parte de es ta
No
No No
Débil ausenc ia de planificac ión semestral Reuniones de seguimiento permanente a los
c ronogramas es tablec idos con las ins tituc iones Desconoc imiento de las inic iativas en política
pública desarrolladas en los territorios Interlocuc ión permanente con las autoridadses
locales y departamentales
16/ene/2015 14:48
Gestión de A suntos
P olíticos01/A pr/2015 00:00 30/Dec/2016 23:59
03/oc t/2014 17:00
Una vez verificada la informac ión y analizados los
controles se determina que el riesgo no se ha
materializado por cuanto las s ituac iones no se han
presentado para que haya una debilidad de los
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on la identificac ión, anális is y valorac ión
del riesgo se busca reduc ir la probalidad de
ocurrenc ia del mismo.
PA -2015-2018 C P
DEREC HO S HUMA NO S -
Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
14/abr/2015 16:14
Una vez aplicados los controles se conc luye que
para el primer trimestre del año no se materializa el
riesgo toda vez que la Secretaría Técnica dio
continuidad a su trabajo de articulac ión munic ipal.
No
15/jul/2015 16:35
Para el presente mes y luego de hacer un balance
del trabajo con las entidades pertenec ientes a la
C omis ión Intersec torial para la P revenc ión del
Rec lutamiento de NNA , no se evidenc ia "debilidad
de los procesos de articulac ión interins tituc ional en
los ámbitos nac ional y territorial que obs taculice la
elaborac ión de la evaluac ión de la as is tenc ia
técnica previs ta para la vigenc ia.
En el ejerc ic io realizado y teniendo encuentra los
controles , a continuac ión se analiza cada uno de
ellos :
1 . Func ionarios identificados y encargados de los
temas y realizar la confirmac ión de la convocatoria
con tiempo: Se han llevado a cabo espac ios de
as is tenc ia técnica tanto con entidades como con
espac ios de articulac ión en los que se ha logrado
cumplir con los propós itos es tablec idos para cada
ejerc ic io realizado en terreno. Es as í que se
materializan mapas , diagnós ticos , priorizac iones ,
focalizac iones y reformas como respues ta del
trabajo articulado con las entidades vinculadas a
los procesos .
2 . Reuniones de seguimiento permanente a los
c ronogramas es tablec idos con las ins tituc iones
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Debilidad de los procesos de
articulac ión interins tituc ional en
los ámbitos nac ional y territorial
que obs taculice la elaborac ión
de la evaluac ión de la as is tenc ia
técnica previs ta para la vigenc ia
E l logro de los objetivos mis ionales de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos dependen
en gran medida de un marco interins tituc ional
común -es trategia nac ional de DDHH y
mecanismos afines o complementarios -; la efec tiva
paritic ipac ión de entidades , organismos ,
ins tituc iones y autoridades nac ionales y
territoriales que determinan el cumplimiento de las
metas es tablec idas pues to que implican procesos
de intercambio de informac ión, desarrollo de planes
de trabajo y ac tividades , contrapartidas
presupues tales y espac ios de dec is ión política,
planeac ión es tratégica y operativa, monitoreo y
seguimiento.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
A C : A nalizar el fortalec imiento de las ins tanc ias de
articulac ión territorial (mesas , comités ,
subcomités , C O MPO S) que incorporan el enfoque
de niñez y protecc ión integral en los ins trumentos
de prevenc ión del rec lutamiento, la utilizac ión y la
violenc ia sexual contra niños , niñas y adolescentes .
A RC : A nalizar el fortalec imiento de las ins tanc ias
de articulac ión territorial (mesas , comités ,
subcomités , C O MPO S) que incorporan el enfoque
de niñez y protecc ión integral en los ins trumentos
de prevenc ión del rec lutamiento, la utilizac ión y la
violenc ia sexual contra niños , niñas y adolescentes .
A usenc ia de una adecuada convocatoria a las
entidades nac ionales y territoriales
1 . P érdida de c redibilidad y confianza por parte de
las entidades nac ionales , territoriales y
organizac iones soc iales . 2 . P érdida de c redibilidad
y confianza por parte de las entidades por
incumplimiento de responsabilidades . 3 . Duplic idad
de func iones
27/jun/2016 12:02
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 11 de abril has ta el
26 de junio de 2016, no se materializó el riesgo, es
dec ir; no se presentó func ionamiento inadecuado
de los componentes y módulos del Sis tema
Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Los controles implementados fueron:
1 . Envió de correos a los func ionarios de la
Direcc ión sobre la ruta de uso y operac ión interna
de JUA C O los días martes 19 de abril y miércoles
22 de junio de 2016, con las guías de cada uno de
sus módulos (se adjunta correo con la informac ión).
2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión del
Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”
(www.colombiajoven.gov.co) del video tutorial de
uso de JUA C O Soc ial
https://www.youtube.com/watch?lis t=PLEXQ 3deJx
1rkc8z7Q M715JPO 5N64BeRzQ &v=d8ctl14-
2Dk&feature=player_embedded
3. Según el Reporte de seguimiento sobre el uso del
s is tema por parte del público a través de la página
No
01/jul/2016 10:27
Teniendo en cuenta que el miércoles 27 de junio se
realizó un control preventivo del riesgo, a
continuac ión se presenta el control final del
trimestre.
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 01 de abril has ta el
30 de junio de 2016, no se materializó el riesgo, es
dec ir; no se presentó func ionamiento inadecuado
de los componentes y módulos del Sis tema
Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Los controles implementados fueron:
1 . Envió de correos a los func ionarios de la
Direcc ión sobre la ruta de uso y operac ión interna
de JUA C O los días martes 19 de abril y miércoles
22 de junio de 2016, con las guías de cada uno de
sus módulos (se adjunta correo con la informac ión).
2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión del
Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”
(www.colombiajoven.gov.co) del video tutorial de
uso de JUA C O Soc ial
https://www.youtube.com/watch?lis t=PLEXQ 3deJx
No
01/abr/2016 14:23
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 01 de enero has ta
el 30 de marzo de 2016, no se materializó el riesgo,
es dec ir; no se presentó func ionamiento
inadecuado de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Los controles implementados fueron:
1 . Envió de correo a los func ionarios de la
Direcc ión sobre el ruta de uso y operac ión interna
de JUA C O el día martes 02 de febrero de 2016,
con las guías de cada uno de sus módulos (se
adjunta correo con la informac ión).
2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión
del Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”
(www.colombiajoven.gov.co) del video tutorial de
uso de JUA C O Soc ial
https://www.youtube.com/watch?lis t=PLEXQ 3deJx
1rkc8z7Q M715JPO 5N64BeRzQ &v=d8ctl14-
2Dk&feature=player_embedded
No
31/may/2016 17:45
Teniendo en cuenta que el miércoles 27 de junio se
realizó un control preventivo del riesgo, a
continuac ión se presenta el control final del
trimestre.
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 01 de abril has ta el
30 de junio de 2016, no se materializó el riesgo, es
dec ir; no se presentó func ionamiento inadecuado
de los componentes y módulos del Sis tema
Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Los controles implementados fueron:
1 . Envió de correos a los func ionarios de la
Direcc ión sobre la ruta de uso y operac ión interna
de JUA C O los días martes 19 de abril y miércoles
22 de junio de 2016, con las guías de cada uno de
sus módulos (se adjunta correo con la informac ión).
2 . Divulgac ión en la página web de la Direcc ión del
Sis tema Nac ional de Juventud “C olombia Joven”
(www.colombiajoven.gov.co) del video tutorial de
uso de JUA C O Soc ial
https://www.youtube.com/watch?lis t=PLEXQ 3deJx
No
A ctivo
Inadecuado func ionamiento de
los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de
Informac ion y Ges tión del
C onoc imiento en adolescenc ia y
juventud.
Si se presenta un inadecuado func ionamiento en
alguno de los componentes del Sis tema, el
observatorio, la C iberteca, las normas , la
adminis trac ión, o la encues ta); se afec tan los
canales de interacc ión con la comunidad y la
respues ta a sus neces idades de comunicac ión e
informac ión.
Una vez revisada la informac ión y analizada se
puede evidenc iar que el riesgo se encuentra
controlado por lo que no hay materializac ión del
mismo.
No
17/dic /2015 10:04
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 30 de septiembre
has ta el 17 de dic iembre de 2015, no se
materializó el riesgo, es dec ir; no se presentó
func ionamiento inadecuado de los componentes y
módulos del Sis tema Nac ional de Informac ión y
Ges tión del C onoc imiento; en cuanto no se
presentaron fallas permanentes , o fallas técnicas
s in correcc ión.
E l día viernes 20 de noviembre de 2011, se envió
un correo a los func ionarios de la Direcc ión sobre el
ruta de uso y operac ión interna de JUA C O , con las
guías de cada uno de sus módulos (se adjunta
correo con la informac ión).
Según el monitoreo realizado al func ionamiento de
los componentes y módulos del Sis tema Nac ional
de Informac ión y Ges tión del C onoc imiento a través
de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se reporta la s iguiente
informac ión*:
Fechas: 30 de septiembre has ta el 17 de dic iembre
de 2015
Ses iones: 2 .598 -JUA C O tuvo un
No
13/jul/2015 12:07
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 10 de enero has ta
el 12 de julio de 2015, no se materializó el riesgo,
es dec ir; no se presentó func ionamiento
inadecuado de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Según el monitoreo realizado al func ionamiento de
los componentes y módulos del Sis tema Nac ional
de Informac ión y Ges tión del C onoc imiento a través
de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se reporta la s iguiente
informac ión*:
Fechas: 10 Enero al 12 Julio de 2015
Ses iones: 6 .060 -JUA C O tuvo un
promedio de 29,85 vis itas por día en es te lapso de
tiempo-
Usuarios : 4 .439
Durac ión de la vis ita: 00:03:59
Páginas V is tas: 19.414
Usuarios
No
No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de los controles se
minimiza el riesgo.
Mauric io A ntonio Lemos
C ues tasP robable Moderado Zona de riesgo alta 12
Subutilizac ión de las herramientas tecnológicas .
Los jóvenes y comunidad interesada no tienen
acceso a la informac ión.
A usenc ia de interacc ión respec to a uno o mas
módulos entre el público y el gobierno.
Las respues tas desde el gobierno no responden a
las neces idades reales de los jóvenes .
29/sep/2015 09:58
Según el monitoreo realizado por el responsable del
func ionamiento de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento a través de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se informa que durante
el periodo comprendido entre el 13 de julio has ta el
29 de septiembre de 2015, no se materializó el
riesgo, es dec ir; no se presentó func ionamiento
inadecuado de los componentes y módulos del
Sis tema Nac ional de Informac ión y Ges tión del
C onoc imiento; en cuanto no se presentaron fallas
permanentes , o fallas técnicas s in correcc ión.
Según el monitoreo realizado al func ionamiento de
los componentes y módulos del Sis tema Nac ional
de Informac ión y Ges tión del C onoc imiento a través
de la página web de JUA C O
(obs .colombiajoven.gov.co), se reporta la s iguiente
informac ión*:
Fechas: 13 de julio has ta el 29 de septiembre de
2015
Ses iones: 3 .925 -JUA C O tuvo un
promedio de 49,68 vis itas por día en es te lapso de
tiempo-
Usuarios : 2 .895
Durac ión de la vis ita: 00:05:09
Páginas V is tas: 23.007
Usuarios
No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A PV erificac ión de experienc ia e idoneidad de los
contratis tasEvitar el riesgo
Revis ión informes de seguimiento
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
Incorporac ión de un tablero de control de
seguimiento a la política pública dentro del
observatorio de transparenc ia para hacer públicos
los retrasos en reporte, ac tividades y metas de los
A P Evitar el riesgo
No
No No
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 3
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
13/jul/2015 15:47
C on corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado
las s iguiente acc iones de monitoreo del riesgo:
• Definic ión de regionales a intervenir, de
acuerdo con los lineamientos y proyecc ión de la
Direcc ión (se adjunta perfil del proyec to de
invers ión donde se informa las regionales).
• Definic ión de es trategia de coordinac ión
territorial, la cual en la ac tualidad es tá en proceso
de revis ión interna.
• Levantamiento de informac ión de
departamentos que tienen cobertura por los
func ionarios de la Direcc ión de planes de acc ión
A IC MA en los cuales se cons igna informac ión de
planes , acc iones a adelantar y metas a cumplir en
los departamentos relac ionados con temas de
A IC MA (las evidenc ias se encuentran en la
es trategia 3 del plan operativo). E l seguimiento de
es ta se presentara a partir del segundo semestre).
• Definic ión de contratac iones que
permitirán apoyar en el anális is , formulac ión e
integrac ión de la P olítica de A IC MA con otras
políticas y es trategias que contribuyan a la
cons trucc ión de P az y Desarrollo Territorial; en la
recolecc ión y validac ión de informac ión en terreno,
implementac ión y seguimiento de acc iones de
A IC MA en munic ipios des ignados y en la
implementac ión de ac tividades de ERM y A V en
territorio. Es ta contratac iones es tán en proceso de
revis ión del DA PRE.
• Desarrollo de intervenc iones por parte de
func ionarios de la Direcc ión en departamentos
Seguimiento periódico de intervenc iones realizadas
en cada regional definida.
Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
C on el fin de evitar las dec is iones erróneas
para la planificac ión y seguimiento de
acc iones regionales de A IC MA , la Direcc ión
para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal desarrolla acc iones para el
seguimiento y monitoreo a lo es tablec ido en
és te.
- A umento de acc identes por MA P , MUSE y A EI .
- Desconoc imiento de la neces idad de hacer
intervenc iones en A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal
- Los individuos , comunidades y entidades
territoriales afec tadas carecen de capac idades de
respues ta para desarrollar procesos preventivos , de
emergenc ias y de contribuc ión a la es tabilizac ión
soc ioeconómica.
Los ins trumentos de planeac ión territorial no
incorporan la política pública en materia de A IC MA .
Las intervenc iones territoriales realizadas no
responden a las neces idades reales del territorio.
La Direcc ión pierde legitimidad como autoridad en
el desarrollo de la política pública en materia de
A IC MA
O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
13/oc t/2015 11:40
C on corte a septiembre de 2015 se han
desarrollado las s iguientes acc iones de monitoreo
de riesgo:
• Implementac ión de la es trategia de
coordinac ión territorial, la cual es tá alienada a dos
líneas es tratégicas de la Direcc ión (Fortalecer la
coordinac ión interins tituc ional, para la regulac ión
de los ac tores del A IC MA y Fortalecer la presenc ia
territorial, para la cons trucc ión de planes A IC MA ,
con la partic ipac ión de comunidades y autoridades
locales) y las metas definidas en el PND 2014-
2018.
• C ons trucc ión de 14 rutas departamentales
para la atenc ión, as is tenc ia y reparac ión a las
víc timas de MA P , MUSE y/o A EI en el marco de la
Ley 1448 de 2011, que permiten definir roles y
responsables en la atenc ión a víc timas y mejorar
as í el accesos de és tas a las medidas de Ley.
• Diseño y ac tualizac ión de 8 planes de A cc ión
A IC MA a partir de la ges tión de los func ionarios de
la Direcc ión.
No
Se realiza el monitoreo del riesgo "Incumplimiento
en las ac tividades de coordinac ión, monitoreo y
seguimiento de la P olítica P ública Integral
A nticorrupc ión. "
La batería de indicadores ya es tá ac tualizada a 31
de dic iembre de 2015.
http://www.anticorrupc ion.gov.co/P aginas/Indicador
es-P P IA .aspx
E l informe sobre el seguimiento a la P P IA se
adjunta.
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Baja cobertura en
intervenc iones regionales de
A IC MA
Hace referenc ia a la falta de acompañamiento de
procesos de política pública en materia de A IC MA
por parte de la Direcc ión en escenarios
ins tituc ionales y comunitarios c laves a nivel local,
y a la dificultad de que es tos respondan a las
neces idades reales de los territorios afec tados con
oportunidad y pertinenc ia.
Insufic ientes recursos para garantizar la necesaria
cobertura territorial
31/dic /2015 19:17
Se desarrolló un informe con corte a 30 de junio de
2015 elaborado a partir de informac ión reportada
por las entidades responsables de la P P IA de
acuerdo con los formatos exigidos por el DNP (V er
informe anexo). E l próximo reporte corte se
solic itará en el primer trimestre de 2016 con corte
No
05/abr/2016 19:33
La Secretaria de transparenc ia realiza el monitoreo
del riesgo, el cual no se Materializo
Se desarrollaron unas mesas técnicas en
coordinac ión con el DNP , para verificar el
cumplimiento de las ac tividades de la P P IA . Se
adjuntan las relatorías de las mesas técnicas donde
se detallan los cambios y novedades sobre el P lan
de A cc ión del Documento C O NPES que buscan
garantizar el cumplimiento de la P P IA .
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en las
ac tividades de coordinac ión,
monitoreo y seguimiento de la
P olítica P ública Integral
A nticorrupc ión.
E l objetivo central de la P P IA es fortalecer las
herramientas y mecanismos para la prevenc ión,
inves tigac ión y sanc ión de la corrupc ión. A s í las
cosas , el incumplimiento en las labores de
monitoreo y seguimiento de las ac tividades que
quedaron inc luidas en el plan de acc ión del
C O NPES 167, impedirá mejorar los índices de
acceso y la calidad de la informac ión pública as í
como también será un obs táculo para mejorar las
herramientas de ges tión cons truidas en pro de la
lucha contra la corrupc ión.
A C . E jecutar un P lan comunicac ional para la
promoc ión y difus ión de la política integral. PC . -
PA A PC 2015
15/ene/2016 09:34
C on corte a dic iembre de 2015 se desarrollaron las
s iguientes acc iones de monitoreo de riesgo:
• Dar continuidad a la es trategia territorial a
través de los func ionarios de la Direcc ión.
• Susc ripc ión del contrato 147-15 con la
finalidad de A poyar a la Direcc ión para la A cc ión
Integral contra M inas A ntipersonal en la
recolecc ión y validac ión de informac ión en terreno,
implementac ión y seguimiento de acc iones de
A IC MA en munic ipios priorizados de los
Departamentos de Meta, Guaviare, C asanare y
A rauca.
Es as í que la Direcc ión logró en la vigenc ia 2015:
- C ons truir 20 rutas departamentales para
la atenc ión, as is tenc ia y reparac ión a las víc timas
de MA P , MUSE y/o A EI en el marco de la Ley 1448
de 2011, que permiten definir roles y responsables
en la atenc ión a víc timas y mejorar as í el accesos
de és tas a las medidas de Ley (cumpliendo lo
es tablec ido en el PND 2014-2018).
- Diseñar y ac tualizar de 18 planes de A cc ión
A IC MA a partir de la ges tión de los func ionarios de
la Direcc ión (cumpliendo lo es tablec ido en el PND
2014-2018).
- C ontar con los P lanes locales de A IC MA
No
Falta de compromiso por parte de las entidades y
organizac iones para el desarrollo e inc lus ión de
ac tividades en temas de A IC MA .
Seguimiento periódico de articulac ión de
intervenc iones interins tituc ionales PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 5
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Desconoc imiento del impac to de intervenc iones
realizadas en territorios afec tados pro MA P , MUSE
O scar Rene A rias Diaz Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
Liderar procesos de soc ializac ión a las entidades de
la importanc ia de la política pública integral No contar con equipo humano sufic iente.
1 .Retraso en el cumplimiento de ac tividades
es tablec idas en el plan de acc ión de C O NPES.
2 .La informac ión reportada por las diferentes
entidades no s irve para orientar las acc iones ni
evaluar los resultados de la política de
T ransparenc ia y Lucha contra la C orrupc ión
es tablec ida en el C O NPES.
3 .Retraso en el cumplimiento y regis tro de las
metas de la política pública integral anticorrupc ión
es tablec idas en el C O NPES.
4 .Rezago del país en materia de transparenc ia y
lucha contra la corrupc ión. 30/jun/2015 17:10
La P P IA tiene 110 acc iones a cargo de más de 20
entidades del Gobierno Nac ional; la Secretaría de
T ransparenc ia y el DNP se coordinan regularmente
para hacer seguimiento al desarrollo de la P P IA , el
cual se regis tra periódicamente en un tablero de
control y s irve para apoyar a las diferentes
entidades en donde sea necesario para poder
implementar exitosamente las acc iones de política.
La última ac tualizac ión a 31 de dic iembre de 2014
nos dice que la política pública a sólo un año de ser
sanc ionada (de 4 que tiene su horizonte de tiempo)
va bas tante bien, pues to que su avance es en
promedio de un 46%. Los avances en la
implementac ión de la P P IA , como resultado de la
ges tión direc ta de la Secretaría de T ransparenc ia
son:
• Sanc ión de la Ley de T ransparenc ia de del
Derecho a la Informac ión Pública y su Decreto
Reglamentario;
• O perac ión y pues ta en marcha del
O bservatorio de T ransparenc ia y A nticorrupc ión;
No
08/oc t/2015 16:41
DNP y Secretaría de T ransparenc ia hic ieron
seguimiento a las ac tividades del C O NPES 167 de
2013 con corte a 30 de junio de 2015 ofic iando a
todas las entidades responsables de las diferentes
ac tividades . C on la informac ión rec ibida se
diligenc ió la matriz adjunta y se hizo un diagnós tico
de las ac tividades más rezagadas dentro de la
P olítica P ública, que se soc ializará con la
No
20/may/2015 14:54 Se ac tualiza la nueva fecha de monitoreo No
09/jun/2015 15:55
Se ac tualizo el controlcon el respec tivo soprte
":Incorporac ión de un tablero de control de
seguimiento a la política pública dentro del
observatorio de transparenc ia para hacer públicos
los retrasos en reporte, ac tividades y metas de los
No
Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles
es tablec idos , se evidenc ia que el riesgo no se No
09/abr/2015 11:12Se revisa el riesgo y de acuerdo con los controles
es tablec idos , se evidenc ia que el riesgo no se No
07/jul/2016 15:31
No contar con la agenda semanal del C ongreso de
la República y hacerle el seguimiento oportuno
27/jul/2015 09:53
De acuerdo al riesgo “Entregar informac ión errada o
extemporánea al P res idente de la República sobre
el trámite de la agenda legis lativa del C ongreso de
la República” con corte a 30 de Junio, se han
aplicado los respec tivos controles como: (1)
Reuniones y mesas de trabajo con M inis terios y
congres is tas de la Unidad Nac ional, (2) Monitoreo
de la agenda en el C ongreso de la República, (3)
C omunicac ión efec tiva con los enlaces de los
M inis terios y (4) C onsolidac ión de informac ión y
bases de datos del trámite legis lativo.
Respec to a las ac tividades e indicadores (Debates
de control político coordinados y E jecuc ión de la
No
Paola Jimena Hernández Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
Si No
No contar con equipo humano con conoc imientos
técnicos espec íficos . Recurso humano de la Secretaría de T ransparenc ia
capac itado.Bajo interés de las entidades en el cumplimiento de
las ac tividades del C O NPES. A c tividades de seguimiento y coordinac ión con
entidades públicas pertinentes para la política
pública integral anticorrupc ión, en alianza con el
09/abr/2015 11:11
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 23:59
29/dic /2014 11:36
La Secretaria de trannsparenc ia monitoreo para el
preente corte el riesgo correspondiente de acuerdo
a lo s iguiente:
C ontroles :
“Liderar procesos de soc ializac ión a las entidades
de la importanc ia de la política pública integral
anticorrupc ión”.
Este control se realiza liderando procesos de
soc ializac ión a las entidades sobre la importanc ia
de la P olítica P ública Integral A nticorrupc ión -P P IA -
, y de sus diferentes componentes .
Los eventos de soc ializac ión se realizan de manera
presenc ial como virtual.
• Los Eventos presenc iales :
• Se realizan en varias c iudades del país .
• Se convocan servidores públicos , soc iedad
c ivil, sec tor privado y c iudadanía en general.
• Eventos virtuales:
• Se realizan a través de Hangout del
O bservatorio de T ransparenc ia y A nticorrupc ión.
• Se es tablece un diálogo con expertos y
c iudadanía.
Material de apoyo para los eventos:
• Documentos impresos de normas y políticas
abanderadas por el DA PRE- Secretaría de
T ransparenc ia, o sobre los cuales tiene una
relac ión direc ta, como:
No
Raro Mayor Zona de riesgo alta 4
Se asoc ia el indicador del cumplimiento de
la P P IA inc luidas en el tablero de control,
para el monitoreo del riesgo.
PA -2015-2018
Secretaría de
C omunicac ión efec tiva con los enlaces de los
14/abr/2015 17:03
A la fecha no se ha materializado el riesgo teniendo
en ceunta que los controles aplicados han s ido
efec tivos minimizando la probabilidad de su
materializac ión.
No
No
No No
PA -2015-2018
Direcc ión para A suntos
Ges tión de A suntos
P olíticos16/Mar/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
15/sep/2014 15:45
En el segundo cuatrimestre del año no se ha
materializado el riesgo, ya que los controles
formulados para el manejo de es te se aplicaron de
Reuniones y mesas de trabajo con M inis terios y
congres is tas de la Unidad Nac ional
Raro Mayor Zona de riesgo alta 4
C on la aplicac ión de controles definidos a
es te riesgos se pretende evitar la
materializac ión de es te riesgo.
Monitoreo de la agenda en el C ongreso de la
C onsolidac ión de informac ión y bases de datos del
trámite legis lativo
25/abr/2016 11:16
E l riesgo no se materializo. La Direcc ión de
A suntos P olíticos adelanto durante es te trimestre
se han realizado 3 reuniones con los A sesores
Legis lativos de los M inis terios y DNP , 2 reuniones
con los partidos de Unidad Nac ional y el
No
08/jul/2016 11:05
E l riesgo no se materializo. La Direcc ión de
A suntos P olíticos durante es te trimestre se han
realizado 6 reuniones con los A sesores
Legis lativos de los M inis terios y DNP , 8 reuniones
con los partidos de Unidad Nac ional y el
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Entregar informac ión errada o
extemporánea al P res idente de
la República sobre el trámite de
la agenda legis lativa del
C ongreso de la República
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno
A C : Realizar el seguimiento a los proyec tos de ley o
ac tos legis lativo de inic iativa del gobierno o del
C ongreso que son cons iderados de interés para el
gobierno nac ional
Se genera un riesgo cuando no se entrega la
informac ión adecuada y en el tiempo
correspondiente al P res idente de la República sobre
el trámite de la agenda legis lativa.
No contar con un equipo sufic iente y/o personal
idóneo para hacer el seguimiento del trámite de
inic iativas legis lativas en el C ongreso de la
08/ene/2016 16:34
Durante la vigenc ia 2015 se brindó as is tenc ia y
apoyo técnico a las entidades del nivel territorial.
En el desarrollo de es te trabajo se propendió por
armonizar las políticas , los planes y los programas
de es tas entidades con las acc iones indicativas del
C onpes 161 y el plan para garantizar a las mujeres
una vida libre de violenc ias . En es te sentido, la
expedic ión del menc ionado plan propic ió una
oportunidad para que las entidades territoriales
inc luyeran en sus planes , proyec tos y programas
objetivos y acc iones a favor de la garantía de los
derechos de las mujeres víc timas de los diferentes
tipos de violenc ia.
Bajo es te marco, la soc ializac ión del plan ofrec ió a
las entidades del ente territorial y a los operadores
de jus tic ia procedimientos a través de los cuales se
puede dar cumplimiento tanto a los derechos
es tablec idos por las leyes nac ionales e
internac ionales a las víc timas de violenc ias de
género, como a los aspec tos normativos definidos
por la Ley y el lineamiento técnico es tablec ido en el
plan integral para garantizar a las mujeres una vida
libre de violenc ia.
En general, la meta trazada se cumplió, pues se
llegó a 15 entidades territoriales . La temática
No
14/abr/2016 12:22
Entre enero y marzo, la cobertura en as is tenc ia
técnica en las entidades territoriales se s ituó en
torno al 88%. Es te cobertura abarcó
gobernac iones y c iudades capitales , y el dis trito
espec ial de Buenaventura. En es te lapso, el mayor
dinamismo en la as is tenc ia técnica se explica por
la inc idenc ia para incorporar el enfoque de género
en los planes de desarrollo territoriales (PDT). La
coyuntura susc itada por la formulac ión de los PDT
implicó priorizar el acompañamiento a las entidades
territoriales , con el propós ito de inc luir la
perspec tiva de género en las hojas de ruta para los
próximos cuatro años .
La articulac ión con los mandatarios y los
func ionarios de los mecanismos de género
contribuyo al resultado obtenido. La agenda de
trabajo se propic ió desde la C PEM, con la
manifes tac ión de interés en trabajar
coordinadamente para alcanzar el objetivo de la
intervenc ión: incorporar la perspec tiva de género
en los PDT . En las comunicac iones dirigidas a
gobernadores , alcaldes de c iudades capitales y
pres identes de asambleas y concejos se puso de
relieve la voluntad por afianzar el trabajo articulado
entre la C onsejería y las entidades territoriales .
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Baja cobertura en la
incorporac ión de la
transversalizac ión de género en
las entidades nac ionales y
territoriales
A C C :A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
A C : A poyar a la transversalizac ión de género en
entidades Territoriales - A poyar la
transversalizac ión de género en entidades
nac ionales .
A .R.C . A poyar a la transversalizac ión de género en
entidades Territoriales - A poyar la
transversalizac ión de género en entidades
nac ionales
Las A s is tenc ias Técnicas en la C onsejería
P res idenc ial para la Equidad de la Mujer, es la razón
de ser de nues tro servic io y la no realizac ión o la
baja cobertura implica que no podemos cumplir con
nues tros indicadores de SP I y PO A . Es de vital
importanc ia evitar que es ta s ituac ión se
materialice.
Falta de canales de comunicac ión oportuna con los
enlaces de otras entidades para obtener
informac ión relac ionada con la agenda legis lativa
13/ene/2015 15:47 E l riesgo no se materializo. Se aplicaron los No
1. A probac ión de inic iativas legis lativas con
impacto negativo para los intereses del Gobierno
Nac ional
2 . Q ue el P res idente no cuente con informac ión
verás y oportuna sobre el trámite de inic iativas
legis lativas en el C ongreso de la República
3. Entrega de informac ión errada en los balances de
ges tión de la Direcc ión.
No
19/oc t/2015 17:03
De acuerdo al riesgo “Entregar informac ión errada o
extemporánea al P res idente de la República sobre
el trámite de la agenda legis lativa del C ongreso de
la República” con corte a 30 de septiembre, se han
aplicado los respec tivos controles como: (1)
Reuniones y mesas de trabajo con M inis terios y
congres is tas de la Unidad Nac ional, (2) Monitoreo
de la agenda en el C ongreso de la República, (3)
C omunicac ión efec tiva con los enlaces de los
M inis terios y (4) C onsolidac ión de informac ión y
bases de datos del trámite legis lativo.
Respec to a las ac tividades e indicadores (Debates
de control político coordinados y E jecuc ión de la
agenda legis lativa priorizada), que hacen parte del
P lan O perativo, han permitido medir la
No
31/dic /2015 15:02
E l riesgo no se materializo. La Direcc ión de
A suntos P olíticos adelanto durante es te periodo
más de 5 reuniones con los A sesores Legis lativos
de los M inis terios y DNP , 4 reuniones con los
partidos de Unidad Nac ional y el seguimiento
No
No
29/sep/2015 15:04
La C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la
Mujer de acuerdo al riesgo identificado con el
equipo se realiza un seguimiento a través de los
controles es tablec idos , semanalmente la página de
la C PEM se ac tualiza con notic ias y con los
servic ios que se brindan, es ta informac ión puede
ser verificada en la página
www.equidadmujer.gov.co . (V er Soporte adjunto)
En la as is tenc ia técnica se desarrollan dos
acc iones que dan cuenta de los avances y el
cumplimiento de la cobertura con las entidades
tanto del orden nac ional como del orden territorial:
1 . T ransversalizac ión de género en entidades
nac ionales Se ha brindado as is tenc ia técnica a tres
entidades del orden nac ional, es ta as is tenc ia se ha
realizado mediante: talleres y/o charlas de
sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesoría para
la incorporac ión del enfoque de género al interior de
cada entidad, el trabajo ha s ido cons tante y con
calidad.
2 . T ransversalizac ión de género en entidades
territoriales Se ha brindado as is tenc ia técnica a un
total de 12 entidades territoriales . Es ta as is tenc ia
se ha dado mediante: talleres y/o charlas de
sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesorías
No
13/ene/2015 15:58
En la C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la
Mujer el riesgo no se ha materializado dado que
continuamente a través de las as is tenc ias técnicas
que se pres tan a las dis tintas entidades ya sea
nac ionales o territoriales se soc ializa nues tras
func iones y de igual manera se pres ta la as is tenc ia
técnica que brindamos. P or lo tanto, se adjunta
ofic io donde se habla de los servic ios que
pres tamos como C onsejeria, as í mismo las
personas o los usuarios pueden encontrar a través
de la página www.equidadmujer.gov.co la
informac ión de nues tras func iones de acuerdo al
dec reto 1649 de septiembre de 2014.
P or otra parte, en la vigenc ia 2014 se pudo llegar a
No
15/abr/2015 22:33
De acuerdo a reunión del 26 de marzo de 2015 se
realizo anális is de las as is tenc ias técnicas que se
habian programado versus las que se habían
realizado y se determinó que se cumplió. De igual
manera se ha informado a través de la página
nues tros servic ios para los territorios y as i evitar
que el riesgo se materialice.
Se adjunta copia de as is tenc ias de reuniónes
No
08/jul/2016 16:05
Entre abril y junio, la cobertura en as is tenc ia
técnica en las entidades territoriales se s ituó en
torno al 100%. Es te resultado se explica por el
trabajo realizado a nivel de gobernac iones y
c iudades capitales , en tanto se cubrieron las 32
gobernac iones y las 32 alcaldías de las c iudades
capitales . P or las res tric c iones de gas to, en
espec ial en el rubro de func ionamiento, el ejerc ic io
de inc idenc ia para la incorporac ión del enfoque de
género en los PDT no se pudo llevar a más
territorios . No obs tante, la es trategia trazada
incorporó la optimizac ión de los recursos humanos
y económicos , con el fin de trabajar con los
munic ipios desde los princ ipales centro urbanos de
cada región.
La as is tenc ia técnica se centró en c inco temas
es tratégicos: i) promoc ión del desarrollo
ins tituc ional de la equidad de género a través de la
c reac ión o fortalec imiento del mecanismo de
género; ii) fortalec imiento de las comisarías de
familia para atender violenc ias intrafamiliares
contra las mujeres; iii) c reac ión y pues ta en
func ionamiento de casas refugio o casas de acogida
para las mujeres; iv) desarrollo de procesos de
formac ión, capac itac ión y fortalec imiento de la
partic ipac ión soc ial y política de las mujeres; y v)
No
No No
Insufic iente personal vinculado de planta en la A lta
C onsejería para poder realizar el acompañamiento
durante la incorporac ión.
Realizar seguimiento al numero de as itenc ias
técnicas proyec tadas vs la demanda solic itada
Generar canales de comunicac ión con los territorios
para fortalecer llos servic ios de la C PEMDesconoc imiento de la asesoría brindada por parte
de la consejeríaP riorizar la demanda de acuerdo a la capac idad con
la que se cuenta en la C PEM y a las neces idades de
los entes territoriales .
Ges tión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 11:43 31/Dec/2016 23:59
04/sep/2014 17:10
E l riesgo no se ha materializado debido a que en la
C onsejería P ara la Equidad de la Mujer la
transversalizac iones se logró en entidades del nivel
nac ional y sec torial s in ningún inconveniente y tal
como se evidenc ia en el adjunto se ha realizado la
soc ializac ión de los servic ios mis ionales a través
No
Raro Moderado Zona de riesgo moderada 3
De acuerdo con los controles definidos por
la C onsejería para la Equidad de la Mujer, la
política de adminis trac ión de riesgos que se
aplica a la ges tión es evitar el riesgo
PA -2015-2018
C onsejeria P res idenc ial
para la Equidad de la
O scar Julián Guevara Bedoya Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
Dar a conocer mediante la página web los servic ios
ofrec idos desde la C PEMDes interés de las entidades territoriales
Incumplimiento a las ac tividades proyec tadas por
la C PEM en su P I y en PO A .
P erdida de la C redibilidad de la A C PEM en los
territorios .
Desarticulac ión entre las partes interesadas
07/jul/2015 10:02
La C onsejeria P res idenc ial para la Equidad de la
Mujer de acuerdo al riesgo identificado en el equipo
se realiza un seguimiento a través de los controles
es tablec idos , semanalmente la página de la C PEM
se ac tuliza con notic ias y con los servic ios que se
brindan. (V er Soporte adjunto)
En la as is tenc ia técnica se desarrollan dos
acc iones que dan cuenta de los avances y el
cumplimiento de la cobertura con las entidades
tanto del orden nac ional como del orden territorial:
1 . T ransversalizac ión de género en entidades
nac ionales Se ha brindado as is tenc ia técnica a tres
entidades del orden nac ional, es ta as is tenc ia se ha
realizado mediante: talleres y/o charlas de
sens ibilizac ión, reuniones técnicas y asesoría para
la incorporac ión del enfoque de género al interior de
cada entidad, el trabajo ha s ido cons tante y con
calidad:
1 . P olic ía Nac ional en el cual se desarrolla un
seguimiento permanente para operac ión de la Línea
155 de orientac ión a mujeres víc timas de violenc ia;
coordinando de manera permanente el
func ionamiento de la y brindado asesoría a los
operadores de la línea para fortalecer sus
Ges tión de A suntos
P olíticos01/Mar/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59
No SiRaro Mayor Zona de riesgo alta 4
C on el fin de evitar el riesgo la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia cuenta
con una es trategia en su plan de acc ión, el
cual contempla acc iones que permiten a la
dependenc ia ges tionaria de acuerdo a los
puntos de controles planteados .
PA -2015-2018 C P
P rimera Infanc ia -
1 . P erdida de c redibilidad de la C PP I .
2 . Detrimento patrimonial
3 . Incumplimiento en las metas del plan de acc ión.
4 . Infraes truc turas inadecuadas para la atenc ión
integral para la primera infanc ia
Jose Ignac io C asallas A cos ta Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuado acompañamiento a
los proyec tos de infraes truc tura
para la atenc ión integral para la
primera infanc ia durante la
formulac ión y ejecuc ión.
E l incumplimiento puede darse en la ejecuc ión del
proyec to de invers ión y por cons iguiente en el plan
de acc ión. P or acc ión u omis ión, la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia podría dar
acompañamiento en la formulac ión y ejecuc ión de
los proyec tos de infraes truc tura para la atenc ión
integral para la primera infanc ia s in tener en cuenta
los lineamientos de la es trategia "De C ero a
Siempre"
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
P or omis ión y acc ión brinde un inadecuado
lineamiento diferente del marco de la es trategia "
02/feb/2016 10:27
La direcc ión para el sec tor privado durante el
cuarto trimestre realizó la implementac ión de los
controles es tablec idos para mitigar el riesgo la
cual se presenta en detalle a continuac ión:
1 . Revis ión por parte de la Direcc ión para el
Sec tor P rivado de los requerimientos de las
solic itudes provenientes del sec tor privado.
C ons is te en la revis ión de los requerimientos del
privado por parte del func ionario responsable de la
Direcc ión del Sec tor P rivado con el propós ito de
contar con toda la informac ión para poder darle
apropiada ges tión a la solic itud. Durante la ges tión
realizada en el cuarto trimestre del 2015 las
solic itudes del sec tor privado al ser dirigidas a la
direcc ión del sec tor privado, fueron revisadas cada
una por separado por la direc tora de es ta
dependenc ia y un asesor con el fin de darle el
debido trámite. Es ta revis ión individualizada
permitió que la ges tión y en consecuenc ia la
comunicac ión con el sec tor privado por parte del
gobierno sea la adecuada. Dentro de es ta revis ión
inic ial, una importante herramienta de control ha
s ido la correspondenc ia que se maneja a través del
s is tema Sigob que permite acceso y control de las
No
13/abr/2016 09:04
La direcc ión para el sec tor privado durante el
primer trimestre de 2016 implementó los controles
es tablec idos para mitigar el riesgo:
1 . Revis ión por parte de la Direcc ión para el
Sec tor P rivado de los requerimientos de las
solic itudes provenientes del sec tor privado.
Durante la ges tión realizada en el primer trimestre
de 2016 se rec ibieron solic itudes relac ionadas con
los s iguientes temas: acero, trámites elec trónicos ,
palma, decreto 456 (aranceles para textiles y
calzado), contribuc ión de aerolíneas a la
supertransporte. Las solic itudes fueron revisadas
por la direc tora de es ta dependenc ia y un asesor
con el fin de darle el debido trámite. Es ta revis ión
permitió que la ges tión y en consecuenc ia la
comunicac ión con el sec tor privado por parte del
gobierno sea la adecuada.
2 . Revis ión de las comunicac iones que se le van
a transmitir al sec tor privado por parte de la
Direcc ión. Las comunicac iones que se le
transmiten al sec tor privado son revisadas
inic ialmente por un asesor, pos teriormente por la
direc tora de la direcc ión para el sec tor privado y en
algunos casos por la Señora M inis tra C onsejera
No
C atalina Barberi Torres Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6A ctivo
Inexac titud en los informes
sobre determinados asuntos de
política pública que inc idan en la
ac tividad del sec tor privado
Hace referenc ia a imprec is iones que se puedan
presentar en los informes preparados sobre
determinados asuntos de política pública que
inc idan en la ac tividad del sec tor privado, teniendo
en cuenta que es una de las responsabilidades
es tablec idas para la direcc ión y que ac tualmente
hace parte de la Es trategia 1 del P lan de A cc ión.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de gobierno.
Demoras en la presentac ión de los informes .
Desconfianza en la informac ión de la P res idenc ia.
Baja c redibilidad.
Formulac ión de políticas o toma de dec is iones
basadas en informac ión imprec isa.
V is itas de verificac ión técnica1. Falta de idoneidad en la selecc ión del contratis ta.
2 . Incumplimiento de las obligac iones
contrac tuales , el cual realice acc iones diferentes al
lineamiento del marco de la es trategia " De cero a
Seguimiento a c ronogramas que garantice el
cumplimiento de las ac tividades previs tas para la
correc ta ejecuc ión de los proyec tosDesconoc imiento de normas aplicables en
proyec tos de infraes truc turas . Informes o certificac iones de cumplimientos de
Lineamientos para la cons trucc ión de las
infraes truc turas en el marco de la es trategia “De
Incumplimiento en los es tándares de calidad
aplicables a las infraes truc turas en el marco de la
es trategia " De cero a s iempre".
No NoModerado Zona de riesgo moderada 3
C on el fin de reduc ir el riesgo, la
dependenc ia continuará implementando los
controles es tablec idos .
Raro
19/jul/2016 09:06
C on corte a 30 de junio y durante el segundo
trimestre de 2016 se aplicaron los s iguientes
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo:
1. Identificac ión y revis ión de fuentes primarias de
informac ión sobre los benefic ios económicos de la
paz, las resoluc iones de la C REG y los prec ios de
los fertilizantes con lo cual se logró consolidar un
acervo de informac ión real sobre los temas
anteriormente menc ionados .
2 . Revis ión de la cons is tenc ia de la informac ión
suminis trada por diferentes fuentes: es te control se
aplicó para el informe de resoluc iones de la C REG y
permitió validar la informac ión suminis trada por el
sec tor privado. P ara los otros dos temas no era
pertinente en la medida en que no se contaba con
informac ión de diferentes fuentes .
3 .Identificac ión de contac tos relevantes para
es tablecer buenos canales de comunicac ión con el
sec tor público y privado. Se revisó y cuando fue
necesario, se ac tualizó la informac ión de contac to
relevante para los temas sobre los benefic ios
económicos de la paz, las resoluc iones de la C REG
No
30/sep/2015 09:30
La direcc ión para el sec tor privado durante el tercer
trimestre de 2015 realizó la implementac ión de los
controles es tablec idos para mitigar el riesgo la
cual se presenta en detalle a continuac ión:
1 . Revis ión por parte de la direcc ión para el
sec tor privado de los requerimientos de las
solic itudes provenientes del sec tor privado.
C ons is te en la revis ión de los requerimientos del
privado por parte del func ionario responsable de la
Direcc ión del Sec tor P rivado con el propós ito de
contar con toda la informac ión para poder darle
apropiada ges tión a la solic itud. Durante la ges tión
realizada en el tercer trimestre del 2015 las
solic itudes del sec tor privado al ser dirigidas a la
direcc ión, fueron revisadas cada una por separado
por la direc tora de es ta dependenc ia y un asesor
con el fin de darle el debido trámite. Es ta revis ión
individualizada ha permitido que la ges tión y en
consecuenc ia la comunicac ión con el sec tor
privado por parte del gobierno sea la adecuada.
Dentro de es ta revis ión inic ial, una importante
herramienta de control ha s ido la correspondenc ia
que se maneja a través del s is tema Sigob que
permite acceso y control de las solic itudes que
llegan a la direcc ión.
No
29/oc t/2015 11:30Se adjunta el ac ta donde se evidenc ia el monitoreo
de los riesgos con corte a 30 de Septiembre.No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
Sis tema de seguimiento a compromisos del Señor
P res idente
A P Seguimiento a c ronograma de obras . Evitar el riesgo
Si 23/dic /2014 00:00
No No
No generac ión de alianzas público privadas para
fortalecer la infraes truc tura para atender a la P .I .Revis ión de informes de seguimiento.
Seguimiento acuerdos de C ooperac ión.C ambio en las prioridades del Gobierno nac ional.
P roblemas técnicos y financ ieros de los proyec tos
Ges tión de A suntos
P olíticos02/Jan/2013 00:00 31/Dec/2014 23:59
02/sep/2014 16:35
Riesgo
Incumplimiento de compromisos en la generac ión
de infraes truc tura para fortalecer la atenc ión
integral a la primera infanc ia acorde con las metas
del PND. (fecha de corte del 1 de junio al 31 de
agos to)
C on el objetivo de la no materializac ión del riesgo
se aplicaron los s iguientes controles :
• Seguimiento a c ronograma de obras: Se realizaron
vis itas de seguimiento y as is tenc ia con el fin de
hacer seguimiento a las s iguientes obras en
proceso de ejecuc ión.
1 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para
260 niños y niñas en Buenaventura
12 de junio de 2014
29 de julio de 2014
14 de agos to de 2014
2. P royec to para la cons trucc ión de un C DI para 65
niños y niñas en la inspecc ión de E l T igre,
munic ipio del V alle del Guamuez, P utumayo
9 de junio de 2014
1 de julio de 2014
22 de julio de 2014
3. P royec to para la cons trucc ión de un C DI para
160 niños y niñas en el munic ipio de Galeras ,
departamento de Sucre.
9 de junio de 2014
2 de julio de 2014
24 de julio de 2014
11 de agos to de 2014
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
Este riesgo se podrá evitar con las
s iguientes acc iones:
1 . V is itas de seguimiento a obra.
2 . Revis ión de informes semanales y
mensuales enviados por los ejecutores de
las obras .
3 . Solic itudes a los ejecutores de aplicar
correc tivos a problemas evidenc iados en
los informes o vis itas de obra.
4 . A s is tenc ia a comités de seguimiento a
los acuerdos de cooperac ión bajos los
cuales se ejecutan las obras .
PO P -2014 A C
P rogramas Espec iales -
1 . Ines tabilidad a los proyec tos que se encuentren
en desarrollo
2 . P érdida de oportunidad para continuar generando
infraes truc tura en favor de la P rimera Infanc ia
3 . Desconfianza en los donantes que respaldan los
proyec tos .
4 . Demoras en la ejecuc ión y terminac ión de las
obras .
Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
07/ene/2015 15:59
Se ajus ta la fecha de la proxima revis ión
Si 23/dic /2014 00:00
17/abr/2015 10:46
E l riesgo "Incumplimiento de compromisos en la
generac ión de infraes truc tura para fortalecer la
atenc ión integral a la primera infanc ia acorde con
las metas del PND" se materializó, se elaboró el
P lan de Mejoramiento (ver concepto asoc iado)
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento de compromisos
en la generac ión de
infraes truc tura para fortalecer la
atenc ión integral a la primera
infanc ia acorde con las metas
del PND
A C R.
E l incumplimiento puede darse por diferentes
fac tores:
fac tores externos: N inguna de las entidades
involuc radas en la cons trucc ión pueden controlarlos
como el c lima, desas tres naturales o delincuenc ia
contra las obras . También puede presentarse
retrasos en la formulac ión y pos terior cons trucc ión
a causa de la lenta ges tión de los entes territoriales
en la consecuc ión de terrenos disponibles para la
cons trucc ión, o su total des interés por la
ges tionarlos
Fac tores internos: Mal manejo de los recursos por
parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por
parte de los cons truc tores contratados por la
entidad ejecutora, errores en es tudios de soporte
durante la pre formulac ión del proyec to.
C ambios en la metodología del P rograma P lan
03/feb/2016 17:38
La Direcc ión de Gobierno y Á reas Es tratégicas
solic ita informac ión periódica para el seguimiento
al cumplimiento de los compromisos asumidos por
el señor P res idente, para lo cual aplica los
s iguientes controles que evitan el riesgo de
desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos .
- A dic ional al c ronograma, se enviaron
comunicac iones recordando a las entidades la
importanc ia del envío oportuno de los reportes de
seguimiento.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance en el s is tema de
seguimiento, previa verificac ión, a tendiendo a que
cumpliera con condic iones de calidad.
-Durante el último trimestre no fue necesario
realizar reuniones de seguimiento con las entidades
ya que todas reportaron oportunamente.
C on la implementac ión de los controles se logró
que no se materializara el riesgo. Se realiza el
No
06/abr/2016 14:56
La Direcc ión de Gobierno y Á reas Es tratégicas
solic ita informac ión periódica para el seguimiento
al cumplimiento de los compromisos asumidos por
el señor P res idente, para lo cual aplica los
s iguientes controles que evitan el riesgo de
desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos .
- A dic ional al c ronograma, se enviaron
comunicac iones recordando a las entidades la
importanc ia del envío oportuno de los reportes de
seguimiento.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance en el s is tema de
seguimiento, previa verificac ión, a tendiendo a que
cumpliera con condic iones de calidad.
-Durante el primer trimestre no fue necesario
realizar reuniones de seguimiento con las entidades
ya que todas reportaron oportunamente.
C on la implementac ión de los controles se logró
No
Zona de riesgo alta 12
C ronograma de reporte periódico con todas las
entidades del Sis tema de Seguimiento a
C ompromisos del P res idente de la República
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Desac tualizac ión del s is tema de
seguimiento a compromisos
asumidos por el señor
P res idente de la República
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de gobierno.
A C : Solic itar la informac ión a las entidades en los
tiempos es tablec idos , verificar la calidad y
pertinenc ia de la misma y realizar el cargue de la
informac ión en el s is tema
La desac tualizac ión puede generar el
incumplimiento de los compromisos asumidos por el
señor P res idente de la República al no alertar
oportunamente retrasos .
No se solic ita la informac ión a los sec tores sobre el
es tado de avance de los compromisos de manera
La toma de dec is iones se ve afec tada.
P érdida de imagen del señor P res idente.
Incumplimiento de las func iones es tablec idas por
parte de la Direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno.
Las entidades no envían las ac larac iones a los
reportes solic itados por la Direcc ión
La informac ión no se carga en el s is tema en forma
Si 31/dic /2014 00:00
23/dic /2014 18:24
Tercer C uatrimestre – monitoreo
C on el fin de evitar que se materialice el Riesgo
“Incumplimiento de compromisos en la generac ión
de infraes truc tura para fortalecer la atenc ión
integral a la primera infanc ia acorde con las metas
del PND.” se aplicaron los s iguientes controles :
C ontrol 1: Seguimiento a c ronograma de obras: Los
arquitec tos del programa P lan P adrino realizan
vis itas de seguimiento y as is tenc ia con el fin de
hacer seguimiento a las s iguientes obras en
proceso de ejecuc ión. (se anexan soportes de
informes de viaje)
1 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para 65
niños y niñas en la inspecc ión de E l T igre,
munic ipio del V alle del Guamuez, P utumayo
a. 9 de septiembre de 2014
b. 6 de oc tubre de 2014
c . 8 de noviembre de 2014
2 . P royec to para la cons trucc ión de un C DI para
160 niños y niñas en el munic ipio de Galeras ,
departamento de Sucre.
a. 12 de septiembre de 2014
b. 2 de oc tubre de 2014
c . 10-14 de noviembre de 2014
Si 23/dic /2014 18:24
07/ene/2015 15:44
Se anexan los soportes pendientes menc ionados en
el comentario del 23 de dic iembre de 2014.
C ontrol 1: Seguimiento a c ronograma de obras:
6 . P royec to para la cons trucc ión de una ampliac ión
de un C DI para 170 niños y niñas en el munic ipio
de Tumaco, Departamento de Nariño
d. 23 de dic iembre de 2014
8. P royec to para la cons trucc ión de una ampliac ión
de un C DI en el munic ipio de V alparaíso,
departamento de A ntioquia.
b. 26 de dic iembre de 2014
Estaban pendientes debido que en el momento del
cargue de la informac ion (antes del 31 de
dic iembre) no se habian legalizado las comis iones .
No No
Las entidades no envían el reporte de avance
C omunicac iones para solic itar el envío de la La informac ión remitida por las entidades es tá
incompleta, desac tualizada o no cumple con los
requerimientos de la Direcc iónReuniones de seguimiento con las entidades .
La informac ión rec ibida por parte de las entidades
no se verifica previo al cargue en el s is tema
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
10/jul/2015 16:13
La direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno y Á reas
Es tratégicas solic ita informac ión periódica para el
seguimiento al cumplimiento de los compromisos
asumidos por el señor P res idente, para lo cual
aplica los s iguientes controles que evitan el riesgo
de desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades que tiene a
cargo la ejecuc ión de compromisos asumidos por el
señor P res idente de la República reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos .
- A dic ional al c ronograma, se enviaron
comunicac iones durante el mes recordando a las
entidades el envío de los reportes de seguimiento,
logrando que las enviaran oportunamente la
informac ión. Es de resaltar que dependiendo de la
entidad tienen fechas diferentes durante el mes
para reportar.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance en el s is tema de
seguimiento, a tendiendo a que cumpliera con
condic iones de calidad.
-Durante el periodo no fue necesario realizar
reuniones de seguimiento con las entidades ya que
todas reportaron oportunamente.
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on la implementac ión de los controles
definidos por la Direcc ión se mitigará la
materializac ión del riesgo
PA -2015-2018
Direcc ión de Gobierno y
Á reas Es tratégicas .
Julia Monica P eña C amacho P robable Moderado
08/jul/2016 11:41
La Direcc ión de Gobierno y Á reas Es tratégicas
solic ita informac ión periódica para el seguimiento
al cumplimiento de los compromisos asumidos por
el señor P res idente, para lo cual aplica los
s iguientes controles que evitan el riesgo de
desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos , se ac lara
que hay cortes diferenc iales por entidades .
- Se enviaron comunicac iones recordando a las
entidades la importanc ia del envío oportuno de los
reportes de seguimiento.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance en el s is tema de
seguimiento, previa verificac ión, a tendiendo a que
cumpliera con condic iones de calidad.
-Durante el segundo trimestre no fue necesario
realizar reuniones de seguimiento con las entidades
ya que todas reportaron oportunamente.
C on la implementac ión de los controles se logró
que no se materializara el riesgo. Se realiza el
No
13/oc t/2015 11:43
C on corte a septiembre de 2015 se han
desarrollado las s iguientes acc iones de monitoreo
del riesgo:
• Desarrollo de la tercera (agos to) y cuarta
(septiembre) Mesa Nac ional de ERM para hacer
seguimiento a los avances del P lan Nac ional de
ERM.
• Revis ión y ajus te interno del lis tado de
personal des ignado para la partic ipac ión en los
subcomités de SNA RIV (lo cual fue informado en la
Unidad de V íc timas).
• Desarrollo de mesas de seguimiento y
monitoreo de víc timas de MA P en los
departamentos de Meta y C órdoba (julio); C hocó y
A ntioquia(A gos to).
• C apac itac ión a personal de la Unidad
A dminis trativa de C onsolidac ión Territorial
(septiembre) para replicar el conoc imiento ,
espec íficamente en temas de ERM en el territorio
donde ellos desarrollan acc iones .
No
15/ene/2016 09:36
C on corte a dic iembre se han desarrollado las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• P artic ipac ión ac tiva en los subcomités del
SNA RIV del que hace parte la Direcc ión.
• Desarrollo de una reunión de C INA MA P para 1 .
Dar aval a la nueva O rganizac ión C ivil de
Desminado Humanitario - O C DH Handicap
International, la cual fue ac reditada por la Ins tanc ia
Interins tituc ional de Desminado Humanitario); 2 .
P resentar avances del P royec to P iloto de
Desminado Humanitario en el Departamento de
A ntioquia, Munic ipio E l O rejón, en el marco de los
Diálogos de P az en la Habana - C uba.
• Difus ión de las cuñas radiales de A IC MA en
25 munic ipios de los departamentos de A rauca,
Tolima, P utumayo, C órdoba, Huila, Guaviare,
C hocó.
• Desarrollo de sens ibilizac iones a través de la
es trategia móvil del SENA que permitió sens ibilizar
7 .185 personas en prevenc ión y promoc ión e
comportamientos seguros ..
• Desarrollo de intervenc iones con pueblos
indígenas a través de A soc iac ión de C abildos y
A utoridades T radic ionales Indígenas del
Departamento de A rauca (A SC A T IDA R), donde se
No
07/oc t/2015 11:11
La direcc ión para la E jecuc ión de Gobierno y Á reas
Es tratégicas solic itó informac ión durante el
trimestre de julio a septiembre para el seguimiento
al cumplimiento de los compromisos asumidos por
el señor P res idente, para lo cual aplicó los
s iguientes controles que evitan el riesgo de
desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades que tiene a
cargo la ejecuc ión de compromisos asumidos por el
señor P res idente de la República reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos para es te
trimestre.
- Se enviaron comunicac iones durante el trimestre
de julio a septiembre recordando a las entidades el
envío de los reportes de seguimiento, logrando que
enviaran oportunamente los reportes . Es de resaltar
que dependiendo de las entidades tienen diferentes
fechas de corte para reportar.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance de los
compromisos en el s is tema de seguimiento,
revisando que cumplieran con condic iones de
calidad.
No
04/ene/2016 17:35
La Direcc ión de Gobierno y Á reas Es tratégicas
solic ita informac ión periódica para el seguimiento
al cumplimiento de los compromisos asumidos por
el señor P res idente, para lo cual aplica los
s iguientes controles que evitan el riesgo de
desac tualizac ión:
-La elaborac ión del c ronograma de reporte
periódico permitió que las entidades reportaran el
seguimiento en los plazos es tablec idos .
- A dic ional al c ronograma, se enviaron
comunicac iones recordando a las entidades la
importanc ia del envío oportuno de los reportes de
seguimiento.
-A partir de la informac ión remitida por las
entidades , se regis tró el avance en el s is tema de
seguimiento, previa verificac ión, a tendiendo a que
cumpliera con condic iones de calidad.
-Durante el último trimestre no fue necesario
realizar reuniones de seguimiento con las entidades
ya que todas reportaron oportunamente.
C on la implementac ión de los controles se logró
No
No No
Falta de mecanismos para hacer seguimiento a los
procesos que se adelantan en temas de A IC MA PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 5
Gestión de A suntos
P olíticos02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Gestión de A suntos
P olíticos19/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
13/jul/2015 15:58
C on corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado
las s iguiente acc iones de monitoreo del riesgo:
• Definic ión de es tudios previos para
fortalecer la coordinac ión interins tituc ional, para la
regulac ión de los ac tores del A IC MA en C olombia
en temas de Diseño e implementac ión de planes de
comunicac ión (Imprenta), desarrollo de campañas
de sens ibilizac ión (a través de cuñas radiales ),
formac ión de comunidades a través de aulas y
esquemas móviles (SENA ) y realizac ión de
intervenc iones a pueblos indígenas (a través de un
proyec to con una asoc iac ión de cabildos de C auca
y operador logís tico). En la ac tualidad se cuenta
con contratac iones de Imprenta, cuñas radiales y
la A soc iac ión de C abildos y A utoridades
T radic ionales Indígenas del Departamento de
A rauca (A SC A T IDA R) de las cuales los
supervisores es tán realizando del seguimiento de
ejecuc ión.
• De la misma manera se vienen
adelantando trabajos articulados organizac iones de
presenc ia nac ional para desarrollar acc iones de
A IC MA (como Ecopetrol, P arques Nac ionales
Naturales , entre otros).
• Realizac ión de dos eventos nac ionales de
No
Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
C on el fin de evitar la Inadecuada
articulac ión interins tituc ional para el
desarrollo de A IC MA , la Direcc ión para la
A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal
desarrolla acc iones para el seguimiento y
monitoreo a lo es tablec ido en és te.
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 2
O lga A lejandra P antoja Romero P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
Monitoreo y seguimiento a la formulac ión,
formalizac ión e implementac ión de acc iones de
11/abr/2016 14:18
Para la vigenc ia 2016 se han adelantado las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• Se adelantó la definic ión de la es trategia de
intervenc ión de la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal (evidenc ia en la ac tividad “Diseñar el
modelo de Ges tión Territorial de la A IC MA ” de la
es trategia 3 del plan de acc ión 2016), donde se
es tá enmarcando la intervenc ión según el nivel
afec tac ión, el cual se abordará inic ialmente desde
el nivel munic ipal bajo el entendido de una macro
focalizac ión. A partir de es ta es trategia de
intervenc ión, en los munic ipios priorizados se
plantea el acompañamiento para la definic ión de
planes munic ipales con inc lus ión de A IC MA .
MUNIC IP IO S MEDIA A FEC TA C IÓ N
• En el mes de marzo, a través de la
soc ializac ión de la es trategia de A IC MA , se ha
entregado material de ERM (cuñas radiales ) a los
s iguientes munic ipios con la finalidad de difundir los
mensajes de prevenc ión a través de los medios
locales con que cuenten: Nunchia, Támara, La
Salina, P ore, Tauramena, C hámeza, Recetor
No
15/jul/2016 16:06
C on corte al segundo trimestre de 2016 se ha
desarrollado un trabajo conjunto con los munic ipios
de U ribe, Lejanías , Macarena; V is ta Hermosa,
Mapiripán (Meta) en la cons trucc ión del plan de
oferta de la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal.
De la misma manera se evidenc ia, la inc lus ión de la
A IC MA en los planes de Desarrollo Munic ipal de
U ribe, T ibú, C onvenc ión y en el P lan de A cc ión
Territorial para las V íc timas del C onflic to A rmado
del munic ipio de A rgelia
A dic ionalmente, con recursos del proyec to de
invers ión se ha logrado:
• Susc ripc ión de los convenios
interadminis trativos No 052-16 con el C onsejo
Regional Indígena del C auca- C RIC y 061-16 con
la A soc iac ión de C abildos Indígenas de A ntioquia –
O IA , para transmitir capac idad conceptual y
técnica en A IC MA (con énfas is en ERM) a los
Reportes de seguimiento a operac iones de
Falta de interés de organizac iones c iviles para
A c tivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuada articulac ión
interins tituc ional para el
desarrollo de de A IC MA
Hace referenc ia a las defic ienc ias tanto en la
formulac ión y ejecuc ión de ges tiones adelantadas
con entidades y soc ios aliados que tienen
inc idenc ia en la acc ión contra minas .
Falta de articulac ión de capac idades técnicas en
materia de A IC MA .
Desarticulac ión interins tituc ional en temas de
A IC MA
Débil flujo de informac ión al interior de la
dependenc ia en relac ión con las ges tiones
11/abr/2016 14:22
Para la vigenc ia 2016 se han adelantado las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
FEBRERO
• A c tualizac ión del Es tándar Nac ional de
A creditac ión de O rganizac iones C iviles de
Desminado Humanitario , en el cual se desc ribe el
proceso que debe cumplir toda organizac ión c ivil
para realizar ac tividades de desminado Humanitario
en C olombia (O rganizac ión C ivil de Desminado
Humanitario – O C DH), para ser certificada por el
Minis terio de Defensa Nac ional y avalada por la
C omis ión Intersec torial Nac ional de A cc ión contra
M inas A ntipersonal (C INA MA P ), de acuerdo con lo
dispues to por el A rtículo 9 de la Ley 1421 de
2010, prorrogada mediante la ley 1738 de 2014 y
en el Decreto 3750 de 2011. (Evidenc ia en la
ac tividad “Revisar, ac tualizar y desarrollar
ins trumentos normativos y técnicos para fac ilitar
los procesos de regulac ión de la A IC MA ” de la
es trategia 2 del plan de acc ión 2016),
• A c tualizac ión del Es tándar Nac ional de
No
15/jul/2016 16:16
Durante el segundo trimestre de 2016, se
adelantaron las s iguientes acc iones:
• Desarrollo de dos reuniones de Ins tanc ia
Interins tituc ional de Desminado Humanitario
(I IDH). En la del 04 de mayo se trataron los temas
de: * C ertificac ión O C DH A yuda P opular Noruega -
A PN, * Entrega del munic ipio la Unión (intervenido
por la O C DH The Halo T rus t), *P riorizac ión de 80
munic ipios , *A s ignac ión de munic ipios a la
A grupac ión de Explos ivos y Desminado de
Infantería de Marina – A EDIM, *A vances proyec to
piloto y ges tión territorial (es te último en marco del
P lan A IC MA 2016-2021).
• Realizac ión de una reunión de C omis ión
Intersec torial de la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal (C INA MA P ) el 05 de mayo de 2016.
En es te se desarrollaron los s iguientes temas:
*Informe de ges tión 2015 y presentac ión P lan
Es tratégico A IC MA 2016-2021, *Evaluac ión
C onpes 3567 de 2009, *A val O rganizac ión C ivil
de Desminado Humanitario A PN, *Soc ializac ión
propues ta ajus te reglamento interno C INA MA P .
• Realizac ión del Foro de Expertos de la
Inic iativa Global de Desminado para C olombia, el
cual tenía los s iguientes objetivos: 1 . A mpliar el
No
13/oc t/2015 11:46
C on corte a septiembre de 2015 se han
desarrollado las s iguientes acc iones de monitoreo
del riesgo:
• Ins tanc ia virtual el 14 de agos to para tratar el
aumento de la capac idad operac ional de la
O rganizac ión C ivil de Desminado Humanitario Halo
T rus t).
• Desarrollo de una mesa técnica con el DNP
(donde partic ipa el M inis terio de Defensa y
organizac iones c iviles que desarrollan temas de
Desminado) para la cons trucc ión del cos teo de
Desminado
• Seguimiento a operac iones de desminado (lo
No
15/ene/2016 16:36
C on corte a dic iembre de 2015 se desarrollaron las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• A c reditac ión de la organizac ión c ivil Handicap
International.
• Seguimiento a operac iones de desminado (lo
cual se evidenc ia en las es trategias 1 y 5 del plan
operativo)
Las evidenc ias de monitoreo se reflejan en el
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en el desarrollo
de operac iones de desminado
encaminadas a la liberac ión de
sospecha de minas de terrenos
afec tados por és tos
Hace referenc ia a incumplimiento de las acc iones
relac ionadas con desminado que es tán
encaminadas a la coordinac ión, acompañamiento,
seguimiento y monitoreo de las operac iones
adelantadas por las diferentes organizac iones (hace
referenc ia a BIDES y organizac iones c iviles de
desminado).
Munic ipios afec tados por M inas A ntipersonal que no
han tenido intervenc iones de desminadohumanitario
Baja as ignac ión de munic ipios para el desarrollo de
operac iones de desminado
No
No No
Bajo seguimiento a las operac iones de desminado-Desarrollo de ges tiones para consecuc ión de
recursos para fortalecer el tema de desminadoFalta de recursos para el desarrollo de operac iones
de desminadoPA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 6
Gestión de A suntos
P olíticos
Ges tión de A suntos
P olíticos19/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
13/jul/2015 16:19
C on corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado
las s iguiente acc iones de monitoreo del riesgo:
• Remis ión del es tándar de ac reditac ión
para revis ión y comentarios .
• Ges tión de recursos para el desarrollo de
la prueba piloto definida en marco de los A cuerdo
de la Habana
• Ges tión de recursos para el tema de
desminado en marco de la vis ita del Direc tor de la
ofic ina asuntos políticos y militares departamento
de es tado EE .UU . P ara es to se planteó el desarrollo
de un proyec to de equipos de multitarea (donde se
proyec ta una cooperac ión de USD$5.000,000).
• Desarrollo de la Ins tanc ia
Interins tituc ional en el mes de junio donde se
No
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on el fin de evitar el Incumplimiento en el
desarrollo de operac iones de desminado
encaminadas a la liberac ión de sospecha de
minas de terrenos afec tados por és tos , la
Direcc ión para la A cc ión Integral contra
M inas A ntipersonal desarrolla acc iones
para el seguimiento y monitoreo a lo
es tablec ido en és te.
PA -2015-2018
DIREC C IÓ N PA RA LA
A IC MA - ESTRA TEGIA 1
O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
-Revis ión y ajus tes de documentos para la
ac reditac ión de organizac iones .
A s ignac ión de munic ipios para el desarrollo de
operac iones de desminado
No NoModerada Mayor Zona de riesgo extrema 12
C on el fin de evitar las dec is iones erróneas
para la planificac ión y seguimiento de
acc iones regionales de A IC MA , la Direcc ión
para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal desarrolla acc iones para el
seguimiento y monitoreo a lo es tablec ido en
és te.
- A umento de acc identes por MA P , MUSE y A EI .
- Desconoc imiento de la neces idad de hacer
intervenc iones en A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal
- Los individuos , comunidades y entidades
territoriales afec tadas carecen de capac idades de
respues ta para desarrollar procesos preventivos , de
emergenc ias y de contribuc ión a la es tabilizac ión
soc ioeconómica.
Los ins trumentos de planeac ión territorial no
incorporan la política pública en materia de A IC MA .
Las intervenc iones territoriales realizadas no
responden a las neces idades reales del territorio.
La Direcc ión pierde legitimidad como autoridad en
el desarrollo de la política pública en materia de
A IC MA
O lga A lejandra P antoja Romero Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
11/abr/2016 14:15
Para la vigenc ia 2016 se han adelantado las
s iguientes acc iones de monitoreo del riesgo:
• Se adelantó la definic ión de la es trategia de
intervenc ión de la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal (evidenc ia en la ac tividad “Diseñar el
modelo de Ges tión Territorial de la A IC MA ” de la
es trategia 3 del plan de acc ión 2016), donde se
es tá enmarcando la intervenc ión según el nivel
afec tac ión, el cual se abordará inic ialmente desde
el nivel munic ipal bajo el entendido de una macro
focalizac ión. A partir de es ta es trategia de
intervenc ión, en los munic ipios priorizados se
plantea el acompañamiento para la definic ión de
planes munic ipales con inc lus ión de A IC MA .
MUNIC IP IO S A LTA A FEC TA C IÓ N
• Durante el mes de febrero se realizó inc idenc ia
para la inc lus ión de la política A IC MA en los planes
de desarrollo munic ipal de los departamentos de
Tolima (C haparral, P lanadas , Rioblanco, A taco,
Rovira, Roncesvalles , Ibagué), Nariño (Tumaco,
Ricaurte, Samaniego, Barbacoas , P olicarpa,
No
15/jul/2016 16:02
C on corte al segundo trimestre de 2016 se
adelantaron las s iguientes acc iones de monitoreo
de riesgo:
• Soc ializac ión del plan es tratégico en los
departamentos de Tolima, Huila, Nariño, Meta,
Guaviare, C aquetá, P utumayo, A ntioquia, C auca,
V alle del C auca, Q uindio, Risaralda, Santander,
Norte de Santander, C asanare, Bolivar, A tlántico,
Boyacá, Magdalena, C undinamarca y C esar.
• Inc idenc ia en los departamentos para la
inc lus ión del tema de A V en los planes locales .
A dic ionalmente, se han desarrollado las s iguientes
acc iones para aumentar la presenc ia territorial con
recursos de proyec tos de invers ión:
• P resentac ión de es tudios previos para
desarrollar un convenio de asoc iac ión con la C ruz
Roja que permita desarrollar ac tividades de ERM y
orientac ión de víc timas que permitan brindar una
respues ta rápida en comunidades afec tadas por
MA P y MUSE.
• A cercamiento con UNIC EF para desarrollar
acc iones de ERM en el ámbito educativo.
No
A ctivo
Baja cobertura en
intervenc iones regionales de
A IC MA
Hace referenc ia a la falta de acompañamiento de
procesos de política pública en materia de A IC MA
por parte de la Direcc ión en escenarios
ins tituc ionales y comunitarios c laves a nivel local,
y a la dificultad de que es tos respondan a las
neces idades reales de los territorios afec tados con
oportunidad y pertinenc ia.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A P Evitar el riesgo
Formato de seguimiento a comunicados y
petic iones
A P Evitar el riesgo
A P Evitar el riesgo
A plicac ión de s is temas informáticos de protecc ión
de datos y control de accesos al s is tema de base
de datos delm O bservatorio. T razabilidad de los
A PE laborac ión de escenarios de planeac ión y
articulac iónEvitar el riesgo
15/jul/2015 16:53
E l riesgo "Débil articulac ión de la P olítica de
P revenc ión del Rec lutamiento que obs taculice la
priorizac ión de los munic ipios " no se materializa en
el seguimiento realizado en el trimestre, pues una
vez valorados los controles se evidenc ia que la
articulac ión adelantada por la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos ha
permitido el buen ejerc ic io de la priorizac ión
munic ipal.
A dic ional a lo anterior, se hace un repaso de los
controles que se analizaron para soportar y
evidenc iar la no materializac ión del riesgo:
1. E laborac ión de escenarios de planeac ión y
articulac ión: En el trimestre se realizó una
cons tante partic ipac ión en escenarios munic ipales
y con entidades del orden nac ional y departamental.
2 . Reuniones de seguimiento: Se hizo vis ita mas de
dos veces a los munic ipios priorizados .
3 . Revis ión de las prioridades mis ionales y
temáticas: A ntes de cada ejerc ic io se repasan las
acc iones mis ionales ya realizadas para dar
continuidad al proceso de articulac ión y as is tenc ia
No
Falta de herramientas para el anális is y seguimiento
No No
Reuniones de seguimiento.
15/abr/2015 11:24
C on la aplicac ión de los controles asoc iados al
riesgo, se cons idera que no se ha materializado el
mismo pues en es tos momentos se es tán
realizando los debidos espac ios para la
soc ializac ión de la priorizac ión munic ipal de 2015.
Es ta labor se concretará con la reunión de los
No
Gestión de A suntos
P olíticos01/A pr/2015 00:00 30/Dec/2016 23:59
03/sep/2014 16:28
Una vez verificada la informac ión y analizados los
controles se determina que el riesgo no se ha
materializado por cuanto las s ituac iones no se han
presentado para que haya débil articulac ión de la
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on la política de manejo del riesgo se
pretende evitar incurrir en el incumplimiento
a los compromisos adquiridos con los
miembros de la C omis ión Intersec torial,
entidades departamentales y munic ipales .
PA -2015-2018 C P
DEREC HO S HUMA NO S -
1 . Falta de implementac ión de la política.
2 . P érdida de c redibilidad y confianza por no cumplir
con tareas y responsabilidades .
3 . No ejecuc ión de recursos apropiados en el
proyec to.
4 . P érdida de c redibilidad y confianza por parte de
las entidades por no cumplir con las
responsabilidades .
5 . Escaso monitoreo de la dinámica de
rec lutamiento.
6 . Des informac ión en la toma de dec is iones .
Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado
Debilidad en los mecanismos de diseño, de la
seguridad de los datos y demás elementos de la
arquitec tura tecnológica que soporta la protecc ión
del s is tema de de informac ión frente a extracc ión A plicac ión de mecanismos de verificac ión de
calidad de datos , y ac tualizac ión de técnicas de
procesamiento de datos . Seguimiento al
procedimiento de recolecc ión y s is tematizac ión de
Defic ienc ia en los mecanismos de es tandarizac ión,
validac ión y ac tualizac ión de datos .
A usenc ia de un procedimiento espec ífico de
entrega completa y documentada de bases de datos
y s is temas de informac ión o procesos es tratégicos
a cargo de func ionarios que pasan a otras
Dec is iones de carác ter político adminis trativo que
afec ten func ionalmente el desempeño del área de
tal manera que retrase o impida el logro de metas
21/may/2015 10:17
Si 19/sep/2014 15:51
Zona de riesgo alta 9
13/jul/2016 10:59
En desarrollo de los procedimientos de control
relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de
informac ión, el O bservatorio de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta
las s iguientes ac tividades que evidenc ian la NO
materializac ión de es te riesgo. A continuac ión se
analizan los controles :
V erificar el cumplimiento de los compromisos con
las demás entidades , en términos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión
rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y
procesos:
• Dos (2) ses iones de la mesa técnica de la Red
Nac ional de O bservatorios de DDHH (C onsejería
P res idenc ial para los DDHH, UA RIV , M inis terio del
Interior).
Evidenc ias: 1 . A c ta4_RO DHI, 2 . A c ta5_RO DHI
• Dos (2) ses iones de articulac ión con el
O bservatorio Nac ional de Salud para su inc lus ión
de la Red Nac ional de O bservatorios de Salud en la
Red Nac ional de O bservatorios de DDHH.
Evidenc ias: 3 . A c ta_O NS, 4 . A c ta_A rticulac ión
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Débil articulac ión de la P olítica
de P revenc ión del Rec lutamiento
que obs taculice la priorizac ión
de los munic ipios
Débil pues ta en marcha de los compromisos de
priorizac ión y as is tenc ia técnica adquiridos por el
equipo de Territorializac ión, O bservatorio y
C omponente de Seguimiento a C asos de la
Secretaría Técnica de la C omis ión Intersec torial
A C C :A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
A C :
A c tualizar y ponderar los fac tores de riesgo y hacer
seguimiento a los casos de amenaza o de
ocurrenc ia efec tiva de rec lutamiento y utilizac ión
contra niños , niñas y adolescentes con miras a
ac tualizar la priorizac ión de los munic ipios para la
ac tuac ión de las entidades integrantes de la
C omis ión Intersec torial
Falta de coordinac ión con las entidades
30/dic /2015 10:46
En desarrollo de los procedimientos de control
relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de
informac ión, el O bservatorio de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta
las s iguientes ac tividades que evidenc ian la NO
materializac ión de es te riesgo. A continuac ión se
analizan los controles :
1 . V erificar el cumplimiento de los compromisos
con las demás entidades , en términos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión
rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y
procesos:
Se brindó respues ta, retroalimentando su
oportunidad y pertinenc ia, a las solic itudes
presentadas por las s iguientes entidades . C uenta
de ello, el O bservatorio no reporta ninguna
respues ta extemporánea.
A dic ionalmente se brindó informac ión procesada
mediante documentos técnicos a las s iguientes
entidades:
• P res idenc ia de la República: Informe de
homic idio en persona protegida 2002-2015
• P res idenc ia la República: Informe anual de
No
15/abr/2016 11:58
En desarrollo de los procedimientos de control
relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de
informac ión, el O bservatorio de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta
las s iguientes ac tividades que evidenc ian la NO
materializac ión de es te riesgo. A continuac ión se
analizan los controles :
1 . V erificar el cumplimiento de los compromisos
con las demás entidades , en términos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión
rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y
procesos:
• Se brindó respues ta, retroalimentando su
oportunidad y pertinenc ia, a las solic itudes
presentadas por las s iguientes entidades . C uenta
de ello, el O bservatorio no reporta ninguna
respues ta extemporánea.
• P artic ipac ión en dos ses iones de articulac ión
No
Inadecuada respues ta a las solic itudesRevis ión de las prioridades mis ionales y temáticas
16/ene/2015 14:52
Una vez revisada la informac ión y analizada se
puede evidenc iar que el riesgo se encuentra
controlado por lo que no hay materializac ión del
mismo.
No
Zona de riesgo extrema 16
10/jul/2015 17:10
En desarrollo de los procedimientos de control
relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de
informac ión, el O bservatorio de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta
las s iguientes ac tividades que evidenc ia la NO
materializac ión del riesgo:
1 . A jus te y ac tualizac ión del Sis tema de Bases
de Datos (IDH) C on apoyo del contrato de
mantenimiento realizado con GTS.
2 . C apac itac ión a los nuevos func ionarios sobre
contenido y func ionamiento del s is tema IDH, C on
apoyo del contrato de mantenimiento realizado con
GTS.
3 . A c tualizac ión del archivo fís ico del
observatorio
4 . Documentac ión y ac tualizac ión de las bases
de datos del O bservatorio
5 . C ronograma de empalme en casos de cambio
de func ionarios o as ignac ión de nuevas func iones
No
08/oc t/2015 15:08
En desarrollo de los procedimientos de control
relac ionados con los procesos de trans ferenc ia de
informac ión, el O bservatorio de la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , adelanta
las s iguientes ac tividades que evidenc ian la NO
materializac ión de es te riesgo. A continuac ión se
analizan los controles :
1 . V erificar el cumplimiento de los compromisos
con las demás entidades , en términos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión
rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y
procesos:
1 . Se brindó respues ta , retroalimentando su
oportunidad y pertinenc ia, a las solic itudes
presentadas por las s iguientes entidades:
Número de derechos de petic ión respondidos entre
el mes de julio - septiembre 2015
EntidadTotal
C entro Nac ional de Memoria H is tórica1
C orte C ons tituc ional1
No
En el trimestre comprendido entre enero y marzo de
2015, el riesgo desc rito no se materializó toda vez
que la ofic ina de planeac ión, el área de control
interno, el área de s is temas y la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos
identificaron pasos conducentes y sugerenc ias
dirigidas a evitar que es te tipo de s ituac iones
generen dificultades de carác ter operativo en el
func ionamiento de dependenc ias del DA PRE. P ara
tal efec to se sugirió la pos ibilidad de es tablecer un
mecanismos de documentac ión y tras ferenc ia de
documentac ión es tratégica frente a la eventualidad
de salida o tras lado de func ionarios responsables
del manejo de bases de datos , s is temas de
informac ión o documentos sens ibles . A demás de lo
anterior el área de s is temas , de común acuerdo con
las demás ins tanc ias prec itadas , acordó disponer
de dos personas que realizarán el proceso de
ges tión de informac ión del O bservatorio una vez se
nombrara a la persona encargada de la
adminis trac ión del Sis tema IDH de dicho
O bservatorio. A s í mismo se definió que la empresa
GTS encargada del mantenimiento del Sis tema IDH
No
21/may/2015 11:27
De acuerdo con los controles :
1 . V erificar el cumplimiento de los compromisos
con las demás entidades , en terminos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión
rec ibida. T razabilidad de los procedimientos y
procesos: E l O bservatorio ha dado respues ta
integral y oportuna a todos los requerimientos de
informac ión y acopia oportunamente la informac ión
de sus fuentes por mecanismo alternativos al
manejo direc to del IDH.
2. A plicac ión de s is temas informáticos de
protecc ión de datos y control de accesos al
s is tema de base de datos del O bservatorio.
T razabilidad de los procedimientos y procesos:
Es te control es tá a cargo y lo aplica diariamente el
área de Sis temas del DA PRE que además por
ins trucc ión espec ífica, luego de los espac ios de
trabajo con las ins tanc ias competentes (C ontrol
Interno, P laneac ión, Sis temas y O bservatorio
DDHH), des tinó dos (2) personas para el apoyo y
soporte al O bservatorio.
3 . A plicac ión de mecanismos de verificac ión de
calidad de datos , y ac tualizac ión de técnicas de
procesamiento de datos . Seguimiento al
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Desprotecc ión y pérdida de
acceso, adminis trac ión,
cons is tenc ia e integridad de la
informac ión contenida en las
bases de datos del O bservatorio
La ges tión de informac ión y conoc imiento que es la
base del func ionamiento del O bservatorio tiene
como fundamento datos , informac ión y anális is de
fuentes comprobadas , con enfoques conceptuales y
metodológicos fiables y reportes cons is tentes .
C ualquier anomalía en es te flujo de informac ión
relac ionada con la desprotecc ión, impos ibilidades o
pérdida de acceso, adminis trac ión, cons is tenc ia e
integridad de los datos , altera el func ionamiento y
por ende retrasa o impide la entrega oportuna y
completa de produc tos y procesos del O bservatorio
afec tando as í su legitimidad y c redibilidad.
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de
políticas , planes y proyec tos necesarios para el
cumplimiento de las prioridades de Gobierno.
A C : A portes de informac ión y anális is a ins tanc ias
gubernamentales , es tatales , soc iales , cooperac ión
internac ional y medios de comunicac ión para la
formulac ión de lineamientos y direc trices de política
pública integral de derechos humanos
Dificultad para es tablecer protocolos de informac ión
con los demás ac tores del Gobierno Nac ional o del
Es tado en general que contemplen el tipo y forma de
15/ene/2016 17:27
Dando alcance al monitoreo preliminar realizado
el 14 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de
P royec tos Espec iales durante el tercer trimestre de
2015, aplicó los s iguientes controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo:
1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se elaboraron fichas
ejecutivas con informac ión de cada uno de los
proyec tos a los que se les realiza seguimiento.
Es tas fichas han permitido, tener la informac ión
oportunamente cuando la requiere el señor
V icepres idente de la República.
2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se elaboraron
matrices de seguimiento de los proyec tos , lo cual
No
14/abr/2016 11:40
Dando alcance al monitoreo preliminar realizado
el 14 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de
P royec tos Espec iales durante el primer trimestre
de 2016, aplicó los s iguientes controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo:
1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se comenzó a
diligenc iar la ficha de seguimiento aprobada por la
ofic ina de P laneac ión F-A P -25 Ficha de
Seguimiento P royec tos P INES, con la informac ión
de trámites de cada uno de los proyec tos a los que
se les realiza seguimiento.
Es tas fichas han permitido, tener la informac ión
oportunamente cuando la requiere el señor
V icepres idente de la República y para verificar
previamente la informac ión inc luida en la
presentac ión que realiza la gerenc ia de P INES del
M ins iterio de T ransporte en el C IIP E .
No
No No
PA -2015-2018 C P
DEREC HO S HUMA NO S -
Ges tión de A suntos
P olíticos20/Mar/2015 00:00 30/Dec/2016 23:59
16/ene/2015 15:45
La ges tión de informac ión y conoc imiento requiere
del talento humano responsable de los procesos de
procesamiento de datos , informac ión, anális is de
fuentes y elaborac ión de informes y reportes .
Debido al proceso de res truc turac ión de la P lanta
de P ersonal de la C onsejería P res idenc ial para los
Derechos Humanos en el O bservatorio fueron
aceptadas las renunc ias solic itadas en su momento
dando como resultado que de un equipo conformado
por diez personal, en la ac tualidad se cuenta con un
asesor y el coordinador.
Es ta dificultad es truc tural ha generado problemas
de func ionamiento mis ional del O bservatorio.
Los controles no fueron eficaces ya que lo ocurrido
obedece a una s ituac ión ajena a la orbita de
V erificar el cumplimiento de los compromisos con
las demás entidades , en terminos de calidad,
oportunidad y pertinenc ia de la informac ión rec ibida.
T razabilidad de los procedimientos y procesos
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
Las acc iones de control del O bservatorio
buscan reduc ir el riesgo regis trado por
medio de la implementac ión de los
procedimientos y parámetros inc luidos en el
respec tivo manual
1 . P ublicac ión de informac ión con reserva legal que
no tiene que ser publicada y que pone en riesgo la
seguridad de una persona o ins tituc ión. P roduc tos
incompletos o incons is tentes que generan perdida
de c redibilidad para la entidad.
2 . Fugas de informac ión y pérdida de c redibilidad en
la confiabilidad de la plataforma.
3 . P roduc tos del O bservatorio con informac ión
incons is tente que induce a una lec tura errónea del
contexto de anális is .
4 . Dificultades o impos ibilidad para el acceso,
adminis trac ión y ges tión de informac ión c lave para
el desarrollo de metas y procesos es tratégicos
Rino A gus to A cero C amacho P robable Mayor
No No
No
PA -2015-2018
Direcc ión para P royec tos
Espec iales . Es trategia 1
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
31/mar/2015 12:55 Durante el primer trimestre, no se materializó el
13/jul/2015 11:57
La Direcc ión de P royec tos Espec iales durante el
segundo trimestre de 2015, aplicó los s iguientes
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo:
1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se elaboraron fichas
ejecutivas con informac ión de cada uno de los
proyec tos a los que se les realiza seguimiento.
Es tas fichas han permitido, tener la informac ión
oportunamente cuando la requiere el señor
V icepres idente de la República.
2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se llevan a cabo
matrices de seguimiento de los proyec tos , lo cual
ha permitido alertar oportunamente los atrasos e
inconvenientes que presentan algunos proyec tos .
E laborac ión de las fichas ejecutivas con
informcaión de cada uno de los proyec tos a los que
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
A través de las es trategias e indicadores
planteados en el plan operativo y los
controles es tablec idos permitirán mitigar la
ocurrenc ia del riesgo.
Reduc ir el riesgo
06/oc t/2015 16:26
La Direcc ión de P royec tos Espec iales durante el
tercer trimestre de 2015, no materializó el riesgo.
A pesar de lo anterior, se continurá trabajando a
través de las es trategias e indicadores planteados
en el plan operativo y los controles es tablec idos
que permitirán mitigar la ocurrenc ia del riesgo.
Lo anterior se puede confirmar con el cumplimiento
al 100% de los indicadores de la gets ión realizada
por la Direcc ión
Lo respec tivos soportes de seguimeitno a
compromisos de las diferentes ac tividades
No
14/oc t/2015 16:58
Dando alcance al monitoreo preliminar realizado el
6 de oc tubre de 2015, la Direcc ión de P royec tos
Espec iales durante el tercer trimestre de 2015,
aplicó los s iguientes controles es tablec idos para
evitar la materializac ión del riesgo:
1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se elaboraron fichas
ejecutivas con informac ión de cada uno de los
proyec tos a los que se les realiza seguimiento.
Es tas fichas han permitido, tener la informac ión
oportunamente cuando la requiere el señor
V icepres idente de la República.
2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se elaboraron
matrices de seguimiento de los proyec tos , lo cual
ha permitido alertar oportunamente los atrasos e
No
E laborac ión de matrices con seguimeinto de
compromisos de cada proyec to PA -2015-2018
Direcc ión para P royec tos
Espec iales . Es trategia 2
Gestión de A suntos
P olíticos01/Jan/2015 00:00
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Demoras en el seguimiento a los
compromisos derivados de los
proyec tos a cargo de la
Direcc ión para P royec tos
Espec iales
A l no rec ibir por parte de las entidades ejecutoras
la informac ión oportuna para validar los
compromisos de cada uno de los diferentes
proyec tos , se puede generar una impos ibilidad en la
verificac ión del es tado de cada uno de los
proyec tos
A C C asesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades del gobierno
Demoras en la recepc ión de informac ión por parte
de las entidades ejecutoras generadoras de la
14/abr/2016 12:03
Durante el primer trimestre de 2016, se aplicó la
matriz de seguimeinto a los compromisos de la
direcc ión para al coordinac ión de vivienda, con el
fin de que no se materializara el riesgo.
No
15/jul/2016 13:54
Durante el segundo trimestre de 2016, se aplicó la
matriz de seguimeinto a los compromisos de la
direcc ión para al coordinac ión de vivienda, con el
fin de que no se materializara el riesgo, el riesgo no
No
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Incumplimiento en la
coordinac ión interins tituc ional e
intersec torial y en el
seguimiento y evaluac ión de la
política nac ional de vivienda.
No poder hacer una labor de coordinac ión efic iente
con las entidades públicas y/o privadas con las que
interac tuamos, por falta de suminis tro de la
informac ión o por la no atenc ión al llamado de la
Direcc ión para la C oordinac ión de V ivienda
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de gobierno.
A C : C oordinar con las entidades
interins tituc ionales e intersec toriales la evaluac ión
y el seguimiento al desarrollo de la política de
vivienda del Gobierno Nac ional.
No se cuenta con la informac ión fuente requerida
para realizar el seguimiento
31/Dec/2015 23:59No se ha vis to por parte de la entidad generadora
contar con dicha informac ión
No
Inexac titud en la informac ión de seguimiento
presentada por la Direcc ión.
Retardo en la entrega de la informac ión de
seguimiento suminis trada por la Direcc ión
Baja c redibilidad en la informac ión suminis trada por
la Direcc ión
Lilian C arol Bohórquez O larte Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
15/jul/2016 11:28
Dando alcance al monitoreo preliminar realizado
el 14 de abril de 2016, la Direcc ión de P royec tos
Espec iales durante el segundo trimestre de 2016,
aplicó los s iguientes controles es tablec idos para
evitar la materializac ión del riesgo:
1. FIC HA S PRO YEC TO S: Se diligenc iaron las
fichas de seguimiento F-A P -25 Ficha de
Seguimiento P royec tos P INES, con la informac ión
de trámites de cada uno de los proyec tos a los que
se les realiza seguimiento.
Es tas fichas han permitido, tener la informac ión
oportunamente cuando la requiere el señor
V icepres idente de la República y para verificar
previamente la informac ión inc luida en la
presentac ión que realiza la gerenc ia de P INES del
M inis terio de T ransporte en el C IIP E .
2 . MA TRIZ DE SEGUIMIENTO : Se elaboraron
No
Grac ias a que se realizó seguimeinto a la
herramienta de seguimeinto a los compromisos , no No
Grac ias a que se han realizado la resuniones
periodicamente y a que se ha implementeando las
herramientas c readas por es ta dependenc ia para
hacer seguimiento de los compromisos que se
generan en las reuniones , el riego no se materializó
No
15/jul/2015 15:28
Grac ias a que se han realizado la resuniones
periodicamente y a que se ha implementeando las
herramientas c readas por es ta dependenc ia para
hacer seguimiento de los compromisos que se
generan en las reuniones , el riego no se materializó
con corte a 30 de junio de 2015.
De conformidad a lo anterior, durante el primer
trimestre de 2015 se trabajó en una matriz que
permitiera hacer el regis tro de los diferentes
compomisos y otra de seguimiento a comunicados
y petic iones junto con las entidades competentes y
los tiempos limite es tablec idos para su
cumpli.miento. De igual manera, es ta herramienta
No
22/jul/2016 17:36
De acuerdo con los comentarios realizados en el
correo elec trónico por parte de la Direcc ión de
P laneac ión, espec íficamente a lo relac ionado a la
calidad de la informac ión regis trada al monitoreo
del riesgo, nos permitimos subsanar los
comentarios de la s iguiente manera:
Durante el segundo trimestre de 2016 se
implementaron los diferentes controles asoc iados
al monitoreo del riesgo:
1 . Reuniones periódicas con las entidades
relac ionadas al sec tor vivienda: se realizaron 4
reuniones con entidades públicas y privadas del
sec tor vivienda para atender los diferentes
requerimientos y problemáticas en el marco de la
ejecuc ión de los programas de la política nac ional
de vivienda.
2 . Formato de seguimiento a compromisos: De
las 4 reuniones realizadas durante el segundo
trimestre de 2016, se generaron 6 compromisos ,
los cuales fueron regis trados en la matriz de
seguimiento a compromisos de vivienda, con el fin
de verificar semanalmente el es tado de
cumplimiento de es tos compromisos . De es ta
manera, se pudo evidenc iar que los compromisos
No
No No
Res is tenc ia al cambio por parte de las entidades
ejecutoras de la política, por la C oordinac ión que se
debe desarrollar desde las nuevas Direcc iones
Formato de seguimiento a compromisos
Falta de recurso humano, adminis trativo y
No exis te una es truc tura adminis trativa para el
desarrollo de las func ione es tablec idas
23/jun/2015 10:42
Gestión de A suntos
P olíticos15/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
08/abr/2015 15:46
Durante el primer trimestre de 2015, no se
materializó el riesgo formulado debido a que la
Direcc ión realizó la coordinac ión con las entidades
y el seguimiento a la politica nac ional de vivienda a
través de reuniones y de consolidac iónd e
informac ión.
No
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6C on la aplicac ión de controles se evitará
que el riesgo se materialice.
PA -2015-2018
Direcc ión para la
C oordinac ión de V ivienda
C arlos Raul C as tro P edraza Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9
Reuniones periodicas con las entidades
relac ionadas al sec tor vivienda
No suminis tro oportuno de informac ión por las
entidades ejecutoras de la política, lo que impide el
Incumplimiento de las func iones as ignadas;
demoras en la ejecuc ión de planes y proyec tos
interins tituc ionales
Defic ienc ia en la implementac ión de ajus tes de la
política
P érdida de imagen de la V icepres idenc ia
15/oc t/2015 14:50
Grac ias a que se han realizado la reuniones
periodicamente y a que se ha implementeando las
herramientas c readas por es ta dependenc ia (matriz
de seguimiento a compromisos generadas en las
reuniones), el riego no se materializó con corte a 30
No
15/ene/2016 17:49
14/abr/2016 14:24
Se realiza el monitoreo con corte a 31 de marzo de
2015 inc luyendo los avances as í
• San A ndres Is la: E l ac ta del proyec to de San
A ndres is las se encuentra en firmas del IC BF.
• Zona Bananera: Se adjunta informe de
seguimiento del proyec to, detallando las acc iones
que se han tomado desde el mes de enero has ta el
mes de marzo de 2016. A dic ionalmente se adjunta
el ac ta de liquidac ión del convenio 009-12
• P uerto Gaitán: E l 16 de marzo de 2016, el
equipo de P lan P adrino realizó una vis ita conjunta
con la Fundac ión P ac ific a la obra. Se verificó que la
ejecuc ión del centro de desarrollo infantil ya es tá
finalizada. P ara el mes de abril de 2016 se
programara una vis ita final de verificac ión con la
A lcaldía, el IC BF, la Fundac ión P ac ific y la
C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia
para hacer entrega ofic ial de la infraes truc tura a la
A lcaldía munic ipal.
Los documentos anexos se adjuntan s in firmas los
No
13/jul/2016 11:14
Se realiza el monitoreo con corte a 30 de junio de
2016 inc luyendo los s iguientes avances as í:
C ontrol N° 1: Seguimiento a c ronograma de obras .
C ontrol N° 2 Revis ión de informes de seguimiento.
Puerto Gaitán: E l 7 de abril se realizó la vis ita final
de verificac ión conjunta con la A lcaldía, el IC BF, la
Fundac ión P ac ific Rubiales y la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia para revisar el
es tado y hacer entrega de la obra. Durante es ta
vis ita se verificó que el C entro de Desarrollo
Infantil no contaba con las acometidas definitivas a
los servic ios de energía y gas , por lo cual la
A lcaldía no rec ibió la infraes truc tura en es ta fecha.
C omo compromiso de es ta vis ita, y para hacer
entrega final de la obra, la infraes truc tura debía
contar con las conexiones definitivas a los
servic ios públicos
Se anexa informe de viaje
C ontrol N° 3 Seguimiento acuerdos de
C ooperac ión.
San A ndrés Is la: Se anexa dos ac tas de
terminac ión y rec ibo final de obra; i) ac ta rec ibo
final de obra con fecha 15 de abril de 2015 en la
cual se presentan algunas observac iones sobre las
ac tividades ejecutadas ii) ac ta adic ional N° 1 ac ta
de terminac ión y rec ibo final de la obra con la
No
22/oc t/2015 15:19
Se da alcance al monitoreo realizado con el fin de
asoc iar el P lan de Mejoramiento definido para es te
riesgo y presentar sus avances . A dic ionalmente
se anexa la jus tificac ión sobre el proyec to de Zona
No
08/ene/2016 12:32
A l c ierre dic iembre de 2015 se hace seguimiento a
los compromisos pendientes:
• Los P atios : Las ac tividades en obra
financ iadas con cargo al contrato
interadminis trativo DA PRE-IC BF No. 155-13
finalizaron el 30 de septiembre de 2015, se adjunta
ac ta de rec ibo del proyec to
• Zona Bananera: Se adjunta informe de
seguimiento del proyec to, detallando las acc iones
que se han tomado desde el mes de septiembre
has ta el mes de dic iembre de 2015
• Letic ia: C on respec to al proyec to de Letic ia se
ejecutara con recursos de la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia, ya que s i
bien se adelantaron las ges tiones para la
consecuc ión de recursos , no se rec ibió el apoyo
para la cons trucc ión.
• P uerto Gaitán: En el caso del proyec to de
Puerto Gaitán las obras finalizaron en dic iembre de
2015, as í que en el mes de enero o febrero de 2016
se adelantará la vis ita de verificac ión.
No
09/jul/2015 15:53
Teniendo en cuenta que el riesgo de
"Incumplimiento de compromisos en la generac ión
de infraes truc tura para fortalecer la atenc ión
integral a la primera infanc ia acorde con las metas
del PND" se materializó se definió y ac tualizado
el P lan de Mejoramiento bajo el código NC R-
0435: "DE-Incumplimiento metas de los proyec tos
2012011000122 y 2011011000187 " cuyas
acc iones es tan encaminadas a lograr:
1 .- Seguimiento a la ejecuc ión de los proyec tos con
el objetivo de terminar la cons trucc ión de los C DI o
infraes truc turas pendientes , y
2 .- C ontinuar con la entrega de los bienes para la
dotac ión de infraes truc turas .
Sobre los proyec tos de infraes truc tura, con corte a
Junio 30 de 2015 se rec ibieron las infraes truc turas
de los munic ipios de Buenaventura (V alle) y
Mompox (Bolívar), San A ndrés (San A ndrés Is la) y
Tumaco (Nariño). Las ac tas de San A ndrés y
Tumaco serán cargadas tan pronto se rec iban.
C on relac ión a las 13 dotac iones que se
encontraban pendientes de la vigenc ia 2014
fueron entregadas durante el primer trimestre de
No
16/oc t/2015 14:22
Teniendo en cuenta que el riesgo de
"Incumplimiento de compromisos en la generac ión
de infraes truc tura para fortalecer la atenc ión
integral a la primera infanc ia acorde con las metas
del PND" se materializó y se definió el P lan de
Mejoramiento bajo el código NC R-0435: "DE-
Incumplimiento metas de los proyec tos
2012011000122 y 2011011000187 " por las
infraes truc turas pendientes de terminar y entregar;
a continuac ión presentamos un resumen
ac tualizado y los avances en el último trimestre.
RESUMEN
C O NSTRUC C IÓ N DE C ENTRO S DE
DESA RRO LLO INFA NTIL
A l c ierre del año 2014 se encontraban cons truidos
6 C entros de Desarrollo Infantil en los s iguientes
munic ipios : 1 .- P ivijay – Magdalena; 2 .- C hinú,
C órdoba, 3 .- A gua de Dios , C undinamarca; 4 .-
Bahía Solano, C hocó; 5 .- A s trea, C esar; 6 .-
Ibagué, Tolima.
C on excepc ión de Ibagué que fue rec ibido a
satis facc ión por el IC BF, los demás proyec tos se
encontraban terminados y debían ser atendidas
No
No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6
Este riesgo se podrá evitar con las
s iguientes acc iones:
1 . V is itas de seguimiento a obra.
2 . Revis ión de informes semanales y
mensuales enviados por los ejecutores de
las obras .
3 . Solic itudes a los ejecutores de aplicar
correc tivos a problemas evidenc iados en
los informes o vis itas de obra.
4 . A s is tenc ia a comités de seguimiento a
los acuerdos de cooperac ión bajos los
cuales se ejecutan las obras .
1 . Ines tabilidad a los proyec tos que se encuentren
en desarrollo
2 . P érdida de oportunidad para continuar generando
infraes truc tura en favor de la P rimera Infanc ia
3 . Desconfianza en los donantes que respaldan los
proyec tos .
4 . Demoras en la ejecuc ión y terminac ión de las
obras .
Jose Ignac io C asallas A cos ta Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9A ctivo
Incumplimiento de compromisos
en la generac ión de
infraes truc tura para fortalecer la
atenc ión integral a la primera
infanc ia acorde con las metas
del PND
A C R.
E l incumplimiento puede darse por diferentes
fac tores:
fac tores externos: N inguna de las entidades
involuc radas en la cons trucc ión pueden controlarlos
como el c lima, desas tres naturales o delincuenc ia
contra las obras . También puede presentarse
retrasos en la formulac ión y pos terior cons trucc ión
a causa de la lenta ges tión de los entes territoriales
en la consecuc ión de terrenos disponibles para la
cons trucc ión, o su total des interés por la
ges tionarlos
Fac tores internos: Mal manejo de los recursos por
parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por
parte de los cons truc tores contratados por la
entidad ejecutora, errores en es tudios de soporte
durante la pre formulac ión del proyec to.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
GJEs tudio de la normatividad de acuerdo al tema
as ignadoEvitar el riesgo
GJ Reduc ir el riesgo
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
GF Revis ión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo
A mparar los recursos con polizas de seguros
GF Evitar el riesgo
C ompartir o trans ferir
3 . P rogramac ión de fechas para entregar la
informac ión por parte de los responsables para su 4 . Revis ión de la informac ión entre lo causado y lo
pagado5. Generar Diariamente el reporte de consulta
saldos contables y auxiliares
Q ue las diferentes dependenc ias de la Entidad no
envíen oportunamente la informac ión a la
coordinac ión de contabilidad y de pagaduría para la
preparac ión y consolidac ión de los informes
Q ue el servic io de internet del DA PRE no es te
disponible para realizar la trans ferenc ia de
Inadecuada planeac ión para la presentac ión de
informes por parte de los responsables de remitir la
21/dic /2012 08:01Se adjunta cuadro con las fechas programadas para
envío de la informac ión y las fechas de No
09/ene/2015 08:35
Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de
dic iembre de 2014, E l Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República,
continuo aplicando los princ ipios de autocontrol y
autoges tión y los controles es tablec idos para evitar
que los informes no se presenten oportunamente a
los entes que lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente. as í las cosas se puede
evidenc iar que es te riesgo es ta controlado y no se
No
16
02/may/2014 00:00
Durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de
2014, se presentaron todos los informes
oportunamente por tanto no se materializó el riesgo,
como se observa en el cuadro adjunto.
No
09/sep/2014 23:59
E l Á rea Financ iera cumple con los controles
es tablec idos para la presentac ión de informes en
forma oportuna, grac ias a es to durante el segundo
cuatrimestre (del 1 de mayo al 30 de agos to de
2014) no se presentó la materializac ión del riesgo.
C omo se indica en el cuadro adjunto
No
09/sep/2013 16:07
Durante el presente año los informes se han
presentado oportunamente, de acuerdo con el
cuadro anexo. P or tanto es te riesgo no se
materializó, as í las cosas se continúa con los
No
17/ene/2014 15:51
Grac ias a que el Á rea Financ iera cumple con los
controles es tablec idos , durante el cuatrimestre
(septiembre/ dic iembre) no se presentó la
materializac ión del riesgo. C omo se indica en el
No
P robable
Q ue no se apliquen los controles exis tentes en el
momento de preparar,revisar y presentar los
2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la
C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 4Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Q ue el aplicativo SIIF Nac ión, chip, muisca y
páginas web para reportes presenten fallas
cons tantes y/o que no se encuentren disponibles
No
Si No
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 3Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
20/dic /2012 11:10
Durante el presente año se remitieron los informes
en los plazos es tablec idos por los órganos de
control, como se muestra en los cuadros
relac ionados a continuac ión:
Es tados Financ ieros:
P eríodo Fecha P rogramada por la C GN Fecha de
envío
P rimer trimestre 18 de mayo de 2012 18 de mayo
de 2012
Segundo trimestre 31 de julio de 2012 31 de julio
de 2012
Tercer trimestre 31 de oc tubre de 2012 30 de
oc tubre de 2012
C on respec to al primer trimestre la C ontaduría
General de la Nac ión con Resoluc ión Nro. 215 del
30 de abril de 2012, amplio el plazo para la
presentac ión de los Es tados Financ ieros del primer
trimestre has ta el día 18 de mayo de 2012.
La entrega del cuarto trimestre es tá programada
para el día 15 de febrero de 2013 de acuerdo con
los plazos es tablec idos por la C ontaduría General
de la Nac ión, con Resoluc ión Nro. 375 de 2007.
Informac ión exógena:
ENT IDA D Fecha P rogramada Fecha de envío
DIA N 25 de abril de 2012 25 de abril de 2012
Secretaría de Hac ienda Dis trital 25 de oc tubre de
2012 19 de oc tubre de 2012
Dec larac iones de Retenc ión en la Fuente e IV A :
Periodo Fecha P rogramada Fecha de envío
Enero 10 de febrero 2012 10 de febrero 2012
Febrero 12 marzo de 2012 12 marzo de 2012
Marzo 13 abril de 2012 13 abril de 2012
A bril 11 de mayo de 2012 11 de mayo de 2012
Mayo 13 de junio 2012 13 de junio 2012
Junio 12 de julio de 2012 12 de julio de 2012
Julio 13 de agos to de 2012 13 de agos to de 2012
A gos to 12 de septiembre de 2012 12 de
septiembre de 2012
Septiembre 10 de oc tubre de 2012 10 de oc tubre
de 2012
C onsolidac ión de la informac ión financ iera con las
dependenc ias
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República, es tablec ido
procedimientos y aplica los princ ipios de
autocontrol y autoges tión y los controles
es tablec idos para evitar que los informes no
se presenten oportunamente a los entes que
lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente.
Reduc ir el riesgo
1. Sanc iones legales y disc iplinarias
2 . P érdidas económicas por multas a la EntidadDayubiri Robayo Garc ia P robable Mayor Zona de riesgo extrema
30/abr/2014 15:43
E l resultado de es te indicador en un analis is de
2 .446 cuentas pagadas en el primer cuatrimestre
del año 2014 donde todas las cuentas cumplieron
con los requis itos y demas documentos necesarios
para su pago, en es te sentido no se evidenc ia la
No
15/sep/2014 14:44
No se ha materializado el indicador en el segundo
cuatrimestre de 2014, teniendo en cuenta los
controles que se tienen es tablec idos en ejecuc ión
presupues tal y la verificac ión de los soportes de
No
30/jun/2016 16:07
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el segundo trimestre del año 2016, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos a través de 1594 C uentas de P ago (abril:
586, mayo 524:, junio: 484) realizando la efec tiva
revis ión de los documentos soporte y confrontac ión
No
A ctivo
Gestión Financ iera
Incumplimiento legal en la
presentac ión de la Informac ión
Exógena, las dec larac iones de
retenc iones y los Es tados
Financ ieros .
A C C : Realizar pagos
A C C : E laborar y P resentar los Es tados Financ ieros .
A C C : E laborar y presentar la informac ión exogena
Nac ional y Dis trital
A C : E laborar mensualmente los Es tados
Financ ieros
E l A rea Financ iera debe presentar periodicamente
informes a los organos de control y fis calizac ión y
por tanto se debe contar con los plazos
es tablec idos por es tas entidades , con el fin de
cumplir oportunamente.
No contar con los ac tos adminis trativos que
es tablecen los plazos para la entrega de informes
30/dic /2015 14:39
C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO O C TUBRE –
DIC IEMBRE 2015
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el cuarto trimestre del año 2015, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos de 1658 cuentas de P ago (oc tubre: 459,
noviembre: 466, dic iembre: 733) realizando la
efec tiva revis ión de los documentos soporte y
confrontac ión de los mismos contra la informac ión
regis trada en el SIIF, as í como ejerc iendo control y
verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias
de recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo
con las medidas de seguridad es tablec idas por el
No
31/mar/2016 16:45
C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO ENERO –
MA RZO 2016
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el primer trimestre del año 2016, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos a través de 2 .014 C uentas de P ago (enero:
789, febrero: 792, marzo: 433) realizando la
efec tiva revis ión de los documentos soporte y
confrontac ión de los mismos contra la informac ión
regis trada en el SIIF, as í como ejerc iendo control y
No
A ctivo
Gestión Financ iera
E fec tuar un pago a una persona
natural o juridica que no
corresponda por vac ios de
informac ión en la ejecuc ión de la
cadena presupues tal y otros
pagos
A C C : Realizar pagos .
La Entidad efec tua los pagos a través del aplicativo
SIIF, con abono en cuenta a los proveedores , por
tanto se debe verificar que la cuenta bancaria
corresponda al tercero benefic iario del pago,
certificada por cada una de las entidades bancarias ,
as i mismo se debe verificar que cumpla con todos
los soportes necesarios para efec tuar el pago
es tablec idos en el contrato y la normativa vigente.
A C .: Regis trar las cuentas pagadas en el mes para
comparar lo ejecutado contra lo solic itado.
1 . P érdida económica
2 . P érdida de c redibilidad en el procedimiento de
pago.
3 . Sanc iones legales y disc iplinarias
A lvaro Ramírez Rodriguez
09/ene/2014 15:50
E l resultado de es te indicador en un analis is de
2 .555 cuentas pagadas en el tercer cuatrimestre
del año 2013 donde todas las cuentas cumplieron
con los requis itos y demas documentos necesarios
para su pago, en es te sentido no se evidenc ia la
No
30/abr/2014 11:11
Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron
las cuentas antes de efec tuar el pago las cuales
contaban con toda la documentac ión soporte
exigida en los contratos y normatividad aplicable,
adic ionalmente todas las cuentas se verificaron en
el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria
No
C orte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos
para la adminis trac ión de riesgos ac tualizados se
efec túa monitoreo.
Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron
las cuentas antes de efec tuar el pago las cuales
contaban con toda la documentac ión soporte
exigida en los contratos y normatividad aplicable,
adic ionalmente todas las cuentas se verificaron en
el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria
No
09/sep/2013 08:44Se programa el monitoreo del riesgo para el 8 de
enero de 2014, teniendo en cuenta que no se ha No
Si
03/jul/2015 18:22
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el segundo trimestre del año 2015, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos de 2104 cuentas de P ago (abril: 456, mayo:
442, junio: 362) realizando la efec tiva revis ión de
los documentos soporte y confrontac ión de los
No
02/oc t/2015 09:43
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el segundo trimestre del año 2015, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos de 1465 cuentas de P ago (julio: 502,
agos to: 424, septiembre: 539) realizando la
efec tiva revis ión de los documentos soporte y
No
05/ene/2015 12:54
C orte 31 de dic iembre de 2014: De acuerdo con
los lineamientos para la adminis trac ión de riesgos
ac tualizados se efec túa monitoreo. Durante
el tercer cuatrimestre del año se revisaron las
cuentas antes de efec tuar el pago las cuales
contaban con toda la documentac ión soporte
exigida en los contratos y normatividad aplicable,
adic ionalmente todas las cuentas se verificaron en
No
31/mar/2015 19:53
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente
es te riesgo se comparte con la aseguradora,
cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
P ara el primer trimestre del año 2015, la
C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha efec tuado
pagos de 2104 cuentas de P ago (enero: 1 .344,
febrero: 388, marzo:372) realizando la efec tiva
revis ión de los documentos soporte y confrontac ión
No
C onfrontac ión de la informac ión del s is tema SIIF
contra documentos fís icosReduc ir el riesgo
Error en la informac ión que soporta el pago. C ompartir o trans ferir
Desconoc imiento o mala interpretac ión de la
normatividad aplicable
C umplir con las medidas de seguridad es tablec idas
en el s is tema SIIF 30/ene/2013 12:30
No se materializó el riesgo, por tanto las medidas
de control exis tentes se mantienen, el monitoreo de
es te riesgo se efec tuara semestralmente
09/oc t/2012 18:02
Se ac tualizo el riesgo en todas sus etapas de
acuerdo con los lineamientos ac tualizados para la
adminis trac ión de los riesgos . Se programa una
nueva revis ión para el 17 de enero de 2013
No
Si
No
14/may/2013 09:25
8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice,
cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con
la aseguradora, cons tituyendo anualmente
las pólizas que amparan es tos recursos .
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 4Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable Mayor Zona de riesgo alta
C ontrol y verificac ión de la informac ión ordenando
la trans ferenc ia de recursos a las entidades
Q ue no se apliquen los controles exis tentes en el
momento de efec tuar los pagos .
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
05/jul/2016 10:29
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad
competente y al interior de la Secretaría Jurídica -
2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos
normativos para correcc ión de yerros .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante
el periodo de enero a junio de 2016, un total
de 1276 ac tos normativos . A s í entonces , se ha
expedido un gran total de 22.033 ac tos normativos
desde el 07 de agos to de 2010 a junio de 2016.
No
Gestión Financiera
18/abr/2016 15:56
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad
competente y al interior de la Secretaría Jurídica -
2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos
normativos para correcc ión de yerros .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante
el periodo de enero a marzo de 2016, un total de
612 ac tos normativos . A s í entonces , se ha
expedido un gran total de 21.369 ac tos normativos
desde el 07 de agos to de 2010 a marzo de 2016.
No
08/jun/2016 11:43
Revisado el anális is realizado el 18 de abril de
2016, al monitoreo de es te riesgo, resulta
importante prec isar que el riesgo no se materializó
durante el primer trimestre del año 2016. P or lo
antterior, no se debe tener en cuenta la fecha
No
13/oc t/2015 09:58
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad
competente y al interior de la Secretaría Jurídica -
2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos
normativos para correcc ión de yerros .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante
el periodo de enero a septiembre de 2015, un total
de 2155 ac tos normativos .
No
13/ene/2016 16:53
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad
competente y al interior de la Secretaría Jurídica -
2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos
normativos para correcc ión de yerros .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante
el periodo de enero a dic iembre de 2015, un total
de 2907 ac tos normativos .
No
C on miras a blindar al Señor P res idente de
la Republica frente a la aprobac ión de ac tos
normativos es necesario reduc ir el margen
de error que se pueda presentar en la
revis ión de los mismos .
1 . Nomatividad aprobada con vic ios de
incons tituc ionalidad y/o ilegalidad
2. Sanc iones legales (penal, fis cal, disc iplinaria)
A driana P aola Rodriguez
SandovalC as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema 25 25
05/jun/2015 15:23
Una vez implementados los controles es tipulados
para el riesgo, se determinar que no hubo
materializac ión del riesgo. De igual forma, se
efec tuó ac tualizac ión en la etapa de valorac ión, con
No
02/jul/2015 17:14
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad
competente y al interior de la Secretaría Jurídica -
2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de ac tos
normativos para correcc ión de yerros .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
efec tuado el respec tivo anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad, és ta Secretaría expidió durante
el periodo de enero a junio de 2015, un total de
1544 ac tos normativos .
No
07/ene/2015 15:51
Realizando el es tudio de los riesgos se evidenc ia
que no hubo materializac ión del mismo, pues se
efec tuó anális is de legalidad y de
cons tituc ionalidad para cada uno de los ac tos
No
21/abr/2015 16:04
Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los
controles necesarios , se determina que el riesgo no
se logró materializar.
No
O mis ión en la atenc ión oportuna de los terminos
Expedic ión de ac tos normativos para correcc ión de
02/sep/2014 15:28
No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los
controles de manera efec tiva durante el segundo
cuatrimestre del año 2014
No
Desconoc imiento de la normatividad aplicable. C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y T iempo insufic iente para realizar la revis ión previa. 08/may/2014 10:55
No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los
controles de manera efec tiva.No
No
No Si
No
PA -2015-2018
SEC RETA RÍA JURÍDIC A Ges tión Jurídica 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 30/sep/2013 17:22 No se materializó el riesgo con corte a 31 de
22/ene/2014 16:26No se materializó el riesgo con corte a 31 de
dic iembre de 2013.
Revis ión con la entidad competente y al interior de
la Secretaría Jurídica
C as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema
07/ene/2015 15:55
Efecuando el anális is del riesgo, se evidenc ia que
no hubo materializac ión del mismo, pues se
cumplieron los términos legales de cada proceso
judic ial a cargo de la Secretaría Jurídica.
No
05/jul/2016 10:35
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la
normatividad de acuerdo al tema as ignado -
2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de
los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B
como mecanismo de control de fechas de
radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos
por el organismo vigilante de los procesos
judic iales .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
cumpliendo con lo dispues to en el Manual de
trámite adminis trativo para las conc iliac iones
prejudic iales y los procesos judic iales , és ta
Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de
enero a mayo de 2016, un total de 109 procesos
contenc ioso adminis trativos y acc iones
cons tituc ionales en contra de la entidad. Es tos
procesos fueron atendidos judic ial y
adminis trativamente por cada uno de los asesores
No
A ctivo
Gestión Jurídica
Defic ienc ia en el momento de
revisar y aprobar proyec tos de
ac tos normativos
A C C : Es tudiar, anlizar, conceptuar y/o preparar los
P royec tos de A c tos Normativos (Leyes , dec retos ,
resoluc iones , direc tivas pres idenc iales ).
A C : E fec tuar anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad de todos los decretos objeto de
trámite
de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del
Departamento A dminis trativo de P res idenc ia de la
República. Se pueden tomar dec is iones erróneas al
aprobar ac tos normativos con vic ios de
incons tituc ionalidad y/o ilegalidad.
Errores en la informac ión remitida por M inis terios y
otras entidades como soporte con el proyec to de
13/ene/2016 17:01
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la
normatividad de acuerdo al tema as ignado -
2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de
los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B
como mecanismo de control de fechas de
radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos
por el organismo vigilante de los procesos
judic iales .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
cumpliendo con lo dispues to en el Manual de
trámite adminis trativo para las conc iliac iones
prejudic iales y los procesos judic iales , és ta
Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de
enero a dic iembre de 2015, un total de 238
procesos nuevos , dos (02) de ellos inic iados a
favor de la Entidad. Es tos procesos fueron
atendidos judic ial y adminis trativamente por cada
No
18/abr/2016 15:59
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la
normatividad de acuerdo al tema as ignado -
2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de
los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B
como mecanismo de control de fechas de
radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos
por el organismo vigilante de los procesos
judic iales .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
cumpliendo con lo dispues to en el Manual de
trámite adminis trativo para las conc iliac iones
prejudic iales y los procesos judic iales , és ta
Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de
enero a marzo de 2016, un total de 55 procesos
contenc ioso adminis trativos y 05 acc iones
cons tituc ionales en contra de la entidad. Es tos
procesos fueron atendidos judic ial y
adminis trativamente por cada uno de los asesores
No
A driana P aola Rodriguez
SandovalP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16A ctivo
Gestión Jurídica
Incumplimientos legales en la
atenc ión de los procesos
judic iales y acc iones judic iales
A C C : A delantar la defensa en los procesos y
acc iones judic iales en que haga parte la entidad
(ordinarios y contenc iosos y acc iones
cons tituc ionales).
A C : Realizar la defensa jurídica del DA PRE
Revis ión y anális is previos insufic ientes respec to
del procedimiento llevado a cabo en los procesos y
acc iones judic iales .
1 . Sanc iones contra la Entidad y el señor
P res idente de la República.
2 . Indemnizac iones a cargo de la Entidad
3. Inves tigac iones penales , fis cales y disc iplinarias
en contra de la Entidad y/o sus func ionarios .
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 30/sep/2013 17:24 No se materializó el riesgo con corte a 31 de No
Mayor Zona de riesgo alta 8
Es necesario evitar al maximo las
s ituc iones que se puedan presentar en la
defensa y atenc ión de los procesos y
acc iones judic iales en que haga parte la
entidad.
PA -2015-2018
SEC RETA RÍA JURÍDIC A Ges tión Jurídica
Improbable
SIGO B como mecanismo de control de fechas de
02/jul/2015 17:24
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la
normatividad de acuerdo al tema as ignado -
2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de
los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B
como mecanismo de control de fechas de
radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos
por el organismo vigilante de los procesos
judic iales .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
cumpliendo con lo dispues to en el Manual de
trámite adminis trativo para las conc iliac iones
prejudic iales y los procesos judic iales , és ta
Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de
No
13/oc t/2015 16:38
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, los cuales son: 1 . Es tudio de la
normatividad de acuerdo al tema as ignado -
2 . V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de
los procesos y acc iones judic iales - 3 . SIGO B
como mecanismo de control de fechas de
radicac ión - 4 . V erificac ión de los reportes emitidos
por el organismo vigilante de los procesos
judic iales .
A s í entonces , una vez aplicados es tos controles y
cumpliendo con lo dispues to en el Manual de
trámite adminis trativo para las conc iliac iones
prejudic iales y los procesos judic iales , és ta
Secretaría Jurídica reportó durante el periodo de
enero a septiembre de 2015, un total de 176
No
08/abr/2015 15:45Los riesgos fueron monitoreados y no hubo
materializac ipon del mismo.No
05/jun/2015 15:29
Se aplicaron los controles generados para el riesgo
y se es tablec ió que no hubo materializac ión del
mismo. De igual forma, se ac tualizó la valorac ión
No
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
Gestión Jurídica
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
08/may/2014 10:58No se materializó el riesgo, ya que se aplicaron los
controles pertinentesNo
V erificac ión de los reportes emitidos por el
organismo vigilante de los procesos judic iales02/sep/2014 15:32
No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los
controles de manera efec tiva durante el segundo
cuatrimestre del año 2014.
No
No No
V igilanc ia continua de las ac tuac iones dentro de los
procesos y acc iones judic iales22/ene/2014 16:29
No se materializó el riesgo con corte a 31 de
dic iembre de 2013.No
Débil articulac ión de la P olítica de P revenc ión del
Rec lutamiento que obs taculice la priorizac ión de los
munic ipios
Es te riesgo no se materializa de acuerdo con el
seguimiento realizado para el segundo trimestre de
2016, pues una vez valorados los controles se
evidenc ia que la articulac ión adelantada por la
C onsejería P res idenc ial para los Derechos
Humanos ha permitido el buen ejerc ic io de la
identificac ión y priorizac ión munic ipal. A dic ional a
lo anterior, se deben tener en cuenta las labores
exigidas en el marco de los Diálogos de P az que se
adelantan ac tualmente en La Habana-C uba, y en
desarrollo del C omunicado C onjunto No. 70
susc rito por la Mesa de Negoc iac ión el 15 de mayo
del año en curso, correspondiente al “A cuerdo
sobre la salida de menores de 15 años de los
campamentos de las FA RC -EP y compromiso con la
elaborac ión de una hoja de ruta para la salida de
todos los demás menores de edad y un programa
integral espec ial para su atenc ión”.
Por lo anterior, se hace un repaso de los controles
previs tos para soportar y evidenc iar la no
materializac ión del riesgo:
No
07/oc t/2015 09:08
E l riesgo "Débil articulac ión de la P olítica de
P revenc ión del Rec lutamiento que obs taculice la
priorizac ión de los munic ipios " no se materializa en
el seguimiento realizado en es te trimestre, pues
una vez valorados los controles se evidenc ia que la
articulac ión adelantada por la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos ha
permitido el buen ejerc ic io de la identificac ión y
priorizac ión munic ipal.
A dic ional a lo anterior, se hace un repaso de los
controles que se analizaron para soportar y
evidenc iar la no materializac ión del riesgo:
1. E laborac ión de escenarios de planeac ión y
articulac ión: En el trimestre se realizó una
cons tante partic ipac ión en escenarios munic ipales
y con entidades del orden nac ional y departamental,
as is tenc ias técnicas a Mesas Departamental esde
Infanc ia, A dolescenc ia y Juventud y articulac ión
con entidades del orden nac ional.
2 . Reuniones de seguimiento: E l 26 de agos to se
llevó a cabo la XV II I ses ión de C omis ión
Intersec torial en la sala 4 de la C asa de Nariño.
Es ta reunión a la cual as is tieron 45 personas ,
contempló dos puntos generales en la agenda
No
15/ene/2016 10:51
E l riesgo "Débil articulac ión de la P olítica de
P revenc ión del Rec lutamiento que obs taculice la
priorizac ión de los munic ipios " no se materializa de
acuerdo con el seguimiento realizado para es te
semestre final, pues una vez valorados los
controles se evidenc ia que la articulac ión
adelantada por la C onsejería P res idenc ial para los
Derechos Humanos ha permitido el buen ejerc ic io
de la identificac ión y priorizac ión munic ipal.
A dic ional a lo anterior, se hace un repaso de los
controles que se analizaron para soportar y
evidenc iar la no materializac ión del riesgo:
1. E laborac ión de escenarios de planeac ión y
articulac ión: En el trimestre se realizó una
cons tante partic ipac ión en escenarios munic ipales
y con entidades del orden nac ional y departamental,
as is tenc ias técnicas a Mesas Departamentales de
Infanc ia, A dolescenc ia y Juventud y articulac ión
con entidades del orden nac ional.
2 . Reuniones de seguimiento y espac ios:
Territorializac ión:
• C artografía en V alle del C auca con NNA y
No
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
No NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on la política de manejo del riesgo se
pretende evitar incurrir en el incumplimiento
a los compromisos adquiridos con los
miembros de la C omis ión Intersec torial,
entidades departamentales y munic ipales .
1 . Falta de implementac ión de la política.
2 . P érdida de c redibilidad y confianza por no cumplir
con tareas y responsabilidades .
3 . No ejecuc ión de recursos apropiados en el
proyec to.
4 . P érdida de c redibilidad y confianza por parte de
las entidades por no cumplir con las
responsabilidades .
5 . Escaso monitoreo de la dinámica de
rec lutamiento.
6 . Des informac ión en la toma de dec is iones .
Juan Manuel Mejia Salazar Moderada Moderado
15/abr/2016 11:04
Es te riesgo no se materializa de acuerdo con el
seguimiento realizado para es te trimestre, pues una
vez valorados los controles se evidenc ia que la
articulac ión adelantada por la C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos ha
permitido el buen ejerc ic io de la identificac ión y
priorizac ión munic ipal.
A dic ional a lo anterior, se hace un repaso de los
controles que se analizaron para soportar y
evidenc iar la no materializac ión del riesgo:
1. E laborac ión de escenarios de planeac ión y
articulac ión: En el trimestre que inic ia el año se
partic ipó en escenarios munic ipales y con
entidades del orden nac ional y departamental.
2 . Reuniones de seguimiento y espac ios:
Territorializac ión:
• Solic itud para el ajus te de las competenc ias de
la Secretaría Técnica – C onsejería P res idenc ial
para la C IA T para los munic ipios de Tumaco,
Franc isco P izarro y Mosquera (Nariño).
• C onvocatoria a los 13 A lcaldes , la
No
13/jul/2016 14:32
Zona de riesgo alta 9A ctivo
Débil articulac ión de la P olítica
de P revenc ión del Rec lutamiento
que obs taculice la priorizac ión
de los munic ipios
Débil pues ta en marcha de los compromisos de
priorizac ión y as is tenc ia técnica adquiridos por el
equipo de Territorializac ión, O bservatorio y
C omponente de Seguimiento a C asos de la
Secretaría Técnica de la C omis ión Intersec torial
A C C :A sesorar el diseño y la ejecuc ión de políticas ,
planes y proyec tos necesarios para el cumplimiento
de las prioridades de Gobierno.
A C :
A c tualizar y ponderar los fac tores de riesgo y hacer
seguimiento a los casos de amenaza o de
ocurrenc ia efec tiva de rec lutamiento y utilizac ión
contra niños , niñas y adolescentes con miras a
ac tualizar la priorizac ión de los munic ipios para la
ac tuac ión de las entidades integrantes de la
C omis ión Intersec torial
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
GF Evitar el riesgo
A plicativo SIIF Nac ión
GF Definic ión del responsable de la caja menor Evitar el riesgo
A mparar los recursos con polizas de seguros
T ransporte de valores con las medidas de seguridad
exigidas por las compañias de seguros
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 1Gestión Financ iera
Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 ImprobableA c tivo
09/ene/2014 08:31
De acuerdo con la informac ión reportada por los
responsables del manejo de las cajas menores , la
cual se adjunta, los riesgos asoc iados no se
materializaron, por lo tanto los controles se
No
02/may/2014 00:00
de acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los
responsables del manejo de las cajas menores ,
durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de
2014) ninguno de los riesgos asoc iados al manejo
de las C ajas Menores se materializo, por tanto
No
15/oc t/2015 18:41
E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas
que amparan es tos recursos .
Los encargados de monitorear es tos riesgos con
los responsables del manejo de las cajas menores ,
No
Si
E l Departamento A dminis trativo de la
pres idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice,
cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas
menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo
anualmente la pólizas que amparan es tos
recursos .
Debilidad en la revis ión de la documentac ión
soporte de gas tos
01/mar/2013 19:11
Se presentan un sobrante en la s iguiente caja
menor los cuales obedecen al fracc ionamiento de la
moneda.
C aja Menor del Á rea A dminis trativa del
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la República $-28
Teniendo en cuenta que durante los meses de enero
y febrero no se materializaron los riesgos
No
Si
A rqueos periódicos a las cajas menores Reduc ir el riesgo
A s ignac ión de C ajas Fuertes con c laves C ompartir o trans ferir
C ontrol y verificac ión del archivo ordenando la
trans ferenc ia de recursos a las entidades 28/dic /2012 21:03
01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
25/oc t/2012 23:59
Dentro de los controles que se tienen previs tos se
es tablec io "P ara el caso de la caja menor de
viáticos al interior que efec túa pagos a través de
abono en cuenta, el responsable del manejo de la
caja menor debe verificar la informac ión regis trada
en el archivo ordenando la trans ferenc ia de
recursos", s in embargo es te control no se cumplió
No
C atas trófico Zona de riesgo extrema 10
31/mar/2015 16:08
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas
que amparan es tos recursos .
Los responsables del manejo de las cajas menores
efec túan el monitoreo de es te riesgo. Se anexa el
No
10/jul/2015 08:44
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas
que amparan es tos recursos .
Los responsables del manejo de las cajas menores
efec túan el monitoreo de es te riesgo, de acuerdo
con su informac ión es te no se ha materializado.
No
Gestión Financ iera
Fraude en el manejo de los
recursos as ignados a las cajas
menores
A C C : Manejar los recursos as ignados a las C ajas
Menores
La Entidad anualmente cons tituye cajas menores a
través de las cuales se realizan pagos en efec tivo y
cheques , por tanto se deben cumplir con los
lineamientos es tablec idos para el manejo de es tas
y con las medidas de seguridad exis tentes para
evitar el hurto de dinero.
No disponer de cajas fuertes para el control del
dinero en efec tivo y documentos de valor
1 . Detrimento patrimonial
2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y fis cales
3 . P érdida de imagen ins tituc ional
No cumplir con la medidas de seguridad exis tentes
Falta de revis ión de las cuentas bancarios de los
benefic iarios .
No seguir los lineamientos es tablec idos por la
Entidad para el manejo de los recursos as ignados a
Manipulac ión o adulterac ión de los soportes de la
31/mar/2016 17:37
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,
rubro de afec tac ión correc ta y con recursos
sufic ientes , de tal manera que durante el primer
trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 503
certificados de disponibilidad (expedidos , más
adic iones y reducc iones), acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a marzo 31 de 2016, se revisaron
los 503 cdp expedidos y 927 regis tros
No
01/jul/2016 18:25
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,
rubro de afec tac ión correc ta y con recursos
sufic ientes , de tal manera que durante el segundo
trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 190
certificados de disponibilidad (expedidos , más
adic iones y reducc iones), acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a junio 30 de 2016, se revisaron
los 190 cdp expedidos y 746 regis tros
No
Efec tuar pagos s in la autorizac ión del ordenador del
05/sep/2013 11:29
De acuerdo con la informac ión reportada por los
responsables del manejo de las cajas menores ,
durante la presente vigenc ia es te riesgo no se ha
materializado, por tanto se mantienen los controles
exis tentes
En es te momento se es tá desarrollando el
aplicativo denominado "s is tema de ges tión de
comis iones", el cual es tá en paralelo, con el fin de
No
C on cortea la fecha no se ha materializado el riesgo
de hurto de dinero y cheques . P or lo anterior se
mantienen los controles exis tentes
No
09/sep/2014 00:00
De acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los
responsables del manejo de las cajas menores ,
durante el periodo (1 de mayo al 30 de agos to de
2014) ninguno de los riesgos asoc iados al manejo
de las C ajas Menores se materializo, por tanto
No
09/ene/2015 15:38
Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de
dic iembre de 2015, los responsables del manejo de
las cajas menores continuaron aplicando los
controles exis tentes con el fin de evitar que es te
riesgo se materialice. Es ta cuenta con
procedimientos , lineamientos y ac tos
adminis trativos , debidamente documentadas que
definen los controles a aplicar en la adminis trac ión
de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo
se comparte con la aseguradora, cons tituyendo
anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
No
P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
30/sep/2015 23:59
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,
rubro de afec tac ión correc ta y con recursos
sufic ientes , de tal manera que durante el tercer
trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 262
certificados de disponibilidad, acorde con es te
control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a septiembre 30 de 2015, se
revisaron los 262 cdp expedidos y 616 regis tros
presupues tales realizados .
No
30/dic /2015 16:26
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,
rubro de afec tac ión correc ta y con recursos
sufic ientes , de tal manera que durante el cuarto
trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 481
certificados de disponibilidad, acorde con es te
control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a dic iembre 30 de 2015, se
revisaron los 481 cdp expedidos y 1361 regis tros
presupues tales realizados .
No
01/abr/2015 12:07
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del
riesgo, adic ionalmente se emplea los princ ipios de
autocontrol y autoges tión. Los controles
es tablec idos son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegadas las
solic itudes de cdps se revisa que el gas to es té
amparado en el P lan A nual de A dquis ic iones y que
exis ta disponibilidad de recursos , as í durante el
primer trimestre de la vigenc ia 2015 se expidieron
517 certificados de disponibilidad.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedidos tanto
los cdp como regis tros presupues tales son
revisados tanto por la persona que los elabora
como de la persona que firma.
3 . A plicativo SIIF Nac ión: Todos los C DP y los
regis tro presupues tales son elaborados en el
Sis tema Interado de Informac ión Financ iera S.I .I .F,
aplicativo ofic ial para las Entidades que ejecutan
recursos del P resupues to de la Nac ión.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión
No
06/jul/2015 11:41
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan,
rubro de afec tac ión correc ta y con recursos
sufic ientes , de tal manera que durante el segundo
trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 230
certificados de disponibilidad, acorde con es te
control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a junio 30 de 2015, se revisaron
los 230 cdp expedidos y 539 regis tros
presupues tales realizados .
No
31/dic /2014 23:59
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de
certificados de disponibilidad y regis tros
presupues tales se realiza el autocontrol y doble
verificac ión tanto de la persona que elabora el
C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona
que firma es tos documentos y que otro punto de
control para la expedic ión de los certificados de
disponibilidad es revisar previamente antes de
expedirlo en el P lan A nual de A dquis ic iones que el
gas to es té amparando; durante el periodo de 1 de
septiembre al 31 de dic iembre de 2014, no se ha
materializado es te riesgo por lo tanto es resultado
es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han
expedido 788 certificados de disponibilidad
inc luyendo las adic iones y reducc iones a los
mismos y 2003 regis tros presupues tales
No
31/mar/2015 17:18
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República dispone de procedimientos y
normas que definen la forma de operar de las
dependenc ias y aplica los controles es tablec idos
para evitar la materializac ión del riesgo, aplicando
los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos por el Grupo de P resupues to
son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el
P lan A nual de A dquis ic iones: Una vez allegada la
solic itud de certificados de disponibilidad
revisamos contra el P lan A nual de A dquis ic iones
que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan y
con recursos sufic ientes , de tal manera que
durante el primer trimestre de la vigenc ia 2015, se
expidieron 517 certificados de disponibilidad,
acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos: una vez expedido el
certificado de disponibilidad y regis tros
presupues tales tanto de la persona que los elabora
como de una segunda revis ión de la persona que los
firma, con corte a marzo 31 de 2015, se revisaron
los 517 cdp expedidos y 861 regis tros
presupues tales realizados .
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los
No
Si Si
Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos
C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión
presupues tal del SIIF con los cuadros consolidados
del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z
09/sep/2013 14:46
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de
certificados de disponibilidad y regis tros
presupues tales se realiza el autocontrol y doble
verificac ión tanto de la persona que elabora el
C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona
que firma es tos documentos , durante el periodo de
mayo a agos to de 2013, no se ha materializado
es te riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en
es te lapso de tiempo se han expedido 356
certificados de disponibilidad y 566 regis tros
No
Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
05/sep/2013 11:43
C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo
"Dec is iones erroneas en el momento de efec tuar
los regis tros presupues tales (RC )" se formuló plan
de contingenc ia con el fin de dar a conocer la
normatividad presupues tal vigente relac ionada con
las imputac iones presupues tales , la cual se llevó a
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica dispone de
procedimientos y normas que definen la
forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar
la materializac ión del riesgo, aplicando los
princ ipios de autocontrol y autoges tión.
A dic ionalmente cuenta con un plan de
contingenc ia el cual deberá ser aplicado en
caso de materializac ión.
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 1
Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan
A nual de A dquis ic iones
02/may/2014 06:43
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de
certificados de disponibilidad y regis tros
presupues tales se realiza el autocontrol y doble
verificac ión tanto de la persona que elabora el
C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona
que firma es tos documentos y que otro punto de
control para la expedic ión de los certificados de
disponibilidad es revisar previamente antes de
expedirlo en el P lan A nual de A dquis ic iones que el
gas to es té amparando; durante el periodo de enero
1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado es te
riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en es te
lapso de tiempo se han expedido 709 certificados
de disponibilidad inc luyendo las adic iones y
reducc iones a los mismos y 1352 regis tros
presupues tales igualmente contando las adic iones
y reducc iones a los mismos e inc luyendo los
No
15/sep/2014 13:46
Teniendo en cuenta que durante el segundo
cuatrimestre de la vigenc ia 2014 es dec ir del 1 de
mayo al 31 de agos to del presente año, se puede
evidenc iar que es te riesgo no se materializó por lo
No
Revis ión del perfil de los func ionarios que ingresen
al A rea Financ iera
A c tivo
Gestión Financ iera
E fec tuar certificados de
disponibilidad y regis tros
presupues tales por un rubro
presupues tal que no
corresponda en la ejecuc ión de
la cadena presupues tal
A C C : E laborar y expedir C ertificados de
Disponibilidad P resupues tal, regis tros
presupues tales y generar informes de ejecuc ión
presupues tal;
A C :Expedir oportunamente los certificados de
disponibilidad presupues tal y los regis tros
presupues tales .
En el momento de expedir el C DP y el regis tro
presupues tal se pueden cometer errores de
asoc iac ión en el momento de manipular el s is tema
de informac ión
Desconoc imiento o incumplimiento de los
procedimientos internos , relac ionados con la
expedic ión de los certificados de disponibilidad y
1 . Sanc iones legales y/o disc iplinarias
2 . P erdida de c redibilidad
3. Desgas te adminis trativo por reprocesos
4. Hallazgos de A uditoria Interna o Externas
Desconoc imiento de la Ley General de P resupues to
y la reglamentac ión es tablec ida por el M inis terio de
Hac ienda - Direcc ión General del P resupues to
Falta de revis ión de los regis tros presupues tales
31/mar/2016 18:51
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, ha es tablec ido procedimientos y
aplica los princ ipios de autocontrol y autoges tión y
los controles es tablec idos para evitar que los
informes no se presenten oportunamente a los
entes que lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente, el seguimiento puntual
realizado a los controles exis tentes durante el
primer trimestre del año fue el s iguiente:
1 . Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones ,
competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que debe realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera
2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por
la C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: La C ontaduría
General de la Nac ión con Resoluc ión 375 del 17 de
septiembre de 2007, es tablec ió el plazo para el
reporte de la informac ión financ ieros con corte a 31
de dic iembre de 2015 has ta el 15 de febrero de
2016, dicha resoluc ión se encuentra cargada en el
aplicativo SIGEPRE para el conoc imiento y
No
24/jun/2016 08:47
Una vez revisados los riesgos asoc iados al P roceso
de Ges tión financ iera y teniendo en cuenta los
lineamientos para la adminis trac ión del riesgo
formulado por la Entidad, se solic ito ac tualizar el
riesgo denominado "Incumplimiento legal en la
presentac ión de la Informac ión Exógena, las
dec larac iones de retenc iones y los Es tados
Financ ieros", lo anterior teniendo en cuenta que se
debe ac tualizar el formato F-DE- 39 Evaluac ión de
C ontroles A soc iados a los riesgos .
No
30/dic /2015 14:14
Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ífico de func iones
y competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que deben realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera
Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la
C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: A través de
correo elec trónico se envió a todos los func ionarios
del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al
responsable de la informac ión contable del
P royec to de Fortalec imiento de M inas A ntipersonal
en C olombia, la programac ión de las fechas de
c ierre contable del aplicativo SIIF Nac ión,
es tablec idas por la C ontaduría General Nac ión. La
Resoluc ión 375 de 2007, es tablece los plazos para
la presentac ión de la informac ión C ontable P ública,
la correspondiente al mes de septiembre debía ser
transmitida el 30 de oc tubre de 2015 y la Entidad
la presentó a través del aplicativo C HIP el 31 de
oc tubre de 2015, cumpliendo as í con lo es tablec ido
en la menc ionada resoluc ión.
C on respec to a la entrega de informac ión exógena,
la fecha para remitir es ta informac ión a la DIA N, fue
No
30/dic /2015 14:15
Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ífico de func iones
y competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que deben realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera
Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la
C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: A través de
correo elec trónico se envió a todos los func ionarios
del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al
responsable de la informac ión contable del
P royec to de Fortalec imiento de M inas A ntipersonal
en C olombia, la programac ión de las fechas de
c ierre contable del aplicativo SIIF Nac ión,
es tablec idas por la C ontaduría General Nac ión. La
Resoluc ión 375 de 2007, es tablece los plazos para
la presentac ión de la informac ión C ontable P ública,
la correspondiente al mes de septiembre debía ser
transmitida el 30 de oc tubre de 2015 y la Entidad
la presentó a través del aplicativo C HIP el 31 de
oc tubre de 2015, cumpliendo as í con lo es tablec ido
en la menc ionada resoluc ión.
C on respec to a la entrega de informac ión exógena,
la fecha para remitir es ta informac ión a la DIA N, fue
No
Solic itud Disponibilidad P resupues tal F-GF-23 que
no es tén bien diligenc iadas o con errores de
V inculac ión de personal que no cuente con c riterios
22/ene/2014 16:23
Durante el periodo comprendido entre el 1o. de
septiembre al 31 de dic iembre de 2013, se
efec tuaron 424 certificados de disponibilidad
presupues tal y 1408 regis tros presupues tales
inc luyendo los efec tuados por el Fondo de
P rogramas Espec iales para la P az, con el
autocontrol tanto de la persona que elabora el
C .D.P . y regis tro presupues tal y con la revis ión en
No
Nelly Soler
07/jul/2015 11:46
E l Á rea Financ iera del Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, ha
es tablec ido procedimientos y aplica los princ ipios
de autocontrol y autoges tión y los controles
es tablec idos para evitar que los informes no se
presenten oportunamente a los entes que lo
requieran, en cumplimiento de la normatividad
vigente, el seguimiento puntual realizado a los
controles exis tentes durante el segundo trimestre
del año fue el s iguiente:
1 . Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones
y competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que deben realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera.
2 .Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la
C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: A través de
correo elec trónico se envió a todos los func ionarios
del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al servidor
público responsable de la informac ión contable del
P royec to de Fortalec imiento de M inas A ntipersonal
en C olombia, la programac ión de las fechas de
c ierre contable del aplicativo SIIF Nac ión,
No
01/oc t/2015 16:05
E l Á rea Financ iera del Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, ha
es tablec ido procedimientos y aplica los princ ipios
de autocontrol y autoges tión y los controles
es tablec idos para evitar que los informes no se
presenten oportunamente a los entes que lo
requieran, en cumplimiento de la normatividad
vigente, el seguimiento puntual realizado a los
controles exis tentes durante el tercer trimestre del
año fue el s iguiente:
1 . Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones
y competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que deben realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera
2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por
la C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: A través de
correo elec trónico se envió a todos los func ionarios
del Grupo de C ontabilidad, Fondo P az y al
responsable de la informac ión contable del
P royec to de Fortalec imiento de M inas A ntipersonal
en C olombia, la programac ión de las fechas de
No
31/mar/2015 18:18
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, ha es tablec ido procedimientos y
aplica los princ ipios de autocontrol y autoges tión y
los controles es tablec idos para evitar que los
informes no se presenten oportunamente a los
entes que lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente, el seguimiento puntual
realizado a los controles exis tentes durante el
primer trimestre del año fue el s iguiente:
1 . Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro. Se
implementó el manual de func iones de la Entidad,
en es te se es tablecen cada una de las ac tividades
y los responsables que debe realizar las
func ionarios as ignadas al Á rea Financ iera
1 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por
la C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: La C ontaduría
General de la Nac ión con Resoluc ión 035 del 5 de
febrero de 2015, prorrogo el plazo has ta el 17 de
febrero de 2015 para la presentac ión de la
No
01/abr/2015 09:39
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, ha es tablec ido procedimientos y
aplica los princ ipios de autocontrol y autoges tión y
los controles es tablec idos para evitar que los
informes no se presenten oportunamente a los
entes que lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente, el seguimiento puntual
realizado a los controles exis tentes durante el
primer trimestre del año fue el s iguiente:
1 . Definic ión de func iones para cada uno de los
func ionarios responsables en las ac tividades
c riticas de control: C on la Resoluc ión Nro.2707 de
2011, se adoptó el manual espec ifico de func iones ,
competenc ias laborales de la Entidad, en es te se
desc riben cada una de las ac tividades y los
responsables que debe realizar las func ionarios
as ignadas al Á rea Financ iera
2 . Soc ializac ión de las fechas es tablec idas por la
C ontaduría General de la Nac ión, la DIA N y la
Secretaría de Hac ienda Dis trital: La C ontaduría
General de la Nac ión con Resoluc ión 035 del 5 de
febrero de 2015, prorrogo el plazo has ta el 17 de
febrero de 2015 para la presentac ión de la
informac ión C ontable P ública con corte a dic iembre
31 de 2014, dicha resoluc ión fue comunicada a
través de correo elec trónico, la informac ión
contable fue transmitida a través del aplicativo
No
31/mar/2015 10:06
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, es tablec io procedimientos y aplica
los princ ipios de autocontrol y autoges tión y los
controles es tablec idos para evitar que los informes
no se presenten oportunamente a los entes que lo
requieran, en cumplimiento de la normatividad
vigente. Es tos controles han s ido efec tivos , por
No
16 Si NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República, es tablec ido
procedimientos y aplica los princ ipios de
autocontrol y autoges tión y los controles
es tablec idos para evitar que los informes no
se presenten oportunamente a los entes que
lo requieran, en cumplimiento de la
normatividad vigente.
1 . Sanc iones legales y disc iplinarias
2 . P érdidas económicas por multas a la EntidadDayubiri Robayo Garc ia P robable Mayor Zona de riesgo extremaA ctivo
Incumplimiento legal en la
presentac ión de la Informac ión
Exógena, las dec larac iones de
retenc iones y los Es tados
Financ ieros .
A C C : Realizar pagos
A C C : E laborar y P resentar los Es tados Financ ieros .
A C C : E laborar y presentar la informac ión exogena
Nac ional y Dis trital
A C : E laborar mensualmente los Es tados
Financ ieros
E l A rea Financ iera debe presentar periodicamente
informes a los organos de control y fis calizac ión y
por tanto se debe contar con los plazos
es tablec idos por es tas entidades , con el fin de
cumplir oportunamente.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
GD Reduc ir el riesgo
Medic ión de condic iones ambientales
GD Evitar el riesgo
V is itas Técnicas
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
GA Evitar el riesgo
GA
GA Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios Evitar el riesgoV erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al
A lmacén
A ctivo
Gestión A dminis trativa
Incumplimiento de los requis itos
técnicos y legales en el trámite
de legalizac iòn de los elementos
entregados a la Entidad, por
cualquier modalidad.
A C C :A dminis trar y controlar los bienes de la
Entidad: C orresponde a la ejecuc ión de las
ac tividades propias relac ionadas con el control y
verificac ión de inventarios .- A C : A c tualizar los
inventarios con nuevas herramientas tecnológicas .
La No legalizac ión de los elementos adquiridos o
entregados a la Entidad por cualquier modalidad
afec taría la informac ión de los inventarios que son
adminis trados por el Grupo de Recursos Fís icos .
Sis tema para el C ontrol de inventarios del DA PRE
Desconoc imiento de A c tos A dminis trativos
proferidos por otras Entidades y/o Ó rganos de
16/jun/2015 13:21
Para el primer trimestre del año 2015 no se
detec taron bienes s in la legalizac ión
correspondiente, por lo tanto los bienes
ingresados son los bienes rec ibidos por las
diferentes modalidades .
Los porcentajes presentados para el primer
trimestre del 2015 conforme al c ronograma de
inventarios , presentan una c ifra inferior al 100%,
teniendo en cuenta que en algunos
casos func ionarios , contratis tas y personal de
No
Si No
Inducc ión a los Func ionarios sobre el manejo y
control de bienes de la EntidadDesconoc imientos de los requis itos es tablec idos en
el C ontrato y A nexos técnicos , A c ta de
T rans ferenc ias o Documentos de Donac ión.10/abr/2015 18:41
Se reporta el avance de los inventarios de Recurso
Fís icos , no se evidenc ia la materializac ión del
riesgo. Se adjuntan los soprtes correspondientes .
No
01/Mar/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59 14/ene/2015 15:59
C onforme a lo revisado y reportado por el grupo de
Recusros fis icos no se ha materializado el riesgo,
se s iguen aplicando los controlesde forma
No
Moderado Zona de riesgo moderada 6
La política de manejo adoptada es la de
evitar el riesgo, conforme al Lineamiento de
A dminis trac ión del Riesgo y a la respec tiva
aplicac ión de los controles asoc iados
A dic ionalmente se asoc ia el indicador del
riesgo para el correspondiente seguimiento.
Fortalecer la
adminis trac ión y control
de los bienes muebles de
Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable
Desconoc imiento del Lineamiento para el manejo y
control de bienes de la Entidad y del procedimiento
de Entrada y regis tro de elementos devolutivos o de
1 .P erdidas de los elementos
2 . Sanc iones Disc iplinarias
3 . Inves tigac iones Fiscales
4 . Demandas para la Entidad
08/ene/2016 23:59
Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto
trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a
verificar y analizar los controles es tablec idos para
evitar el riesgo de las demoras en la pres tac ión del
servic io de aseo y cafetería, as í:
Sis tema de Servic ios C ompartidos para las
solic itudes de servic ios :
Dentro del seguimiento y control de los servic ios
solic itados por el aplicativo de servic ios
compartidos , se evidenc ia que durante el cuarto
trimestre se garantizó la pres tac ión de los servic io
de aseo y cafetería requeridos por las diferentes
dependenc ias . P ara soporte del mismo, se adjunta
el regis tro diario de la bitácora del Grupo de
Servic ios Generales , a la cual tenemos acceso
c inco func ionarios del grupo, en donde se puede
visualizar toda la informac ión de dichos servic ios .
P res tac ión de Servic io de C afetería alterno con
personal contratis ta de A seo:
En virtud de la orden de compra 4977 para la
pres tac ión del servic io de aseo y cafetería, la cual
tiene vigenc ia has ta el 31 de oc tubre de 2016, se
logró hacer la programac ión de los servic ios , con el
fin de cubrir el personal de planta que presento
ausenc ias por diferentes s ituac iones
No
A ctivo
Gestión A dminis trativa
Demoras en la pres tac ión de
servic io de aseo y cafetería para
la atenc ión de las sedes de la
Entidad.
A C C : P rogramar y pres tar o suminis trar los bienes
y servic ios solic itados . Insufic ienc ia en el personal
para la pres tac ión de los servic ios de aseo y
cafetería, que se programan de acuerdo con las
neces idades de los demás procesos y c lientes .
Si No
Definic ión de P rocedimientos y A cuerdos de
N iveles de Servic ios Incumplimiento parc ial en las obligac iones
pres tadas por los C ontratis tas proveedores de Seguimiento a la programac ion de los bienes y
Fallas en el s is tema de servic ios compartidos
Suspens ión del suminis tro de los servic ios públicos
Insufic ienc ia del personal para la pres tac ión del
C as i certeza Moderado Zona de riesgo extrema 15Diana M ireya Munar Moreno C as i certeza Moderado Zona de riesgo extrema 15
A dquis ic ión de los Bienes y Servic ios requeridos
para la pres tac ion de los servic ios compartidos
Inc remento intempestivo del número de reuniones y
ac tividades en las diferentes sedes .
23/abr/2015 16:51
Se revisan las etapas de Ges tion del riesgo, para el
primer trimestre del año no se materialzó, se
presentaron 3 servic ios rechazados los cuales
obedecen a la causales anexas en el informe, que
obedecen mas las forma en la que se hizo la
No
Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
Situac iones A dminis trativas presentadas con el
personal de planta (permisos , licenc ias por
enfermedad, no remuneradas , etc ..)
1 .Insatis facc ión del C liente Interno.
2 .Incumplimiento en la programac ión de los
servic ios .
Incumplimiento parc ial en las obligac iones
pres tadas por el C ontratis ta de A seo, en lo
correspondiente al servic io de cafetería.
A c tivo
Gestión A dminis trativa
Incumplimiento en la pres tac ión
de los Servic ios C ompartidos a
cargo de Ges tión A dminis trativa
A C C : P res tar o suminis trar los bienes y servic ios
solic itados
Situac iones A dminis trativas presentadas con el
personal de planta (permisos , licenc ias por
enfermedad, no remuneradas , etc ..)
Insatis facc ión del C liente Interno.
Incumplimiento de las func iones a cargo del Á rea
A dminis trativa
07/abr/2016 11:46
De acuerdo con el monitoreo del riesgo en relac ión
a la "Demora enla pres tac ión de servic io de aseo y
cafeteria para la atenc ión de las sedes de la
Entidad" correspondiente al primer trimestre de
2016, me permito informar que no hubo
materializac ión del riesgo y que se aplicaron los
controles respetivos:
• Seguimiento y control a la bitácora c reada por
el Gripo de Servic ios Generales en relac ión con los
servic ios compartidos .
• Se tiene continuidad en la contratac ión del
servic io de aseo y cafetería.
Es to nos permitió garantizar la pres tac ión de los
servic ios agendados tantos los de rutina como las
neces idades urgentes que se requieren por el
c liente interno, durante el primer trimestre del
No
13/jul/2016 18:34
De acuerdo con el monitoreo del riesgo en relac ión
a la "Demora enla pres tac ión de servic io de aseo y
cafeteria para la atenc ión de las sedes de la
Entidad" correspondiente al segundo trimestre de
2016, me permito informar que NO hubo
materializac ión del riesgo y que se aplicaron los
controles respetivos:
• Seguimiento y control a la bitácora c reada por
el Gripo de Servic ios Generales en relac ión con los
servic ios compartidos .
• Se tiene continuidad en la contratac ión del
servic io de aseo y cafetería.
Es to nos permitió garantizar la pres tac ión de los
servic ios agendados tantos los de rutina como las
neces idades urgentes que se requieren por el
c liente interno, durante el primer trimestre del
No
07/oc t/2015 07:50
Dando cumplimiento al seguimiento del tercer
trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a verficar
y analizar los controles es tablec idos para evitar el
riesgo de las demoras en la pres tac ión del servic io
de aseo y cafeteria, as í:
Sis tema de Servic ios C ompartidos para las
solic itudes de servic ios :
Dentro del seguimiento y control de los servic ios
solic itados por el aplicativo de servic ios
compartidos , se evidenc ia que durante el segundo
trimestre se garantizo la pres tac ión de los servic io
de aseo y cafetería requeridos por las diferentes
dependenc ias . P ara soporte del mismo, se adjunta
el regis tro diario de la bitácora del Grupo de
Servic ios Generales , a la cual tenemos acceso
c inco func ionarios del grupo , en donde se puede
visualizar toda la informac ión de dichos servic ios .
P res tac ión de Servic io de C afetería alterno con
personal contratis ta de A seo:
En virtud de la orden de compra 1601 para la
pres tac ión del servic io de aseo y cafeteria, se logro
hacer la programac ión de los servic ios , con el fin de
cubrir el personal de planta que presento ausenc ias
por diferentes s ituac iones adminis trativas
presentadas como vacac iones , licenc ias , permisos .
Suscripc ión de Insumos Técnicos para la
contratac ión de aseo y cafetería:
Si No
P res tac ion de Servic io de C afeteria alterno con
personal contratis ta de A seo
10/abr/2015 14:09
Para el primer trimestre del año 2015 no se
materializo el riesgo, exis ten tres solic itudes
cerradas insatis fac toriamente pero es tas
responden a errores en la solic itud en el regis tro
como se envidenc ia en el informe correpondiente.
No
Gestión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:5914/ene/2015 09:45
No se materializo el riesgo durante el trismetre, se
aplicaron los controles del riesgo. Se adjuntan lo
soportes correspondientes .
No
P robable Ins ignificante Zona de riesgo moderada 4
Se asoc ia el indicador del riesgo "Eventos
con demoras en la pres tac ión del servic io
de aseo y cafetería" y a la acc ion
adminis trac ión del riesgo "PO P -2015 A rea
A dminis trativa Es trategia 6"
PA -2015-2018 A rea
A dminis trativa Es trategia
Sis tema de Servic ios C ompartidos para las
solic itudes de servic ios
16/jun/2015 11:50
Para el primer trimestre del año 2015, en la etapa
de Monitoreo del riesgo y ejecuc ión controles se
identificaron servic ios C errado Satis fac toriamente,
C errados por Imprevis tos , Servic ios Rechazados e
Insatis fac torios . De los servic ios insatis fac torios
se logró identificar que:
• Q ue hubieron errores en el regis tró del
aplicativo.
• E l servic io no se pres tó debido, no se tenía
No
30/sep/2015 23:59
Dando cumplimiento al seguimiento del segundo
trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a verficar
y analizar los controles es tablec idos para evitar el
riesgo de las demoras en la pres tac ión del servic io
de aseo y cafeteria, as í:
Sis tema de Servic ios C ompartidos para las
solic itudes de servic ios :
Dentro del seguimiento y control de los servic ios
solic itados por el aplicativo de servic ios
compartidos , se evidenc ia que durante el segundo
trimestre se garantizo la pres tac ión de los servic io
de aseo y cafetería requeridos por las diferentes
dependenc ias . P ara soporte del mismo, se adjunta
el regis tro diario de la bitácora del Grupo de
Servic ios Generales , a la cual tenemos acceso
c inco func ionarios del grupo , en donde se puede
visualizar toda la informac ión de dichos servic ios .
P res tac ión de Servic io de C afetería alterno con
personal contratis ta de A seo:
En virtud de la orden de compra 1601 para la
pres tac ión del servic io de aseo y cafeteria, se logro
hacer la programac ión de los servic ios , con el fin de
cubrir el personal de planta que presento ausenc ias
por diferentes s ituac iones adminis trativas
presentadas como vacac iones , licenc ias , permisos .
Suscripc ión de Insumos Técnicos para la
contratac ión de aseo y cafetería:
No
Suscripc ión de Insumos Técnicos para la
contratac ion de aseo y cafeteria.
No
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
Gestión Administrativa
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Desconoc imiento en la programac ión del P lan A nual
de A dquis ic iones . Modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones para
la entrega oportuna de es tudios previos y
No
07/abr/2016 16:15
Me permito informar que para el primer trimestre del
año 2016, se atendieron oportunamente las
solic itudes de anális is del sec tor y de los
oferentes; lo que nos permite evidenc iar que no se
materializó el riesgo y se aplicaron los controles
respec tivos a es te riesgo:
• Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el
P lan A nual de A dquis ic iones .
• Invitac ión para el levantamiento de
Espec ificac iones Técnicas
• V is itas Técnicas
• Base de Datos de oferentes de bienes y
servic ios .
No
13/jul/2016 18:38
Me permito informar que para el segundo trimestre
del año 2016, se atendieron oportunamente las
solic itudes de anális is del sec tor y de los
oferentes; lo que nos permite evidenc iar que NO se
materializó el riesgo y se aplicaron los controles
respec tivos a es te riesgo:
• Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el
P lan A nual de A dquis ic iones .
• Invitac ión para el levantamiento de
Espec ificac iones Técnicas
• V is itas Técnicas
• Base de Datos de oferentes de bienes y
No
30/sep/2015 10:30
De conformidad con el reporte del tercer trimestre
de la vigenc ia 2015, se evidenc ia que dentro de los
meses de julio, agos to y septiembre, se atendieron
oportunamente las solic itudes de analis is de sec tor
y de los oferentes . Lo anterior, de conformidad con
la aplicac ión de los controles definidos para evitar
la materializac ión del riesgos , as í:
Base de datos de bienes y servic ios
Durante el trimestre se realizaron ingresos de
informac ión de nuevos proveedores a la base de
datos aumentando numerosamente en proveedores
de servic ios en número de 319 y en produc tos en
un numero de 65 para un total de 384 proveedores
en la base de datos del grupo de Mercadeo y
A nális is del Sec tor de los cuales se han obtenido
por medio de búsquedas en la red, proveedores que
se presentan a los procesos de contratac ión
publicados por la entidad y de búsqueda en el
SEC O P de proveedores que pres tan servic ios o
produc tos a otras entidades del Es tado
C olombiano.
En la presente Base de Datos se puede encontrar
de qué forma se hace contac to con los pos ibles
proveedores ya sea por medio elec trónico o
telefónico.
Nota: Se anexa A rchivó en Excel de la base de
Datos del Grupo de Mercadeo y A nális is del Sec tor.
No
08/ene/2016 00:00
De conformidad con el reporte del cuarto trimestre
de la vigenc ia 2016, se evidenc ia que dentro de los
meses de julio, agos to y septiembre, se atendieron
oportunamente las solic itudes de analis is de sec tor
y de los oferentes . Lo anterior, de conformidad con
la aplicac ión de los controles definidos para evitar
la materializac ión del riesgos , as i: a. Seguimiento al
c ronograma. b. Invitac ión para el levantamiento de
espec ificac iones técnicas . c . V is itas Técnicas . d.
Base de datos de oferentes de bienes y servic ios .
Se adjuntan los documentos con el analis is
correspondientes , el cual deja como evidenc ia que
No
16/jun/2015 15:11
Para el primer trimestre de año 2015, una vez
ac tualizado el riesgo conforme a lineamiento para la
adminis trac ión del riesgo, en la etapa de monitoreo
se evidenc ia la ejecuc ión de controles :
1 .Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquis ic iones . 2 . Invitac ión para el
levantamiento de Espec ificac iones Técnicas . 3 .
V is itas Técnicas . 4 . Base de Datos de oferentes de
No
16/jul/2015 13:29
Se revisó la informac ión reportada por el Grupo de
Mercadeo, no se reporta ni se evidenc ia la
materializac ión del riesgo, la ejecuc ión de los
controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo
anterior, se adjunta el informe correspondiente al
segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de
No
No No
PA -2015-2018 A rea
A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
30/ene/2014 18:41
A l día 31 de dic iembre de 2013 la todos los
contratos se vienen cumpliendo a satis facc ión, s in
que sean reportado algún requerimiento de
audienc ia, que implicara la dec laratoria de
incumplimiento del contrato.
Sin embargo en el mes de dic iembre, el Grupo de
Infraes truc tura reportó un presunto incumplimiento
que fue debidamente reportado a el Á rea de
C ontratos realizándose la correspondiente
audienc ia de descargos el día 9 de Enero, donde se
impus ieron las sanc iones y la dec laratoria de
incumplimiento, cabe anotar que a la fecha no
exis te ac to adminis trativo debidamente expedido
Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquisc iones .
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
La política de manejo adoptada es la de
evitar el riesgo, conforme al Lineamiento de
A dminis trac ión del Riesgo y a la respec tiva
aplicac ión de los controles asoc iados
A dic ionalmente se asoc ia el indicador del
riesgo para el correspondiente seguimiento.
1 . Incumplimiento de los plazos es tablec idos en el
P lan A nual de A dquis ic iones
2. Incumplimiento de los objetivos ins tituc ionales
del Á rea A dminis trativa
3 . No se puedan pres tar a tiempo los servic ios
requeridos para la Entidad.
Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
14/ene/2015 11:11
Se realizan los controles para el manejo del
riesgo, lo que a permitido la no materializac ion del
riesgo. Se adjuntan los soportes correspondientes .
No
10/abr/2015 15:33
De acuerdo al seguimiento realizado en el primer
trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la
elaborac ión del documento de anális is del sec tor y
de oferentes”, se evidenc ia que no se ha
materializado el riesgo ya que la informac ión de
anális is del sec tor se realiza a tiempo y es
entregada al técnico encargado de cada proceso.
Se realizaron ac tividades de control como fueron el
seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquis ic iones , las vis itas técnicas
realizadas por parte de los oferentes y la
ac tualizac ión continua de la base de datos de
oferentes de bienes y servic ios .
Se anexan las evidenc ias respec tivas a las
No
30/abr/2014 17:57
A l día 30 de A bril de 2014 todos los contratos se
vienen cumpliendo a satis facc ión, a la fecha no se
ha efec tuado audienc ia de descargos para verificar
el cumplimiento parc ial o el incumplimiento de
algunos de los contratos a cargo del Á rea
A dminis trativa. Dentro del cuatrimestre, se efec túo
la audienc ia de dec laratoria de incumplimiento, para
el contrato que se había reportado a 30 de enero,
s in embargo, como a la fecha el ac to adminis trativo
no ha s ido susc rito por el ordenador del gas to
competente, no se reportara dentro del indicador
del riesgo, con corte a es ta fecha. Una vez en firme
No
30/jun/2016 08:00
Para el segundo trimestre del año 2016 se reporta
el indicador en donde se identifica que no se
materializo el riesgo.
Se aplicaron los controles respec tivos:
- A c ta de inspecc ión del es tado de la
documentac ión en el A rchivo C entral
- Medic ión de condic iones ambientales
Es tos controles fueron aplicados en las vis itas
técnicas a los depos itos del A rchivo General de la
Nac ión.
No
A ctivo
Gestión Documental
Incumplimientos técnicos ,
legales y financ ieros en la
elaborac ión de es tudios previos
y documentos soportes , para la
adquis ic ión de bienes , obras y
servic ios del A rea
A dminis trativa.
A C : P reparar y entregar insumos técnicos para la
ejecuc ión del presupues to programado en el P lan
A nual de A dquis ic iones de la dependenc ia.
A C C : Rec ibir y adminis trar los bienes y servic ios :
(V er. P roceso A dquis ic ión de Bienes y Servic ios y
Manual de C ontratac ión)
La no elaborac ión de los es tudios previos y
documentos soporte acorde con los tiempos
definidos en el PA A afec tará la adquis ic ión de
bienes , obras y servic ios suminis trados por el Á rea
A dminis trativa.
Desconoc imiento de las espec ificac iones técnicas
del bien, obra o servic io
08/ene/2016 23:59
Dentro del cuarto trimestre de la vigenc ia 2015, se
reporta que a la fecha no se ha materializado el
riesgo de conformidad con el s iguiente anális is a
los controles proyec tados para la mitigac ión del
riesgo, as í:
De acuerdo con la vis ita de inspecc ión, realizada el
30 de dic iembre de 2015 a las ins talac iones del
A rchivo C entral, ubicado en los depós itos 31, 36,
41, 52 Y 53 del A rchivo General dela Nac ión, no
se encontró documentac ión con daños o algún tipo
de deterioro o biodeterioro, as í como también se
verificó que las ins talac iones es tuvieran en óptimas
condic iones ambientales para la conservac ión
adecuada de los documentos . De igual forma
durante el cuarto trimestre no se reportaron
No
08/abr/2016 17:18
Para el primer trimestre del año 2016 se reporta el
indicador en donde se identifica que no se
materializo el riesgo.
Se aplicaron los controles respec tivos:
- Informe de inspecc ión del es tado de la
documentac ión en el A rchivo C entral
- Medic ión de condic iones ambientales
Es tos controles fueron aplicados en las vis itas
técnicas a los depos itos del A rchivo General de la
Nac ión.
No
A ctivo
Gestión Documental
Daño de A c tivos durante la
A dminis trac ión Documental en
el A rchivo C entral
A C C : A dminis trar A rchivo C entral - Es te riesgo se
presenta durante la A dminis trac ión Documental en
el A rchivo C entral, ocas ionando daños en los
documentos y carpetas con valor his tórico para la
Entidad.
17/sep/2014 17:38
Se identifico el presente riesgo, catalogado de
corrupc ión, elaborándose el respec tivo plan de
contingenc ia, en caso de materializac ión,
A dic ionalmente, se adjunto el plan de mejora que
busca reduc ir la probabilidad del ocurrenc ia del
No
GA Gestión A dminis trativaO fertas Técnica y Económicas mal formuladas . Invitac ión para el levantamiento de
Desconoc imiento de las modalidades de
contratac ión es tablec idas en el Decreto 1082 de Base de Datos de oferentes de bienes y servic ios .
Si 29/abr/2015 12:38
30/sep/2015 16:16
E l 30 de septiembre del 2015, se realizó vis ita de
inspecc ión a los depós itos 31, 36, 41, 52 y 53
ubicados en el A rchivo General de la Nac ión, en los
cuales ac tualmente se cus todia la documentac ión
del A rchivo C entral, con el fin de identificar y
regis trar la documentac ión que presente daños
causados por los diferentes fac tores de deterioro.
C on base en la inspecc ión realizada, se evidenc ió lo
s iguiente:
• Los depós itos donde se encuentra almacenado
el acervo documental del A rchivo C entral, cumplen
con los requis itos mínimos y las condic iones
técnico-ambientales óptimas para la conservac ión
de los documentos .
• En el tercer trimestre del año 2015, no se
detec taron conduc tas mal intenc ionadas e
inapropiadas , en el uso de la documentac ión del
A rchivo C entral, no ocurrieron acc identes y/o
desas tres naturales , que ocas ionaran daños
irreparables en la documentac ión del A rchivo
C entral, y tampoco se no se identificó
documentac ión (carpetas o libros) con daños o
algún tipo de deterioro.
• A dic ionalmente el 1 de oc tubre de se
No
06/ene/2015 16:50
En el Tercer C uatrimestre del año 2014, no se
reportaron carpetas con daños de rasgaduras por
manipulac ión o biodeterioro por causas ambientales
en el A rchivo C entral, ubicado en los depós itos del
A rchivo General de la Nac ión. E l 26 de dic iembre
de 2014, se realizó la vis ita de inspecc ión a los
depós itos ubicados en el A rchivo General de la
Nac ión, con el fin de identificar y regis trar la
documentac ión que presente daños causados por
los diferentes fac tores de deterioro y manipulac ión.
Realizando un anális is a los controles definidos
para reduc ir el riesgo en el primer cuatrimestre, se
presentó lo s iguiente:
1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionado e
inapropiado, en el uso de la documentac ión en el
A rchivo C entral.
2 . No ocurrieron acc identes y/o desas tres
naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la
documentac ión del A rchivo C entral.
3 . No se rec ibieron reportes por parte de los
func ionarios del Grupo de Ges tión Documental, que
realizan la atenc ión de solic itudes de consulta, de
documentac ión que presentara algún tipo de daño o
deterioro.
4 . Los depós itos del A rchivo General de la Nac ión,
No
05/jun/2015 11:32
Para el primer cuatrimestre del año 2015 se
ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de
trabajo llevó a cabo vis titas de inspecc ión para
verificar el es tado de la documentac ión en el
A rchivo C entral y realizó Medic iones de
C ondic iones A mbientales , de la cual se informa
que:
Los depós itos donde se encuentra almacenado el
acervo documental del A rchivo C entral, cumple con
los requis itos mínimos y las condic iones técnico-
ambientales óptimas para la conservac ión de los
documentos .
• No ocurrieron acc identes y/o desas tres
naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la
documentac ión del A rchivo C entral
• Se detec taron documentos que fueron
maltratados o tuvieron un uso inapropiado.
Se identificaron 80 libros con biodeterioro por
humedad a los cuales se les debe realizar proceso
Si 29/abr/2015 11:58
08/may/2014 16:16
En el P rimer C uatrimestre del año 2014, no se
reportaron carpetas con daños de rasgaduras por
manipulac ión o biodeterioro por causas ambientales
en el A rchivo C entral, ubicado en los depós itos del
A rchivo General de la Nac ión.
E l 28 de abril de 2014, se realizó vis ita de
inspecc ión a los depós itos ubicados en el A rchivo
General de la Nac ión, con el fin de identificar y
regis trar la documentac ión que presente daños
causados por los diferentes fac tores de deterioro y
manipulac ión. Se realizó inspecc ión a los A rchivos
de algunas Á reas M is ionales como el P rograma de
Derechos Humanos y la O fic ina del A lto
C omis ionado para la P az.
Realizando un anális is a los controles definidos
para reduc ir el riesgo en el primer cuatrimestre, se
presentó lo s iguiente:
1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionadas e
inapropiadas , en el uso de la documentac ión en el
A rchivo C entral.
2 . No ocurrieron acc identes y/o desas tres
naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la
documentac ión del A rchivo C entral.
3 . No se rec ibieron reportes por parte de los
No
02/sep/2014 17:07
En el Segundo C uatrimestre del año 2014, no se
reportaron carpetas con daños de rasgaduras por
manipulac ión o biodeterioro por causas ambientales
en el A rchivo C entral, ubicado en los depós itos del
A rchivo General de la Nac ión.
E l 26 de agos to de 2014, se realizó vis ita de
inspecc ión a los depós itos ubicados en el A rchivo
General de la Nac ión, con el fin de identificar y
regis trar la documentac ión que presente daños
causados por los diferentes fac tores de deterioro y
manipulac ión.
Realizando un anális is a los controles definidos
para reduc ir el riesgo en el primer cuatrimestre, se
presentó lo s iguiente:
1 . No se detec taron conduc tas mal intenc ionado e
inapropiado, en el uso de la documentac ión en el
A rchivo C entral.
2 . No ocurrieron acc identes y/o desas tres
naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la
documentac ión del A rchivo C entral.
3 . No se rec ibieron reportes por parte de los
func ionarios del Grupo de Ges tión Documental, que
realizan la atenc ión de solic itudes de consulta, de
documentac ión que presentara algún tipo de daño o
No
Si No
A cc identes y desas tres naturales que pueden
ocas ionar daños irreparables en la documentac ión.
Uso inadecuado e inapropiado que generan daños
irreparables en la documentac ión.
20/nov/2013 15:00
Realizando seguimiento al riesgo, se realizaron las
s iguientes ac tividades en el cuatrimestre
comprendido entre Mayo a A gos to de 2013, para la
mitigac ión del riesgo:
1. E l 26 de agos to de 2013, se publicó la Guía G-
GD-01 de C onservac ión de Documentos , el cual
es tablece direc trices que orientan la conservac ión
de los documentos desde su producc ión has ta su
dispos ic ión final, garantizando su integridad fís ica y
func ional, s in alterar su contenido.
No
31/Dec/2016 23:59
30/ene/2013 11:32
De acuerdo a los controles que se es tablec ieron
para mitigar es te riesgo se realizaron las s iguientes
acc iones a la fecha:
1. Se realizara capac itac iones a cada una de las
dependienc ias según c ronograma 2013 (A nexo).
2 . Se es ta llevando a cabo la ac tualizac ión de las
TRD por parte de la firma SYSFO TEC LTDA
(C ontrato 417-12) que finalizara el 28 de febrero
No
Zona de riesgo alta 8
La política de manejo adoptada es la de
reduc ir el riesgo, ya que és te riesgo es
permanente pero se pude mitigar atravez de
la implementac ión de los nuevos controles
preventivos y correc tivos .
PA -2015-2018 A rea
A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00
Mayor Zona de riesgo extrema 16
Informe de inspecc ión del es tado de la
documentac ión en el A rchivo C entral
P robable Menor
C ondic iones inadecuadas de la infraes truc tura
utilizada para la conservac ión de la documentac ión.
1 . P erdida de informac ión
2. Documentac ión con biodeterioro
3. P erdida de la Memoria Ins tituc ional
4 . Sanc iones disc iplinarias
Edwin Yovanny C abrera Hurtado P robable
05/jun/2015 12:38
Para el primer cuatrimestre del año 2015 se
ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de
trabajo llevó a cabo vis titas de inspecc ión para
verificar el es tado de la documentac ión en el
A rchivo C entral y realizó Medic iones de
C ondic iones A mbientales , de la cual se informa
que:
• Los depós itos donde se encuentra almacenado
el acervo documental del A rchivo C entral, cumple
con los requis itos mínimos y las condic iones
técnico-ambientales óptimas para la conservac ión
de los documentos .
• No ocurrieron acc identes y/o desas tres
naturales , que ocas ionaran daños irreparables en la
documentac ión del A rchivo C entral
• Se detec taron documentos que fueron
maltratados o tuvieron un uso inapropiado.
Se identificaron 80 libros con biodeterioro por
Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 ImprobableA c tivo
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
30/jun/2016 21:18
E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas
que amparan es tos recursos .
Los encargados de monitorear es tos riesgos con
los responsables del manejo de las cajas menores ,
por tanto se adjunta el anális is efec tuado por cada
uno de ellos .
A dic ionalmente en la C aja Menor de V iáticos y
Gas tos de V iaje al Exterior quedo encargado el
señor Mauro José V ergara Tamara, teniendo en
cuenta que el titular el señor E frain Julio Martinez
No
Gestión Documental
30/dic /2015 10:40
La Entidad, con el fin de evitar que es te riesgo se
materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas
que amparan es tos recursos .
Los encargados de monitorear es tos riesgos con
No
31/mar/2016 23:59
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República, con el fin de evitar que es te riesgo
se materialice, cuenta con procedimientos ,
lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a aplicar
en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la
aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas
que amparan es tos recursos .
Los responsables del manejo de las cajas menores
efec túan el monitoreo de es te riesgo. Se anexa el
No
23/oc t/2015 18:42
Teniendo en cuenta la solic itud efec tuada por el
Fondo de P rogramas Espec iales para la P az, en el
cual solic ita se dé un alcance al monitoreo del
riesgo para el trimestre (1 de julio a 30 de
septiembre). Se adjunta el nuevo anális is rec ibido
No
Si
E l Departamento A dminis trativo de la
pres idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice,
cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas
menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo
anualmente la pólizas que amparan es tos
recursos .
SiC atas trófico Zona de riesgo extrema 10
Fraude en el manejo de los
recursos as ignados a las cajas
menores
A C C : Manejar los recursos as ignados a las C ajas
Menores
La Entidad anualmente cons tituye cajas menores a
través de las cuales se realizan pagos en efec tivo y
cheques , por tanto se deben cumplir con los
lineamientos es tablec idos para el manejo de es tas
y con las medidas de seguridad exis tentes para
evitar el hurto de dinero.
1 . Detrimento patrimonial
2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y fis cales
3 . P érdida de imagen ins tituc ional
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
GA Evitar el riesgo
Personal Tècnico dispues to las 24 horas para la
detecc iòn y correcc iòn de servic io
GD Evitar el riesgo
V is itas Técnicas
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
EM Reduc ir el riesgo
Enviar mensualmente correo elec tronico a los jefes
de dependenc ia, recordandoles
Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo
Evaluac ión, C ontrol y
Incumplimiento legales en la
presentac ión de informes dentro
de la fechas es tablec idas por la
norma
A C C - E laborar y presentar los informes
es tablec idos por las normas vigentes . E l DA PRE
presenta los informes es tablec idos por las normas
vigentes .
Desconoc imientos del marco legal por parte de los
responsables para presentar los informes del
proceso y o dependenc ia.
1 . Sanc iones al representante legal de la entidad.
2 . P erdida de c redibilidad de la entidad.
3 . Inves tigac iones disc iplinarias .
29/jul/2015 09:25
La O fic ina de C ontrol Interno, una vez
verificados los controles es tablec idos para és te
riesgo y evaluado, determinó que de un total de 48
informes de ley es tablec idos a cumplir en la
vigenc ia, con corte a junio 30 de 2015, se han
presentado 26, para el segundo semestre de 2015
se presentara un total de 22 informes , es de anotar
que todos los informes se han presentado dentro de
No
22/abr/2015 23:29
Es te Riesgo se A nalizó y se verificaron los
controles en reunión realizada el 7 de abril donde
partic ipo todo el equipo el equipo de trabajo de la
O fic ina de C ontrol Interno , se ac tualizo el objetivo
es tratégico y el objetivo del proceso, se
ac tualizaron las dependenc ias y se evaluaron
nuevamente los controles como también se dec idió
que los que no es taban documentados se podían
documentar y se identificó un nuevo control para
No
22/jun/2015 15:16
E l Monitoreo a és te riesgo para el presente
trimestre se llevó a cabo mediante reunión del
grupo de func ionarios de la O C I, donde se verificó,
que las acc iones diseñadas y adoptadas , es tén
s iendo implementadas y efec tivas , con el ánimo de
evitar la materializac ión del riesgo y poder cumplir
con los objetivos y las metas programadas por la
ofic ina en la presente vigenc ia.
En la etapa de valorac ión se verificó el
cumplimiento de los controles as í:
1 .
E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elaboró al inic ió de la presente
vigenc ia y se es tá ac tualizando cada vez que salga
una norma donde se tenga que presentar un
informe, se encuentra ac tualizado y es tá en proceso
de documentar és te c ronograma.
2 .Seguimiento trimestral al c ronograma, según
fecha es tablec ida para la presentac ión delos
informes . A los responsables de cada dependenc ia
se es tá enviando vía correo elec trónico,
recordándoles el cumplimiento los informes del
No
07/ene/2015 09:35Los func ionarios de la O C I se reunieron para hacer
el analis is y monitoreo de és te riesgo, se subio al No
19/ene/2015 15:23
E l equipo de la O fic ina de C ontrol Interno se reunió
con el fin de monitorear és te Riesgo, donde se
verificó el cumplimiento de los controles
es tablec idos , Se anexa archivo para aprobac ión
con corte a Dic iembre 31 de 2014, donde se
relac ionan los informes de ley que presenta la
O fic ina de C ontrol Interno de la P res idenc ia de la
República, en cumplimiento del rol de evaluador
independiente. Se presentaron 52 informes de los
53 programados , debido a que el Departamento
A dmins trativo de la Fuc ión Pública cerro el
aplicativo SUIP y lo cambió por el SIGEP en el mes
de septiembre de 2014.
No
La revis ión general del riesgo se realizará el dia 31
de enero 2013, cuando es te completo el equipo de No
15/ago/2014 11:00
Informes C antidad
Informe C uenta Fiscal a la C ontraloría General de la
República. C GR SIREC I 1
Informe Ges tión C ontrac tual. C GR SIREC I 2
Informes Seguimiento a los planes de
mejoramiento. C GR SIREC I 2
Encues ta SC I DA PRE 1
Evaluac ión C I C ontable C HIP 1
Informe E jecutivo A nual 1
Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1
Informe de C ontrol Interno C ontable 1
Informe de Legalidad del Software 1
A c ta C omité de C oordinac ión de C ontrol Interno. 2
Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial
LIT IGO B 1
Informe para el C ongreso de la República 1
Informe Soporte C ertificac ión al SUIP 2
C ertificac iones Suip 2
Informe a la C ámara de Representantes 1
Informe mensual de A us teridad del Gas to 2
Informe de C elulares Resoluc ión 1623 de julio de
2011. 2
Informes Examen a los planes de mejoramiento.
C GR 1
Informes seguimiento a los planes de
No
28/ago/2014 23:59 Se asoc ia a és te Riesgo la Es trategia No 3 del PO A No
30/abr/2014 17:19 Se realizó el monitoreo respec tivo a los controles No
19/jun/2014 09:20
En el primer trimestre de 2014 se realizaron y
presentaron 16 informes que equivalen al 31% del
total, los informes de Ley presentados fueron:
1. Informe cuenta fis cal a la C GRC SIREC I
2. Informe ges tión contrac tual C GRC - SIREC I
3. Informe de seguimiento a los planes de
mejoramiento C GRC -SIREC I
4. Encues ta SC I DA PRE
5. Evaluac ión C I contable C HIP
6. Informe E jecutivo A nual
7 . Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011
8. Informe de C ontrol Interno C ontable
9 . Informe de Legalidad del Software
10. A c ta C omité de C oordinac ión del Sis tema de
C ontrol Interno
11. Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial
LIT IGO B
12. Informe soporte certificac ión al SUIP
13. C ertificac ión SUIP
14. Informe a la C ámara de Representantes
15. Informe de celulares resoluc ión 1623 de julio
de 2011
16. Informes examen a los planes de mejoramiento
No
09/ene/2014 17:28
Los controles han s ido efec tivos para prevenir su
materializac ión, la medic ión y anális is de los datos
(indicador), se presenta con corte a 31 de
dic iembre de 2013 , donde se presentaron 53
informes ,cumpliendo con el 100% de la meta
No
30/abr/2014 16:54
En el primer cuatrimestre és te Riesgo se ha
monitoreado cuatro veces , en los Subcomités que
la O fic ina de C ontrol Interno a realizado y en las
reuniones de Seguimiento que la ofic ina realiza,
donde se hace seguimiento y verificac ión a los
controles es tablec idos y se A naliza, se valora y se
monitorea, para evitar la materializac ión del mismo
y el incumplimiento de las metas y objetivos
es tablec idos , para lo cual se anexan las ac tas de
los subcomités realizados y el reporte de los
informes de Ley con corte a 31 de marzo.
1 . E l día 9 de enero de 2014 se realizó el primer
comité de seguimiento donde se informó la
ac tualizac ión del nomograma y los demás controles
2 . E l día 27 de enero de 2014 se realizó el segundo
comité de seguimiento donde se reitera la revis ión
y ac tualizac ión del nomograma de la ofic ina y los
demás controles
3 . E l día 12 de febrero de 2014 se realizó el primer
subcomité de coordinac ión de control interno donde
No
Si No
Seguimiento trimestral al c ronograma, según fecha
es tablec ida para la presentac ión de los informes14/dic /2012 12:35 Se reprograma el monitoreo para el día 21 de No
Evaluac ión, C ontrol y
Mejoramiento02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:29 09/oc t/2012 15:43
E l riesgo se ac tualozó en todas sus etapas y se
programo para el 14 de dic iembre de 2012 una No
Raro Mayor Zona de riesgo alta 4
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol Interno la politica de
adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar
la materializac ión del riesgo
"Incumplimientos legales en la
presentac ión de informes dentro de la
fechas es tablec idas por la norma", se
inc luye es trategia del P lan O perativo que
inc luye ac tividades trimestrales de control
frente a los informes de ley.
PA -2015-2018 O fic ina
de C ontrol Interno -
E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE.
A c tualizac ión del marco normativo del proceso que
obligue a presentar informes
31/ene/2013 16:58
Se seguiran aplicando los controles exis tentes y se
realizara monitoreo al normograma mensualmente
con el fin de mantener el mismo ac tualizado.
No
17/oc t/2013 10:08
E l indicador nos muestra a 31 de agos to de 2013
un resultado de cero (0) informes presentados fuera
de las fechas es tablec idas , por lo tanto los
controles es tablec idos para es te Riesgo se es tán
aplicando correc tamente, el Riesgo se encuentra
No
21/dic /2012 16:56
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
Evaluación, Control y Mejoramiento
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Gestión A dminis trativaO fertas Técnica y Económicas mal formuladas . Invitac ión para el levantamiento de
Desconoc imiento de las modalidades de
contratac ión es tablec idas en el Decreto 1082 de Base de Datos de oferentes de bienes y servic ios .
Desconoc imiento en la programac ión del P lan A nual
de A dquis ic iones . Modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones para
la entrega oportuna de es tudios previos y
No
07/abr/2016 16:15
Me permito informar que para el primer trimestre del
año 2016, se atendieron oportunamente las
solic itudes de anális is del sec tor y de los
oferentes; lo que nos permite evidenc iar que no se
materializó el riesgo y se aplicaron los controles
respec tivos a es te riesgo:
• Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el
P lan A nual de A dquis ic iones .
• Invitac ión para el levantamiento de
Espec ificac iones Técnicas
• V is itas Técnicas
• Base de Datos de oferentes de bienes y
servic ios .
No
13/jul/2016 18:38
Me permito informar que para el segundo trimestre
del año 2016, se atendieron oportunamente las
solic itudes de anális is del sec tor y de los
oferentes; lo que nos permite evidenc iar que NO se
materializó el riesgo y se aplicaron los controles
respec tivos a es te riesgo:
• Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el
P lan A nual de A dquis ic iones .
• Invitac ión para el levantamiento de
Espec ificac iones Técnicas
• V is itas Técnicas
• Base de Datos de oferentes de bienes y
No
30/sep/2015 10:30
De conformidad con el reporte del tercer trimestre
de la vigenc ia 2015, se evidenc ia que dentro de los
meses de julio, agos to y septiembre, se atendieron
oportunamente las solic itudes de analis is de sec tor
y de los oferentes . Lo anterior, de conformidad con
la aplicac ión de los controles definidos para evitar
la materializac ión del riesgos , as í:
Base de datos de bienes y servic ios
Durante el trimestre se realizaron ingresos de
informac ión de nuevos proveedores a la base de
datos aumentando numerosamente en proveedores
de servic ios en número de 319 y en produc tos en
un numero de 65 para un total de 384 proveedores
en la base de datos del grupo de Mercadeo y
A nális is del Sec tor de los cuales se han obtenido
por medio de búsquedas en la red, proveedores que
se presentan a los procesos de contratac ión
publicados por la entidad y de búsqueda en el
SEC O P de proveedores que pres tan servic ios o
produc tos a otras entidades del Es tado
C olombiano.
En la presente Base de Datos se puede encontrar
de qué forma se hace contac to con los pos ibles
proveedores ya sea por medio elec trónico o
telefónico.
Nota: Se anexa A rchivó en Excel de la base de
Datos del Grupo de Mercadeo y A nális is del Sec tor.
No
08/ene/2016 00:00
De conformidad con el reporte del cuarto trimestre
de la vigenc ia 2016, se evidenc ia que dentro de los
meses de julio, agos to y septiembre, se atendieron
oportunamente las solic itudes de analis is de sec tor
y de los oferentes . Lo anterior, de conformidad con
la aplicac ión de los controles definidos para evitar
la materializac ión del riesgos , as i: a. Seguimiento al
c ronograma. b. Invitac ión para el levantamiento de
espec ificac iones técnicas . c . V is itas Técnicas . d.
Base de datos de oferentes de bienes y servic ios .
Se adjuntan los documentos con el analis is
correspondientes , el cual deja como evidenc ia que
No
16/jun/2015 15:11
Para el primer trimestre de año 2015, una vez
ac tualizado el riesgo conforme a lineamiento para la
adminis trac ión del riesgo, en la etapa de monitoreo
se evidenc ia la ejecuc ión de controles :
1 .Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquis ic iones . 2 . Invitac ión para el
levantamiento de Espec ificac iones Técnicas . 3 .
V is itas Técnicas . 4 . Base de Datos de oferentes de
No
16/jul/2015 13:29
Se revisó la informac ión reportada por el Grupo de
Mercadeo, no se reporta ni se evidenc ia la
materializac ión del riesgo, la ejecuc ión de los
controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo
anterior, se adjunta el informe correspondiente al
segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de
No
No No
PA -2015-2018 A rea
A dminis trativa Es trategia Ges tión A dminis trativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
30/ene/2014 18:41
A l día 31 de dic iembre de 2013 la todos los
contratos se vienen cumpliendo a satis facc ión, s in
que sean reportado algún requerimiento de
audienc ia, que implicara la dec laratoria de
incumplimiento del contrato.
Sin embargo en el mes de dic iembre, el Grupo de
Infraes truc tura reportó un presunto incumplimiento
que fue debidamente reportado a el Á rea de
C ontratos realizándose la correspondiente
audienc ia de descargos el día 9 de Enero, donde se
impus ieron las sanc iones y la dec laratoria de
incumplimiento, cabe anotar que a la fecha no
exis te ac to adminis trativo debidamente expedido
Seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquisc iones .
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
La política de manejo adoptada es la de
evitar el riesgo, conforme al Lineamiento de
A dminis trac ión del Riesgo y a la respec tiva
aplicac ión de los controles asoc iados
A dic ionalmente se asoc ia el indicador del
riesgo para el correspondiente seguimiento.
1 . Incumplimiento de los plazos es tablec idos en el
P lan A nual de A dquis ic iones
2. Incumplimiento de los objetivos ins tituc ionales
del Á rea A dminis trativa
3 . No se puedan pres tar a tiempo los servic ios
requeridos para la Entidad.
Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
14/ene/2015 11:11
Se realizan los controles para el manejo del
riesgo, lo que a permitido la no materializac ion del
riesgo. Se adjuntan los soportes correspondientes .
No
10/abr/2015 15:33
De acuerdo al seguimiento realizado en el primer
trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la
elaborac ión del documento de anális is del sec tor y
de oferentes”, se evidenc ia que no se ha
materializado el riesgo ya que la informac ión de
anális is del sec tor se realiza a tiempo y es
entregada al técnico encargado de cada proceso.
Se realizaron ac tividades de control como fueron el
seguimiento al c ronograma es tablec ido en el P lan
A nual de A dquis ic iones , las vis itas técnicas
realizadas por parte de los oferentes y la
ac tualizac ión continua de la base de datos de
oferentes de bienes y servic ios .
Se anexan las evidenc ias respec tivas a las
No
30/abr/2014 17:57
A l día 30 de A bril de 2014 todos los contratos se
vienen cumpliendo a satis facc ión, a la fecha no se
ha efec tuado audienc ia de descargos para verificar
el cumplimiento parc ial o el incumplimiento de
algunos de los contratos a cargo del Á rea
A dminis trativa. Dentro del cuatrimestre, se efec túo
la audienc ia de dec laratoria de incumplimiento, para
el contrato que se había reportado a 30 de enero,
s in embargo, como a la fecha el ac to adminis trativo
no ha s ido susc rito por el ordenador del gas to
competente, no se reportara dentro del indicador
del riesgo, con corte a es ta fecha. Una vez en firme
No
23/abr/2015 15:21
Durante el primer trimestre del año 2015 con
relac ión al riesgo “SUSPENSIÓ N MA SIV A DEL
FLUIDO ELÉC TRIC O EN LA S SEDES DE LA
PRESIDENC IA DE LA REPÚBLIC A ” se informa que
se realizó la ac tualizac ión del riesgo y en la etapa
de monitoreo se evidenc ian la ejecuc ión de
controles correc tivos y preventivos . C onforme a lo
reportado el Grupo de Infraes truc tura y
Mantenimiento que el riesgo se materializó el día
16 de Febrero de 2015 en el Edific io de la
propiedad horizontal “DA PRE- FO NDO DE
PRO MO C IÓ N DE LA C ULTURA ”, la falla se detec tó
requiriendo al operador comerc ial, el servic io fue
res tablec ido oportunamente. P or lo anterior frente a
la adminis trac ión del riesgo es necesario
documentar y formular un P lan de C ontingenc ia.
Si 16/abr/2015 15:22
29/abr/2015 10:08
E l Grupo de Infraes truc tura y Mantenimiento allega
soportes de la ejecuc ión de controles de
mantenimiento de las P lantas E léc tricas del mes de
Si 16/feb/2015 10:15
13/jul/2016 17:05
Para es te segundo trimestre de acuerdo con el
monitoreo del riesgo " "Suspens ión Mas iva del
Fluido E léc trico de las Sedes de la P res idenc ia "
correspondiente al segundo trimestre del año 2016,
me permito informar que no se materializó el riesgo
y que se aplicaron los controles respetivos .
, me permito informar que no se materializó el
riesgo y que se aplicaron los controles respetivos
• Mantenimiento correc tivo y preventivo de los
equipos eléc tricos
• Implementac ión de soporte téccnico con el
O perador comerc ial
• Seguimiento a las rutinas de inspecc ión
No
A ctivo
Gestión Documental
Incumplimientos técnicos ,
legales y financ ieros en la
elaborac ión de es tudios previos
y documentos soportes , para la
adquis ic ión de bienes , obras y
servic ios del A rea
A dminis trativa.
A C : P reparar y entregar insumos técnicos para la
ejecuc ión del presupues to programado en el P lan
A nual de A dquis ic iones de la dependenc ia.
A C C : Rec ibir y adminis trar los bienes y servic ios :
(V er. P roceso A dquis ic ión de Bienes y Servic ios y
Manual de C ontratac ión)
La no elaborac ión de los es tudios previos y
documentos soporte acorde con los tiempos
definidos en el PA A afec tará la adquis ic ión de
bienes , obras y servic ios suminis trados por el Á rea
A dminis trativa.
Desconoc imiento de las espec ificac iones técnicas
del bien, obra o servic io
08/ene/2016 23:59
Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto
trimestre de la vigenc ia 2015, se verificaron y
analizaron los controles es tablec idos para evitar el
riesgo de suspens ión mas ia del fluido elec trico, as í:
Implementac ión de soporte con el operador
comerc ial.
Mantenimiento correc tivo y preventivo de los
equipos eléc tricos .
Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente.
P ersonal técnico dispues to las 24 horas para la
direcc ión y correcc ión de servic io.
De acuerdo con el analis is de los controles y los
resultados del seguimiento, no se reportaron
eventos de suspens ión mas iva ni parc ial del fluido
No
07/abr/2016 11:52
De acuerdo con el monitoreo del riesgo en relac ión
a la "Suspens ión Mas iva del Fluido E léc trico de las
Sedes de la P res idenc ia " correspondiente al primer
trimestre del año 2016, me permito informar que no
se materializó el riesgo y que se aplicaron los
controles respetivos
• Mantenimiento correc tivo y preventivo de los
equipos eléc tricos
• Implementac ión de soporte téccnico con el
O perador comerc ial
• Seguimiento a las rutinas de inspecc ión
permanente
• P ersonal Técnico dispues to las 24 horas para
No
17/sep/2014 17:38
Se identifico el presente riesgo, catalogado de
corrupc ión, elaborándose el respec tivo plan de
contingenc ia, en caso de materializac ión,
A dic ionalmente, se adjunto el plan de mejora que
busca reduc ir la probabilidad del ocurrenc ia del
No
GA
Si No
PA -2015-2018 A rea
A dminis trativa Es trategia
Á REA
A DMINISTRA T IV A01/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:59
20/ene/2015 17:53
No se ha materializado el riesgo y una vez revisado
y consultado con el grupo, se informa que se vienen
realizando los controles preventivos y correc tivos .
Implementac ión de Soporte Técnico con el
O perador C omerc ial
C as i certeza Menor Zona de riesgo alta 10
Se realizó la ac tualizac ión y revis ión
del riesgo, efec tuado el cuadro de controles
el riesgo és te se ubica en una zona de
riesgo alta, la política de manejo adoptada
será la de reduc ir el riesgo mediante el
fortalec imiento de los equipos eléc tricos y
elaborac ión de planes de contingenc ia.
A dic ionalmente, se asoc iará el indicador
correspondiente para la medic ión del riesgo.
1 . A fec tac ión de los servic ios internos y mis ionales
que se pres tan.
2 . Insatis facc ión del c liente interno y externo
3. Situac iones de Emergenc ias
4 . V ulnerabilidad del Sis tema de Seguridad.
Diana M ireya Munar Moreno C as i certeza Mayor Zona de riesgo extrema 20
16/jul/2015 16:20
Para el segundo trimestre del presente, no se
materializó el riesgo, se ejecutaron los s iguientes
controles delo cueles se adjuntan los controles
correspondientes:
• Implementac ión de Soporte Técnico con el
O perador C omerc ial:
Se cuentan con los del O perador C omerc ial
C O DENSA y el nombre del contac to con el que la
P res idenc ia tiene primer contac to en el evento de
una “Emergenc ia”. A sesor C omerc ial: O lga O rtiz,
(se adjunta el Brochure de la empresa.)
• Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos eléc tricos:
Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual
adjunto soportes . Sobre el cual se hacen el
mantenimiento que se requieran sobre los equipos .
P ara su evidenc ia se adjuntan los informes de
mantenimiento de los meses de A bril, Mayo y
Junio.
• Seguimiento a las Rutinas de inspecc ión
permanente:
Se evidenc ia la realizac ión de rutinas de
inspecc ión, se adjuntan par su soporte de las la
No
30/sep/2015 23:59
Dando cumplimiento al seguimiento del segundo
trimestre de la vigenc ia 2015, se verificaron y
analizaron los controles es tablec idos para evitar el
riesgo de suspens ión mas ia del fluido elec trico, as í:
Implementac ión de soporte con el operador
comerc ial.
Mantenimiento correc tivo y preventivo de los
equipos eléc tricos .
Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente.
P ersonal técnico dispues to las 24 horas para la
direcc ión y correcc ión de servic io.
No
22/may/2015 11:49
Se adjuntan los soportes correspondientes sobre
ejecuc ión de controles del riesgo: Implementac ión
de Soporte Técnico con el O perador C omerc ial,
Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos eléc tricos , Seguimiento a las Rutinas de
inspecc ión permanente, P ersonal Técnico
dispues to las 24 horas para la detecc ión y
correcc ión de servic io, que se realizaron durante el
primer trimestre del año. P ese a que el riesgo se
materializó, és te no obedec ió a la falta de controles
s ino una s ituac ión imprevis ta y que se saklae de la
es fec ra de contro de la entidad.
A c tivo
Gestión A dminis trativa
SUSPENSIO N MA SIV A DEL
FLUIDO ELEC TRIC O EN LA S
SEDES DE LA PRESIDENC IA
DE LA REPÙBLIC A
A C C : P rogramar y pres tar o suminis trar los bienes
y servic ios solic itados
Fallas en la pres tac ión del servic io del operador
comerc ial de servic io eléc trico
08/ene/2016 23:59
Dando cumplimiento al monitoreo trimestral de los
riesgos del proceso de ges tion adminis trativa, se
procede hacer la verificac ión de lo correspondiente
al cuarto trimestre (oc tubre-noviembre-dic iembre),
as í:
De acuerdo con los controles es tablec idos dentro
del trimestre que se reporta, se realizo la
verificac ión fis ica de los bienes , de acuerdo con el
c ronograma es tablec ido; as i mismo se efec tuaron
todos los regis tros de ingreso al almacén, de
acuerdo con las aquis ic iones efec tuadas por las
diferentes dependenc ias . A l corte del 31 de
dic iembre, despues de aplicar los controles , se
evidenc ia que todos los bienes que fueron
No
12/abr/2016 16:17
Me permito informar que durante el primer trimestre
del año 2016 no se detec taron bienes s in legalizar.
P or es ta razón el Riesgo no se materializó.
A dic ionalmente se iinforma que se aplicaron los
s iguientes controles :
• Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios
• V erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al
A lmacén
Dentro de la operac ión que realiza el Grupo de
Recursos Fís icos , se realizaron 80 entradas con 92
elementos devolutivos que permitieron legalizar los
bienes adquiridos por la Entidad en es te primer
No
A ctivo
Incumplimiento de los requis itos
técnicos y legales en el trámite
de legalizac iòn de los elementos
entregados a la Entidad, por
cualquier modalidad.
A C C :A dminis trar y controlar los bienes de la
Entidad: C orresponde a la ejecuc ión de las
ac tividades propias relac ionadas con el control y
verificac ión de inventarios .- A C : A c tualizar los
inventarios con nuevas herramientas tecnológicas .
La No legalizac ión de los elementos adquiridos o
entregados a la Entidad por cualquier modalidad
afec taría la informac ión de los inventarios que son
adminis trados por el Grupo de Recursos Fís icos .
Daños en la central eléc trica del operador Mantenimiento C orrec tivo y P reventivo de los
equipos elec tricos
23/abr/2015 14:56
Durante el primer trimestre del año 2015 con
relac ión al riesgo “SUSPENSIÓ N MA SIV A DEL
FLUIDO ELÉC TRIC O EN LA S SEDES DE LA
PRESIDENC IA DE LA REPÚBLIC A ” se informa que
se realizó la ac tualizac ión del riesgo y en la etapa
de monitoreo se evidenc ian la ejecuc ión de
controles correc tivos y preventivos . C onforme a lo
reportado el Grupo de Infraes truc tura y
Mantenimiento que el riesgo se materializó el día
16 de Febrero de 2015 en el Edific io de la
propiedad horizontal “DA PRE- FO NDO DE
PRO MO C IÓ N DE LA C ULTURA ”, la falla se detec tó
requiriendo al operador comerc ial, el servic io fue
res tablec ido oportunamente. P or lo anterior frente a
Si 16/feb/2015 15:00
Daños en los equipos eléc tricos(generadores) de la Seguimiento a las Rutinas de inspecc ion
No
Si 16/feb/2015 12:08
30/jun/2015 23:59
Dando cumplimiento al seguimiento del segundo
trimestre de la vigenc ia 2015, se procede a
verificar y analizar los controles es tablec idos para
evitar el riesgo de las demoras en la pres tac ión del
servic io de aseo y cafetería, as í:
Implementac ión de soporte con el operador
comerc ial: E l control se mantuvo ac tivo durante el
segundo trimestre del año, el operador comerc ial
es tuvo atento a las vis itas de inspecc ión
programadas , para el seguimiento de los s is temas .
Mantenimiento correc tivo y preventivo de los
equipos eléc tricos .
Mediante el contrato 220-14 susc rito con la firma
“C ontroles y A utomatizac iones SA S la Entidad
adelanta las rutinas de mantenimiento preventivo y
acc iones correc tivas necesarias y requeridas para
asegurar la operac ión es table y segura de las
subes tac iones y plantas eléc tricas de la Entidad a
nivel Bogotá y Sopó. P ara lo anterior, se adjuntan
las planillas de control de los mantenimientos
efec tuados durante el segundo semestre del año.
Seguimiento a rutinas de inspecc ión permanente:
Durante el periodo el supervisor del contrato de
mantenimiento de plantas y subes tac iones elevó
los respec tivos informes de seguimiento a dicho
contrato. Se adjunta los informes correspondientes .
P ersonal técnico dispues to las 24 horas para la
No
30/sep/2015 08:06
Dando cumplimiento al monitoreo trimestral de los
riesgos del proceso de ges tión adminis trativa, se
procede hacer la verificac ión de lo correspondiente
al tercer trimestre (julio-agos to-septiembre), as í:
De acuerdo con los controles es tablec idos se
evidenc ia que dentro del trimestre que se reporta,
se realizo la verificac ión fis ica de los bienes , de
acuerdo con el c ronograma es tablec ido. C omo
resultado de la inspecc ión, se evidenc ió que a la
fecha todos bienes ubicados y en uso por parte de
las Dependenc ias , se encuentran ingresados en los
inventarios de la Entidad.
Frente al control de verificac ión del bien y regis tro
de ingreso al almacén, se evidenc io que durante el
trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por
No
16/jun/2015 13:21
Para el primer trimestre del año 2015 no se
detec taron bienes s in la legalizac ión
correspondiente, por lo tanto los bienes
ingresados son los bienes rec ibidos por las
diferentes modalidades .
Los porcentajes presentados para el primer
trimestre del 2015 conforme al c ronograma de
inventarios , presentan una c ifra inferior al 100%,
teniendo en cuenta que en algunos
casos func ionarios , contratis tas y personal de
No
13/jul/2016 17:00
Se informa que para el segundo trimetre del año
2016 no se detec taron bienes s in legalizar. P or
es ta razón el Riesgo NO se materializó.
Se aplicaron los controles respec tivos a es te riesgo
:
• Inspecc ión Fís ica y revis ión de Inventarios
• V erificac ión del Bien y Regis tro de Ingreso al
A lmacén
Dentro de la operac ión que realiza el Grupo de
Recursos Fís icos , se realizaró el ingreso de 112
bienes y 0 biebnes detec tados s in legalizar.
A djunto los soportes respec tivos a esos controles .
No
Si NoModerado Zona de riesgo moderada 6
La política de manejo adoptada es la de
evitar el riesgo, conforme al Lineamiento de
A dminis trac ión del Riesgo y a la respec tiva
aplicac ión de los controles asoc iados
A dic ionalmente se asoc ia el indicador del
riesgo para el correspondiente seguimiento.
Diana M ireya Munar Moreno P robable Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable
1.P erdidas de los elementos
2 . Sanc iones Disc iplinarias
3 . Inves tigac iones Fiscales
4 . Demandas para la Entidad
30/jun/2015 07:17
Dando cumplimiento al monitoreo trimestral de los
riesgos del proceso de ges tion adminis trativa, se
procede hacer la verificac ión de lo correspondiente
al segundo trimestre (abril-mayo-junio), as í:
De acuerdo con los controles es tablec idos se
evidenc ia que dentro del trimestre que se reporta,
se realizo la verificac ión fis ica de los bienes , de
acuerdo con el c ronograma es tablec ido. C omo
resultado de la inspecc ión, se evidenc io la
ubicac ión fis ica de unos bienes (equipo y
mobiliario) que fue entregado a Derechos Humanos ,
en virtud de la cooperac ión internac ional que
rec iben; s in embargo, los mismo no cumplimieron
los requis itos legales para su ingreso a la Entidad.
Frente al control de verificac ión del bien y regis tro
de ingreso al almacén, se evidenc io que durante el
trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por
Si 30/abr/2015 17:30
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
EM Reduc ir el riesgo
Evaluac ión de la eficac ia de los P lanes de
MejoramientoA nalis is trimestral acerca del es tado de los P lanes
de Mejoramiento
EM Reduc ir el riesgo
Evaluac ión de la eficac ia de los P lanes de
MejoramientoA nalis is trimestral acerca del es tado de los P lanes
de Mejoramiento
07/abr/2016 17:05
E l día 5 de abril se llevó a cabo el monitoreo de
riesgos del P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento, donde se verificaron y evaluaron
cada uno de los controles , como soporte se
anexan las evidenc ias que garantiza que los
controles se es tán aplicando y es tán s iendo
efec tivos para el logro de los objetivos es tratégicos
y del proceso, como también de la mis ión y de
vis ión de la entidad.
P ara és te riesgo, en la reunión realizada con el
grupo de la O C I se determino luego de hacer un
analis is es tadis tico que el periodo de captura fuera
semestral y se formulo un nuevo control con el fin
de eliminar la causa raiz por la cual no es tamos
cumpliendo con la meta es tablec ida, és te control
fue el de " Revis ión de la mejora por parte del
enlace as ignado al proceso y/o dependenc ia.
No
08/oc t/2015 10:06
Los func ionarios de la O C I se reunieron el día 6 de
oc tubre con el fin de monitorear los riesgos
identificados en el proceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento y realizar seguimiento y verificac ión a
los controles es tablec idos para minimizar la
probabilidad de que se materialice el riesgo.
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia. Una vez se haya
dec larado una NC R o NC P la O C I envia la solic itud
de formulac ión de la mejora, para que el
responsable del proceso o dependenc ia sea quien
verifique s i las ac tividades planteadas en la mejora
realmente eliminen la causa raiz de la
Noconformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE
modulo mejoras en el flujo a seguir, se es ta
realizando y las O M por autocontrol.
2 . Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte de
la jefe de la O C I. s i las ac tividades propues tas
eliminan la causa raiz de la No C onformidad de lo
contrario se devuelve.
3 . Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La E ficac ia de los planes de
mejoramiento se evalua en el ejerc ic io auditor,
tanto en el c ic lo de auditorias de calidad, como en
las de ges tión.
4 .A nalis is trimestral acerca del es tado de los
Si 01/jun/2015 10:50
15/ene/2016 17:01
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia. Una vez se haya
dec larado una NC R o NC P la O C I envia la solic itud
de formulac ión de la mejora, para que el
responsable del proceso o dependenc ia sea quien
verifique s i las ac tividades planteadas en la mejora
realmente eliminen la causa raiz de la No
C onformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE
modulo mejoras en el flujo a seguir, se es ta
realizando y las O M por autocontrol.
2 . Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte de
la jefe de la O C I. s i las ac tividades propues tas
eliminan la causa raiz de la No C onformidad de lo
contrario se devuelve.
3 . Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La E ficac ia de los planes de
mejoramiento se evalua en el ejerc ic io auditor,
tanto en el c ic lo de auditorias de calidad, como en
las de ges tión.
4 . A nalis is trimestral acerca del es tado de los
planes de mejoramiento. és te control se monitorea
cada semana en el comite de seguimiento que lo
Si 10/jul/2015 17:02
23/jun/2015 09:43
E l Monitoreo de és te riesgo para el presente
trimestre se llevó a cabo mediante reunión del
grupo de func ionarios de la O C I, donde se
verificó, que las acc iones diseñadas y adoptadas ,
es tén s iendo implementadas y efec tivas , con el
ánimo de evitar la materializac ión del riesgo y poder
cumplir con los objetivos y las metas programadas
por la ofic ina en la presente vigenc ia.
En la etapa de valorac ión se verificó el
cumplimiento de los controles as í:
1 . Revis ión de la mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia, se es tá cumpliendo
con el flujo del módulo de mejoras y la guía para la
formulac ión, seguimiento y evaluac ión de planes de
mejoramiento. G-EM-01
2 .Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del
jefe de la ofic ina de control interno, se es tá
cumpliendo con es ta ac tividad, la jefe de la ofic ina
de control interno es tá revisando, verificando y
aprobando o devolviendo los planes de
mejoramiento s i la ac tividad planteada no elimina la
causa de la No C onformidad, de acuerdo al flujo del
módulo de mejoras y la guía para la formulac ión,
seguimiento y evaluac ión de planes de
mejoramiento.G-EM-01
3 .Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La eficac ia se es tá evaluando en las
No
31/jul/2015 10:30
Frente a los resultados obtenidos con corte a junio
30 de 2015, se presenta un acumulado de los
planes de mejoramiento, arrojando los s iguientes
datos: mejoras finalizadas 460 mejoras eficaces
324, mejoras no eficaces 54, para un porcentaje
del 11 .74% de no eficac ia y de acuerdo con la meta
propues ta para el primer semestre 9%, se obtuvo el
69 .57%, quedando por debajo del rengo de
aceptac ión.
Una vez se obtuvo el resultado del indicador donde
no se cumplió la meta, se convocó a una reunión
para analizar dicho resultado y volver a monitorear
el riesgo y dec lar que se había materializado y
tomar acc iones correc tivas las cuales se plasman
en la NC R-0470. Se anexa lis tado de as is tenc ia de
las reuniones realizadas para tal fin y se asoc ia el
plan de mejoramiento antes menc ionado.
Si 09/jul/2015 07:55
No
19/ago/2014 11:07
NC R: finalizadas 183, en ejecuc ión 75, venc idas 4
NC P : finalizadas 96, en ejecuc ión29 , venc idas
O M: finalizadas , 55, en ejecuc ión 65, venc idas 3
Se evaluado la eficac ia a 54 planes en el 2014:
E ficaces 87,04% (47)
No eficaces 12,96 % (7)
Los controles es tablec idos para és te riesgo se
No
07/oc t/2014 12:01 Se asoc ia a és te Riesgo la O M-0095 No
03/ene/2014 15:08
Los controles han s ido efec tivos para prevenir su
materializac ión, la medic ión y anális is de los datos
(indicador), se presenta con corte a 31 de
dic iembre de 2013 as í: Mejoras eficaces 46,
mejoras No eficaces 11, mejoras por evaluar su
eficac ia 43, para un total de 100 mejoras
finalizadas . Las mejoras No eficaces representan el
No
30/abr/2014 16:25
És te Riesgo en el primer cuatrimestre se ha
monitoreado dos veces , en los Subcomités que la
O fic ina de C ontrol Interno a realizado, donde se
hace seguimiento y verificac ión a los controles
es tablec idos y se A naliza, se valora y se monitorea,
para evitar la materializac ión del mismo y el
incumplimiento de las metas y objetivos
es tablec idos , para lo cual se anexan las ac tas de
los subcomités realizados y un avance del reporte
de evaluac ión de eficac ia de los planes de
No
18/abr/2013 16:32
Una vez realizados los ajus tes a és te riesgo se
evidenc io que es te s igue controlado y durante el
primer trimestre del 2013, no se ha materializado.
No
15/oc t/2013 09:52
E l reporte de es te indicador se presenta a 30 de
agos to, con corte a 31 de julio donde se presenta el
s iguiente anális is :
Mejoras E ficaces 46
Mejoras No eficaces 11
Mejoras por evaluar su eficac ia 36
Total mejoras Finalizas 93
E l porcentaje de no eficaces es el s iguiente:
Total mejoras no eficaces11
Total mejoras finalizadas93
Porcentaje 11,83
C omparado con la meta de 11.50 no se logró
No
21/dic /2012 16:29
La revis ión general del riesgo se realizará el día 31
de enero de 2013, cuando se pueda reunir todo el
equipo de trabajo de la O C I
No
31/ene/2013 16:29
Frente al control del P rocedimiento con
metodologías c laras inc luyendo anális is de causa
se elaboró un plan de mejoramiento el cual se
encuentra en ejecuc ión y termina el 30 de abril de
2013, razón por la cual se evaluará su efec tividad
No
Se reprograma el monitoreo para el día lunes 17 de
dic iembre.No
Si No
EM - Guia para la
formulac ión, seguimiento
y evaluac ión de planes de
Evaluac ión, C ontrol y
Mejoramiento24/O ct/2012 15:07 28/Jun/2013 23:59
09/oc t/2012 16:03E la riesgo se ac tualizo en todas las etapas , la
proxima ac tualizac ión se realizará el día 14 de
Revis ión de la mejora por parte del responsable del
proceso y/o dependenc ia
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol interno la politica de
riesgos a aplicar es la de reduc ir el riesgo "
No formular y E jecutar correc tamente los
P lanes de Mejoramiento"
1 .Incumplimiento de los objetivos y metas de los
procesos/ dependenc ias
2. Recurrenc ia en las desviac iones encontradas
3. Inadecuada toma de dec is iones para mejora
continua del SIGEPRE
4. Reproceso de los planes de mejoramiento.
Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12
14/dic /2012 12:37Se reprograma por error en la fecha digitada de la
nueva revis íón.No
Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del jefe
de la O fic ina de C ontrol Interno
24/oc t/2012 17:36
Se asoc ia el P lan de Mejoramiento por A utocontrol,
con ocas ión de la valorac ión de los controles de los
riesgos y de la revis ión al P rocedimiento de P lanes
de Mejoramiento, con el fin de garantizar la
efec tividad del control "P rocedimiento con
metodologías c laras inc luyendo anális is de causa".
No
13/jul/2016 09:47C omo evidenc ia del analis is antes realizado se
anexa ac ta del MonitoreoNo
A ctivo
Evaluac ión, C ontrol y
No Formular y E jecutar
correc tamente los P lanes de
Mejoramiento
A C C Solic itar, formular y ejecutar los planes de
mejoramiento. Una inadecuada definic ión de causa,
de metas y ac tividades que no permiten eliminar o
reduc ir la causa raiz de la no conformidad real,
potenc ial o de mejora.
Desconoc imiento del procedimiento Formulac ión,
seguimiento y evaluac ión de los planes de
07/abr/2016 17:05
E l día 5 de abril se llevó a cabo el monitoreo de
riesgos del P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento, donde se verificaron y evaluaron
cada uno de los controles , como soporte se
anexan las evidenc ias que garantiza que los
controles se es tán aplicando y es tán s iendo
efec tivos para el logro de los objetivos es tratégicos
y del proceso, como también de la mis ión y de
vis ión de la entidad.
P ara és te riesgo, en la reunión realizada con el
grupo de la O C I se determino luego de hacer un
analis is es tadis tico que el periodo de captura fuera
semestral y se formulo un nuevo control con el fin
de eliminar la causa raiz por la cual no es tamos
cumpliendo con la meta es tablec ida, és te control
fue el de " Revis ión de la mejora por parte del
enlace as ignado al proceso y/o dependenc ia.
No
13/jul/2016 09:32
E l monitoreo se realiza permanentemente, donde se
reune el equipo de func ionarios de la O C I con el fin
de hacer seguimiento a cada uno de los controles
asoc iados a és te riesgo, se anexa el ac ta
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso vio dependenc ia.
Una vez se haya dec larado una NC R o NC P la
O fic ina de C ontrol Interno envia la solic itud de
formulac ión de la mejora, para que el responsable
del proceso o dependenc ia sea quien verifique s i las
ac tividades planteJdas en la mejora realmente
eliminan la causa raiz de la No C onformidad.
És te control se encuentra documentado en la guia,
en el procedimiento y en el modulo de mejoras .
2 . Revis ión de la mtora por porte del enlace
as ignado al proceso vio dependenc ia.
E l enlace as ignado al proceso/dependenc ia,
realizará una revis ión de las ac tividades formuladas
en el plan, con el fin de dbtener el seguramiento de
la eliminac ión de las causas que generaron la No
C onformidad de lo contrario se devuelve.
És te control se encuentra documentado en la guia,
en el procedimiento y en el modulo de mejoras .
No
Zona de riesgo extrema 12
Falta de capac itac ión para los formuladores de los
planes de mejoramiento.
No se identifican de manera c lara las acc iones
correc tivas y preventivas que permitan es tablecer
mecanismos que conlleven a hacer mas eficaces
los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de Revis ión de la mejora por parte del enlace as ignado
al proceso y/o dependenc iaE l dueño de la dependenc ia/ proceso no se reúne
con su equipo de trabajo para analizar los
resultados de las desviac iones encontradas .14/dic /2012 12:32
No
07/ene/2015 09:48
Se reunieron los func ionarios de la O C I para
analizar y Monitorear és te Riesgo, los controles
es tablec idos se es tan cumpliendo, el indicador de
la eficac ia de los PM se es ta evaluando una ves se
presente el informe final se realizara el anális is final
No
22/abr/2015 23:59
Es te Riesgo se A nalizó y se verificaron los
controles en reunión realizada el 7 de abril donde
partic ipó todo el equipo de trabajo de la O fic ina de
C ontrol Interno, se ac tualizo el objetivo es tratégico
y el objetivo del proceso, se ac tualizaron las
dependenc ias y se evaluaron nuevamente los
controles donde se dec idió que los que no es tan
08/oc t/2015 10:06
Los func ionarios de la O C I se reunieron el día 6 de
oc tubre con el fin de monitorear los riesgos
identificados en el proceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento y realizar seguimiento y verificac ión a
los controles es tablec idos para minimizar la
probabilidad de que se materialice el riesgo.
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia. Una vez se haya
dec larado una NC R o NC P la O C I envia la solic itud
de formulac ión de la mejora, para que el
responsable del proceso o dependenc ia sea quien
verifique s i las ac tividades planteadas en la mejora
realmente eliminen la causa raiz de la
Noconformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE
modulo mejoras en el flujo a seguir, se es ta
realizando y las O M por autocontrol.
2 . Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte de
la jefe de la O C I. s i las ac tividades propues tas
eliminan la causa raiz de la No C onformidad de lo
contrario se devuelve.
3 . Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La E ficac ia de los planes de
mejoramiento se evalua en el ejerc ic io auditor,
tanto en el c ic lo de auditorias de calidad, como en
las de ges tión.
4 .A nalis is trimestral acerca del es tado de los
Si 01/jun/2015 10:50
15/ene/2016 17:01
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia. Una vez se haya
dec larado una NC R o NC P la O C I envia la solic itud
de formulac ión de la mejora, para que el
responsable del proceso o dependenc ia sea quien
verifique s i las ac tividades planteadas en la mejora
realmente eliminen la causa raiz de la No
C onformidad. se puede evidenc iar en el SIGEPRE
modulo mejoras en el flujo a seguir, se es ta
realizando y las O M por autocontrol.
2 . Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte de
la jefe de la O C I. s i las ac tividades propues tas
eliminan la causa raiz de la No C onformidad de lo
contrario se devuelve.
3 . Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La E ficac ia de los planes de
mejoramiento se evalua en el ejerc ic io auditor,
tanto en el c ic lo de auditorias de calidad, como en
las de ges tión.
4 . A nalis is trimestral acerca del es tado de los
planes de mejoramiento. és te control se monitorea
cada semana en el comite de seguimiento que lo
Si 10/jul/2015 17:02
23/jun/2015 09:43
E l Monitoreo de és te riesgo para el presente
trimestre se llevó a cabo mediante reunión del
grupo de func ionarios de la O C I, donde se
verificó, que las acc iones diseñadas y adoptadas ,
es tén s iendo implementadas y efec tivas , con el
ánimo de evitar la materializac ión del riesgo y poder
cumplir con los objetivos y las metas programadas
por la ofic ina en la presente vigenc ia.
En la etapa de valorac ión se verificó el
cumplimiento de los controles as í:
1 . Revis ión de la mejora por parte del responsable
del proceso y/o dependenc ia, se es tá cumpliendo
con el flujo del módulo de mejoras y la guía para la
formulac ión, seguimiento y evaluac ión de planes de
mejoramiento. G-EM-01
2 .Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del
jefe de la ofic ina de control interno, se es tá
cumpliendo con es ta ac tividad, la jefe de la ofic ina
de control interno es tá revisando, verificando y
aprobando o devolviendo los planes de
mejoramiento s i la ac tividad planteada no elimina la
causa de la No C onformidad, de acuerdo al flujo del
módulo de mejoras y la guía para la formulac ión,
seguimiento y evaluac ión de planes de
mejoramiento.G-EM-01
3 .Evaluac ión de la eficac ia de los planes de
mejoramiento. La eficac ia se es tá evaluando en las
No
31/jul/2015 10:30
Frente a los resultados obtenidos con corte a junio
30 de 2015, se presenta un acumulado de los
planes de mejoramiento, arrojando los s iguientes
datos: mejoras finalizadas 460 mejoras eficaces
324, mejoras no eficaces 54, para un porcentaje
del 11 .74% de no eficac ia y de acuerdo con la meta
propues ta para el primer semestre 9%, se obtuvo el
69 .57%, quedando por debajo del rengo de
aceptac ión.
Una vez se obtuvo el resultado del indicador donde
no se cumplió la meta, se convocó a una reunión
para analizar dicho resultado y volver a monitorear
el riesgo y dec lar que se había materializado y
tomar acc iones correc tivas las cuales se plasman
en la NC R-0470. Se anexa lis tado de as is tenc ia de
las reuniones realizadas para tal fin y se asoc ia el
plan de mejoramiento antes menc ionado.
Si 09/jul/2015 07:55
07/ene/2015 09:48
Se reunieron los func ionarios de la O C I para
analizar y Monitorear és te Riesgo, los controles
es tablec idos se es tan cumpliendo, el indicador de
la eficac ia de los PM se es ta evaluando una ves se
presente el informe final se realizara el anális is final
No
22/abr/2015 23:59
Es te Riesgo se A nalizó y se verificaron los
controles en reunión realizada el 7 de abril donde
partic ipó todo el equipo de trabajo de la O fic ina de
C ontrol Interno, se ac tualizo el objetivo es tratégico
y el objetivo del proceso, se ac tualizaron las
dependenc ias y se evaluaron nuevamente los
controles donde se dec idió que los que no es tan
No
07/oc t/2014 12:01 Se asoc ia a és te Riesgo la O M-0095 No
03/ene/2014 15:08
Los controles han s ido efec tivos para prevenir su
materializac ión, la medic ión y anális is de los datos
(indicador), se presenta con corte a 31 de
dic iembre de 2013 as í: Mejoras eficaces 46,
mejoras No eficaces 11, mejoras por evaluar su
eficac ia 43, para un total de 100 mejoras
finalizadas . Las mejoras No eficaces representan el
No
30/abr/2014 16:25
És te Riesgo en el primer cuatrimestre se ha
monitoreado dos veces , en los Subcomités que la
O fic ina de C ontrol Interno a realizado, donde se
hace seguimiento y verificac ión a los controles
es tablec idos y se A naliza, se valora y se monitorea,
para evitar la materializac ión del mismo y el
incumplimiento de las metas y objetivos
es tablec idos , para lo cual se anexan las ac tas de
los subcomités realizados y un avance del reporte
de evaluac ión de eficac ia de los planes de
No
18/abr/2013 16:32
Una vez realizados los ajus tes a és te riesgo se
evidenc io que es te s igue controlado y durante el
primer trimestre del 2013, no se ha materializado.
No
15/oc t/2013 09:52
E l reporte de es te indicador se presenta a 30 de
agos to, con corte a 31 de julio donde se presenta el
s iguiente anális is :
Mejoras E ficaces 46
Mejoras No eficaces 11
Mejoras por evaluar su eficac ia 36
Total mejoras Finalizas 93
E l porcentaje de no eficaces es el s iguiente:
Total mejoras no eficaces11
Total mejoras finalizadas93
Porcentaje 11,83
C omparado con la meta de 11.50 no se logró
No
31/ene/2013 16:29
Frente al control del P rocedimiento con
metodologías c laras inc luyendo anális is de causa
se elaboró un plan de mejoramiento el cual se
encuentra en ejecuc ión y termina el 30 de abril de
2013, razón por la cual se evaluará su efec tividad
No
Se reprograma el monitoreo para el día lunes 17 de
dic iembre.No
14/dic /2012 12:37Se reprograma por error en la fecha digitada de la
nueva revis íón.No
19/ago/2014 11:07
NC R: finalizadas 183, en ejecuc ión 75, venc idas 4
NC P : finalizadas 96, en ejecuc ión29 , venc idas
O M: finalizadas , 55, en ejecuc ión 65, venc idas 3
Se evaluado la eficac ia a 54 planes en el 2014:
E ficaces 87,04% (47)
No eficaces 12,96 % (7)
Los controles es tablec idos para és te riesgo se
No
NoNo se identifican de manera c lara las acc iones
correc tivas y preventivas que permitan es tablecer
mecanismos que conlleven a hacer mas eficaces
los procedimientos y a mejorar el cumplimiento de Revis ión de la mejora por parte del enlace as ignado
al proceso y/o dependenc iaE l dueño de la dependenc ia/ proceso no se reúne
con su equipo de trabajo para analizar los
resultados de las desviac iones encontradas .14/dic /2012 12:32
No
Si No
EM - Guia para la
formulac ión, seguimiento
y evaluac ión de planes de
Evaluac ión, C ontrol y
Mejoramiento24/O ct/2012 15:07 28/Jun/2013 23:59
09/oc t/2012 16:03E la riesgo se ac tualizo en todas las etapas , la
proxima ac tualizac ión se realizará el día 14 de
Revis ión de la mejora por parte del responsable del
proceso y/o dependenc ia
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol interno la politica de
riesgos a aplicar es la de reduc ir el riesgo "
No formular y E jecutar correc tamente los
P lanes de Mejoramiento"
1 .Incumplimiento de los objetivos y metas de los
procesos/ dependenc ias
2. Recurrenc ia en las desviac iones encontradas
3. Inadecuada toma de dec is iones para mejora
continua del SIGEPRE
4. Reproceso de los planes de mejoramiento.
Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor
21/dic /2012 16:29
La revis ión general del riesgo se realizará el día 31
de enero de 2013, cuando se pueda reunir todo el
equipo de trabajo de la O C I
No
13/jul/2016 09:30
E l monitoreo de és te riesgo se hace
permanentemente y se garantiza que los controles
sean efec tivos para mitigar el impac to que podría
ocas ionar s i se materializa el riesgo.
C ontroles :
1 . E laborac ión del c ronograma anual de los
informes legales gue debe presentar el DA PRE.
E l c ronograma se elabora en los primeros días del
mes de enero en el formato F-EM-22 y se va
ac tualizando de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de
presentar un informe, de acuerdo al monitoreo
realizado el c ronograma se encuentra
ac tualizado.
2 . Seguimiento trimestal al c ronograma, según
fecha es tablec ido para la presentac ión de los
informes .
E l seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPREen la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de la
O C I yen el C omité de C oordinac ión del Sis tema de
C ontrol Interno, como también en el
C omité de Seguimiento que se hace semanalmente.
3 . A c tualizac ión del marco normativo del proceso
gue obligue o presentar informes .
Es te control se es ta monitoreando
permanentemente y se ac tualiza con el normograma
de la O C Iy se reporta trimestralmente en el plan de
No
A ctivo
Evaluac ión, C ontrol y
No Formular y E jecutar
correc tamente los P lanes de
Mejoramiento
A C C Solic itar, formular y ejecutar los planes de
mejoramiento. Una inadecuada definic ión de causa,
de metas y ac tividades que no permiten eliminar o
reduc ir la causa raiz de la no conformidad real,
potenc ial o de mejora.
Desconoc imiento del procedimiento Formulac ión,
seguimiento y evaluac ión de los planes de
15/ene/2016 16:51
De acuerdo con los controles definidos por la
O fic ina de C ontrol Interno la política de
adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar la
materializac ión del riesgo "Incumplimientos legales
en la presentac ión de informes dentro de la fechas
es tablec idas por la norma”.
C ontroles :
1 .E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elabora al comienzo de la viegenc ia
y se ac tualiza de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de presentar
un informe, se encuentra ac tualizado. se anexa
archivo.
2 .Seguimiento trimestal al c ronograma, según fecha
es tablec ida para la presentac ión de los informes ,
és te seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de
la O C I.
3 .A c tualizac ión del marco normativo del proceso
que obligue a presentar informes . és te control se
es ta monitoreando permanentemente y se ac tualiza
con el normograma y se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del P lan de
A cc ión de la O C I en tiempo real cada vez que se
No
07/abr/2016 16:31
E l día 5 de abril se llevó a cabo el monitoreo de
riesgos del P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento, donde se verificaron y evaluaron
cada uno de los controles , como soporte se
anexan las evidenc ias que garantiza que los
controles se es tán aplicando y es tán s iendo
efec tivos para el logro de los objetivos es tratégicos
y del proceso, como también de la mis ión y de
vis ión de la entidad.
Se adjunta:
1 . A c ta monitoreo de riesgos .
No
Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8A ctivo
Incumplimiento legales en la
presentac ión de informes dentro
de la fechas es tablec idas por la
norma
A C C - E laborar y presentar los informes
es tablec idos por las normas vigentes . E l DA PRE
presenta los informes es tablec idos por las normas
vigentes .
1 . Sanc iones al representante legal de la entidad.
2 . P erdida de c redibilidad de la entidad.
3 . Inves tigac iones disc iplinarias .
Falta de capac itac ión para los formuladores de los
planes de mejoramiento.
Revis ión y aprobac ión de la mejora por parte del jefe
de la O fic ina de C ontrol Interno
24/oc t/2012 17:36
Se asoc ia el P lan de Mejoramiento por A utocontrol,
con ocas ión de la valorac ión de los controles de los
riesgos y de la revis ión al P rocedimiento de P lanes
de Mejoramiento, con el fin de garantizar la
efec tividad del control "P rocedimiento con
metodologías c laras inc luyendo anális is de causa".
08/oc t/2015 10:01
Los func ionarios de la O C I, se reunieron el día 6 de
oc tubre con el fin de Monitorear los Riesgos
identificados al P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento y poder verificar cada uno de los
controles s i es tan s iendo efec tivos para minimizar
la probabilidad de materializac ión de és te riesgo:
controles :
1 .E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elabora al comienzo de la viegenc ia
y se ac tualiza de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de presentar
un informe, se encuentra ac tualizado. se anexa
archivo.
2 . Seguimiento trimestal al c ronograma, según
fecha es tablec ida para la presentac ión de los
informes , és te seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 3 del PO A de la O C I.
3 .A c tualizac ión del marco normativo del proceso
que obligue a presentar informes . és te control se
es ta monitoreando permanentemente y se ac tualiza
con el normograma y se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del PO A de
la O C I en tiempo real cada vez que se tenga que
ac tualizar el normograma.
4. Enviar mensualmente correo elec trónico a los
No
Si NoRaro Mayor Zona de riesgo alta 4
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol Interno la politica de
adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar
la materializac ión del riesgo
"Incumplimientos legales en la
presentac ión de informes dentro de la
fechas es tablec idas por la norma", se
inc luye es trategia del P lan O perativo que
inc luye ac tividades trimestrales de control
frente a los informes de ley.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
EM Reduc ir el riesgo
Enviar mensualmente correo elec tronico a los jefes
de dependenc ia, recordandoles
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
DE Reduc ir el riesgo
15/ene/2016 19:05
Para la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
• Fondo P az – Dis tribuc ión: 5 ,00
• Fondo P az – A c tividades: 4 ,92
• M inas PGN: 4 ,67
• Juventud: 4 ,46
• M inas UE: 4 ,33
• Equidad Genero: 4 ,29
• Sis temas: 4 ,20
• P rogra. Espec iales : 4 ,17
• T ransparenc ia: 4 .17
• Sedes: 4
• DDHH: 3 ,63
• Rec lutamiento: 3 ,54
E l promedio de septiembre es de 4 ,30, frente a
es tos 12 proyec tos .
La materializac ión del riesgo se determinará al
c ierre del seguimiento a los proyec tos de invers ión
en el aplicativo SP I que será el día 4 de febrero de
2016. Sin embargo se puede prec isar que los
pos ibles proyec tos que podrían quedar con metas
No
16/feb/2016 09:36
Para la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
• Fondo P az – Dis tribuc ión: 5 ,00
• Fondo P az – A c tividades: 4 ,94
• M inas PGN: 4 ,67
• Juventud: 4 ,64
• Sis temas: 4 ,50
• M inas UE: 4 ,44
• Equidad Genero: 4 ,42
• T ransparenc ia: 4 ,39
• Sedes: 4 ,22
• P rogra. Espec iales : 4 ,03
• Rec lutamiento: 3 ,94
• DDHH: 3 ,92
E l promedio del trimestre es de 4 ,43.
Se presentó materializac ión del riesgo en 2
proyec tos de invers ión:
• A decuac ión y mantenimiento de las Sedes de
la P res idenc ia de la República
Si 16/feb/2016 09:36
21/jul/2015 18:43
Se realiza alcance al monitoreo ya que la tabla
dinámica es taba calculando diferente los
promedios .
P ara la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
P royec tosP romedio de C alidad, O portunidad y
Resultado
DDHH4,48
Equidad Genero3,84
Fondo P az - A c tividades4,62
Fondo P az - Dis tribuc ión5,00
M inas UE4,41
P rogra. Espec iales4 ,40
Rec lutamiento4,72
Sedes4,70
Sis temas4,89
T ransparenc ia3 ,89
M inas PGN3,97
Juventud4,76
Total general4 ,47
No todos los proyec tos llevan un avance coherente
en el cumplimiento de las metas . P or lo que se va a
No
15/oc t/2015 19:25
Para la vigenc ia 2015 se tienen 12 proyec tos de
invers ión. La O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión con
unos resultados totales de calidad, oportunidad y
resultado en septiembre de 2015 frente a los 12
proyec tos es:
• Fondo P az – Dis tribuc ión: 5 ,00
• M inas UE: 3 ,56
• P rogra. Espec iales : 4 ,44
• Rec lutamiento: 3 ,61
• Sedes: 4 ,89
• Fondo P az – A c tividades: 4 ,67
• T ransparenc ia: 3 ,67
• DDHH: 3 ,83
• Equidad Genero: 3 ,67
• M inas PGN: 4 ,22
• Juventud: 4 ,56
• Sis temas: 4 ,44
E l promedio de septiembre es de 4 ,21, frente a
es tos 12 proyec tos .
No
No
14/ene/2015 16:42
Se realiza monitoreo preliminar del incumplimiento
a las metas de los proyec tos , ya que el s is tema de
seguimiento a proyec tos de invers ión SP I , c ierra el
mes de dic iembre del 2014 el día 5 de febrero de
2015, por lo que has ta esa fecha se sabe qué
proyec tos incumplieron con la ejecuc ión de sus
No
10/feb/2015 09:41
Se realiza monitoreo del incumplimiento a las metas
de los proyec tos , se detalla a continuac ión el
anális is .
De los 18 proyec tos que se realiza seguimiento en
el SP I 4 de es tos proyec tos quedaron con metas
rezagadas , los cuales es tán en el adjunto
"monitoreo riesgo". C on base en lo anterior se
solic itó a cada responsable de proyec to, la
formulac ión de un plan de mejoramiento para
cumplir con las metas previs tas del 2014, y
realizar acc iones para que es to no vuelva a ocurrir.
Si 05/feb/2015 00:00
10/sep/2014 10:38
C on corte al primer semestre de 2014 de las 32
dependenc ias del DA PRE 5 dependenc ias tienen
indicadores de cumplimiento de metas por debajo
del 80% de cumplimiento, es tas dependenc ias son:
A lta C onsejería P res idenc ial: E l indicador del índice
de proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió
en la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria Jurídica: E l indicador del índice de
proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió en
la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria de T ransparenc ia: No se es tablec ieron
O portunidades de mejora y A cc iones preventivas
para el primer semestre, adic ionalmente presentan
atrasos en los indicadores A vance en la ejecuc ión
del plan de comunicac ión para la divulgac ión e
implementac ión de la P olítica Integral y E fic ienc ia
en la utilizac ión de los recursos as ignados ST ,
obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas
de 63.36%
P rograma P res idenc ial para el Desarrollo Espac ial:
No realizó el regis tro del índice de proac tividad de
No
15/sep/2014 11:39
C on corte al 31 de A gos to de 2014 de los 18
proyec tos de invers ión regis trados en el SP I , 14
proyec tos tienen indicadores de cumplimiento de
metas por debajo del 50% de avance, los proyec tos
e indicadores se encuentran en el cuadro que se
adjunta.
Teniendo en cuenta lo anterior la O fic ina de
P laneac ión remitió comunicac ión a los Enlaces
Técnicos de los proyec tos el día 12 de septiembre
con el fin de priorizar el cumplimiento de es tas
No
No
Retroalimentac ión del SP I frente cumplimiento de
las metas de los proyec tos de invers iónIncumplimiento metas
plan de acc ión C PEM
C O NSEJERIA P . PA RA
LA EQ UIDA D DE LA 10/Feb/2016 16:03
Si
No
02/may/2014 16:00
Durante es te cuatrimestre (Enero - A bril) se
presentaron 16 modificac iones a los proyec tos de
invers ión, en los cuales se realizó la verificac ión
por parte de los roles (C ontrol de Formulac ión, Jefe
P laneac ión Entidad, C ontrol de V iabilidad y Jefe
C abeza de Sec tor), las modificac iones se realizaron
generalmente en los cos tos de ac tividades , ajus tes
en metas de indicadores e inc lus ión de nuevos
indicadores . En es te sentido no se presentaron
dec is iones erróneas en las modificac iones a los
proyec tos ya que no afec taron la alineac ión de las
No
1.1 Se formularon mal los indicadores y metas del
proyec to de invers ión
1.2 No se atienden los lineamientos de la O fic ina de
P laneac ión y el DNP
1.3 E l enlace no difundio los lineamientos para la
formulac ión de indicadores y metas
3.3 Inc luir la causa de Reserva presupues tal:
Desconoc imiento de la normatividad referente a la
aplicac ión de las reservas presupues tales .
16/ene/2014 17:15
Durante es te cuatrimestre (A gos to - Dic iembre) se
presentaron 8 modificac iones a los proyec tos de
invers ión, en los cuales se realizó la verificac ión
por parte de los roles (C ontrol de Formulac ión, Jefe
P laneac ión Entidad, C ontrol de V iabilidad y Jefe
C abeza de Sec tor), las modificac iones se realizaron
generalmente en los cos tos de ac tividades , ajus tes
en metas de indicadores y inc lus ión de nuevos
indicadores . En es te sentido no se presentaron
dec is iones erróneas en las modificac iones a los
proyec tos ya que no afec taron la alineac ión de las
ac tividades , indicadores del proyec to con el PND,
la política que es tá formulando, implementando y/o
13/nov/2013 15:23
Durante es te cuatrimestre (Mayo - A gos to) se
presentaron 17 modificac iones a los proyec tos de
invers ión, en los cuales se realizó la verificac ión
por parte de los roles (C ontrol de Formulac ión, Jefe
P laneac ión Entidad, C ontrol de V iabilidad y Jefe
C abeza de Sec tor), las modificac iones se realizaron
generalmente en los cos tos de ac tividades , ajus tes
en metas de indicadores y inc lus ión de nuevos
indicadores . En es te sentido no se presentaron
dec is iones erróneas en las modificac iones a los
proyec tos ya que no afec taron la alineac ión de las
No
Realizar capac itac ión al enlace técnico sobre la
formulac ión de proyec tos cuando aplique
15/abr/2015 09:45
Para la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
P royec tosResultado
DDHH4,9
Equidad Genero4,7
Fondo P az - A c tividades3,3
Fondo P az - Dis tribuc ión5,0
M inas UE5,0
P rogra. Espec iales5 ,0
Rec lutamiento5,0
Sedes5,0
Sis temas4,6
T ransparenc ia5 ,0
M inas PGN5,0
Juventud5,0
Total general4 ,8
Todos los proyec tos llevan un avance coherente en
el cumplimiento de las metas , s in embargo la
calificac ión que se le dio al proyec to de Fondo P az
– A c tividades , es baja debido a que llevan un
avance en los indicador “P royec tos de
Infraes truc tura V ial y Soc ial A tendidos” el cual
No
15/jul/2015 19:41
Para la vigenc ia 2015 se tiene 12 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
P royec tosResultado
DDHH4,3
Equidad Genero3,3
Fondo P az - A c tividades4,0
Fondo P az - Dis tribuc ión5,0
M inas UE3,8
P rogra. Espec iales3 ,8
Rec lutamiento5,0
Sedes4,7
Sis temas4,7
T ransparenc ia2 ,7
M inas PGN2,2
Juventud4,3
Total general3 ,9
No todos los proyec tos llevan un avance coherente
en el cumplimiento de las metas . P or lo que se va a
solic itar a los gerentes de proyec tos que tiene un
avance bajo, la formulac ión de planes de
mejoramiento para mejorar la calidad, la
1 .4 E l enlace no tiene las competenc ias para la
formulac ión de indicadores y metas
31/O ct/2016 23:43
18/abr/2013 12:12
En el 2012 no se presentaron dec is iones erroneas
en la formulac ión o ac tualizac ión de los proyec tos
de invers ión, s in embargo dentro del procedimiento
es tá contemplado las modificac iones de los
proyec tos . Es tas modificac iones son avaladas por
la O fic ina de P laneac ión del DA PRE y el
No
30/Dec/2016 23:59
Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar el incumplimiento de las
metas de los proyec tos de invers ión, la
O fic ina de P laneac ión contempló dentro su
planeac ión operativa una es trategia para
Impulsar el cumplimiento de metas de los
de proyec tos de invers ión. A dic ionalmente
se tiene ac tualmente 3 planes de
mejoramiento para que no se vuelva a
presentar el incumplimiento a la
ejecuc iónde metas en los proyec tos de
invers ión.
A P - C onvenio 330-12C O NSEJERIA
PRESIDENC IA L PA RA 26/Jun/2014 15:22
DE-Incumplimiento
metas de los proyec tos
2012011000122 y
C O NSEJERIA
PRESIDENC IA L PA RA
LA PRIMERA INFA NC IA
19/Feb/2015 12:14
Mayor Zona de riesgo extrema 16
Realizar soc ializac ión de los lineamientos , guías ,
manuales y/o observac iones del DNP en la
formulac ión y ac tualizac ión de los proyec tos de
invers ión al Gerente del P royec to y enlace tecnico
Improbable Mayor
31/Dec/2016 23:592.2 No hay control por parte de los responsables
para realizar seguimiento a su ejecuc ión del Reuinión de seguimiento de la Subdirecc ión de
O perac iones con las C onsejerias y Direcc iones 3 .1 Los ejecutores no conocen las metas del
proyec to y como contribuyen con es tas Seguimiento trimestral a los proyec tos de invers ión
en el C omite ins tituc ional de Desarrollo 3 .2 No hay divulgac ión de las metas del proyec to
por parte del gerente y enlace al equipo de trabajo
1.5 E l gerente no ha empoderado al enlace del
proyec to frente a la definic ión de metas e
17/may/2013 12:28
Durante la ac tualizac ión de los proyec tos de
invers ión para la programac ión de los recursos
2014 realizada el 30 de abril no se materializó el
riesgo de "Dec is iones erroneas en la formulac ión o
ac tualizac ión de los proyec tos de invers ión" en
A c tivo
Direcc ionamiento Es tratégico
Incumplimiento de las Metas de
los proyec tos de invers ión del
DA PRE
A C C : E jecutar y realizar seguimiento a los
proyec tos de invers ión.
A C : - C oordinar capac itac ión de formulac ión de
proyec tos de invers ión 2016 con el DNP
- Realizar reunión presenc ial con los gerentes de
los proyec tos sobre los resultados de los proyec tos
de invers ión
E l incumplimiento de las metas se debe a la falta de
compromiso del Gerente del proyec to y su Equipo
de trabajo para realizar una correc ta formulac ión y
ac tualizac ión de proyec to debido a que no tienen en
cuenta los lineamientos , guías , manuales , etc ., por
parte del DNP y la O fic ina de P laneac ión del
DA PRE, generando incons is tenc ias en la
programac ión del proyec to en su cadena de valor y
particularmente en sus metas , es tos aspec tos
generan una pérdida de c redibilidad frente a la
capac idad de ejecuc ión del proyec to y pos ibles
hallazgos de auditorías internas y externas .
1 .6 E l gerente desconoce los alcances técnicos y
juridicos de la ejecuc ión del proyec to
1. E l proyec to no va dar soluc ión a las neces idades
planteadas
2. Los benefic iarios se ven afec tados por los
resultados esperados
3. P érdida de c redibilidad de la dependenc ia frente a
la capac idad de ejecuc ión del proyec to
4. P érdida de C redibilidad de la Ins tituc ión frente a
las neces idades de recursos de invers ión
solic itados para la ejecuc ión del proyec to
5. P os ibles hallazgos de auditorías internas y
externas
6 . Saldos en la ejecuc ión presupues tal del proyec to
7. Metas rezagadas en los proyec tos de invers ión
Javier A ndres P atarroyo V illalba P robable
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
No
2.1 La ejecuc ión del proyec to se hace por fuera de
los tiempos planificados
PA -2015-2018 O fic ina
de P laneac ión -
Direcc ionamiento
Es tratégico02/Jan/2015 00:00 20/Dec/2016 23:59
Soc ializar los procedimientos y responsabilidades
que tiene el Gerente del proyec to en la formulac ión
y ac tualizac ión del proyec to de invers ión
13/jul/2016 09:30
E l monitoreo de és te riesgo se hace
permanentemente y se garantiza que los controles
sean efec tivos para mitigar el impac to que podría
ocas ionar s i se materializa el riesgo.
C ontroles :
1 . E laborac ión del c ronograma anual de los
informes legales gue debe presentar el DA PRE.
E l c ronograma se elabora en los primeros días del
mes de enero en el formato F-EM-22 y se va
ac tualizando de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de
presentar un informe, de acuerdo al monitoreo
realizado el c ronograma se encuentra
ac tualizado.
2 . Seguimiento trimestal al c ronograma, según
fecha es tablec ido para la presentac ión de los
informes .
E l seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPREen la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de la
O C I yen el C omité de C oordinac ión del Sis tema de
C ontrol Interno, como también en el
C omité de Seguimiento que se hace semanalmente.
3 . A c tualizac ión del marco normativo del proceso
gue obligue o presentar informes .
Es te control se es ta monitoreando
permanentemente y se ac tualiza con el normograma
de la O C Iy se reporta trimestralmente en el plan de
No
Direccionamiento Estratégico
15/ene/2016 16:51
De acuerdo con los controles definidos por la
O fic ina de C ontrol Interno la política de
adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar la
materializac ión del riesgo "Incumplimientos legales
en la presentac ión de informes dentro de la fechas
es tablec idas por la norma”.
C ontroles :
1 .E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elabora al comienzo de la viegenc ia
y se ac tualiza de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de presentar
un informe, se encuentra ac tualizado. se anexa
archivo.
2 .Seguimiento trimestal al c ronograma, según fecha
es tablec ida para la presentac ión de los informes ,
és te seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 3 del P lan de A cc ión de
la O C I.
3 .A c tualizac ión del marco normativo del proceso
que obligue a presentar informes . és te control se
es ta monitoreando permanentemente y se ac tualiza
con el normograma y se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del P lan de
A cc ión de la O C I en tiempo real cada vez que se
No
07/abr/2016 16:31
E l día 5 de abril se llevó a cabo el monitoreo de
riesgos del P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento, donde se verificaron y evaluaron
cada uno de los controles , como soporte se
anexan las evidenc ias que garantiza que los
controles se es tán aplicando y es tán s iendo
efec tivos para el logro de los objetivos es tratégicos
y del proceso, como también de la mis ión y de
vis ión de la entidad.
Se adjunta:
1 . A c ta monitoreo de riesgos .
No
29/jul/2015 09:25
La O fic ina de C ontrol Interno, una vez
verificados los controles es tablec idos para és te
riesgo y evaluado, determinó que de un total de 48
informes de ley es tablec idos a cumplir en la
vigenc ia, con corte a junio 30 de 2015, se han
presentado 26, para el segundo semestre de 2015
se presentara un total de 22 informes , es de anotar
que todos los informes se han presentado dentro de
No
08/oc t/2015 10:01
Los func ionarios de la O C I, se reunieron el día 6 de
oc tubre con el fin de Monitorear los Riesgos
identificados al P roceso de Evaluac ión C ontrol y
Mejoramiento y poder verificar cada uno de los
controles s i es tan s iendo efec tivos para minimizar
la probabilidad de materializac ión de és te riesgo:
controles :
1 .E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elabora al comienzo de la viegenc ia
y se ac tualiza de acuerdo a las normas que van
llegando donde se da la obligatoriedad de presentar
un informe, se encuentra ac tualizado. se anexa
archivo.
2 . Seguimiento trimestal al c ronograma, según
fecha es tablec ida para la presentac ión de los
informes , és te seguimiento se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 3 del PO A de la O C I.
3 .A c tualizac ión del marco normativo del proceso
que obligue a presentar informes . és te control se
es ta monitoreando permanentemente y se ac tualiza
con el normograma y se es ta reportando en el
SIGEPRE en la Es trategia 4 ac tividad 4 del PO A de
la O C I en tiempo real cada vez que se tenga que
ac tualizar el normograma.
4. Enviar mensualmente correo elec trónico a los
No
Si No
PA -2015-2018 O fic ina
de C ontrol Interno -
Evaluac ión, C ontrol y
Mejoramiento02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:29
E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE.
Raro Mayor Zona de riesgo alta 4
No
31/ene/2013 16:58
Se seguiran aplicando los controles exis tentes y se
realizara monitoreo al normograma mensualmente
con el fin de mantener el mismo ac tualizado.
No
22/abr/2015 23:29
Es te Riesgo se A nalizó y se verificaron los
controles en reunión realizada el 7 de abril donde
partic ipo todo el equipo el equipo de trabajo de la
O fic ina de C ontrol Interno , se ac tualizo el objetivo
es tratégico y el objetivo del proceso, se
ac tualizaron las dependenc ias y se evaluaron
nuevamente los controles como también se dec idió
que los que no es taban documentados se podían
documentar y se identificó un nuevo control para
No
22/jun/2015 15:16
E l Monitoreo a és te riesgo para el presente
trimestre se llevó a cabo mediante reunión del
grupo de func ionarios de la O C I, donde se verificó,
que las acc iones diseñadas y adoptadas , es tén
s iendo implementadas y efec tivas , con el ánimo de
evitar la materializac ión del riesgo y poder cumplir
con los objetivos y las metas programadas por la
ofic ina en la presente vigenc ia.
En la etapa de valorac ión se verificó el
cumplimiento de los controles as í:
1 .
E laborac ión del c ronograma anual de los informes
legales que debe presentar el DA PRE, el
c ronograma se elaboró al inic ió de la presente
vigenc ia y se es tá ac tualizando cada vez que salga
una norma donde se tenga que presentar un
informe, se encuentra ac tualizado y es tá en proceso
de documentar és te c ronograma.
2 .Seguimiento trimestral al c ronograma, según
fecha es tablec ida para la presentac ión delos
informes . A los responsables de cada dependenc ia
se es tá enviando vía correo elec trónico,
recordándoles el cumplimiento los informes del
No
07/ene/2015 09:35Los func ionarios de la O C I se reunieron para hacer
el analis is y monitoreo de és te riesgo, se subio al No
19/ene/2015 15:23
E l equipo de la O fic ina de C ontrol Interno se reunió
con el fin de monitorear és te Riesgo, donde se
verificó el cumplimiento de los controles
es tablec idos , Se anexa archivo para aprobac ión
con corte a Dic iembre 31 de 2014, donde se
relac ionan los informes de ley que presenta la
O fic ina de C ontrol Interno de la P res idenc ia de la
República, en cumplimiento del rol de evaluador
independiente. Se presentaron 52 informes de los
53 programados , debido a que el Departamento
A dmins trativo de la Fuc ión Pública cerro el
aplicativo SUIP y lo cambió por el SIGEP en el mes
de septiembre de 2014.
No
15/ago/2014 11:00
Informes C antidad
Informe C uenta Fiscal a la C ontraloría General de la
República. C GR SIREC I 1
Informe Ges tión C ontrac tual. C GR SIREC I 2
Informes Seguimiento a los planes de
mejoramiento. C GR SIREC I 2
Encues ta SC I DA PRE 1
Evaluac ión C I C ontable C HIP 1
Informe E jecutivo A nual 1
Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1
Informe de C ontrol Interno C ontable 1
Informe de Legalidad del Software 1
A c ta C omité de C oordinac ión de C ontrol Interno. 2
Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial
LIT IGO B 1
Informe para el C ongreso de la República 1
Informe Soporte C ertificac ión al SUIP 2
C ertificac iones Suip 2
Informe a la C ámara de Representantes 1
Informe mensual de A us teridad del Gas to 2
Informe de C elulares Resoluc ión 1623 de julio de
2011. 2
Informes Examen a los planes de mejoramiento.
C GR 1
Informes seguimiento a los planes de
No
28/ago/2014 23:59 Se asoc ia a és te Riesgo la Es trategia No 3 del PO A No
17/oc t/2013 10:08
E l indicador nos muestra a 31 de agos to de 2013
un resultado de cero (0) informes presentados fuera
de las fechas es tablec idas , por lo tanto los
controles es tablec idos para es te Riesgo se es tán
aplicando correc tamente, el Riesgo se encuentra
No
14/dic /2012 12:35 Se reprograma el monitoreo para el día 21 de No
21/dic /2012 16:56La revis ión general del riesgo se realizará el dia 31
de enero 2013, cuando es te completo el equipo de No
No09/oc t/2012 15:43E l riesgo se ac tualozó en todas sus etapas y se
programo para el 14 de dic iembre de 2012 una
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol Interno la politica de
adminis trac ión de riesgos aplicada es evitar
la materializac ión del riesgo
"Incumplimientos legales en la
presentac ión de informes dentro de la
fechas es tablec idas por la norma", se
inc luye es trategia del P lan O perativo que
inc luye ac tividades trimestrales de control
frente a los informes de ley.
Seguimiento trimestral al c ronograma, según fecha
es tablec ida para la presentac ión de los informes
A ctualizac ión del marco normativo del proceso que
obligue a presentar informes
1. Sanc iones al representante legal de la entidad.
2 . P erdida de c redibilidad de la entidad.
3 . Inves tigac iones disc iplinarias .
Martha Ines C haparro V ega Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
13/jul/2016 09:47C omo evidenc ia del analis is antes realizado se
anexa ac ta del MonitoreoNo
A ctivo
Evaluac ión, C ontrol y
Incumplimiento legales en la
presentac ión de informes dentro
de la fechas es tablec idas por la
norma
A C C - E laborar y presentar los informes
es tablec idos por las normas vigentes . E l DA PRE
presenta los informes es tablec idos por las normas
vigentes .
Desconoc imientos del marco legal por parte de los
responsables para presentar los informes del
proceso y o dependenc ia.
30/abr/2014 17:19 Se realizó el monitoreo respec tivo a los controles No
19/jun/2014 09:20
En el primer trimestre de 2014 se realizaron y
presentaron 16 informes que equivalen al 31% del
total, los informes de Ley presentados fueron:
1. Informe cuenta fis cal a la C GRC SIREC I
2. Informe ges tión contrac tual C GRC - SIREC I
3. Informe de seguimiento a los planes de
mejoramiento C GRC -SIREC I
4. Encues ta SC I DA PRE
5. Evaluac ión C I contable C HIP
6. Informe E jecutivo A nual
7 . Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011
8. Informe de C ontrol Interno C ontable
9 . Informe de Legalidad del Software
10. A c ta C omité de C oordinac ión del Sis tema de
C ontrol Interno
11. Informe a la Direcc ión de Defensa Judic ial
LIT IGO B
12. Informe soporte certificac ión al SUIP
13. C ertificac ión SUIP
14. Informe a la C ámara de Representantes
15. Informe de celulares resoluc ión 1623 de julio
de 2011
16. Informes examen a los planes de mejoramiento
No
09/ene/2014 17:28
Los controles han s ido efec tivos para prevenir su
materializac ión, la medic ión y anális is de los datos
(indicador), se presenta con corte a 31 de
dic iembre de 2013 , donde se presentaron 53
informes ,cumpliendo con el 100% de la meta
No
30/abr/2014 16:54
En el primer cuatrimestre és te Riesgo se ha
monitoreado cuatro veces , en los Subcomités que
la O fic ina de C ontrol Interno a realizado y en las
reuniones de Seguimiento que la ofic ina realiza,
donde se hace seguimiento y verificac ión a los
controles es tablec idos y se A naliza, se valora y se
monitorea, para evitar la materializac ión del mismo
y el incumplimiento de las metas y objetivos
es tablec idos , para lo cual se anexan las ac tas de
los subcomités realizados y el reporte de los
informes de Ley con corte a 31 de marzo.
1 . E l día 9 de enero de 2014 se realizó el primer
comité de seguimiento donde se informó la
ac tualizac ión del nomograma y los demás controles
2 . E l día 27 de enero de 2014 se realizó el segundo
comité de seguimiento donde se reitera la revis ión
y ac tualizac ión del nomograma de la ofic ina y los
demás controles
3 . E l día 12 de febrero de 2014 se realizó el primer
subcomité de coordinac ión de control interno donde
13/jul/2016 09:32
E l monitoreo se realiza permanentemente, donde se
reune el equipo de func ionarios de la O C I con el fin
de hacer seguimiento a cada uno de los controles
asoc iados a és te riesgo, se anexa el ac ta
C ontroles :
1 . Revis ión de la Mejora por parte del responsable
del proceso vio dependenc ia.
Una vez se haya dec larado una NC R o NC P la
O fic ina de C ontrol Interno envia la solic itud de
formulac ión de la mejora, para que el responsable
del proceso o dependenc ia sea quien verifique s i las
ac tividades planteJdas en la mejora realmente
eliminan la causa raiz de la No C onformidad.
És te control se encuentra documentado en la guia,
en el procedimiento y en el modulo de mejoras .
2 . Revis ión de la mtora por porte del enlace
as ignado al proceso vio dependenc ia.
E l enlace as ignado al proceso/dependenc ia,
realizará una revis ión de las ac tividades formuladas
en el plan, con el fin de dbtener el seguramiento de
la eliminac ión de las causas que generaron la No
C onformidad de lo contrario se devuelve.
És te control se encuentra documentado en la guia,
en el procedimiento y en el modulo de mejoras .
No
Si NoImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con los controles definidos por
la O fic ina de C ontrol interno la politica de
riesgos a aplicar es la de reduc ir el riesgo "
No formular y E jecutar correc tamente los
P lanes de Mejoramiento"
1 .Incumplimiento de los objetivos y metas de los
procesos/ dependenc ias
2. Recurrenc ia en las desviac iones encontradas
3. Inadecuada toma de dec is iones para mejora
continua del SIGEPRE
4. Reproceso de los planes de mejoramiento.
Martha Ines C haparro V ega Moderada Mayor Zona de riesgo extrema 12A ctivo
No Formular y E jecutar
correc tamente los P lanes de
Mejoramiento
A C C Solic itar, formular y ejecutar los planes de
mejoramiento. Una inadecuada definic ión de causa,
de metas y ac tividades que no permiten eliminar o
reduc ir la causa raiz de la no conformidad real,
potenc ial o de mejora.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
DE Reduc ir el riesgo
DE Reduc ir el riesgo
1.3 No se generan espac ios de retroalimentac ión
entre el jefe de la dependenc ia y el equipo de
trabajo para verificar que lo planeado permita P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
DE- REGISTRO DE
INFO RMA C IO N DE
A V A NC E EN EL
Direcc ionamiento
Es tratégico
1. No se contribuye con el cumplimiento de los
objetivos y metas ins tituc ionales
2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno
3. P erdida de oportunidad en la utilizac ión de
recursos .
4 . P erdida de c redibilidad e imagen de la entidad
5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos
de control
Maria del Roc io Lesmes Rubio P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
16/ene/2014 16:38
Durante el último cuatrimestre de 2013, se
presentaron 2 modificac iones a los planes
operativos , 1 de las cuales corresponde al
P rograma P res idenc ial para el Desarrollo de la
P oblac ión A frocolombiana, referente al a cambio en
el nombre del responsable y a la fecha de
terminac ión de una ac tividad.
La otra modificac ión corresponde al Á rea
A dminis trativa y se refiere a la eliminac ión de la
Es trategia 3 y tras lado de las 2 ac tividades a la
Es trategia 1 . En es te caso, se debió cons iderar la
normatividad vigente (Decreto 2609 del 14 de
dic iembre de 2013) para la formulac ión de las
ac tividades relac ionadas con Ges tión Documental
No
4.1 Desconoc imiento de la normatividad aplicable
al proceso de planeac ión
13/nov/2013 18:30
Durante el segundo cuatrimestre, se presentaron
14 modificac iones a los planes operativos , 3 de las
cuales corresponden a ajus tes en los indicadores y
las demás corresponden a: desc ripc ión de
ac tividades , fechas de inic io y finalizac ión, cambio
de responsables . Las modificac iones que se
presentaron no afec taron el cumplimiento del P lan
Nac ional de Desarrollo ni de los proyec tos de
invers ión, por lo tanto NO se materializó el riesgo.
No
2.2 No se realizó la planeac ión de manera E jecuc ión de los Subcomites de C ontrol Interno
2.3 Se as ignó la responsabilidad al enlace de la C orreos preventivos frente a la oportunidad y
calidad del regis tro de la informac ión de los planes 3 .1 No se realiza seguimiento al cumplimiento de
los resultados esperados por parte de las
3 .3 E l responsable de reportar la informac ión de
seguimiento de los resultados esperados tiene
as ignadas multiples ac tividades
No
Si No
C GR-Hallazgo No. 01:
P roceso P lanificador
P lanes: Es tratégico y
O FIC INA DE
P LA NEA C IÓ N06/A ug/2014 14:33 31/Jan/2016 09:55
18/abr/2013 10:22
Durante el año 2012 no se presentaron dec is iones
erróneas al formular la planeac ión ins tituc ional. Sin
embargo, se presentaron 92 modificac iones a los
planes operativos como se muestra a continuac ión:
Entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2012 se
rec ibieron 31 solic itudes de modificac ión a P lanes
O perativos:
- C atorce (14) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- Diec iséis (16) solic itudes canceladas
Entre el 1 de abril y el 29 de junio de 2012 se
rec ibieron 24 solic itudes de modificac ión al P lan
O perativo:
- Nueve (9) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- T res (3) solic itudes aprobadas por regis trar en el
aplicativo
- Nueve (9) solic itudes que es tán en las
dependenc ias para realizar ajus tes .
- T res (3) solic itudes canceladas
Entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2012
se rec ibieron 26 solic itudes de modificac ión al P lan
O perativo:
- Nueve (9) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- T res (3) solic itudes que es tán en los jefes de
dependenc ias para realizar ajus tes .
01/O ct/2015 18:25 15/A ug/2016 19:14
E laborar y comunicar los lineamientos para la
formulac ion de la planeac ión ins tituc ional (plan
es tratégico y planes de acc ión anuales)
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on el fin de evitar el incumplimiento en los
resultados de la planeac ión ins tituc ional, la
O fic ina de P laneac ión continuará
implementando los controles que quedaron
documentados en la etapa de
valorac ión, adic ionalmente contempla en su
plan de acc ión 2016 una es trategia que
permite A fianzar el seguimiento a la
planeac ión ins tituc ional, as i como la
implementac ión de mejoras para fortalecer
los controles es tablec idos en cuanto al
seguimiento trimestral por parte de las
dependenc ias .
Revis ión y aprobac ión de la formulac ión de la
planeac ión ins tituc ional
Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional y
Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno
modificac ión es trategia
tranversal P lanes de
A cc ión 2016
O FIC INA DE
P LA NEA C IÓ N15/Jun/2016 11:17 04/Jul/2016 14:20
A sesoria en la formulac ión metodológica de los
planes en cada una de las dependenc ias
A c tualizar y soc ializar los procedimientos y
herramientas internas aplicables
PA -2015-2018 O fic ina
de P laneac ión -
Direcc ionamiento
Es tratégico02/Jan/2015 00:00 20/Dec/2016 23:59
01/ago/2016 15:10
Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo acorde
con la informac ión regis trada en el aplicativo
Sigepre al día 29 de julio. C on corte a 30 de junio y
durante el segundo trimestre de 2016 se aplicaron
los s iguientes controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo: el
es tado de avance del P lan Es tratégico y de los
planes de acc ión con corte a 30 de junio se
presentarán en los comités a realizarse en el mes
de agos to.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el segundo trimestre se tramitaron 16 solic itudes
de modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
subcomités al año para hacer seguimiento y dar
recomendac iones a los planes de acc ión de las
dependenc ias .
4 . C orreos preventivos frente a la oportunidad y
Si 30/jun/2016 23:59
A ctivo
Direcc ionamiento Es tratégico
Incumplimiento de los
resultados previs tos en la
planeac ión ins tituc ional
A C :Realizar seguimiento a la ejecuc ión de los
P lanes de A cc ión con enfoque a resultados y
tramitar sus modificac iones .
A C C : E jecutar y realizar seguimiento al P lan
Es tratégico Sec torial, P lan Es tratégico
Ins tituc ional y P lanes de A cc ión. En caso de ser
requerido se realizan modificac iones a los P lanes .
Se podría presentar incumplimientos a la planeac ión
ins tituc ional s i no se tienen en cuenta en la
formulac ión de los resultados los elementos de
direcc ionamiento es tratégico: DO FA , V alores ,
P rinc ipios , es truc tura, mis ión, vis ión, políticas ,
objetivos , metas e indicadores alineados con el
P lan Nac ional de Desarrollo y las direc trices de la
P res idenc ia de la República, lo que puede ocas ionar
una desarticulac ión de los resultados de la entidad
frente a los objetivos y metas del gobierno.
2 .4 La planeac ión no se cons idera un tema
16/may/2016 09:23
Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo de
"Incumplimiento de los resultados previs tos en la
planeac ión es tratégica y operativa", teniendo en
cuenta que ya todas las dependenc ias regis traron
la informac ión de indicadores y planes en el
aplicativo Sigepre y de acuerdo con el reporte
generado las s iguientes dependenc ias presentan
resultados en sus indicadores por debajo del 80%:
Á rea de Talento Humano: 79,2% en Indicadores .
Es ta s ituac ión obedece a que el indicador con
periodic idad bimestral "C umplimiento del
c ronograma de implementac ión del Sis tema de
Seguridad y Salud en el trabajo y Ges tión
A mbiental", presentó un avance de 1 ,59% frente a
la meta del 15% es tablec ida para el mes de
febrero, lo que afec tó el avance del total de
indicadores del área.
De otro lado, es importante ac larar que s i bien el
reporte muestra que la C onsejería P res idenc ial
para la Equidad de la Mujer presenta un avance en
indicadores del 55%, el único indicador que tiene
periodic idad trimestral es el "U tilizac ión de los
recursos as ignados Equidad de la Mujer", por su
parte el indicador "Sis tema de indicadores de
género, implementado" que aparece en rojo tiene
periodic idad semestral.
Si 31/mar/2016 23:59
15/jul/2016 19:12
C on corte a 30 de junio y durante el segundo
trimestre de 2016 se aplicaron los s iguientes
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo. E l último
comité ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
se realizó el 2 de junio de 2016. En és te se
presentó el es tado de avance del P lan Es tratégico
y de los planes de acc ión con corte a 30 de marzo.
Se evidenc ió que el objetivo 2 “Fortalecer los
programas y proyec tos soc iales con enfoque
diferenc ial” presenta un indicador por debajo del
80%, es to debido a un indicador de la A lta
C onsejería de Equidad para la mujer que viene
rezagado de la vigenc ia 2015. C on respec to a
planes de acc ión, en la Subdirecc ión de
O perac iones se evidenc ió que un indicador es taba
por debajo del 80% asoc iado al Á rea de Talento
Humano, el cual obedece al avance de la
implementac ión del Sis tema de Seguridad y Salud
en el trabajo, sobre el cual ya se han venido
tomando acc iones de mejora por parte de la
Subdirecc ión con la ac tivac ión del C O PA SS y la
No
A ctivo
Direcc ionamiento Es tratégico
Incumplimiento de los
resultados previs tos en la
planeac ión ins tituc ional
A C :Realizar seguimiento a la ejecuc ión de los
P lanes de A cc ión con enfoque a resultados y
tramitar sus modificac iones .
A C C : E jecutar y realizar seguimiento al P lan
Es tratégico Sec torial, P lan Es tratégico
Ins tituc ional y P lanes de A cc ión. En caso de ser
requerido se realizan modificac iones a los P lanes .
Se podría presentar incumplimientos a la planeac ión
ins tituc ional s i no se tienen en cuenta en la
formulac ión de los resultados los elementos de
direcc ionamiento es tratégico: DO FA , V alores ,
P rinc ipios , es truc tura, mis ión, vis ión, políticas ,
objetivos , metas e indicadores alineados con el
P lan Nac ional de Desarrollo y las direc trices de la
P res idenc ia de la República, lo que puede ocas ionar
una desarticulac ión de los resultados de la entidad
frente a los objetivos y metas del gobierno.
2 .4 La planeac ión no se cons idera un tema
1 . No se contribuye con el cumplimiento de los
objetivos y metas ins tituc ionales
2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno
3. P erdida de oportunidad en la utilizac ión de
recursos .
4 . P erdida de c redibilidad e imagen de la entidad
5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos
de control
1 .3 No se generan espac ios de retroalimentac ión
entre el jefe de la dependenc ia y el equipo de
trabajo para verificar que lo planeado permita
1 .1 No se identifican c laramente los resultados y
metas esperadas por parte de los func ionarios de la
2 .3 Se as ignó la responsabilidad al enlace de la
3 .1 No se realiza seguimiento al cumplimiento de
los resultados esperados por parte de las
1 .1 No se identifican c laramente los resultados y
metas esperadas por parte de los func ionarios de la
1 . 2 No hay lineamientos c laros por parte de los
jefes de las dependenc ias hac ia su equipo de
1 .4 Exis te des interes para formular la planeac ión
2 .1 Desconoc imiento de los resultados esperados
por parte del equipo de trabajo
3.2 Descordinac ión del equipo de trabajo para
reportar la informac ión de seguimiento de los
04/feb/2016 08:22
Se realiza monitoreo definitivo correspondiente a
dic iembre de 2015.
C on corte a 31 de dic iembre y durante el último
trimestre se aplicaron los s iguientes controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo durante la etapa de ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en el C omité ins tituc ional de
Desarrollo A dminis trativo. E l último comité
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo se realizó
el 29 de oc tubre de 2015. Se presentó el es tado
de los planes de acc ión con corte a 30 de
septiembre en los cuales se evidenc ió el
incumplimiento de metas en las s iguientes
dependenc ias: C onsejería P res idenc ial para la
P rimera Infanc ia, Direcc ión para la A cc ión Integral
contra M inas A ntipersonales y Á rea A dminis trativa.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el cuarto trimestre se hic ieron 7 solic itudes de
modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
subcomités al año para hacer seguimiento y dar
Si 04/feb/2016 08:21
15/abr/2016 18:38
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, la
s iguiente dependenc ia presenta resultados en sus
indicadores por debajo del 80%: C onsejería
P res idenc ial para la Equidad de la Mujer: 32.5% en
indicadores y 50% en planes .
Teniendo en cuenta que es ta dependenc ia tiene en
curso de aprobac ión la mejora MPA -383, que
implica el ajus te en la periodic idad y metas de
indicadores , y afec ta el porcentaje de avance
durante la vigenc ia, se realiza un monitoreo
preliminar.
Durante el primer trimestre de 2016 se aplicaron
los s iguientes controles para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el trimestre se realizaron 11 modificac iones a los
planes de las dependenc ias acorde con sus
neces idades .
2 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno: La O fic ina de C ontrol Interno ha venido
No
15/ene/2016 18:58
C on corte a 31 de dic iembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión para el Sec tor P rivado: 90% en
indicadores y 20% en P lanes; C onsejería
P res idenc ial para los DDHH: 0% en indicadores y
0% en planes; Direcc ión de seguridad: 0% en
indicadores y 0% en planes; Á rea A dminis trativa:
44,63% en Indicadores y 89.81%; A tenc ión al
Usuario: 0% en indicadores y 46.27% en P lanes
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
No
15/ene/2016 19:08
C on corte a 31 de dic iembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión para el Sec tor P rivado: 90% en
indicadores y 20% en P lanes; C onsejería
P res idenc ial para los DDHH: 0% en indicadores y
0% en planes; Direcc ión de seguridad: 0% en
indicadores y 0% en planes; Á rea A dminis trativa:
44,63% en Indicadores y 89.81%; A tenc ión al
Usuario: 0% en indicadores y 46.27% en P lanes
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
No
14/oc t/2015 19:57
C on corte a 30 de septiembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
C onsejería P res idenc ial para la Equidad de la
Mujer: 72,50% en indicadores y 0% en P lanes;
C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia:
72,05% en indicadores; Direcc ión para la A cc ión
Integral contra minas antipersonales: 59,91% en
indicadores y 77,27% en planes; Á rea
A dminis trativa: 44,63 en Indicadores; Direcc ión
para el Sec tor P rivado 10% en indicadores .
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
Se realizará nuevamente el monitoreo a 30
de septiembre previo a la realizac ión del C omité
Ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo.
No
26/oc t/2015 16:34
C on corte a 30 de septiembre y durante el
trimestre se aplicaron los s iguientes controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo durante la etapa de ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo. E l último
comité ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
se realizó el 17 de septiembre. Se presentaron
entre otros temas , el seguimiento a los riesgos
materializados en las s iguientes dependenc ias:
Direcc ión para la Es trategia de C omunicac iones ,
Á rea A dminis trativa, Direcc ión para A suntos
P olíticos y Direcc ión para la A cc ión Integral contra
M inas A ntipersonales , las cuales formularon planes
de mejoramiento. E l seguimiento con corte a 30 de
septiembre se presentará en el comité a realizarse
el 29 de septiembre.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el trimestre se hic ieron 26 solic itudes de
modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
Si 15/oc t/2015 20:59
15/jul/2015 18:11
C on corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte
de Sigepre generado el día de hoy, las s iguientes
dependenc ias presentan resultados en sus
indicadores por debajo del 80%: Direcc ión de
A suntos P olíticos , Direcc ión de P olíticas P úblicas ,
Direcc ión para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal, Á rea A dminis trativa y Grupo de
A tenc ión al Usuario.
De otro lado, las s iguientes dependenc ias no han
regis trado informac ión de los indicadores: Á rea
A dminis trativa, Grupo de A tenc ión al Usuario,
Direcc ión de A suntos P olíticos , C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , Direcc ión
para la Es trategia de C omunicac iones .
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
Se realizará nuevamente el monitoreo a 30 de junio
previo a la realizac ión del C omité Ins tituc ional de
No
23/jul/2015 17:40
C on corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte
de Sigepre generado el día de hoy, las s iguientes
dependenc ias presentan resultados en sus
indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión de A suntos P olíticos: 0% en planes;
Direcc ión para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersona: 42,43% en indicadores y 64,29% en
planes; Á rea A dminis trativa: 68,75% en planes y
no se evidenc ia regis tro de la informac ión de
indicadores . La Direcc ión para la Es trategia de
C omunicac ión no ha reportado la informac ión de
indicadores correspondiente al segundo trimestre.
Es tos resultados indican que el riesgo se
materializó en las dependenc ias menc ionadas .
Si 23/jul/2015 17:48
15/abr/2015 15:16
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%: Secretaría de
T ransparenc ia, cuyo porcentaje de avance es del
28 ,38% correspondiente al indicador de ejecuc ióni
de recursos , el cual es el único indicador con
periodic idad trimestral.
De otro lado, las s iguientes dependenc ias no han
regis trado informac ión de los indicadores con corte
trimestral: Secretaría P rivada, Direcc ión de
Eventos , Secretaría para la Seguridad P res idenc ial,
C asa M ilitar, Secretaría Jurídica, Direcc ión para la
ejecuc ión de Gobierno, Direcc ión de P olíticas
P úblicas , Direcc ión para el Sec tor P rivado,
Direcc ión para la Es trategia de C omunicac iones ,
Grupo de A tenc ión al Usuario.
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
No
23/abr/2015 09:29
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy el Dapre
presenta 94,07% de avance en indicadores y
92,31% en planes . Sin embargo, a nivel de
dependenc ias , 2 presentan resultados por debajo
del 80%: la Secretaría de T ransparenc ia cuyo
porcentaje de avance es del 28 ,38%
correspondiente al indicador de ejecuc ióni de
recursos , y la Direcc ión para la E jecuc ión de
Gobierno cuyo porcentaje de avance es del 50% en
indicadores y 0% en ac tividades , debido a que en la
es trategia 2 algunas ac tividades venc ieron y no se
han cerrado.
Se adjuntan las presentac iones de Sigepre con los
avances por Despacho y dependenc ia.
Si 31/mar/2015 23:59
09/ene/2015 08:11
De acuerdo con la informac ión regis trada por las
dependenc ias en el aplicativo Sigepre con corte a 8
de enero, las s iguientes dependenc ias presentan
resultados por debajo del 80% teniendo en cuenta
que no han regis trado informac ión de avance en sus
planes y/o indicadores: Direcc ión de A suntos
P olíticos 50% en planes y 60%(D)* en
indicadores , Fondo de P rogramas Espec iales para
la P az 46,42% en planes y 92,11%(D)* en
indicadores , C onsejería P res idenc ial para la
P rimera Infanc ia 73,55%(D)* en indicadores ,
C onsejería P res idenc ial del Sis tema de
C ompetitividad e Innovac ión 100%(D)* en
indicadores , C onsejería P res idenc ial de Derechos
Humanos 72,08%(D)* en indicadores , Direcc ión
para la A cc ión contra M inas A ntipersonales
31,81% en planes y 50% en indicadores , Direcc ión
de Seguridad 74,21% (D)* en indicadores y
Direcc ión para la Relac ión con los Medios 57,93%
en planes y 49,72%(D)* en indicadores .
*No se han regis trado datos de indicadores , por lo
tanto el s is tema no puede calcular el resultado
No
23/ene/2015 17:32
De acuerdo con la informac ión regis trada en el
aplicativo Sigepre con corte a 31 de dic iembre, el
riesgo "Incumplimiento de los resultados previs tos
en la planeac ión es tratégica y operativa", no se
materializó. Las dependenc ias presentaron
resultados por enc ima del 80% en su ges tión de
indicadores y planes .
No
02/may/2014 17:00
Durante el primer cuatrimestre de 2014, se
presentaron 2 modificac iones a los planes
operativos , la primera corresponde a la
modificac ión del P lan O perativo de la O fic ina de
C ontrol Interno Es trategia 2 , referente a la
ampliac ión de la fecha de la ac tividad Soc ializar la
guía para el fortalec imiento del C ontrol Interno
Ins tituc ional P EA -SGC para el 30 de junio de
2014, la segunda corresponde a la modificac ión del
P lan O perativo del Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos Es trategias 1 y 3 , referente
a la modificac ión de las fechas de las ac tividades
E laborar el portafolio de servic ios mis ionales ,
trámites y otros procedimientos adminis trativos del
DA PRE, Soc ializar a través de la página web de la
Entidad, el portafolio de servic ios mis ionales ,
trámites y otros procedimientos adminis trativos del
DA PRE, a los c iudadanos , A plicar la(s ) encues ta(s )
diseñada(s) para medir la satis facc ión de los
c lientes en relac ión con los trámites y otros
procedimientos adminis trativos que pres ta el
DA PRE, C onsolidar y analizar trimestralmente los
resultados de la encues ta aplicada, Soc ializar
trimestralmente a los responsables de los trámites
y otros procedimientos adminis trativos que pres ta
el DA PRE, los resultados de la encues ta aplicad,
A c tualizar el procedimiento para la atenc ión de
No
15/sep/2014 11:38
C on corte al primer semestre de 2014 de las 32
dependenc ias del DA PRE 5 dependenc ias tienen
indicadores de cumplimiento de metas por debajo
del 80% de cumplimiento, es tas dependenc ias son:
A lta C onsejería P res idenc ial: E l indicador del índice
de proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió
en la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria Jurídica: E l indicador del índice de
proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió en
la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria de T ransparenc ia: No se es tablec ieron
O portunidades de mejora y A cc iones preventivas
para el primer semestre, adic ionalmente presentan
atrasos en los indicadores A vance en la ejecuc ión
del plan de comunicac ión para la divulgac ión e
implementac ión de la P olítica Integral y E fic ienc ia
en la utilizac ión de los recursos as ignados ST ,
obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas
de 63.36%
P rograma P res idenc ial para el Desarrollo Espac ial:
No realizó el regis tro del índice de proac tividad de
No
16/ene/2014 16:38
Durante el último cuatrimestre de 2013, se
presentaron 2 modificac iones a los planes
operativos , 1 de las cuales corresponde al
P rograma P res idenc ial para el Desarrollo de la
P oblac ión A frocolombiana, referente al a cambio en
el nombre del responsable y a la fecha de
terminac ión de una ac tividad.
La otra modificac ión corresponde al Á rea
A dminis trativa y se refiere a la eliminac ión de la
Es trategia 3 y tras lado de las 2 ac tividades a la
Es trategia 1 . En es te caso, se debió cons iderar la
normatividad vigente (Decreto 2609 del 14 de
dic iembre de 2013) para la formulac ión de las
ac tividades relac ionadas con Ges tión Documental
No
3.3 E l responsable de reportar la informac ión de
seguimiento de los resultados esperados tiene
as ignadas multiples ac tividades
4.1 Desconoc imiento de la normatividad aplicable
al proceso de planeac ión
13/nov/2013 18:30
Durante el segundo cuatrimestre, se presentaron
14 modificac iones a los planes operativos , 3 de las
cuales corresponden a ajus tes en los indicadores y
las demás corresponden a: desc ripc ión de
ac tividades , fechas de inic io y finalizac ión, cambio
de responsables . Las modificac iones que se
presentaron no afec taron el cumplimiento del P lan
Nac ional de Desarrollo ni de los proyec tos de
invers ión, por lo tanto NO se materializó el riesgo.
No
6
C on el fin de evitar el incumplimiento en los
resultados de la planeac ión ins tituc ional, la
O fic ina de P laneac ión continuará
implementando los controles que quedaron
documentados en la etapa de
valorac ión, adic ionalmente contempla en su
plan de acc ión 2016 una es trategia que
permite A fianzar el seguimiento a la
planeac ión ins tituc ional, as i como la
implementac ión de mejoras para fortalecer
los controles es tablec idos en cuanto al
seguimiento trimestral por parte de las
dependenc ias .
C GR-Hallazgo No. 01:
P roceso P lanificador
P lanes: Es tratégico y
DE- REGISTRO DE
INFO RMA C IO N DE
A V A NC E EN EL
modificac ión es trategia
tranversal P lanes de
A cc ión 2016
Maria del Roc io Lesmes Rubio P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
E laborar y comunicar los lineamientos para la
formulac ion de la planeac ión ins tituc ional (plan
es tratégico y planes de acc ión anuales)
P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional y
Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno
C orreos preventivos frente a la oportunidad y
calidad del regis tro de la informac ión de los planes
O FIC INA DE
P LA NEA C IÓ N15/Jun/2016 11:17 04/Jul/2016 14:20
1. 2 No hay lineamientos c laros por parte de los
jefes de las dependenc ias hac ia su equipo de A sesoria en la formulac ión metodológica de los
planes en cada una de las dependenc ias1.4 Exis te des interes para formular la planeac ión
2 .1 Desconoc imiento de los resultados esperados
por parte del equipo de trabajoRevis ión y aprobac ión de la formulac ión de la
planeac ión ins tituc ional
2 .2 No se realizó la planeac ión de manera E jecuc ión de los Subcomites de C ontrol Interno
Si No
3.2 Descordinac ión del equipo de trabajo para
reportar la informac ión de seguimiento de los A c tualizar y soc ializar los procedimientos y
herramientas internas aplicables
PA -2015-2018 O fic ina
de P laneac ión -
Direcc ionamiento
Es tratégico02/Jan/2015 00:00
O FIC INA DE
P LA NEA C IÓ N06/A ug/2014 14:33 31/Jan/2016 09:55
18/abr/2013 10:22
Durante el año 2012 no se presentaron dec is iones
erróneas al formular la planeac ión ins tituc ional. Sin
embargo, se presentaron 92 modificac iones a los
planes operativos como se muestra a continuac ión:
Entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2012 se
rec ibieron 31 solic itudes de modificac ión a P lanes
O perativos:
- C atorce (14) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- Diec iséis (16) solic itudes canceladas
Entre el 1 de abril y el 29 de junio de 2012 se
rec ibieron 24 solic itudes de modificac ión al P lan
O perativo:
- Nueve (9) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- T res (3) solic itudes aprobadas por regis trar en el
aplicativo
- Nueve (9) solic itudes que es tán en las
dependenc ias para realizar ajus tes .
- T res (3) solic itudes canceladas
Entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2012
se rec ibieron 26 solic itudes de modificac ión al P lan
O perativo:
- Nueve (9) solic itudes finalizadas (aprobadas)
- T res (3) solic itudes que es tán en los jefes de
dependenc ias para realizar ajus tes .
No
20/Dec/2016 23:59
Direcc ionamiento
Es tratégico01/O ct/2015 18:25 15/A ug/2016 19:14
Improbable Moderado Zona de riesgo moderada
15/abr/2016 16:31
Para la vigenc ia 2016 se tiene 13 proyec tos de
invers ión, la O fic ina de P laneac ión viene realizando
los controles regis trados en el riesgo, igualmente
realiza mensualmente una retroalimentac ión de la
calidad, oportunidad y resultado de cada proyec to
con los s iguientes resultados:
P royec tosP romedio de C alidad, O portunidad y
Resultado
DDHH4,74
Equidad Genero5,00
Fondo P az - A c tividades4,94
Rec lutamiento4,71
Sedes4,78
Sis temas4,96
T ransparenc ia4 ,61
Gestión Documental5 ,00
Sis tema Juventud4,92
Inic iativas de Jóvenes4,89
P rimera infanc ia4 ,89
M inas - UE5,00
M inas - PGN5,00
Total general4 ,88
Todos los proyec tos llevan un avance coherente en
No
15/jul/2016 16:50
Durante el segundo trimestre de 2016, de los 13
proyec tos regis trados en el SP I , se revisó la
calidad de la informac ión, su oportunidad y el
resultado de cada proyec to. En general para es te
trimestre, ningún proyec to tuvo un promedio por
debajo de 4 , también ningún proyec to es tuvo entre
4 y 4 .5 . Finalmente los 13 proyec tos es tuvieron por
arriba del 4 .5 . Se adjunta el cuadro de anális is de
promedios de calidad y oportunidad para es te
trimestre.
Resultados promedio:
• DDHH 4 ,5
• Sedes 4 ,5
• Rec lutamiento 4 ,6
• Sis tema Juventud 4 ,6
• Ges tión Documental 4 ,6
• Sis temas 4 ,8
• P rimera infanc ia 4 ,8
• Fondo P az - A c tividades 4 ,8
• Inic iativas de Jóvenes 4 ,8
• M inas - UE 4 ,8
• Equidad Genero 4 ,9
• T ransparenc ia 4 ,9
• M inas - PGN 4 ,9
No
SiZona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar el incumplimiento de las
metas de los proyec tos de invers ión, la
O fic ina de P laneac ión contempló dentro su
planeac ión operativa una es trategia para
Impulsar el cumplimiento de metas de los
de proyec tos de invers ión. A dic ionalmente
se tiene ac tualmente 3 planes de
mejoramiento para que no se vuelva a
presentar el incumplimiento a la
ejecuc iónde metas en los proyec tos de
invers ión.
Mayor Zona de riesgo extrema 16 Improbable MayorA c tivo
Incumplimiento de las Metas de
los proyec tos de invers ión del
DA PRE
A C C : E jecutar y realizar seguimiento a los
proyec tos de invers ión.
A C : - C oordinar capac itac ión de formulac ión de
proyec tos de invers ión 2016 con el DNP
- Realizar reunión presenc ial con los gerentes de
los proyec tos sobre los resultados de los proyec tos
de invers ión
E l incumplimiento de las metas se debe a la falta de
compromiso del Gerente del proyec to y su Equipo
de trabajo para realizar una correc ta formulac ión y
ac tualizac ión de proyec to debido a que no tienen en
cuenta los lineamientos , guías , manuales , etc ., por
parte del DNP y la O fic ina de P laneac ión del
DA PRE, generando incons is tenc ias en la
programac ión del proyec to en su cadena de valor y
particularmente en sus metas , es tos aspec tos
generan una pérdida de c redibilidad frente a la
capac idad de ejecuc ión del proyec to y pos ibles
hallazgos de auditorías internas y externas .
1 . E l proyec to no va dar soluc ión a las neces idades
planteadas
2. Los benefic iarios se ven afec tados por los
resultados esperados
3. P érdida de c redibilidad de la dependenc ia frente a
la capac idad de ejecuc ión del proyec to
4. P érdida de C redibilidad de la Ins tituc ión frente a
las neces idades de recursos de invers ión
solic itados para la ejecuc ión del proyec to
5. P os ibles hallazgos de auditorías internas y
externas
6 . Saldos en la ejecuc ión presupues tal del proyec to
7. Metas rezagadas en los proyec tos de invers ión
Javier A ndres P atarroyo V illalba P robable No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
DE Evitar el riesgo
DE Evitar el riesgo
Revis ión y aprobac ión tecnica de los documentos
en las dependenc ias
P rocedimiento y guia para la elaborac ión y control
de documentos del SIGEPRE
P rograma de auditorias internas del DA PRE
A dminis trac ión de riesgos
Tablas de retenc ión documental para el control de
regis tros
15/oc t/2015 20:35
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2015 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 52
A cc iones P reventivas: 8
A cc iones C orrec tivas: 58
Se adjuntan los reportes de planes de mejoramiento
del aplicativo SIGEPRE - módulo de mejoras .
Durante el tercer trimestre se aplicaron los
s iguientes controles :
• A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar
los documentos , riesgos , mejoras , planes de
auditoria y reportes de produc tos y/o servic ios no
conformes: para todos los elementos anteriormente
menc ionados se utiliza el aplicativo, lo que no es tá
regis trado en SIGEPRE no exis te.
• Revis ión metodológica y técnica de los
documentos previo a su aprobac ión y liberac ión:
todo nuevo documento o ac tualizac ión pasa por
es ta revis ión por parte de los asesores de la
O fic ina de P laneac ión.
• Revis ión y aprobac ión técnica de los
No
La auditoría externa de seguimiento por parte del
Icontec es tá planteada el mes de O ctubre de 2015
(primer seguimiento) en la cual se evaluara el
cumplimiento de los requis itos del SIGEPRE
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2015 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 8
A cc iones P reventivas: 4
A cc iones C orrec tivas: 20
Durante el primer trimestre de 2015 no se presentó
perdida del certificado de calidad por
incumplimiento de los requis itos de la NTC GP
1000
Se adjuntan los reportes de planes de mejoramiento
No
15/jul/2015 18:57
La auditoría externa de seguimiento por parte del
Icontec es tá planteada el mes de O ctubre de 2015
(primer seguimiento) en la cual se evaluara el
cumplimiento de los requis itos del SIGEPRE
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2015 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 34
A cc iones P reventivas: 6
A cc iones C orrec tivas: 42
Durante el primer semestre de 2015 no se presentó
perdida del certificado de calidad por
incumplimiento de los requis itos de la NTC GP
No
2.2 Desconoc imiento de los func ionarios de la
O fic ina de P laneac ión frente a las func ionalidades
del aplicativo SIGEPRE modulo de documentosFormulac ión y seguimiento a planes correc tivos ,
preventivos y/o mejora3.3 P oco interes de los func ionarios por aprender
sobre el Sis tema Integrado de ges tión de la
P res idenc ia de la Republica Reporte de produc tos y/o servic ios No conformes
09/ene/2015 10:18
En oc tubre de 2014 se realizó la A uditoria Externa
de C ertificac ión del Sis tema Integrado de Ges tión
SIGEPRE para renovar el certificado de calidad bajo
las normas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009
obteniendo un resultado satis fac torio con “C ero”
hallazgos
Entre las princ ipales fortalezas se des tacan:
• E l Sis tema de Ges tión de C alidad como
herramienta del día a día (A plicativo SIGEPRE)
• Los arreglos realizados a la infraes truc tura de
la C asa de Nariño
• La seguridad informática
• E l anális is y comportamiento de los
indicadores a través del SIGEPRE
• La ac tualizac ión de los mapas de riesgos
• E l desarrollo de aplicativos informáticos (Hojas
de vida, contratos , control de flota, entre otros)
• E l proyec to de implementac ión de la norma
ISO 27001
• Guía para la transversalizac ión de género en el
sec tor público
• E l control de las adquis ic iones a través del
P lan A nual de A dquis ic iones
• C apac itac iones a los supervisores de los
contratos
• E l enfoque y apoyo de C ontrol Interno hac ia la
mejora del Sis tema de Ges tión de C alidad
1.3 P oca disponibilidad de tiempo para la revis ión
de los documentos
No
1.2 No se revisa detalladamente el cumplimiento de
los requis itos del c liente, legales , de la organizac ión Revis ión metodologica y tecnica de los documentos
previo a su aprobac ión y liberac ión3.1 Desconoc imiento de los requis itos del Sis tema
de Ges tión de C alidad por parte de las C apac itac ión sobre las nuevas func ionalidades del
3 .2 Los enlaces de las dependenc ias no replican la
informac ión suminis trada por la O fic ina de
P laneac ión frente al cumplimiento de los requis itos Normograma ins tituc ional y por proceso
documentado en el aplicativo SIGEPRE2.1 Fallas en la utilizac ión del aplicativo SIGEPRE
2.3 Falta de entrenamiento para el manejo de las
func ionalidades del aplicativo SIGEPRE
15/sep/2014 17:25
La auditoría externa por parte del Icontec es tá
planteada para los días 7 al 10 de O c tubre de 2014
en la cual se evaluara el cumplimiento de los
requis itos del SIGEPRE
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2014 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 50
A cc iones P reventivas: 24
A cc iones C orrec tivas: 80
Durante el segundo cuatrimestre no se presentó
perdida del certificado de calidad por
incumplimiento de los requis itos de la NTC GP
1000
No
Si
No
16/abr/2015 12:21
8
C on el fin de evitar el riesgo la O fic ina de
P laneac ión cuenta con una es trategia en su
plan operativo orientada a Fortalecer el
SIGEPRE desde su adminis trac ión la cual
contempla acc iones como el seguimiento a
la calidad y oportunidad de los indicadores ,
la formulac ión de planes de mejoramiento, la
agenda de soc ializac ión y comunicac ión del
SIGEPRE, la ejecuc ión de la semana del
SIGEPRE, el monitoreo de riesgos , entre
otros .
PA -2015-2018 O fic ina
de P laneac ión -
Direcc ionamiento
Es tratégico02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
Zona de riesgo extrema 16
A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar los
documentos , riesgos , mejoras , planes de auditoria y
reportes de produc tos y/o servic ios no conformes
Improbable Mayor Zona de riesgo altaA c tivo
Direcc ionamiento Es tratégico
Perdida del certificado de
calidad por incumplir requis itos
de la NTC GP 1000
A C C : A dminis trar y controlar los documentos del
SIGEPRE.
Es te riesgo se presenta en la revis ión de los
requis itos técnicos de la NTC GP 1000
presentados en los ejes transversales del Sis tema
de Ges tión de la C alidad como son documentos ,
regis tros , produc tos yo servic ios no conformes ,
auditorias internas , acc iones preventivas ,
correc tivas y manejo de riesgos , ya que es te
incumplimiento y hallazgos de auditorías externas
pueden ocas ionar la pérdida del certificado de
calidad de la entidad.
1 .1 No C onformidades mayores de la auditoria
externa efec tuada por el ente certificador por
1 . Incumplimiento de la ley 872 de 2003
2. Sanc iones legales y/o disc iplinarias
3 . P erdida de imagen y/o c redibilidad de la entidad
frente a los servic ios pres tados
Edgar U rrego Martinez P robable Mayor
Myriam Ernes tina C espedes
C as tilloModerada Menor Zona de riesgo moderada 6
Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión de
recursos de cooperac ión internac ional al interior de
Soc ializac ión de los lineamientos de cooperac ión
A compañamiento a las dependenc ias en la
desarrollo de las inic iativas de cooperac ión
A ctivo
Direcc ionamiento Es tratégico
Inoportunidad en la ges tión de
recursos de cooperac ión
internac ional
A C : Realizar la ges tión de las inic iativas de
cooperac ión internac ional del DA PRE aprobadas
con la A genc ia P resdenc ial para la C ooperac ión
A PC
A C C : Ges tionar y aprobar recursos de cooperac ión
internac ional no reembolsable
Se podría presentar falta de oportunidad en la
ges tión y aprobac ión de recursos de cooperac ión
internac ional no reembolsable al no observarse los
lineamientos y direc trices es tablec idos generando
pérdida de es tos recursos y deterioro de la imagen
de la entidad
Desconoc imiento de la normatividad que regula la
cooperac ión internac ional.
- P érdida de c redibilidad de la entidad ante los
cooperantes
- P érdida de recursos de cooperac ión internac ional
Desconoc imiento de los lineamientos en materia de
cooperac ión internac ional
No No
Reduc ir el riesgo
01/jul/2016 11:12
La Direcc ión de Ges tión General aplicó los
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo as i:
1 . Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión
de recursos de cooperac ión internac ional al interior
de la entidad:
Durante el segundo trimestre se aplicó el
procedimiento P -DE-11 Ges tión de recursos de
cooperac ión internac ional no reembolsable y se
utilizaron los formatos F-DE-40 Inventario de
C ooperac ión C onsolidado y F-DE-41 P erfil Base
del P royec to C ooperac ión Internac ional No
Reembolsable. Sin embargo se evidenc ió la
neces idad de ajus tarlos con el fin de s implificarlos .
2 . Soc ializac ión de los lineamientos de
cooperac ión:
Se realizaron reuniones con las dependenc ias con
el fin de realizar el inventario de cooperac ión en las
cuales se reforzó la soc ializac ión de los
lineamientos .
3 . A compañamiento a las dependenc ias en la
desarrollo de las inic iativas de cooperac ión:
A 30 de junio se adelantaron las s iguientes
acc iones de acompañamiento a las s iguientes
dependenc ias y/o inic iativas:
No
Direcc ionamiento
Es tratégico21/Jan/2016 08:31 30/Nov/2016 23:59
08/abr/2016 15:52
La Direcc ión de Ges tión General aplicó los
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo as i:
1 . Es tablec imiento de lineamientos para la ges tión
de recursos de cooperac ión internac ional al interior
de la entidad:
.A dopc ión ins tituc ional de lineamientos y
documentac ión en el Sis tema Integrado de Ges tión
de la P res idenc ia SIGEPRE de los s iguientes
documentos:
•P rocedimiento P -DE-11 Ges tión de recursos de
cooperac ión internac ional no reembolsable y de los
•Formato F-DE-40 Inventario de C ooperac ión
C onsolidado
•Formato F-DE-41 P erfil Base del P royec to
C ooperac ión Internac ional No Reembolsable,
incorporados
2. Soc ializac ión de los lineamientos de
cooperac ión:
A .Expedic ión de la C ircular C IR16-00000004 (O 3-
3-2016)
B. Reunión para soc ializac ión con jefes de
dependenc ias y enlaces as ignados (29-03-2016):
3 . A compañamiento a las dependenc ias en la
desarrollo de las inic iativas de cooperac ión:
A 31 de marzo se adelantaron acc iones de
coordinac ión y acompañamiento a dependenc ias y
grupos de trabajo con inic iativas:
•C onsej. P res idenc ial de DDHH- convenio de
cooperac ión internac ional a susc ribir entre la
No
Improbable Menor Zona de riesgo baja 4Las políticas de manejo asumidas son para
evitar y/o reduc ir el riesgo.
PA -2015-2018
Direcc ión de Ges tión
Desarticulac ión de los recursos de cooperac ión
frente a ac tividades de planes de acc ión
15/jul/2016 19:12
C on corte a 30 de junio y durante el segundo
trimestre de 2016 se aplicaron los s iguientes
controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo. E l último
comité ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
se realizó el 2 de junio de 2016. En és te se
presentó el es tado de avance del P lan Es tratégico
y de los planes de acc ión con corte a 30 de marzo.
Se evidenc ió que el objetivo 2 “Fortalecer los
programas y proyec tos soc iales con enfoque
diferenc ial” presenta un indicador por debajo del
80%, es to debido a un indicador de la A lta
C onsejería de Equidad para la mujer que viene
rezagado de la vigenc ia 2015. C on respec to a
planes de acc ión, en la Subdirecc ión de
O perac iones se evidenc ió que un indicador es taba
por debajo del 80% asoc iado al Á rea de Talento
Humano, el cual obedece al avance de la
implementac ión del Sis tema de Seguridad y Salud
en el trabajo, sobre el cual ya se han venido
tomando acc iones de mejora por parte de la
Subdirecc ión con la ac tivac ión del C O PA SS y la
No
01/ago/2016 15:10
Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo acorde
con la informac ión regis trada en el aplicativo
Sigepre al día 29 de julio. C on corte a 30 de junio y
durante el segundo trimestre de 2016 se aplicaron
los s iguientes controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo: el
es tado de avance del P lan Es tratégico y de los
planes de acc ión con corte a 30 de junio se
presentarán en los comités a realizarse en el mes
de agos to.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el segundo trimestre se tramitaron 16 solic itudes
de modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
subcomités al año para hacer seguimiento y dar
recomendac iones a los planes de acc ión de las
dependenc ias .
4 . C orreos preventivos frente a la oportunidad y
Si 30/jun/2016 23:59
15/abr/2016 18:38
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, la
s iguiente dependenc ia presenta resultados en sus
indicadores por debajo del 80%: C onsejería
P res idenc ial para la Equidad de la Mujer: 32.5% en
indicadores y 50% en planes .
Teniendo en cuenta que es ta dependenc ia tiene en
curso de aprobac ión la mejora MPA -383, que
implica el ajus te en la periodic idad y metas de
indicadores , y afec ta el porcentaje de avance
durante la vigenc ia, se realiza un monitoreo
preliminar.
Durante el primer trimestre de 2016 se aplicaron
los s iguientes controles para evitar la
materializac ión del riesgo durante la etapa de
ejecuc ión de los planes:
1 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el trimestre se realizaron 11 modificac iones a los
planes de las dependenc ias acorde con sus
neces idades .
2 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno: La O fic ina de C ontrol Interno ha venido
No
16/may/2016 09:23
Se realiza el monitoreo definitivo al riesgo de
"Incumplimiento de los resultados previs tos en la
planeac ión es tratégica y operativa", teniendo en
cuenta que ya todas las dependenc ias regis traron
la informac ión de indicadores y planes en el
aplicativo Sigepre y de acuerdo con el reporte
generado las s iguientes dependenc ias presentan
resultados en sus indicadores por debajo del 80%:
Á rea de Talento Humano: 79,2% en Indicadores .
Es ta s ituac ión obedece a que el indicador con
periodic idad bimestral "C umplimiento del
c ronograma de implementac ión del Sis tema de
Seguridad y Salud en el trabajo y Ges tión
A mbiental", presentó un avance de 1 ,59% frente a
la meta del 15% es tablec ida para el mes de
febrero, lo que afec tó el avance del total de
indicadores del área.
De otro lado, es importante ac larar que s i bien el
reporte muestra que la C onsejería P res idenc ial
para la Equidad de la Mujer presenta un avance en
indicadores del 55%, el único indicador que tiene
periodic idad trimestral es el "U tilizac ión de los
recursos as ignados Equidad de la Mujer", por su
parte el indicador "Sis tema de indicadores de
género, implementado" que aparece en rojo tiene
periodic idad semestral.
Si 31/mar/2016 23:59
15/ene/2016 19:08
C on corte a 31 de dic iembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión para el Sec tor P rivado: 90% en
indicadores y 20% en P lanes; C onsejería
P res idenc ial para los DDHH: 0% en indicadores y
0% en planes; Direcc ión de seguridad: 0% en
indicadores y 0% en planes; Á rea A dminis trativa:
44,63% en Indicadores y 89.81%; A tenc ión al
Usuario: 0% en indicadores y 46.27% en P lanes
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
No
04/feb/2016 08:22
Se realiza monitoreo definitivo correspondiente a
dic iembre de 2015.
C on corte a 31 de dic iembre y durante el último
trimestre se aplicaron los s iguientes controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo durante la etapa de ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en el C omité ins tituc ional de
Desarrollo A dminis trativo. E l último comité
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo se realizó
el 29 de oc tubre de 2015. Se presentó el es tado
de los planes de acc ión con corte a 30 de
septiembre en los cuales se evidenc ió el
incumplimiento de metas en las s iguientes
dependenc ias: C onsejería P res idenc ial para la
P rimera Infanc ia, Direcc ión para la A cc ión Integral
contra M inas A ntipersonales y Á rea A dminis trativa.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el cuarto trimestre se hic ieron 7 solic itudes de
modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
subcomités al año para hacer seguimiento y dar
Si 04/feb/2016 08:21
26/oc t/2015 16:34
C on corte a 30 de septiembre y durante el
trimestre se aplicaron los s iguientes controles
es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo durante la etapa de ejecuc ión de los planes:
1 . P resentac ión en los C omités Sec torial e
ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo. E l último
comité ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo
se realizó el 17 de septiembre. Se presentaron
entre otros temas , el seguimiento a los riesgos
materializados en las s iguientes dependenc ias:
Direcc ión para la Es trategia de C omunicac iones ,
Á rea A dminis trativa, Direcc ión para A suntos
P olíticos y Direcc ión para la A cc ión Integral contra
M inas A ntipersonales , las cuales formularon planes
de mejoramiento. E l seguimiento con corte a 30 de
septiembre se presentará en el comité a realizarse
el 29 de septiembre.
2 . Realizar ajus tes a la P laneac ión Ins tituc ional
y Sec torial de acuerdo con los cambios en los
lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante
el trimestre se hic ieron 26 solic itudes de
modificac iones a los planes de las dependenc ias
acorde con sus neces idades .
3 . E jecuc ión de los Subcomités de C ontrol
Interno. La O fic ina de C ontrol Interno programa 2
Si 15/oc t/2015 20:59
15/ene/2016 18:58
C on corte a 31 de dic iembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión para el Sec tor P rivado: 90% en
indicadores y 20% en P lanes; C onsejería
P res idenc ial para los DDHH: 0% en indicadores y
0% en planes; Direcc ión de seguridad: 0% en
indicadores y 0% en planes; Á rea A dminis trativa:
44,63% en Indicadores y 89.81%; A tenc ión al
Usuario: 0% en indicadores y 46.27% en P lanes
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
No
23/jul/2015 17:40
C on corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte
de Sigepre generado el día de hoy, las s iguientes
dependenc ias presentan resultados en sus
indicadores por debajo del 80%:
Direcc ión de A suntos P olíticos: 0% en planes;
Direcc ión para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersona: 42,43% en indicadores y 64,29% en
planes; Á rea A dminis trativa: 68,75% en planes y
no se evidenc ia regis tro de la informac ión de
indicadores . La Direcc ión para la Es trategia de
C omunicac ión no ha reportado la informac ión de
indicadores correspondiente al segundo trimestre.
Es tos resultados indican que el riesgo se
materializó en las dependenc ias menc ionadas .
Si 23/jul/2015 17:48
14/oc t/2015 19:57
C on corte a 30 de septiembre y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%:
C onsejería P res idenc ial para la Equidad de la
Mujer: 72,50% en indicadores y 0% en P lanes;
C onsejería P res idenc ial para la P rimera Infanc ia:
72,05% en indicadores; Direcc ión para la A cc ión
Integral contra minas antipersonales: 59,91% en
indicadores y 77,27% en planes; Á rea
A dminis trativa: 44,63 en Indicadores; Direcc ión
para el Sec tor P rivado 10% en indicadores .
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
Se realizará nuevamente el monitoreo a 30
de septiembre previo a la realizac ión del C omité
Ins tituc ional de Desarrollo A dminis trativo.
No
15/jul/2015 18:11
C on corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte
de Sigepre generado el día de hoy, las s iguientes
dependenc ias presentan resultados en sus
indicadores por debajo del 80%: Direcc ión de
A suntos P olíticos , Direcc ión de P olíticas P úblicas ,
Direcc ión para la A cc ión Integral contra M inas
A ntipersonal, Á rea A dminis trativa y Grupo de
A tenc ión al Usuario.
De otro lado, las s iguientes dependenc ias no han
regis trado informac ión de los indicadores: Á rea
A dminis trativa, Grupo de A tenc ión al Usuario,
Direcc ión de A suntos P olíticos , C onsejería
P res idenc ial para los Derechos Humanos , Direcc ión
para la Es trategia de C omunicac iones .
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
preliminar.
Se realizará nuevamente el monitoreo a 30 de junio
previo a la realizac ión del C omité Ins tituc ional de
No
23/ene/2015 17:32
De acuerdo con la informac ión regis trada en el
aplicativo Sigepre con corte a 31 de dic iembre, el
riesgo "Incumplimiento de los resultados previs tos
en la planeac ión es tratégica y operativa", no se
materializó. Las dependenc ias presentaron
resultados por enc ima del 80% en su ges tión de
indicadores y planes .
No
15/abr/2015 15:16
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy, las
s iguientes dependenc ias presentan resultados en
sus indicadores por debajo del 80%: Secretaría de
T ransparenc ia, cuyo porcentaje de avance es del
28 ,38% correspondiente al indicador de ejecuc ióni
de recursos , el cual es el único indicador con
periodic idad trimestral.
De otro lado, las s iguientes dependenc ias no han
regis trado informac ión de los indicadores con corte
trimestral: Secretaría P rivada, Direcc ión de
Eventos , Secretaría para la Seguridad P res idenc ial,
C asa M ilitar, Secretaría Jurídica, Direcc ión para la
ejecuc ión de Gobierno, Direcc ión de P olíticas
P úblicas , Direcc ión para el Sec tor P rivado,
Direcc ión para la Es trategia de C omunicac iones ,
Grupo de A tenc ión al Usuario.
Teniendo en cuenta que las dependenc ias es tán en
proceso de regis tro de la informac ión, és ta es
No
15/sep/2014 11:38
C on corte al primer semestre de 2014 de las 32
dependenc ias del DA PRE 5 dependenc ias tienen
indicadores de cumplimiento de metas por debajo
del 80% de cumplimiento, es tas dependenc ias son:
A lta C onsejería P res idenc ial: E l indicador del índice
de proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió
en la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria Jurídica: E l indicador del índice de
proac tividad quedó en un 50% lo que repercutió en
la medic ión del cumplimiento de metas de la
dependenc ia el cual quedo en 75%
Secretaria de T ransparenc ia: No se es tablec ieron
O portunidades de mejora y A cc iones preventivas
para el primer semestre, adic ionalmente presentan
atrasos en los indicadores A vance en la ejecuc ión
del plan de comunicac ión para la divulgac ión e
implementac ión de la P olítica Integral y E fic ienc ia
en la utilizac ión de los recursos as ignados ST ,
obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas
de 63.36%
P rograma P res idenc ial para el Desarrollo Espac ial:
No realizó el regis tro del índice de proac tividad de
No
09/ene/2015 08:11
De acuerdo con la informac ión regis trada por las
dependenc ias en el aplicativo Sigepre con corte a 8
de enero, las s iguientes dependenc ias presentan
resultados por debajo del 80% teniendo en cuenta
que no han regis trado informac ión de avance en sus
planes y/o indicadores: Direcc ión de A suntos
P olíticos 50% en planes y 60%(D)* en
indicadores , Fondo de P rogramas Espec iales para
la P az 46,42% en planes y 92,11%(D)* en
indicadores , C onsejería P res idenc ial para la
P rimera Infanc ia 73,55%(D)* en indicadores ,
C onsejería P res idenc ial del Sis tema de
C ompetitividad e Innovac ión 100%(D)* en
indicadores , C onsejería P res idenc ial de Derechos
Humanos 72,08%(D)* en indicadores , Direcc ión
para la A cc ión contra M inas A ntipersonales
31,81% en planes y 50% en indicadores , Direcc ión
de Seguridad 74,21% (D)* en indicadores y
Direcc ión para la Relac ión con los Medios 57,93%
en planes y 49,72%(D)* en indicadores .
*No se han regis trado datos de indicadores , por lo
tanto el s is tema no puede calcular el resultado
No
1. No se contribuye con el cumplimiento de los
objetivos y metas ins tituc ionales
2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno
3. P erdida de oportunidad en la utilizac ión de
recursos .
4 . P erdida de c redibilidad e imagen de la entidad
5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos
de control
Maria del Roc io Lesmes Rubio P robable Moderado Zona de riesgo alta 12
02/may/2014 17:00
Durante el primer cuatrimestre de 2014, se
presentaron 2 modificac iones a los planes
operativos , la primera corresponde a la
modificac ión del P lan O perativo de la O fic ina de
C ontrol Interno Es trategia 2 , referente a la
ampliac ión de la fecha de la ac tividad Soc ializar la
guía para el fortalec imiento del C ontrol Interno
Ins tituc ional P EA -SGC para el 30 de junio de
2014, la segunda corresponde a la modificac ión del
P lan O perativo del Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos Es trategias 1 y 3 , referente
a la modificac ión de las fechas de las ac tividades
E laborar el portafolio de servic ios mis ionales ,
trámites y otros procedimientos adminis trativos del
DA PRE, Soc ializar a través de la página web de la
Entidad, el portafolio de servic ios mis ionales ,
trámites y otros procedimientos adminis trativos del
DA PRE, a los c iudadanos , A plicar la(s ) encues ta(s )
diseñada(s) para medir la satis facc ión de los
c lientes en relac ión con los trámites y otros
procedimientos adminis trativos que pres ta el
DA PRE, C onsolidar y analizar trimestralmente los
resultados de la encues ta aplicada, Soc ializar
trimestralmente a los responsables de los trámites
y otros procedimientos adminis trativos que pres ta
el DA PRE, los resultados de la encues ta aplicad,
A c tualizar el procedimiento para la atenc ión de
No
23/abr/2015 09:29
Si NoImprobable Moderado Zona de riesgo moderada 6
C on el fin de evitar el incumplimiento en los
resultados de la planeac ión ins tituc ional, la
O fic ina de P laneac ión continuará
implementando los controles que quedaron
documentados en la etapa de
valorac ión, adic ionalmente contempla en su
plan de acc ión 2016 una es trategia que
permite A fianzar el seguimiento a la
planeac ión ins tituc ional, as i como la
implementac ión de mejoras para fortalecer
los controles es tablec idos en cuanto al
seguimiento trimestral por parte de las
dependenc ias .
C on corte a 31 de marzo y de acuerdo con el
reporte de Sigepre generado el día de hoy el Dapre
presenta 94,07% de avance en indicadores y
92,31% en planes . Sin embargo, a nivel de
dependenc ias , 2 presentan resultados por debajo
del 80%: la Secretaría de T ransparenc ia cuyo
porcentaje de avance es del 28 ,38%
correspondiente al indicador de ejecuc ióni de
recursos , y la Direcc ión para la E jecuc ión de
Gobierno cuyo porcentaje de avance es del 50% en
indicadores y 0% en ac tividades , debido a que en la
es trategia 2 algunas ac tividades venc ieron y no se
han cerrado.
Se adjuntan las presentac iones de Sigepre con los
avances por Despacho y dependenc ia.
Si 31/mar/2015 23:59
A ctivo
Incumplimiento de los
resultados previs tos en la
planeac ión ins tituc ional
A C :Realizar seguimiento a la ejecuc ión de los
P lanes de A cc ión con enfoque a resultados y
tramitar sus modificac iones .
A C C : E jecutar y realizar seguimiento al P lan
Es tratégico Sec torial, P lan Es tratégico
Ins tituc ional y P lanes de A cc ión. En caso de ser
requerido se realizan modificac iones a los P lanes .
Se podría presentar incumplimientos a la planeac ión
ins tituc ional s i no se tienen en cuenta en la
formulac ión de los resultados los elementos de
direcc ionamiento es tratégico: DO FA , V alores ,
P rinc ipios , es truc tura, mis ión, vis ión, políticas ,
objetivos , metas e indicadores alineados con el
P lan Nac ional de Desarrollo y las direc trices de la
P res idenc ia de la República, lo que puede ocas ionar
una desarticulac ión de los resultados de la entidad
frente a los objetivos y metas del gobierno.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
DE Evitar el riesgo
Revis ión de las neces idades y montos solic itados
por parte de las dependec ias
Identificac ión las neces idades teniendo en cuenta
los gas tos de func ionamiento y de invers ión
Revis ión y retroalimentac ión de la programac ión y
ejecuc ión del P lan A nual de A dquis ic iones
C omité de ordenac ión del gas to
C orreos de seguimiento a la ejecuc ión del P lan
A nual de A dquis ic iones
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A UC apac itac iones frente a produc tos y/o servic ios no
conformesEvitar el riesgo
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia 2015
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
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Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
A U Utilizac ión del aplicativo de servic ios compartidos Evitar el riesgo
13/oc t/2015 11:06
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "Satis facc ión
C liente Interno" con corte al 30 de Septiembre de
2015, toda vez que el indicador se mide de manera
trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el nivel de
satis facc ión de los usuarios internos para el tercer
trimestre de 2015, fue del 98 .72%, cumpliéndose
la meta es tablec ida (90%) para el periodo
No
No
21/jul/2015 22:23
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "Satis facc ión
C liente Interno" con corte al 30 de junio de 2015,
toda vez que el indicador se mide de manera
trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el nivel de
satis facc ión de los usuarios internos para el
segundo trimestre de 2015, fue del 97 ,96%,
cumpliendose la meta es tablec ida (90%) para el
periodo reportado. Es dec ir, los A cuerdos de N ivel
de Servic io durante la pres tac ión de los servic ios
No
23/ene/2015 21:30
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "Satis facc ión
C liente Intero" con corte al 31 de dic iembre de
2014, toda vez que el indicador se mide de manera
trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el nivel de
satis facc ión de los usuarios internos para el
periodo fue del 97 ,21%, cumpliendose la meta
es tablec ida (90%) para el periodo reportado. Es
dec ir, los A cuerdos de N ivel de Servic io durante la
pres tac ión de los servic ios compartidos del
DA PRE, se cumplieron satis fac toriamente.
No
Fallas o interrupc iones del aplicativo A ltiris para
regis trar las solic itudes de servic ios compartidos .
Si No
Reuniones con los c lientes benefic iados de la
pres tac ión de los servic iosA lto nivel de solic itudes de servic ios por parte de
las dependenc iasEncues ta de satis facc ión
P rioridad a usuarios de alto nivel, en la pres tac ión
de los servic ios internos A s ignac ión de recurso humano para la pres tac ión
de los servic ios compartidosBaja disponibilidad de s tock de inventarios para
atender los servic ios solic itados
02/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:36
04/sep/2014 12:09
E l monitoreo del riesgo se realiza con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en la encues ta de
Satis facc ión del c liente interno con corte al 30 de
junio de 2014, toda vez que el indicador se mide de
manera trimestral.
No
Mayor Zona de riesgo alta 8
La política de adminis trac ión del riesgo es
evitar, por lo que se dará aplicac ión a los
controles y capac itac iones a los usuarios
internos , sobre Servic io y A tenc ión al
C liente.
PA -2015-2018 Grupo de
A tenc ión a la C iudadanía -
Es trategia 1
A tenc ion al Usuario
Javier Sanabria Salazar P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo
A tenc ion al Usuario
Incumplimiento de los A cuerdos
de N ivel de Servic io durante la
pres tac ión de los servic ios
compartidos del DA PRE
A C C C oordinar la pres tac ión de los servic ios
internos es tablec idos bajo el esquema de Servic ios
C ompartidos . Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión de los servic ios compartidos ,
por parte de las dependenc ias responsables de
brindar dichos servic ios .
Baja disponibilidad de recurso humano para atender
los servic ios solic itados
1. Se puede presentar la interrupc ión de otros
procesos al interior de la entidad
2. Se pueden presentar quejas y/o rec lamos por
parte de los usuarios internos y/o externos
3. Se puede perder c redibilidad o imagen de los
pres tadores de los servic ios internos
4. Se pueden generar sanc iones de tipo disc iplinario
15/abr/2016 18:30
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles , el
seguimiento realizado por parte de la O fic ina de
P laneac ión al reporte del P roduc to y/o Servic io No
C onforme correspondiente al primer trimestre de
2016 y a los resultados obtenidos en el indicador
"P orcentaje de dependenc ias que incumplen el
compromiso de reportar los produc tos y/o servic ios
no conformes".
Durante el primer trimestre, se aplicaron los
s iguientes controles :
1 . A compañamiento/capac itac ión frente a la
revis ión e identificac ión de produc tos y/o servic ios
no conformes
2. A c tualizac ión del P rocedimiento PS No C onforme
3. Seguimiento trimestral a las dispos ic iones
es tablec idas en el Manual de Servic ios M is ionales
4. A plicativo SIGEPRE para la identificac ión y
reporte del produc to y/o servic io no conforme
A ún cuando los controles es tablec idos se aplicaron
por parte de la O fic ina de P laneac ión, es te
riesgo se materializó en el periodo reportado,
teniendo en cuenta que 4 de las 24 dependenc ias
mis ionales que debían reportar los produc tos y/o
servic ios no conformes , lo realizaron fuera de la
17/abr/2015 17:11
C on corte a 31 de marzo de 2015, se observa que
no se materializó el riesgo del incumplimiento de
los A cuerdos de N ivel de Servic io, durante la
pres tac ión de los servic ios internos o compartidos
del DA PRE, ya que el 1 .5% (c lientes
insatis facc ion) no es representativo de la
Si 14/abr/2016 23:30
15/jul/2016 17:40
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en el
seguimiento realizado por parte de la O fic ina de
P laneac ión al reporte del P roduc to y/o Servic io No
C onforme correspondiente al segundo trimestre de
2016 y a los resultados obtenidos en el indicador
"P orcentaje de dependenc ias que incumplen el
compromiso de reportar los produc tos y/o servic ios
no conformes".
Los controles es tablec idos se aplicaron por parte
de la O fic ina de P laneac ión, lo que permitió que
es te riesgo no se materializará en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que únicamente 2 de
las 24 dependenc ias mis ionales que debían
reportar los produc tos y/o servic ios no conformes ,
lo realizaron fuera de la fecha límite es tablec ida
para presentar el reporte (15 de julio de 2016), lo
que equivale al 8 ,33%, encontrándose dentro del
rango de la meta es tablec ida (10%) para el 2do.
T rimestre del año 2016.
Las 22 dependenc ias que presentaron el reporte del
produc to y/o servic io no conforme oportunamente,
lo hic ieron de acuerdo con los lineamientos
es tablec idos en el Manual de Servic ios M is ionales
vigente, informando que no se identificaron
produc tos y/o servic ios no conformes relac ionados
No
13/oc t/2015 09:20
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "P orcentaje de
dependenc ias que incumplen el compromiso de
reportar los produc tos y/o servic ios no conformes"
con corte al 30 de Septiembre de 2015, toda vez
que el indicador se mide de manera trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el 100% de las
27 dependenc ias mis ionales que deben reportar los
produc tos y/o servic ios no conformes , lo realizaron
oportunamente y de acuerdo con los lineamientos
es tablec idos en el Manual de Servic ios M is ionales
No
15/ene/2016 10:00
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "P orcentaje de
dependenc ias que incumplen el compromiso de
reportar los produc tos y/o servic ios no conformes"
con corte al 30 de Dic iembre de 2015, toda vez que
el indicador se mide de manera trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el 100% de las
25 dependenc ias mis ionales que debían reportar
los produc tos y/o servic ios no conformes , lo
realizaron de acuerdo con los lineamientos
es tablec idos en el Manual de Servic ios M is ionales
No
11/may/2015 08:50
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
indicador "porcentaje de dependenc ias que
incumplen el compromiso de reportar los produc tos
y/o servic ios no conformes", con corte al 31 de
marzo de 2015. Es te riesgo no se materializó en el
periodo reportado, teniendo en cuenta que el 100%
de las dependenc ias que debían reportar la
informac ión correspondiente al primer trimestre del
año 2015, lo hic ieron dentro de la fecha es tablec ida
para presentar el reporte, cumpliendose la meta
es tablec ida para el periodo reportado.
Se anexa el archivo de seguimiento realizado por el
Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios
No
31/jul/2015 10:30
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "P orcentaje de
dependenc ias que incumplen el compromiso de
reportar los produc tos y/o servic ios no conformes"
con corte al 30 de junio de 2015, toda vez que el
indicador se mide de manera trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el 100% de las
27 dependenc ias mis ionales que deben reportar los
produc tos y/o servic ios no conformes , lo realizaron
oportunamente y de acuerdo con los lineamientos
es tablec idos en el Manual de Servic ios M is ionales
vigente, cumpliendose as í la meta es tablec ida
(90%) para el segundo trimestre del año 2015.
No
29/ago/2014 10:44
se realiza monitoreo teniendo en cuenta el indicador
"porcentaje de dependenc ias que incumplen el
compromiso de reportar los produc tos y/o servic ios
no conformes", con corte al 30 de junio de 2014.
Es te riesgo se materializó en el periodo reportado,
se formuló plan de mejoramiento: Reporte de
P roduc to y/o Servic io No C onforme.
No
21/ene/2015 19:28
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
indicador "porcentaje de dependenc ias que
incumplen el compromiso de reportar los produc tos
y/o servic ios no conformes", con corte al 31 de
dic iembre de 2014. Es te riesgo no se materializó
en el periodo reportado, teniendo en cuenta que el
94% de las dependenc ias reportaron
oportunamente la informac ión correspondiente al
cuarto trimestre del año 2014, cumpliendose la
meta es tablec ida (90%) para el periodo reportado.
No obs tante, a la fecha se encuentra en ejecuc ión
el plan de mejoramiento: Reporte de P roduc to y/o
Servic io No C onforme, el cual se asoc ia al presente
No
No
25/ago/2014 17:01Se ac tualiza es te riesgo, acorde a los nuevos
lineamientos para la A dminis trac ión del Riesgo.No
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
30/may/2014 16:12
De acuerdo con el resultado obtenido en el
indicador asoc iado, se observa que únicamente el
68% (15) de las 22 dependenc ias que debían
reportar produc tos y/o servic ios no conformes
presentados o no, durante el primer trimestre del
año 2014, enviaron la informac ión correspondiente
as í:
a) 14 dependenc ias informaron a través de correo
elec trónico, que no se presentaron en sus ofic inas ,
produc tos y/o servic ios no conformes durante el
primer trimestre del año 2014.
b) 1 dependenc ia, que fue el P rograma para la
A cc ión Integral contra M inas A ntipersonal reportó
a través del SIGEPRE, el produc to o servic io no
conforme presentado durante el primer trimestre del
año 2014, el cual quedó regis trado en el s is tema
con el código RPS-16.
E l 32% (7) de las 22 dependenc ias que no
reportaron ninguna informac ión correspondiente a
produc tos y/o servic ios no conformes o no, fueron:
A lta C onsejería para A suntos P olíticos , A lta
C onsejería para la Equidad de la Mujer, C asa
M ilitar, P rograma de Derechos Humanos , Secretaría
de T ransparenc ia, Secretaría Jurídica y la
Secretaría para la Seguridad del P res idente.
Teniendo en cuenta los resultados anteriores y que
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
30/ene/2014 09:49
De acuerdo con el resultado obtenido, se observa
que el 86% de las 22 dependenc ias que debían
reportar produc tos y/o servic ios no conformes
presentados o no, durante el último trimestre del
año 2013, enviaron la informac ión correspondiente
as í:
a) 19 dependenc ias informaron a través de correo
elec trónico, que no se presentaron en sus ofic inas ,
produc tos y/o servic ios no conformes durante el
último trimestre del año 2013.
b) 3 dependenc ias , que son la A lta C onsejería
P res idenc ial, la A lta C onsejería para la
C ompetitividad y el P rograma P res idenc ial para el
Desarrollo Espac ial c readas en ´mediante los
Decretos 2069 del 24 de septiembre, dec reto
2612 del 20 de noviembre y 2516 del 15 de
noviembre todos del año 2013 no reportaron
produc to o servic io no conforme, toda vez que son
nuevas en la es truc tura de la entidad y a 31 de
dic iembre de 2013 no tenían identificado el
subservic io mis ional al cual se asoc ia el
tratamiento del produc to o servic io no conforme, el
cual se realizará durante el primer trimestre de
2014.
No
No
P rocedimiento PS No C onformeDesconoc imiento de la normatividad aplicable y de
los lineamientos internos Seguimiento trimestral a las dispos ic iones
es tablec idas en el Manual de Servic ios M is ionalesFortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00Des ignac ión de servidores públicos , s in las
competenc ias para la aplicac ión de los lineamientos
internos para la identificac ión de los sub-servic ios
13/dic /2012 12:41
Se ajus ta la fecha de Monitoreo, teniendo en cuenta
que por las dispos ic iones internas de la Entidad
para los turnos de descanso de fin de año, no se
contará con todos los func ionarios del Grupo de
A tenc ión al Usuario y Servic ios C ompartidos , que
permitan realizar es ta ac tividad.
No
Si
15/nov/2013 14:33
De acuerdo con el resultado obtenido, se observa
que el 95% de las 20 dependenc ias que debían
reportar produc tos y/o servic ios no conformes
presentados o no, durante el tercer trimestre del
año 2013, enviaron la informac ión correspondiente
as í:
a) 17 dependenc ias informaron a través de correo
elec trónico, que no se presentaron en sus ofic inas ,
produc tos y/o servic ios no conformes durante el
tercer trimestre del año 2013.
b) 2 dependenc ias , regis traron en el aplicativo
SIGEPRE el reporte de los produc tos y/o servic ios
no conformes presentados en el periodo reportado.
E l 5% res tante corresponde a una (1) dependenc ia
(Secretaría de P rensa) que no envió o reportó,
informac ión correspondiente al tercer trimestre del
año 2013.
C omparado con el periodo anterior, se observa que
se pasó del 67% de las dependenc ias que no
cumplían con el reporte de produc tos y/o servic ios
no conformes , a solo el 5% en el presente periodo,
cumpliendo as í la meta es tablec ida para el tercer
trimestre (29%).
E l Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios
C ompartidos , realiza el seguimiento
correspondiente al cumplimiento de lo es tablec ido
en el procedimiento para la planificac ión,
identificac ión y control de produc tos y/o servic ios
no conformes , as í mismo, brinda el
acompañamiento permanente a las dependenc ias
para la identificac ión y reporte de produc tos y/o
servic ios no conformes , lo que ha permitido cumplir
No
6
Se realiza ac tualizac ión del riesgo de
acuerdo con los nuevos lineamientos para la
adminis trac ión del riesgo, la política de
adminis trac ión del riesgo es evitar, por lo
tanto se aplicarán los controles
es tablec idos para evitar su materializac ión
y la acc ión transversal es tablec ida para el
reporte de los produc tos y/o servic ios no
conformes .
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Fortalecer el Sis tema
Integrado de Ges tión de
la P res idenc ia de la
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00
Moderado Zona de riesgo alta 12 Improbable Moderado Zona de riesgo moderada
A plicativo SIGEPRE para la identificac ión y reporte
del produc to y/o servic io no conforme
A ctivo
A tenc ion al Usuario
Incumplimiento de compromisos
en el reporte de produc tos y/o
servic ios no conformes por parte
de las ofic inas que integran los
P rocesos M is ionales
A C C : C oordinar y hacer seguimiento al T ratamiento
de los Servic ios No C onforme. Incumplimiento de
compromisos en el reporte de produc tos y/o
servic ios no conformes por parte de las ofic inas que
integran los P rocesos M is ionales
Falta de compromiso de los servidores públicos en
la aplicac ión de los procedimientos
1. No se controla los produc tos y/o servic ios no
conformes al interior de los procesos mis ionales .
2 . No se cuenta con informac ión para la mejora
continua de los produc tos y/o servic ios que brindan
los procesos mis ionales .
3 . Hallazgos de A uditorías .
4 . P érdida de imagen
Javier Sanabria Salazar P robable
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
13/jul/2016 16:52
Se evidenc ia que durante el segundo trimestre de la
presente vigenc ia, correspondiente a los meses de
abril, mayo y junio, se efec tuaron 9 modificac iones
al P lan A nual de A dquis ic iones aprobadas por la
Subdirecc ión de O perac iones , las cuales han
permitido inc luir, eliminar o modificar los ítems del
P lan A nual de A dquis ic iones de acuerdo con las
neces idades de las dependenc ias del Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República.
P ara el segundo trimestre se presentaron 36
solic itudes de modificac ión del P lan A nual de
A dquis ic iones las cuales se agruparon en 9
modificac iones aprobadas por la Subdirec tora de
O perac iones , las cuales fueron atendidas
oportunamente de la s iguiente manera: * Dos (2)
en A bril * C uatro (4) en Mayo * T res (3) en Junio.
Es de anotar que debido al trámite de resoluc ión
presupues tal para es te periodo se cumplió en un
No
Atencion al Usuario
15/ene/2016 17:36
C on corte a 31 de Dic iembre del 2015 se tienen
programados en el PA A 873 ítems y se efec tuaron
55 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones
las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar
los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades
de las dependenc ias del DA PRE.
P ara el cuarto trimestre se presentaron 58
solic itudes de modificac ión del PA A las cuales se
agruparon en 18 modificac iones aprobadas por el
Subdirec tor de O perac iones las cuales fueron
atendidas oportunamente as í: 4 en O ctubre, 6 en
Noviembre y 8 en Dic iembre.
Durante el último trimestre se aplicaron los
controles asoc iados al riesgo as í:
• Revis ión y retroalimentac ión de la
programac ión y ejecuc ión del P lan A nual de
A dquis ic iones: los integrantes de la ofic ina de
planeac ión regis traron semanalmente el cargue de
la ejecuc ión del PA A acorde con los reportes
generados en el SIIF
• C omité de ordenac ión del gas to: se verifica
que los bienes y/o servic ios es tén programados y
cuenten con los recursos para su adquis ic ión y que
en caso de no ser as í, se solic itaran las
No
11/abr/2016 09:28
C on corte a 31 de Marzo del 2016 se tienen
programados en el P lan A nual de A dquis ic iones
876 ítems y se efec tuaron 10 modificac iones al
P lan A nual de A dquis ic iones aprobadas por la
Subdirecc ión de O perac iones las cuales han
permitido inc luir, eliminar o modificar los ítems del
P lan A nual de A dquis ic iones de acuerdo con las
neces idades de las dependenc ias del Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República.
P ara el primer trimestre se presentaron 40
solic itudes de modificac ión del P lan A nual de
A dquis ic iones las cuales se agruparon en 10
modificac iones aprobadas por la Subdirec tora de
O perac iones , las cuales fueron atendidas
oportunamente de la s iguiente manera: * T res (3)
en Enero * T res (3) en Febrero * C uatro (4) en
Marzo. Es importante prec isar que en los C omités
de O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes
y/o servic ios es tén programados y cuenten con los
recursos para su adquis ic ión y que en caso de no
ser as í, se solic itarán las modificac iones
respec tivas .
Durante el primer trimestre se aplicaron los
controles asoc iados al riesgo as í:
No
15/jul/2015 19:10
C on corte a 30 de Junio de 2015 se tienen
programados en el PA A 608 ítems y se efec tuaron
25 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones
las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar
los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades
de las dependenc ias del DA PRE.
P ara el Segundo trimestre se presentaron 34
solic itudes de modificac ión del PA A las cuales se
agruparon en 11 modificac iones aprobadas por el
Subdirec tor de O perac iones las cuales fueron
atendidas oportunamente as í: 4 en A bril: 3 en
Mayo y 4 en Junio
Es importante prec isar que en los C omités de
O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes y/o
servic ios es tén programados y cuenten con los
recursos para su adquis ic ión y que en caso de no
ser as í, se solic itaran las modificac iones
respec tivas . Teniendo en cuenta lo anterior a la
No
15/oc t/2015 18:29
C on corte a 30 de Septiembre de 2015 se tienen
programados en el PA A 568 ítems y se efec tuaron
38 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones
las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar
los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades
de las dependenc ias del DA PRE.
P ara el tercer trimestre se presentaron 44
solic itudes de modificac ión del PA A las cuales se
agruparon en 13 modificac iones aprobadas por el
Subdirec tor de O perac iones las cuales fueron
atendidas oportunamente as í: 4 en julio, 5 en
A gos to y 4 en Septiembre.44
NoZona de riesgo extrema 16
C omunicac ión informando los lineamientos para la
elaborac ión del P lan A nual de A dquis ic iones
A c tivo
Direcc ionamiento Es tratégico
A dquis ic ión de bienes y/o
servic ios No Inc luidos en el
P lan A nual de A dquis ic iones del
DA PRE
A C C : E jecutar, realizar seguimiento y tramitar
modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones . En
caso de ser necesario se realizan modificac iones al
PA A de acuerdo con las prioridades .
A C : Realizar capac itac iones sobre la programac ión
y modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
E l P lan A nual de A dquis ic iones es la herramienta
mediante la cual el Departamento A dminis trativo de
la P res idenc ia de la Republica formula, ejecuta y
hace seguimiento a la adquis ic ión de bienes y/o
servic ios y a la ejecuc ión presupues tal de manera
coordinada con las dependenc ias involuc radas , en
procura de ejercer control a los items programados
y con el fin de evitar s ituac iones adminis trativas y
disc iplinarias en la entidad derivadas de su manejo.
A utorizac ión y ejecuc ión del proceso contrac tual
s in es tar contemplado en el P lan A nual de
1 . La programac ión del P lan A nual de A dquis ic iones
No corresponde con la ejecuc ión del SIIF
2 . Se presentan hallazgos por auditoria externa e
interna
3. Se pueden presentar acc iones adminis trativas y
disc iplinarias
09/ene/2015 18:01
C on corte a 31 de dic iembre de 2014 se tienen
programados en el PA A 914 ítems y se efec tuaron
70 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones
las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar
los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades
de las dependenc ias del DA PRE.
P ara el cuarto trimestre se presentaron 17
modificac iones las cuales fueron atendidas
oportunamente as í: 5 en O ctubre: 4 en noviembre
y 8 en dic iembre. Se redujo el número de
solic itudes por parte de las dependenc ias acorde
con el c ierre de la vigenc ia fis cal y los tiempos de
contratac ión. Se adjunta archivo en el cual se lleva
el consecutivo.
Es importante prec isar que en los C omités de
O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes y/o
No
15/abr/2015 15:04
C on corte a 31 de Marzo de 2015 se tienen
programados en el PA A 513 ítems y se efec tuaron
14 modificac iones al P lan A nual de A dquis ic iones
PA A aprobadas por el Subdirec tor de O perac iones
las cuales han permitido inc luir, eliminar o modificar
los ítems del PA A de acuerdo con las neces idades
de las dependenc ias del DA PRE.
P ara el P rimer trimestre se presentaron 14
modificac iones las cuales fueron atendidas
oportunamente as í: 4 en Enero: 6 en Febrero y 4 en
Marzo
Es importante prec isar que en los C omités de
O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes y/o
servic ios es tén programados y cuenten con los
recursos para su adquis ic ión y que en caso de no
ser as í, se solic itaran las modificac iones
No
Si No
Solic itudes de contratac ión de bienes y servic ios
No inc luidos en el P lan A nual de A dquis ic iones
Inadecuada programac ión del P lan A nual de
A dquis ic iones por parte de las dependenc ias
La dependenc ia No acato los lineamientos para la
programac ión del P lan A nual de A dquis ic iones
Desconoc imiento de la normatividad vigente para la
adquis ic ión de bienes y/o servic ios C omités de seguimiento a la Ges tión de la
Subdirecc ión de O perac iones
Direcc ionamiento
Es tratégico02/Jan/2015 00:00 31/O ct/2015 23:59
15/sep/2014 21:22
C on corte a 31 de A gos to de 2014 se tienen
programados en el PA A 922 ítems. A la fecha se
han efec tuado 043 modificac iones al P lan A nual de
A dquis ic iones PA A aprobadas por el Subdirec tor de
O perac iones las cuales han permitido inc luir,
eliminar o modificar los ítems del PA A de acuerdo
con las neces idades de las dependenc ias del
DA PRE.
Es importante prec isar que en los C omités de
O rdenac ión del Gas to se verifica que los bienes y/o
servic ios es tén programados y cuenten con los
recursos para su adquis ic ión y que en caso de no
ser as í, se solic itaran las modificac iones
respec tivas .
Teniendo en cuenta lo anterior a la fecha no se han
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
C on el fin de evitar que se adquieran bienes
y/o servic ios que no se encuentren
inc luidos en el P lan A nual de A dquis ic iones
del DA PRE, la O fic ina de P laneac ión
continuará implementando los controles que
se documentaron en la etapa de valorac ión.
A s i mismo en su plan O perativo 2015
inc luyo la es trategia Fortalecer la
A dminis trac ión del P lan A nual de
A dquis ic iones . Lo anterior con el objetivo de
que el riesgo no se materialice.
PA -2015-2018 O fic ina
de P laneac ión -
Diana M ireya Munar Moreno P robable Mayor
14/abr/2016 16:33
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2016 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 5
A cc iones P reventivas: 4
A cc iones C orrec tivas: 7
Es to s ignifica un índice de 1 ,28, indicando una
proac tividad alta, es dec ir que se han identificado
mas mejoras preventivas y oportunidades de
mejora que acc iones correc tivas . Se adjuntan los
reportes de planes de mejoramiento del aplicativo
SIGEPRE - módulo de mejoras .
Durante el primer trimestre se aplicaron los
s iguientes controles :
• A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar
los documentos , riesgos , mejoras , planes de
auditoria y reportes de produc tos y/o servic ios no
conformes: para todos los elementos anteriormente
menc ionados se utiliza el aplicativo, lo que no es tá
regis trado en SIGEPRE no exis te, durante lo corrido
del trimestre se han ac tualizado 113 documentos ,
No
15/jul/2016 18:43
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2016 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 19
A cc iones P reventivas: 9
A cc iones C orrec tivas: 18
Es to s ignifica un índice de 1 .56, indicando una
proac tividad alta, es dec ir que se han identificado
más mejoras preventivas y oportunidades de
mejora que acc iones correc tivas . Se adjuntan los
reportes de planes de mejoramiento del aplicativo
SIGEPRE - módulo de mejoras .
Durante el segundo trimestre se aplicaron los
s iguientes controles :
•A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar los
documentos , riesgos , mejoras , planes de auditoria y
reportes de produc tos y/o servic ios no conformes:
para todos los elementos anteriormente
menc ionados se utiliza el aplicativo, lo que no es tá
regis trado en SIGEPRE no exis te, durante lo corrido
del trimestre se han ac tualizado 129 documentos ,
73 normas , monitoreado 72 riesgos , 30 mejoras
No
15/ene/2016 16:53
C on el fin de dar cumplimiento a los requis itos de la
NTC GP 1000 la pres idenc ia de la república ha
documentado planes de mejoramiento durante la
vigenc ia 2015 disc riminados as í:
O portunidades de Mejora: 71
A cc iones P reventivas: 13
A cc iones C orrec tivas: 61
Se adjuntan los reportes de planes de mejoramiento
del aplicativo SIGEPRE - módulo de mejoras .
Durante el cuarto trimestre se aplicaron los
s iguientes controles :
• A plicativo SIGEPRE para ges tionar y controlar
los documentos , riesgos , mejoras , planes de
auditoria y reportes de produc tos y/o servic ios no
conformes: para todos los elementos anteriormente
menc ionados se utiliza el aplicativo, lo que no es tá
regis trado en SIGEPRE no exis te.
• Revis ión metodológica y técnica de los
documentos previo a su aprobac ión y liberac ión:
todo nuevo documento o ac tualizac ión pasa por
es ta revis ión por parte de los asesores de la
O fic ina de P laneac ión.
No
NoSi8
C on el fin de evitar el riesgo la O fic ina de
P laneac ión cuenta con una es trategia en su
plan operativo orientada a Fortalecer el
SIGEPRE desde su adminis trac ión la cual
contempla acc iones como el seguimiento a
la calidad y oportunidad de los indicadores ,
la formulac ión de planes de mejoramiento, la
agenda de soc ializac ión y comunicac ión del
SIGEPRE, la ejecuc ión de la semana del
SIGEPRE, el monitoreo de riesgos , entre
otros .
Zona de riesgo extrema 16 Improbable Mayor Zona de riesgo altaA c tivo
Perdida del certificado de
calidad por incumplir requis itos
de la NTC GP 1000
A C C : A dminis trar y controlar los documentos del
SIGEPRE.
Es te riesgo se presenta en la revis ión de los
requis itos técnicos de la NTC GP 1000
presentados en los ejes transversales del Sis tema
de Ges tión de la C alidad como son documentos ,
regis tros , produc tos yo servic ios no conformes ,
auditorias internas , acc iones preventivas ,
correc tivas y manejo de riesgos , ya que es te
incumplimiento y hallazgos de auditorías externas
pueden ocas ionar la pérdida del certificado de
calidad de la entidad.
1 . Incumplimiento de la ley 872 de 2003
2. Sanc iones legales y/o disc iplinarias
3 . P erdida de imagen y/o c redibilidad de la entidad
frente a los servic ios pres tados
Edgar U rrego Martinez P robable Mayor
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A U A plicativo SIGO B para la atenc ión de las PSQ R's Reduc ir el riesgo
Interrupc ión de terminos para la respues ta de las
PSQ RInformac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R
A plicac ión del procedimiento de PSQ R
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
BSLlevar control de las carpetas pres tadas a los
func ionarios Evitar el riesgo
E laborar Inventario documental
Solic itar original y copia de las O fertas presentadas
en los procesos de selecc ión.
Mayor Zona de riesgo altaA c tivo
A dquis ic ión de Bienes y
P erdida de los expedientes de
los procesos contrac tuales
A C C : Revisar los soportes del contrato y efec tuar
digitalizac ión: Los func ionarios encargados revisan
que los soportes es ten completos , adic ionalmente
el func ionario encargado de la digitalizac ión verifica
nuevamente. E l func ionario encargado del archivo
efec tua el control sobre el pres tamo.
Falta de control en el pres tamo de las carpetas del
1 . P erdida de informac ion
2. P os ibles sanac iones disc iplinarias .
3 . P os ibles hallazgos por auditorias internas o
externas .
4 . P os ibles demandas .
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoModerada
14/abr/2015 11:51
Durante el primer trimestre del año 2015 se han
venido apicando los controles es tablec idos para
evitar la materializac ión del riesgo, los controles
son:
- Llevar control de las carpetas pres tadas a los
func ionarios
- Escanear todos los documentos de las carpetas
de los contratos
- E laborar Inventario documental
- Solic itar original y copia de las O fertas
presentadas en los procesos de selecc ión.
La aplicac ión de los mismos se puede verificar en el
A rea de C ontratos .
C on corte a 30 de Junio de 2015 se efec tuara
No
03/jul/2015 17:14
La "P erdida de los expedientes de los procesos
contrac tuales , es un riesgo en el Á rea de
C ontratos , razon por la cual y con el fin de evitar
que se materialice el riesgo, se han es tablec ido
controles al interior de la Dependenc ia para evitar
el extravio de algún expediente.
Los controles es tablec idos y aplicados son:
Lis tados de control de pres tamo de carpetas ,
Escanear todos los documentos de las carpetas de
los contratos , E laborar Inventario documental y
Solic itar original y copia de las O fertas presentadas
en los procesos de selecc ión.
La aplicac ion de es tos controles ha s ido efec tivo y
consecuenc ia de es to, no se materializo el riesgo
en el segundo trimestre del año.
A dic ional a es to, se cuenta con un indicador para
medir el porcentaje de carpetas extraviadas de una
muestra del total de carpetas en el inventario
documental.
Las variables del indicador son:
No
31/ago/2014 11:11
Teniendo en cuenta que el P roceso de A dquis ic ión
de bienes y servic ios , es tablec ió como uno de los
riesgos del proceso el “Incumplimientos de
compromisos en la cus todia del archivo del área de
contratos que genere la perdida de carpetas de los
contratos ”, se formuló el indicador: “P orcentaje de
perdida de carpetas de los contratos ” con el fin de
poder realizar el anális is de datos .
C on es te indicador se mide el porcentaje de
carpetas extraviadas con relac ión al total de
carpetas en el inventario documental, as í las cosas ,
se materializaría el riesgo cuando s i se incumple
alguno de los compromisos en la cus todia del
archivo y se tendría como consecuenc ia la perdida
de alguna carpeta.
Las variables del indicador son:
•Número de carpetas de contratos perdidas de una
muestra
•Número total de carpetas en Inventario documental
-E l Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra: Hace referenc ia a una verificac ión
aleatoria de las carpetas de los contratos
relac ionadas en el Inventario documental que
realizará la jefe del área de contratos .
No
09/ene/2015 16:03
Las variables del indicador son:
• Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra
• Número total de carpetas en Inventario
documental
-E l Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra: Hace referenc ia a una verificac ión
aleatoria de las carpetas de los contratos
relac ionadas en el Inventario documental que
realizará la jefe del área de contratos .
-E l Número total de carpetas en el invetario
documental: Hace referenc ia al total de carpetas de
los contratos relac ionadas en el formato F-GD-07
del Á rea de C ontratos
La causas identificadas que podrían generar la
perdida de una carpeta son:
• falta de control en el pres tamo de las carpetas
del A rchivo
• Falta de ac tualizac ión del Inventario
Documental del Á rea
No
06/may/2014 11:20
Monitoreo: 30 abril de 2014
Se realiza revis ión al riesgo identificado y se
encuentra que es te debe continuar tal cual fue
identificado, valorado, as í mismo las opc iones de
manejo han s ido efec tivas por lo cual se deben
continuar aplicando.
Durante el primer cuatrimestre del año no se
materializó el riesgo. En el inventario documental
reposan 1294 carpetas de contratos de la vigenc ia
2011 a 2014.
No
No
Falta de ac tualizac ión del Inventario Documental Escanear todos los documentos de las carpetas de
los contratos Falta de O rganizac ión por parte de los func ionarios
responsables
24/sep/2013 09:45
Monitoreo de fecha 30 de agos to de 2013.
Teniendo en cuenta que el P roceso de A dquis ic ión
de bienes y servic ios , es tablec ió como uno de los
riesgos del proceso el “Incumplimientos de
compromisos en la cus todia del archivo del área de
contratos que genere la perdida de carpetas de los
contratos ”, se formuló el indicador: “P orcentaje de
perdida de carpetas de los contratos ” con el fin de
poder realizar el analis is de datos .
C on es te indicador se mide el porcentaje de
carpetas extraviadas con relac ión al total de
carpetas en el inventario documental, as í las cosas ,
se materializaría el riesgo cuando s i se incumple
alguno de los compromisos en la cus todia del
archivo y se tendría como consecuenc ia la perdida
de alguna carpeta.
Las variables del indicador son:
• Número de carpetas de contratos perdidas de una
muestra
• Número total de carpetas en Inventario
documental
-E l Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra: Hace referenc ia a una verificac ión
No
29/abr/2013 09:27
Durante los meses de enero a abril de 2013 se
realizo una efec tiva cus todia de las carpetas del
archivo del Á rea de C ontratos . E l inventario
Documental se encuentra ac tualizado.
Se remitieron al A rchivo C entral del DA PRE 48
contratos de la vigenc ia 2009.
Lo que demuestra que el riesgo no se materializó,
No
No
22/ene/2014 11:07
Monitoreo: 31 Dic iembre de 2013.
Se realiza revis ión al riesgo identificado y se
encuentra que es te debe continuar tal cual fue
identificado, valorado, as í mismo las opc iones de
manejo han s ido efec tivas por lo cual se deben
continuar aplicando.
Durante el ultimo cuatrimestre del año no se
No
4
Para evitar la materializac ión del riesgo, se
deben aplicar los controles es tablec idos por
el Á rea de C ontratos .
A c tualizac ión Formatos
P roceso de A dquis ic ion
Bienes y Servic ios
A dquis ic ión de Bienes y
Servic ios06/A pr/2015 10:49 10/May/2015 13:55
Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas EfectosNombre
12/ago/2016 15:11
A gotado el término según prórroga tramitada en el
mes de julio pasado, y venc idos los plazos de
ges tión para todos los documentos externos
as ignados al 30 de junio de 2016, se realiza el
monitoreo trimestral del riesgo de V enc imiento de
los términos legales en la atenc ión (Respues ta,
Informac ión del T rámite y Notificac ión por A viso)
de petic iones , sugerenc ias , quejas o rec lamos . En
princ ipio conviene recordar que durante el segundo
trimestre de 2016, se aplicaron los s iguientes
controles :
1 . Seguimiento a través del aplicativo SIGO B para
la atenc ión de las PSQ R's , y mediante otros
mecanismos como contac to direc to con las
dependenc ias , rec las ificac iones , entre otros .
2 . A compañamiento y/o capac itac ión personalizada
para el trámite de PSQ R's en el aplicativo SIGO B.
3. Generac ión de reportes preventivos semanales
por parte del Grupo de A tenc ión a la C iudadanía
4. Interrupc ión de términos para la respues ta de las
PSQ R, y asesoría en el manejo de ese ins trumento
legal.
5 . Informac ión sobre el es tado del trámite de PSQ R
6. A plicac ión del procedimiento de PSQ Rs
No obs tante, en un volumen que superó los 17.000
documentos externos , se presentaron trámites
Si 30/jun/2016 23:59
Adquisición de Bienes y Servicios
20/may/2016 18:05
C umplidos los plazos para todos los documentos
externos as ignados al 31 de marzo de 2016, se
realiza el monitoreo del riesgo de V enc imiento de
los términos legales en la atenc ión (Respues ta,
Informac ión del T rámite y Notificac ión por A viso)
de petic iones , sugerenc ias , quejas o rec lamos .
Durante el primer trimestre de 2016, se aplicaron
los s iguientes controles :
1 . Seguimiento a través del aplicativo SIGO B para
la atenc ión de las PSQ R's
2 . A compañamiento y/o capac itac ión para el
trámite de PSQ R's
3 . Generac ión de reportes preventivos semanales
por parte del Grupo de A tenc ión a la C iudadanía
4. Interrupc ión de terminos para la respues ta de las
PSQ R
5. Informac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R
6. A plicac ión del procedimiento de PSQ Rs
No obs tante, en un volumen que superó los 18.000
documentos externos , se presentaron trámites
extemporáneos en dependenc ias como Secretaría
Jurídica, Secretaría de T ransparenc ia, C onsejería
para los Derechos Humanos , y en el Grupo de
A tenc ión a la C iudadanía. A s í mismo se
presentaron áreas como la C onsejería P res idenc ial
para la Equidad de la Mujer, que en dicho lapso no
Si 31/mar/2016 18:00
14/jul/2016 16:39
E l monitoreo del riesgo para el trimestre se realiza
de manera preliminar, teniendo en cuenta que el
indicador base para obtener la informac ión y
realizar el monitoreo definitivo se es tá procesando
y se reporta el 31 de julio de 2016, toda vez que
las petic iones rec ibidas en los últimos días del mes
de junio a la fecha se encuentran dentro de los
términos para ges tión.
Durante el segundo trimestre del año 2016, fueron
aplicados los s iguientes controles :
1 . Seguimiento a través del aplicativo SIGO B para
la atenc ión de las PSQ R's
2 . A compañamiento y/o capac itac ión para el
trámite de PSQ R's
3 . Generac ión de reportes de seguimiento
semanales por parte del Grupo de A tenc ión a la
C iudadanía
4. Interrupc ión de términos para la respues ta de las
PSQ R
5. Informac ión sobre el es tado del trámite de PSQ R
6. A plicac ión del procedimiento de PSQ Rs
No
20/ene/2016 18:42
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
resultado del indicador "A tenc ión oportuna a las
P etic iones , Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con
corte al 31 de dic iembre de 2015.
Es te riesgo se materializó en el cuarto trimestre del
año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,16% de las
petic iones rec ibidas se respondieron
extemporáneamente por parte de las dependenc ias
en dicho periodo, es dec ir, solo el 99 ,84% de las
petic iones se respondieron
oportunamente, incumpliéndose as í, la meta
es tablec ida (100%) para el periodo reportado.
P or lo anterior, el Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos formuló el plan de
mejoramiento "A U P lan de Mejoramiento Integral
PSQ R's 2015", a través del cual se es tablec ieron
Si 30/dic /2015 17:45
15/abr/2016 18:40
E l monitoreo del riesgo se realiza de manera
preliminar, teniendo en cuenta que el indicador base
para obtener la informac ión y realizar el monitoreo
definitivo se es ta procesando y se reporta el 30 de
abril de 2016, toda vez que las petic iones rec ibidas
después del 28 de marzo se vencen entre el 18 y el
21 de abril.
Durante el periodo comprendido entre el 02 de
enero y el 31 de marzo de 2016, se aplicaron los
s iguientes control:
1 . Seguimiento a través del aplicativo SIGO B para
la atenc ión de las PSQ R's
2 . A compañamiento y/o capac itac ión para el
trámite de PSQ R's
3 . Generac ión de reportes preventivos semanales
por parte del Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos
4. Interrupc ión de terminos para la respues ta de las
PSQ R
5. Informac ión sobre el es tado del tramite de PSQ R
No
A ctivo
A tenc ion al Usuario
V enc imiento de los términos
legales en la atenc ión
(Respues ta, Informac ión del
T rámite y Notificac ión por
A viso) de petic iones ,
sugerenc ias , quejas o rec lamos
A C C : C oordinar y A tender las petic iones ,
sugerenc ias , quejas y rec lamos que se rec iban en la
Entidad a través de los canales de atenc ión
es tablec idos . V enc imiento de los términos legales
en la atenc ión (Respues ta, Informac ión del T rámite
y Notificac ión por A viso) de petic iones ,
sugerenc ias , quejas o rec lamos .
20/ene/2016 17:00
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
resultado del indicador "A tenc ión oportuna a las
P etic iones , Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con
corte al 31 de dic iembre de 2015.
Es te riesgo se materializó en el cuarto trimestre del
año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,16% de las
petic iones rec ibidas se respondieron
extemporáneamente por parte de las dependenc ias
en dicho periodo, es dec ir, solo el 99 ,84% de las
petic iones se respondieron
oportunamente, incumpliéndose as í, la meta
es tablec ida (100%) para el periodo reportado.
P or lo anterior, el Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos formuló el plan de
mejoramiento "A U P lan de Mejoramiento Integral
PSQ R's 2015", a través del cual se es tablec ieron
Si 31/dic /2015 18:20
29/may/2015 18:26 Se programa próxima revis ión. Si 31/mar/2015 18:19
31/jul/2015 18:00
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
resultado del indicador "A tenc ión oportuna a las
P etic iones , Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con
corte al 30 de junio de 2015.
Es te riesgo se materializó en el segundo trimestre
del año 2015, teniendo en cuenta que el 0 ,17% de
las petic iones rec ibidas se respondieron
extemporáneamente por parte de las dependenc ias
en dicho periodo, es dec ir, solo el 99 ,84% de las
petic iones se respondieron
oportunamente, incumpliéndose as í, la meta
es tablec ida (100%) para el periodo reportado.
P or lo anterior, el Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos formuló el plan de
mejoramiento "A U P lan de Mejoramiento Integral
Si 30/jun/2015 17:00
29/ago/2014 09:59
se realiza monitoreo correspondiente al segundo
cuatrimestre, basado en la medic ión del indicador
"A tenc ión oportuna a las petic iones , sugerenc ias ,
quejas y rec lamos , con corte a 30 de junio de
2014. Es te riesgo se materializó en el periodo
reportado. Se generaron los planes de
mejoramiento:
1 . Manejo aplicativo SIGO B
2. Respues ta y tras lado oportuno de PSQ Rs
No
22/ene/2015 22:34
Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el
indicador "A tenc ión oportuna a las P etic iones ,
Sugerenc ias , Q uejas y Rec lamos", con corte al 31
de dic iembre de 2014. Es te riesgo se materializó
en el periodo reportado, teniendo en cuenta que el
0 ,29% de las petic iones rec ibidas se respondieron
extemporáneamente por parte de las dependenc ias ,
durante el cuarto trimestre del año 2014, es dec ir,
solo el 99 ,71% de las petic iones se respondieron
oportunamente, incumpliéndose as í, la meta
es tablec ida (100%) para el periodo reportado.
No obs tante, a la fecha se encuentra en ejecuc ión
varias mejoras , las cuales se asoc ian al presente
monitoreo. Igualmente, se anexa el archivo donde
se detalla el anális is de los datos correspondientes
a las PSQ R's rec ibidas en el cuarto trimestre del
año 2014 a través de los diferentes canales
habilitados por parte de la Entidad.
Si 31/dic /2014 08:00
17/jun/2014 17:44
De acuerdo con la ges tión realizada por las
diferentes dependenc ias de la Entidad, durante el
primer trimestre del año 2014 para la atenc ión de
las petic iones , sugerenc ias , quejas y/o rec lamos
rec ibidos , se observa lo s iguiente:
1 . Frente al mismo periodo del año 2013, se
presentó una disminuc ión del 3 ,04% en la
recepc ión de petic iones presentadas ante la
P res idenc ia de la República durante el primer
trimestre del año 2014, pero con una tendenc ia
hac ia arriba en el periodo reportado.
2 . C on respec to al trámite oportuno a las PSQ R's
por parte de la Entidad, se observa que frente al
último trimestre del año 2013 (98,73%) de
petic iones atendidas dentro de los términos
es tablec idos , hubo una mejora en el periodo
reportado, presentándose el 99 ,43% de petic iones
atendidas dentro de los términos de respues ta.
3 . Igualmente, se bajó del 0 ,28% de petic iones
atendidas fuera de los términos en el último
trimestre del año 2013, al 0 ,23% de petic iones
atendidas fuera de los términos en el primer
trimestre del año 2014.
No
No
Desconoc imiento del uso del aplicativo SIGO B
frente al tramite y documentac ión de la PSQ R
Falta de capac itac ión al interior de las
dependenc ias de la normatividad aplicable a la
02/sep/2013 11:30
Frente al trámite en la atenc ión de las PSQ R's , se
observa que en el segundo trimestre del 2013, se
atendio el 98 ,04% de las petic iones , con un
89,57% de petic iones atendidas dentro de los
términos es tablec idos y el 8 ,46% a petic iones
atendidas fuera de términos . E l 1 .96% de
petic iones que aparecen s in responder,
corresponden a petic iones rec ibidas a través del
Link de Esc ríbale al P res idente y reportadas s in
respues ta a la fecha de corte, por parte de la
Secretaría P rivada.
No
13/oc t/2015 10:26
Una vez obtenidos los resultados del indicador para
el tercer trimestre del año 2015, el s iguiente es el
anális is de dicho resultado:
1. Se observa que frente al mismo periodo del año
2014, se presentó una disminuc ión del 52 .537%
de petic iones presentadas ante la P res idenc ia de la
República durante el tercer trimestre del año 2015.
2 . C on respec to al trámite oportuno a las PSQ R's
por parte de la Entidad, se observa que frente al
mismo periodo del año 2014 (99.81%) de
petic iones atendidas dentro de los términos
es tablec idos , se presentó una disminuc ión de
petic iones lo que género que se respondieran un
porcentaje de 99.29% en el tercer trimestre del
año 2015.
3 . En relac ión con el trámite extemporáneo de
petic iones y comparado con el primer trimestre del
año 2014 (0 .19%), se presentó una disminuc ión de
petic iones atendidas fuera de los términos en el
tercer trimestre del año 2015 (25.26%).
De acuerdo con es tos resultados , se puede conc luir
que a pesar de las acc iones es tablec idas en los
P lanes de Mejoramientos formulados por el P roceso
No
Si No
A compañamiento y/o capac itac ión para el trámite A s ignac ión de PSQ R a personal que se encuentra
de comis ión de servic ios Generac ión de reportes preventivos semanales por
parte del Grupo de A tenc ión al Usuario y Servic ios Desconoc imiento de la normatividad externa e
interna aplicable al trámite del Derecho de P etic ión,
as i como del procedimiento para la atenc ión de
petic iones , sugerenc ias , quejas y rec lamos y el
17/may/2013 15:20
De un total de 18.429 petic iones rec ibidas durante
el primer trimestre del año 2013, se atendieron
oportunamente un total de 18.263, presentandose
un incumplimiento del 0 ,9%, es to se debe a que se
respondieron extemporaneamente un total de 29
petic iones , adic ionalmente se han identificado
errores en la c las ificac ión de las PSQ R’s al
momento de su radicac ión por parte del Grupo de
Ges tión Documental - C orrespondenc ia y/o en el
manejo del SIGO B por parte de los func ionarios de
las dependenc ias , al no relac ionar la respues ta con
la petic ión rec ibida.
En es te sentido se materializó el riesgo, a pesar de
los es fuerzos realizados por el Grupo de A tenc ión al
Usuario y Servic ios C ompartidos en el marco del
01/Jan/2015 08:00 31/Dec/2016 23:12
13/dic /2012 12:47
Se ajus ta la fecha de Monitoreo, teniendo en cuenta
que por las dispos ic iones internas de la Entidad
para los turnos de descanso de fin de año, no se
contará con todos los func ionarios del Grupo de
A tenc ión al Usuario y Servic ios C ompartidos , que
permitan realizar es ta ac tividad.
No
C atas trófico Zona de riesgo extrema 10
Se realiza ac tualizac ión del riesgo de
acuerdo con los nuevos lineamientos para la
adminis trac ión del riesgo, la política de
adminis trac ión del riesgo es reduc ir, por lo
tanto se aplicarán los controles
es tablec idos para evitar su materializac ión
y las acc iones es tablec idas en la es trategia
"Mejorar la eficac ia en la respues ta a las
petic iones rec ibidas en la P res idenc ia de la
República".
PA -2015-2018 Grupo de
A tenc ión a la C iudadanía -
Es trategia 3
A tenc ion al Usuario
O scar Javier O rtiz Lozano P robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20 Improbable
Falta de compromiso de los servidores publicos
para responder oportunamente las PSQ R
1. Sanc iones legales
2 . Demandas en contra de la Entidad
3. P érdida de c redibilidad e imagen
4. Inves tigac ión disc iplinaria
30/ene/2014 10:05
Se observa que frente al tercer trimestre del año
2013, la recepc ión de petic iones disminuyó en un
12,07%.
Frente al trámite en la atenc ión de las PSQ R's , se
observa que en el cuarto trimestre del 2013, se
atendió el 99 ,01% de las petic iones , con un
98,73% de petic iones atendidas dentro de los
términos es tablec idos y el 0 ,28% a petic iones
atendidas fuera de términos , el 0 ,99% (183) de
petic iones pendientes por atender, se encuentran
dentro de los términos es tablec idos para responder.
De acuerdo con es tos resultados , se puede
evidenc iar que las acc iones es tablec idas en el P lan
de Mejoramiento han permitido reduc ir el porcentaje
de petic iones con respues ta extemporánea, no
obs tante y teniendo en cuenta que el 100% de las
PSQ R's debe es tar respondidas dentro de los
términos es tablec idos , se ha formulado el P lan de
Mejoramiento "A TENC IÓ N O PO RTUNA A PSQ R's
2014" el cual se asoc ia como evidenc ia a és te
reporte.
Igualmente y de acuerdo con el seguimiento que
viene realizando el Grupo de A tenc ión al Usuario y
Servic ios C ompartidos , donde se evidenc ia que
No
No
26/jul/2016 07:55
Una vez consolidados los datos del indicador
"Satis facc ión C liente Interno", se pudo verificar
que la meta es tablec ida para el segundo trimestre
de 2016 (90%), se cumplió satis fac toriamente
(98,34%) por parte de las dependenc ias
encargadas de garantizar la adecuada pres tac ión y
los A cuerdos de N ivel de Servic io, de cada uno de
los servic ios internos .
Lo anterior, permite conc luir que el riesgo no se
materializó durante el segundo trimestre de 2016.
No
15/abr/2016 18:30
Se realiza monitoreo preliminar del riesgo con base
en la verificac ión de la eficac ia de los
controles , teniendo en cuenta que la informac ión
correspondiente al indicador "Satis facc ión C liente
Interno" con corte al 31 de marzo de 2016, se es tá
tabulando y consolidando para el regis tro
corespondiente, informac ión que permitirá
identificar s i el riesgo se materializó o nó en el
periodo reportado.
Durante el primer trimestre de 2016, se aplicaron
los s iguientes controles :
1 . U tilizac ión del aplicativo de servic ios
compartidos: Los func ionarios que solic itaron
servic ios internos durante el primer trimestre, lo
realizaron a través del aplicativo es tablec ido,
garantizando el control, seguimiento y medic ión de
cada solic itud.
2 . Encues ta de satis facc ión: Se aplicaron las
encues tas de satis facc ión de los servic ios
pres tados durante el primer trimestre, la tabulac ión
y anális is de los datos , junto con el informe
No
29/abr/2016 16:20
Una vez consolidados los datos del indicador
"Satis facc ión C liente Interno", se pudo verificar
que la meta es tablec ida para el primer trimestre de
2016 (90%), se cumplió satis fac toriamente
(98,16%) por parte de las dependenc ias
encargadas de garantizar la adecuada pres tac ión y
los A cuerdos de N ivel de Servic io, de cada uno de
los servic ios internos .
Lo anterior, permite conc luir que el riesgo no se
materializó durante el primer trimestre de 2016.
No
15/ene/2016 09:30
E l monitoreo del riesgo se realizará con base en la
verificac ión de la eficac ia de los controles y los
resultados obtenidos en el indicador "Satis facc ión
C liente Interno" con corte al 31 de dic iembre de
2015, toda vez que el indicador se mide de manera
trimestral.
Es te riesgo no se materializó en el periodo
reportado, teniendo en cuenta que el nivel de
satis facc ión de los usuarios internos para el cuarto
trimestre de 2015, fue del 99 .06%, cumpliéndose
la meta es tablec ida (90%) para el periodo
No
Si NoMayor Zona de riesgo alta 8
15/jul/2016 19:40
Se realiza monitoreo preliminar del riesgo con base
en la verificac ión de la eficac ia de los
controles , teniendo en cuenta que la informac ión
correspondiente al indicador "Satis facc ión C liente
Interno" con corte al 30 de junio de 2016, se es tá
tabulando y consolidando para el regis tro
correspondiente, informac ión que permitirá
identificar s i el riesgo se materializó o no en el
periodo reportado.
Durante el segundo trimestre de 2016, se aplicaron
los s iguientes controles :
1 . U tilizac ión del aplicativo de servic ios
compartidos: Los func ionarios que solic itaron
servic ios internos durante el segundo trimestre, lo
realizaron a través del aplicativo es tablec ido,
garantizando el control, seguimiento y medic ión de
cada solic itud.
2 . Encues ta de satis facc ión: Se aplicaron las
La política de adminis trac ión del riesgo es
evitar, por lo que se dará aplicac ión a los
controles y capac itac iones a los usuarios
internos , sobre Servic io y A tenc ión al
C liente.
Javier Sanabria Salazar P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16 ImprobableA c tivo
Incumplimiento de los A cuerdos
de N ivel de Servic io durante la
pres tac ión de los servic ios
compartidos del DA PRE
A C C C oordinar la pres tac ión de los servic ios
internos es tablec idos bajo el esquema de Servic ios
C ompartidos . Incumplimiento de compromisos
durante la pres tac ión de los servic ios compartidos ,
por parte de las dependenc ias responsables de
brindar dichos servic ios .
1 . Se puede presentar la interrupc ión de otros
procesos al interior de la entidad
2. Se pueden presentar quejas y/o rec lamos por
parte de los usuarios internos y/o externos
3. Se puede perder c redibilidad o imagen de los
pres tadores de los servic ios internos
4. Se pueden generar sanc iones de tipo disc iplinario
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
BS Evitar el riesgo
Definic ión de los c riterios de evaluac ión
previamente es tablec idos
BS Evitar el riesgo
Si Si
Reduc ir el riesgo
C ompartir o trans ferir
03/sep/2013 17:18
Durante es te periodo, N ingun func ionario del Á rea
de C ontratos ha s ido notificado de la exis tenc ia de
alguna inves tigac ión o proceso en curso de las
Juris idcc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no
exis ten Fallos condenatorios sobre algun hecho de
C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República.
A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han
materializado las pos ibles causas que podrian
benefic iar a un oferente en particular, las cuales
son: O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular, Desconoc imiento de la
No
A dquis ic ión de Bienes y
Servic ios20/Jan/2015 00:00 15/Dec/2016 23:18
29/abr/2013 09:18
Desde el mes de enero a la fecha se han susc rito
150 contratos y se han aceptado 14 ofertas
(M inima cuantía), en ninguno de es tos se ha
materializado el riesgo.
No
Improbable C atas trófico Zona de riesgo extrema 10
Para evitar el riesgo el Á rea de contratos se
aplican los controles es tablec idos ,
adic ionalmente a ello el área de contratos
realiza capac itac iones periódicas .
PA -2015-2018 Á rea de
C ontratos - Es trategia 1
08/ene/2015 16:59
Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014,
(Septiembre a Dic iembre) el Á rea de C ontratos no
ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna
inves tigac ión o proceso en curso de las
Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no
exis ten Fallos condenatorios sobre algún hecho de
C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que
no se han materializado las pos ibles causas que
podrían benefic iar a un oferente en particular, las
cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre
contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para
benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un
proceso de selecc ión.
No
14/abr/2015 11:30
Durante el primer trimestre del año 2015, el Á rea
de C ontratos no ha s ido notificada de la exis tenc ia
de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las
Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no
exis ten Fallos condenatorios sobre algún hecho de
C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que
no se han materializado las pos ibles causas que
podrían benefic iar a un oferente en particular, las
cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre
contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para
benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un
proceso de selecc ión.
No
05/may/2014 11:11
Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el
Á rea de C ontratos no ha s ido notificado de la
exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en
curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria,
por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre
algún hecho de C orrupc ión en el Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República.
Se deja cons tanc ia que no se han materializado las
pos ibles causas que podrían benefic iar a un
oferente en particular, las cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre
contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para
benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un
proceso de selecc ión.
No exis ten cambios en la identificac ión, anális is ,
valorac ión, ni manejo del riesgo. Se programa
No
29/ago/2014 10:56
A ctivo
A dquis ic ión de Bienes y
Benefic iar a un oferente por
incumplimientos legales en la
elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o
invitac iones a ofertar de un
proceso de selecc ión
A C C : E laborar es tudios previos de acuerdo con la
modalidad de selecc ión y las orientac iones
definidas en el Manual de C ontratac ión M-BS-01
A C : - Realizar un Taller prác tico sobre elaborac ión
de es tudios y documentos previos para las
modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima
cuantía. - Realizar un Taller prác tico sobre la
elaborac ión del documento de insumos técnicos
para la elaborac ión de es tudios previos para las
modalidades de selecc ión: Lic itac ión Pública y la
Menor C uantía
La elaborac ión es tudios previos , pliegos de
condic iones o invitac iones a ofertar se efec tua con
base en las neces idades reales identificadas por las
dependenc ias en el P lan A nual de A dquis ic iones
Desconoc imiento u O mis ión de requis itos legales
para benefic iar a un oferente en particular
1 . Desgas te A dminis trativo (duplic idad y aumento
en las tareas u objetos a desarrollar)
2 . P érdida de imagen ins tituc ional
3 . P erdida de Recursos
4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y fis cales
Exigenc ia de requis itos adic ionales en los es tudios
previos para benefic iar a un oferente en particular
Insumos técnicos con requis itos que res trinja la
pluralidad de oferentes , direcc ionado a benefic iar a
un oferente en particular.
01/abr/2016 10:58
O bservac iones por parte de los oferentes al
proyec to de pliegos de condic iones , P liego
Definitivo o Invitac ión Pública y a los informes de
10/ene/2014 16:03
Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Á rea de
C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de
alguna inves tigac ión o proceso en curso de las
Juris idcc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no
exis ten Fallos condenatorios sobre algun hecho de
C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República.
A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han
materializado las pos ibles causas que podrian
benefic iar a un oferente en particular, las cuales
son: O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular, Desconoc imiento de la
normatividad sobre contratac ión es tatal, Exigenc ia
de requis itos adic ionales para benefic iar a un
oferente en particular, Desconoc imiento de los
No
Durante el segundo cuatrimestre del año 2014,
(Mayo a A gos to) el Á rea de C ontratos no ha s ido
notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión
o proceso en curso de las Jurisdicc iones P enal o
Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos
condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia
de la República.
Se deja cons tanc ia que no se han materializado las
pos ibles causas que podrían benefic iar a un
oferente en particular, las cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a
un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre
contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para
benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un
proceso de selecc ión.
No exis ten cambios en la identificac ión, anális is ,
No
No
15/abr/2015 15:02
Se realizó ac tualizac ión del Riesgo. Se continuan
aplicando los controles , los cuales han s ido
efec tivos .
Durante el primer trimestre del año 2015, se
dec lararon des iertos los s iguientes (7) procesos ,
s in embargo ninguno de ellos , por evaluac iones
erroneas , P o lo cual no se materiualizó el riesgo
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 33-14
“C ontratar el servic io de mantenimiento preventivo
y correc tivo con suminis tro de repues tos , con
des tino a los vehículos marca Ford que se
encuentran al servic io del Departamento
A dminis trativo de la P res idenc ia de la República,
acorde con las espec ificac iones técnicas
requeridas por la entidad¿”
ÚNIC O O FERENTE NO C UMPLIÓ LA S
C O NDIC IO NES FINA NC IERA
Mínima cuantía 01-15 “C ontratar la adquis ic ión
de una susc ripc ión al Diario E l Informador y una
susc ripc ión al Diario del Huila para las diferentes
dependenc ias del Departamento A dminis trativo de
la P res idenc ia de la República”
NO SE PRESENTA N O FERENTES
Mínima cuantía 04-15 “C ontratar la pres tac ión del
servic io de mantenimiento preventivo y correc tivo
No
03/jul/2015 16:27
Uno de los riesgos del proceso de A dquis ic io de
bienes y servic ios , es la Dec laratoria de des ierta de
un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas en
la evaluac ión.
C on el fin de verificar la materializac ion del riesgo,
se consulta en la página web del SEC O P , se
evidenc ia que fueron dec larados des iertos los
s iguientes procesos:
Menor cuantía 06-15 Único O ferente incurre en
causal de rechazo.
Menor cuantía 03-15 Único O ferente incurre en
causal de rechazo.
M ínima C uantía 38 -15 O ferentes incurren en
causal de rechazo
M ínima C uantía 18-15 ninguna oferta cumple
técnicamente
M ínima C uantía 26-15 P roponentes rechazados
técnica y económicamente.
M ínima C uantía 27-15 No se rec ibieron ofertas
M ínima C uantía 27 -15 No se rec ibieron ofertas
No
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoP robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20
Revis ión previa por parte del A bogado responsable
de elaborar el contrato.
Revis ión previa por parte del Jefe del Á rea de
Revis ión previa de los es tudios previos y pliego de
condic iones por el comité asesor de contratac ión.
1 . Desgas te adminis trativo por reprocesos
2. P erdida de recursos por no ejecuc ión del
presupues to
3. Demora o interrupc ión en la pres tac ión de
servic ios de la dependenc ia solic itante
4. P os ibles sanc iones disc iplinarias , penales o
fis cales .
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoP robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
31/ago/2014 11:03
Durante el segundo cuatrimestre de 2014, fueron
dec larados des iertos (12) procesos de selecc ión,
pero ninguno de ellos como consecuenc ia de
dec is iones erróneas en la evaluac ión jurídica de los
oferentes , a continuac ión se relac ionan todos los
procesos de selecc ión dec larados des iertos con
sus respec tiva jus tificac ión.
Es ta informac ión puede ser corroborada en la
pagina del SEC O P www.contratos .gov.co
C ontratac ión M ínima C uantía 51-14 - No se
rec ibieron propues tas .
C ontratac ión M ínima C uantía 48-14 –N o se
rec ibieron propues tas .
C ontratac ión M ínima C uantía 43-14 - No se
rec ibieron propues tas .
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 11-14 -
O ferentes rechazados técnicamente
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 09-14 -
O ferentes rechazados técnicamente
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 10-14
O ferente rechazado financ ieramente
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 04-14 -
O ferentes rechazados técnicamente
Selecc ión A breviada de Menor C uantía 08-14 - No
No
08/ene/2015 17:33
En el último cuatrimestre del año 2014,
se dec larados de des ierta (12 ) procesos de
selecc ión, los cuales se relac ionan a continuac ión,
Sin embargo NINGUNA DE ELLA S FUE
DEC LA RA DA DESIERTA PO R DEC ISIO NES
ERRO NES EN LA EV A LUA C IO N JURIDIC A . Es ta
informac ión puede corroborarse en el portal
SEC O P .
Lic itac iones – ninguna
Subas ta - N inguna
1 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 24-
14 - La única propues ta rec ibida incurrió en
causal de rechazo.
2 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 20-
14 - NO SE PRESENTA RO N PRO PO NENTES
3 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 19-14
- único proponente que se presentó resulto
rechazado técnicamente
4 . Selecc ión A breviada de Menor C uantía 18-14
- ningún proponente resulto habilitado
técnicamente
5 . C ontratac ión M ínima C uantía 71 -14 - Único
proponente incumplió requis itos habilitantes
No
10/ene/2014 15:56
Se vuelven a manejar el riesgo, con la finalidad de
exc luir como opc ion de manejo "Reduc ir el riesgo".
Durante el ultimo cuatrimestre de 2013, fueron
dec larados des iertos (18) procesos de selecc ión,
pero ninguno de ellos como consecuenc ia de
dec is iones erróneas en la evaluac ión jurídica de los
oferentes , a continuac ión se relac íonan todos los
procesos de selecc ión dec larados des iertos con
sus respec tiva jus tificac ión..
Es ta informac ión puede ser corroborada en la
pagina del SEC O P www.contratos .gov.co
1.INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 78-13 - la propues ta
presentada no se encuentra habilitada de
conformidad con el informe de verificac ión jurídico”.
2 .INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 73-13 - A usenc ia de
proponentes .
3 .INV ITA C IO N PÚBLIC A Nº 72-13 - Único
proponente no cumplió con los requis itos
habilitantes es tablec idos en el proceso.
4 .INV ITA C IÓ N PÚBLIC A Nº 84-13 La propues ta
presentada no se encuentra habilitada de
No
06/may/2014 10:52
Se realiza Monitoreo a los riesgos ,
Durante el primer cuatrimestre del año, no fue
dec larado de des ierta ningún proceso de selecc ión
como consecuenc ia de una evaluac ión jurídica
errónea. La informac ión puede ser validada en el
portal de C olombia compra
https://www.contratos .gov.co/
FUERO N DEC LA RA DO S DESIERTO LO S
SIGUIENTES PRO C ESO S.
M ínima 05-14 No se presentaron oferentes
M ínima 14-14 O ferentes incurren en causal de
rechazo
M ínima 21-14 No se presentaron oferentes
Menor 05-14 O ferente no habilitado
Menor 20-13 O ferente rechazo técnicamente
Subas ta 07-14 O ferentes incurren en causal de
rechazo
Subas ta 10-14 No se presentaron oferentes
y durante el primer cuatrimestre se dio apertura a
los s iguientes procesos
LIC ITA C IÓ N.
0114 C C TV - E l proceso fue descartado.
0214 Servic io de vigilanc ia - E l proceso se
No
29/abr/2013 09:58
Durante el primer cuatrimestre fueron dec laradas
des iertas 7 procesos de M inima cuantia y 1 de
subas ta, as í
No. 21 de 2013 oferta no cumple con los requis itos
habilitantes
No. 22 de 2013 Rechazado tecnicamente
No. 07 de 2013 "incurrió en la causal de rechazo,
ya que la oferta superó
el presupues to ofic ial"
N° 16-13 incurre en causal de rechazo por cuanto
la ac tividad económica en la cual se encuentra
c las ificado en el C I/U
N° 05-13 causal de rechazo por presentar
informac ión que no comlsponde a la realidad y
N° 01-13 ausenc ia de oferentes .
N° 06-13 ausenc ia de oferentes .
Subas ta 13-13 ausenc ia de oferentes .
Sin embargo NINGUNA DE ELLA S FUE
DEC LA RA DA DESIERTA PO R DEC ISIO NES
No
03/sep/2013 17:16
Durante los meses de Mayo a A gos to 2013 se han
dec larado de des ierta los s iguientes procesos de
selecc ión, s in embargo ninguna fue dec lara des ierta
por causas atribuibles a los func ionarios del Á rea -
A plicac ión inadecuada de la normatividad sobre
contratac ión es tatal -Interpretac ión errónea de la
normatividad sobre contratac ión es tatal -
Desconoc imiento de la normatividad sobre
contratac ión es tatal - A plicac ión errónea de
c riterios de evaluac ión al momento de revisar las
ofertas .
RELA C IO N DE PRO C ESO S DE SELEC C IÓ N C O N
DEC LA RA TO RIA DE DESIERTA
1. SUBA STA N° 12-13 - Único oferente rechazado
por no cumplir requis itos técnicos mínimos .
2 . MINIMA C UA NTIA 40-13 -A usenc ia de
proponentes .
3 . SUBA STA 07-13 el único proponente habilitado,
no se presentó para realizar la audienc ia de
negoc iac ión
4. SUBA STA 15-13 – O ferente incurre en causal de
rechazo
5. C O NC URSO DE MERITO S 05-13 - A usenc ia de
proponentes .
6 . SUBA STA 19-13 - N ingún proponente resultó
habilitado para partic ipar en la subas ta.
No
C on el fin de evitar la ocurrenc ia del riesgo, el Á rea
de C ontratos aplica los controles es tablec idos .
Durante el primer trimestre del 2016, se dec lararon
des iertos 5 procesos de selecc ión, as í:
DESIERTA S 1 TRIMESTRE 2016.
Menor C uantía
Menor C uantía 01 de 2016 “servic io de
mantenimiento preventivo y correc tivo con
suminis tro de repues tos , con des tino a los
vehículos marca Ford que se encuentran al servic io
de la pres idenc ia de la república, acorde con las
espec ificac iones técnicas requeridas por la
Entidad.”
Motivo: No se presentan oferentes
M ínima C uantía
Invitac ión Pública 01 de 2016, “C ontratar la
adquis ic ión de unas susc ripc iones al periódico E l
Informador, para las diferentes dependenc ias del
Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de
la República.”
Motivo: No se rec iben ofertas
Invitac ión Pública 02 de 2016 “C ontratar el
servic io de recarga de extintores y el
No
Una vez modificado la denominac ion del riesgo:
"Des ic iones erroneas en la evaluac ión juridica que
genera la dec laratoria de des ierta de un proceso de
selecc ión ", con el fin delimitar las causas
(acc iones y omis iones por parte de la Entidad)
exc luyendo causas atribuibles a terceros . Se
evidenc ia que las causas y los efec tos continuan
s iendo los mismos , y los controles aplicados son
coherentes y adecuados .
Durante es te periodo de tiempo no se han
materializado el presente riesgo, por todo lo
anterior es te continua s ion modificac iones .
No
Si No
No
PA -2015-2018 Á rea de
C ontratos - Es trategia 1
A dquis ic ión de Bienes y
Servic ios20/Jan/2015 00:00 15/Dec/2016 23:18
05/oc t/2012 10:48
Se realizaron ajus tes al riesgo de conformidad con
el Lineamiento de adminis trac ión del riesgo y la
nueva vers ion del Manual de C ontratac ión.
Revis ión de todo proceso de contratac ión por parte
del C omité de O rdenac ión del Gas to
P robable Mayor Zona de riesgo extrema 16
C on el fin de evitar la ocurrenc ia del riesgo,
el Á rea de C ontratos aplica los controles
es tablec idos , adic ionalmente a ello, realiza
periódicamente capac itac iones a los
responsables que intervienen en el proceso
de adquis ic ión de bienes y servic ios .
11/jul/2016 08:01
Enel segundo trimestre del año 2016, no se
materializó el presente riesgo, dado que ningun
proceso de selecc ión fue dec larado des ierto por
dec is iones erroreneas en la Evaluc ion de
P ropues tas .
No obs tante ello, la Entidad dec laró des ierto un (1)
proceso de minima cuantía, dado que los
proponentes no cumplian técnicamente con las
espec ificac iones es tablec idas por la Entidad.
- M ínima C uantia 23-16 cuyo objeto fue: C ontratar
el mantenimiento preventivo y correc tivo cada vez
que se requiera, con suminis tro de repues tos a
cada uno de los equipos del gimnas io de la Entidad.
No
05/oc t/2015 17:06
MO NITO REO PRO C ESO S DEC LA RA DO S
DESIERTO S JULIO A SEPT IEMBRE 2015.
Durante el trimestre de Julio a Septiembre de 2015
no se materializó el riesgo "Dec laratoria de des ierta
de un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas
en la evaluac ión. ".
Se han ejecutado correc tamente los controles
es tablec idos .
Se han dec larado algunos procesos dec iertos , pero
ninguno de ellos atribuible a dec is iones erroneas en
la evaluac ión por parte de func ionarios del DA PRE.,
a continuac ión se detallan los procesos dec larados
des iertos , señalando su correspondiente causal de
dec laratoria.
LIC ITA C IÓ N PÚBLIC A
LIC 2/15 - SE DEC LA RA DESIERTO PO RQ UE
NINGUNO DE LO S PRO PO NENTES C UMPLIÓ
LO S REQ UISITO S HA BILITA NTES
ESTA BLEC IDO S EN EL P LIEGO DE
C O NDIC IO NES
LIC 3/15 - DEC LA RA DO DESIERTO PO R FA LTA
DE O FERENTES
No
08/ene/2016 07:21
Uno de los riesgos del proceso de A dquis ic io de
bienes y servic ios , es la Dec laratoria de des ierta de
un proceso de selecc ión por dec is iones erróneas en
la evaluac ión.
Se han definido 4 causas por las cuales pueda
dec lararse des ierto un proceso de selecc ion,
consecuenc ia de dec is iones errones en la evaluc ion
de las ofertas , es tas son:
1.Desconoc imiento de la normatividad de
contratac ión es tatal
2 .Interpretac ión errónea de la normatividad de
contratac ión es tatal
3 . A plicac ión inadecuada de la normatividad de
contratac ión es tatal
4 .A plicac ión errónea de c riterios de evaluac ión al
momento de revisar las ofertas .
C on el fin de verificar la materializac ion del riesgo
por alguna de las causas desc ritas anteriormente,
se consulta en la página web del SEC O P los
procesos que fueron dec larados des iertos en
el cuarto trimestre del año, lo cual arrojó los
s iguientes resultados: 5 procesos dec larados
des iertos , por las s iguientes causas
29/jul/2016 10:17
Teniendo en cuenta que se materializó el riesgo, se
realiza un nuevo monitoreo del riesgo con la
desc ripc ión de los hechos , en el campo comentario.
Si 22/jul/2016 10:46
A ctivo
A dquis ic ión de Bienes y
Dec laratoria de des ierta de un
proceso de selecc ión por
dec is iones erróneas en la
evaluac ión.
A C C : Llevar a cabo los procesos de selecc ión de
acuerdo a la modalidad y las orientac iones definidas
en el Manual de C ontratac ión M-BS-01
A C : - Realizar un Taller prác tico sobre la
elaborac ión del documento de insumos técnicos
para la elaborac ión de es tudios previos para las
modalidades de selecc ión: Lic itac ión Pública y la
Menor C uantía - Realizar un Taller prác tico sobre
elaborac ión de es tudios y documentos previos para
las modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima
cuantía.
La ocurrenc ia de es ta s ituac ión se debe a
desconoc imiento en los func ionarios encargados de
realizar la evaluac ión de las ofertas en los procesos
de selecc ión que generan una incorrec ta
evaluac ión, lo cual puede generar una dec laratoria
de des ierta y con ellos el reproceso en la
contratac ión.
A plicac ión eronea de c riterios de evaluac ión al
momento de revisar las ofertas .
11/abr/2016 18:08
Durante el primer trimestre del año 2016 se han
venido apicando los controles es tablec idos para
evitar la materializac ión del riesgo, los controles
son:
- Llevar control de las carpetas pres tadas a los
func ionarios
- Escanear todos los documentos de las carpetas
de los contratos
- E laborar Inventario documental
- Solic itar original y copia de las O fertas
presentadas en los procesos de selecc ión.
La aplicac ión de los mismos se puede verificar en el
A rea de C ontratos .
No
11/jul/2016 08:15
Durante el segundo trimestre del año 2016, es te
riesgo no se materializó.
P ara verificar que no se materializó se formuló el
indicador denominado: “P orcentaje de perdida de
carpetas de los contratos” , el cual permite medir la
materializac ión del riesgo.
C on es te indicador se mide el porcentaje de
carpetas extraviadas de una muestra, del total de
carpetas en el inventario
documental.
Las variables del indicador son:
• Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra
• Número total de carpetas en Inventario
documental
-E l Número de carpetas de contratos perdidas de
una muestra: Hace referenc ia a una verificac ión
No
Mayor Zona de riesgo altaA c tivoPerdida de los expedientes de
los procesos contrac tuales
A C C : Revisar los soportes del contrato y efec tuar
digitalizac ión: Los func ionarios encargados revisan
que los soportes es ten completos , adic ionalmente
el func ionario encargado de la digitalizac ión verifica
nuevamente. E l func ionario encargado del archivo
efec tua el control sobre el pres tamo.
1. P erdida de informac ion
2. P os ibles sanac iones disc iplinarias .
3 . P os ibles hallazgos por auditorias internas o
externas .
4 . P os ibles demandas .
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoModerada
Desconoc imiento de la normatividad de Revis ión del pliego de condic iones o invitac ión a
ofertar por parte del Jefe Á rea de C ontratosInterpretac ión errónea o aplicac ión inadecuada de
la normatividad de contratac ión es tatal Revis ión previa por parte del abogado a los es tudios
previos , y elaborac ión de pliegos de condic iones o
21/ene/2013 10:12
05/oc t/2015 09:33
La "P erdida de los expedientes de los procesos
contrac tuales , es un riesgo en el Á rea de
C ontratos , razon por la cual y con el fin de evitar
que se materialice el riesgo, se han es tablec ido
controles al interior de la Dependenc ia para evitar
el extravio de algún expediente.
Los controles es tablec idos y aplicados son:
Lis tados de control de pres tamo de carpetas ,
Escanear todos los documentos de las carpetas de
los contratos ,
E laborar Inventario documental y
Solic itar original y copia de las O fertas presentadas
en los procesos de selecc ión.
La aplicac ion de es tos controles ha s ido efec tivo y
consecuenc ia de es to, no se materializo el riesgo
en el tercer trimestre del año.
Se adjunta una muestra de la aplicac ión de los
controles : copia del lis tado de pres tamo de
carpetas , panatallazo de las carpetas escaneadas y
No
13/ene/2016 16:35
La "P érdida de los expedientes de los procesos
contrac tuales , es un riesgo en el Á rea de
C ontratos , razón por la cual y con el fin de evitar
que se materialice el riesgo, se han es tablec ido
controles al interior de la Dependenc ia para evitar
el extravío de algún expediente.
• Los controles es tablec idos y aplicados son:
• Lis tados de control de prés tamo de carpetas ,
• Escanear todos los documentos de las
carpetas de los contratos ,
• E laborar Inventario documental y
• Solic itar original y copia de las O fertas
presentadas en los procesos de selecc ión.
La aplicac ión de es tos controles ha s ido efec tivo y
consecuenc ia de es to, no se materializo el riesgo
en el cuarto trimestre de 2015.
No
NoNo4
Para evitar la materializac ión del riesgo, se
deben aplicar los controles es tablec idos por
el Á rea de C ontratos .
Mayor Zona de riesgo extrema 12 Raro
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo logís tico de
la P lataforma informática de T IC y A C C . A segurar
la plataforma informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o perdida de
informac ión se genera perdida de imagen de la
Entidad, es por lo cual que la entidad a través del
área de T IC ´s genera controles que blinden y
eviten la materializac ión del riesgo
1. Retrasos en los procesos de los func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional (perdida de
Informac ión privada y reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las herramientas
informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
Si Si
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013 15:41
Se realiza la validac ión de los controles
evidenc iando la realizac ión de eventos como la
seguridad informática la cual contribuye a la
disminuc ión de usuarios s in cultura Informática y el
desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidenc ia la
realizac ión de contratos de mantenimiento que
permiten a la entidad contar con el soporte frente a
Fallas Técnicas de Hardware.
No
Raro C atas trófico Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
A na Roc io C as tro P aez Moderada C atas trófico Zona de riesgo extrema 15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivosUsuarios s in cultura Informática.
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo¿Se
materializó Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Si SiImprobable C atas trófico Zona de riesgo extrema 10
Para evitar el riesgo el Á rea de contratos se
aplican los controles es tablec idos ,
adic ionalmente a ello el área de contratos
realiza capac itac iones periódicas .
A c tivo
Benefic iar a un oferente por
incumplimientos legales en la
elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o
invitac iones a ofertar de un
proceso de selecc ión
A C C : E laborar es tudios previos de acuerdo con la
modalidad de selecc ión y las orientac iones
definidas en el Manual de C ontratac ión M-BS-01
A C : - Realizar un Taller prác tico sobre elaborac ión
de es tudios y documentos previos para las
modalidades de contratac ión Direc ta y M ínima
cuantía. - Realizar un Taller prác tico sobre la
elaborac ión del documento de insumos técnicos
para la elaborac ión de es tudios previos para las
modalidades de selecc ión: Lic itac ión Pública y la
Menor C uantía
La elaborac ión es tudios previos , pliegos de
condic iones o invitac iones a ofertar se efec tua con
base en las neces idades reales identificadas por las
dependenc ias en el P lan A nual de A dquis ic iones
1. Desgas te A dminis trativo (duplic idad y aumento
en las tareas u objetos a desarrollar)
2 . P érdida de imagen ins tituc ional
3 . P erdida de Recursos
4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y fis cales
11/jul/2016 07:54
Durante el tercer trimestre del año el presente
riesgo no se materilizó, es to lo evidenc ia la
ausenc ia de notificac iones de inves tigac iones o
sanc iones en contra de algun func ionario por
pos ibles hehos de corrupc ión.
No
08/ene/2016 07:17
E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios ,
contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar a
un oferente por incumplimientos legales en la
elaborac ión es tudios previos , pliegos de
condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso
de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos ,
es to es la revis ion por parte del abogado, del Jefe
del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de
gas to y se rec iben las observac iones de los
proponentes e interesados en los procesos de
selecc ión.
Durante el cuarto trimeste del año, no se
materializó el riesgo, para realizar la medic ión se
No
11/abr/2016 10:23
E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios ,
contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar a
un oferente por incumplimientos legales en la
elaborac ión es tudios previos , pliegos de
condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso
de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos ,
es to es: la revis ión por parte del abogado, del Jefe
del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de
gas to y se rec iben las observac iones de los
proponentes e interesados en los procesos de
selecc ión.
Durante el primer trimestre del año, no se
materializó el riesgo, para realizar la medic ión se
cuenta con un indicador que mide la cantidad de
No
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoP robable C atas trófico Zona de riesgo extrema 20
03/jul/2015 16:43
E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como
riesgo de corrupc ión "Benefic iar a un oferente por
incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios
previos , pliegos de condic iones o invitac iones a
ofertar de un proceso de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos ,
es to es la revis ion por parte del abogado, del Jefe
del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de
gas to y se rec iben las observac iones de los
proponentes e interesados en los proceso de
selecc ión.
Durante el segundo trimeste del año, no se
materializó el riesgo, para realizar la medic ion se
cuenta con un indicador que mide la cantidad de
fallos condenatorios , a la fecha la entidad no ha
No
05/oc t/2015 17:55
E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como
riesgo de corrupc ión "Benefic iar a un oferente por
incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios
previos , pliegos de condic iones o invitac iones a
ofertar de un proceso de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos ,
es to es la revis ion por parte del abogado, del Jefe
del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de
gas to y se rec iben las observac iones de los
proponentes e interesados en los proceso de
selecc ión.
Durante el tercer trimeste del año, no se materializó
el riesgo, para realizar la medic ion se cuenta con un
indicador que mide la cantidad de fallos
No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
T I Evitar el riesgo
Políticas de Seguridad aprobada
C ifrado de Informac ión reservada o privada
Durante el cuatrimestre de Enero a A bril de 2014 se presentó un evento el día 9
de marzo en el cual se observó un ataque de la red A nonymous , el cual fue
solventado satis fac toriamente grac ias a los controles exis tentes como el
A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida,
robo o fuga de Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.
Las evidenc ias se pueden consultar en el área de informac ión y s is temas .
plataforma radware
Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública
reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por parte
del A sesor para la seguridad informática de la Secretaría para la Seguridad
pres idenc ial en el cual se evidenc ia que no se han presentado casos .
De igual forma se evalúa con el proveedor M ic rosoft la realizac ión de unas pruebas
Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública
reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma se adjunta correo por parte
del A sesor para la seguridad informática de la Secretaría para la Seguridad
pres idenc ial en el cual se evidenc ia que no se han presentado casos .
De igual forma se contrato con el proveedor M ic rosoft la realizac ión de el servic io
de PA Ds el cual realiza la revis ión de la plataforma, se adjunta contrato.
A corde con los nuevos Lineamientos para la A dminis trac ión del Riesgo, se realiza
el Monitoreo del Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma se realizó con el proveedor M ic rosoft
pruebas de vulnerabilidad a través de la herramienta PA Ds la cual reposa en el
área de s is temas para consulta.
No se presentó materializac ión del riesgo. Se continua con los controles
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre
contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre
contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre
contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
con el P lan de C ontingenc ia Riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública
reservada o c las ificada en la ges tión de la plataforma en caso de materializarse.
Los controles con que se cuenta son:
E jecuc ión de los procedimientos de backup, de configurac ión de SA N y Servidor de
A rchivos . Se realizaron las copias de seguridad, se adjuntan soportes .
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la Informac ión, Se realizó divulgac ión de
las políticas de seguridad, en la semana de la seguridad - La Seguridad Soy Yo..
C apac itac ión al personal en temas de T IC s , (se realizó capac itac ión en formac ión
de temas como c iberacoso, grooming, sexting, phubbing, nomofobia, phishing )
Seguimiento a Inc identes , (se realizó seguimiento a los inc identes presentados , se
adjunta soportes de los seguimientos diarios )
A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos . (se cuenta con la plataforma
SIEM - A lient V ault que realiza ges tión de Logs)
Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión (DLP ). (Se cuenta con la
herramienta websense, se generaron ins talac iones y comunicac iones , as í:
MEM15-00017345, MEM15-00017368, MEM15-00016967, MEM15-E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre
contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
E l presente riesgo Hurto, P erdida o fuga de Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la plataforma, no se materializó durante el periodo, en
el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la Republica se cuenta con
los procedimientos y normas que definen la forma de operar el proceso y se aplican
los controles es tablec idos para evitar la materializac ión de es te riesgo, Siempre
contando con los princ ipios de autocontrol y autoges tión. No obs tante se cuenta
Tecnologías de Información y Comunicaciones
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico
A nális is de Logs de A c tividades de los A rchivos
Usuarios inconformes
Herramienta prevenc ión de perdida de informac ión
(DLP )
A taques c ibernéticos y delitos informáticos
A utenticac ión de dos fac tores (C ontraseña y token)
06/sep/2013
18:20
Durante el periódo no se presentaron eventos con Hurto, P erdida, robo o fuga de
Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión, soporte,
mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.
Si Si
Fallas Técnicas de Hardware.
Divulgac ión de P olíticas de Seguridad de la
Informac ión
C onflic to armado
C apac itac ión al personal en temas de T IC s
V andalismo Informático.
Seguimiento a Inc identes
Falta de V erificac ión de vulnerabilidades de la
plataforma T IC s
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
No
O bsolescenc ia de la plataforma
Falta de conoc imiento técnico en el personal que
adminis tra la plataforma informática
Es tudios de Seguridad
15/ene/2014
17:04
Durante el cuatrimestre de Septiembre a dic iembre de 2013 se presentó un evento
el día 5 de noviembre en el cual se observó un ataque de la red A nonymous , el cual
fue solventado satis fac toriamente grac ias a los controles exis tentes como el
A ntiDDos , y el grupo C SIRT . No se evidenc ió durante el periodo Hurto, P erdida,
robo o fuga de Informac ión privada o reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.
No
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez Moderada
30/abr/2014
16:59No
31/ago/2014
14:50No
Desconoc imiento del manual de políticas de
seguridad
V erificac ión de vulnerabilidades de la plataforma
T IC s
Errores humanos
Entrega de roles
Incumplimiento de las políticas de seguridad
Dualidad de tareas en los func ionarios
30/jun/2015
09:33No
14/oc t/2015
13:40No
30/dic /2014
21:01No
31/mar/2015
19:10No
30/jun/2016
16:34No
31/dic /2015
09:04No
31/mar/2016
17:19No
A ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
Anexo 2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico Si Si
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
e
n
t
F
e
c
h
a
d
Institucional De corrupción
TH Evitar el riesgo No se ha materilaizado el riesgo
Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y
procesal
Realizar seguimiento permanente a los expedientes
Dentro de los procesos adelantados por es te Despacho, no sé evidenc ia la
materializac ión del riesgo, toda vez que las dec is iones de fondo emitidas por la
O fic ina, se ajus tan a lo que en Derecho corresponde.
Las dec is iones proyec tadas en el año 2013, fuero argumentadas según lo
es tipulado en el C UD, normas concordantes , jurisprudenc ia vigente y respetando
los derechos procesales , con base en es to, no se evidenc ia materializac ión del
riesgo.
En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30 de A bril de 2014, las
sus tanc iac iones expedidas por es te Despacho, no contienen dec is iones erróneas ,
dado que, se proyec taron garantizando lo consagrado en la norma vigente.
A nalizadas las dec is iones emitidas por los O peradores Disc iplinarios de es te
Despacho, se determina que son conforme a los mandatos de la Ley disc iplinaria y
demás normas .
En reunión realizada por los func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno
Disc iplinario, se discutieron las dec is iones tomadas y las proyecc iones de corto
plazo, en las que se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los operadores se
adecuan a los mandatos legales .
Una vez se ha regis trado el dato en el indicador y teniendo en cuenta la reunión
realizada por los func ionarios de la O fic ina de C ontrol Interno Disc iplinario, se
discutieron las dec is iones tomadas y las proyecc iones de corto plazo, en las que
se evidenc ia que las ac tuac iones emitidas por los operadores se adecuan a los
mandatos legales . A la fecha el riesgo no ha s ido materializado.
Una vez se ha reportado en el indicador cero dec is iones erróneas en adelantar los
procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados para evitar el
riesgo: Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión de los expedientes
rec ibidos en la dependenc ia, C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad,
Mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal y Mantener
ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal, pudimos determinar que los
Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el indicador cero dec is iones erróneas
en adelantar los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados
para evitar el riesgo como son:
Se llevó a cabo una reunión el 10 de agos to de 2015 en la O fic ina de C ontrol
Interno Disc iplinario para revisar los expedientes .
Se efec tuó una capac itac ión en junio de 2015 sobre a Derechos , Deberes y
Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el indicador cero dec is iones erróneas
en adelantar los procesos disc iplinarios y de acuerdo a los controles aplicados
para evitar el riesgo como son: realizar reuniones con el fin de revisar los
procesos que se llevan en la dependenc ia, capac itar a los func ionarios públicos de
la entidad, mantener ac tualizada la normatividad disc iplinaria y procesal, Informes
sobre los procesos , pudimos determinar que los controles han s ido efec tivos para
E l riesgo no se materializó, grac ias a que se han efec tuado los controles sobre el
mismo. Sin embargo se plantea la pos ibilidad de reformularlo ya que se observó
que la probabilidad de ocurrenc ia es cas i nula y no cumple el objetivo de
adminis trar un riesgo.
P ara el segundo trimestre del año no se evidenc ia que el riesgo se haya
materializado, al respc to se realizaron los controles definidos para el mismo.
En consecuanc ia se es teblece mantener el monitoreo del riesgo has ta tanto no se
solic ite y apruebe el plan de mejoramiento por auto control para su reformulac ión.
TH Evitar el riesgo
Para proveer los cargos requeridos se han venido cumpliendo con los controles y
revis ión de requis itos , para la poses ión legal del cargo, como: publicac ión hoja de
vida y pruebas de meritoc rac ia s i aplica, realizac ión del es tudio de seguridad para
cada uno de los aspirantes , revis ión minuc iosa del control de documentos para la
poses ión. Es to nos ha dado un resultado del 100% de func ionarios que cumple con
los requis itos de acuerdo con el manual de func iones que rige en el momento de su
Se ha dado cumplimiento a cada uno de los controles , evidenc iando la efec tividad
de los mismos , s in embargo en el monitoreo se realizaron ajus tes en cuanto al
es tudio de seguridad y uso del formato control de documentos para el retiro del
cargo.
Después de la revis ión y anális is se pudo es tablecer que no se materializó el
riesgo.
Se continua con la verificac ión de requis itos y controles para evitar dec is iones
erróneas para el ingreso de func ionarios a la Entidad, teniendo en cuenta que
cumpla con cada uno de los requis itos exigidos de acuerdo con el cargo, con corte
a 31 de agos to se pudo evidenc iar que los func ionarios ac tivos han cumplido con
cada unp de los requis itos para el respec tivo ingreso, con base en lo anterior se
evidenc ia que no se materializo el riesgo en es te periodo.
Durante el proceso de selecc ión y vinculac ión de los func ionarios , el Á rea de
Talento Humano aplica los controles es tablec idos de tal forma que el personal que
ingresa a la Entidad cumple con los requis itos exigidos para el cargo que va a
ocupar. Se realizan los es tudios de seguridad, pruebas de meritoc rac ia para los
niveles P rofes ional, A sesor y Direc tivo, revis ión de experienc ia y eduac ión
academica de acuerdo a lo es tablec ido en el procedimiento P -TH-04 Selecc ión y
Durante el último trimestre no se han presentado T ráfico de influenc ias durante la
selecc ión de personal, lo cual evidenc ia que no se ha materializado el riesgo.
Durante el último trimestre no se han presentado T ráfico de influenc ias durante la
selecc ión de personal, lo cual evidenc ia que no se ha materializado el riesgo.
Se viene dando es tric to cumplimiento a los controles es tablec idos , adic ionalmente
se hizo una ac tualizac ión del P rocedimiento P -TH-04 Selecc ión y V inculac ión de
personal, los func ionarios que han ingresaron durante la vigenc ia 2015,
cumplieron con los requis itos y perflies adoptados por la Entidad. E l riesgo no se
materializó.
P ara el tercer trimestre de 2015, no se materializó el riesgo "T rafico de influenc ias
durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles
es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión
formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos para ocupar el
P ara el cuarto trimestre de 2015, no se materializó el riesgo "T rafico de
influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles
es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión
formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos para ocupar el
P ara el primer trimestre de la vigenc ia 2016, no se materializó el riesgo "T rafico
de influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los
controles es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad
realizar el respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 .
A plicac ión formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 .
V erificar la idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos
P ara el segundo trimestre de 2016, no se materializó el riesgo "T rafico de
influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles
es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión
formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos para ocupar el
P ara el segundo trimestre de 2016, no se materializó el riesgo "T rafico de
influenc ias durante la selecc ión de personal". Se continúa aplicando los controles
es tablec idos los cuales son: 1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión
formato C ontrol de documentos para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificar la
idoneidad del personal, revisando el cumplimiento de los requis itos para ocupar el
De acuerdo con la ac tualizac ión del presente riesgo se observa que los s iguientes
controles que se es talec ieron han demostrado ser efec tivos .
1 . Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el respec tivo es tudio de seguridad
del aspirante a ocupar el cargo. 2 . A plicac ión del formato C ontrol de documentos
para la poses ión legal del cargo. 3 . V erificac ión de cumplimiento de requis itos
mínimos . 4 . Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia (C argos
TH Revis ión técnica y normativa de la prenómina Evitar el riesgo
Utilizac ión del A plicativo de Nómina
Talento Humano
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos
Nombre
A ctivo
Talento Humano
Dec is iones erróneas en los
pronunc iamientos ejecutoriados
de los procesos disc iplinarios
A C : Realizar las inves tigac iones
disc iplinarias
A C C :Realizar sens ibilizac ión didác tica
sobre Derechos , Deberes y
P rohibic iones con el fin de promover
acc iones que aporten al acatamiento
de los deberes de la Ley Disc iplinaria.
Dec idir bajo interés o s in soporte
normativo.
Desconoc imiento de la norma
1. A pertura de Inves tigac ion
Disc iplinaria para el func ionario
ins truc tor (func ionarios de la ofic ina)
2 . Inves tigac ion P enal por
encontrase en curso en un delito.
3 . V iolac ión de derechos
fundamentales .
4 . Inves tigac ión de l C onsejo
Superior de la judicatura.
5 . V iolac ión del manual de ética de la
entidad.
A ndres Mauric io Mendieta
DazaModerada
Responsable
Antes de los controles
Si Si
T ráfico de influenc ias
17/may/2013
17:19
C on corte al 30 de abril de 2013 no se ha materializado el riesgo "Dec is iones
erróneas en adelantar los procesos disc iplinarios ", s in embargo la O fic ina viene
adelantando ac tividades preventivas que eviten la apertura de procesos
disc iplinarios .
No
C apac itar a los func ionarios públicos de la entidad
31/Dec/2016 23:48
16/ene/2013
17:24No
Zona de riesgo alta 8
C omo medida de control y manejo del
riesgo, s iendo que a la fecha no se ha
materializado el riesgo, se adopta la
mdedidad e evitar el reisgo a traves de los
respec tivos controles y ac tividades
definidas .
PA -2015-2018 O fic ina
de C ontrol Interno
Disc iplinario - Es trategia
1
Talento Humano 02/Jan/2015 11:47
MayorZona de riesgo
extrema12
Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentac ión
de los expedientes rec ibidos en la dependenc ia.
Improbable
02/ene/2014
16:57No
30/abr/2014
08:19No
Negligenc ia del func ionario público en el recaudo de
material probatorio que sus tente la dec is ión
02/sep/2013
08:15No
Mayor
14/abr/2015
10:15No
02/jul/2015
08:50No
01/sep/2014
09:20No
05/ene/2015
08:55No
03/may/2016
09:47No
28/jun/2016
15:51No
13/oc t/2015
10:00No
31/dic /2015
15:00No
Solic itar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respec tivo es tudio de seguridad del aspirante a
ocupar el cargo
A plicac ión formato C ontrol de documentos para la
poses ión legal del cargo
A ctivo
Talento Humano
T ráfico de influenc ias durante la
selecc ión de personal
A C C : P roveer los servidores públicos
de la entidad de acuerdo con las
neces idades y requis itos exigidos
A C : Mantener ac tualizada la
informac ión de los func ionarios de la
entidad en el aplicativo SIGEP y
P royec tar los ac tos adminis trativos
relac ionados con los asuntos propios
de la dependenc ia, de acuerdo a los
procedimientos es tablec idos .
Se pueden tomar dec is iones erroneas
en la selecc ión de personal por el no
cumplimiento de los requis itos
exigidos .
Errores en la informac ión que soportan las hojas de
vida de los aspirantes .
1 . P erdida de c redibilidad y confianza
por no cumplir con los requis itos del
Manual.
2 . Sanc iones disc iplinarias y legales .
3 . P ersonal vinculado no idóneo
4. P erdidas económicas por
reprocesos adminis trativos al interior
de la Entidad.
A plicac ión errónea de los c riterios definidos en el
Manual de Func iones , competenc ias y requis itos y
la normatividad aplicable.
Si Si
Reduc ir el riesgo
C ompartir o trans ferir
15/may/2013
09:49
De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con corte 30 abril Dec is iones
erróneas en la selecc ión de personal - por trafico de influenc ias RC , se evidenc ia
que es te no se ha materializado, por cuanto los controles se han aplicado con
resultados satis fac torios .
No
Talento Humano 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
15/ene/2013
15:43
Mediante los controles y requis itos exigidos no se evidenc io materializac ión del
riesgo, se continua la revis ión y cumplimiento de lo es tablec ido.No
E l Grupo de V inculac iones e H is torias
Laborales , realiza el proceso de vinculac ión
cumpliendo con los controles es tablec idos ,
para garantizar que el nombramiento de los
func ionarios se realice de manera
satis fac toria.
PA -2015-2018 Á rea de
Talento Humano -
Es trategia 3
15/ene/2014
15:51No
V erificac ión de cumplimiento de requis itos mínimos
Falsedad en documentos que soportan la dec is ión.
Solic itud de aplicac ión de pruebas de meritoc rac ia
P res iones por terceros para la vinculac ión del
personal
Revis ión jurídica a las resoluc iones de
nombramiento
03/dic /2013
08:49
En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se evidenc io que no se habia
materializado el riesgo, teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo de
corrupc ión se documentaron y adic ionaron otros controles y se fija proxima fecha
de revis ión para el 07 de enero de 2014.
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8Mario Ricardo Mendez
C orredorP robable Mayor
Zona de riesgo
extrema16
07/ene/2015
10:43No
15/abr/2015
16:35No
02/may/2014
23:59No
03/sep/2014
11:56No
07/oc t/2015
09:27No
14/ene/2016
09:13No
16/abr/2015
08:57No
15/jul/2015
11:14No
13/jul/2016
09:19No
28/jul/2016
08:54No
12/abr/2016
15:28No
05/jul/2016
13:15No
Mario Ricardo Mendez
C orredorP robable Mayor
Zona de riesgo
extrema16 ImprobableA c tivo
Talento Humano
Fraude en el pago de la nómina y
fac tores salariales en benefic io
propio y de un tercero
Mediante el proceso de pago de la
nómina y sus parafis cales se pueden
presentar eventos que alteren el
normal desarrollo del mismo, desviando
los recursos para un benefic io propio,
es dec ir, de los adminis tradores de la
nómina y de un tercero, ocas ionando
perdida de recursos y detrimento en el
patrimonio de la Entidad.
Debilidad en la confrontac ión entre el número de
func ionarios ac tivos vs el número de func ionarios a
quienes se les va a generar el pago de nómina.
- Detrimento P atrimonial
- Inves tigac iones Disc iplinarias ,
P enales y Fiscales
- P érdida de Imagen Ins tituc ional
- Re procesos adminis trativos
Falta de seguridad en la parametrizac ión del
aplicativo
Debilidad en la revis ión y aprobac ión por parte de
las ins tanc ias pertinentes
Falta de es tandarizac ión para la elaborac ión de la
nómina y sus novedades
Si Si
Revis ión de la prenómina por parte del Jefe del Á rea
de Talento Humano
Reduc ir el riesgo
C ompartir o trans ferir
Revis ión de la P renómina por parte del Grupo de
P agaduría
02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
22/jul/2016
16:48
Se identifica es te riesgo y se realiza su anális is , valorac ión y manejo de acuerdo a
los controles que se definieron con el fin de prevenir su materializac ión. Se
realizará su monitoreo de manera trimestral conforme a los lineamientos
es tablec idos . En la ac tualidad se viene aplicando los controles los cuales han
resultado ser efec tivos por cuanto no se han presentado ac tos que permitan el
fraude en el pago de la nómina. A dic ionalmente se s iguen analizando nuevos
controles para mitigar la materializac ión del riesgo.
NoMayor Zona de riesgo alta 8
De acuerdo con las ac tividades de la
es trategia No. 3 del P lan de A cc ión en
donde se encuentra las s ituac iones
adminis trativas se hace seguimiento al
tema de nómina y sus diferentes novedades .
PA -2015-2018 Á rea de
Talento Humano -
Es trategia 3
Talento Humano
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico Si Si
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
e
n
t
F
e
c
h
a
d
Institucional De corrupción
A PV erificac ión de experienc ia e idoneidad de los
contratis tasEvitar el riesgo
Revis ión informes de seguimiento
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
e
n
t
F
e
c
h
a
d
Institucional De corrupción
GJ Reduc ir el riesgo No se materializó el riesgo con corte a 31 de agos to de 2013.
No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los controles de manera efec tiva
durante el segundo cuatrimestre del año 2014
Realizando el es tudio de los riesgos se evidenc ia que no hubo materializac ión del
mismo, pues se efec tuó anális is de legalidad y de cons tituc ionalidad para cada uno
de los ac tos normativos objetos de revis ión por parte de és ta Secretaría.
Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los controles necesarios , se determina
que el riesgo no se logró materializar.
Una vez implementados los controles es tipulados para el riesgo, se determinar que
no hubo materializac ión del riesgo. De igual forma, se efec tuó ac tualizac ión en la
etapa de valorac ión, con el fin de ajus tar la zona de riesgo.
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y
al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de
ac tos normativos para correcc ión de yerros .
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y
al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de
ac tos normativos para correcc ión de yerros .
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y
al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de
ac tos normativos para correcc ión de yerros .
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y
al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de
ac tos normativos para correcc ión de yerros .
Revisado el anális is realizado el 18 de abril de 2016, al monitoreo de es te riesgo,
resulta importante prec isar que el riesgo no se materializó durante el primer
trimestre del año 2016. P or lo antterior, no se debe tener en cuenta la fecha
referida en el anterior anális is , s ino la que se corrige en es ta oportunidad.
La Secretaría Jurídica dispone de tres controles es tablec idos para evitar la
materializac ión del riesgo, los cuales son: 1 .Revis ión con la entidad competente y
al interior de la Secretaría Jurídica - 2 .C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y legis lac ión vigente - 3 . Expedic ión de
ac tos normativos para correcc ión de yerros .
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
e
n
t
F
e
c
h
a
d
Institucional De corrupción
GF Definic ión del responsable de la caja menor Evitar el riesgo
A mparar los recursos con polizas de seguros
T ransporte de valores con las medidas de seguridad
exigidas por las compañias de seguros
De acuerdo con la informac ión reportada por los responsables del manejo de las
cajas menores , durante la presente vigenc ia es te riesgo no se ha materializado,
por tanto se mantienen los controles exis tentes
En es te momento se es tá desarrollando el aplicativo denominado "s is tema de
ges tión de comis iones", el cual es tá en paralelo, con el fin de que los responsables
De acuerdo con la informac ión reportada por los responsables del manejo de las
cajas menores , la cual se adjunta, los riesgos asoc iados no se materializaron, por
lo tanto los controles se mantienen
de acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los responsables del manejo de
las cajas menores , durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de 2014) ninguno
de los riesgos asoc iados al manejo de las C ajas Menores se materializo, por tanto
es tos se mantienen.
De acuerdo con la informac ión anexa rec ibida de los responsables del manejo de
las cajas menores , durante el periodo (1 de mayo al 30 de agos to de 2014)
ninguno de los riesgos asoc iados al manejo de las C ajas Menores se materializo,
por tanto es tos se mantienen
Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de dic iembre de 2015, los
responsables del manejo de las cajas menores continuaron aplicando los controles
exis tentes con el fin de evitar que es te riesgo se materialice. Es ta cuenta con
procedimientos , lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente documentadas
que definen los controles a aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la aseguradora, cons tituyendo
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas que amparan
es tos recursos .
Teniendo en cuenta la solic itud efec tuada por el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az, en el cual solic ita se dé un alcance al monitoreo del riesgo para el
trimestre (1 de julio a 30 de septiembre). Se adjunta el nuevo anális is rec ibido del
responsable de la caja menor de Fondo P az”.
La Entidad, con el fin de evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con
procedimientos , lineamientos y ac tos adminis trativos , debidamente documentadas
que definen los controles a aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con la aseguradora, cons tituyendo
anualmente la pólizas que amparan es tos recursos .
Los encargados de monitorear es tos riesgos con los responsables del manejo de
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan
es tos recursos .
E l Departamento A dminis trativo de la pres idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo anualmente la pólizas que amparan
es tos recursos .
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
Gestión de Asuntos Políticos
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A ctivo
Gestión de A suntos P olíticos
Inadecuado acompañamiento a
los proyec tos de infraes truc tura
para la atenc ión integral para la
primera infanc ia durante la
formulac ión y ejecuc ión.
E l incumplimiento puede darse en la
ejecuc ión del proyec to de invers ión y
por cons iguiente en el plan de acc ión.
P or acc ión u omis ión, la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia
podría dar acompañamiento en la
formulac ión y ejecuc ión de los
proyec tos de infraes truc tura para la
atenc ión integral para la primera
infanc ia s in tener en cuenta los
lineamientos de la es trategia "De C ero
a Siempre"
A C C : A sesorar el diseño y la ejecuc ión
de políticas , planes y proyec tos
necesarios para el cumplimiento de las
prioridades de Gobierno.
P or omis ión y acc ión brinde un inadecuado
lineamiento diferente del marco de la es trategia "
De cero a s iempre"
1. P erdida de c redibilidad de la C PP I .
2 . Detrimento patrimonial
3 . Incumplimiento en las metas del
plan de acc ión.
4 . Infraes truc turas inadecuadas para
la atenc ión integral para la primera
infanc ia
1 . Falta de idoneidad en la selecc ión del contratis ta.
2 . Incumplimiento de las obligac iones
contrac tuales , el cual realice acc iones diferentes al
lineamiento del marco de la es trategia " De cero a
s iempre"
Desconoc imiento de normas aplicables en
proyec tos de infraes truc turas .
Incumplimiento en los es tándares de calidad
aplicables a las infraes truc turas en el marco de la
es trategia " De cero a s iempre".
Jose Ignac io C asallas
A cos taImprobable Mayor Zona de riesgo alta 8 Raro
V is itas de verificac ión técnica
Seguimiento a c ronogramas que garantice el
cumplimiento de las ac tividades previs tas para la
correc ta ejecuc ión de los proyec tos
Informes o certificac iones de cumplimientos de
Lineamientos para la cons trucc ión de las
infraes truc turas en el marco de la es trategia “De
C ero a Siempre”
01/Mar/2016 00:00 31/Dec/2016 23:59
No SiMayor Zona de riesgo alta 4
C on el fin de evitar el riesgo la C onsejería
P res idenc ial para la P rimera Infanc ia cuenta
con una es trategia en su plan de acc ión, el
cual contempla acc iones que permiten a la
dependenc ia ges tionaria de acuerdo a los
puntos de controles planteados .
PA -2015-2018 C P
P rimera Infanc ia -
ESTRA TEGIA 8
Gestión de A suntos
P olíticos
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
Gestión Jurídica
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
A driana P aola Rodriguez
SandovalC as i certeza C atas trófico
Zona de riesgo
extrema25
Revis ión con la entidad competente y al interior de
la Secretaría Jurídica
C ontratac ión de personal calificado con
conoc imientos en derecho cons tituc ional y
legis lac ión vigente
A c tivo
Gestión Jurídica
Defic ienc ia en el momento de
revisar y aprobar proyec tos de
ac tos normativos
A C C : Es tudiar, anlizar, conceptuar y/o
preparar los P royec tos de A c tos
Normativos (Leyes , dec retos ,
resoluc iones , direc tivas
pres idenc iales ).
A C : E fec tuar anális is de legalidad y
cons tituc ionalidad de todos los
decretos objeto de trámite
de acuerdo con las prioridades de
Gobierno y del Departamento
A dminis trativo de P res idenc ia de la
República. Se pueden tomar dec is iones
erróneas al aprobar ac tos normativos
con vic ios de incons tituc ionalidad y/o
ilegalidad.
Errores en la informac ión remitida por M inis terios y
otras entidades como soporte con el proyec to de
ac to normativo.
1 . Nomatividad aprobada con vic ios
de incons tituc ionalidad y/o ilegalidad
2. Sanc iones legales (penal, fis cal,
disc iplinaria)
Desconoc imiento de la normatividad aplicable.
T iempo insufic iente para realizar la revis ión previa.
Expedic ión de ac tos normativos para correcc ión de
yerros
No Si
22/ene/2014
16:26No se materializó el riesgo con corte a 31 de dic iembre de 2013. No
Gestión Jurídica 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
30/sep/2013
17:22No
C as i certeza C atas trófico Zona de riesgo extrema 25
C on miras a blindar al Señor P res idente de
la Republica frente a la aprobac ión de ac tos
normativos es necesario reduc ir el margen
de error que se pueda presentar en la
revis ión de los mismos .
PA -2015-2018
SEC RETA RÍA JURÍDIC A
ESTRA TEGIA 1
02/sep/2014
15:28No
07/ene/2015
15:51No
08/may/2014
10:55No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los controles de manera efec tiva. No
02/jul/2015
17:14No
13/oc t/2015
09:58No
21/abr/2015
16:04No
05/jun/2015
15:23No
08/jun/2016
11:43No
05/jul/2016
10:29No
13/ene/2016
16:53No
18/abr/2016
15:56No
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
Gestión Financiera
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Si Si
A rqueos periódicos a las cajas menores Reduc ir el riesgo
A s ignac ión de C ajas Fuertes con c laves
personalizadasC ompartir o trans ferir
C ontrol y verificac ión del archivo ordenando la
trans ferenc ia de recursos a las entidades
financ ieras
28/dic /2012
21:03
01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
25/oc t/2012
23:59
Dentro de los controles que se tienen previs tos se es tablec io "P ara el caso de la
caja menor de viáticos al interior que efec túa pagos a través de abono en cuenta,
el responsable del manejo de la caja menor debe verificar la informac ión regis trada
en el archivo ordenando la trans ferenc ia de recursos", s in embargo es te control no
se cumplió por lo cual se solic itó a través de corrreo elec trónico al A rea de Talento
Humano formular el P lan de mejoramiento respec tivo.
No
C atas trófico Zona de riesgo extrema 10
E l Departamento A dminis trativo de la
pres idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice,
cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a
aplicar en la adminis trac ión de las cajas
menores , adic ionalmente es te riesgo se
comparte con la aseguradora, cons tituyendo
anualmente la pólizas que amparan es tos
recursos .
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 1Gestión Financ iera
Improbable
E fec tuar pagos s in la autorizac ión del ordenador del
gas to
05/sep/2013
11:29No
C on cortea la fecha no se ha materializado el riesgo de hurto de dinero y cheques .
P or lo anterior se mantienen los controles exis tentesNo
Debilidad en la revis ión de la documentac ión
soporte de gas tos
01/mar/2013
19:11
Se presentan un sobrante en la s iguiente caja menor los cuales obedecen al
fracc ionamiento de la moneda.
C aja Menor del Á rea A dminis trativa del Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República $-28
Teniendo en cuenta que durante los meses de enero y febrero no se materializaron
los riesgos identificados los controles se mantienen
No
Dayubiri Robayo Garc ia P robable C atas tróficoZona de riesgo
extrema20
No disponer de cajas fuertes para el control del
dinero en efec tivo y documentos de valor
1 . Detrimento patrimonial
2 . Sanc iones legales , disc iplinarias y
fis cales
3 . P érdida de imagen ins tituc ional
No cumplir con la medidas de seguridad exis tentes
Falta de revis ión de las cuentas bancarios de los
benefic iarios .
No seguir los lineamientos es tablec idos por la
Entidad para el manejo de los recursos as ignados a
las cajas menores
09/sep/2014
00:00No
09/ene/2015
15:38No
09/ene/2014
08:31No
02/may/2014
00:00No
15/oc t/2015
18:41No
23/oc t/2015
18:42No
31/mar/2015
16:08No
10/jul/2015
08:44No
30/jun/2016
21:18No
30/dic /2015
10:40No
31/mar/2016
23:59No
A ctivo
Gestión Financ iera
Fraude en el manejo de los
recursos as ignados a las cajas
menores
A C C : Manejar los recursos as ignados
a las C ajas Menores
La Entidad anualmente cons tituye
cajas menores a través de las cuales
se realizan pagos en efec tivo y
cheques , por tanto se deben cumplir
con los lineamientos es tablec idos para
el manejo de es tas y con las medidas
de seguridad exis tentes para evitar el
hurto de dinero.
Manipulac ión o adulterac ión de los soportes de la
caja menor
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico Si Si
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
GF Revis ión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo
A mparar los recursos con polizas de seguros
Se programa el monitoreo del riesgo para el 8 de enero de 2014, teniendo en
cuenta que no se ha materializado
E l resultado de es te indicador en un analis is de 2 .555 cuentas pagadas en el
tercer cuatrimestre del año 2013 donde todas las cuentas cumplieron con los
requis itos y demas documentos necesarios para su pago, en es te sentido no se
evidenc ia la materializac ion del riesgo. Los soportes de las cuentas reposan en el
archivo de la dependenc ia.
Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes de efec tuar
el pago las cuales contaban con toda la documentac ión soporte exigida en los
contratos y normatividad aplicable, adic ionalmente todas las cuentas se
verificaron en el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria correspondiera al
proveedor al cual se le efec tuó el pago, por lo tanto no se ha materializado el
riesgo.
E l resultado de es te indicador en un analis is de 2 .446 cuentas pagadas en el
primer cuatrimestre del año 2014 donde todas las cuentas cumplieron con los
requis itos y demas documentos necesarios para su pago, en es te sentido no se
evidenc ia la materializac ion del riesgo. Los soportes de las cuentas reposan en el
archivo de la dependenc ia.
No se ha materializado el indicador en el segundo cuatrimestre de 2014, teniendo
en cuenta los controles que se tienen es tablec idos en ejecuc ión presupues tal y la
verificac ión de los soportes de cada uno de los pagos .
C orte 31 de dic iembre de 2014: De acuerdo con los lineamientos para la
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
P ara el primer trimestre del año 2015, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha
efec tuado pagos de 2104 cuentas de P ago (enero: 1 .344, febrero: 388,
marzo:372) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y
confrontac ión de los mismos contra la informac ión regis trada en el SIIF, as í como
ejerc iendo control y verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias de
recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo con las medidas de seguridad
es tablec idas por el SIIF, es tando amparados es tos recursos por la póliza
de manejo vigente No. 000705235967, expedida el 3 de dic iembre de 2014
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO O C TUBRE – DIC IEMBRE 2015
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
C O MENTA RIO RIESGO S PERIO DO ENERO – MA RZO 2016
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
P ara el primer trimestre del año 2016, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría ha
efec tuado pagos a través de 2 .014 C uentas de P ago (enero: 789, febrero: 792,
marzo: 433) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y
confrontac ión de los mismos contra la informac ión regis trada en el SIIF, as í como
ejerc iendo control y verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias de
recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo con las medidas de seguridad
es tablec idas por el SIIF, es tando amparados es tos recursos por la póliza
de manejo vigente No. 000706220342 expedida el 15 de dic iembre de 2015.
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice, cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos , adic ionalmente es te riesgo se comparte
con la aseguradora, cons tituyendo anualmente las pólizas que amparan es tos
recursos .
P ara el segundo trimestre del año 2016, la C oordinac ión del Grupo de P agaduría
ha efec tuado pagos a través de 1594 C uentas de P ago (abril: 586, mayo 524:,
junio: 484) realizando la efec tiva revis ión de los documentos soporte y
confrontac ión de los mismos contra la informac ión regis trada en el SIIF, as í como
ejerc iendo control y verificac ión de la informac ión de las trans ferenc ias de
recursos a las entidades financ ieras , cumpliendo con las medidas de seguridad
es tablec idas por el SIIF, es tando amparados es tos recursos por la póliza
de manejo vigente No. 000706220342 expedida el 15 de dic iembre de 2015.
A c tivo
Gestión Financ iera
E fec tuar un pago a una persona
natural o juridica que no
corresponda por vac ios de
informac ión en la ejecuc ión de la
cadena presupues tal y otros
pagos
A C C : Realizar pagos .
La Entidad efec tua los pagos a través
del aplicativo SIIF, con abono en
cuenta a los proveedores , por tanto se
debe verificar que la cuenta bancaria
corresponda al tercero benefic iario del
pago, certificada por cada una de las
entidades bancarias , as i mismo se
debe verificar que cumpla con todos los
soportes necesarios para efec tuar el
pago es tablec idos en el contrato y la
normativa vigente.
A C .: Regis trar las cuentas pagadas en
el mes para comparar lo ejecutado
contra lo solic itado.
Q ue no se apliquen los controles exis tentes en el
momento de efec tuar los pagos .
Si Si
C onfrontac ión de la informac ión del s is tema SIIF
contra documentos fís icos
Reduc ir el riesgo
No
Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
09/oc t/2012
18:02
Se ac tualizo el riesgo en todas sus etapas de acuerdo con los lineamientos
ac tualizados para la adminis trac ión de los riesgos . Se programa una nueva revis ión
para el 17 de enero de 2013
No
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República, con el fin de
evitar que es te riesgo se materialice,
cuenta con procedimientos , lineamientos y
ac tos adminis trativos , debidamente
documentadas que definen los controles a
aplicar en el momento de efec tuar pagos ,
adic ionalmente es te riesgo se comparte con
la aseguradora, cons tituyendo anualmente
las pólizas que amparan es tos recursos .
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 4
No
09/sep/2013
08:44No
Error en la informac ión que soporta el pago.
C ompartir o trans ferir
Desconoc imiento o mala interpretac ión de la
normatividad aplicable
C umplir con las medidas de seguridad es tablec idas
en el s is tema SIIF
30/ene/2013
12:30
No se materializó el riesgo, por tanto las medidas de control exis tentes se
mantienen, el monitoreo de es te riesgo se efec tuara semestralmente
C ontrol y verificac ión de la informac ión ordenando
la trans ferenc ia de recursos a las entidades
financ ieras
14/may/2013
09:25
C orte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos para la adminis trac ión de
riesgos ac tualizados se efec túa monitoreo.
Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes de efec tuar
el pago las cuales contaban con toda la documentac ión soporte exigida en los
contratos y normatividad aplicable, adic ionalmente todas las cuentas se
verificaron en el s is tema SIIF revisando que la cuenta bancaria correspondiera al
proveedor al cual se le efec tuó el pago, por lo tanto no se ha materializado el
riesgo.
1 . P érdida económica
2 . P érdida de c redibilidad en el
procedimiento de pago.
3 . Sanc iones legales y disc iplinarias
A lvaro Ramírez Rodriguez P robable MayorZona de riesgo
extrema16
30/abr/2014
15:43No
15/sep/2014
14:44No
09/ene/2014
15:50No
30/abr/2014
11:11No
03/jul/2015
18:22No
02/oc t/2015
09:43No
05/ene/2015 No
31/mar/2015
19:53No
30/jun/2016
16:07No
30/dic /2015
14:39No
31/mar/2016
16:45No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico Si Si
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
GF Evitar el riesgo
A plicativo SIIF Nac ión
Durante el periodo comprendido entre el 1o. de septiembre al 31 de dic iembre de
2013, se efec tuaron 424 certificados de disponibilidad presupues tal y 1408
regis tros presupues tales inc luyendo los efec tuados por el Fondo de P rogramas
Espec iales para la P az, con el autocontrol tanto de la persona que elabora el C .D.P .
y regis tro presupues tal y con la revis ión en el momento de la firma el indicador del
periodo menc ionado es C ERO (0) por lo tanto es te riesgo no se materializo.
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de certificados de disponibilidad y
regis tros presupues tales se realiza el autocontrol y doble verificac ión tanto de la
persona que elabora el C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona que
firma es tos documentos y que otro punto de control para la expedic ión de los
certificados de disponibilidad es revisar previamente antes de expedirlo en el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to es té amparando; durante el periodo de enero
1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado es te riesgo por lo tanto es resultado
es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han expedido 709 certificados de
disponibilidad inc luyendo las adic iones y reducc iones a los mismos y 1352
regis tros presupues tales igualmente contando las adic iones y reducc iones a los
mismos e inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales para la
P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos expedidos en
cada mes .
Teniendo en cuenta que durante el segundo cuatrimestre de la vigenc ia 2014 es
dec ir del 1 de mayo al 31 de agos to del presente año, se puede evidenc iar que
es te riesgo no se materializó por lo cual se mantienen los controles exis tentes .
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de certificados de disponibilidad y
regis tros presupues tales se realiza el autocontrol y doble verificac ión tanto de la
persona que elabora el C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona que
firma es tos documentos y que otro punto de control para la expedic ión de los
certificados de disponibilidad es revisar previamente antes de expedirlo en el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to es té amparando; durante el periodo de 1 de
septiembre al 31 de dic iembre de 2014, no se ha materializado es te riesgo por lo
tanto es resultado es C ero (0), en es te lapso de tiempo se han expedido 788
certificados de disponibilidad inc luyendo las adic iones y reducc iones a los mismos
y 2003 regis tros presupues tales igualmente contando las adic iones y reducc iones
a los mismos e inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos
expedidos en cada mes .
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del
riesgo, adic ionalmente se emplea los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los
controles es tablec idos son los s iguientes:
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una
vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro
de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el
segundo trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 230 certificados de
disponibilidad, acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez
expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la
persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,
con corte a junio 30 de 2015, se revisaron los 230 cdp expedidos y 539 regis tros
presupues tales realizados .
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son
elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,
s is tema ofic ial.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los
cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra
en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,
semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.
C on los controles anteriormente desc ritos al c ierre del segundo trimestre de 2015,
és te riesgo no se ha materializado.
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una
vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro
de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el
tercer trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 262 certificados de
disponibilidad, acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez
expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la
persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,
con corte a septiembre 30 de 2015, se revisaron los 262 cdp expedidos y 616
regis tros presupues tales realizados .
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son
elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,
s is tema ofic ial.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los
cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra
en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,
semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.
5 . Revis ión del P erfil de los func ionarios que ingresen al Á rea Financ iera. C on corte
a septiembre 30 de 2015, no se ha presentado el ingreso de nuevos func ionarios
al Grupo de P resupues to.
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una
vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro
de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el
cuarto trimestre de la vigenc ia 2015, se expidieron 481 certificados de
disponibilidad, acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez
expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la
persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,
con corte a dic iembre 30 de 2015, se revisaron los 481 cdp expedidos y 1361
regis tros presupues tales realizados .
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son
elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,
s is tema ofic ial.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los
cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra
en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,
semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.
5 . Revis ión del P erfil de los func ionarios que ingresen al Á rea Financ iera. C on corte
a dic iembre 30 de 2015, no se ha presentado el ingreso de nuevos func ionarios al
Grupo de P resupues to.
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una
vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro
de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el
primer trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 503 certificados de
disponibilidad (expedidos , más adic iones y reducc iones), acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez
expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la
persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,
con corte a marzo 31 de 2016, se revisaron los 503 cdp expedidos y 927
regis tros presupues tales realizados (se inc luyen adic iones y reducc iones).
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son
elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,
s is tema ofic ial.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los
cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra
en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,
semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.
E l Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la República dispone de
procedimientos y normas que definen la forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar la materializac ión del riesgo,
aplicando los princ ipios de autocontrol y autoges tión. Los controles es tablec idos
por el Grupo de P resupues to son los s iguientes:
1 . Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan A nual de A dquis ic iones: Una
vez allegada la solic itud de certificados de disponibilidad revisamos contra el P lan
A nual de A dquis ic iones que el gas to se encuentre amparado en dicho P lan, rubro
de afec tac ión correc ta y con recursos sufic ientes , de tal manera que durante el
segundo trimestre de la vigenc ia 2016, se expidieron 190 certificados de
disponibilidad (expedidos , más adic iones y reducc iones), acorde con es te control.
2 . Revis ión de todos los C DP s y Regis tros P resupues tales expedidos: una vez
expedido el certificado de disponibilidad y regis tros presupues tales tanto de la
persona que los elabora como de una segunda revis ión de la persona que los firma,
con corte a junio 30 de 2016, se revisaron los 190 cdp expedidos y 746 regis tros
presupues tales realizados (se inc luyen adic iones y reducc iones).
3 . A plicativo SIIF Nac ión: todos los C DP y los regis tros presupues tales son
elaborados a través del Sis tema Integrado de Informac ión Financ iera - S.I .I .F.,
s is tema ofic ial.
4 . C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión presupues tal del SIIF con los
cuadros consolidados del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z: diariamente se regis tra
en archivos de ges tión tanto los cdp y regis tros presupues tales expedidos ,
semanalmente se hace c ruce de és ta informac ión con los datos de SIIF Nac ión.
A c tivo
Gestión Financ iera
E fec tuar certificados de
disponibilidad y regis tros
presupues tales por un rubro
presupues tal que no
corresponda en la ejecuc ión de
la cadena presupues tal
A C C : E laborar y expedir C ertificados
de Disponibilidad P resupues tal,
regis tros presupues tales y generar
informes de ejecuc ión presupues tal;
A C :Expedir oportunamente los
certificados de disponibilidad
presupues tal y los regis tros
presupues tales .
En el momento de expedir el C DP y el
regis tro presupues tal se pueden
cometer errores de asoc iac ión en el
momento de manipular el s is tema de
informac ión
Desconoc imiento o incumplimiento de los
procedimientos internos , relac ionados con la
expedic ión de los certificados de disponibilidad y
regis tros presupues tales
Si Si
PA -2015-2018 Á rea
Financ iera - Es trategia 1Gestión Financ iera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59
05/sep/2013
11:43
C on el fin de evitar la materializac ión del riesgo "Dec is iones erroneas en el
momento de efec tuar los regis tros presupues tales (RC )" se formuló plan de
contingenc ia con el fin de dar a conocer la normatividad presupues tal vigente
relac ionada con las imputac iones presupues tales , la cual se llevó a cabo.
22/ene/2014
16:23No
02/may/2014
06:43No
Desconoc imiento de la Ley General de P resupues to
y la reglamentac ión es tablec ida por el M inis terio de
Hac ienda - Direcc ión General del P resupues to
P úblico Nac ional
C onc iliac ión entre los reportes de ejecuc ión
presupues tal del SIIF con los cuadros consolidados
del Á rea Financ iera y FO NDO PA Z
Falta de revis ión de los regis tros presupues tales
09/sep/2013
14:46
Teniendo en cuenta que en la expedic ión de certificados de disponibilidad y
regis tros presupues tales se realiza el autocontrol y doble verificac ión tanto de la
persona que elabora el C .D.P . o Regis tro P resupues tal como de la persona que
firma es tos documentos , durante el periodo de mayo a agos to de 2013, no se ha
materializado es te riesgo por lo tanto es resultado es C ero (0), en es te lapso de
tiempo se han expedido 356 certificados de disponibilidad y 566 regis tros
presupues tales inc luyendo los expedidos por el Fondo de P rogramas Espec iales
para la P az.. Se anexa cuadro donde se menc ionan el número de documentos
expedidos en cada mes .
No
Solic itud Disponibilidad P resupues tal F-GF-23 que
no es tén bien diligenc iadas o con errores de
digitac ión
Revis ión del perfil de los func ionarios que ingresen
al A rea Financ iera
V inculac ión de personal que no cuente con c riterios
éticos
No
Revis ión de la solic itud de C DP acorde con el P lan
A nual de A dquis ic iones
Improbable Mayor Zona de riesgo alta 8
E l Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la Republica dispone de
procedimientos y normas que definen la
forma de operar de las dependenc ias y
aplica los controles es tablec idos para evitar
la materializac ión del riesgo, aplicando los
princ ipios de autocontrol y autoges tión.
A dic ionalmente cuenta con un plan de
contingenc ia el cual deberá ser aplicado en
caso de materializac ión.
Revis ión de todos los C DP s y Regis tros
P resupues tales expedidos
31/mar/2015
17:18No
01/abr/2015
12:07No
15/sep/2014
13:46No
31/dic /2014
23:59No
30/dic /2015
16:26No
31/mar/2016
17:37No
06/jul/2015
11:41No
30/sep/2015
23:59No
1. Sanc iones legales y/o
disc iplinarias
2 . P erdida de c redibilidad
3. Desgas te adminis trativo por
reprocesos
4. Hallazgos de A uditoria Interna o
Externas
Nelly Soler P robable MayorZona de riesgo
extrema16
01/jul/2016
18:25No
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
F
e
c
Institucional De corrupción
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
NombreFecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
PA -2015-2018 Á rea de
Tecnologías y Sis temas
de Informac ión -
Es trategia 2
Tecnologías de
Informac ión y
C omunicac iones
01/Sep/2015 07:57
C atas tróficoZona de riesgo
extrema15
Ejecuc ión de los procedimientos de backup, de
configurac ión de SA N y Servidor de A rchivos
Raro C atas trófico Si Si
30/Dec/2016 13:06
19/mar/2013
15:41
Se realiza la validac ión de los controles evidenc iando la realizac ión de eventos
como la seguridad informática la cual contribuye a la disminuc ión de usuarios s in
cultura Informática y el desconoc imiento del manual de políticas de seguridad. De
igual forma se evidenc ia la realizac ión de contratos de mantenimiento que permiten
a la entidad contar con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidenc ia la realizac ión de pruebas a vulnerabilidades de la plataforma T IC s
No
Zona de riesgo alta 5
C on el fin de evitar el Hurto, P erdida, robo o
fuga de Informac ión Publica, C onfidenc ial o
reservada en las ac tividades de ges tión,
soporte, mantenimiento, aseguramiento de
la plataforma. E l área de informac ión y
Sis temas tiene inc luido dentro de la
Es trategia No 2
1. Retrasos en los procesos de los
func ionarios .
2 . P roblemas de Seguridad Nac ional
(perdida de Informac ión privada y
reservada)
3. P erdida de c redibilidad de las
herramientas informaticas .
4 . Sanc iones legales y disc iplinarias .
A na Roc io C as tro P aez ModeradaA ctivo
Tecnologías de Informac ión y
Hurto, P erdida o fuga de
Informac ión pública reservada o
c las ificada en la ges tión de la
plataforma
A C C . Soporte, mantenimiento y apoyo
logís tico de la P lataforma informática
de T IC y A C C . A segurar la plataforma
informática de T IC s .
Hurto, P erdida, alterac ión o fuga de
Informac ión
A C Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
A RC : Implementar c ic lo PHV A del
SGSI.
En caso de que exis ta hurto, fuga o
perdida de informac ión se genera
perdida de imagen de la Entidad, es por
lo cual que la entidad a través del área
de T IC ´s genera controles que blinden
y eviten la materializac ión del riesgo
Usuarios s in cultura Informática.
Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución
(Fecha Inicial)
Periodo de ejecución
(Fecha Final)
C
o
m
e
n
t
F
e
c
h
a
d
Institucional De corrupción
BS Evitar el riesgo
Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Á rea de C ontratos no ha s ido notificado
de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las Juris idcc iones
P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre algun
hecho de C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la
República.
Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el Á rea de C ontratos no ha s ido
notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las
Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios
sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República.
Durante el segundo cuatrimestre del año 2014, (Mayo a A gos to) el Á rea de
C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso
en curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos
condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo
de la P res idenc ia de la República.
Se deja cons tanc ia que no se han materializado las pos ibles causas que podrían
benefic iar a un oferente en particular, las cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un proceso de selecc ión.
No exis ten cambios en la identificac ión, anális is , valorac ión, ni manejo del riesgo.
Se programa próxima revis ión en 4 meses , es dec ir en el mes de dic iembre 2014
Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014, (Septiembre a Dic iembre) el Á rea de
C ontratos no ha s ido notificado de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso
en curso de las Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos
condenatorios sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo
de la P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que no se han materializado
las pos ibles causas que podrían benefic iar a un oferente en particular, las cuales
son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un proceso de selecc ión.
No exis ten cambios en la identificac ión, anális is , valorac ión, ni manejo del riesgo.
Se programa próxima revis ión en 4 meses , es dec ir en el mes de abril 2015
Durante el primer trimestre del año 2015, el Á rea de C ontratos no ha s ido
notificada de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las
Jurisdicc iones P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios
sobre algún hecho de C orrupc ión en el Departamento A dminis trativo de la
P res idenc ia de la República. Se deja cons tanc ia que no se han materializado las
pos ibles causas que podrían benefic iar a un oferente en particular, las cuales son:
1. O mis ión de requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular
2 . Desconoc imiento de la normatividad sobre contratac ión es tatal
3 . Exigenc ia de requis itos adic ionales para benefic iar a un oferente en particular
4 . Desconoc imiento de los términos legales en un proceso de selecc ión.
La periodic idad del indicador se cambiara de cuatrimestral a trimestral. Se
programa próxima revis ión con corte a 30 de junio de 2015
E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar
a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es la revis ion por parte del
abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de gas to y se
E l proceso de bienes y servic ios , contemplo como riesgo de corrupc ión "Benefic iar
a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es la revis ion por parte del
abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omite de O rdenac ión de gas to y se
E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios , contemplo como riesgo de
corrupc ión "Benefic iar a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión
es tudios previos , pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de
selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es la revis ion por parte del
E l proceso de A dquis ic ión de Bienes y Servic ios , contemplo como riesgo de
corrupc ión "Benefic iar a un oferente por incumplimientos legales en la elaborac ión
es tudios previos , pliegos de condic iones o invitac iones a ofertar de un proceso de
selecc ión".
P ara lo cual se aplican los controles es tablec idos , es to es: la revis ión por parte del
abogado, del Jefe del Á rea de C ontratos , el C omité de O rdenac ión de gas to y se
rec iben las observac iones de los proponentes e interesados en los procesos de
selecc ión.
Durante el primer trimestre del año, no se materializó el riesgo, para realizar la
medic ión se cuenta con un indicador que mide la cantidad de fallos condenatorios ,
a la fecha la Entidad no ha s ido notificada de ningún proceso en curso derivado de
alguna presunta ac tuac ión de corrupc ión en la Entidad.
Durante el tercer trimestre del año el presente riesgo no se materilizó, es to lo
evidenc ia la ausenc ia de notificac iones de inves tigac iones o sanc iones en contra
de algun func ionario por pos ibles hehos de corrupc ión.
Adquisición de Bienes y Servicios
E
Proceso
Riesgo Descripción Causas Efectos
Nombre
Responsable
Antes de los controles
Controles
Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance
Fecha de
monitoreoComentario de monitoreo Fecha de materialización
20/Jan/2015 00:00
C atas tróficoZona de riesgo
extrema20
Revis ión previa por parte del A bogado responsable
de elaborar el contrato.
Improbable C atas tróficoA c tivo
A dquis ic ión de Bienes y
Servic ios
Benefic iar a un oferente por
incumplimientos legales en la
elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o
invitac iones a ofertar de un
proceso de selecc ión
A C C : E laborar es tudios previos de
acuerdo con la modalidad de selecc ión
y las orientac iones definidas en el
Manual de C ontratac ión M-BS-01
A C : - Realizar un Taller prác tico sobre
elaborac ión de es tudios y documentos
previos para las modalidades de
contratac ión Direc ta y M ínima cuantía. -
Realizar un Taller prác tico sobre la
elaborac ión del documento de insumos
técnicos para la elaborac ión de
es tudios previos para las modalidades
de selecc ión: Lic itac ión Pública y la
Menor C uantía
La elaborac ión es tudios previos ,
pliegos de condic iones o invitac iones a
ofertar se efec tua con base en las
neces idades reales identificadas por
las dependenc ias en el P lan A nual de
A dquis ic iones
Desconoc imiento u O mis ión de requis itos legales
para benefic iar a un oferente en particular
1 . Desgas te A dminis trativo
(duplic idad y aumento en las tareas u
objetos a desarrollar)
2 . P érdida de imagen ins tituc ional
3 . P erdida de Recursos
4. Sanc iones Disc iplinarias , penales y
fis cales
Diana Fernanda Gutierrez
MorenoP robable
O bservac iones por parte de los oferentes al
proyec to de pliegos de condic iones , P liego
Definitivo o Invitac ión Pública y a los informes de
evaluac ión y verificac ión
10/ene/2014
16:03No
Si Si
Reduc ir el riesgo
Exigenc ia de requis itos adic ionales en los es tudios
previos para benefic iar a un oferente en particular
Revis ión previa por parte del Jefe del Á rea de
C ontratos .
C ompartir o trans ferir
Revis ión previa de los es tudios previos y pliego de
condic iones por el comité asesor de contratac ión.
Insumos técnicos con requis itos que res trinja la
pluralidad de oferentes , direcc ionado a benefic iar a
un oferente en particular.
03/sep/2013
17:18
15/Dec/2016 23:18
29/abr/2013
09:18
Desde el mes de enero a la fecha se han susc rito 150 contratos y se han aceptado
14 ofertas (M inima cuantía), en ninguno de es tos se ha materializado el riesgo.
Se programa proxima revis ion de los riesgos en 4 meses
No
Zona de riesgo extrema 10
Para evitar el riesgo el Á rea de contratos se
aplican los controles es tablec idos ,
adic ionalmente a ello el área de contratos
realiza capac itac iones periódicas .
PA -2015-2018 Á rea de
C ontratos - Es trategia 1
A dquis ic ión de Bienes y
Servic ios
No
29/ago/2014
10:56No
Durante es te periodo, N ingun func ionario del Á rea de C ontratos ha s ido notificado
de la exis tenc ia de alguna inves tigac ión o proceso en curso de las Juris idcc iones
P enal o Disc iplinaria, por lo cual no exis ten Fallos condenatorios sobre algun
hecho de C orrupc ion en el Departamento A dminis trativo de la P res idenc ia de la
República.
A s í mismo, se deja cons tanc ia que no se han materializado las pos ibles causas
que podrian benefic iar a un oferente en particular, las cuales son: O mis ión de
requis itos legales para benefic iar a un oferente en particular, Desconoc imiento de
la normatividad sobre contratac ión es tatal, Exigenc ia de requis itos adic ionales
para benefic iar a un oferente en particular, Desconoc imiento de los términos
legales en un proceso de selecc ión.
No
11/jul/2016
07:54No
08/ene/2016
07:17No
11/abr/2016
10:23No
03/jul/2015
16:43No
05/oc t/2015
17:55No
08/ene/2015
16:59No
14/abr/2015
11:30No
05/may/2014
11:11
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
1.1Revisar y validar propuesta de ajuste a la politica de administración de
riesgos del DAPRE vigente R-PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 20/01/2016 30/04/2016 -$
1.2Actualizar el Lineamiento para la Administración de riesgos del DAPRE
R-PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 01/02/2016 30/04/2016 -$
2.1Analizar e identificar actividades críticas para la creación de riesgos R-
PAAPC-2016Andres Ramirez Pino 01/01/2016 15/04/2016 -$
2.2Analizar e identificar los mecanismos para la creación, modificación o
eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-PAAPC-2016
Edgar Urrego
Martinez13/10/2015 29/01/2016 -$
2.3Aplicar las acciones para controlar la creación, modificación o
eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-PAAPC-2016
Edgar Urrego
Martinez25/01/2016 30/04/2016 -$
2.4 Actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción del DAPRE R-PAAPC-2016Edgar Urrego
Martinez01/04/2016 30/06/2016 -$
Subcomponente 3: Consulta y
divulgación3.1
Diseñar y enviar volante virtual de la administración de riesgos R-
PAAPC-2016
Edgar Urrego
Martinez01/04/2015 30/04/2016 -$
4.1 Brindar acompañamiento para monitoreo de riesgos R-PAAPC-2016Edgar Urrego
Martinez01/03/2016 30/06/2016 -$
4.2 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Mireya Munar
Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$
4.3 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Adriana Margoth
Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$
4.4 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Ivan Javier Suarez
Quiroga01/01/2016 31/12/2016 -$
(Riesgos de corrupción actualizados y
monitoreados/Total de riesgos de
corrupción)*100
(Número de riesgos de corrupción
materializados/ Número total de riesgos de
corrupción)*100
Anexo 3. ACTIVIDADES COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción
Meta
100%
0%
Formula del indicadorIndicador
Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados
Actividades
Subcomponente 1: Política de
Administración de riesgos
Subcomponente 2: Construcción del
mapa de riesgos
Riesgos de corrupción materializados
Subcomponente 4: Monitoreo y
revisión.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Riesgos de corrupción actualizados y
monitoreados/Total de riesgos de
corrupción)*100
(Número de riesgos de corrupción
materializados/ Número total de riesgos de
corrupción)*100
Anexo 3. ACTIVIDADES COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción
Meta
100%
0%
Formula del indicadorIndicador
Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados
Actividades
Subcomponente 1: Política de
Administración de riesgos
Riesgos de corrupción materializados
4.5 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Jose Ignacio Casallas
Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$
4.6 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$
4.7 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Marcela
Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$
4.8 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Angela Maria Pardo
Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$
4.9 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Daniela María
Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$
4.10 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Luz Amparo Guzman
Arias01/01/2016 31/12/2016 -$
4.11 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Nicolás Campo Patiño 01/01/2016 31/12/2016 -$
4.12 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Paola Jimena
Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$
4.13 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Lilian Carol
Bohórquez Olarte01/01/2016 31/12/2016 -$
4.14 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Luis Fernando
Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$
4.15 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Carlos Raul Castro
Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 4: Monitoreo y
revisión.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Riesgos de corrupción actualizados y
monitoreados/Total de riesgos de
corrupción)*100
(Número de riesgos de corrupción
materializados/ Número total de riesgos de
corrupción)*100
Anexo 3. ACTIVIDADES COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción
Meta
100%
0%
Formula del indicadorIndicador
Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados
Actividades
Subcomponente 1: Política de
Administración de riesgos
Riesgos de corrupción materializados
4.16 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez01/01/2016 31/12/2016 -$
4.17 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Catalina Sotelo
Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$
4.18Administrar los riesgos a cargo de la Oficina de Control Interno R-
PAAPC-2016
Ingrid Johanna
Velasco Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
4.19Administrar los riesgos a cargo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario R-PAAPC-2016
Jose Saul Rodriguez
Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$
4.20 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Edgar Urrego
Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
4.21 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Diana Andrea
Camacho Correa01/01/2016 31/12/2016 -$
4.22 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Adriana Paola
Rodriguez Sandoval01/01/2016 31/12/2016 -$
4.23 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Miguel Angel
Corredor Vanegas01/01/2016 31/12/2016 -$
4.24 Administrar los riesgos a cargo del Área de Contratos R-PAAPC-2016Diana Fernanda
Gutierrez Moreno04/01/2016 31/12/2016 -$
4.25 Administrar los riesgos a cargo del Área de Talento Humano R-PAAPC-
2016
Mario Ricardo
Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$
4.26 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016William Alejandro
Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$
Subcomponente 4: Monitoreo y
revisión.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Riesgos de corrupción actualizados y
monitoreados/Total de riesgos de
corrupción)*100
(Número de riesgos de corrupción
materializados/ Número total de riesgos de
corrupción)*100
Anexo 3. ACTIVIDADES COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción
Meta
100%
0%
Formula del indicadorIndicador
Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados
Actividades
Subcomponente 1: Política de
Administración de riesgos
Riesgos de corrupción materializados
4.27Administrar los riesgos a cargo de la Secretaría de Transparencia R-
PAAPC-2016Oscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$
4.28 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Olga Alejandra
Pantoja01/01/2016 31/12/2016 -$
4.29 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Julia Monica Peña
Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$
4.30 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Myriam Ernestina
Cespedes Castillo19/01/2016 31/12/2016 -$
4.31Administrar los riesgos a cargo del Grupo de Atención a la Ciudadanía
R-PAAPC-2016
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 31/12/2016 -$
4.32 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Oscar Julian Guevara 01/01/2016 31/12/2016 -$
4.33 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016Catalina Barberi
Torres04/01/2016 31/12/2016 -$
4.36 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Lilian Patricia Morales 01/01/2016 31/12/2016 -$
4.37 Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-PAAPC-2016 Maria Claudia Piñeros 01/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 5: Seguimiento 5.1Evaluar la Política para la Administración del Riesgo de la Entidad. R-
PAAPC-2016
Martha Ines Chaparro
Vega01/02/2016 31/03/2016 -$
-$ TOTAL
Subcomponente 4: Monitoreo y
revisión.
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Orden:
Año vigencia:
INICIO
dd/mm/aaaa
FIN
dd/mm/aaaa
1 CAMPAÑAS PUBLICITARIAS Automatización
Implementar una plataforma digital
(brand center) para la aprobación de
materiales publicitarios del Gobierno
Nacional T-PAAPC-2016
EN DESARROLLO
Anteriormente se recibian las solicitudes
de aprobacion de las Campañas
publicitarias en fisico, con carta radicada
en correspondencia. Con la
automatizacion del tramite se ahorrara
papel y se agilizara el tramite en cuanto a
que la respuesta sera expedita y se podra
proceder con una mayor agilidad.
Disminucion en tiempos
de respuesta, ahorro en
papeleria y mensajeria.
ALTA CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL DE
COMUNICACIONES
01/01/2016 31/12/2016
2 VISITAS GUIADAS Optimización
Realizar la inducción al personal que
actualmente se desempeñan como
Guias de la Casa de Nariño. T-PAAPC-
2016
EN DESARROLLO
Debido a los resultados que se han
obtenido en la capacitación del personal
encargado de realizar las funciones de
como guías de la Casa de Nariño, esta una
actividad que se debe realizar durante la
vigencia para los nuevos integrantes, así
se garantiza un optimo servicio para la
realización efectiva de las visitas al Palacio.
Optimización del servicio
que prestan los guias
para los visitantes a la
Casa de Nariño
CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016
3 VISITAS GUIADAS Optimización
Verificar y validar la informacion que
recibe la Casa Militar (Libretos) para
ejecutar los Toures a la Casa de
Nariño. T-PAAPC-2016
EN DESARROLLO
Debido que el número de visitas realizadas
a la Casa de Nariño es alto, esto influye
que de deba realizar frecuentemente la
verificar y validar la información en los
contenidos de los libretos para la
realización de los toures a la Casa de
Nariño, es por ello que se optimiza la
calidad de la información a presentar a los
visitantes.
Optimización en la
calidad de la información
a presentar a los
visitantes a la Casa de
Nariño
CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016
Nombre de la entidad:
Sector Administrativo:
Departamento:
Municipio:
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR
AL TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
SITUACIÓN
ACTUAL
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
(Acción incluida en plan de acción)
TIPO DE
RACIONALIZACIÓN
(Elegir lista desplegable)
NOMBRE DE TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
FECHA REALIZACIÓN
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Anexo 4. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Componente 2: Racionalización de trámites
Meta
2
Formula del indicadorIndicador
Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados
Nacional
2016
Presidencia
Cundinamarca
Bogotá
N°
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Orden:
Año vigencia:
INICIO
dd/mm/aaaa
FIN
dd/mm/aaaa
Nombre de la entidad:
Sector Administrativo:
Departamento:
Municipio:
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A REALIZAR
AL TRÁMITE, PROCESO O
PROCEDIMIENTO
SITUACIÓN
ACTUAL
ACCIÓN ESPECÍFICA DE
RACIONALIZACIÓN
(Acción incluida en plan de acción)
TIPO DE
RACIONALIZACIÓN
(Elegir lista desplegable)
NOMBRE DE TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
FECHA REALIZACIÓN
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
Anexo 4. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Componente 2: Racionalización de trámites
Meta
2
Formula del indicadorIndicador
Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados
Nacional
2016
Presidencia
Cundinamarca
Bogotá
N°
Producto Responsable Fecha Inicial Fecha Final
1
Informe de
actualización
tramites y
servicios
Javier Sanabria 01/01/2016 31/12/2016
2
Informe de
resultados
encuestas de
Javier Sanabria 01/01/2016 31/12/2016
Nombre del responsable:
Correo electrónico:
Juan Pablo Marin Echeverry
[email protected]úmero de teléfono 5629300
NA
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (CADENAS DE TRÁMITES - VENTANILLAS ÚNICAS)
ACTIVIDADES TRANSVERSALES
Actividades
Mantener actualizados los trámites y servicios del DAPRE registrados en el SUIT asi como el
seguimiento a los indicadores en coordinación con las dependencias responsables de los mismos
T-PAAPC-2016
Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción del cliente de tramites y servicios T-PAAPC-
2016 PCRC-PAAPC-2016
Dependencia
Oficina de Planeación
Oficina de Planeación
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
1.1
Realizar el diseño, implementación y seguimiento a la
estrategia de comunicación a favor de la primera
infancia. I CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.
Piezas de comunicación.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Luisa Fernanda Juliá
Gallo02/01/2016 30/04/2016 35.048.933,33$
1.2
Realizar el diseño, implementación y seguimiento a la
estrategia de comunicación a favor de la primera
infancia. II CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.
Piezas de comunicación.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Luisa Fernanda Juliá
Gallo01/05/2016 31/08/2016 35.048.933,33$
1.3
Realizar el diseño, implementación y seguimiento a la
estrategia de comunicación a favor de la primera
infancia. III CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.
Piezas de comunicación.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Luisa Fernanda Juliá
Gallo01/09/2016 31/12/2016 35.048.933,33$
1.4
Diseñar e implementar estrategias de comunicación y
sensibilización contra las Minas Antipersonal. PCRC-
PAAPC-2016
Campañas diseñadas e
implementadas.
Documentos diseñados,
diagramados e impresos a través
del contrato con la Imprenta
Nacional.
Piezas comunciativas en temas de
AICMA desarrolladas y divulgadas.
DIRECCIÓN PARA LA
ACCIÓN INTEGRAL
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero02/01/2016 31/12/2016 60.000.000,00$
1.5Coordinar la elaboración del Informe al Congreso DAPRE
- PCRC-PAAPC-2016Informe al Congreso publicado
OFICINA DE
PLANEACIÓN
Paola Andrea Fierro
Sanchez01/04/2016 20/07/2016 -$
1.6
Revisar y mantener actualizada la información a cargo
del Grupo de Atención al Usuario y publicada al servicio
de la ciudadanía a través de los canales de
comunicación que corresponda, durante el año 2016.
AC-PAAPC2016 PCRC-PAAPC-2016.
Información actualizada y publicadaGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
2.1
Realizar talleres de socialización con las comunidades
beneficiarias para dar a conocer los avances sobre los
proyectos de infraestructura. PCRC-PAAPC-2016.
Informe de visita o acta de los
talleres de socialización.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Laura Arrázola
Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$
2.2
Priorizar temáticas, validarlas y generar contenidos para
la construcción de la estrategia de posicionamiento de
los temas de juventud en la agenda pública con
participación de diferentes grupos de interés. PCRC-
PAAPC-2016
Informe
DIRECCION S.
NACIONAL DE
JUVENTUD COLOMBIA
JOVEN
Gustavo Alonso Niño
Furnieles04/01/2016 31/12/2016 36.050.000,00$
2.3
Socializar en la Pagina Web y Redes Sociales, los logros
de la gestión que realiza el Director para las Regiones y
su equipo de trabajo. PCRC-PAAPC-2016
Publicaciones en la Página Web
Publicaciones en Redes Sociales
DIRECCION PARA LAS
REGIONES
Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 97.879.000,00$
2.4
Realizar espacios de interacción, Diálogo Público,
Agendas Regionales, Consejos de Ministros Regionales
y/o Rendición de Cuentas en las regiones del país. PCRC-
PAAPC-2016
Informe de la actividadDIRECCION PARA LAS
REGIONES
Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 1.069.691.040,00$
2.5
Identificar mediante talleres de diseño participativo las
características requeridas para el desarrollo de las
propuestas arquitectónicas. PCRC-PAAPC-2016.
Informes de visita o actas de los
talleres de diseño participativo.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Laura Arrázola
Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$
2.6
Socializar las acciones, programas y proyectos
necesarios para la operatividad del Sistema. PCRC-
PAAPC-2016
Informe
DIRECCION S.
NACIONAL DE
JUVENTUD COLOMBIA
JOVEN
Gladys Angelica
Asprilla04/01/2016 31/12/2016 86.932.000,00$
2.7Coordinar la realización Audiencia de rendición de
cuentas DAPRE PCRC-PAAPC-2016
informe Técnico de Rendición de
Cuentas
Video de Audiencia Pública
OFICINA DE
PLANEACIÓN
Paola Andrea Fierro
Sanchez01/09/2016 31/12/2016 -$
2.8Efectuar seguimiento a la publicación de la Información
en la Página Web, primer semestre. PCRC-PAAPC-2016Documento de Seguimiento
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado01/01/2016 30/06/2016 -$
Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
2.9Efectuar seguimiento a la publicación de la Información
en la Página Web, segundo semestre. PCRC-PAAPC-2016Documento de Seguimiento
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado01/07/2016 31/12/2016 -$
2.10Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,
primer trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado01/01/2016 31/03/2016 -$
2.11Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,
segundo trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado01/04/2016 30/06/2016 -$
2.12Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,
tercer trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado01/07/2016 30/09/2016 -$
2.13Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,
cuarto trimestre. PCRC-PAAPC-2016Reporte Informes de Ley
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
John William
Martinez Dorado03/10/2016 31/12/2016 -$
2.14
Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la
gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (Primer
trimestre) PCRC-PAAPC-2016
Reporte de Noticias, audios, videos
y fotografías publicadas en la
página web
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez02/01/2016 31/03/2016 -$
2.15
Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la
gestión del Presidente y del Gobierno Nacional
(Segundo trimestre) PCRC-PAAPC-2016
Reporte de Noticias, audios, videos
y fotografías publicadas en la
página web
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/04/2016 30/06/2016 -$
2.16
Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la
gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (tercer
trimestre) PCRC-PAAPC-2016
Reporte de Noticias, audios, videos
y fotografías publicadas en la
página web
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/07/2016 30/09/2016 -$
2.17
Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la
gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (cuarto
trimestre) PCRC-PAAPC-2016
Reporte de Noticias, audios, videos
y fotografías publicadas en la
página web
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/10/2016 31/12/2016 -$
2.18
Mantener informada a la comunidad sobre la ejecución
de los proyectos de infraestructura intervenidos para la
atención integral a la primera infancia en el marco de la
estrategia De Cero a Siempre. PCRC-PAAPC-2016.
Informes de visita o actas sobre la
ejecución de los proyectos de
infraestructura intervenidos para la
atención integral a la primera
infancia.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Laura Arrázola
Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$
Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
2.19Producción y emisión del programa de TV Agenda
Colombia (Primer trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/01/2016 31/03/2016 866.041.667,00$
2.20Producción y emisión del programa de TV Agenda
Colombia (Segundo trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/04/2016 30/06/2016 866.041.667,00$
2.21Producción y emisión del programa de TV Agenda
Colombia (Tercer trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/07/2016 30/09/2016 866.041.667,00$
2.22Producción y emisión del programa de TV Agenda
Colombia (Cuarto trimestre) PCRC-PAAPC-2016Reporte de programas transmitidos
SECRETARÍA DE
PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/10/2016 31/12/2016 866.041.667,00$
2.23
Identificar espacios estratégicos para el
posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. I
CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.
Agendas de espacios de
posicionamiento acompañados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez02/01/2016 30/04/2016 $ 36.766.940,00
2.24
Identificar espacios estratégicos para el
posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. III
CUATRIMESTRE.PCRC-PAAPC-2016.
Agendas de espacios de
posicionamiento acompañados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez01/05/2016 31/08/2016 $ 36.766.940,00
2.25
Identificar espacios estratégicos para el
posicionamiento de la estrategia De Cero a Siempre. II
CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.
Agendas de espacios de
posicionamiento acompañados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez01/09/2016 31/12/2016 $ 36.766.940,00
2.26
Socializar en la Página Web y Redes Sociales, las
actividades realizadas por el Director y el equipo de
trabajo. PCRC-PAAPC-2016
Publicaciones en la Página Web
Publicaciones redes sociales
DIRECCION PARA LAS
REGIONES
Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez04/01/2016 31/12/2016 97.879.000,00$
2.27
Elaboración, publicación y socialización del Plan
Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
PCRC-PAAPC-2016
Plan Anticorrupción, Atención y
Participación Ciudadana aprobado
Publicación en pagina web
Presentación y correos de
socialización
OFICINA DE
PLANEACIÓN
Paola Andrea Fierro
Sanchez02/01/2016 31/03/2016 -$
2.28Elaborar mensualmente los Estados Financieros. PCRC-
PAAPC-2016Estados Financieros publicados ÁREA FINANCIERA
Lilian Patricia
Morales Rojas01/01/2016 31/12/2016 -$
2.29
Cumplir las funciones de Secretaria Tecnica del Consejo
Nacional de Paz de acuerdo a lo establecido en la Ley
434 de 1998. Primer Semestre PCRC-PAAPC-2016
Informe Semestral y Actas
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa01/01/2016 30/06/2016 -$
Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
2.30
Cumplir las funciones de Secretaria Tecnica del Consejo
Nacional de Paz de acuerdo a lo establecido en la Ley
434 de 1998. Segundo Semestre PCRC-PAAPC-2016
Informe Semestral y Actas
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa01/06/2016 31/12/2016 -$
2.31
Coordinar o participar en actividades de socialización de
la Estrategia de Cero a Siempre. I CUATRIMESTRE. PCRC-
PAAPC-2016.
Consolidado de espacios de
socialización para el
posicionamiento de la Estrategia “
De Cero a Siempre” realizados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez02/01/2016 30/04/2016 35.896.743,33$
2.32
Coordinar o participar en actividades de socialización de
la Estrategia de Cero a Siempre. II CUATRIMESTRE. PCRC-
PAAPC-2016.
Consolidado de espacios de
socialización para el
posicionamiento de la Estrategia “
De Cero a Siempre” realizados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez01/05/2016 31/08/2016 35.896.743,33$
2.33
Coordinar o participar en actividades de socialización de
la Estrategia de Cero a Siempre. III CUATRIMESTRE. PCRC-
PAAPC-2016.
Consolidado de espacios de
socialización para el
posicionamiento de la Estrategia “
De Cero a Siempre” realizados.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jennifer Andrea
Gutierrez Sanchez01/09/2016 31/12/2016 35.896.743,33$
2.34
Realizar talleres de socialización de los diseños
arquitectónicos con la comunidad beneficiaria sobre los
proyectos de infraestructura para la atención integral a
la primera infancia. PCRC-PAAPC-2016.
Informe de visita o acta de los
talleres de socialización.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Laura Arrázola
Liévano01/05/2016 31/12/2016 76.424.800,00$
2.35
Informes de seguimiento sobre las actividades para
informar acerca de los avances de la mesa de
conversaciones y difundir material de la mesa tanto a
nivel nacional como regional. Primer Trimestre PCRC-
PAAPC-2016
Informe de seguimiento
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa04/01/2016 15/04/2016 -$
2.36
Informes de seguimiento sobre las actividades para
informar acerca de los avances de la mesa de
conversaciones y difundir material de la mesa tanto a
nivel nacional como regional. Segundo Trimestre PCRC-
PAAPC-2016
Informe de seguimiento
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa01/04/2016 15/07/2016 -$
Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
2.37
Informes de seguimiento sobre las actividades para
informar acerca de los avances de la mesa de
conversaciones y difundir material de la mesa tanto a
nivel nacional como regional. Tercer Trimestre PCRC-
PAAPC-2016
Informe de seguimiento
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa01/07/2016 14/10/2016 -$
2.38
Informes de seguimiento sobre las actividades para
informar acerca de los avances de la mesa de
conversaciones y difundir material de la mesa tanto a
nivel nacional como regional. Cuarto Trimestre PCRC-
PAAPC-2016
Informe de seguimiento
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA
LA PAZ
Diana Andrea
Camacho Correa03/10/2016 31/12/2016 -$
2.39
Sensibilizar a las comunidades y/o actores en
prevención y promoción de comportamientos seguros.
PCRC-PAAPC-2016
Informe de acciones adelantadas
(de acuerdo con lo convenido en las
contrataciones)
DIRECCIÓN PARA LA
ACCIÓN INTEGRAL
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 140.276.224,00$
2.40
Realizar intervenciones con pueblos indígenas que
permitan transferir y fortalecer capacidades técnicas en
materia de AICMA. PCRC-PAAPC-2016 VICT-2016
Informe de acciones adelantadas
(de acuerdo con lo convenido en las
contrataciones)
DIRECCIÓN PARA LA
ACCIÓN INTEGRAL
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 309.000.000,00$
2.41
Capacitar a funcionarios públicos, enlaces territoriales
organizaciones civiles y sectores en gestión de
información, en planificación territorial, en el proceso
de priorización y ley de victimas. PCRC-PAAPC-2016
Informe de acciones adelantadas
(de acuerdo con lo convenido en las
contrataciones)
DIRECCIÓN PARA LA
ACCIÓN INTEGRAL
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero26/02/2016 31/12/2016 -$
3.1
Elaborar el Plan Institucional de Capacitación 2016, de
acuerdo con las necesidades informadas por las
dependencias. PCRC-PAAPC-2016
Resolución de adopcicón del PICÁREA DE TALENTO
HUMANO
John Alexander
Romero Rozo02/01/2016 02/03/2016 -$
3.2Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la
evaluación de las mismas. T1 PCRC-PAAPC-2016
Informe de Actividades de
capacitación realizadas
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Claudia Fernanda
Molano Romero01/03/2016 15/04/2016 96.670.000,00$
3.3Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la
evaluación de las mismas. T2 PCRC-PAAPC-2016
Informe de Actividades de
capacitación realizadas
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Claudia Fernanda
Molano Romero01/04/2016 15/07/2016 96.670.000,00$
3.4Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la
evaluación de las mismas. T3 PCRC-PAAPC-2016
Informe de Actividades de
capacitación realizadas
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Claudia Fernanda
Molano Romero01/07/2016 15/10/2016 96.670.000,00$
3.5Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la
evaluación de las mismas. T4 PCRC-PAAPC-2016
Informe de Actividades de
capacitación realizadas
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Claudia Fernanda
Molano Romero01/10/2016 31/12/2016 96.670.000,00$
Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la
ciudadanía y sus organizaciones
Subcomponente 3: Incentivos para motivar la
cultura de la rendición y petición de cuentas
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Anexo 5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas
Meta
100%
Formula del indicadorIndicador
Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas
Subcomponente 1: Información de calidad y en
lenguaje claro
(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de acciones de
rendición de cuentas y participación ciudadana)*100
Actividades
4.1
Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan
Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, primer
cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016
Documento de SeguimientoOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Martha Ines
Chaparro Vega02/05/2016 31/05/2016 -$
4.2
Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción
del cliente de tramites y servicios TPAAPC2016 PCRC-
PAAPC-2016
Reporte de encuestas diligenciadas
Informe de resultados encuestas de
percepción de tramites y servicios
OFICINA DE
PLANEACIÓN
Javier Sanabria
Salazar01/01/2016 31/12/2016 -$
4.3
Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de
Gestión e Internas al SIGEPRE, primer semestre 2016.
PCRC-PAAPC-2016
Auditorias documentadasOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Ingrid Johanna
Velasco Martinez01/01/2016 30/06/2016 -$
4.4
Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de
Gestión e Internas al SIGEPRE, segundo semestre 2016.
PCRC-PAAPC-2016
Auditorias documentadasOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Ingrid Johanna
Velasco Martinez01/07/2016 31/12/2016 50.000.000,00$
4.5
Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción
del cliente interno y externo y el analisis de sus datos
ACPAAPC2016 PCRC-PAAPC-2016
Reporte de encuestas diligenciadas
Informe de resultados encuestas de
percepción
OFICINA DE
PLANEACIÓN
Javier Sanabria
Salazar01/02/2016 31/10/2016 -$
4.6Evaluar la Estrategia de Rendición de Cuentas del DAPR.
PCRC-PAAPC-2016Documento de Evaluación
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
Eduardo Sanguinetti
Romero15/10/2015 31/12/2016 -$
4.7
Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan
Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, segundo
cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016
Documento de SeguimientoOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Martha Ines
Chaparro Vega01/09/2016 30/09/2016 -$
4.8Elaborar y publicar el Informe de resultados 2015 y
memorando de planeación 2016. PCRC-PAAPC-2016
Documento memorando de
planeación 2016
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
Eduardo Sanguinetti
Romero15/01/2016 31/03/2016 -$
6.427.390.982,00$ TOTAL
Subcomponente 4: Evaluación y
retroalimentación a la gestión institucional
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
1.1
Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el Registro
Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el tercer trimestre de
2016. AC-PAAPC-2016
Registro de solicitud en aplicativo de
Servicios Comparidos
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa03/10/2016 14/10/2016 -$
1.2
Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el Registro
Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el primer trimestre
de 2016. AC-PAAPC-2016
Registro de solicitud en aplicativo de
Servicios Comparidos
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano01/04/2016 15/04/2016 -$
1.3
Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que
puedan brindar orientación a la ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Listado de personal seleccionado y su
justificación
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$
1.4
Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que
puedan brindar orientación al ingreso del Edificio Administrativo. AC-
PAAPC-2016
Listado de personal seleccionado y su
justificación
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$
1.5
Generar y enviar durante el primer semestre a los Enlaces de cada
dependencia, reporte semanal de seguimiento al trámite de peticiones.
AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Reportes enviados a través de correo
electrónico
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 30/06/2016 -$
1.6Definir los protocolos y horarios de atención para el servicio orientación
al ingreso del Edificio Administrativo. AC-PAAPC-2016
Manual de Atención a la Ciudadanía
actualizado
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$
1.7
Generar y enviar durante el segundo semestre a los Enlaces de cada
dependencia, reporte semanal de seguimiento al trámite de peticiones.
AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Reportes enviados a través de correo
electrónico
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/07/2016 31/12/2016 -$
1.8
Diseñar y difundir mensajes internos durante el año 2016, para
fortalecer la cultura del servicio a la ciudadanía por parte de los
servidores públicos de la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016
Mensajes internosGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa12/01/2016 30/11/2016 -$
1.9Definir los protocolos y horarios de atención para el servicio de chat. AC-
PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Manual de Atención a la Ciudadanía
actualizado
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$
2.1Habilitar el servicio de chat en la página web de la Entidad.AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Reporte Servicio de chat habilitado y
funcionando
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$
2.2
Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el desarrollo
de chat para servicio a la ciudadanía a través de la página web de la
Entidad. AC-PAAPC-2016
Comunicación interna en SIGOBGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 12/02/2016 -$
2.3Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el servicio a la
ciudadanía. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Reporte Chat desarrollado y
funcionando
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/03/2016 31/07/2016 -$
(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 - 5 / Número de
usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100
(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de usuarios que responden la
encuesta a través de los canales de atención) * 100
Actividades
Subcomponente 1: Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
Subcomponente 2: Fortalecimiento de los canales de
atención
Anexo 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Meta
80%
80%
Formula del indicadorIndicador
Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE
Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 - 5 / Número de
usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100
(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de usuarios que responden la
encuesta a través de los canales de atención) * 100
Actividades
Subcomponente 1: Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
Anexo 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Meta
80%
80%
Formula del indicadorIndicador
Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE
Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones
3.1Solicitar al Área de Talento Humano, capacitaciones y/oentrenamientos
para los funcionarios de la Entidad. AC-PAAPC-2016
Comunicación interna en SIGOB y
Formato F-TH-25
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
3.2
Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al Usuario y Servicios
Compartidos que brindarán orientación a través del servicio de chat. AC-
PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 29/07/2016 -$
3.3
Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía que
brindarán orientación al ingreso del Edificio Administrativo. AC-PAAPC-
2016
Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 30/07/2016 -$
4.1
Socializar las actualizaciones realizadas a la documentación interna que
reglamenta el trámite de peticiones ante la Presidencia de la República.
AC-PAAPC-2016
Listados de asistencia
Registros de publicación en página web
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$
4.2
Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales,
lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia AC-PAAPC-
2016
Documentos actualizadosGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
4.3Revisar y actualizar la documentación interna que reglamenta el trámite
de peticiones ante la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016
Documentación actualizada en el
SIGEPRE
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/01/2016 15/12/2016 -$
4.4Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, I S 2015. AC-PAAPC-
2016Documento de Evaluación
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
Abel Eduardo
Quicasaque Leon02/05/2016 30/06/2016 -$
4.5Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, II S 2016. AC-PAAPC-
2016Documento de Evaluación
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
Abel Eduardo
Quicasaque Leon02/11/2016 31/12/2016 -$
4.6
Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el Registro
Público de PSQRD's recibidas en la Entidad durante el segundo trimestre
de 2016. AC-PAAPC-2016
Registro de solicitud en aplicativo de
Servicios Comparidos
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano01/07/2016 15/07/2016 -$
Subcomponente 4: Normativa y procedimental
Subcomponente 3: Talento Humano
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 - 5 / Número de
usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100
(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de usuarios que responden la
encuesta a través de los canales de atención) * 100
Actividades
Subcomponente 1: Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
Anexo 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Meta
80%
80%
Formula del indicadorIndicador
Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE
Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones
5.1
Atender audiencias con los sectores públicos y privados relacionados con
la politica de vivienda y sus respectivos programas y proyectos Semestre
I AC-PAAPC-2016
Instrumento de seguimiento a
audiencias realizadas
DIRECCION PARA LA
COORDINACION DE
VIVIENDA
Carlos Raul Castro
Pedraza01/01/2016 30/06/2016 -$
5.2
Atender audiencias con los sectores públicos y privados relacionados con
la politica de vivienda y sus respectivos programas y proyectos Semestre
II AC-PAAPC-2016
Instrumento de seguimiento a
audiencias realizadas
DIRECCION PARA LA
COORDINACION DE
VIVIENDA
Carlos Raul Castro
Pedraza01/07/2016 31/12/2016 -$
5.3
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el primer
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de
Información, la publicación en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
Confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$
5.4
Publicar los resultados de las encuestas de satisfacción aplicadas en el
año 2016 a los usuarios externos, frente a las respuestas de las
peticiones remitidas a la Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016
Informes de resultados de las encuestas
de satisfacción publicados
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 28/12/2016 -$
5.5
Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos PINES de
Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores de los proyectos y
atender las audiencias solicitadas Semestre I AC-PAAPC-2016
Bitácora de reuniones y mesas de
trabajo
DIRECCION PARA
PROYECTOS ESPECIALES
Lilian Carol
Bohórquez Olarte01/01/2016 30/06/2016 -$
5.6
Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos PINES de
Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores de los proyectos y
atender las audiencias solicitadas Semestre II AC-PAAPC-2016
Bitácora de reuniones y mesas de
trabajo
DIRECCION PARA
PROYECTOS ESPECIALES
Lilian Carol
Bohórquez Olarte01/07/2016 31/12/2016 -$
5.7
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el tercer
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de
Información, la publicación en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
-Confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa15/10/2016 30/11/2016 -$
5.8
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el cuarto
trimestre de 2015 y solicitar al Área de Sistemas, su publicación en la
página web. AC-PAAPC-2016
Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 29/02/2016 -$
5.9
3. Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción del cliente
interno y externo y el analisis de sus datos AC-PAAPC-2016 PCRC-PAAPC-
2016
Reporte de encuestas diligenciadas
-Informe de resultados encuestas de
percepción
OFICINA DE PLANEACIÓNJavier Sanabria
Salazar01/02/2016 31/10/2016 -$
Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 - 5 / Número de
usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100
(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de usuarios que responden la
encuesta a través de los canales de atención) * 100
Actividades
Subcomponente 1: Estructura administrativa y
Direccionamiento Estratégico
Anexo 6. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Meta
80%
80%
Formula del indicadorIndicador
Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE
Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones
5.10
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el segundo
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Sistemas, su publicación en la
página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$
5.11
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante el segundo
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de
Información, la publicación en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$
5.12
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el tercer
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de
Información, su publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa14/10/2016 30/11/2016 -$
5.13
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el primer
trimestre de 2016 y solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de
Información, su publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$
5.14Establecer el servicio de orientadores al ingreso del Edificio
Administrativo. AC-PAAPC-2016
Reporte de Servicio de orientadores
habilitado
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$
5.15
Revisar y mantener actualizada la información a cargo del Grupo de
Atención al Usuario y publicada al servicio de la ciudadanía a través de
los canales de comunicación que corresponda, durante el año 2016. AC-
PAAPC-2016 PCRC-PAAPC-2016
Información actualizada y publicadaGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 15/12/2016 -$
5.16
Atender las reuniones solicitadas por las Entidades públicas y privadas
vinculadas a los proyectos de Infraestructura de Transporte. AC-PAAPC-
2016
Informes de Reuniones con temas clave
Listas de asistencia a reuniones
DIRECCION DE
COORDINACION DE
INFRAESTRUCTURA
Luis Fernando
Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$
5.17
Consolidar la información y presentar los resultados de las encuestas de
satisfacción aplicadas en el año 2016 a los usuarios externos, frente a las
respuestas de las peticiones remitidas a la Presidencia de la República.
AC-PAAPC-2016
Informes de resultados de las encuestas
de satisfacción
GRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
5.18
Coordinar la aplicación de encuestas para medir la satisfacción de los
usuarios externos frente a las respuestas de las peticiones remitidas a la
Presidencia de la República durante el año de 2016. AC-PAAPC-2016
Comunicaciones internasGRUPO DE ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
-$ TOTAL
Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
1.1Realizar campañas de socialización de los requisitos de
la ley 1712 y su decreto AI1712-PAAPC-2016Campaña de socialización OFICINA DE PLANEACIÓN Andres Ramirez Pino 01/02/2016 30/11/2016 -$
1.2
Mantener actualizada en la página web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-
2016
Requisitos ley 1712 publicadosOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Ingrid Johanna
Velasco Martinez04/01/2016 31/12/2016 -$
1.3
Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica)
AI1712-PAAPC-2016
Requisitos ley 1712 publicados ÁREA ADMINISTRATIVADiana Mireya Munar
Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$
1.4
Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica)
AI1712-PAAPC-2017
Requisitos ley 1712 publicados ÁREA FINANCIERALilian Patricia
Morales01/01/2016 31/12/2016 -$
1.5
Realizar seguimiento a la publicación y actualización de
los requisitos de la Ley 1712 de 2014 y su Decreto
reglamentario AI1712-PAAPC-2016
Matriz de requisitos de Ley 1712
actualizadaOFICINA DE PLANEACIÓN Andres Ramirez Pino 02/01/2015 31/12/2016 -$
1.6
Mantener actualizada en la página web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-
2016
Requisitos ley 1712 publicadosÁREA DE TALENTO
HUMANO
Mario Ricardo
Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$
1.7
Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica)
AI1712-PAAPC-2016
Requisitos ley 1712 publicados OFICINA DE PLANEACIÓNEdgar Urrego
Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
1.8
Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-
2016
Requisitos ley 1712 publicados ÁREA DE CONTRATOSDiana Fernanda
Gutierrez Moreno28/01/2016 28/12/2016 -$
1.9
Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de
la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-
2016
Requisitos ley 1712 publicadosGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
2.1
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante
el primer trimestre de 2016 y solicitar al Área de
Tecnologías y Sistemas de Información, la publicación
en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
Confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$
2.2
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante
el segundo trimestre de 2016 y solicitar al Área de
Tecnologías y Sistemas de Información, la publicación
en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$
2.3
Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante
el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área de
Tecnologías y Sistemas de Información, la publicación
en la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Solicitud en aplicativo de Servicios
Compartidos
Confirmación de publicación del
Registro Público de PSQRD´s
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/10/2016 30/11/2016 -$
Subcomponente 2:Lineamientos de
Transparencia Pasiva
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
3.1Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA LA
COORDINACION DE
VIVIENDA
Carlos Raul Castro
Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$
3.2Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA LAS
REGIONES
Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.3Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA LA
PAZ
Diego Andres
Cifuentes Rodriguez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.4Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental SECRETARÍA JURÍDICA
Adriana Paola
Rodriguez Sandoval01/01/2016 31/12/2016 -$
3.5
Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la Control Interno Disciplinario AI1712-
PAAPC-2016
Tabla de Retención DocumentalOFICINA DE CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO
Jose Saul Rodriguez
Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$
3.6Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependenciaSECRETARÍA PRIVADA
Miguel Angel
Corredor Vanegas01/01/2016 31/12/2016 -$
3.7
Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental del Grupo de Atención a la Ciudadanía
AI1712-PAAPC-2016
-Tabla de Retención DocumentalGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
3.8Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental OFICINA DE PLANEACIÓN
Edgar Urrego
Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.9Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependenciaSECRETARÍA JURÍDICA
Adriana Paola
Rodriguez Sandoval01/01/2016 31/12/2016 -$
3.10Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
DIRECCION DE
SEGURIDAD
Nicolás Campo
Patiño01/01/2016 31/12/2016 -$
3.11Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependencia
CONSEJERIA P. PARA LA
EQUIDAD DE LA MUJER
Oscar Julián Guevara
Bedoya01/01/2016 31/12/2016 -$
3.12Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCION PARA
ASUNTOS POLÍTICOS
Paola Jimena
Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$
3.13Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
Calificación de la Información de la
dependencia.
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jose Ignacio Casallas
Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$
3.14Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Clasificación de la Información de
la dependenciaOFICINA DE PLANEACIÓN
Edgar Urrego
Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos
de Gestión de la Información
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
3.15Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.Tabla de Retención Documental
CONSEJERIA
PRESIDENCIAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA
Jose Ignacio Casallas
Acosta01/01/2016 31/12/2016 -$
3.16Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCION DE
COORDINACION DE
INFRAESTRUCTURA
Luis Fernando
Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$
3.17Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependencia
ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
William Alejandro
Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$
3.18Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
William Alejandro
Onofre Diaz04/01/2016 30/12/2016 -$
3.19Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA EL
POSCONFLICTO
Luz Amparo Guzman
Arias01/01/2016 31/12/2016 -$
3.20Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2018-Tabla de Retención Documental
DIRECCION DE
COORDINACION DE
INFRAESTRUCTURA
Luis Fernando
Rodríguez Yepes01/01/2016 31/12/2016 -$
3.21
Mantener actualizada la calificación de la información
del Grupo de Atención a la Ciudadanía AI1712-PAAPC-
2016
-Calificación de la Información de
la dependencia
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa04/01/2016 31/12/2016 -$
3.22Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCION PARA LA
COORDINACION DE
VIVIENDA
Carlos Raul Castro
Pedraza01/01/2016 31/12/2016 -$
3.23Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
CONSEJERIA P. PARA LOS
DERECHOS HUMANOS
Ivan Javier Suarez
Quiroga01/01/2016 18/12/2016 -$
3.24Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental DIRECCION DE DISCURSOS
Diana Marcela
Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$
3.25Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
CONSEJERIA P. PARA LOS
DERECHOS HUMANOS
Ivan Javier Suarez
Quiroga01/01/2016 31/12/2016 -$
3.26Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependencia.DIRECCION DE EVENTOS
Angela Maria Pardo
Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$
3.27Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Calificacion de la información
DIRECCION S. NACIONAL
DE JUVENTUD COLOMBIA
JOVEN
Martha Lucia Garzon
Farfan01/01/2016 31/12/2016 -$
3.28
Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la Secretaría de Transparencia AI1712-
PAAPC-2016
Tabla de Retención DocumentalSECRETARIA DE
TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos
de Gestión de la Información
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
3.29Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCION PARA EL
POSCONFLICTO
Luz Amparo Guzman
Arias01/01/2016 31/12/2016 -$
3.30Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental CASA MILITAR
Adriana Margoth
Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$
3.31Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
DIRECCION PARA
PROYECTOS ESPECIALES
Lilian Carol
Bohórquez Olarte01/01/2016 31/12/2016 -$
3.32
Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la Oficina de Control Interno AI1712-
PAAPC-2016
Tabla de Retención DocumentalOFICINA DE CONTROL
INTERNO
Ingrid Johanna
Velasco Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.33Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.
-Calificación de la Información de
la dependenciaDIRECCION DE DISCURSOS
Diana Marcela
Jiménez Moncada01/01/2016 31/12/2016 -$
3.34Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
DIRECCION DE GOBIERNO
Y AREAS ESTRATEGICAS
Julia Monica Peña
Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$
3.35
Mantener actualizada la calificación de la información
de la Oficina de Control Interno Disciplinario AI1712-
PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
OFICINA DE CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO
Jose Saul Rodriguez
Vargas04/01/2016 31/12/2016 -$
3.37Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
OFICINA DEL ALTO
COMISIONADO PARA LA
PAZ
Diego Andres
Cifuentes Rodriguez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.38Mantener actualizada la calificación de la información
de la Oficina de Control Interno AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
Ingrid Johanna
Velasco Martinez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.39
Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental del Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-
2016
Tabla de Retención DocumentalÁREA DE TALENTO
HUMANO
Mario Ricardo
Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$
3.40Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
DIRECCION PARA LAS
REGIONES
Zuleima Esperanza
Caviedes Meléndez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.41Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Clasificación de la Información de
la dependenciaÁREA ADMINISTRATIVA
Diana Mireya Munar
Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$
3.42Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental del Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental ÁREA DE CONTRATOS
Diana Fernanda
Gutierrez Moreno04/01/2016 31/12/2016 -$
3.43Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental ÁREA ADMINISTRATIVA
Diana Mireya Munar
Moreno01/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos
de Gestión de la Información
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
3.44Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCION DE GOBIERNO
Y AREAS ESTRATEGICAS
Julia Monica Peña
Camacho01/01/2016 31/12/2016 -$
3.45Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCIÓN PARA EL
SECTOR PRIVADO
Catalina Barberi
Torres04/01/2016 30/12/2016 -$
3.46Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
GENERAL
Myriam Ernestina
Cespedes Castillo19/01/2016 31/12/2016 -$
3.47Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCION DE
SEGURIDAD
Nicolás Campo
Patiño01/01/2016 31/12/2016 -$
3.48Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
Catalina Sotelo
Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$
3.49Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA PAZ
Catalina Sotelo
Gaviria01/01/2016 31/12/2016 -$
3.50Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA
ASUNTOS POLÍTICOS
Paola Jimena
Hernández01/01/2016 31/12/2016 -$
3.51Mantener actualizada la calificación de la información
del Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependenciaÁREA DE CONTRATOS
Diana Fernanda
Gutierrez Moreno04/01/2016 31/12/2016 -$
3.52Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental SECRETARÍA PRIVADA
Miguel Angel
Corredor Vanegas01/01/2016 31/12/2016 -$
3.53Mantener actualizada la calificación de la información
del Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Mario Ricardo
Mendez Corredor01/01/2016 31/12/2016 -$
3.54Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA LA A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero01/01/2016 31/12/2016 -$
3.55Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de retención documental
DIRECCIÓN PARA EL
SECTOR PRIVADO
Catalina Barberi
Torres04/01/2016 30/12/2016 -$
3.56Mantener actualizada la calificación de la información
de la Secretaría de Transparencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
SECRETARIA DE
TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/01/2016 31/12/2016 -$
3.57Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia
DIRECCION PARA LA A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONALES
Olga Alejandra
Pantoja Romero01/01/2016 31/12/2016 -$
Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos
de Gestión de la Información
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
3.58Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCION S. NACIONAL
DE JUVENTUD COLOMBIA
JOVEN
Martha Lucia Garzon
Farfan01/01/2016 31/12/2016 -$
3.59Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
GENERAL
Myriam Ernestina
Cespedes Castillo19/01/2016 31/12/2016 -$
3.60Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependenciaÁREA FINANCIERA
Lilian Patricia
Morales01/01/2016 31/12/2016 -$
3.61Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia.CASA MILITAR
Adriana Margoth
Melo Portilla01/01/2016 31/12/2016 -$
3.62Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental SECRETARÍA DE PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.63Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
ALTA CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL DE
COMUNICACIONES
Daniela María
Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$
3.64Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016-Tabla de Retención Documental
CONSEJERIA P. PARA LA
EQUIDAD DE LA MUJER
Oscar Julián Guevara
Bedoya01/01/2016 31/12/2016 -$
3.65Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental ÁREA FINANCIERA
Lilian Patricia
Morales01/01/2016 31/12/2016 -$
3.66Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.-Tabla de Retención Documental DIRECCION DE EVENTOS
Angela Maria Pardo
Mahecha01/01/2016 31/12/2016 -$
3.67Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
-Calificación de la Información de
la dependencia.
ALTA CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL DE
COMUNICACIONES
Daniela María
Alvernia Rincón01/01/2016 31/12/2016 -$
3.68Mantener actualizada la calificación de la información
de la dependencia AI1712-PAAPC-2016
Calificación de la Información de la
dependencia.SECRETARÍA DE PRENSA
Guillermo Alfredo
Tovar Añez01/01/2016 31/12/2016 -$
3.70Mantener actualizada la Tabla de Retención
Documental de la dependencia AI1712-PAAPC-2016Tabla de Retención Documental
DIRECCION PARA
PROYECTOS ESPECIALES
Lilian Carol
Bohórquez Olarte01/01/2016 31/12/2016 -$
3.71Elaborar el Programa de Documentos Vitales o
Esenciales AI1712-PAAPC-2016
Programa de Documentos Vitales
o EsencialesÁREA ADMINISTRATIVA
Edwin Yovanny
Cabrera Hurtado01/07/2016 30/09/2016 35.640.884,00$
Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos
de Gestión de la Información
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
Subcomponente ActividadesActividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados
Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano
Subcomponente 1: Lineamientos de
Transparencia Activa
Anexo 7. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Meta
85%
Formula del indicadorIndicador
Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag
Subcomponente 4: Criterio diferencial de
Accesibilidad 4.1
Habilitar el servicio de chat en la página web de la
Entidad.AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Reporte Servicio de chat habilitado
y funcionando
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/08/2016 31/12/2016 -$
4.2
Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la
Ciudadanía que puedan brindar orientación a la
ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
Listado de personal seleccionado y
su justificación
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano01/03/2016 30/04/2016 -$
4.3
Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el
servicio a la ciudadanía. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-
2016
Reporte Chat desarrollado y
funcionando
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/03/2016 31/07/2016 -$
4.4
Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al
Usuario y Servicios Compartidos que brindarán
orientación a través del servicio de chat. AC-PAAPC-
2016 AI1712-PAAPC-2016
Actas de sesiones de trabajoGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 29/07/2016 -$
4.5Definir los protocolos y horarios de atención para el
servicio de chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
Manual de Atención a la
Ciudadanía actualizado
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano02/05/2016 30/06/2016 -$
5.1
Generar y enviar durante el primer semestre a los
Enlaces de cada dependencia, reporte semanal de
seguimiento al trámite de peticiones. AC-PAAPC-2016
AI1712-PAAPC-2016
-Reportes enviados a través de
correo electrónico
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 30/06/2016 -$
5.2
Generar y enviar durante el segundo semestre a los
Enlaces de cada dependencia, reporte semanal de
seguimiento al trámite de peticiones. AC-PAAPC-2016
AI1712-PAAPC-2016
-Reportes enviados a través de
correo electrónico
GRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa01/07/2016 31/12/2016 -$
5.3
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones
recibidasen el primer trimestre de 2016 y solicitar al
Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su
publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
-Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/04/2016 31/05/2016 -$
5.4
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones
recibidas en el segundo trimestre de 2016 y solicitar al
Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-
PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
-Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano15/07/2016 31/08/2016 -$
5.5
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones
recibidas en el tercer trimestre de 2016 y solicitar al
Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su
publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-
PAAPC-2016
-Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Diana Patricia
Martínez Gamboa14/10/2016 30/11/2016 -$
5.6
Elaborar el informe pormenorizado de peticiones
recibidas en el cuarto trimestre de 2015 y solicitar al
Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-
PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016
-Informe elaborado y publicadoGRUPO DE ATENCIÓN A
LA CIUDADANÍA
Oscar Javier Ortiz
Lozano04/01/2016 29/02/2016 -$
35.640.884,00$
Subcomponente 4: Criterio diferencial de
Accesibilidad
Subcomponente 5: Monitoreo del Acceso a la
Información pública
TOTAL
DOCUMENTO APROBADO POR EL DIRECTOR DE GESTIÓN GENERAL A TRAVÉS DE LA MEJORA MPA-413
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