PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO – GRUPO 1
Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
DGCP-LPN-003-2013
Fecha: 28/08/2015
INDICE
01 Plan de Acompañamiento Introducción
Situación Actual
Personal de Apoyo
Instituciones a Apoyar
Plan de Visitas
Plan de acción
Metodología de Comunicación
Logística
Para garantizar el éxito de la implantación, se hace necesario prestar un acompañamiento in situ de
con personal altamente calificado en las Instituciones que formarán parte del Grupo 1.
ACOMPAÑAMIENTO
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
INTRODUCCIÓN
Las Instituciones que entrarán en producción se pueden apreciar en la tabla que se
encuentran a continuación:
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
SITUACIÓN ACTUAL
Se puede apreciar que el 50% de las Instituciones realizan menos de 2 procedimientos al día.
El 35% (5) realizan entre 5 y 10 procedimientos de compras.
El 7% (1) realizan más de 10 procedimientos por día.
No Unidad de Compras
Cantidad de
Procesos
Anuales
Monto TotalCant. de proc. x
usuarios x Mes
Cant. De proc.
X usuario x día
Rangos de
procedimientos
1 Ministerio de Administración Pública 113 60,182,694.49RD$ 9.42 0.43 < 1 x día
2 Oficina Supervisora de Obras del Estado 57 1,920,560,876.14RD$ 4.75 0.22 < 1 x día
3 Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial 281 1,061,301,577.49RD$ 23.42 1.06 > 1 < 2 x día
4 Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD) 274 1,083,256,014.27RD$ 22.83 1.04 > 1 < 2 x día
5 MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA 386 139,024,676.41RD$ 32.17 1.46 > 1 < 2 x día
6 Oficina para el Reordenamiento del Transporte 480 4,291,204,586.75RD$ 40.00 1.82 > 1 < 2 x día
7 Plan Asistencia Social de la Presidencia 400 2,586,036,153.13RD$ 33.33 1.52 > 1 < 2 x día
8 Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social 1016 5,831,837,244.05RD$ 84.67 3.85 > 2 < 5 x día
9 Cámara de Diputados 2,177 672,693,486.34RD$ 181.42 8.25 > 5 < 10 x día
10 Comedores Económicos 1370 2,646,201,854.61RD$ 114.17 5.19 > 5 < 10 x día
11 Ministerio Administrativo de la Presidencia 2061 511,292,364.99RD$ 171.75 7.81 > 5 < 10 x día
12 Ministerio de Educación 2496 16,652,979,970.07RD$ 208.00 9.45 > 5 < 10 x día
13 Ministerio de Turismo 1389 469,118,805.08RD$ 115.75 5.26 > 5 < 10 x día
14 MINISTERIO DE AGRICULTURA 2828 1,969,281,023.45RD$ 235.67 10.71 > 10 x día
Rangos Entidades
< 1 x día 2
> 1 < 2 x día 5
> 2 < 5 x día 1
> 5 < 10 x día 5
> 10 x día 1
Total 14
# Dirección General de DGCP
1 Yokasta Guzmán # Pmo
1 Leandro Altuzarra # Formadores Indra
# Dirección del Proyecto 2 María de los Dolores Sánchez 1 Angélica Consuegra
1 Jhonattan Toribio 2 Franco Benoit
2 George Slujalkovsky # Implementadores DGCP 3 Gianina Cáceres
3 Rui Chagas Pacheco 1 Juan José Fernández Fortuna 4 Ingrid de Jesús
2 Yovanny Disla 5 Jenniffer Tomic
# Responsables de GC 3 Miguelina Vásquez 6 Ramy García
1 Sandra Santana 4 Mariela Díaz
2 Marianelly Aparicio
El Personal de apoyo está compuesto por 18 personas, agrupadas de la siguiente manera:
Dirección General de DGCP
Directores del Proyecto
Responsables de Gestión del Cambio.
Implementadores DGCP
Formadores Indra
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
PERSONAL DE APOYO
4
6 1
3
2
2
Se asignarán bajo los siguientes criterios.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
ASIGNACIÓN
Mesa de Ayuda
Apoyo al 1° y 2° Nivel. Respuestas a consultas Funcionales tanto a Proveedores como a Compradores
Ent. <2 P/d.
Apoyo Telefónico y/o en Sitio a las Entidades que introducen menos de 2 proc. diarios. (7 Instituciones)
Ent. >2<10 P/d.
Apoyo en Sitio a las Entidades que introducen más de 2 proc. diarios. (6 Instituciones)
Ent. >10 P/d. Apoyo en Sitio a las Entidades que introducen más de 2 proc.
Diarios. (1 Institución)
Se asignarán 2 personas para el monitoreo de los procesos en los sistemas.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
ASIGNACIÓN
Si durante el proceso de
acompañamiento se detectan
necesidades y/o particularidades
desconocidas, el plan y/o las
asignaciones podrán cambiar.
Basados en los siguientes criterios:
1.- El Apoyo se dará durante 1 mes.
2.- El criterio utilizado para asignar Implementadores es por cantidad de procesos ingresados.
3.- Para las Instituciones con < 2 proc x día, el apoyo será mixto. Se visitarán durante la 1° semana para elaborar
el Plan de Ingreso y posteriormente se visitarán en las fechas acordadas.
4.- A las Instituciones que tienen >= 2 y < 10 proc x día se les asignará 1 Implementador. Este implementador
tendrá 2 Instituciones asignadas.
5.- A las Instituciones que tienen > 10 proc x día se les asignará 1 Implementador a tiempo completo.
Se realizó la asignación de Implementadores que se encuentra en el cuadro :
Se dará un acompañamiento de 4 semanas, desde el 1/09/2015 hasta el 30/09/2015. Existirá apoyo en todas las Entidades.
En la imagen se encuentra el Plan de Acompañamiento para el período mencionado.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
PLAN DE VISITAS
La asignación podrá cambiar dependiendo de las necesidades encontradas durante el acompañamiento.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
N/A Mesa de Ayuda 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Ministerio de Administración Pública 1
Oficina Supervisora de Obras del Estado 3
Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial 1
Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD) 3
MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA 1
Oficina para el Reordenamiento del Transporte 3
Plan Asistencia Social de la Presidencia 1
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Cámara de Diputados 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Comedores Económicos 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Ministerio Administrativo de la Presidencia 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5
Ministerio de Educación 6 6 6 6 6 6 6 5 6 6 6
Ministerio de Turismo 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
> 10 x día MINISTERIO DE AGRICULTURA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
CALENDARIO DE ACOMPAÑAMIENTO A LAS ENTIDADES DEL GRUPO 1
Mes/DíasRangos
< 2 x día
> 2 < 10 x día
sep-15
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
PLAN DE VISITAS
Los viernes el acompañamiento se dará hasta el mediodía. En la tarde a partir de las 2:00 p.m. se
realizará una reunión de revisión.
Se definirá un plan de contacto entre la Dirección General y la máxima autoridad ejecutiva de las
Entidades de Grupo 1.
Se definirá un Plan de Visitas a las Entidades para los Directores del Proyecto.
Se definirá un Plan de Visitas a las Entidades para los Responsables de Gestión del Cambio.
Primer día de acompañamiento
Inicia con la presentación al equipo de Compras de la institución.
Ayuda en la creación de los usuarios.
Identificación de los procesos que se van a cargar en las diferentes modalidades.
Inicio del cargado de los procesos.
Reportar incidencias si procede.
Llenar formulario de acompañamiento diario.
Elaborar el Plan de Ingreso de los procesos en las Entidades que compran poco.
Días posteriores de acompañamiento
Inicio del cargado de los procesos.
Reportar incidencias si procede.
Llenar formulario de acompañamiento diario.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
PLAN DE ACCIÓN
Retroalimentación
Informes semanales que resumen la operativa de la semana de c/u de los Implementadores.
Reporte Diario que muestra la actividad en ambos sistemas.
A continuación se encuentra el esquema con la método
Preguntas no
resueltas.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
METODOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
A continuación se encuentra la matriz de escalamiento para la primera semana del Plan de
Acompañamiento.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
MATRIZ DE ESCALAMIENTO
INSTITUCION Implementadores DGCP Formadoras Indra Resp. GC
Mesa de Ayuda Kelman SuárezAngelica Consuegra
809-669-5015
Ministerio de Administración Pública
Oficina Supervisora de Obras del Estado
Comisión Presidencial Apoyo Desarrollo Provincial
Corporación Acueductos y Alcantarillados de Santo Domingo (CAASD)
MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGIA
Oficina para el Reordenamiento del Transporte
Plan Asistencia Social de la Presidencia
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
Cámara de Diputados
Comedores Económicos
Ministerio Administrativo de la Presidencia
Ministerio de Educación
Ministerio de Turismo
MINISTERIO DE AGRICULTURA N/AAngelica Consuegra
809-669-5015
Monitoreo de los procedimientos en los sistemas (30 Instituciones)Argelis Olivero
Eduardo Laucer
MATRIZ DE ESCALAMIENTO
Llamar a:Llamar a:
Juan José Fernández Fortuna
Miguelina Vásquez
Ramy García
809-669-5017
Ingrid de Jesús
809-669-8153
N/A
N/A
Franco Benoit
809-627-8208
Sandra Santana
809-769-8712
Marianelly Aparicio
809-669-5445Ingrid de Jesús
809-669-8153
Ramy García
809-669-5017 N/A
La siguiente es una lista de los elementos a tener en cuenta.
Teléfono Celular
Internet Móvil (opcional)
Computadora Portátil
Puntero láser (opcional)
USB con la documentación digital requerida para la capacitación
1 juego de la documentación impresa.
Logística para el traslados y almuerzos.
Material de oficina (folders, libretas, lapiceros)
Una mochila
Usuarios de consulta para el entorno de producción que le permita entrar en los
procedimientos de las Instituciones.
PLAN DE ACOMPAÑAMIENTO
LOGÍSTICA SUGERIDA PARA EL PERSONAL DE APOYO
PREGUNTAS?
LOGÍSTICA PARA TODO EL PERSONAL DE APOYO
Muchas gracias
Buena Suerte Equipo!!!